Analyse Frauderisico's en M&O 2022.pdf
Tekst van het document
Ja
Ja
Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt waardoor te weinig havengeld wordt geheven.
Laag
Laag
Laag
Laag
Middels interne controle wordt periodiek een waarneming ter Leefomgeving plaatse uitgevoerd (minimaal 1x per jaar). In het kader van interne controle vindt aanvullend een cijferbeoordeling plaats o.b.v. meerjarige ontwikkeling.
J. Janse
Leerlingenvervoer
Het risico dat leerlingenvervoer wordt toegekend aan niet-rechthebbenden.
Ja
Ja
Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor leerlingenvervoer in aanmerking te komen.
Laag
Laag
Laag
Laag
De IC is er op gericht dat wordt gecontroleerd of de verordening wordt nageleefd met behulp van een checklist.
Samenleving
B. van Wieren
Leerlingenvervoer
Het risico dat eigen bijdragen niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord.
Ja
Ja
Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt (bijvoorbeeld over leeftijd, inkomen, woonplaats e.d.) waardoor een te lage eigen bijdrage wordt betaald.
Laag
Laag
Laag
Laag
De IC is er op gericht dat wordt gecontroleerd of de verordening wordt nageleefd met behulp van een checklist.
Samenleving
B. van Wieren
Marktgelden
Het risico dat marktgelden niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord.
Ja
Ja
Het risico dat marktplaats illegaal wordt bezet.
Laag
Laag
Laag
Laag
Controle door marktmeesters en sociale controle door Leefomgeving marktkooplui. Basis voor inning marktgelden (marktmeester) moet overeen komen met vergunning (Burgerbalie).
J. Janse
Marktgelden
Het risico dat zeer gunstige marktplekken in strijd met de marktverordening worden toegewezen aan marktlieden.
Ja
Ja
Integriteit
Laag
Laag
Laag
Laag
Gezien de omvang van de opbrengst zijn geen nadere IC maatregelen getroffen. Sociale controle op markt zorgt dat kans hierop zeer klein is.
J. Janse
Leefomgeving
Het risico dat afval wordt verkocht.
Nee
Nee
Laag
Laag
Laag
Laag
Ondergebracht bij waardlanden
Waardlanden
n.v.t.
Nee
Onvolledigheid van de opbrengst Integriteit
Het risico dat met afval milieufraude wordt gepleegd. Het risico dat onjuist dan wel te veel bedrijfsafval wordt aangenomen.
Nee
Laag
Laag
Laag
Laag
Ondergebracht bij waardlanden
Waardlanden
n.v.t.
Nee
Nee
Juistheid en integriteit
Laag
Laag
Laag
Laag
Ondergebracht bij waardlanden
Waardlanden
n.v.t.
Opbrengsten kortdurende verhuringen, bijvoorbeeld sportaccommodaties e.d.
Het risico dat huuropbrengsten niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord.
Ja
Ja
Het risico dat gebruik wordt gemaakt van accommodaties zonder dat hiervoor (volledig) wordt betaald.
Laag
Laag
Laag
Laag
Beheersmaatregelen: Interne controle op tarievenberekening verhuur sportaccommodaties binnen Hardinxveld-Giessendam. Periodieke aansluiting tussen administratie verhuur sportaccommodaties (Recreeatex) en financiële administratie. Steekproefsgewijze verbijzonderde interne controle door medewerkers Interne Controle
Sportaccommodaties
L. de Gooyert
Opbrengsten langlopende huurcontracten en/of pachten, bijvoorbeeld bibliotheek, sportaccommodaties, gronden e.d.
Het risico dat huuropbrengsten of erfpachtcanons niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord.
Ja
Ja
Het risico dat de ruimte illegaal wordt doorverhuurd en of de ruimte oneigenlijk wordt gebruikt.
Gemiddeld
Laag
Gemiddeld
Gemiddeld
Rentebaten en dividendopbrengsten
Het risico dat rentebaten of dividendopbrengsten niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord.
Nee
Nee
Onvolledigheid van de opbrengst
Laag
Laag
Laag
Laag
Verhaal advies- en publicatiekosten bouw- en woningtoezicht Verhaal schade gemeentelijke eigendommen (wegen, straten, pleinen, straatinventarissen)
Het risico dat deze opbrengsten niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord. Het risico dat schadeopbrengsten niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord.
Nee
Nee
Onvolledigheid van de opbrengst
Laag
Laag
Laag
Laag
Ja
Ja
Onvolledigheid van de opbrengst
Laag
Laag
Laag
Laag
Veel schades ontstaan bij Oud & Nieuw. Daarom worden in die Teams / Jurische zaken Teams periode altijd preventief afvalbakken verwijderd en afgesloten Service Gemeente tegen vuurwerk. Na oud & nieuw wordt de schade Dordrecht geïnventariseerd en zoveel mogelijk geprobeerd de schade te verhalen op basis van camerabeelden en getuigenverklaringen. Maar bij veel schade in de openbare ruimte zijn geen camerabeelden en/of verklaringen van bewoners beschikbaar, en blijft de dader derhalve onbekend. Er zijn vaak te weinig aanknopingspunten beschikbaar om de daders op te sporen. Voor wat betreft schades veroorzaakt door motorvoertuigen aan bijvoorbeeld lantaarnpalen, kunnen dan nog aangiften gedaan worden bij het waarborgfonds. Dus daar waar mogelijk proberen zo veel mogelijk preventief schade te voorkomen, maar ook zo veel mogelijk schade te verhalen.
Het risico dat in de personeels- en salarisadministratie personen zijn opgenomen die niet in dienst zijn.
Ja
Ja
Juistheid en rechtmatigheid van de personele lasten
Laag
Laag
Laag
Laag
De personeels- en salarisadministratie is ondergebracht bij Service Gemeente Dordrecht (SGD).
Lonen en salarissen Personeels- en salarisadministratie
Beheersmaatregelen: Projecten Interne controle op juistheid verhuurbedragen complexen Hardinxveld-Giessendam. Periodieke aansluiting tussen registratie huur en pachten en financiële administratie. Steekproefsgewijze verbijzonderde interne controle door medewerkers Interne Controle Dividenduitkering geschiedt op basis van een besluit van de Financiën aandeelhoudersvergadering. Daarmee staat het uit te keren bedrag onomstotelijk vast. Werkelijke rentebaten zijn traceerbaar adhv saldobiljetten. Invordering vindt plaats door afdeling Financiën. BurgerBalie Invorderingsprocedure is hier geregeld.
E. Vos
R. Vink
K. Buijk
SGD / P&O
M. Antoni
SGD / P&O
M. Antoni
Hardinxveld-Giessendam is verantwoordelijk voor de invoer van de personeels- en salarismutaties. De SGD controleert deze en verwerkt ze. O.b.v. managementinformatie kan o.a. de formatie en bezetting worden gevolgd. Het risico dat personeelsleden een hogere beloning en/of hogere (variabele) emolumenten krijgen, dan waar zij op grond van hun functie en/of prestatie recht op hebben.
Ja
Ja
Juistheid en rechtmatigheid van de personele lasten
Laag
Laag
Laag
Laag
De personeels- en salarisadministratie is ondergebracht bij Service Gemeente Dordrecht (SGD). Hardinxveld-Giessendam is verantwoordelijk voor de invoer van de personeels- en salarismutaties. De SGD controleert deze en verwerkt ze. O.b.v. managementinformatie kan o.a. de formatie en bezetting worden gevolgd.
Onkostenvergoedingen
Het risico dat niet-gemaakte kosten worden gedeclareerd en/of het risico dat privé-uitgaven worden gedeclareerd.
Ja
Ja
Juistheid en rechtmatigheid van de personele lasten
Laag
Laag
Laag
Laag
Declaratie vindt plaats op basis van factuur of bon, en na akkoord leidinggevende. Zonder digitale paraaf van leidinggevende wordt declaratie niet geaccepteerd. Functiescheiding: leidinggevende accordeert en P&O toetst. SGD verzordt de verwerking in de salarisadministratie en de uiteindelijke betaling.
SGD / P&O
M. Antoni
Tijdverantwoording
Het risico dat niet-gewerkte uren als werktijd worden verantwoord.
Ja
Ja
Juistheid van de personele lasten
Laag
Laag
Laag
Laag
Verantwoorde uren (Leefomgeving en Projecten) worden gecontroleerd en geaccordeerd door de leidinggevende.
Leefomgeving / Projecten
J. Janse
Het risico dat tijd wordt verschreven om kosten tussen budgetten te verschuiven.
Ja
Ja
Juistheid van de personele lasten en begrotingsrechtmatigheid
Laag
Laag
Laag
Laag
Leidinggevende parafeert urenverantwoording. Kredietbeheerder heeft inzicht in geboekte uren op zijn budget.
Financiën
Organisatie-breed
Het risico dat vergoedingen worden uitbetaald waarvoor geen prestatie is verricht (bijvoorbeeld presentiegelden).
Ja
Ja
Juistheid en rechtmatigheid van de personele lasten
Laag
Laag
Laag
Laag
Burgerleden worden vooraf door de fractievoorzitter aangemeld Griffie voor Het Debat en tekenen op de avond van de vergadering bij binnenkomst de presentielijst. De griffier stelt dit vast en verwerkt indien van toepassing - de inhoudelijke bijdrage in de besluitenlijst van Het Debat. Uitbetaling vindt plaats als aan de twee eerstgenoemde zaken is voldaan.
A. van der Ploeg
Het risico dat de selectie van aannemers niet onafhankelijk plaatsvindt of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat.
Ja
Ja
Aanbestedingsrechtmatig heid
Hoog
Gemiddeld
Hoog
Hoog
Aanbestedingen verlopen via het verantwoordelijke team. De Inkoop afdeling Inkoop van de SGD heeft een toestende en adviserende rol. De Europese aanbestedingen worden altijd door het Inkoop begeleid. Verder moeten alle aanbestedingen (vanaf meervoudig onderhands > € 25.000,=) gemeld worden bij Inkoop. Gemeente Hardinxveld-Giessendam voert jaarlijks een audit Inkoop & Aanbesteden. Daarbij ligt de nadruk op navolging van wet en regelgeving en vastlegging van alle stappen in dossier. Wil een budgethouder afwijken van het beleid, dan moet er advies worden ingewonnen bij Inkoop.
Organisatie-breed
Bestelling
Het risico dat de bestelling van de goederen en of diensten niet onafhankelijk plaatsvindt of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat.
Ja
Ja
Het risico dat de bestelling wordt geplaatst door het onjuist of onvolledig verschaffen van informatie over bijvoorbeeld de onderneming, het product, de kredietwaardigheid of de leveringsvoorwaarden.
Gemiddeld
Gemiddeld
Gemiddeld
Gemiddeld
Achteraf geeft de jaarlijkse inkoopscan inzicht in de leveranciers bij Financiën wie het afgelopen jaar is ingekocht. Facturen worden getoetst via een Interne Controle
R. Vink
Gunning
Het risico dat de gunning van opdrachten niet onafhankelijk plaatsvindt of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat.
Ja
Ja
Het risico dat opdracht wordt verworven door het onjuist of onvolledig verschaffen van informatie over bijvoorbeeld de onderneming, het product, de kredietwaardigheid of de leveringsvoorwaarden.
Gemiddeld
Gemiddeld
Gemiddeld
Gemiddeld
Hardinveld-Giessendam voert jaarlijks een audit naar Inkoop en Financiën / SGD Aanbesteding, waarbij de nadruk ligt op navolging van wet en regelgeving en vastlegging (dossier) van hoe een gunning tot stand is gekomen (gelet wordt op aanwezigheid van meerdere offertes en een Proces Verbaal van gunning). Europese aanbestedingen worden door afdeling Inkoop van de SGD begeleid.
R. Vink
Vergoedingen en tegemoetkoming raadsleden
Inkopen/Aanbestedingen Aannemersselectie
Ontvangst en controle
Het risico dat facturen worden betaald waarvoor geen overeenstemming is tussen de factuur en de voor de gemeente geleverde prestaties.
Ja
Ja
Juistheid en rechtmatigheid van de lasten
Gemiddeld
Laag
Gemiddeld
Laag
Het accorderingsproces is zodanig ingericht dat er voldoende functiescheiding is. Facturen worden door SGD ontvangen en ingevoerd in het systeem. Factuur wordt gecontroleerd op aanwezigheid van de route, BTW, crediteuren gegevens etc.). In de routes is er functiescheiding tussen coderen en accorderen. Conform de financiële verordening wordt de prestatielevering vastgesteld in het reguliere facturatieproces. Middels de vastgesteld budgethoudersregeling zijn de budgethouders hier integraal voor verantwoordelijk
Teams / SGD
Wet Ketenaansprakelijkheid
Het risico dat opdrachten worden verstrekt aan aannemers die niet voldoen aan de eisen van de Wet Ketenaansprakelijkheid.
Nee
Ja
Juistheid en rechtmatigheid van de lasten
Laag
Laag
Laag
Laag
De Wet Keten Aansprakelijkheid (WKA) is een wet die er voor zorgt, Inkoop dat indien een onderaannemer geen loonbelasting of premie volksverzekering/werknemersverzekering afdraagt, de hoofdaannemer hiervoor verantwoordelijk kan worden gesteld. Ook indien er een keten van aannemers wordt gevormd, waarbij er bijvoorbeeld sprake is van doorverhuur, is elke aannemer verantwoordelijk voor alle onderliggende aannemers in de keten.
R. Vink
Projectbewaking (realisatie)
Het risico dat de werkzaamheden gedurende de realisatie van een project niet conform afspraken worden uitgevoerd.
Nee
Ja
Juistheid en rechtmatigheid van de lasten
Laag
Laag
Laag
Laag
Functiescheiding tussen opdrachtgever en projectleider.
Organisatie-breed
Organisatie-breed
Teams