291012 Bijlage 1 Nota Overheids en Burgerparticipatie 2022.pdf

NOTA OVERHEIDS- EN BURGERPARTICIPATIE Actualisatie Januari 2022

1

Digi-Taalhuis Halderberge Heeft u moeite met lezen, schrijven of het werken met de computer? Bij het Digi-Taalhuis in de bibliotheek in Oudenbosch kunt u terecht voor het oefenen met spreken, lezen of schrijven en voor computerlessen (gratis). U wordt geholpen tijdens het inloopspreekuur: iedere vrijdag van 14.00 - 16.30 uur in de bibliotheek in Oudenbosch. Of bel/stuur een bericht naar 06 - 180 522 48. Informatiepunt Digitale Overheid Steeds meer zaken met de overheid regel je via internet. Zoals belastingen, je rijbewijs verlengen, huurtoeslag regelen en AOW aanvragen. Bij het Informatiepunt Digitale Overheid in de bibliotheek in Oudenbosch helpen ze u met uw digitale contact met de overheid. De hulp is gratis en voor iedereen. Ook als u geen lid bent van de bibliotheek. Een afspraak maken is niet nodig. Bezoek het Informatiepunt Digitale Overheid tijdens de openingstijden van de bibliotheek: maandag, woensdag en vrijdag van 14.00-17.30 uur of zaterdag van 10.00-12.30 uur. Ook hier kunt u zichzelf aanmelden voor computercursussen.

2

Inhoudsopgave 1. Inleiding

4

Aanleiding

4

Doel

4

Leeswijzer

4

2. Visie op participatie

5

Vormen van participatie

5

Uitgangspunten voor Halderbergse participatie

5

3. Handreiking voor de ambtelijke organisatie

7

Uitgangspunt 1: Duidelijke afspraken en maatwerk

7

Uitgangspunt 2: Betrekken van de omgeving

12

Uitgangspunt 3: Samenwerken aan initiatieven

18

4. Handreiking voor de Halderbergse samenleving

22

Uitgangspunt 1: Duidelijke afspraken en maatwerk

22

Uitgangspunt 2: Betrekken van de omgeving

26

Uitgangspunt 3: Samenwerken aan initiatieven

29

5. Handreiking voor het bestuur van Halderberge

32

Uitgangspunt 1: Duidelijke afspraken en maatwerk

32

Uitgangspunt 2: Betrekken van de omgeving

36

Uitgangspunt 3: Samenwerken aan initiatieven

39

6. Uitvoeringsprogramma

42

Uitgangspunt 1: Duidelijke afspraken en maatwerk

43

Uitgangspunt 2: Betrekken van de omgeving

45

Uitgangspunt 3: Samenwerken aan initiatieven

47

Kosten en urenraming 2022

49

3

1. Inleiding Aanleiding Op 23 maart 2017 is het beleidsstuk “De balans tussen meedenken, meedoen en zelf doen: Burger- en overheidsparticipatie in Halderberge” vastgesteld door de gemeenteraad. Deze nota had als doel een handreiking te bieden aan de gemeentelijke organisatie om de samenwerking tussen inwoners en gemeente vorm te geven. Veranderingen op het gebied van deze samenwerking gaan snel en daarom kon de nota uit 2017 een actualisatie gebruiken. Dit beeld werd versterkt door de motie Versterken Lokale Democratie die op 12 november 2020 door de Halderbergse gemeenteraad is aangenomen. Daarnaast is de komst van de Omgevingswet een aanleiding geweest om het beleid uit 2017 te actualiseren. Vanuit de Omgevingswet wordt namelijk gevraagd om belanghebbenden vroegtijdig te betrekken bij de besluitvorming. Maar ook van initiatiefnemers wordt steeds meer verwacht iets aan participatie te doen. De manier waarop je dat doet, is vormvrij. Om die reden is het raadzaam (al dan niet verplicht) om participatiebeleid op te stellen dat voldoet aan de uitgangspunten van deze nieuwe wet. Dit participatiebeleid is zo opgesteld en opgeschreven dat deze nota onder de (nog in te stellen) Omgevingswet werkbaar is en aansluit op de (nog vast te stellen) Participatieverordening.

Doel Doel van deze nota is om onze Halderbergse visie op participatie te presenteren en handreikingen te bieden hoe we hier als gemeente, inwoners, ondernemers, organisaties en onderwijs die actief zijn in Halderberge samen aan gaan werken de komende jaren.

Leeswijzer Dit document is bedoeld om handvatten te geven bij participatieprocessen. Van het gemeentebestuur, tot medewerkers van de gemeente, tot inwoners en initiatiefnemers. We hebben gemerkt dat er verschillend wordt gedacht over participatie. Het helpt om te starten vanuit een gezamenlijke visie en uitgangspunten (hoofdstuk 2). Vervolgens maken we een doorvertaling naar wat dit betekent voor zowel medewerkers van de gemeente (hoofdstuk 3), onze Halderbergse samenleving (hoofdstuk 4), en het bestuur in Halderberge (hoofdstuk 5). Praktische handreikingen en tips uit deze hoofdstukken gebruiken we bij het vormgeven van, deelnemen aan en uitvoeren van participatietrajecten. In hoofdstuk 6 is het uitvoeringsprogramma uitgewerkt met een kosten- en urenraming.

4

2. Visie op participatie Als gemeente willen we steeds vaker en op verschillende momenten met onze inwoners, ondernemers, organisaties en het onderwijs in gesprek. Inwoners weten namelijk erg goed wat er speelt in hun omgeving, maar willen lang niet altijd zelf de politiek in om hun input te geven. We maken graag gebruik van de kennis, ervaring en diversiteit in onze samenleving en willen samen afwegingen maken. Ook staan we open voor inwoners met ideeën. Zij hoeven niet technisch onderlegd te zijn om een initiatief of plan in te dienen bij de gemeente. Samen proberen op een goede manier invulling te geven en elkaar verder te helpen.

Vormen van participatie Om ervoor te zorgen dat inwoners zich mede verantwoordelijk voelen bij wat er in hun gemeente en/of kern gebeurt, om maatschappelijk draagvlak te creëren voor besluiten van de gemeenteraad, maar vooral ook om betere plannen te maken, betrekt de gemeente de samenleving zo vroeg als mogelijk bij het opstellen en/of uitvoeren van beleid en projecten. Dit noemen we burgerparticipatie. Daarnaast nemen inwoners steeds vaker zelf het initiatief om hun leefcomfort te verbeteren. Niet omdat ze er zelf beter van worden, maar omdat iedereen daar beter van wordt. Om dit uit te voeren, is vaak betrokkenheid van de gemeente nodig. Dit noemen we overheidsparticipatie. Het kan gaan om fysieke projecten, zoals het realiseren van een speeltuintje of autovrije zones, maar kan ook gaan om sociaal-maatschappelijke projecten om kwetsbare inwoners te betrekken of het oprichten van een Whatsappgroep voor de veiligheid.

Uitgangspunten voor Halderbergse participatie Om overheids- en burgerparticipatie goed te verankeren binnen onze gemeente, hebben we de kernwaarden van onze organisatie (blijven leren, klantvriendelijk en flexibel) vertaald naar uitgangspunten die gelden voor iedereen in Halderberge die iets wil of doet met participatie: 1. We bieden maatwerk voor ieder participatietraject, maken duidelijke afspraken en voeren veranderingen door naar aanleiding van onze ervaringen. 2. We stemmen onze communicatie en aanpak af op diverse doelgroepen, behandelen elkaar gelijkwaardig en bieden (waar mogelijk) diverse mogelijkheden om mee te doen 3. We werken samen aan initiatieven die bijdragen aan het behoud of het versterken van de waarden en opgaven in onze gemeente en zoeken naar slimme verbindingen

5

Hieronder staan de drie uitgangspunten verder uitgewerkt.

Uitgangspunt 1: Duidelijke afspraken en maatwerk We stellen ons op als betrouwbare samenwerkingspartner. Dit houdt in dat we doen wat we zeggen en dat we geen informatie achterhouden. We zeggen niet direct op alles ‘ja’, maar blijven wel naar ruimte en mogelijkheden zoeken. We schetsen duidelijk onze voorwaarden, rollen stellen we vooraf vast en dit evalueren we tussentijds. Ook zijn we open en transparant naar elkaar over onze wensen, het proces en onmogelijkheden. Dit houdt in dat elkaar vroegtijdig hierin betrekken. We zeggen wat we doen en sturen niemand van het kastje naar de muur. ‘Nee’ zeggen mag, maar wel goed gemotiveerd. Onze werkwijze is helder en we delen voorbeelden om van te leren.

Uitgangspunt 2: Betrekken van de omgeving We proberen iedereen de kans te geven met ons mee te doen, maar beseffen dat niet iedereen hetzelfde is en hetzelfde wil. We zijn nieuwsgierig en zetten diverse middelen in om zoveel mogelijk verschillende groepen te bereiken. We communiceren in begrijpelijke taal, luisteren naar elkaar en vullen niets in voor de ander. We sluiten ons zoveel mogelijk aan bij de beleefwereld van onze (mede-)inwoners. We verschuilen ons niet achter regels of nemen een starre houding aan, maar gaan er juist op uit. We zijn ontvankelijk en toegankelijk en gaan persoonlijk contact niet uit de weg. We zijn goed vindbaar en gebruiken zo min mogelijk vaktermen.

Uitgangspunt 3: Samenwerken aan initiatieven We staan open voor nieuwe dingen, ondanks dat dit soms best spannend is. We denken mee en kijken juist naar wat wél mogelijk is en wat bijdraagt aan onze ambities en waarden. Regels zijn in beginsel niet leidend. We luisteren en nemen de tijd om door te vragen. De houding die we aannemen is ‘ja, mits’ in plaats van ‘nee, tenzij’. We tonen begrip en respect naar elkaar en doen nét een stapje extra om te komen tot mooie resultaten. We gooien niets over de schutting, maar schakelen hulp in als het niet lukt. We hebben oog voor de (impact op) onze omgeving. In de opgaven die we hebben, staan we niet tegenover elkaar maar juist naast elkaar. In de hierop volgende hoofdstukken geven we aan hoe praktisch invulling gegeven kan worden aan deze uitgangspunten. Dit is per doelgroep gevat in één hoofdstuk: Ga naar het hoofdstuk voor medewerkers

Ga naar het hoofdstuk voor inwoners, ondernemers en organisaties

6

Ga naar het hoofdstuk voor bestuurders

3. Handreiking voor de ambtelijke organisatie Dit hoofdstuk is bedoeld om jou als medewerker van de gemeente Halderberge handvatten aan te reiken om participatie toe te passen in jouw beleidsveld. De uitgangspunten voor participatie uit deze nota zijn hiervoor de basis. Dit hoofdstuk is niet uitputtend en allesomvattend, maar probeert het werken met participatie wat eenvoudiger te maken en vooral ook leuker! Participatie is maatwerk en met elkaar gaan we op ontdekkingstocht naar passende manieren om samen te werken met de Halderbergse samenleving en ons bestuur.

Uitgangspunt 1: Duidelijke afspraken en maatwerk Een goed begin is het halve werk. Vandaar dat je aan het begin van een project of beleidsproces een zorgvuldige afweging moet maken of je participatie kunt toepassen en of je voldoende invulling kunt geven aan de randvoorwaarden. Na afloop van het gelopen participatietraject is het van belang dat je evalueert en kijkt naar eventuele verbeterpunten. Welke stappen je in algemene lijn doorloopt tijdens een participatietraject, vind je hieronder.

Stappenplan werkwijze burgerparticipatie Stap 1. Eerst bepalen of je participatie kunt/mag toepassen Er is een aantal gevallen waarin participatie verplicht is, zoals bij het opstellen van een omgevingsvisie, programma of omgevingsplan. Ook voor activiteiten die buitenplans zijn (dus volgens de regels van het omgevingsplan niet mogelijk zijn) en waarvoor het college bevoegd gezag is, kan de raad activiteiten aanwijzen waarvoor participatie verplicht is. De gemeente is verder ook verplicht om inwoners, specifiek cliënten of hun vertegenwoordigers, te betrekken bij de onder andere uitvoering van de Wmo en Participatiewet. In alle gevallen waar participatie niet verplicht is, moedigen wij als gemeente dit wel aan. Er is een aantal gevallen waarin participatie met inwoners niet mogelijk is, namelijk als / voor: •

Kleine herzieningen in eerder vastgestelde voornemens om beleid te maken/wijzigen;

•

Participatie door een wet(telijk voorschrift) is uitgesloten;

•

Vaststelling van begroting, tarieven voor gemeentelijke dienstverlening/belastingen;

•

Uitvoering zo snel moet dat participatie niet kan worden afgewacht;

•

Sprake is van uitvoering van beleid vanuit de regio, de provincie of het Rijk, waarbij de gemeente Halderberge geen of nauwelijks beleidsruimte heeft;

•

Het belang van participatie niet opweegt tegen het belang van de verantwoordelijkheid van de gemeente om kwetsbare groepen in de samenleving te beschermen.

Deze opsomming is niet limitatief. Er kan hierover altijd het gesprek worden aangegaan.

7

Stap 2. Vooraf stellen van randvoorwaarden De raad is – als het onderwerp binnen hun bevoegdheid ligt – aan zet om vooraf een goed beeld te schetsen van de verwachtingen en (on)mogelijkheden. Doordat de raad duidelijke randvoorwaarden stelt, is de controlerende rol aan het eind gemakkelijker uit te voeren. Ook ambtelijk kijken we naar een aantal randvoorwaarden. Kun je niet helemaal voldoen aan één van de randvoorwaarden en zie jij wel de meerwaarde in participatie? Of hebben inwoners aangegeven graag over jouw onderwerp te willen meedenken? Leg het dilemma voor aan het college en/of de gemeenteraad. Het niet volledig invullen van een van de randvoorwaarden wil niet zeggen dat een participatietraject minder succesvol is. Na een goede overweging, kun je het ontbreken van één van de randvoorwaarden als risico benoemen. Wat is het effect van het project of het beleidsproces op inwoners en/of hun omgeving? Heeft het project een groot effect op inwoners en/of de omgeving? Dan is het raadzaam om participatie toe te passen. Dit geldt voor zowel een project met veel als weinig betrokkenen. Is het effect van het project klein? Dan is het inrichten van een participatietraject (vaak) minder noodzakelijk. Het is wel van belang inwoners (individueel of collectief) te informeren.

Biedt het project of proces voldoende ruimte voor participatie en is het concreet genoeg? Binnen een project moet ruimte zijn voor opties en alternatieven. Meedenkende inwoners moeten keuzes kunnen maken en moeten kunnen aangeven wat zij belangrijk vinden of waar zij zaken anders zien dan de gemeente. Als er geen ruimte is, is participatie meestal ongeschikt. Beperkende factoren zijn: wet- en regelgeving, eerder vastgesteld beleid, financiële beperkingen of gebrek aan commitment van college en/of raad. Ook is het belangrijk dat het onderwerp concreet genoeg is en dat mensen zich er iets bij voor kunnen stellen. Is er voldoende tijd om de participatie uit te voeren? Participatie neemt tijd in beslag. Is die tijd ook beschikbaar of heeft besluitvorming zoveel haast dat het niet mogelijk is om participatie in te zetten? Kies er dan voor om inwoners te informeren. Bedenk wel dat een goed participatietraject tijd kan opleveren in een later stadium, omdat je op minder weerstand stuit en goed alle belangen in beeld hebt. Is er capaciteit en budget? Het organiseren en begeleiden van participatie is arbeidsintensief. Vaak is er enthousiasme voor een initiatief, maar is het lastig als er budget mee gemoeid is. Let wel: budget is slechts een middel en meedenkkracht of verbindingen leggen is soms net zoveel waard als budget.

Het is daarvoor wel belangrijk dat er voldoende ambtelijke capaciteit beschikbaar is.

8

Stap 3. Invulling geven aan de inrichting van de participatie Het college is opdrachtgever voor participatie en gedurende het proces blijft het college verantwoordelijk voor gemaakte afspraken en de hieruit voortvloeiende resultaten. Om goed invulling te geven aan het proces, moeten de verschillende zaken voorafgaand aan de uitvoering helder zijn. Deze zaken zijn voorgeschreven vanuit de Participatieverordening: •

Doel: waarom passen we participatie toe?

•

Beïnvloedingsruimte: welke doelgroep(en) zit(ten) wanneer aan tafel met welke rol?

•

Kaders: welke randvoorwaarden zijn er en hoe communiceren we deze?

•

Communicatie: hoe bereiken we onze doelgroep(en)?

•

Participatievorm: hoe en wanneer leveren onze doelgroep(en) hun inbreng?

•

Democratie: hoe borgen we democratische waarden (zoals gelijkheid, transparantie)?

•

Financiën: hoeveel geld besteden we aan participatie?

Voor meer inzicht in doelgroepen, rollen, communicatie en middelen, zie uitgangspunt 2 Deze zaken verwerken we in het collegevoorstel of in een kort participatieplan. Vanuit de Participatieverordening wordt verwacht dat bovenstaande punten voor iedereen helder zijn aan het begin van het proces. Je kunt ervoor kiezen om deze belangrijkste zaken aan het begin van je presentatie kort te benoemen of je kunt een bijlage rondsturen naar alle deelnemers van het participatietraject met deze punten hierin beschreven. De ervaring leert dat met name vaak onduidelijkheid bestaat over de invloed die deelnemers hebben in het proces. De verwachtingen hierover zijn vaak verschillend. Hier mag je extra aandacht aan besteden. Om een goed beeld te schetsen welke mate van invloed er is (op basis van de Halderbergse participatietrap) en wat dit betekent voor de deelnemers, de ambtelijke organisatie en het bestuur, is een overzicht gemaakt. Het is de kunst om hier een goede balans in te vinden in wat de wens is en wat er (praktisch) mogelijk en haalbaar is.

Trede: Informeren

Invloed van de samenleving

de medewerker

het college

de raad

… wordt op de

… geeft inzicht en

… voert zelfstandig

… ziet toe op de

hoogte gebracht van

informatie over

beleid uit. De keuze om

uitvoering van het

ontwikkelingen,

ontwikkelingen. Er is

geen intensieve

college en kan

beleid of werkzaam-

geen ruimte voor

participatie toe te

ervaringen/informatie

heden. Reactie is

input of

passen is gebaseerd

ophalen bij inwoners

niet mogelijk.

aanpassingen.

op ambtelijk advies.

of hun achterban.

9

Trede: Cocreatie

Trede: Advies vragen

Trede: Raadplegen

Invloed van de samenleving

de medewerker

het college

de raad

… wordt

… luistert met open

… geeft opdracht om

… stelt vooraf kaders

uitgenodigd om te

houding naar de

betrokkenen te

vast en ziet erop toe

reageren op een

verschillende input

raadplegen

dat het proces goed

voorstel vanuit de

en neemt deze zo

en legt verantwoor-

verloopt. Nadruk ligt op

gemeente voor een

goed als mogelijk

ding af wat met de

het bewaken van het

bepaald thema.

mee in het vervolg.

input is gedaan.

proces.

… geeft advies op

… hecht veel

een onderwerp waar

waarde aan het

de gemeente om

gegeven advies en

vraagt. Zij

zoekt naar opties

beoordeelt dit als

om het advies te

een volwaardig

verenigen met

advies.

zijn/haar visie.

… wordt actief

… begeleidt het

… ziet inwoners als

… geeft kaders mee en

betrokken en neemt

proces, bewaakt de

partner en laat het

controleert deze. Zij

zitting in een

kaders / randvoor-

resultaat zwaar wegen.

nodigt inwoners uit

werkgroep om een

waarden en is

Daarnaast zijn zij ook

voor deelname en

gezamenlijk besluit

helder over de

scherp op hun

weegt hun inbreng

voor te bereiden.

(on)mogelijkheden.

collegeprogramma.

zwaar mee.

… stelt een agenda op, maar geeft daarbinnen veel ruimte voor inbreng en discussie. Bij afwijking goed motiveren waarom.

… mag in discussie gaan met de adviesgevers. De raad kan afwijken van de gekozen route, mits een duidelijke motivatie daarvoor is.

Stap 4. Betrekken van de samenleving In deze stap gaat het om het participatietraject zelf. In het participatieplan of collegevoorstel heb je aangegeven hoe je een en ander wil gaan aanpakken. Nu is het een kwestie van uitvoeren. Zorg dat je bij de uitvoering genoeg ondersteuning hebt bij het begeleiden van deze participatie. Denk hierbij aan collega’s die aanwezig zijn op een bewonersavond voor de begeleiding van een groepje of het betrekken van collega’s bij de uitkomst van enquêteresultaten als deze ook interessant zijn voor andere vakgebieden. Omdat het college een representatieve rol vervult en zij het ‘gezicht van de gemeente’ is, kun je ervoor kiezen om de portefeuillehouder een rol te geven in het participatieproces. Meestal is een korte introductie en afsluiting voldoende. Aanwezigheid van de portefeuillehouder bij een participatiemoment kan ervoor zorgen dat er meer gevoel komt bij het onderwerp en hetgeen bij de samenleving leeft op het gebied van dit onderwerp.

10

Door de volksvertegenwoordigende rol van de raad mogen raadsleden ook deelnemen aan participatietrajecten. Ben je ervan bewust dat de aanwezigheid van raadsleden soms een andere dynamiek kan geven in een groep. Zo kan het zijn dat inwoners zich juist meer of minder geroepen voelen vrijuit hun mening te geven. Mocht je er bewust voor kiezen om raadsleden uit te nodigen, dan kun je hen wellicht vooraf wat spelregels geven over hun rol. Stap 5. Verslag maken van het proces en besluiten over de inhoud De raad neemt uiteindelijk een besluit, nadat gecontroleerd is of aan de geschetste aanpak is voldaan, of alle belangen goed in beeld zijn gebracht en of aan de gestelde randvoorwaarden is gedaan. Om dit als raad goed te beoordelen, is een verslag nodig. Dit verslag wordt ook verplicht gesteld vanuit de Participatieverordening. In dit verslag zijn ten minste de volgende zaken opgenomen: •

Een overzicht van de gevolgde participatieprocedure;

•

Een weergave van de reacties die tijdens de participatie naar voren zijn gebracht;

•

Een reactie met een motivatie waarom zienswijzen wel/niet/deels zijn overgenomen.

Dit verslag stuur je ook richting alle deelnemers met de vraag of zij zich kunnen vinden in het verslag. Men hoeft het niet eens te zijn met de inhoud van de project, maar het is wel belangrijk dat het proces en de gesprekken op een goede manier zijn weergegeven. Het is hiervoor van belang dat je zo min mogelijk technische taal of moeilijke, gedetailleerde informatie gebruikt. In principe gaan we er vanuit dat het voor iedereen helder is dat de gemeente het algemene belang afweegt tegenover het individuele belang en hier vervolgens een besluit over neemt. Dit kun je in een verslag nog eens benadrukken. Ook voor het besluit geldt dat de overwegingen helder en transparant moeten zijn. Hiervoor is het nodig dat het verslag, maar ook de college- en raadsvoorstellen zo eenvoudig mogelijk zijn geformuleerd. Stap 6. Regelmatig evalueren en met trots voorbeelden delen Het is goed om samen (met dezelfde betrokkenen als waarmee het proces is doorlopen) te evalueren en te leren. Dat kan al tijdens de participatie, maar zeker ook aan het einde van een traject. Welke lessen kunnen we trekken uit het gelopen traject en wat gaan we hiermee doen? Wat ging goed en wat kan in de toekomst beter? Deze evaluatie kan zowel intern als met externen plaatsvinden. Het is daarbij van belang om dezelfde mensen te betrekken die hebben meegedaan en vooral te focussen op het doorlopen proces.

Door dit met elkaar te evalueren en te delen, zorgen we ervoor dat we in de toekomst nog beter vorm geven aan onze participatie. Ook is het waardevol om voorbeelden met elkaar te delen en van elkaar te leren.

11

Uitgangspunt 2: Betrekken van de omgeving We willen graag dat iedereen mee kan en mag doen. Maar hoe betrek je inwoners het beste? En hoe zorg je ervoor dat iedereen mee kan doen? ‘De’ inwoner bestaat namelijk niet en een standaard aanpak bestaat niet; al onze inwoners hebben namelijk verschillende opvattingen en voorkeuren. In deze paragraaf gaan we in op hoe je bepaalt wie je moet betrekken, hoe je deze groep(en) benadert en welke instrumenten je kunt toepassen voor jouw participatie.

Omgevingsanalyse: krachtenveldanalyse en betrokkenheidsprofielen Om inwoners, bedrijven en organisaties op een gestructureerde manier bij projecten te betrekken is het maken van een omgevingsanalyse. Deze analyse bestaat uit twee delen: I.

Het in kaart brengen van de verschillende belanghebbenden en belangen. Hiermee breng je de omgeving / het krachtenveld in kaart

II. Het inzoomen op de te verwachten participatie- en communicatievoorkeur en eventuele binding met het onderwerp op basis van de betrokkenheidsprofielen Krachtenveldanalyse Wie zijn er betrokken, welke belangen spelen er en wat is de rol van de diverse actoren? Gaan ze een daadwerkelijke bijdrage leveren of moeten we ze vooral goed informeren? Om dit te onderzoeken doorloop je de volgende stappen: 1. Maak een lijst van de belangrijkste stakeholders (zowel intern als extern) Beperk je tot ongeveer tien van de belangrijkste personen en/of organisaties. Uiteraard ben je zelf ook een van deze spelers. 2. Bepaal voor elke stakeholder zijn/haar functie en houding tegenover het project Wat vinden ze van de manier waarop het project of de ontwikkeling nu verloopt? Hulpvraag: zal deze persoon een extra inspanning doen als het project in zwaar weer komt, of zal hij juist stilletjes hopen dat het versneld wordt stilgelegd? 3. Bepaal de betrokkenheid van de stakeholders Betrokkenheid bepaal je door de energie en tijd die iemand in het project stopt. Als het hem/haar fulltime bezighoudt is de betrokkenheid hoog. Als het één van de vele onderwerpen is op iemands agenda is de betrokkenheid laag. Ook als iemand veel tijd steekt in het tegenwerken van de ontwikkeling is de betrokkenheid hoog.

Hulpvraag: Als je de persoon ’s nachts wakker maakt, is dit project dan het eerste dat er spontaan bij hem/haar opkomt of volgt eerst een reeks andere onderwerpen?

12

4. Bepaal de invloed/macht die alle stakeholders hebben Invloed en macht is iets anders dan betrokkenheid. Iemand kan slechts één uur in de maand besteden aan het project, maar wel de bevoegdheid bezitten om de stekker eruit te trekken. Als je dit voor alle spelers bepaald hebt, neem je wat afstand en bekijk je het resultaat. Wat valt op? Welke spelers vormen een risico voor het project? Na het maken van bovenstaande schematische weergave is het trekken van conclusies hieruit het belangrijkste. Bepaal op basis van je analyse welke stakeholders voor jou het meest van belang zijn om te betrekken en/of te informeren. Voor meer informatie over krachtenveldanalyses of Factor C, neem eens contact op met Marjolein Bömer. Betrokkenheidsprofielen Vanuit onderzoeksbureau Citisens is op basis van big data onderscheid gemaakt in acht groepen inwoners die van elkaar verschillen in vertrouwen in de overheid en algemene betrokkenheid. Voor iedere groep is een betrokkenheidsprofiel opgesteld. Hiervoor heeft Citisens sociaal-demografische kenmerken zoals leeftijd, opleidingsniveau en welstand uit gerenommeerde bronnen gecombineerd met eigen onderzoeksdata over betrokkenheid van inwoners bij de eigen leefomgeving, hun vertrouwen in instituties, participatiegedrag en communicatievoorkeuren.

13

Deze betrokkenheidsprofielen geven houvast om vooraf keuzes te maken qua inzet van middelen en om tijdens het traject te toetsen of er een voldoende diverse groep inwoners bereikt en betrokken is. Het geeft inzicht in wat inwoners een fijne manier vinden om betrokken te worden. Als wij rekening houden met deze profielen, kunnen we doelgerichter communiceren en onze inwoners nog beter betrekken bij participatie. Gekeken naar de samenstelling van onze gemeente, valt op dat hier een aanzienlijk grote groep Zelfbewuste Aanpakkers aanwezig is. Daarnaast zijn ook de groepen Gevestigde Beïnvloeders en Honkvaste Buurtbewoners oververtegenwoordigd. •

Zelfbewuste Aanpakkers: Kenmerkend aan de betrokkenheidsstijl van deze groep is dat zij in verhouding met andere groepen het meest betrokken zijn op lokaal niveau. Ze voelen zich actief betrokken als een onderwerp hen raakt en identificeren zich met hun woonplaats. Mensen met dit profiel zijn vaak druk in het verenigingsleven en organiseren veel zelf, vooral ook buiten de overheid om. Hun vertrouwen in de overheid is namelijk iets lager dan gemiddeld. Deze groep is het best aan te spreken door niet in overheidsjargon te spreken.

•

Gevestigde Beïnvloeders: Gevestigde Beïnvloeders hechten er waarde aan om door de gemeente te worden uitgenodigd om te participeren in een initiatief of project. Een huis-aan-huis verspreide nieuwsbrief vanuit de gemeente wordt ook positief ontvangen. Een uitnodiging of enquête op papier is het meest geschikt om deze groep te bereiken. Deze groep is vaak aanwezig op (fysieke) bewonersavonden.

•

Honkvaste Buurtbewoners: De betrokkenheid van deze groep is lager dan dat van andere groepen. Honkvaste Buurtbewoners hebben minder vertrouwen in de gemeente en instituties, maar ook in hun eigen mogelijkheden en invloed. Deze groep is echter wel bovengemiddeld betrokken bij goede doelen en vrijwilligerswerk. Vaak woont de Honkvaste Buurtbewoner al lange tijd op dezelfde plek en is hij/zij vooral betrokken bij de eigen buurt. Het bereiken van deze groep gaat het best via hun eigen netwerk (familie, vrienden of buurt). Ze steken graag hun handen uit de mouwen, en doen dat het liefst in concrete projecten.

Middelen Binnen een participatietraject kunnen verschillende participatiemiddelen worden ingezet. De inzet hangt onder meer af van de beleidsfase, het doel van de participatie, het gekozen participatieniveau, voorkeuren van de betrokkenen en beschikbare tijd, budget en capaciteit.

14

Er is dan ook geen standaard aanpak te benoemen, maar er zijn wel aspecten waar je in het algemeen aan kan denken bij het inzetten van een participatiemiddel: •

Denk na over specifieke doelgroepen Stel altijd de vraag: moeten we iets extra’s doen voor specifieke doelgroepen, zoals ouderen, mensen met een andere culturele achtergrond of jongeren? Wanneer het om bijvoorbeeld de uitvoering van de Wmo of de Participatiewet gaat, zijn we als gemeente verplicht om inwoners, specifiek cliënten of hun vertegenwoordigers te betrekken. Hiervoor benutten we de Adviesraad Sociaal Domein.

Adviesraad Sociaal Domein Sinds 2021 kent de gemeente Halderberge een Adviesraad Sociaal Domein. Deze groep inwoners denkt mee en levert inbreng bij onderwerpen die spelen in het sociaal domein. De vier hoofdthema’s waar zij zich op richten, zijn: lichamelijk en geestelijk gezond, sociaal netwerk en meedoen, financieel gezond en opvoeden en opgroeien. Deze adviesraad geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeente en werkt met verschillende werkgroepen en vertegenwoordigers uit de samenleving.

•

Zorg dat alle informatie op één centrale plek te vinden is Voor de waardering van een participatietraject is heldere informatie onmisbaar. Zorg dat er een centrale plek is ingericht (op de gemeentelijke website) waar informatie over het traject te vinden is, hoe de besluitvorming er uit ziet, op welke momenten men daar invloed op kan uitoefenen en wat we met de uitkomsten doen.

•

Zet een mix van verschillende middelen in Zet waar mogelijk in op een mix van zowel online als offline middelen. Dit geeft betrokkenen de keuze hoe zij willen participeren, wat meestal een positief effect heeft op het aantal mensen dat meedoet en de diversiteit aan opgehaalde opvattingen.

•

Trek erop uit naar de verschillende kernen Uit de betrokkenheidsprofielen blijkt dat veel van onze inwoners zich vooral betrokken voelen bij hun eigen kern of wijk en minder bij de overkoepelende gemeente. Om deze inwoners te bereiken, kun je ervoor kiezen om bijeenkomsten te organiseren op locatie (met bijvoorbeeld onze Keet in de wijk) of de samenwerking te zoeken met georganiseerde wijkverenigingen of verenigingen. Denk hierbij ook aan onze Samenstichtingen.

15

Samenstichtingen In Halderberge hebben we een aantal Samenstichtingen (in oprichting). Een Samenstichting bestaat uit een aantal leden die als gezamenlijk doel hebben om de leefbaarheid van hun kern of wijk te verbeteren. Met een Samenstichting kunnen inwoners in gesprek als ze graag een podium willen voor hun idee of als ze vragen hebben over bepaalde situaties in hun kern. Samenstichtingen streven naar representativiteit, maar zij kunnen geen rechten/inspraak van inwoners overnemen of in rechten van inwoners treden. De Samenstichtingen staan in nauw contact met de gemeente en zitten vaak ook aan tafel met de ambtelijke organisatie. Bij deze Samenstichtingen zit veel kennis over hun kern of wijk waar u op een goede manier gebruik van kan maken. Zij dienen als klankbord of zorgen voor meer beeldvorming tijdens een proces, zonder daarbij een politieke kleur te laten zien.

Hieronder staat een aantal voorbeelden toegelicht. Het is nadrukkelijk geen uitputtende lijst en er zijn tal van vormen mogelijk. Team Communicatie kan adviseren bij de keuze voor en inzet van de instrumenten. Digipanel Ons (digitaal) burgerpanel is een ideale manier om vooraf over een onderwerp de mening te peilen van onze inwoners, maar zetten we ook in om zaken te evalueren. Het digipanel van de gemeente Halderberge bestaat uit een groep van ca. 600 inwoners uit verschillende kernen van Halderberge. Deze inwoners hebben er zelf voor gekozen zitting te nemen in dit panel en krijgen van ons een aantal keer per jaar vragen over onderwerpen die binnen de gemeente spelen. Dat varieert van bijvoorbeeld onderhoud van groen of plannen voor woningbouw tot bezuinigingen en zorg. Een collega die jou alles kan vertellen over het digipanel is Marjolein Bömer. Halderbergse Bode en gemeentelijke nieuwsbrief De Halderbergse Bode en de gemeentelijke nieuwsbrief is onder inwoners het meest gewaardeerde middel in de gemeente om op de hoogte te blijven van nieuws en ontwikkelingen. Dit middel zet je in met als doel mensen te informeren en/of uit te nodigen. Ook genomen besluiten publiceren we via deze kanalen. Wil je iets in de Halderbergse Bode of in de nieuwsbrief zetten? Contact Stephanie Ansems.

Sociale media Sociale media zijn participatie-instrumenten en effectieve middelen om op het netvlies te komen van een brede groep inwoners. Als gemeente Halderberge gebruiken we sociale media nog niet actief als participatie-instrument, meer als middel om te zenden. Juist mensen die minder geneigd zijn om van zich te laten horen bij participatietrajecten kun je

16

goed bereiken door aan te sluiten bij de kanalen die zij zelf veelvuldig gebruiken. Het biedt mogelijkheden om berichten op specifieke doelgroepen of gebieden te richten. Bedenk of je een onderwerp extra zichtbaarheid wil meegeven door sociale media in te zetten. Iemand die jou alles kan vertellen over onze sociale mediakanalen is Stephanie Ansems. Enquête Een enquête is een vragenlijst die ongeveer 5-10 minuten duurt om in te vullen. De enquête kan via diverse kanalen worden uitgezet (bijvoorbeeld via een uitnodiging op de deurmat, tot enquêteurs op straat, een aankondiging in de Halderbergse Bode, het Digipanel of sociale media). Het kenmerk van een enquête is dat de uitkomsten representatief zijn (evt. gewogen), dus dat er veel mensen aan meedoen. Bijeenkomsten Bijeenkomsten komen in vele soorten en maten. Van een informatieve inwonersavond tot een klankbordgroep voor een grote groep inwoners, waarin we meerdere onderwerpen en oplossingen bespreken. Bijeenkomsten kunnen bovendien zowel fysiek (bijvoorbeeld in een dorpshuis, bij de voetbalvereniging of in het gemeentehuis) plaatsvinden als online. Voor online bijeenkomsten gebruikt de gemeente MS Teams soms in combinatie met een brainstormtool (bijvoorbeeld Miro of Mural). Participatiemiddelen Mate van invloed/doel

Geschikte middelen •

Nieuwsbericht of -brief (online of fysiek)

•

Informatiebijeenkomst (online of fysiek)

•

Brief

Raadplegen

•

Digipanel

Belanghebbenden delen hun mening, ervaring

•

Enquête (online of fysiek)

en ideeën.

•

Bijeenkomst (online of fysiek)

•

Dialoog (online of fysiek)

•

Klankbordgroep (online of fysiek)

•

Keukentafelgesprek (individueel)

•

Project-of werkgroep (met inwoners en

Informeren Geen formele inbreng, wel reageren.

Advies vragen De initiatiefnemer bepaalt de agenda, betrokkenen kunnen suggesties, bezwaren of oplossingen aandragen. Cocreatie Gezamenlijke planvorming, gezamenlijke keuzes en het gezamenlijk uitvoeren van

gemeentemedewerkers/on- of fysiek)

publieke diensten.

17

Uitgangspunt 3: Samenwerken aan initiatieven Initiatieven komen voor in allerlei vormen en maten en komen op verschillende manieren bij de gemeente binnen. Dit maakt het soms lastig om een initiatief te herkennen. Het begrip burgerinitiatief zorgt soms al voor verwarring. Formeel gezien is een burgerinitiatief het recht van een inwoner om een onderwerp op de agenda van de raad te zetten. Maar een burgerinitiatief kan ook veel simpeler zijn, zoals het initiatief van een groep inwoners die de handen ineen slaan om samen het groen in hun wijk te onderhouden of om bijvoorbeeld een groep asielzoekers te helpen. En dan zijn er nog maatschappelijke initiatieven; initiatieven die niet alleen inwoners, maar ook andere partijen uit de samenleving starten. Zie daar nog maar eens wijs uit te komen!

Initiatief Een verzoek van iemand om iets te doen/te starten/te bouwen/te gebruiken in de fysieke leefomgeving.

In de meeste gevallen ontstaat een initiatief uit een droom, wens of gesprek. We kunnen helaas niet met iedere vraag, droom of wens aan de slag. Daarom streven wij ernaar om initiatiefnemers te stimuleren en te ondersteunen om een initiatiefwaardig idee bij ons in te dienen. Dit houdt in dat het initiatief voldoet aan de indieningsvereiste. Wanneer het initiatief hieraan voldoet, kunnen we dit in behandeling nemen.

Mate van interactie met de gemeente Welke rol, invloed en mate van interactie verschillende partijen aan tafel hebben, brengen we in beeld met de participatietrap. Dit instrument maakt dit aan de ene kant inzichtelijk voor overheden die aan de slag willen met burgerparticipatie, maar geeft aan de andere kant ook inzicht in de mate van interactie die inwoners met een initiatief aangaan met de gemeente. De gemeente is in eerste instantie faciliterend aan de vraag vanuit de initiatiefnemer en kijkt hoe we dit mogelijk kunnen maken. Een initiatiefnemer kan de volgende mate van interactie aangaan met de gemeente: •

Informatie inwinnen

Inwoners (of inwonersvertegenwoordigingen) informeren de gemeente over een bepaald onderwerp. Het initiatief en de uitvoering ligt volledig bij hen. De gemeente geeft ondersteunend hieraan informatie over bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen. Het gaat hier meestal om projecten die niet direct ingespeeld zijn op het algemeen belang. Voorbeeld is een melding maken van een bepaalde (vergunningsvrije) activiteit.

18

•

Aankaarten

Inwoners (of inwonersvertegenwoordigingen) kaarten een bepaald onderwerp aan bij de gemeente. Zij vragen de gemeente aandacht te hebben voor het onderwerp. De gemeente kan aangeven waar zij verbanden ziet met andere projecten. Aankaarten kan via het inspreken in een commissievergadering, het indienen van een burgerinitiatief of via een gesprek met een van de ambassadeurs. Afhankelijk van het onderwerp, ligt de uitvoering bij de samenleving of bij de gemeente. •

Voorstel voorleggen

Inwoners (of inwonersvertegenwoordigingen) leggen aan de gemeente een voorstel voor. De gemeente geeft aan wat handige tips zijn voor het voorstel of waar dwarsverbanden liggen naar andere projecten. Ook krijgt de gemeente initiatieven binnen via het ‘loket’ ruimtelijke en maatschappelijke initiatieven om te beoordelen of het past binnen het omgevingsplan en zo niet, of de gemeente het initiatief wenselijk/kansrijk vindt.

De initiatiefnemer wil … Deze mate van interactie komt op verschillende manieren tot uiting. Dit is afhankelijk wat hij/zij precies wil. Hieronder staan de meest voorkomende manieren opgesomd die inwoners gebruiken om met de gemeente in contact te komen over hun idee of initiatief. … melden van een bepaalde (vergunningsvrije) activiteit Wanneer een initiatiefnemer een bepaalde activiteit wil uitvoeren waarvoor verder geen actie van de gemeente vereist is, is het wel wenselijk om hier als gemeente van op de hoogte te zijn. De initiatiefnemer maakt een melding aan, waarin hij/zij de activiteit aangeeft en zo de gemeente informeert. Je verwijst een initiatiefnemer naar deze mogelijkheid, wanneer je een mail of telefoontje krijgt met deze melding. Vraag die je aan de initiatiefnemer kan stellen, is of zijn/haar omgeving ook op de hoogte is van deze activiteit en de tip meegeven dat dit raadzaam is om te doen. … een reactie geven op beleid, proces, werkzaamheden of zaken die spelen De initiatiefnemer geeft schriftelijk of mondeling een reactie op beleid, proces, werkzaamheden of andere zaken die in de gemeente spelen. Als dit gaat over relatief eenvoudige zaken, kan een beleidsmedewerker of wethouder met deze persoon in gesprek gaan om te horen wat er speelt en hoe eventueel invulling gegeven kan worden aan deze reactie.

Gaat het om een onderwerp dat politiek op de agenda staat, dan verwijs je de initiatiefnemer naar de mogelijkheid om in te spreken tijdens een commissievergadering. Dit houdt in dat deze persoon het woord mag voeren over een onderwerp (geagendeerd of niet-

19

geagendeerd) dat de commissie aangaat. Deze inspraakreactie kan door de raadsleden worden gebruikt bij de advisering van de commissie en later bij het besluit van de raad. Wil je meer weten over de mogelijkheid om in te spreken? Dan kun je terecht bij onze griffie. … een onderwerp op de agenda van de raad krijgen Een initiatiefnemer wil graag een onderwerp op de agenda van de raad zetten of de raad hierover laten meepraten. Dan verwijs je een initiatiefnemer door naar het opstellen van een burgerinitiatief. Het burgerinitiatief maakt het voor een initiatiefnemer namelijk mogelijk om onderwerpen op de agenda van de gemeenteraad te zetten. De initiatiefnemer dient aan een aantal voorwaarden te voldoen en het voorstel moet voorzien zijn van minimaal 50 handtekeningen die dit voorstel ondersteunen. Wanneer het voorstel van de initiatiefnemer voldoet aan vooraf opgestelde criteria, neemt de gemeenteraad het voorstel in behandeling en besluit hierover. Wanneer een initiatiefnemer graag ondersteuning wil bij het opstellen van dit burgerinitiatief, kun jijzelf hier een rol in te spelen (op inhoud), maar je kunt ook een van de ambassadeurs vragen om te helpen. Meer weten over het indienen van een burgerinitiatief? Neem contact op met onze griffie. … graag ondersteuning krijgen bij zijn/haar initiatief Niet iedere initiatiefnemer wil een initiatief richting de raad brengen.

Soms willen initiatiefnemers gewoon zelf aan de slag met een klein project, maar weten ze niet hoe ze hieraan moeten beginnen of hoe ze dit het beste kunnen oppakken. De vraag vanuit de initiatiefnemer kan dan gaan om een bijdrage in de vorm van kennis, financiële middelen, het beschikbaar stellen van faciliteiten (ruimte, materiaal, etc) of inzet/hulp van de gemeente. Ook het leggen van contacten of het in contact brengen van initiatiefnemers met bepaalde organisaties kan een vraag zijn. Voor al dit soort vraagstukken schakel je de ambassadeurs in, die het initiatief verder helpen en de juiste personen aanhaken. Dit betekent niet dat de ambassadeur alles gaat overnemen, maar met name kijkt wat er op dat moment nodig is en hierbij de juiste personen/faciliteiten regelt voor de initiatiefnemer, zodat hij/zij verder kan. Ambassadeurs inschakelen? Mark van Banning en Maartje Verhulst vertellen je graag meer! … wil graag toetsen of een initiatief doorgang kan vinden binnen de gemeente Als gemeente nodigen we iedereen uit om met goede plannen te komen om de leefomgeving mooier en beter te maken. In onze gemeentelijke omgevingsvisie laten we zien wat we belangrijk vinden in de omgeving waarin we wonen, werken en recreëren. Om een eerste

20

indruk te krijgen hoe wij tegenover een initiatief staan, laat je de initiatiefnemer weten dat hij/zij in de omgevingsvisie kan toetsen of het initiatief past binnen de waarden in een bepaald gebied én of het bijdraagt aan de opgaven die in dat gebied spelen. Wanneer een initiatiefnemer een aanvraag doet voor een principeverzoek, verwijs je deze persoon naar het ‘loket’ ruimtelijk en/of maatschappelijke initiatieven op onze gemeentelijke website. Op deze manier geven we inwoners de mogelijkheid hun initiatief formeel met ons te delen en hierover in gesprek te gaan. De initiatiefnemer moet hiervoor een aantal zaken aanleveren. Hoe de omgeving is betrokken bij het voorproces van dit initiatief (omgevingsdialoog), kan bijvoorbeeld een indieningsvereiste zijn. Allereerst checkt het Loket R&MI of het initiatief geheel voldoet aan de indieningsvereiste en of het initiatief wel of niet direct past binnen het omgevingsplan. Alle initiatieven die voldoen aan de indieningsvereiste, maar niet direct zijn toegestaan of waar bestuurlijke en/of maatschappelijke gevoeligheden te verwachten zijn, worden aan de intaketafel voorgelegd. Aan de intaketafel buigt een interdisciplinaire groep ambtenaren zich over het initiatief om te bepalen of het initiatief wenselijk/kansrijk is.

Dat wil zeggen: past het initiatief bij de (omgevings)visie en strategische doelen van de gemeente en de ketenpartners; is het kansrijk om verder te onderzoeken? Als we een initiatief als wenselijk/kansrijk vinden, brengen we de vervolgprocedure en eventuele mitsen/bespreekpunten in beeld. Een wenselijk initiatief moet namelijk ook haalbaar en realiseerbaar zijn. Aan de initiatiefnemer vragen we om het initiatief voor te leggen/te bespreken met de omgeving. Indien het initiatief wenselijk wordt gezien, maar er nog veel mitsen/bespreekpunten zijn (complex is), stellen we een omgevingstafel voor. Met de betrokken adviseurs en (keten)partners en de initiatiefnemer gaan we na of de mitsen zijn op te lossen en/of het initiatief moet worden aangepast. Ook kunnen eventuele (extra) kansen worden voorgesteld. Klop eens aan bij Cathy Maat voor meer context over de intake- en omgevingstafel.

21

4. Handreiking voor de Halderbergse samenleving Of u nu als inwoner betrokken bent bij een project over verkeersmaatregelen in uw straat, als ondernemer meedenkt over nieuw economisch beleid of als groepje buurtbewoners een goed idee hebt voor het verbeteren van de leefbaarheid in uw wijk; uitgangspunten gelden voor iedereen! In dit hoofdstuk geven we uitleg en tips hoe u invulling kunt geven aan de uitgangspunten die in deze nota zijn opgenomen.

Uitgangspunt 1: Duidelijke afspraken en maatwerk Als inwoner, ondernemer, organisatie of onderwijsinstelling in Halderberge kunnen we u benaderen om mee te denken in beleid of de uitvoering ervan. Voordat we u benaderen, is er vaak al een proces aan vooraf gegaan. Hieronder leggen we de verschillende stappen uit hoe een idee voor participatie tot stand komt, hoe de uitvoering verloopt en hoe we zo’n traject afronden.

Stappenplan werkwijze burgerparticipatie Stap 1. Eerst bepalen of we als gemeente participatie kunnen/mogen toepassen Bij veel onderwerpen die op de agenda van het college of de raad komen, maken we een keuze of het onderwerp zich leent voor participatie. Er is een aantal activiteiten, zoals het opstellen van een omgevingsvisie, programma of omgevingsplan, waarbij participatie wettelijk verplicht is. Ook voor activiteiten die buitenplans zijn (dus volgens de regels van het omgevingsplan eigenlijk niet mogelijk zijn) kan de raad gevallen aanwijzen waarvoor participatie verplicht. De gemeente is verder ook verplicht om inwoners, specifiek cliënten of hun vertegenwoordigers, te betrekken bij de onder andere uitvoering van de Wmo en Participatiewet. In alle gevallen waar participatie niet verplicht is, moedigen wij dit wel aan. Er is een aantal gevallen waarin participatie met inwoners niet mogelijk is, namelijk als / voor: •

Kleine herzieningen in eerder vastgestelde voornemens om beleid te maken/wijzigen;

•

Participatie door een wet(telijk voorschrift) is uitgesloten;

•

Vaststelling van begroting, tarieven voor gemeentelijke dienstverlening/belastingen;

•

Uitvoering zo snel moet dat participatie niet kan worden afgewacht;

•

Sprake is van uitvoering van beleid vanuit de regio, de provincie of het Rijk, waarbij de gemeente Halderberge geen of nauwelijks beleidsruimte heeft;

•

Het belang van participatie niet opweegt tegen het belang van de verantwoordelijkheid van de gemeente om kwetsbare groepen in de samenleving te beschermen.

22

Stap 2. Vooraf stellen van randvoorwaarden (door de gemeente) Voordat de gemeente u uitnodigt om mee te denken, is er vaak al druk nagedacht over de verwachtingen en de (on)mogelijkheden. Deze stellen de raad en/of het college vast. We noemen dit ook wel kaders of randvoorwaarden. Bij sommige onderwerpen zijn er bijvoorbeeld zaken waarvan we bij voorbaat al kunnen aangeven dat die niet ter discussie staan of niet gerealiseerd kunnen worden. Ook kan het zijn dat er maar beperkt de tijd is om een traject te doorlopen of dat geld een belemmerende rol speelt. We zoeken naar ruimte, zodat we uw geluid ook echt kunnen meenemen. Het is vervolgens aan het bestuur van Halderberge (de raad en het college) om hier iets mee te doen. Stap 3. Invulling geven aan de inrichting van de participatie De gemeente probeert aan de voorkant zo duidelijk mogen te zijn wat uw invloed is op welke punten en wanneer, hoe het proces eruit ziet en wat we doen met uw resultaten. Voor u daadwerkelijk reageert, is het belangrijk om de onderstaande punten helder te hebben. Een uitwerking hiervan lichten we toe in een presentatie of participatieplan. •

Doel: waarom past de gemeente participatie op dit onderwerp toe?

•

Beïnvloedingsruimte: welke doelgroep(en) zit(ten) wanneer aan tafel met welke rol?

•

Kaders: welke voorwaarden en hoe communiceert de gemeente deze?

•

Communicatie: hoe bereikt de gemeente deze doelgroep(en)?

•

Participatievorm: hoe kunt u uw inbreng leveren?

•

Democratie: hoe gaat de gemeente om met waarden (als gelijkheid, transparantie)?

•

Financiën: hoeveel geld besteed de gemeente aan participatie?

De ervaring leert dat met name vaak onduidelijkheid bestaat over de invloed die deelnemers hebben in het proces. De verwachtingen hierover zijn vaak verschillend en de rollen kunnen tussentijds wisselen, als er een nieuwe fase in het traject aanbreekt. Om een goed beeld te schetsen welke mate van invloed er is (op basis van de Halderbergse participatietrap) en wat dit betekent voor u als deelnemer, maar ook voor de ambtelijke organisatie en het bestuur, is een overzicht gemaakt. Bij de keuze voor een bepaalde trede wordt een goede balans gezocht tussen wat de wens is en wat er (praktisch) mogelijk en haalbaar is.

23

Trede: Cocreatie

Trede: Advies vragen

Trede: Raadplegen

Trede: Informeren

Invloed van de samenleving

de medewerker

het college

de raad

… wordt op de

… geeft inzicht en

… voert zelfstandig

… ziet toe op de

hoogte gebracht van

informatie over

beleid uit. De keuze om

uitvoering van het

ontwikkelingen,

ontwikkelingen. Er is

geen intensieve

college en kan

beleid of werkzaam-

geen ruimte voor

participatie toe te

ervaringen/informatie

heden. Reactie is

input of

passen is gebaseerd

ophalen bij inwoners

niet mogelijk.

aanpassingen.

op ambtelijk advies.

of hun achterban.

… wordt

… luistert met open

… geeft opdracht om

… stelt vooraf kaders

uitgenodigd om te

houding naar de

betrokkenen te

vast en ziet erop toe

reageren op een

verschillende input

raadplegen

dat het proces goed

voorstel vanuit de

en neemt deze zo

en legt verantwoor-

verloopt. Nadruk ligt op

gemeente voor een

goed als mogelijk

ding af wat met de

het bewaken van het

bepaald thema.

mee in het vervolg.

input is gedaan.

proces.

… geeft advies op

… hecht veel

een onderwerp waar

waarde aan het

de gemeente om

gegeven advies en

vraagt. Zij

zoekt naar opties

beoordeelt dit als

om het advies te

een volwaardig

verenigen met

advies.

zijn/haar visie.

… wordt actief

… begeleidt het

… ziet inwoners als

… geeft kaders mee en

betrokken en neemt

proces, bewaakt de

partner en laat het

controleert deze. Zij

zitting in een

kaders / randvoor-

resultaat zwaar wegen.

nodigt inwoners uit

werkgroep om een

waarden en is

Daarnaast zijn zij ook

voor deelname en

gezamenlijk besluit

helder over de

scherp op hun

weegt hun inbreng

voor te bereiden.

(on)mogelijkheden.

collegeprogramma.

zwaar mee.

… stelt een agenda op, maar geeft daarbinnen veel ruimte voor inbreng en discussie. Bij afwijking goed motiveren waarom.

… mag in discussie gaan met de adviesgevers. De raad kan afwijken van de gekozen route, mits een duidelijke motivatie daarvoor is.

Stap 4. Betrekken van de samenleving Vaak pas in deze stap benaderen we u om mee te denken of doen in het voorbereiden, maken of uitvoeren van beleid. We kunnen u op verschillende manieren benaderen, zoals via een artikel op de gemeentelijke pagina in de Halderbergse Bode, een bericht op een van de gemeentelijke social mediakanalen of een persoonlijke uitnodiging of brief. Of we staan in de wijk of op straat. Er zijn ook websites en apps waarop u kunt aangeven dat u over

24

projecten op de hoogte gehouden wil worden. Voorbeelden hiervan zijn de mailservice van de overheid, http://www.officielebekendmakingen.nl en de app Omgevingsalert. Ook het middel dat we inzetten voor participatie is afhankelijk van de vraag en de situatie. We kunnen kiezen voor een bijeenkomst, maar ook voor een (digitale) enquête of voor het vormen van een werkgroep/klankbordgroep die op structurele basis meedenkt. Voor u is het van belang om te weten wat we van u verwachten en welke rol en invloed u heeft. Participatie is namelijk niet hetzelfde als draagvlak. Een goed participatietraject kán leiden tot draagvlak, maar andersom betekent het niet automatisch dat ‘geen draagvlak’ inhoudt dat er geen zorgvuldig participatietraject is doorlopen. Vindt u het spannend om in een groep uw mening te geven of bent u niet in de gelegenheid om aan te sluiten? U kunt altijd een mail sturen naar de desbetreffende ambtenaar met de vraag om schriftelijk een reactie te geven of om u op de hoogte te houden van het project. Vaak is dit geen probleem en nemen ze u graag mee in wat er is besproken. Vindt u het lastig om met digitale middelen om te gaan en kunt u hierbij wat hulp gebruiken? Dan kunt u terecht in de Bibliotheek Oudenbosch. Hier is namelijk het Informatiepunt Digitale Overheid. De medewerkers laten u graag zien waar u informatie kunt vinden en hoe het werkt.

Het informatiepunt is gratis. U hoeft geen lid te zijn van de bibliotheek. Bezoek de bibliotheek of het Informatiepunt Digitale Overheid tijdens de reguliere openingstijden: maandag, woensdag en vrijdag van 14.00-17.30 uur of zaterdag van 10.00-12.30 uur. Stap 5. Verslag maken van het proces en besluiten over de inhoud Van iedere participatie maken we een kort verslag met de belangrijkste conclusies. Dit verslag zenden we vaak ook toe met de vraag of u zich kunt vinden in het verslag. U hoeft het niet eens te zijn met de planinhoud of inhoudelijke keuzes die gemaakt zijn, maar het is wel belangrijk dat u controleert of het proces en de gesprekken op een goede manier zijn weergegeven en of uw reactie ook goed is verwoord. In het verslag gebruiken we zo min mogelijk technisch taalgebruik of moeilijke, gedetailleerde informatie. De gemeente neemt hierna een besluit en weegt alle belangen (uit de participatie) af tegen het algemene belang. Stap 6. Regelmatig evalueren en met trots voorbeelden delen Na afloop van een participatietraject geven we uitvoering aan de besloten acties of werkzaamheden. Hier houdt de participatie vaak op. Toch kan het zijn dat we u nog eens vragen hoe u het contact met de gemeente hebt ervaren en wat we goed doen en eventueel beter kunnen doen in het vervolg.

We doen dit met dezelfde mensen die meegedaan hebben in het participatieproces en zullen vooral focussen op het doorlopen proces. Door met elkaar

25

te evalueren en te delen, zorgen we ervoor dat we in de toekomst nog beter vorm kunnen geven aan onze participatie!

Uitgangspunt 2: Betrekken van de omgeving Als u een plan heeft om iets te bouwen of te ontwikkelen, schrijft de Omgevingswet voor om in dialoog te gaan met uw omgeving. Bij het aanvragen van een omgevingsvergunning stellen we namelijk de vraag of participatie heeft plaatsgevonden, hoe dit is gebeurd en wat de uitkomst hiervan was. De manier waarop u dit doet, is vormvrij. Maar hoe pakt u dit nu het beste aan? Met wie moet u praten? Wat doet u met de resultaten? En wat doet de gemeente hiermee? Met dit stappenplan helpen we u een eindje op weg. Bij alle plannen die u heeft, is het netjes om uw omgeving te informeren. Ook als u geen toestemming van de gemeente nodig hebt. Want stel, uw buren willen een aanbouw aan hun huis bouwen of hun bedrijf uitbreiden. Dan vindt u het toch ook fijn om dit vooraf te weten?!

Omgevingsdialoog Het gesprek met de omgeving noemen we een omgevingsdialoog. In deze dialoog legt u uit wat uw plannen zijn en kunnen de mensen uit de omgeving aangeven of zij het eens zijn met uw plan en of zij nog wensen, belangen of bezwaren hebben. Dit zorgt vaak voor meer begrip en ook voor meer draagvlak voor uw plan. Het kan zijn dat u uw plan aanpast om er een beter plan van te maken en zo minder bezwaar te krijgen.

Op welke manier u deze dialoog aan gaat en met wie, hangt af van uw plan en de invloed die dit plan heeft op de omgeving. Er zijn verschillende mogelijkheden om de dialoog met de omgeving te voeren: u kunt dit schriftelijk doen (met een brief, mail of flyer) of mondeling door een gesprek (langs de deuren) of een informatiebijeenkomst. De raad en/of het college neemt vervolgens een besluit over uw vergunningaanvraag. Zij kijken naar de regels, maar ook naar alle belangen. Als die voor de gemeente helder zijn, kan zij een beter besluit nemen. Houdt u deze dialoog niet (tijdig), dan weet zij niet wat er speelt en kunnen er veel bezwaren komen. Dit zorgt voor (onnodige) vertraging die u voor kunt zijn door een omgevingsdialoog te voeren.

Is een Omgevingsdialoog verplicht? In de meeste gevallen is een omgevingsdialoog niet verplicht, maar de gemeente raadt dit wel sterk aan om te doen. In sommige gevallen is het voeren van een omgevingsdialoog wel

26

verplicht. Om dit te beoordelen, kijkt u in het omgevingsplan. In het omgevingsplan staan alle regels voor de fysieke leefomgeving. Denk aan regels voor het kappen van een boom, het aanleggen van een inrit, het verbouwen van een woning. Ook vindt u in het omgevingsplan in welke gevallen u mag afwijken van de regels. Kan uw plan niet voldoen aan de regels uit het omgevingsplan én valt uw plan niet onder de gevallen waarin u mag afwijken, dan heet dit een buitenplanse afwijking van het omgevingsplan. Een omgevingsdialoog is dan verplicht! Houd u deze dialoog niet (tijdig), dan behandelt de gemeente uw aanvraag niet.

Stappenplan voor een Omgevingsdialoog in Halderberge Stap 1. Bepaal uw omgeving Voor het bepalen van uw omgeving, kijkt u naar drie verschillende onderdelen: 1) het type aanvrager (particulier of bedrijf), 2) de hoeveelheid activiteiten (één of meerdere) en de verandering voor de omgeving (visueel, geur, verkeer, gezondheid, etc). Grofweg maken we de volgende indeling naar grootte van de omgeving: •

Klein: meestal particulier, vaak maar één activiteit, verandering is vaak alleen visueel

•

Middelgroot: particulier of bedrijf, meer activiteiten, effect op verkeer, bodem, zicht

•

Groot: bedrijf, meer activiteiten, effect op geluid, geur, stof, visueel, gezondheid, etc

De ‘omgeving’ omvat vaak minimaal de naaste buren (aan vier zijden), maar kan mogelijk ook een hele straat zijn, als het om een ontsluitingsroute gaat.

Stap 2. Bepaal hoe u de dialoog aangaat De grootte van uw omgeving heeft invloed op hoe u de dialoog aangaat. Bij een klein plan kunt u bijvoorbeeld langsgaan of een brief/mail sturen naar uw buren. Voor een middelgroot plan kunt u een folder maken of een keukentafelgesprek aangaan. De reikwijdte van uw omgeving is dan groter dan alleen de naastgelegen percelen. Bij grote plannen zijn een bijeenkomst, een keukentafelgesprek of een rondje op het erf goede vormen. Mocht u een folder willen verspreiden, vraag dan ook of mensen willen reageren. Als veel mensen niet reageren, is het misschien slim om nog langs de deur te gaan. Denk bij het voeren aan de dialoog aan de volgende zaken: •

U legt uit wat uw plannen zijn;

•

U biedt de omgeving de gelegenheid hierop te reageren;

•

U gaat in op de reacties, geeft aan of u hier iets mee doet of niet en waarom;

•

De omgeving mag aangeven of zij hier tevreden mee zijn;

•

U kunt na de dialoog ook schriftelijke informatie aan de omgeving versturen.

27

Stap 3. Maak een verslag van de dialoog en stuur dit rond voor akkoord Voor een klein plan is dit niet noodzakelijk en slaat u deze stap over.

Stuur het verslag rond naar iedereen waarmee u gesproken heeft voor akkoord. Met akkoord bedoelen we niet dat iedereen het eens moet zijn met uw plan, maar dat zij het eens zijn met hoe u de reacties op papier heeft gezet. Het is overigens dus niet zo dat partijen het altijd met elkaar eens hoeven zijn. Het gaat er om dat inzicht bestaat in de reacties van de omgeving op uw plan. In het verslag moeten de volgende punten minstens terugkomen: •

Wanneer de dialoog heeft plaatsgevonden;

•

Met wie de dialoog is gevoerd (eigenaar/gebruiker van welk object);

•

Een samenvatting van wat door u en de omgeving gezegd is;

•

Wat de uiteindelijke uitkomst van de dialoog was;

•

Een ondertekening van het verslag door alle betrokkenen.

Let hierbij ook op de privacy van de deelnemers. In een verder proces komt niet alles op straat te liggen. Deelnemers mogen ook anoniem hun reactie geven. Dit kunt u als initiatiefnemer ook vooraf aan uw omgeving melden. Stap 4. Pas uw plan – als u dat nodig vindt – aan Het kan zijn dat u uw plan wilt aanpassen naar aanleiding van de dialoog met uw omgeving. Geef dit in het verslag aan, zodat de gemeente ziet wat u met de input van de omgevingsdialoog hebt gedaan. Dit is niet verplicht en u hoeft het plan niet aan te passen als u dat niet nodig vindt. Het aanpassen van uw plan aan de wensen van de omgeving kan wel raadzaam zijn om eventuele bezwaren in een later traject te voorkomen. Stap 5. Dien uw aanvraag in Bij uw aanvraag geeft u aan of u een omgevingsdialoog heeft gevoerd of niet. Als u een dialoog heeft gehouden, geeft u aan met wie en hoe u deze dialoog heeft gevoerd. U voegt dan het verslag als bijlage bij uw aanvraag. Ook kunt u eventuele schriftelijke reacties (anoniem) uit de omgeving toevoegen. De gemeente gaat vervolgens naar uw aanvraag kijken en besluit a) uw aanvraag goed te keuren, b) dat er meer gedaan moet worden om een goed beeld te krijgen van uw plan en het draagvlak in de omgeving of c) dat het plan niet wenselijk is of niet past binnen de waarden en ambities van de gemeente.