Stand van zaken openstaande aanbevelingen Duisenberg Light inclusief advies van de rapporteurs
Tekst van het document
Duisenberg aanbevelingen jaarstukken en PB 2020 Ziggy Klazes (GL) en Peter van Kessel (VVD) onderzoek naar beleidsveld 1.1 Onderwijs & Sport met de focus op doelstelling 3 het goed onderhouden van onderwijsvoorzieningen (cie Samenleving). De sportvoorzieningen werden buiten beschouwing gelaten. Bas van Leeuwen (D66) en Eloy Aerssens (VVD) onderzoek naar beleidsveld 5.1 Openbare ruimte en mobiliteit met de focus op doelstelling ‘toename groen in de openbare ruimte’ (cie Beheer) Omschrijving aanbeveling
Reactie november college 2021
Advies rapporteurs november 2021
Reactie college juni 2021
1.
Collegereactie: Het college heeft aangeven dat het abstractieniveau van begroting en jaarrekening hoger ligt dan van specifieke beleidsstukken. De specifieke missie, visie en acties op doelniveau worden beschreven in de beleidsdocumenten. In de P&C documenten wordt vervolgens naar deze stukken verwezen (waar mogelijk met een digitale link). Hiermee is voor het college deze aanbeveling afgedaan.
Advies rapporteurs maart 2022: De rapporteurs adviseren de raad bij de behandeling van de jaarstukken 2021 aan alle commissies te vragen of de aanbeveling is opgevolgd. Afhankelijk van de uitkomst kan een gesprek met de nieuwe raad worden georganiseerd kunnen worden om de wensen specifiek te maken.
Juni 2021: Voor de begroting en jaarrekening geldt dat het abstractieniveau hoger ligt dan in specifieke beleidsstukken, namelijk het niveau van programma’s. Daarom is in de begroting en de jaarrekening de missie en de visie beschreven op programmaniveau en niet op beleidsveldniveau. De specifieke missie, visie en acties op doelniveau (per beleidsveld) worden beschreven in de betreffende beleidsdocumenten. In de P&C documenten wordt verwezen naar deze relevante beleidsdocumenten. Voor onderwijshuisvesting is dat het SHO. Het is mogelijk een nieuwe of aangepaste missie, visie en acties op doelniveau te formuleren in het nieuw op te stellen SHO voor 2022 en verder. De onderzoekers geven aan de huidige indicatoren goed te vinden, maar hierbij informatie te missen. Ook geven de onderzoekers aan dat het huidige doel te onduidelijk is. Tot op heden is het niet gelukt een concretere aanvullend doel en indicator te vinden die smarter geformuleerd kan worden. Het college zal onderzoeken of het mogelijk is het doel aan te passen (bijvoorbeeld door het huidige doel te splitsen in twee doelen: een voor sport en een voor onderwijshuisvesting) en een aanvullende indicator op te nemen, die past bij de uitgangspunten van de begroting en de jaarrekening (waarbij de jaarrekening geldt als verantwoording van de doelen en indicatoren uit de begroting).
De start van een nieuwe politieke cyclus na de verkiezingen is een logisch moment om aanpassingen in de doelen en indicatoren door te voeren voor de begroting vanaf 2023. Daarnaast merkt het college op dat na een intensief traject met de raad in april 2021 alle indicatoren voor de begroting 2022 door de raad zijn vastgesteld (2020/1186527). Het college zal zich inspannen om, indien mogelijk, splitsing of wijzigingen voor de begroting van 2022 voor te stellen
Formuleer in de begroting en het jaarverslag, kort en krachtig een onderbouwde missie, een onderbouwde visie, de acties die daaruit volgen en wat dit mag kosten. (2021/0371821)
1
Omschrijving aanbeveling
Reactie november college 2021
Advies rapporteurs november 2021
Reactie college juni 2021
2.
Maak in de begroting en het jaarverslag hyperlinks naar SHO en JOP en laat in deze documenten de staatjes uit het JOP met projecten en (begrote en gerealiseerde) kosten zien. (2021/0371843)
Collegereactie: Hyperlinks naar beide documenten worden reeds opgenomen in jaarrekening en begroting. Om de P&C documenten leesbaar te houden stelt het college voor om een bijlage bij het JOP te maken met een overzicht van de projecten en bijbehorende stand van zaken (planning, budget, realisatie) dat actief aan de commissies wordt aangeboden. Hiermee is deze aanbeveling voor het college afgedaan.
Advies rapporteurs maart 2022: Deze rapporteurs adviseren de raad deze aanbeveling als opgevolgd te beschouwen aangezien de links naar het SHO en JOP worden opgenomen in de jaarstukken onder beleidsveld 1.1 en 6.6 Investeringskredieten. (zie ook blz 301 jaarstukken).
3.
Maak van het beleidsveld sport en onderwijs twee separate beleidsvelden (2021/0371854)
Collegereactie: Het college raadt een splitsing van de beleidsvelden af. De reden hiervoor is dat de beide beleidsvelden op een aantal zaken dusdanig met elkaar verweven zijn dat het scheiden ervan niet bijdraagt aan het verkrijgen van meer inzicht in de financiële stromen. Daarnaast vermindert opsplitsing vergelijkbaarheid van de cijfers. De raad gaat over de structuur van de begroting. Voor het college is deze aanbeveling afgedaan, totdat de raad besloten heeft over een nieuwe begrotingsstructuur.
Advies rapporteurs maart 2022: De rapporteurs adviseren de raad bij aanvang van de raadsperiode een bijeenkomst te organiseren over de programma-indeling en de onderverdeling van ieder programma naar beleidsvelden (conform artikel 2 van de financiële verordening) en bij de behandeling deze aanbeveling te betrekken. Deze bijeenkomst staat gepland op 21 juni a.s.
4.
Neem informatie over geldende beleidskaders, speerpunten en aandachtspunten op bij doelen (2021/0371812)
Aanvulling op de collegereactie van november (n.a.v. gesprek rapporteurs met accountant en ambtelijke organisatie): Rapporteurs hebben gevraagd om meer inzicht in welke investeringen in een bepaald jaar tot uitvoering zijn gebracht en hoe dit zich verhoudt tot de planning. Deze informatie is terug te vinden in de bijlage bij
Advies rapporteurs maart 2022: De rapporteurs adviseren de raad aan de volgende rapporteurs aan de aankomende programmabegroting advies uit te brengen aan de raad of die programmabegroting wel dit inzicht biedt.
Juni 2021: Op dit moment zijn deze hyperlinks al opgenomen in de jaarrekening en de begroting. In de jaarrekening 2020 zijn deze te vinden op pagina 56 en in de Programmabegroting 2021- 2025 op pagina 63. 5 Het JOP wordt jaarlijks door het college vastgesteld en ter informatie naar de commissie gezonden. Het college stelt voor om bij het JOP jaarlijks een bijlage te voegen met een overzicht van de projecten met daarbij de stand van zaken (planning, budget, realisatie) en dit overzicht samen met het JOP actief aan de commissie aan te bieden. Via een hyperlink zal dit overzicht beschikbaar worden gesteld in het jaarverslag en de programmabegroting. Omwille van de leesbaarheid en de omvang van het jaarverslag en de programmabegroting stelt het college voor deze informatie niet integraal in de P&C stukken op te nemen maar te kiezen voor verwijzingen via hyperlinks. Juni 2021: Inhoudelijk raadt het college een dergelijke splitsing af. De reden hiervoor is dat de beide beleidsvelden op een aantal zaken dusdanig met elkaar verweven zijn dat het scheiden ervan niet bijdraagt aan het verkrijgen van meer inzicht in de financiële stromen. Ook zorgt het opsplitsen voor een verminderde vergelijkbaarheid over de jaren. Tot slot maakt een uitsplitsing van de beleidsvelden op productniveau deel uit van de bijlage bij de begroting en jaarrekening.
In het algemeen geldt dat in artikel 2 van de financiële verordening van de gemeente Haarlem is bepaald dat de raad bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma indeling vast stelt, alsmede een onderverdeling van ieder programma naar beleidsvelden. Dit betekent dat een eventueel gewenste aanpassing het beste door is te voeren na de volgende verkiezingen van 2022. Juni 2021: Eerst is het van belang op te merken dat de raad door middel van de programmabegroting stuurt op een hoog aggregatieniveau. In de begroting wordt verwezen naar beleidskaders en de daarbij behorende uitvoeringsprogramma’s. In de uitvoeringsprogramma’s en het investeringsplan zijn ook de investeringen opgenomen die aan de doelen bijdragen (zie inleiding Programma 5, en onder andere 1.6 Investeringen). Bij de
2
Omschrijving aanbeveling
Reactie november college 2021
Advies rapporteurs november 2021
de begroting (zie bijvoorbeeld investeringen Programma 5 pagina’s 119-121 begroting 2022). De overige gevraagde gegevens zijn te vinden in de bijlage Investeringen (zie vb bijlage 5.1 Investeringen begroting 2022 pag. 227 -234. Het blijft een afweging welke informatie in de begroting zelf en welke in de bijlagen worden opgenomen, maar deze wordt nu ook bij het programma zelf opgenomen en voorzien van een nadere duiding.
5.
Vergroot de informatiewaarde van begroting en jaarrekening door op een lager niveau inzicht in de programma verantwoording te geven middels een heldere koppeling tussen doelen, prestaties en budget. (2021/0371861)
Collegereactie: In de begroting wordt reeds verwezen met hyperlinks naar beleidskaders en de daarbij behorende uitvoeringsprogramma’s. Aangezien er bij de begroting wordt gestuurd op een hoger aggregatieniveau en er druk ligt om de begroting leesbaar te houden, wordt voor specifieke detailinformatie verwezen naar individuele beleidsstukken. Daarmee is het college van mening dat de aanbeveling is afgedaan. Aanvulling op de collegereactie van november (n.a.v. gesprek rapporteurs met accountant en ambtelijke organisatie): Dit wordt door de ambtelijke organisatie opgepakt in de jaarstukken 2021 e.v.; aan de doelen worden de budgetten van de taakvelden verbonden. Als de raad het op een niveau dieper wil (nl. op prestatievelden), dan wil de ambtelijke organisatie met de nieuwe raad eerst in gesprek om samen te bespreken wat precies de wensen zijn en wat de raad hiermee wil bereiken.
Reactie college juni 2021 individuele doelen en prestaties wordt er niet apart verwezen welke projecten / programma’s apart bijdragen aan de doelen. Aangezien de begroting op hoofdlijnen is en er de druk ligt om de begroting leesbaar te houden en het volume te beperken, wordt voor specifieke detailinformatie zo veel mogelijk verwezen naar individuele beleidsstukken. Het opnemen van enkele verwijzingen bij de doelen is naar de mening van het college wel mogelijk zoals naar bijvoorbeeld de SOR.
Advies rapporteurs maart 2022: De rapporteurs adviseren de raad bij de behandeling van de jaarstukken 2021 aan alle commissies te vragen of de aanbeveling is opgevolgd. Afhankelijk van de uitkomst kan een gesprek met de nieuwe raad worden georganiseerd kunnen worden om de wensen van de raad specifiek te maken.
3
Juni 2021: Het college heeft hierop eerder een reactie gegeven dat koppeling tussen budget en doelen wordt afgeraden. Het college blijft bij haar eerder ingenomen standpunt (Commissie bestuur 10 juni 2021, gemeente Haarlem)
Omschrijving aanbeveling
Reactie november college 2021
Advies rapporteurs november 2021
Collegereactie: Het college heeft besloten geen koppeling te maken tussen doelen, prestaties en middelen. Redenen hiervoor: - Autorisatieniveau van de raad ligt op beleidsveldniveau, dit autorisatie niveau is reeds lager dan verplicht op basis van BBV (Besluit Begroting en Verantwoording). (Financieel) inzicht in de onderliggende doelen en prestaties vraagt om financiële gegevens op een lager niveau, waar college bevoegdheid geldt. - Koppeling van doelen, prestaties en middelen vraagt om een andere financiële indeling wat arbeidsintensief is en tevens als nadeel heeft dat het impact heeft op de vergelijkbaarheid van de cijfers uit voorgaande jaren. - Onderzoek wijst uit dat informatie niet de P&C cyclus volgt en op die momenten de gewenste informatie niet beschikbaar is, waardoor het gewenste effect uitblijft.
4
Reactie college juni 2021
Duisenberg aanbevelingen jaarstukken en PB 2019 Thessa van der Windt (D66) en Chris IJsbrandy (HvH) onderzoek naar beleidsveld 7.3 Overhead (cie Bestuur) Melissa Oosterbroek (GL) en Danny van Leeuwen (AP) onderzoek naar beleidsveld 4.1 Duurzame stedelijke ontwikkeling (cie Ontwikkeling)
Omschrijving aanbeveling
Meest recente reactie college: november 2021
1. overzicht van Het college heeft de begrippen van definities van doelen en prestaties verder beleidsbegrippen voor aangescherpt in de PB 2022 en begroting en daarmee is de aanbeveling voor het jaarverslag college afgedaan. (2020/0609606) a. Stem definities voor beleidsveld af met de betreffende commissie.
Advies rapporteurs
Advies rapporteurs maart 2022: In alle raadscommissies is de Programmabegroting 22 behandeld en daarin is niet expliciet naar voren gekomen dat er behoefte bestaat aan een verdere aanscherping van doelen en prestaties. De rapporteurs adviseren de raad de aanbeveling als opgevolgd aan te merken. Advies rapporteurs mei 2021: Het advies aan de raad luidt deze aanbeveling actief te laten in afwachting van de Programmabegroting 2022. Verder adviseren zij om de Programmabegroting 2022 in alle commissies voorafgaand aan de raadsbehandeling te bespreken en daarbij de begrippen van doelen en prestaties betrekken. Reactie rapporteurs november 2020: De door de rapporteurs beoogde en gewenste definities van begrippen zijn in de PB21 niet terug te vinden. Dit is iets anders dan de formulering van doelen en prestaties. Wat opvalt is dat in programma 4 (pagina 100 programmabegroting) zowel doelen, effectindicatoren, prestaties en prestatieindicatoren herschreven zijn. Rapporteurs
5
Voorgaande reacties college 16 juni 2020 November 2020 Reactie college 2021 Mei 2020 Het staat de raad vrij om de begrippen van doelen en prestaties in de commissies te agenderen en bespreken voorafgaand aan begrotingsbehandeling. Het college heeft de wens van de raad opgepakt en al bij de Programmabegroting 2021 de doelen helderder geformuleerd. Uit de raadsconferentie is gebleken dat de raad dit graag nog helderder zou willen. Het college zal een nieuwe slag maken in de Programmabegroting 2022. November 2020: Bij de PB21 staat het de raad vrij om de begrippen van doelen en prestaties in de commissies te agenderen en bespreken voorafgaand aan begrotingsbehandeling. Bij de conferentie in het najaar 2020 kan de raad input geven op formulering van doelen en prestaties (naast indicatoren) voor uitwerking in de PB22. De wens is vooraf afstemmen, dat kan dan vanaf PB22. Juni 2020: Het college heeft voor alle planning en control (P&C) documenten een online begrippenlijst opgesteld, het Lexicon. Deze wordt bij elk product bekeken of er nog definities ontbreken. Bij dit punt wordt echter de omschrijving van doelen en prestaties bedoeld. Het college stelt haar doelen en prestaties bij de begroting op. De raad heeft de mogelijkheid om deze doelen en prestaties tijdens de begrotingsbespreking aan de orde te stellen.
Het staat de commissie vrij om de begroting, of in dit geval doelen uit programma 4, ook voor een commissie vergadering te agenderen. In 2019 is een raadsconferentie gehouden 'de begroting ont(k)leed' waarbij raadsleden hun input hebben gegeven over doelen, prestaties en indicatoren. De wens was om dat dit jaar te herhalen, maar dat is vanwege het Corona virus niet gelukt. De raad is geraadpleegd via
Omschrijving aanbeveling
Meest recente reactie college: november 2021
Advies rapporteurs
hebben niet kunnen achterhalen of dit met instemming van de raad is gebeurd. Zij waren in de veronderstelling dat de raadsconferentie over het verbeteren van de indicatoren zou worden afgewacht. Het advies aan de raad luidt dan ook deze aanbeveling open te laten staan, in afwachting van de (uitkomsten van de) raadsconferentie van 18 november. Het bespreken van de definities en doelen in betreffende commissies heeft nog niet plaatsgevonden en dit betreft het vervolg op de hiervoor genoemde raadsconferentie. Dit zal dan t.z.t. geagendeerd worden in de commissies. Overigens wordt opgemerkt dat alle definities en doelen nu in één keer in PB21 naar voren komen, maar dat is teveel voor een inhoudelijke behandeling hiervan in de raad.
2. Toelichting bij overschrijdingen van effectindicatoren (2020/0609845)
Het college heeft toegezegd overschrijdingen op de streefwaarde van de indicator te melden en toe te lichten in de jaarstukken. Daarmee is
Advies rapporteurs maart 2022 Volgens de rapporteurs is dit advies opgevolgd met de toezegging van het college. De rapporteurs adviseren de raad de aanbeveling als opgevolgd aan te merken.
6
Voorgaande reacties college 16 juni 2020 November 2020 Reactie college 2021 een enquête en daarna geïnformeerd over de voortgang via de raadsinformatiebrief 'Indicatoren conferentie'. In de programmabegroting worden doelen op een hoog abstractieniveau opgesteld. Dat is onoverkomelijk omdat het gehele werkveld van de gemeente hierin verantwoord moet worden en geen ruimte is voor uitsplitsing in (sub)doelen op een meer operationeel en meetbaar niveau. Hoewel het streven is doelen zo concreet en helder mogelijk te formuleren, is het niet realistisch om alle doelen op dit niveau geheel SMART te formuleren. Met name overkoepelende doelen op dit abstractieniveau kunnen vaak het best geformuleerd worden als ERdoelen, zoals 'HoogwaardigER stedelijke omgeving zodat aantrekkelijkheid Haarlem behouden blijft.' Er is een spanningsveld tussen de wens om de begroting zo kort mogelijk te houden enerzijds en aan uitgebreide operationalisering van alle gebruikte begrippen anderzijds. Bovenstaande geldt ook voor de indicatoren. Het is onoverkomelijk dat het ene beleidsveld zich veel meer leent voor indicatoren dan het andere. Beleidsveld 4.1 kent bij uitstek een brede thematiek en (daarmee) een hoger abstractieniveau. In een beleidsveld als Openbare orde en veiligheid is het bijvoorbeeld gemakkelijker om indicatoren te formuleren die aansluiten bij meer concrete en afgebakende doelen.
Daarnaast geven de rapporteurs soms aan indicatoren te missen of stelt indicatoren voor (onder andere op gebied van mobiliteit en afval). Een aantal daarvan is echter al elders in het jaarverslag opgenomen; veelal in beleidsveld 5.1. Beleidsveld 4.1 kent een erg brede thematiek en hoewel deze indicatoren ook hier op zijn plaats zouden zijn, zijn zij opgenomen in beleidsveld 5.1 omdat zij hier het meest direct aansluiten op de doelen van het beleidsveld. Indien deze indicatoren ook in beleidsveld 4.1. zouden worden opgenomen zou dit zorgen voor dubbele informatie, waarmee de omvang weer toeneemt en mogelijk ook onduidelijkheid ontstaat over waar verantwoording wel/niet plaatsvindt. Mei 2021: Het college licht in de jaarstukken bij elke indicator toe of deze afwijkt van de streefwaarde en waarom dit (waarschijnlijk) het geval is. Voor sommige indicatoren geldt dat het soms lastig exact te duiden is waarom iets afwijkt. In het algemeen geldt dat bij BZK/landelijke benchmark
Omschrijving aanbeveling
Meest recente reactie college: november 2021
Geef een toelichting bij forse overschrijdingen van effectindicatoren: als het doel is de apparaatskosten met 8% te verminderen, terwijl ze uiteindelijk met ruim 8% stijgen, dan verdient dat een gedegen toelichting. Het gaat immers om een verschil van bijna €18M op een jaarresultaat van €119M
voor het college de aanbeveling afgedaan.
3.Digitalisering primaire werkprocessen in fysieke en sociale domein opnemen in ICT strategie (2020/0609756)
Het college heeft nota Digitalisering werkprocessen (2021/0233798) aangeboden bij de Kadernota 2022. Hiermee is de aanbeveling voor het college afgedaan.
Advies rapporteurs
Advies rapporteurs november 2021: Digitalisering is een omvangrijk en complex concept dat alle aspecten van de gemeente raakt. Volgens de rapporteurs is er aan de raad niet een digitaliseringsstrategie voorgelegd (ter bespreking of ter advisering).
7
Voorgaande reacties college 16 juni 2020 November 2020 Reactie college 2021 indicatoren het vaak lastig is om afwijkingen te duiden, omdat het geen lokaal beleid is en daardoor minder goed gemonitord kan worden. Uiteraard worden financiële overschrijdingen ook in de jaarstukken toegelicht. Daarnaast heeft het college toegezegd dat als bijvoorbeeld apparaatskosten afwijken dit aan de raad kenbaar te maken. November 2020: Het college heeft toegezegd dat als bijvoorbeeld apparaatskosten afwijken dit aan de raad kenbaar te maken. Tevens wordt bij de tekst in de doelen en prestaties verwezen naar indicatoren en daarbij uitleg gegeven van afwijkingen. In het algemeen geldt dat bij BZK/landelijke benchmark indicatoren het vaak lastiger is om afwijkingen te duiden, omdat het geen lokaal beleid is en daardoor minder gemonitord kan worden. Juni 2020: De rapporteurs hanteren de term doelstelling in plaats van de term streefwaarde. Streefwaarden zoals apparaatskosten zijn vanuit de BBV verplichten indicatoren voor elke gemeente. Het doel van gestandaardiseerde indicatoren is om gemeentes met elkaar te kunnen vergelijken. De streefwaarde van apparaatskosten is echter geen doelstelling. Het gaat niet om een zelfstandige eenheid waarop gestuurd wordt, wel in relatie tot het behalen van (beleids) doelen. Het college hecht waarde aan het begrip streefwaarde en begrijpt de verwarring.
Daarom zal voortaan in de jaarrekening toegelicht worden waarom de gerealiseerde apparaatskosten afwijken van de begrote streefwaarde. De streefwaarde voor de apparaatskosten is overigens in 2020 bijgesteld naar € 709 euro per inwoner, deze waarde komt meer in de buurt van de € 735 realisatie in 2019. Mei 2021: In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de P&C documenten volgt een terugkoppeling van de transformatie. Het college zegt toe concreter te rapporteren over de onderliggende projecten en in de kadernota te rapporteren over dit onderwerp. Thema digitalisering is onderdeel van de bedrijfsvoeringsparagraaf. Daarnaast zal in de programma’s over digitalisering van werkprocessen van de lijnafdelingen gerapporteerd
Omschrijving aanbeveling
Stel een ICT-strategie op die meer tempo maakt met digitalisering van primaire werkprocessen in het fysieke en sociale domein.
Meest recente reactie college: november 2021
Advies rapporteurs
Op deelgebieden zoals informatieveiligheid en MijnHaarlem zijn goede stappen gezet. Een overall 'roadmap' ontbreekt echter, waarin bijv. per beleidsveld de kansen beschreven worden die digitalisering kan bieden, waar al concreet aan gewerkt wordt, en wat hierdoor verandert in de interactie tussen gemeente en burger/bedrijf of in de interne bedrijfsvoering. De rapporteurs adviseren de raad deze aanbeveling als nog niet opgevolgd te beschouwen. Advies rapporteurs mei 2021: Het eerdere advies is nog steeds van toepassing. Aan de raad wordt daarom gevraagd de aanb21 junieveling als niet afgedaan te beschouwen. Reactie rapporteurs november 2020: In PB21 wordt nauwelijks aandacht besteed aan digitalisering. Het begrip wordt een paar keer genoemd, maar uitsluitend als iets dan gaande is. Het hoe en waarom en wat we ermee gaan bereiken wordt hier niet beschreven. Integraal beleid hebben we nog niet gezien (ook niet voor specifieke domeinen). Voorbeeld: een recente notitie over verdere uitbouw van Mijn Haarlem betreft alleen het uitbreiden met functionaliteiten naar aanleiding van een enquête onder inwoners en bedrijven. Effecten op de bedrijfsvoering worden hier echter niet in beschreven. Er wordt verder een stevige investering gedaan de komende jaren, maar het is niet duidelijk of dit betrekking heeft op noodzakelijk onderhoud (updaten van software) of een investering,
8
Voorgaande reacties college 16 juni 2020 November 2020 Reactie college 2021 worden. Bedrijfsvoering vult de coördinerende rol in door de digitaliseringprocessen te inventariseren en te prioriteren. De uitkomst van deze inventarisatie bevat een concrete set van doelstellingen en de bijbehorende middelen die nodig zijn om deze doelstellingen te behalen. November 2020: In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de P&C documenten volgt een terugkoppeling van de transformatie. Het college zegt toe concreter te rapporteren over de onderliggende projecten. Juni 2020: Er wordt in fysiek en sociaal domein meer in gezet op digitalisering. Het digitaliseringstraject ten behoeve van de invoering van de Omgevingswet is een grote digitaliseringsoperatie. In het sociaal domein wordt onder het thema governance ingezet op data-analyse en data sturing. In zijn algemeenheid geldt dat er leergeld is betaald om te snel en te veel gelijktijdig te digitaliseren. Bewuste keuzes zijn nodig en daar wordt aan gewerkt.
Omschrijving aanbeveling
5.Sociaal jaarverslag (2020/0609855) Goed personeel is vitaal voor de gemeente Haarlem. Het zou goed zijn als de gemeente ook een sociaal jaarverslag maakt met betrekking tot het werkapparaat en alle thema’s die daar spelen
Meest recente reactie college: november 2021
Op specifieke onderwerpen, zoals inhuur derden, zal beleidsmatig meer informatie verstrekt worden in de nota ‘Strategisch personeelsbeleid’. Deze nota is op dit moment nog in voorbereiding. Verder is het college van mening dat zij voldoende over personeel en haar personeelsbeleid in de paragraaf Bedrijfsvoering en de bijlage Overzicht personeel opneemt. De aanbeveling wordt bij de nota ‘Strategisch personeelsbeleid’ afgedaan. Het maken van een sociaal jaarverslag kost veel tijd en de meerwaarde bleek in het verleden niet groot. Voor het college is de aanbeveling afgedaan, totdat de raad aangeeft welke informatie zij mist. Het college zal dan een afweging maken om informatie op te nemen.
Advies rapporteurs
Voorgaande reacties college 16 juni 2020 November 2020 Reactie college 2021
die gevolgen heeft op de bedrijfsvoering. Het advies aan de raad is de aanbeveling als nog niet afgedaan te beschouwen. Advies rapporteurs maart 2022: In de nota 'strategisch personeelsbeleid' is geen aandacht besteed aan dit punt. Het is ook niet zozeer een punt voor een incidentele nota, maar iets waar jaarlijks over gerapporteerd zou moeten worden. Een 'sociaal jaarverslag' klinkt wellicht wat zwaar, maar het ambtenarenapparaat is nu eenmaal de meest kritische succesfactor voor het bereiken van de doelen van de gemeente. Gevraagd is om jaarlijks te rapporteren hoe dit apparaat er voor staat, kwantitatief en kwalitatief. De rapporteurs adviseren de raad deze aanbeveling als niet opgevolgd te beschouwen. Advies rapporteurs mei 2021: Rapporteurs betreuren dat het college geen opvolging wil geven aan deze door de raad overgenomen aanbeveling. Zij zijn van mening dat in de paragraaf Bedrijfsvoering te weinig informatie is opgenomen om een goed beeld te kunnen vormen. Het college wordt gevraagd om een voorstel aan de raad voor te leggen hoe zij de raad dan wel uitgebreider over dit onderwerp kan informeren. Tot dan adviseren de rapporteurs de raad deze aanbeveling niet als afgedaan te beschouwen. Reactie rapporteurs 2020: Aandacht voor bedrijfsvoering in het algemeen blijft zeker in het kader van de verslechterende financiële situatie van de
9
Mei 2021: Het college heeft aangegeven deze aanbeveling niet op te volgen. In het verleden heeft de gemeente een dergelijk jaarverslag gehad. Het kost relatief veel tijd om een sociaal jaarverslag samen te stellen, terwijl de meerwaarde niet groot bleek. Het biedt zeker meer overzicht en werd tegelijk voor kennisgeving aangenomen. De paragraaf Bedrijfsvoering bevat in de begroting op hoofdlijnen de personeelsplannen en ontwikkelingen. In het jaarverslag wordt in de paragraaf Bedrijfsvoering over de realisatie verslag gedaan. November 2020: Het college heeft aangegeven deze aanbeveling niet op te volgen. In het verleden heeft de gemeente een dergelijk jaarverslag gehad. Het kost relatief veel tijd om samen te stellen, terwijl de meerwaarde niet groot bleek. Het biedt zeker meer overzicht en werd tegelijk voor kennisgeving aangenomen. Juni 2020: Het college is het eens met de rapporteurs dat vitaal personeel belangrijk is voor de organisatie. Daarom wordt in Haarlem onder meer gebruik gemaakt van het Strategisch PersoneelsPlan (SPP). De begrotingsparagraaf Bedrijfsvoering bevat op hoofdlijnen de personeelsplannen en - ontwikkelingen. In het jaarverslag wordt in de paragraaf Bedrijfsvoering over de realisatie verslag gedaan Een sociaal jaarverslag heeft de gemeente Haarlem overigens ook gekend en is afgeschaft in een bezuinigingsronde.
Omschrijving aanbeveling
6.Faciliteer opnieuw mogelijkheid voor de raad om indicatoren aan te scherpen (2020/0609648) a. Breng balans in aantal indicatoren (effect en prestatie) per doel; b. Zorg voor betere/meer trend informatie; c. Zorg voor tijdige beschikbaarheid van informatie; d. Kwalificeer kwaliteit in zowel streef- als realisatie waarden
Meest recente reactie college: november 2021
Aanvulling hierop n.a.v. gesprek met rapporteurs, accountant en ambtelijke organisatie: Met de nieuwe raad wil de ambtelijke organisatie hierover in gesprek (in september als de begroting 23 beschikbaar is). De ambtelijke organisatie kan zich vinden en deelt de mening van de rapporteurs/raad. Het voorstel van de accountant is om aan de hand van de begroting 2023 een paar programma’s eruit lichten en dit samen met hem en vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie met de raad te bespreken. Dit gesprek kan bijv. met de Auditcommissie worden gevoerd aangevuld met leden van de commissies die over de gekozen programma’s gaan. Aan de hand van de doelenboom zal worden onderzocht waar de behoeften van de
Advies rapporteurs
Voorgaande reacties college 16 juni 2020 November 2020 Reactie college 2021
gemeente en de voortgaande groei van de bezetting in FTE's van aanzienlijk belang. Een sociaal jaarverslag lijkt ons een geëigende vorm hiervoor. Als het College hier niet achter staat, vernemen wij graag op welke wijze het college de raad dan gaat informeren over bedrijfsvoering, productiviteit en beheersing van de apparaatskosten. In PB21 is hierover nagenoeg niets te vinden. We wijzen erop dat wethouder Mooij reeds in december 2013 een toezegging aan de raad heeft gedaan om een sociaal jaarverslag te maken (raadsvergadering 13 november, verslag blz. 6). Advies rapporteurs november 2021: De rapporteurs adviseren de raad bij aanvang van de raadsperiode een bijeenkomst te organiseren de indicatoren (conform artikel 2 van de financiële verordening) en daarbij deze aanbeveling te betrekken. Deze bijeenkomst staat gepland op 29 november a.s. Advies rapporteurs mei 2021: Rapporteurs adviseren de raad de programmabegroting 2022 te af te wachten voordat deze aanbeveling kan worden afgedaan. Zij geven de raad in overweging mee om de in de raadscommissies de programmabegroting 2022 te behandelen zodat de commissies vanuit hun expertise kunnen aangeven of de indicatoren voor hen de benodigde informatie en sturing opleveren.
10
Mei 2021: In november 2020 heeft het college een werkconferentie over indicatoren gehouden. Daarvoor en tijdens de conferentie heeft de raad input geleverd en haar wensen kenbaar gemaakt. De input en uitwerking van de wensen van de raad worden in een nota verwerkt. In deze nota wordt besproken wat wel en niet haalbaar is en welke indicatoren het college voornemens is op te nemen in de Programmabegroting 2022. Ook wil het college zoveel mogelijk indicatoren die jaarlijks en tijdig beschikbaar zijn. Echter zoals eerder gemeld is dat met verplichte BZK indicatoren en indicatoren van partners niet altijd mogelijk en buiten de invloed van het college. Het college vertaalt de wensen van de raad naar realistische, helder geformuleerde en meetbare indicatoren, zodat er een lange termijn trend kan worden gemonitord. Deze nota wordt zoals met de raad afgesproken geagendeerd in alle commissies, zodat de raad over de keuzes van het college in gesprek kan gaan voordat de indicatoren daadwerkelijk in de begroting worden opgenomen. November 2020: Het college heeft aangegeven met de raad de indicatoren te willen aanscherpen. Zij heeft toegezegd in het najaar 2020 een indicatoren conferentie te organiseren waarbij de raad input kan leveren en haar wensen kenbaar kan maken. College heeft meerdere malen toegezegd te
Omschrijving aanbeveling
Meest recente reactie college: november 2021
Advies rapporteurs
raad liggen en welke indicatoren daarbij passen.
Reactie rapporteurs november 2020: Het advies aan de raad is deze aanbeveling te betrekken bij de werkconferentie indicatoren van 18 november en de verdere uitwerking daarvan.
Voorgaande reacties college 16 juni 2020 November 2020 Reactie college 2021 werken naar een goede balans tussen doelen, prestaties en indicatoren. Wel wil het college toevoegen dat zij alleen realistische, helder geformuleerde en meetbare indicatoren opneemt. Zodoende kan er een trend gemonitord worden. Ook wil het college zoveel mogelijk indicatoren die jaarlijks en tijdig beschikbaar zijn. Echter zoals eerder gemeld is dat met verplichte BZK indicatoren en indicatoren van partners niet altijd mogelijk en buiten de invloed van het college. Juni 2020: Het college is voornemens dit najaar een raadsconferentie over indicatoren organiseren, waarbij de raad de mogelijkheid krijgt om mee te denken over indicatoren. Dit gebeurt op basis van de begroting 2021 en wordt verwerkt in de begroting 2022. Het college streeft ernaar om bij elk doel en elke prestatie een indicator op te nemen. Dit is meerdere keren met de raad besproken. De rapporteurs stellen dat er behoefte is aan meer indicatoren of aanvullende indicatoren. In veel gevallen zijn voorgestelde aanvullende indicatoren van toegevoegde waarde, maar is het de vraag of de P&C documenten de plek zijn om al deze indicatoren op te nemen. Dat heeft namelijk consequenties voor de omvang en leesbaarheid van de P&C documenten.
Een deel van deze informatie kan mogelijk (beter) worden ondervangen in meer reguliere verantwoording en monitoring in de beleidscyclus, waar dan naar kan worden verwezen. Het vinden van een goede balans is een gezamenlijke opgave bezien vanuit de meervoudige doelen van de raad. Ook het college wil indicatoren voor een langere tijd opnemen, zodat een trend zichtbaar is. Het college onderschrijft het belang van tijdige beschikbaarheid van realisatiewaarden. Voor een aantal indicatoren is de gemeente afhankelijk van aanlevering van derden, zoals externe partners van de gemeente. Echter voor de landelijk verplichte BZK indicatoren heeft de gemeente geen invloed op (tijdige) aanlevering. Daarom worden de beschikbare gegevens met peildatum 1 mei opgenomen in het jaarverslag. Tevens is digitaal de link beschikbaar (onder BZK bij de bron) naar het dashboard waar de actuele waarden zijn opgenomen. Het is het college niet duidelijk wat bedoeld wordt met de aanbeveling kwalificeren van kwaliteit in streef- en realisatie waarden. Streefwaarden worden zo realistisch mogelijk opgesteld, rekening houdend met de ambitie én
11
Omschrijving aanbeveling
Meest recente reactie college: november 2021
Advies rapporteurs
7.Onderverdeling aantallen medewerkers en kostentoerekening Breng duidelijker in beeld hoeveel mensen er aan het werk zijn voor de gemeente en tegen welke kosten. Het gaat dan niet alleen om FTE’s in dienst van de gemeente, maar ook FTE’s in dienst van overheidsNV’s en (tijdelijke) inhuur (2020/ 609885)
Het college heeft toegezegd het aantal fte’s van de NV’s van het voorafgaand jaar in de volgende jaarstukken van de gemeente Haarlem op te nemen in de bijlage Overzicht personeel. De reactie van de rapporteurs op de reactie van het college (link) heeft betrekking op personeelsontwikkeling van eigen organisatie, dat hoort niet bij deze aanbeveling. Deze aanbeveling wordt afgedaan bij de jaarstukken 2021.
Advies rapporteurs maart 2022: Het college geeft aan dat deze aanbeveling wordt afgedaan bij de jaarstukken 2021 (blz 9 em 301). De rapporteurs kunnen de raad de jaarstukken niet beoordelen vanwege de raadswisseling. Zij adviseren de raad de jaarstukken 2021 zelf hierop te beoordelen en aan te geven of deze aanbeveling is opgevolgd. Advies rapporteurs mei 2021: In de jaarrekening 2020 is geen andere verantwoording over de personeelsontwikkeling te vinden dan de gebruikelijke lijst (bijlage 6.4). De rapporteurs zijn van mening dat het van belang is voor de budgetverantwoording om per beleidsveld meer inzicht te hebben in welk deel van het budget naar personeel gaat (eigen en ingehuurd), en welk deel naar overige kosten. Deze behoefte komt voort uit de constatering dat de apparaatskosten de afgelopen jaren veel sterker zijn gestegen dan de overige kosten. Dit vraagt om een verklaring en eventueel om beheersmaatregelen. Dit aspect is thans niet uit de jaarstukken af te leiden. Het advies luidt dan om deze aanbeveling actief te houden en het college te vragen om per beleidsveld meer inzicht te bieden in welk deel van het budget naar personeel gaat (eigen en ingehuurd), en welk deel naar overige kosten.
12
Voorgaande reacties college 16 juni 2020 November 2020 Reactie college 2021 realisatie mogelijkheden. Het is lastig indicatoren te kwalificeren. Vooralsnog wordt kort een doel en prestatie in de begroting weergegeven en wordt in het jaarverslag uitgebreider (kwalitatief) ingegaan op wat er bereikt is. Mei 2021: In de P&C documenten is aangegeven hoeveel mensen er aan het werk zijn en tegen welke kosten. De fte’s van overheids-NV’s zijn terug te vinden in de jaarstukken van de NV’s. De BBV heeft niet zonder reden geen consolidatieplicht opgenomen. De raad heeft echter behoefte aan dit inzicht en daarom wordt het aantal fte’s van de NV’s van het voorafgaand jaar in de volgende jaarstukken van de gemeente Haarlem opgenomen in de bijlage Overzicht personeel. November 2020: in de P&C documenten is aangegeven hoeveel mensen er aan het werk zijn en tegen welke kosten. De fte’s van overheids-NV’s zijn terug te vinden in de jaarstukken van de NV’s. De BBV heeft niet zonder reden geen consolidatieplicht opgenomen. De raad heeft echter behoefte aan dit inzicht en daarom wordt het aantal fte’s van de NV’s van het voorafgaand jaar in de volgende jaarstukken opgenomen Juni 2020: Het college geeft in haar jaarstukken personele informatie die voldoet aan de wettelijke verplichting. Een gemeente rapporteert over waar zij verantwoordelijk voor is.
Overigens zijn aan het opnemen van meer informatie ook kosten verbonden.
Omschrijving aanbeveling
8. Koppeling doel > beleid > middelen verbeteren / maken in jaarverslag (2020/0609664) a. Maak beter inzichtelijk met welke prestaties welke doelen behaald moeten worden; b. Voeg voor de programma's de uitsplitsing kosten per product toe aan jaarrekening; c. Geef daarbij per prestatie aan onder welke productgroep deze valt en welke kosten ermee gemoeid zijn; d. Maak de weging van duurzaamheidasp ecten in het
Meest recente reactie college: november 2021
Aanvulling op collegereactie nav gesprek rapporteurs, accountant en ambtelijke organisatie: de ambtelijke organisatie wil eerst met de raad hierover in gesprek, want dit gaat dieper dan het verstrekken van informatie op het niveau van de taakvelden. Meer inzicht in de opbouw van een beleidsveld in kostensoorten kan wel maar de vraag is wat de raad met deze informatie wil gaan doen. Wil de raad de informatie gebruiken om hierop te gaan sturen? Hoe ver wil de raad gaan in zijn kaderstellende en controlerende rol t.a.v. de bedrijfsvoering en inzet van personeel en middelen (via de insteek kostensoorten? Of is het de raad hier echt te doen om het verkrijgen van inzicht? Collegereactie: Het college heeft besloten geen koppeling te maken tussen doelen, prestaties en middelen. Redenen hiervoor: - Autorisatieniveau van de raad ligt op beleidsveldniveau, dit autorisatie niveau is reeds lager dan verplicht op basis van BBV. (Financieel) inzicht in de
Advies rapporteurs
Voorgaande reacties college 16 juni 2020 November 2020 Reactie college 2021
Reactie rapporteurs november 2020 Als straks uit de komende jaarstukken blijkt dat deze informatie daarin is opgenomen, is de aanbeveling pas afgedaan. Het advies aan de raad is tot die tijd de aanbeveling nog actief te houden Advies rapporteurs maart 2022: De rapporteurs adviseren de raad bij aanvang van de raadsperiode een bijeenkomst te organiseren over de programma-indeling en de onderverdeling van ieder programma naar beleidsvelden (conform artikel 2 van de financiële verordening) en bij de behandeling deze aanbeveling te betrekken. Deze bijeenkomst staat gepland op 21 juni a.s. Op dit moment wordt de raad op het hoogste aggregatieniveau informatie geïnformeerd over de aard van de bestedingen. Voor de inkomsten geldt dit niet. Deze zijn goed herleidbaar naar de verschillende bronnen. Bestedingen zijn echter alleen als lump sum €-bedragen te zien, zonder dat duidelijk is of het gaat om apparaatskosten, inkoop van goederen of diensten, afschrijvingen en rente, inkomensoverdrachten of subsidies. Dit zijn voor de raad relevante grootheden waarvan de ontwikkeling in de tijd gevolgd moet kunnen worden. Deze informatie ontbreekt nu, en zou op het niveau van beleidsvelden beschikbaar moeten zijn B.v. in het jaarverslag en dan 5 jaar terug in de tijd, zodat ook trends herkenbaar worden. De raad krijgt nu elke drie maanden een 'foto' van de financiële situatie, en dan steeds
13
Mei 2021: Voor de komst van de BBV was de gemeentelijke begroting veel meer gericht op functies en had vooral een input oriëntatie. De invoering van het dualisme leidde tot een andere relatie tussen gemeenteraad en college en tussen Provinciale en Gedeputeerde Staten. Die nieuwe relatie kreeg zijn beslag in een andere financiële verslaggeving. De begroting werd niet langer opgesteld volgens de functionele en categoriale indeling. De dualisering heeft ertoe geleid dat een andere begrotings- en verantwoordingsopzet wenselijk is om de raad in zijn kaderstellende en controlerende taak beter te ondersteunen. Met de komst van de BBV is de nadruk gelegd op een begroting die opgebouwd is uit programma’s (met name gericht op output en outcome). In samenwerking met de werkgroep informatiewaarde heeft Haarlem gekozen voor een indeling met beleidsvelden en inzicht in de productenraming. Het autorisatieniveau waarop de raad de begroting vaststelt ligt op beleidsveldniveau. Wanneer de raad ook (financieel) inzicht wil hebben in de onderliggende prestaties zullen de gegevens op een lager niveau, waar college bevoegdheid geldt, gekoppeld moeten worden. In bijlage 1 wordt een voorbeeld uitgewerkt waarbij een koppeling is gemaakt tussen prestaties en producten en de knelpunten van deze koppeling inzichtelijk worden gemaakt.
Hieruit blijkt dat de Haarlemse begroting financieel niet is ingericht om financiën aan doelen en prestaties te kunnen koppelen. Koppeling van doelen, prestaties en middelen vraagt om een andere financiële indeling wat, naast de kostenbatenafweging, als nadeel heeft dat het aanpassen van het rekeningschema impact heeft op de vergelijkbaarheid van de cijfers uit voorgaande jaren. De introductie van de BBV was daarnaast het gevolg van de constatering dat de huishoudens van overheden op onderdelen principieel anders zijn dan die van bedrijven. Waar bedrijven producten leveren en dus een proces van input, throughput en output kennen is dat
Omschrijving aanbeveling
beleid inzichtelijk; e. Maak een koppeling van de prestaties naar het Gebiedsjaarversla g; f. Maak inzichtelijk wanneer er sprake is van een wettelijke taak (bijv. erfgoed).
Meest recente reactie college: november 2021
-
-
onderliggende doelen en prestaties vraagt om financiële gegevens op een lager niveau, waar college bevoegdheid geldt. Koppeling van doelen, prestaties en middelen vraagt om een andere financiële indeling wat arbeidsintensief is en tevens als nadeel heeft dat het impact heeft op de vergelijkbaarheid van de cijfers uit voorgaande jaren. Onderzoek wijst uit dat informatie niet de P&C cyclus volgt en op die momenten de gewenste informatie niet beschikbaar is, waardoor het gewenste effect uitblijft.
Advies rapporteurs
vanuit een iets ander perspectief, waardoor het moeilijk te zien is hoe de financiën zich ontwikkelen. De cijfers kloppen altijd, omdat ze kloppend gemaakt worden met reservemutaties. Maar dat zegt niets over onderliggende trends die pas zichtbaar worden als je een aantal jaren op een rij zet en kosten uitsplitst naar type. Ook voor het college en de organisatie is dit waardevolle informatie. Als de organisatie deze informatie niet heeft of moeite heeft deze informatie te leveren doet de vraag zich namelijk voor waar de organisatie dan zelf op stuurt? Zie in dit verband een recent artikel in de Groene Amsterdammer waar een soortgelijke conclusie getrokken wordt: https://www.groene.nl/artikel/een-soortschaduwoverheid Advies rapporteurs mei 2021: Door het college wordt aangegeven dat zij niet willen en kunnen voldoen aan deze aanbeveling. Rapporteurs adviseren de raad de accountant te vragen om een second opinion. Reactie rapporteurs november 2020: De ambtelijke uitsplitsing van het financieel systeem in producten heeft aangetoond dat er op gedetailleerder niveau kan worden geïnformeerd aan raad. Het advies van de rapporteurs is deze aanbeveling als niet afgedaan te beschouwen en het college vragen nogmaals te kijken of zij aan de aanbeveling kan voldoen.
14
Voorgaande reacties college 16 juni 2020 November 2020 Reactie college 2021 bij gemeenten anders. De gemeente kent op veel onderdelen niet een dergelijk proces met een product als uitkomst. Uit onderzoek naar performance based budgeting in Nederland (de Jong et al., 2013) is gebleken dat er nog enkele andere nadelen zijn aan het koppelen van budgetten aan doelen en prestaties. Een van de nadelen is dat deze informatie vaak niet de reguliere jaarlijkse cyclus van de planning en control documenten volgt maar over meerdere jaren gaat. Hierdoor ontbreekt het gewenste leer- en verbetereffect. Daarnaast bleek uit dit onderzoek dat veel indicatoren geschrapt werden, omdat de focus lag op het afleggen van de verantwoording over de budgetten in plaats van op de te behalen doelen en bijbehorende prestaties. Gezien alle bovengenoemde argumenten heeft het college besloten de koppeling niet te maken. Bij deze aanbeveling wordt ook gevraagd om de uitsplitsing kosten per product toe te voegen voor de programma's in de jaarrekening en een koppeling van de prestaties naar het Gebiedsjaarverslag te maken. De informatie in het gebiedsjaarverslag en de informatie in de P&C producten kent een ander abstractie niveau. Een koppeling maken tussen deze onvergelijkbare informatieniveaus is daarom niet mogelijk noch wenselijk.
Tot slot hebben de Duisenberg Light rapporteurs de aanbeveling gedaan om wettelijke taken te benoemen. Het college gaat hier niet in mee gelet op de grote diversiteit aan type taken van de gemeenten en soorten dekking. Het is niet gebruikelijk om dit type informatie toe te voegen, noch voorgeschreven door de BBV en er zijn wel transactiekosten aan verbonden. November 2020: Het college heeft aangegeven dat zij een zo goed mogelijke koppeling maakt tussen het beleid (in beleidsnota’s) en dat naar abstractere doelen in de begroting vertaalt. Van deze doelen wordt bepaald wat in een jaar door het college aan prestaties wordt uitgevoerd. De koppeling om daar middelen aan de hangen is niet eenvoudig te maken. Daarnaast is de Haarlemse begroting financieel niet ingericht om financiën aan doelen en prestaties te kunnen koppelen. De kosten per product zijn reeds in de
Omschrijving aanbeveling
Meest recente reactie college: november 2021
Advies rapporteurs
Voorgaande reacties college 16 juni 2020 November 2020 Reactie college 2021 jaarrekening opgenomen. Er wordt toegewerkt naar de situatie waarin de gemeente de grote 'klimaatopgave' op verantwoorde wijze kan doorvertalen naar gekwantificeerde doelstellingen en hoe deze doelen (wel of niet) voldoende worden ingevuld met doelmatige en doeltreffende maatregelen. Het gebiedsjaarverslag is een collegebevoegdheid en de P&C documenten een raadsbevoegdheid. De informatie in beide producten opnemen zou een koppeling tussen onvergelijkbare informatieniveaus impliceren. Een directe koppeling is daarom niet mogelijk noch wenselijk. Het college heeft tevens aangegeven niet de wettelijke taken te benoemen. Gelet op de grote diversiteit aan type taken van de gemeenten en soorten dekking is het niet gebruikelijk om dit type informatie toe te voegen, noch voorgeschreven door de BBV en er zijn wel transactiekosten aan verbonden. Juni 2020: In de begroting wil het college haar visie vertalen in doelen en prestaties hoe zij deze doelen gaat behalen. Beleid wordt gemaakt om in deze doelen te kunnen voorzien. De Haarlemse begroting is financieel niet ingericht om financiën aan doelen en prestaties te kunnen koppelen. Vanaf de Programmabegroting 2020 zijn de doelen bomen aangevuld met de indicatoren, conform de wens van de raad geuit bij de conferentie 'de begroting ont(k)leed'.
De doelenboom geeft per programma helder en éénduidig aan bij welk doel, welke effectindicatoren, welke prestaties en welke prestatie-indicatoren horen. Volgens het college wordt in een heldere koppeling tussen doel en prestatie daarmee reeds voorzien. De kosten per product worden in bijlage 6.9 van het Jaarverslag en de Jaarrekening 2019 weergegeven. Het eerste nummer van het product laat zien bij welk programma het product hoort. De prestaties worden opgesteld aan de hand van de geformuleerde doelen. De belangrijkste prestaties die tot het doel leiden worden genoemd. De prestaties worden heel anders opgebouwd dan de financiële indeling van producten. Daarom zijn deze niet te herleiden naar producten. Het wordt vanaf een ander niveau opgebouwd. Voor de Kadernota 2022 wordt er een duurzaamheidsbegroting ontwikkeld. Er wordt toegewerkt naar de situatie waarin de gemeente de grote 'klimaatopgave' op verantwoorde wijze kan doorvertalen naar gekwantificeerde doelstellingen en hoe deze
15
Omschrijving aanbeveling
Meest recente reactie college: november 2021
Advies rapporteurs
9.Toekomstbestendi gheid ambtelijke fusie Zandvoort (2020/0609716) Beoordeel de toekomstbestendigh eid van de ambtelijke fusie met Zandvoort – creëer meer
Aanvulling collegereactie n.a.v. gesprek rapporteurs, accountant en ambtelijke organisatie: de rapporteurs wordt gevraagd meer inzicht te bieden in wat voor informatie de raad extra wil. In de begroting 2022 is voor het eerst informatie opgenomen over de vergoeding ambtelijke samenwerking
Advies rapporteurs maart 2022: In de Programmabegroting 2021 zijn de prestatie-indicatoren die betrekking hebben op apparaatskosten en overhead herberekend voor Haarlem, rekening houdend met de fusie met Zandvoort (pag. 148 PB21). Hiermee hebben deze indicatoren en de bijbehorende doelstellingen nu alleen betrekking op Haarlem. De Duisenberg
16
Voorgaande reacties college 16 juni 2020 November 2020 Reactie college 2021 doelen (wel of niet) voldoende worden ingevuld met doelmatige en doeltreffende maatregelen. Oftewel een duurzaamheidsbegroting is een sturingsinstrument voor de klimaatdoelstellingen van gemeente Haarlem. Met gebruik van CO2-emissiefactoren kan al het gebruik van soorten energie worden omgerekend naar CO2-uitstoot en is het dus mogelijk om, op het eerste oog, onvergelijkbare eenheden zoals verduurzaming straatverlichting en verwarming van woningen onderling vergelijkbaar te maken. Hiermee wordt de gemeente in staat gesteld om langere termijn doelen, zoals het halveren van de CO2-uitstoot in te vullen met maatregelen die ieder een specifieke bijdrage leveren aan dit doel. Deze ontwikkeling komt tegemoet aan de aanbeveling om de koppeling tussen ‘doel’ en ‘beleid’ beter tot stand te brengen aangaande duurzaamheid. Voorts wordt gevraagd een koppeling te maken tussen de prestaties in de P&C documenten en het gebiedsjaarverslag. Het gebiedsjaarverslag is een collegebevoegdheid en de P&C documenten een raadsbevoegdheid. De informatie in beide producten opnemen zou een koppeling tussen onvergelijkbare informatieniveaus impliceren. Een directe koppeling is daarom niet mogelijk noch wenselijk. De gebiedsbegroting is een informatie doorsnede van de werkzaamheden opgenomen in de begroting.
De begroting is een budget-autoriserend document. Tot slot wordt gevraagd om aan te geven wat wettelijke taken zijn en welke niet. Deze classificatie is relevant als de raad keuzes wil maken welke taken zij wel of niet willen uitvoeren en op welk niveau. Gelet op de grote diversiteit aan type taken van de gemeenten en soorten dekking is het niet gebruikelijk om dit type informatie toe te voegen, noch voorgeschreven door de BBV. Bovendien zijn er transactiekosten verbonden aan de gevraagde informatie. Mei 2021: Naar aanleiding van de tussentijdse evaluatie van de ambtelijke samenwerking (Berenschot) tussen Haarlem en Zandvoort worden bestuurlijke gesprekken gevoerd tussen beide colleges. Deze verkennende gesprekken zijn eind augustus gestart en worden naar verwachting aan het einde van het eerste kwartaal van 2021 afgerond. November 2020: College gaat in gesprek met college van Zandvoort. Juni 2020:
Omschrijving aanbeveling
Meest recente reactie college: november 2021
Advies rapporteurs
transparantie rond werkelijke kosten beleidsagenda Zandvoort en overige kostendrijvers.
en de opbouw van die vergoeding (zie pag. 195 begroting 2022). Collegereactie: De geschillencommissie heeft onderzoek gedaan naar de toerekening. De rapportage adviescommissie samenwerking Zandvoort Haarlem (2021/283062) is inmiddels afgerond en daarin is opgenomen hoe toegerekend dient te worden De Duisenberg aanbeveling Toerekening kosten Haarlem en Zandvoort (2020/0609824) is reeds afgedaan, deze aanbevelingen zijn gelijk aan elkaar maar bij de afdoening is enkel de voorgenoemde aanbeveling afgedaan. Voor het college is deze aanbeveling daarmee afgedaan.
aanbeveling Toerekening kosten Haarlem en Zandvoort (i.c. benoem in jaarverslag welke kosten berekend worden over de bevolking van Haarlem en Zandvoort samen of apart) is reeds opgevolgd en de rapporteurs zijn het eens dat deze aanbeveling van gelijke strekking is. De rapporteurs adviseren de raad de aanbeveling als opgevolgd aan te merken.
Bij het opstellen van beleid(svisies) wordt van globaal naar een steeds lager detailniveau uitgewerkt. Niet alles is aan de voorkant te bepalen en in te schatten. Waar mogelijk neemt het college de raad ook aan de voorkant mee. De Duisenberg rapporteurs geven aan dat dit continue aandacht vraagt. Het college wil steeds de raad meenemen en daarmee is
Advies rapporteurs maart 2022: Het is goed dat het college het probleem onderkent en de intentie uitspreekt hier blijvend aandacht aan te zullen besteden. De toekomst zal leren of dit in voldoende mate gebeurt. De rapporteurs adviseren de raad deze aanbeveling als opgevolgd aan te merken en zelf hier kritisch op te blijven.
10.Transparantie samenstelling beleidsportefeuilles( 2020/0609690)
Voorgaande reacties college 16 juni 2020 November 2020 Reactie college 2021 Een gesprek met Zandvoort is passend mede naar aanleiding van de recente evaluatie na 2 jaar samenwerking. Er is een aantal afspraken gemaakt die ook zijn nagekomen. Een aantal vraagt om actualisatie. Ook gelet op de toekomst bestendigheid zal mede gelet op bijvoorbeeld IT ontwikkelingen nadere afspraken nodig zijn hoe de kosten van deze ontwikkelingen evenwichtig verdeeld worden. Daartoe wordt actief het gesprek met het college van Zandvoort gevoerd zodra dat weer mogelijk is.
Advies rapporteurs mei 2021: Rapporteurs adviseren de raad eerst het advies van de adviescommissie inzake de geschillenregeling af te wachten. In dit advies wordt ook namelijk ook de toekomstbestendigheid meegenomen. De aanbeveling blijft daarmee actief. Reactie rapporteurs november 2020: Deze aanbeveling is hiermee nog niet afgedaan, omdat er vooralsnog geen voortgang bekend is. Wethouder Botter heeft gesprekken gevoerd, maar het is onduidelijk wat de uitkomsten hiervan zijn. De raad wordt gevraagd het advies van de rapporteurs over te nemen.
Advies rapporteurs mei 2021:
17
Mei 2021: De Duisenberg Light rapporteurs hebben als aanbeveling gedaan dat meer transparantie gecreëerd moet worden bij het samenstellen van de beleidsportefeuille Haarlem ten aanzien van de inspanning aan de 'voorkant' (visie, beleid, planvorming, pilots, aanbesteding, ed.) versus de consequenties aan de 'achterkant' (daadwerkelijke stadsbrede realisatie en uitvoering). Tevens vroegen zij tijdig business cases te ontwikkelen over de gehele beleidscyclus van initiatieven. Bij het opstellen van beleid(svisies) worden doelstellingen bepaald. Bij het uitwerken en realiseren van dit beleid komen er in de
Omschrijving aanbeveling
Meest recente reactie college: november 2021
Advies rapporteurs
voor het college de aanbeveling afgedaan.
Dit is een permanent aandachtspunt dat bij nieuwe (grote) projecten steeds weer aandacht moet krijgen: wat zijn gevolgen van projecten, zowel ten aanzien van andere aspecten (bv. mobiliteitsissues als gevolg van bouwprojecten), als ook op de langere termijn. Deze aanbeveling is daarom voor de rapporteurs niet afgedaan en de raad wordt gevraagd dit advies over te nemen. Reactie rapporteurs november 2020: Dit is een belangrijk punt. Het ambtenarenapparaat lijkt geen gehoor te geven aan het advies om op deze wijze te werken. De praktijk wijst uit dat er een begin gemaakt wordt met een dossier, vervolgens de raad stapsgewijs gevraagd wordt om toestemming te geven over deelstappen, en waarna een fuikwerking ontstaat voor de raad waarvan de consequenties pas veel later duidelijk worden (zie bv. warmtenet Meerwijk, maar ook Groei van de Stad is zo'n thema). Door de raad (en zichzelf) geen doorkijk te gunnen naar het totale plaatje (financieel, maar ook op allerlei andere terreinen die geraakt worden) weten college en raad vaak niet exact waar ze mee instemmen. Vooral bij hele grote investeringsprojecten of nieuwe projecten waarmee weinig ervaring is, is dit een zorg. Deze aanbeveling is voor de rapporteurs niet afgedaan en de raad wordt gevraagd dit advies over te nemen.
18
Voorgaande reacties college 16 juni 2020 November 2020 Reactie college 2021 uitvoeringsvarianten en de hiervoor uitgewerkte business-cases meer afwegingen naar boven die getoetst worden aan de doelstellingen. Deze afwegingen worden vervolgens weer voorgelegd aan het bestuur. De gekozen uitvoeringsvariant wordt vervolgens gerealiseerd. Het gaat dus van globaal naar een steeds lager detailniveau in de uitwerking. Niet alles is dus aan de voorkant te bepalen en in te schatten. Waar mogelijk neemt het college de raad ook aan de voorkant mee. November 2020: Bij het opstellen van beleid(svisies) bepaal je doelstellingen. Bij het uitwerken en realiseren van dit beleid komen er in de uitvoeringsvarianten en de hiervoor uitgewerkte business-cases meer afwegingen naar boven die getoetst worden aan de doelstellingen. Deze afwegingen worden vervolgens weer voorgelegd aan het politiek bestuur. De gekozen uitvoeringsvariant wordt vervolgens gerealiseerd. Het gaat dus van globaal naar een steeds lager detailniveau in de uitwerking. Niet alles is dus aan de voorkant te bepalen en in te schatten. Juni 2020: Geen reactie
Duisenberg aanbevelingen jaarstukken en PB 2018 Louise van Zetten (Hart voor Haarlem) en Ron Dreijer (CDA) onderzoek naar beleidsveld 5.1 Openbare ruimte en mobiliteit (Beheer) Roséanne Timmer- Aukes (Groenlinks Haarlem) en Peter van Kessel (VVD onderzoek naar beleidsveld 3.1 Werk (Samenleving)
Omschrijving aanbeveling 1. Neem indicatoren op bij alle doelen én alle prestaties;
Meest recente reactie college: november 2021 Aanvulling op collegereactie n.a.v. gesprek rapporteurs, accountant en ambtelijke organisatie: met de nieuwe raad wil de ambtelijke organisatie hierover in gesprek (in september als de begroting 23 beschikbaar is). De ambtelijke organisatie kan zich vinden en deelt de mening van de rapporteurs/raad. Het voorstel van de accountant is om aan de hand van de begroting 2023 een paar programma’s eruit lichten en dit samen met hem en vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie met de raad te bespreken. Dit gesprek kan bijv. met de Auditcommissie worden gevoerd aangevuld met leden van de commissies die over de gekozen programma’s gaan. Aan de hand van de doelenboom zal worden onderzocht waar de behoeften van de raad liggen en welke indicatoren daarbij passen. De ambtelijke organisatie deelt de mening van de rapporteurs.
Advies rapporteurs 2021 Advies rapporteurs maart 2022: Advies rapporteurs maart 2022: De rapporteurs adviseren de raad bij aanvang van de raadsperiode een bijeenkomst te organiseren over de programma-indeling en de onderverdeling van ieder programma naar beleidsvelden (conform artikel 2 van de financiële verordening) en bij de behandeling deze aanbeveling te betrekken. Deze bijeenkomst staat gepland op 29 november a.s. Advies rapporteurs mei 2021: Het advies aan de raad luidt deze aanbeveling actief te laten in afwachting van de Programmabegroting 2022.