1 Vastgoed- en accommodatiebeleid gemeente Halderberge.pdf

Vastgoed- en accommodatiebeleid Doelen realiseren en waarde creëren met professioneel vastgoedmanagement 14 juli 2022

1

Inhoudsopgave 1

2

3

4

5

Inleiding

4

Introductie gemeentelijk vastgoedmanagement

4

Relatie tussen beleid en de vastgoedorganisatie

4

Vastgoedsturing; van ambitie naar uitvoering

5

Rollenscheiding en scheiding geldstromen

7

Wat verstaan we onder vastgoed en wat zijn accommodaties?

7

Focus vastgoed- en accommodatiebeleid

8

Visie op gemeentelijk vastgoed

9

Financiën in beeld

10

Financieel kader

10

Onderhoudskosten

11

Investeringen in vastgoed

11

Waardering en afschrijving vastgoed

12

Gemeente opereert als ondernemer voor de btw

12

Spelregels voor vastgoed

13

Aankoop en verkoop

13

Verhuur

15

Bruikleenovereenkomst

17

Aanhuur

18

Nieuwbouw en renovatie

18

Leegkomende objecten

19

Aanvullende spelregels voor accommodaties

20

Uitgangspunten accommodaties

20

Accommodatievraagstukken

21

Efficiënte inzet van accommodaties

22

Gebouwen met een onderwijsfunctie

22

Gebouwen met een sportfunctie

22

Onderhoud en verbetering

23

Doelstellingen met betrekking tot onderhoud

23

Onderhoud eigenaarsdeel of huurdersdeel

23

Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en beheerplan

23

Onderhoudsmethodiek en conditiemeting NEN 2767

24

Onderhoudsniveaus

24

Uitvoeren onderhoud

25

Duurzaamheid

26

BIJLAGE 1 Begrippenlijst

27

2

BIJLAGE 2 Onderhoudsniveaus

28

BIJLAGE 3 Technische wet- en regelgeving

30

3

1 Inleiding Introductie gemeentelijk vastgoedmanagement Vastgoed is binnen de gemeente geen doel maar een middel om ruimtelijke en maatschappelijke doelen mee te realiseren. De opgave voor het vastgoedmanagement vloeit voort uit de gemeentelijke beleidsdoelen op het gebied van sport, onderwijs, welzijn en kunst & cultuur. De raad stelt de beleidskaders en de financiële- en uitvoeringskaders waar de beleidsdoelen binnen moeten passen en controleert. De uitvoeringskaders hebben onder andere betrekking op de technische kwaliteit en veiligheid van de gebouwen, energieprestatie/duurzaamheid, uitstraling en gebruikerstevredenheid. Het college werkt de door de raad gestelde kaders uit in beleidsprogramma’s, beleidsplannen/visies en daarbij horende huisvestingsvragen op het gebied van sport, onderwijs, welzijn en kunst & cultuur. Uitvoeringskaders vastgoed- en accommodatiebeleid

Kaders beleidsdoelen

Huisvestingsvraag o.b.v. beleidsdoelen

Gemeenteraad

Vastgoed en accommodaties

Financiële kaders vastgoed- en accommodatiebeleid Figuur 1: Kaders stellen

Relatie tussen beleid en de vastgoedorganisatie Voor de toepassing van de spelregels en het realiseren van de uitgangspunten zoals opgenomen in dit vastgoed- en accommodatiebeleid, is een professionele vastgoedorganisatie noodzakelijk. In dit beleidsplan bestaat de vastgoedorganisatie uit de volgende rollen:   

Rol portefeuillebeheer; Rol accountbeheer; Rol vastgoedbeheer.

De rollen portefeuillebeheer en accountbeheer worden belegd in de nieuwe functie vastgoedregisseur. De rollen vastgoedbeheer worden uitgevoerd door de functie gebouwbeheerder. Daarnaast hebben ook de verschillende interne adviseurs en beleidsadviseurs een rol (taak en verantwoordelijkheid) binnen de vastgoedorganisatie. Voor meer informatie over de verschillende rollen, de functies en de organisatie wordt verwezen naar de rapportage ‘Advies Vastgoedorganisatie’.

4

Vastgoedsturing; van ambitie naar uitvoering Vastgoedsturing is een integraal proces, met als doel te sturen op de gewenste meerjarige ontwikkeling van de totale vastgoedportefeuille, zowel in omvang, samenstelling als kwaliteit. Integraal wil in dit geval zeggen: het verbinden van de verschillende keuzes waar de gemeente voor staat ten aanzien van maatschappelijke taken, vastgoed activiteiten en financiële continuïteit. Het integrale proces van vastgoedsturing ondersteunt de gemeente in transparante besluitvorming en communicatie over strategische, financiële keuzes tussen maatschappelijke taken, renderend vastgoed en een financieel gezonde organisatie. Kortom: met welke vastgoedactiviteiten realiseert de gemeente Halderberge een zo optimaal mogelijk financieel en maatschappelijk resultaat? Maar integraal duidt ook op het verbinden van de activiteiten op verschillende niveaus in de organisatie:   

Portefeuillebeheer op strategisch niveau; Accountbeheer op tactisch niveau; Vastgoedbeheer op operationeel niveau.

Figuur 2: Vastgoedsturing op verschillende niveaus

Strategische sturing Om op strategisch niveau sturing te kunnen geven aan de vastgoedportefeuille wordt een portefeuilleplan opgesteld. In het portefeuilleplan wordt een meerjarige ontwikkeling van de vastgoedportefeuille uitgestippeld dat rekening houdt met de beleidsprogramma’s en beleidskaders. In het portefeuilleplan worden per object de strategie en de focus uitgewerkt op basis van de volgende tabel. Deelportefeuille Beleidsondersteunend vastgoed Strategisch vastgoed Commercieel vastgoed/verkoopportefeuille Eigen bedrijfsvoering

Strategie Sturen Voorbereiden op toekomstig doel Verkopen Sturen

Tabel 1: Strategie en focus per deelportefeuille

5

Focus Beleidsopbrengst Tijdelijk beheer Dispositie Kostenbeheersing

Om te kunnen sturen op het realiseren van beleids- en strategische doelen, is het nodig om inzicht te hebben in de prestaties van het vastgoed op een aantal criteria. Door deze criteria te meten en te beoordelen ontstaat inzicht in de bereikte resultaten en kan waar nodig worden bijgestuurd. In het portefeuilleplan wordt per object de huidige en de gewenste prestatie (doel) op bovenstaande criteria opgenomen en uitgewerkt. Criterium Effectiviteit

Beoordelingsfactoren Beleidsondersteuning Strategisch belang

Efficiëntie

Exploitatieresultaat Bezettingsgraad

Kwaliteit

Technische staat Functionaliteit Energieprestatie

Beheer

Gebruikerstevredenheid Communicatie met gebruikers Lopende contracten en afspraken

Toelichting Waarom hebben we dit vastgoed? In welke mate voldoet dit vastgoed aan de gestelde doelen op het gebied van beleid en strategie? Hoe gunstig wordt dit vastgoed gebruikt? In welke mate voldoet dit vastgoed aan de gestelde doelen t.a.v. financiële exploitatie en bezettingsgraad? In welke mate voldoet dit vastgoed aan de eisen en wensen t.a.v. het gebouw, de installaties, energieprestatie en functionaliteit? Hoe verloopt het gebruik van dit vastgoed?

Tabel 2: Criteria presteren vastgoed

Tactische sturing Op tactisch niveau wordt het portefeuilleplan vertaald en uitgewerkt naar een strategie en beheerplan inclusief meerjarenonderhoudsplannen en investeringsplan (MJOP/MJIP) op objectniveau. Zijn de doelen van een object eenmaal bepaald, dan vormen deze de opmaat naar de operationele uitvoering en realisatie. Operationele sturing Op operationeel niveau wordt op basis van het beheerplan (MJOP/MJIP) een jaarplan onderhoud en verbetering uitgewerkt, voorbereid en uitgevoerd. Naast de realisatie van het jaarplan, worden inspecties en klanttevredenheidsonderzoeken uitgevoerd op basis waarvan het beheerplan en het portefeuilleplan worden geactualiseerd.

Figuur 3: Samenhang sturing, beleidskaders, portefeuilleplan, beheerplan en jaarplan

6

Rollenscheiding en scheiding geldstromen Dit beleid gaat uit van een scheiding van rollen en taken tussen het formuleren van doelstellingen en beleidskaders, het bepalen van de strategie per gebouw en de uitvoering van werkzaamheden. Hierdoor kunnen op alle lagen in de organisatie (bestuurlijk, strategisch, tactisch en operationeel) beslissingen worden getoetst en worden de geldstromen gesplitst om te voldoen aan de wet Markt en Overheid.

Beleidsafdeling (gefaciliteerde)

Subsidierelatie (publieke rol)

Huisvestingsvraag vs -aanbod

Huurder/gebruiker (afnemer)

Vastgoedorganisatie (facilitator)

Huur- of gebruiksovereenkomst (private rol)

Figuur 4: Rollenscheiding op het gebied van huisvesting

De beleidsafdeling/beleidsadviseur van de gemeente brengt de vraag naar huisvesting vanuit de beleidsdoelstellingen van de gemeente in beeld en heeft vanuit haar publieke rol een subsidierelatie met maatschappelijke organisaties. De vastgoedorganisatie heeft, vanuit haar private rol, een huurder-verhuurder relatie of een eigenaar – gebruiker relatie met de huurders of gebruikers van een gemeentelijk gebouw en kijkt of het huisvestingsvragen voor maatschappelijke doelen vanuit de beleidsafdeling of -adviseurs met het bestaande vastgoed kan faciliteren De vergoeding/subsidie aan de huurder/gebruiker voor activiteiten en huisvesting valt onder het publiek recht. De inkomsten uit de huur- of gebruiksovereenkomsten vallen onder het privaat recht. Er ontstaan zo twee gescheiden geldstromen en onwettig verkapte subsidies en ongeldige overeenkomsten worden voorkomen.

Wat verstaan we onder vastgoed en wat zijn accommodaties? In dit vastgoed- en accommodatiebeleid wordt onder vastgoed verstaan alle gebouwde objecten in gemeentelijk eigendom of in gebruik door de gemeentelijke organisatie. Onder vastgoed vallen dus ook onze accommodaties. Vastgoed is een gebouw/object op een kavel met een kadastraal nummer, een marktwaarde, een verzekerde waarde en een financieel rendement. Gronden in gemeentelijk eigendom en objecten in de openbare ruimte zoals elektriciteitskasten, zendmasten, speeltoestellen en gemalen vallen niet onder vastgoed en vallen buiten het kader van dit vastgoed- en accommodatiebeleid. Accommodaties zijn bijzonder vastgoed. Accommodaties vallen onder het beleidsondersteunende vastgoed. Een accommodatie is een gebouw waarin wettelijke of maatschappelijke taken worden uitgeoefend: welzijnswerk, sport, onderwijs, cultuur en publieke dienstverlening. Een accommodatie biedt huisvesting aan datgene wat deze gebruikers willen doen.

7

Om goed te kunnen sturen op beleidsmatige en/of strategische doelen, kiezen we ervoor om de vastgoedportefeuille in te delen in de volgende deelportefeuilles: 

Beleidsondersteunend vastgoed voor wettelijke- en maatschappelijke taken op het gebied van  Sport;  Welzijn;  Onderwijs;  Maatschappelijke opvang;  Kunst & cultuur;  Publieke gezondheidszorg (GGD). Gebouwen op gemeentelijke begraafplaatsen en overige gebouwen met een beleidsondersteunende functie.



Strategisch vastgoed  Gebouwen met een strategisch belang i.v.m. herontwikkeling.



Commercieel vastgoed/verkoopportefeuille  Kinderopvang;  Parkeergarages;  Woningen;  Brandweerkazernes;  Overige commercieel vastgoed (winkels, bedrijfsruimten, etc.).



Eigen bedrijfsvoering  Gemeentehuis;  Gemeentewerf.

Focus vastgoed- en accommodatiebeleid Professioneel vastgoedmanagement moet leiden tot doelmatige vastgoedkeuzes, kostenbewustzijn en maatschappelijke waardecreatie. De focus van dit vastgoed- en accommodatiebeleid is dan ook tweeledig:  

Doelmatige en doeltreffende inzet van vastgoed (inclusief accommodaties); Helpen realiseren van beleidsdoelen en strategische doelen.

De spelregels m.b.t. vastgoed gaan over de manier waarop wij onze vastgoedportefeuille managen. We bepalen waarom wij vastgoed in eigendom hebben; waarom en hoe we vastgoed aankopen, afstoten, verhuren, onderhouden en verduurzamen. We streven naar een effectieve en efficiënte inzet en instandhouding van onze gebouwen. De spelregels over accommodaties gaan over de manier waarop wij sturen op beleidsdoelen en strategische doelen. We beschrijven de manier waarop wij onze accommodaties inzetten om de uitvoering van het vastgestelde beleid te ondersteunen. Waarbij we keuzes maken over de subsidiëring en huisvesting van beleidsondersteunende maatschappelijke functies. Bij het professionaliseren van vastgoedmanagement verschuift onze focus van sec het managen van vastgoed en accommodaties naar het sturen op de beleids- en strategische doelen.

8

Visie op gemeentelijk vastgoed De visie is richtinggevend voor de wijze waarop we met het gemeentelijk vastgoed, inclusief de accommodaties, bijdragen aan het realiseren van gemeentelijke doelstellingen en maatschappelijke vraagstukken. Voor het uitvoeren van deze visie is een professionele vastgoedorganisatie noodzakelijk. De gemeentelijke vastgoedportefeuille wordt duurzaam geëxploiteerd en voorziet in de huisvesting van de ambtelijke organisatie, maatschappelijke organisaties en andere huurders indien deze bijdragen aan de leefbaarheid in de kernen. We maken voortdurend de afweging tussen het ondersteunen van beleidsdoelen, het maatschappelijk belang, het belang van huurders en de kosten, baten en risico’s van het vastgoed en de gemeentelijke vastgoedportefeuille als geheel op kortere en langer termijn. Daarnaast willen we met het gemeentelijk vastgoed bijdragen aan de maatschappelijke opgave op het gebied van biodiversiteit, klimaatadaptatie, de energietransitie en het Klimaatakkoord. Op basis van deze visie zijn de volgende kaders uitgewerkt: 



 





 

   

Het in bezit hebben en houden van vastgoed, inclusief accommodaties, is geen doel op zich. Vastgoedbezit, en accommodaties in het bijzonder, moet bijdragen aan het realiseren van gemeentelijke doelstellingen op andere beleidsterreinen. De vraag naar culturele-, sociale- en sportaccommodaties komt voort uit afwegingen die op andere beleidsterreinen worden gemaakt, inclusief het antwoord op de vraag hoe de gemeente faciliteert in het voorzien in de behoefte naar accommodaties. Als vastgoed niet bijdraagt aan een beleidsdoel, wordt dit in principe afgestoten. Als vastgoed niet bijdraagt aan een beleidsdoel en niet kan worden afgestoten wordt gekeken of het beheer en de exploitatie van het vastgoed aan particuliere initiatieven kan worden overgedragen. Hierbij worden goede afspraken gemaakt over verantwoordelijkheden en vergoedingen. De gemeente zal het nakomen van deze afspraken controleren. Het uitgangspunt van het huurbeleid is dat de gemeente voor beleidsondersteunend (maatschappelijk) vastgoed minimaal een kostprijsdekkende huur berekent. Een en ander conform de wet Markt en Overheid en de Financiële Verordening. Dit geldt niet als er een Algemeen Belang Besluit is genomen door de raad.

Eventuele subsidie aan maatschappelijke organisatie ter compensatie van de kostprijsdekkende huur en/of een exploitatievergoeding wordt vanuit het desbetreffende beleidsprogramma bekostigd en gebudgetteerd. Voor vastgoed dat niet beleidsondersteunend is, brengt de gemeente een marktconforme huur in rekening die minimaal kostprijsdekkend is. Bij veel sportaccommodaties is er sprake van (gedeeltelijke) privatisering. De gebruikers verzorgen zelf delen van het beheer en onderhoud en de gemeente verstrekt een onderhoudsbijdrage. De afspraken met betrekking tot de verdeling van de verantwoordelijkheden moeten duidelijker worden uitgewerkt en onderling afgestemd. Het streven is de gemeentelijke vastgoedportefeuille op termijn kostendekkend te exploiteren. Het vastgoed wordt functioneel technisch onderhouden op basis van actuele conditiemetingen NEN 2767 en meerjarenonderhoudsplannen. De gebouwen zijn veilig en voldoen aan wet- en regelgeving. Leegstand wordt zoveel mogelijk voorkomen door een efficiënte inzet en multifunctioneel gebruik van het vastgoed.

9

2 Financiën in beeld Financieel kader Om te kunnen sturen op de portefeuille is het belangrijk dat kosten en opbrengsten per object inzichtelijk zijn en dat er per object gestuurd kan worden op afwijkingen in deze kosten en opbrengsten. Gemeentewet en BBV Het BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) beschrijft, op grond van artikel 186 Gemeentewet, de regelgeving waaraan gemeentes en provincies moeten voldoen voor het opstellen van jaarlijkse begroting- en verantwoordingsstukken. In deze regelgeving zijn kaders opgenomen over hoe omgegaan moet worden met waardering, afschrijving en onderhoud van het vastgoed. Wet Markt en Overheid Bij het beheer van gemeentelijk vastgoed vormt ook de wet Markt en Overheid een belangrijk kader. Deze wet biedt gedragsregels waar gemeente Halderberge zich aan moet houden om concurrentievervalsing met bedrijven te voorkomen. De belangrijkste gedragsregel uit de wet Markt en Overheid voor het beheer van gemeentelijke vastgoed is de verplichting om alle kosten die horen bij een bepaalde activiteit door te berekenen in de prijs die gevraagd wordt. Met het invoeren van kostprijsdekkende huur wordt hieraan voldaan. Gedragsregels wet Markt en Overheid De gedragsregels uit de wet Markt en Overheid zijn niet van toepassing op economische activiteiten die worden uitgevoerd in het algemeen belang (artikel 25h lid 5 Mededingingswet).

Uit de evaluatie van de wet Markt en Overheid in 2016 bleek dat overheden regelmatig gebruik maken van deze uitzondering op de gedragsregels. Overheden motiveren het algemeen belang besluit echter niet altijd voldoende. Daarnaast bleek dat ondernemingen niet genoeg betrokken worden bij het besluitvormingsproces. In het Regeerakkoord van 2017 is daarom het voornemen opgenomen de Wet Markt en Overheid in ieder geval op deze punten aan te scherpen. Het wetsvoorstel is na goedkeuring door de ministerraad in maart 2021 naar de Raad van State gestuurd voor advies. Zodra de Raad van State haar advies naar de Tweede Kamer stuurt, wordt de tekst van de wetswijziging openbaar gemaakt. Om een gat tussen het vervallen van de wet en de inwerkingtreding van een nieuw wetsvoorstel te voorkomen, is ervoor gekozen de wet te verlengen. Het besluit van 24 maart 2021 verlengt de werkingsduur van de gedragsregels voor overheidsinstanties tot 1 juli 2023. Ook Halderberge heeft een Algemeen Belang Besluit genomen. Op grond van het raadsbesluit ‘Aanwijzing in het Algemeen belang van een aantal economische activiteiten (…) d.d. 11-12-2014 (registratienummer 306846) zijn de volgende economische activiteiten aangewezen als activiteiten in het Algemeen Belang en daardoor vrijgesteld van de invloedsfeer van de wet Markt en Overheid:      

De exploitatie van sportaccommodaties; De verhuur van maatschappelijk vastgoed; Anti kraak verhuur; De exploitatie van de aanlegsteiger Stampersgat; Het beschikbaar stellen van ruimten in het gemeentehuis voor exposities; De exploitatie van de gemeentelijke begraafplaats.

10

Op grond van het wetsvoorstel tot wijziging van de wet Markt en Overheid en de uitgangspunten met betrekking tot de huurprijs zoals opgenomen in hoofdstuk 3 van dit beleidsplan moet het Algemeen Belang Besluit worden herzien. Geadviseerd wordt om de exploitatie van sportaccommodaties en de verhuur van maatschappelijk vastgoed niet meer buiten de invloedsfeer van de wet Markt en Overheid te houden en een kostprijsdekkende huur in rekening te brengen en maatschappelijke organisaties te steunen via de reguliere subsidieweg. Financiële verordening gemeente Halderberge De Financiële Verordening beschrijft de wijze waarop gemeente Halderberge uitwerking geeft aan de regels uit artikel 212 Gemeentewet. De verordening bevat de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie. de verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Afspraken uit de Financiële Verordening met invloed op het gemeentelijke vastgoed zijn onder andere:    



Regels voor waardering en afschrijving van activa staan in de bijlage ‘Afschrijvingsbeleid’ van de Financiële Verordening. In de bijlage ‘Beleidskader reserves en voorzieningen’ van de Financiële Verordening is het beleidskader ten aanzien van reserves en voorzieningen opgenomen. In artikel 7 is de Informatieplicht aan de raad opgenomen m.b.t. aan- en verkoop van onroerende zaken. In artikel 13; Prijzen economische activiteiten staat dat voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd. Uitzondering wordt gemaakt voor levering van diensten aan andere overheden voor het uitvoeren van een publieke taak, aan onderwijsinstellingen, aan sociale werkplaatsen en aan publieke media-instellingen. In artikel 17 Beleidsnota’s staat dat de raad een aparte beleidsnota (beheerplan) vaststelt voor het onderhoud van gemeentelijke gebouwen waarin in ieder geval wordt ingegaan op het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de verwachte kosten van het onderhoud.

De uitgangspunten en afspraken zoals die zijn opgenomen in het beheerplan nota worden overgenomen in de begroting.

Onderhoudskosten De onderhoudskosten bestaan uit de kosten voor groot (planmatig) onderhoud, periodiek of preventief onderhoud en storingsonderhoud (correctief). Conform het BBV worden de kosten voor groot onderhoud niet geactiveerd en afgeschreven, maar komen deze ten laste van de exploitatie van het gebouw. Om deze kosten gelijkmatig te verdelen is er een onderhoudsvoorziening ingericht. De meerjarenonderhoudsplanning en –raming (opgenomen in het beheerplan) is het uitgangspunt voor de jaarlijkse dotatie van de benodigde middelen in de onderhoudsvoorziening. De dotatie wordt gebaseerd op de gemiddelde kosten groot onderhoud voor de komende 10 jaar. De kosten voor periodiek onderhoud en storingsonderhoud worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Investeringen in vastgoed Op grond van artikel 189 van de Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. Nieuwe investeringen worden opgenomen in het investeringsplan van de begroting en worden met het vaststellen van de begroting geautoriseerd door de raad.

11

De afspraken met betrekking tot investeringen staan beschreven in de Financiële verordening. Voor investeringen in vastgoedobjecten wordt jaarlijks het meerjareninvesteringsplan (MJIP) geactualiseerd. De MJIP kent een planningshorizon van tien jaar.

Waardering en afschrijving vastgoed Voor de waardering en afschrijving van het gemeentelijk vastgoed wordt uitgegaan van de voorwaarden zoals opgenomen in hoofdstuk 5 van het BBV en de bijlage Afschrijvingsbeleid van de Financiële verordening Halderberge. In aanvulling op het Afschrijvingsbeleid gelden daarnaast de uitspraken en aanbevelingen van de Commissie BVV zoals opgenomen in de Richtlijn ‘Notitie Materiële vaste activa’. Voor de waardering zijn de volgende uitgangspunten van belang: 



Objecten waarvoor het de intentie is om deze te verkopen, worden gewaardeerd tegen ten hoogste de marktwaarde met huidige bestemming. De marktwaarde wordt bepaald door een onafhankelijke taxatie. Wanneer in deze gevallen de boekwaarde van een object hoger is dan de marktwaarde, dan dient deze te worden afgeboekt (duurzame waardevermindering conform BBV). Van objecten die gewaardeerd worden tegen de marktwaarde, wordt eens per drie jaar een hertaxatie uitgevoerd om te beoordelen of de waardering nog correct is. Wanneer een hertaxatie tot een lagere waarde leidt, wordt het object afgeboekt naar de nieuwe getaxeerde waarde. Wanneer de hertaxatie een hogere marktwaarde laat zien wordt de waardering niet aangepast.

Gemeente opereert als ondernemer voor de btw Voor de verhuur van en het onderhoud aan gemeentelijke vastgoedobjecten moet onderscheidt worden gemaakt in objecten die worden gebruikt voor wettelijke taken van de gemeente en voor nietwettelijke taken.  

Gemeente handelt als overheid. Gemeente factureert geen btw en kan btw op kosten in principe compenseren bij het btw-compensatiefonds. Gemeente handelt als btw-ondernemer. Omdat verhuur van vastgoed (in principe) vrijgesteld is van btw, kan de btw op kosten niet worden afgetrokken en er is ook geen compensatie bij het btwcompensatiefonds. Betaalde btw een kostenpost.

Uitzondering verhuur inclusief btw Indien de huurder bij meer dan 90% van haar activiteiten btw-plichtig is, kan geopteerd worden voor verhuur met btw. Daar waar dit kan zal de gemeente, na overeenstemming te hebben bereikt met de huurder, de huur inclusief btw in rekening brengen. De gemeente kan hierdoor op zijn inkoopfacturen betreffende het object de btw terugvragen bij de belastingdienst. Het merendeel van onze huurders betreft echter btw-vrijgestelde organisaties. Onderhoud commercieel- en strategisch vastgoed De btw op uitbesteed onderhoud aan gebouwen die worden verhuurd/gebruikt voor ‘niet-wettelijke taken’, is niet aftrekbaar of compensabel. De gemeente opereert voor deze werkzaamheden als ondernemer en de btw is dus een extra kostenpost. Dit heeft betrekking op commercieel en strategisch vastgoed en de brandweerkazernes. Brandweerkazernes De situatie met betrekking tot de btw van de brandweer is sinds de invoering van de Veiligheidsregio’s in 2010 een bijzondere. Voor die tijd was brandweerzorg een taak van de gemeente en was de btw op de onderhoudskosten volledig compensabel. Nu is de Veiligheidsregio, vanwege zijn eigen wettelijke taak, voor de gemeente feitelijk een externe partij geworden en bestaat er geen recht meer op compensatie van de BTW.

12

3 Spelregels voor vastgoed Aankoop en verkoop De vastgoedregisseur vervult de rol van aan- en verkopend makelaar en is verantwoordelijk voor de onderhandelingen en het opstellen van de contracten voor vastgoedtransacties. De vastgoedregisseur wordt hierbij, indien nodig, ondersteund door de planeconoom. Afhankelijk van de transactie kan de interne opdrachtgever verschillen. Aankopen vinden meestal vanuit een strategische overweging plaats en kunnen in opdracht vanuit een project (projectleider team Regie en Verbinding) plaatsvinden. De interne opdrachtgever is verantwoordelijk voor het organiseren van de besluitvorming en de financiële dekking. Bij verkoop van vastgoed wordt in dit beleid voornamelijk bedoeld de verkoop van vastgoed uit de vastgoedportefeuille waarbij de teammanager Realisatie als opdrachtgever fungeert. De vastgoedregisseur wordt ondersteund (advies) door de betrokken beleidsmedewerkers en zorgt voor de financiële verantwoording, in samenwerking met de financieel adviseur en de planeconoom. De gemeente Halderberge is zeer terughoudend met het aankopen en realiseren van (nieuw) vastgoed. Bevoegdheid college Het college is op grond van de Gemeentewet artikel 160 bevoegd tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen, waaronder de aan- en verkoop van objecten.

Voor zover er sprake is van ingrijpende financiële gevolgen en dit niet is opgenomen in de door de raad vastgestelde begroting, stelt het college de gemeenteraad in de gelegenheid zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken op het voornemen tot aan- of verkoop en de wijze van financiering. Een en ander op grond van artikel 7 Financiële Verordening en artikel 169 Gemeentewet. In de huidige Financiële Verordening is in artikel 7 een financiële omvang van €100.000 of meer opgenomen waarboven sprake is van ingrijpende financiële gevolgen. Aankoop De aanleiding voor het kopen van vastgoed kan een huisvestingsvraag zijn vanuit een concrete huisvestingsbehoefte of een aankoop vanuit een strategische of anticiperende behoefte voor toekomstige ruimtelijke ontwikkelingen. Voor de aankoop in relatie tot een concrete huisvestingsvraag wordt verwezen naar de beslisboom in figuur 5. Bij aankoop geldt daarnaast de volgende afspraak: 



Bij aankoop/acquisitie van een object zal altijd een vorm van ‘vastgoed due diligence’ (onderzoek) plaatsvinden. Dit heeft als voornaamste doel de risico’s bij aankoop (bouwtechnisch, juridisch, fiscaal, financieel etc.) in beeld te brengen (en hiervoor beheersmaatregelen te benoemen) ter ondersteuning van de besluitvorming over de mogelijke aankoop. De mate van ‘due diligence’ die wordt toegepast is afhankelijk van bijvoorbeeld de omvang of complexiteit van de transactie. Er wordt altijd een taxatie uitgevoerd door een onafhankelijke taxateur.

Voor de strategische en anticiperende aankopen wordt verwezen naar de Nota Grondbeleid. Deze gebouwen vallen onder de strategische portefeuille en worden, afhankelijk van de verwachte periode tot herontwikkeling, verhuurd met tijdelijke huurcontracten of anti-kraak (bruikleen). Indien de verwachte periode tot herontwikkeling maximaal 5 jaar is, wordt het onderhoud aan de objecten uitgevoerd op een minimum niveau. Duurt het langer dan worden de objecten onderhoud op het basis onderhoudsniveau (zie bijlage 2).

13

Verkoop Jaarlijks wordt de vastgoedportefeuille beoordeeld op basis van financieel, beleidsmatig en strategisch belang voor de gemeente. Bij de beoordeling wordt op objectniveau bekeken welke vastgoedstrategie van belang is. In onderstaande beslisboom kan de afweging worden gemaakt in de juiste vastgoedstrategie. Samen met de beleidsadviseur wordt beoordeeld of een object nog past binnen de portefeuille.

Figuur 5: Beslisboom verkopen of behouden vastgoed

Als uit de beoordeling volgt dat een object kan worden verkocht, stelt de vastgoedregisseur het advies aan het college op. Het college heeft de bevoegdheid om te besluiten om te verkopen. Het besluit wordt ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college en de raad worden over eventuele begrotingswijzingen naar aanleiding van de feitelijke verkoop geïnformeerd. De actuele lijst van te verkopen vastgoedobjecten wordt in het portefeuilleplan opgenomen. Bij de verkoop van een object in eigendom moet worden gecontroleerd of er sprake is van staatsteun en of er wordt voldaan aan het gelijkheidsbeginsel, dat onder andere inhoudt dat gelijke kansen voor iedereen geboden moeten worden (mededingingsruimte, Didam-arrest, Hoge Raad, 26-11-2021). Voor het beoordelen of er sprake is van staatssteun bij transacties tussen overheden en marktpartijen is er voor het criterium marktconformiteit een uitgebreid kader beschreven in de mededeling van de Europese Commissie betreffende het begrip staatssteun uit 2016. De Mededeling biedt handvatten om de marktconformiteit van (grond)transacties te bepalen.

14

De Mededeling bevat vier soorten procedures en beoordelingsmethoden die gevolgd kunnen worden bij de verkoop van een object. Wanneer één van deze methoden gevolgd wordt, kan er aangenomen worden dat er sprake is van marktconformiteit. De methoden zijn:  





Pari Passu (paragraaf 86 van de Mededeling). Hierbij gaat het er om of er sprake is van een transactie op voet van gelijkheid. Tenderprocedure (paragraaf 89 van de Mededeling). Hierbij gaat het er om dat er sprake is van een transactie op grond van een concurrerende, transparante, non-discriminerende en onvoorwaardelijke inschrijvingsprocedure. Benchmarking (paragraaf 98 van de Mededeling). Hierbij gaat het er om dat er is gehandeld op voorwaarden die vergelijkbare particulieren voor vergelijkbare transacties in vergelijkbare situaties hebben toegepast. Andere waarderingsmethoden (paragraaf 101 van de Mededeling). Hieronder valt ook het uitvoeren van een taxatie. Het is hierbij voldoende om een taxatie door een onafhankelijke deskundige te laten plaatsvinden. De taxatie moet plaatsvinden op basis van algemeen aanvaarde marktindicaties en taxatiecriteria (paragraaf 103 van de Mededeling).

De gemeente Halderberge hanteert bij verkoop in principe de Tenderprocedure zoals opgenomen in De Mededeling. De procedure gaat uit van het criterium ‘hoogste prijs’. Hiermee wordt tevens voldaan aan het gelijkheidsbeginsel.

Verhuur De vastgoedregisseur is verantwoordelijk voor alle verhuurtransacties van gemeentelijke vastgoedobjecten. De vastgoedregisseur onderhandeld met de (nieuwe) huurder en legt de afspraken die tussen beiden gemaakt zijn vast in een overeenkomst. Wanneer sprake is van verhuur aan een organisatie die gesubsidieerd wordt door de gemeente (of hiervoor in aanmerking komt), stemt de vastgoedregisseur voorafgaand aan de onderhandeling af met de betreffende beleidsadviseur. Momenteel heeft de gemeente Halderberge nog veel oude huurovereenkomsten. De komende jaren zullen we met alle bestaande huurders in overleg gaan om te bekijken of de overeenkomsten kunnen worden aangepast naar de standaard overeenkomsten. Uiteraard worden vooraf de financiële consequenties in kaart gebracht. Huurovereenkomsten Voor het opstellen van nieuwe of wijzigingen van bestaande huurcontracten wordt gebruik gemaakt van standaardcontracten. Als basis voor de huurovereenkomsten wordt gebruik gemaakt van de standaard modellen van de Raad voor Onroerende zaken (ROZ). Indexering huurprijs Richtlijn is dat in nieuwe contracten jaarlijkse (juli) indexering op basis van het CPI (consumentenprijsindex) wordt op genomen zoals deze is opgenomen in de Algemene Bepalingen van de standaard ROZ-contracten.

Proces-verbaal oplevering Bij de aanvang van de huurovereenkomst wordt door de gebouwbeheerder een proces-verbaal van oplevering gemaakt welke als bijlage aan de huurovereenkomst wordt toegevoegd. In het geval er bij aanvang van de huurovereenkomst geen proces-verbaal van oplevering is gemaakt, dan wordt het gehuurde geacht te zijn opgeleverd en aanvaard in de staat waarin het gehuurde zich op dat moment bevindt. Bij oplevering na afloop van het huurcontract wordt er eveneens een proces-verbaal opgesteld. De eventuele opleverpunten die daaruit naar voren komen zijn voor rekening en risico van de huurder.

15

Onderhoudsverdeling/demarcatielijst Zowel de huurder als de verhuurder heeft een onderhoudsplicht. De huurder is normaliter verantwoordelijk voor het klein onderhoud en de verhuurder voor het groot onderhoud. In de huurovereenkomsten (modellen) van het ROZ is de onderhoudsverdeling opgenomen in de algemene voorwaarden. Deze onderhoudsverdeling is gebaseerd op de verantwoordelijkheid van de huurder en verhuurder. Ondanks de onderhoudsverdeling in de algemene voorwaarden kunnen zich onduidelijkheden in de onderhoudsverplichting voordoen. Ten einde deze te voorkomen wordt er een demarcatielijst opgesteld. In de demarcatielijst, wordt per object aangegeven welk onderhoud exact voor huurder en verhuurder is. Waarborgsom Indien gewenst kan bij een nieuwe huurovereenkomst met een commerciële partij (commercieel vastgoed) een waarborgsom dan wel bankgarantie ter grootte van drie maandhuren gehanteerd worden. De waarborgsom of bankgarantie dient voor de aanvang van de huurovereenkomst overgemaakt dan wel overgelegd te worden (net als het storten van de eerste huurtermijn) alvorens de sleuteloverdracht plaatsvindt. De borg dient ter zekerheidstelling van de verhuurder ingeval van een huurachterstand of schade aan het verhuurde is toegebracht.

Aan het einde van de huurovereenkomst wordt de waarborgsom gerestitueerd aan de huurder, mits deze niet geheel of gedeeltelijk geïnd wordt vanwege een betalingsachterstand of schade aan het vastgoedobject. Over de waarborgsom wordt geen rente vergoed aan de huurder. Huurprijs Het uitgangspunt van het huurbeleid is dat de gemeente minimaal een kostprijsdekkende huur in rekening brengt. Eventuele subsidie voor deze huur wordt vanuit het desbetreffende beleidsprogramma bekostigd en gebudgetteerd. Voor vastgoed dat niet beleidsondersteunend is, brengt de gemeente een marktconforme huur in rekening. Deze werkwijze beoogt:    

Een transparante vastgoedexploitatie (geen indirecte subsidiering via de huur); Het verhogen van het kostprijsbewustzijn bij gebruikers en besluitvormers; Eenduidigheid en de onderlinge vergelijkbaarheid van het vastgoed; Het voorkomen van ongewenste bevoordeling van huurders van gemeentelijke vastgoedobjecten t.o.v. door de markt geëxploiteerde vastgoedobjecten. Dit is in strijd met de wet Markt en Overheid.

Op grond van het ‘Algemeen Belang Besluit’ uit 2014 zijn diverse objecten in de gemeente vrijgesteld van de invloedsfeer van de wet Markt en Overheid. Zoals in het Financiële kader in hoofdstuk 2 is aangegeven worden in een nieuw Algemeen Belang Besluit geen gebouwen meer opgenomen. Het steunen van maatschappelijke organisaties gebeurt via de subsidieweg. Voor het gebruik van de panden voor eigen huisvesting wordt geen huur verrekend met de gebruiker. De gemaakte kosten worden geboekt op de daarvoor bestemde kostenplaats binnen de gemeentelijke begroting. Kostprijsdekkende huurprijs De kostprijsdekkende huur wordt bepaald aan de hand van de (te verwachten) werkelijke kosten van het vastgoed. Deze wordt opgebouwd uit de volgende componenten:     

Afschrijvingskosten en rentekosten (kapitaalslasten); Belastingen en heffingen (OZB, Waterschap, niet terugvorderbare btw); Opstalverzekering; Kosten beheer en administratie; Onderhoudskosten.

16

Bij de berekening van de kostprijs wordt rekening gehouden met:  

Een exploitatietermijn van 10 jaar (gelijk aan de termijn van de onderhoudsplanning). De veronderstelling dat er verder geen majeure wijzigingen aan het gebouw plaats zullen vinden.

De parameters (onder andere toekomstige rente en huurindexatie) waarmee wordt gerekend met betrekking tot de kostprijsdekkende huur worden jaarlijks in overleg tussen de vastgoedregisseur en de Financieel adviseur. Marktconforme huurprijs De bepaling van de actuele markthuur vindt plaats aan de hand van een waardering op basis van een taxatie door een onafhankelijke taxateur. Marktconforme huur onder kostprijsdekkende huur Het is goed mogelijk dat de kostprijsdekkende huurprijs hoger uitkomt dan de marktconforme huurprijs. Oorzaken hiervan zijn gelegen in bijvoorbeeld de hoogte van de boekwaarde. De hoogte hiervan heeft namelijk een direct gevolg voor de afschrijving. Als de kostprijsdekkende huur hoger is dan de marktconforme huur kan dat leiden tot het niet verhuurd krijgen van het vastgoed. Uit de wet Markt en Overheid vloeit voort dat de overheid vastgoed mag verhuren maar alle objecten moeten minimaal door de gemeente tegen kostprijs verhuurd worden, ook al is de marktprijs lager. De wetgever is van mening dat er geen gemeenschapsgeld gebruikt mag worden om de kostprijs te dekken. Uitsluitend wanneer de gemeenteraad heeft vastgesteld dat de verhuur van de betreffende locatie het algemeen belang dient, mag onder voorwaarden een huurprijs worden vastgesteld die lager is dan de kostprijs.

De objecten die niet zijn aangewezen als algemeen belang mogen niet onder de kostprijs verhuurd worden De gemeente heeft een aantal opties als ze bij panden die niet zijn aangewezen in het algemeen belang een verhuurprijs wil vaststellen, die ligt onder het niveau van de kostprijsdekkende huur: 



Reguliere subsidieweg. De wet Markt en Overheid wil niet dat de gemeente economische activiteiten (zoals verhuur) subsidieert met gemeenschapsgeld. Voor verhuur van objecten (ruimte) betekent dit dat er minimaal een kostprijsdekkende huur in rekening wordt gebracht. Wanneer er wordt afgeweken van kostprijsdekkende huur (minder) handel je in strijd met de wet. Wanneer de gemeente een partij financieel wilt steunen dient dit te gebeuren via de reguliere subsidieweg. Afboeken. Als de marktconforme prijs lager ligt dan de integrale kostprijs, dan dient de gemeente af te schrijven ofwel de gemeente dient dit verschil eenmalig af te boeken.

Bruikleenovereenkomst De vastgoedregisseur is verantwoordelijk voor het in bruikleen geven van gemeentelijke vastgoedobjecten. De vastgoedregisseur onderhandelt met de (nieuwe) gebruiker en legt de afspraken die tussen beide gemaakt zijn vast in een overeenkomst. Wanneer sprake is van het in bruikleen geven aan een organisatie die gesubsidieerd wordt door de gemeente (of hiervoor in aanmerking komt), stemt de vastgoedregisseur voorafgaand aan de onderhandeling af met de betreffende beleidsadviseur. Momenteel heeft de gemeente Halderberge nog veel oude bruikleenovereenkomsten. De komende jaren zullen we met alle bestaande gebruikers in overleg gaan om te bekijken of de overeenkomsten kunnen worden aangepast naar de standaard overeenkomsten. Uiteraard worden vooraf de financiële consequenties in kaart gebracht.

17

Bruikleenovereenkomst Mocht het niet wenselijk zijn dat huurders/gebruikers een beroep kunnen doen op huurbescherming op basis van een huurcontract, zal een bruikleenovereenkomst in de zin van artikel 7A:1777 BW worden gesloten. Ook hierbij zal gebruik gemaakt worden van een standaard, door de gemeente opgestelde bruikleenovereenkomst. Het verschil tussen een huurovereenkomst en een bruikleenovereenkomst, is het wel of niet moeten leveren van een tegenprestatie door de huurder/gebruiker. In de bruikleenovereenkomst mogen afspraken worden gemaakt over een tegenprestatie voor de kosten van gas, water en licht (nutsvoorzieningen). Indien in de bruikleenovereenkomst is/wordt opgenomen dat de gebruiker verantwoordelijk is voor (een deel) van het onderhoud, wordt dit als een tegenprestatie voor het gebruik van het object gezien. In dat geval is er geen sprake van een bruikleenovereenkomst, maar van een huurovereenkomst. Leegstandsbeheer Voor leegstandsbeheer (anti-kraak) gebruiken we een speciale bruikleenovereenkomst en worden er afspraken gemaakt m.b.t. de kosten van gas, water en licht (nutsvoorzieningen). De overeenkomst kan door de gemeente eenvoudig worden beëindigd.

Aanhuur Indien binnen de vastgoedportefeuille geen geschikt object gevonden kan worden voor het realiseren van bepaalde beleidsdoelen, is het mogelijk om extern een pand aan te huren. De vastgoedregisseur stemt het kader voor de onderhandelingen (financieel en inhoudelijk) af met de verantwoordelijke beleidsadviseur. De vastgoedregisseur sluit het huurcontract met de verhuurder af namens de gemeente.

Nieuwbouw en renovatie De vastgoedregisseur beoordeelt de huisvestingsvraag volgens de stappen in figuur 5. Als besloten wordt dat (her)ontwikkeling noodzakelijk is wordt er een projectopdracht geformuleerd door de ambtelijk opdrachtgever (teammanager Realisatie) en de vastgoedregisseur in samenwerking met de beleidsadviseur die de huisvestingsvraag heeft gesteld. Na formulering wordt het projectplan ter besluitvorming aan het MT en College voorgelegd. Bij goedkeuring van het projectplan wordt de vastgoedregisseur ambtelijk opdrachtgever en wordt de projectleider van Team Regie en Verbinding ambtelijk opdrachtnemer en zorgt voor de (her)ontwikkeling van het vastgoed. Bij aanvang van de projectstartup worden afspraken gemaakt over de rol van de gebouwbeheerder binnen het projectteam. Daarnaast worden ook afspraken gemaakt over de rollen van de betrokken beleidsadviseurs. Bij zowel het projectbesluit als het uitvoeringsbesluit wordt een gedegen financiële onderbouwing gegeven voor de investeringen in vastgoedontwikkelingen. Om de financiële haalbaarheid van een vastgoedontwikkeling goed te kunnen beoordelen wordt gebruik gemaakt van de contante waarde methode en een meerjarige vastgoedexploitatie.

Doel van deze methode is de juiste waardecreatie te realiseren voor de gemeente De waardecreatie gaat uit van de eindsituatie waarbij in de exploitatie gerekend wordt met een reële huurprijs (marktwaarde) voor de beoogde ontwikkeling en reëel te verwachten kosten. Op basis daarvan is een investeringsbedrag (stichtingskosten) in beeld te brengen dat maximaal verantwoord wordt geacht voor de beoogde ontwikkeling. Een eventuele onrendabele top zal bij de kredietaanvraag meegenomen moeten worden en buiten de totale financiële exploitatie van de vastgoedportefeuille om gefinancierd moeten worden. Deze methodiek moet ertoe leiden dat de vastgoedinvesteringen op realistische waarden worden beoordeeld.

18

Voor de looptijd van de exploitatietermijn wordt rekening gehouden met de afschrijvingstermijnen van de investering op het gebouw zoals opgenomen in de Financiële Verordening.

Leegkomende objecten Wanneer er objecten leegkomen binnen de beleidsvolgende portefeuille is het van belang dat er optimaal wordt samengewerkt tussen de beleidsadviseurs en de vastgoedregisseur om de kosten van leegstand te beperken en aanbod en vraag goed aan elkaar te koppelen. Om de samenwerking te bevorderen en goede afspraken te maken over verantwoordelijkheden, wordt gebruik gemaakt van onderstaande procedure voor leegkomende objecten. De procedure wordt gebruikt voor de beleidsondersteunende portefeuille en wordt ook gebruikt voor de teruglevering van gebouwen met een onderwijsfunctie. Ter voorkoming van leegstandskosten wordt de volgende procedure gevolgd bij het leegkomen van een object.  

   

De vastgoedregisseur kijkt met het de betrokken beleidsadviseur of er een andere invulling voor het gebouw mogelijk is binnen het beleidsveld. Mocht er binnen het beleidsveld geen invulling zijn, dan zal de vastgoedregisseur in samenwerking met de andere beleidsadviseurs inventariseren of er binnen andere beleidsvelden invulling voor het gebouw mogelijk zijn. Bij geen interesse wordt het gebouw toegevoegd aan de verkoopportefeuille en getaxeerd. Op basis van de taxatie wordt in samenwerking met de financieel adviseur bepaald of er een afboeking moet plaatsvinden. Het gebouw wordt door de vastgoedregisseur te koop gezet. Wanneer het daadwerkelijk gebruik stopt en het gebouw is nog niet verkocht, wordt er gekeken naar een tijdelijke invulling of anti-kraak (leegstandsbeheer).

19

4 Aanvullende spelregels voor accommodaties Op accommodaties zijn ook de spelregels en afspraken zoals beschreven de overige hoofdstukken van dit beleidsplan van toepassing.

Uitgangspunten accommodaties Heroverweging beleidslijn privatiseren op maat Sinds 1998 hanteert gemeente Halderberge de lijn van ‘Privatiseren van accommodaties op maat’. Door te privatiseren worden verantwoordelijkheden van de gemeente geheel of gedeeltelijk overgedragen aan maatschappelijke organisaties met als doel het particulier initiatief te stimuleren en de voorwaarden te scheppen dat het particulier initiatief zelf in de behoeften kan voorzien. Hiermee wordt ook de verantwoordelijkheid voor het beheer en de exploitatie in beginsel neergelegd bij het particulier initiatief. Sinds 1998 zijn diverse accommodaties in meer of mindere mate geprivatiseerd waarbij de volgende uitgangspunten zijn gehanteerd:   

Waarborgen van gebruik en toegankelijkheid, waaronder het betaalbaar blijven van de voorzieningen voor de doelgroep; De continuïteit van de voorziening waarborgen; De kwaliteit van de accommodatie behouden door het waarborgen van beheer en onderhoud.

De ervaring van de afgelopen jaren heeft geleerd dat het behoud van de kwaliteit van de accommodaties onvoldoende gewaarborgd is binnen de huidige afspraken. Ook de kwaliteit van het door huurders/gebruikers uitgevoerde onderhoud is onvoldoende. De gemeente loopt hierdoor financiële risico’s vanwege noodzakelijke herstel- en vervangingswerkzaamheden als gevolg van uitgesteld of niet goed uitgevoerd onderhoud. Maar er zijn ook risico’s op het gebied van aansprakelijkheid en imagoschade. De gemeente is immers nog steeds de eigenaar van de accommodatie. Voorgesteld wordt de verantwoordelijkheid voor het eigenaarsonderhoud neer te leggen bij de gemeentelijke vastgoedorganisatie en zo de grip terug te krijgen op de kwaliteit en onderhoudskosten van de (deels) geprivatiseerde accommodaties terug te krijgen. Ook krijgen we zo meer grip op de verduurzaming en energietransitie van ozne vastgoedportefeuille. Daarnaast is er de overtuiging dat door het professioneel uitvoeren van het onderhoud niet alleen de kwaliteit, veiligheid en uitstraling van de accommodaties zal toenemen, maar ook de onderhoudskosten op termijn zullen dalen. Nieuwe uitgangspunten bestaande accommodaties  





De gemeente stopt met het privatiseren van accommodaties. Bij geprivatiseerde accommodaties worden de gemaakte afspraken tegen het licht gehouden en waar nodig worden er nieuwe afspraken gemaakt over de kwaliteit en uitvoering van onderhoud of de privatisering wordt teruggedraaid. Bij niet geprivatiseerde accommodaties of accommodaties waarbij de privatisering wordt teruggedraaid, wordt het eigenaarsonderhoud door de gemeentelijke vastgoedorganisatie uitgevoerd. Hiervoor worden meerjarenonderhoudsplanning opgesteld. Het huurdersonderhoud is (en blijft) de verantwoordelijkheid van de huurder/gebruiker.

20

 

Toepassen standaard huurovereenkomsten en demarcatielijsten met betrekking tot. onderhoudsverplichtingen. Toepassen kostprijsdekkende huur en waar nodig aanpassen subsidieafspraken.

Accommodatievraagstukken De aanvullende spelregels voor accommodaties gaan over de manier waarop wij onze accommodaties inzetten om de uitvoering van het vastgestelde beleid te ondersteunen. Dit is een beleidsmatig gegeven waarbij we keuzes maken over de subsidiëring, huisvesting en spreiding van beleidsondersteunende maatschappelijke functies. In de beslisboom in figuur 6 staat aangegeven hoe er tot een beslissing gekomen kan worden bij een huisvestingsvraag met betrekking tot een te accommoderen maatschappelijke functie.

Figuur 6: Beslisboom huisvestingsvraagstukken

Uitgangspunt voor nieuwe vraagstukken rondom het huisvesten van maatschappelijke functies is dat de gemeente terughoudend is met het realiseren van nieuwe accommodaties door aankoop of nieuwbouw.

21

Efficiënte inzet van accommodaties Multifunctioneel gebruik Maatwerkoplossingen en exclusief gebruik voor individuele gebruikers zijn in beginsel niet aan de orde. In het geval van nieuw te realiseren accommodaties, worden er geen accommodaties meer gerealiseerd voor mono gebruik: voor één specifiek doel of vereniging. Om de accommodaties zo efficiënt mogelijk in te zetten en een hoge bezettingsgraad te realiseren, moeten zij geschikt zijn voor multifunctioneel gebruik. De behoeften vanuit de maatschappij veranderen ook steeds sneller waardoor het kunnen beschikken over accommodaties die voor verschillende doeleinden gebruikt kunnen worden belangrijker wordt. Bij noodzakelijke verbouw van een accommodatie, zal steeds gekeken worden naar de mogelijkheid om voorzieningen te clusteren in een multifunctionele accommodatie. Sturen op bezettingsgraad Indien er sprake is van onderbezetting van een accommodatie, wordt onderzocht of er mogelijkheden zijn om activiteiten die in verschillende accommodaties plaatsvinden samen te brengen. Uitgaan van een ruimer oplossingsgebied Wanneer er een huisvestingsvraag komt, is een goede passende oplossing niet alleen ‘om de hoek’ maar kan ook in een andere wijk of kern gevonden worden. Niet elke kern hoeft hetzelfde aantal en soort voorzieningen te hebben. Er zijn ook voorzieningen die op gemeente niveau aanwezig zijn.

De locatiekeuze is dan afhankelijk van de best passende oplossing.

Gebouwen met een onderwijsfunctie Schoolgebouwen worden buiten beschouwing gelaten voor zover zij worden ingezet voor onderwijs. Voor schoolgebouwen wordt verwezen naar het Integraal Huisvestingsplan Halderberge (IHP Opvangen onderwijshuisvesting). Conform de regelgeving in de wet op het Primair Onderwijs (WPO) wordt een school bij beëindiging van het gebruik van de school voor onderwijsdoeleinden in eigendom overgedragen aan de gemeente. Achtergrond van dit wettelijke uitgangspunt is dat de schoolgebouwen met overheidsgeld zijn bekostigd. Bij het einde van het onderwijsgebruik moet een staat van onderhoud worden opgesteld. Op basis van de staat van onderhoud wordt vastgesteld welke onderhoudsactiviteiten nog moeten worden uitgevoerd en door wie. Uitgangspunt is dat het de verantwoordelijkheid van het schoolbestuur is om de opdracht voor het uitvoeren van onderhoud te verstrekken. Het schoolbestuur kan met de gemeente overeenkomen dat de gemeente de opdracht verstrekt en dat het schoolbestuur voor dit onderhoud aan de gemeente een vergoeding beschikbaar stelt.

Gebouwen met een sportfunctie Voor objecten met een sportfunctie wordt er onderscheid gemaakt in objecten die uitsluitend gebruikt worden door één vereniging of organisatie, deze kan de locatie huren tegen een kostprijsdekkende huur, of verenigingen of organisaties die enkele uren per week gebruik maken van een locatie, deze kunnen gebruik maken van de locatie tegen een in het sportbeleid vastgesteld tarief.

22

5 Onderhoud en verbetering Doelstellingen met betrekking tot onderhoud De primaire doelstelling van de spelregels met betrekking tot onderhoud is het sturen op de technische risico’s, de technische kwaliteit en de onderhoudskosten van de vastgoedobjecten. Aan de hand van duidelijke spelregels wordt het onderhoud zowel technisch als financieel inzichtelijk en beheersbaar gemaakt. Met deze doelstelling worden de komende jaren de volgende resultaten nagestreefd:  

    

Alle gebouwen moeten minimaal (blijven) voldoen aan de wettelijke technische eisen; Het op basis van inzicht in de onderhoudssituatie nemen van onderbouwde beslissingen rondom het vastgoed, waarbij het onderhoudsniveau van het onderhoud wordt afgestemd op de toekomstvisie van het object; Inzicht in de toekomstige onderhoudsbehoefte van de objecten; Zorgen voor goede aansluiting van de geraamde kosten op de uitvoeringskosten; Realiseren van (inkoop)besparingen in het uit te voeren onderhoud; De huisvesting, met de daaraan toegekende gebruiksfunctie, optimaal geschikt houden om een klantgerichte dienstverlening uit te kunnen voeren; Op natuurlijke momenten kunnen investeren in de verduurzaming van de gebouwen.

Onderhoud eigenaarsdeel of huurdersdeel Het eigenaarsdeel omvat alle onderhoudswerkzaamheden aan het gebouw zoals dat wettelijk gezien en in het maatschappelijk verkeer voor rekening komt van de eigenaar van het vastgoed. De gemeente hanteert (standaard) contracten waarin de onderhoudsverplichtingen verdeeld zijn tussen de huurder en verhuurder. Hiervoor wordt een standaard demarcatielijst bijgevoegd waarin per onderdeel staat aangegeven wie verantwoordelijk is voor het onderhoud en de kosten daarvan. Bij bestaande huur- en bruikleenovereenkomsten kan het voorkomen dat onderhoudswerkzaamheden, die normaliter voor rekening van de eigenaar zijn, via de overeenkomst zijn doorgelegd naar de huurder. Dit betekent voor de gemeente minder of geen regie over de uitvoering en kwaliteit van het onderhoud heeft. Er is een risico dat het doorgelegde eigenaarsonderhoud niet of onvoldoende door de huurder wordt uitgevoerd. Bij calamiteiten kan de gemeente als eigenaar van een pand aangesproken worden op haar verantwoordelijkheden, ongeacht de wijze waarop het onderhoud contractueel verdeeld is tussen huurder en verhuurder. Bij objecten waar het eigenaarsonderhoud is doorgelegd naar de huurder, zal er consequent op worden toegezien door de gebouwbeheerder dat de verplichte onderhoudswerkzaamheden naar behoren (conform de meerjarenonderhoudsplanning) worden uitgevoerd.

Zo nodig worden er aanvullende afspraken getroffen of wordt de overeenkomst aangepast. Zie ook hoofdstuk 4. Bij het afsluiten van nieuwe huur- en bruikleenovereenkomsten of het aanpassen van bestaande overeenkomsten is het uitgangspunt dat het eigenaarsonderhoud door de gemeente wordt uitgevoerd. zie hoofdstuk 4.

Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en beheerplan Onderhoud is er op gericht om een bepaalde functionaliteit van het object in stand te houden, door de technische staat op voldoende niveau te houden of te brengen. Door slijtage, veroudering en invloeden van buitenaf neemt de onderhoudsstaat binnen de levenscyclus van een gebouw af. Door onderhoud te plegen worden kwaliteitsverliezen optimaal getemporiseerd. Het noodzakelijke

23

onderhoud wordt vastgelegd in een meerjarenonderhoudsplanning en -begroting (MJOP) dat voor meerdere jaren inzicht geeft in de jaarlijks benodigde activiteiten om het gewenste onderhoudsniveau te handhaven of te bereiken en de daartoe benodigde financiële middelen De meerjarenonderhoudsplanning wordt opgenomen in het beheerplan (conform artikel 17 Financiële Verordening) en om de 4 jaar bijgesteld en/of geactualiseerd. Uiteraard worden kleine wijzigingen jaarlijks doorgevoerd. De meerjarenonderhoudsplanning heeft een planningshorizon van minimaal 10 jaar om de dotatie aan de voorziening betrouwbaar te kunnen vaststellen. Daarnaast wordt minimaal 2 keer per jaar in een overleg tussen de gebouwbeheerder en vastgoedregisseur de voortgang van onderhoud, mutaties en nieuwe koers (bij bepaalde objecten) besproken en zo nodig opgenomen in de geactualiseerde onderhoudsplannen.

Onderhoudsmethodiek en conditiemeting NEN 2767 De uitkomsten van de conditiemeting vormen de belangrijkste ingrediënten voor het opstellen van het MJOP. De gebouwbeheerder stemt de uitvoering van onderhoudswerkzaamheden af met de exploitant of hoofdhuurder. Op objectniveau kan op basis van de conditiemeting prioritering van activiteiten en spreiding van kosten plaatsvinden. Op portefeuilleniveau kunnen vervolgens object overstijgende keuzes worden gemaakt met betrekking tot prioritering en kostenspreiding. Daarnaast worden activiteiten geclusterd indien dit leidt tot een meer efficiënte uitvoering. We hanteren de volgende uitgangspunten:   

Om een betrouwbare registratie van de technische staat van de vastgoedobjecten te verkrijgen wordt gewerkt met de NEN 2767 ‘Conditiemeting gebouwde omgeving. De door de gemeente gebruikte methodiek voor conditiemeting is gebaseerd op NEN 2767-1 en de gebrekenlijsten uit NEN 2767-2. Jaarlijks wordt er een herinspectie door de gebouwbeheerder uitgevoerd. Voorafgaand aan uitvoeringsjaar vindt er een opname plaats van alle geplande activiteiten in het kader van de voorbereiding van de uitvoering (werkvoorbereiding).

Tijdens de (her)inspecties worden naast de gebreken ook risico’s in beeld gebracht. Uitstel van onderhoudsactiviteiten brengt risico’s met zich mee voor gebruikers en/of financiële risico’s, die van tevoren moeten worden afgewogen. Bij gemeente Halderberge onderscheiden we de volgende risicoaspecten die aanleiding kunnen zijn tot het treffen van maatregelen of uitvoeren van onderhoudsactiviteiten:      

Veiligheid en gezondheid; Cultuurhistorische waarde; Bedrijfsproces; Vervolgschade; Klachtenonderhoud; Esthetica.

Onderhoudsniveaus Vanuit de portefeuilleanalyse wordt het gewenste onderhoudsniveau voor de objecten bepaald. Het onderhoudsniveau is een beschrijving van het niveau waarop de objecten planmatig worden onderhouden en komt tot uiting in het wel of niet uitvoeren van groot onderhoud op korte termijn (binnen 4 jaar) op basis van de aanwezigheid van gebreken en de bijbehorende risico’s.

24

Het gewenste onderhoudsniveau is uitgewerkt in twee niveaus: beperkt en basis. Het toekennen van het onderhoudsniveau aan een object wordt gebaseerd op de toekomstvisie van het betreffende object zoals opgenomen in het portefeuilleplan. De keuze voor een hoger of lager onderhoudsniveau heeft consequenties voor de uitstraling van het object, de onderhoudskosten op korte termijn en de betrouwbaarheid met betrekking tot het functioneren van bouw- en installatiedelen. De onderhoudsniveaus zijn verder uitgewerkt in bijlage 2. Toelichting onderhoudsniveau Het beperkte onderhoudsniveau wordt gehanteerd voor de objecten die gelabeld zijn als slopen, herontwikkelen of renoveren. Het beperkte onderhoudsniveau wordt pas toegepast als duidelijk is wanneer een object gesloopt, her ontwikkeld of gerenoveerd worden en dit binnen een termijn van 4 jaar plaatsvindt. Eventuele overschrijding van deze termijn heeft direct effect op het onderhoud in verband met het wegwerken van achterstallig onderhoud. De technische staat van de objecten is zodanig dat er geen gevaar voor gebruikers, huurders, medewerkers of passanten kan ontstaan. Het resultaat van het toepassen van dit onderhoudsniveau is dat de meeste gebreken niet meer planmatig (groot onderhoud) worden verholpen. Onderhoud wordt vooral uitgevoerd op basis van reparatieverzoeken of storingen (storingsonderhoud).

Het basis onderhoudsniveau garandeert een goede bruikbaarheid van de objecten en ruimten voor de gebruikers/huurders. Het streven is de overlast als gevolg van bijvoorbeeld lekkages, storingen en uitval van installaties zoveel mogelijk te voorkomen door het tijdig uitvoeren van groot (planmatig) onderhoud. De objecten verkeren in een goede technische staat, zijn veilig en voldoen aan de geldende regelgeving. De bedrijfszekerheid van de technische installatie is gewaarborgd. De uitstraling van de objecten is ‘normaal’ (geen nieuwbouwkwaliteit) en de objecten maken een verzorgde indruk. Deelportefeuille Beleidsondersteunend vastgoed Strategisch vastgoed Commercieel vastgoed / verkoopportefeuille Eigen bedrijfsvoering

Beperkt onderhoudsniveau Niet van toepassing

Basis onderhoudsniveau Basis

Beperkt vanaf 4 jaar voor sloop / herontwikkeling / renovatie Niet van toepassing