Stand van zaken openstaande aanbevelingen Duisenberg Light inclusief advies van de rapporteurs

19

Reactie college 2019 Reactie college 2021 Mei 2021 Zie ook reactie op de aanbeveling Aanscherpen indicatoren bij jaarstukken 2019. Het college wil bij zo veel mogelijk doelen en prestaties indicatoren opnemen, mits deze aan gestelde eisen voldoen (denk aan: tijdig beschikbaar, liefst jaarlijks meetbaar, goed geformuleerd, tegen af te wegen kosten, etc). Hiervoor is zij tevens met de raad opnieuw in gesprek gegaan bij de werkconferentie indicatoren in november 2020. 2019 Het college suggereert de raad gebruik te maken van een werkwijze zoals in vorige bestuursperioden met een (bestuurlijk/ambtelijke) werkgroep Informatiewaarde P&C producten om dit samen met de raad vorm te blijven geven. In vorige bestuursperioden is meermaals een werkgroep gevormd bestaande uit raadsleden, een medewerker van de griffie en met vaste ondersteuning van medewerkers van Concern control en onderzoeksdeskundigheid, op een aantal momenten aangevuld met beleidsmedewerkers. De werkgroep informatiewaarde was gericht op het verbeteren van de informatiewaarde van de begroting opdat de raad beter zou zijn toegerust op het uitvoeren van zijn kaderstellende en controlerende taak.

De raadsleden uit de werkgroep hebben een goede en evenwichtige inbreng geleverd op basis waarvan is gekozen welke informatie op te nemen in planning en control documenten en hoe doelen en prestaties te selecteren en zo goed mogelijk te formuleren en deze op een zinvolle wijze meetbaar te maken door indicatoren. De ervaringen om multidisciplinair en door de raad en organisatie gezamenlijk na te denken over verbeteringen zijn als zeer positief ervaren.

Omschrijving aanbeveling

Meest recente reactie college: november 2021 1. Indicatoren zijn aangepast en vastgesteld n.a.v. de werkconferentie en nota Verwerking raadsconferentie indicatoren (2020/1186527). Deze zijn opgenomen in Programmabegroting 2022 en daarmee is voor het college deze aanbeveling afgedaan. 2. Het jaarverslag volgt exact de begroting, er zijn dus geen veranderingen in doelen, prestaties of indicatoren. Daarmee is volgens het college de aanbeveling afgedaan. De Duisenberg rapporteurs willen de Programmabegroting 2022 afwachten. Echter aanbeveling gaat over 2018 opvolging jaarverslag op begroting. In 2018 heeft de raad na vaststelling van de begroting de teksten van programma’s 1, 2 en 3 aangepast. Het jaarverslag volgt altijd de vastgestelde begroting (aangevuld met andere vastgestelde stukken). Het heeft dus geen meerwaarde te wachten op de Programmabegroting 2022, gezien deze niets met de aanbeveling te maken heeft. 3. De accountant heeft in zijn verslag aangegeven dat er een goede eindredactie op de

Advies rapporteurs 2021

20

Reactie college 2019 Reactie college 2021

Omschrijving aanbeveling

2. Maak financieel inzichtelijk wat de besteding van middelen is op het niveau van doelen en prestaties en niet alleen op beleidsveld- en programmaniveau

(2019/560113)

Meest recente reactie college: november 2021 jaarstukken plaatsvindt. Het college is dezelfde mening toegedaan. Daarmee is voor het college de aanbeveling afgedaan. De Duisenberg rapporteurs interpreteren de aanbeveling uit 2018 op een andere manier, namelijk correctheid op de cijfers rondom indicatoren. Juist door extra redactie op de definitieve stukken, zitten er wijzigingen tussen concept en definitieve jaarstukken. Hiermee ziet het college geen reden om deze aanbeveling nog open te laten staan. Aanvulling op collegereactie n.a.v. gesprek rapporteurs, accountant en ambtelijke organisatie: de ambtelijke organisatie wil eerst met de raad hierover in gesprek, want dit gaat dieper dan het verstrekken van informatie op het niveau van de taakvelden. Meer inzicht in de opbouw van een beleidsveld in kostensoorten kan wel maar de vraag is wat de raad met deze informatie wil gaan doen. Wil de raad de informatie gebruiken om hierop te gaan sturen? Hoe ver wil de raad gaan in zijn kaderstellende en controlerende rol t.a.v. de bedrijfsvoering en inzet van personeel en middelen (via de insteek kostensoorten? Of is het de

Advies rapporteurs 2021

Reactie college 2019 Reactie college 2021

Advies rapporteurs maart 2022: De rapporteurs adviseren de raad bij aanvang van de raadsperiode een bijeenkomst te organiseren over de programma-indeling en de onderverdeling van ieder programma naar beleidsvelden (conform artikel 2 van de financiële verordening) en bij de behandeling deze aanbeveling te betrekken. Deze bijeenkomst staat gepland op 21 juni a.s.

Mei 2021 Zie ook reactie op de aanbeveling Verbeteren koppeling doelen, beleid en middel bij jaarstukken 2019. Door diversiteit aan producten en inzet van middelen is koppeling tussen middelen enerzijds en doelen en prestaties anderzijds lastig. Beter de verbanden leggen bij de analyse en verklaring blijft een opgave.

Advies rapporteurs mei 2021: Het advies aan de raad luidt deze aanbeveling actief te laten aangezien de organisatie dit zelf ook aangeeft hierin nog een opgave te zien.

21

2019 Waar het gaat om de verbanden tussen doelen, prestaties, indicatoren en financiën kiest het college hiermee als eerste te beginnen in het sociaal domein (programma 1-3 van de Begroting). In algemene zin geldt dat de wijze waarop de gemeente de taken uitvoert c.q. wil uitvoeren zijn gerelateerd aan het beschikbare budget. Nu de uitvoering van de nieuwe taken binnen het sociaal domein al enige tijd bij de gemeente ligt, is dit een goed moment om extra aandacht te besteden aan het goed in beeld brengen van de relatie tussen effect en financiën. Op het domein van Werk en Inkomen zijn inmiddels bij alle beleidsdoelen indicatoren gedefinieerd (Programma 3 van de Begroting). Met de nieuwe nota Jeugd als basis,

Omschrijving aanbeveling

3. Koppel het oordeel van het college over het gevoerde beleid aan de indicatoren en het (al dan niet) behalen van afgesproken streefwaarden

Meest recente reactie college: november 2021 raad hier echt te doen om het verkrijgen van inzicht? Collegereactie: Het college heeft besloten geen koppeling te maken tussen doelen, prestaties en middelen. Redenen hiervoor: - Autorisatieniveau van de raad ligt op beleidsveldniveau, dit autorisatie niveau is reeds lager dan verplicht op basis van BBV (Besluit Begroting en Verantwoording). (Financieel) inzicht in de onderliggende doelen en prestaties vraagt om financiële gegevens op een lager niveau, waar college bevoegdheid geldt. - Koppeling van doelen, prestaties en middelen vraagt om een andere financiële indeling wat arbeidsintensief is en tevens als nadeel heeft dat het impact heeft op de vergelijkbaarheid van de cijfers uit voorgaande jaren. - Onderzoek wijst uit dat informatie niet de P&C cyclus volgt en op die momenten de gewenste informatie niet beschikbaar is, waardoor het gewenste effect uitblijft. Het college heeft toegezegd overschrijdingen op de streefwaarde van de indicator te melden en toe te lichten in de jaarstukken. Daarmee is voor het college de aanbeveling afgedaan.

Advies rapporteurs 2021

Reactie college 2019 Reactie college 2021 is voor het domein Jeugd een zelfde proces gestart. Tegelijkertijd wordt ook gewerkt aan het verbeteren van de operationele en tactische stuurinformatie. Doel is om stuurinformatie naar producten, instellingen en wijken te genereren, waarmee beter en effectiever gestuurd kan worden op inzet van middelen en de te leveren en/of geleverde prestaties. Ook dit doet het college graag in overleg met de raad.

Advies rapporteurs november 2021: Nu het college heeft toegezegd afwijkingen kenbaar te maken als ook de onderbouwing van de afwijkingen op te nemen in de tekst bij de doelen en prestatie, kan volgens de rapporteurs als opgevolgd worden beschouwd. Eerder is door het college ook geconstateerd dat precies meten welk gemeentelijk beleid of uitvoering heeft bijgedragen aan het

Mei 2021 Ook dit is bij de aanbevelingen bij de jaarstukken 2019 teruggekomen. Het college koppelt zo veel mogelijk terug of indicatoren hun streefwaarde behaald hebben of niet en waarom dat wel of niet gebeurd is (indien mogelijk). Dat gebeurt bij de verantwoording in het jaarverslag en jaarrekening. Dat is het moment waarop het college aan de raad aangeeft of streefwaarden gehaald zijn en waar mogelijk ook een verklaring hiervoor wordt weergegeven. 2019

22

Omschrijving aanbeveling

Meest recente reactie college: november 2021

Advies rapporteurs 2021 gewenste effect altijd beperkingen zal kennen en ook niet voor alle doelen mogelijk is. Daarmee is een één-op-één oordeel over het gevoerde beleid en het al dan niet behalen van streefwaarden ingewikkeld. Het college blijft actief bezig met verbeteringen en wil blijvend met de raad in gesprek zijn over dit onderwerp. Advies rapporteurs mei 2021: Het advies aan de raad luidt deze aanbeveling actief te laten in afwachting van de Programmabegroting 2022.

4. Rapporteer in het jaarverslag over veranderingen in de formulering van beleidsvelden, doelen, prestaties of indicatoren ten opzichte van de begroting (2019/560113)

Aanvulling op collegereactie n.a.v. gesprek rapporteurs, accountant en ambtelijke organisatie: er is reeds sprake van een consistentie tussen de begroting en de jaarrekening. Het format voor de bestuursrapportage en in het bijzonder de financiële bijstelling is anders, maar dat komt doordat dit document ook een andere functie heeft. De ambtelijke organisatie wil van de raad graag vernemen of het hem gaat om de inhoud of de layout. Collegereactie: Het jaarverslag volgt exact de begroting, er zijn dus geen veranderingen in doelen, prestaties of indicatoren. Doelen, prestaties en

Advies rapporteurs maart 2022: De rapporteurs adviseren de raad bij aanvang van de raadsperiode een bijeenkomst te organiseren over de programma-indeling en de onderverdeling van ieder programma naar beleidsvelden (conform artikel 2 van de financiële verordening) en bij de behandeling deze aanbeveling te betrekken. Deze bijeenkomst staat gepland op 21 juni a.s. Advies rapporteurs mei 2021: Het advies aan de raad luidt, gezien de recente wijzigingen, deze aanbeveling actief te laten in afwachting van de Programmabegroting 2022.

23

Reactie college 2019 Reactie college 2021 De doelen en indicatoren uit de Programmabegroting 2019-2023 zijn voor de komende begroting kritisch tegen het licht gehouden en waar mogelijk verbeterd. Tegelijkertijd is bij daarbij geconstateerd dat precies meten wat gemeentelijk beleid of uitvoering heeft bijgedragen aan het gewenste effect altijd beperkingen zal kennen en ook niet voor alle doelen mogelijk is. Daarmee is een 1 op 1 oordeel over het gevoerde beleid en het al dan niet behalen van streefwaarden ingewikkeld. Het college blijft actief bezig met verbeteringen en wil blijvend met de raad in gesprek zijn over dit onderwerp. Het college gaat meer aandacht geven aan het aspect evaluatie van de beleidscyclus. Het vooraf en achteraf zichtbaar maken van de verwachte en gerealiseerde effecten van het gemeentelijk beleid of uitvoering moet versterkt worden in deze cyclus. Een selectie van de beleidsonderwerpen komt terug in de producten in de P&C-cyclus. In april 2019 is in de commissie Bestuur de verwerking van de raadsconferentie ‘de begroting ont(k)leed’ besproken. Een van de punten daaruit is dat beleidsevaluatie meer in beleidsnota’s wordt opgenomen en alleen de highlights en consequenties van het beleid in de programmabegroting. Dit benadrukt nog eens dat de doelen met bijbehorende prestaties en indicatoren in begroting en jaarverslag altijd een selectie betreffen.

Het college geeft aan dat dit bij het jaarrekeningproces 2019 een aandachtspunt is.

Omschrijving aanbeveling

Meest recente reactie college: november 2021 indicatoren worden jaarlijks bij het opstellen van de begroting onder de loep genomen. In de begroting laat het college niet zien wat er veranderd is in de doelen, prestaties en indicatoren ten opzichte van de begroting het jaar er voor. Het blijft een afweging in het kader van een beknopte begroting welke wijzigingen wel en niet op te nemen. Voor wijzigingen in formulering van beleidsvelden is een raadsbesluit nodig, dus daar wordt de raad altijd op geïnformeerd. In 2018 zijn in de eerste wijziging op de begroting de doelen, prestaties en indicatoren van de programma's 1, 2 en 3 op de Programmabegroting 2018 in een raadsbesluit gewijzigd (2017/527292). De reden voor deze wijziging was dat per 1 januari 2018 de administratieve structuur en inrichting van het sociaal domein veranderd is als gevolg van de verwerving van de producten Wmo en Jeugd. Om de doelen van de transformatie sociaal domein te bereiken zijn andere producten ingekocht op basis van een nieuwe perceelindeling. Om die reden is de structuur en indeling van programma 1, 2 en 3 van de begroting aangepast. De nieuwe opzet betekende dat inhoudelijke en financiële indeling per 1 januari 2018 veel beter aansloot bij de (nieuwe) uitvoeringspraktijk. Het jaarverslag week daarom voor de programma's

Advies rapporteurs 2021

24

Reactie college 2019 Reactie college 2021

Omschrijving aanbeveling

5. Stuur strakker op de eindredactie van de jaarstukken

Meest recente reactie college: november 2021 1, 2 en 3 in 2018 af van de primaire begroting. Ieder P&C product wordt geredigeerd. De accountant geeft aan dat Haarlem zeer leesbare jaarstukken heeft in vergelijking met andere gemeenten. Uiteraard is verbetering altijd mogelijk en nodig, mede omdat het takenpakket van de gemeente voortdurend wijzigt. Bijvoorbeeld de implementatie van de Omgevingswet zal gevolgen hebben voor de inrichting van de begroting en daarmee voor het jaarverslag. Het college wil zo leesbaar mogelijk de jaarstukken voor de raad samenstellen. En met behulp van de inbreng van de raad steeds verbeteren. Dat is een continu proces.

Advies rapporteurs 2021

Reactie college 2019 Reactie college 2021

Advies rapporteurs maart 2022: Het college heeft aangegeven dat als in een aanbeveling of in dit geval het advies van rapporteurs gebruik gemaakt wordt van de bewoording ‘heeft permanente aandacht nodig’, dit niet voldoet aan het afdoeningscriterium. Volgens het college is met de RKC en commissie Bestuur op 9 september 2021 afgesproken dat punten zoals deze met permanente aandacht onder worden gebracht bij de Auditcommissie. Dit valt volgens de nieuwe Verordening Auditcommissie 2022 onder de taken van de Auditcommissie en wordt dus daar gemonitord. De rapporteurs adviseren de raad deze aanbeveling als opgevolgd te beschouwen.

Het college geeft aan dat dit bij het jaarrekeningproces 2019 een aandachtspunt is.

Advies rapporteurs mei 2021: Volgens de rapporteurs blijft de eindredactie nog steeds een punt van aandacht, omdat informatie ontbreekt of cijfers uit eerdere jaarverslagen niet goed zijn overgenomen. Zij adviseren de raad deze aanbeveling actief te houden om elkaar daarmee scherp te houden. Aan de hand van een paar voorbeelden wordt dit geïllustreerd. Op blz. 112 is de prestatie indicator “Aantal fietsers dat gebruik maakt van de app 'Beter op weg' opgenomen, terwijl wordt aangegeven dat gegevens over de realisatie niet meetbaar en beschikbaar bleken te zijn. Waarom wordt dan toch deze indicator opnemen?

25

Omschrijving aanbeveling

Meest recente reactie college: november 2021

Advies rapporteurs 2021 Een ander voorbeeld betreft cijfers uit voorgaande jaarverslagen inzake het schoolverzuim die afwijken van de cijfers die nu in dit jaarverslag zijn opgenomen. Het laatste voorbeeld is terug te vinden op blz 109 staat onder “Oppervlak openbaar groen in parken en groengebieden in ha” waar wordt aangegeven dat in vergelijking met 2019 er 4 ha minder groen is. Er wordt hiervoor geen duidelijke verklaring opgenomen.

26

Reactie college 2019 Reactie college 2021