Bijlage - Beleidskader verbonden partijen 2024

Beleidskader verbonden partijen 2024 gemeente Haarlemmermeer

Inhoud LEESWIJZER .............................................................................................................................................. 3 INLEIDING ...................................................................................................................................... 4 WAT ZIJN VERBONDEN PARTIJEN? .................................................................................................. 5 WETTELIJK KADER ......................................................................................................................... 6 HET OPRICHTEN VAN EEN NIEUWE VERBONDEN PARTIJ .................................................................... 7 4.1. 4.2. 4.3. 4.3.1. 4.3.2.

ORGANISATIEVORMEN VAN EEN VERBONDEN PARTIJ .................................................................... 7 AFWEGINGSKADER VOOR HET AANGAAN OF OPRICHTEN VAN EEN NIEUWE VERBONDEN PARTIJ ....... 8 DE INRICHTING VAN DE VERBONDEN PARTIJ ................................................................................. 9 INRICHTING VAN GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN .................................................................. 9 DE INRICHTING VAN PRIVAATRECHTELIJKE SAMENWERKINGSVORMEN ........................................... 9

BEHEER, REGIE EN AANSTURING VAN VERBONDEN PARTIJEN ......................................................... 11 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.4.1. 5.4.2. 5.4.3. 5.4.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.9. 5.10. 5.11.

BELANG VAN GOEDE AANSTURING ............................................................................................. 11 SCHEIDING EIGENAARS- EN OPDRACHTGEVERSROL; CHECKS AND BALANCES .............................. 11 REGIE EN BEHEER OP BASIS VAN PUBLIC GOVERNANCE .............................................................. 12 AANSTURING VAN DEELNEMINGEN ............................................................................................. 13 PORTEFEUILLE DEELNEMINGEN ................................................................................................. 13 KADERS VOOR DE AANSTURING DOOR DE GEMEENTE ALS AANDEELHOUDER ................................ 14 VOORBEREIDING VAN AANDEELHOUDERSVERGADERINGEN ......................................................... 14 VERANTWOORDING EN INFORMATIEVOORZIENING ...................................................................... 15 GOVERNANCE CODES............................................................................................................... 16 RISICOBEHEERSING VERBONDEN PARTIJEN ............................................................................... 17 INFORMATIEBEVEILIGING BIJ VERBONDEN PARTIJEN ................................................................... 18 AANBESTEDINGEN EN INBESTEDINGEN BIJ VERBONDEN PARTIJEN ...............................................

18 UITBREIDING VAN BESTAANDE VERBONDEN PARTIJEN................................................................. 18 PERIODIEKE EVALUATIE VERBONDEN PARTIJEN ...................................................................... 18 BEËINDIGING OF VERMINDERING VAN DE SAMENWERKING MET EEN VERBONDEN PARTIJ ........... 19

INFORMATIEVOORZIENING AAN DE RAAD ....................................................................................... 22 6.1. 6.2. 6.3.

INFORMATIEVOORZIENING INZAKE DE OPRICHTING VAN VERBONDEN PARTIJEN ............................. 20 INFORMATIEVOORZIENING INZAKE HET BEHEER VAN VERBONDEN PARTIJEN ................................. 20 INFORMATIEVOORZIENING INZAKE DE BEËINDIGING VAN EEN VERBONDEN PARTIJ ......................... 21 BIJLAGEN .................................................................................................................................... 24

BIJLAGE 1 OVERZICHT HUIDIGE EN TOEKOMSTIGE VERBONDEN PARTIJEN ................................................ 24 BIJLAGE 2: RELEVANTE WET- EN REGELGEVING ..................................................................................... 26 BIJLAGE 3: AFWEGINGSKADER VOOR HET OPRICHTEN OF AANGAAN VAN EEN NIEUWE VERBONDEN PARTIJ 29 BIJLAGE 4: FORMAT INFORMATIEVERSCHAFFING P&C-CYCLUS VERBONDEN PARTIJEN............................. 32 BIJLAGE 5: AANSTURING OP BASIS VAN PUBLIC GOVERNANCE................................................................. 33 BIJLAGE 6: AANBESTEDINGEN EN INBESTEDINGEN BIJ VERBONDEN PARTIJEN .......................................... 35 BIJLAGE 7: FORMAT RISICOSCAN VERBONDEN PARTIJEN ........................................................................ 38 BIJLAGE 8: AFWEGINGSKADER UITBREIDING VAN BESTAANDE VERBONDEN PARTIJEN ............................... 40 BIJLAGE 9: DE NEDERLANDSE CORPORATE GOVERNANCE CODE D.D. 20 DECEMBER 2022 ..................... 41

2

Leeswijzer Dit Beleidskader bestaat uit acht hoofdstukken.

Hoofdstuk 1 Inleiding

Introductie van samenwerking van de gemeente met verbonden partijen

Hoofdstuk 2 Wat zijn verbonden partijen?

In dit hoofdstuk worden de verschillende soorten (vormen van) verbonden partijen beschreven

Hoofdstuk 3 Wettelijk kader

Dit hoofdstuk schetst kort de toepasselijke wet- en regelgeving

Hoofdstuk 4 Het oprichten van een verbonden partij

Dit hoofdstuk bevat een overzicht van de verschillende soorten verbonden partijen (publiekrechtelijk en privaatrechtelijk), het afwegingskader op basis waarvan de gemeente kan besluiten een nieuwe verbonden partij op te richten en welke vorm zich daar het beste voor leent alsmede de kaders voor de inrichting van de verbonden partij

Hoofdstuk 5 Beheer, regie en aansturing van verbonden partijen

Dit hoofdstuk beschrijft hoe de gemeente haar verbonden partijen beheert en aanstuurt. De scheiding van de eigenaars- en opdrachtgeversrol komt aan de orde, evenals de wijze waarop de gemeente haar deelnemingen aanstuurt. Ook wordt ingegaan op risicobeheersing, het afwegingskader voor de uitbreiding van bestaande verbonden partijen, periodieke evaluatie en beëindiging of vermindering van de samenwerking met een verbonden partij

Hoofdstuk 6 Informatievoorziening aan de raad

Dit hoofdstuk geeft inzicht in de wijze van informatievoorziening aan de raad

Hoofdstuk 7 Evaluatie Verbonden Partijen

Dit hoofdstuk bevat een overzicht van de Evaluatie van de verbonden partijen 2023 en de daaruit voortvloeiende aanbevelingen.

Hoofdstuk 8 Bijlagen

Dit hoofdstuk bevat de negen bijlagen bij het Beleidskader

3

Inleiding

De gemeente Haarlemmermeer heeft een omvangrijk takenpakket. Wij kunnen deze taken zelf uitvoeren, uitbesteden of op afstand plaatsen in samenwerking met verbonden partijen. Wij blijven als gemeente zelf verantwoordelijk voor de taken die wij door verbonden partijen laten uitvoeren. Deelname aan verbonden partijen levert de gemeente voordelen op, maar tegelijkertijd loopt de gemeente ook financiële en bestuurlijke risico’s. Het is daarom van belang om inzicht te hebben in de bijdrage van verbonden partijen aan het bereiken van de doelstellingen van de gemeente. In de loop der jaren is het aantal verbonden partijen waarmee de gemeente samenwerkt groter geworden. Ook het totale financiële aandeel van onze gemeente in verbonden partijen is toegenomen. Wij willen daarom actief sturing geven aan onze verbonden partijen. Op grond van artikel 18 van de Financiële verordening Haarlemmermeer 2021 biedt ons college de raad eens in de zes jaar een notitie aan over verbonden partijen, die tenminste het beleidskader bevat voor de wijze waarop de gemeente omgaat met de oprichting, uitbreiding, beheer, uittreding en beëindiging van haar verbonden partijen. Dit Beleidskader verbonden partijen 2024 bevat de visie en het beleid van de gemeente Haarlemmermeer voor de komende zes jaar met betrekking tot haar verbonden partijen.

In dit beleidskader zijn de aanbevelingen naar aanleiding van de Evaluatie verbonden partijen 2023 meegenomen.

4

Wat zijn verbonden partijen? Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente zowel een financieel als een bestuurlijk belang heeft (artikel 1, eerste lid, Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten). Is maar van één van beide belangen sprake, dan is geen sprake van een verbonden partij. Het financiële belang is het bedrag dat de gemeente ter beschikking heeft gesteld en dat niet verhaalbaar is, of waarvoor de gemeente aansprakelijk is, indien de verbonden partij failliet gaat of haar verplichtingen niet nakomt. Onder een bestuurlijk belang wordt verstaan dat de gemeente zeggenschap heeft, bijvoorbeeld wanneer een wethouder, raadslid of ambtenaar in het bestuur van de verbonden partij zitting heeft of namens de gemeente (als aandeelhouder) stemt. Het onderbrengen van een gemeentelijke taak bij een verbonden partij heeft voordelen, zoals efficiency- en kostenvoordelen en risicospreiding, in de zin dat (financiële) risico’s worden gedeeld met andere partijen. Ook kan dit een kennisvoordeel opleveren, door gebruik te maken van elkaars kennis en expertise. Dit kan echter ook nadelen hebben, zoals de afstand tot een verbonden partij en de mindere vanzelfsprekendheid van informatievoorziening aan de gemeente en van de beïnvloedingsmogelijkheden van de gemeente op een verbonden partij.

Ook lopen de belangen van de gemeente als eigenaar en opdrachtgever van een verbonden partij niet altijd parallel. De verschillende organisatievormen van een verbonden partij worden verder toegelicht in paragraaf 4.1. Bijlage 1 bevat een overzicht van de huidige verbonden partijen van onze gemeente.

5

Wettelijk kader De Gemeentewet geeft de voorkeur aan publiekrechtelijke samenwerking omdat het publiekrecht meer waarborgen kent dan het privaatrecht, zoals openbaarheid en (politieke) verantwoordelijkheid. Het oprichten van en het deelnemen in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen is volgens artikel 160 van de Gemeentewet slechts mogelijk “indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang”. De beslissing tot het oprichten van of deelnemen in een verbonden partij ligt bij het college. De gemeenteraad bepaalt wat de doelen en taken zijn van de gemeente en wat wel en niet tot het gemeentelijk publiek belang behoort. Ook kan de raad kaders stellen. De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) bevat het wettelijke kader voor publiekrechtelijke samenwerkingsverbanden en bevat regels over de verantwoording van die verbanden aan de gemeente. Het Burgerlijk Wetboek (BW) bevat in Boek 2 wettelijke bepalingen over privaatrechtelijke rechtspersonen (stichtingen, verenigingen, vennootschappen). Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) stelt eisen aan de verantwoording van de gemeente met betrekking tot verbonden partijen. Met ingang van 1 juli 2019 is het BBV op onderdelen gewijzigd.

De programma’s in de begroting dienen te vermelden hoe en in welke mate de verbonden partijen bijdragen aan de realisatie van de beleidsdoelstellingen van de gemeente. De risico’s met betrekking tot verbonden partijen worden in de paragraaf verbonden partijen van de begroting vermeld. Om het inzicht in verbonden partijen te vergroten wordt de voorgeschreven lijst van verbonden partijen opgesplitst in gemeenschappelijke regelingen, stichtingen/verenigingen en coöperaties/ vennootschappen. Indien de raad een zesjaarlijkse beleidsnota met een kaderstellend overzicht inzake verbonden partijen heeft vastgesteld, kan de paragraaf verbonden partijen in de begroting zich beperken tot het geven van een totaalbeeld van participaties in verbonden partijen en de financiële aspecten ervan. Bijlage 2 bevat een overzicht van de relevante wet- en regelgeving.

6

Het oprichten van een nieuwe verbonden partij De gemeente kan ervoor kiezen een taak onder te brengen bij een verbonden partij. Daarbij kan het zowel gaan om de oprichting van een nieuwe organisatie (al dan niet door verzelfstandiging van een gemeentelijke dienst) als om toetreding tot of deelneming in een bestaande organisatie. In dit hoofdstuk worden deze beide vormen aangemerkt als de oprichting van een nieuwe verbonden partij. In de oprichtingsfase moet gekozen worden voor de juiste organisatievorm van de verbonden partij (publiekrechtelijk of privaatrechtelijk). 4.1. Organisatievormen van een verbonden partij Er zijn verschillende organisatievormen van verbonden partijen. 1. Publiekrechtelijke samenwerkingsvormen op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Een gemeenschappelijke regeling is een publiekrechtelijk samenwerkingsverband tussen bestuursorganen van decentrale overheden (gemeenten, provincies en waterschappen). Het betreft (in volgorde van zwaar naar licht): • gemeenschappelijke regeling met openbaar lichaam (met rechtspersoonlijkheid). Dit is de meest uitgebreide vorm van samenwerkingsvorm. De gemeente kan vrijwel al haar taken en bevoegdheden overdragen aan een gemeenschappelijke regeling. Een gemeenschappelijke regeling kan worden beschouwd als een vorm van verlengd lokaal bestuur.

Een gemeenschappelijke regeling heeft een verplicht voorgeschreven bestuursstructuur. Deze bestaat uit een algemeen bestuur, dagelijks bestuur en een voorzitter/secretaris. Voorbeelden van gemeenschappelijke regelingen van onze gemeente zijn de Veiligheidsregio Kennemerland, Cocensus en de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied; • bedrijfsvoeringsorganisatie (met rechtspersoonlijkheid). Dit is een lichtere samenwerkingsvorm, die alleen mag worden getroffen door colleges en uitsluitend ‘ter behartiging van de sturing en beheersing van ondersteunende processen en van uitvoeringstaken van de deelnemers’. Hierbij kan worden gedacht aan samenwerkingen op het gebied van personeel of financiën. Onze gemeente neemt deel aan de bedrijfsvoeringsorganisatie “gemeenschappelijke regeling Amstelland en Meerlanden Werkorganisatie”; • gemeenschappelijk orgaan (zonder rechtspersoonlijkheid). Dit is een lichte samenwerkingsvorm, waaraan de gemeente beschikkingsbevoegdheden kan overdragen. Regelgevende bevoegdheden kunnen daar niet aan worden overgedragen. Haarlemmermeer neemt deel aan de GR GO Beschermd Wonen Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer per 1 januari 2024; • centrumgemeente. Bij deze vorm van samenwerking mandateert het ene gemeentebestuur bestuursbevoegdheden aan een andere gemeente; en • regeling zonder meer. Dit betreft bijvoorbeeld convenanten, bestuursovereenkomsten.

Wij nemen deel aan een aantal gemeenschappelijke regelingen met openbaar lichaam, zie bijlage 1. In veel gevallen zijn de lichtere publiekrechtelijke samenwerkingsvormen, zoals de GO, niet te beschouwen als een verbonden partij, omdat vaak slechts sprake is van een financieel belang en niet van een bestuurlijk belang. 2. Privaatrechtelijke organisaties. Het kan daarbij gaan om een: • stichting. Een stichting heeft geen winstoogmerk en kent geen leden. Een stichting beoogt met behulp van een daartoe bestemd vermogen een in de statuten vermeld doel te verwezenlijken. Een stichting wordt als verbonden partij aangemerkt wanneer de gemeente een zetel in het bestuur heeft en financiële risico's draagt. Een stichting heeft één bestuurslaag, er is geen sprake van een orgaan waarin leden of eigenaren zijn 7

•

•

vertegenwoordigd. Gemeenten gebruiken de stichtingsvorm vaak om geoormerkt geld adequaat te besteden onder verantwoordelijkheid van een zelfstandig stichtingsbestuur. Daarbij kan ervoor gekozen worden om een Raad van Toezicht in te stellen. Voor schoolbesturen, musea, bibliotheken, schouwburgen e.d. is een stichting een gebruikelijke rechtsvorm. De gemeente heeft veelal een subsidie- of opdrachtgeversrelatie met stichtingen. Indien de financiële relatie met een stichting slechts een subsidiebedrag betreft, valt deze stichting niet onder de termen van een verbonden partij. (coöperatieve) vereniging. Kernelement van een vereniging is dat deze leden heeft. Een vereniging heeft in ieder geval twee organen: de algemene ledenvergadering en het bestuur. Een Raad van Toezicht kan worden ingesteld. Een belangrijk kenmerk van een vereniging is dat deze geen winst verdeelt onder haar leden. Ook hier geldt dat indien de gemeente een zetel heeft in het bestuur en financiële risico's draagt, de vereniging als verbonden partij wordt aangemerkt. een vennootschap: een commanditaire, besloten of naamloze vennootschap Voor vennootschappen waarvan de gemeente aandeelhouder (‘deelnemer in het kapitaal’) is, hanteren wij het begrip ‘deelnemingen’.

3. Een publiek-private samenwerking (PPS). Deelname aan een PPS is een vorm van privaatrechtelijke samenwerking. Een PPS kan in velerlei juridische entiteiten vorm krijgen. PPS is geen rechtsvorm op zich, maar maakt gebruik van bestaande rechtsvormen of contractuele mogelijkheden. In geval van een PPS kan sprake zijn van een verbonden partij wanneer sprake is van zowel een financieel belang als een bestuurlijk belang in de PPS-constructie. PPSconstructies worden niet als een verbonden partij aangemerkt, in het geval de gemeente en een private partij, uitsluitend op basis van overeenkomst, een project uitvoeren waarbij ook een publiek belang aan de orde is. In het geval de gemeente op grond van de PPS-constructie besluit een vennootschap en/of een privaatrechtelijke rechtspersoon, zoals een C.V. of een B.V., op te richten of daaraan deel te nemen, dan wordt die rechtspersoon aangemerkt als verbonden partij. Het gaat dan om een zelfstandige rechtspersoon waarbij de gemeente een bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt en een financieel belang heeft.

Bijzondere redenen om deel te nemen in een PPS met zelfstandige rechtsbevoegdheid kunnen liggen op het vlak van delen of verleggen van risico’s, meerwaarde, slagvaardigheid, efficiëntiewinst (betere benutting van inzet en kwaliteit van marktpartijen) en effectiviteit (specifieke expertise in een marktgeoriënteerde setting) Een ander kenmerk van een PPS-constructie is dat het binnen de gemeentelijke context altijd een tijdelijk en projectmatig karakter heeft. Zie voor voorbeelden bijlage 1. 4.2. Afwegingskader voor het aangaan of oprichten van een nieuwe verbonden partij Voor het oprichten of aangaan van een nieuwe verbonden partij hanteert de gemeente een afwegingskader (bijlage 3). Op basis van dit afwegingskader bepalen wij of wij de desbetreffende taak willen laten uitvoeren door een verbonden partij en zo ja, welke organisatievorm van de verbonden partij daarvoor het meest passend of wenselijk is (publiekrechtelijk of eventueel privaatrechtelijk). De belangrijkste uitgangspunten daarbij zijn: - de gemeente laat alleen taken uitvoeren door een verbonden partij indien sprake is van een publiek belang; - eerst moet worden nagegaan of de markt de taak kan uitvoeren; - de voorkeur gaat uit naar samenwerking met een publiekrechtelijke verbonden partij (in verband met de publiekrechtelijke waarborgen); - een exitbepaling wordt in de statuten dan wel GR opgenomen; 8

-

Een integrale strategische beleidsvisie wordt opgesteld en Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) om op de effectiviteit van de samenwerking te kunnen sturen.

Het voornemen tot oprichting van een nieuwe verbonden partij wordt altijd aan de raad voorgelegd: - voor het oprichten van een gemeenschappelijke regeling is toestemming van de raad vereist (artikel 1, tweede lid, van de Wgr); en - een besluit tot oprichting van een privaatrechtelijke verbonden partij kan pas worden genomen nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen te uiten. 4.3. De inrichting van de verbonden partij Bij het aangaan van een verbonden partij kiest de gemeente ervoor om een publieke taak te beleggen bij de verbonden partij. De gemeente blijft echter verantwoordelijk voor het realiseren van de beleidsdoelstellingen. Daarom moeten al bij de oprichting duidelijke kaders en randvoorwaarden worden opgesteld waar de gemeente op kan sturen en aan kan toetsen in de beheerfase, waaronder een integrale strategische beleidsvisie en daarmee te monitoren prestatie-indicatoren. 4.3.1. Inrichting van gemeenschappelijke regelingen Op grond van de Wgr bevat de gemeenschappelijke regeling die de gemeente aangaat in ieder geval bepalingen over: • de taken en bevoegdheden van de gemeenschappelijke regeling; • samenstelling van de organen van de gemeenschappelijke regeling: Algemeen Bestuur, Dagelijks Bestuur; • financiën; • informatieplicht en verantwoording; • wijziging, opheffing, toetreding en uittreding.

Daarnaast is het wenselijk bij de oprichting in ieder geval het volgende vast te leggen: • de na te streven doelen en prestaties; • de verdeling van zeggenschap. In verband met de (financiële) risico’s staat deze verdeling bij voorkeur in verhouding tot het financiële belang van de gemeente, in plaats van gebaseerd te zijn op het aantal deelnemers; • de verdeling en toewijzing van de interne verantwoordelijkheden binnen de gemeenschappelijke regeling. Vastgelegd moet worden over welke zaken het Algemeen Bestuur gaat en over welke zaken het Dagelijks Bestuur kan beslissen. Uitsluitend collegeleden worden benoemd als lid van het Algemeen Bestuur. Ook moet worden bepaald wie zitting hebben in het Dagelijks Bestuur en hoe deze leden worden gekozen; • overige randvoorwaarden waarbinnen eventueel geopereerd moet worden, zoals het vereiste weerstandsvermogen, beloningsbeleid, kwaliteitsborging. 4.3.2. De inrichting van privaatrechtelijke samenwerkingsvormen Voor deelnemingen is wettelijk bepaald (Boek 2 BW) dat de algemene vergadering van aandeelhouders (AvA) van de N.V. of B.V.

beslist over: • het vaststellen van de jaarrekening; • het vaststellen winstbestemming dus het uit te keren dividend aan de gemeente; • het goedkeuren van statutenwijzigingen; • het nemen van besluiten tot fusie en splitsing; • het nemen van besluiten tot ontbinding van de vennootschap; • de benoeming van de leden van de raad van commissarissen (RvC); 9

•

het vaststellen van het bezoldigingsbeleid van de RvC.

Bij oprichting door of namens de gemeente van een N.V. of B.V. is het wenselijk om in aanvulling op het bovenstaande in ieder geval te vast te leggen: • de na te streven doelen en prestaties; • de verdeling van zeggenschap. Deze moet in verhouding staan tot het financiële belang, dat wil zeggen dat het aandelenkapitaal in lijn moet liggen met de omvang van de taken en bijbehorende risico’s die bij de verbonden partij worden ondergebracht; • om de invloed van de gemeente te vergroten, is het voorts wenselijk om in aanvulling op de wettelijke bevoegdheden de AvA te laten besluiten over: - de begroting; - investeringsvoorstellen met een omvang boven een vooraf bepaald bedrag; - de benoeming van de bestuurders (deze worden doorgaans door de RvC aangesteld); - het bezoldigingsbeleid van de bestuurders; • de verdeling en toewijzing van verantwoordelijkheden. Vastgelegd moet worden over welke zaken de AvA gaat en over welke zaken de RvC kan beslissen; • de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd aan de gemeente. De deelneming gebruikt voor informatievoorziening aan de gemeente in het kader van de planning- en controlcyclus het daarvoor door de gemeente vastgestelde format (bijlage 4); • de voorwaarden waartegen uitgetreden kan worden.

Ook moet worden vastgelegd aan wie de aandelen verkocht mogen worden (bijvoorbeeld de zittende aandeelhouders), één en ander uitgewerkt in een exitstrategie welke in de statuten wordt opgenomen; • overige randvoorwaarden waarbinnen geopereerd moet worden, zoals weerstandsvermogen, beloningsbeleid en kwaliteitsborging door aan te sluiten bij de Nederlandse Corporate Governance Code (zie voor dit laatste paragraaf 5.5). Voor stichtingen en verenigingen wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de voorwaarden voor deelnemingen.

10

Beheer, regie en aansturing van verbonden partijen 5.1. Belang van goede aansturing Het beheer van onze verbonden partijen is gericht op het behartigen van het publiek belang en de beheersing van de risico’s die aan de samenwerking met de verbonden partij verbonden zijn. De informatievoorziening aan de gemeente moet zodanig zijn dat college en raad in staat zijn hun rollen adequaat te vervullen. De relatie met verbonden partijen vereist een duidelijke regie en heldere afspraken. Verbonden partijen kunnen immers een eigen visie hebben op de wijze waarop zij hun doelstellingen realiseren en kunnen andere prioriteiten stellen dan de gemeente. De afspraken over de wijze van regie en sturing gelden voor alle verbonden partijen. Hierbij geldt dat het belang per verbonden partij varieert. Onze feitelijke inzet op het beheer en de regie hangt samen met het belang van onze gemeente in de desbetreffende verbonden partij. Dit belang bestaat uit een combinatie van factoren, zoals het financiële belang of het belang van de gemeentelijke beleidsdoelstelling die via de verbonden partij wordt gerealiseerd. De mate van beheer en regie hangt voorts af van het risicoprofiel van een verbonden partij. Bij een verbonden partij met een hoog risicoprofiel sturen wij intensiever dan bij een verbonden partij met een laag risicoprofiel.

Om vanuit een vastgesteld kader te kunnen aansturen, dient onze gemeente voor iedere verbonden partij een integrale strategische beleidsvisie te formuleren en kritische prestatie indicatoren vast te stellen om op dit kader te kunnen sturen en zo de effectiviteit en uitvoering van het publiek belang te kunnen monitoren en zo nodig de samenwerking te herijken. 5.2. Scheiding eigenaars- en opdrachtgeversrol; checks and balances Bij de aansturing van een verbonden partij vervult het college zowel de eigenaarsrol als de opdrachtgeversrol. In verband met de ‘checks and balances’ is het van belang dat er intern een duidelijke scheiding tussen beide rollen geldt. In de eigenaarsrol beslist de gemeente over de oprichting, missie, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verbonden partij (beheersmatige aansturing). In deze rol is de continuïteit van een verbonden partij belangrijk, zonder dat deze structureel verlies lijdt. Hiervoor zijn zaken vereist als een goede bedrijfsvoering, voldoende omzet, kostenbeheersing, marketing, innovatie enzovoorts. Dit zijn typisch beheersmatige aspecten die de efficiency raken van de uitvoering van de op afstand geplaatste taak.

In deze rol vindt de beoordeling plaats van het waardebehoud van kapitaalstortingen, leningen, voorfinanciering en garanties vanuit het risicoperspectief van de gemeente, met rekenschap van de (gewenste) gevolgen voor de continuïteit van de deelneming. In de opdrachtgeversrol streeft de gemeente naar een zo goed mogelijk product tegen een zo laag mogelijke prijs. Gestuurd wordt op de inhoud en output, de kwaliteit van de dienstverlening en op een adequate vertaling van de politiek-bestuurlijke doelstellingen naar de strategie en uitvoeringsplannen van de deelneming (beleidsmatige aansturing). Bij deze scheiding van rollen hanteren wij de volgende uitgangspunten: 1. de opdrachtgever is een andere persoon dan de eigenaar; 2. controle geschiedt altijd door een ander (een eigenaar of opdrachtgever kan niet zichzelf controleren); 3. voor de verdeling van de eigenaarsrol wordt onderscheid gemaakt tussen private verbonden partijen (deelnemingen) enerzijds en publiekrechtelijke verbonden partijen (gemeenschappelijke regelingen), omdat deze laatste fungeren als verlengd lokaal bestuur;

11

4. iedere portefeuillehouder heeft een vervanger, die niet reeds als eigenaar of opdrachtgever betrokken mag zijn bij de verbonden partij. De eigenaarsrol wordt als volgt belegd binnen het college: 1. voor de deelnemingen in de B.V. ‘s en N.V. ’s ligt de eigenaarsrol bij de portefeuillehouder financiën. Deze vertegenwoordigt de gemeente als aandeelhouder en bewaakt in die hoedanigheid de continuïteit, rentabiliteit en financiële zekerheid van de onderneming. 2. bij gemeenschappelijke regelingen en andere verbonden partijen van publiekrechtelijke aard is sprake van verlengd lokaal bestuur. Daar speelt het onderscheid tussen de eigenaarsrol bij en de opdrachtgeversrol minder sterk dan bij deelnemingen. De inhoudelijk meest betrokken portefeuillehouder vervult daarbij de eigenaarsrol en vertegenwoordigt de gemeente als bestuurder in het algemeen bestuur en eventueel het dagelijks bestuur van de verbonden partij. 3. Indien de eigenaarsrol samenvalt met de opdrachtgeversrol, stemt het college onderling af welke portefeuillehouder de eigenaarsrol vervult en welke de opdrachtgeversrol. De rol van opdrachtgever/klant wordt als volgt belegd binnen het college: • Als opdrachtgever treedt op de coördinerend portefeuillehouder. Dit is de inhoudelijk meest betrokken portefeuillehouder. De coördinerend portefeuillehouder stuurt namens het college op kwaliteit en output.

• Indien de inhoudelijk meest betrokken portefeuillehouder al optreedt als eigenaar bij een verbonden partij, vervult een andere inhoudelijk betrokken portefeuillehouder deze rol. Indien de rollen van eigenaar en opdrachtgever samenvallen wegens de portefeuilleverdeling binnen het college, stemt het college af welke portefeuillehouder de eigenaarsrol vervult en welke portefeuillehouder de opdrachtgeversrol. Beide portefeuillehouders stemmen regelmatig onderling af. Vanuit hun eigenaars- dan wel opdrachtgeversrol informeren de portefeuillehouders ook de overige collegeleden actief over relevante zaken die spelen bij de verbonden partij. Besluitvorming over verbonden partijen vindt plaats in het college (zie ook paragraaf 5.4). Ambtelijk is de sturing van het opdrachtgeverschap en het eigenaarschap eveneens door een scheiding van rollen opgebouwd. De directie en de clusters volgen de rolverdeling binnen het college, dus ook op ambtelijk niveau worden de eigenaars- en opdrachtgeversrol gescheiden. 5.3. Regie en beheer op basis van public governance Wij sturen onze verbonden partijen aan op basis van het ‘public governance’-model. Bij aansturing op basis van dit model staan vier deelprocessen centraal: sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden.

Wij passen de mate van onze aansturing aan het belang aan dat wij in een verbonden partij hebben en aan het risicoprofiel van de verbonden partij. Een verbonden partij waarin wij een gering belang hebben en die een laag risicoprofiel heeft, vraagt minder aandacht dan een verbonden partij waarin wij een groot financieel belang hebben en die een hoge risico’s kent. Om de effectiviteit van een verbonden partij te kunnen beoordelen sturen wij vanuit een vastgestelde strategische beleidsvisie en daarbij behorende prestatie-indicatoren. Voor iedere verbonden partij dient deze beleidsvisie en prestatie-indicatoren opgesteld te worden. Sturen is het proces waarbij de gemeente richting geeft aan het realiseren van de vastgestelde beleidsdoelstellingen. Met name voor raadsleden is het in toenemende mate van belang te kunnen schakelen tussen het behartigen van lokale belangen en de aandacht voor samenwerkingsbelangen.

12

Beheersen is het stelsel van maatregelen, procedures en processen waardoor de gemeente zorg draagt voor het blijvend nastreven en realiseren van haar beleidsdoelstellingen. Verantwoorden houdt in dat de verbonden partij over alle opgedragen taken en gedelegeerde bevoegdheden verantwoording aflegt. Bij verantwoording gaat het om inzicht in rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. In verband met de democratische legitimiteit neemt het belang voor de gemeenteraad toe om na te gaan of samenwerkingsverbanden doen wat ze moeten doen en of via samenwerking ook gebeurt wat kiezers is beloofd. Wij beschouwen het als een verplichting van iedere verbonden partij om de gemeente duidelijk, tijdig en transparant te informeren, niet alleen in formele zin (door bijvoorbeeld de jaarcijfers op tijd naar de gemeenteraad te sturen), maar ook in materiële zin, door inhoudelijke vraagstukken toegankelijk te presenteren nog voor daarover in het samenwerkingsverband besluiten zijn genomen. Wij sturen erop dat onze verbonden partijen de gemeente op deze wijze informeren en verantwoording afleggen. Toezicht houden is de controlerende activiteit die de gemeente uitvoert om de resultaten van het beleid te kunnen beoordelen.

In het kader van onze toezichtrol stellen wij een open en transparante wervings-, selectie- en herbenoemingsprocedure vast voor toezichthouders en (externe) bestuursleden bij verbonden partijen (commissarissen, leden van de raad van bestuur of van de directie), voor zover wij daartoe bevoegd zijn. Het opstellen van een profiel maakt daar wezenlijk onderdeel van uit. Onderdelen van dit profiel zijn: een relevante opleiding en ervaring als toezichthouder alsmede een aantal kerncompetenties gerelateerd aan de specifieke verbonden partij. Tijdens deze procedure wordt ook ingegaan op mogelijke belangenverstrengeling of antecedenten. Voor B.V. ’s en N.V. ’s gelden de bepalingen van artikel 2:268 respectievelijk 2:158 BW e.v. voor de raad van commissarissen, alsmede wat daarover eventueel aanvullend in de statuten is geregeld. Bijlage 5 bevat een uitwerking van de deelprocessen en de uitgangspunten die wij hanteren bij de aansturing van onze verbonden partijen. Wij hanteren dit model ook zoveel mogelijk voor onze deelnemingen en andere privaatrechtelijke verbonden partijen. Indien ook andere overheden of organisaties deelnemen aan een verbonden partij, treden wij proactief op en overleggen wij, voor zover mogelijk, vooraf met de andere deelnemers of aandeelhouders over in te nemen (gezamenlijke) standpunten (actief aandeelhouderschap). 5.4.

Aansturing van deelnemingen Deelnemingen zijn vennootschappen waarin de gemeente participeert via aandelen. Zoals hiervoor is aangegeven, hanteren wij ook voor onze deelnemingen en overige privaatrechtelijke verbonden partijen zoveel mogelijk het model van public governance. Voor deelnemingen geldt daarnaast nog een aantal bijzonderheden in de aansturing. Die worden in deze paragraaf uiteengezet. Ook hier geldt dat naarmate het belang van onze gemeente in een deelneming kleiner is, sprake zal zijn van een lichtere regie. Zo vraagt de Bank Nederlandse Gemeenten, waarin wij een klein belang hebben, een andere, lichtere vorm van aansturing dan bijvoorbeeld de Meerlanden. 5.4.1. Portefeuille deelnemingen Onze gemeente heeft diverse deelnemingen met aandelen (B.V. ’s en N.V. ’s). In een aantal van deze deelnemingen heeft de gemeente een groot financieel belang. Gelet op de substantiële financiële omvang van de deelnemingen van onze gemeente en de actieve regie die wij willen voeren, zal de portefeuille deelnemingen worden ingesteld. Het ligt, gelet op de verdeling van de eigenaars- en opdrachtgeversrol bij deelnemingen (zie paragraaf 5.2), in de rede dat de portefeuillehouder financiën deze portefeuille zal beheren.

13

5.4.2. Kaders voor de aansturing door de gemeente als aandeelhouder In geval van een deelneming staat de gemeente op afstand van de uitvoering van de taken door de desbetreffende vennootschap. De gemeente houdt zich niet bezig met de dagelijkse beleids- en bedrijfsvoering van de onderneming. De directie vormt de leiding van de vennootschap, de Raad van Commissarissen (voor zover deze is ingesteld) voert het toezicht. De kaders voor de aansturing van deze vennootschappen zijn vastgelegd in wet- en regelgeving (met name het vennootschapsrecht zoals geregeld in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek), in de statuten en in de Nederlandse Corporate Governance Code. Dat geldt ook voor de rechten en plichten van de aandeelhouders. De gemeente zal ook als aandeelhouder altijd de publieke, primaire taken die direct samenhangen met het bestaan van de deelneming blijven bewaken. Daarvoor stelt onze gemeente per verbonden partij een integrale strategische beleidsvisie en daarmee verbonden prestatie-indicatoren op om het publiek belang te dienen. Dat was immers oorspronkelijk de reden voor de gemeente om deel te nemen in de verbonden partij. Daarbij is er een kans op winstuitkering, maar indien sprake is van een verlies dient er mogelijk een extra bijdrage gestort te worden door de aandeelhouders. Ook dit belang houdt de gemeente als aandeelhouder goed in het oog.

Daarnaast vertegenwoordigt de deelneming een waarde op de balans van de gemeente. Tenslotte heeft de gemeente als aandeelhouder een rol in het bewaken van goed bestuur (“good governance”) in de onderneming, met name door er op toe te zien dat de desbetreffende verbonden partij haar taak of taken naar behoren vervult. De precieze scheidslijn tussen de primaire taak van de onderneming en overige taken is soms lastig te maken. Wij moeten alert zijn op het risico van teveel verwevenheid van beleidsmatige inbreng en opdrachtgeverschap vanuit de gemeente en te weinig aandacht voor een juiste vennootschapsrechtelijke aansturing. Het is belangrijk dat wij hierin een zo zuiver mogelijke lijn betrachten. De scheidslijn tussen de publiekrechtelijke rol en privaatrechtelijke rol is niet altijd even duidelijk, noch voor de gemeente (of andere aandeelhouders), noch voor de desbetreffende verbonden partij. Voor de scheiding tussen de opdrachtgevers- en eigenaarsrol zijn duidelijke kaders opgesteld (zie paragraaf 5.2 ). Ook de verbonden partij moet zich er steeds bewust van zijn dat bepaalde vragen aan de gemeente als publiekrechtelijk orgaan moeten worden voorgelegd alvorens deze kunnen worden behandeld in een AvA: de formele besluitvorming over de in de AvA te behandelen onderwerpen vindt immers plaats door het college. 5.4.3.

Voorbereiding van aandeelhoudersvergaderingen In paragraaf 4.3.2 is aangegeven over welke onderwerpen de AvA besluiten neemt. In de AvA’s van onze deelnemingen wordt de gemeente als aandeelhouder vertegenwoordigd door de portefeuillehouder deelnemingen (eigenaarsrol). Voor de voorbereiding van de AvA’s is een hoge mate van transparantie vereist van de deelneming. De deelneming moet tijdig voldoende relevante informatie aanleveren over het (financiële) reilen en zeilen van de vennootschap, de strategie, het risicomanagement en de corporate governance structuur. Wij hanteren als standaard werkwijze dat al deze aandeelhoudersbesluiten voorafgaand aan de AvA door het college worden genomen. De portefeuillehouder deelnemingen is gemachtigd om na het collegebesluit de stem namens de gemeente uit te brengen in de AvA. Met deze werkwijze komen aandeelhoudersbesluiten altijd onder de aandacht van de politiek verantwoordelijken, kunnen risico’s worden beperkt en is de besluitvorming transparant en rechtmatig. Indien de portefeuillehouder deelnemingen verhinderd is een AvA bij te wonen, geldt in beginsel dat deze vervangen wordt door een andere portefeuillehouder (horizontale vervanging).

Bij wijze van uitzondering kan de Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur een Directeur of, indien deze verhinderd is, een clustermanager machtigen om namens de gemeente de stem van de gemeente uit te brengen.

14

Deze werkwijze vergt een goede en tijdige aanlevering van informatie van de vennootschappen en korte lijnen binnen de gemeente tussen de portefeuillehouder deelnemingen en de ambtelijke ondersteuning. Wij ontvangen minimaal zes weken voorafgaand aan de AvA alle relevante stukken in concept van de deelneming. Die tijd is nodig voor de ambtelijke voorbereiding van de besluitvorming door het college (het voorbereiden van de annotaties en adviezen, het opvragen van aanvullende informatie, afstemming en overleg, behandeling in directie en staven). Minimaal twee weken voorafgaand aan de AvA ontvangen wij de definitieve versies van deze stukken. Voor zover hierin niet reeds is voorzien, maken wij afspraken met de directie van onze deelnemingen over de termijn van aanlevering van stukken voorafgaand aan een AvA. Wij streven een actief aandeelhouderschap na. Dat betekent ook dat wij zoveel mogelijk samen met de andere aandeelhouders de besluitvorming in de AvA voorbereiden. Actief aandeelhouderschap betreft de wijze waarop aandeelhouders zich actief bezighouden met het strategische beleid van de onderneming. Het bestuur van de onderneming bepaalt dit beleid en wordt daarbij gecontroleerd door de Raad van Commissarissen, die een adviserende en toezichthoudende taak in de vennootschap heeft.

De aandeelhouders hebben de functie het bestuur te monitoren en eventueel te corrigeren bij het ontstaan van ongewenste situaties, bijvoorbeeld indien een orgaan van de vennootschap een disproportioneel aantal bevoegdheden heeft om zijn taken uit te voeren. Dit kan ongewenste situaties opleveren voor de overige betrokkenen van de onderneming, de zogeheten stakeholders. 5.4.4. Verantwoording en informatievoorziening Voor deelnemingen gelden niet de regels van het BBV, maar uitsluitend de bepalingen van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW). Op grond van Titel 9 van Boek 2 van het BW (artikelen 2:361 e.v.) moeten deelnemingen een jaarrekening opstellen, die bestaat uit de winst- en verliesrekening met toelichting, of eventueel een geconsolideerde jaarrekening. De jaarrekening moet volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht geven, dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over het vermogen en het resultaat, alsmede over de solvabiliteit en de liquiditeit van de rechtspersoon (voor zover de aard van de jaarrekening dat toelaat). De jaarrekening wordt vastgesteld door de AvA. Na vaststelling dient de jaarrekening binnen acht dagen openbaar te worden gemaakt door middel van deponering bij het handelsregister.

Openbaarmaking van de jaarrekening dient uiterlijk dertien maanden na afloop van het boekjaar te hebben plaatsgevonden (ook wanneer de jaarrekening nog niet is vastgesteld). De bepalingen van Titel 9 van Boek 2 BW zijn niet toegesneden op de verantwoordingsplicht en de planning- en controlcyclus van de gemeente. Voor onze bestaande private verbonden partijen van de gemeente geldt veelal dat bij de oprichting onvoldoende aandacht is geweest voor transparantie, informatievoorziening en verantwoording aan de gemeente. Gelet op de publieke taak die onze verbonden partijen verrichten en de daaraan gekoppelde maatschappelijke verantwoordelijkheden, alsmede gelet op de potentiële financiële risico’s voor de gemeente als aandeelhouder, verwachten wij dat ook onze deelnemingen zoveel mogelijk de voorschriften van het BBV volgen. Zoals hiervoor in paragraaf 5.3 is aangegeven verwachten wij dat iedere verbonden partij de gemeente duidelijk, tijdig en transparant informeert. Iedere verbonden partij van onze gemeente is daarom, ongeacht de rechtsvorm, verplicht tot het aanleveren van een jaarrekening en een begroting. De begroting en jaarrekening dienen de volgende paragrafen te bevatten, tenzij het desbetreffende aspect niet aan de orde is: a. weerstandsvermogen en risicobeheersing; b. onderhoud kapitaalgoederen; c. financiering; d. bedrijfsvoering; 15

e. verbonden partijen. Zie voor het bijbehorende format bijlage 4. Voor zover de statuten van de verbonden partij niet of onvoldoende voorzien in de gewenste wijze van informatievoorziening en verantwoording (zie paragraaf 4.3.2 over de inrichting van private verbonden partijen), zullen wij hierover met privaatrechtelijke verbonden partijen afspraken maken. 5.5. Governance codes Gelet op de actieve regierol en de verantwoordingsplicht van de gemeente is het wenselijk dat onze verbonden partijen het belang van een goede governance uitdrukkelijk onderschrijven. Wij zullen onze verbonden partijen (met uitzondering van onze deelnemingen) daarom vragen om, zoals de Raad voor het openbaar bestuur heeft geadviseerd, het Handvest Publiek Verantwoorden uitdrukkelijk te onderschrijven. In het Handvest Publieke Verantwoording (www.publiekverantwoorden.nl) is weergegeven hoe waarden als transparantie, betrouwbaarheid, participatie en verantwoording worden nagestreefd. In het Handvest staat ook beschreven hoe deze waarden in de praktijk (moeten) worden gebracht. Met onderschrijving van het Handvest bereiken wij dat onze verbonden partijen bewust publieke verantwoording afleggen over hun activiteiten en de kwaliteit van hun dienstverlening.

Voor de aansturing en beheersing van onze deelnemingen hanteren wij als leidraad de Nederlandse Corporate Governance Code (herziene versie van december 2022, bijlage 9). Hoewel deze code is geschreven voor beursgenoteerde ondernemingen, kan hij ook als leidraad worden gebruikt voor niet beursgenoteerde ondernemingen. Het doel van de Code is het bewerkstelligen van een deugdelijk en transparant stelsel van checks and balances binnen Nederlandse beursgenoteerde vennootschappen en het daartoe reguleren van de verhoudingen tussen het bestuur, de raad van commissarissen en de aandeelhouders/AvA. Naleving van de Code draagt bij aan het vertrouwen in goed en verantwoord bestuur van vennootschappen en hun inbedding in de maatschappij. De Code bevat bepalingen over: - het centraal stellen van duurzame, lange termijn waardecreatie; - het creëren van een cultuur die het gewenste gedrag, integer handelen en inclusie stimuleert; - wat van vennootschappen wordt verwacht op het gebied van risicomanagement en de wijze waarop zij daar verantwoording over afleggen; - de inrichting van het bestuur en de raad van commissarissen in verband met de checks and balances, goed ondernemingsbestuur en onafhankelijk toezicht; - verantwoord belonen; - de rol van de aandeelhouder.

Wij hanteren de gehele Code als leidraad bij de aansturing van onze deelnemingen, met uitzondering van Hoofdstuk 5 (One-Tier-bestuursstructuur), met dien verstande dat: - wij principe 1.3 (interne audit functie) slechts van toepassingen achten wanneer het balanstotaal van onze deelneming meer dan € 2 miljoen bedraagt en wij een belang hebben van 25% of meer van de aandelen, of indien de deelneming een hoog risicoprofiel heeft. Wij achten dit principe uitdrukkelijk wel van toepassing op de Gem A4 Zone West en de Gem President in verband met het financiële risico van de gemeente en de aard van de activiteiten; - principes 1.6 (benoeming en beoordeling functioneren externe accountant) en 1.7 (uitvoering werkzaamheden externe accountant) niet van toepassing zijn voor zover onze deelnemingen zijn vrijgesteld van een accountantscontrole; - in aanvulling op Hoofdstuk 3 (Beloningen) aanvullend de Wet normering topinkomens van toepassing is voor zover de gemeente invloed uitoefent op het beheer of beleid van de instelling, bijvoorbeeld door de benoeming van één of meer leden in het bestuur.

16

Wij zullen onze deelnemingen verzoeken schriftelijk de naleving van deze Code te onderschrijven, voor zover van toepassing. Voor zover mogelijk doen wij dit in overleg met de andere aandeelhouders via de AvA. 5.6. Risicobeheersing verbonden partijen Een belangrijk onderdeel van een actief beheer van onze verbonden partijen heeft betrekking op risicobeheersing. De rechtsvorm van een verbonden partij bepaalt aan welke wet- en regelgeving zij zich dient te houden. Voor gemeenschappelijke regelingen gelden in beginsel dezelfde kaders als voor overheden, zoals de Gemeentewet, aanbestedingsregels, het BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) en de richtlijnen van de Commissie BBV. Voor onze privaatrechtelijke verbonden partijen gelden daarentegen de bepalingen van het rechtspersonenrecht in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW), voor zover wij geen aanvullende voorwaarden hebben opgelegd of aanvullende afspraken hebben gemaakt met onze verbonden partijen. Het beheersen van risico’s rondom onze verbonden partijen vereist daarom een kijk vanuit verschillende invalshoeken bij de actieve regie die wij willen voeren. Wij hanteren de Nederlandse Corporate Governance Code als aanvullende leidraad voor onze deelnemingen. In deze Code is bepaald dat het bestuur van de vennootschap verantwoordelijk is voor het identificeren en beheersen van risico’s.

Het bestuur verantwoordt dit in de rekening en begroting. Het beheersen van risico’s rondom onze verbonden partijen vereist een kijk vanuit verschillende invalshoeken en een actieve regie. Er zijn verschillende momenten waarop wij als aandeelhouder en als deelnemende partij de risico’s van een verbonden partij in kaart brengen, namelijk: • Bij het opstellen van de paragraaf verbonden partijen in de jaarstukken. Hier worden de risico’s geïnventariseerd aan de hand van bestuurlijke rapportages (begroting, jaarverslaglegging) van de verbonden partij. Deze risico’s worden verwerkt in de paragraaf verbonden partijen en in een uitgebreidere risicoscan. De uitvoering van een jaarlijkse risicoscan op de inhoudelijke beleidsvelden en de financiële beheersing bij onze verbonden partijen vormt onderdeel van het public governancemodel. Een risicoscan komt bovendien aan de accountantscontrole ten goede. Behalve naar de financiële risico’s wordt daarbij ook gekeken naar de juridische risico’s (bijvoorbeeld staatssteun). Op basis van deze risicoscan bepalen wij jaarlijks wij het risicoprofiel van de verbonden partij. Tezamen met de gemaakte afspraken over de informatievoorziening en overlegstructuur vormt dit het beheerskader van de gemeente met betrekking tot onze verbonden partijen.

Om eenduidigheid te krijgen in controle- en rapportage-middelen, mede in het kader van herkenbaarheid voor de raad, gebruiken wij voor deze jaarlijkse risicoscan een vast format (bijlage 7). Op basis van deze risicoscan stellen wij het risicoprofiel vast op hoog of laag (zie bijlage 7). De verslaglegging hierover voor de raad vindt plaats bij het behandelen en vaststellen van de begroting en de jaarstukken (artikelen 15 en 26 van het BBV). • Bij het aansturen van de verbonden partij door de verschillende ambtelijke accountteams, die voor elke verbonden partij zijn ingesteld. De accountteams bereiden de besluitvorming van de gemeente voor inzake AvA’s en voorgenomen besluiten van onze verbonden partijen, het vaststellen van de begrotingen en jaarverslagen, enz. Bij de voorbereiding van de gemeentelijke besluitvorming adviseren de accountteams over de gevraagde beslissingen. Daarin worden eventuele risico’s meegenomen en afgewogen. • De ambtelijke Strategisch adviseur verbonden partijen, die een coördinerende en toetsende rol heeft, ziet toe op naleving van dit Beleidskader door onze verbonden partijen en stuurt waar nodig bij. Ook brengt deze Strategisch adviseur een prioriteitstelling aan in de portefeuille van de verbonden partijen. Verbonden partijen met een hoog risico krijgen meer aandacht. 17

5.7. Informatiebeveiliging bij verbonden partijen De gemeente dient de informatieveiligheid op orde te hebben. Inwoners en bedrijven moeten er van uit kunnen gaan dat hun gegevens bij de gemeente in goede handen zijn. Omdat onze verbonden partijen een publieke taak van de gemeente uitvoeren, stellen wij de volgende eisen aan hen met betrekking tot informatiebeveiliging en het waarborgen van de privacy van onze inwoners: • onze verbonden partijen moeten voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) of aan de ISO 27001 en 27002 serie. Wij vragen onze verbonden partijen hiertoe een zogenaamde Trusted Party Memorandum en het bijbehorende auditrapport te overleggen, waaruit moet blijken dat zij aan de gestelde norm voldoen; • wij sluiten met alle partijen die taken voor ons uitvoeren, overeenkomsten om te kunnen voldoen aan de AVG. Er ligt altijd een hoofdovereenkomst en een privacy-toets aan de privacy-afspraken ten grondslag. Als de andere partij een verwerker is, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten. Is sprake van (gezamenlijke of zelfstandige) verwerkingsverantwoordelijkheid, worden de privacy-afspraken daarop aangepast. • per verbonden partij moet worden bepaald of de gemeente of de verbonden partij als verantwoordelijke een datalek meldt bij de AP.

Bij de beoordeling of de verbonden partij zelfstandig meldt, maakt vooral uit: of sprake is van delegatie; de mate waarin de verbonden partij zelfstandig (zonder gemeentelijke sturing op dossierniveau) het proces kan uitvoeren; of de gemeente op dossierniveau nog betrokken is in de informatiestroom; en of de gemeente betrokken is bij eventuele verdere uitbesteding van werkzaamheden door de verbonden partij. 5.8. Aanbestedingen en inbestedingen bij verbonden partijen De gemeente is bij het inkopen van diensten, leveringen of werken met een waarde boven het wettelijk bepaalde drempelbedrag volgens het Europees aanbestedingsrecht verplicht om deze opdrachten Europees aan te besteden. Verbonden partijen van de gemeente kunnen in bepaalde gevallen ook aanbestedingsplichtig zijn. Ook kan de gemeente in bepaalde gevallen opdrachten inbesteden bij een verbonden partij. Bijlage 6 bevat informatie over aanbesteding en inbesteding met betrekking tot onze verbonden partijen. 5.9. Uitbreiding van bestaande verbonden partijen Voor de uitbreiding van bestaande samenwerkingsvormen en de zeggenschapsverhoudingen in deelnemingen van de gemeente hanteert de gemeente een afwegingskader (bijlage 8). Op basis van dit afwegingskader beslissen wij of de gemeente kan instemmen met de uitbreiding van dan wel wijzigingen van de zeggenschap in de verbonden partij.

Aan de hand van dit afwegingskader gaan wij onder andere na of het publiek belang gediend is met de uitbreiding, of de zeggenschap van de gemeente wijzigt. Een voorgenomen uitbreiding van een verbonden partij moet aan de raad worden voorgelegd, ofwel op basis van de Wgr (gemeenschappelijke regelingen) zienswijzen ofwel door middel van een wensen- en bedenkingenprocedure (deelnemingen, stichtingen, verenigingen).

5.10. Periodieke evaluatie verbonden partijen Bij een actief beheer van verbonden partijen hoort ook het uitvoeren van een periodieke evaluatie van de samenwerking met verbonden partijen. Een belangrijk onderdeel van die evaluatie is de vraag in 18

hoeverre een verbonden partij nog bijdraagt aan het behalen van de beoogde doelstelling(en) en of de financiële of bestuurlijke risico’s nog opwegen tegen de voordelen van samenwerking. Uitgangspunt is dat de samenwerking nog steeds van toegevoegde waarde moet zijn voor onze gemeente. Daarnaast moeten de risico’s voor de gemeente goed afgewogen worden. Daarbij is mede van belang hoe de financiële positie van de verbonden partij zich ontwikkeld heeft en wat de toekomstperspectieven zijn. Naar aanleiding van de evaluatie kan het risicoprofiel van een verbonden partij worden aangepast. Uit de evaluatie kan voorts blijken dat de samenwerking met een verbonden partij moet worden verminderd of zelfs beëindigd. Wij zullen iedere periode van zes jaar onze verbonden partijen evalueren. De raad zal over de uitkomst van de evaluatie worden geïnformeerd. De evaluatie die in 2023 is uitgevoerd wordt in Hoofdstuk 7 besproken. 5.11. Beëindiging of vermindering van de samenwerking met een verbonden partij Uit de periodieke evaluatie van onze verbonden partijen kan naar voren komen dat samenwerking met of deelneming in een verbonden partij niet langer of onvoldoende bijdraagt aan het behalen van de beoogde doelstelling dan wel het publieke belang. In dergelijke situaties kan de gemeente de samenwerking beëindigen. Het kan ook voorkomen dat de samenwerking moet worden verminderd of afgebouwd.

De wijze waarop de samenwerking kan worden verminderd of beëindigd is afhankelijk van de vorm van de verbonden partij. Voor publiekrechtelijke verbonden partijen geldt dat de gemeente kan uittreden uit de desbetreffende regeling. Voor privaatrechtelijke verbonden partijen geldt dat zij kunnen worden ontbonden, geliquideerd of verkocht (dat wil zeggen dat de gemeente haar aandelen verkoopt). Indien deze situatie zich voordoet, zullen wij op dat moment een strategie bepalen voor de beëindiging van de samenwerking, voor zover hiervoor niet reeds bij de oprichting een regeling is getroffen, in de statuten of anderszins.

19

Informatievoorziening aan de raad De informatievoorziening aan de gemeenteraad en de bevoegdheden van de raad met betrekking tot verbonden partijen zijn wettelijk vastgelegd in de Gemeentewet en de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). 6.1. Informatievoorziening inzake de oprichting van verbonden partijen Gemeenschappelijke regelingen kunnen worden aangegaan door colleges, door raden of door burgemeesters, al naar gelang het hun bevoegdheden betreft. In gevallen waarin de colleges of de burgemeesters de gemeenschappelijke regeling aangaan, worden de raden voorafgaand daaraan in de gelegenheid gesteld hun wensen en bedenkingen te geven (artikel 1 lid 2 van de Wgr). Op basis van artikel 160 lid 2 van de Gemeentewet besluit het college slechts tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, nadat de raad de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen met betrekking tot het ontwerpbesluit ter kennis van het college te brengen. Dit dient ook te gebeuren indien een oprichting een ingrijpend karakter heeft (artikel 169 lid 4 van de Gemeentewet). Als het budgetrecht van de raad wordt geraakt (artikel 189 van de Gemeentewet), dient de oprichting ter instemming aan de raad te worden voorgelegd. 6.2.

Informatievoorziening inzake het beheer van verbonden partijen

Algemeen Op basis van artikel 169 van de Gemeentewet heeft het college een informatieplicht ten opzichte van de raad. Het college moet alle informatie verschaffen die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft. Dat betekent dat het college de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen geeft, tenzij het verstrekken daarvan in strijd is met het openbaar belang. Op basis van dit artikel informeert het college de raad tussentijds over verbonden partijen indien nodig. Ingevolge artikel 189 van de Gemeentewet brengt de raad jaarlijks op de begroting de bedragen die de raad daarvoor beschikbaar stelt, alsmede de financiële middelen die de raad naar verwachting kan aanwenden. De raad ziet erop toe dat de begroting structureel en reëel in evenwicht is. Concreet betekent dit dat in de paragraaf verbonden partijen van de begroting en de jaarrekening over de verbonden partijen wordt gerapporteerd. Deze producten worden door de raad vastgesteld (artikel 189 van de Gemeentewet). Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) schrijft over de verantwoording over verbonden partijen voor welke zaken in begroting en jaarrekening dienen te worden opgenomen. Zie in dit verband ook Hoofdstuk 3 en bijlage 2.

Gemeenschappelijke regelingen Bij het beheer van gemeenschappelijke regelingen heeft de raad een toezichthoudende rol en kan de raad zienswijzen geven bij begrotingen en jaarrekeningen. Uiterlijk 15 april van elk jaar worden de begrotingen voor het volgende jaar van de gemeenschappelijke regelingen voor zienswijzen aan de raad aangeboden. Tegelijkertijd worden de jaarrekeningen over het voorgaande jaar ter kennisname toegestuurd. De begrotingen dienen door het algemeen bestuur uiterlijk 1 augustus vastgesteld te zijn en naar de gemeente te worden gestuurd. De raad heeft dus in totaal acht weken de tijd om zienswijzen in te dienen bij de gemeenschappelijke regeling. De procedure hiervoor is dat het college de begroting aanbiedt aan de raad en daarbij aangeeft of het indienen van zienswijzen wenselijk is. Mocht het college geen redenen zien om zienswijzen in te dienen, dan staat het de raad vrij om zelf zienswijzen in te dienen als hij niet instemt met de voorliggende begroting. Het college zal de

20

begrotingen en jaarrekeningen, inclusief zienswijzen (zoveel als mogelijk) tegelijkertijd aanbieden aan de raad. De raad krijgt voldoende tijd om de begrotingen te bespreken. De raad heeft voorts een instemmingsbevoegdheid bij het wijzigen en uitbreiden van gemeenschappelijke regelingen (artikel 1 lid 2 en lid 3 van de Wgr). Privaatrechtelijke verbonden partijen Met betrekking tot de privaatrechtelijke partijen wordt de raad geïnformeerd op basis van de informatieplicht van het college ten opzichte van de raad (artikel 169 van de Gemeentewet). Artikel 169, lid 4 en 5, van de Gemeentewet bepaalt daarnaast dat het college de raad vooraf inlichtingen geeft als te nemen privaatrechtelijke rechtshandelingen ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor de gemeente. In het laatste geval neemt het college geen besluit dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Indien de uitoefening van de bevoegdheid, bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder f, van de Gemeentewet geen uitstel kan lijden, geeft het college in afwijking van het vierde lid de raad zo spoedig mogelijk inlichtingen over de uitoefening van deze bevoegdheid en het genomen besluit. Op grond van artikel 160 lid 1 van de Gemeentewet is het college bevoegd tot privaatrechtelijke rechtshandelingen.