Bijlage 5 Berenschot Grip op sturing op Regio West Brabant incl bijlagen.pdf

•

Vermijd daarin een te sterke nadruk op bijpraten/uitleggen, maar organiseer juist consulterende bijeenkomsten rondom regionale opgaven waar raadsleden in de gelegenheid zijn om bij te dragen aan het zoek- en afwegingsproces.

•

Maak steeds de afweging tussen enerzijds informatie met voldoende diepgang en anderzijds informatie die behapbaar is voor raadsleden met een drukke agenda. Vraag raadsleden af en toe om feedback.

•

Kies er bij belangwekkende regionale beleidskeuzes vaker voor om besluitvorming niet alleen in DB en AB van RWB te organiseren, maar ook in de individuele raden. Dit kost tijd en is complex, maar vergroot het draagvlak voor het uiteindelijk genomen besluit.

3.3.4 Advies aan griffiers •

Kies als griffier voor een signalerende rol en bewaak of uw college zich aan de spelregels/richtlijnen houdt. Hierbij is het zinvol om de verbinding te zoeken met de gemeentelijke contactambtenaar van de RWB.

•

Draag bij aan het structureren/kanaliseren van de informatiestroom. Bijvoorbeeld door met elkaar te bevorderen dat alle gemeenten werken met adoptanten.

•

Investeer in het regionale raadsinformatiesysteem. Alleen wanneer dit tijdig en volledig wordt gevuld, is het een bruikbaar instrument voor raden om te sturen.

Bijlage: Formeel kader voor grip en sturing In paragraaf 2.2 is het formele kader, bestaande uit de Wet gemeenschappelijke regelingen, de gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant en de Nota Verbonden Partijen toegelicht. Onderstaande tabel bevat een nadere uitwerking van de relevante bepalingen uit elk van deze bronnen en de onderlinge verhouding ertussen.

Wet gemeenschappelijke regelingen

Gemeenschappelijke regeling RWB

Art. 16

Artikel 21

(1) De regeling houdt bepalingen in omtrent de wijze waarop een lid van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam of een lid van het gemeenschappelijk orgaan door de raad die dit lid heeft aangewezen, ter verantwoording kan worden geroepen voor het door hem in dat bestuur onderscheidenlijk dat orgaan gevoerde beleid.

1. Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de raad van de deelnemende gemeente waarin hij lid is van het college dat hem heeft aangewezen de door een of meer leden van de raad in een vergadering van de raad of schriftelijke gevraagde inlichtingen.

(2) De regeling houdt bepalingen in omtrent de wijze waarop een lid van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam of een lid van het gemeenschappelijk orgaan aan de raad die dit lid heeft aangewezen, de door een of meer leden van die raad gevraagde inlichtingen dient te verstrekken. (4) De regeling houdt bepalingen in omtrent de bevoegdheid van de raad, een door hem aangewezen lid van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam of een door hem aangewezen lid van het gemeenschappelijk orgaan, ontslag te verlenen, indien dit lid het vertrouwen van de raad niet meer bezit.

2. De inlichtingen worden zo spoedig mogelijk maar in ieder geval binnen 30 dagen nadat het verzoek om inlichtingen bij het lid van het algemeen bestuur is ingediend, in een vergadering van die raad of schriftelijk verstrekt. 3. Nadat de inlichtingen zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, kan de raad het lid van het algemeen bestuur ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

Nota Verbonden Partijen

24

58581 – Openbaar

Wet gemeenschappelijke regelingen

Gemeenschappelijke regeling RWB

Nota Verbonden Partijen

Artikel 17

Artikel 19

Spelregel 1

De regeling houdt bepalingen in omtrent de wijze waarop door het bestuur van het openbaar lichaam of de bedrijfsvoeringsorganisatie of door het gemeenschappelijk orgaan aan de raden van de deelnemende gemeenten de door een of meer leden van die raden gevraagde inlichtingen worden verstrekt.

1. Het algemeen bestuur verstrekt aan de leden van de deelnemende gemeenten de door één of meer leden van die raden gevraagde inlichtingen.

Er dient een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang te worden gebracht, die het mogelijk maak verantwoording af te leggen en die de raad in positie brengt om (gevraagde) nieuwe kaders te stellen.

2. De inlichtingen worden zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 30 dagen nadat het verzoek om inlichtingen bij het openbaar lichaam is ingediend, schriftelijk verstrekt en wel door het strategisch beraad, tenzij de inlichtingen uitdrukkelijk van het algemeen bestuur of de voorzitter worden verlangd. 3. Onverminderd het bepaalde in lid 1, informeert het algemeen bestuur de raden van de deelnemende gemeenten schriftelijk over onderwerpen van strategisch belang. 4. Minimaal tweemaal per jaar organiseert het bestuur een informatiebijeenkomst voor de raadsleden van alle deelnemende gemeenten.

Art 34b

Artikel 28

Spelregel 1

Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan zendt vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten.

3. Jaarlijks vóór 1 februari, zendt het strategisch beraad aan de raden van de deelnemende gemeenten een brief met daarin de algemene financiële en beleidsmatige kaders. In deze brief zijn de door de deelnemende gemeenten gegeven richtlijnen verwerkt. Daarnaast bevat de kaderbrief kort de belangrijkste opgaven voor het komende jaar. Voorstellen voor nieuw beleid, die niet door de deelnemende gemeenten zijn opgenomen in de richtlijnen, worden in deze kaderbrief gedaan en expliciet vermeld als nieuw beleid.

Er dient een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang te worden gebracht, die het mogelijk maak verantwoording af te leggen en die de raad in positie brengt om (gevraagde) nieuwe kaders te stellen. Spelregel 4 De begroting (mogelijk tot geven van zienswijze), jaarrekeningen (ter kennisname) en kaderbrief (mogelijkheid tot geven van zienswijze) van de RWB worden geagendeerd voor de raden. De ontwerpbegroting en ontwerpjaarrekening worden uiterlijk 1 mei van een kalenderjaar door de RWB naar de gemeenten verstuurd.

25

58581 – Openbaar

Wet gemeenschappelijke regelingen

Gemeenschappelijke regeling RWB

Nota Verbonden Partijen

Art. 35

Artikel 28

Spelregel 4

(1) Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan zendt de ontwerpbegroting acht weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, onderscheidenlijk acht weken voordat zij door het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie of het gemeenschappelijk orgaan wordt vastgesteld, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten.

4. Jaarlijks uiterlijk 15 april, zendt het strategisch beraad de ontwerpbegroting voor het volgende begrotingsjaar, vergezeld van een toelichting, aan de leden van het algemeen bestuur en de raden van de deelnemende gemeenten met het verzoek aan de raden om hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren te brengen.

De begroting (mogelijk tot geven van zienswijze), jaarrekeningen (ter kennisname) en kaderbrief (mogelijkheid tot geven van zienswijze) van de RWB worden geagendeerd voor de raden. De ontwerpbegroting en ontwerpjaarrekening worden uiterlijk 1 mei van een kalenderjaar door de RWB naar de gemeenten verstuurd.

(3) De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie onderscheidenlijk het gemeenschappelijk orgaan hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. (4) Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur van het openbaar lichaam, het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie onderscheidenlijk het gemeenschappelijk orgaan, zo nodig, de begroting aan de raden van de deelnemende gemeenten, die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen. (5) Het eerste, derde en vierde lid zijn van toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting. In de gemeenschappelijke regeling kan worden bepaald ten aanzien van welke categorieën begrotingswijzigingen hiervan kan worden afgeweken.

9. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen tot 1 juli van ieder jaar bij het strategisch beraad hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Artikel 31 1. Het strategisch beraad zendt jaarlijks vóór 15 april de voorlopige jaarrekening en bij deze jaarrekening behorende accountantsverklaring aan het algemeen bestuur en aan de colleges en raden van de deelnemende gemeenten. 2. Het resultaat van de jaarrekening vloeit terug naar de deelnemende gemeenten. Het algemeen bestuur kan van dit standpunt afwijken. Dit dient dan expliciet via een voorstel tot resultaatbescherming aan het algemeen bestuur te worden voorgelegd. 3. Het algemeen bestuur stelt de rekening vast. Van de vaststelling van de jaarrekening doet het strategisch beraad mededeling aan de raden van de gemeente.

Artikel 41 De regeling wordt om de 4 jaren geëvalueerd. De evaluatie heeft met name betrekking op de vraag of de samenwerking de doelen die zij zich heeft gesteld ook heeft bereikt tegen de kosten die daarvoor waren uitgetrokken. Ook de manier waarop de samenwerking heeft gefunctioneerd is onderdeel van de evaluatie.

Berenschot is een onafhankelijk organisatieadviesbureau met 350 medewerkers wereldwijd. Al 80 jaar verrassen wij onze opdrachtgevers in de publieke sector en het bedrijfsleven met slimme en nieuwe inzichten. We verwerven ze en maken ze toepasbaar. Dit door innovatie te koppelen aan creativiteit. Steeds opnieuw. Klanten kiezen voor Berenschot omdat onze adviezen hen op een voorsprong zetten. Ons bureau zit vol inspirerende en eigenwijze individuen die allen dezelfde passie delen: organiseren. Ingewikkelde vraagstukken omzetten in werkbare constructies. Door ons brede werkterrein en onze brede expertise kunnen opdrachtgevers ons inschakelen voor uiteenlopende opdrachten. En zijn we in staat om met multidisciplinaire teams alle aspecten van een vraagstuk aan te pakken.

Berenschot Groep B.V. Europalaan 40, 3526 KS Utrecht Postbus 8039, 3503 RA Utrecht 030 2 916 916 www.berenschot.nl /berenschot