Bijlagen 3 van 4 bij Controlecyclus Accountangscontrole 2021.pdf

kader t/m 31 mei 2021 W (G2 Wetinkomensvoorziening oudere en uit zelfstand 2004 G3 et en kwaliteitseisen

zelfsta

harmonisatie en vereenvo

Huisbezoeken et handhaving en sanctiebeleid SZW. reemdeli et nieuwkomers OANMVTV et ichte et

en

van dak- en thuisloze mensen i Ondernemers(Tozo) 1,2 Ondersteuning Noodzakel Kosten (TON

GUO Kunst & educatie aan zieke kinderen in taal en cultuur Volwasseneducatie Z heid et

et de etop de Leerli et het et het et educatie en et

de

niet-GSB (OAB) (D9 ontwikkel door kwaliteit en educatie (D9 basisvoorwaarden kwaliteit voorschoolse educatie Restauratie Monumenten

et

het

Mon cultuurbeleid

Personenvervoer et

1994 en herstelwet et vervoer stoffen

Afvalwaterakkoord et ru ordeni Besluit ru Besluit Drank- en Horecawet Wet Natuurbeschermi Monumentenwet 1988 Wet geluidshinder Wet Bodembeschermi Natuurschoonwet Waterwet on Wet Besluit

Kopie van Externe regelgeving 2021 tot en met 31 mei

blz. 2 van 3

en 3

Normenkader t/m 31 mei 2021 Financieel

wet inzake

Besluit roting en verantwoordi ncies en Besluit Financiële 2001 Financiële Besluit accountantscontrole decentrale overheden U uiten en uitvoeri kostenverreken Wet waardering onroerende zaken U decentrale overheden uitzetti en derivaten decentrale overheden Besluit decentrale overheden Eu

aanbesteden

nbestedi 2016 Fiscale wet-en regelgeving regelgeving (w.o. Wet op het BTW compensatiefonds, Wet ink 2001, Wet de loonbelasting 1964, Wet moderniseri Wet houdbare overheidsfinanciën Wet en on besluiten schatkistbankieren decentrale overheden Wet Normering Ti et financiering decentrale overheden et markt en overheid Wet en niet beslissen Wet ambtenaren TOZO 1, 2en 3 (G4 r,

Samenleving en Publiekscontact wet bestuursrecht Gemeentewet Wet Wetboek Sociale verzekeri uit raads- en commissieleden uit uit wethouders ambtsd U -Staatssteun 2012 Wetelektronische bekendmaki Wet

Wet Financiering Politieke Wet Wet Wet rechten stand Wetgriffierechten zaken adressen en

Wetelektronisch berichtenverkeer Archiefwet verordeni Vei WetVeil Wet aanvullende

io's en Veil

heid

en Werk Wetki Wetop de Wet Wet

en kwaliteitseisen Ondersteuning schuldhu

2015

Pa

Wetsociale Partici

G2

Kopie van Externe regelgeving 2021 tot en met 31 mei

blz. 1 van 3

Het normenkader 2021

heid

Categorie belastingen en heffi

Verordening Verordeni

Verordening Verordeni Verordeni

Wi

onroerende 2020 en afvalstoffenheffing 2020 n Haarlemmermeer 2021 uit Afvalstoffenverordeni Haarlemmermeer 2021 2020 en heffing en i 2020 2020

2015

Aanwi it betaald Parkeerverordening 2018

K

ing

Haarlemmermeer 2015

en tarieventabel

uit 2020

Verordeni en Vi eni V raf- en Beheersverordeni Verorden de

Vv

Wet Ki

Vi Vi

ruimte en leerli

V

Wetin

Vi

materiéle financiéle

Vi

2020 2020 2020

Haarlemmermeer 2011 2020

i

2015 2015 inclusiefbi

Tijdelijke verordening verwijdering asbest particuliere woningvoorraad Haarlemmermeer 2013 2013 ke V 2019

Kopie van Interne regelgeving 2021 tot en met 31 mei blz. 2 van 2

Het normenkader 2021 rechtmatigheidcontrole inte categorie organisatie

Verordening tot aanpassing rechttegemoetkoming in planschade (december 2008)

Procedureverordening voor advisering tegemoetkomingin planschade (december 2008) Verordening onderzoek en doelmatigheid en doeltreffendheid (art. 21 3a) Verordening op de fractievergoeding 2008 Verordening fractieondersteuning 2019 Verordening Rechtspositie Raads- en commissieleden Haarlemmermeer 2019 Verordening geldelijke voorzieningen wethouders 2016 Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden en wethouders 2016 Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Haarlemmermeer 2019 Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Kennemerland Verordening Fysiek Domein 1e wijziging Categorie financieel beleid Financiële verordening Haarlemmermeer 2016

Activabeleid Haarlemmermeer 2019 (raadsbesluit 2019.00541 55) Notitie reserves en voorzieningen 2020 (2019.0058406) Treasurystatuut 2019 (raadsbesluit 2019.0054201) Verordening grondzaken 2020 Garantiebeleid 2019 (raadsbesluit 2019.0057727) Nota risicomanagement en weerstandsvermogen (201 7.47899) Beleidskader Verbondenpartijen 2017

Beleidskader Strategisch Grondbeleid Haarlemmermeer2019 - 2024

Grondprijzen nota 2020 Regeling Misbruik en oneigenlijk gebruik 2020 Categorie subsidies,

werkgelegenheid en aanverwante regelgeving

Subsidieverordening monumentenverordening 2004 Subsidieverordeningrestauratie gemeentelijk erfgoed 2020 Erfgoedverordening Gemeente Haarlemmermeer 2016 (18 mei 2017, terugwerkende kracht tot en met 1 juli 2016) Algemene subsidieverordening Haarlemmermeer 2017 Verordening voorzieningen maatschappelijke ondersteuning Gemeente Haarlemmermeer 2011 Voucherregeling huishoudelijke hulptoelage Verordening Sociaal Domein 2019 + 1e en 2e wijziging Financieel besluit sociaal domein Gemeente Haarlemmermeer 2020

Financieel besluit sociaal domein gemeente Haarlemmermeer 2021 Verlenging aanvraagtermijn eenmalige uitkering chronisch zieken en gehandicapten Verordening Participatieraad 2019 Toeslagenverordening WWB 2013 Verordening bedrijven investeringszone (BIZ) Hoofddorp Centrum 2017 Verordening bedrijveninvesteringszone Spoorzicht 2017 Verordening bedrijveninvesteringszone De Hoek 2017 Verordening bedrijveninvesteringszone Cruquius 2017 Verirdening bedrijveninvesteringszone Graan voor Visch Zuid 2020 + wijziging Aanpassing weigeringsgrond Algemene Subsidieverordening Haarlemmermeer 2011 Tijdelijke verordening verwijdering asbestparticuliere woningen Haarlemmermeer Verordening starterslening Haarlemmermeer 2013 en 2017 (vanaf 1 juni 2017) Verhoging kredietplafond startersleningen Verordening tot intrekking van de Verordening Blijverslening Haarlemmermeer 2017 Verordening starterslening Haarlemmermeer 2020 plus 1e wijziging

Kopie van Interne reaelaevina 2021 tot en met 31 maihlz 1 van 2

kader t/m 31 mei 2021 rond et de

nvesteri Privaatrecht mil

en herstelwet it Beheer Sociale Huursector it Centraal Fonds voor de volkshuisvesti uit subsidies uit woni subsidies it uisvesti itvoeri

h

2014

woonruimte

ABO

administratieve Personenvervoer et natuurbeschermi - en Horecawet u aanbestedi

et inder et Milieubeheer Besluit milieusubsidies Besluit bestuu boete overlast in de aterwet

et 7b et BDU verkeer en vervoer U ing brede doeluitkeri 1994

et B

Economische Zaken Wi Gemeentewet Wi

1994

wet inzake Ambtenarenwet

abo

Besluit Bu

ordeni Wetboek

Gemeentewet

Monumentenwet 1988

Natuurschoonwet1928 Wet ruimtelijke ordeni Uitvoeri iten en rondi

Balans

et Besluit roting Gemeentewet

kostenverrekeni

decentrale overheden en verantwoordi

Kopie van Externe regelgeving 2021 tot en met 31 mei

ncies en

blz. 3 van 3

en

Korne

Is

7

|

Startnotitie jaarrekeningproces 2021 Inleiding Het jaar 2021 staat in het teken van een ‘hernieuwd’ partnerschap waarin PwC (opnieuw) benoemd is tot accountant. Met ingang van de vorige contractperiode stelt PWC voor aanvang van de accountantscontrole, in samenspraak met de ambtelijke organisatie een startnotitie ten behoeve van de jaarrekeningcontrole op. Tussen PWG en de Auditcommissie is daarover het volgende afgesproken: Als startpunt geeft PWC aan wat de minimumvereisten zijn waar de gemeentelijke geledingen

van ambtelijke organisatie, directie en raad aan moeten voldoen om de beheersing in een

gemeente als Haarlemmermeer te waarborgen en zo een goede samenwerking met de accountant mogelijk te maken. Wij denken dat wij nog meer waarde kunnen brengen. Daarom wordt aan het begin van het jaar samen met de organisatie een startnotitie opgesteld. Hierin voegen de ambtelijke organisatie (Corporate Control) en PWC hun controleplannen samen. Zo is het voor de Auditcommissie (AC), het college en de raad glashelder wat het einddoel is en wat we van elkaar mogen verwachten. De startnotitie wordt door de gemeentesecretaris en PwC vastgesteld door middel van de ondertekening ter bevestiging van de onderlinge afspraken. De startnotitie is een werkdocument met uitvoeringsafspraken tussen PwC en de organisatie van gemeente

Haarlemmermeer. De raad neemt kennis van de vastgestelde startnotitie. De AC wil namens de raad de afspraken voor de ambities in de basisperiode van het nieuwe contract vertaald zien naar de te realiseren doelstellingen per jaar.

Overdracht De gemeenteraadsverkiezingen in 2022 vragen om een zorgvuldige overdracht. De huidige bestuursperiode duurt tot maart 2022. Dit betekent dat de gemeenteraad in een nieuwe samenstelling de jaarrekening over 2021 zal gaan vaststellen. Het is raadzaam om als auditcommissie een overdrachtsdocument te maken om de continuïteit van de aandachtspunten (zoals de versterking van de control en de informatiewaarde van de P&C stukken) te waarborgen.

Graag geven we vanuit PwC een workshop aan de (nieuwe) raadsleden om hun mee te nemen in hun (nieuw) rol als raadslid, uiteraard met focus op de P&C-cyclus en hun kaderstellende en controlerende rol. Ook zal de rol van de accountant als onafhankelijk adviseur daarbij aan de orde komen.

Onderwerpen In deze startnotitie komen achtereenvolgens de volgende onderwerpen aan de orde: 1.

2.

Begrippen/toetsingskader

Stand van de (beheer-)organisatie

Kk pwe

oons

Rechtmatigheidsverantwoording van het college Controle-aanpak Het ambitieniveau van de interne beheersing en de jaarrekeningcontrole Informatie-uitwisseling Inhoud van de rapportages Planning Honorarium en meerwerk

1. Begrippen/ toetsingskader De belangrijkste kaders voor de accountantscontrole van de jaarrekening van de gemeente Haarlemmermeerzijn het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en de Controleverordening Haarlemmermeer 2005. Naar verwachting zal de Raad in 2021 een nieuwe controleverordening vaststelling als gevolg van de invoering van de verplichte rechtmatigheidsverantwoording af te geven door het college van burgemeester en wethouders. De jaarstukken bestaan op grond van het BBV uit meerdere onderdelen. De controle van de accountant heeft primair betrekking op het hoofdstuk ‘Jaarrekening’.

ares en Van deze onderdelen van hetjaarverslag stellen

heid) bij de jaarrek

wij, op basis van onze kennis over de jaarrekening, vast dat deze aansluiten met de jaarrekening

ig Op deze

Bron: Controleplan PwC 2021 Getrouwheid versus rechtmatigheid

De controleopdracht voor PwC bestaat uit de controle van de jaarrekening op het aspect ‘getrouwheid’. Zoals te zien is in bovenstaand figuur, maakt voorlopige de rechtmatigheidsverantwoording van het college, deel uit van de jaarrekeningen vanaf 2021. Voorlopig gaan we ervan uit dat het college vanaf 2021 een rechtmatigheidsverantwoording moet afgeven als onderdeel van de jaarrekening. Nadere overwegingen hieraan gerelateerd zijn opgenomen in hoofdstuk 3 van deze startnotitie.

NB: De wetgeving is nog niet definitief. Mocht de rechtmatigheidsverantwoording niet in 2021 ingaan, dan zal onze controleverklaring ook het aspect rechtmatigheid bevatten.

Toleranties De goedkeuringstoleranties zijn de kwantitatieve criteria voor het wel of niet afgegeven van een goedkeurende controleverklaring. In het Bado is bepaald dat de goedkeuringstolerantie voorfouten in de gemeenterekening respectievelijk onzekerheden in de controle tenminste 1 procent respectievelijk 3 procent van de omvangbasis bedraagt. De omvangbasis is het totaal van de lasten van de jaarrekening, onder aftrek van interne verrekeningen, inclusief

toevoegingen aan de reserves. De gemeenteraad heeft in het Programma van eisen en in het controleprotocol in 2021 vastgesteld dat de goedkeuringstolerantie uit het Bado wordt

overgenomen.

In onderstaande tabel is weergegeven welke controleverklaring wordt afgegeven in de te onderscheiden gevallen, uitgaande van de programmabegroting 2021.

Goedkeuringstoleranties en strekking van de controleverklaring

2

Goedkeuringstoleranties

Strekking van de controleverklaring

fouten x in de

gemeenterekening onzekerheden y in de

controle

Goedkeurend

Met beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

x <€ 4.948.000

€ 44844.000

-

€ 14.844.000

y < € 14.844.000

€ 49.480.000

y > € 49.480.000

€ 4.948.000 <x <

€ 14.844.000 <y <

x> -

De wetgeverheeft in het Bado geen rapportagetoleranties voorgeschreven. Wel heeft hij voorgeschreven dat de bedragen voorde rapporteringstoleranties niet hoger kunnen zijn dan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. Middels het vaststellen van de hernieuwde financiële verordening 2021 is de rapporteringstolerantie verhoogd van €75.000 naar €200.000.

2. Transitie VIG en de onderwerpen van de VIG De directie heeft juli 2018 de opdrachtformulering “Leren en verbeteren door audits” vastgesteld over de versterking van de VIC in de bestuursperiode 2020-2022. In 2020 is gewerkt aan het versterken van de vakbekwaamheid, regie, onafhankelijkheid en samenwerking. Voor 2021 continueert de VIC met de aandachtspunten uit 2020 en ligt

daarnaast de focus op verdere betrokkenheid van de eerste en tweede lijn met de VIC en van signaleren van bevindingen tot het leren van de bevindingen (verbetercyclus). Proces Baten en Lasten Aankopen gronden vastgoed 5 ken (i

Sociaal Domein ¢ Uitkeringen Inkomensvoorziening

Huren en Pacht

.

urgerzaken(leges)

Inkoop en Aanbestedingen Inkoopfacturen Omgevingsvergunningen

Parkeren Personeelslasten

Subsidieverstrekkingen

PW/Bbz2004/IOAW/IOAZ

Balansmutaties Materiele vaste activa R

eserves

Re-integratievoorzieningen

PW/WSW/Loonkostensubsidie Uitkeringen Bijzondere Bijstand Doelgroepenvervoer Wmo oude taken (ZiN en PGB) nWmo Zorg in Natura

nWino PGE

JeugdwetZorg in Natura Jeugdwet PGB

Tozo (nieuw)

Verkopen grond Treasury Tijdschrijven Kapitaallasten

Bron: Auditjaarplan Gemeente Haarlemmermeer 2021

Ten opzichte van 2020 is de scoping beperkt gewijzigd. Ten opzichte van vorig jaar is de VIC kapitaallasten toegevoegd. Daarnaast worden twee VIC’s ingericht ten aanzien van

balansmutaties: materiële vaste activa en reserves. Deze zijn VIC’s zijn mede toegevoegd vanwege de ontwikkeling rondom de rechtmatigheidsverantwoording. Het proces doelgroepenvervoer maakt deel uit van de controle van de VIG, echter is niet in scope voor de jaarrekeningcontrole van PwC vanwege materialiteit (minder dan €3,7 miljoen).

De totstandkoming van deze ‘uitvoeringsmaterialiteit’ wordt nader toegelicht in PwC's

controleplan en betreft %4 van de goedkeuringstolerantie (€5,0 miljoen). Als materialiteitsgrens voor een jaarlijkse VIC is de grens van € 2.400.000 gebruikt voor het controlejaar 2021. Dit is

een half procent van de omvangbasis van de begroting.

IT-controle als onderdeel van Corporate Control Er is ambitie om IT(-controles) meer onderdeel te maken van de VIC's cq van Corporate Control. Corporate Control zal in 2021 nader gaan analyseren op welke wijze een integratie van de IT-controles in de werkzaamheden van de VIC worden geïntegreerd. De gevolgen van de analyse worden geïntegreerd in het Auditplan 2022.

3. Rechtmatigheidsverantwoording door het college Voorlopig moet het college vanaf dit jaar (2021) een rechtmatigheidsverantwoording afgeven, als onderdeel van de jaarrekening. Gemeente Haarlemmermeer heeft met de VIC onder begeleiding van Corporate Control (CC), een volwassen derde lijn. Vanuit CC wordt er reeds drie keer gerapporteerd aan directie over de voortgang van de bevindingen en tevens zijn de (on)rechtmatigheden over de betreffende periodes dan in beeld vanuit de eigen interne

controle. Tevens adviseert CC over de verdere versterking van de interne beheersorganisatie om het risico van mogelijke onrechtmatigheden te verkleinen. Dit is een goede basis om tot een oordeel te komen over de rechtmatigheidsverantwoording. Deze rechtmatigheidsverantwoording is integraal onderdeel van de jaarrekening. Tevens geeft het

college in de paragraaf bedrijfsvoering inzicht in de onrechtmatigheden groter dan de

rapporteringstolerantie en de maatregelen om deze onrechtmatigheden in de toekomst

mogelijk te voorkomen.

NB: De wetgeving is nog niet definitief. Mocht de rechtmatigheidsverantwoording niet in 2021 ingaan, dan zal onze controleverklaring ook het aspect rechtmatigheid bevatten.

4. Controle-aanpak De functie van de Interne Beheersing Afhankelijk van de inschatting van de opzet en de kwaliteit van de interne beheersing wordt

per proces een controleaanpak gekozen. De controle bestaat uit het beoordelen van de opzet,

bestaan en werking (systeemgerichte controle) en/of gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Het heeft de voorkeur om steeds meer systeemgericht te

controleren, daar deze aanpak efficiënter is en tevens de organisatie alsmede de accountant in staat stelt om mogelijke tekortkoming in de interne beheersorganisatie te detecteren. Een

gegevensgerichte controle-aanpak wordt gehanteerd indien de kwaliteit van de interne beheersing van een specifiek proces ontoereikend is of een gegevensgerichte aanpak efficiënter is gegeven de aard en omvang van het aantal transacties voor een specifiek

proces. De gemeente Haarlemmermeer zal de komende periode en aankomende jaren

investeren in de verdere ontwikkeling van de interne beheersorganisatie gericht op de versterking van de controlemaatregelen in de 1e en de 2e lijn. Hierdoor is de organisatie beter in de gelegenheid om beheersmaatregelen aan de voorkant en meer preventief in te richten en uit te voeren. PwC maakt wel gebruik van werkzaamheden VIC als goede oplevering Het samenspel tussen de externe accountant en het cluster Corporate Control is in detail

besproken. Voor 2021 en de komende jaren werkt de organisatie aan het verbeteren van de leemtes in de interne beheersing die zijn gerapporteerd vanuit intern (VIC), de evaluatie VIC

en vanuit de externe accountant (PwC). Met name de beheersing van de algemene [Tomgeving hebben we (Corporate Control en PwC) met elkaar benoemd als ‘dossier’ waar de prioriteit ligt voor 2021. Daarnaast staat 2021 (voorlopig) in het teken van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

Risico-inschatting

PwC komt, mede op basis van het Auditjaarplan 2021, voor controlejaar 2021 in afstemming

met Corporate Control tot de volgende (zie de figuur hierna) risico-inschatting per proces.

De controle-aanpak is gebaseerd op de belangrijkste onderdelen van elk proces. PwC zal

geen gebruik maken van de werkzaamheden van de interne controlefunctie (VIC), op

processenwaar‘schattingen’ aan ten grondslagliggen (bijvoorbeeld de waardering van grondexploitaties) en op processen waar geen verbijzonderde interne controle op wordt uitgevoerd.

De geformuleerde risico's betreffen ‘inherente’ risico's en dat betekent dat dit risico’s zijn zonder inbegrip van interne beheersing en zonder rekening te houden met inrichting van processen. Op basis van onze kennis van uw organisatie hebben wij de controlerisico's in kaart gebracht, met als doel controleprocedures te ontwerpen waarmee mogelijke onjuistheden in de jaarrekening kunnen worden opgespoord. Onderstaande tabel bevat een samenvatting van alle verhoogde risico's. Het eerste risico is een verplicht significant risico uit hoofde van de controlestandaarden. De overige risico's komen met name voor uit de omvang van de post, complexiteit en schattingsgevoeligheid die met deze posten gemoeid gaan. Deze risico's komen doorgaans terug bij de controle van iedere gemeente. Samenvattend is onze inschatting dat het controlerisico verbonden aan gemeente Haarlemmermeer gelijk is

gebleven ten opzichte van voorgaand jaar. 1)

Managementbeinvioeding: Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management

2) Waardering voorraden: Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties 3) Rechtmatigheid van de aanbestedingen: Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen 4) Aanbestedingen: het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen 5) Grondverkopen: het risico van niet zakelijke transacties bij grondverkopen 6) Sociaal domein: het risico rondom prestatielevering

Gebruik maken van de werkzaamheden van

(Sub)proces

systeemgericht

ja

1

Activa - mutaties

2

Activa - waardering

Aanpak

de VIC

€

:

3

Voorraden - mutaties

e

.

4

Voorraden - waardering

.

:

5

Debiteuren

.

é

6

Crediteuren stamgegevens

e

8

7

Treasury

8

Voorzieningen(mutaties)

9

Reserves (mutaties)

10

.

gegevensgericht

.

.

5

e

8

.

.

Overige balansposten

.

.

11

Belastingen (ozb, afval, riool)

.

.

12

Belastingen (parkeren)

e

5

13

Verhuur vastgoed

.

.

14

Omgevingsvergunningen

.

5

15

Leges burgerzaken

.

.

16

Sociale uitkeringen (incl. WSW)

.

je

17

Sociaal domein

.

e

18a

Inkopen en aanb. (proces)

.

;

18b

Inkopen en aanb. (spendanalyse)

19

_Inkoopfacturen

.

:

. .

.

: .

20

Personeelslasten

De kolommen nader toegelicht: In de tweede kolom ‘Gebruik maken van VIC’ wordt schematisch weergegeven dat PwC voor 14 processen ‘gebruik zal maken’ van de aangeleverde stukken vanuit de -

interne controlefunctie.

Inde derde kolom wordt aangegeven of de controle van PwC primair systeem- of gegevensgericht is (of een combinatie van beiden).

Speerpunten vanuit de Raad voor de jaarrekeningcontrole 2021 De raad kan PwC speerpunten meegeven bij de uitvoering van de controle. Dit hebben we

besproken tijdens de vergadering van de auditcommissie op 17 juni 2021. Hiertoe hebben we

gezamenlijk het volgende speerpunt geformuleerd: “Onderzoek te doen naar de grondslagen voor de kostendekking van de afvalstoffenheffing (de totstandkoming) en de wijze van verantwoording daarvan in de paragraaf lokale heffingen”.

5. Het ambitieniveau van de interne beheersing en de jaarrekeningcontrole Gezamenlijk werken we de komende jaren vanuit ieders perspectief aan de verbetering van de interne beheersing van zowel de eerste, tweede als derde lijn van gemeente Haarlemmermeer. De voorgestelde doorontwikkeling leidt tot een stelsel van beheersing en een controleaanpak met meer toegevoegde waarde, waarbij preventieve en detectieve

maatregelen maximaal samengaan. De werkzaamheden gaan (grotendeels) verschuiven van gegevensgericht naar systeem- en datagericht. Hierbij staan de volgende ontwikkelingen centraal. Het push-left principe om de interne beheersing in de 1° en de 2° lijn te optimaliseren In

de achterliggende jaren heeft het thema ‘Control’ steeds een belangrijke plaats gehad in de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. Naar aanleiding van toenmalige gebeurtenissen is een perspectief geschetst rondom de doorontwikkeling van control in de organisatie en de versterking van de ‘checks and balances’ op basis van het ‘three lines of defence’-model. Dat heeft in 2018 geresulteerd in een ‘Visie op Control’ en een

‘Controlstatuut’. In het raadsvoorstel bij de Visie op Control en het Controlstatuut was voorzien om na tweejaar een evaluatie uit te voeren. Deze evaluatie wordt op dit moment door Corporate Control uitgevoerd. De derdelijn vanuit het 3LM bestaat bij Haarlemmermeeruit de auditfunctie waaronder ook de ViC-functie. De afdeling Corporate Control is verantwoordelijk voor het toezicht op het systeem van control. De VIC-adviseurs voeren interne controles uit, c.q. coördineren controles op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel-kritische processen. Daarnaast adviseren zij, samen met de corporate controller, over verbeteringen van beheersmaatregelen in de eerste en tweede lijn. Naast de VIC-functie en Audit bestaat Corporate Control uit de organisatie-brede Corporate Control-functie en Informatie-en gegevensbeveiliging (en sturing op opvolging IT-auditbevindingen). Voorgaand jaar is vanuit Corporate Control de beweging ingezet om de controlefunctie te versterken en meer naar de voorkant te komen (signaleren en verbeteren aan de voorkant en minder correctie achteraf). Ook is er de ambitie om meer gebruik te maken van IT-tooling om de beheersing van VIC maar ook Informatie-en

gegevensbeveiliging meer efficiënt en meer effectief te maken. In het hoofdstuk over de rechtmatigheidsverantwoording reflecteren we op dit push-leftprincipe.

Van rechtmatigheidsverantwoording naar ICS Wat ons betreft is de rechtmatigheidsverantwoording een kans om de beheersing van de organisatie te verbreden en is de verantwoording de eerste stap in het expliciet zelf verantwoording afleggen vanuit het college. De volgende stap zou verbreding zijn naar andere kwaliteitsaspecten van de interne beheersing, bijvoorbeeld naar de effectiviteit of efficiency van de processen. Een ambitie die binnen gemeente Haarlemmermeereerder uitgesprokenis. Het ‘in control statement’ (ICS) is een instrument om die groei in volwassenheid van uw interne beheersing te stimuleren. Een interne beheersing die het college in staat stelt vanuit een breder perspectief te sturen en de raad inzicht te geven in de kwaliteit van de beheersing. Van belang is daarbij om te zorgen dat een ICS geen ‘administratieve oplossing’ wordt met alleen versterking van het bewustzijn, maar leidt tot daadwerkelijke verbreding van de beheersing naar andere aspecten. (NB: het

gaat hierbij niet om de ICS ‘an sich’ maar om de verbreding van de beheersing).

De afgelopen jaren was bij alle gemeenten het gesprek tussen de raad en het college over rechtmatigheid relatief beperkt. Door de verantwoordelijkheid weer expliciet bij het college te leggen, wordt het belang van rechtmatig handelen bij het college versterkt. De implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording is een kans voor de raad om het gesprek met het college te verdiepen. Zowel ‘kaderstellend’ over de ambitie (welke kwaliteitsaspecten, normenkader), de nauwkeurigheid (verantwoordingsgrens) en de gewenste informatiewaarde (onderwerpen in de paragraaf bedrijfsvoering) als ook ‘controlerend’ over de bevindingen,

mogelijke afwegingen van het college bij bewust gekozen afwijkingen en benodigde verbeteringen in de beheersing.

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een eerste stap. Door daarna stap voor stap te verbreden naar een (vorm van) ICS komt de raad in positie om langs meerdere

invalshoeken het goede gesprek te voeren over de kwaliteit van de organisatie.

Van gegevensgericht achteraf naar continue monitoring

We ambiëren een beweging van gegevensgericht achteraf naar continue monitoring met name door het gebruik van innovatieve instrumenten en data-analyse waaronder het CMP. De afgelopen jaren heeft PwC nauw samengewerkt met de organisatie om de kwaliteit van de algemene [T-beheersmaatregelen in kaart te brengen en verder te brengen. De volwassenheid van uw IT-beheerprocessen was in 2020

echter nog niet voldoende om in de controle op systemen te kunnen steunen. In figuur 3 is het huidige volwassenheidsniveau gevisualiseerd. Corporate Control is aan de slag om dit te verbeteren. Vanuit PwG blijven we hierbij helpen om verder te groeien door scherp en kritisch

te kijken naar de IT-omgeving en de organisatie van concrete adviezen te voorzien, waar nodig met een extra toelichtende bijeenkomst voor de organisatie. Gezien het belang worden daarbij ook eventuele cybersecurity- en privacy-risico's geadresseerd. Bij het testen van handmatige boekingen, gaat PwC wederom gebruik maken van een

softwareplatform Halo. Deze vorm van data-analyse biedt de mogelijkheid onze aanpak voor

het selecteren en testen van journaalposten beter aan te laten sluiten bij de belangrijkste risico's waarmee uw organisatie wordt geconfronteerd en die wij samen hebben vastgesteld.

Bij het testen van de salariskosten, gaat PwC gebruik van het softwareplatform ‘HR Insights’. Deze vorm van data-analyse biedt de mogelijkheid om een integrale controle en analyse te doen op het juiste gebruik van diverse ingehouden premies en loonheffing en andere salaris gerelateerde parameters. Hierdoor sluit onze controle-aanpak beter aan bij de belangrijkste risico's waarmee uw organisatie wordt geconfronteerd en die door ons controleteam zijn vastgesteld.

Gegovensgerichte controle

Systoom- & Procesgerichte controle

Continue monitoring en assurance Gegevensgernchte

CONTE Op Transacies

Toetsen van geautomatiseerde

Handmatig toetsen van

controlemaatregelen

Nasene

Continue en integrale controle op

geautomatiseerde

uitzonderingen

controlemaatregelen

Handmatig toetsen van

PeLOEeq cites = ee

controlemaatregeten

ll

beheersomgeving

Testen IT

beheersomgeving

Toenemende toegevoegde waarde voor Haarlemmermeer Bron: Controleplan 2021 van PwC Met het CMP willen we een ‘boost’ geven aan de digitalisering van zowel de (verbijzonderde)

interne controle als onze externe controle. Het continue monitoren van de uitzonderingen in uw primaire processen en bedrijfsvoering (op transactieniveau) is in onze visie de toekomst en

heeft de meeste toegevoegde waarde voor Haarlemmermeer. Wij zetten voor u daarom meteen vanaf de controle 2021 het ‘Continuous Monitoring Platform’ (CMP) in waarbij we 2021 beschouwen als ‘implementatiejaar’ en waarin ‘we’ (de organisatie van Haarlemmermeer én PwC) daar vanaf 2022 gebruik van zullen maken. Het CMP monitort automatisch ingerichte controles in uw IT-infrastructuur en applicaties en geeft realtimeinzicht in de uitzonderingen

daarop. We starten daarbij met de monitors op de IT-beheersing. Zo monitort het CMP of er geen signaleringen zijn op de ingerichte monitors voor de rechtmatigheidsverantwoording en de getrouwheid van de jaarrekening. Een ‘eigen’ dashboard geeft de organisatie van gemeente Haarlemmermeerinzicht in de afwijkingen zodat direct op dit soort situaties geacteerd kan worden met een workflow-functionaliteit (in plaats van weken of maanden later).

Deze functionaliteit documenteert bovendien de uitgevoerde handelingen. De VIC kan vervolgens vaststellen of deze uitzonderingen adequaat zijn opgevolgd.

Zoals hierboven reeds beschreven beschouwen we 2021 als ‘implementatiejaar’. Vanaf 2021 willen ‘we’ (de organisatie van Haarlemmermeer én PwC) daar vanaf 2022 gebruik van maken. Het ambitieniveau nader geconcretiseerd in relatie tot het CMP: - 2021: Implementatiejaar gericht op het ‘werkend’ krijgen van de tool 2022: Het CMP draait op diverse controls gerelateerd aan a) de beheersing van de algemene IT-omgeving -

-

2023: Het CMP draait op diverse controls gerelateerd aan a) de beheersing van de

algemene IT-omgeving, b) factuurverwerking en crediteurenbeheer 2024: Het CMP draait op diverse controls gerelateerd aan a) de beheersing van de algemene IT-omgeving, b) factuurverwerking en crediteurenbeheer en c) inkopen en aanbestedingen

6. Informatie-uitwisseling Bestuurlijke informatie Het cluster Corporate Control informeert de directie over de uitgevoerde VIC-werkzaamheden en de inhoudelijke bevindingen, waarop de directie het college hierover informeert. Het college informeert de raad hierover op hoofdlijnen op de volgende momenten:

-

Eerste voortgangsrapportage dd 23 september 2021 Tweede voortgangsrapportage dd 10 januari 2022 Eindrapportage dd 15 mei 2022

De eindrapportage wordt gezamenlijk met het accountantsverslag aan de Raad aangeboden.

In de Controleverordening Haarlemmermeer 2005 is vastgelegd aan welke organen en gremia de accountant zijn rapportages aanbiedt. De planning voor de op te leveren stukken wordt in het Spoorboekje PCC vastgelegd. Voor een overzicht van de rapportages zie hierna de paragraaf inhoud rapportages.

Operationele informatie De organisatie en de accountant wisselen alle operationele informatie uit via een tool voor beschermde gegevensuitwisseling. Deze tool is door PwC beschikbaar gesteld. Een beperkt

aantal medewerkers van de gemeente heeft toegang tot deze tool. Het programma jaarrekening houdt het overall overzicht op de aan te leveren informatie en het aantal toegangsgerechtigden. De tool is ingericht volgens de structuur van de gemeente.

7. Inhoud rapportages De managementletter en boardletter n.a.v. de interim-controle De managementletter biedt de organisatie en het college inzicht in knelpunten in het financiële beheer en de (financiële) besturing van de organisatie. De managementletter en een

daaropvolgende bestuurlijke reactie worden door de directie ter informatie aan het college aangeboden. De bestuurlijke reactie wordt door het college goedgekeurd en gezamenlijk met de managementletter aangeboden aan de Auditcommissie. Het college informeert vervolgens de raad op hoofdlijnen. De managementletter heeft voor de Auditcommissie de functie te kunnen monitoren op de voortgang van werkzaamheden en kwaliteit van de interne beheersing die voorwaardelijk is voor getrouwe verslaglegging. De managementletter wordt in de Auditcommissie besproken en wordt door PwC mondeling toegelicht De managementletter wordt samengevat door middel van een boardletter gerapporteerd aan de gemeenteraad. Het accountantsverslag bij de jaarrekeningcontrole

Het concept accountantsverslag bij de jaarrekeningcontrole wordt in de Auditcommissie besproken en wordt door PWC mondeling toegelicht. Het accountantsverslag en een

daaropvolgende bestuurlijke reactie worden door de directie ter informatie aan het college aangeboden. De bestuurlijke reactie wordt door het college goedgekeurd en gezamenlijk met het accountantsverslag aangeboden aan de Auditcommissie. De Auditcommissie zendt het definitieve Accountantsverslag en de Controleverklaring aan de raad.

8. Planning Uitgangspunt voor de planning(en) van het jaarrekeningproces 2021 is het in juni 2021 kunnen verstrekken van de jaarstukken 2021 aan de raad, inclusief controleverklaring van PwC. In het

Spoorboekje PCC wordt de raad over de exacte data van raadsbehandeling geïnformeerd. Schematisch ziet de planning van de controlecyclus er als volgt uit:

Juni

Sep - Okt

Nov - Dec

9) Plannings-

werkzaamheden

* Bespreken controleplan

= Kennis nemen

pa Interim-controle

* »

« Controleplanning

+

opstellen » Afspraken met organisatie maken over planning en oplevering

« Opzet algemeneITbeheersing beoordelen » Bespreken opzet

financiële processen

:

LE

g * Opzetten en bespreken

disicoanalyse

Mrt

*

Vaststellen of processen

in de praktijk ook werken

zoals ze beschreven zijn

G controles op verschillende

Vroegtijdige zekerheid

+

+

processen

Bespreken risicovolle

dossiers met ter org; janisatie/directie a

voorbereiding op jaarrekeningcontrole

Met de organisatie op te leveren specificaties jaarrekeningcontroie

«Uitvoeren

processen en posten

+

organisatie/directie ter

+

Bespreken nsicovolle dossiers met

voorbereiding op

+

jaarrekeningcontrole Met de organisatie op te Lear

i

Eindejaarscontrole

Gegevensgerichte

controles op verschillende

Apr - Mei

Evaluatie en afronding

*

jaarrekeningcontrole

Bespreken uitkomsten

controle

Controle van derden

+

Gegevensgerichte

«Bespreking

ontvangen veranbwoordingen

controle op verschillende

in definitieve jaarrekening

accountantsverslag met

processen en posten

leveren specificalies jaarrekeningcontrole

Controle aanpassingen

organisatie, college en +

raad (auditcommissie) Evaluatie

bespreken

bespreken

rd

… Vaststellen of processen in de praktijk ook bestaan zoals ze beschreven zijn

Bron: Controleplan 2021 PwC

OANOARWN>

Bestuurlijke planning Onderstaande planning is onder voorbehoud: Ambtelijke bespreking voorlopige (rapport van) bevindingen Bespreking (rapport van) bevindingen Bestuurlijk (AC en BW) Behandeling jaarstukken in college Beschikbaar stellen van Jaarstukken i.v.m. Duisenberg Behandeling jaarstukken, accountantsverslag auditcommissie Indienen technische vragen door de fracties Behandeling jaarstukken in raad Besluitvorming gemeenteraad

begin april 2022

medio april 2022

begin mei 2022

begin mei 2022

eind mei 2022 begin juni 2022

medio juni 2022 medio juni 2022

PwC spantzich in om de controle in vier weken af te ronden als de stukkentijdig en kwalitatief goed worden aangeleverd door de organisatie. Het waarborgen van continuiteit in het controleteam van PWCis een belangrijk aandachtspunt voor de jaarrekeningcontrole van

2021 (en verder). PwC zalbij onverwachte situaties zowel de corporate controller, de clustermanagerfinancién en de voorzitter van de auditcommissie hiervan op de hoogte brengen.

9. Honorarium en meerwerk Het voorstel voor het honorarium voor de werkzaamhedenvan PwC, zoals uiteengezet in deze brief, tezamen met de daarmee samenhangendevoorstellen met betrekking tot de facturering van het honorarium, is gebaseerd op de inschrijving bij de Aanbesteding Accountantsdiensten. Het honorarium zal conform de eisen uit het Programma van Eisen op grond van de voortgangsrapportagesin rekening worden gebracht.

Toelichting contractuele bepalingen t.a.v. meerkosten

Facturering met betrekking tot meerwerk is alleen mogelijk indien daartoe vooraf een schriftelijk voorstel met helder inhoudelijke én kostentechnische toelichting is ingediend bij de Auditcommissie. De noodzaak van het meerwerk is altijd helder onderbouwd en nooit vanzelfsprekend. De Auditcommissie verleent schriftelijk toestemming voor het verzorgen van meerwerk aangaande de jaarrekeningcontrole. Meerwerk dat niet op grond van deze procedure wordt verricht, komt niet voor vergoeding in aanmerking. Daarnaast is door PwC in haar offerte aangegeven dat uitgegaan wordt van de volgende werkafspraken:

-

Tijdens de tussentijdse controles en jaareindecontrole zijn uw medewerkers beschikbaar voor het beantwoorden van vragen.

10

-

-

Bij start van de verschillende fases van de controle liggen de digitale documenten,

conform de afspraken in het controleplan en onze lijst op te leveren stukken, volledig

klaar voor controle en volgen de conceptjaarstukken conform afspraak. Tevens gaan wij ervan uit dat de interne controles voor aanvang van onze controles conform de planning van het controleplan volledig zijn afgerond en dat de oplevering van de conceptjaarstukken inclusief SiSa-bijlage, bijlage taakvelden en de WNTbijlage volledig is. Tijdige aanpassing van uw interne beheersing bij nieuwe regelgeving, vooral als die de rechtmatigheid raakt.

Getekend namens Gemeente Haarlemmermeer door:

Naam:

drs. Carel Brugman

Functie:

Gemeentesecretaris

Datum:

Handtekening:

Getekend namens PwC door:

Naam:

drs. Martine J.A. Koedijk RA RE

Functie:

Eindverantwoordelijk partner

Datum:

Handtekening:

11

VIC en auditjaarplan

2021

Gemeente Haarlemmermeer

Inhoudsopgave TIAIGIGIING nennen em mennen evt 3

1.1. 2.

Wettelijk kader … nennen nennen eereneeeeneeenvenverenveneeenveneeererenenvenveenveeenverenverennnns 3

Nieuwe wettelijke opgave: de rechtmatigheidsverantwoording … … … … … neen nennen 3 2.1. 2.1.1.

Aspecten van rechtmatigheid … vennen vennen eeneevenenerveneenenenverenennnenns 4

2.1.2.

Activiteiten in de organisatie ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording....... 4

2.2.

3.

__Rechtmatigheidsverantwoording 2021 … nnen neneeevenserevenveneneeeenen nnen venenen: 3

Verantwoordingsgrens en rapportagetolerantie … ennen eneeneenneeen ee nenerene nnen. 5

Overzicht VIC onderwerpen … nnn ennn nnen vennen ennerenverenvenneenneennvenvenneeneeenserrnvernneennerenenevenvenvenn 5 3.1.

Selectie VIC onderwerpen … nnee ennneerennnvenneneeneneeneeennveenveeevenveerenevennenveevenennneenn 5

3.2.

Overzicht onderwerpen VIG … … … nnen nennen vennerenverenvereneeenneennverenenveeennvernneeverennnenven. 6

3.2.1. 4.

Overzicht audit onderwerpen … … … ………unnsenrennnerennenerensnrerenerennnereneneenvenvereennverennenennnervennenveeeeevenn 6

4.1. 4.1.1. 5.

1.

Selectie en overzicht geplande audits … … nennen eener ennerenenenveeneverenneee eenn: 6 Nulmeting Visie op Control en het Controlstatuut … neee 7

Bevoegdheden inzake onrechtmatigheden … …… … nnen eennnenverenneeeenverennverenenenerennnseren. 7 5.1.

6.

Versterking van de VIC, activiteiten in 2021 … nennen eenevenerennn eeen eeeven vennen. 6

Bevoegdheden directie, college en gemeenteraad … nnen vennen nennen 7

Organisatie van de interne beheersing … … ennn eene ene neenvennerenenseeeveereeenverenennverve venen 8 6.1.

Taken en verantwoordelijkheden van de gemeente Haarlemmermeer … …… … … 8

6.2.

Samenhang informatievoorziening … … … vennen ennneeneneneveneneeveneeereenvervennnenen vennen: 9

JaArPlAnING erneer tnv ener ennen serv gs 10 7.1.

Hoofdplanning verbijzonderde interne controle … nanne neeenereeneerenennvere venen 10

7.2.

Hoofdplanning accountantScontrol@s’… nameservers vennen oeserenn 10

Bijlage 1 Toelichtingenlijst.… venen eenen enneeeneeenvenneeeneeenvenveneeenveeenveenveenverrensenenennn 11

Inleiding In onze gemeente wordt dagelijks gewerkt aan het bereiken van onze maatschappelijke doelen. Onze kaders daarvoor zijn onder andere ons vastgestelde beleid, wet- en regelgeving, processen, afspraken en middelen. We hebben met elkaar controle en audit instrumenten afgesproken om aan te tonen in welke mate we binnen onze kaders blijven en om inzichtelijk te maken in welke mate dit impact heeft op het behalen van onze maatschappelijke doelen. Deze instrumenten bieden objectieve sturingsinformatie en hiermee organiseren we ons eigen reflecterend vermogen. Enkele van deze instrumenten zijn verbijzonderde interne controles (VIC's), audits, P&C-documenten, accountantsrapportages en rekenkameronderzoeken. In dit VIC en auditjaarplan is vastgelegd op welke wijze wij uitvoering geven aan de VIC’s en audits vanuit de derde lijn voor het controlejaar 2021. De aanloop naar de rechtmatigheidsverantwoording vormt een belangrijk onderdeel dit jaar. Samen met de aanbesteding van de accountant voor het boekjaar 2021 heeft dit

invloed op de werkzaamheden en planning in 2021. Leeswijzer Het VIC en auditjaarplan is als volgt opgebouwd: eerst wordt het wettelijk kader voor dit plan genoemd. Daarna wordt nader ingegaan op de aanloop naar de rechtmatigheidsverantwoording en wat het betekent

voor de werkzaamheden in de derde lijn. De VIC en audit onderwerpen komen hierna aan bod. De procedure met betrekking tot onrechtmatigheden en de inrichting van de organisatie volgen daarop. Tenslotte wordt de wijze waarop de informatievoorziening is ingericht en de planning voor 2021 weergegeven. De bijlage bestaat

uit een begrippenlijst. 1.1.

Wettelijk kader

Het college stelt jaarlijks het VIC en auditjaarplan vast, inclusief de uit te voeren VIC’s en audits. De wettelijke grondslag hiervan is artikel 212, 213 en 213a van de gemeenteweten artikel 25 van de financiéle verordening Haarlemmermeer (2016.0024990). Financiéle verordening gemeente Haarlemmermeer, artikel 25. Interne beheersing 1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derdelid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeldin artikel 213, derdelid, onder b van de Gemeentewet, voorde jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemthet college maatregelen tot herstel. 2. Het college stelt jaarlijks een Controleplan vast waarin in ieder geval de, onder verantwoordelijkheid van het college, uit te voeren verbijzonderde interne controles en audits overlid 1 zijn opgenomen.

2.

Nieuwe wettelijke opgave: de rechtmatigheidsverantwoording

In dit hoofdstuk wordt uiteengezet op welke wijze er invulling wordt gegeven aan de invoering van de

rechtmatigheidsverantwoording en welke invloed dit heeft op de werkzaamheden vanuit de derde line of defense. Bij het opstellen van dit hoofdstuk is gebruik gemaakt van de diverse notities gepubliceerd door de commissie BBV.

2.1.

Rechtmatigheidsverantwoording 2021

Met ingang van het verslagjaar 2021 gaan colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten op basis van drie rechtmatigheidscriteria zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen zal

worden in de jaarrekening. Deze criteria betreffen het begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. De wijze waarop hier gevolg aan is gegeven wordt in de volgende

paragrafen uitgewerkt.

2.1.1.

Aspecten van rechtmatigheid

Er worden in de wetgeving negen aspecten van rechtmatigheid onderscheiden. De criteria één tot en met zes

worden afgedekt door de toets van de accountant over getrouwheid, en worden niet afzonderlijk opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Vanzelfsprekend maken de zes criteria wel onderdeel uit van de reguliere jaarrekeningcontrole. Over de criteria zeven tot en met negen moet vanaf het verslagjaar 2021 verantwoording worden afgelegd in de rechtmatigheidsverantwoording. Criteria

Omschrijving

1. Calculatiecriterium

De vastgestelde bedragen zijn juist berekend.

2. Valuteringscriterium

Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist.

3. Leveringscriterium

Juistheid van ontvangen goederen en/of diensten.

4. Adresseringscriterium

De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist

5. Volledigheidscriterium

Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord.

(rechthebbende). 6. Aanvaardbaarheidscriterium

De financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen.

7. Begrotingscriterium

Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Het totaal moet passen binnen het opgestelde en geautoriseerde programma.

8. Voorwaardencriterium

Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen.

9. Misbruik en Oneigenlijk gebruik

De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn

criterium

verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (= misbruik). Misbruik wordt

beschouwd als onrechtmatig.

De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking

van de regeling (= oneigenlijk gebruik). Oneigenlijk gebruik wordt niet als onrechtmatig beschouwd

2.1.2.

Activiteiten in de organisatie ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording

Om met voldoende zekerheid vast te kunnen stellen dat aan onderstaande criteria wordt voldaan worden diverse activiteiten verricht. Per criterium is weergegeven op welke wijze dit plaatsvindt. Via de reguliere rapportagecyclus zal over de gedetailleerde uitvoering worden gerapporteerd. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Voor de controle van het voorwaardencriterium wordt

gesteund op VIC werkzaamheden. In het eerste kwartaal van 2021 wordt duidelijk of de huidige mate waarin de VIC wordt uitgevoerd afdoende is. Begrotingscriterium Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten en aan de balansposten, tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma's. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de raad is gerespecteerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever (gemeentewet) bepaald en worden door de raad nader ingevuld door middel van de programmabegroting en de verordening financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Voor de controle van het begrotingscriterium wordt gesteund op de reguliere planning en control cyclus met inachtneming van de regels vermeld in de financiële verordening Haarlemmermeer 2016 (2016.0024990).

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium In maart 2020 heeft de gemeenteraad de notitie Misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen 2020

(2020.000423) vastgesteld. In de notitie zijn de risicovolle processen geïnventariseerd en wat de mogelijkheden ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) zijn. Hiermee wordt bedoeld misbruik en oneigenlijk van buiten de organisatie. Voor de controle van dit criterium worden meerdere instrumenten ingezet. Eerst wordt een frauderisico analyse uitgevoerd door de integriteit coördinator met specifiek aandacht voor aspecten van M&O. Tevens vindt er een inventarisatie plaats van alle materiele regelingen waar M&O zich kan voordoen. Vervolgens zal jaarlijks een risicoanalyse worden uitgevoerd op de processen met een materiele financiële omvang. Deze jaarlijkse risicoanalyse zal binnen de werkzaamheden van de derde lijn worden geïntegreerd.

2.2.

Verantwoordingsgrens en rapportagetolerantie

De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens is door de gemeenteraad vastgesteld op 1%. Naast de verantwoordingsgrens, wordt ook een rapportagetolerantie gehanteerd. Dit

houdt in dat de raad wordt geïnformeerd over alle afwijkingen vanaf een afgesproken ondergrens. De rapportagetolerantie is door de gemeenteraad op 28 januari jl. vastgesteld op € 200.000. De rapportagetolerantiegrens is een absoluut bedrag en niet afhankelijk van de omvang van een begrotingspost.

3.

Overzicht VIC onderwerpen

In dit hoofdstuk wordt weergegeven op welke processen dit jaar een VIC wordt uitgevoerd en de activiteiten in het kader van hetversterken van de VIC. 3.1.

Selectie VIC onderwerpen

Een belangrijk criterium voor het bepalen of een VIC wordt uitgevoerd op een proces is de materialiteit (financiële omvang van de baten en / of lasten) van dit proces in de begroting. Immers als een proces een financieel grote omvang heeft, dan is de impact bij onrechtmatigheden groter. Als materialiteitsgrens voor een jaarlijkse VIC is de grens van € 2.400.000 gebruikt voor het controlejaar 2021. Dit is een half procent van de omvangbasis van de begroting 2021. Op dit moment is nog niet zeker te stellen dat de onderstaande onderwerpen in paragraaf 3.2. in voldoende mate zekerheid geven voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. De analyse hiervan vindt momenteel nog plaats. Indien uit de analyse blijkt dat bepaalde onderwerpen alsnog dienen te worden opgenomen, dan wordt dit via de reguliere rapportagecyclus kenbaar gemaakt. Tevens is er de ambitie om de scope bij de balansmutaties uit te breiden met de onderwerpen voorzieningen en overlopende posten, mits daarvoor capaciteit en / of middelen beschikbaar zijn.

3.2.

Overzicht onderwerpen VIC

De volgende (nieuwe) processen en (nieuwe) deelprocessen zijn onderdeel van een VIC:

Tabel 1, overzicht geplande VIC’s Proces Baten en Lasten

Balansmutaties

Aankopen grond en vastgoed

Sociaal Domein

Materiele vaste activa

5

e

R

kan

f

urgerzaken (leges)

Huren en Pacht

;

Inkoop en Aanbestedingen Inkoopfacturen

¢

e *

Uitkeringen Inkomensvoorziening

PW/Bbz2004/IOAW/IOAZ

Re-integratievoorzieningen

PW/WSW/Loonkostensubsidie

Uitkeringen Bijzondere Bijstand Doelgroepenvervoer

Omgevingsvergunningen

e .

_Wmo oude taken (ZiN en PGB) nWmo Zorgin Natura

Parkeren

=

Biers

Personeelslasten

e

Jeugdwet PGB

Subsidieverstrekkingen

¢ «

eserves

Jeugdwet Zorg in Natura

_Tozo (nieuw)

Verkopen grond Treasury Tijdschrijven Kapitaallasten

3.2.1. Versterking van de VIC, activiteiten in 2021 De directie heeft juli 2018 de opdrachtformulering “Leren en verbeteren door audits” vastgesteld over de versterking van de VIC in de bestuursperiode 2019-2022. In 2020 is gewerkt aan het verder versterken van de vakbekwaamheid, regie, onafhankelijkheid* van de VIC-er. Tevens is gewerkt aan betrokkenheid van de eerste

en tweede lijn met de VIC. Voor 2021 continueren we met de aandachtspunten uit 2020 waaronder de voorbereidende werkzaamheden voor de invoering van het VIC-profiel.

4.

Overzicht audit onderwerpen

Met de opdrachtformulering “Leren en verbeteren door audits” (directiebesluit 19 juli 2018) is het besluit genomen om naast VIC’s ook interne audits (behoeftegerichte audits) uit te gaan voeren. De primaire focus ligt daarbij op verbetering van de interne organisatie. De directie is in leidende positie met betrekking tot de audits. Door de audits op te nemen in het VIC en auditjaarplan wordt op transparante wijze weergegeven op welke wijze er wordt ingezet op het verbeteren van de interne organisatie.

4.1. Selectie en overzicht geplande audits Voor het selecteren en prioriteren van audit onderwerpen is in het najaar van 2020 een inventarisatie uitgevoerd onder alle clusters. Op basis van de verkregen input is een long-list aan audit onderwerpen

samengesteld. Door het cluster Corporate Control is deze long-list vervolgens getoetst op basis van materialiteit in relatie tot de inschatting van hetrisico. Daaruit is een short-list tot stand gekomen, dezeis opgenomen in tabel 2. Gedurende hetjaar kunnen aanpassingen en toevoegingen plaatsvinden mits daarvoor capaciteit en / of middelen beschikbaar zijn. Voor iedere audit afzonderlijk zal als onderdeel van de planningsfase een plan van aanpak worden opgesteld.

1 Bij één medewerker is er nog deels een vermenging van uitvoerende en controleren taken die in 2021 nader ontvlecht worden

Tabel 2, overzicht geplande audits 2021 Onderwerp

Categorie

Toelichting

Start in

kwartaal Proces legesverordening

Audit

Audit naar de inrichting en de werking van het proces WABO leges in

1

relatie tot de verordening en het samenspel tussen clusters in relatie tot de omgevingsdienst. Inkoop en aanbestedingen

Vooronderzoek

IOS / verdeelsleutel interne overhead?

Audit

Onderzoek naar inkoopproces en aanbestedingen. Het vooronderzoek richt zich op eerste fase aanbestedingsproces tot het moment van afsluiten contract.? Audit naar de interne verrekening van inzet uren, de kosten en verdeelsleutel voor doorbelasting interne overhead alsmede het proces van totstandkoming tarieven. De audit richt zich met name op de vraag waarom we dit (nog steeds) op deze wijze doen en of het niet anders kan.

Procesbeschrijvingen

IT-audit

Audit naar de kwaliteit van procesinrichting en werkwijze ten behoeve van implementatie nieuwe IT-systemen. De audit richt zich onder andere op de mate waarin de gewenste functionaliteit van aan te schaffen applicatie of systemen SMART is.

Rollen en

Vooronderzoek

verantwoordelijkheden

Onderzoek naar de rollen en verantwoordelijkheden van gemeentelijke vertegenwoordiging in samenwerkingsverbanden.

samenwerkingsverbanden

4.1.1.

Visie op Control en het Controlstatuut

Inzake de Visie op control en het Controlstatuut zal in het eerste kwartaal van 2021 een evaluatie plaatsvinden.

4.1.2.

Opvolging bevindingen IT-gerelateerd uit de managementletter

De aanbevelingen en adviezen uit de managementletter worden intern verwerkt. De aanbevelingen op het gebied van IT worden vanuit de derde lijn gecoördineerd.

3.

Bevoegdheden inzake fouten

5.1.

Bevoegdheden directie, college en gemeenteraad

Geconstateerde fouten kunnen bewustwel of niet worden hersteld door hetcollege of de directie. De onderstaande procedure wordt ingezet om de besluitvorming hieromtrent vast te leggen. Directie De directie kan besluiten fouten (tijdelijk) wel of niet te herstellen tot een bedrag van € 75.000 perjaar per VIC proces, mits deze niet politiek gevoelig zijn. Portefeuillehouder

De portefeuillehouder wordt geinformeerd indien er sprake is van een (directie)besluit omtrent fouten. College Bij onrechtmatigheden groter dan € 75.000, kan het college besluiten de fouten (tijdelijk) wel of niet te herstellen. Hetzelfde geldt voor fouten gelijk of kleiner dan € 75.000 die politiek gevoelig zijn en om die reden door de directie worden doorgeleid naar het college. Het voorstel aan het college wordt altijd voorzien van een advies van de directie. Indien de fout € 200.000 of hoger is, dan wordt ook de raad geinformeerd. De raad heeft op 28 januarijl. de rapportagetolerantie vastgesteld op € 200.000.

? Audit contractbeheer en management is reeds uitgevoerdin 2020. 3 Mogelijk wordt dit onderwerp ook vanuit een analyse naarinvesteringskredieten opgepakt in 2021. De audit zal dan komente vervallen.

7

Figuur 1, besluit bewust wel of niet handelen bij fouten

r

Politiek gevoelig <€ 75.000

niet handelen bij fouten

Directiebesluit

PEER

ae

r

2 € 200.000

Collegebesluit

r ete

Besluit tot bewust wel of

r Directieadvies

Directieadvies

Collegebesluit

Collegebesluit

Raad informeren

r Directieadvies

\ J J \ De primair verantwoordelijke stelt een afzonderlijk directievoorstel en/of collegevoorstel op dat na advies van Corporate Control ter besluitvorming wordt voorgelegd.

6.

Organisatie van de interne beheersing

In dit hoofdstuk zijn de taken en verantwoordelijkheden van het college, de raad en van de verschillende

functionarissen uiteengezet aan de hand van het3 Line of defense model (3lofD). Tenslotte wordt de samenhangvan informatiestromen over de uitvoering van de VIC en rapportage omtrent de VIC uiteengezet in

dit hoofdstuk. 6.1.

Taken en verantwoordelijkheden van de gemeente Haarlemmermeer

Raad De opdrachtverstrekking aan de accountant vindt plaats door de Raad. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden is vastgelegd wat deze controle minimaal behelst. De raad stelt de hoogte van de rapportagetolerantiegrens vast en vanaf welke verantwoordingsgrens de raad methetcollege in gesprek gaat over afwijkingen op het gebied van rechtmatigheid. De raad stelt de materialiteit vast binnen de grenzen van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).

College

Het collegeis verplicht (cf. art.2012/213 van de gemeentewet) zorg te dragen voor de interne toetsing van o.a.

de rechtmatigheid van de jaarrekening. Het college legt verantwoording af aan de Raad over de uitvoering en

adequate vastlegging hiervan. Het college dient zodanige maatregelen te treffen dat de rechtmatigheid en getrouwheid van de algehele uitvoering gewaarborgdis. Een van die maatregelen is het laten opstellen van een VIC en auditjaarplan. Met ingang van 2021 dient het college een rechtmatigheidsverklaring op te nemen in de jaarrekening, die gebaseerd is op een adequateinterne controlesystematiek. Tevens gaat het college in gesprek met de raad over de rechtmatigheid. Eerstelijn Hiermee wordt bedoeld hetliinmanagement van de gemeente Haarlemmermeer bestaande uit directie, clustermanagement en tetammanagement. Het lijnmanagement is verantwoordelijk voor doeltreffende,

doelmatige en rechtmatige realisatie van doelstellingen en de wijze waarop de middelen worden ingezet, binnen de daartoe geldende regelgeving. Ten behoeve van een adequate interne controlesystematiek dient een actuele procesbeschrijving aanwezig te zijn voor de processen die vallen onder een VIC.

Tweede lijn Dit zijn de organisatieonderdelen die belast zijn met de adviserende, toetsende en kaderstellende rol. Dit zijn

de bedrijfsvoerings- en stafclusters. De tweede lijn toetst op kaders en adviseert hoe aan de kaders kan worden voldaan, vanuit een onafhankelijke adviserende en signalerende positie. Voor uitvoering en de samenhang tussen de operationele activiteiten in de tweede lijn is, vanuit de directie, de directeur bedrijfsvoering verantwoordelijk.

Derde lijn De derde lijn wordt verzorgd door het cluster Corporate Control en omvat de auditfunctie waaronder ook de Verbijzonderde Interne Controlefunctie. Het cluster Corporate Control houdt toezicht op de bestaan en werking van het systeem van control. De derde lijn informeert de eerste en tweede lijn over de resultaten en

geeft aanbevelingen. Periodiek informeert de corporate controller het college over de implementatie en het functioneren van de control organisatie volgens het 3 Lines of defense model. De externe accountant De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt een verklaring waarin hij een oordeel geeft over het getrouwe beeld. De verantwoording over de specifieke uitkeringen zal onderdeel blijven uitmaken van de zogeheten SiSa-bijlage (Single Information Single Audit). Dit is een afzonderlijke bijlage in de jaarrekening. De accountant rapporteert aan de raad zijn constateringen in de Managementletter en het verslag van bevindingen. De accountant maakt hiervoor onder andere gebruik van het VIC en auditjaarplan.

6.2.

Samenhang informatievoorziening

De VIC's, audits en accountantscontroles leveren aanbevelingen en adviezen op waarmee onze interne

beheersing kan worden verbeterd. Over de voortgang van de acties die bijdragen tot deze verbetering wordt periodiek gerapporteerd. In figuur 2 wordt dit schematisch weergegeven. Figuur 2, samenhang informatievoorziening

WiCigpertags

Ontvangen door

procesverantwoordelijke

Oem

vic

SSS

pn

Voortgangsrapportage i 6 (driemaal perjaar)

Ontvangen door: directie. Ea ce procesverantwoordelijke en Vic-er

Nm

nn,

Voortgang t.b.v. rechtmatigheid en getrouwheid (driemaal per jaar) U pnt

ne (TTN

n Auditrapportage

Ontvangen door: auditee en directie

ee

mm

Ontvangen door: college, raad en auditcommissie

Voortgang en voortgang

opvolging Gndemdert van

VIC woortgangsrappostage

(driemaalperjaar)

5 °

Dr directie en audiee

‘

ee OTE Directiereactie

Interim controle

Managementietter

Ng COTE Voortgangsrapportage (tweemaal per jaar) en