2021.0001089 Sloop bestaand raadhuis en tijdelijke huisvesting gemeentelijke organisatie (geheime bijlage) (2021.0001089)

gemeente Haarlemmermeer

raadsvoorstel

Onderwerp

Portefeuillehouder Steller Collegevergadering

Sloop bestaand raadhuis en tijdelijke huisvesting gemeentelijke organisatie Fouad Sidali Nils Lamme, Jan Willem Ris 18 mei 2021

Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

2021.0001089 1. Voorstel Collegebesluit(en)

Het college heeft besloten om: 1. een huurovereenkomst aan te gaan met de eigenaar van het gebouw aan de Taurusavenue 155 te Hoofddorp voor tijdelijke huisvesting gemeentelijke organisatie; 2. conform artikel 25 lid 2 Gemeentewet geheimhouding op te leggen op de bijlage 'Financiële bijlage tijdelijke huisvesting gemeentelijke organisatie'. De geheimhouding wordt opgelegd op grond van artikel 10, tweede lid, onder b van de Wet openbaarheid van bestuur: economische of financiële belangen van de gemeente; 3. met een separaat voorstel de raad voor te stellen conform artikel 25 lid 3 Gemeentewet de geheimhouding te bekrachtigen in de eerstvolgende raadsvergadering op grond van artikel 10, tweede lid, onder b van de Wet openbaarheid van bestuur: economische of financiële belangen van de gemeente. Het college besluit de raad voor te stellen om: 1. het programma van eisen voor de ruimtelijke en functionele eisen voor de tijdelijke huisvesting vast te stellen; 2. een investeringskrediet te autoriseren van € 2.327.000 ten behoeve van verbouwing van de gebouwen voor de tijdelijke huisvesting, dit bedrag in vier jaar tijd af te schrijven en hiervan € 2.100.000 vrij te geven in 2021 en € 227.000 vrij te geven in 2022; 3. hiertoe de 39e kredietverstrekking voor het begrotingsjaar 2021 vast te stellen; 4.

een budget van € 350.000 te verbijzonderen voor de verhuizing van het raadhuis en de herschikking van De Polderlanden ten behoeve van de tijdelijke huisvesting; 5. een krediet van € 782.000 te autoriseren voor de sloop van het raadhuis en hiervan € 82.000 vrij te geven in 2021 en € 700.000 vrij te geven in 2022; 6. hiertoe de 38e kredietverstrekking voor het begrotingsjaar 2021 vast te stellen.

Sloop bestaand raadhuis en tijdelijke huisvesting gemeentelijke organisatie

pagina 2

2. Samenvatting

Op 14 mei 2020 is besloten (2020.0000976) om ten behoeve van onze huisvesting één gemeentehuis te realiseren, in eigen beheer, zelf gefinancierd en gelegen aan het Raadhuisplein in Hoofddorp op de plek van het huidige raadhuis. Met de beslissing om het gemeentehuis in eigen beheer te realiseren, zullen de jaarlijkse gemeentelijke huisvestingskosten structureel lager zijn dan op dit moment het geval is. Om onze organisatie en diensten te laten functioneren gedurende de sloop van het huidige raadhuis en nieuwbouw van het gemeentehuis, is het noodzakelijk tijdelijke huisvesting te betrekken of te realiseren. Voor de tijdelijke huisvesting zijn we op zoek gegaan naar nieuwe kantoorruimte en hebben we gekozen voor een kostenefficiënte oplossing van de huisvestingsvraag. In het raadsvoorstel van 14 mei 2020 gingen wij uit van totaal 13.425 m2 netto vloer oppervlak. Dit totaal oppervlak wordt voor 3.425 m2 ingevuld door gebouw De Polderlanden, dat wij nu al huren. Voor de overige 10.000 m2 zijn we op zoek gegaan naar te huren kantoorruimte. Onze criteria hiervoor waren: veiligheid in verband met corona, bereikbaarheid en financiën. Hiertoe willen we een deel van het gebouw aan de Taurusavenue 155 te Hoofddorp huren. 3. Uitwerking 3.1 Wat willen we bereiken? Wat is de aanleiding, context?

Het huidige raadhuis is sterk verouderd, en verkeert in slechte fysieke en technische conditie. Het gebouw belemmert door zijn bijzondere structuur een efficiënt ruimtegebruik, de werkplekbezetting is gemiddeld laag (op woensdag en vrijdag) en de onderhoudskosten en het energieverbruik zijn fors. Op 14 mei 2020 is besloten (2020.0000976) om ten behoeve van onze huisvesting één gemeentehuis te realiseren, in eigen beheer, zelf gefinancierd en gelegen aan het Raadhuisplein in Hoofddorp. Als uitwerking van dat besluit zijn de in 2018 vastgestelde programma's van eisen (2018.0032500) voor de nieuwe huisvesting uitgewerkt, geactualiseerd en bijgesteld voor het realiseren van één gebouw. Het nieuwe ruimtelijk functioneel en technisch programma van eisen voor het nieuwe gemeentehuis is vastgesteld op 17 december 2020 (2020.0002958). De procedure voor het selecteren van een architect voor het maken van een ontwerp voor het nieuwe gemeentehuis is opgestart. Daarnaast zijn er diverse onderzoeken voor de sloop van het raadhuis gestart. Om onze organisatie en diensten te laten functioneren gedurende de sloop en nieuwbouw van het gemeentehuis, is het noodzakelijk tijdelijke huisvesting te betrekken of te realiseren. Welk doel wordt nagestreefd?

Het doel van dit project is dat de gemeentepolitiek, bestuurlijk en ambtelijk kan blijven functioneren in de periode van het slopen van het raadhuis en het bouwen van het nieuwe gemeentehuis. Hiervoor betrekken wij tijdelijke huisvesting. Zodra de verhuizing is afgerond slopen wij het raadhuis tot aan de kelder, om ruimte te maken voor de realisatie van het nieuwe gemeentehuis. 3.2 Wat gaan we daarvoor doen?

Voor de tijdelijke huisvesting zijn we op zoek gegaan naar nieuwe kantoorruimte en hebben we gekozen voor een kostenefficiënte oplossing van de huisvestingsvraag. Hieronder worden de

Sloop bestaand raadhuis en tijdelijke huisvesting gemeentelijke organisatie

pagina 3

uitgangspunten voor de tijdelijke huisvesting en de overwegingen voor de verschillende locaties beschreven. Uitgangspunten voor de tijdelijke huisvesting In het raadsvoorstel van 14 mei 2020 gingen wij uit van totaal 13.425 m2 netto vloer oppervlak met de volgende ruimtelijke verdeling van de diverse gemeentelijke onderdelen: Gemeenteraad 425 m2 Bestuur en ondersteuning 2.000 m2 Publieksfuncties 1.000 m2 Ambtelijke back-office, inclusief facilitaire functies 10.000 m2 Locaties De Polderlanden In de huidige situatie huren wij gebouw De Polderlanden. Dit gebouw heeft een omvang van 3.700 m2 en is gelegen in winkelcentrum de Vier Meren. Wij hebben onderzocht of dit gebouw goed en veilig in te zetten is gedurende de periode van coronamaatregelen. Onze conclusie is dat dit mogelijk is en daarom blijven wij De Polderlanden gebruiken tijdens de periode van tijdelijke huisvesting. Met de eigenaar van het gebouw maken wij afspraken voor continuering van de huur totdat wij het nieuwe gemeentehuis betrekken. Aan het einde van de periode van de tijdelijke huisvesting zeggen wij de huur op. Kantoorruimte Wij hebben, met behulp van een makelaar, gezocht naar te huren kantoorruimte. Dat startte met een brede inventarisatie van locaties.

Daarbij hebben wij vervolgens opdracht gegeven specifiek te zoeken naar een locatie met de volgende kenmerken: Circa 10.000 m2 standaard kantoorruimte in een straal van circa 15 minuten lopen vanaf station Hoofddorp of een andere Openbaar Vervoer (OV) verbinding in de buurt. Dit is het gebied met het best aansluitende aanbod aan kantoorruimte in de nabijheid van het stadscentrum van Hoofddorp; Marktconforme huurprijzen met betrekking tot casco huur en inrichting huur (inclusief servicekosten); Circa 25 vaste parkeerplekken bij de tijdelijke kantoor huisvestingslocatie, waarbij het wenselijk is op loopafstand openbare parkeerplekken te hebben voor medewerkers. Dit heeft geleid tot vier mogelijke locaties die nader zijn onderzocht. Wij hebben een voorkeurslocatie geselecteerd op basis van de volgende criteria: Veiligheid: de tijdelijke werkomgeving moet virologisch veilig zijn in verband met de coronacrisis. Aandacht voor de ventilatie installaties en lay-out van de tijdelijke kantoorruimte. Bereikbaarheid / Mobiliteit: Parkeerbehoefte voor het gemeentelijke wagenpark en eventueel bezoek. Financiën: Instandhouding uitgangspunten door flexibele toepassing van de metrages, huurprijzen - investeringskosten, een corona veilig gebouw en de jaarlijkse exploitatiekosten.

De beoogde locatie is het kantoorgebouw aan de Taurusavenue 155 te Hoofddorp, gelegen op kantorenpark Beukenhorst Zuid. Dit circa zes jaar oude gebouw is eigendom van ingenieursbureau Fluor. Doordat zij het gebouw efficiënter gaan gebruiken komt er ruimte vrij voor een medegebruiker. Bij toepassing van het nieuwe werkplekconcept (het Haarlemmermeers Werkconcept, nader beschreven op pagina 5) is het totaal benodigde aantal vierkante meters circa 16.000 m2, dit is ook de omvang van het nieuw te bouwen

Sloop bestaand raadhuis en tijdelijke huisvesting gemeentelijke organisatie

pagina 4

gemeentehuis. Gebouw De Polderlanden heeft een omvang van circa 3.700 m2. Wij gaan circa 9.000 m2 extra bij huren voor de tijdelijke huisvesting om alle functionaliteiten in te kunnen vullen. De totale omvang voor de tijdelijke huisvesting wordt dus circa 12.700 m2. Het verschil tussen de benodigde 16.000 m2 en de 12.700 m2, namelijk 3.300 m2, is te verklaren door het feit dat in de 16.000 m2 voor het nieuwe gemeentehuis circa 1.500 m2 interne ondergrondse parkeer-, opslag- en facilitaire ruimtes zijn meegerekend en dat wij in het beoogd te huren kantoorgebouw circa 2.000 m2 mede gebruik gaan maken van de entreehal, restaurant voorzieningen, vergaderfaciliteiten, toiletten, trappen, liften, gangen, et cetera. Deze ruimtes worden uiteraard niet berekend in de huurprijs. Centrumlocatie Voor de gemeenteraad, de publieksfuncties van burgerzaken en de bijbehorende back-offices hebben wij locaties gezocht in stadscentrum Hoofddorp. Daarbij hebben wij gekeken naar ons eigen vastgoed, zoals het Cultuurgebouw en het Oude Raadhuis, maar ook locaties in eigendom van derden behoorden tot de mogelijkheden. Alleen het Cultuurgebouw bleek een potentiële locatie. Wij hebben het inpassen van de publieksbalies in het Cultuurgebouw ruimtelijk, technisch en financieel onderzocht. Hierbij is het versterken van de exploitatie van het Cultuurgebouw als kans in de onderzoeken betrokken.

De inpassing van de publieksbalies kan zorgen voor meer zichtbare activiteit in een deel van de gevel van het Cultuurgebouw aan het Raadhuisplein, wat de levendigheid en aantrekkelijkheid van het plein versterkt. Ruimtelijk zijn de publieksbalies en bijbehorende back-offices in te passen. Wel is hiervoor een ingrijpende verbouwing nodig van de noordwestelijke vleugel van het gebouw, waar nu het podium voor Architectuur en de Speelotheek gehuisvest zijn. Het betreft onder andere het realiseren van een nieuwe tussenvloer, het herindelen van ruimtes en het aanpassen van de installatietechniek. Hiernaar hebben we met externe adviseurs gekeken: Kraaijenvanger, de architect van het gebouw. Van Toorenburg B.V. voor de techniek en ABT als kostenadviseur. Het gaat om een aanzienlijke investering die voor het Cultuurgebouw naar verwachting negatief zal doorwerken in de exploitatie. Wij zouden ten behoeve van de tijdelijke huisvesting in het Cultuurgebouw aanzienlijke investeringen moeten doen aan klimaat- en elektra/data installaties, welke wij niet hoeven te doen in het gebouw aan de Taurusavenue. Hierdoor blijven we binnen de financiële voorwaarden voor de tijdelijke huisvesting. In de geheime financiële bijlage wordt het verschil tussen de investering in het Cultuurgebouw en in het gebouw aan de Taurusavenue 155 te Hoofddorp aangeduid.

Wij kiezen er voor geen gebruik te maken van het Cultuurgebouw voor de huisvesting van de publieksbalies van burgerzaken, omdat het de voorkeur heeft om onze organisatie zoveel bijeen te huisvesten. Daarnaast wegen de hogere kosten voor de tijdelijke huisvesting voor ons zwaar, omdat naar verwachting geen zicht is op een verbetering van de exploitatie van het Cultuurgebouw door deze investering. Bovendien achten wij deze investering in het licht van het meerjarenbeeld en in combinatie met het bovenstaande niet passend. Omdat wij van mening zijn dat het Cultuurgebouw - ook zonder de tijdelijke inpassing van de publieksbalies - een belangrijke bijdrage kan leveren aan de ontwikkeling van het Raadhuisplein, blijven wij met de directie van het Cultuurgebouw in gesprek over met name de bruikbaarheid van de ruimte aan het plein en de versterking van de exploitatie van het Cultuurgebouw. Ook is onderzocht of de gemeenteraad kan vergaderen in het Cultuurgebouw. Het Cultuurgebouw beschikt over ruimtes die groot genoeg zijn om een raadsopstelling in te passen. Wel dienen hiervoor iedere keer de vergaderfaciliteiten te worden opgebouwd, omdat het

Sloop bestaand raadhuis en tijdelijke huisvesting gemeentelijke organisatie

pagina 5

Cultuurgebouw ook beschikbaar dient te zijn voor andere programmering. Aangezien er een goede huisvesting van de gemeenteraad en de griffie in het gebouw op Beukenhorst mogelijk is, geven wij daaraan de voorkeur. Oplossing Wij hebben gekozen voor het realiseren van de tijdelijke huisvesting in gebouw De Polderlanden en het kantoorgebouw aan de Taurusavenue 155 te Hoofddorp. Gezamenlijk bieden deze twee gebouwen voldoende ruimte voor onze organisatie. De gebouwen zijn onderling goed bereikbaar, voldoen aan de benodigde oppervlakte en zijn te exploiteren binnen het daarvoor beschikbare financiële kader. Uitwerking voor doelgroepen binnen de organisatie: de gemeenteraad, griffie en het gemeentebestuur worden gehuisvest in het kantoor op Beukenhorst; de publieksbalies van Burgerzaken worden gehuisvest in het kantoor op Beukenhorst; de balies van Sociale Dienstverlening worden gehuisvest in gebouw De Polderlanden; de organisatie gaat werken in zowel het gebouw op Beukenhorst als in gebouw De Polderlanden in combinatie met thuiswerken. Welk organisatieonderdeel waar wordt gehuisvest wordt de komende periode nader uitgewerkt. Hierbij gebruiken wij de visie van het Haarlemmermeers WerkConcept (HWC) waarin wij uitgaan van activiteitgericht en tijd- en plaats onafhankelijk werken.

Om de beschikbare ruimte goed te benutten zetten wij een reserveringssysteem in voor werkplekken en vergaderruimtes. Programma van Eisen Voor de inrichting van de tijdelijke huisvesting hebben wij een programma van eisen opgesteld waarin de ruimtelijke en functionele vereisten voor de tijdelijke huisvesting beschreven zijn. Het is een uitwerking van het programma van eisen voor het nieuwe gemeentehuis naar de tijdelijke situatie. In het Programma van Eisen staan de eisen voor de inrichting van de tijdelijke huisvesting van onze organisatie gedurende de sloop van het raadhuis en de bouw van het nieuwe gemeentehuis. Er staan onder andere randvoorwaarden in, wat er nodig is voor de manier waarop we willen (samen)werken en andere eisen voor wat betreft ruimte(n) en functies. Ook de technische eisen voor de tijdelijke huisvesting staan beschreven. Met dit raadsvoorstel stellen wij voor het programma van eisen voor de tijdelijke huisvesting vast te stellen. Haarlemmermeers werkconcept We gaan de tijdelijke huisvesting gebruiken als tussenstap naar het invoeren van het Haarlemmermeers Werkconcept (HWC). Het HWC is de visie op toekomstbestendig werken binnen onze gemeente. Het geeft aan hoe wij faciliteren op basis van de verwachte werkprofielen. In deze visie worden ook de resultaten van de eerder verrichte werkplek- en medewerkers onderzoeken meegenomen.

Verhuizing Voordat het raadhuis wordt gesloopt, verhuist de organisatie naar de tijdelijke locatie. Wanneer en wie gaan verhuizen is afhankelijk van de besluitvorming over de tijdelijke huisvestingslocatie, de inpassingsstudies voor deze locatie en De Polderlanden en de realisatie daarvan. Omdat het aantal te huren vierkante meters minder is dan het huidige raadhuis

Sloop bestaand raadhuis en tijdelijke huisvesting gemeentelijke organisatie

pagina 6

verhuist niet de gehele inventaris uit het raadhuis mee. Een deel blijft achter en wordt tijdens de sloop op een milieuvriendelijke en duurzame manier afgevoerd. Sloop raadhuis Om de uiteindelijke realisatie van de nieuwbouw mogelijk te maken moet, na de verhuizing naar de tijdelijke huisvesting, het te bebouwen gebied bouwrijp worden gemaakt. Het huidige raadhuis moet hiervoor eerst worden gesloopt en de ondergrond moet vrij worden gemaakt van kabels en leidingen. In december vorig jaar is de opdracht verstrekt om de uitvraag voor het maken van het sloop bestek te begeleiden en voor te bereiden. Inmiddels is ten behoeve van het sloopbestek het programma van eisen (PvE) opgesteld. Richting het opstellen van het definitieve sloopbestek worden nog verschillende onderzoeken uitgevoerd op het gebied van asbest, kabels en leidingen, flora en fauna, et cetera. De verwachting is dat het definitieve sloopbestek klaar is voor de zomer van 2021. De aanbestedingsprocedure kan dan na de zomer starten. Als de aannemer is geselecteerd moet deze, voordat aangevangen kan worden met de sloop, eerst nog een destructief asbestonderzoek uitvoeren. Dit kan pas plaatsvinden als het gebouw geheel buiten gebruik is gesteld. Wat daarbij wordt aangetroffen kan een risico vormen voor de planning en voor de kosten, omdat dan pas de daadwerkelijke gevolgen en kosten in kaart kunnen worden gebracht.

In de kostenraming is al wel een bedrag voor het eventueel verwijderen van asbest gereserveerd. Daarna kunnen we starten met de voorbereidingen voor de sloop om vervolgens met de ontmanteling van het gebouw en de daadwerkelijke sloop van het raadhuis te kunnen starten op 3 januari 2022. 3.3 Wat mag het kosten?

Met dit raadsvoorstel wordt onder andere krediet beschikbaar gesteld voor de realisatie van en de verhuizing naar de tijdelijk huisvesting en een krediet voor de sloop van het raadhuis wat de eerste uitvoerende stap is in de realisatie van het gemeentehuis. Het krediet voor de werkzaamheden van de tijdelijk huisvesting wordt gedekt uit beschikbare middelen binnen het reguliere huisvestingsbudget, de eerder gereserveerde middelen in de begroting met het raadsvoorstel 'Stadscentrum Hoofddorp: Raadhuisplein en omgeving, gemeentelijke huisvesting, bereikbaarheid en parkeren' in september 2018 (2018.0032500) en reservering in de Algemene Dekkings Reserve (ADR) van € 4,2 miljoen met het raadsvoorstel 'Stadscentrum Hoofddorp: nieuwe gemeentelijke huisvesting' op 14 mei 2020 (2020.0000976). Het krediet voor de sloop van het bestaande raadhuis maakt onderdeel uit van de investeringen in het gemeentehuis. Hiervoor heeft de raad op 7 december 2020 het ruimtelijke functioneel en technisch programma van eisen vastgesteld (2020.0002958). Project tijdelijke huisvesting Met het raadsbesluit Stadscentrum Hoofddorp: Raadhuisplein en omgeving, gemeentelijke huisvesting, bereikbaarheid en parkeren (2018.0032500) is voor de uitwerking van de tijdelijke huisvesting een voorbereidingskrediet van € 0,6 miljoen geautoriseerd. Tot en met het eerste kwartaal van 2021 is hiervan € 260.000 uitgegeven.

De totale huisvestingslasten voor de eenmalige kosten en de tijdelijke huisvesting bedragen € 22.129.000 en worden gedekt uit de beschikbare huisvestingsbudgetten. Tot en met 2025 is er een totale overschrijding van de huisvestingsbudgetten van € 4.179.000. Deze overschrijding wordt gedekt uit de ADR (zie tabel 'overzicht huisvestingslasten in de financiële bijlage). Op dit moment wordt uitgegaan van maximale huurperiode van vier jaar, de afschrijvingslasten van de investeringen in de tijdelijke huisvesting worden in deze periode afschreven. Wanneer we door onvoorziene zaken langer in de tijdelijke huisvesting moeten verblijven, leidt dit

Sloop bestaand raadhuis en tijdelijke huisvesting gemeentelijke organisatie

pagina 7

vooralsnog niet tot overschrijdingen. Tijdens een langere huurperiode van de tijdelijke huisvesting is er alleen nog sprake van extra huur en facilitaire kosten welke binnen de reguliere huisvestingsbudgetten vallen. Hieronder een kort overzicht van de verschillende kosten die opgenomen en verder zijn uitgewerkt in de financiële bijlage. Eenmalige afschrijvingskosten

€ 3,65 miljoen bestaande uit een versnelde afschrijving van de oorspronkelijke bouwkosten (begroot in het 2018.0032500) en de afschrijving van de latere investeringen en verbouwingen (2020.0000976). Investeringen verbouwing locaties tijdelijke huisvesting

€ 2,3 miljoen bestaande uit: eenmalige kosten kantoorgebouw Taurusavenue 155 te Hoofddorp; bouw- & installatietechnische aanpassingen en inrichting (los en vast meubilair) De Polderlanden; bouw- & installatietechnische aanpassingen en inrichting (los en vast meubilair) kantoorgebouw Taurusavenue 155 te Hoofddorp. Het investeringskrediet in de locaties van de tijdelijke huisvesting wordt in vier jaar afgeschreven. De afschrijvingslasten maken onderdeel uit van de hieronder staande exploitatie van de tijdelijke huisvesting.

Algemeen voorbereidingskrediet

Het gaat hier om € 600.000 algemene voorbereidings- en proceskosten (2018.0032500) voor de tijdelijk huisvesting binnen de gemeentelijk organisatie. Exploitatie tijdelijke huisvesting

€ 16,6 miljoen bestaande uit: huur tijdelijke kantoor Fluor gebouw; facilitaire kosten kantoor vast + 25 parkeerplekken (acht parkeerplekken voor college van Burgemeester en Wethouders en de griffier en 17 plekken voor een deel van het vaste wagenpark); facilitaire kosten kantoor variabel; uitbreiding parkeren met 100 parkeerplekken (circa 45 plekken voor bezoekers van de publieksbalies, 20 plekken voor overige bezoekers van de gemeente en 35 plekken voor medewerkers met autonoodzaak); BTW verrekening op huur en facilitaire kosten; kapitaallasten investeringen tijdelijke huisvesting extern kantoor. Rentelasten nieuw gemeentehuis

Dit betreft de verwachte rentelast van de investeringen in de realisatie van het gemeentekantoor tot en met 2023 € 273.000 gebaseerd op de tot op dit moment verleende kredieten. De rente over de investering wordt niet opgenomen in de investering zelf maar wordt direct afgeschreven ten laste van de functie waarvoor de investering wordt gedaan, in dit geval het huisvestingsbudget. Deze rentekosten waren niet eerder in beeld maar kunnen tot 2023 verwerkt worden binnen de reeds beschikbaar gestelde middelen. De rentelasten voor 2024 en 2025 zijn niet verwerkt in deze financiële uitwerking. Bij de kredietverstrekking voor de definitieve realisatie van het gemeentehuis worden deze

pagina 8

Sloop bestaand raadhuis en tijdelijke huisvesting gemeentelijke organisatie

rentekosten inzichtelijk gemaakt en samen gevoegd met de daadwerkelijke kosten van de tijdelijke huisvesting. Hiermee wordt voorkomen dat onvoorzien op onvoorzien wordt gestapeld en er op dit moment een te zware reservering in de begroting wordt gemaakt. Als alle huidige ramingen volledig worden gebruikt is het maximale extra bedrag wat ten laste van de begroting wordt gebracht € 1,4 miljoen. Verhuizing en ontruimingskosten

Het gaat hier om een bedrag van € 1 miljoen bestaande uit: de verhuizing van en naar de tijdelijke huisvestingslocaties; het ontruimen en terugbrengen in de oude staat van de tijdelijke kantoorlocatie op Beukenhorst Zuid na de verhuizing naar het gemeentehuis; het ontruimen en terugbrengen in de oude staat van het gebouw De Polderlanden na de verhuizing naar het gemeentehuis. Voor de verhuizing is met het raadsvoorstel 'Stadscentrum Hoofddorp: Raadhuisplein en omgeving, gemeentelijke huisvesting, bereikbaarheid en parkeren' uit september 2018 (2018.00032500) € 450.000 gereserveerd voor de verhuizingen van de oude huisvesting naar de tijdelijke huisvesting en later weer terug naar het nieuwe gemeentehuis. Uit deze reservering wordt nu een budget verbijzonderd van € 350.000 voor de verhuizing naar de tijdelijke huisvesting naar het gebouw aan Taurusavenue 155 te Hoofddorp en De Polderlanden en de daarbij behorende communicatie. Het overige budget is benodigd voor de verhuizing van de tijdelijke huisvesting naar het nieuwe gemeentehuis en de ontruiming van de tijdelijke huisvesting in 2025. Sloop raadhuis

Op basis van een programma van eisen is een raming voor de sloop gemaakt. De verwachting is dat het sloopbestek in het tweede kwartaal van 2021 gereed is. We vragen nu krediet aan, zodat het aanbestedingsproces voor de uitvoering van de sloop in het derde kwartaal van 2021 kan starten. De totale raming voor de sloop komt uit op € 1.851.000. In dit budget is een bedrag aan € 400.000 voor de proces, engineeringskosten en de daarbij behorende onderzoeken opgenomen. De sloopkosten worden deels gedekt uit de investering voor het gemeentehuis en deels uit de grondexploitatie voor het Raadhuisplein en Omgeving. Delen van de huidige locatie van het raadhuis gaan deel uitmaken van de grond van de grondexploitatie waardoor er ruimte ontstaat voor de realisatie van de woonblokken achter het raadhuis. De kredietbesluiten voor de sloop van het raadhuis zijn in onderstaand overzicht uitgesplitst. Bedrag

Besluit

Nummer

€ 942.000 Grondexploitatie Raadhuisplein en omgeving

2020.0002410

€ 127.000 Krediet nieuwe gemeentelijke huisvesting

2020.0000976

€ 782.000 Aanvullende kredietaanvraag € 1.851.000 Totaal

Het resterende krediet voor de uitvoering van de sloop van € 782.000 vragen we middels dit raadsvoorstel aan. Dit krediet past binnen de raming bij het vastgestelde raadsvoorstel de dato 14 mei 2020 (2020.0000976). Deze uitgaven worden na ingebruikname als onderdeel van de investering gemeentehuis geactiveerd. Hiermee kunnen we na de zomer gelijk met de aanbestedingsprocedure beginnen en daarna kunnen we starten met de voorbereidingen voor de sloop om vervolgens met de ontmanteling van het gebouw en de daadwerkelijke sloop van het raadhuis te kunnen starten op 3 januari 2022.

Sloop bestaand raadhuis en tijdelijke huisvesting gemeentelijke organisatie

pagina 9

Alle bovengenoemde lasten worden in de programmabegroting verantwoord bij onderdeel D van programma Overhead, taakveld 0.4 en vallen binnen de beschikbare huisvestingsbudgetten en gevoteerde dekking uit de ADR conform de raadsvoorstellen uit 2018 (2018.00032500) en 2020 (2020.0002410, 2020.0000976). Kansen en risico's In de bovenstaande ramingen is rekening gehouden met de normale kansen en risico's. Hiernaast zijn er in elk project specifieke kansen en risico's die samen hangen met de aard van de werkzaamheden. Dit betreft dan met name het opzeggen en/of deels doorlaten lopen van de bestaande facilitaire contracten voor de catering. Hiernaast zijn er ook nog mogelijke bijzondere aspecten voor de beveiliging die nog nader moeten worden onderzocht in het kader van de tijdelijke huisvesting en waardoor de jaarlasten kunnen stijgen. Hiertegen over staan de kansen op een beter onderhandelingsresultaat over de te betalen huursom en de in rekening te brengen facilitaire kosten door de verhuurder. Een uitgebreidere toelichting is opgenomen in de financiële bijlage. 3.4 Wie is daarvoor verantwoordelijk?

De raad is verantwoordelijk voor het vaststellen van de kaders en het krediet. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering. Eerste aanspreekpunt in het college is de projectwethouder. 3.5 Welke overige relevante informatie is beschikbaar?

Externe communicatie Wij hanteren voor stadscentrum Hoofddorp een integrale aanpak voor communicatie en participatie. Er is één centraal verhaal over de ontwikkeling van stadscentrum Hoofddorp tot een bereikbaar, duurzaam en levendig gebied, waar het nieuwe gemeentehuis onderdeel van is. Hierin komt ook de samenhang tussen de diverse ontwikkelingen tot uiting. Dat betekent dat voor onze communicatie over het programma en de projecten in het gebied zoveel mogelijk de kanalen van stadscentrum Hoofddorp worden gebruikt. Er is één centrale website www.stadscentrumhoofddorp.nl met informatie over de verschillende deelgebieden en projecten. Via deze website, maar ook de nieuwsbrief, het Twitter- en Facebookaccount van stadscentrum Hoofddorp blijven geïnteresseerden op de hoogte van het nieuws en de ontwikkelingen. Zowel online als offline wordt gemonitord wat er speelt in het gebied. Wij gaan over de tijdelijke huisvesting tijdig communiceren naar onze bewoners, instellingen, ondernemers en overige partners. We willen dat voor eenieder duidelijk is dat de gemeentelijke organisatie tijdelijk op een andere locatie is gevestigd dan men gewend is. Hiermee willen we in het huidige raadhuis al beginnen.

Interne communicatie en participatie Voor de nieuwe gemeentelijke huisvesting wordt een communicatie- en participatietraject ingezet voor het betrekken en informeren van onze eigen organisatie. Dit gebeurt ook voor de tijdelijke huisvesting. Uiteraard communiceren we over dit raadsvoorstel. Volgende stap is als de definitieve huurovereenkomst getekend is. Vervolgens vindt communicatie plaats over de verhuizing. Het ruimtelijk functioneel programma van eisen (PvE) voor de tijdelijke huisvesting is gebaseerd op het vastgestelde programma van eisen voor het nieuwe gemeentehuis. Bij het opstellen van het PvE voor de tijdelijke huisvesting hebben wij gebruik gemaakt van het recent doorlopen interne participatietraject voor de nieuwe huisvesting. Met behulp van gesprekken, interviews, onderzoek en enquêtes is inzichtelijk gemaakt wat de organisatie (ambtelijk, bestuurlijk en

Sloop bestaand raadhuis en tijdelijke huisvesting gemeentelijke organisatie

pagina 10

politiek) nodig heeft om goed te kunnen functioneren, rekening houdend met ontwikkelingen. Bij het opstellen van het ruimtelijk functioneel programma zijn vertegenwoordigers van de verschillende clusters, de griffie, ondernemingsraad, directie, bestuur en raad betrokken. Waar we in het nieuwe gemeentehuis naar een optimale situatie kunnen werken, dienen we in de tijdelijke huisvesting ook concessies te doen, omdat we gebruik maken van reeds bestaande gebouwen. Daarbij dient de functionaliteit voor onze organisatie altijd geborgd te zijn. De ondernemingsraad is een belangrijke gesprekspartner. De ondernemingsraad (OR) heeft op 23 april 2021 advies uitgebracht over het PvE tijdelijke huisvesting. De OR adviseert positief en het advies heeft niet geleid tot wijzigingen in het PvE voor de tijdelijke huisvesting. De OR blijft tot het einde geïnformeerd en wordt betrokken op de momenten dat er nieuwe ontwikkelingen zijn en wanneer zich instemmings- of adviesplichtige zaken voordoen. Hierover maken wij nadere afspraken met de OR. Bij de uitwerking van het plannen voor de inrichting van de tijdelijke huisvesting worden wij geadviseerd door bureau Ongehinderd in, wat gespecialiseerd is toegankelijkheid van (overheids)gebouwen. Daarnaast betrekken wij de Belangengroep Gehandicapten Haarlemmermeer. 3.6 Wanneer en hoe wordt de raad over de voortgang geïnformeerd?

Planning Wij verwachten de tijdelijke huisvesting in december 2021 te kunnen opleveren. Op dat moment is de tijdelijke huisvesting in gebruik genomen en heeft de verhuizing van de huidige situatie naar de tijdelijke situatie plaatsgevonden. Vervolgens starten wij de uitvoeringsfase van de sloop van het raadhuis. Wij verwachten dat de sloop van het raadhuis in het derde kwartaal van 2022 gereed is. Rapportage De ontwikkeling van het nieuwe gemeentehuis maakt onderdeel uit van programma Stadscentrum Hoofddorp. De ontwikkelingen binnen stadscentrum Hoofddorp worden tweejaarlijks aan de raad gerapporteerd. In het voorjaar wordt elk jaar een voortgangsrapportage ter bespreking aan de raad aangeboden (2021.0000860). In het najaar wordt een informatieve bijeenkomst georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomst melden wij ook de stand van zaken met betrekking tot het voorbereiden van de tijdelijke huisvesting, de verhuizing en de sloop van het raadhuis. In de bestuurlijke voortgangsrapportage 2022 melden wij de raad hoe de realisatie van de tijdelijke huisvesting en de verhuizingen hebben plaatsgevonden. Ook melden wij dan de stand van zaken van de sloop van het raadhuis.

pagina 11

Sloop bestaand raadhuis en tijdelijke huisvesting gemeentelijke organisatie

Informatie verhuizing Wij gaan de gemeenteraad, als onderdeel van de gemeentelijke organisatie, informeren over de inrichting van de tijdelijke huisvesting, de verhuizing en de ingebruikname van de tijdelijke huisvesting. Dit doen wij stapsgewijs. 4. Ondertekening

Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, de secretaris.

drs. Carel Brugman

Bijlage(n): • Financiële bijlage (geheim) • Programma van eisen tijdelijke huisvest • Advies van de Ondernemingsraad

rmans-Wijdeven

Tijdelijke Huisvesting

Programma van Eisen

Documenteigenschappen Rapportdatum: Nummer: Versie

23 maart 2021 3.0 Definitief concept OR advies

2

Inhoud 1.

Inleiding

4

2.

Aanleiding Bijlagen Referenties Disclaimer Kader en scope Doelstellingen

4 4 4 4 4 5

3.

Huisvestingsbehoefte

5

4.

De doelgroepen Formatie prognose tijdelijke huisvesting Huisvestingswaarden Ontwikkelingen

7 9 9 10

5.

Post Corona Werkplekprincipes Publieke zone Service & ontmoeting

10 10 12

6.

Entree & ontmoeting Voorwaarden (tijdelijke) huisvesting burgerzaken: Semipublieke zone Dialoog en bijeenkomsten

12 13 14

7.

Burgerzaal Raadzaal Heijezaal (functionaliteit) Multifunctioneel inzetbaar Griffie Staf Bestuur en Directie College Overlegruimten/ vergaderen Horecavoorzieningen Trouwen Flexibele ruimten t.b.v. evenementen en ondersteuning Niet-publieke zone De werkomgeving

14 14 14 14 14 14 15 15 15 15 15 16

8.

Bouwstenenboek Speciale werkplekken en voorzieningen Decentrale voorzieningen Facilitaire voorzieningen Buitenruimte Parkeren tijdelijke huisvesting Facilitaire diensten algemeen Technische eisen, duurzaamheid en comfort ICT Ruimtestaat

16 16 16 17 17 17 19 19 19 22

3

1. Inleiding Aanleiding Dit Programma van Eisen voor Tijdelijke Huisvesting (hierna: PvETH) is opgesteld naar aanleiding van het door WorkWire opgestelde PvE definitieve huisvesting, in samenwerking met de gemeente Haarlemmermeer. Dit PvETH beschrijft de ruimtelijke en functionele eisen voor de tijdelijke huisvesting van de gemeentelijke onderdelen tijdens de sloop van het huidige raadhuis en de nieuwbouw van het nieuwe gemeentehuis. Dit PvETH dient in samenhang gelezen te worden met het PvE definitieve huisvesting en de volgende bijlagen en referenties:

Bijlagen -

bouwstenenboek, door WorkWire; mijn Werkplek enquête, door WRKPLC; aangepaste deel programma’s van eisen voor tijdelijke huisvesting aangepaste ruimtestaat tijdelijke huisvesting.

Referenties -

stedenbouwkundig Kader Raadhuisplein en omgeving (actualisatie); Ruimtelijk functioneel programma van eisen nieuw gemeentehuis, 17 decmber 2020; Haarlemmermeers Werk Concept (HWC) innovatieve concepten voor inclusieve dienstverlening, VNG Realisatie, april 2020;

Disclaimer Medewerkers dienen de inhoud van dit PvETH met vertrouwelijkheid te behandelen.

Kader en scope Dit PvETH geeft een overzicht van de ruimtelijke en functionele eisen voor de tijdelijke huisvesting. Het PvEth dient als startdocument voor de inrichting van de tijdelijke locaties voor de gemeente.

4

2. Doelstellingen De doelstelling van het programma van eisen tijdelijke huisvesting (PvETH) is het inzicht krijgen in de gewenste ruimtelijke en functionele eisen van de diverse gemeentelijke onderdelen voor de tijdelijke huisvesting gedurende de sloop van het huidige raadhuis en de nieuwbouw van het gemeentehuis. Tevens zullen de technische eisen ten aanzien van de tijdelijke huisvesting worden opgesomd, met name gericht op de tijdelijke ICT infrastructuur en overige primaire technische voorzieningen zoals klimaat- en beveiliging installaties. Dit met name voor wat betreft de specifieke locatiekeuzes voor de tijdelijke huisvesting.

Overige doelstellingen Met betrekking tot de doelstellingen geformuleerd in het PvE voor de definitieve situatie, zullen deze waar haalbaar en noodzakelijk voor de tijdelijke huisvesting zoveel als mogelijk worden nagestreefd.

De nieuwe manier van werken (HWC) in het tijdelijke gemeentehuis Het doel van deze fase is ervaringen op doen met het invoeren van het Haarlemmermeers Werkconcept. Belangrijk element in deze fase is het leren omgaan met activiteitgericht werken inclusief het beheersen en gebruiken van de technische middelen die daarvoor nodig zijn. We gaan niet meer terug naar hoe het was in de huidige situatie in het raadhuis. We gaan oefenen, leren en testen wat werkt op weg naar het nieuwe gemeentehuis. Ook zal in de uitwerking van de tijdelijke huisvesting bureau Ongehinderd worden betrokken. Deze organisatie adviseert inzake de toegankelijkheid van gebouwen voor zowel interne medewerkers als externe bezoekers en partners. Op basis van deze advisering kunnen wij certificering verkrijgen voor onze tijdelijke huisvesting.

3. Huisvestingsbehoefte In dit hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op de tijdelijke huisvestingbehoefte van de gemeente. De inventarisatie van de huisvestingsbehoefte voor de tijdelijke huisvesting is gelijk aan die voor de huisvestingsbehoefte voor de definitieve huisvesting. Gedurende de achterliggende en huidige lock-down periodes zijn een aantal nieuwe inzichten tot ontwikkeling gekomen, namelijk: - een virologisch veilige werkomgeving; - lay-out infrastructuur kantoorruimte; - goed indeelbare werkvloeren; - bereikbaarheid. Een virologisch veilige werkomgeving Het is inmiddels bekend dat het virus SARS-Cov-2 (Corona) wordt overgedragen via: • druppels (hoesten of niezen van een besmet persoon); • direct en indirect contact (aanraken van mensen of besmette oppervlakten); • fecaal-oraal (doorspoelen van ontlasting bij een toilet); • lucht (verdamping van druppels waardoor lichte druppelkernen ontstaan).

5

Met betrekking tot het overdragen van het virus via druppels en direct en indirect contact gelden de bekende maatregelen vanuit de overheid - zoals testen en thuisblijven bij Corona verschijnselen, in alle gevallen 1,5 meter afstand tussen personen, mondkapjesplicht waar 1,5 meter afstand niet mogelijk is, zoals onder andere in het OV, etcetera. Bekend is ook dat het doortrekken met open toiletdeksel er aerosolen ontstaan die lang in de lucht blijven zweven en virusdeeltjes bevatten. Dit pleit voor een extra beschermende maatregel in alle protocollen om, naast onder andere handen wassen en afstand houden, het doortrekken van het toilet altijd met een gesloten deksel te doen. Bij voorkeur zonder kieren door een deksel die over de toiletbril en bovenrand van de toiletpot heen valt of in ieder geval met zo’n klein mogelijke kiergrootte. Met betrekking tot de virologische veiligheid binnen kantoorgebouwen werd algemeen aangenomen dat de huidige regels voor luchtverversing uit het Bouwbesluit voldoende garanties bieden tegen de verspreiding van het virus. Vanuit studies door de TU Delft ontstaan momenteel nieuwe inzichten met betrekking tot het verspreiden van het virus door ‘gesloten’ ventilatiesystemen; waarbij onder normale omstandigheden een verse luchttoevoer van 30 tot 40 m³/h per persoon wordt aangehouden, wordt nu minimaal 60 m³/h geadviseerd.

De CO2 -concentratie in een ruimte is een goede graadmeter. Door die te meten kun je controleren of de verse luchttoevoer in een ruimte op orde is. Normaal gesproken wordt een maximale CO2concentratie van 1.000 tot 1.200 ppm (parts per million, red.) geadviseerd, maar in coronatijden wordt aangeraden op maximaal 800 ppm. Dat staat ongeveer gelijk aan de 60 m³/h verse lucht per persoon die de komende tijd als absolute ondergrens wordt beschouwd. Aan te raden is dat de kantoorruimte werkt met 100% frisse lucht. De systemen die energie terugwinnen door verse buitenlucht gedeeltelijk te mengen met lucht die al in de gebouwen heeft gecirculeerd, moeten liefst worden stilgelegd. Ook is aan te raden dat de afzuiginstallaties in de sanitaire voorzieningen apart worden beheerd en 24 uur per dag en 7 dagen per week aanstaan om het grotere risico in deze ruimtes te beperken Er zijn echter maar weinig kantoorruimtes voor tijdelijke huur beschikbaar in de nabijheid van het station Hoofddorp die klimaatsystemen hebben die 100% frisse luchtcirculatie aankunnen met behoud van een werkbaar binnenklimaat c.q. voldoende verwarming- en koelingscapaciteit bij de minimaal aangeraden 60 m³/h luchttoevoer per persoon.

Lay-out infrastructuur kantoorruimte Om de 1,5 meter afstand tussen personen te garanderen, is het ook van belang dat de lay-out van de kantoorruimte genoeg ruimte biedt bij de zogenaamde ‘bottlenecks’. Dit zijn entreedeuren, entree ruimtes, liften en trappen, verdiepingen, gangenstelsels en toiletten. Aan te bevelen: • Meerdere entreedeuren (minimaal 1 toegang- en 1 uitgangdeur); • Grote entree, lobby of receptieruimte (minimaal 100 m²); • Minimaal 4 liften (aantal personen afhankelijk van grote) naar verdiepingen en 2 ruime trappen(huizen); 1 omhoog en 1 omlaag; • Brede gangen of mogelijkheid tot 1-richtingsgangen (rondgang); • Meerdere afzonderlijke en separaat geventileerde toiletruimtes; • Geen hooggelegen verdiepingen in verband met traplopen; maximaal 4 lagen.

6

Goed indeelbare werkvloeren Buiten de bovenstaande vereisten aan de infrastructurele voorzieningen voor de tijdelijke huisvesting, is het belang van goed indeelbare werkvloeren groot. Om een optimale werkplekindeling te realiseren, waarbij rekening gehouden wordt met 1,5 meter tussen mensen en logische ‘rondgang’ looproutes, is het wenselijk brede in te richten kantooroppervlakte te hebben van minimaal 15 meter breed. In deze ruimtes kunnen dan zowel dichte ruimtes als semi-open als open werkplekken worden gerealiseerd volgens het uitgewerkte werkplekconcept. Bereikbaarheid Het zoekgebied voor de tijdelijke huisvesting is als volgt bepaald: • Raad, college en bestuur bij elkaar in 1 locatie; • Publieksbalies met backoffice in goed te beveiligen locatie op begane grond; • Alle functies in een straal van circa 15 minuten lopen vanaf station Hoofddorp; • Publieksbalies sociaal domein eventueel op andere locatie dan overige publieksbalies.

De doelgroepen Ook voor de tijdelijke huisvesting gelden op hoofdlijnen drie doelgroepen: de inwoners en ondernemers (publieke omgeving), het bestuur (politieke omgeving) en de medewerkers (ambtelijk). Voor elk van deze doelgroepen gelden ook voor de tijdelijke huisvesting andere accenten in de ambities, zoals opgesteld in het PvE definitieve huisvesting.

7

Formatieve omvang De organisatiestructuur van de gemeente is opgebouwd uit domeinen, clusters en teams. Deze blijft onveranderd van toepassing gedurende de tijdelijke huisvesting. In overleg met de cluster HRM is een prognose opgesteld voor de formatieve omvang van de verschillende clusters. Deze wordt ten behoeve van de inrichting van de tijdelijke huisvesting no een keer geactualiseerd. Cluster / eenheid

Formatie totaal

Bezet. Fte

Aantal

Inhuur fte

Stage fte

DIR - Directie CC - Corporate Control SBD - Staf Bestuur & Directie HRM - Human Resources Management B&O - Beheer & Onderhoud RED - Ruimte, Economie en Duurzaamheid IB - Ingenieursbureau KCC - Klant Contact Centrum F&A - Financien & Administratie FM - Facility Management I&JZ - Inkoop & Juridische Zaken CEB - Communicatie & Externe Betrekkingen G&R - Gebieds- en Relatiemanagemen SDV - Sociale Dienst Verlening MOZ - Maatschappelijke Ondersteuning en Zorg SSC - Samenleving, Sport en Cultuur VH - Veiligheid G&V - Grond en Vastgoedzaken PROJ - Projecten Info+ Totalen *Formatie bezetting juni 2020

5,80 7,50 39,86 31,69 83,75 62,00 36,14 67,24 55,80 66,25 37,18 22,10 28,98 89,74 83,85 42,19 126,23 41,39 41,30 60,22 1.029,21

5,00 4,89 41,47 44,75 84,28 82,11 34,78 68,17 56,90 48,83 33,33 33,17 30,83 92,48 83,00 39,31 126,44 36,56 37,53 50,33 1.034,16

5 5 46 55 96 110 69 103 68 73 43 40 36 130 125 56 144 47 49 77 1.377

0,00 0,00 1,89 1,61 4,33 12,94 26,67 7,97 1,39 12,33 2,67 0,89 1,56 24,31 22,94 6,50 7,03 5,64 7,06 20,04 167,77

0,00 0,00 0,00 0,78 0,00 1,00 0,00 0,33 1,89 0,00 0,00 0,00 0,00 0,67 1,33 0,00 0,89 0,00 0,00 0,00 6,89

Service Centra en extern geplaatste teams De formaties van de servicecentra en de extern geplaatste teams zijn niet van toepassing voor de tijdelijke huisvesting. We weten inmiddels wel dat de BOA’s gehuisvest worden bij de politie gedurende de tijdelijke huisvestingsperiode en daardoor de eerste verdieping van Polderlanden vrijkomt.

8

Formatie prognose tijdelijke huisvesting Cluster

DIR - Directie CC - Corporate Control SBD - Staf Bestuur & Directie HRM - Human Resources Management B&O - Beheer & Onderhoud RED - Ruimte, Economie en Duurzaamheid IB - Ingenieursbureau KCC - Klant Contact Centrum F&A - Financien & Administratie FM - Facility Management I&JZ - Inkoop & Juridische Zaken CEB - Communicatie & Externe Betrekkingen G&R - Gebieds- en Relatiemanagemen SDV - Sociale Dienst Verlening MOZ - Maatschappelijke Ondersteuning en Zorg SSC - Samenleving, Sport en Cultuur VH - Veiligheid G&V - Grond en Vastgoedzaken PROJ - Projecten Info+ Griffie Totalen

Formatie

5,8 7,5 39,9 32,0 83,8 62,0 36,1 67,2 55,8 66,3 37,2 22,1 29,0 89,7 89,7 42,2 126,2 41,4 41,3 60,2 8,4 1043,8

Totaal incl gemiddeld 20% inhuur

7,0 9,0 47,9 38,4 100,6 74,4 43,3 80,6 67,0 79,6 44,6 26,5 34,8 107,6 107,6 50,6 151,4 49,7 49,6 72,2 10,1 1252,6

Overige locaties

Nader te Bezetting 65% Te plaatsen op Bezetting 65% Te plaatsen in bepalen locatie nader te locatie Beukenhorst Polderlanden bepalen Beukenhorst (waar mogelijk)

11

38,4 89,6 74,4 43,3

25,0 58,2 48,4 28,2

67,0 79,6 44,6 26,5 22,8

43,5 51,7 29,0 17,2 14,8

33

12

7,0 9,0 47,9

7,0 9,0 47,9

47,6

31,0

11 55

122,0

50,6 96,4 49,7 49,6 72,2

32,9 62,7 32,3 32,2 47,0

804,7

523,1

10,1 121,6

10,1 105,0

Bezetting 65% Polderlanden (waar mogelijk)

107,6 96,6

70,0 62,8

204,3

132,8

Huisvestingswaarden De in het PvE voor de definitieve huisvesting genoemde huisvestingswaarden worden, waar mogelijk, deels overgenomen. Deze zijn: samenwerking & kennisdeling, gastvrijheid en comfort.

9

4. Ontwikkelingen De tijdelijke huisvesting zal enerzijds grotendeels zijn afgestemd op de huidige werkmethodiek en het huidige werkplekconcept, gebruik makend van het bestaande meubilair. Anderzijds zullen gedurende de 2,5 jaar tijdelijke huisvesting proeftuinen worden ingericht, waarin de in het PvE definitieve huisvesting - omschreven werk(plek) methodieken worden getest en geïntroduceerd. Deze zijn omschreven als: - toekomstbestendig werken – activiteit gericht werken; - het nieuwe samenwerken waarin organisatiewaarden ondersteund worden; o samen: effectief samenwerken aan gezamenlijke doelstellingen en samen succesvol zijn; o waarderend: rekening houdend met elkaars tijd, kennis en persoonlijke voorkeur en aandacht; o professioneel: gebruikmaken van elkaars kennis en inbreng om klantgerichtheid te borgen; - opgave gericht werken: waarin we integraal cluster en teamoverstijgend samenwerken en de werkomgeving dit ondersteund door fysieke (projectruimtes, creatieve ruimtes) en virtuele (hybride werkvormen) werkplekken.

Post Corona Voor de tijdelijke huisvesting wordt rekening gehouden met de ontwikkelingen rond Corona, de verwachtte veiligheidsmaatregelen zoals lock-downs, anderhalve meter samenleving, vaccinatieprogramma, de positieve en negatieve thuiswerk ervaringen van de medewerkers (zie ook ‘Mijn werkplek’ enquête) en de algemene maatschappelijke ontwikkelingen rond het plaats- en tijdonafhankelijk werken. Daarbij is ook gekeken naar hoe andere gemeentes, zoals de gemeente Amstelveen en Arnhem, hiermee omgaan. Dit heeft geleid tot de volgende bezettingsgraad rekenmethodiek: - het totaal aantal tijdelijk te huisvesten personen bedraagt ca 1.130. (zie tabel pag. 11); - in gedeeltelijke en volledige lock-down komt dit neer op ca. 11,4% bezetting (circa 129 personen); - bij preventieve Corona maatregelen (1,5 meter afstand) betekent dit een maximale personeelsbezetting van ca. 30% (circa 340 personen); - bij verdere versoepelingen kan de bezettingsgraad oplopen naar maximaal 70%. Niet als doel, maar als maximale mogelijkheid.

Werkplekprincipes Zoals eerder gesteld, zal de tijdelijke huisvesting een weerspiegeling zijn van huidige werkplekprincipes met een doorkijk naar de werkplekprincipes voor de definitieve huisvesting in de vorm van proeftuinen (proefopstellingen). Dat betekent dat het van belang is dat we differentiëren in werkplekconcepten, bijvoorbeeld indicatie in aantallen van: - concentratie plekken; - plekken om telefonisch te vergaderen; - aanlandplekken; - kantoorwerkplekken (meer open plekken, zoals Polderlanden); - projectruimtes (meer afgesloten) of werkateliers; - spreekkamers (2-4 personen); - groepsvergaderruimtes (8-20 personen);

10

-

evenementenruimtes (zoals de Heijezaal).

Een en ander dient zodanig met technologie uitgevoerd dat er ook hybride samengewerkt kan worden. Om een impressie te geven van de gevolgen in de werkomgeving zijn de onderstaande werkplekprincipes ingevuld. Deze laten een verschuiving zien richting toekomstbestendig werken. Het is een praktische vertaling van verschillende aspecten in de werkomgeving waarmee het activiteitgericht werken wordt gestimuleerd. In de huidige situatie, het raadhuis, is te zien dat er een erg monofunctionele omgeving is met een gesloten karakter. Het nieuwe gemeentehuis wordt multifunctioneler, transparanter en heeft een grote variëteit aan werkplekken.

Van huidig raadhuis naar een nieuw gemeentehuis

11

5. Publieke zone Service & ontmoeting Voor de tijdelijke invulling van de publiek zone, wordt gestreefd de dienstverlening en de ruimtelijk functionele indelingen zoveel mogelijk te handhaven zoals opgenomen in het PvE voor de definitieve huisvesting. Dit geldt ook voor de publieke zone. Dienstverlening De gemeente Haarlemmermeer ambieert een goede dienstverlening die aansluit bij de behoeften van inwoners en ondernemers. Door het platform dienstverlening zijn de volgende service principes opgesteld; makkelijk, betrouwbaar, menselijk en verbonden. Deze vier basisprincipes komen terug in alle onderdelen van de publieke zone om kwalitatief goede dienstverlening te kunnen leveren. Onderstaande afbeelding geeft weer wat de vier basisprincipes betekenen voor de publieke zone.

Momenteel (maart 2021) wordt de visie op dienstverlening nog verder ontwikkeld door de gemeente, namelijk het Haarlemmermeerse Werkconcept (HWC). Deze visie op dienstverlening dient vertaald te worden in het ontwerp van het nieuwe gemeentehuis.

Entree & ontmoeting Afhankelijk van de tijdelijke locatie, zal worden gestreefd de entree zoveel als mogelijk af te stemmen op het gestelde in het PvE definitieve huisvesting. Daar de tijdelijke locatie allicht een multi-user gebouw kan zijn, moet er uiteraard rekening worden gehouden met de oorspronkelijke en/of andere mede-gebruikers van de entree. Dit geldt zowel voor de uitstraling, routing als voor de ontvangst en overige voorzieningen als omschreven in het PvE definitieve huisvesting zoals: - ontvangstzuil; - centrale balie en burgerzaken; - wachtgebied; - toegankelijkheid en veiligheid; - openbare toiletten; - spreekkamers; - koffiebar; - expositieruimte/ kunst;

12

-

ICT; fotowand gemeenteraad; BHV en beveiligersloge; Speelhoekje; omgevingsloket/ondernemersplein.

Voorwaarden (tijdelijke) huisvesting burgerzaken: -

-

-

beveiligde ruimte, niet toegankelijk voor onbevoegden, met daarbinnen: ruimte waar de balies (frontoffice) gekoppeld zijn aan de ruimte backoffice, zonder dat inwoners al te veel zicht hebben op het backoffice gedeelte; backoffice moet wel enigszins zicht kunnen hebben/snel kunnen krijgen op de balies in verband met beveiliging. Heen en weer lopen tussen bo en fo is noodzakelijk voor de dienstverlening; ingebouwde kluisruimte, met oa akten BS lopende jaar, nachtopslag documenten, voorraad geld, opslag brondocumenten, TRAKA sleutelkast; RAAS ruimte, direct nabij (maar apparatuur uit het zicht van) de balies, direct grenzend aan de backoffice ruimte; facilitair balkon met multifunctional en versnipperaar met ‘paspoortversnipperfunctie’, in directe verbinding met ruimte waar de balies zijn, maar uit het zicht van de inwoners aan de balie/wachtruimte; twaalf balies: • Alarmeringsysteem bij/boven de balies; • Assistentieknoppen onder de balies; • In hoogte verstelbare balies; • Ruimte voor twee schermen op de balie; • Aanvraagapparatuur in afsluitbaar kastje per balie; • Scanner, vingerafdruklezer, pin, bonprinter op de balie; • UV lamp, ruimte voor stempels, pennen, niettang, loep, tussen twee balies; • Speciale balieprinter drie balies achter de balie; • Extra A3 scanner achter de balies (niet aan de balie!); • Documentcontrole apparatuur achter de balies (niet aan de balie!); •

Twee ponsapparaten achter de balies (niet aan de balie!); • Opbergruimte voor benodigde formulieren; • Dagwaardeberging documenten direct achter de balie (of buizenpostsysteem?); betaalfaciliteiten voor contante betalingen; semistatisch archief binnen hetzelfde pand/bouwdeel voor akten BS, brondocumenten, ander papieren archief (met geconditioneerde ruimten, afhankelijk van inhoud); trouwkamer (minimaal 12 personen) in nabijheid van afdeling burgerzaken, LET OP: er worden nú al huwelijken gemeld voor over een jaar!; een trouwzaal; omkleedruimte voor de BABS nabij trouwkamer (en zaal); twee overlegruimtes binnen/grenzend aan beveiligde ruimte; eigen sanitair binnen beveiligde ruimte.

Aandachtspunten: - goed zicht op de balies door beveiliger in publieke gedeelte; - inkijk door ramen, meekijken van buitenaf op schermen voorkómen.

13

6. Semipublieke zone Dialoog en bijeenkomsten Met betrekking tot de semipublieke zone zullen de functionaliteiten ook worden overgenomen uit de huidige situatie, aangepast aan de ruimtelijke mogelijkheden van de tijdelijke locatie. Dit geldt voor de volgende onderdelen:

Burgerzaal Voor de ruimtelijke en functionele invulling van de burgerzaal zijn wij ook sterk afhankelijk van de ruimtelijke mogelijkheden van de tijdelijke locatie. Ook bij de invulling van de functionele eisen, zal zoveel mogelijk rekening worden gehouden met het gestelde in het PvE definitieve huisvesting.

Raadzaal Voor de Raadzaal zullen ook in de tijdelijke situatie alle functionele voorzieningen worden ingepast. Er zoveel als mogelijk rekening worden gehouden met publiekstribunes, maar ook hiervoor zijn wij sterk afhankelijk van de ruimtelijke mogelijkheden van de tijdelijke locatie.

Heijezaal (functionaliteit) Ook voor de functionaliteit zal een equivalent van de Heijezaal worden voorzien in de tijdelijke huisvesting. Met name de multifunctionele inzetbaarheid (zie volgend punt) van de ruimte zal worden benadrukt in de tijdelijke huisvesting.

Multifunctioneel inzetbaar De burgerzaal/atrium, raadzaal en Heijezaal zijn multifunctioneel inzetbaar. In de nabijheid zijn vergaderruimtes die inzetbaar zijn als fractiekamers. Door een goed ontwerp kunnen de verschillende ruimtes ingezet worden voor meerdere doeleinden, waardoor er zo efficiënt mogelijk met de ruimte wordt omgegaan en het voldoet aan alle ruimtelijke functionaliteiten die nodig zijn. Als bijvoorbeeld de Heijezaal bestaat uit twee ruimten die te transformeren zijn tot één grote ruimte kan het gebruik worden vergroot. De twee kleinere ruimtes zouden ideaal in te zetten zijn voor (onder)trouwen, multidisciplinair overleg en de Omgevingswet. Een multifunctionele raadzaal kan bijvoorbeeld ook gebruikt worden voor formele vergaderingen, presentaties, of als extensieruimte van het sociale gebied waar men informeel/ongepland overlegt.

Griffie De functionaliteiten omschreven in het PvE definitieve huisvesting zullen worden overgenomen. Met name de locatie van de diverse griffieruimtes is sterk afhankelijk van de tijdelijke locatie. Allicht dat deze zich niet in de semi-openbare ruimte van de tijdelijke locatie bevinden, maar in ieder geval in de nabijheid daarvan.

Staf Bestuur en Directie Voor het cluster SBD zal het PvE definitieve situatie leidend zijn voor de tijdelijke huisvesting. De semi-publieke ruimte is in de tijdelijke huisvesting – in een multi-user gebouw – niet groot genoeg om alle functionaliteiten te vestigen. Een flex-zone zal – in de nabijheid van de semi-publieke zone – worden ingericht met de functionaliteiten zoals omschreven in het PvE definitieve huisvesting.

14

Deze ruimte zal ook buiten kantooruren ter beschikking kunnen worden gesteld.

College Ook voor het college geldt dat deze in de niet-publieke zone – in de nabijheid van de semi-publieke zone worden gesitueerd. Wel kan het college beschikken over vergaderruimtes in de semi-publieke zone. Alle functionaliteiten uit het PvE definitieve huisvesting zullen worden overgenomen in de tijdelijke huisvesting.

Overlegruimten/ vergaderen Het aantal overleg- en vergaderruimtes in de semi-publieke zone is sterk afhankelijk van de tijdelijke locatie. In ieder geval zullen de functionaliteiten zoals omschreven in het PvE definitieve huisvesting worden overgenomen in de tijdelijke huisvesting. Het overgrote deel van de overleg- en vergaderruimten zullen in de niet-publieke zone worden voorzien.

Horecavoorzieningen Allicht zullen de horecavoorzieningen worden gedeeld met de mede-gebruiker(s) van de tijdelijke locatie. De catering van de diverse evenementen (raadsvergaderingen, collegevergaderingen, openbare evenementen en dergelijke) zullen – afhankelijk van de contracten - worden verzorgd door de allicht gedeelde horeca uitbater.

Trouwen Er zal in de tijdelijke locatie in ieder geval een kleine trouwruimte worden ingericht. Indien er geen ruimte is voor een grotere trouwruimte, dan zal deze op een andere locatie worden voorzien. Het Cultuurgebouw is hiervoor een interessante optie. De ruimtes kunnen sfeervol worden ingericht met aangepaste verlichting en de mogelijkheid om muziek af te spelen en beelden te tonen. Daarnaast dient in de nabijheid een garderoberuimte te zijn voor de BABS en een opslag voor toga’s.

Flexibele ruimten t.b.v. evenementen en ondersteuning De mogelijkheid voor grote flexibele ruimten ten behoeve van evenementen zoals recepties, grootschalige bijeenkomsten en informatiemarkten tot ongeveer 350 personen, is sterk afhankelijk van de keuze van de tijdelijke locatie. Allicht zal hiervoor ook een externe locatie voor worden gezocht. Ook hiervoor biedt het Cultuurgebouw goede alternatieve mogelijkheden.

15

7. Niet-publieke zone De werkomgeving Ook in de tijdelijke huisvesting is de niet-publieke omgeving de werkomgeving voor medewerkers van de gemeente. Hierbij zal zoveel als mogelijk het activiteit-gerelateerd werken worden toegepast. Ook in de tijdelijke situatie is het wenselijk om met mobile devices, goede werkafspraken en met de juiste faciliteiten de werkomgeving af te stemmen op de uit te voeren activiteit. Dit varieert van geconcentreerd werken tot creatief samenwerken, van regulier bureauwerk tot (in)formeel overleggen. Hiervoor zal de tijdelijke huisvesting een duidelijk doel als proeftuin voor de definitieve huisvesting vervullen. Gaande het ontwikkelings- en ontwerpproces van het werk(plek)concept, zullen voorbeelden van de nieuwe werkomgeving worden gerealiseerd en getest in de tijdelijke huisvesting. Dit betekent dat gedurende de tijdelijke huisvestingsperiode nieuwe werkopstellingen zullen worden gerealiseerd. Primair zal de grootste verandering in de tijdelijke huisvesting ten opzichte van het huidige raadhuis de ruimtelijke indeling van de werkomgeving zijn. De hokjesopmaak van het huidige raadhuis zal in de tijdelijke huisvesting niet meer aanwezig zijn en er zal een veel meer open ruimtelijke structuur worden toegepast.

Bouwstenenboek De in het PvE definitieve huisvesting opgenomen bouwstenenboek zal functioneel worden gevolgd, gebruik makend van het bestaande meubilair. Dit betekent een mix van primaire werkplekken, focuswerkplekken, samenwerkplekken en projectwerkplekken binnen de arbo en gebruiksreguleringen zal worden toegepast, zoals omschreven in het PvE definitieve huisvesting. Zoals eerder aangegeven, zullen hier proefopstellingen gebruik makend van nieuw meubilair en andere inrichtingselementen van worden gerealiseerd gaande de tijdelijke huisvestingsperiode. Hierbij zal het bouwstenenboek definitieve huisvesting, de werkplekbehoefte en mix, zoals opgenomen in het PvE definitieve huisvesting, worden opgevolgd.

Speciale werkplekken en voorzieningen Alle in het Pve definitieve huisvesting beschreven speciale werkplekken en voorzieningen zullen in de tijdelijke huisvesting functioneel worden overgenomen en geïmplementeerd. Dit geldt voor de volgende onderdelen: -

Medewerkers met medische indicatie Technisch & tekeningen Werkarchief Productieruimte Mediaservice Ontwerpomgeving Foto/filmstudio Gespreksruimte voor de integriteit coördinator

Decentrale voorzieningen -