I.d Bijlage Ontwerpbegroting 2025-2028 NHA

Herziene begroting 2024 Meerjarenbegroting 2025 - 2028

Bestuursvergadering 17 april 2024

1

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

Inhoudsopgave

1. Beleidsbegroting 2024 1.1 Programmaplan 2024 1.2 De paragrafen  Weerstandsvermogen en risicobeheersing  Onderhoud kapitaalgoederen  Financiering  Bedrijfsvoering  Verbonden partijen 2. Financiële begroting 2024 2.1 Overzicht van baten en lasten 2.2 Toelichting op overzicht van baten en lasten 2.3 Uiteenzetting en toelichting van de financiële positie

3. Meerjarenraming en toelichting 3.1 Geprognosticeerde raming van baten en lasten 2025 – 2028 3.2 Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2025 – 2028

2

LEZIN G

Beleidsbegroting

Bestuursvergadering 19 april 2024

3

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.1 Programmaplan 2024 De richtlijnen van het BBV schrijven voor dat gewerkt wordt met programma’s, die gedefinieerd worden als een samenhangend geheel van activiteiten. Het Noord-Hollands Archief heeft één programma gedefinieerd: het beheren en beschikbaar stellen van archieven. Alle activiteiten van het Noord-Hollands Archief vallen onder dit programma, dat hieronder verder wordt toegelicht.

 Wat willen we bereiken? Het Noord-Hollands Archief (NHA) staat voor optimale toegang tot al zijn archieven en collecties. Het vervult een centrale functie in het beheer van historische informatie van zowel overheden als van particulieren. Dit strekt zich uit tot heel Noord-Holland. Het NHA omarmt de ontwikkeling van technologie die bijdraagt aan een toename in gebruik van data. De keerzijde van de medaille raakt een belangrijk fundament waarop het NHA is gestoeld: de oorspronkelijkheid van data. Het NHA waarborgt de authenticiteit van alle aan het archief toevertrouwde informatie. Hiermee geeft de organisatie uiting aan één van haar grootste waarden, namelijk betrouwbaarheid, en draagt ze bij aan de democratische rechtsstaat. Het publiekscentrum en de website zijn de first touchpoints voor alle inwoners van de provincie. Bij het NHA staan openheid en laagdrempeligheid voorop. Als collectiecentrum zorgt het NHA ervoor dat de collectie houdbaar, bruikbaar en zichtbaar is. De focus ligt op het ontsluiten van archief dat waardevol bijdraagt en kan worden gebruikt door vele doelgroepen. Zo ontwikkelt het NHA voor elke doelgroep een gebruikersprofiel en anticipeert het op de toename van gebruikerswaarde.

De visie van het NHA is dat overheidsinformatie (in principe) openbaar moet zijn en duurzaam toegankelijk voor komende generaties. Een eerste stap is dat het NHA werkt aan een proof of concept Wet open overheid (Woo)dienstverlening voor de overheidspartners, zodat met een business case en gebruikersonderzoek duidelijk wordt wat de gevolgen zijn van het in beheer nemen en publiceren van Woo-informatie. Daarnaast wordt er gewerkt aan vervroegde overbrengingen van digitale informatie. Het NHA staat overheidsinstellingen terzijde met advies, kennis en producten die hen helpen in het informatiebeheer. Deze producten en diensten komen terug in een in 2024 op te leveren producten- en dienstencatalogus. Er wordt veel aandacht gestoken in het benaderen van twee nieuwe partners om deel te nemen aan de GR. Hierbij is reeds progressie geboekt. Accountmanagement wordt ingericht om optimaal wensen op te halen en te informeren over wat bij het NHA in ontwikkeling is. Data staan centraal in de strategische plannen. Voor de interne bedrijfsvoering bij de keuze in ontsluiting van archieven, maar ook voor de gebruiker: het NHA vergroot de bruikbaarheid door consequent de collectie te verrijken met metadata en toe te werken naar een optimale IT-infrastructuur die het NHA in staat stelt om ook met nieuwe standaarden als linked open data te werken, waardoor data aan elkaar gekoppeld kunnen worden.

Hiermee wordt actief het maatschappelijk en wetenschappelijk rendement van de collecties verhoogd.

Het Kenniscentrum Overheid (KCO) is de front office voor de 18 overheidspartners. Het KCO ondersteunt de overheidspartners met expertise en innovatieve oplossingen voor de uitdagingen omtrent de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Als expertisecentrum staat het NHA de overheidspartners terzijde bij het verantwoord inrichten van hun informatiebeheer ten behoeve van de democratische verantwoording en de bedrijfsvoering. Deze afdeling ontwikkelt binnen partnerships met haar overheidsinstellingen innovatieve kennisoplossingen voor digitale overbrenging.

4

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.1 Programmaplan 2024  Wat gaan we daarvoor doen?

Bronnen veiligstellen

In het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 van het NHA is aan de hand van vier pijlers beschreven welke doelstellingen het zichzelf voor deze periode heeft gesteld. Hieronder wordt toegelicht op welke manier daar in 2024 invulling aan wordt gegeven:

In 2023 is de idee van een gezamenlijk Collectiecentrum Haarlem voor meerdere culturele instellingen door de gemeenteraad afgeblazen. Daarom ontwikkelt het NHA nu een plan voor het uitbreiden van de benodigde depotcapaciteit op de locatie Kleine Houtweg. In het masterplan worden ook aspecten als verduurzaming en optimalisatie van de ondergebrachte functionaliteiten meegenomen. In 2024 zal een besluit worden genomen over de haalbaarheid van dit alternatieve plan en de diverse scenario’s.

Publiek faciliteren en enthousiasmeren De tentoonstellingen, de Janskerk zelf en de website zijn voor de bezoekers vaak de eerste toegang tot het NHA en alle hier bewaarde bronnen. In 2024 wordt een aantal aan de collectie gerelateerde tentoonstellingen gehouden, die ingaan op het onderwerp ‘jong in Noord-Holland’. Hieronder valt de tentoonstelling ’40 jaar Patronaat’. Het NHA besteedt hiermee aandacht aan de collectie van het poppodium die onlangs is opgenomen in de collectie. Het NHA wil hierdoor de diversiteit van de eigen collecties laten zien aan de doelgroepen waar het NHA de aankomende periode versterkt op gaat inzetten. Dit is de doelgroep werkenden, waar nog veel potentie ligt om de archieven voor werk en persoonlijke interesses te gebruiken. Bovendien wordt een programma met tentoonstelling gerealiseerd over protest bij jongeren tegenwoordig gekoppeld aan protestuitingen uit de NHA collectie.

Het NHA houdt doorlopend toezicht en geeft advies over de archiefvorming, door bij de archiefvormers een (beknopte of uitgebreide) jaarlijkse inspectie uit te voeren. In 2024 start de (uitgestelde) archiefbewerking van het Provinciaal Elektriciteitsbedrijf Noord-Holland. Het accent bij het toegankelijk maken ligt op diverse overheidsarchieven in beheer van het NHA. Daarnaast wordt de digitalisering van het archief van de Abdij van Egmond afgerond, waarna dit oudste archief in beheer van het NHA online beschikbaar is voor onderzoekers en het geïnteresseerde publiek.

Binnen de educatieve projecten wordt er gewerkt aan een programma dat scholieren met een migratieachtergrond de weg wijst naar zoekmogelijkheden naar hun eigen geschiedenis in het archief. Verder presenteert het NHA via een publieksvraag beelden van ruimtes voor jongeren in Noord-Holland, in combinatie met archief en beeld uit de eigen collectie.

5

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.1 Programmaplan 2024 Meer mogelijk maken met data In de dienstverlening van het NHA staat de klant centraal. Het digitaliseren van bronnen en het publiceren van data gebeurt altijd met het publiek voor ogen. Naast het online aanbod van scans en metadata blijft het mogelijk onderzoek te doen op de studiezaal in de historische Janskerk. Er wordt veel gevraagd naar historische persoonsgegevens en daarom staan die centraal in het digitaliseren. Het digitaliseren en online beschikbaar maken van een deel van de archieven van de Burgerlijke Stand gaat in 2024 verder. De vorig jaar ingevoerde gegevens van Burgerlijke Stand Overlijdensregisters van Noord-Holland, periode 1961-1970 worden gereed gemaakt voor publicatie in 2024. Er wordt een project gestart waarbij de gegevens uit de registers van de Burgerlijke Stand Geboorten Noord-Holland, periode 19131922, die vorig jaar zijn gedigitaliseerd, door vrijwilligers op naam doorzoekbaar kunnen worden gemaakt. De indexering van de Huwelijksaktes 1933-1942 gaat gestaag verder. De huwelijksaktes 1943-1950 worden gedigitaliseerd. In 2023 zijn de bouwdossiers van de gemeente Bloemendaal die op microfiche staan gedigitaliseerd. De scans en bijbehorende metadata worden in 2024 gepubliceerd. In het kader van door het Rijk beschikbaar gestelde digitaliseringsgelden wordt 50 meter notarieel archief van Haarlem gedigitaliseerd.

Er wordt verder gewerkt aan de voorbereiding van digitalisering van de collecties van enkele Haarlemse glasateliers (o.a. van Bogtman). In 2024 loopt het Europese aanbestedingstraject voor de systemen die de basis vormen onder de dagelijkse dienstverlening en het primair proces van het NHA: het collectiebeheersysteem (CBS), de storage/DAM en de raadpleegvoorziening. Het CBS bevat de informatie over de archieven en collecties. Deze kernapplicatie maakt het voor het NHA mogelijk om de collecties zowel te beheren als beschikbaar te stellen aan derden. De storage is de plek waar onze digitale en gedigitaliseerde informatieobjecten worden opgeslagen. De raadpleegvoorziening stelt de externe gebruiker in staat de archieven en collecties aan te vragen, in te zien en te doorzoeken. Ook het hergebruik en de doorlevering van de data zijn belangrijke functionaliteiten. Via het aanbestedingstraject wenst het NHA één leverancier te selecteren voor het afnemen van een SaaS-oplossing (Software as a Service) voor de genoemde componenten en de basis te leggen voor een CBS dat werkt met standaarden die toekomstgericht zijn en meer gebruik van de archieven beter faciliteert.

verder gewerkt aan het verhogen van de kwaliteit van de interne informatievoorziening. Denk hierbij aan harmonisatie van het applicatielandschap, informatiebeveiliging en meer focus op de kwaliteit van de eigen data. Hierin speelt technische innovatie een grote rol: nieuwe ontwikkelingen en producten in de markt worden gevolgd en hiermee wordt getest om ervoor te zorgen dat het NHA altijd over moderne en betrouwbare middelen beschikt om het digitale archief permanent te bewaren, te beheren en beschikbaar te stellen. Organisatie blijven ontwikkelen Naar aanleiding van de organisatieverandering per 1 januari 2024 is het programma ‘digitaal informatiebeheer’ ingebed in de organisatie. De nieuwe strategie en organisatiestructuur worden in 2024 verder geïmplementeerd. Er komt een nieuwe afdeling IT en Innovatie, waarvoor een nieuwe manager is aangetrokken. Daarnaast zet het NHA in op extra dienstverlening voor de overheden, hiervoor is de nieuwe afdeling Kenniscentrum Overheid ingericht. De vakgebieden dienstverlening, communicatie, tentoonstellingen en educatie worden gebundeld in één afdeling. Veranderingen in de maatschappij oefenen een opwaartse druk uit op de expertise van de medewerkers. Het NHA stimuleert ontwikkeling en vergroot vaardigheden om hieraan te kunnen voldoen. Dit alles krijgt zijn beslag in een jaarlijks strategisch opleidingsplan en in training on the job.

Door te kiezen voor vaste werkmethodieken, genereert het NHA een gemeenschappelijke taal en wordt samenwerken veel gemakkelijker. Dit heeft zijn beslag in projectmatig werken, waarvoor alle medewerkers een cursus hebben gevolgd.

6

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.1 Programmaplan 2024  Wat mag het kosten?

Topics programma

In onderstaande tabel zijn de geraamde baten en lasten voor het programma “beheren en beschikbaar stellen van archieven” gespecificeerd, waarbij de overhead apart is benoemd. Algemene dekkingsmiddelen en vennootschapsbelasting zijn niet van toepassing.

Kaderstellende documenten: - Gespecificeerd in normenkader Verbonden partijen: - READ COOP

Raming van baten en lasten

Herziene begroting 2024 Lasten Baten Saldo

Programma's Het beheren en beschikbaar stellen van archieven

6.519.913

Bestuur en ondersteuning Overhead Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting

2.574.876 -

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten

9.094.789

9.041.955

9.041.955

2.522.042

-2.574.876 -52.834

Taakveld en beleidsindicatoren: - Taakveld 5.4 Musea Investeringen: - Zie investeringsbegroting Risico’s: - Zie paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Reserves en voorzieningen: - Bestemmingsreserve groot onderhoud Kleine Houtweg - Weerstandsreserve - Bestemmingsreserve eenmalige activiteiten 2024

7

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.2 De paragrafen 1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing De paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement gaat over de risico’s die uitvoering van het gevoerde beleid met zich meebrengt. Deze paragraaf geeft inzicht in de beoordeling van de relatie tussen benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit (het weerstandsvermogen) en de voor het NHA relevante, voorgeschreven kengetallen (liquiditeitsratio, solvabiliteits-ratio, netto schuldquote en structurele exploitatieruimte). Omdat het Noord-Hollands Archief geen grond in bezit heeft, is het kengetal ‘grondexploitatie’ niet van toepassing. Ook het kengetal ‘belastingcapaciteit’ is niet van toepassing voor het NoordHollands Archief, omdat het Noord-Hollands Archief geen belastingen heft. Weerstandsvermogen Het Noord-Hollands Archief wil over voldoende middelen beschikken om onvoorziene gebeurtenissen op te vangen, zonder genoodzaakt te zijn om direct in te grijpen in de begroting en het gevoerde beleid. Om deze risico’s in kaart te brengen, doet het MT van het NHA jaarlijks een inventarisatie van potentiële risico’s. Daarbij worden de potentiële risico’s benoemd, met daarbij een inschatting van de potentiële impact.

Ieder risico wordt vervolgens ingedeeld in een risicocategorie (de waarschijnlijkheid dat het risico zich daadwerkelijk voordoet) variërend van zeer klein (10%), klein (25%), gemiddeld (50%), groot (70%) of zeer groot (90%). Door de verwachte impact te vermenigvuldigen met het percentage van de risicocategorie, wordt het totale risicobedrag berekend dat gebruikt wordt voor het bepalen van de weerstandsratio. De weerstandsratio wordt berekend door de beschikbare weerstandscapaciteit te delen door het totale risico. Het Noord-Hollands Archief streeft op de korte termijn een weerstandsvermogen na dat tenminste voldoende is. Dit vereist een ratio weerstandsvermogen dat tussen de 1,0 en 1,4 ligt. Daarnaast heeft het NHA de doelstelling om vanaf april 2022 binnen 3 jaar een weerstandsvermogen op te bouwen dat minimaal kwantificeert als ruim voldoende; een ratio tussen de 1,4 en 2,0. Resultaat risico inventarisatie De risico’s van onverwacht hoge uitgaven werden tot nu toe als beperkt aangemerkt. Het Noord-Hollands Archief heeft vooral te maken met reguliere kosten die vooraf te ramen zijn, zoals personeelskosten, huisvestingskosten en kosten voor ICT. Er zijn echter een aantal ontwikkelingen die aanleiding geven tot het herzien van de risico’s en het benoemen van nieuwe risico’s bij de risicoinventarisatie, waarvan de resultaten hiernaast zijn weergegeven.

Risico Additionele kosten door migratie en implementatie van een nieuw collectie beheersysteem

70%

Bedrag 150.000

Risico 105.000

Vertraging of annulering van het plan voor de realisatie van een nieuw depot, waardoor ruimtegebrek ontstaat uit de huidige locaties en er archief extern moet worden ondergebracht (huur)

50%

125.000

62.500

De bijdragen van onze partners nemen af, bijvoorbeeld door bezuiniging en/of ontevredenheid van partners over de dienstverlening, de relevantie van het archief (bijv. bij daling aantal bezoekers) en/of de tarifering, waardoor er bij de evaluatie van de contracten discussie ontstaat over de hoogte van de bijdrage, of zelfs opzegging van contracten waardoor de inkomsten van onze partners terugvallen

10%

500.000

50.000

Toename van transitievergoedingen, door organisatieverandering met nieuwe functies en actiever sturen op performance

25%

150.000

37.500

Medewerkers worden langdurig ziek en/of arbeidsongeschikt, waardoor verzekeringspremies stijgen en er extern moet worden ingehuurd

25%

150.000

37.500

Herziening DVO contracten na evaluatie in 2024 is niet op tijd gereed, waardoor indexatie niet met ingang van 2025 kan plaatsvinden

70%

50.000

35.000

Er moet een re-organisatie plaatsvinden, door een structureel tekort op de begroting (minder inkomsten en/of hogere kosten). Reservering voor afkoopsommen

10%

150.000

15.000

Stijging loonkosten door toename van deelname generatiepact en spaarverlofregeling

25%

50.000

12.500

Informatiebeveiliging (risico op hacks etc,), waardoor er geen toegang meer is tot het digitaal archief

10%

100.000

10.000

Schending van bijvoorbeeld auteursrechten of AVG, bijvoorbeeld door een datalek of onjuiste inzage op beperkt openbare stukken in e-depot

25%

25.000

6.250

Totaal

Kans

371.250

8

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.2 De paragrafen Zo is het NHA bezig met de aanbesteding van het collectie beheersysteem, waaruit naar alle waarschijnlijkheid additionele kosten zullen voortvloeien. Daarnaast wordt er een scenario uitgewerkt voor de uitbreiding van het depot in de komende jaren, waarvoor er waarschijnlijk archief tijdelijk elders ondergebracht moet worden. Daarnaast treedt het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling, en is het NHA in gesprek met twee potentiele nieuwe partners. Daarbij wordt de gelegenheid aangegrepen om over te gaan naar een nieuw model voor kostentoerekening, voor zowel GR als DVO partners. De (al dan niet tijdige) uitrol hiervan in de contracten brengt ook financiële risico’s met zich mee. De kans is dus aanzienlijk dat er in 2025 een onttrekking moet worden gedaan uit het weerstandsvermogen. Op basis van de beschikbare weerstandscapaciteit van € 378.770 en een bedrag van € 371.750 aan risico komt de weerstandsratio in de begroting herziene begroting 2024 uit op 1,02, waarmee het als “voldoende” kwalificeert. Er is daarom voorgesteld om het resultaat van 2023 deels te bestemmen voor eenmalige activiteiten waarvoor op korte termijn kosten moeten worden gemaakt, en deels voor de implementatie van een nieuw collectie beheersysteem in 2025, wat ook additionele kosten met zich mee zal brengen.

Om op termijn toch het weerstandsvermogen verder te verhogen, is vanuit het nieuwe toerekeningmodel dat is ontwikkeld in samenwerking met de gemeente Haarlem en Velsen, opgenomen dat DVO partners een risicoopslag moeten gaan betalen. Deze is bedoeld als bijdrage aan de risico’s die de partners uit de gemeenschappelijke regeling gezamenlijk dragen, en zal worden gedoteerd aan de weerstandsreserve ter ondersteuning van de doelstelling om het weerstandsvermogen door te laten groeien naar “ruim voldoende” Beoordeling van ratio’s Liquiditeitsratio Solvabiliteitsratio Netto schuldquote Structurele exploitatieruimte

Jaarrekening 2023

Herziene begroting 2024

2,1 55% -12,5% 2,2%

1,7 62% -5,0% 0,0%

Liquiditeitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief op korte termijn kan voldoen aan zijn kortetermijnverplichtingen zonder nieuwe financieringsbronnen te hoeven aanboren. De liquiditeitsratio is berekend als de verhouding tussen de kortlopende activa en de kortlopende schulden. Hoe hoger de ratio, hoe beter het Noord-Hollands Archief in staat is om aan de korte termijnverplichtingen te voldoen. De liquiditeitsratio van de herziene begroting daalt met 0,4 ten opzichte van 2023, door de aflossing van twee leningdelen bij de Rabobank, maar is met 1,7 nog steeds relatief hoog. Solvabiliteitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief in geval van opheffing zijn verplichtingen ten aanzien van vreemdvermogenverschaffers kan nakomen. De solvabiliteitsratio wordt berekend als de verhouding tussen het eigen vermogen en het totale vermogen x 100%. Hoe hoger de ratio, hoe meer van het totaal vermogen met eigen vermogen wordt gefinancierd. In de herziene begroting stijgt de solvabiliteitsratio verder, door de toename van het eigen vermogen en afname van het vreemd vermogen. Netto schuldquote De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van de medeoverheid ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft zodoende een indicatie in welke mate de rentelasten en aflossingen op de exploitatie drukken.

De netto schuldquote daalt ten opzichte van 2023, mate name door de hogere baten die in 2023 zullen worden ontvangen. Structurele exploitatieruimte Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. In 2024 is deze negatiever ten opzichte van 2023, met name omdat het gerealiseerde saldo van baten en lasten daalt ten opzichte van 2023.

9

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

1.2 De paragrafen 2. Onderhoud kapitaalgoederen Het Noord-Hollands Archief heeft twee kapitaalgoederen in gebruik: een pand aan de Jansstraat en een pand aan de Kleine Houtweg, beide in Haarlem. Het pand in de Jansstraat wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en het pand aan de Kleine Houtweg wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Jansstraat 40 De Jansstraat 40 wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en de gemeente is verantwoordelijk voor het onderhoud van dit pand. Het beleid ten aanzien van onderhoud is volledig in handen van de gemeente. De Janskerk is een rijksmonument. Voor 2024 staat er voor € 70.000 aan investeringen in onderhoud gepland en voor €70,000 aan investeringen voor inrichting. Kleine Houtweg 18 Sinds 1 januari 2019 wordt het groot onderhoud aan het pand Kleine Houtweg door de huurder zelf, het Noord-Hollands Archief, gedaan. Er wordt sinds 2019 een bestemmingsreserve opgebouwd van € 200.000 per jaar voor groot onderhoud aan de Kleine Houtweg. Daarnaast is er in april 2020 door het bestuur besloten om vanuit de resultaatsbestemming van 2019 voorzichtigheidshalve eenmalig additioneel € 100.000 te doteren aan deze bestemmingsreserve, omdat er op dat moment nog geen meerjaren onderhoudsplan was voor 2020 tot en met 2029.

Voor 2024 is er een bedrag van € 90.000 aan investeringen gepland voor het pand aan de Kleine Houtweg, waarvan een groot deel onderhoud betreft. In november 2020 is het geactualiseerde meerjarig onderhouds- en investeringsplan (MOIP) ontvangen, waarin wordt bevestigd dat een kostenraming van gemiddeld € 200.000 per jaar reëel is. Verder heeft het Noord-Hollands archief in 2019 eenmalig een bedrag van € 762.000 ontvangen voor achterstallig onderhoud t/m 2018. Dat bedrag, verminderd met de in 2019 uitgevoerde schilderwerken, is conform bestuursbesluit in 2020 opgenomen in een bestemmingsreserve voor achterstallig onderhoud. Wanneer er een uitbreiding gerealiseerd zal worden van het pand aan de Kleine Houtweg, zal worden onderzocht in hoeverre deze reserve daarvoor ingezet mag worden, aangezien hierin ook onderhoud meegenomen wordt.

3. Financiering Wet Schatkistbankieren De Regeling schatkistbankieren decentrale overheden verplicht het NoordHollands Archief eventuele overschotten in liquide middelen, die uitkomen boven een drempelbedrag, te storten op een speciale rekening van het Ministerie van Financiën. Dit gebeurt via het afromen van het saldo van de betaalrekening.

Het Noord-Hollands Archief wordt structureel gefinancierd door de partners: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen. Het Noord-Hollands Archief heeft drie langlopende leningen lopen bij de Rabobank. Op deze leningen wordt ieder jaar afgelost en wordt rente betaald. In de begroting en liquiditeitsplanning wordt hiermee rekening gehouden. Naast de huidige langlopende leningen is er op dit moment geen additionele financieringsbehoefte bij het Noord-Hollands Archief.

4. Bedrijfsvoering Met ingang van 2022 is de structurele bijdrage aan het Noord-Hollands Archief voor de verdere ontwikkeling van het e-Depot voor de rijkscollecties komen te vervallen. Er is echter een transitieperiode van 5 jaar, waarbij het NHA gedurende een periode van 5 jaar nog een vaste overbruggingstoelage voor het e-depot ontvangt van € 50.000 van 2022 tot en met 2026. Daarnaast hebben de Regionale Historische Centra gezamenlijk een kostenmodel vastgesteld voor de aansluiting op het e-Depot. Dit kostenmodel wordt met ingang van 2019 toegepast. In 2019 is als gevolg hiervan met alle gemeenten waarvoor het Noord-Hollands Archief het archief- en informatiebeheer uitvoert een nieuwe dienstverleningsovereenkomst afgesloten, waarbij het aantal inwoners het uitgangspunt is bij de berekening van de kosten. Ook met de provincie Noord-Holland en een aantal overige overheidsorganisaties is een aanvullende dienstverleningsovereenkomst afgesloten voor het digitaal informatiebeheer op basis van het aantal inwoners. Deze contracten worden in 2024 herzien naar aanleiding van een andere wijze van kostentoerekening, die synchroon loopt met de nieuwe gemeenschappelijke regeling die per 1 januari 2025 in gaat. Per 1 januari 2024 is er een organisatieverandering ingezet, die aansluit op de huidige strategie en waarbij het programma digitaal informatiebeheer is ingebed in ge organisatie.

5. Verbonden partijen In 2020 heeft het Noord-Hollands Archief zich aangesloten bij de organisatie READ-COOP, gevestigd te Innsbruck in Oostenrijk, die zich richt op de toegang tot archiefdocumenten met de ondersteuning van de allernieuwste technologie. Door het kopen van aandelen ter waarde van € 5.000 krijgt het NHA toegang tot het platform, netwerk en de technologie. Verder heeft het Noord-Hollands Archief niet de intentie om enige vorm van verbintenis aan te gaan met een andere partij. 10

LEZIN G

Financiële begroting

Bestuursvergadering 17 april 2024

11

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Overzicht van baten en lasten 2024

Raming van baten en lasten

Jaarrekening 2023 Lasten Baten

Saldo

Lasten

Programma's Het beheren en beschikbaar stellen van archieven

6.100.632

2.776.189

6.330.811

Bestuur en ondersteuning Overhead Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting

2.287.323 -

-2.287.323 -

2.273.422 -

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten

8.387.955

488.866

8.604.233

Mutaties reserves

Mutaties reserves Egalisatiereserve Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - filmexperience digitalisering Bestemmingsreserve - tentoonstelling "archief van de toekomst" Bestemmingsreserve - eenmalige kosten 2024

8.876.821

8.876.821

Jaarrekening 2023 Toevoeging Onttrekking

200.000

90.099 7.087 15.000 40.000

Saldo

90.099 -192.913 15.000 40.000

Begroting 2024 Baten

8.721.010

8.721.010

Begroting 2024 Toevoeging Onttrekking

200.000

49.437 33.786

Saldo

Herziene begroting 2024 Lasten Baten Saldo

2.390.198

6.519.913

-2.273.422 -

2.574.876 -

116.776

9.094.789

9.041.955

9.041.955

2.522.042

-2.574.876 -52.834

Herziene begroting 2024 Toevoeging Onttrekking Saldo

Saldo

49.437 -166.214

200.000

49.437 8.397

49.437 -191.603

195.000

195.000

Totaal mutaties reserves

200.000

112.186

-47.814

200.000

83.224

-116.776

200.000

252.834

52.834

Gerealiseerd resultaat

8.587.955

8.989.007

441.052

8.804.233

8.804.233

0

9.294.789

9.294.789

0

12

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting baten 2024

Baten programma "beheren en beschikbaar stellen van archieven" Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdrage Rijk voor huisvesting en exploitatie Bijdrage Rijk voor Digitale Taken Rijkscollecties Bijdrage gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie Bijdrage gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer Bijdrage gemeente Velsen voor exploitatie Bijdrage gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer Bijdrage beheer Oude Boekerij en Bijzondere Collecties Bijdrage medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Totaal deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdragen overige overheidsorganisaties Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten voor digitaal informatiebeheer Bijdrage provincie Noord-Holland Bijdrage provincie Noord-Holland voor digitaal informatiebeheer Totaal overige overheidsorganisaties Totaal baten overheid Overige opbrengsten Depotverhuur Overige opbrengsten Opbrengsten dienstverlening Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Projectopbrengsten/bijdragen Totaal overige baten TOTAAL BATEN

Jaarrekening 2023

Begroting 2024

Herziene begroting 2024

2.681.895 50.000 2.220.437 263.623 313.681 111.165 20.000 93.568 5.754.369

2.547.134 50.000 2.281.130 276.165 323.092 116.129 20.000 93.568 5.707.218

2.735.533 50.000 2.326.186 273.640 333.506 115.390 20.000 93.568 5.947.823

1.152.550

1.193.635

1.194.399

587.832

587.019

592.752

724.294 219.943 2.684.619

724.294 227.193 2.732.141

725.499 228.301 2.740.951

8.438.987

8.439.360

8.688.774

56.274 45.831 21.370 265.009 49.350 437.833

20.000 20.000 10.000 231.650 281.650

56.274 28.000 10.000 230.567 28.340 353.181

8.876.821

8.721.010

9.041.955

13

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting baten 2024 Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling De uitkomsten van de jaarrekening 2023 geven aanleiding om de begroting voor 2024 te herzien. De wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2024 worden hieronder puntsgewijs toegelicht. Bijdrage Rijk voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van het Rijk voor huisvesting en exploitatie is gebaseerd op de brief ‘Bevoorschotting 2024’ van het Nationaal Archief. De verhoging van de bijdrage ten opzichte van het oorspronkelijk begrote bedrag is het gevolg van indexering. Bijdrage Rijk voor digitale taken Rijkscollecties Het NHA ontvangt nog tot en met 2026 een overbruggingstoelage van het Rijk voor digitale taken. Dit bedrag is niet aangepast ten opzichte van de oorspronkelijke begroting. Bijdrage gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie De bijdrage van de gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie is gebaseerd op de bijdrage van 2023, vermeerderd met de door het Rijk vastgestelde indexering 2023 die conform de Gemeenschappelijke Regeling wordt doorberekend aan de overige partners Haarlem en Velsen en deels met de indexering van de huisvesting aan de Jansstraat. Bijdrage gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betaalt de gemeente Haarlem een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner.

De stijging van het bedrag in de herziene begroting ten opzichte van 2023 is het gevolg van de indexering van het bedrag per inwoner met 3,8% op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) 2023. In de oorspronkelijke begroting was nog uitgegaan van 4,0%. Bijdrage gemeente Velsen voor exploitatie De bijdrage van de gemeente Velsen voor exploitatie is gebaseerd op de bijdrage voor 2023, vermeerderd met de door het Rijk vastgestelde indexering 2023 die conform de Gemeenschappelijke Regeling wordt doorberekend aan de overige partners Haarlem en Velsen. Bijdrage gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betaalt de gemeente Velsen een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. De stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van het gestegen inwonertal en de indexering van het bedrag per inwoner met 3,8% (in plaats van 4,0% in begroting) op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) 2023.

Bijdragen overige overheidsinstanties Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten De stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van de indexering van het bedrag per inwoner met 3,8% op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) 2023. Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten voor digitaal informatiebeheer Sinds 2019 betalen de aangesloten gemeenten en overige overheidsorganisaties een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer gebaseerd op het aantal inwoners. Ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2023 is het bedrag gestegen in verband met een hoger aantal inwoners, en de afloop van een kortingsafspraak met ene van de partners. Deze contracten worden vooralsnog niet geïndexeerd, maar in de loop van 20245 herzien. Bijdrage provincie Noord-Holland De bijdrage van de provincie Noord-Holland omvat een bedrag voor het beheer en de beschikbaarstelling van analoge archieven, een bedrag voor het beheer van de Provinciale Atlas-Noord-Holland, een bedrag voor de aankoop van beeldmateriaal voor deze historisch-topografische collectie (inclusief een foto-opdracht), een bedrag voor het organiseren van tentoonstellingen met de Provinciale Atlas, een bedrag voor het digitale verhalenplatform Oneindig Noord-Holland en een bedrag voor de diensten van de provinciearchivaris.

In de herziene begroting valt deze laatste bijdrage iets hoger uit als gevolg van indexering van het bedrag voor de provinciearchivaris (3,8%, CPI 2023). De overige bijdragen worden vooralsnog niet geindexeerd. Bijdrage provincie Noord-Holland voor digitaal archiefbeheer Sinds 2019 betaalt de provincie Noord-Holland een separaat bedrag voor digitaal informatiebeheer, in de vorm van een vast bedrag per inwoner. De stijging van het bedrag in de herziene begroting is het gevolg van de indexering van het bedrag per inwoner met 3,8% op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) 2023.

14

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting baten 2024 Overige baten Depotverhuur Deze post omvat de verhuur van depotruimte aan gemeenten en organisaties voor archief dat (nog) niet is overgebracht naar het Noord-Hollands Archief. Het bedrag in de herziene begroting is gelijk aan de inkomsten uit depotverhuur in 2023, maar hoger dan de oorspronkelijke begroting omdat er destijds nog vanuit was gegaan dat het aantal meters dat gehuurd wordt door de Provincie Noord-Holland verminderd zou worden. Dat gebeurt nu naar verwachting pas in 2025. Overige opbrengsten Deze post omvat de opbrengsten uit het archiefcafé en uit de verhuur van de commandeurszaal en doorberekende huisvesting. Deze is licht omhoog bijgesteld versus begroting 2024, maar lager dan 2023 omdat er toen opbrengsten uit een eenmalige opdracht zijn ontvangen. Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Het monumentale voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg wordt verhuurd aan Stichting Hart Haarlem. Het begrote bedrag bestaat uit huur- en servicekosten, vermeerderd met de aflossing van een lening door Hart ad € 20.000 per jaar. Het bedrag is hoger ten opzichte van de oorspronkelijke begroting in verband met de indexatie van de huur met een percentage van 3,8%, op basis van CPI 2023. Desondanks is het totaalbedrag lager dan in 2023 omdat er lagere servicekosten worden verwacht.

Projectopbrengsten en –bijdragen Op het moment van opstellen van de begroting voor 2024 waren er nog geen projectopbrengsten en –bijdragen bekend. De projectopbrengsten en –bijdragen die nu definitief zijn, zijn toegevoegd aan de herziene begroting van 2024.

15

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting lasten 2024

Lasten programma "beheren en beschikbaar stellen van archieven" (incl. overhead) Personeelskosten Kosten formatie (incl. overhead) Externe inhuur (excl. digitaal informatiebeheer) Externe inhuur digitaal informatiebeheer Niet-formatieve medewerkers Overige personeelskosten (overhead) Totaal personeelskosten

Jaarrekening 2023

Begroting 2024

3.661.029 262.215 278.907 2.698 239.477 4.444.326

4.527.496 123.302 12.875 308.838 4.972.510

Herziene begroting 2024

4.316.417 386.211 5.000 351.780 5.059.408

Materieel directe kosten Beheer analoge en digitale collecties Acquisitie Kenniscentrum Overheid IT & Innovatie Digitaal zichtbaar maken Dienstverlening Publieksactiviteiten/educatie PR & Communicatie Totaal materieel directe kosten

110.039 59.722

150.000 47.000

532.761 1.783 298.833 85.668 1.088.806

450.000 2.000 175.000 40.000 864.000

150.000 47.000 110.850 320.000 182.000 2.000 274.690 91.500 1.178.040

Materieel indirecte kosten (bedrijfsvoering) Huisvestingskosten Organisatiekosten (overhead) Afschrijvingskosten (overhead) Rentekosten (overhead) Facilitaire kosten (overhead) Totaal materieel indirecte kosten

1.881.418 673.606 235.327 715 63.758 2.854.823

1.877.579 582.975 236.920 23.000 47.250 2.767.723

1.813.430 761.729 217.182 65.000 2.857.341

TOTAAL LASTEN

8.387.955

8.604.233

9.094.789

16

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting lasten 2024 Personeelskosten Formatieve medewerkers De kosten voor de formatie zijn gebaseerd op de actuele en verwachte bezetting na de organisatieverandering die per 21 januari in gaat, rekening houdend met (invulling van) vacatures en het generatiepact. Een deel van het budget dat vrijvalt door de aanwezigheid van vacatures wordt ingezet om extern in te huren. Extra personele inzet digitaal informatiebeheer Ten behoeve van aansluiting op het e-Depot van de verschillende partners en ten behoeve van verdere ontwikkeling van beheer en beschikbaar stellen van digitale archieven werd tot en met 2023 personeel ingehuurd, onder andere om invulling te geven aan het programma digitaal informatiebeheer. Dat is na de organisatieverandering ingebed in de organisatie, waardoor dit niet meer separaat gebudgetteerd wordt. Bijkomende personeelskosten (overhead) De bijkomende personeelskosten worden gekwalificeerd als overhead. Deze zijn 43k hoger dan de oorspronkelijke begroting en worden verklaard door de volgende oorzaken: • Een verandertraject dat is ingezet om de organisatieverandering per 1 januari 2024 te faciliteren • Additionele (CAO) afspraken voor reiskosten en thuiswerkbeleid

Materieel directe kosten Beheer analoge en digitale collecties Het budget voor collectiebeheer en acquisities blijft conform oorspronkelijke begroting van 2024. Kenniscentrum overheid Met ingang van 2024 is er een nieuwe afdeling in het leven geroepen, om de dienstverlening naar onze partners een stap verder te brengen. Het budget is bedoeld ter ondersteuning van hun werkzaamheden. IT & Innovatie Bij de organisatieverandering is er daarnaast een nieuwe afdeling IT & Innovatie opgericht, om de organisatie beter aan te laten sluiten op de strategie voor de komende jaren. Daarmee is er budget verschoven van “digitaal zichtbaar maken” naar deze afdeling.

Digitaal zichtbaar maken Het bedrag dat hier begroot staat is het bedrag voor digitalisering van analoog archief. Dit valt na de organisatieverandering nu onder de afdeling Publiek. Publieksactiviteiten en educatie Het budget voor publieksactiviteiten is hoger dan de oorspronkelijke begroting maar lager dan 2023, in verband met het feit dat deze (deels) worden gefinancierd vanuit de projectopbrengsten en – bijdragen. Dezer worden pas opgenomen in de herziene begroting wanneer zij definitief zijn toegezegd. PR en communicatie Het budget voor PR en communicatie is versus de oorspronkelijke begroting 2024 verhoogd, maar ongeveer in lijn met het bedrag van 2023. Daarvan heeft € 40.000 betrekking op de reguliere activiteiten, in lijn met eerdere jaren. De overige € 47.500 is onder andere bedoeld voor communicatie-uitingen naar onze partners en input voor de tentoonstellingen.

Materieel indirecte kosten (bedrijfsvoering) Huisvestingskosten Deze post is ten opzichte van het oorspronkelijke budget voor een aantal onderdelen op het niveau gebracht van de reële uitgaven in 2023. Daarnaast zit hierin ook de huurverhoging van het pand aan de Jansstraat, maar is uitgegaan van een daling van energielasten omdat deze in 2023 zeer hoog waren in verband met de energiecrisis. Organisatiekosten Deze post is in de herziene begroting met zo’n 150k verhoogd in verband met de inhuur van externe bureaus voor eenmalige activiteiten, zoals de voorbereiding van de nieuwe gemeenschappelijke regeling en het onderzoek naar de uitbreiding van het depot. Ook zitten hier kosten in voor het begeleiding van de aanbesteding van het collectiebeheer systeem en verandermanagement naar aanleiding van de organisatieverandering. Er wordt voorgesteld om deze eenmalige kosten te financieren vanuit een bestemmingsreserve uit het resultaat van 2023. Rentekosten Deze post is op nihil gesteld omdat deze wegvalt tegen rente opbrengsten. Facilitaire kosten Deze post is met 18k naar boven bijgesteld naar aanleiding van de werkelijke kosten in 2023.

17

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.1 Toelichting mutatie reserves 2024 Herziene begroting 2024

Jaarrekening 2023

Begroting 2024

Egalisatiereserve (dotatie/onttrekking) Bestemmingsreserve - dotatie groot onderhoud Bestemmingsreserve - onttrekking groot onderhoud Bestemmingsreserve - onttrekking film digitalisering NHA Bestemmingsreserve - onttrekking "archief van de toekomst" Bestemmingsreserve - onttrekking eenmalige kosten 2024 Bestemmingsreserve - onttrekking weerstandsvermogen Bestemmingsreserve - dotatie weerstandvermogen

90.099 -200.000 7.087 15.000 40.000

49.437 -200.000 33.786

49.437 -200.000 8.397 195.000

TOTAAL MUTATIES RESERVES

-47.814

-116.776

52.834

Mutaties reserves

Mutaties reserves Egalisatiereserve De onttrekking aan de egalisatiereserve is gelijk aan de begroting van 2024, er worden geen additionele dotaties voorgesteld naar aanleiding van het positieve resultaat van 2023. Bestemmingsreserve - groot onderhoud De onttrekking aan de bestemmingsreserve voor groot onderhoud is in de herziene begroting lager dan in de oorspronkelijke begroting, omdat er in 2023 minder is geïnvesteerd dan verwacht en de investeringen in 2024 ook iets achterblijven, waardoor ook de afschrijvingen lager uitvallen. Dit in verband met de uitwerking van het scenario van uitbreiding van het pand aan de Kleine Houtweg, waardoor alleen noodzakelijk onderhoud zal worden uitgevoerd in afwachting van de definitieve plannen. Bestemmingsreserve – eenmalige kosten 2024 Vanuit de resultaatsbestemming van 2023 wordt voorgesteld om een bedrag van 195k te doteren aan een bestemmingsreserve voor eenmalige, additionele kosten in 2024 zoals de voorbereiding van de nieuwe gemeenschappelijke regeling en het onderzoek naar de uitbreiding van het depot. Ook zitten hier kosten in voor het begeleiding van de aanbesteding van het collectiebeheer systeem en verandermanagement naar aanleiding van de organisatieverandering.

18

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie Het BBV schrijft voor dat in de begroting een uiteenzetting van de financiële positie wordt gepresenteerd. Deze uiteenzetting bestaat uit de volgende onderdelen: 1. 2. 3. 4. 5.

Geprognosticeerde begin- en eindbalans; Investeringen Reserves; Financiering EMU-saldo;

De jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen worden hier niet toegelicht, maar zijn in de lastenramingen van deze begroting opgenomen

1. Geprognosticeerde begin- en eindbalans Jaarrekening 2023

Herziene begroting 2024

Materiële vaste activa Financiële vaste activa Totaal vaste activa

1.543.059 5.000 1.548.059

1.591.877 5.000 1.596.877

Vorderingen en overlopende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar Liquide middelen Totaal vlottende activa

197.893 2.135.186 986.596 3.319.676

194.256 979.945 536.960 1.711.161

TOTAAL ACTIVA

4.867.734

3.308.037

Egalisatiereserve Bestemmingsreserves Weerstandsreserve Gerealiseerd resultaat Totaal eigen vermogen

99.911 1.734.611 378.770 441.052 2.654.344

50.474 1.733.301 263.770 2.047.545

655.535 655.535

252.105 252.105

Totaal vaste passiva

3.309.879

2.299.650

Netto-vlottende schulden met een rentypische looptijd korter dan een jaar Overlopende passiva Totaal vlottende passiva

1.482.253 75.602 1.557.855

939.619 68.768 1.008.387

TOTAAL PASSIVA

4.867.734

3.308.037

Geprognosticeerde begin- en eindbalans

Onderhandse leningen van binnenlandse banken Totaal vaste schulden

19

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie 2. Investeringen In onderstaande tabel zijn de geplande investeringen voor 2024 gespecificeerd. Dit betreffen allen investeringen met economisch nut.

Geplande investeringen Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa Totaal

Herziene begroting 2024 50.000 216.000 266.000

Bedrijfsgebouwen In 2024 is er voor € 50.000 aan bouwkundig onderzoek / werkzaamheden begroot, voor het scenario van de uitbreiding van het pand aan de Kleine Houtweg. Machines, apparaten en installaties In 2024 is er voor € 70.000 onderhoud gepland aan de installaties baan de Jansstraat en € 40.00 voor de installaties aan de Kleine Houtweg, conform het jaarplan van de onderhoudspartij. Daarnaast € 70.000 aan investeringen gepland voor de inrichting van de studiezaal en kantoren, en € 36.000 voor hardware, waaronder laptops en switches.

20

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie 3. Reserves De reserves op de balans van het Noord-Hollands Archief kunnen worden onderscheiden in een egalisatiereserve en verschillende bestemmingsreserves. Daarnaast is er vanuit de resultaatsbestemming van 2021 gestart met de opbouw van een weerstandreserve. De huidige stand en het verloop van de verschillende reserves wordt hieronder gespecificeerd. Jaarrekening 2023

Herziene begroting 2024

Stand per 1 januari

89.062

99.911

50.474

Toevoeging resultaat

100.949

-

-

-90.099

-24.200 -25.237 -49.437

-25.237 -25.237

-25.237 -25.237

99.911

50.474

25.237

-0

Specificatie egalisatiereserve

Resultaat 2019 Resultaat 2020 Resultaat 2021 Resultaat 2022 Resultaat 2023 Boeking jaarlaag: Stand per 31 december

162.648 96.800 100.949 -

-40.662 -24.200 -25.237

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

25.237

Begroting 2028 -0

-

-0

-0

-0

Egalisatiereserve De egalisatiereserve is gevormd in 2008, na akkoord van de Belastingdienst. Bij de overgang naar de gemeenschappelijke regeling ontstond de behoefte om de gerealiseerde resultaten op te kunnen nemen in een reserve op de balans, om te voorkomen dat het gerealiseerde resultaat na afloop van ieder boekjaar verrekend zou moeten worden tussen de verschillende partners van de gemeenschappelijke regeling. Omdat het NHA gebruik maakt van de koepelvrijstelling, staat de Belastingdienst het echter niet toe om een algemene reserve op te bouwen. Het opbouwen van een egalisatiereserve is echter wel toegestaan. Daarbij kan (een deel van) het gerealiseerde resultaat worden toegevoegd aan de egalisatiereserve. Het resultaat wordt vervolgens in gelijke delen toegerekend aan de vier jaren erna, waardoor het resultaat toch ten goede (of ten laste) komt van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling. Vanaf 2023 is er geen nieuwe toevoeging aan de egalisatiereserve meer begroot.

21

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie Specificatie bestemmingsreserves Bestemmingsreserve - achterstallig onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - eenmalige activiteiten 2024 Totaal

Jaarrekening 2023

Herziene begroting 2024

648.250 893.448 1.541.698

648.250 1.085.051 1.733.301

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

648.250 1.256.654

648.250 1.408.257

648.250 1.539.860

648.250 1.651.463

1.904.904

2.056.507

2.188.110

2.299.713

Achterstallig onderhoud Kleine Houtweg In 2019 heeft het Noord-Hollands Archief eenmalig een bedrag van € 762.000 ontvangen voor achterstallig onderhoud t/m 2018. Het saldo van de ontvangen gelden, verminderd met de uitgevoerde schilderwerken in 2019, is in 2019 in het resultaat verantwoord onder bijdragen van het rijk. In 2020 is er conform besluit van het bestuur vanuit de resultaatsbestemming 2019 een bestemmingsreserve opgenomen van € 648.250 voor achterstallig onderhoud van het pand aan de Kleine Houtweg. Mocht in de komende jaren blijken dat het ontvangen geld in positieve of negatieve zin afwijkt van de kosten voor het geplande onderhoud, dan wordt dit resultaat verrekend met de egalisatiereserve.

Groot onderhoud Kleine Houtweg Met ingang van 1 januari 2019 is het NHA zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van het pand op de Kleine Houtweg. Voor de kosten van dit onderhoud wordt er daarom vanaf 2019 jaarlijks een bedrag van € 200.000 aan deze bestemmingsreserve gedoteerd en daarnaast vanuit de resultaatsbestemming van 2019 in 2020 ook nog eenmalig een additioneel bedrag van € 100.000. De jaarlijkse dotatie is gebaseerd op het meerjarenonderhoudsplan dat voor de Kleine Houtweg in 2016 is opgesteld en het geactualiseerde meerjarenonderhoudsplan (meerjarig onderhouds- en investeringsplan, MOIP) van november 2020. Hierin wordt bevestigd dat de gemiddelde kostenraming voor groot onderhoud gemiddeld € 200.000 per jaar is. Het onderhoud wordt geactiveerd op de balans, en de (verwachte) afschrijvingen daarop worden onttrokken aan deze reserve. Eenmalige activiteiten 2024 Vanuit de resultaatsbestemming van 2023 is voorgesteld om € 195.000 te doteren aan een bestemmingsreserve voor een aantal eenmalige activiteiten in 2024, waarvoor additionele kosten worden gemaakt; met name voor inhuur van externen.

Hieronder vallen bijvoorbeeld het faciliteren van hert proces voor de nieuwe gemeenschappelijke regeling, de aanbesteding van het collectie beheerstysteem, de uitwerking van het scenario voor uitbreiding van het depot, en het verandertraject naar aanleiding van de organisatieverandering die per 1 januari 2024 is ingezet. Deze zal voor het einde van 2024 als het goed is weer onttrokken zijn aan deze reserve.

22

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie

Specificatie weerstandsreserve Weerstandsreserve

Jaarrekening 2023 378.770

Begroting 2024 378.770

Herziene begroting 2024 378.770

Begroting 2025 410.927

Begroting 2026 444.147

Begroting 2027 478.481

Begroting 2028 513.970

Weerstandsreserve Vanuit de resultaatsbestemming van 2021 en 2022 is inmiddels een bedrag van € 378.770 gereserveerd voor het opbouwen weerstandsvermogen, in verband met de financiële impact van potentiele risico’s die zich voor kunnen doen. Vanuit de risicoanalyse die inmiddels jaarlijks wordt uitgevoerd door het MT van het NHA, zijn deze risico’s begin dit jaar opnieuw geëvalueerd en herzien, waarbij er een aantal risico’s zijn toegevoegd die nu actueel zijn. Deze risico’s worden verder toegelicht in de paragrafen (hoofdstuk 2.2) onder “weerstandsvermogen en risicobeheersing”. Doelstelling is om de weerstandsreserve minimaal op het niveau “voldoende” te hebben, en vanaf april 2022 in drie jaar naar een weerstandsvermogen van “ruim voldoende” te groeien. In het voorstel voor de resultaatbestemming van 2023 in de jaarrekening over 2023 wordt toegelicht dat het NHA in verband met de huidige ontwikkelingen voorstelt om het resultaat van 2023 anders te bestemmen, waardoor de kans daalt dat het weerstandsvermogen in april 2025 op het gewenste niveau is. Om op termijn het weerstandsvermogen toch te kunnen verhogen is er daarom in 2023 een plan ontwikkeld om het weerstandsvermogen structureel te verhogen, door vanaf 2025 een risico-opslag toe te voegen aan het tarief voor DVO partners, die geheel wordt ingezet voor dotatie aan de weerstandsreserve.

Op deze manier dragen naast de GR partners ook DVO partners bij aan het opvangen van financiële risico’s

23

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie 4. Financiering Het Noord-Hollands Archief wordt structureel gefinancierd door de partners: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen. Het Noord-Hollands Archief heeft drie langlopende leningen lopen bij de Rabobank. - De lening uit 2006 heeft een hoofdsom van € 900.000. Er wordt in 25 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 4,0%. - De lening uit 2007 heeft een hoofdsom van € 275.000. Er wordt in 25 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 5,1%. - De lening uit 2019 heeft een hoofdsom van € 550.000. Er wordt in 10 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 2,6% Hieronder is de aflossing van de leningen verder gespecificeerd. Jaarrekening 2023

Herziene begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

Lening Rabo 2006 per 1 januari Aflossing lening Rabo 2006 Saldo per 31 december

291.000 -36.000 255.000

255.000 -255.000 -

-

-

-

-

-

-

-

-

Lening Rabo 2007 Aflossing lening Rabo 2007 Saldo per 31 december

104.438 -11.004 93.434

93.434 -93.434 -

-

-

-

-

-

-

-

-

Lening Rabo 2019 Aflossing lening Rabo 2019 Saldo per 31 december

362.097 -54.996 307.101

307.101 -54.996 252.105

252.105 -54.996 197.109

197.109 -54.996 142.113

142.113 -54.996 87.117

87.117 -54.996 32.121

Totaal

655.535

252.105

197.109

142.113

87.117

32.121

Aflossing langlopende leningen

Gezien de gunstige cash positie van het NHA en de relatief hoge rente percentages van de twee oudste leningen is ervoor gekozen om deze leningen vroegtijdig (kosteloos) af te lossen). Aan de andere kant zal er naar alle waarschijnlijkheid voor de uitbreiding van depotruimte een nieuwe financiering moeten worden aangetrokken. Dit wordt bij de bestuursvergadering van juli 2024 nader gespecificeerd.

24

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

2.2 Uiteenzetting en toelichting financiële positie 5. EMU saldo Hieronder is de berekening van het EMU saldo gespecificeerd voor het vorige en huidige begrotingsjaar, en de meerjarenbegroting.

Jaarrekening 2023

Herziene begroting 2024

Exploitatieresultaat voor mutaties reserves Mutatie (im)materiele vaste activa Mutatie voorzieningen Mutatie voorraden Verwachte boekwinst bij verkoop (im)materiële vaste activa

488.866 -77.623 -

-52.834 48.818 -

88.083 -

67.851 -

49.615 -

31.059 -

Berekend EMU saldo

411.243

-4.016

88.083

67.851

49.615

31.059

EMU saldo

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

25

LEZIN G

Toelichting meerjarenraming

Bestuursvergadering 17 april 2024

26

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

3.1 Toelichting scenario vanaf 2025 Het Rijk is voornemens uit te treden uit de huidige gemeenschappelijke regeling. Doelstelling daarvoor is 1 januari 2025, maar het is waarschijnlijk dat deze datum niet gehaald kan worden, en het 1 januari 2026 wordt.

gemeenschappelijke regeling als voor DVO partners (met uitzondering van een paar kleine gemeenschappelijke regelingen die beperkt diensten bij ons afnemen).

Ondertussen heeft het NHA de gemeente Haarlemmermeer gevraagd om toe te treden tot een nieuwe gemeenschappelijke regeling van het NHA, waarin zij dan samen met de gemeente Haarlem en de gemeente Velsen zitting in zal nemen. Het verzoek aan de gemeente Haarlemmermeer is daar nog in beraad en moet nog het bestuurlijk en politiek traject doorlopen. Daarnaast ziet het NHA de provincie Noord-Holland als een potentiële kandidaat om tot de gemeenschappelijke regeling toe te treden.

Dat betekent dat zowel de huidige gemeenschappelijke regeling herzien moet worden, als de huidige DVO contracten. De doelstelling is om dan bij alle partners dezelfde indexatie toe te passen, en daarnaast voor DVO partners een risico opslag op te nemen in het contract, waardoor zij ook een bijdrage leveren aan de financiële impact van potentiele risico’s.

Voorsorterend op een nieuwe gemeenschappelijke regeling, heeft het NHA in samenwerking met de gemeente Haarlem en Velsen in 2023 een nieuw toerekeningmodel van kosten ontwikkeld, dat bestaat uit verschillende componenten, namelijk: • • •

Een tarief voor huisvesting en dienstverlening van analoog archief, gebaseerd op het aantal meters analoog archief. Een tarief voor dienstverlening van digitaal archief, gebaseerd op het aantal inwoners Een tarief voor niet-wettelijke taken, gebaseerd op aantal inwoners

Uitgangspunt is dat de bijdrage van het Rijk hetzelfde zal blijven, maar omgezet zal worden in een specifieke uitkering (SPUK). Daarnaast zal de gemeente Haarlem de huur en exploitatie van de Janskerk blijven financieren. Deze bijdragen worden in mindering gebracht op de kosten, alvorens de toerekening aan de partners wordt gedaan.

In de begroting van 2025 en volgende jaren is het NHA uitgegaan van invoering van het nieuwe kostenmodel en herziening van de DVO contracten per 1 januari 2025. Ook zijn de bijdragen van de gemeente Haarlemmermeer en de provincie Noord-Holland berekend volgens de formule na toetreding tot de gemeenschappelijke regeling. Indien de situatie daartoe aanleiding geeft, zal de begroting worden herzien. De toerekening van kosten aan de partners zal volgens het nieuwe toerekeningmodel worden toegepast, waarbij alle contracten worden geïndexeerd volgens de nieuwe indexatie afspraken. Het uitgangspunt voor de bepaling van de tarieven in de begroting 2025 de herziene begroting 2024. Wanneer het meerjarenbeleidsplan gereed is en alle (nieuwe) partners uit de gemeenschappelijke regeling het daarmee eens zijn, zullen de tarieven voor de komende 4 jaar definitief bepaald worden aan de hand van de herziene begroting 2025.

De huur van de kantoorruimte en het depot aan de Jansstraat worden (anders dan de huidige situatie waarbij de gemeente Haarlem een bijdrage doet voor huisvesting die gelijk is aan de huur van de gehele locatie Jansstraat) betrokken in de kostentoerekening naar partners. De verschillende tarieven worden iedere 4 jaar herzien op basis van de plannen in het meerjarenbeleidsplan, het aantal meters archief en het aantal inwoners per partner. Tussentijds worden de tarieven geïndexeerd op basis van een gewogen percentage loonvoet sector overheid voor loonkosten, en prijs materiele overheidsconsumptie (imoc) voor overige lasten.

27

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

3.1 Geprognosticeerde raming van baten en lasten 2025 – 2028

Raming van baten en lasten Lasten Programma's Het beheren en beschikbaar stellen van archieven

6.937.802

Bestuur en ondersteuning Overhead Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting

2.441.272 -

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten

9.379.075

Mutaties reserves

Begroting 2025 Baten

9.311.546

9.311.546

Begroting 2025 Toevoeging Onttrekking

Saldo

Lasten

2.373.743

6.972.585

-2.441.272 -

2.482.705 -

-67.529

9.455.290

Saldo

200.000

Totaal mutaties reserves

232.157

299.686

25.237 -171.603 246.052 -32.157 67.529

Gerealiseerd resultaat

9.611.232

9.611.232

-0

32.157

9.614.876

9.614.876

Begroting 2026 Toevoeging Onttrekking

Mutaties reserves Egalisatiereserve Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - implementatie CBS Weerstandsreserve

25.237 28.397 246.052

Begroting 2026 Baten

Lasten

2.642.291

7.213.026

-2.482.705 -

2.524.609 -

159.586

9.737.635

Saldo

233.221

73.634

9.688.510

9.688.510

-0

33.221

Begroting 2027 Baten

9.903.574

9.903.574

Begroting 2027 Toevoeging Onttrekking

25.237 -151.603 -33.221 -159.586

200.000

25.237 48.397

Saldo

200.000

68.397

34.337

Saldo

Lasten

2.690.548

7.550.587

-2.524.609 -

2.530.985 -

165.940

10.081.572

Begroting 2028 Baten

10.228.668

10.228.668

Begroting 2028 Toevoeging Onttrekking

Saldo

-131.603 -34.337

200.000

88.397

35.493

Saldo

2.678.080

-2.530.985 147.096

Saldo

-111.603 -35.493

234.337

68.397

-165.940

235.493

88.397

-147.096

9.971.971

9.971.971

0

10.317.065

10.317.065

-0

28

HET NOORD HOLLANDS ARCHIEF

3.1 Toelichting geprognosticeerde baten Baten programma "beheren en beschikbaar stellen van archieven" Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Het Rijk Huisvesting en dienstverlening analoog archief Bijdrage Rijk voor Digitale Taken Rijkscollecties Gemeente Haarlem Huisvesting en dienstverlening analoog archief Dienstverlening digitaal archief Niet-wettelijke taken Gemeente Velsen Huisvesting en dienstverlening analoog archief Dienstverlening digitaal archief Niet-wettelijke taken Gemeente Haarlemmermeer Huisvesting en dienstverlening analoog archief Dienstverlening digitaal archief Niet-wettelijke taken Provincie Noord-Holland Huisvesting en dienstverlening analoog archief Dienstverlening digitaal archief Niet-wettelijke taken Totaal deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdragen overige overheidsorganisaties Het Rijk Huisvesting en dienstverlening analoog archief Bijdrage Rijk voor Digitale Taken Rijkscollecties Overige overheidsogrganisaties Huisvesting en dienstverlening analoog archief Dienstverlening digitaal archief Risico opslag Totaal overige overheidsorganisaties Totaal baten overheid Overige opbrengsten Depotverhuur Overige opbrengsten Opbrengsten dienstverlening Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Projectopbrengsten/bijdragen Totaal overige baten TOTAAL BATEN

Jaarrekening 2023

Begroting 2024

Herziene begroting 2024

2.681.895 50.000

2.547.134 50.000

2.735.533 50.000

2.334.005 263.623

2.394.698 276.165

313.681 111.165

323.092 116.129

5.754.369

5.707.218

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

2.439.754 273.640

1.984.374 514.726 365.791

2.049.986 531.745 377.886

2.118.852 549.608 390.581

2.190.214 568.118 403.735

333.506 115.390

126.036 212.604 132.609

130.203 219.634 136.994

134.577 227.012 141.596

139.109 234.658 146.365

195.745 500.884 92.614

202.217 517.445 95.677

209.010 534.828 98.891

216.050 552.841 102.221