Bijlage 4 Jaarstukken Meerinzicht 2021.pdf

Jaarstukken 2021 Meerinzicht

1

Jaarstukken 2021 Meerinzicht

Voorlopige Jaarstukken 2021 vastgesteld door het Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Meerinzicht op 6 april 2022. De eindversie wordt, na accountantscontrole en verklaring, ter besluitvorming geagendeerd voor de bestuursvergadering van juli 2022.

De voorzitter, W. Vogelsang

Pagina 2/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

De secretaris, K.C. Hamstra

Inhoudsopgave Samenvatting en leeswijzer

4

1. Jaarverslag 2021 1.1 Inleiding

6 6

1.2 Programmaverantwoording Domein Sociaal

8

1.3 Programmaverantwoording Domein Bedrijfsvoering

12

1.4 Algemene dekkingsmiddelen, overhead, vennootschapsbelasting en onvoorzien

15

1.5 Paragrafen

16

1.5.1 Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing

16

1.5.2 Paragraaf financiering

20

1.5.3 Paragraaf bedrijfsvoering

23

2. Jaarrekening 2021 2.1 Overzicht van baten en lasten 2021 en toelichting

25 25

2.1.1 Overzicht baten en lasten 2021

25

2.1.2 Overzicht van incidentele baten en lasten 2021

26

2.1.3 Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2021

29

2.1.4 Overzicht gerealiseerde baten en lasten per taakveld

33

2.1.5 Begrotingscriterium

34

2.1.6 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector

35

2.2 Balans en toelichting

39

2.2.1 Balans per 31 december 2021 voor resultaatbestemming

39

2.2.2 Toelichting op de balans

41

Vaste activa

41

Vlottende activa

42

Vaste passiva

45

Vlottende passiva

45

Overlopende passiva

46

2.3 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 3. Bijlagen 3.1 Bijdragen gemeenten 3.2 Staat Materiële vaste activa 2021 3.2.1. Door te schuiven / nog niet af te sluiten investeringen 2021-2022

48 50 50 52 54

3.3 Staat van personele sterkte en personele lasten

55

3.4 Totaaloverzicht van bijdragen per gemeente uniform en specifieke dienstverlening

57

Pagina 3/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

Samenvatting en leeswijzer Voor u liggen de Jaarstukken 2021 van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Meerinzicht. Meerinzicht is de gezamenlijke uitvoeringsorganisatie van de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde (EHZ) en ondersteunt de gemeenten in hun dienstverlening aan inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Meerinzicht voert taken uit op het gebied van het sociaal domein en bedrijfsvoering. Domein bedrijfsvoering voert taken uit ten aanzien van informatisering en automatisering, HRM, facilitair, gebouwen, inkoop, belastingen, financiën, communicatie, juridische zaken, documentaire informatievoorziening en geo-informatie. Domein sociaal heeft klantmanagers voor uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning en de Participatiewet (Wmo en P-wet) voor EHZ en heeft klantmanagers jeugd voor Zeewolde. Daarnaast is er een backoffice voor Wmo en P-wet voor de EHZ-gemeenten en een bedrijfsbureau jeugd voor jeugdhulp voor EHZNEO gemeenten (NEO=Nunspeet, Oldebroek en Elburg). Daarnaast worden er taken voor meerdere gemeenten uitgevoerd ten aanzien van leerplicht, jeugdstrafketen, Regionale Meld- en Coördinatiepunten voor vroegtijdig schoolverlaters (RMC) en beschermd wonen. Deze regionale taken worden afzonderlijk begroot en gefinancierd. Beleid en Kwaliteit is ook een onderdeel van domein sociaal binnen Meerinzicht.

Sinds november 2021 zijn beide functies samengevoegd in één afdeling met de volgende aandachtsvelden: ondersteuning, participatie, jeugd en onderzoek. Meerinzicht heeft in 2021 een bestuursrapportage uitgebracht over de eerste zes maanden van het jaar, waarin de belangrijkste ontwikkelingen zijn verwerkt. Tevens is de bijbehorende eerste begrotingswijziging 2021 vastgesteld na zienswijzen van de brongemeenten. Kenmerkend voor 2021 is dat de organisatie onder aanvoering van twee nieuwe directeuren de organisatieontwikkeling heeft doorgezet. Bij domein sociaal is in de zomer van 2021 begonnen met een nieuwe samenstelling van het managementteam, waarbij er een uitbreiding van twee naar vijf afdelingshoofden heeft plaatsgevonden. Net als in 2020 had het landelijk beleid ten aanzien van Covid-19 effect op inwoners, organisaties en medewerkers. Het personeel werkte in 2021 grotendeels vanuit huis terwijl de dienstverlening richting inwoners en bedrijven door is gegaan. De gemeente huizen bleven open voor het faciliteren van de primaire dienstverlening, waar fysiek contact noodzakelijk of gewenst was met inachtneming van de op dat moment geldende richtlijnen. Het jaarverslag en de programmaverantwoording worden in hoofdstuk 1 behandeld. In hoofdstuk 2 is de jaarrekening opgenomen met o.a. het overzicht van baten en lasten en de balans per 31-12-2021.

Voor nog niet afgeronde en meerjarige projecten wordt voorgesteld om via een aantal posten onderhanden werk budget naar het boekjaar 2022 over te hevelen. Het gaat o.a. om € 125.000 voor de recent uitgestelde Omgevingswet, nog af te ronden werkzaamheden voor de Jaarrekening (o.a. TOZO) en € 201.000 voor het EHZM-project dienstverlening. Voor domein bedrijfsvoering bestaat het totaal onderhanden werk uit een bedrag van €471.000 en voor domein sociaal een bedrag van €240.000. De overheveling van deze bedragen is al meegenomen in het gepresenteerde saldo. In paragraaf 2.1.3 is een overzicht opgenomen van deze posten. Het financiële resultaat na bestemming ten aanzien van het boekjaar 2021 komt dan uit op afgerond €433.000 MLN voordelig. Tabel 1.1 Resultaat op hoofdlijnen Programma (bedragen x € 1.000,-)

Resultaat 2021

Saldo domein bedrijfsvoering

-82

nadeel

Saldo domein sociaal

515 voordeel

Rekeningresultaat

433 voordeel

Het saldo van € 433.000 zal op basis van de verdeelsleutel per domein terugvloeien naar de gemeenten. In onderstaande tabel is de verrekening uitgewerkt. In het boekwerk zijn onderstaande bedragen verwerkt in het overzicht van baten en lasten, de eindbalans en gerelateerde tabellen.

Pagina 4/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

Tabel 1.2 Verdeling van het resultaat naar gemeenten Verdeling resultaat (bedragen x €1.000,-)

Bedrijfs voering

%

Domein Sociaal

%

Totaal

Resultaat

-82

515

433

Ermelo

-29 34,97%

133 25,71%

104

Harderwijk

-32 39,39%

295 57,26%

263

Zeewolde

-21 25,64%

88 17,03%

67

Totaal

-82 100,00%

515 100,00%

433 Voordeel

NB: In alle opgenomen tabellen in de jaarstukken kan het zijn dat in verband met de vereenvoudigde presentatie de afronding van de specifieke onderdelen in de tabel het totaal afwijkt van de optelling van de afzonderlijke regels. De daadwerkelijke afrekening van de bijdrage vindt op basis van twee decimalen nauwkeurig plaats.

Pagina 5/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

1. Jaarverslag 2021 1.1 Inleiding De start van twee nieuwe domeindirecteuren in de eerste helft van 2021 vond plaats in een periode met telkens wijzigende landelijke Covid-19 maatregelen. Door het grotendeels thuiswerken konden net als in 2020 medewerkers elkaar minder persoonlijk ontmoeten en dat viel sommigen zwaar. Het management heeft medewerkers opgeroepen om goed met elkaar in contact te blijven en op elkaar te letten. Om de communicatie met het personeel goed te onderhouden, zijn er o.a. digitale bijeenkomsten gehouden bijvoorbeeld ten aanzien van de organisatieontwikkeling. Hierbij gingen de domeindirecteuren in gesprek met het personeel. In onderstaand intranetbericht wordt door de domeindirecteuren stilgestaan bij deze bijeenkomsten. Het typeert hoe in 2021 deze vorm van communiceren “gewoon werd”.

De dienstverlening werd op onderdelen aangepast op basis van de landelijke maatregelen. Voor het team facilitair zorgde dit bijvoorbeeld voor veel druk ten aanzien van de werkzaamheden ondanks een lage bezetting van de gemeentelijke panden. Het constant aanpassen aan de nieuwe maatregelen veroorzaakte veel vragen bij bezoekers en het personeel. Pagina 6/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

Tegelijkertijd waren er ook teams (o.a. gebouwen en inkoop) die door het thuiswerken weer meer “lucht en grip” kregen. Zo werd er bijvoorbeeld meer dan in het verleden met de leden van de vastgoed tafel geschakeld en een aantal zaken maanden eerder klaar waren dan voorgaande jaren (o.a. goedgekeurde meerjarenonderhoudsprogramma was al in november klaar en afgerond). In 2021 heeft de Rekenkamercommissie Vallei en Veluwerand in opdracht van de gemeenteraden van de brongemeenten onderzocht of de uitvoering van taken door Meerinzicht op een doeltreffende en doelmatige manier is vormgegeven. Ook wordt inzicht geboden in de wijze waarop de informatievoorziening is ingericht richting de gemeenteraden. Conclusie van de Rekenkamer was dat Meerinzicht doet goed werk verricht, maar dat concrete doelen ontbreken (zie persbericht Rekenkamer). Daardoor is het niet objectief vast te stellen of de taken door Meerinzicht beter uitgevoerd worden dan wanneer de drie gemeenten dat ieder voor zich zouden doen. Omdat de gemeenten weinig concrete doelen aan Meerinzicht hebben meegegeven, is het niet duidelijk waar ze aan moet voldoen. Op basis van alle gesprekken komt wel het beeld naar voren dat de uitvoering goed gaat. Ook zijn de drie gemeenten positief over de samenwerking met Meerinzicht.

In het onderzoek zijn ook geen signalen opgepikt dat de dienstverlening richting inwoners en gemeenten niet op orde zou zijn. De colleges gaan in gesprek met de gemeenteraden om te bekijken welke doelen en vormen van informatievoorziening het beste passen bij de behoeften van de gemeenteraden. Hierin willen de colleges dan gezamenlijk naar oplossingen kijken met inachtneming van de rollen van de gemeenteraden, colleges en het bestuur van Meerinzicht. Die gesprekken vinden na de raadsverkiezingen plaats. Ten slotte is met een jaarplan gewerkt op basis van de A3-systematiek. Daarin zijn op compacte wijze de missie, visie en de te behalen resultaten en belangrijkste acties opgenomen. Daarop zullen we ons ook steeds meer regulier gaan verantwoorden. Voor 2022 is, in het verlengde van de in 2021 geconcretiseerde koers en doelstellingen van de organisatieontwikkeling, een volgende stap gezet in het op eenduidiger en doelgerichter wijze het plan vorm te geven en ook per domein het plan af te stemmen en op te stellen. Hoewel het eerdere A3-plan oorspronkelijk voor 2021 en 2022 was bedoeld is dat hiermee gaandeweg wat van kleur verschoten. Desondanks geven we navolgend kort de realisatie daarvan in 2021 weer.

Pagina 7/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

1.2 Programmaverantwoording Domein Sociaal In deze Jaarstukken 2021 staan de bedrijfsvoeringskosten (loonkosten, organisatiekosten en werkbudgetten etc.) van Meerinzicht centraal. De begroting van Meerinzicht kent twee programma’s: domein sociaal en domein bedrijfsvoering. In deze paragraaf is de beleidsverantwoording voor domein sociaal opgenomen. De programmagelden van het sociaal domein komen in dit document niet aan de orde, omdat deze onderdeel zijn van de gemeentelijke begroting. In de paragraaf 1.3 is de beleidsverantwoording van domein bedrijfsvoering opgenomen. In deze beleidsverantwoording wordt verantwoord op welke manier de dienstverlening naar inwoners verbeterd wordt door o.a. inzet van digitalisering, gebruik van dashboards en verbeteren van werkprocessen. Daarnaast wordt ingegaan op de effecten op de bedrijfsvoering ten aanzien van Covid-19 gerelateerde uitvoeringstaken waaronder Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers). Optimaliseren (digitale) dienstverlening rondom aanvragen In 2021 zijn de voorbereidingen gestart voor het optimaliseren van aanvraag processen. Hierbij is gekozen voor drie processen die in grote hoeveelheden worden aangevraagd vanaf 1 januari 2022.

Dit zijn de Individuele inkomenstoeslag (1.613 klanten, 1.887 werkprocessen), de Maatschappelijke bijdrageregeling (1.762 en 2.033 werkprocessen) de tegemoetkoming Algemene ziektekosten (594 klanten en 623 werkprocessen). Het uitgangspunt digitaal wat kan heeft een eerste inkleuring gekregen. Klanten loggen nu in via DigiD met de aanvraag van de bovengenoemde drie processen. Waar mogelijk is sprake van voorinvulling van gegevens zodat met name de bij ons bekende klanten minimaal informatie hoeven aan te leveren. Daarnaast is kritisch gekeken naar de hoeveelheid bewijsstukken, die worden opgevraagd. Door onderscheid te maken tussen bekende en onbekende klanten is hier een grote stap voorwaarts in gebruikersvriendelijkheid gemaakt. Ook is bij het boeken van processen robotisering toegepast. Dit wordt overigens niet toegepast op beoordeling, maar is ondersteunend in het administratieve proces. De brongemeenten hebben in 2021 samen met Meerinzicht gekeken waar beleid op elkaar afgestemd kon worden. Dit is verwerkt in de uitvoering van onder andere deze processen. Verbeteren telefonische dienstverlening inwoners Meerinzicht is verantwoordelijk voor de tweedelijns telefonie voor wat betreft sociaal domein. Dagelijks worden daar een veelheid van vragen gesteld.

Niet alleen vragen die de uitvoering van Meerinzicht aangaan, maar ook vragen van ketenpartners komen binnen, zoals WLZ/zorgverzekeraars/woningcorporaties. Een klant is vaak op zoek naar de juiste plek en komt zo ook via de KCC's van de gemeenten bij dit telefoonteam. In 2021 hebben de drie KCC's van de gemeenten 17.815 telefoontjes doorverbonden naar het telefoonteam van Domein sociaal. De gemiddelde afhandelingstijd is ca. vier minuten. Dit typeert de complexiteit van de vragen die gesteld worden. De gemiddelde wachttijd is 1.43 minuten. 93% van deze ontvangen telefoontjes worden beantwoord. Bij 7% van de telefoontjes wordt de verbinding voortijdig verbroken. Daarnaast komen de telefoontjes bij dit team binnen welke niet direct door de medewerkers worden opgenomen die rechtstreeks gebeld worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bekende klanten die bellen naar hun klantmanager, maar de klantmanager kan niet opnemen omdat ze op dat moment in gesprek zijn met een andere klant. Omdat de vraag naar telefonische bereikbaarheid is toegenomen wordt onderzocht hoe hier qua formatie mee om te gaan. Daarnaast is gestart met de voorbereiding om de kennis meer te gaan delen met de KCC's zodat klanten zoveel mogelijk in het eerste contactmoment geholpen worden. Ook is in het laatste kwartaal 2021 gestart met kennissessies tussen het team administratie en telefonie en andere afdelingen.

Hier komen uitvoeringsvragen naar voren die direct leiden tot heldere werkinstructies. Deze werkwijze leidt tot directe kwaliteitsverbetering. In 2022 wordt het versterken van afhandeling van vragen in het eerste contact in het kader van Programma Dienstverlening EHZM voortgezet. Uitvoering Tozo Meerinzicht was namens de gemeente Ermelo en Harderwijk verantwoordelijk voor het uitvoeren van deze regelingen. De gemeente Zeewolde heeft de uitvoering van deze taken belegd bij het ZLF (Zelfstandigen Loket Flevoland). In 2021 was het aantal aanvragen veel lager dan in 2020, zie onderstaande tabel. Voor de Tozo regeling heeft de gemeente Ermelo € 87.000 ontvangen vanuit het Rijk. De gemeente Harderwijk heeft voor de uitvoeringskosten en uitkeringen in totaal € 206.000 ontvangen. In de 1e bestuursrapportage 2021 is rekening gehouden dat de dekking van de uitvoeringskosten budgetneutraal gedekt worden uit deze middelen. In de voorliggende Jaarrekening zijn de werkelijke “out of pocket kosten” verantwoord op € 213.000 en is tevens een bedrag van € 80.000 op de balans onder de overlopende passiva geboekt als vooruitontvangen bedrag voor bekostiging van externe kosten voor de afronding van de werkzaamheden. Dit laatste betreft onder andere extra werkzaamheden in het kader van de verbijzonderde interne controle, kosten voor de accountantscontrole en het opstellen van een controleplan.

In lijn met de bestuursrapportage is dit onderdeel saldo neutraal in de Jaarrekening verwerkt.

Pagina 8/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

Tabel 1.3 Aantal aanvragen per gemeente Gemeente

Onderwerp

2020

2021

Ermelo

Aanvragen Levensonderhoud

629

182

Aanvragen krediet

39

7

Aanvragen Levensonderhoud

1445

416

Aanvragen krediet

141

23

Harderwijk

Corona gerelateerde dienstverlening Jeugd en Wmo In plaats van een “omzetgarantie regeling in 2020” hebben de zeven colleges (EHZOPEN) ingestemd met een vangnetregeling voor het jaar 2021 voor zorgaanbieders Jeugd en Wmo. Daarnaast is voorgesteld de meerkostenregeling 2020 met een aantal wijzigingen voor 2021 te continueren. Meerinzicht heeft deze regelingen uitgevoerd. De uitvoering en effecten van deze regelingen worden verantwoord bij de verantwoording van de programmagelden. Aanbesteding jeugdhulp 2022 In de tweede helft van 2021 is de aanbesteding van jeugdhulp afgerond, waarbij diverse medewerkers van Meerinzicht bij betrokken zijn geweest (o.a. inkoop, beleid, contractmanagement, financieel advies). De contracten voor het zogenaamde segment 5 (crisishulp ) zijn ingegaan per 1-1-2022. De bestaande contracten voor de segmenten 1 t/m 4 van de zorg in natura zijn in verband met een procedure binnen de aanbesteding verlengd tot 1-4-2022. Eind 2021 is ook dit gedeelte van de aanbesteding afgerond en gelden de nieuwe overeenkomsten per 1-4-2022. Bedrijfsvoering onderwijs jeugd arrangement (OJA) Per 1 maart 2021 is gestart met het OJA bij de Verschoorschool te Nunspeet. De eerste resultaten zijn volgens betrokken beleidsmedewerkers veelbelovend, meer dan 50 leerlingen van de school worden nu volgens de nieuwe OJA-werkwijze ondersteund.

Bij de opstartfase van de pilot is geconstateerd dat er veel geregeld was, maar op het gebied van bedrijfsvoering er nog een aantal zaken niet afgehandeld en geborgd zijn. Onder andere de financiële beheersing, doorbelasting naar gemeenten en de verantwoording bleek nog niet afdoende geregeld te zijn. Daarom is een tijdelijke regionale werkgroep gevormd om de bedrijfsvoeringsaspecten OJA voor 2021 (=reparatie) en 2022 (=borgen) uit te werken. Ten aanzien van de financiële verwerking OJA 2021 is eind december een memo opgesteld. Project woonplaatsbeginsel Eind 2020 heeft Meerinzicht de opdracht ontvangen namens de regio Noord Veluwe uitvoering te geven aan het project Woonplaatsbeginsel aangezien de definitie van het woonplaatsbeginsel in de Jeugdwet vanaf 1 januari 2022 werd gewijzigd. Meerinzicht heeft de instroom en uitstroom van de jeugdigen zowel inhoudelijk als financieel (prognose) in de tweede helft 2021 in kaart gebracht. Eind 2021 is de mutatie van jeugdigen in gang gezet. Het gaat om 190 jeugdigen die vanuit een gemeente in de regio Noord Veluwe worden overgedragen naar een andere herkomstgemeente. Daarnaast zijn er 91 jeugdigen die instromen omdat zij een herkomstgemeente in de regio Noord Veluwe hebben. Het aantal instromende jeugdigen kan nog hoger uitvallen omdat nog niet alle gemeenten in Nederland de mutaties van jeugdigen op orde hebben.

Geen enkele jeugdige wordt overgedragen voordat de toewijzing van de nieuwe gemeente in orde is zodat de zorg van ieder kind geborgd blijft. De verwachting is dat het project in de zomer 2022 is afgerond. De financiële gevolgen van de wetswijziging worden via de programmagelden 2022 verantwoord. Jeugd Zeewolde De toegang jeugd Zeewolde zorgt dat gezinnen en jeugdigen worden geholpen naar de juiste toeleiding van zorg. Het laatste kwartaal heeft zich gekenmerkt door het zorgen dat de formatie klantmanagers Jeugd op orde was. Met het vertrek van een klantmanager, de terugkeer van de gedragsdeskundige en de vele wisselingen van leidinggevende is het een roerig jaar geweest. In de regio werkt het team Jeugdhulp samen met het Samenwerkingsverband. In dit kader zijn er afspraken gemaakt over onder andere ambulantisering, afbouw behandeld wonen, terugdringen aantal meerderjarigen in verblijf, beperking instroom onderaannemers. 2021 heeft laten zien dat resultaten deels zichtbaar zijn, maar dat de inzet van verblijf onverminderd hoog blijft. Financieel heeft het Samenwerkingsverband ook aan de bel getrokken. De kosten overschrijden prognoses. Mede doordat zwaardere zorg moet worden geleverd.

Pagina 9/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

Inburgering statushouders Het laatste kwartaal 2021 heeft in het teken gestaan van de afsluiting van het project statushouders en tegelijkertijd de implementatie van de nieuwe Wet inburgering. Voor een uitgebreide evaluatie en inhoudelijke verantwoording wordt verwezen naar evaluatie projectplan “Wie ben je? Wat kun je? Wat heb je nodig?” Voor de uitvoering van de Wet inburgering is een caseload vastgesteld. In totaal zullen 4,6 fte klantmanagers nodig zijn. Het team heeft te maken gehad met medewerkers die langdurig waren uitgevallen. Inmiddels zijn deze weer aan het re-integreren. Tevens was er in het eerste half jaar van 2021 sprake van verloop van leidinggevenden, beleidsmedewerkers en klantmanagers. Met de start van afdelingsmanager in de zomer van 2021 is er rust en overzicht ontstaan. In het eerste kwartaal van 2022 is de focus om alle activiteiten in het kader van de Wet inburgering goed te organiseren en te implementeren (o.a. met de Inclusief Groep). Leerplicht/RMC In opdracht van de gastheergemeente Harderwijk voert het team Leerlingzaken/RMC, ook voor de gemeenten Oldebroek, Putten, Elburg en Nunspeet de taken uit ten behoeve van de preventie van schooluitval, de registratie van de leerplichtige en handhaaft in geval van verzuim. Daarnaast doen RMC consulenten de begeleiding van kwalificatieplichtigen van 16 tot 23 jaar.

Ten behoeve van de verantwoording is het jaarverslag 2020/2021 opgesteld. Het laatste kwartaal heeft vooral in het teken gestaan van het op orde brengen van de formatie. Het team werkt al enige tijd goed met elkaar samen. Verzwaring van de casussen en de verschuiving van de rol van leerplichtconsulent “naar de voorkant”, maakt dat medewerkers vaker en sneller worden gevraagd om mee te denken in bepaalde casuïstiek. Ook de jeugdcoördinator wordt steeds vaker gevonden. Meerinzicht voert deze taak ook voor Oldebroek, Putten, Elburg, Nunspeet en Hattem uit. Het coördineren van de samenwerking tussen de jeugdstrafketen en het sociaal domein voor de deelnemende gemeenten kenmerkt zich door uitwisseling van de juiste informatie op het juiste moment. Ontwikkelingen Wmo In het hele jaar 2021 zijn meer dan 4.000 meldingen door de 26 medewerkers opgepakt. De aanvragen blijven onverminderd hoog. Wekelijks worden er 80 á 90 meldingen opgepakt. De tijd tussen de melding en het oppakken ervan is in afgelopen half jaar gedaald van grofweg 4 weken naar grofweg 2 weken. De afdeling is volop in ontwikkeling waarbij er acties ingezet worden op werkwijze, proces en rapportage. In de tweede helft van 2021 zijn er HR Gesprekken gevoerd met alle medewerkers en is er een aantal wijzigingen aangebracht in de teams.

De afdeling is van drie naar twee teams gegaan waardoor de teams minder kwetsbaar zijn en daarnaast er ook minder overleggen nodig is en kennis gemakkelijker gedeeld kan worden. Tevens is de afdeling gestart met een 6 wekelijks overleg voor alle klantmanagers waarbij standaard ook beleid en beheer aansluiten. Hierdoor wordt afstemming en kennisdeling vereenvoudigd. Wijzigingen zijn aangebracht in de werkverdeling waardoor de werkvoorraad kleiner is geworden en klanten sneller geholpen worden. Het verzuim blijft, mede vanwege corona, een aandachtspunt. Inhoudelijk is de afdeling met verschillende thema's bezig om de dienstverlening te optimaliseren. Hierbij valt te denken aan het verbeteren van documenten en het optimaliseren van werkprocessen. Beleid en Kwaliteit In september 2021 zijn de afdelingen Beleid en Kwaliteit samengevoegd tot één afdeling. Daarmee wordt bevorderd dat beide disciplines elkaar inhoudelijk versterken. Aan de voorkant van de beleidsontwikkeling worden de bevindingen van kwaliteit betrokken bij nieuwe voorstellen en bij de inrichting van de uitvoeringsprocessen. Andersom geldt dat vanuit beleid meer richting wordt gegeven aan de inzet van kwaliteit. Een prominent onderdeel van kwaliteit is de focus op de ervaringen van de cliënten met de dienstverlening in het sociaal domein.

In het afgelopen jaar is wederom een representatieve groep inwoners gesproken maar er waren zeker beperkingen omdat huisbezoeken door de Corona-maatregelen in mindere mate mogelijk waren. De vakgroepen Participatie, Jeugd en WMO hebben de uitvoering van dat beleid voor de brongemeenten verder vormgegeven. Zo zijn er meerdere inkoopprocessen begeleid en zijn nieuwe beleidstaken op het gebied van Inburgering en Maatschappelijke Opvang / Beschermd Wonen steviger ingebed. Vanuit Onderzoek, dat tevens een onderdeel is van de afdeling, is een bij alle brongemeenten een impactanalyse uitgevoerd. Daarbij is in beeld gebracht in hoeverre de uitvoering binnen de verschillende gemeenten vordert en zijn aandachtspunten en verschillen naar voren gekomen. Deze gegevens worden betrokken bij het nieuwe beleidsplan voor het sociaal domein dat in 2022 wordt opgesteld. Opgave werk in samenwerking met Inclusief Groep In 2021 zijn de voorbereidingen getroffen voor een nieuwe overeenkomst met de Inclusief Groep. Meerinzicht richt zich voor 2022 voor de opgave Werk op de volgende doelen: 1. Zoveel mogelijk personen in de uitkering optimaal te laten participeren in de samenleving door middel van werk en (gedeeltelijke) uitkeringsonafhankelijkheid. Het streven is om in het jaar 2022 575 bijstandscliënten aan te

Pagina 10/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

melden voor een traject bij de Inclusief Groep en zij hebben als doelstelling om 305 personen volledig te laten uitstromen en 75 personen gedeeltelijk te laten uitstromen; 2. bijdragen aan de behoefte van werkgevers om hun personele vraagstukken op te lossen; 3. de uitgaven op de uitkeringslasten voor gemeenten te reduceren. Via een raadsbrief zijn de gemeenteraden geïnformeerd over de overgang naar deze nieuwe werkwijze, die in 2022 geïmplementeerd wordt. De overgang vraagt zowel van personeel van Meerinzicht als van Inclusief Groep een andere manier van samenwerking, gericht op het zo optimaal mogelijk faciliteren van de betrokken deelnemers om de kortste route naar een duurzame baan te realiseren. Gebruik dashboards in sturing werkvoorraad en managementinformatie In 2021 is gestart met het inrichten van dashboards voor de uitvoering. De voorbereidingen zijn gestart voor het dashboard Participatiewet met daarbij als subonderdeel het dashboard minimaregelingen welke direct vanaf 1 januari 2022 gebruikt kan worden in de aansturing van de bulk afhandeling. Denk hierbij aan aantal cliënten, aantal werkprocessen, aantal afgehandeld, aantal afgehandeld binnen termijn 0-4 weken/4-8 weken/+8 weken, doorlooptijd hersteltermijnen. Dit dashboard maakt bijsturing op werkprocesniveau mogelijk en is daarom echt een management dashboard.

Eind 2021 zijn ook de eerste gesprekken gevoerd voor een dashboard voor het onderdeel Wmo. Integrale Kwaliteitsrapportage In 2021 is de tweede integrale kwaliteitsrapportage van het sociaal domein opgeleverd over het jaar 2020. In deze integrale kwaliteitsrapportage is aandacht voor de stand van zaken met betrekking tot de aanbevelingen uit het voorgaande jaar en de resultaten van nieuwe metingen op het gebied van kwaliteit van de toegang, de bejegening, de kwaliteit van de ondersteuning door de aanbieder en tot slot doel- en rechtmatigheid. Uit de metingen blijkt dat het goed gaat met de kwaliteit van dienstverlening van Meerinzicht domein sociaal. De resultaten van de metingen op de verschillende onderdelen zijn vergelijkbaar met 2019. Wel zijn er een aantal verbeterpunten die zich vooral richten op werkprocessen om zo de dienstverlening te optimaliseren. Deze aanbevelingen zijn opgenomen in een plan van aanpak. In 2021 en 2022 wordt ingezet op de aanbevelingen met prioriteit 1. Voor de overige verbeterpunten bekijken we met betrokkenen wat dit jaar haalbaar is om op te pakken. De aanbevelingen met de hoogste prioriteit zijn: 1. Opstellen en harmoniseren van servicenormen. 2. Heldere communicatie naar de klant.

Denk daarbij aan de leesbaarheid van documenten waarbij wetgeving van belang is om op te nemen en tegelijkertijd het wenselijk is dat de brieven ook nog begrijpelijk zijn. Denk ook aan de afspraak een belastend besluit altijd mondeling toe te lichten. 3. Het automatiseren van werkprocessen 4. Verbetering van het feitelijk identificeren en de registratie van de identificatiegegevens 5. Een eenduidige wijze van werken passend bij de nieuwe inkoop en wet- en regelgeving. De nadruk ligt hierbij op het front office proces. De nieuwe verordening en nieuwe inkoopafspraken worden vertaald naar uitvoering. 6. Verbetering van afspraken met zorgaanbieders. 7. Het ontwikkelen van een visie op toezicht.

Tabel 1.4 Lasten en baten Domein Sociaal Wat heeft het Domein Sociaal gekost? Programma Domein Sociaal (bedragen x € 1.000,-)

Begroting 2021

Begrotings- Begroting 2021 Rekening Resultaat wijziging 2021 na wijziging 2021 2021*

Lasten

14.886

2.204

17.090

16.690

400

Baten

-14.886

-2.204

-17.090

-16.690

-400

Saldo

0

0

0

0

0

Pagina 11/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

1.3 Programmaverantwoording Domein Bedrijfsvoering Binnen het programma Domein Bedrijfsvoering zijn diverse taakvelden te onderscheiden, die op basis van de PDO (Producten en Diensten Overeenkomst) reguliere werkzaamheden verrichten voor de drie brongemeenten en Meerinzicht. In onderstaande programmaverantwoording wordt verantwoord wat door de verschillende taakvelden gerealiseerd is.

HRM HRM biedt de vier organisaties reguliere diensten m.b.t. HRM beleid- en advies, personeelsadministratie, salarisadministratie en ambtelijke ondersteuning van de ondernemingsraden. Daarnaast wordt, door inzet van een strategische projectenkalender, proactief geanticipeerd op maatschappelijke en organisatieontwikkelingen. HRM heeft in 2021 in totaal 128 vacatures begeleid. Door de groeiende krapte op de arbeidsmarkt heeft HRM de handen vol gehad aan de vervulling van zware (management)vacatures. Tabel 1.5 Vacatures Organisatie Vacatures Vervuld Open op 31-12 Gestopt of onhold Ermelo

23

14

3

6

Harderwijk

31

20

3

8

Zeewolde

20

16

1

3

Meerinzicht

54

37

8

9

Totaal

128

87

15

26

Strategische projectenkalender HRM heeft in 2021 gewerkt met en aan een strategische projectenkalender. Ongeveer 80% van deze projecten is in 2021 gerealiseerd. Ongeveer 20% wordt in 2022 afgerond. Een van de projecten was het implementeren van werkzaamheden binnen het selfserviceportaal. Vragen en verzoeken worden sinds juni 2021, na melding in de selfservice portaal, zoveel mogelijk door de HRM frontoffice afgehandeld. Complexe vragen worden doorgezet naar de HRM backoffice (HRM adviseurs, salarisadministratie en Arbo- en juridische experts). In de periode 28 juni 2021 tot en met 31 december werden op deze manier 1.357 meldingen behandeld. Uit een tevredenheidsmeting blijkt dat de doorlooptijd van een melding en de kwaliteit van de beantwoording gemiddeld met een ‘goed’ wordt beoordeeld. Verbeterpunt is het beter ontsluiten van HR-informatie waardoor medewerkers en leidinggevenden nog meer zelf het antwoord op vragen kunnen vinden. Strategisch medewerkersbeleid en het nieuwe werken Vanuit het EHZM-brede project is bijgedragen aan een nieuwe visie op leren en ontwikkelen inclusief een plan over het opzetten van een academie voor de vier organisaties. Dit plan wordt in 2022 verder handen en voeten gegeven. Ook is er een visie en een plan ontwikkeld om de vier organisaties voor te bereiden op ‘het nieuwe werken’ tijdens en na de Corona pandemie.

Dit plan geeft teams en individuele medewerkers richtlijnen én eigen verantwoordelijkheid m.b.t. het kiezen van een werkplek (thuis of op kantoor) die past bij de taak die de medewerker of het team uitvoert.

Communicatie Binnen Communicatie is een aanzet gegeven voor een plan over de inrichting en werkwijze van de eigen organisatie. Kern van dit plan is dat Communicatie aan kwaliteit en betrokkenheid wint, efficiënt werkt en zoveel mogelijk centraal wordt georganiseerd. Daarmee sluit het beter aan bij de ambities en visie van Meerinzicht, de ondersteuning van en de samenwerking met de gemeenten. Het plan wordt in 2022 gepresenteerd en geïmplementeerd. Naast reguliere ondersteuning colleges, directies, programma’s en projecten heeft de voortdurende (crisis)communicatie rondom Corona extra tijd van Communicatie gevraagd. Het team kampte met langdurige uitval door ziekte van meerdere collega’s. De druk op de overige teamleden was daardoor hoog. Hieronder een aantal noemenswaardige kwesties waar Communicatie over heeft geadviseerd en / of heeft gezorgd voor realisatie van publicaties en contacten met media: ● het “gezin Ruinerwold”; ● ondersteuning aan de zogenaamde “langlopende dossiers” in Ermelo; ● het vertrek van een wethouder in Zeewolde; ● informatievoorziening ten aanzien van de mogelijke komst van een datacenter in Zeewolde; ● de “geluksweek” in Harderwijk; Pagina 12/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

● ● ●

diverse (ruimtelijke) projecten in Harderwijk en Zeewolde; meerdere grote audiovisuele producties, zoals de openingsfilm nieuwe gemeentehuis Ermelo, bestuurs film Harderwijk en nieuwjaars video's ter vervanging van nieuwjaarsrecepties vernieuwing en actualisering van het intranet.

Nieuwe welkomst proces In 2021 heeft een projectgroep de voorbereidingen getroffen voor het nieuwe welkomst proces dat begin 2022 voor alle vier de organisaties in gebruik genomen is. Met het nieuwe welkomst proces vinden alle nieuwe medewerkers de informatie voor een warme ontvangst en goede start.

Nieuwe infrastructuur voor digitale dienstverlening Toenemende digitalisering bepaalt kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening. De strategische betekenis hiervan is in o.a. 2021 vertaald naar een robuuste onderliggende infrastructuur. De nieuwe infrastructuur vormt een goede basis voor deze toenemende digitalisering en verdere uitbouw van technische security maatregelen. Voor de doorontwikkeling van de gegevenshuishouding en informatievoorziening zijn in 2021 adviezen ontwikkeld rond datagedreven werken en de Wet Open Overheid. Deze adviezen komen in 2022 in besluitvorming. Plan van aanpak informatie- en archiefbeheer Om de zaken die nog niet op orde zijn binnen het informatie- en archiefbeheer van aan te pakken is er eind 2021 vanuit de drie bron organisaties positief besloten op het voorstel om de benodigde financiële middelen beschikbaar te stellen. Hiermee kunnen de structurele verbeteringen worden ingezet waarvan de door de inspecteur van het Streekarchief eerder aangegeven noodzaak in 2021 ook de pers heeft gehaald. De inspecteur heeft aangegeven alle vertrouwen in de aanpak te hebben. Aangezien er in 2020 geen besluit was genomen voor een structurele aanpak zijn de knelpunten ook in 2021 opgevangen met tijdelijke inhuur om enkele cruciale primaire werkprocessen binnen het team te kunnen faciliteren.

Belastingen en implementatie taxatiemodule De waardebepaling in het kader van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ) is tijdig en met goedkeuring van onze toezichthouder, de Waarderingskamer, afgerond. De belastingaanslagen zijn tijdig opgelegd en geïncasseerd. Er is een nieuw WOZ-taxatiesysteem geïmplementeerd en gebruikt voor de herwaardering ten behoeve van het belastingjaar 2022. Tabel 1.6 WOZ-beschikkingen/aanslagen Gemeente

WOZ-beschikkingen/aanslagen Bezwaren (Formeel) Bezwaren (Informeel)

Ermelo

13.862

234

163

Harderwijk

23.508

320

257

Zeewolde

11.489

178

98

Totaal

48.859

732

518

Aantal WOZ-bezwaren is 1,5% van aantal opgelegde aanslagen. Het landelijk gemiddelde percentage is 3,4%.

Pagina 13/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

GEO informatievoorziening Naast Harderwijk is ook de 3D opbouw gebouwen en -topografie van Ermelo en Zeewolde met succes uitgevoerd. Tevens is de teamoverstijgende samenwerking tussen WOZ en GEO op het gebied van de werkprocessen binnen het Gegevensbeheer verder geïntensiveerd. Informatieveiligheid De technische kant van de informatiebeveiliging voldoet aan de minimale eisen. Dit beeld wordt tot nu toe elk jaar bevestigd door testen, uitgevoerd door een onafhankelijk bureau. Echter is de informatie veiligheidswereld een erg dynamisch vakgebied: wat vandaag veilig is, kan morgen onveilig zijn. Het is daarom van essentieel belang om mee te gaan met de technologische ontwikkelingen. Het is niet de vraag “of” maar de vraag “wanneer” één of meerdere van de EHZM organisaties getroffen worden door cybercriminelen. Het is daarom van essentieel belang om hierop voorbereid te zijn door middel van protocollen, maatregelen en oefeningen. Het is echter uitgesloten dat 100% zekerheid behaald kan worden. Wel kan de impact zo goed mogelijk beperkt worden. Door de beperkte inzet van een interim CISO gedurende het grootste gedeelte van 2021 en de start van een nieuwe interne CISO eind 2021, zijn niet alle beoogde activiteiten van 2021 uitgevoerd. Reëel is dat cybercriminaliteit alleen maar zal gaan toenemen.

Voor alleen al het handhaven van het huidige beveiligingsniveau zullen de komende jaren, in elke organisatie in de wereld, toenemende investeringen nodig zijn. Binnen EHZM zal worden ingezet op het verhogen van het informatie veiligheidsbewustzijn. Hierop is eind 2021 een pilot gestart. Ook zijn inmiddels concrete voorstellen voorbereid voor aanvullende maatregelen die in 2022 voor besluitvorming zijn en worden voorgelegd. Harmonisering van de bezwaarschriftenprocedure De werkzaamheden van de verschillende secretariaten van de bezwaarschriftencommissies zijn geüniformeerd. De verschillende medewerkers kunnen nu elkaars werk makkelijk overnemen. Ook wordt er nu gewerkt vanuit het zaaksysteem van Meerinzicht en niet meer vanuit de verschillende omgevingen. Ook zijn stappen gezet om te komen tot de gezamenlijke commissie bezwaarschriften. Eind 2021 zijn daarvoor vacatures uitgezet. Daarnaast is de Verordening voor de gezamenlijke commissie bezwaarschriften ingebed in de vier organisaties. Hiermee bereiden we (formeel) de komst van de nieuwe gezamenlijke commissie voor. Ontwikkelingen team financiën De implementatie van het financieel informatiesysteem is in 2021 technisch afgerond. Dat betekent dat het nieuwe financieel informatiesysteem nu conform de specificaties ‘draait’.

Natuurlijk blijven er altijd wensen en eisen te stellen aan het functioneel gebruik van een financieel informatiesysteem. Om de huidige basis verder te ontwikkelen is een gestructureerde aanpak ontwikkeld. Afgelopen jaar zijn er in de financiële organisatie een aantal wijzigingen doorgevoerd die helpen het werk nog beter te maken. Zo is er bijvoorbeeld gestart met ‘stakeholdergesprekken’. Daarbij spreken de manager Financiën, de strategisch financieel adviseur, een directeur en controller van EHZM elkaar periodiek over de kwaliteit van de samenwerking. Tevens is de verbinding tussen de financiële collega s en EHZM verder versterkt. Dat wil zeggen dat ‘de klantteams’ zich meer en beter verbinden met de inhoud van het werk wat in de verschillende organisaties gedaan wordt. Dit uit zich bijvoorbeeld dat de financiële - en andere - collega s van MeerInzicht in Ermelo deelnemen aan de wekelijkse startup. Er is een start gemaakt met het voorbereiden van de actualisatie van het financieel beleid in afstemming met de gemeenten. Als laatste zijn er voorbereidingen getroffen om in 2022 te prioriteren welke werkprocessen verder vereenvoudigd (gedigitaliseerd of gerobotiseerd) kunnen worden. Tabel 1.7 Lasten en baten Domein Bedrijfsvoering Wat heeft het Domein Bedrijfsvoering gekost? Programma Domein Bedrijfsvoering (bedragen x € 1.000,-)

Begroting 2021

Begrotings- Begroting 2021 Rekening Resultaat wijziging 2021 na wijziging 2021 2021*

Lasten

25.213

2.473

27.686

26.662

1.024

Baten

-25.213

-2.473

-27.686

-26.662

-1.024

Saldo

0

0

0

0

0

Pagina 14/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

1.4 Algemene dekkingsmiddelen, overhead, vennootschapsbelasting en onvoorzien De algemene dekkingsmiddelen beperken zich wat Meerinzicht betreft tot de bijdragen vanuit de brongemeenten en uit specifieke inkomsten uit contracten met andere klantorganisaties (bijv. doorbelasting naar andere gemeenten). De bijdragen van de gemeenten bestaan uit een regionaal deel en een maatwerkdeel. De kosten worden één op één in rekening gebracht bij de brongemeenten. Ook de post onvoorzien wordt bij de deelnemers in rekening gebracht conform de vastgestelde verdeelsleutel bedrijfsvoering. Overhead Onder overhead wordt verstaan het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. De overheadkosten bestaan uit personele lasten voor directie en staf, algemene organisatiebrede overige personeelskosten (opleidings-, mobiliteits-, Arbo kosten etc.) en huisvestingskosten. Door inzet van deze middelen wordt bereikt dat de gehele organisatie intern en extern effectief en efficiënt functioneert, zowel voor wat betreft de op te leveren resultaten als de wijze waarop deze tot stand komen. De kosten van overhead worden weergegeven in het “overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld”.

Vennootschapsbelasting Meerinzicht is voor haar dienstverlening aan de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde vrijgesteld van vennootschapsbelasting (Vpb), omdat deze onder de samenwerkingsvrijstelling valt. De diensten die buitenom EHZ worden verricht, zijn niet winstgevend wat betekent dat Meerinzicht niet Vpb-plichtig is. Onvoorzien De stelpost Onvoorzien wordt ingezet voor uitgaven die als niet uitstelbaar en onvermijdbaar worden aangemerkt en waarvoor in de begroting geen andere raming is opgenomen. In de begroting 2021 was hiervoor € 25.000 gereserveerd. In 2021 is de stelpost Onvoorzien ingezet als algemeen dekkingsmiddel.

Pagina 15/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

1.5 Paragrafen 1.5.1 Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Meerinzicht ontvangt op basis van de opgestelde begroting financiële bijdragen van de brongemeenten. In de Gemeenschappelijke Regeling is vastgelegd dat Meerinzicht geen reserves mag vormen. Bij substantiële tegenvallers zal dan ook teruggevallen moeten worden op een extra bijdrage van de brongemeenten. Het weerstandsvermogen wordt daarom voorzien door de brongemeenten zelf. Dat ontslaat Meerinzicht er echter niet van om zich bewust te zijn van mogelijke risico’s. Deze worden dan ook benoemd, evenals kansen om te komen tot verbetering van de (weerstands)positie. Daarnaast dienen de risico’s te worden ingeperkt en beheersmaatregelen getroffen, zodat voor de brongemeenten het risico van onverwachte tegenvallers zo klein mogelijk blijft. In de Begroting 2021 is een overzicht van risico’s met bijbehorende beheersmaatregelen opgenomen en hieronder wordt weergegeven of de risico's zich hebben voorgedaan. Tabel 1.8 Risicobeheersing Risico overzicht Nr. 1. Algemeen

Kans

Impact

Status

1.1 Onvoldoende bewustzijn rondom privacyborging Hoog daar waar gewerkt gaat worden aan de ontwikkeling van datamanagement

Hoog

Privacyteam (FG en PO) in 2021 vast bemenst op basis evaluatierapport, bewustwording opgestart via o.a. bijeenkomsten, intranet en vlogs en rond casuïstiek

1.2 Verschil in ambities tussen de EHZ gemeenten.

Middel

Hoog

Inzet op wederkerig partnerschap (concreet in houding en gedrag) bij samenwerking EHZM. In 2021 zijn voorbereidingen getroffen voor (inmiddels geëffectueerde) afstemming via Netwerkdirectie. Tot dan afstemming via (voormalig) OG-ON.

1.3 Risico's op datalekken en misbruik van (privacygevoelige) informatie.

Middel

Hoog

Relatief weinig datalekken gemeld. Door (nieuwe) privacy team stappen gezet in procesinrichting meldingen alsmede op bewustwording conform 1.1

1.4 Tussen het opmaken en vaststellen van de Jaarrekening 2019 en de feitelijke situatie per balansdatum 31-12-2019 is als majeure gebeurtenis de gevolgen van het Coronavirus noemenswaardig. Voor Meerinzicht heeft dit gevolgen voor de manier van werken en het continueren van de dienstverlening.

Hoog

Middel

In 2021 is voortgebouwd op de digitale, hybride vormen van werken en daar waar nodig zo Corona-veilig op locaties. Het Corona-team heeft daarop continu geschakeld zodat bij wisselende situaties de gemeentesceretarissen vrijwel per omgaand daar waar nodig besluiten over konden nemen en over konden communiceren. De dienstverlening heeft er weinig of niet onder geleden.

Middel

Middel

De eerder vastgestelde Producten en Diensten Overeenkomst is in 2021 geactualiseerd en door de gemeenten hernieuwd vastgesteld. In het sociaal domein is helderheid over rollen en verantwoordelijkheden onderdeel van de gestarte herijking van de "beleidsmatige samenwerking". Naast genoemde afstemming in OG-ON en vorming Netwerkdirectie is ook ingezet op het beter inzetten van de stuurgroep sociaal domein. Het Rekenkameronderzoek in 2021 geeft aan dat duidelijke doelstellingen vanuit de gemeenten ontbreken. Dit wordt na de verkiezingen opgepakt door/met de 3 colleges en raden.

2. Gemeenschappelijke basis 2.1 Het ontbreken van een dienstverleningsovereenkomst zorgt voor onduidelijkheid over waar verantwoordelijkheden van Meerinzicht beginnen en die van de gemeenten ophouden.

Pagina 16/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

Nr. 1. Algemeen

Kans

Impact

Status

3.1 Aanwezige cultuurverschillen belemmeren een Hoog succesvolle transformatie. Loslaten van ‘oude’ rollen of ‘oud’ gedrag heeft tijd nodig. Loslaten versus benutten van opgebouwde relaties kan een spanning opleveren, ook voor samenwerking tussen collega’s.

Hoog

Het management is versterkt in 2021 (lees: meer managers) zodat er meer tijd is voor persoonlijke benadering en teamsamenwerking. Hierbij worden knelpunten besproken in een veilige omgeving en wordt vanuit vertrouwen gewerkt. Ook is een nieuwe domeindirectie gestart. Daarnaast werken er steeds meer nieuwe collega's die van buiten komen. In de nieuwe mix is het vanzelfsprekender om expliciet te bespreken welk oud gedrag gekoesterd en welk nieuw gedrag omarmd mag worden.

3.2 Vertraging van doorontwikkeling Zaakgericht Werken, met als gevolg dat het ambitieniveau rondom de beoogde verandering van de dienstverlening en informatievoorziening niet kan worden waar gemaakt.

Hoog

Hoog

Project zaakgericht werken is afgerond.

3.3 Taakvolwassenheid van medewerkers in relatie tot een groter wordende span of control is op onderdelen onvoldoende ontwikkeld om gezamenlijk de beoogde transformatie vorm en inhoud te geven.

Hoog

Middel

In 2021 is "taakvolwassenheid" concreet gemaakt in een definitie. Die geeft handvatten voor zowel medewerkers als leidinggevenden om daar waar nodig het goede gesprek over te voeren. Daarnaast is binnen domein sociaal de span of control aanzienlijk verkleind.

3.4 De ontwikkeling van landelijke standaarden vanuit onder meer de taskforce "Samen Organiseren" (VNG Realisatie) komt in een stroomversnelling, met als gevolg dat extra middelen benodigd zijn voor implementatie.

Hoog

Middel

Als "slimme volger" houdt Meerinzicht via landelijke bijeenkomsten de vorderingen van de taskforce in de gaten. Via een bestuursbesluit zijn de I&A-budgetten meerjarig geactualiseerd.

3.5 Ontwikkelingen als digitale transformatie en datagestuurd werken worden als technische aangelegenheid benaderd en daarmee onvoldoende verbonden aan maatschappelijke opgaven, waardoor ongewenste beeldvorming dreigt te ontstaan over de betekenis ervan.

Middel

Hoog

Thema's als digitalisering en datagestuurd werken worden daarom integraal betrokken bij de gezamenlijke doorontwikkeling van de gemeentelijke dienstverlening (beleidsdomeinen sociaal, fysiek en publiek). De gemeenten bepalen per beleidsdomein de ambities en Meerinzicht voert deze uit via gezamenlijke uitvoeringsplannen.

Middel

Middel

Meerinzicht verricht de dienstverlening binnen vastgestelde financiële kaders en verantwoord dit bij de BERAP en Jaarrekening.

3. Digitale dienstverlening

4. Niet (tijdig) realiseren van schaalvoordelen/efficiency 4.1 De inschatting van het verzilveren van efficiency-/schaalvoordelen worden niet tijdig gerealiseerd c.q. blijken te ambitieus te zijn.

Pagina 17/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

Nr. 1. Algemeen

Kans

Impact

Status

5.1 Leeftijdsopbouw personeelsbestand Meerinzicht Hoog in combinatie met een krappe arbeidsmarkt: binnen een periode van 10 jaar zal 15% van de medewerkers uitstromen door vroegpensioen en pensionering.

Hoog

De krapte op, en verandering van, de arbeidsmarkt vragen om toenemend andere strategieën en maatregelen. Deze zijn al eerder geadresseerd in het meerjarige EHZM-project "Strategisch Medewerkers Beleid" en inmiddels als speerpunt benoemd voor HRM in 2022. Daarnaast blijven we onverminderd inzetten op bestaande effectieve zaken. In 2021 zijn zowel het stagebeleid als het traineeprogramma geëvalueerd en opnieuw vastgesteld.

5.2 Hoog kortdurend ziekteverzuim, met als gevolg dat beschikbare kennis, kunde en capaciteit tijdelijk niet voorhanden is.

Hoog

Na 2 jaren daling van ziekteverzuim heeft in 2021 stijging van ziekteverzuim plaatsgevonden, zie toelichting paragraaf bedrijfsvoering. Onverminderde, waar nodig versterkte inzet in 2022. Met de nieuwe ARBO-dienst zal in 2022 een vitaliteitsprogramma starten. Overigens heeft in 2021 lange tijd het kunnen thuiswerken voor minder kortdurende uitval geleid.

5.3 Langdurig zieke medewerkers, met als gevolg dat Middel beschikbare kennis, kunde en capaciteit langere tijd niet voorhanden is.

Middel

Zie 5.2. In 2021 is de ARBO-dienst opnieuw aanbesteed. Met de nieuwe arbo arts en preventiemedewerker zijn afspraken gemaakt ter ondersteuning afdelingsmanagers. Tevens is op veel plekken ingezet op (tijdelijke) vervanging.

5.4 Sleutelposities in directie, management, Middel sleutelposities als FG/Ciso/ financials, klantmanagement, VIC zijn ingevuld met interim krachten

Hoog

Structureel invullen van deze functies is deels gelukt (Directie, deel management, FG, CISO, klantmanagers). Voor de VIC inmiddels in 2022. En enkele managementpositie wordt bewust (nog) ingehuurd.

5.5 Moeilijk invulbare structurele functies bij o.a. financiën

Hoog

Er is ingezet op opleidingen medewerkers en alternatieve werving methode. Deels gelukt om functies in te vullen, maar het risico blijft onverminderd aanwezig. Zie ook 5.1

5. Personeel

Pagina 18/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

Hoog

Middel

Kengetallen In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is geregeld dat gemeenschappelijke regelingen voorgeschreven algemene financiële kengetallen opnemen in de begroting en jaarstukken. Met deze algemene financiële kengetallen wordt beoogd gemakkelijker inzicht te geven in de financiële positie van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie van een provincie, gemeente en gemeenschappelijke regeling. De kengetallen maken inzichtelijk over hoeveel financiële ruimte de provincie, gemeente of gemeenschappelijke regeling beschikt om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken of op te kunnen vangen. In het BBV staan de volgende algemene financiële kengetallen: ● ● ● ● ● ●

Netto schuldquote; Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen; Solvabiliteitsratio; Grondexploitatie; Structurele exploitatieruimte; Belastingcapaciteit.

De begroting en jaarstukken van Meerinzicht bevatten geen grondexploitatie en belastingopbrengsten. Tabel 1.9 Verloop kengetallen Kengetallen

Jaarstukken

Begroting

Jaarstukken Categorie

2020

2021

2021

2021

Netto schuldquote

11,33%

11,28%

8,81%

A

Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen

11,33%

11,28%

8,81%

A

Solvabiliteitsratio

0,00%

0,00%

0,00%

C

Grondexploitatie

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Structurele exploitatieruimte

1,76%

0,20%

-0,18%

C

Belastingcapaciteit

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

De Provincie Gelderland heeft in de brief “Programmabegroting 2016-2019” van 27 januari 2016 de financiële kengetallen gecategoriseerd, namelijk dat categorie A het minst risicovol is en categorie C het meest. Tabel 1.10 Normen kengetallen Beoordeling door Provincie Gelderland Kengetallen

Categorie A

Categorie B

Categorie C

Netto schuldquote

<90%

90%-130%

>130%

Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen

<90%

90%-130%

>130%

Solvabiliteitsratio

>50%

20%-50%

<20%

Grondexploitatie

<20%

20%-35%

>35%

Structurele exploitatieruimte

>0%

0%

<0%

Belastingcapaciteit

<95%

95%-105%

>105%

De conclusie is dat Meerinzicht bij 2 kengetallen de categorie A heeft. Meerinzicht heeft zelf alleen vaste activa op het gebied van automatisering. Hiervoor was een lening afgesloten. In 2021 heeft de laatste aflossing plaatsgevonden op deze geldlening. De indicator ‘’structurele exploitatieruimte’’ geeft aan hoe groot de structurele vrije ruimte (structurele baten min structurele lasten) zich verhoudt tot de totale begroting baten. Op het kengetal ‘Solvabiliteitsratio’ scoort Meerinzicht een C. Aangezien Meerinzicht geen eigen vermogen heeft, is dat onvermijdelijk. De financiële positie van Meerinzicht is op basis van deze kengetallen te kenschetsen als goed.

Pagina 19/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

1.5.2 Paragraaf financiering De financieringsbehoefte van Meerinzicht wordt gedekt uit de voorschotbedragen van de brongemeenten. In deze paragraaf worden de saldo's van de twee programma's weergegeven met daarin een verklaring op hoofdlijnen, hoe dit saldo tot stand is gekomen. Portefeuille langlopende geldleningen In 2016 is een lening aangetrokken bij de BNG van € 4.000.000,- met een aflossingsperiode van 5 jaar en een rentepercentage van - 0,01%. In 2021 heeft de laatste aflossing €800.000,- plaatsgevonden op deze geldlening. Dit betekent dat Meerinzicht vanaf 2022 geen geldleningen meer heeft. Tabel 1.11 Langlopende geldleningen Instelling BNG

Rente- Stand per 31 december 2021 percentage (bedragen x €1.000,-) -0,01%

0

Jaar laatste aflossing 2021

Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet wordt de omvang van de kortlopende leningen beheerst. Voor de kasgeldlimiet geldt een afwijkend percentage ten opzichte van gemeenten. De kasgeldlimiet voor gemeenschappelijke regelingen is gelimiteerd tot 8,2% van het begrotingstotaal, € 40.099.000,-. De kasgeldlimiet komt voor 2021 uit op afgerond € 3.288.000,-. Tabel 1.12 Liquiditeitspositie Liquiditeitspositie over het jaar 2021 Bedragen x € 1.000,- (per eerste van de maand) 1.

2.

3.

4.

Vlottende (korte) schuld

maand 1

0

0

0

0

maand 2

0

0

0

0

maand 3

0

0

0

0

maand 1

17.909

9.091

18.282

17.229

maand 2

11.735

8.990

23.774

25.174

maand 3

14.462

13.300

11.658

12.592

Netto vlottende schuld (+)/

maand 1

-17.909

-9.091

-18.282

-17.229

Overschot vlottende middelen (-) (1-2)

maand 2

-11.735

-8.990

-23.774

-25.174

maand 3

-14.462

-13.300

-11.658

-12.592

-14.702

-10.460

-17.905

-18.331

3.321

3.321

3.321

3.321

18.023

13.781

21.226

21.652

Vlottende middelen

Gemiddelde netto vlottende schuld (+)/ gemiddeld overschot vlottende middelen (-)

5.

Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4

Kasgeldlimiet

6a. Ruimte onder kasgeldlimiet (5-4) 6b. Overschrijding van de kasgeldlimiet (4-5)

Pagina 20/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

Berekening kasgeldlimiet De kasgeldlimiet moet worden berekend bij aanvang van elk kalenderjaar en bij wijziging van het percentage als bedoeld bij post 8. 7.

Begrotingstotaal

40.500

8.

Het bij ministeriële regeling vastgestelde percentage

8,20%

9.

Kasgeldlimiet: (7) x (8) : 100

3.321

Liquiditeitspositie Door de inwerkingtreding van schatkistbankieren medio 2013 worden overtollige gelden aangehouden in de Nederlandse schatkist. De financieringsbehoefte gedurende 2021 is opgevangen met een positieve stand op de rekening courant en het saldo van schatkistbankieren. Het aantrekken van langlopende leningen is in 2021 niet noodzakelijk geweest. Het gebruik van kasgeldleningen is tevens niet noodzakelijk geweest. Renterisiconorm Vanuit de wet FIDO is bepaald dat over de langlopende schulden de jaarlijkse aflossingen en renteherzieningen niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal. In de onderstaande tabel is de ontwikkeling weergegeven van de renterisiconorm over 2021. Hieruit kan geconcludeerd worden dat Meerinzicht ruim binnen de norm is gebleven. Tabel 1.13 Renterisiconorm Renterisiconorm (bedragen x € 1.000)

2021

1

Renteherzieningen

2

Aflossingen

800

3

Renterisico (1+2)

800

4

Renterisiconorm

8.955

5a (4 > 3)

Ruimte onder risiconorm

8.155

5b (3 > 4)

Overschrijding renterisiconorm

Berekening renterisiconorm 4a

Begrotingstotaal (na alle wijzigingen) jaar 2021

44.776

4b

Bij ministeriële regeling vastgesteld percentage

20%

4 = 4a x 4b Renterisiconorm

Pagina 21/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

8.955

Rentetoerekening In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) 2017 is de verplichting opgenomen dat de rentekosten toegerekend moeten worden aan de taakvelden op basis van een rente-omslag. Aangezien er alleen investeringen binnen het Domein Bedrijfsvoering plaatsvinden, wordt de rente volledig toegerekend aan het Domein Bedrijfsvoering. Echter gezien de huidige rentestand op de aangetrokken geldlening en de kapitaalmarkt is er geen rente toegerekend aan de taakvelden. Tabel 1.14 Renteschema Renteschema Jaarstukken 2021 A.

De externe rentelasten over de korte en lange financiering

B.

De externe rentebaten

-€80 -/-

Saldo rentelasten en rentebaten C1.

De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend -/-

€0

C2.

De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend -/-

€0

C3.

De rentebaat van doorverstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken (= projectfinanciering), die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend +/+

€0

Aan taakvelden toe te rekenen externe rente

-€80

D1.

Rente over eigen vermogen

+/+

n.v.t.

D2.

Rente over voorzieningen

+/+

n.v.t.

Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente E

De aan taakvelden toegerekende rente

F.

Renteresultaat

Pagina 22/58 Jaarrekening 2021 Meerinzicht

-€80 -/-

€0 -€80

1.5.3 Paragraaf bedrijfsvoering In deze paragraaf vindt verantwoording plaats over de resultaten die specifiek voor de bedrijfsvoering van de organisatie Meerinzicht relevant zijn. Voorbereidingen voor start netwerkdirectie EHZM en opheffen OGON In 2021 zijn de voorbereidingen getroffen voor de start van de Netwerkdirectie EHZM op 1 januari 2022. In de Netwerkdirectie EHZM zijn de directies van Ermelo en Harderwijk, Zeewolde en de domeindirecteuren van Meerinzicht vertegenwoordigt. Gelijktijdig is het OGON met ingang van 1 januari 2022 opgeheven en de gezamenlijke opdrachtverstrekking aan Meerinzicht ook in de Netwerkdirectie EHZM neergelegd. Hiermee wordt een eenduidiger, efficiënter en daadkrachtiger besluitvormingsproces voor zaken die de gezamenlijke organisaties betreffen. Ziekteverzuim gestegen Vanaf 2018 daalt het ziekteverzuim gestaag. In 2021 is het ziekteverzuimpercentage met 1,3% gestegen ten opzichte van 2020. Op het moment van schrijven van deze jaarstukken was er geen data beschikbaar voor een benchmark ten opzichte van landelijke ontwikkelingen. In 2020 was het percentage nulverzuim 56%. In 2021 is dat 62%. Een groter deel van het personeelsbestand heeft zich nul keer ziek gemeld. Het huidige verzuim wordt dus door een kleiner deel van de organisatie veroorzaakt. Aan het eind van 2021 namen Corona gerelateerde meldingen toe en steeg het kortdurend verzuim.

Binnen domein bedrijfsvoering wordt het verzuim in 2021 voor een belangrijk deel veroorzaakt door langdurig verzuimende medewerkers. Het overgrote deel van dit langdurig verzuim betreft in de persoon gelegen factoren en is niet werkgerelateerd. Binnen domein sociaal is het verzuimpercentage ten opzichte van de bestuursrapportage gestegen. Het nieuwe managementteam geeft prioriteit aan de uitvoer van HR-processen. Kort- en langdurend verzuim wordt, ook met terugwerkende kracht, beter geregistreerd. Dit leidde tot een hoger verzuimpercentage. Naast correcte registratie krijgt ook verzuimbegeleiding en -preventie meer aandacht. Dit leidt tot minder verzuim en snellere re-integratie van (langdurig) zieke medewerkers. De eerste contouren van deze aanpak zijn vanaf januari 2022 zichtbaar. Tabel 1.15 Ziekteverzuim Domein

2018

2019

2020

2021

Domein bedrijfsvoering

6,6%

4,9%

4,8%

6,1%

Domein sociaal

10,9%

9,1%

7,9%

9,3%

Meerinzicht totaal *

8,1%

6,4%

5,9%

7,2%

* Omdat de formatie van de domeinen verschilt, is het gemiddelde ziekteverzuim niet gelijk aan het rekenkundig gemiddelde.

Integriteit De regeling melden vermoeden misstanden is aangepast aan nieuwe Europese wetgeving. Er is meer uniformiteit en duidelijkheid over de rol van de interne- en externe vertrouwenspersonen. Voor leidinggevende is, middels een besloten pagina op de selfserviceportaal, een toolbox ontwikkeld. Hier staat ook het registratiesysteem voor integriteitsissues. Start privacyteam Eind 2020 is besloten om een privacyteam samen te stellen en in 2021 is dit geïmplementeerd. Een FG is geworven en gestart voor de vier organisaties EHZM. Het team is gepositioneerd binnen Meerinzicht. De positie van de FG is verwoord in een beleidsstuk wat zowel in de colleges als het bestuur van Meerinzicht is vastgesteld. In deze positionering is ook aandacht besteed aan de positie, taken en verantwoordelijkheden van de PO’s. Met het grotendeels vernieuwde privacyteam is er een start gemaakt met het in kaart brengen van waar de organisatie staat. Tevens is er begonnen met een structurele aanpak van de privacy vraagstukken. De belangrijkste aandachtsgebieden in deze periode waren: ● Domein Sociaal (autorisaties, vervanging Aspectu, Gelderse verbeteragenda Jeugd, Inlichtingen Bureau); ● Wet Politie Gegevens (externe audit voorbereiding); ● Verwerkingsregister (actualisatie); ● Awareness creëren voor de AVG binnen de organisatie (vlogs, themasessies);