I.d Bijlage Ontwerpbegroting 2025-2028 NHA

219.455 453.301 227.231 5.025.371

226.711 468.289 234.745 5.191.533

234.327 484.020 242.631 5.365.933

242.219 500.322 250.802 5.546.654

2.825.450 50.000

2.918.872 50.000

3.016.926 -

3.118.534 -

273.660 833.691 33.221 4.109.443

282.853 861.697 34.337 4.195.813

292.380 890.718 35.493 4.337.125

5.947.823

1.876.844 807.775

1.917.929 814.212

1.919.898 821.053

2.684.619

2.732.141

2.740.951

264.901 807.007 32.157 3.979.516

8.438.987

8.439.360

8.688.774

9.004.887

9.300.976

9.561.746

9.883.779

56.274 45.831 21.370 265.009 49.350 437.833

20.000 20.000 10.000 231.650 281.650

56.274 28.000 10.000 230.567 28.340 353.181

25.000 35.799 10.220 235.640 306.659

25.000 37.632 10.445 240.824 313.900

25.000 60.031 10.675 246.122 341.828

25.000 57.443 10.909 251.537 344.889

8.876.821

8.721.010

9.041.955

9.311.546

9.614.876

9.903.574

10.228.668

29

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

3.1 Toelichting geprognosticeerde baten Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling

Bijdrage Rijk voor Digitale taken Rijkscollecties Vanaf 2027 vervalt de tijdelijke bijdrage van 50k per jaar voor de implementatie van het e-depot.

Bijdrage voor huisvesting en dienstverlening analoog archief De gemeente Haarlem draagt de huisvestings- en de exploitatielasten van de Janskerk. De overige huur van de locatie Jansstraat is betrokken in het toerekenmodel, waarbij de bijdragen van de verschillende GR partners voor huisvesting en dienstverlening analoog archief is bepaald op basis van het aantal meters archief. Uitgangspunt voor het bepalen van het tarief is de herziene begroting 2024, en deze wordt in 2025 t/m 2028 geïndexeerd op basis van een gewogen loon- /prijsbijstelling zoals eerder toegelicht.

Bijdrage DVO partners voor huisvesting en dienstverlening analoog archief De tarieven voor DVO partners worden net als voor de GR partners bepaald op basis van het toerekeningmodel, naar rato van het aantal meters archief per partner. Deze worden iedere 4 jaar herzien en tussentijds geïndexeerd op basis van dezelfde gewogen loon- /prijsbijstelling als de GR partners.

Bijdrage voor dienstverlening digitaal archief Uitgangspunt voor dit tarief is het nieuwe toerekeningmodel (herziene begroting 2024), waarbij de kosten worden bepaald op basis van het aantal inwoners per partner. De vier jaar daarna wordt indexatie toegepast op basis van loon- /prijsbijstelling. Bijdrage voor niet-wettelijke taken De partners uit de gemeenschappelijke regeling dragen ook bij aan nietwettelijke taken (tentoonstellingen en educatie). In het toerekenmodel is ervan uitgegaan dat zowel de Provincie Noord-Holland als de gemeente Haarlemmermeer toetreden, waarbij het tarief wordt bepaald naar rato van het aantal inwoners. Dit tarief wordt op dezelfde manier geïndexeerd als de andere tarieven. Op basis van de nieuwe toerekening over de herziene begroting van 2024 zou de totale bijdrage van Velsen iets dalen ten opzichte van de huidige situatie. Zij hebben bij de totstandkoming van het model echter aangegeven dat hun bijdrage gelijk kan blijven, waarbij de dienstverlening wordt uitgebreid. Dat is als zodanig verwerkt.

Bijdragen overige partners Bijdrage Rijk voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van het Rijk wordt per 1 januari 2025 omgezet in een specifieke uitkering (SPUK), die geïndexeerd zal worden op basis van een gewogen loon- / prijsbijstelling. Deze wordt door het Rijk zelf bepaald, maar voor de meerjarenbegroting hebbe we dezelfde indexatie aangehouden als de overige partners, namelijk een gewogen indexatie van loonvoet sector overheid en materiele overheidsconsumptie (imoc), aangezien dit ongeveer dezelfde methodiek is.

Bijdrage DVO partners voor dienstverlening digitaal archief Volgens de huidige contracten vindt er geen indexatie plaats, maar voor de meerjarenbegroting wordt uitgegaan van aanpassing van de contracten, waarbij het tarief wordt bepaald op basis van het aantal inwoners per partners. Ook dit tarief wordt iedere 4 jaar herzien, en tussentijds geïndexeerd volgens de gewogen loon- /prijsbijstelling. Risico opslag DVO partners De doelstelling is om in de nieuwe DVO contracten ook een risico opslag op te nemen. Bij de meerjarenbegroting is uitgegaan van 3%.

Overige baten Depotverhuur Deze post omvat de verhuur van depotruimte aan gemeenten en organisaties voor archief dat (nog) niet is overgebracht naar het Noord-Hollands Archief. Vanaf 2025 dalen deze opbrengsten door het wegvallen van depotverhuur aan de provincie Noord-Holland. In deze contracten is geen indexatie opgenomen. Overige opbrengsten Vanaf 2025 wordt er toenemend omzet toegevoegd vanuit het aanbod van additionele diensten waarvoor door DVO partners separaat moet worden betaald. De andere overige baten worden geïndexeerd op basis van imoc (inschatting CPB februari 2024, 2,2%)

30

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

3.1 Toelichting geprognosticeerde lasten

Lasten programma "beheren en beschikbaar stellen van archieven" (incl. overhead) Personeelskosten Kosten formatie (incl. overhead) Externe inhuur (excl. digitaal informatiebeheer) Externe inhuur digitaal informatiebeheer Niet-formatieve medewerkers Overige personeelskosten (overhead) Totaal personeelskosten Materieel directe kosten Beheer analoge en digitale collecties Acquisitie Kenniscentrum Overheid IT & Innovatie Digitaal zichtbaar maken Dienstverlening Publieksactiviteiten/educatie PR & Communicatie Totaal materieel directe kosten Materieel indirecte kosten (bedrijfsvoering) Huisvestingskosten Kosten uitbreiding locatie Kleine Houtweg Organisatiekosten (overhead) Afschrijvingskosten (overhead) Rentekosten (overhead) Facilitaire kosten (overhead) Totaal materieel indirecte kosten TOTAAL LASTEN

Jaarrekening 2023

Begroting 2024

3.661.029 262.215 278.907 2.698 239.477 4.444.326

4.527.496 123.302

110.039 59.722

150.000 47.000

532.761 1.783 298.833 85.668 1.088.806

Herziene begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

4.316.417 386.211 5.000 351.780 5.059.408

4.659.599 245.242

4.859.962 255.787

5.068.940 266.786

5.286.904 278.258

5.215 277.473 5.187.529

5.439 283.577 5.404.766

5.673 289.816 5.631.216

5.917 296.192 5.867.272

450.000 2.000 175.000 40.000 864.000

150.000 47.000 110.850 320.000 182.000 2.000 274.690 91.500 1.178.040

127.750 48.034 87.739 573.092 186.004 2.044 251.770 93.513 1.369.945

130.561 49.091 89.669 334.235 190.096 2.089 257.309 95.570 1.148.619

133.433 50.171 91.642 290.488 194.278 2.135 262.969 97.673 1.122.789

136.368 51.275 93.658 296.879 198.552 2.182 268.755 99.822 1.147.490

1.881.418

1.877.579

1.813.430

673.606 235.327 715 63.758 2.854.823

582.975 236.920 23.000 47.250 2.767.723

761.729 217.182 65.000 2.857.341

1.856.109 p.m. 630.297 237.182 66.430 2.790.018

1.899.728 p.m. 644.164 257.182 67.891 2.868.965

1.944.371 p.m. 658.335 277.182 69.385 2.949.274

1.990.064 p.m. 672.819 297.182 70.912 3.030.976

8.387.955

8.604.233

9.094.789

9.347.493

9.422.350

9.703.278

10.045.738

12.875 308.838 4.972.510

31

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

3.1 Toelichting geprognosticeerde lasten Personeelskosten

•

Formatieve medewerkers In deze post wordt in de meerjarenbegroting uitgegaan van de formatie van 53,2 FTE, zoals goedgekeurd door het bestuur. Voor de totale loonsom wordt uitgegaan van de totale gewenste formatie, vermenigvuldigd met de maximale loonsom per salarisschaal van 2024. Daar wordt vervolgens een percentage van 5% van afgetrokken in verband met vacatureruimte en lonen die lager liggen de maximale trede.

•

Ten slotte wordt de loonsom van 2024 voor 2025 en verder geïndexeerd met de loonvoet sector overheid, die door het CBS in februari 2024 voor 2025 t/m 2028 is geprognosticeerd op 4,3%. Externe inhuur (excl. digitaal informatiebeheer) De 5% van de totale loonsom die bij de formatie in mindering is gebracht, wordt begroot onder externe inhuur, om eventuele vacatures en ziekteverzuim op te kunnen vangen. Niet-formatieve medewerkers Voor deze post is uitgegaan van de herziene begroting 2024, geïndexeerd met de prognose loonvoet sector overheid van het CBS voor 2025 t/m 2028. Overige personeelskosten In de herziene begroting van 2024 is er rekening gehouden met eenmalige kosten voor een verandertraject en aanpassing thuiswerkbeleid. Daarvoor is vanaf 2025 voor gecorrigeerd, en een indexatie aangehouden die gelijk is aan de prijs materiele overheidsconsumptie (imoc) zoals door het CPB in februari 2024 geprognosticeerd voor 2025 t/m 2028.

•

De uitgaven voor publieksactiviteiten worden deels gefinancierd vanuit projectopbrengsten en –bijdragen. Deze worden alleen begroot als ze definitief zijn toegezegd, en dat is niet het geval vanaf 2025. Daarom is het budget voor publieksactiviteiten verlaagd met hetzelfde bedrag als de projectopbrengsten die niet meer begroot zijn vanaf 2025. Voor 2025 worden eenmalige, additionele kosten verwacht voor bij de afdeling IT & Innovatie, voor de implementatie van een nieuw collectie beheersysteem. Deze worden daarom in 2025 eenmalig verhoogd, en gefinancierd vanuit de bestemmingsreserve. Vanaf 2027 daalt het budget voor IT & Innovatie met 50k, omdat de bijdrage van het Rijk voor digitale taken komt te vervallen.

Materieel indirecte kosten In de huisvestingskosten is een jaarlijkse huurverhoging voor de Janskerk met 2,5% verwerkt. Verder is het uitgangspunt voor indexatie de imoc (CPB prognose 2025 t/m 2028 van februari 2024). In de komende jaren moet het depot worden uitgebreid om de uitbreiding van de archieven in de komende jaren ook te kunnen opslaan. Hiervoor wordt een scenario uitgewerkte waarbij de locatie aan de Kleine Houtweg wordt verbouwd en uitgebreid. Omdat de onzekerheid met betrekking tot dit project nog te groot is om dit goed te kunnen begroten, is hiervoor een p.m. post opgenomen. De organisatiekosten zijn in de herziene begroting eenmalig verhoogd voor additionele activiteiten waarvoor hogere inhuur van externe expertise is begroot, die wordt gefinancierd vanuit de bestemmingsreserve. In 2025 is dat bedrag weer uit de begroting.

Materieel directe kosten Het uitgangspunt is dat de budgetten uit de herziene begroting 2024 geïndexeerd worden op basis van de imoc (prognose CPB februari 2024). Daarnaast zijn ten opzichte van de herziene begroting van 2024 de volgende aanpassingen gemaakt: •

De uitgaven voor collectiebeheer en kenniscentrum overheid dalen met ingang van 2025 met 25k wegens lagere opbrengsten uit depotverhuur en de vermindering van de onttrekking uit de egalisatiereserve

32

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

3.1 Toelichting geprognosticeerde mutatie reserves

Jaarrekening 2023

Begroting 2024

Egalisatiereserve (dotatie/onttrekking) Bestemmingsreserve - dotatie groot onderhoud Bestemmingsreserve - onttrekking groot onderhoud Bestemmingsreserve - onttrekking film digitalisering NHA Bestemmingsreserve - onttrekking "archief van de toekomst" Bestemmingsreserve - onttrekking eenmalige kosten 2024 Bestemmingsreserve - onttrekking implementatie CBS Bestemmingsreserve - dotatie weerstandvermogen

90.099 -200.000 7.087 15.000 40.000

49.437 -200.000 33.786

TOTAAL MUTATIES RESERVES

-47.814

Mutaties reserves

-116.776

Herziene begroting 2024 49.437 -200.000 8.397 195.000

52.834

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

25.237 -200.000 28.397

25.237 -200.000 48.397

-200.000 68.397

-200.000 88.397

246.052 -32.157

-33.221

-34.337

-35.493

67.529

-159.586

-165.940

-147.096

33

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

3.1 Toelichting geprognosticeerde mutatie reserves Mutatie reserves Egalisatiereserve De onttrekking aan de egalisatiereserve voor 2025 tot en met 2027 vloeit voort uit de exploitatieresultaten van 2019, 2020 en 2022. Bestemmingsreserve groot onderhoud In de meerjarenbegroting wordt op basis van het meerjarenonderhoudsplan Kleine Houtweg een bedrag van € 200.000 gereserveerd voor groot onderhoud aan het gebouwencomplex Kleine Houtweg 18 en voor de vervanging van installaties. Uitgaande van een investering in de locatie Kleine Houtweg van € 200.000 per jaar met een afschrijvingstermijn van tien jaar worden de afschrijvingen van deze investeringen onttrokken aan de bestemmingsreserve groot onderhoud. Op dit moment wordt een scenario van uitbreiding van het pand aan de Kleine Houtweg verder uitgewerkt. Mocht dat doorgaan, dan zal in die verbouwing waarschijnlijk ook een post groot onderhoud gedaan worden waardoor in de jaren daarvoor dan alleen noodzakelijk onderhoud plaats zal vinden. Desondanks is ervoor gekozen de dotatie aan deze reserve in stand te houden, zodat deze eventueel ook ingezet kan worden tijdens de verbouwing. Bestemmingsreserve implementatie CBS Vanuit de resultaatsbestemming van 2023 is voorgesteld een deel te bestemmen voor implementatiekosten van een nieuw collectie beheersysteem in 2025.

Weerstandsreserve Bij de start van de nieuwe gemeenschappelijke regeling na de uittreding van het Rijk, zal worden gewerkt met een ander model voor toerekening van kosten. Dat heeft ook invloed op de tarieven van DVO contracten. In de loop van 2024 starten daarom de gesprekken met DVO partners voor de herziening van de contracten, waarbij er ook een risico opslag wordt toegevoegd aan de contracten. Deze risico opslag komt bovenop het tarief en wordt toegevoegd aan de weerstandsreserve, waardoor naast de GR partners, ook de DVO partners een bijdrage leveren aan de financiering van potentiele risico’s

34

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

3.2 Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2024 – 2028

Geprognosticeerde begin- en eindbalans

Jaarrekening 2023

Begroting 2024

Herziene begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

Materiële vaste activa Financiële vaste activa Totaal vaste activa

1.543.059 5.000 1.548.059

1.562.646 5.000 1.567.646

1.591.877 5.000 1.596.877

1.591.877 5.000 1.596.877

1.591.877 5.000 1.596.877

1.591.877 5.000 1.596.877

1.591.877 5.000 1.596.877

Vorderingen en overlopende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar Liquide middelen Totaal vlottende activa

197.893 2.135.186 986.596 3.319.676

194.256 1.478.037 536.960 2.209.252

194.256 1.340.997 536.960 2.072.212

194.256 1.340.997 414.435 1.949.687

194.256 1.340.997 519.025 2.054.278

194.256 1.340.997 629.969 2.165.222

194.256 1.340.997 722.068 2.257.321

TOTAAL ACTIVA

4.867.734

3.776.898

3.669.089

3.546.564

3.651.154

3.762.098

3.854.198

Egalisatiereserve Bestemmingsreserves Weerstandsreserve Gerealiseerd resultaat Totaal eigen vermogen

99.911 1.734.611 378.770 441.052 2.654.344

57.081 1.894.125 263.770 2.214.976

50.474 1.979.353 378.770 -0 2.408.597

25.237 1.904.904 410.927 -0 2.341.068

-0 2.056.507 444.148 -0 2.500.654

-0 2.188.110 478.484 0 2.666.594

-0 2.299.713 513.977 -0 2.813.689

655.535 655.535

553.535 553.535

252.105 252.105

197.109 197.109

142.113 142.113

87.117 87.117

32.121 32.121

Totaal vaste passiva

3.309.879

2.768.511

2.660.702

2.538.177

2.642.767

2.753.711

2.845.810

Netto-vlottende schulden met een rentypische looptijd korter dan een jaar Overlopende passiva Totaal vlottende passiva

1.482.253 75.602 1.557.855

939.619 68.768 1.008.387

939.619 68.768 1.008.387

939.619 68.768 1.008.387

939.619 68.768 1.008.387

939.619 68.768 1.008.387

939.619 68.768 1.008.387

TOTAAL PASSIVA

4.867.734

3.776.898

3.669.089

3.546.564

3.651.154

3.762.098

3.854.198

Onderhandse leningen van binnenlandse banken Totaal vaste schulden

EMU saldo

Jaarrekening 2023

Begroting 2024

Herziene begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

Exploitatieresultaat voor mutaties reserves Mutatie (im)materiele vaste activa Mutatie voorzieningen Mutatie voorraden Verwachte boekwinst bij verkoop (im)materiële vaste activa

488.866 -77.623 -

116.776 19.587 -

-52.834 48.818 -

-67.529 -

159.586 -

165.940 -

147.096 -

Berekend EMU saldo

411.243

136.364

-4.016

-67.529

159.586

165.940

147.096

35