2023078 Rapportage Halderberge (DEF).pdf

Voorspelbaar, vriendelijk en vroeg klaar Evaluatie van de vergaderwijze van de gemeenteraad van Halderberge

Voorspelbaar, vriendelijk en vroeg klaar Evaluatie van de vergaderwijze van de gemeenteraad van Halderberge

Deze rapportage werd opgesteld door het Periklesinstituut in opdracht van de gemeenteraad van Halderberge. Leden Raadswerkgroep Bij het uitvoeren van de evaluatie, het programmeren van de bijeenkomsten en het opstellen van de rapportage werd het Periklesinstituut begeleid door een werkgroep van de raad bestaande uit de raadsleden Ruud Beerendonk, Kevin Laros en Anton Tielen en de burgercommissieleden Mark Hoefnagels, Rian Dekkers, Geertien Stuit en Hanneke Wijtvliet. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor het overnemen van gedeelten uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) richt men zich tot de uitgever. © Periklesinstituut / Gemeente Halderberge

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 4 van 50

De waarde van de verschillen Waar in andere gemeenten en bijvoorbeeld de Tweede Kamer steeds vaker wordt gewezen op de verharding van het debat, oogt de gemeenteraad van Halderberge als een oase van rust. Zakelijke vergaderingen tussen goed voorbereide deelnemers waar veel ruimte is voor het doorgronden van beleid. Toch is dat niet alles. Er is één taak waar de gemeenteraad van Halderberge minder goed aan toekomt: met elkaar van mening verschillen. ‘De gemeenteraad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente,’ stelt artikel 7 van de Gemeentewet. Wij lezen er de opdracht tot debat in. Het uitgangspunt van een democratie is immers dat mensen verschillen. Van achtergrond, van levensloop, van oriëntatie — én van mening. Het is juist aan volksvertegenwoordigers vooral die verschillende meningen herkenbaar samen te brengen in het debat. En wanneer ze op tafel liggen, dan een gezaghebbende afweging te maken. De Halderbergse raad lijkt er in de huidige vergaderwijze minder goed aan toe te komen. Raadsvergaderingen zijn inhoudelijk, maar te weinig politiek. Simpel gezegd (misschien té simpel) gezegd: de raadsleden moeten beter met elkaar van mening verschillen. Deze rapportage hoopt daar met de aanbevelingen een richting voor te geven. Het vraagt niet een eenvoudige verandering.

Maar door meer helder te zijn in de soorten vergaderingen, met een andere bril raadsvoorstellen op te stellen en elkaar uit te dagen door vragen te stellen en het debat aan te gaan, kan al veel goeds worden bereikt. Wordt de gemeente Halderberge er beter door bestuurd? Moeilijk te zeggen. Er is geen enkele aanleiding om aan te nemen dat de gemeente nu niet goed bestuurd zou worden. Het levert wel op dat de besluiten van de gemeenteraad inzichtelijker en meer invoelbaar tot stand komen. Het levert ook een duidelijkere rol van de volksvertegenwoordiging op. Beide veranderingen leveren niet per se meer juiste besluiten op, maar zorgen er wel voor dat ‘de politiek’ beter in staat is te laten zien waarom bepaalde besluiten worden genomen. Bestuurlijk is dat zeker al relevant, democratisch gezien is de waarde onschatbaar.

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 5 van 50

De waarde van de verschillen

5

Samenvatting

7

De enquête

8

Opzet van de enquête

9

Algemene conclusies

11

Observaties

13

Werkconferentie

15

Conclusies

18

Uitgangspunten voor de nieuwe vergaderwijze

18

Aanbevelingen

20

Bijlage 1: Enquêteresultaten

29

Interpretatie van de vergadercultuur

29

Kwaliteit van de besluitvorming

32

Informatiepositie

34

De raadsvoorstellen

35

Bestuurlijke verhoudingen

36

Agendabeheer

39

Besluitvoorbereidende commissies

40

Voorzitten

41

Werkdruk

42

Bijlage 2: Soorten democratie

43

Bijlage 3: Politieke stijlen

47

Verantwoording

49

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 6 van 50

Samenvatting Volgens de deelnemers verlopen de vergaderingen van de gemeenteraad respectvol maar zijn ze ook langdradig. Vriendelijk maar voorspelbaar. Constructief maar met eenrichtingsverkeer. Het geeft een beeld van een betrokken gemeenteraad die door allerlei omstandigheden minder goed toe komt aan het voeren van het politieke debat. En daarmee grip op de politieke beleidsvorming mist. Met een schriftelijke enquête tekende de behoefte van de raad zich goed af. De raad toont een behoefte aan meer politiek debat. Dat wil zeggen: meer inhoudelijke interactie tussen leden onderling. Die wens is goed voor te stellen. Met een politiek debat wegen de raadsleden samen de verschillende belangen uit de samenleving af, en ontstaat de politieke legitimatie van politieke besluiten. Meer debat heeft meer voordelen. Het geeft de raads- en commissieleden meer mogelijkheden te laten zien wat een politieke afweging voor de inwoners van de gemeente betekent, misschien zelfs wel met argumenten die door hen of door hun gelijkgestemden zijn aangedragen. Met debat wordt beleidsbepaling geen bestuurlijke exercitie, maar besluiten voor het volk, door het volk, en dus van het volk. De andere behoefte uit de raad niet rechtstreeks. Die gaat niet over besluitvorming maar heeft betrekking op beleidsvorming. Voordrachten door het college komen tot stand met politieke afwegingen.

De raad heeft behoefte aan meer inzicht op het voor deze voordrachten gebruikte afwegingskader — en zou ook wel meer bij de totstandkoming betrokken willen raken. Dat vraagt niet per se aanpassingen in de vergaderstructuur maar eerder uitbreiding van de vergaderwijze. Door de raad zelf te laten benoemen welke onderwerpen hij wil bespreken om voor beleid een kader te stellen. Nog voordat het college met de ambtelijke organisatie een beleidsvoorstel opstelt. De aanbevelingen in deze rapportage moeten de raad daarin ondersteunen. Daarnaast beoogt deze rapportage de raad wat zichtbaarder te maken. De raad heeft al een grif emedewerker voor deze taken aangesteld. Maar ook in de raadzaal, met alleen al het invoeren van een spreekgestoelte werkt de raad aan zijn zichtbaarheid en – zeker zo relevant – de zichtbaarheid van zijn invloed als hoogste orgaan.

1. Afspraken over verwachtingen bijdrage van collegeleden, en raads- en commissieleden

20

2. Stimuleren van de interactie

21

3. Speci cering besluitvormingsproces

22

4. Werkgroep informatievoorziening

24

5. Staand spreken en interrumperen

25

6. Met college een beleidsvormende agenda maken

26

7. Actieve participatieagenda beeldvormen

27

8. Zichtbare positie raad in samenleving

28

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 7 van 50

fi

fi

Aanbevelingen

De enquête De gemeenteraad van Halderberge heeft een inhoudelijke positie die sterk afhankelijk is van het college. Besluitvorming vindt plaats met weinig inhoudelijke interactie, en de invloed op de beleidsvorming is beperkt. Een aanzienlijke meerderheid van de raad is niet tevreden met die situatie. Met de helft van de bestuursperiode 2022 - 2026 achter de rug, uitte de raad de behoefte de vergaderwijze onder de loep te nemen. Een werkgroep van de raad verzocht het Periklesinstituut de tevredenheid van de vergaderwijze te onderzoeken, en aanbevelingen te doen voor verbetering ervan. Middels een vragenlijst is bij de huidige raads- en commissieleden de beleving van de huidige vergaderwijze in beeld gebracht, en is geïnventariseerd hoe de raad in de toekomst wenst te vergaderen. Op een werkconferentie zijn de belangrijkste resultaten van deze enquête besproken en hebben de leden zelf aangegeven hoe ze de vergaderwijze willen verbeteren. In totaal vulden 26 deelnemers de vragenlijst in. Van deze groep is het meerendeel raadslid. In totaal maakten 17 raadsleden de enquête af. Van de commissieleden vulden 5 er de enquête in, 3 antwoorden-sets zijn van medewerkers van de grif e. Van één enquête is niet duidelijk welke rol deze deelnemer heeft. Bij het analyseren van de antwoorden is steeds gekeken of er verschillen zijn in de antwoorden van de verschillende doelgroepen.

Waar er signi cante verschillen optreden, en deze uitleg of duiding behoeft, is er in deze rapportage melding van gemaakt.

Commissielid 5

Grif 3

Raadslid 17

Overig 1

Pagina 8 van 50

fi

fi

fi

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Opzet van de enquête De enquête richtte zich op drie elementen: cultuur, structuur en vaardigheden. Deze drie elementen staan steeds met elkaar in verbinding. De werkcultuur binnen een gemeentebestuur maakt hoe mensen met elkaar omgaan, en welke verwachtingen ze van elkaar hebben. Ze wordt vormgegeven door hoe mensen elkaar zien, elkaars rollen en verantwoordelijkheden accepteren en de houding waarmee men elkaar benadert. Waar deze omgangsvormen betrekking hebben op het formele vergader- en informatieproces wordt deze cultuur beschreven en genormeerd in de structuur van ondermeer de vergaderwijze en het Reglement van Orde. De structuur beschrijft, faciliteert en normeert de cultuur. Ook ongeschreven regels – ‘zo doen we het hier nu eenmaal’ – dragen hier aan bij. Net als gewoontes, die beschrijvend zijn voor de manier waarop raad en college met elkaar omgaan. Vaardigheden tot slot – communicatieve vaardigheden of het hanteren van de juiste raadsinstrumenten – zijn de manieren waarop de deelnemers de structuur gebruiken. Ze kunnen bepalend zijn voor de cultuur.

Bijvoorbeeld het niet goed gebruiken van de ‘motie vreemd aan de orde van de dag’ of overdadig gebruik maken van het vragenrecht kan tot onderlinge frustraties leiden; het verzorgen van een goede argumentatieve onderbouwing leidt juist tot onderling begrip, zonder dat de politieke meningsverschillen uit de weg worden gegaan, enzovoorts.

Structuur

Cultuur

Vaardigheden

Wanneer vaardigheden, structuur en cultuur op elkaar zijn afgestemd, versterken ze elkaar — en het geheel. Bij de interpretatie van de resultaten van deze enquête is steeds gekeken naar welke elementen een bijdrage leveren aan de manier van werken — en met welke balans eventueel vergaderingen zijn te bewerkstelligen.

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 9 van 50

Soorten vragen Voor de enquête is gebruik gemaakt van verschillende vraagtechnieken. Met stellingen, open vragen en sorteeropdrachten deelden de deelnemers hun inzichten en belevingen op de manier van werken van de raad en de samenwerking in het gemeentebestuur. De volgende onderwerpen kwamen erin aan bod: • Sfeer tijdens vergaderingen • Kwaliteit van de besluitvorming • Bestuurlijke verhoudingen • Informatiepositie en raadsvoorstellen • Het functioneren van de Agendacommissie • Het voorzitterschap • Gebruik van de raadsinstrumenten Bij sommige vragensets kwamen meerdere thema’s aan bod, en bij anderen lag de focus juist op één thema. Bij bestudering en analyse van antwoorden op de stellingen is gekeken naar de gemiddelde uitkomst, maar vooral bestudeerden we de verschillen tussen de antwoorden. Met het bepalen van het afwijkingsgemiddelde onderzochten we in welke mate de deelnemers het met elkaar oneens zijn over de de stelling. Dit deel van de rapportage beschrijft de belangrijkste uitkomsten van de enquête. Deze zijn ook gebruikt ter voorbereiding van de werkconferentie waar de leden van de raad zelf aan de hand ervan uitwerkingen hebben gegeven voor aanpassing van de vergaderwijze. De volledige resultaten van de vragenlijst en een analyse ervan zijn opgenomen in Bijlage 1.

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 10 van 50

Algemene conclusies Over het algemeen duiden de deelnemers de vergaderingen als ‘vriendelijk’ en ‘constructief’. Daar staat tegenover dat een substantieel deel van de ondervraagden de vergaderingen als ‘voorspelbaar’ en ‘langdradig’ ervaart. De overeenkomst is dat de deelnemers de vergadering wel eens zakelijk zouden kunnen vinden: nette overleggen, zonder veel politieke interactie tussen fracties. Vergaderingen zijn eerder te typeren als overleg, dan als debat. Men mist zelf ook de politieke interactie, al is er meningsverschil over wanneer en in welke vergadering deze zou moeten plaatsvinden. Hoewel de raadsleden een groot verantwoordelijkheidsgevoel voor raadsbesluiten kennen, blijven ook hier verschillende inzichten. Uit de antwoorden op de vragenlijsten valt de conclusie te trekken dat een ink deel van de raadsleden het vormen van de eigen mening als doel van het besluitvormingsproces beschouwt, terwijl de raad als bestuursorgaan ook een verantwoordelijkheid heeft in het inzichtelijk en invoelbaar maken van de algehele afweging bíj het raadsbesluit. Dat deel van de rol van de raad komt nu niet goed uit de verf. De voordrachten door het college worden als inhoudelijke uiteenzettingen met een inke voldoende gewaardeerd. De huidige raadsinformatie is gericht op de techniek van het beleid, en niet op de (gevraagde) politieke afweging.

Daarnaast lijken de raads- en commissieleden niet als gewoonte te hebben op zoek te gaan naar elkaars politieke standpunten en – liever nog: argumenten en uitgangspunten. Hierdoor komt het inhoudelijke debat niet op gang. Dat gaat ten koste van de inzichtelijkheid en invoelbaarheid van de politieke besluiten van de raad.

Grip op de agenda De raadsleden laten relatief grote verschillen van inzicht zien bij de invloed op de eigen agenda van de raad. Halderberge kent momenteel een vooral technische agendacommissie, de taak wordt uitgevoerd door leden van het seniorenconvent. Hier lijkt een interpretatie- of de nitieverschil aan ten grondslag te liggen. In een smalle opvatting van agendabeheer beheert de raad de plaatsing van door het college aangedragen voordrachten. In een brede opvatting heeft de raad (via de agendacommissie) ook inzicht in de kwaliteit van de stukken en de invloed op de langere termijnplanning. Vooral met dat laatste kan de raad ook naar de uit te trekken tijd van de behandeling kijken, om bijvoorbeeld zijn bijdrage in informatieverstrekking, betrekken van inwoners of de beleidsvorming te organiseren (en bewaken). Uit gesprekken met de werkgroep over de enquêteresultaten lijkt er behoefte te zijn aan een verbreding van de positie van de raad, en het bijbehorende agendabeheer. Niet ieder raadslid lijkt deze opties te doorgronden. Het meningsverschil hierover vereist dat het gesprek erover moet worden voortgezet, bijvoorbeeld met tussentijdse evaluaties van het besluitvormingsproces in een presidiumvergadering.

Pagina 11 van 50

fl

fl

fi

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

De plaats van het debat De meest in het oog springende resultaten hebben betrekking op de rol van de commissievergaderingen. Het ideale resultaat van een besluitvoorbereidende vergadering zou woordvoerders en fracties inzicht moeten geven in de voor- en tegenargumenten bij een raadsvoorstel. Of deze fase in het proces ook een overzicht moet zijn van de algehele argumenten bij een voorstel én of er al debat moet hebben plaatsgevonden is minder duidelijk. Het lijkt er op dat de raad minder goed zicht heeft op de rol die het debat in commissie- en raadsvergaderingen heeft. Het debat moet ook bijdragen aan maatschappelijke legitimering van het besluit. Anders gezegd: men is zich onvoldoende bewust van het belang een openbare, inzichtelijke en invoelbare afweging als raad te maken, in plaats van alleen de standpunten per De vergaderwijze moet de fractie te bepalen. Aanpassingen in het vergadermodel raad uitdagen in moeten voorop stellen dat de raad meer wordt onderlinge deliberatie en uitgedaagd in onderlinge deliberatie en met een gezamenlijke afweging tot een raadsbesluit te komen. met een gezamenlijke

afweging tot een Naast verschillen over de plaats van interactie en de functie van commissievergaderingen, toont de raadsbesluit te komen enquête ook verschillende meningen over de rol van burgercommissieleden aan. Een deel van de raad ziet hen als vervangers van raadsleden, in staat om namens hen (of: hun fracties) het debat aan te gaan met andere commissieleden. Een haast even groot deel ziet hen als voorbereiders met een informerende verantwoordelijkheid. Het gevolg is een per fractie (of zelfs per burgerlid) verschillende manier van delegatie van commissieleden. Het leidt tot een onuitgesproken of ongemerkt ongelijk mandaat van commissieleden met een negatieve invloed op de effectiviteit van de commissievergaderingen. Om tot een effectievere besluitvorming te komen zal de raad deze verschillen moeten bespreken om zo meer tot overeenstemming te komen over de gewenste of verwachte opbrengst van de commissievergaderingen, én de rol van de commissieleden hierin. Anders blijft men, zogezegd, langs elkaar heen vergaderen. Aanpassingen in de vergaderwijze zullen hierbij helpen. Door interactieve vaardigheden te stimuleren, en een slechts plenaire dialoog met het college over beleidstechniek te voorkomen.

Daarnaast wenst de raad meer betrokken te zijn bij beleidsvorming, en – op basis daarvan – een participatieve agenda op te stellen, zodat de raad een meer zichtbare rol in de politieke agendavorming, beleidsvorming en besluitvorming krijgt.

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 12 van 50

Observaties Als onderdeel van het onderzoek naar de vergaderwijze, namen de deskundigen van het Periklesinstituut bij commissie- en raadsvergaderingen plaats op de publieke tribune. Zij tekenden weinig onderling debat op. Met korte vergadertijden. ‘Ik denk dat het een latertje wordt,’ waarschuwde een van de raadsleden onze deskundige bij een raadsvergadering. Gewend aan het idee dat vergaderingen ook wel eens de andere dag kunnen bereiken, was deze deskundige verbaasd dat de vergadering half elf zijn einde bereikte. In onze beleving, een vroegertje. Het illustreert misschien de verwachtingen bij de raadsvergadering en commissies. De onze is die van inhoudelijk debat, waar leden met gerichte opinies, politieke vragen en invoelbare tegenwerpingen grip op de politieke besluitvorming krijgen. Kort door de bocht gezegd, zagen we vooral technisch klinkende vragen, gemopper over het proces en – het moet gezegd worden – heldere toelichtingen door het college. Maar uiteindelijk slechts een intertje politiek debat. Zo is bij de raadsvergaderingen over de aankoop van het Veerhuis vooral op te tekenen dat de raad ‘zich voor het blok gezet voelt’ met het huidige plan. Dat de raad voor stemt, is vanwege het belang van het buurtcentrum, maar wélk belang dat is wordt in deze vergadering niet gemeld. Alleen de portefeuillehouder noemt in zijn eerste repliek het bewegingsonderwijs.

Slechts één fractie benoemt het lange proces, en gesprekken met inwoners. Hoewel deze bijdrage afwijkt van interpretaties van anderen, wordt er in de tweede termijn niet op ingegaan. Er is geen inhoudelijke reactie op de inbreng van de portefeuillehouder.

Lacune aan debat Een technische vraag stond ook centraal in de commissievergadering over het vaststellen van verschillende bestemmingsplannen. Daarbij werd er, zo bleek, onnodig lang gediscussieerd over de eventuele aanwezigheid van een propaantank op het terrein dat onder het bestemmingsplan viel. Die bleek, volgens de wethouder, niet meer aanwezig te zijn. Als dit vooraf was gecheckt, had dit veel vergadertijd gescheeld. Eenzelfde lacune aan debat en argumentatie wordt opgetekend bij de behandeling van het budget ten behoeve van de 750-jaar vieringen van de kernen Oudenbosch en Oud Gastel. Een inspreker van de festiviteiten-organisatie geeft aan dat het feest de moeite waard wordt, al is de uitleg niet speci ek. Bij de behandeling van de raad blijken de fracties het door het college voorgestelde budget, naast het startbedrag vooral de 2,50 euro per inwoner te laag te vinden. De argumenten zijn indirect en nevenschikkend: wanneer de gemeente ‘de mond vol heeft van participatie’ moet er geld voor zijn. Waarom deze vieringen bij uitstek (goede) voorbeelden van participatie zijn, komt niet aan de orde. Het feest zou een ‘economische boost’ moeten geven, maar welke voorwaarden aan de uitvoering daarvoor moeten worden gesteld, of hoe dit dan werkt, wordt niet besproken, laat staan weerlegd.

Wel wordt duidelijk dat enkele raadsfracties een amendement voor ophoging van het bedrag per inwoner zullen voorbereiden. Dat wordt in de raadsvergaderingen aangenomen, zonder dat de afweging of

Pagina 13 van 50

fl

fi

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

het beoogd maatschappelijk effect van de feesten of het effect van de ophoging inzichtelijk wordt gemaakt.

Op papier goed voorbereid Het valt de observanten op dat de raadsleden hun bijdragen goed voorbereiden. Bijna elke bijdrage staat keurig uitgewerkt op papier. De betogen zijn daardoor goed te volgen. Minder functioneel is dat deze bijdragen ook vooral van papier worden voorgedragen. Voorgelezen betogen klinken meestal vlakker — met minder intonatie. Daarnaast is er geen interactie tussen deelnemers, ook niet non-verbaal. Interactie in een politieke vergadering is nodig om juist de gezamenlijke afwegingen inzichtelijk te maken. Ook kunnen reacties op argumenten tot nieuwe inzichten en nieuwe kennis leiden, deze interferentie van argumenten mist. Alleen de doorgaans goed geïnformeerde collegeleden spreken vrij, zonder papier. Hun betogen zijn meestal langer dan die van de raadsleden door de vragen die hen worden gesteld, en daardoor vooral voorzien van proces- en beleidsdetails. Tweede termijnen van de raad zijn kort, en gaan vooral in op de procedures van na het besluit, en niet op de afweging. Bij één raadsvoorstel van de geobserveerde vergaderingen kwam de raad tot debat. Bij de beperking van de APV ontstond een zeer inzichtelijk meningsverschil over het nut van een bepaalde maatregel.

Is de APV een normatief document of een handhavingsplan? Dit debat ontstond echter pas tegen het einde van de tweede termijn van de raadsbehandeling en had daarom te weinig tijd en ruimte om goed voldragen te worden.

Vragen staat vrij Tijdens de commissievergadering over het vaststellen van het bestemmingsplan Roosendaalsebaan 4 viel op dat de insprekers goed werden begeleid door de voorzitter. Voor de start van de vergadering werd er door de voorzitter en verschillende raads- en collegeleden al even gesproken over het verloop van de vergadering. Nadat de inspreker zijn bijdrage had geleverd in de vergadering werd er uiteraard de mogelijkheid geboden voor vragen vanuit de raad. Daarbij werd expliciet opgemerkt dat het om verhelderende vragen moet gaan. De inspreker levert immers argumenten aan voor het debat maar dat debat kan pas daarna worden gevoerd. Meer tijd, en ruimte in het vergadermodel, en degelijke interactie zal de raad veel meer in staat stellen zijn rol als orgaan van politieke afweging én verantwoording in te vullen.

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 14 van 50

Werkconferentie Tijdens de werkconferentie op 11 april 2024 werden de belangrijkste resultaten van de enquête en de observaties met de raads- en commissieleden gedeeld. Allereerst werden de meest opvallende resultaten uit de enquête wat algemener geduid. Daarna discussieerden de aanwezigen in 3 werktafels zelf over mogelijke handelswijzen om de vergaderwijze te verbeteren. Voor de conferentie selecteerde het Periklesinstituut drie thema’s om verder uit te werken: Betere debatten, Versterking rol gemeenteraad, Wat was het beste raadsbesluit? De deelsessies werden elk tweemaal, in twee rondes, gehouden.

Betere debatten In de deelsessie Betere debatten somden de deelnemers ideeën op om hun vergaderingen scherper, effectiever en interactiever te maken. De methode die men hanteerde is buiten-dedoos-denken (gebaseerd op de Engelse uitdrukking thinking outside the box). Als ideeën noemen de deelnemers acties om de vergaderdynamiek te verbeteren, zoals zonder wethouders vergaderen of hen geen vragen stellen, staand interrumperen of vergaderen, elders vergaderen en WiFi uitzetten om a eiding te bannen. Daarnaast noemt men punten om de scherpte van het vergadermodel meer helder te krijgen, bijvoorbeeld door de doelstellingen per vergadering aan te scherpen of meer expliciet aandacht te geven aan de voors en tegens bij een voorstel.

fl

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 15 van 50

Enkele opmerking gaan over het vergroten van de zichtbaarheid van de raad en vermeerderen van de burgerbetrokkenheid. In een tweede ronde wogen de deelnemers tegenwerpingen op en voordelen van de ideeën af. De volledige opbrengst van de deelsessie is opgenomen in Bijlage 2.

Versterking rol gemeenteraad Uit de enquête blijkt dat de raad behoefte heeft aan het beter grip krijgen op de eigen rol. Dat vraagt ook grip op de eigen agenda. Zelf meer invloed krijgen op een meerjaarlijkse planning geeft de gemeenteraad de mogelijkheid om zelf de benodigde tijd te reserveren die men voor het debat nodig acht. Het creëert ook ruimte om activiteiten te plannen om de raad inhoudelijk beter te voeden, zoals bijvoorbeeld om inwoners te betrekken of specialisten te raadplegen.

Tijdens de deelsessie Versterking rol gemeenteraad werd de deelnemers de gelegenheid geboden op te sommen welke onderwerpen de raad moet agenderen en daarmee de beleidsvorming zelf inhoudelijk naar zich toe moet trekken. De thema’s nanciën en kadernota 2026, woningbouw, en binnensport worden in beide van de twee sessies genoemd. Daarnaast geeft een groep aan meer begrip te willen van de nanciële cyclus. De volledige opbrengst van de deelsessie is opgenomen in Bijlage 2.

fi

Pagina 16 van 50

fi

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Wat was het beste raadsbesluit? De derde deelsessie vroeg de deelnemers het naar hun inzicht beste raadsdebat te noemen wat ze hebben meegemaakt. Hoewel er doublures in de opsomming waren, noemde deelnemers ook verschillende onderwerpen. De sessie-leider modereerde een vraaggesprek over de omstandigheden van de genoemde onderwerpen — en wat deze dan tot ‘het beste raadsbesluit’ hebben gemaakt. In de eerste deelsessie geven de deelnemers de factoren voldoende behandeltijd, meegenomen worden in de afweging en voldoende mogelijkheden voor participatie als doorslaggevend voor succesvolle behandeling. Deze factoren komen ook bij de tweede deelsessie aanbod; deze groep voegt de inzichtelijkheid van de afweging die de raad (uiteindelijk) maakt aan toe. Ook de helderheid, overzichtelijkheid en volgordelijkheid van beeld- en oordeelvorming wordt erbij genoemd.

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 17 van 50

Conclusies Met een sterke inhoudelijke afhankelijkheid van het college, beperkte inhoudelijke interactie in de commissie- en raadsvergaderingen en te weinig sturing op een inzichtelijke en invoelbare afweging zijn de uitgangspunten voor aanpassing van de vergaderwijze helder. De gemeenteraad van Halderberge heeft het nodig meer controle te krijgen over behandelwijze en behandeltijd, en moet in staat worden gesteld om effectiever onderlinge interactie aan te gaan. Deze manier van werken zal ook andere wensen, zoals het betrekken van de samenleving, mogelijk maken. Een verandering in de vergaderwijze zal de raad helpen zijn rol als vertegenwoordiging van de Halderberge samenleving te versterken, en zichtbaarder te maken. Voor die aanpassingen is vanzelfsprekend meer nodig dan alleen structurele wijzigingen. Zoals eerder in deze rapportage beschreven vraagt het naast structuur ook aandacht voor cultuur en vaardigheden. De aanbevelingen moeten in ontwerp én in uitvoering met alle drie de aspecten rekening houden.

Uitgangspunten voor de nieuwe vergaderwijze Effectievere besluitvorming blijft het hoofddoel van veranderingen in de vergaderwijze. In de enquête en de werkconferentie spreken de deelnemers zich vooral uit over versterking van de rol van de raad en het meer zelfstandig komen tot een afweging. Er is een relatie tussen die twee. In de huidige manier van werken wordt de raad meestal pas met een afwegingskader geconfronteerd wanneer er al een voorstel is. Commissie- en raadsleden vervallen mede hierdoor vaak in de techniek en beleidsdetails. Door de raad eerder, zoals een van de deelnemers het in de werkconferentie letterlijk formuleerde, ‘mee te nemen’ in de te maken afweging, verschuift de rol van de raad van meer controle achteraf naar een leidende rol in het opstellen van het afwegingskader. Van controleren naar kaderstellen. Dit levert een sterkere positie van de raad op, en daarmee wordt het democratisch proces verstevigd. Het levert ook tijdswinst en gemoedsrust op: samen werken aan het afwegingskader is sneller en prettiger dan controle achteraf. Met vijf uitgangspunten versterkt een nieuwe vergaderwijze de rol van de raad én bestaat de mogelijkheid het afwegingskader voor de raad eerder inzichtelijk te maken.

• Meer (controle over de) tijd • Meegenomen worden in het afwegingskader • Effectiever in het met elkaar van meningsverschillen • Stimuleren van het met elkaar van mening verschillen • Ruimte voor participatie

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 18 van 50

De onderstaande aanbevelingen zijn bedoeld deze uitgangspunten mogelijk te maken. Die zijn echter niet uit te voeren zonder oog te houden op enkele vragen en meningsverschillen die ook na enquête en werkconferentie zijn blijven bestaan: • Behoorlijk meningsverschil over kwaliteit van raadsvoorstellen • Onzeker over waar het debat moet plaatsvinden • Verschil van inzicht over rol burgerleden Het belangrijkste discussiepunt lijkt de verwachting bij het ‘debat’ te zijn. Niet alleen op welke plaats in het vergadermodel het moet worden gevoerd, maar ook met wie, en wat er voor nodig is om het te starten. Met deze aanbevelingen zal de raad blijvend het gesprek moeten voeren over wat de verwachting is van de raadsstukken, evalueren hoe politieke debatten en argumentenuitwisseling moet worden gevoerd en wie dat uiteindelijk doet: alleen raadsleden of ook burgercommissieleden. Een helder beeld over de rol van de burgercommissieleden is een noodzaak om deze verwachtingen gelijk te trekken. Een van de oorzaken over het verschil van inzicht op de rol van het debat lijkt verwarring over de functie ervan. Dat zijn er namelijk drie: een bestuurlijke, een legitimerende en een electorale. In aanbeveling 3 worden deze begrippen omschreven en volgt een advies hoe de raad ermee duidelijkheid in kan scheppen in zijn vergaderwijze.

Blijft staan dat de raad een college heeft dat hem graag bedient, en er een duidelijke behoefte is om gezamenlijk de vergaderwijze te verbeteren én de rol van de raad te versterken. Het is het inzicht van de opstellers van deze rapportage dat het vermogen, kansen en ambitie er zijn om dit te laten slagen.

Sterktes • Goede onderlinge verhoudingen • Zakelijk georiënteerd college

Zwaktes • Minder goed ontwikkeld rolbesef • Onduidelijkheid over niveau vaardigheden

Kansen • Behoefte aan inhoudelijk debat en rolpro lering

Bedreigingen • Meningsverschil over plaats en functie debat • College zal moeten wennen aan andere rol

fi

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 19 van 50

Aanbevelingen 1. Afspraken over verwachtingen bijdrage van collegeleden, en raads- en commissieleden Betere afspraken over verwachtingen van bijdragen van enerzijds collegeleden en anderzijds raads- en commissieleden creëren ruimte voor inhoudelijk debat. Zo worden collegeleden erop gewezen aangever van het politieke debat te zijn, in plaats van vraagbaak. Commissie- en raadsleden worden ermee geïnstrueerd het politieke debat op te zoeken, en naar een politieke afweging te werken. Het is tijdens de vergaderingen de gewoonte het college vragen te stellen. Technische, maar ook politieke vragen over ‘hoe het college het ziet’. Ook insprekers richten zich meer dan eens tot het college in plaats van tot de leden van de raad of commissie. Het college is gewillig deze vragen te beantwoorden. De raad komt daarmee aan de eigen interactie nauwelijks toe. Om hier verandering in aan te brengen, zullen wijzigingen in de vergaderstructuur (zie aanbeveling 2) maar deels effect hebben. Vooral de gewoonte het college te ondervragen zal men moeten a eren. Daarnaast zal het college zich meer moeten zien als aangever van het politieke debat. Heldere afspraken over de rol van het college in het besluitvormingsproces én de verwachtingen van de raads- en commissieleden helpen nieuwe gewoonten en vaardigheden aan te leren. Zeker wanneer die als ‘instructie’ zijn opgesteld.

Deze verwachtingen zullen moeten worden aangemoedigd en – voor zover de rol van een technisch voorzitter van een politieke vergadering dat toelaat – gehandhaafd. Zo kan de voorzitter aan de start van de vergadering de doelstelling introduceren en de deelnemers en insprekers wijzen op hun rol. Aanbeveling 3 speci ceert deze rollen. Hij of zij wijst dan deelnemers op het stellen van technische vragen, bijvoorbeeld door te vragen om een toelichting van de noodzaak van de vraag. Aanbeveling 2 gaat eveneens in op de argumentatieve interactie. Het spreekt voor zichzelf dat deze aanbeveling zich strekt over de raads- en commissievergaderingen. Het handhaven dient dus ook te geschieden door alle vergadervoorzitters. Om de consistentie te waarborgen is het ook aanbevelenswaardig scherp te letten op het gebruik om de burgemeester te vragen het voorzitterschap van de raad over te dragen aan de plaatsvervangend vergadervoorzitter, wanneer deze als de portefeuillehouder openbare orde en veiligheid in de vergadering wordt verwacht te spreken.

Acties • Duidelijkere instructies verwachtingen aan het college en raads- en commissieleden, en insprekers • Instructie en handhaving door voorzitters op verwachtingen en vaardigheden

Pagina 20 van 50

fi

fl

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

2. Stimuleren van de interactie Met aanbeveling 1 ontstaat meer ruimte voor het debat, met deze aanbeveling wordt die ruimte ingevuld. In het startprogramma van deze bestuursperiode hebben de raadsen commissieleden al kennis gemaakt met betoog- en argumentatieschema’s. Leden moeten elkaar gaan stimuleren in het gebruik, bijvoorbeeld door iedere woordvoerder in de oordeelvormende fase te instrueren tenminste drie vragen of tegenwerpingen op te nemen. Voorzitters moeten dit gedrag gaan stimuleren en – waar mogelijk – erop handhaven. De doelstelling vergaderingen meer argumentatief en interactief te maken vraagt mentaliteitsverandering, maar ook vaardigheden. Meer speci ek: het vraagt dat het gebruikelijk wordt deze vaardigheden in te zetten. Zodat het debat in de oordeelvorming leidt tot een fase waar raads- (en eventueel commissie-)leden elkáár aan het denken zetten. In het startprogramma van deze bestuursperiode hebben de aanwezige raads- en commissieleden al kennis gemaakt met het model betoogstructuren en argumentatieschema’s. Het gebruik in de verschillende fasen van het besluitvormingsproces kan het onderling debat bevorderen. Het belang van het toepassen ervan is vergroot, mede door het inzicht opgedaan bij dit onderzoek en de werkconferentie. Daarnaast dienen woordvoerders zich meer nieuwsgierig op te stellen naar andere argumenten en onderbouwing van fracties.

Bijvoorbeeld door in het debat met behulp van een argumentatieschema op zoek te gaan naar interactiepunten. Of tijdens het betoog van anderen zich meer vraaggericht op te stellen; en (bescheiden) om te gaan met interrupties wanneer standpunten of onderbouwingen niet helder zijn. Het vraagt nadrukkelijk een mentaliteitsverandering waar deelnemers elkaar aan moeten houden. Voorzitters kunnen hier een rol in spelen, door aan het begin van agendapunten en termijnen deelnemers te wijzen op de functie van het overleg en hun rol. Raads- en commissieleden kunnen zelf interactie stimuleren door in de oordeelvormende fase zelf aan te tekenen welke vragen ze (aan andere fracties of woordvoerders) willen stellen of welke tegenwerpingen ze willen maken. Kleinere afspraken zoals voornemen tenminste drie vragen aan andere fracties te stellen kunnen de leden stimuleren zich de mate van interactie eigen te maken. Dit zal in het begin onwennig of zelfs gemaakt aanvoelen, maar zo werkt dat nu eenmaal met nieuwe dingen aanleren.

Acties • Voorzitters vragen interactie te stimuleren • In de oordeelvormende fase elke woordvoerder tenminste drie vragen of tegenwerpingen laten maken • Eventueel verdiepende training in interactie en debatvaardigheden • Bijvoorbeeld kleine evaluatie over kwaliteit van onderlinge argumentatie

Pagina 21 van 50

fi

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

3. Speci cering besluitvormingsproces In het huidige vergadermodel lijkt er onduidelijkheid over de precieze rol van de besluitvoorbereidende vergaderingen. Betere instructies voor beeld- en oordeelvormende fasen van het besluitvormingsproces wijzen de leden op wat er van de vergadering én van hen als deelnemer wordt verwacht. Voor de organisatie zijn verschillende modellen mogelijk; de werkgroep zal hier een advies over uitbrengen. De uiteindelijke keuze moet vooral tijd worden uitgetrokken voor de oordeelvormende fase. De resultaten van de enquête laten nadrukkelijk zien dat er nog veel meningsverschil is over waar ‘het debat’ plaats moet vinden. Het belang ervan wordt zeker niet onderschat, de deelnemers geven in de enquêteresultaten én tijdens de deelsessie 3 van de werkconferentie aan hoe belangrijk het is dat de raad meegenomen wordt, en tot een openbare afweging kan komen. Hoewel in het huidige vergadermodel de raad al verschillende soorten vergaderingen kent, is de precieze opbrengst per vergadering nu minder inzichtelijk. Dat moet anders. Fases beelden oordeelvorming moeten scherper worden gede neerd. Vooral de precieze eindgrens tussen oordeelsvorming en besluitvorming is daarbij een een punt van aandacht. De resultaten van de enquête laten een voorkeur zien voor oordeelvorming tijdens de commissie-vergaderingen.

Daar staat een grote minderheid met een sterke mening tegenover die stelt dat het debat in de raadsvergadering moet plaatsvinden. Er lijkt een begripsverwarring aan ten grondslag te zitten, voortvloeiend uit de drie functies die het debat heeft. Allereerst: het debat is een besluitvormingsproces dat zich over meerdere vergaderingen uit kan spelen. Beeldvormende vergaderingen, waarmee ‘debaters’ zich vergewissen van uitgangspunten van anderen, behoren net zo goed tot het debat als de vergaderingen waar men elkaar met scherpe tegenstellingen bevraagt of tegenwerpingen worden geponeerd. De eerste functie van het debat is een bestuurlijke werking. Met de vergaderingen onderzoeken deelnemers standpunten, argumenten en wellicht de waarden er achter om een afweging te maken die op dat moment het beste (of het meest haalbare) is. De tweede is de legitimerende werking van het debat. Met het debat laat de raad ook zien welke afweging is gemaakt, om aan de inwoners uit te leggen hoe een besluit tot stand gekomen. Als laatste kan een electorale functie van he debat worden genoemd. Openbare raads- en commissievergaderingen zijn er ook om kiezers en achterban te laten zien wat gekozenen ‘voor hen doen’. Elk van deze functies moet een duidelijke plaats krijgen in een vergaderwijze. Op basis van de enquête is niet goed te duiden waar de voorkeur van de raad ligt.

Op basis van de verzamelde informatie is niet goed door de opstellers van deze rapportage tot één voorkeur te komen. We leggen graag twee opties voor.

fi

fi

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 22 van 50

Voordelen Oordeelvorming volledig in de commissievergadering

Duidelijke scheiding tussen fasen in debat Helder waar oordeelvorming plaatsvindt, ook voor bewoners en andere buitenstaanders. Tijd (bijvoorbeeld voor re ectie of fractieoverleg) tussen oordeelvorming en besluit

Oordeelvorming eerste termijn in commissie, tweede termijn in raad

Ruime tijd door uiteenzetting van standpunten Helder dat in de raad een voorstel ‘beslecht’ wordt, inclusief legitimering

Nadelen of knelpunten Debat wordt gevoerd door (niet rechtstreeks gekozen) burgercommissieleden Raadsvergadering beperkt zich vooral tot hamerstukken, debat over amendementen en moties en (electorale) legitimering

Geen tijd tussen oordeelvorming en besluit (anders dan schorsing) Van mening veranderen krijgt psychologische drempel

Debat wordt direct gevoerd door gekozenen

Deze keuze kan in de huidige werkgroep besproken worden, en leiden tot een voorstel. Dit voorstel kan overigens leiden tot een verandering in de vergaderplanning, bijvoorbeeld om in een commissievergadering meer ruimte voor de legitimerende werking te vinden, of juist in de raadsvergaderingen deze ruimte meer expliciet te laten zijn. Daarnaast vraagt deze de niëring helderheid over de rol van de burgercommissieleden. Uit de enquête blijkt in de praktijk een verschil van inzicht over het mandaat, per fractie, misschien zelfs wel per burgerlid. Het spreekt voor zich dat in een goed functionerend model alle woordvoerders, of dit nu raads- of commissieleden zijn, hetzelfde mandaat moeten hebben in de besluitvoorbereidende vergaderingen, passend bij de inrichting van het vergadermodel. Ter illustratie: wanneer de raad besluit dat een deel van de oordeelvorming in een commissie geschiedt, moeten deelnemende burgercommissieleden ook daar toe in staat worden gesteld. Ook wanneer de raad besluit dat oordeelsvorming en politieke interactie tussen fracties alleen in de raad wordt gehouden, moet deze verwachting ook naar burgercommissieleden duidelijk worden gemaakt. De raad dient een besluit te nemen over de rol die van burgercommissieleden wordt verwacht.

Acties • Voorstel van werkgroep in verdeling beeld-, oordeel- en besluitvormende vergaderingen • Vergaderdoelstellingen en instructies voor elke vergadersoort opstellen • Besluit over mandaat van burgercommissieleden in besluitvoorbereidende vergaderingen • Eventueel aanpassingen in de vergaderplanning

fl

fi

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 23 van 50

4. Werkgroep informatievoorziening Voordrachten van het college hebben de techniek van beleid als uitgangspunt. De raad heeft meer behoefte aan voordrachten die hen wijzen op de politieke afweging die wordt gevraagd. Dat vraagt opstellen met meer nadruk op beleidsgeschiedenis en vermelding van het gebruikte afwegingskader. Een werkgroep van raad, college en ambtelijke organisatie zal met evaluaties van reeds afgeronde besluitvormingsprocessen met een nieuwe aanbeveling voor collegevoordrachten kunnen komen. Het veranderen van de vraaggerichte focus naar meer meningvormend vergaderen kan alleen samengaan met eenduidige inrichting van de informatievoorziening. De huidige raadsvoorstellen lijken in te gaan op de techniek van beleid, de (gevraagde) politieke afweging is minder prominent aanwezig. Het opnemen van beleidsgeschiedenis en het gebruikte afwegingskader kan de raad beter voorbereiden op een politiek debat. Om dit te veranderen vraagt dat niet alleen een verandering van de raad of het college, ook de ambtelijke organisatie draagt bij aan dat proces. Het dient daarom ook de aanbeveling met een werkgroep met vertegenwoordigers van raad, college en ambtelijke organisatie enkele reeds behandelde voordrachten te evalueren en te bezien hoe deze hebben bijdragen tot politiek debat en de uiteindelijke kwaliteit van de politieke afweging.

Acties • Werkgroep om voordrachten van het college te evalueren en aan te passen • Voorstel voor opzet collegevoordrachten

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 24 van 50

5. Staand spreken en interrumperen Vergaderingen van de gemeenteraad van Halderberge mogen meer gewicht krijgen, zeker in een oordeelvormende fase. Invoering van staand spreken, met een spreekgestoelte, wijst sprekers meer op hun verantwoordelijkheid de raad (en het publiek) toe te spreken, in plaats van ‘het verhaal te houden’. Een staande, separate interruptiemicrofoon heeft hetzelfde effect. Wanneer in een vergadering staand, bijvoorbeeld achter een spreekgestoelte, wordt gesproken is de dynamiek groter. Toehoorders zijn scherper op de bijdrage van de spreker en minder vaak afgeleid. Sprekers zijn geconcentreerder, zich meer bewust van hun lichaamstaal, door hun zeer zichtbare positie meer gefocust het publieke karakter van hun bijdrage. Ze spreken vaker gestructureerd, trager en met meer intonatie. En zijn daardoor beter te volgen. Halderberge kent enigszins een ‘voorleescultuur’. Bijdragen zijn zorgvuldig uitgeschreven, maar worden voor de eerste termijn dan vaak van papier voorgedragen. De voordracht van de betogen is daardoor vlakker, en de interactie wordt er niet mee gestimuleerd. Daarnaast wordt het aanzien van de raad wordt er ook niet mee vergroot; voor de publieke tribune is de vergadering van het hoogste orgaan toch een ‘voorleesavond’. Dat de collegeleden doorgaans gemakkelijker en vrij van papier spreken komt het aanzien van de raad ook niet ten goede.

Door staand spreken in te voeren kan de raad werken aan een zichtbaarder pro el, wordt de dynamiek van de vergadering als openbaar debat versterkt én krijgen sprekers meer impact op collega’s en publiek. Bij de komende herziening van de raadzaal kunnen faciliteiten voor ‘staand spreken’ aan de inrichting en AV-middelen worden toegevoegd. Met als opmerking dat staand spreken niet alleen meubilair maar ook vaardigheden en de bijbehorende gewenning vraagt. Naast het staand spreken is voor raadsvergaderingen staand interrumperen net zo goed aan te bevelen. Alle voordelen voor staand spreken zijn hier op van toepassing. Bij interrumperen geldt het voordeel dat met de gang naar de interruptiemicrofoon of alleen al het gaan staan de interrumpant door de omstandigheden gedwongen wordt na te denken over de formulering van zijn interruptie.

Acties • Spreekgestoelte en staande interruptiemicrofoon in de raadzaal plaatsen • Eventueel instructie staand spreken en interruptietraining voor leden en voorzitters

Pagina 25 van 50

fi

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

6. Met college een beleidsvormende agenda maken In de huidige vergaderwijze is er geen duidelijke plaats voor de beleidsvorming. De raad haakt veelal pas aan wanneer beleid al is vormgegeven. Het opstellen van een beleidsvormende agenda legt de rol van de raad vast. Deze agenda bevat thema’s, mate van beleidsvormend initiatief van de raad en noemt eventueel werkvormen. De agenda wordt door de raad in samenspraak met het college opgesteld. In de huidige vergaderwijze is er geen duidelijke plaats voor de beleidsvorming. De raad haakt veelal pas aan wanneer beleid al in een raadsvoorstel is vormgegeven. Hoewel het college zonder twijfel een te verwachtte opinie van de raad betrekt in de beleidsvorming, is deze niet per se expliciet. Toch zijn er goede voorbeelden waar de raad al een beleidsvormende rol speelde, zoals bij het bespreken van de buitenruimte van het religieus erfgoed en de doorgaande route Oudenbosch. De raad kent nu al enige vorm van beleidsvorming met zogeheten Infobijeenkomsten. Deze zijn echter ongereguleerd, worden goeddeels geïnstigeerd op initiatief van het college en worden niet als openbaar aangemerkt. De Infobijeenkomsten zouden op al deze drie punten moeten veranderen, om volwaardige beleidsvormende instrumenten te zijn. Deze goede ervaringen zouden in een vergaderwijze meer moeten worden geborgd.

Met andere woorden: de raad moet ook (en vooral) de keuze kunnen maken tot het houden van dergelijke Infobijeenkomsten (of andere vormen). Een beleidsvormende agenda zou de raad meer grip geven op deze kaderstellende rol, en de kaderstellende verantwoordelijkheid voor raad, college én inwoners zichtbaarder maken. Deze agenda bevat thema’s, mate van beleidsvormend initiatief van de raad en eventueel werkvormen. Zo’n agenda wordt door de raad in samenspraak met het college opgesteld. In de werkconferentie noemde de deelnemende raads- en commissieleden al voorbereidingen op de te verwachten bezuinigingen te nemen voor ‘ravijnjaar’ 2026 en de buitensportaccomodaties. Een werkgroep van de raad kan, bijgestaan door het college en de ambtelijke organisatie tot een longlist van onderwerpen komen. Deze lijst bevatten enerzijds onderwerpen waarvan de raad het belangrijk acht dat hij een rol krijgt in de beleidsvorming, en anderzijds de mogelijkheden daartoe aangegeven door praktische beperkingen. Denk daarbij aan behandeltijd, nanciële en wettelijke mogelijkheden of reeds uitgevoerd werk. Deze bestuursperiode kan het gemeentebestuur ervaring opdoen met het opstellen van een beleidsvormende agenda. Evaluatie aan het eind van deze periode is uiteraard gewenst.

Het is ook aan te bevelen nu alvast na te denken op welke wijze een beleidsvormende agenda de volgende bestuursperiode kan worden ingezet en dit bijvoorbeeld te betrekken aan de start van de nieuwe bestuursperiode, naast de collegevorming.

Acties • Opstellen (concept-)beleidsvormende agenda • Maak Infobijeenkomsten openbaar en plan ze (ook) op initiatief van de raad. • Proces voor volgende bestuursperiode al inrichten

fi

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 26 van 50

7. Actieve participatieagenda beeldvormen De raad heeft een wens uitgesproken de samenleving meer te kunnen betrekken bij beleids- en besluitvorming. Parallel met de beleidsvormende agenda regelt een participatieve agenda dit in. Met een beleidsvormende agenda plant de raad zijn eigen behandeltijd. Hierdoor ontstaat ook de mogelijkheid een participatieve agenda te ontwikkelen. Met een participatieve agenda plant de raad op welk moment, met welk beoogd doel, en op welke wijze de samenleving input levert. Traditioneel is deze input (slechts) reactief: inwoners reageren met inspraak op een voorliggend plan. Met de Omgevingswet is de mogelijkheid ontstaan dat burgers met initiatief of pro-actief een bijdrage leveren aan het gemeentebeleid: ze komen zelf met een (onderbouwd) plan. Daartussen zit de actieve participatie. Actieve participatie wil zeggen dat de gemeente zelf inwoners betrekt bij de planvorming. Dit kan in een vroeg stadium. Bijvoorbeeld met een burgerpanel (zoals in Wijk bij Duurstede over zonnevelden), of een enquête waarmee wordt inbreng wordt opgehaald over de inrichting van een park (zoals het Dakpark in de Rotterdamse wijken Bospolder en Tussendijken) of ronde tafelgesprekken (zoals het Samen stellen we de kaders van Roosendaal). Parallel aan het opstellen van de beleidsvormende agenda (zie aanbeveling 6) kan deze participatieve agenda worden opgesteld.

De in aanbeveling 6 genoemde werkgroep bepaalt bij welke van de onderwerpen het de wens is de samenleving actief te betrekken. Ideeën hiervoor zijn al verzameld om jongeren te betrekken. Overige mogelijkheden van werkvormen kunnen worden onderzocht, waarna een budget- en projectvoorstel kan worden opgesteld. De grif e ondersteunt dit proces, bijvoorbeeld door te adviseren over werkvormen. Net als bij de beleidsvormende agenda kan aan het begin van de komende bestuursperiode eveneens een participatieve agenda worden opgesteld, waarin de ervaringen van deze bestuursperiode zijn betrokken.

Acties • Opstellen (concept-)participatieagenda • Proces voor volgende bestuursperiode al inrichten

Pagina 27 van 50

fi

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

8. Zichtbare positie raad in samenleving Door de raad een meer zichtbare positie te geven, wordt politiek herkenbaarder. Daarnaast wordt politieke besluitvorming beter wanneer de inwoners de raad (of raadsleden) beter weten te vinden en vice versa. Dat vraagt letterlijke zichtbaarheid door te vergaderen op locatie, maar ook heldere toelichting van de vergaderwijze en wanneer het ’t meest effectief is met de raad in contact te komen. Met de aanbevelingen is het doel de positie van de raad te versterken. Niet alleen als politiek opdrachtgever, maar ook als volksvertegenwoordiging. De aanbevelingen zijn er op gericht meer te werken naar de zichtbaarheid van de politieke afweging bij een raadsbesluit. Ook in het oog van de samenleving krijgt de raad hierdoor een meer aanwezige rol. Om deze rol te ondersteunen zijn er verschillende mogelijkheden de raad en zijn leden meer onder de aandacht te brengen.

Acties • Introductie vergaderwijze op website • Planning voor ‘voorstellen van raadsleden’ • Planning voor buitenhuis beleidsvormende vergaderingen

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 28 van 50

fi

Bijlage 1: Enquêteresultaten In de enquête werden de deelnemers op verschillende wijzen bevraagd. Met stellingen, open vragen en sorteeropdrachten deelden de deelnemers hun inzichten en belevingen op de manier van werken van de Halderbergse raad en de samenwerking in het gemeentebestuur. Bij de stellingen is gekeken naar de gemiddelde uitkomst, maar vooral bestudeerden we de afwijkingsgemiddelden tussen de antwoorden. De volgende onderwerpen kwamen erin aan bod: • Interpretatie van de vergadercultuur • Bestuurlijke verhoudingen • De rol van de raad • Het functioneren van de Agendacommissie • Gebruik van de raadsinstrumenten

Interpretatie van de vergadercultuur De enquête startte met vier open vragen. De deelnemers werd verzocht deze in één woord of één term te beantwoorden. Deze antwoorden leidden tot een zogeheten woordwolk. In deze guratieve weergave zijn alle genoemde woorden en termen opgenomen. Woorden of termen die meermaals worden genoemd, worden bij elkaar geteld en daarom met een grotere letter weergegeven. Hoe groter de letter, hoe vaker het woord of de term is genoemd.

Hoe zou je de vergaderingen van de raad in één woord omschrijven?

Omschrijf in één woord je algemene indruk van de raadsvergadering

Met deze vragen wordt in beeld gebracht hoe mensen rollen zien, en welke sfeer ze de samenwerking ervaren. De woordwolken gaan in op de verhoudingen van de raads- en commissieleden onderling, de relatie van de raad als bestuursorgaan met het college en de samenwerking met overige belanghebbenden zoals de samenleving en de verbonden partijen. In de eerste vraag werd de deelnemers verzocht hun eigen vergaderingen te duiden. De termen ‘goed’ en ‘respectvol’ springen er uit. Ze worden ondersteund met minder vaak

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 29 van 50

Omschrijf in één woord je algemene indruk van de commissievergaderingen genoemde termen als ‘beleefd’ en ‘enerverend’. Een minder positieve noot is te vinden in ‘langdradig’ en ‘saai’. ‘Voorgekookt’ wijst op een bestuurlijke cultuur die ook ‘monistisch’ wordt genoemd. De raadsvergaderingen krijgen naast ‘goed’ de duiding ‘vriendelijk’ mee, maar worden ook ‘voorspelbaar’ genoemd. Ze zijn enerzijds respectvol, anderzijds ‘eentonig’. Commissievergaderingen krijgen van de deelnemers een duiding in vergelijkbare termen, al

Omschrijf in één woord de werkrelatie tussen raadsleden en raadsvolgers onderling

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Omschrijf in één woord de relatie tussen de raad en de samenleving / inwoners

Pagina 30 van 50

zijn deze ook ‘inhoudelijk’ en ‘verhelderend’, maar worden ze ook als ‘college-raad vragenuurtje’ bestempeld. Daarmee lijkt zich een tweeledig beeld af te tekenen. Enerzijds duiden de deelnemers de vergadering als positieve bijeenkomsten waar op zakelijke en respectvolle wijze informatie wordt gedeeld. Een ander deel van de groep vindt het langdradige bijeenkomsten waar vooral beleidstechniek de hoofdrol speelt. Beide groepen spreken daarmee over twee zijdes van dezelfde medaille. Maar geven er een ander waarde-oordeel aan. De overeenkomst van deze opinies is dat het de fracties zélf inhoudelijk niet toe lijken te komen aan inhoudelijk onderling debat. De vergadertijd gaat op aan informatiedeling door het college en vervolgvragen daarover. Waarbij het ene deel van de ondervraagden dit informatiegehalte waardeert en leerzaam vindt, en het andere deel het inhoudelijk debat lijkt te missen. Deze beoordeling bepaalt ongetwijfeld ook de beleving van de samenwerking tussen raad en college. Deze wordt vooral ‘constructief’ en ‘respectvol’ genoemd, maar ook als ‘eenrichtingsverkeer’ bestempeld.

Omschrijf in één woord de werkrelatie tussen raad en college

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 31 van 50

Kwaliteit van de besluitvorming In het onderdeel Kwaliteit van de besluitvorming wordt de deelnemers gevraagd hun interpretatie te geven over de manier waarop het politieke besluitvormingsproces is ingericht en wordt uitgevoerd. Ze geven met deze stellingen ook hun oordeel over democratischbestuurlijke kwaliteit van de besluiten die de gemeenteraad neemt. Het oordeel over de vergaderingen lijkt licht voldoende. De stelling Ik ben tevreden over de kwaliteit van onze (besluitvormende) raadsvergaderingen scoort een 1,0, de beeldvormende vergaderingen worden zelfs iets hoger beoordeeld (stelling 2, gemiddelde 1,3). Het afwijkingspercentage is voor beide relatief hoog, met een hoog meningsverschil bij de beoordeling van de beeldvormende vergaderingen (stelling 2, afwijkingsgemiddelde 2,5). x̄

σ

1 Ik ben tevreden over de kwaliteit van onze (besluitvormende) raadsvergaderingen

1,0

2,2

2 Ik ben tevreden over de kwaliteit van onze beeldvormende vergaderingen

1,3

2,5

3

Aan het eind van een raadsvergadering heb ik het gevoel dat ik (of mijn fractie) goed op andere fracties te hebben kunnen reageren

0,8

2,1

4

Onze commissievergaderingen zijn essentieel voor de kwaliteit van een raadsbesluit

2,7

1,4

5 Onze raadsvergaderingen zijn essentieel voor de kwaliteit van een raadsbesluit

1,1

1,8

6 Aan het begin van een commissievergadering weet ik wat ik politiek wil bereiken

1,9

1,5

7

Aan het begin van een commissievergadering weet ik wat ik van andere fracties wat ze politiek willen bereiken

0,3

2,0

8

Aan het begin van een commissievergadering kan ik goed inschatten wat andere fracties politiek willen bereiken

0,9

2,0

-0,3

1,9

9 De interactie tussen fracties is voldoende 10

Onze politieke debatten tussen fracties vinden vooral plaats in de commissievergaderingen

1,0

1,8

11

Onze politieke debatten tussen fracties vinden vooral plaats in de raadsvergadering

0,1

1,7

12

Onze politieke debatten tussen fracties horen vooral plaats te vinden in de commissievergaderingen

0,3

2,3

13

Onze politieke debatten tussen fracties horen vooral plaats te vinden in de raadsvergadering

1,8

2,0

14

Als de raad een besluit heeft genomen, is voor de raad de opdracht aan het college duidelijk

2,7

1,5

2,8

2,0

15 Ik voel me verantwoordelijk voor de besluiten van de raad

Aanbevelingen Vergaderwijze Halderberge

Pagina 32 van 50

x̄

σ

16 Het college heeft een té prominente rol tijdens de raadsvergaderingen

1,3

1,8

17 Als de raad een besluit heeft genomen, is de afweging voor iedereen duidelijk

1,7

1,8

18 Als de raad een besluit geeft genomen, kan ik die afweging uitleggen aan anderen

1,9

2,0

Men lijkt het relatief eens te zijn met het nut van de vergaderingen; de stellingen 4 en 5 scoren bovengemiddeld met relatief lage afwijkingsgemiddelden. Over wat dat nut dan is, moet men het minder eens zijn. De stelling 3 Aan het eind van een raadsvergadering heb ik het gevoel dat ik goed heb kunnen reageren krijgt een afwijkingsgemiddelde van 2,1. Dat de interactie tussen fracties of woordvoerders beter kan, lijkt op steun te rekenen. Over de mate van onderlinge interactie is men ontevreden (stelling 9, afwijkingsgemiddelde -0,3, afwijkingsgemiddelde 1,9) Het valt op dat men niet goed weet hoe zich strategisch op vergaderingen voor te bereiden. Naast inhoudelijke voorbereiding (stukken lezen, bronnenonderzoek, het voorstel proberen te begrijpen) dienen commissie- en raadsleden zich ook te bereiden op de interactie van de vergadering: wat wil ik van andere woordvoerders weten? Is er politieke ruimte? Enzovoorts. De stellingen 7 en 8 over politiek strategische voorbereiding scoren niet hoog, respectievelijk 0,3 en 0,9. Men lijkt onzeker te zijn over wat de functie is van verschillende type vergaderingen, dat heeft z’n weerslag in het beeld hoe zich voor te bereiden. Er valt ook enige onzekerheid te bespeuren in waar de politieke interactie tussen fracties plaats moet vinden: in de commissies of in de raad.

Stellingen 12 Onze politieke debatten tussen fracties horen vooral plaats te vinden in de commissievergaderingen scoort dan wel veel lager (gemiddelde 0,3) dan stelling 13 Onze politieke debatten tussen fracties horen vooral plaats te vinden in de raadsvergadering (gemiddelde 1,8). Maar het afwijkingsgemiddelde bij de stelling over de commissies is wel net iets hoger (commissies: 2,3, raad: 2,0). Hiermee kan gesteld worden dat de deelnemers een lichte voorkeur hebben voor enige vorm van argumentatieve uitwisseling dan ‘debat’ in de raadsvergaderingen. Al zal bij het onderdeel Bestuurlijke verhoudingen en de stelling 11 blijken dat de ondervraagden sterk van mening verschilden over de argumentatieve waarde van de raadsvergadering (zie pagina 36 van deze rapportage). Gezien de uitkomst van stelling 15 kan de raad steunen op een groot verantwoordelijkheidsgevoel. De stelling Ik voel me verantwoordelijk voor de besluiten van de raad krijgt een ruime 2,8. Het afwijkingsgemiddelde van 2,0 wijst op enige onzekerheid, wat wellicht kan worden verklaard met de twijfel over de duidelijkheid van de uitkomsten van het besluitvormingsproces. Die duidelijkheid (stellingen 17 en 18) scoort aanzienlijk lager.