Brief Platform Overijssel - Verzoek financieel forensisch onderzoek door lokale rekenkamers van partners Omgevingsdienst IJsselland

Deze sturing heeft ook plaatsgehad; het hoofd bedrijfsbureau koos voor enkelvoudig onderhandse aanbesteding voor de functies van medewerkers A, B en C. Ten overvloede merkt het Huis nog op dat genoemde belangenverstrengeling zich niet noodzakelijkerwijs beperkt tot de beslissing om nu juist deze deelnemers van de Netwerkorganisatie te selecteren voor inhuur. De belangenverstrengeling kan ook aan de orde zijn geweest bij latere beslissingen omtrent de contractvoorwaarden, de beoordeling van het geleverde werk en de voortzetting/ verlenging van de samenwerking met de Omgevingsdienst. De Gedragscode van de Omgevingsdienst schrijft onder meer het volgende voor; 'Je meldt een (voorgenomen) nevenactiviteit bij jouw leidinggevende als de activiteit raakvlakken heeft met jouw functie-uitoefening. Een raakvlak is in elk geval aanwezig als je activiteiten verricht vooreen organisatie, instantie of bedrijf dat op een of andere manier banden heeft met de Omgevingsdienst', ‘Je meldt activiteiten die (kunnen) leiden tot een botsing of onverenigbaarheid met belangen van de Omgevingsdienst waar je in jouw functie mee te maken hebt', en ten slotte ‘Heb je in jouw functie een relatie met een bedrijf waar je persoonlijk een financieel belang in hebt, vermijd dan risico's en bespreek dit met jouw leidinggevende.'.

Het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller bespraken hun financieel belang niet met de directeur en handelden daarmee niet in lijn met het integriteitsbeleid van de Omgevingsdienst. Zoals eerder aangegeven bespraken het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller dit niet met de directeur, omdat zij van mening waren (en zijn) dat er geen sprake is van een financieel belang en omdat het in hun ogen niet relevant was om het provisiemodel van de Netwerkorganisatie kenbaar te maken bij de Omgevingsdienst. De directeur wist aanvankelijk niet van het financiële belang en ging er in de loop van 2022 vanuit dat het financiële belang voor het hoofd bedrijfsbureau in de ordegrootte van ‘honderden euro's op jaarbasis' lag. Het Huis constateert dat het in werkelijkheid om een hoger bedrag ging: ongeveer € 2.300,- (hoofd bedrijfsbureau) en ongeveer € 1.500,(concerncontroller) op jaarbasis. Het Huis stelt bovendien dat-ook als het financiële belang in de ordegrootte van honderden euro’s op jaarbasis had gelegen - er sprake zou zijn van belangenverstrengeling. Ook uit de eigen Gedragscode van de Omgevingsdienst is overigens af te leiden dat de om vang van een financieel belang op zichzelf niet doorslaggevend is.

29

Misstandonderzoek naar integriteit en inhuur bij een omgevingsdienst

Toezicht op integriteit Het toezicht op integriteit schoot tekort binnen de Omgevingsdienst. Uit het onderzoeksdossier, in het bijzonder uit de interviews, blijkt dat het besef van het belang van integriteitsbeleid bij de Omgevingsdienst onvoldoende was. De Omgevingsdienst volgde de interne procedure met betrekking tot (de ondertekening van) integriteits- en geheimhoudingsverklaringen niet. En het viel intern ook niet op dat die procedure niet werd gevolgd. Hierdoor werkten minimaal vier extern ingehuurde medewerkers meerdere jaren voor de Omgevingsdienst terwijl de vereiste, door hen ondertekende integriteits- en geheimhoudingsverklaring ontbrak. Daarbij zij nog opgemerkt dat uit het onderzoek van het Huis geen specifieke omstandigheden bleken die konden verklaren waarom de Omgevingsdienst bij deze vier extern ingehuurde medewerkers verzuimde de integriteits- en geheimhoudingsverklaringen te laten ondertekenen; één en ander roept dan ook de vraag op in hoeverre de Omgevingsdienst alle overige extern ingehuurde medewerkers die verklaringen wel liet ondertekenen. Het voorgaande leidt tot de constatering dat er in 2021 en 2022 binnen de Omgevingsdienst onvoldoende toezicht was op het volgen van de integriteitsprocedure bij externe inhuur of op het handelen conform de Gedragscode.

Resumerend Het Huis constateert dat er bij de externe inhuur door de Omgevingsdienst sprake was van belangenverstrengeling. Het hoofd bedrijfsbureau was binnen de Omgevingsdienst verantwoordelijk voor het (professionaliseren van) het bedrijfsbureau en het aannemen of inhuren van medewerkers daarvoor. Tegelijkertijd ontvingen het hoofd bedrijfsbureau (en de concerncontroller) via de stichting provisiegelden afkomstig van bij de Omgevingsdienst ingezette deelnemers van de Netwerkorganisatie. Daarbij is het Huis van oordeel dat er In 2021 en 2022 binnen de Omgevingsdienst onvoldoende toezicht was op het volgen van de integriteitsprocedure bij externe inhuur en op het handelen conform de Gedragscode.

3.4

MAATREGELEN DOOR DE OMGEVINGSDIENST De Omgevingsdienst trof sinds de start van het onderzoek van het Huis op 6 juli 2022 meerdere maatregelen. Op verzoek van de Omgevingsdienst stelde de accountant een nader onderzoek in naar de jaarrekening 2021. Dit nader onderzoek richtte zich specifiek op de inhuur en de aanbestedingsregels en leidde tot een herbevestiging van de afgegeven accountantsverklaring voor 2021. Daarnaast vond een verscherpte controle plaats in het kader van de jaarrekening 2022. De Omgevingsdienst geeft aan dat de accountant opnieuw en in omvangrijke mate aandacht besteedde aan de inhuur (waarbij de inhuur van deelnemers van de Netwerkorganisatie specifieke aandacht kreeg), het toepassen van de aanbestedingsregels en de toetsing daarvan aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid. De accountant trof geen onregelmatigheden aan, zo beschrijft de Omgevingsdienst. De Omgevingsdienst verstrekte het Huis geen specifieke informatie over deze verscherpte controle. Het Huis baseert zich in dezen dan ook slechts op genoemde accountantsverklaring en de herbevestiging daarvan. Daarbij moet bovendien opgemerkt dat de controles en de goedkeurende verklaringen van de accountant primair gericht zijn op de beantwoording van de vraag of de jaarrekening van de Omgevingsdienst een getrouw beeld geeft; de onderzoeksvragen van het onderzoek van het Huis zijn daarmee niet beantwoord.

30

Misstandonderzoek naar integriteit en inhuur bij een omgevingsdienst

Het hoofd bedrijfsbureau en medewerkers A, B, en C verrichtten in 2021 en 2022 werkzaamheden voor de Omgevingsdienst zonder dat zij de integriteits- en geheimhoudingsverklaring hadden ondertekend. Dit is in april of mei 2023 rechtgezet; zij ondertekenden de integriteits- en geheimhoudingsverklaring alsnog, zij het ongedateerd. Ook alle andere ingehuurde medewerkers zouden deze verklaring inmiddels ondertekend hebben. De procedure rondom het ondertekenen van de integriteits- en geheimhoudingsverklaring is aangepast. Alle nieuwe inhuurmedewerkers krijgen de verklaring ter ondertekening aangeboden en er wordt bewaakt dat de verklaring daadwerkelijk getekend wordt, zo geeft de Omgevingsdienst aan. De Omgevingsdienst benoemt dat het inkoop- en aanbestedingsproces inmiddels ‘bemenst en gestroomlijnd' is. De procedurebewaking is verbeterd, hetgeen de Omgevingsdienst illustreert met het voorbeeld van de correct gekozen meervoudig onderhandse aanbesteding van de functie van medewerker C in de loop van 2022. De functies van hoofd bedrijfsbureau en concerncontroller worden inmiddels door andere personen ingevuld. De Omgevingsdienst gaf daarnaast aan dat de projecten van medewerkers A, B en C in de eerste helft van 2023 zouden worden afgerond, waarmee hun werkzaamheden voor de Omgevingsdienst zouden eindigen.

Resumerend De Omgevingsdienst trof enkele maatregelen. Zo vroeg de Omgevingsdienst de accountant om zijn goedkeurende verklaring over de jaarrekening van 2021 opnieuw te bezien (met aandacht voor onder meer de toepassing van aanbestedingsregels). Ook ondertekenden alle ingehuurde medewerkers (alsnog) -zij het ongedateerd - de integriteits- en geheimhoudingsverklaring en is de procedurebewaking verbeterd. Het Huis ziet in de maatregelen die de Omgevingsdienst trof een verbetering. Het Huis ziet echter nog niet voldoende borging om belangenverstrengeling of afwijking van het inkoopbeleid of aanbestedingsregelgeving te voorkomen.

3.5

BEOORDELING VERMOEDEN VAN EEN MISSTAND De deelvraag die in deze paragraaf wordt beantwoord, is: • Was bij de belangenverstrengeling en/of de schending van aanbestedingsregelgeving het maatschappelijk belang in het geding? Wanneer is er sprake van een misstand? Er zijn verschillende wettelijke criteria om te bepalen of er sprake is van een misstand zoals bedoeld in de Wet Hvk. Zo kan er sprake zijn van een misstand als de veiligheid van personen in gevaar is, een gevaar bestaat voor de volksgezondheid of als er een gevaar is voor de aantasting van het milieu. Ook kan er sprake zijn van een misstand als een wettelijk voorschrift wordt geschonden of als er gevaar is voor het goed functioneren van een openbare dienst of onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten. Voor al deze situaties moet daarbij ook het maatschappelijk belang in het geding zijn. Dat betekent bijvoorbeeld dat de misstand uitstijgt boven een individuele kwestie, dat sprake is van een patroon of structureel karakter of van een zodanige ernstige of omvangrijke misstand dat daardoor het algemeen/ maatschappelijk belang wordt geraakt. Voor de beoordeling van de ernst van de misstand kijkt het Huis naar de aard, omvang en ernst van de (potentiële) schade van de misstand. 31

Misstandonderzoek naar integriteit en inhuur bij een omgevingsdienst

Was hier sprake van een misstand met een maatschappelijk belang? Het Huis ziet in de werkwijze van de Omgevingsdienst schending van een wettelijk voorschrift en een gevaar voor het goed functioneren van een openbare dienst. Het Huis acht hierbij het maatschappelijk belang in het geding. Hieronder wordt dit nader toegelicht. Schending van een wettelijk voorschrift Bij de inhuur van externe medewerkers voor de functies van hoofd bedrijfsbureau en concerncontroller schond de Omgevingsdienst voorschriften uit de Aanbestedingswet 2012. De Omgevingsdienst had een Europese aanbesteding moeten uitschrijven, of had door middel van een reële raming van de opdrachtwaarde moeten aantonen dat kon worden volstaan met meervoudig onderhandse aanbestedingen. Het Huis acht hierbij nog relevant dat de Omgevingsdienst zich in het kader van de inhuur van externen uit de Netwerkorganisatie niet hield aan diverse interne regels, zoals de Regeling ambtseed, ambtsbelofte en integriteits- en geheimhoudingsverklaring en de Gedragscode.

Hoewel geen wettelijke voorschriften, omvatten deze interne regelingen concrete en duidelijke voorschriften die de Omgevingsdienst zichzelf oplegde in het belang van zijn integriteit en compliance.^'^ Gevaar voor goed functioneren als openbare dienst Schending van een wettelijk voorschrift en van interne regels hoeft niet gepaard te gaan met een gevaar voor het goed functioneren. In dit geval acht het Huis dat gevaar wel aan de orde, omdat de Omgevingsdienst op een onzorgvuldige wijze omgaat met (integriteits)regels die het goed functioneren van de Omgevingsdienst als openbare dienst moeten borgen. Hiervan licht het Huis hieronder drie voorbeelden uit. (i)

Pas door het onderzoek van het Huis raakte de Omgevingsdienst op de hoogte van (1) het bestaan van provisieverrekeningen tussen het hoofd bedrijfsbureau, de concerncontroller en enkele ingehuurde medewerkers uit de Netwerkorganisatie en (2) de nevenfuncties van het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller als medebestuurders van de stichting. Deze verrekeningen en nevenfuncties - en in het bijzonder ook het gegeven dat betrokkenen deze niet meldden aan de Omgevingsdienst - stonden evident op gespannen voet met de Gedragscode. Dat vroeg om doortastend optreden van de Omgevingsdienst om zicht te krijgen op de aard en omvang van deze mogelijke belangen en nevenfuncties en hoe deze zich verhouden tot de Gedragscode. De Omgevingsdienst voerde slechts een gesprek met de concerncontroller, die mondeling de provisiemethodiek schetste. De Omgevingsdienst vroeg daarbij geen onderbouwende stukken en voerde geen gesprek met andere betrokkenen, zoals het hoofd bedrijfsbureau. Deze beperkte inspanningen van de Omgevingsdienst leverden dus slechts een indruk op die - naar het oordeel van het Huis - niet onderbouwd en onvoldoende accuraat was.

Het Huis kan niet anders concluderen dan dat de Omgevingsdienst destijds een niet doortastend gevolg gaf aan signalen over deze mogelijke schending van de Gedragscode, hetgeen volgens het Huis getuigt van een onzorgvuldige omgang met de normen in deze Gedragscode. Dit vormt een gevaar voor het goed functioneren als openbare dienst.

De nieuwe Wet bescherming klokkenluiders stelt overigens schending van dergel Jke interne regelingen in bepaalde gevallen in zekere zin gelijk aan schending van wettel jke voorschriften (artikel 1, onder misstand).

32

Misstandonderzoek naar integriteit en Inhuur bij een omgevingsdienst

(ii)

De situatie kon voortbestaan dat gedurende meer dan twee jaar in ieder geval vier ingehuurde medewerkers als ambtenaren functioneerden, zonder dat ze de vereiste integriteits- en geheimhoudingsverklaring ondertekenden en zonder dat deze omissie werd gesignaleerd door de directeur en het management van de Omgevingsdienst. Daarop gewezen en meermaals bevraagd door het Huis, duurde het nog bijna vier maanden voordat de Omgevingsdienst alsnog de integriteits- en geheimhoudingsverklaringen - zonder dagtekening - liet ondertekenen door deze betrokkenen. De Omgevingsdienst verklaart, in reactie op vragen van het Huis, het ontbreken van de ondertekende verklaringen vooral als een administratieve omissie die het gevolg is van een noodgedwongen beperkte aandacht voor dergelijke regelnaleving in deze opbouwjaren van de Omgevingsdienst. Gezien deze verklaring sluit het Huis op basis van dit onderzoek niet uit dat de omissie zich niet beperkte tot genoemde vier ingehuurde medewerkers. Het Huis beschouwt het ontbreken van integriteits- en geheimhoudingsverklaringen van ingehuurde medewerkers van een openbare dienst als een ernstige tekortkoming van de Omgevingsdienst. De verklaringen dienen er immers toe om ingehuurde medewerkers zich te laten committeren en binden aan de integriteitsnormen die de Omgevingsdienst noodzakelijk acht voor zijn eigen integer functioneren.

Dat bij dergelijke verklaringen bovendien een dagtekening onmisbaar is-vanaf welke datum is de betreffende medewerker gebonden aan de integriteitsnormen? - is evident. Samenvattend ziet het Huis bij de Omgevingsdienst ook met de interne regels met betrekking tot integriteits- en geheimhoudingsverklaringen, een onzorgvuldige omgang. Dit vormt een gevaar voor het goed functioneren als openbare dienst.

(iii) Ten slotte is er een gebrek aan integriteitsbewustzijn binnen de (organisatiecultuur van de) Omgevingsdienst. Dit wordt geïllustreerd doordat respectievelijk het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller zelf in de vergaderingen van het dagelijks bestuur van 13 januari 2022 en 10 februari 2022 de wenselijkheid beargumenteerden om voor hun eigen inhuur niet te kiezen voor een Europese aanbesteding. Ook de ondersteunende beslisnota voor het dagelijks bestuur was door een van hen opgesteld ('Dus als we Europees moeten aanbesteden zijn er in theorie 2 mogelijkheden: een formeel traject met het risico dat I van ons beiden of allebei buiten de boot vallen of: een traject waarbij op voorhand vaststaat dat wij het worden.'). Een ander voorbeeld van een gebrek aan integriteitsbewustzijn is te zien bij de begeleiding van het door het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst geïnitieerde onderzoek door de accountant. Het dagelijks bestuur legde de accountant als opdrachtformulering de door het Huis gehanteerde onderzoeksvraag en deelvragen voor (zie paragraaf 1.3.1). De concerncontroller, wiens handelen mede onderwerp van onderzoek door het Huis was, ondersteunde het dagelijks bestuur bij het contact met de accountant en overlegde op 1 november 2022 ook zelf met de accountant over diens onderzoek.

De Omgevingsdienst gaf de concerncontroller daarmee een nauwe betrokkenheid bij de opzet en aansturing van het onderzoek naar (de rechtmatigheid van) zijn eigen inhuur en die van anderen uit de Netwerkorganisatie waarvan hij onderdeel uitmaakte. Een dergelijk gebrek aan integriteitsbewustzijn van de Omgevingsdienst vormt een gevaar voor het goed functioneren als openbare dienst.

33

Misstandonderzoek naar integriteit en inhuur bij een omgevingsdienst

Maatschappelijk belang Het maatschappelijk belang is in het geding bij de schendingen van het wetteliJk voorschrift en de interne regels door de Omgevingsdienst, en bij zijn onzorgvuldige omgang met de regels. De voorbeelden stijgen uit boven de individuele kwesties en leggen een patroon bloot van weinig aandacht voor (naleving van) de betreffende wet­ en regelgeving en interne regels. Het is van maatschappelijk belang dat een openbare dienst de eigen integriteit en compliance zwaar weegt en nastreeft. Daar komt bij dat de Omgevingsdienst toezichthoudende en handhavende taken heeft. Om die taken geloofwaardig te kunnen uitvoeren moet de integriteit van de Omgevingsdienst niet ter discussie staan. De integere uitvoering van bijvoorbeeld de toezichthoudende en handhavende taken ligt bovendien uiteindelijk bij de individuele medewerkers van de Omgevingsdienst. Zij moeten zich hierin gestuurd en gesteund weten door een adequate ‘tone at the top’ van de Omgevingsdienst. Tot slot: bij de tekortkomingen speelde volgens de Omgevingsdienst een belangrijke rol dat de Omgevingsdienst en zijn bedrijfsbureau de afgelopen ja ren in opbouw waren. Het vergde veel managementaandacht en -inspanning om met nu eenmaal beperkte middelen aan de eisen en verwachtingen van de deelnemende gemeenten en de provincie te kunnen voldoen; uiteraard schieten er dan zaken bij in.

Het Huis kan dit tot op zekere hoogte volgen en zag dit bevestigd in meerdere interviews. Niettemin is het zo dat het voor het geloofwaardig en robuust uitvoeren van de kerntaak van de Omgevingsdienst van groot belang is dat de organisatie zichzelf - ook in de opbouwfase - aan wet- en regelgeving houdt en een cultuur heeft waarin dit geborgd is.

Resumerend Het Huis oordeelt dat de belangenverstrengeling en de schending van aanbestedingsregelgeving in combinatie met een patroon van onzorgvuldige omgang met wet- en regelgeving en interne regels bij de inhuur van externe medewerkers, leidden tot een misstand waarbij het maatschappelijk belang in het geding is.

34

Misstandonderzoek naar integriteit en inhuur bij een omgevingsdienst

4.

CONCLUSIE Dit hoofdstuk duidt de geconstateerde feiten en omstandigheden in het licht van de onderzoeksvraag. Voor het onderzoek van het Huis luidde de centrale onderzoeksvraag als volgt: Is bij de Omgevingsdienst sprake (geweest) van een misstand, zoals bedoeld in de Wet Huis voor klokkeniuiders, bij de inhuur van personen uit of via de ‘netwerkorganisatie' van zelfstandigen in de periode 2020 tot en met 2022? Het Huis komt in dat verband tot de volgende conclusies: 1

De Omgevingsdienst handelde bij de inhuur van twee van de vijf deelnemers van de Netwerkorganisatie niet conform het eigen inkoopbeleid.

De Omgevingsdienst koos zowel bij de inhuur van de concerncontroller als bij de inhuur van medewerker A voor een enkelvoudig onderhandse aanbesteding. Gezien de opdrachtwaarden van deze twee inhuurtrajecten van respectievelijk € 41.000,- en € 39.000,- exclusief btw had de Omgevingsdienst in deze gevallen volgens het eigen inkoopbeleid een meervoudig onderhandse aanbesteding moeten doen. 2

De Omgevingsdienst schond bij de inhuur van het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller voorschriften uit de Aanbestedingswet 2012.

Het Huis beschouwt de inhuurtrajecten voor het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller als twee ongedeelde opdrachten. De opgetelde inhuurbedragen voor zowel het hoofd bedrijfsbureau als voor de concerncontroller overstegen in de loop van 2022 het Europese drempelbedrag. De Omgevingsdienst stelde vooraf geen raming op van de waarde van deze opdrachten en had deze daarom niet mogen verlengen, maar als nieuwe opdrachten moeten aanbesteden. De Omgevingsdienst schond hiermee de voorschriften uit de Aanbestedingswet 2012. 3

Er was bij de externe inhuur door de Omgevingsdienst sprake van belangenverstrengeling.

Het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller hadden financieel baat bij de inhuur door de Omgevingsdienst van specifiek deelnemers van de Netwerkorganisatie, waarvan het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller persoonlijk deel uitmaakten. Het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller meldden hun financieel belang niet aan de Omgevingsdienst en handelden daarmee niet in lijn met het integriteitsbeleid van de Omgevingsdienst. Ook meldden zij niet hun nevenfunctie als medebestuurders van de stichting waarbinnen de betreffende provisieverrekeningen plaatsvonden. Het financieel belang bedroeg voor het hoofd bedrijfsbureau ongeveer € 2.300,- op jaarbasis en voor de concerncontroller ongeveer € 1.500,- op jaarbasis. Daarbij merkt het Huis nog op dat de omvang van het financiële belang geenszins doorslaggevend is bij de vraag of sprake is van ongewenste belangenverstrengeling en strijd met de eigen Gedragscode van de Omgevingsdienst.

35

Misstandonderzoek naar integriteit en inhuur bij een omgevingsdienst

4 De Omgevingsdienst trof enkele maatregelen, maar het is onzeker of deze voldoende borging bieden om belangenverstrengeling of afwijkingen van inkoopbeleid en aanbestedingsregelgeving te voorkomen. Het Huis ziet dat de Omgevingsdienst gedurende het Onderzoek van het Huis enkele maatregelen trof. Zo ondertekenden alle ingehuurde medewerkers (alsnog) de integriteits- en geheimhoudingsverklaring en is de procedurebewaking verbeterd. Het Huis ziet hierin nog niet voldoende borging om belangenverstrengeling of afwijking van het inkoopbeleid of aanbestedingsregelgeving te voorkomen. 5

Er was in de periode 2020 tot en met 2022 bij de Omgevingsdienst sprake van een misstand in de zin van de Wet Hvk bij de inhuur van deelnemers van de Netwerkorganisatie.

De misstand bestond uit de schending van wettelijke voorschriften en het (mede daardoor) laten ontstaan van gevaar voor het functioneren van de openbare dienst. Het maatschappelijk belang was in het geding vanwege een patroon van onzorgvuldige omgang van de Omgevingsdienst met wet- en regelgeving en interne regels. Bij de inhuur van externe medewerkers voor de functies van hoofd bedrijfsbureau en concerncontroller hield de Omgevingsdienst zich niet aan de Aanbestedingswet. Ook hield de Omgevingsdienst zich bij de inhuur van deze en de andere drie personen uit de Netwerkorganisatie niet aan voorschriften die de Omgevingsdienst zichzelf oplegde in het belang van zijn integriteit en compliance. De Omgevingsdienst gaf bovendien geen doortastend gevolg aan de signalen die zij kreeg over (niet gemelde) nevenfuncties en provisieverrekeningen in dit verband, en over het ontbreken van ondertekende integriteitsverklaringen. Daarnaast getuigt de rol die het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller kregen bij de besluitvorming over hun eigen contractverlenging, alsook de rol die de concerncontroller kreeg bij de afstemming met de accountant over gerezen vragen met betrekking tot provisieverrekeningen (waarbij hij zelf betrokkenheid had) van een gebrek aan integriteitsbewustzijn binnen de Omgevingsdienst.

Bij de schending van wettelijke voorschriften en het patroon van een onzorgvuldige omgang met de regels ontstond een gevaar voor het functioneren van de openbare dienst. Het Huis acht hierbij het maatschappelijk belang in het geding. Het is van maatschappelijk belang dat een openbare dienst de eigen integriteit en compliance zwaar weegt en nastreeft. Daar komt bij dat de Omgevingsdienst toezichthoudende en handhavende taken heeft. Om die taken geloofwaardig te kunnen uitvoeren moet de integriteit van de Omgevingsdienst niet ter discussie staan. Individuele medewerkers moeten zich hierin gestuurd en gesteund weten door een adequate ‘tone at the top’ van de Omgevingsdienst. Het Huis onderkent dat de Omgevingsdienst de afgelopen jaren in opbouw was en dat het veel managementinspanning vergde om aan de verwachtingen van de deelnemende gemeenten en de provincie te kunnen voldoen. Niettemin is het zo dat het voor het geloofwaardig en robuust uitvoeren van de kerntaak van de Omgevingsdienst van groot belang is dat de organisatie zichzelf aan wet- en regelgeving houdt en een cultuur heeft waarin dit geborgd is. Integriteit is geen luxe die pas te veroorloven is na de opbouwfase; zij moet één van de meest wezenlijke onderdelen ervan zijn.

36

Misstandonderzoek naar integriteit en inhuur bij een omgevingsdienst

5.

AANBEVELING In dit geval ziet het Huis aanleiding om gebruik te maken van zijn bevoegdheid om een aanbeveling te doen, als bedoeld in artikel 8, tweede lid, van de Wet Hvk. Met deze aanbeveling beoogt het Huis bij te dragen aan een behoorlijk functioneren van de Omgevingsdienst, in het bijzonder ten aanzien van het interne integriteitsbeleid en -bewustzijn, de regelnaleving bij inhuur en het intern toezichtstelsel. Het Huis richt zijn aanbeveling nadrukkelijk aan het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst, voor wie het Huis een cruciale rol en verantwoordelijkheid ziet. De aanbeveling luidt als volgt: 1

Onderzoek de noodzaak om het huidige proces van externe inhuur door de Omgevingsdienst aan te passen, met daarbij aandacht voor de borging van rechtmatigheid.

2 Verstevig de interne toezichtfunctie met betrekking tot de naleving van integriteitsen inhuurregels, waaronder de Gedragscode (in het bijzonder ook met betrekking tot nevenfuncties, persoonlijke/financiële belangen en het intern melden daarvan) en aanbestedingsregelgeving. 3

Bevorder het integriteitsbewustzijn van de organisatie door: a In de sturing van de organisatie integriteit en compliance als randvoorwaarde te stellen voor alle taken van de organisatie, en de organisatie in staat te stellen om aan die randvoorwaarde te voldoen door haar tijd en middelen daarvoor te bieden, b Als algemeen bestuur, dagelijks bestuur en managementteam in houding en gedrag het belang van integriteitsregels uit te dragen, c De integriteitsregels van de organisatie structureel onder de aandacht te brengen bij bestaande en bij nieuwe - ook ingehuurde - medewerkers.

Het Huis verzoekt het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst om binnen zes maanden na publicatie van dit onderzoeksrapport het Huis een schriftelijke beschrijving van de genomen besluiten en maatregelen toe te zenden.

37

Misstandonderzoek naar integriteit en inhuur bij een omgevingsdienst

BDLACE 1.

SAMENVATTING REACTIE OP COMMENTAREN

De Omgevingsdienst en verzoeker hebben (zoals wettelijk voorgeschreven) schriftelijk commentaar kunnen geven op het conceptrapport. Daarnaast hebben het hoofd bedrijfsbureau, de concerncontroller en de aan de Netwerkorganisatie gelieerde stichting schriftelijk commentaar kunnen geven op het conceptrapport, gezien hun specifieke betrokkenheid in de voor het onderzoek relevante feiten en omstandigheden. De verwerking van het commentaar door het Huis voor Klokkenluiders (hierna: het Huis) is samengevat in deze bijlage. Hieronder worden de commentaren en de verwerking daarvan door het Huis weergegeven Commentaar van de Omgevingsdienst De Omgevingsdienst deelde mee kennis te hebben genomen van het conceptrapport en binnen zes maanden na publicatie van het definitieve onderzoeksrapport, het Huis een schriftelijke beschrijving van de genomen besluiten en maatregelen te zullen toezenden. De Omgevingsdienst maakte op deze wijze gebruik van de mogelijkheid schriftelijk te reageren op het conceptrapport en zag daarbij af van inhoudelijk commentaar op het conceptrapport. Commentaar van verzoeker Verzoeker deelde mee zich te kunnen vinden in het conceptrapport. Commentaar van de stichting De stichting gaf in haar reactie aan onaangenaam verrast en buitengewoon teleurgesteld te zijn.

Zij vond dat het Huis eenzijdig en vooringenomen onderzoek had gedaan en dat het Huis niets had gedaan met haar eerdere commentaar op het voorgelegde feitenrelaas. De stichting zag daarom geen toegevoegde waarde in het geven van een inhoudelijke reactie op het conceptrapport. Ten slotte bleef de stichting bij haar eerdere standpunt dat er geen sprake is van belangenverstrengeling door het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller. Anders dan de stichting stelde, voerde het Huis op basis van het eerdere commentaar van de stichting op het voorgelegde feitenrelaas in het conceptrapport enkele wijzigingen door. Dit betroffen echter wijzigingen die de bevindingen - waar de stichting bezwaar tegen maakte - in stand lieten. Het feit dat het Huis geen specifieke, afzonderlijke reactie gaf op het commentaar van de stichting op het voorgelegde feitenrelaas, hangt samen met de vaste werkwijze van het Huis. Het Huis betrekt de commentaren op het feitenrelaas bij het opstellen van het conceptrapport. Dat conceptrapport wordt vervolgens voorgelegd aan partijen (waaronder in dit geval de stichting) voor commentaar. Indien het commentaar daartoe aanleiding geeft, past het Huis het onderzoeksrapport aan. Ingeval het commentaar niet leidt tot aanpassing, is het Huis wettelijk verplicht in zijn onderzoeksrapport de redenen daarvoor aan te geven.

Het Huis betrekt in dit geval het commentaar dat de stichting gaf op het voorgelegde feitenrelaas. Hieronder licht het Huis toe aan welke onderdelen daarvan het Huis in het onderzoeksrapport niet of niet geheel tegemoet komt. De stichting maakte in de eerste plaats bezwaar tegen de zinsnede in het feitenrelaas dat het hoofd bedrijfsbureau deelnemers van de Netwerkorganisatie voor een lange periode en tegen een zo hoog mogelijk tarief zou inzetten. Het Huis liet daarop in het conceptrapport de vermelding van 'een lange periode’ achterwege. Ook verbond het Huis het streven naar een hoog tarief expliciet aan de stichting/ de Netwerkorganisatie, in plaats van aan het hoofd bedrijfsbureau. Dit omdat dit uitgangspunt in het 38

Misstandonderzoek naar integriteit en inhuur bij een omgevingsdienst

huishoudelijk reglement van de stichting staat. Ter verduidelijking voegde het Huis ten slotte een verwijzing naar het provisiemodel van de stichting toe in het onderzoeksrapport. Een tweede bezwaar van de stichting betrof de zinsnede dat het hoofd bedrijfsbureau belang had bij onder andere een financieel gezonde stichting en bij tevreden deelnemers (en medeoprichters) van de Netwerkorganisatie. Dit is gededuceerd door het Huis. Het Huis stelt daarmee overigens niet dat het hoofd bedrijfsbureau als enige baat had bij onder andere een financieel gezonde stichting en bij tevreden deelnemers (en medeoprichters) van de Netwerkorganisatie. Allen die betrokken zijn bij de stichting en de Netwerkorganisatie hebben daar baat bij. Het onderzoek concentreert zich echter op de Omgevingsdienst en op functionarissen die werkzaam waren binnen de Omgevingsdienst, onder wie het hoofd bedrijfsbureau. Om die reden noemt het Huis specifiek het hoofd bedrijfsbureau in de betreffende zinsnede. Ten slotte benoemde de stichting dat de conclusie dat sprake is van belangenverstrengeling, in haar ogen onjuist is. Het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller benoemden hetzelfde punt in hun commentaar (zie hieronder).

Commentaar van het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller Het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller reageerden met een ingevulde verwerkingstabel (zoals door het Huis verzocht) op het conceptrapport. Daarnaast stuurden zij een brief Zij gaven in de brief aan van mening te zijn dat het onderzoek door het Huis vooringenomen en niet objectief is uitgevoerd en dat de proportionaliteit van de misstand niet in verhouding staat tot het doel waarvoor het Huis is opgericht. In hun reactie op het conceptrapport benoemden ze onder meer dezelfde punten als de stichting (de gestelde vooringenomenheid van het onderzoek en afwezigheid van belangenverstrengeling). Het Huis verwijst naar de alinea hierboven (onder ‘Commentaar van de stichting’) voor de argumentatie van het Huis om niet (geheel) tegemoet te komen aan die specifieke punten. Daarnaast weerspraken het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller dat zij financieel baat hadden bij de inhuur. Hun argumenten waren (samengevat) dat de drie andere deelnemers van de Netwerkorganisatie op andere opdrachten werkzaam waren, voordat ze voor de Omgevingsdienst gingen werken.

Het maakt in de opvatting van het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller niet uit of provisie voortkwam uit opdrachten voor de Omgevingsdienst of voor een andere opdrachtgever: het bedrag (bij een gelijkblijvend tarief) en het aandeel dat het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller daarin hadden bleef hetzelfde. Er was volgens het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller dus voor hen geen extra financiële baat ten opzichte van de situatie dat de drie deelnemers bij een andere opdrachtgever zouden werken. Het Huis kijkt daar anders naar. Het gaat er volgens het Huis niet om of het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller extra baat hadden; de kwestie is dat zij überhaupt op enige wijze financieel baat hadden bij inhuur van deelnemers van de Netwerkorganisatie. In tegenstelling tot wat het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller hierover aangeven, ziet het Huis wel een financiële baat en daarmee ook belangenverstrengeling bij de inhuur van deelnemers van de Netwerkorganisatie. Om deze reden paste het Huis de tekst in het onderzoeksrapport op dat punt niet aan. Het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller benoemden in hun commentaar dat zij graag de toevoeging zien dat het provisiemodel ook behelst dat een overschot tussen de ingelegde provisie en de betaalde kosten aan het einde van het jaar wordt teruggeven aan alle deelnemers.

Het Huis zag geen reden voor deze toevoeging aangezien paragraaf 2.3 in het onderzoeksrapport reeds de volgende zin bevat: “Het bedrag dat na betaling van alle uitgaven van de stichting aan het einde van het jaar resteert, wordt verdeeld en uitgekeerd aan alle deelnemers." Het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller wezen verder op het gegeven dat ook zijzelf afdragen aan de stichting. Volgens het Huis doet dat niets af aan de baten die zij bij inhuur hadden.

39

Misstandonderzoek naar integriteit en inhuur bij een omgevingsdienst

Het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller maakten ook bezwaar tegen de constatering dat zij - in strijd met de Gedragscode van de Omgevingsdienst - hun financieel belang en hun nevenfunctie als medebestuurders van de stichting niet meldden aan de Omgevingsdienst. Ze zagen geen verplichting om hierover verantwoording af te leggen aan de Omgevingsdienst. Het Huis handhaafde de oorspronkelijke tekst omdat beiden in functie waren als functionarissen van de Omgevingsdienst en ook gehouden waren vanuit die hoedanigheid te handelen (als waren zij ambtenaren). Ten aanzien van het niet ondertekenen van integriteitsverklaringen door extern ingehuurde medewerkers zouden het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller graag opgenomen zien dat deze integriteitsverklaringen bij de Omgevingsdienst in het algemeen niet ter ondertekening werden voorgelegd aan nieuwe externe medewerkers. Deze tekortkoming zou toe te rekenen zijn aan het vertrek van een HR-medewerker, zo geven het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller aan. Het Huis gaat daar niet in mee. Het mag van een professionele overheidsorganisatie worden verwacht dat deze zorgvuldig omgaat met dergelijke integriteitsverklaringen.

Het had niet alleen (bijvoorbeeld) de algemeen directeur, maar ook het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller vanuit hun respectievelijke functies en professionaliteit gepast om deze tekortkoming te signaleren. Het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller hebben ten slotte een andere interpretatie van 'het patroon van onzorgvuldige omgang met wet- en regelgeving en interne regels’. Zij verbinden dit aan de inhuur van externe medewerkers. Om te kunnen spreken van een patroon zou volgens hen het hoofd bedrijfsbureau voor het werven van tijdelijke medewerkers veelvuldiger mensen uit haar netwerk hebben moeten aantrekken. Op een totaal van dertien door het hoofd bedrijfsbureau ingehuurde externe medewerkers waren er slechts drie verbonden aan de Netwerkorganisatie. Hierdoor kan er volgens het hoofd bedrijfsbureau en de concerncontroller geen sprake zijn van een patroon. Het Huis ziet echter bij de Omgevingsdienst een breder patroon van weinig aandacht voor (naleving van) de betreffende wet- en regelgeving en interne regels. Elementen in dat patroon zijn onder meer het niet voldoen aan het eigen inkoopbeleid zonder daar een afwijkingsbesluit over te laten nemen, het niet voldoen aan de Aanbestedingswet 2012, het niet kenbaar maken van (mogelijke) belangenverstrengeling c.q.

het handelen in strijd met de interne integriteitsregels en het niet borgen van de geheimhoudings- en integriteitsregels door de daarbij horende verklaringen niet te laten ondertekenen. Het Huis zag dan ook geen reden tot aanpassing op dit punt.

40

Misstandonderzoek naar integriteit en inhuur bij een omgevingsdienst

Dit is een uitgave van het Huis voor Klokkenluiders. Rapportnummer: 2022-29953 © Huis voor Klokkenluiders, december 2023 Contactgegevens Muzenstraat 89-91, 2511 WB Den Haag Postadres: Postbus 85680,2508 CJ Den Haag Telefoon: 088-13 31 000 E-mail: contactcSDhuisvoorklokkenluiders.nl

41

A-

i r --r

Bs®

-•r-: .•■

•"

SS

-'.

.;■

fj »■.

. 'vI-J

>'i. ■■■■■:^

‘

f-

: -V

i/ .ri-

Huis voor Klokkenluiders: Integriteitsschendingen bij omgevingsdienst Tijdens de opbouw van een omgevingsdienst, schond de dienst meerdere keren wet­ en regelgeving bij de inhuur van externe medewerkers. Ook was er sprake van belangenverstrengeling en leefde de dienst het eigen integriteitsbeleid niet na. Dit blijkt uit een misstandonderzoek dat het Huis voor Klokkenluiders vandaag publiceert. De omgevingsdienst - een samenwerkingsverband van meerdere gemeenten en een provincie - paste de Aanbestedingswet en het eigen inkoopbeleid niet goed toe. Ook werden meermaals de eigen integriteitsvoorschriften geschonden. Hierdoor was lange tijd niemand op de hoogte van de nevenfuncties van ingehuurde medewerkers. Via een verdienmodel ontvingen deze externe medewerkers bovendien provisie voor nieuwe voorgedragen externen, uit hun eigen netwerkorganisatie van zzp’ers. De omgevingsdienst wijt de onzorgvuldige omgang met wet- en regelgeving aan het feit dat de dienst en zijn bedrijfsbureau de afgelopen jaren in opbouw waren. Het vergde veel inspanning om aan de verwachtingen van de deelnemende gemeenten en provincie te kunnen voldoen, met de beperkte middelen die voorhanden waren.

Integriteit is geen luxe “We zien vaker bij organisaties die in een opstartfase, reorganisatie of ander verandertraject zitten dat integriteit nauwelijks aandacht krijgt”, zegt Wilbert Tomesen, voorzitter van het Huis voor Klokkenluiders. “Integriteit, werken volgens regels, is echter geen luxe die soms wel en soms niet van pas komt. Zij zou één van de meest wezenlijke onderdelen ervan moeten zijn. Integriteitsafspraken worden juist gemaakt om misstanden te voorkomen. Bovendien weegt het hier extra zwaar dat een omgevingsdienst zelf toezichthoudende en handhavende taken heeft.” Het Huis voor Klokkenluiders heeft via zijn wettelijke bevoegdheid de omgevingsdienst aanbevolen om binnen zes maanden maatregelen te treffen om de externe inhuur, intern toezicht op naleving van de integriteits- en inhuuregels, en het integriteitsbewustzijn te verbeteren. De omgevingsdienst heeft toegezegd dit te gaan doen. Bestuurders stichtir^

OMGCVinGSOIENST

SnOfHNG

^eerwcen bestuur

oen bestuurder.'. iip^enconfüfni verre imofspr oJb rr?

Daeo!ijk<. he* (Totaal ongeveer 100 medewerkers} Directe

”“T Hoofd bedrijfs^eay (extern ingehuiwd)

f

AtdeXng Advie?

Bediiilsbuf

NETWERKORGANTSATIE (zzp-ers)

Vermoed jij een misstand op het werk? Bel de gratis en vertrouwelijke advieslijn van het Huis voor Klokkenluiders: 088 - 753 10 00

Achtergrondinformatie: Wat speelde er tussen 2020 en 2022? In 2020 besloot de nog relatief jonge omgevingsdienst tot uitbreiding en professionalisering van het bedrijfsbureau. Er kwam een tijdelijke vacature voor een adviseur bedrijfsvoering. De omgevingsdienst huurde de enige kandidaat die reageerde vervolgens als zzp'er in. Dit inhuurtraject verliep correct via een meervoudig onderhandse aanbesteding. In het najaar was de behoefte aan sturing, verantwoording en planning groter dan waar het bedrijfsbureau in kon voorzien. Het bedrijfsbureau kwam gekwalificeerde mensen tekort en ook verliet de toenmalige concerncontroller de organisatie. De ingehuurde adviseur bedrijfsvoering nam de taken en werkzaamheden van de concerncontroller over. Omdat deze functie op korte termijn moest worden ingevuld en de adviseur bedrijfsvoering volgens de directeur geschikt was, achtte de directeur een nieuwe aanbesteding niet nodig. Dit was in strijd met het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Naast een concerncontroller ontstond ook de behoefte aan een hoofd bedrijfsbureau op interim basis. Hun contracten werden meermaals verlengd en hiermee werd het Europese drempelbedrag van € 214.000 overschreden. Inhuur uit de netwerkorganisatie De concerncontroller en het hoofd bedrijfsbureau zijn deelnemers van een ‘netwerkorganisatie’: een samenwerkingsverband van 18 zzp’ers.

De concerncontroller en het hoofd bedrijfsbureau zijn bovendien medebestuurders van een stichting, opgericht ten behoeve van de netwerkorganisatie. Binnen deze stichting worden provisies verrekend wanneer de zzp'ers inhuuropdrachten voor elkaar regelen. Volgens het huishoudelijk reglement van de stichting voert de netwerkorganisatie in beginsel de tariefonderhandelingen bij inhuuropdrachten en probeert hierbij een zo hoog mogelijk tarief te realiseren. In 2021 en 2022 huurde het hoofd bedrijfsbureau namens de omgevingsdienst meerdere medewerkers in. Drie van de nieuwe medewerkers waren deelnemer van de netwerkorganisatie. Ook in deze gevallen werden niet alle regels ten behoeve van externe inhuur goed nageleefd. De concerncontroller en het hoofd bedrijfsvoering meldden hun financieel belang van enkele duizenden euro’s niet bij de omgevingsdienst. Het Huis voor Klokkenluiders oordeelt dat dit in strijd is met de gedragscode van de omgevingsdienst. Verklaringen niet ondertekend Tijdens het onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders bleek dat slechts één van de vijf ingehuurde medewerkers van de netwerkorganisatie een integriteits- en geheimhoudingsverklaring had ondertekend. Uit de bestudeerde documenten en de gevoerde gesprekken tijdens het onderzoek blijkt verder niet hoe het toezicht op de integriteitsregels bij externe inhuur binnen de omgevingsdienst was geregeld.

De samenwerkingen met zzp'ers uit de netwerkorganisatie, zoals die bleken uit het onderzoek, zijn inmiddels ten einde.

Het Huis voor Klokkenluiders adviseert melders bij (mogelijke) misstanden op het werk en doet onderzoek naar meldsituaties. Daarnaast bevordert het Huis het integriteitsbeleid binnen organisaties. Op grond van het vertrouwelijkheidsbeginsel in de Wet bescherming klokkenluiders doet het Huis geen nadere mededelingen over de identiteit van de melder en de organisatie. Noot voor de redactie: Voor vragen kunt u contact opnemen met woordvoerder Danielle van Essen via 06-15126971 ofdanielle.vanessen@huisvoorklokkenluiders.nl

Productie 3

Nederlandse Arbeidsinspectie Ministerie ran Sociale Zaken en Werkgelegenheid > Retouradres Postbus 90801 2509 LV Den Haag

Omgevingsdienst IJsselland T.a.v, de directie, de heer J.D. Nijkamp Postbus 40252 8004 DG ZWOLLE

I Im

Nederlandse Arbeidsinspectie Postbus 90801 2509 LV Den Haag Parnassusplein 5 2511 VX Den Haag www.NLArbeidsinspectie.ni Contactpersoon Meldingen informatiecentrum T + 31(0)70 333 6383

Onze referentie 2304029/07

Datum 16 augustus 2023 Betreft Inspectiebezoek

Geachte heer Nijkamp,

5.1(2)(e) Op donderdag 10 augustus 2023 hebben wij, 5.1(2)(e) en|5.1(2)(e)l _______ naar aanleiding van een melding een inspectie uitgevoerd op de arbeidsplaats Omgevingsdienst IJsselland, Lübeckplein 2, 8017 JZ te Zwolle. Tijdens het bezoek is gesproken met u, mevrouw 5.1(2)(e) en de heer 5.1(2)(e: Hvan_uw^^rijf. Daarnaast is op dezelfde dag ook gesproken de heer en de heer 5.1(2)(e) beiden van de OR. 5.1(2)(e) Tijdens de inspectie is beoordeeld of de aanpak van werkdruk in uw organisatie op een doeltreffende wijze is uitgevoerd conform de arbobeleidscyclus. Dit is een cyclus die start bij een inventarisatie van het risico en doorloopt tot en met een evaluatie van de effecten van de getroffen maatregelen. Ten aanzien van intern ongewenst gedrag (lOG) is beoordeeld of in uw organisatie voldoende maatregelen zijn getroffen om dit risico afdoende te beheersen. Ter voorbereiding heb ik op 1 augustus 2023 de volgende documenten ontvangen: 2023-08 instemming RIE-PMO.pdf, 20221004 MT Nota PvA RIE2022.docx, getekend addendum juli 2019.pdf, getekendecontract_2017.pdf, personeelshandboek Omgevingsdienst I]sselland(3)pdf, plan van aanpak RIE 2022.1 - Excell.xisx, RIE (incl functies) OD IJsselland 2022.pdf, toetsingsverslag RIE 2022 - OD IJsselland.pdf, totaalrapport - Omgevingsdienst IJsselland.pdf, voortgang resultatenMTO.docx.

Vervolgens heb ik na de inspectiedatum op 14 augustus 2023 volgende documenten ontvangen; • •

actiepunten.xlsx, presentatie MTO het vervolg 15072022.pdf.

Hieronder staan de bevindingen en eventuele gevolgen.

De Nederlandse Arbeidsinspectie bevordert door middel van toezicht en handhaving de naleving van wet- en regelgeving ten aanzien van eerlijk, veilig en gezond werken en bestaanszekerheid voor iedereen.

Pagina 1 van 4

Nederlandse Arbeidsinspectie

Arbozorg en organisatie van de arbeid De volgende overtredingen zijn geconstateerd: 1.

Uw huidige risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is onvolledig ten aanzien van intern ongewenst gedrag. Daar waar mensen samenwerken kan lOG, zoals pesten, interne agressie & geweld, discriminatie en (seksuele) intimidatie, voorkomen. Zodoende zult u altijd de mate van dit risico in uw risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) moeten beoordelen en maatregelen moeten nemen om intern ongewenst gedrag te voorkomen dan wel zoveel mogelijk te beperken. Dit is niet alleen uw wettelijke plicht, maar draagt tegelijkertijd bij aan een sociaal veilig werkklimaat. In een sociaal veilig werkklimaat kunnen mensen gezond en vitaal hun werk doen én blijven doen. Tevens neemt dan de kwaliteit van het werk en de productiviteit toe. Dit is een overtreding van artikel 2.15, eerste lid, van het Arbeidsomstandighedenbesluit. > Dit is de waarschuwing die u voor deze overtreding krijgt.

Datum 16 augustus 2023 Onze referentie 2304029/07

Met u is besproken om (verdiepende) vragen omtrent lOG op te nemen in het komende onderzoek onder medewerkers in Q2 2024. 2.

Uw huidige gedragsregels ten aanzien van lOG zijn onvoldoende en te summier uitgewerkt. Deze beperkt zich met namen tot een respectvolle omgang tussen collega's. De definities en voorbeelden van de verschillende vormen van lOG ontbreken. Tevens ontbreekt een sanctiebeleid bij het niet naleven van de gedragsregels. Dit is een overtreding van artikel 2.15, eerste lid, van het Arbeidsomstandighedenbesluit. > Dit is de waarschuwing die u voor deze overtreding krijgt. Met u is besproken om de gedragsregels aan te passen op het punt van lOG en mee te nemen in punt 3 (voorlichting & onderricht).

3.

Uw medewerkers ontvangen geen of onvoldoende (periodieke) voorlichting en onderricht (V&.0) over wat lOG inhoudt. De gedragsregels zijn onvoldoende bekend bij uw medewerkers. Dit is een overtreding van artikel 2.15, tweede lid, van het Arbeidsomstandighedenbesluit. > Dit is de waarschuwing die u voor deze overtreding krijgt. Met u is besproken om uw (externe) vertrouwenspersoon (VP) actief te betrekken bij de V&O. Een VP heeft namelijk ook een voorlichtende en een adviserende (gevraagd en ongevraagd) rol, naast het vertrouwelijk spreken met uw medewerkers. Voor nadere info verwijs ik u naar www.lvvv.nl. Tevens is met u besproken om na te gaan of ook een interne (mannelijke) VP zou moeten worden aangesteld. Dit behoort ook een onderdeel van de RI&E te zijn.

4.

In uw onderzoek onder medewerkers uit 2022 (Effectory) is een (verdiepende) vraagstelling rond werkdruk meegenomen. Dit heeft geleid tot een follow-up. Dit is gebleken uit de aanvullende documenten die op 14 augustus 2023 naar mij toe zijn gestuurd. Een aantoonbare koppeling met de RI&E en het daarbij horende plan van aanpak ontbreekt nog. Tevens is het overzicht met actiepunten nog niet SMART ingericht, met termijnen en verantwoordelijke personen. Dit is een overtreding van artikel 2.15, eerste lid, van het Pagina 2 van 4

Arbeidsomstandighedenbesluit. > Dit is de waarschuwing die u voor deze overtreding krijgt. Wat u moet doen U moet er voor zorgen dat:

Nederlandse Arbeidsinspectie

Datum 16 augustus 2023 Onze referentie

2304029/07

de overtredingen genoemd onder 1, 2, 3 en 4 zo snel mogelijk worden opgeheven, Na bovengenoemde inspectiedatum is de termijn voor: de overtredingen genoemd onder 2. 3 en 4 uiterlijk 9 maanden: de overtreding genoemd onder 1 uiterlhk 12 maanden. De termijn van 12 maanden geldt voor het onderzoek onder medewerkers ten aanzien van lOG en de daarbij horende follow-up (lees plan van aanpak).

Bij het oppakken van de overtredingen dient u rekening te houden met de Arbocatalogus gemeentelijke organisatie. Zie link: Arbocatalooi gemeentelijke organisaties - A&O Arbocataloai faeno.nh Adviezen: •

•

Bepaal de behoefte aan een interne VP. Of een extra externe (mannelijke) VP. Er is de afgelopen periode geïnvesteerd in de bekendheid en bereikbaarheid van de VP. Het betrekken van de VP bij de V&O van het onderwerp lOG en de gedragsregels kan een positieve bijdrage leveren aan de toegankelijkheid van de VP; Loop de personele regelingen door waarbij bijvoorbeeld aandacht is voor de VP. Dit is niet altijd conform de praktische werkelijkheid.

Deze brief is geen beschikking in de zin van artikel 1:3, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht. Dat betekent dat u geen bezwaar kunt indienen tegen wat er in deze brief staat over de hiervoor genoemde overtreding(en). De Nederlandse Arbeidsinspectie kan uw bedrijf, na de gegeven termijn, opnieuw inspecteren op de onderwerpen waarop u op donderdag 10 augustus 2023 in overtreding was. Als bij deze of een volgende, nieuwe inspectie dezelfde of soortoeliike overtredingen worden geconstateerd, dan kan een boeterapport worden opgemaakt. Meer informatie over de taken en werkwijze van de Nederlandse Arbeidsinspectie kunt u vinden op www.NLArbeidsinsDectie.nl. Op zelfinspectie.nl kunt u eenvoudig zelf controleren of u aan de wet- en regelgeving voor gezond & veilig werken, eerlijk werken, werken met gevaarlijke stoffen, werkdruk en ongewenst gedrag voldoet. U doorloopt een aantal stappen en krijgt persoonlijke verbeterpunten. Zo ziet u snel hoe uw bedrijf ervoor staat. Een afschrift van deze brief Is verzonden aan uw medezeggenschapsorgaan. Indien gewenst kunt u op deze brief schriftelijk of per e-mail reageren (contact@NLArbeidsinspectie.nl) t.a.v. ondergetekende. Wilt u dan het kenmerk en de datum van deze brief vermelden? U kunt ook telefonisch contact opnemen met de in het briefhoofd vermelde contactpersoon.

Pagina 3 van 4

Hoogachtend,

5.1(2)(e)

Nederlandse Arbeidsinspectie

Datum 16 augustus 2023 Onze referentie 2304029/07

5.1(2)(e) 5.1(2)(e)

Pagina 4 van 4

Productie 4

Schriftelijke vragen aan het College, als bedoeld in art 39 RvO

Raalte7juli 2022

Op 19 mei jl is in het Rond-de-tafel gesprek van gedachten gewisseld over de Regionale Omgevingsdienst IJsselland, in aanwezigheid van de voorzitter en de directeur van deze dienst. Daarbij waren alle fracties geïrriteerd over de kostenstijging en de aanpak van de Omgevingsdienst, en is de portefeuillehouder gevraagd bij andere gemeenten steun te zoeken voor een andere aanpak. Gisterenavond meldde De Stentor dat er binnen de Omgevingsdienst IJsselland sprake is van onrust, angst en van gesjoemel met regels en geld. Door medewerkers is zelfs melding gedaan bij het Huis voor Klokkenluiders. Wij vinden dit zeer ernstige signalen, die de eerdere irritaties tav de Omgevingsdienst nog eens in een ander daglicht stellen, en we hebben hierover een aantal vragen aan het college:

1. Was het college op de hoogte van deze signalen? 2. 3.

Welke stappen zijn er door u gezet nadat u bekend met geraakt van deze situatie? Welke stappen gaat u nog zetten?

4.

Is er al voortgang bereikt bij andere gemeenten tav onze zorgen mbt de begroting van de Omgevingsdienst?

5.

Wat betekent dit voor de besluitvorming mbt de Omgevingsdienst?

6.

Op welke wijze wordt de gemeenteraad betrokken bij de verdere ontwikkelingen bij de

7.

Wat betekent dit voor onze opstelling ten aanzien van andere verbonden partijen?

Omgevingsdienst?

Namens GL, D66 en PvdA, Ralph Mulders, Niels Folgers en Arie van der Wilt

P brief AANGETEKEND NL NL Frankering betaald €9.8 224 gr.

214459

D PostNL 09-02-2024 16:54

NL

3SRPKS728801167

T-A-V

Gp.»fFi6.R

Pf>'7T

^oÖ

l^lo

6) A

EU

7770BA 500

LtDBN

\-i lf^aDe.Ne,&R6

HGVV 1302/ 193Q(ZHZ Posbus 500 7770BA NaamiKBRWjha B.V. Adres: Bruchterweg 110, 7772BJ Hardenberg

I

7770BA 25-Feb Ouername:

500 1167 10-Feb

.

PfioViwti^

Q

Bu-.

8ooc

OU-t?

V)V