RKC Onderzoek Externe Inhuur

26

5.

Betrokkenheid gemeenteraad Externe inhuur wordt tot de bedrijfsvoering gerekend en is derhalve een collegebevoegdheid. De raad toont desalniettemin wel betrokkenheid bij het thema zoals blijkt uit de aangenomen moties in de loop der jaren: • Motie 5 juli 2012 Hogere ambitie terugdringen externe inhuur Strekking: versnelde afbouw van de inhuur om sneller te bezuinigen. • Motie november 2017 Vast werk verdient een vaste Haarlemse baan Strekking: schoonmakers en andere facilitaire medewerkers in vaste dienst nemen zodra contracten met externe partijen aflopen. • Motie 4 juli 2019 Vast geeft comfort Strekking: meer inzicht in inhuur door rapportage in fte, meer vaste bezetting voor meer kwaliteit en Roemernorm als streefwaarde in verband met de hoge kosten van inhuur. Uit de moties blijkt dat de raad externe inhuur vanuit wisselende perspectieven beoordeelt. Uit de moties uit 2012 en 2019 spreekt vooral het financieel (en management) perspectief, uit de motie uit 2017 spreekt het sociaal-maatschappelijk perspectief. Raadsinformatie De raad werd voor de invoering van de verplichte BBV-indicator alleen desgevraagd over externe inhuur geïnformeerd. In de periode 2012-2014 was er als gevolg van de coalitieafspraken tot een bezuiniging op de externe inhuur en de motie veel aandacht in de raad voor dit onderwerp. Het College leverde op verzoek een aantal nota’s aan10.

Deze nota’s besteden vrij gedetailleerd aandacht aan de ontwikkeling van de inhuur, de omvang van inhuur per afdeling, de verwachte bezuiniging per afdeling en de omvang van de inhuur langer dan 6 maanden. De reeks nota’s wordt in 2014 afgesloten met een gunstige verwachting ten aanzien van de externe inhuur voor 2014 en de mededeling dat de raad voortaan via de P&C-cyclus zal worden geïnformeerd. In 2015 en 2016 wordt de raad echter niet over de ontwikkeling van inhuur geïnformeerd. In de P&C-stukken vanaf 2012 wordt gesproken over een inhuurplafond. Het plafond volgt uit de motie van 2012 waarin het college van de raad de opdracht krijgt om de beperking van de inhuur tot € 10 mln. reeds in 2014 te realiseren in plaats van in 2018. De jaarlijkse plafonds zijn niet door de raad vastgelegd, maar worden door het college gepresenteerd in de nota ‘Rapportage Externe inhuur oktober 2012’. De plafonds worden gedurende de operatie, naar aanleiding van de behaalde resultaten, neerwaarts bijgesteld. In de begroting wordt door de raad niet expliciet het begrote bedrag voor externe huur vastgelegd, slechts de streefwaarde voor de BBV-indicator. In de kadernota en de bestuursrapportages wordt de raad gedurende het lopende begrotingsjaar regelmatig om akkoord op begrotingswijzigingen en/of extra budget voor inhuur gevraagd.

Deze bedragen kan de raad door het ontbreken van het totaalbudget voor inhuur niet in de juiste context plaatsen. Streefwaarde P&C-documenten niet onderbouwd met inhuurbegroting Voor zover inhuur expliciet werd begroot, gebeurde dit op afdelingsniveau en vaak 10

2012/422604 Nota Rapportage externe inhuur oktober 2012, 2013/122314 Externe inhuur analyse 2012, maatregelen 2013, 2013/424929 Informatienota inhuur langer dan 6 maanden en 2014/084130 Brief inzake ontwikkeling externe inhuur en inhuurplafond 2014.

27

extracomptabel. Uit de interviews blijkt dat de organisatie geen voorschrift kende om de inhuur volledig te begroten in de exploitatiebegroting. Hierdoor was de stand van der realisatie ten opzichte van de exploitatiebegroting niet bruikbaar voor de monitoring van de externe inhuur: de RKC heeft voor de onderzoeksperiode 2018-2020 geen gemeentelijke (extracomptabele) inhuurbegroting aangetroffen die verband houdt met de streefwaarde in de P&C-documenten. De streefwaardes in de begroting werden niet gebaseerd op een personeelsbegroting, maar op de trend van de inhuur in de afgelopen jaren. Daardoor kon de situatie ontstaan dat een hogere realisatie dan begroot werd gecombineerd met een lagere BBV-indicator dan verwacht. Financieel 2019 Begroting 11,1 mln. Realisatie 15,6 mln. Bronnen: HR Rapportages en P&C documenten

Streefwaarde P&C 2019 16,5% 14,1%

In 2019 was de realisatie van de inhuurindicator met 14,1% lager dan de streefwaarde van 16,5%, terwijl er op de rekening Inhuur derden meer werd geboekt dan was. De daling van het percentage werd veroorzaakt door de stijging van de loonsom (zie formule BBV indicator blz. 15). De RKC constateert dat er in de onderzoeksperiode geen verband was tussen de begroting van de inhuur en de streefwaarde in de P&C documenten. Dit wordt bevestigd door het college dat eind 2020 aan de raad laat weten dat er in het najaar van 2021 voor het eerst ervaring zal worden opgedaan met opstellen van een begroting voor de gemeentelijke inhuur gerelateerd aan de vastgestelde streefwaarde11. De raad ontvangt dus ongelijksoortige informatie over de inhuur van de gemeente: In de begroting en het jaarverslag tot 2014 informatie over inhuur in miljoenen euro’s, vanaf 2018 informatie over inhuur aan de hand van het inhuurpercentage, in tussentijdse financiële rapportages verschillende afzonderlijke bedragen voor extra inhuur en naar aanleiding van de motie uit 2019 vanaf 2021 ook informatie over de inhuur in fte’s.

Bevindingen 9. De raad wordt tijdig en volledig geïnformeerd over de externe inhuur van de gemeente Haarlem. De raadsinformatie is transparant. De raad ontvangt sinds 2018 structureel alleen informatie over de streefwaarde en realisatie van de verplichte BBV-indicator voor externe inhuur, het percentage. In de afdoening van de motie Vast geeft comfort, worden ook bedragen vermeld. Het college heeft aangegeven de informatie over de met de motie gevraagde aantal fte’s inhuur in het jaarverslag 2020 op te nemen. De informatie over inhuur is niet transparant doordat de raad ongelijksoortige (percentages en euro’s) informatie ontvangt die niet op elkaar aansluiten. Hierdoor heeft de raad geen compleet beeld van de externe inhuur. De informatie is enerzijds zeer geaggregeerd (de streefwaarde) en anderzijds zeer gedetailleerd (budgetaanvraag voor inhuur op een specifieke activiteit).

11

2020/1014876

28

10.

Externe inhuur wordt ten minste een maal per jaar door de gemeenteraad besproken.

In de raad is er periodiek aandacht voor het onderwerp externe inhuur. Dit heeft echter een ad hoc karakter. De aanleiding in 2019 waren de sterk oplopende kosten van de inhuur. Het onderwerp wordt niet jaarlijks geagendeerd. Daartoe ontbrak het de raad ook aan informatie.

Hoofdpunten nieuw beleid – Concernkader Externe Inhuur • Het concernkader gaat niet in op raadsinformatie

29

6.

1

2

3

4

5

6

7

Samenvatting van de toetsing aan het normenkader Norm De gemeente heeft actueel beleid ten aanzien van externe inhuur waarin de doelen, uitgangspunten en afwegingen zijn opgenomen. Dit beleid is gebaseerd op een probleemanalyse en is integraal onderdeel van het strategisch personeelsbeleid. Dit beleid is geoperationaliseerd in een werkinstructie met procedures voor afdelingen/leidinggevenden en directie waarin taken, verantwoordelijkheden en werkprocessen helder zijn beschreven. Het inhuurbeleid is in lijn met Europese en Haarlemse (aanbestedings-)regels en wordt in de praktijk rechtmatig uitgevoerd. Het beleid en de uitwerking zijn bekend bij de afdelingen/leidinggevenden en wordt transparant nageleefd. Daarbij wordt inhuur zorgvuldig afgewogen. De omvang, samenstelling en kosten van externe inhuur worden sluitend geregistreerd.

De gemeente monitort de ontwikkelingen in de externe inhuur (met indicatoren) en de naleving van het beleid. Hierover wordt gerapporteerd aan het college. De rapportages zijn volledig en bevatten informatie over de mate van doelrealisatie, de samenstelling en de kosten van externe inhuur, vergelijking met andere gemeenten en de afwijkingen in de praktijk.

8

Het beleid wordt periodiek geëvalueerd en indien nodig wordt er bijgestuurd.

9

De raad wordt tijdig en volledig geïnformeerd over de externe inhuur van de gemeente Haarlem. De raadsinformatie is transparant.

10

Externe inhuur wordt ten minste een maal per jaar door de gemeenteraad besproken.

Bevinding In de onderzoeksperiode was er geen actueel en uitgewerkt beleid, maar slechts gefragmenteerde werkinstructies. In de zomer van 2020 is er een gewijzigd intern kader vastgesteld dat gericht is op verbetering van de rechtmatigheid, meer sturing en meer verantwoordelijkheid bij afdelingsmanagers. De oude uitgangspunten waren geoperationaliseerd, al stond het niet in één document. Het nieuwe werkproces is wel integraal.

Er was weinig aan dacht voor rechtmatigheid in de werkinstructies voor inhuur die tot medio 2020 van kracht waren. Met de raamcontracten en het nieuwe werkproces zal dit verbeteren. Het beleid is goed bekend. De afweging van inhuur is in de onderzochte dossiers meestal niet verifieerbaar en de wel aanwezige informatie is vaak incompleet. Afgezien van enkele onregelmatigheden worden de kosten juist geregistreerd. Wel verschilt de werkwijze per afdeling. De samenstelling van de inhuur wordt niet geregistreerd. De inhuur werd tot in 2020 niet op alle afdelingen realistisch begroot. De monitoring was lange tijd weinig intensief. Er ontbrak bovendien een streefwaarde. Dit is inmiddels gewijzigd. Aan het college wordt niet gerapporteerd. De rapportages worden sinds 2019 verbeterd. Door toevoeging van de streefwaarde, het bespreken van afwijkingen en het opnemen van de eindejaarsverwachtingen per afdeling is het nu beter mogelijk de ontwikkeling van de externe inhuur te monitoren. Er heeft in de onderzochte jaren geen beleidsevaluatie plaatsgevonden. Wel is er bijgestuurd aan de hand van knelpunten in de praktijk, de motie en de accountant. De raad ontvangt sinds 2018 de streefwaarde voor de BBV-indicator en de realisatie. De raad ontvangt geen financiële informatie over inhuur. Tussentijdse budgetaanvragen voor externe inhuur kan de raad daardoor niet in context plaatsen.

De raad ontvangt in de P&C-documenten informatie, maar heeft slechts ad hoc aandacht voor externe inhuur.

30

Bevindingen in relatie tot nieuw beleid Het nieuwe Concernkader externe inhuur is vooruitlopend op het nieuwe Strategisch Personeelsbeleid in 2020 vastgesteld. Met het nieuwe kader wordt een aantal beperkende elementen uit de oude werkinstructies geschrapt zoals de maximum termijn en de goedkeuring van de directie. Tegelijkertijd worden maatregelen geïmplementeerd om de grip te vergroten zoals sturing a.d.h.v. richtbedragen en de eindejaarsverwachting per afdeling en invoering van tweedelijnstoezicht. Dit beleid is echter pas recent van kracht geworden. Het was daardoor niet mogelijk om de effecten van het nieuwe beleid op de nieuwe praktijk al mee te nemen in dit onderzoek. Ex-ante kan worden gesteld dat de beleidswijziging gevolgen zal hebben op onder andere de rechtmatigheid van de inhuur. De RKC verwacht dat deze door meer toezicht in de 2e lijn verder zal verbeteren. Ook het werken met een streefwaarde en richtbedragen per afdeling, meer aandacht voor een realistische inhuurbegroting en monitoring gedurende het jaar zullen naar verwachting een positief effect hebben op de beheersing van de inhuur.

31

7.

Conclusies en aanbevelingen De afgelopen jaren vroeg de raad een aantal keren aandacht voor de ontwikkeling van de omvang van de externe inhuur bij de gemeente Haarlem. Dit vormde voor de RKC de aanleiding dit onderzoek te starten. Met het onderzoek wil de RKC antwoord geven op de vraag: Is het beleid voor externe inhuur doelmatig en doeltreffend en is de raadsinformatie toereikend? Deze vraag wordt beantwoord met behulp van drie deelvragen en een normenkader. De externe inhuur en het beleid daarvoor bleken volop in beweging in de onderzoeksperiode 20102020. De omvang van de inhuur als percentage van het personeelsbudget nam eerst scherp af, nam daarna weer toe en daalt inmiddels weer. Op afdelingsniveau zijn data over de periode 2018 tot medio 2020 zijn onderzocht. In het onderzoek werd de werking van het beleid in die periode getoetst aan het in die periode geldende beleid. Daartoe zijn de dertien onderzochte inhuurdossiers uit 2019 getoetst aan het beleid dat van kracht was in 2019. Met behulp van het normenkader komt de RKC tot drie conclusies:

7.1 Conclusies 1. Opzet, bestaan en werking van beleid was beperkt Integraal en actueel beleid ten aanzien van externe inhuur met een beleidsdoelstelling en een bovenliggend strategisch personeelsbeleid ontbrak in de onderzoeksperiode. In 2010 werden wel uitgangspunten geformuleerd, maar deze werden niet verder uitgewerkt in beleid. Gevolg van het ontbreken van beleid is dat de organisatie geen visie had op de gewenste omvang van de inhuur. Uit de groene smileys in de HR-rapportage maakt de RKC op dat met betrekking tot de omvang ‘minder is beter’ het uitgangspunt was, maar in de periode 2015-2019 werden er geen maatregelen getroffen om dat te bewerkstelligen. De praktische werkinstructies voor inhuur bleken goed bekend bij de afdelingshoofden, maar boden ook ruimte voor verschillende werkwijzen. Ook stelde de accountant diverse malen dat er tekortkomingen waren met betrekking tot de rechtmatigheid van de inhuur: het Europees aanbestedingsbeleid en het eigen inkoopbeleid werden onvoldoende gevolgd. Het hoofdpunt uit het inhuurbeleid uit 2010, het Nee, tenzij-principe, lijkt buiten beeld te zijn geraakt en heeft inmiddels plaatsgemaakt voor de Roemernorm. Het accepteren van productieverlies uit het beleid uit 2010 leek in de onderzoeksperiode niet meer aan de orde of werd niet expliciet afgewogen. 2.

Centrale sturing beperkt, maar inhuur is nu niet hoog Vooropgesteld: de externe inhuur van de gemeente Haarlem is niet hoog vergeleken met andere gemeenten. Dit is het resultaat van strakke sturing op de omvang van de inhuur in de jaren 20122014, maar dit effect is deels al weer tenietgedaan. Hoewel het BBV sinds 2017 verplicht een streefwaarde voor de externe inhuur te publiceren, wordt de ontwikkeling van het percentage in de HR-rapportages pas sinds eind 2019 gerelateerd aan de streefwaarde in de begroting. De monitoring van de inhuur kreeg pas in recente jaren weer meer aandacht. De inhuur kon daardoor in de jaren 2014-2018 weer oplopen. Van centrale sturing op een inhuurdoelstelling was in de onderzoeksperiode geen sprake. In de monitoring wordt alleen gekeken naar de omvang van de inhuur en niet naar de samenstelling. De prestaties van Haarlem worden in de HR-rapportage ook niet vergeleken met andere gemeenten en er vindt geen reguliere rapportage over inhuur aan het college plaats. Alle inhuuraanvragen moesten tot medio 2020 conform beleid aan de directie worden voorgelegd.

32

De aangevraagde inhuur was in de onderzochte dossiers vrijwel altijd akkoord. De dekking kon komen uit het personeelsbudget, maar ook uit overheveling van materieel budget. De werking van en sturing vanuit de voorschriften met betrekking tot tarieven en termijnen bleek in de onderzochte dossiers beperkt. Voor hogere functies wordt in (raam-) contracten vaak afgeweken van de tarieventabel en met opeenvolgende verlengingen van inhuurcontracten werd de maximumtermijn van 6 maanden vaak ruimschoots overschreden. Doordat er veel gewerkt werd met bulkaanvragen werden bovendien niet alle inhuuraanvragen individueel gemotiveerd en beoordeeld. Op afdelingsniveau wordt de inhuur op de bij het onderzoek betrokken afdelingen meer nauwgezet gemonitord, al zijn er tussen afdelingen wel verschillen in de werkwijze. Daarbij is er vooral aandacht voor het budget en de termijnen. De doeltreffendheid en doelmatigheid van het inhuurbeleid (als instrument van het personeelsbeleid) zijn in de onderzoeksperiode niet geëvalueerd. Bijsturing vond wel plaats naar aanleiding van de motie en de bevindingen van de accountant. 3. Raadsinformatie beperkt Tijdens de onderzoeksperiode werd er in de P&C-documenten overgestapt van informatie in euro’s naar een % (de verplichte BBV-indicator) en er waren ook jaren zonder informatie.

De raadsinformatie was daardoor gefragmenteerd over de jaren heen doordat niet altijd hetzelfde soort informatie is verstrekt. Gedurende het jaar wordt de raad wel bij tijd en wijle om budget voor extra inhuur gevraagd. Zonder financieel beeld zijn deze aanvragen voor de raad lastig in de juiste context te plaatsen. Het onderwerp kreeg bij de raad wel aandacht (zie moties), maar werd desondanks niet jaarlijks geagendeerd door het college of de raad. Voor beantwoording van de centrale vraag ontbreekt het belangrijkste document: het integrale beleid. Dit is deels ondervangen met een beleidsreconstructie, maar een goede beoordeling van de doeltreffendheid en doelmatigheid blijft lastig. Het onderzoek wijst uit dat de omvang van de externe inhuur in Haarlem op dit moment geen reden tot zorg is. De BBV-indicator, waarin de inhuur wordt uitgedrukt als percentage van de totale personeelslasten, laat zien dat de inhuur in Haarlem (14,1% in 2019) lager ligt dat het gemiddelde in dat van vergelijkbare gemeenten (19%) en Nederland (18%). Na een forse ingreep op de inhuur daalde deze tot het zeer lage niveau van 4,8% in 2015, terwijl de inhuur in de rest van het land juist opliep. Het laat wel zien dat de organisatie onder politieke druk en met een strikt beleid ten aanzien van tarieven en termijnen en een centrale positie voor de directie grip heeft gekregen op de omvang van de inhuur.

De stijging van de inhuur na 2015, zonder dat er sprake was van een beleidswijziging, is wel aandachtspunt. In twee jaar tijd liep de inhuur op tot 16,1% en er werd een verdere stijging voorzien. De in 2010 beoogde centrale sturing en grip op inhuur zijn in de praktijk na verloop van tijd uitgehold, mede doordat de begrenzing van de tarieven en termijnen slechts voor een deel van de inhuur effectief is. Pas na de motie uit 2019 die opriep tot toepassing van de Roemernorm als streefwaarde werd de stijging van de inhuur weer omgebogen. De totale uitgaven aan inhuur zijn nog altijd lager dan op het hoogste punt van 18,4 mln. in 2013. Nieuw beleid Ingegeven door de raadsmotie en de bevindingen van de accountant is in 2020 door de directie een nieuw concernkader voor externe inhuur vastgesteld en wordt er de komende jaren verder gewerkt aan het afbouwen van de inhuur naar de streefwaarde van 10%. De hoofdpunten van dit kader zijn in dit rapport per hoofdstuk weergegeven. Een flink aantal van de bevindingen van de RKC wordt daarmee al geadresseerd. Dit betreft onder andere een integrale werkinstructie, aandacht voor rechtmatigheid, monitoring en een beleidsdoelstelling.

33

7.2 Aanbevelingen Zoals hiervoor gesteld wordt met het nieuwe concernkader voor externe inhuur al aan een flink aantal bevindingen van de RKC tegemoet gekomen. Toch resteert er nog een aantal punten dat om aandacht vraagt. 1. Visie op inhuur ontwikkelen In het nieuwe concernkader externe inhuur ontbreekt een visie op externe inhuur als instrument binnen het personeelsbeleid. De streefwaarde voor de inhuur (10%) is ingegeven door de motie in 2019. De RKC is van mening dat naast de politieke wens ook vanuit onder andere het managementperspectief een visie op de rol en omvang van inhuur dient te worden ontwikkeld. Welke omvang van de flexibele schil en daarbinnen de externe inhuur is er nodig om de opgaven van de organisatie te realiseren? Ook andere factoren, zoals ontwikkelingen op de arbeidsmarkt voor specifieke beroepsgroepen, de budgettaire situatie van de gemeente en de opgaven van de gemeente zijn daarop van invloed. De streefwaarde moet een afweging zijn tussen politieke, financiële, maatschappelijke en managementbelangen, met een duidelijke motivatie voor de keuzes. De motieven om over te gaan tot inhuur op operationeel niveau worden in het nieuwe kader wel genoemd, maar een strategische afweging op organisatieniveau ontbreekt. Die visie op inhuur moet onderdeel vormen van het strategisch personeelsbeleid, dat de organisatie al enige jaren ontbeert.

De RKC beveelt aan om het college opdracht te geven op korte termijn een visie op externe inhuur als onderdeel van de flexibele schil van de personele bezetting te ontwikkelen in het nieuwe Strategisch Personeelsbeleid. 2. Aanscherpen van de beheersing van inhuur De nieuwe werkwijze beoogt de grip op de omvang van de inhuur te vergroten door onder meer het toevoegen van de streefwaarde en intensievere monitoring. Tegelijkertijd mag er worden afgeweken van de tabel met maximumtarieven en wordt de maximum inhuurtermijn geschrapt. Dit, in combinatie met decentralisatie van de inhuurbeslissing en de mogelijkheid materieel budget over te hevelen naar het personeelsbudget, maakt dat ‘in control’ zijn niet is geborgd. Ondanks de streefwaarde in de begroting, zit er geen harde begrenzing op de financiële omvang van de inhuur en blijft uitvoering die niet in lijn is met het beleid mogelijk. Om de streefwaarde een sturende werking te laten hebben, is het van belang dat deze wordt gebaseerd op een realistische personeelsbegroting. Dit was voorheen niet het geval. Pas als de streefwaarde voor inhuur is gebaseerd op de personeelsbegroting en daarmee het financieel kader voor de organisatie vormt, kan er sturing vanuit gaan. Zolang het personeelsbudget gedurende het jaar kan worden aangevuld met materieel budget, is de sturende werking van een streefwaarde niet optimaal.

Ook de wijzigingen in de personeelsbegroting en inhuurbegroting moeten daarom worden gemonitord. Om tijdig te kunnen bijsturen is monitoring van belang. Daarvoor is nodig dat afdelingen een uniforme werkwijze hanteren met onder andere een realistische personeelsbegroting, een accurate administratie en actuele ‘eindejaarsverwachtingen’ voor inhuur. De RKC beveelt daarom aan het college opdracht te geven a) De streefwaarde in de begroting te baseren op de personeelsbegroting die een onderverdeling kent naar afdelingen en naar externe inhuur. b) In de HR-rapportages de (substantiële) wijzigingen in de personeelsbegroting op centraal en afdelingsniveau te laten toelichten. Daarbij moet eventuele dekking uit materieel budget altijd worden toegelicht.

34

c) De ontwikkeling van de inhuur en de personeelsbegroting intensief te monitoren. 3. Borgen informatievoorziening en agendering In de afgelopen 10 jaar is de stijging van de inhuur twee keer omgebogen door politieke begrenzing. De eerste keer door afspraken in een coalitieakkoord en de tweede keer door een motie. Budgettaire schaarste dwingt tot keuzes, die ook politiek relevant zijn, omdat het van invloed is op de beleidsrealisatie. Het krappe gemeentebudget kan immers ook anders worden aangewend. Voor een goede kaderstelling en controle dient de raad structureel en eenduidig over de inhuur te worden geïnformeerd. Voor beter inzicht van de raad is het gewenst om naast het BBV-percentage ook inzicht te krijgen in de begrote en gerealiseerde uitgaven aan externe inhuur. De RKC beveelt aan om het college opdracht te geven om: a) In de begroting en het jaarverslag de raad te informeren over de ontwikkeling van de financiële omvang van de externe inhuur en daarbij in het jaarverslag een toelichting te geven op die ontwikkeling. b) Het beleid met betrekking tot externe inhuur minimaal eens per vier jaar expliciet te agenderen aan de hand van een evaluatie van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van dit beleid.

35

8.

Bestuurlijke wederhoor

36

37

38

39

40

9.

Nawoord De RKC is verheugd de resultaten van het langverwachte onderzoek aan de raad te kunnen presenteren. In dit onderzoek zijn zowel de termijn voor ambtelijke wederhoor als de termijn voor het bestuurlijke wederhoor op verzoek van de gemeente verlengd en ook het aanleveren van documenten door de ambtelijke organisatie heeft veel tijd in beslag genomen. Als gevolg daarvan wordt dit rapport veel later dan gepland gepubliceerd. In de bestuurlijke reactie geeft het college aan zich te herkennen in het geschetste beeld en gaat het college uitvoerig in op het begrippenkader en op de aanbevelingen. Op twee punten gaan wij hieronder kort in: • In de bestuurlijke reactie gaat het college in op de verschillende perspectieven (sociaal/ maatschappelijk, management/ bestuurlijk en financieel) die meewegen bij het maken van keuzes omtrent externe inhuur. Het college geeft aan dat de afwegingen tussen deze perspectieven per casus én op organisatieniveau zullen moeten plaatsvinden. De RKC deelt deze opvatting en ziet het nader uitwerken van een afwegingskader als een goede manier om dit op een gestructureerde en uniforme wijze te verankeren in de besluitvorming over externe inhuur binnen het strategisch personeelsbeleid.

• In reactie op de aanbevelingen over het aanscherpen van de beheersing van inhuur (2a t/m c) geeft het college aan dat de zij enerzijds uitvoering geeft aan de ambities die door de gemeenteraad zijn bepaald, terwijl anderzijds de raad middels een streefwaarde ook uitspraak heeft gedaan hoe hieraan uitvoering gegeven moet worden. De RKC merkt hierbij op dat de raad weliswaar een streefwaarde heeft vastgesteld, maar dat hier in de praktijk weinig sturende werking van uitgaat. Een koppeling tussen deze streefwaarde en het (strategisch) personeelsbeleid en een gedegen monitoring op organisatieniveau (verdiept met informatie op afdelingsniveau) zijn noodzakelijke voorwaarden om deze sturing te kunnen verbeteren. Tot slot stellen wij met tevredenheid vast dat het onderwerp externe inhuur de afgelopen periode in toenemende mate aandacht heeft van het college. Waar gedurende de onderzoeksperiode integraal beleid ontbrak, zijn de afgelopen periode stappen gezet om dit te verbeteren. Deze ambitie komt ook naar voren uit het nawoord waarin het college een verdere doorontwikkeling aankondigt in het Strategisch Personeelsbeleid. De aanbevelingen uit dit rapport kunnen hierbij dienen als handvatten om verbeteringen ten aanzien van sturing, beheersing en informatievoorziening verder door te kunnen voeren.

41

Lijst geïnterviewden Afdelingshoofd HRM Afdelingshoofd Informatievoorziening Afdelingshoofd Maatschappelijke Ondersteuning Afdelingshoofd Project en Contractmanagement Afdelingshoofd Vergunningen, Toezicht en Handhaving Afdelingshoofd Werk en Inkomen Directeur Bedrijfsvoering Projectleider Externe Inhuur Vertegenwoordigers van de Ondernemingsraad

42

Bronnenlijst Bestuurlijke stukken 2008046815 Protocol flexibel capaciteitsbeheer Stadsbedrijven 2010095510 Coalitieakkoord ‘Het Oog op morgen’ en voordracht wethouders 2010340393 Collegebesluit n.a.v. 213a Rapport externe inhuur _Van buiten naar binnen_ 2011074298 Nota bezuinigingen coalitieakkoord 201107202012 Motie Hogere ambitie terugdringen externe inhuur 5 juli 2012 20120705 Motie Hogere ambitie terugdringen externe inhuur 5 juli 2012 20121115 Verslag vergadering commissie Bestuur d.d. 15_11_2012 2012422604 B&W Nota _Rapportage Externe inhuur oktober 2012 2013122314 Externe inhuur analyse 2012 en maatregelen 2013 2013424929 Externe inhuur langer dan 6 maanden 2014087791 Cie. Bestuur_Brief wethouder Mooij d.d. 5 maart 2014 inzake Ontwikkelingen externe inhuur en inhuurplafond 2014084130 Ontwikkelingen externe inhuur en inhuurplafond 2014 201811 Toezegging wethouder Botter over nota personeelsbeleid 2017531187 Motie 8 “Vast werk verdient een vaste Haarlemse baan” 2019589924 2. Bijlage 1_Auditrapportahe EU-aanbestedingen excl. Hoofdstuk 3 2019567870 Motie “Vast geeft comfort” 4 juli 2019 2019093101 Strategisch Inkoopbeleid 2019093083 Collegebesluit Strategisch Inkoopbeleid 20201014876 Inhuur en Roemernorm (002) Afdoening motie 18 “Vast geeft comfort” Beantwoording technische vraag OPH over begroting 2020-2024 Beantwoording technische raadsvragen PB20-24 o.a.

inhuur Bijlage ter afdoening toezegging Roemernorm Coalitieprogramma Duurzaam Doen 2018-2022 Coalitieprogramma Haarlem 2014-2018 pdf 20140512 definitief Geaccordeerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2011-2014 Rapport onderzoek uitbestede diensten_definitief 30042014 Verslagen en transcripten van gemeenteraad en raadscommissies Interne informatie Basis+mei+2017+SOPI+compleet+A5-formaat Bijlage bij raamovereenkomst JS Consultancy Concernkader externe inhuur Bijlage DT 18 juni 2020 Concernkader externe inhuur Haarlem v 3 juni 2020- vastgesteld op 2 juli 2020 Concernkader externe inhuur Haarlem v 3 december 2020 Directienota Formatie ontwikkeling IV 2019 incl. flexschil vs 1.4 def Directienota Proces en beleid inhuur Directienota tussenrapportage project Inhuur 13 maart 2020 Directienota uurtarieven 2020 v9a DT nota bij HR Rapportage Eerste kwartaal 2020 (1) Export-Vensters-voor-Bedrijfsvoering-29-10-2020-165050 HR rapportage 2018 Q1 HR rapportage 2018 Q2 HR rapportage 2018 Q3 HR rapportage 2018 Q4 dd 18-04 v2

43

HR rapportage Q1-2019 na DT HR rapportage Q2-2019 HR rapportage Q3 2019 HR rapportage Q4 20200326 def HR rapportage T1 2020 versie NT BV 24 juni HR rapportage T2 2020 Insite, Directiebesluit inhuur IV 2019 Insite, Nieuwe partners externe inhuur Insite, schema Inhuurproces Insite, Tijdelijk werk Regioflex Inhuur Insite, Wat is inhuur Insite, compliance inhuur Insite, inhuur tot en met schaal 9 Insite, inhuur vanaf schaal 10 Insite, Waadi check inhuur Insite, wat is een uitbestede dienst Managementsamenvatting Vensters Bedrijfsvoering-2020-Haarlem Organisatie in ontwikkeling 12 mei 2017 Raamcontract SOPI Basis+mei+2017+SOPI+complete+A5-formaat Raamovereenkomst JS Consultancy Raamovereenkomst Balance Procap APPM SPP-personeelsplan 2016-2020 Stand van zaken implementatie motie 18 ‘Vast geeft comfort” v 1.0 Bijlage bij DT 18-06-2… Tabel inhuurtarieven Haarlem Visie organisatie Jan Scholten november 2015 Werkinstructie externe inhuur leidinggevenden Overige bronnen AO-Personeelsmonitor-2016 AO-Personeelsmonitor-2017 AO-Personeelsmonitor-2018 AO Personeelsmonitor-2019 Beantwoording-kamervragen-over-de-stijging-van-externe-inhuur-bij-gemeenten Externen blijven cashen bij overheid dure inhuurkrachten kosten al 14 miljard Personeelsmonitor-2019 Rapportages2020 Vensters voor Bedrijfsvoering Handleiding-overheidstarieven 2014 Handleiding+Overheidstarieven+2017

Handleiding_overheidstarieven_2018 Handleiding-overheidstarieven-2019 Handleiding-overheidstarieven-2020 Regioplan, De-inzet-van-flexibele-arbeid-bij-gemeenten, 2016 Rekenkamer Amsterdam Onderzoeksrapport-Inhuur-met-beleid Rekenkamer Raalte Rapport – Visie-op-externe-inhuur Rekenkamer Rotterdam druk-op-inhuur

44

Bijlage I 2019 Afdeling

Begroting

Definitieve begroting

Realisatie

+/-

Bedrijven

158.413 567.000 26.258 347.972 31.000 555.097 70.638 31.150 462.300 80.000 650.742 691.939

158.413 374.000 26.258 347.972 31.000 555.097 70.638 181.150 567.300 270.000 688.064 806.939

402.664 679.327 85.145 237.550 348.144 168.696 606.374 50.230 28.950 347.814 1.127.076 622.605 349.673 171.232 742.232 1.935.569

-244.251

109.000 465.921 728.339 2.254.005 592.852 127.868 1.380.485 1.500.000 817.632

318.504 668.239 598.042 2.462.212 162.174 302.920 1.109.770 1.241.471 821.775

-209.504

Werk en Inkomen

287.000 649.921 590.339 2.798.005 592.852 102.868 204.485 1.500.000 667.632

Totaal

11.065.611

12.052.933

15.588.830

-3.535.897

BBOR Bestuur en Communicatie Concerncontrol DIA ECDW Facilitaire zaken Financien Griffie HRM Informatievoorziening Interne Dienstverlening Jeugd, Onderwijs en Sport Juridisch Zaken Klantcontactcentrum Maatschappelijke Ondersteuning Managementondersteuning Omgevingsbeleid Gebiedsmanagement PCM SMSR Vastgoed Veiligheid en Handhaving VTH

-305.327 -58.887 -237.550 -172 -137.696 -51.277 20.408 -28.950 -347.814 -945.926 -55.305 -349.673 98.768 -54.168 -1.128.630 -202.318 130.297 -208.207 430.678 -175.052 270.715 258.529 -4.143

Bron: HR Rapportages 2019

45

Dit is een uitgave van de Rekenkamercommissie Haarlem, 1 september 2021

________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 023-5114885 haarlem.nl 46