Jaarstukken Meerinzicht 2020.pdf
Tekst van het document
ermelo gemeente harderwijk
Zeewolde
1
-fagfegg-'
-
It lí' MBttįÉÉMļfc—ļ
- ŵyv ’ŕ ït
,jŵS
mm f
:'.V
-'■'m,
į.TKř
"'i-SW r v?
rs??* '"Y.oSr
-sS
Y___ ,
Jaarstukken 2020 Meerinzicht
Meerinzicht is de samenwerking van de gemeenten Ermelo Harderwijk en Zeewolde
Mĉŭ^nzichtŵ'
\(0
Jaarstukken 2020 Meerinzicht
EINDVERSIE vastgesteld door bestuur op 8 april 2021 Aldus vaatgeateld door hot Bestuur van do Gemeenschappelijke Regeling Moorinzicht op 7 juli 2021 De voorzitter, W. Vogelsang
Pagina 2/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
De secretaris, K.C. Hamstra
Inhoudsopgave 1. Samenvatting en leeswijzer
4
2. Jaarverslag 2020 2.1 Inleiding
6 6
2.2 Programmaverantwoording Domein Sociaal
7
2.3 Programmaverantwoording Domein Bedrijfsvoering
10
2.4 Algemene dekkingsmiddelen, overhead, vennootschapsbelasting en onvoorzien
13
2.5 Paragrafen
14
2.5.1 Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing
14
2.5.3 Paragraaf bedrijfsvoering
20
3. Jaarrekening 2020 3.1 Overzicht van baten en lasten 2020 en toelichting
21 21
3.1.1 Overzicht baten en lasten 2020
21
3.1.2 Overzicht van incidentele baten en lasten 2020
22
3.1.3 Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2020
25
3.1.4 Overzicht gerealiseerde baten en lasten per taakveld
28
3.1.5 Begrotingscriterium
29
3.1.6 Wet normering bezoldiging topfunctionarissenpublieke en semipublieke sector
30
3.2 Balans en toelichting
33
3.2.1 Balans per 31 december 2020 voor resultaatbestemming
33
3.2.2 Toelichting op de balans
35
Vaste activa
35
Vlottende activa
36
Vaste passiva
38
Vlottende passiva
38
Overlopende passiva
39
3.3 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 4. Bijlagen 4.1 Bijdragen gemeenten 4.2 Staat Materiële vaste activa 2020 4.2.1. Door te schuiven I nog niet af te sluiten investeringen 2020-2021
41 43 43 45 48
4.3 Staat van personele sterkte en personele lasten
50
4.4 Totaaloverzicht van bijdragen per gemeente
51
Pagina 3/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
1. Samenvatting en leeswijzer Voor u liggen de Jaarstukken 2020 van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Meerinzicht. Meerinzicht is de gezamenlijke uitvoeringsorganisatie van de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde (EHZ) en ondersteunt de gemeenten in hun dienstverlening aan inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Meerinzicht voert taken uit op het gebied van het sociaal domein en bedrijfsvoering (bestaande uit informatisering en automatisering, HRM, facilitair, gebouwen, inkoop, belastingen, financiën, communicatie, juridische zaken, documentaire informatievoorziening en geo-informatie). In de Jaarstukken 2020 is verantwoording afgelegd over de in de meerjarenbegroting 2020 opgenomen beleidsvoornemens en financiële baten en lasten ten aanzien van de bedrijfsvoeringskosten. Meerinzicht heeft in 2020 een bestuursrapportage uitgebracht over de eerste zes maanden van het jaar, waarin de belangrijkste ontwikkelingen zijn verwerkt. Tevens is de bijbehorende eerste begrotingswijziging 2020 vastgesteld na zienswijzen van de brongemeenten. Kenmerkend voor 2020 is de grote impact van Covid-19 bij inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties van de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde. Tegelijkertijd heeft het impact gehad voor de medewerkers van de brongemeenten en Meerinzicht (EHZM).
De uitbraak van het Coronavirus raakte hen bijvoorbeeld in hun persoonlijke situatie of vroeg om aanpassing van de wijze waarop werkzaamheden werden uitgevoerd. Voorbeelden van deze aanpassingen zijn het thuiswerken of het andersoortige klantcontact (digitaal in plaats van fysiek). Omdat "het nieuwe werken" reeds ingevoerd was, konden medewerkers thuis inloggen en hun activiteiten (in aangepaste vorm) online voortzetten. Om het thuiswerken te kunnen faciliteren, is de capaciteit van het ICT-systeem uitgebreid door extra servers te plaatsen. Daarnaast zijn er applicaties beschikbaar gesteld om elkaar online te treffen en is de snelheid van de glasvezelverbindingen door de provider verdubbeld om een optimale performance van het dataverkeer te kunnen blijven garanderen. De indeling van de Jaarstukken 2020 is gebaseerd op het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Het jaarverslag en de programmaverantwoording wordt in hoofdstuk 2 behandeld. Daarnaast wordt er aandacht besteed aan de algemene dekkingsmiddelen, de post onvoorzien en de Corona-gerelateerde uitgaven. Verder wordt aandacht besteed aan een aantal financiële en bedrijfsmatige onderwerpen. In hoofdstuk 3 is de jaarrekening opgenomen. Hierin zijn het overzicht van baten en lasten, de gerealiseerde baten en lasten per programma alsmede het overzicht van de gerealiseerde algemene dekkingsmiddelen gepresenteerd.
In de balans zijn alle activa en passiva van Meerinzicht per 31 december 2020 opgenomen. Uit de balans en toelichting blijkt tevens de financiële positie van Meerinzicht. Het financiële resultaat voor bestemming ten aanzien van het boekjaar 2020 komt uit op afgerond C 596.000 voordelig. Daarnaast heeft het bestuur in februari 2021 besloten de post 'Onderhanden werk' van C 156.000 mee te nemen naar 2021 als gevolg van de landelijk vertraagde invoering van de Omgevingswet en gemaakte afspraken met de brongemeenten ten aanzien van het gezamenlijke programma Dienstverlening. In onderstaande tabel is het financieel resultaat van het boekjaar 2020 weergegeven. Tabel 1.1 Resultaat op hoofdlijnen Programma (bedragen x C 1.000,-)
Resultaat 2020
Saldo domein bedrijfsvoering *
-216
nadeel
Saldo domein sociaal *
812 voordeel
Saldo voor bestemming
596
Onderhanden projecten l&A
156
Saldo rekeningresultaat na bestemming
440 voordeel
* Betreft het saldo voor bestemming en afrekening
Paragraaf 3.1.3 bevat een analyse op basis waarvan het voordelig saldo van C 440.000 wordt geduid. Het zal op basis van de verdeelsleutel per domein terugvloeien naar de gemeenten. In onderstaande tabel is de verrekening uitgewerkt. In het boekwerk zijn onderstaande bedragen verwerkt in het overzicht van baten en lasten, de eindbalans en gerelateerde tabellen.
Pagina 4/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
Tabel 1.2 Verdeling resultaat naar gemeenten Verdeling resultaat (bedragen x Cl.000,-)
Bedrijfs voering
56
Domein Sociaal
56
Resultaat
-372
Ermelo
-130
34,S70Zo
209
25,7156
79
Harderwijk
-147
39,3956
465
57,2656
318
Zeewolde
-95
25,6456
138
17,0356
43
Totaal
-372
100,0056
812 100,0056
440
Pagina 5/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
812
Totaal 440
2. Jaarverslag 2020 2.1 Inleiding De Coronacrisis heeft wereldwijd en in Nederland in 2020 grote impact gehad op het leven van mensen. Maatregelen vanuit het kabinet ten aanzien van de anderhalvemetersamenleving, de lockdown, de mondkapjesplicht en digitale ontmoetingen heeft ons doen ervaren dat de disruptieve werking van de Covid-19 pandemie en de dreiging van virusmutaties het dagelijks leven op veel fronten ingrijpend heeft veranderd. Ook de inwoners van de gemeenten Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en de medewerkers van de vier samenwerkende organisaties hebben de impact van Corona op diverse vlakken ervaren. Als gevolg van de Coronacrisis zijn er tal van extra taken opgepakt en uitgevoerd en in deze jaarstukken wordt nader ingegaan op de Corona-gerelateerde uitgaven. Zo zijn er o.a. landelijke ondersteuningsmaatregelen richting ondernemers uitgevoerd, gemeentehuizen Corona-proof gemaakt, thuiswerkvoorzieningen uitgeleverd, centrale communicatie-updates verzorgd, ICT-infrastructuren uitgebreid, klussen uitgewisseld via een klussenbank, postverzendingen gecentraliseerd, mondkapjes met logo gemaakt voor frontoffice medewerkers en sneltests aangeschaft die bepaalde functiegroepen op vrijwillige basis konden gebruiken.
Daarnaast was het overgrote deel van de medewerkers genoodzaakt thuis te werken, terwijl de reguliere dienstverlening richting inwoners en bedrijven door is gegaan. In deze periode heeft medio september bovendien een reeds geplande verhuizing van medewerkers naar hun nieuwe standplaats plaatsgevonden. Naast de zichtbare en technische effecten van de getroffen Corona-maatregelen is er ook aandacht geweest voor het mentale welzijn van medewerkers o.a. door het beschikbaar stellen van interne coaches vanuit de vier organisaties. Tegelijkertijd is er ook vooruit gekeken en is er samen met de Ondernemingsraad een dynamisch terugkeerplan opgesteld dat meebeweegt met de adviezen die worden gegeven vanuit het RIVM. Op deze manier konden fysieke ontmoetingen op de gemeentehuizen en gezamenlijke bijeenkomsten weer veilig plaatsvinden indien de omstandigheden dat toe lieten. Naast dat de Coronacrisis in 2020 grote impact had op het dagelijks leven van mensen is er ook sprake van een financiële impact. De financiën van de brongemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde staan onder druk en de effecten hiervan zijn rechtstreeks voelbaar binnen Meerinzicht.
Immers, ondanks dat er besparingen zijn behaald, heeft het bestuur bij de bestuursrapportage besloten de inzet van de innovatiegelden, het budget onvoorzien en een deel van het CISO-budget als dekkingsmiddel in te zetten om de financiële nadelen te verminderen. In het laatste kwartaal van 2020 is duidelijk geworden dat de gemeenten de komende járen waarschijnlijk bestaand beleid zullen herijken en mogelijk overgaan tot ombuigingstrajecten. Meerinzicht ondersteunt daarin de opgaven die bij de gemeenten liggen. Dit zijn integrale vraagstukken voor de vier organisaties samen, waarbij het principe geldt van "samen de trap op en samen de trap af". Bij het opstellen van de meerjarenbegroting 2022-2025 zal hier aandacht voor zijn.
Pagina 6/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
2.2 Programmaverantwoording Domein Sociaal In deze Jaarstukken 2020 staan de bedrijfsvoeringskosten (loonkosten, l&A-kosten, facilitaire kosten, huisvestingslasten, werkbudgetten etc.) van Meerinzicht centraal. De begroting van Meerinzicht kent twee programma's: domein sociaal en domein bedrijfsvoering. In deze paragraaf is de beleidsverantwoording voor domein sociaal opgenomen. De programmagelden van het sociaal domein komen in dit document niet aan de orde, omdat deze onderdeel zijn van de gemeentelijke begroting. In de volgende paragraaf 2.3 is de beleidsverantwoording van domein bedrijfsvoering opgenomen. Binnen het programma domein sociaal heeft een interim directeur het vertrek van de in het eerste kwartaal van 2020 vertrokken voormalig directeur opgevangen. Op basis van inzichten, ervaringen en aandachtspunten van verschillende stakeholders (portefeuillehouders sociaal domein, OG-ON sociaal, OG-ON bedrijfsvoering, directieraad, bestuur en de strategen sociaal domein) heeft zij vervolgens de bestuurlijke afstemming, de dienstverlening, de interne organisatie en de samenwerking met de gemeenten geanalyseerd. Er is een tijdelijke ambtelijke werkgroep met vertegenwoordiging van bovengenoemde stakeholders gecreëerd om actuele vraagstukken te bespreken en de financiële opgave en bijsturing af te stemmen.
Met deze werkgroep, met de OR en met medewerkers zijn ook de inzichten van de organisatorische scan en onderzoek naar cultuurtypologie gedeeld. In paragraaf 2.5.3 wordt in de paragraaf bedrijfsvoering hier nader op ingegaan. In deze beleidsverantwoording wordt met name ingegaan op de effecten op de bedrijfsvoering ten aanzien van Covid-19 gerelateerde uitvoeringstaken. Hierbij wordt ingegaan op de bedrijfsvoeringsaspecten van Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers), de continuïteitsregeling bij Wmo en Jeugdhulp en de meerkostenregeling. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de nieuwe dienstverleningsovereenkomst Jeugd met de gemeenten Nunspeet, Elburg en Oldebroek en de ontwikkelingen rondom kwaliteit van de dienstverlening. Uitvoering Tozo Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers) is één van de maatregelen van het kabinet om ondernemers te ondersteunen tijdens de Corona crisis. De regeling is voor zelfstandig ondernemers, waaronder zzp'ers. Het voorziet in een aanvullende uitkering voor levensonderhoud als het inkomen door de Coronacrisis tot onder het sociaal minimum daalt. Meerinzicht was namens de gemeente Ermelo en Harderwijk verantwoordelijk voor het uitvoeren van deze regelingen. De gemeente Zeewolde heeft de uitvoering van deze taken belegd bij het ZLF (Zelfstandigen Loket Flevoland).
Met vereende krachten en de inzet van diverse interne medewerkers uit verschillende teams, is het gelukt om in een kort tijdsbestek 2000 aanvragen levensonderhoud en 180 aanvragen voor leningen bedrijfskapitaal voor de gemeente Ermelo en Harderwijk te verwerken. Een resultaat waarmee we vele ondernemers een overbrugging hebben geboden in lastige tijden. Na de uitvoering van Tozol, zijn ookTozo2 en Tozo3 opgepakt en ter uitvoering gebracht. Voor de Tozo regeling heeft Ermelo C 4.564.135 ontvangen vanuit het Rijk. De gemeente Harderwijk heeft voor de uitvoeringskosten en uitkeringen in totaal C 6.737.533 ontvangen. In de Ie bestuursrapportage 2020 is rekening gehouden dat de dekking van de uitvoeringslasten budgetneutraal gedekt worden uit deze middelen. In de voorliggende Jaarrekening zijn de werkelijke "out of pocket lasten" verantwoord op C392.000 en is tevens een bedrag van C43.000 op de balans onder de overlopende passiva geboekt als vooruitontvangen bedrag voor bekostiging van externe kosten voor de afronding van de werkzaamheden. Dit laatste betreft onder andere extra werkzaamheden in het kader van de verbijzonderde interne controle, kosten voor de accountantscontrole en het opstellen van een controleplan. In lijn met de bestuursrapportage is dit onderdeel saldo neutraal in de Jaarrekening verwerkt.
Door de inzet van "eigen personeel" is een fors positief inverdieneffect ontstaan ten aanzien van de door het Rijk beschikbaar gestelde uitvoeringsmiddelen voor de uitvoering van de Tozo regeling. Dit zal bij de programmaverantwoording voor Ermelo en Harderwijk inzichtelijk worden gemaakt. Continuïteitsbijdrage Wmo en jeugdhulp Bij collegebesluit in april 2020 is door de colleges van de brongemeenten ingestemd met het uitvoeren van Rijksbeleid met als doel om, gezien de Coronacrisis, de zorgstructuur in stand te houden over de periode van 1 maart tot en met 1 juni 2020. Concreet hield dit besluit in dat werd ingestemd met het in het leven roepen van een continuïteitsbijdrageregeling voor aanbieders, die over het jaar 2020 in vergelijking met het jaar 2019 als gevolg van de Coronamaatregelen geconfronteerd werden met een omzetdaling. Deze landelijke regeling is uiteindelijk met een maand verlengd tot 1 juli 2020. Bij brief van 7 april 2020 zijn de aanbieders door de Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV) aangeschreven over de landelijke regeling en de mogelijkheid om een voorschot te ontvangen. Het doel is om de
Pagina 7/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
continuïteit van de aanbieders te waarborgen. Het middel is een regeling waarin de omzetdaling in 2020 gecompenseerd wordt tot maximaal het niveau van de omzet in 2019. Op regionaal niveau zijn de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet, Oldebroek en Zeewolde ten aanzien van jeugdhulp tot de conclusie gekomen dat het een specifieker en zorgvuldiger beeld geeft om de continuïteitsbijdrage op regionaal niveau vast te stellen. Aangezien op het niveau van de ISNV is gecontracteerd komt het bij jeugdhulp regelmatig voor dat over een periode door een jeugdhulpaanbieder meer zorg is geleverd aan inwoners van één gemeente en dit een periode hierna verschuift naar een andere gemeente. Dit wisselende beeld is veel minder terug te zien bij Wmo-aanbieders. Om deze reden is er voor de regeling continuïteitsbijdrage voor jeugdhulpaanbieders besloten om de regeling op regionaal niveau (met uitzondering van de gemeente Putten) vast te stellen. Het voorgaande is besloten zodat een ook een nauwkeuriger beeld wordt verkregen van de, als gevolg van de Coronacrisis, niet geleverde hulpverlening door de aanbieder. Deze werkwijze heeft ook een aanzienlijk financieel voordeel opgeleverd (naar schatting enkele tonnen minder aan kosten voor de gemeenten). Ook voor de Wmo-aanbieders is, vergelijkbaar als voor jeugdhulpaanbieders een continuïteitsregeling vastgesteld.
Voor Wmo-aanbieders is een vergelijkbare regeling opgesteld, met het verschil dat de omzetvergelijking tussen 2019 en 2020 niet op regionaal niveau (met uitzondering van Putten), maar op het niveau van de individuele gemeente plaatsvindt, omdat de hulpverlening aan gemeenten door een Wmo-aanbieder minder fluctueert. Daarnaast is de financiële administratie bij de Wmo, in tegenstelling tot bij Jeugd, op lokaal (en niet regionaal) niveau georganiseerd. Een voorbeeldbrief is als link opgenomen om te informeren hoe de regeling naar aanbieders is gecommuniceerd. Meerkosten Wmo en jeugdhulpaanbieders De VNG en het Rijk hebben afspraken gemaakt over het bieden van financiële zekerheid en ruimte aan zorgorganisaties en professionals die werkzaam zijn in het sociaal domein. Eén van de afspraken van het Rijk en de VNG betreft het gedeeltelijk vergoeden van de meerkosten die aanbieders maken om aan de overheidsmaatregelen en richtlijnen van het RIVM te kunnen voldoen. De afspraken over de meerkosten zijn neergelegd in de "Uitwerking meerkosten Jeugdwet en WMO -VNG en Rijk". Op basis hiervan is de regeling meerkosten op basis van regionale samenwerking tussen beleid, contractmanagement, financieel en juridisch adviseurs opgesteld en in ISNV verband ondertekend. Deze regeling bevat de voorwaarden van de gemeenten met betrekking tot de tegemoetkoming van de meerkosten.
De regeling is voor gecontracteerde aanbieders die hulpverlening/ondersteuning leveren op basis van de Jeugdwet en de Wmo 2015. Deze regeling betreft de tegemoetkoming van meerkosten vanaf 13 maart tot en met 31 december 2020. Op basis van een collegebesluit is de totale bijdrage aan zorgaanbieders gemaximeerd tot het bedrag dat de brongemeenten van het Rijk ontvangen hebben ter compensatie. DVO bedrijfsbureau Jeugd Meerinzicht Op initiatief van de gemeente Nunspeet is in de zomer 2020 het proces opgestart om te komen tot een nieuwe DienstVerleningsOvereenkomst (DVO) met Meerinzicht en de gemeenten Nunspeet, Elburg en Oldebroek (NEO) voor de uitvoering van de bedrijfsbureau Jeugd-taken. Eind 2020, begin 2021 is de nieuwe opgestelde DVO bestuurlijk bekrachtigd en ter uitvoering gebracht. Voor de EHZ gemeenten worden de taken m.b.t. het bedrijfsbureau Jeugd opgenomen in uitvoeringsovereenkomst tussen Meerinzicht en de brongemeenten. In het nieuwe DVO zijn scherpere afspraken gemaakt over de exacte uitvoering van de taken. Hierbij is er open gesproken over verwachtingen naar elkaar toe en hier is binnen de kaders zoveel als mogelijk aan tegemoet gekomen. De nieuwe DVO bedrijfsbureau jeugd komt tegemoet aan lokale wensen ten aanzien van contractmanagement. Tevens is een financiële doorberekening opgesteld om de kosten van de genoemde taken inzichtelijk te maken.
Op basis van deze fixed price, worden de genoemde taken uitgevoerd. Wanneer er extra taken gewenst zijn, zullen hier aanvullende afspraken tussen de gemeente(n) en Meerinzicht over worden gemaakt. Kwaliteit van de dienstverlening In 2019 en Ie kwartaal van 2020 is gewerkt aan het verbeteren van de kwaliteitsbeheersing en -toetsing, waarbij de samenhang van externe en interne kwaliteitsbewaking, toezichthouding, verbijzonderde interne controle, prestatielevering en de controle door de accountant onderdeel was. In 2020 heeft dit geleid tot de eerste kwaliteitsrapportage over het boekjaar 2019. De rapportage over het boekjaar 2020 is bij de vaststelling van het voorliggende jaarverslag nog niet afgerond en is daarom niet opgenomen. Door de impact van Covid-19 op de organisatie is er in de laatste drie kwartalen van 2020 minder tijd en aandacht besteed aan het verbeteren op kwaliteitsonderdelen. Om de gehele informatiehuishouding bij domein sociaal naar een niveau hoger te tillen, is het vraagstuk meegenomen in de businesscase documentaire informatievoorziening, die in de programmaverantwoording van domein bedrijfsvoering wordt toegelicht. Deze basis is nodig om verder te ontwikkelen ten aanzien van digitale dienstverlening en daarbij rekening te houden met het privacyvraagstuk. Het automatiseren van digitaal ontvangen informatie en zo automatisch
Pagina 8/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
een werkproces te laten starten in een systeem, zal tijd opleveren en de kans op fouten verkleinen. In verband met het ontbreken van financiële middelen is op dit onderdeel geen vooruitgang in geboekt. Wat heeft het Domein Sociaal gekost? Het financiële beeld dat naar voren komt is dat domein sociaal ten opzichte van de gewijzigde begroting (lees: primitieve begroting plus effecten Ie begrotingswijziging 2020) een voordelig saldo heeft van C812.000. Er is ruim een half miljoen minder uitgegeven is aan personele lasten, salarissen en inhuur. Onder leiding van de interim directeur zijn inhuurcontracten daar waar mogelijk afgebouwd en zijn projecten gestopt of vertraagd. Daarnaast is een fors deel van het opleidingsbudget niet besteed. Dit kan deels verklaard worden doordat medewerkers in verband met Covid-19 niet naar opleidingen konden gaan. Het innovatiebudget is niet besteed o.a. in afwachting van besluitvorming rondom de businesscase DIV. Een cijfermatige analyse van het resultaat is opgenomen in paragraaf 3.1.3 Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2020. Tabel 2.1 Baten en lasten Programma Domein Sociaal Programma Domein Sociaal (bedragen x C 1.000,-)
Begroting 2020 Begroting 2020 (voor verwerking (incl. verwerking saldo) saldo)
Begrotings Begroting 2020 Rekening Resultaat na wijziging wijziging 2020 2020* 2020
Lasten
14.215
14.215
2.783
16.998
16.991
7
Baten
-14.444
-14.215
-2.783
-16.998
-16.991
-7
Saldo
-229
0
0
0
0
0
* In het resultaat is het voordelig saldo van het programma domein sociaal van afgerond C 812.000 verwerkt.
Pagina 9/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
2.3 Programmaverantwoording Domein Bedrijfsvoering Binnen het programma Domein Bedrijfsvoering zijn diverse taakvelden te onderscheiden, die op basis van de PDO (Producten en Diensten Overeenkomst) reguliere werkzaamheden verrichten voor de drie brongemeenten en Meerinzicht. In onderstaande programmaverantwoording wordt verantwoord wat door de verschillende taakvelden gerealiseerd is. Opdrachtgevend en opdrachtnemend systeem De colleges van de brongemeenten hebben de wens geuít de EHZ-samenwerking verder te willen ontwikkelen en versterken. In dat kader heeft een evaluatie plaatsgevonden van de huidige governance. Er is gekeken hoe er binnen deze samenwerking (nog) meer gestandaardiseerd kan worden. De colleges hebben ingestemd met een advies over de nieuwe governance voor EHZ. Gekozen is om in ieder geval twee structuuraanpassingen te doen, te weten de integratie van de directieraad Meerinzicht in het secretarissenoverleg EHZ en het in elkaar schuiven van het OG-ON Bedrijfsvoering en het OG-ON Sociaal. Om de werkwijzen van het secretarissenoverleg en het OG-ON soepel te laten verlopen in de nieuwe systematiek is er een ontwikkelteam samengesteld om zaken agendatechnisch goed op elkaar af te stemmen. Daarnaast is besloten om te komen tot een gezamenlijke nieuwsbrief voor de vier organisaties.
Zaakgericht werken Als onderdeel van de dóórontwikkeling van zaakgericht werken is gestart met een traject om te komen tot één besluitvormingsproces voor Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht. Dit traject heeft echter veel impact waardoor zorgvuldigheid geboden is. Er is een functioneel ontwerp gepresenteerd bestaande uit zes generieke hoofdstappen in het besluitvormingsproces, waarbij het uitgangspunt is deze hoofdstappen te harmoniseren. Daarnaast zijn in 2020 de Liber Portalen binnen Zeewolde, Ermelo en Meerinzicht live gegaan (in Harderwijk was Liber portalen in 2019 al operationeel). Strategisch medewerkersbeleid In 2020 is voor de vier organisaties EHZM een plan van aanpak voor de vormgeving van het strategisch medewerkersbeleid opgesteld. Dit plan heeft een dynamisch karakter dat de mogelijkheid biedt om periodiek bijstellingen te verrichten op basis van actuele ontwikkelingen. Zo is rekening gehouden met het perspectief op de wereld na Corona, waarin veranderingen worden verwacht als het gaat om het aannemen en inwerken van nieuw personeel, de evaluatie van thuiswerken, de positionering van de klussenbank en de relatie met het programma Dienstverlening. Vanwege de personele en organisatorische gevolgen van het nieuwe strategisch medewerkersbeleid, zijn de relevante medezeggenschapsorganen vertegenwoordigd in de projectorganisatie.
Kijkend naar de toekomst van de samenwerking tussen de vier organisaties zijn er verder tien trainees geworven. Zij zijn per 1 september 2020 aangesteld bij Meerinzicht. Er wordt op toegezien dat de trainees tijdig een perspectief geboden krijgen als er mogelijkheden zijn om in te stromen in de organisaties.
Trainees van links naar rechts: Veerle, Brigitte, Merit, Anne, Matthijs, Sophie, Iris, Joëlle, Wilke en Miriam.
Pagina 10/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
Businesscase documentaire informatievoorziening Het team documentaire informatievoorziening (DIV) kan met de huidige formatie de regulier gevraagde dienstverlening niet volledig leveren. In 2018 is gebleken dat daarvoor tien fte aan formatie nodig zou zijn. De in 2020 opgestelde businesscase geeft een analyse waarom DIV de gevraagde dienstverlening met de bestaande formatie niet kan leveren en op welke manier de situatie structureel opgelost kan worden. Voorgesteld is om met eenmalige middelen processen en werkwijzen te optimaliseren en te innoveren. De gedachte achter deze businesscase is dat met een eenmalige investering in slimme werkwijzen voorkomen kan worden dat structureel extra mensen aangenomen moeten worden. Gebleken is echter dat de financiële dekking niet afdoende beschikbaar was binnen de begroting van Meerinzicht en dat het de gemeenten tevens aan middelen ontbrak om hiermee verder te gaan. De ambtelijke opdrachtgevers van de brongemeente hebben zich achter het voorstel en de aanpak geschaard en aangegeven het mee te zullen nemen in de afweging van de gemeentelijke kadernota's. Zolang definitieve besluitvorming om tot uitvoering te komen nog ontbreekt, blijven de knelpunten actueel. Groeipact Common Ground In lijn met het informatiebeleid is besloten deel te nemen aan het landelijke groeipact Common Ground.
Het huidige stelsel voor gegevensuitwisseling maakt het lastig om snel en flexibel te vernieuwen, te voldoen aan privacywetgeving en efficiënt om te gaan met data. Dat staat de verbetering van de gemeentelijke dienstverlening in de weg. Vanuit die behoefte is Common Ground ontstaan; een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens. Data worden losgekoppeld van werkprocessen en applicaties, waardoor gegevens eenmalig vastgelegd en meervoudig gebruikt kunnen worden. Common Ground is een landelijke ontwikkeling en VNG Realisatie vergelijkt deelnemers aan het groeipact met first followers, ofwel slimme volgers die een stap extra willen zetten in de modernisering van hun gegevenshuishouding. Informatieveiligheid In 2020 zijn stappen gezet in de professionalisering van activiteiten rondom informatieveiligheid. Beleidsmatig zijn voor de vier organisaties (met uitzondering van de gemeente Ermelo) het informatiebeveiligingsbeleid, het technisch informatiebeveiligingsbeleid en het incidentmanagementbeleid vastgesteld. Daarbij heeft de CISO de bevoegdheid gekregen om voor Meerinzicht operationele procedures en werkinstructies, die voortvloeien uit het strategische en tactische beleid, goed te keuren voor gebruik.
Verder is in 2020 invulling gegeven aan het Jaarplan informatieveiligheid 2020, waarbij ten aanzien van risicomanagement, het beveiligingsbewustzijn en de verantwoording ten opzichte van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) continu verbeteringen worden aangebracht. Specifiek voor het thema risicomanagement is onderzocht of de gemeenten gebruik maken van ondersteunende applicaties. Uitgangspunt is dat voor het beheer van risico's op het terrein van informatieveiligheid zoveel mogelijk wordt aangesloten bij wat er al is. Ook zijn ten behoeve van het veilig versturen van e-mails voorbereidingen getroffen voor de implementatie van Zivver. Tot slot is de CISO-functie geëvalueerd, waarbij de besluitvorming over het vervolg in 2021 is geagendeerd. Ontwikkelingen rondom AVG Op basis van de eindevaluatie van de AVG is besloten voor de vier organisaties een centrale pool van privacy officers (PO's) te realiseren, die inzetbaar is voor alle AVG gerelateerde vragen en onderwerpen. Vanaf 1-7-2020 is de formatie PO's structureel verhoogd van 2,0 fte naar 3,0 fte, waarbij een onderverdeling is aangehouden van 1 fte PO voor Meerinzicht, 1 fte PO voor Harderwijk en 0,5 fte PO per gemeente voor Ermelo en Zeewolde. Uit de evaluatie AVG volgde ook het advies om met ingang van 2021 een centrale FG te benoemen voor de vier organisaties.
Verder is door de PO's aandacht besteed aan de consequenties van een rechterlijke uitspraak in juni 2020. Door deze uitspraak is het mogelijk geworden dat interne communicatie over burgers, die op grond van de WOB niet openbaar gemaakt hoeft te worden, op grond van de AVG wel moet worden verstrekt aan de verzoeker. Het is dan ook van belang dat betrokkenen op ambtelijk en bestuurlijk niveau zich hiervan bewust zijn. In 2021 zal vanuit de invalshoeken WOB en AVG nader aandacht worden geschonken aan dit onderwerp, waarbij de nadruk zal liggen op bewustwording in houding en gedrag. Tot slot is vanuit de PO's benadrukt dat het onderwerp privacy integraal deel uit moet maken van de voorbereiding van algemene beleidsonderwerpen, waarbij er naar verwachting ook sprake is van verwerking van persoonsgegevens. Integriteit Gemeente Harderwijk en Meerinzicht hebben samen onderzoek gedaan rondom het thema integriteit, waarbij Ermelo en Zeewolde aanhaken. Door een extern bureau is op basis van interviews een plan van aanpak integriteit opgesteld. Dit plan van aanpak geeft inzicht in kwetsbare processen en op basis daarvan zijn preventieve aanbevelingen gedaan. Het plan van aanpak omvat een driejarige cyclus die wordt geïncorporeerd in de reguliere bedrijfsvoering.
Een praktisch voorbeeld in dit kader is het in gezamenlijkheid communiceren hoe om te gaan met het wel of niet in ontvangst nemen van relatiegeschenken.
Pagina 11/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
Implementatie nieuw financieel systeem In 2020 is door de projectorganisatie een nieuw financieel systeem geïmplementeerd, waarbij de afhandeling van inkoopfacturen via een document management systeem is georganiseerd. Bij deze overgang naar het nieuwe systeem zijn de werkprocessen van de vier organisaties gestandaardiseerd en vastgelegd. Medio december 2020 is de gemeente Zeewolde als eerste organisatie overgegaan op de nieuwe werkwijze. Medio januari 2021 volgden de gemeente Harderwijk, gemeente Ermelo en Meerinzicht. Hiermee zijn alle organisaties volgens een gestandaardiseerd proces en rekeningschema operationeel. In het Ie kwartaal van 2021 wordt vanuit de projectorganisatie nazorg geleverd en vindt er nog oplevering plaats van managementrapportages en de activa module. Tevens wordt met een aantal aanleverende applicaties geautomatiseerde koppelingen gelegd. Eind maart 2021 zal het project zijn afgerond. Aanbesteding accountant De gemeenten Bunschoten, Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet, Nijkerk, Oldebroek, Putten, Zeewolde, de Omgevingsdienst Noord-Veluwe, Meerinzicht en de l-dienst H20 werken samen op het gebied van inkoop onder de naam Inkoopsamenwerking Noord Veluwe (ISNV). Samen worden inkooppakketten geselecteerd en op een gezamenlijke inkoopkalender gezet, met als doel deze in gezamenlijkheid aan te besteden.
In de eerste helft van 2020 is via de ISNV de aanbesteding Accountantsdiensten 2021-2026 voorbereid. De gemeenten Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en GR Meerinzicht hebben aan deze aanbesteding deelgenomen en samen één perceel gevormd. Gezien de intensieve samenwerking was het wenselijk om dezelfde accountant te hebben om onnodige afstemmingsproblematiek tussen accountants te voorkomen. In de twee andere percelen namen respectievelijk de gemeenten Bunschoten, Nijkerk, Leusden en Putten en de gemeenten Elburg, Hattem, Heerde, Nunspeet, Oldebroek plus de l-dienst H20 deel. De voorbereiding van de aanbesteding heeft zorgvuldig met bovengenoemde organisaties plaatsgevonden. In de selectiecommissie van het EHZM perceel zat een vertegenwoordiging van de auditcommissies van de brongemeenten, een lid van het bestuur van Meerinzicht en ambtelijk adviseurs van de vier organisaties. Aan het einde van de aanbestedingsprocedure hebben de raden van de drie brongemeenten en het bestuur van Meerinzicht Eshuis registeraccountants de opdracht gegund om voor de boekjaren 2021-2026 de accountantscontrole van Meerinzicht uit te voeren. Afronding telefonie In de Ie bestuursrapportage 2020 is er een update gegeven over de voortgang van de vervanging van de telefoon toestellen. De uitrol hiervan is in de 2e helft van 2020 afgerond. Een gespecialiseerde bedrijf heeft o.a.
gezorgd voor het uitreiken, leegmaken, inname en afvoer van de oude toestellen. Hierdoor is geborgd dat de toestellen compleet geschoond zijn en er geen (verborgen) informatie achterblijft. De opgeschoonde oude toestellen zijn verkocht voor een bedrag van afgerond C 16.000,-. Dit voordeel maakt onderdeel uit van het rekeningsaldo van domein bedrijfsvoering. Vanuit het BBV mogen incidentele baten door verkoop van afgeschreven activa niet ten gunste worden gebracht van het vervangings krediet, maar deze dient verantwoord te worden als incidentele baat in de exploitatie. Wat heeft het Domein Bedrijfsvoering gekost? Tabel 2.2 Baten en lasten Programma Domein Bedrijfsvoering Programma Domein Bedrijfsvoering (bedragen x C 1.000,-)
Begroting 2020 Begroting 2020 (voor verwerking (incl. verwerking saldo) saldo)
Begrotings Begroting 2020 Rekening Resultaat na wijziging wijziging 2020 2020* 2020
Lasten
25.835
25.835
-690
25.145
25.833
-688
Baten
-25.478
-25.835
690
-25.145
-25.833
688
Saldo
357
0
0
0
0
0
Toelichting In het resultaat is het nadelig saldo van het programma domein bedrijfsvoering van afgerond C 372.000 verwerkt. De analyse van het resultaat is opgenomen in paragraaf 3.1.3. De post onderhanden werk van C 156.000 is in de jaarrekening verwerkt als vooruitontvangen post op de balans omdat Meerinzicht volgens de GR geen reserves mag vormen. Deze middelen zijn in 2020 ontvangen via de verdeelsleutel en voor een klein deel op basis van een specifieke bijdrage van gemeente Harderwijk. Deze middelen zullen ingezet worden in 2021.
Pagina 12/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
2.4 Algemene dekkingsmiddelen, overhead, vennootschapsbelasting en onvoorzien De algemene dekkingsmiddelen beperken zich wat Meerinzicht betreft tot de bijdragen vanuit de brongemeenten en uit specifieke inkomsten uit contracten met andere klantorganisaties (bijv. doorbelasting naar andere gemeenten). De bijdragen van de gemeenten bestaan uit een regionaal deel en een maatwerkdeel. De kosten worden één op één in rekening gebracht bij de brongemeenten. Ook de post onvoorzien wordt bij de deelnemers in rekening gebracht conform de vastgestelde verdeelsleutel bedrijfsvoering. Overhead Onder overhead wordt verstaan het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. De overheadkosten bestaan uit personele lasten voor directie en staf, algemene organisatiebrede overige personeelskosten (opleidings-, mobiliteits-, Arbo kosten etc.) en huisvestingskosten. Door inzet van deze middelen wordt bereikt dat de gehele organisatie intern en extern effectief en efficiënt functioneert, zowel voor wat betreft de op te leveren resultaten als de wijze waarop deze tot stand komen. De kosten van overhead worden weergegeven in het "overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld".
Vennootschapsbelasting Meerinzicht is voor haar dienstverlening aan de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde vrijgesteld van vennootschapsbelasting (Vpb), omdat deze onder de samenwerkingsvrijstelling valt. De diensten die buitenom EHZ worden verricht, zijn niet winstgevend wat betekent dat Meerinzicht niet Vpb-plichtig is. Onvoorzien De stelpost Onvoorzien wordt ingezet voor uitgaven die als niet uitstelbaar en onvermijdbaar worden aangemerkt en waarvoor in de begroting geen andere raming is opgenomen. In de begroting 2020 was hiervoor C 25.000 gereserveerd. In 2020 is de stelpost Onvoorzien bij de Ie halfjaarsrapportage ingezet als algemeen dekkingsmiddel.
Pagina 13/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
2.5 Paragrafen 2.5.1 Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Meerinzicht ontvangt op basis van de opgestelde begroting financiële bijdragen van de brongemeenten. In de Gemeenschappelijke Regeling is vastgelegd dat Meerinzicht geen reserves mag vormen. Bij substantiële tegenvallers zal dan ook teruggevallen moeten worden op een extra bijdrage van de brongemeenten. Het weerstandsvermogen wordt daarom voorzien door de brongemeenten zelf. Dat ontslaat Meerinzicht er echter niet van om zich bewust te zijn van mogelijke risico's. Deze worden dan ook benoemd, evenals kansen om te komen tot verbetering van de (weerstands)positie. Daarnaast dienen de risico's te worden ingeperkt en beheersmaatregelen getroffen, zodat voor de brongemeenten het risico van onverwachte tegenvallers zo klein mogelijk blijft. In de Begroting 2020 is een overzicht van risico's met bijbehorende beheersmaatregelen opgenomen en hieronder wordt weergegeven of de risico's zich hebben voorgedaan. Tabel 2.3 Risicobeheersing Risicogebeurtenis
Kans
Impact
Genomen/te nemen maatregel
Status
Hoog
Hoog
1. Sluiten van verwerkersovereenkomsten daar waar nodig. De
Lopend
Privacy Officer neemt dit in de controles op. . - . . . . . . ^ lri2. Gericht inschakelen van specifieke expertise van de Privacy Officer. In bepaalde werkprocessen moet het raadplegen van de
Lopend
1. Algemeen
1.1 Onvoldoende bewustzijn rondom privacyborging daar waar gewerkt gaat worden aan de ontwikkeling van datamanagement
PO/FG/CISO en ICT structureel worden opgenomen zodat alle belangen worden afgewogen bij het doorvoeren van ’nieuwe’ zaken en het doorvoeren van grote wijzigingen. 1.2 Verschil in ambities tussen de EHZ gemeenten.
Middel
Hoog
1. Actief en tijdig betrekken en positioneren management van de
Lopend
brongemeenten. 2. Met het OGON is de verbinding tussen Meerinzicht en de
Lopend
brongemeenten verstevigd. De verbindingen worden ook gelegd naar het bestuur, de directieraad, de dienstverleningstafel, de vastgoedtafel, het portfolio- en demandmanagement. 1.3 Risico’s op datalekken en misbruik van (privacygevoelige) informatie.
Middel
Hoog
1. Informatieveiligheid en bewustwording van medewerkers. De implementatie van ISMS is gereed. De invulling daarvan door de vier organisaties is nog niet volledig. Bewustwording is een continu proces waar de CISO regelmatig aandacht aan besteedt. Echter bereikt dit niet iedereen, waardoor de effectiviteit daarvan lager is. Betrokkenheid van het management is een belangrijke randvoorwaarde bij dit lastige onderwerp. 2. De Informatiebeveiligingsorganisatie is bescheiden ingericht met één formatieplaats CISO voor 4 organisaties. Het takenpakket van de CISO is omvangrijk. Dat leidt ertoe dat binnen deze formatieomvang keuzes gemaakt moeten worden. Dit kan betekenen dat de Informatiebeveiligingsorganisatie niet altijd kan voldoen aan hetgeen noodzakelijk is. In het evaluatierapport wordt hierop gewezen. Er wordt een voorstel voor een adequate invulling van de informatiebeveiligingsorganisatie aan de brongemeenten voorgelegd.
Pagina 14/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
Continu
Risicogebeurtenis
Kans
Impact
Hoog
Middel
Genomen/te nemen maatregel
Status
1. Vooralsnog is er geen aanleiding om te veronderstellen dat de
Lopend
1. Algemeen
1.4 Tussen het opmaken en vaststellen van de Jaarrekening 2019 en de feitelijke situatie per balansdatum 31-12-2019 is als majeure gebeurtenis de gevolgen van het Coronavirus
financiële impact groot zal zijn op de bedrijfsvoering van Meerinzicht. De verwachting is dat op een aantal onderdelen van de organisatie minder werkzaamheden uitgevoerd hoeven te
noemenswaardig. Voor Meerinzicht heeft dit
worden.
gevolgen voor de manier van werken en het continueren van de dienstverlening.
2. Bij de instroom van werk, bijvoorbeeld ten aanzien van aanvragen van (bijzondere) bijstand (zelfstandigen) wordt op dit moment al opgeschaald met inzet van extern personeel om de aanvragen tijdig en adequaat te kunnen behandelen. 3. Op dit moment is er een "klussenbank" ingericht waarbij de toeen afname van werkzaamheden opgevangen kan worden binnen de bestaande formatie. Mocht dit vanwege specifieke expertise niet mogelijk zijn, zal in afstemming met de gemeenten naar passende maatregelen worden gezocht op basis van wijziging van beleid dan wel tijdelijke verhoging van de beschikbare formatie. 4. Om het thuiswerken maximaal te kunnen faciliteren, wordt de capaciteit van het ICT-systeem uitgebreid door extra servers te plaatsen. Tevens is de snelheid van de glasvezelverbindingen door de provider verdubbeld.
2. Gemeenschappelijke basis
2.1 Het ontbreken van een dienstverleningsovereenkomst zorgt voor
Middel
Middel
Opdracht is belegd in de cel "Dienstverleningsovereenkomsten (DVO's)" binnen het project "Gemeenschappelijke basis",
Lopend
Hoog
Hoog
Voorbeeldgedrag biedt medewerkers zicht op wat er bedoeld
Lopend
onduidelijkheid over waar verantwoordelijkheden van Meerinzicht beginnen en die van de gemeenten ophouden.
3. Digitale dienstverlening
3.1 Aanwezige cultuurverschillen belemmeren een succesvolle transformatie. Loslaten van 'oude' rollen of 'oud' gedrag heeft tijd nodig. Loslaten versus benutten van opgebouwde relaties kan
wordt met gewenst gedrag. Dit is begonnen bij het management, waarbij vooral de nieuwe domeindirecteuren en afdelingsmanagers op dit punt voor nieuw elan zorgen. Denk aan
een spanning opleveren, ook voor samenwerking tussen collega's.
Excellence@Work, teambuilding, procesgerichte manier van werken die worden ingezet om cultuur te verbeteren. Het management blijft hier aandacht aan besteden.
3.2 Vertraging van dóórontwikkeling Zaakgericht
Hoog
Hoog
Werken, met als gevolg dat het ambitieniveau rondom de beoogde verandering van de dienstverlening en informatievoorziening niet kan worden waar gemaakt.
3.3 Taakvolwassenheid van medewerkers in relatie tot een groter wordende span of control is op onderdelen onvoldoende ontwikkeld om gezamenlijk de beoogde transformatie vorm en ínhoud te geven.
Pagina 15/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
Er heeft een evaluatie plaatsgevonden. De resultaten daarvan
Lopend
worden besproken in het OGON ten behoeve van informatie-uitwisseling en verwachtingsmanagement.
Hoog
Middel
Met de vier organisaties is een gezamenlijk traject gestart met als pilot Harderwijk om in 2020 zaakgericht werken binnen de 4 organisaties eenduidig úitte rollen.
Lopend
Beelden hierover verschillen per medewerker. Daar waar
Lopend
verschillen de onderlinge samenwerking in de weg staan, gaat het afdelingsmanagement met betrokkene(n) in gesprek gericht op een oplossing.
Risicogebeurtenis
Kans
Impact
Genomen/te nemen maatregel
Status
Hoog
Middel
Als "slimme volger" houdt Meerinzicht via landelijke bijeenkomsten de vorderingen van de taskforce in de gaten. Nieuwe landelijke standaarden worden daarmee tijdig
Lopend
3. Digitale dienstverlening
3.4 De ontwikkeling van landelijke standaarden vanuit onder meer de taskforce "Samen Organiseren" (VNG Realisatie) komt in een stroomversnelling, met als gevolg dat extra
gesignaleerd, waardoor de drie gemeenten ook tijdig in staat
middelen benodigd zijn voor implementatie.
worden gesteld om via een integrale afweging keuzes te maken ten aanzien van "nieuw beleid".
3.5 Ontwikkelingen als digitale transformatie en datagestuurd werken worden als technische
Middel
Hoog
De digitale transformatie is in essentie een mentale transformatie, inclusief ontwikkeling en toerusting van mens 8t organisatie.
aangelegenheid benaderd en daarmee onvoldoende verbonden aan maatschappelijke
Thema’s als digitalisering en datagestuurd werken worden daarom integraal betrokken bij de gezamenlijke dóórontwikkeling van de
opgaven, waardoor ongewenste beeldvorming
gemeentelijke dienstverlening (beleidsdomeinen sociaal, fysiek en
dreigt te ontstaan over de betekenis ervan.
publiek). De gemeenten bepalen per beleidsdomein de ambities en Meerinzicht voert deze uit via gezamenlijke uitvoeringsplannen.
Lopend
4. Niet (tijdig) realiseren van schaalvoordelen/efficiency
4.1 De inschatting van het verzilveren van
Middel
Middel
Het OGON ziet toe op de haalbaarheid van de projectplannen.
Continu
Kans
Impact
Genomen/te nemen maatregel
Status
Hoog
Hoog
1. Meerinzicht profileren als 100.000-plus organisatie.
Startfase
2. Bij het aanstellingsbeleid focussen op jongere medewerkers en
Lopend
efficiencyVschaalvoordelen worden niet tijdig gerealiseerd c.q. blijken te ambitieus te zijn.
Risicogebeurtenis
5. Personeel
5.1 Leeftijdsopbouw personeelsbestand Meerinzicht in combinatie met een krappe arbeidsmarkt: binnen een periode van 10 jaar zal 150Zo van de medewerkers uitstromen door vroegpensioen en pensionering.
5.2 Hoog kortdurend ziekteverzuim, met als gevolg
medewerkers met voldoende ervaring om kwaliteit te borgen
Hoog
Hoog
dat beschikbare kennis, kunde en capaciteit tijdelijk niet voorhanden is.
5.3 Langdurig zieke medewerkers, met als gevolg dat beschikbare kennis, kunde en capaciteit langere tijd niet voorhanden is.
3. Aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket, waarmee ook high potential is aangetrokken en aan Meerinzicht gebonden kan worden.
Lopend
De aanpak is een combinatie van verschillende maatregelen, zoals
Lopend
medewerkers op de goede plek, ziekteverzuimaanpak op maat, aanpassingen op gebied van huisvesting en trainingen op het gebied van persoonlijke ontwikkeling.
Middel
Middel
Aanscherpen van de prioriteitstelling, in combinatie met zorgen voor interne vervanging daar waar dit noodzakelijk en mogelijk is. Indien mogelijkheden tot interne vervanging ontbreken, kan gekozen worden voor tijdelijke externe inhuur en het incidenteel beschikbaar stellen van de daarvoor benodigde financiële middelen. In de nieuwe begroting is in budgettaire zin voorzien in een budget inhuur wegens ziekte, waardoor de afdelingsmanager snel kan schakelen.
Pagina 16/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
Lopend
Risicogebeurtenis
Kans
Impact
Genomen/te nemen maatregel
Status
hoog
Structureel invullen van deze functies
lopend
hoog
Vol inzetten op alle mogelijke manieren van vervullen functies.
Lopend
5. Personeel
5.4 Sleutelposities in directie, management, sleutelposities als FG/Ciso/financials, klantmanagement, VIC zijn ingevuld met interim krachten 5.5 Moeilijk invulbare structurele functies bij o.a. financiën
Door b.v. opleidingen medewerkers, alternatieve werving methode, etc.
Kengetallen Onder invloed van de wijzigingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is wettelijk geregeld dat gemeenschappelijke regelingen voorgeschreven algemene financiële kengetallen opnemen in de begroting en jaarstukken. Met deze algemene financiële kengetallen wordt beoogd gemakkelijker inzicht te geven in de financiële positie van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie van een provincie, gemeente en gemeenschappelijke regeling. De kengetallen maken inzichtelijk over hoeveel financiële ruimte de provincie, gemeente of gemeenschappelijke regeling beschikt om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken of op te kunnen vangen. In het BBV staan de volgende algemene financiële kengetallen: « « « « « «
Netto schuldquote; Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen; Solvabiliteitsratio; Grondexploitatie; Structurele exploitatieruimte; Belastingcapaciteit.
De begroting en jaarstukken van Meerinzicht bevatten geen grondexploitatie en belastingopbrengsten. Tabel 2.4 Verloop kengetallen Kengetallen
Jaarstukken
Begroting
2019
2020
2020
2020
Netto schuldquote
9,1954
13,0054
11,3354
A
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen
9,1954
13,0054
11,3354
A
Solvabiliteitsratio
0,0054
0,0054
0,0054
C
Grondexploitatie
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Structurele exploitatieruimte
0,8454
0,0054
1,7654
A
Belastingcapaciteit
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Pagina 17/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
Jaarstukken Categorie
De Provincie Gelderland heeft in de brief "Programmabegroting 2016-2019" van 27 januari 2016 de financiële kengetallen gecategoriseerd, namelijk dat categorie A het minst risicovol is en categorie C het meest. Tabel 2.5 Normen kengetallen Beoordeling door Provincie Gelderland Kengetallen
Categorie A
Categorie B
Categorie C
Netto schuldquote
OOYo
900z4-1300z4
^300z4
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen
Oũ0Zo
900z4-1300z4
^300z4
Solvabiliteitsratio
5500Zo
200z4-500z4
k200Zo
Grondexploitatie
k200Zo
200z4-350z4
5350Zo
Structurele exploitatieruimte
500Zo
0Yo
^0Zo
Belastingcapaciteit
050Zo
950z4-1050z4
5İ050Zo
De conclusie is dat Meerinzicht bij 3 kengetallen de categorie A heeft. Meerinzicht heeft zelf alleen vaste activa op het gebied van automatisering. Hiervoor zijn leningen afgesloten. In 2021 zal de laatste aflossing plaatsvinden op deze geldlening. De indicator "structurele exploitatieruimte" geeft aan hoe groot de structurele vrije ruimte (structurele baten min structurele lasten) zich verhoudt tot de totale begrotingsbaten. Op het kengetal 'Solvabiliteitsratio' scoort Meerinzicht een C. Aangezien Meerinzicht geen eigen vermogen heeft, is dat onvermijdelijk. De financiële positie van Meerinzicht is op basis van deze kengetallen te kenschetsen als goed.
2.5.2 Paragraaf financiering De financieringsbehoefte van Meerinzicht wordt gedekt uit de voorschotbedragen van de brongemeenten. In deze paragraaf worden de saldo's van de twee programma's weergegeven met daarin een verklaring op hoofdlijnen, hoe dit saldo tot stand is gekomen. Portefeuille langlopende geldleningen In 2015 is een geldlening aangetrokken bij de Bank voor Nederlandse Gemeenten (BNG) tot een bedrag van totaal C 3.500.000 in 5 jaar af te lossen met een rentepercentage van 0,50/4. Dit was vooral noodzakelijk voor het financieren van de nodige investeringen, met name op het terrein van automatisering. In 2020 heeft de laatste aflossing plaatsgevonden op deze geldlening. Ook in 2016 is een lening aangetrokken bij de BNG van C 4.000.000 met een aflossingsperiode van 5 jaar en een rentepercentage van - 0,01/4. Tabel 2.6 Langlopende geldleningen Instelling
Rente- Stand per 31 december 2020 percentage (bedragen x Cl.000,-)
Jaar laatste aflossing
1
BNG
0,500z4
0
2020
2
BNG
-0,010z4
800
2021
Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet wordt de omvang van de kortlopende leningen beheerst. Voor de kasgeldlimiet geldt een afwijkend percentage ten opzichte van gemeenten. De kasgeldlimiet voor gemeenschappelijke regelingen is gelimiteerd tot 8,2/4 van het begrotingstotaal, C 40.500.000,-. De kasgeldlimiet komt voor 2020 uit op afgerond C 3.284.000,-. Liquiditeitspositie Door de inwerkingtreding van schatkistbankieren medio 2013 worden overtollige gelden aangehouden in de Nederlandse schatkist. De financieringsbehoefte gedurende 2020 is opgevangen met een positieve stand op de rekening courant en het saldo van schatkistbankieren. Het aantrekken van langlopende leningen is in 2020 niet noodzakelijk geweest. Het gebruik van kasgeldleningen is tevens niet noodzakelijk geweest.
Pagina 18/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
Rentetoerekening In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) 2017 is de verplichting opgenomen dat de rentekosten toegerekend moeten worden aan de taakvelden op basis van een rente-omslag. Aangezien er alleen investeringen binnen het Domein Bedrijfsvoering plaatsvinden, wordt de rente volledig toegerekend aan het Domein Bedrijfsvoering. Tabel 2.7 Renteschema Renteschema Jaarstukken 2020 A.
De externe rentelasten over de korte en lange financiering
B.
De externe rentebaten
C3.050
7-
Saldo rentelasten en rentebaten Cl.
De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend 7-
co
C2.
De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend 7-
co
C3.
De rentebaat van doorverstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken ^ projectfinanciering), die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend V+
co
Aan taakvelden toe te rekenen externe rente
C3.050
Dl.
Rente over eigen vermogen
V+
n.v.t.
D2.
Rente over voorzieningen
V+
n.v.t.
Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente E
De aan taakvelden toegerekende rente
F.
Renteresultaat
Pagina 19/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
C3.050 7-
C18.459
-C15.409
2.5.3 Paragraaf bedrijfsvoering In deze paragraaf vindt verantwoording plaats over de resultaten die specifiek voor de bedrijfsvoering van de organisatie Meerinzicht relevant zijn. Organisatieontwikkeling Naar aanleiding van het vertrek van de directeur domein Sociaal en de afdelingsmanager Klantondersteuning in het eerste kwartaal van 2020 heeft de directieraad van Meerinzicht besloten om deze functies tijdelijk in te vullen. Tegelijkertijd speelde bij domein Bedrijfsvoering de vraag of de eerder geplande reductie van vijf naar drie afdelingshoofden per 1-1-2021 wenselijk en passend was gezien de ontwikkelopgave bij domein sociaal en de nog niet afgeronde harmonisatie-opgaven. Besloten is om op basis van bovenstaande ontwikkelingen een analyse voor de gehele organisatie uit te voeren. Er is o.a. onderzoek gedaan naar de ontwikkelingsfase en cultuurtypologie van de organisatie. Daarnaast zijn medewerkersonderzoeken (MTO) en klanttevredenheidsonderzoeken (KTO) van 2018 tot en met 2020 bij de analyse meegenomen. In dit proces van de organisatieontwikkeling is een kerngroep vanuit het managementteam en de afdeling HRM samengesteld en is de OR Meerinzicht bij de verschillende fases betrokken. Tevens zijn er digitale medewerkersbijeenkomsten georganiseerd om de inzichten te delen en de voorstellen te bespreken.
Op basis van de analyse en de bijeenkomsten is voorgesteld om het aantal afdelingsmanagers binnen domein Sociaal structureel uit te breiden van twee naar vijf en het aantal afdelingsmanagers binnen domein Bedrijfsvoering uit te breiden van vijf naar zes. Dit traject van organisatieontwikkeling wordt onder voorbehoud van positieve besluitvorming in 2021 op basis van drie ontwikkellijnen ingezet: 1. van organisatiefase "ad hoe" naar organisatiefase "beheer", door medewerkers via situationeel leidinggeven te begeleiden naar vak- en taakvolwassen medewerkers; 2. van cultuurtypologie "fusie" naar cultuurtypologie "beheer", door medewerkers via gedragsinterventies te begeleiden naar een cultuur waarbij de doelen van de organisatie centraal staan; 3. ordening en coördinatiemechanismen, door te focussen op de core business van Meerinzicht en rust te creëren via effectieve overlegstructuren en besluitvorming (onderdeel van governance). Een belangrijk aandachtspunt voor het bestuur, de directieraad en het managementteam was de ontwikkeling van het ziekteverzuim. Ten opzichte van 2019 was er in 2020 sprake van een daling voor de totale werkorganisatie van Meerinzicht van 6,4 procent in 2019 naar 5,9 procent in 2020.
Het ziekteverzuimpercentage voor domein Sociaal was in 2020 met 1,5 procent gedaald ten opzichte van 2019, terwijl voor domein bedrijfsvoering het verzuim ongeveer gelijk is gebleven. Het ziekteverzuim is in onderstaande tabel 2.8 per domein weergegeven vanaf 2018, het startjaar voor fase 2 bedrijfsvoeringsonderdelen en domein sociaal. Aangezien de formatie van de beide domeinen verschilt, is het ziekteverzuim voor het gehele concern niet gelijk aan het gemiddelde van de twee domeinen. Tabel 2.8 Ziekteverzuim Domein
2018
2019
2020
Bedrijfsvoering
6,60Zo
4,9 “/o
Ą,80Zo
Domein sociaal
10,9 0Zo
S,l0Zo
7,9 0Zo
Meerinzicht totaal
8,l0Zo
6,4?6
5,90Zo
Pagina 20/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
3. Jaarrekening 2020 3.1 Overzicht van baten en lasten 2020 en toelichting 3.1.1 Overzicht baten en lasten 2020 In totaliteit zien de financiële uitkomsten voor de toerekening aan de brongemeenten, alsmede derden er als volgt uit: Tabel 3.1 Overzicht baten en lasten Programma (bedragen xCl.000,-)
Begrotings Begrotin Rekening Resultaat wijziging g 2020 na 2020* 2020 2020 wijziging
Begroting 2020 (voor verwerking saldo)
Begroting 2020 (incl. verwerkt saldo)
Lasten
25.835
25.835
-690
25.145
25.833
-688
Baten
-25.478
-25.835
690
-25.145
-25.833
688
Saldo
357
0
0
0
0
0
Lasten
14.215
14.215
2.783
16.998
16.991
7
Baten
-14.444
-14.215
-2.783
-16.998
-16.991
-7
Saldo
-229
0
0
0
0
0
128
0
0
0
0
0
Lasten
0
0
0
0
0
0
Baten
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
128
0
0
0
0
0
Saldo van baten en lasten Bedrijfsvoering (BV)
Domein Sociaal (DS)
Totaal saldo van baten en lasten BV en DS
Resultaatbestemming ^onderhandenwerk)
Totaal toevoeging/onttrekking aan eigen vermogen
Resultaat 2020
* In de rekening is het netto voordelige saldo van afgerond C 440.000,- verwerkt. ** Binnen de rekening wordt C 156.000,- aan onderhanden werk meegenomen naar 2021. Tezamen met de verwerking van het netto voordelige saldo komt het resultaat op 0.
Het voordelig resultaat van afgerond C 440.000,-wordt met de gemeenten verrekend op basis van de verdeelsleutels van beide programma's. Voor de verdeling van het voordelig resultaat naar de brongemeenten wordt verwezen naar paragraaf 1.2 Financieel Resultaat.
Pagina 21/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
3.1.2 Overzicht van incidentele baten en lasten 2020 In deze paragraaf is een overzicht van de incidentele baten en lasten opgenomen. Op die manier kan beoordeeld worden of en in hoeverre er sprake is van een sluitende begroting. Wij dekken de incidentele lasten zoveel als mogelijk met incidentele baten. Voor het bepalen van de incidentele baten en lasten is de "notitie incidentele baten en lasten" (gepubliceerd door de commissie BBV in augustus 2018) als uitgangspunt genomen. Incidentele baten en lasten Tabel 3.2 Incidentele baten en lasten (bedragen x C 1.000,-)
Begroting Begrotings Begroting 2020 na wijziging 2020 wijziging 2020
Rekening Resultaat 2020* 2020
Incidentele lasten 2020
617
972
1.839
2.713
-874
Incidentele baten 2020
0
-579
-829
-2.081
1.252
617
393
1.010
632
378
Saldo incidentele baten en lasten
Rangschikking en categorisering van de incidentele baten en lasten leidt tot onderstaande indelii Tabel 3.3 Specificatie incidentele baten en lasten Omschrijving (bedragen x Cl.000,-)
Begroting 2020 na wijziging
Rekening Resultaat 2020 2020*
Personeel
196
97
99
Corona
62
99
-37
Projecten
567
184
383
Specifieke taken
-45
144
-189
Innovatie
185
59
126
Overige
45
49
-4
Resultaat
1.010
632
378
Op de volgende pagina is een specificatie van de incidentele lasten en baten opgenomen.
Pagina 22/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
Tabel 3.4 Incidentele lasten Programma 1 product 1 omschrijving (bedragen x Cl.000,-)
Begroting 2020
Begrotings wijziging 2020
Begroting 2020 na wijziging
Rekening 2020
68101 Inhuur FG EZ&MIZ en CISO
0
217
217
166
68201 Capaciteitsonderzoek DIV
0
43
43
34
68203 Corona maatregelen afd. B&G
0
0
0
8
68204 Dóórontwikkeling 3D Basisgeometrie
0
40
40
55
68303 Voormalig personeel
47
36
83
-9
68303 Corona maatregelen afd. A&O
0
0
0
10
68303 Traineeprogramma EHZ&M
0
140
140
138
68401 Dóórontwikkeling taakveld gebouwen
0
16
16
12
68403 Coronamaatregelen afd. Facilitair
0
35
35
50
68404 Projecten taakveld gebouwen EFIZ
0
4
4
0
68503 Coronamaatregelen afd. I&A
0
27
27
41
68504 Aanschaffingen door te belasten aan EFIZ
0
0
0
78
68504 Projecten l&A
0
420
420
191
Subtotaal
47
978
1.025
774
69002 Inhuur Jeugd
0
15
15
46
69005 Inhuur Beschermd wonen
0
11
11
9
69006 Inhuur Jeugd Zeewolde
0
47
47
128
525
-340
185
59
69201 Personeelskosten Klantcontacten, uitvoering Tozo
0
0
250
392
69211 Regionale Meld- en Coordinatiefie (RMC)
0
65
65
133
69301 Personeelskosten Beheer
0
0
0
8
69401 Centrale personeelsbudgetten
0
50
50
164
69404 Projecten
0
146
146
872
69501 Dienstverlening domein Bedrijfsvoering
45
0
45
128
Subtotaal
570
-6
814
1.939
Totaal Incidentele lasten
617
972
1.839
2.713
OVERZICHT INCIDENTELE LASTEN 2020
Programma Bedrijfsvoering:
Programma Domein Sociaal:
69102 Innovatie
Pagina 23/52 Jaarrekening 2020 Meerinzicht
Tabel 3.5 Incidentele Baten Programma 1 product 1 omschrijving (bedragen x Cl.000,-)
Begroting 2020
Begrotings wijziging 2020
Begroting 2020 na wijziging
Rekening 2020
68303 Coronamaatregelen afd. A&O