Bijlage 3C Interviewverslagen gebundeld.pdf

BIJLAGE 3: INTERVIEWVERSLAGEN EVALUATIE NOTA VERBONDEN PARTIJEN

Leeswijzer: • •

De interviews zijn geanonimiseerd; namen van de geïnterviewden en de gemeente / VP waarvoor zij werkzaam zijn, zijn weggehaald; In de interviews wordt de geïnterviewde aangeduid met (-)

1

INHOUD Bijlage 3: Interviewverslagen Evaluatie Nota Verbonden Partijen ......................................................................... 1 interview burgemeester 1 ....................................................................................................................................... 3 interview burgemeester 2 ....................................................................................................................................... 6 interview burgemeester 3 ....................................................................................................................................... 9 interview portefeuillehouder 1 ............................................................................................................................. 13 interview portefeuillehouder 2 ............................................................................................................................. 17 interview gemeentesecretaris 1 ........................................................................................................................... 20 interview gemeentesecretaris 2 ...........................................................................................................................

23 interview gemeentesecretaris 3 ........................................................................................................................... 27 interview adjudant 1 ............................................................................................................................................. 32 interview adjudant 2 ............................................................................................................................................. 35 interview griffier 1................................................................................................................................................. 38 interview griffier 2................................................................................................................................................. 41 interview griffier 3................................................................................................................................................. 44 interview griffier 4................................................................................................................................................. 47 interview raadslid 1 ...............................................................................................................................................

52 interview raadsleden 2 t/m 7 ................................................................................................................................ 55 interview raadsleden 8 en 9 .................................................................................................................................. 58 interview raadslid 10 ............................................................................................................................................. 61 interview raadslid 11 ............................................................................................................................................. 64 interview raadslid 12 ............................................................................................................................................. 67 interview raadslid 13 ............................................................................................................................................. 70 interview raadslid 14 ............................................................................................................................................. 74 interview verbonden partij 1 ................................................................................................................................ 78

2

INTERVIEW BURGEMEESTER 1 ALGEMENE VRAGEN: • •

Algemeen oordeel over de nota? Biedt de nota voldoende mogelijkheden voor het geven van sturing aan het houden van grip op verbonden partijen?

De nota biedt voldoende basis. Het vraagstuk ligt bij de uitwerking in de praktijk. Hoe betrek je de raad erbij? Hoe geef je input aan beïnvloedingsmogelijkheden? Hoe betrek je ook de maatschappelijke partners en het maatschappelijk middenveld en de verbonden partijen zelf? Bijvoorbeeld als het gaat om verbonden partijen die aan het sociaal domein zijn gerelateerd. Hoe geef je vorm aan participatie? Voor het geven van input dient de raad allereerst de bestaande instrumenten te benutten. Hoe pakt de rol dit raad op, ziet de raad de urgentie. Het is lastig dit onderwerp tastbaar te maken. Het heeft een hoog abstractieniveau en is complex. Beïnvloeding zit al vóórdat je iets wordt aangereikt. De gemeente zou hierin actiever moeten zijn. Spelregel 1 Afspraken tussen gemeenten en verbonden partijen (bij het aangaan van een verbonden partij) Bij het aangaan van een verbonden partij leggen de deelnemers nadrukkelijk vast hoe de informatievoorziening (frequentie, vorm en inhoud) dient te verlopen en welke evaluatiemomenten er zijn. VRAGEN: •

Welke onderwerpen zouden minimaal moeten worden vastgelegd bij het aangaan van een verbonden partij respectievelijk het uittreden uit een verbonden partij?

Het is goed om afspraken te maken voorafgaand, aan uittreden. Geleerde lessen kunnen worden vertaald naar de praktijk. Zo kunnen afspraken worden gemaakt en bijgesteld. Dit kunnen ervaringen uit de regio zijn, maar ook uit de reset van het land. Het vastleggen van een procedure vooraf geeft rust en komt de bestuurlijke verstandhouding ten goede. De legitimiteit van verbonden partijen is wel een vraag. Er moet sprake zijn van wederkerigheid. Spelregel 2

Informatievoorziening

Er dient een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang te worden gebracht, die het mogelijk maakt verantwoording af te leggen en die de raad in positie brengt om (gevraagde) nieuwe kaders te stellen. Zowel het college, de verbonden partij als de gemeenteraad zelf dienen hierin hun verantwoordelijkheid te nemen. VRAGEN: • • • •

Mening over de informatievoorziening zoals die nu in de regeling staat? Is de raad in uw gemeente actief in vragen over VP? Waarom wel / niet? Op wat voor manieren vind je dat de raad geïnformeerd moet worden over VP? Indeling in risicoprofielen? Vindt dit plaats en werkt dit? 3

•

VP als vast agendapunt in de raad. Kent uw gemeente dit en werkt dit?

Het is de vraag of de raad voldoende in positie wordt gebracht en haar rol voldoende oppakt. Er wordt veel gedeeld, maar soms is het toch zoeken naar de (juiste) informatie. Verbonden partijen zijn een vast agendapunt in de raad. Raadsleden die zelf iets bij te dragen hebben over verbonden partijen kunnen dat delen met hun collega’s. ook kan het college vragen worden gesteld over samenwerking. Griffiers kunnen ook bijdragen aan de dialoog in de raad door op de agenda te vermelden welke bijeenkomsten met /over verbonden partijen hebben plaatsgevonden. Door prikkelender te presenteren komt er meer dialoog op gang. Er kan specifieker worden aangegeven wanneer welke informatie kan worden gedeeld, en hoe. Dat is nog niet helemaal helder vaak. De kwaliteit van de informatie van de verbonden partijen is goed, al is het wel zoeken naar waar de raad behoefte aan heeft. Informatie komt vanuit de portefeuillehouders. Mondelinge informatie voegt vaak veel toe en is belangrijk voor de aansluiting van de raad. Spelregel 3

Afstemming en aansturing

Gemeenten bundelen de krachten en dragen samen zorg voor integrale aansturing. Zowel ambtelijke als bestuurlijke voorbereiding gebeurt (deels) gezamenlijk met ruimte voor lokale aanvullingen, waarbij één gemeente per verbonden partij de leiding neemt. VRAGEN: • • • •

In mijn gemeente zijn er per VP raadsleden die het voortouw nemen. Ik ben wel / geen voorstander van raadsleden / gemeenten die een GR adopteren. Waarom wel / niet? Is afstemming gericht op de wenselijke onderdelen?

Er zijn verschillende modellen mogelijk. De rol van de raad mag actiever. Rapporteurs dragen hieraan bij. Het werken met rapporteurs wordt binnenkort verder geïmplementeerd in de raad van (-). Er moeten nog keuzes worden gemaakt, maar de gemeente zou graag meer sturen op prioriteiten en strategische doelen. Gerichter en actiever aanjagen van de verbonden partijen. Graag meer betrokken aan de voorkant, in plaats van reactief. Intergemeentelijke samenwerking is nu nog een brug te ver. Het werken met rapporteurs binnen de raad is een groeimodel. Spelregel 4

Kaderstelling

Jaarlijks in november sturen deelnemers van de verbonden partijen richtlijnen aan de verbonden partij waarop de beleidsmatige en financiële kaders gebaseerd dienen te worden. In deze kaders geeft de gemeenschappelijke regeling op hoofdlijnen de uitgangspunten voor de begroting aan. VRAGEN: • •

Bent u tevreden over het proces van het vaststellen van de richtlijnen? Bent u tevreden over de verwerking van de richtlijnen in de kaders? Hoe gaat de GR om met de richtlijnen? 4

• •

Tevreden over de termijn 1 februari voor de kaderbrieven (in afwijking van de Wgr)? Mogelijke verbeteringen?

(-) is tevreden over de termijnen en het proces. Wel is de vraag hoe de raad nog meer aan de voorkant komt. Hoe kunnen verbonden partijen hun taken meer gezamenlijk met gemeenten oppakken met meer aandacht voor de couleur locale? En hoe verhoudt dit zich tot de bezuinigingsopgave? Dat zijn uitdagingen. Hoe de verbonden partij de richtlijnen verwerkt? Dat verschilt per verbonden partij. Aan de manier waarop de richtlijn wordt verwerkt, zie je soms onvoldoende de gedachte achter de richtlijn terug. Bij het verwerken van de richtlijnen moet ook rekening worden gehouden met de effecten op langere termijn. Spelregel 5

Begroting en jaarrekening

De ontwerpbegroting wordt uiterlijk 15 april door de verbonden partij naar de deelnemers gestuurd. De zienswijzen van de deelnemers dienen uiterlijk 1 juli door de verbonden partij te zijn ontvangen. VRAGEN: • •

Bieden de jaarrekening en begroting voldoende inzicht in de financiën en activiteiten van de verbonden partij om de raad haar kaderstellende / controlerende taak te laten uitoefenen? Bent u tevreden over de termijnen 15 april (toezenden ontwerpbegroting) en 1 juli (indienen zienswijzen)?

Begroting en jaarrekening worden niet altijd op een inzichtelijke manier gekoppeld aan een strategische doelstelling. Begroting en jaarrekening zijn te technisch van aard en er kan onvoldoende worden gecontroleerd of de doelen zijn behaald. De termijnen zijn prima en nodig om de rust te bewaren. Spelregel 6

Meerjarenbeleidsplan en evaluatie

Vierjaarlijks is de verbonden partij verplicht om een meerjarenbeleidsplan op te stellen. Het meerjarenbeleidsplan, dat bij aanvang van een nieuwe raadsperiode wordt opgesteld, is samen met de jaarrekening de basis om de resultaten van de verbonden partij over een periode van vier jaar te evalueren. VRAGEN: • • • •

Maken de GR’en meerjarenbeleidsplannen? Wat is de kwaliteit van de meerjarenbeleidsplannen? Geeft het meerjarenbeleidsplan een goed instrument om de GR’en te kunnen evalueren? Bent u tevreden over de wijze van evalueren en de momenten waarop dit plaatsvindt?

5

(-) ziet geen meerjarenbeleidsplannen. Dat zou wel wenselijk zijn. Meerjarenbeleid geeft visie en prioriteiten aan en speelt in op maatschappelijke ontwikkelingen. Met een meerjarenbeleid kan deelname aan een verbonden partij beter worden gelegitimeerd en kunnen raden actiever worden betrokken. Ook evaluatie draagt bij aan legitimiteit. Er moet worden stilgestaan bij het waarom van de deelname. Verbonden partijen nemen zelf hiertoe weinig initiatief. Als je zelf als verbonden partij een evaluatie initieert, creëer je je eigen draagvlak. Het is beter als evaluaties in gezamenlijkheid worden opgepakt. Verbonden partijen zouden in algemeenheid meer naar buiten mogen treden. Overige opmerkingen? Wat zou u nog willen toevoegen over de nota? (-) wijst op het belang van participatie. Hoe geef je met verbonden partijen een omgevingsdialoog vorm? Verder wijst (-) op integriteit. Hoe gaan verbonden partijen hiermee om, in samenspel met de gemeente?

INTERVIEW BURGEMEESTER 2 ALGEMENE VRAGEN: • •

Algemeen oordeel over de nota? Biedt de nota voldoende mogelijkheden voor het geven van sturing aan het houden van grip op verbonden partijen?

De nota is een stramien. Het duidelijk afspreken van een procesgang heeft meerwaarde. Dat termijnen en procedures duidelijk worden afgestemd, en de zienswijzen gebundeld worden aangeboden, is op zich positief. Wat minder positief is, is de manier waarop gemeenten en verbonden partijen naar elkaar kijken. Verbonden partijen zijn géén verlengd lokaal bestuur. Ze zijn geen extra bestuurslaag. Daarom is dus het hele ‘grip’-idee verkeerd. De nota heeft geleid tot een cultuur dat verbonden partijen geen onderdeel van de gemeente zijn. Zo ontstaat een wij-zij discussie. Dit ontstaat mede door de taal die wordt gebezigd: gemeenten willen ‘grip’. Dit is ‘controletaal’. In deze wij-zij emotie schuilt een gevaar. Deze ‘wij-zij’-verhouding wordt versterkt door de nota. Deze kan worden verbetert door meer met de verbonden partijen te communiceren. Zowel over het proces als over de informatieoverdracht. Raadsleden zouden veel meer betrokken moeten zijn bij de verbonden partijen. Een idee is de ‘Drechtraad’. De Drechtraad vormt het algemeen bestuur van de Drechtsteden. Dat is een 6

bijzonderheid in bestuurlijk Nederland. De Drechtsteden vormen namelijk de enige gemeenschappelijke regeling waarvan het algemeen bestuur bestaat uit raadsleden. In een dergelijk systeem wordt meer samenwerking gecreëerd tussen de raden en de gemeenschappelijke regelingen. (-) doet in dit interview vooral een pleidooi voor openheid en dialoog, saamhorigheid, vertrouwen en elkaar leren kennen. Hoe je elkaar kan leren kennen, verschilt per GR. Dat hangt af van de grootte van de GR en de cultuur. Kleinschalige GR’en voelen dichterbij dan grotere GR’en zoals de GGD, VHR, OMWB. Een grotere GR wordt door gemeenten als bedreigender ervaren. Het is bij grotere GR’en ook lastiger te meten wat ze doen. Gemeentes zouden meer beleid kunnen maken voor GR’en. Spelregel 1 Afspraken tussen gemeenten en verbonden partijen (bij het aangaan van een verbonden partij) Bij het aangaan van een verbonden partij leggen de deelnemers nadrukkelijk vast hoe de informatievoorziening (frequentie, vorm en inhoud) dient te verlopen en welke evaluatiemomenten er zijn. VRAGEN: • Welke onderwerpen zouden minimaal moeten worden vastgelegd bij het aangaan van een verbonden partij respectievelijk het uittreden uit een verbonden partij? Op deze vraag is (-) reeds ingegaan in de enquête. (-) ziet weinige meerwaarde in een checklist. De gevolgen van toe- en uittreding zijn duidelijk.

Spelregel 2

Informatievoorziening

Er dient een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang te worden gebracht, die het mogelijk maakt verantwoording af te leggen en die de raad in positie brengt om (gevraagde) nieuwe kaders te stellen. Zowel het college, de verbonden partij als de gemeenteraad zelf dienen hierin hun verantwoordelijkheid te nemen. VRAGEN: • • • • •

Mening over de informatievoorziening zoals die nu in de regeling staat? Is de raad in uw gemeente actief in vragen over VP? Waarom wel / niet? Op wat voor manieren vind je dat de raad geïnformeerd moet worden over VP? Indeling in risicoprofielen? Vindt dit plaats en werkt dit? VP als vast agendapunt in de raad. Kent uw gemeente dit en werkt dit?

De vraag is hoe de informatie voor de raden beter te behappen wordt. De raad zoekt naar ‘behapbare’ informatie. Daarom moet je je bij alle informatie de vraag stellen wat de meerwaarde van de informatie is voor de gemeente. En je moet je bij de GR steeds de vraag stellen waarom we dit samen doen en waarom doen we dit niet zelfstandig? Uiteraard met uitzondering van de verplichte GR’en. Wat ook ingewikkeld is, zijn de informatiemomenten. GR’en werken overdag, raadsleden vergaderen veelal ’s avonds. Informatiebijeenkomsten werken sowieso niet zo goed. Vertellen over wat je doet is

7

één ding, ervaren werkt veel beter. Daarom liever meeloopdagen / stages voor raadsleden bij een GR organiseren. Spelregel 3

Afstemming en aansturing

Gemeenten bundelen de krachten en dragen samen zorg voor integrale aansturing. Zowel ambtelijke als bestuurlijke voorbereiding gebeurt (deels) gezamenlijk met ruimte voor lokale aanvullingen, waarbij één gemeente per verbonden partij de leiding neemt. VRAGEN: • • • •

In mijn gemeente zijn er per VP raadsleden die het voortouw nemen. Ik ben wel / geen voorstander van raadsleden / gemeenten die een GR adopteren. Waarom wel / niet? Is afstemming gericht op de wenselijke onderdelen?

Een adoptiestelsel werkt niet goed. De bestuurlijke vraag waarom samen wordt gewerkt op een thema moet door de gehele raad worden beantwoord. Bovendien, als je dan werkt met adoptanten, laat dit dan doen door de fractievoorzitter. Stuur de fractievoorzitter naar de regio, in plaats van een goedbedoelende vrijwilliger. Spelregel 4

Kaderstelling

Jaarlijks in november sturen deelnemers van de verbonden partijen richtlijnen aan de verbonden partij waarop de beleidsmatige en financiële kaders gebaseerd dienen te worden. In deze kaders geeft de gemeenschappelijke regeling op hoofdlijnen de uitgangspunten voor de begroting aan. VRAGEN: • • • •

Bent u tevreden over het proces van het vaststellen van de richtlijnen? Bent u tevreden over de verwerking van de richtlijnen in de kaders? Hoe gaat de GR om met de richtlijnen? Tevreden over de termijn 1 februari voor de kaderbrieven (in afwijking van de Wgr)? Mogelijke verbeteringen?

Zie eerdere antwoorden. Spelregel 5

Begroting en jaarrekening

De ontwerpbegroting wordt uiterlijk 15 april door de verbonden partij naar de deelnemers gestuurd. De zienswijzen van de deelnemers dienen uiterlijk 1 juli door de verbonden partij te zijn ontvangen. VRAGEN: • •

Bieden de jaarrekening en begroting voldoende inzicht in de financiën en activiteiten van de verbonden partij om de raad haar kaderstellende / controlerende taak te laten uitoefenen? Bent u tevreden over de termijnen 15 april (toezenden ontwerpbegroting) en 1 juli (indienen zienswijzen)?

8

De nota is opgesteld vanuit het gedachtengoed dat de raden grip willen. De agenda van de raden is hiervoor leidend. Dit komt terug in de termijnstelling, die strenger is dan die in de Wgr. De raden krijgen hierdoor grip, maar creëren ook een situatie dat ze geen informatie krijgen waar ze iets mee kunnen. De begroting van de VP gaat over het jaar x+1, terwijl er nog geen jaarrekening ligt over het jaar x-1. Er is alleen nog maar een begroting van het jaar x. De datums worden in de nota onnodig naar voren opgerekt. De oorspronkelijke nota was niet goed afgestemd met de verbonden partijen. Het is beter om de raden 2x per jaar te informeren over de verbonden partijen, de raden kunnen zo ook beter sturen. Spelregel 6

Meerjarenbeleidsplan en evaluatie

Vierjaarlijks is de verbonden partij verplicht om een meerjarenbeleidsplan op te stellen. Het meerjarenbeleidsplan, dat bij aanvang van een nieuwe raadsperiode wordt opgesteld, is samen met de jaarrekening de basis om de resultaten van de verbonden partij over een periode van vier jaar te evalueren. VRAGEN: • • • •

Maken de GR’en meerjarenbeleidsplannen? Wat is de kwaliteit van de meerjarenbeleidsplannen? Geeft het meerjarenbeleidsplan een goed instrument om de GR’en te kunnen evalueren? Bent u tevreden over de wijze van evalueren en de momenten waarop dit plaatsvindt?

Sta regelmatig stil bij de vraag: waarom doen we dit samen en niet apart? Leer elkaar kennen, in een open dialoog. Creëer vertrouwen en saamhorigheid in plaats van een ‘wij-zij’-gevoel. Overige opmerkingen? -INTERVIEW BURGEMEESTER 3 ALGEMENE VRAGEN: • •

Algemeen oordeel over de nota? Biedt de nota voldoende mogelijkheden voor het geven van sturing aan het houden van grip op verbonden partijen?

De nota is een goed instrument; je moet niet te snel weggooien wat je hebt. Maar de nota mag wel geactualiseerd worden. De spelregels bieden een goed kader, maar sommige verbonden partijen hebben er niets mee. De nota is heel erg procesmatig en erg weinig op inhoud. Het wordt tijd om een stap vooruit te maken, naar meer effectsturing. De nota gaat over bedrijfsvoering. Nu wordt het tijd om te kijken of de GR ‘waar voor het geld’ levert. Hiervoor zijn indicatoren nodig. Waar hebben we dan behoefte aan?

9

Bij veel gemeenten staat de begroting onder druk. Het is daarom een logische stap om nu naar de inhoud te gaan kijken. Juist door een duidelijk spelregelkader en duidelijke afspraken worden de posities van de actoren duidelijker. De nota was in de huidige vorm een mooie stap, nu wordt het tijd voor een volgende fase qua sturing en grip. Er is behoorlijk wat automatisme in het denken over verbonden partijen. Met een goede indicatorsturing kun je, in dialoog met de verbonden partijen, samen leren en samen uitvinden wat we precies willen. Er is een grote afstand tot verbonden partijen bij de raden. Bestuurders en adjudanten zijn meer betrokken. Het is prima om met adoptanten te werken, maar waak ervoor dat mensen niet afhaken. Dat risico zit er wel in, omdat het onderwerp snel te abstract wordt. Raadsleden mogen hun enthousiasme niet kwijtraken. Daarom moet verbonden partijen en raden elkaar beter gaan bereiken. Spelregel 1 Afspraken tussen gemeenten en verbonden partijen (bij het aangaan van een verbonden partij) Bij het aangaan van een verbonden partij leggen de deelnemers nadrukkelijk vast hoe de informatievoorziening (frequentie, vorm en inhoud) dient te verlopen en welke evaluatiemomenten er zijn. VRAGEN: •

Welke onderwerpen zouden minimaal moeten worden vastgelegd bij het aangaan van een verbonden partij respectievelijk het uittreden uit een verbonden partij?

De Wgr regelt natuurlijk al wel wat. Belangrijk is om vast te leggen waarom je wil samenwerken. En welke alternatieven zijn er? Samenwerken is een pragmatische keus (die uiteraard niet geldt bij verplichte GR’en). Als je iets zou willen vastleggen in een minimum checklist voor het aangaan van een VP, pas dan op voor vaagheden. Het is beter om maatwerk te bieden per GR dan een lijst te maken die te abstract is. Uittreden uit GR’en komt nauwelijks voor. Als het gebeurt, moet je vooral de financiële gevolgen voor de achterblijvers goed regelen. Het is echter lastig om dit vooraf vast te leggen. Spelregel 2

Informatievoorziening

Er dient een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang te worden gebracht, die het mogelijk maakt verantwoording af te leggen en die de raad in positie brengt om (gevraagde) nieuwe kaders te stellen. Zowel het college, de verbonden partij als de gemeenteraad zelf dienen hierin hun verantwoordelijkheid te nemen. VRAGEN: • • • • •

Mening over de informatievoorziening zoals die nu in de regeling staat? Is de raad in uw gemeente actief in vragen over VP? Waarom wel / niet? Op wat voor manieren vind je dat de raad geïnformeerd moet worden over VP? Indeling in risicoprofielen? Vindt dit plaats en werkt dit? VP als vast agendapunt in de raad. Kent uw gemeente dit en werkt dit? 10

De informatievoorziening is goed geregeld in de nota. De structuur is goed, al is het wel erg gericht op het proces van P&C. Bijvoorbeeld ook uit het rapport van Berenschot over de RWB blijkt dat er voldoende informatie is, maar kan deze informatie op de juiste manier worden gebruikt /vertaald? Het gaat niet over de hoeveelheid informatie, maar over hoe je stuurt, waarop je stuurt en of je in staat bent om te sturen. Er is genoeg informatie, maar hoe kun je deze beter benutten? Deze vraag beantwoordt je niet door nog meer structuren vast te leggen. Verder is de opkomst vanuit de raad bij informatievoorziening door GR’en vaak slecht. Denk aan het webinar over de begroting van de RWB in april. Waaraan ligt dat? Het is zinvol om de informatievoorziening zoals die nu gebeurt eens kritisch te bekijken. Verbonden partijen zijn in …. (gemeente; opm. AvA) geen vast agendapunt in de raad. Wel is er één maal per jaar een adoptantenavond en staat het onderwerp uiteraard in de P&C cyclus op de agenda. Het is dus wel een terugkerend onderwerp. Er gaat veel geld in GR’en om. Alleen daarom al is de impact groot! Het is daarom belangrijk om meer te kijken naar het effect van de GR. De informatievoorziening zou meer vraaggericht moeten zijn.

Aan welke informatie heeft de raad behoefte? Wat wil je weten en kun je gebruiken om te sturen? Als informatie wordt aangeboden, maar niemand kijkt ernaar, dan is dit weinig zinvol. GR’en zouden in een matrix moeten worden ingedeeld op hun bestuurlijke en financiële impact. Spelregel 3

Afstemming en aansturing

Gemeenten bundelen de krachten en dragen samen zorg voor integrale aansturing. Zowel ambtelijke als bestuurlijke voorbereiding gebeurt (deels) gezamenlijk met ruimte voor lokale aanvullingen, waarbij één gemeente per verbonden partij de leiding neemt. VRAGEN: • • • •

In mijn gemeente zijn er per VP raadsleden die het voortouw nemen. Ik ben wel / geen voorstander van raadsleden / gemeenten die een GR adopteren. Waarom wel / niet? Is afstemming gericht op de wenselijke onderdelen?

Een adoptantenstelsel binnen de raad is prima. Verbonden partijen zijn in …. (gemeente; opm. AvA) een a-politiek thema. Dit loop in … goed. Adoptanten koppelen zelf terug in de raad en zijn dan ook ambassadeurs voor het thema verbonden partijen. De GR’en zijn collegeregelingen, maar de adoptanten koppelen zelf terug in de raad. Verbonden partijen hoeven geen politiek issue te zijn. Daarnaast behouden raadsleden altijd nog hun recht op stemming in de raad.

11

Intergemeentelijke samenwerking zou sterker mogen. Het sjabloon voor de zienswijzen is wel goed, is een stap in de goede richting. Intergemeentelijke informatieuitwisseling, bijvoorbeeld via een Regionaal Informatiesysteem (RIS) loopt nog nauwelijks. Het bestaan van het RIS is nog veel te onbekend. In …. (gemeente; opm. AvA) is wel afgesproken dat als de gemeente afwijkt van de regionale zienswijzen, dit duidelijk wordt aangegeven. Spelregel 4

Kaderstelling

Jaarlijks in november sturen deelnemers van de verbonden partijen richtlijnen aan de verbonden partij waarop de beleidsmatige en financiële kaders gebaseerd dienen te worden. In deze kaders geeft de gemeenschappelijke regeling op hoofdlijnen de uitgangspunten voor de begroting aan. VRAGEN: • • • •

Bent u tevreden over het proces van het vaststellen van de richtlijnen? Bent u tevreden over de verwerking van de richtlijnen in de kaders? Hoe gaat de GR om met de richtlijnen? Tevreden over de termijn 1 februari voor de kaderbrieven (in afwijking van de Wgr)? Mogelijke verbeteringen?

(-) is niet helemaal tevreden over het proces. De verwerking van de richtlijnen door de VP kan beter. Soms moet …. (gemeente; opm. AvA) jarenlang dezelfde opmerking maken; wat is er dan mee gedaan? Bovendien, als een gemeente ieder jaar dezelfde richtlijn aangeeft, is dat voor een verbonden partij ook niet stimulerend. De termijn van 1 februari wijkt af van de Wgr. Dit is erg vroeg, dat is wel nodig om de begroting te kunnen beïnvloeden, maar (-) begrijpt dat het voor de GR wel erg vroeg kan zijn. Als de GR deze termijn kan halen, is het oké. Voor deze spelregel geldt dat de basis prima is, graag in stand houden, maar het is tijd om nu verder door te ontwikkelen op de inhoud. Spelregel 5

Begroting en jaarrekening

De ontwerpbegroting wordt uiterlijk 15 april door de verbonden partij naar de deelnemers gestuurd. De zienswijzen van de deelnemers dienen uiterlijk 1 juli door de verbonden partij te zijn ontvangen. VRAGEN: • •

Bieden de jaarrekening en begroting voldoende inzicht in de financiën en activiteiten van de verbonden partij om de raad haar kaderstellende / controlerende taak te laten uitoefenen? Bent u tevreden over de termijnen 15 april (toezenden ontwerpbegroting) en 1 juli (indienen zienswijzen)?

Wederom een technische bepaling die niet zoveel zegt over de inhoud. De termijn is oké. Deze past in de wettelijke termijnen. In … (gemeente; opm. AvA) worden deze termijnen jaarlijks opgenomen in de raadsplanning.

12

Spelregel 6

Meerjarenbeleidsplan en evaluatie

Vierjaarlijks is de verbonden partij verplicht om een meerjarenbeleidsplan op te stellen. Het meerjarenbeleidsplan, dat bij aanvang van een nieuwe raadsperiode wordt opgesteld, is samen met de jaarrekening de basis om de resultaten van de verbonden partij over een periode van vier jaar te evalueren. VRAGEN: • • • •

Maken de GR’en meerjarenbeleidsplannen? Wat is de kwaliteit van de meerjarenbeleidsplannen? Geeft het meerjarenbeleidsplan een goed instrument om de GR’en te kunnen evalueren? Bent u tevreden over de wijze van evalueren en de momenten waarop dit plaatsvindt?

Sommige GR’en maken verplicht een meerjarenbeleidsplan. Het is soms de vraag wat de GR’en willen met deze plannen. Ze zijn soms te abstract om goed op te kunnen sturen. Evalueren is belangrijk. Je moet periodiek nadenken over waar je voor staat. Op dit moment loopt het evalueren van GR’en niet goed. Als je evalueert moet je dat goed / relevant doen. Als een evaluatie weinig oplevert, zit dit ‘m vaak in verwachtingenmanagement vooraf. De vragen die je in een evaluatie stelt, moet je scherp formuleren. Waarop wil je evalueren? Op bedrijfsvoering of op inhoud? Als de raad geen beeld heeft bij de vraagstelling voor een evaluatie, komt er ook niets uit. Als een evaluatie te abstract is, haken mensen af. Een verbonden partij ‘krijg je erbij’, voor raadsleden is het vaak niet het onderwerp waarvoor ze in de raad zijn gegaan. Frequentie van evalueren moet je niet vastleggen, maar pragmatisch mee omgaan. Het zou een onderwerp kunnen zijn van een rekenkameronderzoek. Maar ook dan staat of valt de waarde van de evaluatie met de vragen die je stelt. Overige opmerkingen? --

INTERVIEW PORTEFEUILLEHOUDER 1 ALGEMENE VRAGEN: • • • •

Algemeen oordeel over de nota? Is de nota niet te vrijblijvend (“mogelijke invulling”)? Biedt de nota voldoende mogelijkheden voor het geven van sturing aan het houden van griep op verbonden partijen? En hoe kan de nota daarbij helpen?

De spelregels zijn in hun algemeenheid goed. Beleidsplannen (spelregel 6) zouden meer aandacht moeten krijgen. Welke GR’en houden zich aan deze spelregel? Een ander aandachtspunt is de ontvangst van de stukken door de raad. Als de bulk

13

van de jaarrekening / begroting wordt ontvangen, komen ook de beleidsplannen, als die worden gemaakt. De aandacht voor het document is dan niet optimaal. Gemeentes moeten in gesprek met de GR’en: wanneer willen we de informatie hebben? Bij de jaarrekening of meer gespreid? Als niet alles tegelijk komt, kan de inhoud beter tot zijn recht komen. Dan kan het gesprek inhoudelijk verdiepen. Als de informatie tegelijk komt, loop je het risico alleen te focussen op financiële aspecten en inhoudelijke sturing te missen. GR’en gemeentes zouden zich moeten afvragen wat ‘leuk’ is en wat ‘noodzakelijk’. Pas als je weet wat een GR doet, dan kun je (financieel) sturen. Later zet je dan in een spelregel wat je mist. Gemeentelijke begrotingen staan sinds de 3 decentralisaties onder druk. Er is onvoldoende beeld van wat de GR’en doen. Dan ontstaat dus het beeld bij raden dat er ruimte zit. Het is een goed idee te kijken wat beleidsinhoudelijk nodig is. Spelregel 1 Afspraken tussen gemeenten en verbonden partijen (bij het aangaan van een verbonden partij) Bij het aangaan van een verbonden partij leggen de deelnemers nadrukkelijk vast hoe de informatievoorziening (frequentie, vorm en inhoud) dient te verlopen en welke evaluatiemomenten er zijn. VRAGEN: • •

Welke onderwerpen zouden minimaal moeten worden vastgelegd bij het aangaan van een verbonden partij, respectievelijk uittreding uit een verbonden partij? Wat vind je belangrijke spelregels bij het aangaan van / uittreden uit een vp?

Er zou iets moeten worden vastgelegd over evaluatie. Wanneer doen we dat? Geldt het doel waarvoor de GR is opgericht nog? Bereiken we wat we willen? Hoe zijn de onderlinge verhoudingen en is de GR nog beheersbaar? Spelregels over uittreding zijn ook nuttig. Hoe gaat het met de financiële verevening? En wat gebeurt er met de taken als de GR zou stoppen? Is er een zorgplicht voor de medewerkers van de GR? Verder kun je heel veel zaken vastleggen in een GR, maar de vraag is vaak hoe ermee omgegaan wordt. Wat je vastlegt is toch vaak een globale omschrijving van doel en taken. Spelregel 2

Informatievoorziening

Er dient een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang te worden gebracht, die het mogelijk maakt verantwoording af te leggen en die de raad in positie brengt om (gevraagde) nieuwe kaders te stellen. Zowel het college, de verbonden partij als de gemeenteraad zelf dienen hierin hun verantwoordelijkheid te nemen. VRAGEN: • • •

Mening over de informatievoorziening zoals die nu in de regeling staat? Ben je als portefeuillehouder actief met het informeren van de raden over VP? Waarom wel / niet? Op wat voor manieren informeer je de raad het best over VP?

14

• •

Indeling in risicoprofielen? Vindt dit plaats en werkt dit? VP als vast agendapunt in de raad. Kent je gemeente dit en werkt dit?

De vraag is hoe de raad en het college in positie kunnen worden gebracht. Dat kan op verschillende momenten, bij het beleidsplan en bij de evaluatie. Voorkeur om dit te spreiden en liefst niet alleen te koppelen aan de P&C cyclus. In …. (gemeente; opm. AvA) zijn VP geen vast agendapunt in de raad. Het onderwerp komt 3 keer per jaar op de agenda. Bij de behandeling van de begroting / jaarrekening van de GR’en, bij de behandeling van de richtlijnen / kaderbrieven en bij de behandeling van de gemeentelijke begroting. Het samenspel tussen de ambtelijke organisatie en de GR moet ook kloppen. Dat is bij de ene GR beter dan bij de andere. Waar dat aan ligt is niet eenvoudig aan te tonen. Het gaat ook om houding en gedrag (al dan niet open en actief betrokken). Spelregel 3

Afstemming en aansturing

Gemeenten bundelen de krachten en dragen samen zorg voor integrale aansturing. Zowel ambtelijke als bestuurlijke voorbereiding gebeurt (deels) gezamenlijk met ruimte voor lokale aanvullingen, waarbij één gemeente per verbonden partij de leiding neemt. VRAGEN: • • •

Ik ben wel / geen voorstander van raadsleden / gemeenten die een GR adopteren. Waarom wel / niet? Is afstemming gericht op de wenselijke onderdelen?

De ambtelijke afstemming met de portefeuillehouders is goed, al zit men niet altijd op één lijn. Dit komt ook door de positie van de bestuurder in de GR. De contacten tussen de ambtelijke ondersteuning en een GR is een groeimodel. Men zoekt elkaar meer op. Bestuurders hebben ook onderling overleg. Het is goed dat raden elkaar ook opzoeken. Het is goed een gezamenlijke houding te bepalen t.o.v. verbonden partijen. Een adoptiestelsel is dan ook wenselijk. Aandachtspunt is wel dat de hoeveelheid informatie voor de raad niet te behappen is. Ook daarom is het goed om de taken te verdelen. Spelregel 4

Kaderstelling

Jaarlijks in november sturen deelnemers van de verbonden partijen richtlijnen aan de verbonden partij waarop de beleidsmatige en financiële kaders gebaseerd dienen te worden. In deze kaders geeft de gemeenschappelijke regeling op hoofdlijnen de uitgangspunten voor de begroting aan. VRAGEN: • • •

Ben je tevreden over het proces van het vaststellen van de richtlijnen? Ben je tevreden over de verwerking van de richtlijnen in de kaders? Hoe gaat de GR om met de richtlijnen? Tevreden over de termijn 1 februari voor de kaderbrieven (in afwijking van de Wgr)? 15

•

Mogelijke verbeteringen?

Spelregel 4 is prima! Houden zo. Het proces tot het vaststellen van de richtlijnen loopt goed. Vanuit de ambtelijke ondersteuning worden reële en redelijke punten ingebracht. De vraag is wel hoe VP omgaan met de richtlijnen. Dat blijkt bij de kaderbrieven. Het is lastig hier iets algemeens over te zeggen. Deze evaluatie is een goed moment om te kijken naar hoe met de richtlijnen wordt omgegaan. De termijn van 1 februari levert wel wat spanning op in de raadscyclus, maar hoe het anders moet is ook lastig. Het is moeilijk alles te plooien in de vergadercyclus. Spelregel 5

Begroting en jaarrekening

De ontwerpbegroting wordt uiterlijk 15 april door de verbonden partij naar de deelnemers gestuurd. De zienswijzen van de deelnemers dienen uiterlijk 1 juli door de verbonden partij te zijn ontvangen. VRAGEN: • •

Bieden de jaarrekening en begroting voldoende inzicht in de financiën en activiteiten van de verbonden partij om de kaderstellende / controlerende taak te kunnen uitoefenen? Ben je tevreden over de termijnen 15 april (toezenden ontwerpbegroting) en 1 juli (indien zienswijzen)?

GR’en doen een goede poging om uit te leggen waar ze voor staan en dat te verantwoorden. Er worden raadsbijeenkomsten georganiseerd. De ene raad gaat hier meer op in dan de andere. De bijeenkomsten geven wel een beter beeld waar de GR mee bezig is. De vraag blijft echter of de gemeentes wel voldoende inhoudelijke kennis hebben om een GR te beoordelen. Denk aan het specifieke werkterrein van een GGD, VHT, OMWB. Is de raad wel in staat dat te toetsen? Daarom verwacht (-) zelfdiscipline van de GR. (-) wil het gevoel krijgen dat deze zelfdiscipline er is. Tijdens de bijeenkomsten slagen de GR’en daar wel in, maar dit gevoel zou doorlopend aanwezig moeten zijn. De termijnen van 15 april – 1 juli werken wel. De raden halen de termijnen. Houden zo. Spelregel 6

Meerjarenbeleidsplan en evaluatie

Vierjaarlijks is de verbonden partij verplicht om een meerjarenbeleidsplan op te stellen. Het meerjarenbeleidsplan, dat bij aanvang van een nieuwe raadsperiode wordt opgesteld, is samen met de jaarrekening de basis om de resultaten van de verbonden partij over een periode van vier jaar te evalueren. VRAGEN: • • • •

Maken de GR’en meerjarenbeleidsplannen? Wat is de kwaliteit van de meerjarenbeleidsplannen? Geeft het meerjarenbeleidsplan een goed instrument om de GR’en te kunnen evalueren? Ben je tevreden over de wijze van evalueren en de momenten waarop dit plaatsvindt? 16

Evaluatie van VP zou los moeten worden gezien van de P&C cyclus. GR’en moeten beleidsplannen maken, daarna kun je kijken hou deze worden vertaald in de begroting van de GR. Overigens hoeven deze beleidsplannen niet persé per 4 jaar gemaakt te worden. De kwaliteit van de plannen is wisselend. Vaak een hoog ‘advertentiegehalte’, waar je het niet mee oneens kan zijn. Vooral van de grotere GR’en verwacht (-) meer diepgang. De beleidsplannen zijn daarom als instrument voor evaluatie niet altijd even geschikt. Soms zijn ze te algemeen. Overige opmerkingen? Tips: -

Denk na over wat we van elkaar kunnen leren. Denk na over wat van een raadslid, bestuurder, GR kan worden gevergd. Draagkracht en werklast moeten in een redelijke verhouding staan tot elkaar. En stel bij elke GR de vragen: ‘Wat hebben we nodig?’, ‘Wat vragen we? En ‘Wat levert het op?’ En stel bij elke spelregel uit de nota de vraag ‘Wat levert deze spelregel op?’

INTERVIEW PORTEFEUILLEHOUDER 2 ALGEMENE VRAGEN: • • • •

Algemeen oordeel over de nota? Is de nota niet te vrijblijvend (“mogelijke invulling”)? Biedt de nota voldoende mogelijkheden voor het geven van sturing aan het houden van griep op verbonden partijen? En hoe kan de nota daarbij helpen?

In tijden waar de gemeentelijke begroting onder druk staat geeft de raad aan dat op verbonden partijen kan worden bezuinigd. Daar kun je op verschillende manieren tegenover staan. Je kunt het accepteren of je kan samen met de VP het gesprek aangaan over hoe nu verder. De VP voeren een publieke taak uit voor de gemeenten. Door deze samenwerking is de zeggenschap van de raad op afstand komen te staan. Op bestuurlijk niveau wordt via het DB invloed uitgeoefend. Hoe deze invloed wordt ingevuld, verschilt per gemeente. Dit is een krachtenspel. Uiteindelijk worden meerderheidsbesluiten genomen, waardoor sommige initiatieven van een gemeente niet kunnen worden gehonoreerd. De raad heeft daarom inhoudelijk niet zo veel sturingsmogelijkheden. Wel kan de raad zienswijzen indienen. De conclusie is daarom dat als je invloed wil, je beter in het begin van het proces goede afspraken moet maken. Ook tussen gemeentes en dan met de VP. De omgang met de VP verschilt ook per bestuurder. Overigens biedt de nieuwe Wgr straks structureel meer mogelijkheden voor invloed door gemeenten.

17

Algemeen oordeel over de nota: deze biedt deels voldoende waarborg voor kaderstelling aan de voorkant. Doe je dat niet aan de voorkant, dan wordt de kans op invloed klein. Spelregel 1 Afspraken tussen gemeenten en verbonden partijen (bij het aangaan van een verbonden partij) Bij het aangaan van een verbonden partij leggen de deelnemers nadrukkelijk vast hoe de informatievoorziening (frequentie, vorm en inhoud) dient te verlopen en welke evaluatiemomenten er zijn. VRAGEN: • •

Welke onderwerpen zouden minimaal moeten worden vastgelegd bij het aangaan van een verbonden partij, respectievelijk uittreding uit een verbonden partij? Wat vind je belangrijke spelregels bij het aangaan van / uittreden uit een vp?

Minimumeisen aan de voorkant zijn: -

Welke taken voert een GR uit? Met welke mensen? Als dit medewerkers van de gemeente zijn, geldt ‘mens volgt werk’. Is het beter, goedkoper en efficienter om samen te werken? Dit zul je dan uiteindelijk ook moeten evalueren.

Minimumeisen voor de exit zijn: -

Wat zijn de financiele gevolgen als een gemeente uit een GR stapt? Hoe gaat het dan met de medewerker? Keert deze terug naar de gemeentelijke organisatie? Wat zijn de gevolgen voor de achterblijvende partijen?

Deze aandachtspunten zou je kunnen benoemen in de nota zelf, eventueel in een checklist. Spelregel 2

Informatievoorziening

Er dient een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang te worden gebracht, die het mogelijk maakt verantwoording af te leggen en die de raad in positie brengt om (gevraagde) nieuwe kaders te stellen. Zowel het college, de verbonden partij als de gemeenteraad zelf dienen hierin hun verantwoordelijkheid te nemen. VRAGEN: • • • • •

Mening over de informatievoorziening zoals die nu in de regeling staat? Ben je als portefeuillehouder actief met het informeren van de raden over VP? Waarom wel / niet? Op wat voor manieren informeer je de raad het best over VP? Indeling in risicoprofielen? Vindt dit plaats en werkt dit? VP als vast agendapunt in de raad. Kent je gemeente dit en werkt dit?

De informatievoorziening loopt in …. (gemeente; opm. AvA) goed. De raad heeft mensen aangewezen die zich bezighouden met VP. De betrokkenheid is hoog.

18

Spelregel 3

Afstemming en aansturing

Gemeenten bundelen de krachten en dragen samen zorg voor integrale aansturing. Zowel ambtelijke als bestuurlijke voorbereiding gebeurt (deels) gezamenlijk met ruimte voor lokale aanvullingen, waarbij één gemeente per verbonden partij de leiding neemt. VRAGEN: • • •

Ik ben wel / geen voorstander van raadsleden / gemeenten die een GR adopteren. Waarom wel / niet? Is afstemming gericht op de wenselijke onderdelen?

Een adoptiestelsel tussen gemeentes is een goed idee. Dat komt nog weinig voor maar (-) zou dit meer willen zien. De raad in …. (gemeente) is actief bij de behandeling van de kadernota. Wel zijn er grote verschillen in de raad in het standpunt t.a.v. VP. Spelregel 4

Kaderstelling

Jaarlijks in november sturen deelnemers van de verbonden partijen richtlijnen aan de verbonden partij waarop de beleidsmatige en financiële kaders gebaseerd dienen te worden. In deze kaders geeft de gemeenschappelijke regeling op hoofdlijnen de uitgangspunten voor de begroting aan. VRAGEN: • • • •

Ben je tevreden over het proces van het vaststellen van de richtlijnen? Ben je tevreden over de verwerking van de richtlijnen in de kaders? Hoe gaat de GR om met de richtlijnen? Tevreden over de termijn 1 februari voor de kaderbrieven (in afwijking van de Wgr)? Mogelijke verbeteringen?

Het tijdstip is opvallend. De VP zijn al bezig met de begroting voor 2022, terwijl de raad de begroting 2021 nog moet vaststellen. Dat is soms een probleem met aansluiting. Het is lastig voor de VP om zover vooruit te denken. De tijdstippen liggen ver uit elkaar. Als het qua tijd zou kunnen, zou het handiger zijn om alles onder één noemer (begroting cyclus 2021) bij elkaar te brengen. Spelregel 5

Begroting en jaarrekening

De ontwerpbegroting wordt uiterlijk 15 april door de verbonden partij naar de deelnemers gestuurd. De zienswijzen van de deelnemers dienen uiterlijk 1 juli door de verbonden partij te zijn ontvangen. VRAGEN: • •

Bieden de jaarrekening en begroting voldoende inzicht in de financiën en activiteiten van de verbonden partij om de kaderstellende / controlerende taak te kunnen uitoefenen? Ben je tevreden over de termijnen 15 april (toezenden ontwerpbegroting) en 1 juli (indien zienswijzen)?

19

Begroting en jaarrekening bieden voldoende inzicht in financiën. Inspelen op onvoorziene omstandigheden is soms wel lastig. De cijfers zijn helder, maar de vraag is of dit inzicht geeft in de activiteiten. Daarvoor zijn de informatieavonden die jaarlijks voor de raadsleden worden georganiseerd. Deze avonden hebben wel meerwaarde. Spelregel 6

Meerjarenbeleidsplan en evaluatie

Vierjaarlijks is de verbonden partij verplicht om een meerjarenbeleidsplan op te stellen. Het meerjarenbeleidsplan, dat bij aanvang van een nieuwe raadsperiode wordt opgesteld, is samen met de jaarrekening de basis om de resultaten van de verbonden partij over een periode van vier jaar te evalueren. VRAGEN: • • • •

Maken de GR’en meerjarenbeleidsplannen? Wat is de kwaliteit van de meerjarenbeleidsplannen? Geeft het meerjarenbeleidsplan een goed instrument om de GR’en te kunnen evalueren? Ben je tevreden over de wijze van evalueren en de momenten waarop dit plaatsvindt?

(-) is bekend met meerjarenbeleidsplannen. Het is goed dat deze worden gemaakt. VP denken na over hoe taken zich ontwikkelen. Evaluatie wordt op dit moment alleen financieel ingestoken. Deze verantwoording is voldoende op hoofdlijnen. Let bij een evaluatie wel op de timing. Deze zou vóór de begrotingscyclus moeten plaatsvinden. Bijvoorbeeld mei / juni de evaluatie en in november de kaders. Dat zou beter aansluiten; de huidige timing matcht soms niet. Overige opmerkingen? ---INTERVIEW GEMEENTESECRETARIS 1 ALGEMENE VRAGEN: • • • •

Algemeen oordeel over de nota? Biedt de nota voldoende mogelijkheden voor het geven van sturing aan het houden van grip op verbonden partijen? Wat hebben de actoren naar jouw mening nodig om meer grip te hebben op verbonden partijen? En hoe kan de nota daarbij helpen?

Algemene opmerkingen:

•

Contactambtenaren zijn goed op de hoogte van vp. 20

•

• •

•

GR moet je zien als een afdeling van de eigen organisatie / team. Zij vervullen een taak, maar dan op afstand. Als je deze als een afdeling benadert, krijg je op een andere manier sturing op de bedrijfsvoering. Politieke sturing komt terug in de prestatiedoelen. De sturingslijn loopt via de formele structuur van de p&c cyclus. Hoe kan de nota helpen bij grip? Meer thema’s uit elkaar halen. Sturen op bedrijfsvoering (1) en inhoud (2) en op de P&C cyclus (3). Dit zijn twee verschillende dingen. Nu zit alles door elkaar in de nota. ‘mogelijke invulling’ is wel vrijblijvend. Anderzijds moet er ook ruimte zijn voor verschillen tussen gemeenten. Dat is overigens voor de vp niet handig.

Spelregel 1 Afspraken tussen gemeenten en verbonden partijen (bij het aangaan van een verbonden partij) Bij het aangaan van een verbonden partij leggen de deelnemers nadrukkelijk vast hoe de informatievoorziening (frequentie, vorm en inhoud) dient te verlopen en welke evaluatiemomenten er zijn. VRAGEN: • •

Welke onderwerpen zouden minimaal moeten worden vastgelegd bij het aangaan van een verbonden partij, respectievelijk uittreding uit een verbonden partij? Wat vind je belangrijke spelregels bij het aangaan / verlaten van een vp?

Groslijst ‘waar rekening mee te houden bij aan – uittreden en waarop sturen’ is wel handig. Lastig om alle situaties in één keer te vangen. Denk corona. Het moet een dynamische lijst zijn met mogelijkheid tot maatwerk.

Spelregel 2

Informatievoorziening

Er dient een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang te worden gebracht, die het mogelijk maakt verantwoording af te leggen en die de raad in positie brengt om (gevraagde) nieuwe kaders te stellen. Zowel het college, de verbonden partij als de gemeenteraad zelf dienen hierin hun verantwoordelijkheid te nemen. VRAGEN: • • • • •

Mening over de informatievoorziening zoals die nu in de regeling staat? Worden er in de raad in jouw gemeente actief vragen gesteld over VP? Waarom wel / niet? Op wat voor manieren vind je dat de raad geïnformeerd moet worden over VP? Indeling in risicoprofielen? Vindt dit plaats en werkt dit? VP als vast agendapunt in de raad. Kent je gemeente dit en werkt dit?

Spreek met elkaar dingen af die je waar kan maken. Anders kan je niet sturen. Concrete afspraken verminderen frustratie en discussie. Het gesprek over de inhoud moet aan de voorkant worden gevoerd. De vp moet daar dan aan worden gehouden, zo zou je dat bij een afdeling van de gemeente ook doen. 21

Informatie aan de raad gaat via de p&c cyclus of bij taken (jeugd, ict etc.) of bij investeringsvoorstellen. Een informelere setting kan helpen. Bijeenkomsten van de vp. Vp als vast agendapunt voor de raad is een goed idee. Zo blijft het op het netvlies. Met name handig voor de politiek gevoeligere vp’s. Vraag is of de raad bij ‘nieuws uit de regio’ op de raadsagenda direct aan vp’s denkt…. Spelregel 3

Afstemming en aansturing

Gemeenten bundelen de krachten en dragen samen zorg voor integrale aansturing. Zowel ambtelijke als bestuurlijke voorbereiding gebeurt (deels) gezamenlijk met ruimte voor lokale aanvullingen, waarbij één gemeente per verbonden partij de leiding neemt. VRAGEN: • • • •

Ik ken per GR de verantwoordelijk portefeuillehouder en ambtelijk contactambtenaar Ik ben wel / geen voorstander van raadsleden / gemeenten die een GR adopteren. Waarom wel / niet? Is afstemming gericht op de wenselijke onderdelen?

Gezamenlijk optrekken is fantastisch. (-) kent niet iedereen, is ook niet nodig als gemeentesecretaris. Noodzakelijk is dat je weet hoe je aan de info komt. Vp adopteren door raadsleden? Prima, fijn als je zo’n groep hebt. Gebruik deze ook om te informeren. Waarover je informeert? Daarvoor zouden per vp specifieke accenten kunnen worden gelegd. Spelregel 4

Kaderstelling

Jaarlijks in november sturen deelnemers van de verbonden partijen richtlijnen aan de verbonden partij waarop de beleidsmatige en financiële kaders gebaseerd dienen te worden. In deze kaders geeft de gemeenschappelijke regeling op hoofdlijnen de uitgangspunten voor de begroting aan. VRAGEN: • • • •

Ben je tevreden over het proces van het vaststellen van de richtlijnen? Ben je tevreden over de verwerking van de richtlijnen in de kaders? Hoe gaat de GR om met de richtlijnen? Tevreden over de termijn 1 februari voor de kaderbrieven (in afwijking van de Wgr)? Mogelijke verbeteringen?

Eens met systeem in de nota. Formele momenten om te kunnen sturen zitten in de raadscyclus. De verwerking van de richtlijnen hangt af van het draagvlak. Het blijft een meerderheidsbesluit. Dit is wel democratisch bepaald in de vertegenwoordiging van de gemeente in de gr. Eens met de termijnen. (-) heeft geen idee of ze in de praktijk (voor gr of ambtenaren) werkbaar zijn. Spelregel 5

Begroting en jaarrekening

De ontwerpbegroting wordt uiterlijk 15 april door de verbonden partij naar de deelnemers gestuurd. De zienswijzen van de deelnemers dienen uiterlijk 1 juli door de verbonden partij te zijn ontvangen. VRAGEN:

22

•

•

Bieden de jaarrekening en begroting naar jouw idee voor de raad voldoende inzicht in de financiën en de activiteiten van de GR om de kaderstellende / controlerende taak te kunnen uitoefenen? Ben je tevreden over de termijnen 15 april (toezenden ontwerpbegroting) en 1 juli (indienen zienswijzen)?

Dit is een vraag voor de raad. Spelregel 6

Meerjarenbeleidsplan en evaluatie

Vierjaarlijks is de verbonden partij verplicht om een meerjarenbeleidsplan op te stellen. Het meerjarenbeleidsplan, dat bij aanvang van een nieuwe raadsperiode wordt opgesteld, is samen met de jaarrekening de basis om de resultaten van de verbonden partij over een periode van vier jaar te evalueren. VRAGEN: • • • •

Maken de GR’en meerjarenbeleidsplannen? Wat is de kwaliteit van de meerjarenbeleidsplannen? Geeft het meerjarenbeleidsplan een goed instrument om de GR’en te kunnen evalueren? Ben je tevreden over de wijze van evalueren en de momenten waarop dit plaatsvindt?

Vp zouden zelf meerjarenbeleidsplannen moeten willen opstellen. Dit helpt om de gr te sturen en te evalueren. Het is wel lastig voor de vp zelf. Het gebeurt wisselend. (-) kent zelf weinig plannen om er inhoudelijk iets van te vinden. Overige opmerkingen? 3-deling in wijze van informeren (inhoud, bedrijfsvoering en p&c). Niet complexer maken dan het al is! INTERVIEW GEMEENTESECRETARI S 2 ALGEMENE VRAGEN: • • • •

Algemeen oordeel over de nota? Biedt de nota voldoende mogelijkheden voor het geven van sturing aan het houden van grip op verbonden partijen? Wat hebben de actoren naar jouw mening nodig om meer grip te hebben op verbonden partijen? En hoe kan de nota daarbij helpen?

De nota is redelijk statisch. De vraag is of de nota echt voldoet aan de behoefte van de raden. Procedureel en voor het reguleren van de P&C cyclus voldoet de nota wel. Ambtelijk ook. Maar de vraag is of de nota voldoet voor de raden? Biedt de nota voldoende handvatten om de inhoud van de werkzaamheden van GR’en en het maatschappelijk effect te kunnen meten? De raden

23

krijgen niet echt goed te pakken wat een GR doet. Portefeuillehouders en het college wel en ambtelijk ook. Maar de raden niet. Hiervoor is maatwerk nodig. Het maatschappelijk effect van GR’en verschilt onderling behoorlijk. Denk bijvoorbeeld aan het verschil tussen een GGD of de RWB. Spelregel 1 Afspraken tussen gemeenten en verbonden partijen (bij het aangaan van een verbonden partij) Bij het aangaan van een verbonden partij leggen de deelnemers nadrukkelijk vast hoe de informatievoorziening (frequentie, vorm en inhoud) dient te verlopen en welke evaluatiemomenten er zijn. VRAGEN: • Welke onderwerpen zouden minimaal moeten worden vastgelegd bij het aangaan van een verbonden partij, respectievelijk uittreding uit een verbonden partij? • Wat vind je belangrijke spelregels bij het aangaan / verlaten van een vp? Dit wordt grotendeels geregeld in de Wgr.

Spelregel 2

Informatievoorziening

Er dient een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang te worden gebracht, die het mogelijk maakt verantwoording af te leggen en die de raad in positie brengt om (gevraagde) nieuwe kaders te stellen. Zowel het college, de verbonden partij als de gemeenteraad zelf dienen hierin hun verantwoordelijkheid te nemen. VRAGEN: • • • • •

Mening over de informatievoorziening zoals die nu in de regeling staat? Worden er in de raad in jouw gemeente actief vragen gesteld over VP? Waarom wel / niet? Op wat voor manieren vind je dat de raad geïnformeerd moet worden over VP? Indeling in risicoprofielen? Vindt dit plaats en werkt dit? VP als vast agendapunt in de raad. Kent je gemeente dit en werkt dit?

Bij raadsavonden over verbonden partijen is de opkomst vanuit de gemeente …. (naam gemeente; opm. AvA) gering. Sommige raadsleden die naar de bijeenkomst gaan informeren de gehele raad, andere niet. De OMWB heeft in het verleden een tour gemaakt langs verschillende gemeenten. Dat werkte wel. Zo kreeg de raad meer beeld en geluid. (-) heeft liever dat de belangrijkste GR’en 1x per jaar een avond naar een gemeente komen en dan specifiek voor die gemeente ingaan op een bepaald thema / de inhoud van hun werkzaamheden. Of deze eventueel koppelen aan een reguliere raadsavond. Hier ligt een taak voor de griffiers. Die zouden dergelijke bijeenkomsten kunnen faciliteren. Zo kan de raad specifiek voor de eigen gemeente het gesprek met een GR aangaan. Dit is ook voor de GR nuttiger; de zaken die echt spelen komen dan aan bod in plaats van een algemeen verhaal. Of het een verplichte of een niet-verplichte GR betreft maakt niet zoveel uit. Het gaat om het maatschappelijk effect. GR’en gemeenten moeten elkaar bijpraten, los van de P&C cyclus. Zo maak je 24

als GR aantoonbaar wat je doet, welke producten, welke diensten en wat de GR bereikt voor de bevolking. Raden hebben niet het gevoel dat een GR ‘van ons’ is. Dit kan echt beter. Onbekend maakt onbemind. Spelregel 3

Afstemming en aansturing

Gemeenten bundelen de krachten en dragen samen zorg voor integrale aansturing. Zowel ambtelijke als bestuurlijke voorbereiding gebeurt (deels) gezamenlijk met ruimte voor lokale aanvullingen, waarbij één gemeente per verbonden partij de leiding neemt. VRAGEN: • • • •

Ik ken per GR de verantwoordelijk portefeuillehouder en ambtelijk contactambtenaar Ik ben wel / geen voorstander van raadsleden / gemeenten die een GR adopteren. Waarom wel / niet? Is afstemming gericht op de wenselijke onderdelen?

Een adoptantenstelsel is lastig. Of dit werkt, is een vraag die griffiers beter kunnen beantwoorden. De auditcommissie zou een portaal kunnen zijn dat een GR onder de loep neemt. Deze commissie is een adviesorgaan voor de raad op de jaarrekening of de begroting en zou als zodanig ook het onderwerp verbonden partijen kunnen meenemen. Ambtelijk vindt de clustering op deelterreinen plaats. Dit werkt goed. De raad benadert de portefeuillehouders of de griffie als ze meer informatie over verbonden partijen willen. De raad weet ook de ambtelijk contactpersonen / adjudanten wel te vinden. Intergemeentelijke samenwerking is lastig. Bij kleinere GR’en of op thema werkt dit wel. De raad is niet altijd actief genoeg; de raad doet wat ze moet doen, maar als er niets speelt, als er geen issue is, gebeurt er niets. De raad zou meer pro-actief kunnen zijn. Hiervoor is de raad natuurlijk ook afhankelijk van informatie vanuit het college / de portefeuillehouder. Als die de raad niet informeert, heeft de raad ook niets om achteraan te gaan. De raad zou haar controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende taak beter kunnen vervullen. Ook GR’en zijn niet actief genoeg. Informatie komt via DB/AB, ze benaderen de raden niet. Een rondje van de GR langs de velden wordt zeer gewaardeerd. Spelregel 4

Kaderstelling

Jaarlijks in november sturen deelnemers van de verbonden partijen richtlijnen aan de verbonden partij waarop de beleidsmatige en financiële kaders gebaseerd dienen te worden. In deze kaders geeft de gemeenschappelijke regeling op hoofdlijnen de uitgangspunten voor de begroting aan. VRAGEN: • •

Ben je tevreden over het proces van het vaststellen van de richtlijnen? Ben je tevreden over de verwerking van de richtlijnen in de kaders? Hoe gaat de GR om met de richtlijnen? 25

• •

Tevreden over de termijn 1 februari voor de kaderbrieven (in afwijking van de Wgr)? Mogelijke verbeteringen?

De vraag is in hoeverre de P&C documenten door de raad worden gelezen. (-) pleit voor een begroting-in-één-oogopslag. Dit is ook voor GR’en mogelijk. Wat wordt er gedaan, welke prestaties zijn geleverd en wat heeft het gekost? Dat is info die de raad wil. De informatie zou compacter moeten worden aangeboden, liefst digitaal. De informatie zou zo concreet moeten zijn dat je die op de informatiepagina van een plaatselijk huis-aan-huisblad zou moeten kunnen zetten. Spelregel 5

Begroting en jaarrekening

De ontwerpbegroting wordt uiterlijk 15 april door de verbonden partij naar de deelnemers gestuurd. De zienswijzen van de deelnemers dienen uiterlijk 1 juli door de verbonden partij te zijn ontvangen. VRAGEN: •

•

Bieden de jaarrekening en begroting naar jouw idee voor de raad voldoende inzicht in de financiën en de activiteiten van de GR om de kaderstellende / controlerende taak te kunnen uitoefenen? Ben je tevreden over de termijnen 15 april (toezenden ontwerpbegroting) en 1 juli (indienen zienswijzen)?