Document · PDF

Bijlage bij verantwoording op Toezegging F1 evaluatierapport 2021

commissie Beheer 9 maart 2023, gemeente HaarlemBij agendapunt: Toezegging Evaluatie Formule 1 gemeente Zandvoort t.k.n. aan cie. Beheer21.235 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Evaluatie Formule 1 2021

Lessen en aanbevelingen

Voorwoord In 2022 komt de Formule 1 opnieuw naar Zandvoort. Ook dan zullen miljoenen ogen weer op Zandvoort gericht zijn als de koningsklasse van de autosport onze mooie badplaats aandoet. Er van uitgaande dat er dan geen coronamaatregelen meer zullen zijn, zoals we die het afgelopen jaar hebben gekend, zal de 2022-editie alleen maar groter worden. Meer bezoekers, meer side-events en een nog groter feest in ons dorp en de regio. Bij het organiseren van die komende Formule 1 kijken we natuurlijk terug naar september van dit jaar. Want, na 36 jaar keerde in 2021 de Formule 1 weer terug naar Zandvoort. Na de teleurstelling van 2020, waar zes weken voor de race deze geannuleerd werd, ging het evenement dit jaar toch door. Eindelijk is ‘de laatste Zandvoortse Grand Prix’ niet meer die van 1985, maar is die nu van 2021!

Maar ook 2021 was lang onzeker. Pas op 13 augustus, drie weken voor de race, werd definitief bekend hoe en onder welke coronavoorwaarden het evenement georganiseerd mocht worden. Zowel de organisatie op het circuit, als alle andere betrokkenen hebben continue moeten anticiperen op versoepelingen maar vaak ook verzwaringen van de coronamaatregelen. Ook voor onze ambtelijke organisatie betekende dit continue improviseren. Het Programmateam F1 heeft daarbij een ongelofelijke klus geklaard waarvoor wij onze grote waardering uitspreken. Dit relatief kleine, maar hechte team heeft er voor gezorgd dat we terug kunnen kijken op een geweldig en succesvol evenement wat Zandvoort enorm op de kaart heeft gezet. Veel foto’s in deze evaluatie zijn door de leden van dit programmateam gemaakt en geven daarmee een mooi beeld ‘achter de schermen’.

Er zijn zeker zaken anders gegaan dan verwacht, verkeerd ingeschat of niet goed gepland. U zult daarover ook in deze evaluatie lezen. Daar leren we van. De Formule 1 van 2021 is niet meer te vergelijken met die van 1985. Stonden bezoekers toen uren in de file, nu kwam nog geen 5% met de auto. De Grand Prix van 2021 heeft de bakens verzet. We hebben met elkaar bewezen dat het mogelijk is om in een zeer hoge frequentie treinen te laten rijden. Dat een evenement zonder zwerfvuil te organiseren is en dat een goed mobiliteitsplan er voor zorgt dat duizenden mensen op de fiets naar Zandvoort komen. Grote complimenten dan ook aan de organisatie van de Formula 1 Heineken Dutch Grand Prix, Zandvoort Beyond, de vervoerders, hulpdiensten en alle anderen die meegewerkt hebben. Speciale dank ook aan de vele vrijwilligers die vanuit het hele land op heel veel manieren meegeholpen hebben.

Evaluatie Formule 1 2021 | Lessen en aanbevelingen

De evaluatie die voor u ligt geeft inzicht in de manier waarop de gemeente Zandvoort de terugkeer van de F1 georganiseerd heeft. Deze evaluatie is onze basis voor de komende edities. Wij nodigen u uit om te leren van onze ervaringen en kijken graag samen met u vooruit naar 2, 3 en 4 september 2022.

David Moolenburgh Raymond van Haeften Burgemeester

Wethouder

Managementsamenvatting In dit rapport blikt de gemeente Zandvoort terug op het Formule 1-evenement 2021: de Formula 1 Heineken Dutch Grand Prix georganiseerd door de Dutch Grand Prix organisatie (DGP) en de side events georganiseerd door de stichting Zandvoort Beyond. De lessen en aanbevelingen zijn tot stand gekomen met behulp van alle samenwerkingspartners, overheden, veiligheidsdiensten en organistoren die betrokken waren bij de voorbereiding en uitvoering. De genoemde lessen en aanbevelingen voor volgende edities zijn niet alleen bedoeld voor de gemeente Zandvoort. Wat duidelijk uit de evaluatie naar voren komt is dat er voor een succesvol, veilig en bereikbaar evenement van deze omvang intensieve samenwerking nodig is tussen veel partijen. Het is de bedoeling van de gemeente om de positieve punten te versterken en te leren van de zaken die minder goed zijn verlopen. De gemeente Zandvoort kijkt terug op een goed verlopen evenement, waarbij Zandvoort op de kaart is gezet in de regio, Nederland en de rest van de wereld. Het mediabereik nationaal en internationaal was boven verwachting, er verschenen ruim 11.000 mediaberichten. In Nederland alleen al waren er ruim 18 miljoen tv-kijkers tijdens de evenementdagen naar programma’s over de Formule 1.

Ook regionaal is tevredenheid over het (inter)nationale bereik van berichtgeving over het side events programma, zeker voor een evenement dat voor de eerste keer plaatsvond. Het dorp werd door Zandvoort Marketing samen met de ondernemers en bewoners met citydressing, toolkits en vlaggen in Formule 1-sfeer gebracht.

Evaluatie Formule 1 2021 | Lessen en aanbevelingen

De Dutch Grand Prix was het eerste grote evenement dat plaatsvond in coronatijd. Hierdoor waren alle ogen op Zandvoort gericht, ook vanuit de politiek en de media. Op het circuitterrein was sprake van een testen-voortoegang evenement, 1,5 meter afstand houden was binnen de evenementmaatregelen van de overheid niet verplicht. De activiteiten van de side events door Zandvoort Beyond vielen in de categorie doorstroomevenement. In de weken na de Formule 1 bleek er slechts een zeer beperkt aantal coronabesmettingen te herleiden naar het evenement. Als gevolg van de coronapandemie en wisselingen in de routekaart van de rijksoverheid, heeft het voorbereidingstraject van alle partijen een grote mate van flexibiliteit en extra inzet gevraagd. Met deze eerste editie is een goede inhoudelijke basis gelegd en de plannen voor 2021 zullen dan ook het vertrekpunt zijn voor de komende edities. Editie 2021 vormde het toetsmoment in praktijk van zeer zorgvuldige voorbereidingen op papier. In de praktijk bleek dat de zeer zorgvuldige voorbereidingen heel goed uitpakten. Daar mogen de gemeente Zandvoort en alle samenwerkingspartners trots op zijn. Er hebben zich geen noemenswaardige veiligheidsincidenten voorgedaan, er waren geen calamiteiten.

De uitgebreide voorbereidingen, professionaliteit, flexibiliteit en inzet van de operationele partners, veiligheidsdiensten en organisatoren tijdens de voorbereidingen en de uitvoering droegen hier in grote mate aan bij. Op vrijdag bleken bepaalde gedeelten van het evenemententerrein druk, met name door een technische storing. Er zijn extra maatregelen

genomen op zaterdag en zondag, waardoor de doorstroming van mensen beter verliep. Het centrum van Zandvoort liep na afloop van het programma op het circuit snel vol. De handhaving van de gemeente, DGP, Zandvoort Beyond en de politie hielden het verloop en de drukte nauwlettend in de gaten. Partijen troffen verschillende maatregelen om toe te zien op de geldende coronaregels en zo nodig te handhaven. Het mobiliteitsplan, inclusief het systeem van doorlaatbewijzen, heeft zijn vruchten afgeworpen. Tijdens het evenement reden er twaalf treinen per uur naar Zandvoort. De in- en uitstroom op station Zandvoort verliep zeer efficiënt en effectief door de inzet van NS en ProRail. Dit is ook af te lezen aan het percentage bezoekers dat met de trein naar het circuit is gekomen (ongeveer 40%). Ook is zeer veel gebruik gemaakt van de fiets (39%). Slechts een minimaal percentage van het totale aantal bezoekers (<5%) kwam met de auto naar het evenement. Er ontstonden dan ook geen files richting Zandvoort. In de regiogemeenten bleef de gebruikelijke overlast, vergeleken met zonnige stranddagen en een vergelijkbaar aantal bezoekers die naar de kust willen, achterwege. De weken voorafgaand aan de Formule 1 ontstond er in de regio veel onrust onder bewoners en ondernemers over de doorlaatbewijzen. De uitgifte van de doorlaatbewijzen voor Zandvoort, Bloemendaal en Haarlem verliep niet goed.

Door tijdens het evenement extra maatregelen te nemen, zijn er geen problemen ontstaan en bleef de leefbaarheid, doorstroming en verkeersveiligheid in orde.

Het genereren van – in het bijzonder economische - spin-off is één van de belangrijkste doelstellingen voor de gemeente Zandvoort. Doordat Zandvoort wereldwijd bekend is geworden door de Formule 1, hoopt de gemeente hier langdurig van te profiteren door bijvoorbeeld structureel meer toeristenbezoek aan Zandvoort. Uit een extern onderzoek van de Breda University of Applied Sciences (Buas) komt naar voren dat de toegevoegde waarde die door de DGP gecreëerd wordt, in Zandvoort 10,9 miljoen euro is. De toegevoegde waarde voor de MRA-regio (inclusief Zandvoort) is 26,8 miljoen euro. In Zandvoort hangen 313 banen samen met de DGP en in de MRA-regio (inclusief Zandvoort) zijn dit er 613. De totale bestedingen van bezoekers en de DGP-organisatie zijn respectievelijk 29 miljoen euro in Zandvoort en 54,5 miljoen euro in de MRA-regio (inclusief Zandvoort). De additionele bestedingen bedragen 27,3 miljoen euro in Zandvoort en 52,4 miljoen in de MRA-regio (inclusief Zandvoort). De bedragen liggen hoger dan in het prognose onderzoek van Decisio uit 2017. Deze verschillen zijn te duiden door feitelijke verschillen in de bestedingen van de bezoekers en van de DGP-organisatie. Het gaat om verschillen in aannames over het aantal bezoekers, de kosten van de verbouwing van het circuit en de uitgaven van bezoekers aan eten, drinken en merchandise.

Zandvoort en de organisatie hoog gewaardeerd (ook boven de 8). Bezoekers die niet het circuit maar het dorp bezochten, waren eveneens te spreken over de goede sfeer die in Zandvoort hing. Zij gaven aan zich welkom te voelen in Zandvoort. Ondernemers gaven gemiddeld een 8,7 als rapportcijfer voor de sfeer in het dorp. Ook de sfeer in het eigen bedrijf tijdens het raceweekend werd hoog gewaardeerd. Ondernemers geven in vergelijking met bewoners wel vaker aan dat ze overlast ervaren hebben, zoals de bereikbaarheid voor leveranciers. DGP en de gemeente Zandvoort hebben een gezamenlijke strategie om een zo duurzaam

mogelijk evenement te organiseren binnen de beschikbare tijd. Daarmee wil het de groenste race op de kalender worden. Dit lijkt gelukt te zijn en de Grand Prix van Zandvoort heeft een nieuwe benchmark neergezet voor andere Grand Prixs. De werking van het mobiliteitsplan, en daarmee het grote aantal bezoekers dat met OV of fiets naar het circuit komt, maakt het evenement op zichzelf al duurzamer dan andere soortgelijke evenementen in Nederland. Door deze duurzame manier van reizen is de CO2-voetprint kleiner dan van een vergelijkbaar evenement. Ook andere kleinschaligere maatregelen bleken succesvol. Er was weinig zwerfafval te vinden, mede door de succesvolle

De beleving en daarmee sociale en maatschappelijke impact van het evenement concludeert Buas als zeer hoog. Bewoners geven in vergelijking met bezoekers en ondernemers het hoogste gemiddelde rapportcijfer aan het evenement, namelijk een 8,9 (op een schaal van 1 tot 10). De meest genoemde positieve effecten die bewoners het evenement toedichten, zijn het op de kaart zetten van Zandvoort, het versterken van het imago en de bijdrage aan de lokale economie. Bezoekers op het circuit hebben met name de sfeer, de bereikbaarheid van

Evaluatie Formule 1 2021 | Lessen en aanbevelingen

implementatie van een statiegeldsysteem. Desondanks zien we nog veel mogelijkheden om het evenement nog duurzamer te organiseren, zoals in het vervoer van gasten en VIPS en het verder verhogen van de mate van afvalscheiding. Andere verbeterpunten zijn te vinden in CO2-compenserende maatregelen en het gebruik van energie uit hernieuwbare bronnen. In dit evaluatierapport staan de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen. Dit is een veelheid aan punten omdat de gemeente zoveel mogelijk wil leren van de opgedane ervaringen.. De gemeente wil deze punten graag verder bespreken met de organisatoren en samenwerkingspartners bij de (operationele) voorbereidingen voor komend jaar. De belangrijkste overkoepelende lessen staan hieronder genoemd.

Verbinding tussen Dutch Grand Prix en side events in Zandvoort verbeteren De verbinding tussen het Formule 1-evenement op het circuit en de side events in het centrum en langs de boulevard kan beter. Het hele dorp, de openbare ruimte en de loopstromen waren erop gericht om de bezoekers snel en veilig van en naar het circuitterrein te krijgen. Door zowel loopstromen, citydressing en de openbare ruimte (bijvoorbeeld de locatie van fietsparkeerplaatsen en hekken) anders in te richten kan een bezoek aan het dorp aantrekkelijker en makkelijker worden gemaakt. De belangen van het dorp moeten een prominentere plek krijgen in de (fysieke) inrichting van het totale Formule 1-evenement. Ook is een betere spreiding van de bezoekers over Zandvoort van belang. De zuidkant van de boulevard was zeer rustig. Zandvoort Beyond wordt gevraagd een variant uit te werken voor het dorp, met als uitgangspunt een zo optimaal mogelijk programma met zoveel

mogelijk ruimte voor de lokale ondernemers en een sterkere bijdrage aan de spreiding van het publiek. Aansluiting bij de behoefte van de verschillende type bezoekers van de Formule 1 is daarbij een aandachtspunt.

Flexibiliteit in de planvorming in verband met coronaontwikkelingen Gezien de actuele coronaontwikkelingen en onzekerheid over coronarichtlijnen voor evenementen moet er ook in 2022 rekening worden gehouden met de benodigde flexibiliteit qua inzet en toetscapaciteit bij de gemeente en partners. De gemeente zal haar grenzen daaromtrent duidelijk aangeven. De organisatoren DGP en Zandvoort Beyond moeten aangeven met welke scenario’s zij rekening houden en daar hun plannen op voorbereiden. Deze scenario’s en de inhoudelijke uitwerking daarvan dienen vroegtijdig met de gemeente en partners te worden gedeeld en afgestemd. In 2021 hield de gemeente rekening met de start van de operationele voorbereidingen vanaf 1 juni (drie maanden van tevoren). Dat was benoemd als ‘go-no go’ moment in verband met Covid-19. De praktijk heeft uitgewezen dat eerder dan drie

maanden van tevoren gestart moet worden, zodat ook tijdig wordt begonnen met onder andere publiekscommunicatie en de voorbereiding voor de uitgifte van doorlaatbewijzen.

Eerder starten met voorbereiding en uitgifte van doorlaatbewijzen Het gebruik van doorlaatbewijzen blijft het belangrijkste instrument om overlast voor bewoners zo beperkt mogelijk te houden. Wel moeten er op basis van de ervaringen van 2021 aanpassingen plaatsvinden aan de hoeveelheid verschillende doorlaatbewijzen, het gebied en de manier van uitgifte. Er waren uiteindelijk veel meer doorlaatbewijzen in omloop dan waarop was gerekend. Een deel hiervan kwam, illegaal, in bezit van taxi’s van buiten Zandvoort wat leidde tot te veel verkeersbewegingen nabij het circuit. Tijdens het weekend was extra handhavingsinzet vanuit DGP (verkeersregelaars) en politie nodig. De gemeente wil bij de start van de voorbereidingen duidelijker afspraken maken over de verantwoordelijkheden van de gemeenten (Zandvoort, Bloemendaal en Haarlem) en de Dutch Grand Prix.

Evaluatie Formule 1 2021 | Lessen en aanbevelingen

Toezicht en handhaving en samen werking tussen partijen optimaliseren Tijdens het evenement zijn er zowel op het circuit, in de omgeving van het circuit, in het duingebied, op het water, in de lucht en rondom het station diverse partijen actief die toezicht houden en wanneer nodig handhaven. Partijen zijn blij met de samenwerking en zien tegelijkertijd mogelijkheden om deze verder te verbeteren. Het integraal handhavingsarrangement kan scherper met een duidelijkere verdeling van verantwoordelijkheden en eenduidige coördinatie en goede onderlinge communicatie (korte lijnen) tijdens de evenementdagen.

Betere publiekscommunicatie en meer richten op de behoefte van doelgroepen De communicatie vanuit de gemeente Zandvoort, DGP, Zandvoort Beyond en Zandvoort Marketing kan meer toegespitst worden op diverse doelgroepen. Bewoners, ondernemers, bezoekers en andere belanghebbenden moeten de voor hen relevante informatie krijgen. De informatie over de bereikbaarheid van Zandvoort en parkeren is veelomvattend. Er zou meer communicatie specifiek voor een bepaald gebied binnen Zandvoort (en de regio) kunnen worden gemaakt. Hierdoor voelen deze groepen zich ook beter geïnformeerd. Dit geldt niet alleen voor Zandvoort, maar ook buurgemeenten kunnen geactiveerd worden om eerder en actiever te communiceren, zodat ook hun inwoners beter op de hoogte zijn van de komst van de F1 en de mogelijke gevolgen hiervan in bepaalde wijken en gebieden.

Inhoud 1. Vooraf�� 7

3.5 | Toegankelijkheid evenement�� 26

1.1 | Inleiding�� 7

3.6 | Communicatie�� 26

1.2 | Aanpak en proces van deze evaluatie�� 8

3.7 | Camping�� 29

1.3 | Leeswijzer�� 8

3.8 | Openbare ruimte: gebruik en afval�� 30

2. Algemeen�� 9

4. Doel 2: economische, sociale en maatschappelijke spin-off genereren�� 31

2.1 | Vooraf�� 9

4.1 | Resultaten WESP-studie�� 31

3.2 | Vergunningen�� 19 3.3 | Schouwen, toezicht en handhaving�� 20 3.4 | Mobiliteit�� 21 3.4.1 | Mobiliteitsplan�� 21

4.1.1 | Economische spin-off �� 31 4.1.2 | Sociaal-maatschappelijke spin-off�� 32 4.1.3 | Aanbevelingen Impactstudie �� 33

5.3 | Zandvoort Beyond�� 37 6. Structurele maatregelen�� 39

3.4.2 | Regionaal verkeersmanagement en Tactische Tafel Mobiliteit�� 23 3.4.3 | Doorlaatbewijzen�� 24 3.4.4 | Parkeren�� 26

Evaluatie Formule 1 2021 | Lessen en aanbevelingen

1. Vooraf 1.1 | Inleiding Deze evaluatie beschrijft vanuit het perspectief van de gemeente hoe de voorbereiding (inclusief vergunningverlening) en uitvoering van de Formula 1 Heineken Dutch Grand Prix 2021 en de F1 side events van Zandvoort Beyond 2021 is verlopen. Daarbij moet aangetekend worden dat beide evenementen niet volledig zijn doorgegaan. De evaluatie is bedoeld om lessen voor de komende edities te trekken, het is een leerwerk. De focus van de gemeente ligt

daarbij in de eerste plaats op het optimaliseren van de bereikbaarheid en veiligheid en het minimaliseren van de overlast. In en om Zandvoort., voor en tijdens het evenement. In de tweede plaats is de gemeente gericht op extra, in het bijzonder economische, maar ook de sociale en maatschappelijke spin-off voor de ondernemers en bewoners van Zandvoort en de regio. Tot slot is aandacht voor een zo duurzaam mogelijk georganiseerd evenement waarbij bewuste keuzes zijn gemaakt ten opzichte van de impact op het milieu en de samenleving.

Om het evaluatiedocument overzichtelijk en bruikbaar te houden, ontbreken uitvoerige beschrijvingen of analyses van gebeurtenissen in de aanloop van of tijdens het evenement. De rapportage concentreert zich op bevindingen en aanbevelingen. Deze bevindingen zijn binnen de gemeente en haar partners opgehaald en zijn soms gebaseerd op subjectieve belevingen. Het geeft zicht op de geleerde lessen voor de volgende edities. Desondanks is deze evaluatie nog steeds omvangrijk en de geleerde lessen talrijk. Dat komt omdat dit in deze reeks, de eerste keer is dat het F1-evenement wordt georganiseerd. En omdat de gemeente samen

Evaluatie Formule 1 2021 | Lessen en aanbevelingen

met alle betrokken partners de ambitie heeft om het elke editie weer beter te doen op hierboven genoemde doelstellingen. De gemeente, organisatoren, hulpdiensten en betrokken partners beslissen samen tijdens de voorbereidingen voor de volgende keer welke aanbevelingen, en op welke wijze, kunnen worden doorgevoerd.

1.2 | Aanpak en proces van deze evaluatie De uitkomsten beschreven in deze rapportage komen voort uit verschillende deelgebieden, overlegtafels, partijen en externe evaluatierapporten. De regionale of multidisciplinaire werkgroepen en overleggen (onder voorzitterschap van de gemeente Zandvoort) zijn bevraagd naar hun bevindingen over het doorlopen proces. Het gaat om het bestuurlijk overleg F1, de regionale begeleidingsgroep, de regionale werkgroep communicatie en de multidisciplinaire werkgroepen Veiligheid & Vergunningen en Toezicht & Handhaving en het camping overleg. Per thema (mobiliteit, veiligheid, side events, vergunningen, communicatie en duurzaamheid) is gekeken naar inhoudelijke en procesmatige verbeterpunten voor volgend jaar. De gemeente is deels (bij diverse onderdelen) samen met de organisatoren opgetrokken in de evaluaties. Zij zijn betrokken in de diverse werkgroepen en overleggen. DGP en Zandvoort Beyond hebben daarnaast hun eigen evaluaties uitgevoerd en deze resultaten met de gemeente gedeeld. De gemeente en DGP hebben tot slot samen een extern onderzoek laten uitvoeren naar de economische, sociale en maatschappelijke spin-off voor Zandvoort en de regio.

1. Het externe evaluatierapport over de bestuurlijke samenwerking, opgesteld door Wieleman Communicatie; 2. Het externe onderzoek naar de spin-off voor Zandvoort en de regio, opgesteld door de Breda University of Applied Sciences volgens de landelijke WESP-methodiek (Werkgroep Evaluatie Sportevenementen); 3. De evaluatie van de Dutch Grand Prix organisatie (incl. duurzaamheid); 4. De evaluatie van de Stichting Zandvoort Beyond.

Het volgende hoofdstuk beschrijft de algemene bevindingen, onder andere over de lessons learned van corona, de samenwerking tussen partners en het maatschappelijk draagvlak, de integrale aanpak tijdens de voorbereidingen, de planning en het draaiboek voor volgende edities en de openbaarheid van documenten. Hoofdstuk 3 gaat in op het beantwoorden van de eerste doelstelling: het faciliteren van het evenement gericht op veiligheid en bereikbaarheid. Hoofdstuk 4 gaat in op de tweede doelstelling: het genereren van economische,

sociale en maatschappelijke spin-off. Hoofstuk 5 gaat in op de derde doelstelling: een zo duurzaam mogelijk evenement. Hoofdstuk 6 is geen onderdeel van de evaluatie van de gemeente Zandvoort, maar gaat over de mogelijke structurele maatregelen voor Zandvoort en de regio op basis van de ervaringen met het Formule 1-evenement. Het Formule 1 evenement kan voor deze maatregelen als vliegwiel fungeren.

1.3 | Leeswijzer Dit evaluatierapport is door het programmateam van de gemeente Zandvoort opgesteld en is bedoeld om integraal inzicht te geven in de bevindingen en aanbevelingen van de gemeente. De externe rapportages zijn te vinden op www.zandvoort.nl/formule 1. Het gaat om:

Evaluatie Formule 1 2021 | Lessen en aanbevelingen

2. Algemeen 2.1 | Vooraf De Formula 1 Heineken Dutch Grand Prix in Zandvoort is in 2021 succesvol verlopen. De mobiliteitsaanpak heeft gewerkt. Bijna alle bezoekers kwamen met de pendelbus, openbaar vervoer, fiets of lopend naar het circuit. Er waren nagenoeg geen veiligheidsissues. De stemming in Zandvoort en de regio was feestelijk en gezellig. Het weer zat mee, de zon scheen prachtig en de windrichting stond richting zee voor minimale geluidsoverlast. En Max Verstappen won de race. Het feest was compleet.

De ‘0-meting’, de eerste editie van de Formule 1 in Zandvoort in 2021, heeft een goede basis gevormd voor de komende edities. De gemeente Zandvoort is trots op deze prestatie en kijkt hier met een goed gevoel op terug. De gedegen voorbereidingen en de goede, zorgvuldige en efficiënte samenwerking tussen alle betrokken partijen zorgden voor een geslaagd eerste Formule 1 evenement in Zandvoort. Dat betekent niet dat het automatisch volgende jaren ook weer allemaal goed gaat. Van meerdere kanten is in de evaluatie naar voren gekomen dat de uitdagingen voor de 2e editie niet onderschat moet worden. Naar verwachting zijn er dan meer bezoekers. De boodschap van

ontmoediging van autogebruik en de aanmoediging van het OV en de fiets moet daarbij blijvend onderstreept worden. Als er minder of geen coronamaatregelen zijn, zijn er volgend jaar ook meer side events in Zandvoort en de regio. Dit kan bezoekers aantrekken die alleen voor deze events komen. Dit moet goed in de planvorming worden meegenomen. Een algemene aanbeveling die naar voren komt is: › Bij de planvorming/-toetsing in 2022 specifiek aandacht besteden aan risico’s die zich niet eerder hebben voorgedaan (toeloop van bezoekers zonder kaartje, langdurige uitval van treinen, toename gebruik auto, slecht weer e.d.).

2.2 | Covid-19 De onzekerheid van de coronaontwikkelingen en de wisselende kaders vanuit de rijksoverheid hadden een grote impact op de voorbereidingen en uitvoering van het evenement. Zeker voor Zandvoort Beyond hebben de wisselende richtlijnen geleid tot meerdere bijstellingen van de plannen. Steeds weer moest door organisatoren, de gemeente Zandvoort, de regiopartners en diensten geanticipeerd worden en het voorbereidings- en beoordelingsproces deels opnieuw worden doorlopen. Dit vroeg veel extra inzet van alle betrokkenen. De omstandigheden maakten het proces rondom vergunningverlening lastiger. Bepaalde deadlines over een go of no-go werden niet gehaald of waren

Evaluatie Formule 1 2021 | Lessen en aanbevelingen

gaandeweg achterhaald. Ook in de laatste fase voor de operatie (rondom de persconferentie van het kabinet op 13 augustus 2021, slechts twee weken voor het evenement) waren er nog maatwerkafspraken nodig voor de operatie (binnen de kaders van de verleende vergunningen). Het feit dat de Formule 1 het eerste grootschalige sportevenement in Nederland na lange tijd was, zorgde voor een grote belangstelling vanuit het rijk. Dit heeft extra capaciteit en inzet gevraagd van de gemeente door (tot zeer kort) voorafgaand en tijdens het evenement veelvuldig met hen af te moeten stemmen (onder andere over welke verwachtingen zij hadden en welke maatregelen er golden) en hen te informeren over de stand van zaken. Het was lange tijd onduidelijk of, en zo ja op welke manier, de side events en de F1-camping konden plaatsvinden. Er ontstond door Covid-19 tijdsdruk op het vergunningenproces en ook op de voorbereiding van de operatie. Het vergunningstraject voor de side events liet lang op zich wachten. De gemeente startte pas vanaf 1 juni (na indiening van de evenementenaanvragen door de organisatoren) met de operationele voorbereidingen om niet onnodig voorbereidende inzet te plegen en kosten te maken. Bepaalde operationele voorbereidingen konden zelfs pas starten na de persconferentie op 13 augustus 2021. De voorbereiding heeft op een aantal punten in een zeer krap tijdsbestek plaatsgevonden.

Bijvoorbeeld het maken van afspraken over het gebruik van de openbare ruimte en alle bijbehorende regels, voor mobiliteit de uitgifte van de doorlaatbewijzen en voor veiligheid de aanvullende uitgangspunten voor ondernemers voor bijvoorbeeld sampling en

uitstallingen. Er was te laat duidelijkheid over de benodigde inhoudelijke omgevingscommunicatie over de genoemde thema’s. Ook was er laat duidelijkheid over operationele aanvullende kosten, waardoor opnieuw onderhandelen met DGP laat in het proces (juni) nodig was. In afwachting van de eerdergenoemde coronapersconferentie van het kabinet op 13 augustus 2021, is door Zandvoort Marketing pas daarna begonnen met de citydressing van Zandvoort (er is gewacht met het bestellen van citydressing items). Veel stakeholders vonden dit te laat.

van de rijksoverheid een lokale evenementen vergunning te verlenen.

over coronaontwikkelingen en de consequenties daarvan voor de plannen en vergunningsaanvraag;

Aanbevelingen volgende editie: › Rekening houden met de benodigde flexibiliteit qua inzet en toetscapaciteit bij de gemeente en partners, vanwege de actuele coronaontwikkelingen en onzekerheid over coronarichtlijnen voor evenementen in 2022; › Periodiek regulier overleg organiseren tussen gemeente en organisatoren

› Vroeg (Q1 2022) duidelijkheid vragen aan de organisatoren met welke scenario’s zij rekening houden in de planvorming en vergunningsaanvraag (Q2) en hierover afstemmen met de gemeente en haar partners. Dit scenario kan na aanvraag niet meer opgeschaald worden (toetsprocedure is dan afgerond). Afschalen kan alleen na akkoord van de gemeente en partners zoals verenigd in de

Door de onzekere aanloop van het evenement wegens corona worstelden alle betrokken partners (de gemeente Zandvoort, DGP, Zandvoort Beyond en Zandvoort Marketing) regelmatig met wat er wel of niet gecommuniceerd kon worden. Ook na de persconferentie was dit nog een issue. Dit kwam omdat de genoemde maatregelen in de persconferentie voor veel evenementen, sectoren en personen (alsnog niet naar de Formule 1 i.v.m. de 2/3e bezetting) zeer teleurstellend was.

Werkgroep Vergunningen & Veiligheid en het Brede Overleg Mobiliteit; › Zandvoort Beyond vragen vroeg een ‘plan B’ (light-variant) uit te werken, met als uitgangspunt een zo optimaal mogelijk programma met zoveel mogelijk ruimte voor de lokale ondernemers; › Duidelijke deadlines afspreken: niet te lang meerdere scenario’s en programma’s in de lucht houden om langdurige onzekerheid te voorkomen; › Vooraf meer duidelijkheid en uitwerking krijgen van de organisatoren over de consequenties van een afgeschaald evenement als gevolg van coronaontwikkelingen en de uitwerking daarvan in operationele maatregelen die onderdeel zijn van de vergunning; › De integrale aanpak, onderlinge verstandhouding en wederzijds begrip optimaliseren door (zodra de coronarichtlijnen dat toelaten) het efficiënte, digitale maar onpersoonlijke vergaderen te combineren met interne en externe live bijeenkomsten en werksessies.

Door de coronapandemie zijn de programma’s op het circuit (randprogrammering in de fanzone) en in het dorp niet volwaardig georganiseerd. Zandvoort Beyond heeft zo lang mogelijk een programma in de lucht gehouden om de loop vanaf het circuit naar het centrum van Zandvoort te bevorderen. Het kwam uiteindelijk tot een minimale variant voor het side eventsprogramma met een belangrijke rol voor de reguliere horeca. De voorbereidingen vonden voor het grootste deel online plaats, fysieke ontmoetingen waren minimaal.

2.3 | Samenwerking en draagvlak Samenwerking tussen partijen Het evenement is in Zandvoort, maar de voorbereiding en realisatie hiervan kan niet plaatsvinden zonder de medewerking van partners. Dat zijn de betrokken nood- en hulpdiensten (o.a. kustwacht, KNRM en reddingsbrigade), politie en de veiligheidsregio (brandweer en GGD/GHOR), Rijkswaterstaat Noord-Holland, provincie

De juridische ‘coronadisclaimer’ in de vergunning (ook extern juridisch getoetst) heeft goed gewerkt om binnen de wisselende coronarichtlijnen

Evaluatie Formule 1 2021 | Lessen en aanbevelingen

Noord-Holland, NS, ProRail, Connexxion, PWN, Staatsbosbeheer, Waternet, Natuurmonumenten, ODIJ, ODNHN, ODNZKG, luchtzijdige partijen, Zandvoort Marketing, Spaarnelanden en de buurgemeenten Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmermeer, Heemstede, Noordwijk, Velsen en Beverwijk. De vele deelnemende partijen hebben elk een eigen verantwoordelijkheid en rol te vervullen.

De samenwerking vond plaats in verschillende werkgroepen en overleggen. Op verschillende manieren heeft de gemeente Zandvoort aan de partners gevraagd naar de samenwerking. In zijn algemeenheid is de terugkoppeling hiervan dat de samenwerking tussen partners goed verloopt. Men is positief over het voor elkaar klaar staan om mee te denken (bijvoorbeeld de hulp vanuit Zandvoort en DGP bij het organiseren van bewonersbijeenkomsten in de regio), het samen werken aan de opgaven, de grote

oplossingsgerichtheid, de korte communicatielijnen, het goed benaderbaar zijn en het elkaar op de hoogte houden. Een aantal zaken werd bijvoorbeeld last minute bekend of moest nog worden geregeld. Partijen hebben elkaar onderling steeds snel weten te vinden en zaken op kunnen lossen. Issues over bijvoorbeeld het mobiliteitsplan zijn in goede harmonie tussen de weg/terreinbeheerders, programmateam Zandvoort en DGP opgelost.

De afspraken tussen partijen waren over het algemeen duidelijk, de rolverdeling helder. De samenwerking tussen partijen (bijv. op het gebied van handhaving en gebruiksafspraken) wordt als een meerwaarde gezien. De nut en noodzaak van de verschillende overleggen wordt onderschreven. Kennis en kunde van de omgeving was duidelijk aanwezig. Er waren voldoende overlegmomenten, een gestructureerd proces met voldoende beslisinformatie en duidelijke acties die door de verantwoordelijke ook werd opgepakt. Het volledig doorlopen proces heeft veel inzet en capaciteit (in een aantal gevallen meer dan vooraf verwacht) gevraagd van betrokken medewerkers, zowel van de gemeente Zandvoort als van de partner organisaties. Door een aantal organisaties is ook meer kosten gemaakt dan vooraf ingeschat. De gemeente Zandvoort heeft de regierol richting de regio en haar partners goed opgepakt en vervuld. Vanuit de gemeente werd de procesgang nauw gemonitord en op belangrijke momenten werd informatie gedeeld met de partners. Door de gemeente en DGP lag er voldoende beslisinformatie op tafel om de beoordeling hiervan goed en tijdig op te pakken binnen de eigen organisaties. Er is ook veel gedaan om de raadsleden tijdig en volledig te informeren: maandelijks mondelinge updates in de raadscommissie, raadsinformatiebrieven (ook regionaal) en meerdere technische sessies.

Er zijn ook minder schriftelijke raadsvragen of technische vragen gesteld dan het jaar ervoor. Aandachtspunten voor de samenwerking voor de volgende editie zijn: › Blijvend aandacht besteden aan het benoemen van de eigen taken en verantwoordelijkheden van het voorbereiden en uitvoeren van weg/terreinbeheerderstaken, bijvoorbeeld op het gebied van communicatie (via

Evaluatie Formule 1 2021 | Lessen en aanbevelingen

bewonersbrieven) of gebruik van terreinen (huurafspraken, ruimtelijk/juridische procedures of toezicht en handhaving); › Aandacht vragen bij alle partijen voor het tijdig en volledig meenemen en informeren van de verschillende collega’s in de eigen organisaties en het goed in beeld hebben van de raakvlakken met de Formule 1 of de side events in de eigen organisatie of afdeling; › Eerder themabijeenkomsten beleggen (bijvoorbeeld over issues in het mobiliteits- of veiligheidsplan), in plaats van bilateraal blijven bespreken; › Tijdig zorgen voor de benodigde accreditaties voor het evenemententerrein en benodigde doorlaatbewijzen om elkaars werk makkelijker te maken;

op. De gemeente is het bevoegd gezag en verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid, het toetsen van het mobiliteitsplan en verantwoordelijk voor daaruit voortkomende verkeersbesluiten en is vergunningverlener. Er vindt een continue belangenafweging plaats tussen het algemeen belang van Zandvoort om de Dutch Grand Prix te faciliteren en de mogelijke hinder voor omwonenden en ondernemers. DGP wordt daarbij gevraagd om haar verantwoordelijkheid te nemen door aandacht te besteden aan maatregelen die bijdragen aan het verminderen van hinder en overlast en daarover ook duidelijk te communiceren. De gemeente waardeert de inzet van DGP bij het organiseren van informatieavonden, het

informeren van de gemeenteraad van Zandvoort en het informeren van het regionale Bestuurlijk Overleg. Hier wordt samen in opgetrokken.

Bestuurlijke samenwerking Specifiek voor de bestuurlijk samenwerking heeft er - in opvolging van de Gateway Review uit december 2020 - een extern onderzoek plaatsgevonden door het bureau Wieleman Business Communicatie. De heer Wieleman interviewde alle bestuurders en directeuren in het regionaal Bestuurlijk Overleg F1. Alle partners zijn tevreden over de samenwerking in het kader van het regionaal Bestuurlijk Overleg

› Nadere inhoudelijke afstemming zoeken met de aangrenzende gemeenten en veiligheidsregio’s (Noordwijk valt bijvoorbeeld in de veiligheidsregio Hollands Midden).

Samenwerking Gemeente - DGP De gemeente en DGP maakten voorafgaand aan de voorbereidingen afspraken met elkaar in een samenwerkingsovereenkomst. In deze overeenkomst staat wat ieders taak en verantwoordelijkheid is. In de verhouding tussen gemeente en DGP schuurde het tijdens de voorbereidingen in 2021 een aantal keer. De verwachtingen over en weer van elkaars handelen en standpunten lopen op die momenten uiteen. De gemeente wil graag samenwerken met DGP, zij respecteert de positie van DGP als initiatiefnemer voor het evenement en heeft overall waardering voor de wijze waarop DGP het evenement organiseert. De gemeente treedt in deze samenwerking desalniettemin zakelijk

F1. Het gezamenlijke doel om het evenement vanuit de belangrijkste bestuurlijke normen (veiligheid, gezondheid, bereikbaarheid) goed te laten verlopen, wordt onbetwist onderschreven. Het regionaal Bestuurlijk Overleg F1 heeft goed ten dienste gestaan van het bereiken van dit gezamenlijke doel. De partners vinden de communicatie via dit overleg goed. Men wist elkaar binnen en buiten het overleg goed te vinden. Het regionaal Bestuurlijk overleg is informerend en afstemmend, niet besluitvormend. Deze positionering wordt als goed en productief beschouwd. De deelnemers zijn tevreden over de inhoudelijke informatievoorziening. Voor de voorbereidingen van de eerste editie van het evenement was veel tijd, energie en aandacht van alle partners nodig. Dit wordt verklaard door factoren als eerste editie van een wereldevenement, coronapandemie, gevarieerde partnersamenstelling en grote maatschappelijke en media-aandacht voor het evenement. Alle partners begrijpen dat dit relatief meer van iedereen vergde dan voor evenementen onder meer normale omstandigheden en voor komende edities. De partners verwachten dat de met de editie 2021 opgebouwde kennis en ervaring en de evaluatie met - waar mogelijk - verbeteringen, zullen leiden tot voortzetting van de goede, ambtelijke en professionele voorbereidingen voor het regionaal Bestuurlijk Overleg F1 in een lagere frequentie.

Tijdens de voorbereiding of uitvoering van het evenement verliep niet alles helemaal volgens verwachting, planning, afspraak of operationeel plan. Bijvoorbeeld de uitgifte van doorlaatbewijzen, , de afsluiting van spoorwegovergangen, de afsluiting van een doorgaande fietsroute en gebruik van een gemeenteterrein als P+B-terrein. De bestuurders hebben aandacht gevraagd om de noodzakelijke operationele en communicatieve verbeteringen door te voeren zodat

Evaluatie Formule 1 2021 | Lessen en aanbevelingen

deze situaties bij de volgende edities worden voorkomen. Aanbevelingen voor de volgende edities zijn: › Blijf samenwerken op basis van professioneel werken en bestuurlijk commitment. Draag de samenwerking en de behaalde resultaten individueel en samen uit; › De resultaten en opbrengsten (facts & figures) over de bestuurlijk relevante aspecten van het evenement objectief ophalen en vaststellen; › Laat de gekozen samenwerking vooral organisch groeien. De werkelijke en gezamenlijk bereikte resultaten bevorderen de samenwerking en het regiodraagvlak.

Belangengroepen en stakeholders In Zandvoort zijn diverse belangengroepen, verenigingen, doelgroepen en stakeholders betrokken bij de Formule 1. Zij zijn gaandeweg het voorbereidingsproces ook in meer of mindere mate betrokken geweest bij de planvorming. Dit is gebeurd via mailings (bijvoorbeeld bewonersbrieven), een-op-een contact met gemeente en/of organisatoren (bijvoorbeeld de sportverenigingen van Duintjesveld, de strandhuisjesfederatie, standplaatshouders of individuele ondernemers) of via reguliere of ingelaste vergaderingen (bijvoorbeeld de werkgroep centrum van ondernemers en informatieavonden). Aandachtspunten voor het omgevings management in 2022: › DGP aanbevelen om voor regionaal draagvlak volgend jaar (ook) inwoners van Bentveld, Heemstede en Bloemendaal uit te nodigen voor de bewonersdag op het circuit. Bewoners

van Zandvoort waardeerden deze dag op donderdag 2 september enorm. Door hen gratis toegang te geven tot het circuit is het enthousiasme en het draagvlak - ook bij bewoners die aarzelden - flink gegroeid;

› Horecaondernemers meer aan de voorkant meenemen en eventuele beperkende (veiligheids)maatregelen en afspraken duidelijker communiceren (bijvoorbeeld regels terras, uitstallingen en sluitingstijd);

› Nader verkennen en uitwerken van de mogelijkheden om Zandvoort Beyond als regionaal side event neer te zetten met ook een programma in de buurgemeenten die daar behoefte aan hebben;

› Gericht contact blijven houden (omgevingsmanagement) met specifieke doelgroepen zoals sportverenigingen, strandhuisjes, venters en standplaatshouders. Contactmomenten beter afstemmen met de organisatoren;

› Aandacht hebben voor het beter informeren en meenemen in de planvorming van de ondernemers in Zandvoort, zowel door DGP als de gemeente (bijvoorbeeld zorgen voor specifieke informatie);

› Gericht communiceren met logiesverstrekkers over bereikbaarheid en parkeren voor gasten op basis van de beschikbare informatie van Zandvoort Marketing en de gemeente Zandvoort;

Evaluatie Formule 1 2021 | Lessen en aanbevelingen

› Vroegtijdig in overleg treden met Regio Rijder en ander school- en leerlingenvervoer over de maatregelen tijdens de Formule 1 en mogelijke oplossingen; › Nadere afspraken maken tussen gemeente, Zandvoort Marketing en organisatoren over de wijze van informatievoorziening naar bewoners, bezoekers en andere belanghebbenden; › Zandvoort Beyond vragen om in samenwerking met de gemeente initiatief te nemen om gericht te communiceren met de bewoners rondom de drukste side eventsgebieden, zoals het Badhuisplein. Zij dienen tijdig meegenomen te worden in de plannen voor 2022, zeker als het programma uitgebreid wordt en er meer activiteiten plaatsvinden.

2.4 | Integrale aanpak voorbereidingen en operatie Het F1-evenement en de side events zijn groot en complex. Het gaat om vergunningen, bereikbaarheid, veiligheid (verweven met nagenoeg elk thema), duurzaamheid, communicatie, toezicht en handhaving. In een speelveld vol met samenwerkingspartners en stakeholders met eigen, uiteenlopende belangen. Daarbij ligt alles wat met de Formule 1 te maken heeft nog steeds onder een vergrootglas door de media-aandacht en juridische procedures. Alle betrokken partijen, en de gemeente voorop, hebben hun best gedaan om de planvorming zo integraal mogelijk uit te werken, kaders mee te geven en/of te toetsen. Er is ook op dit vlak veel geleerd van de 1e editie. In zijn algemeenheid wordt de verbinding en samenhang tussen de

verschillende werkgroepen positief beoordeeld. Ook de integrale sessies van het programmateam binnen de gemeente Zandvoort, waarin de concept plannen van DGP en Zandvoort Beyond integraal zijn getoetst en besproken, zijn als zeer nuttig en effectief ervaren. Het is fijn om gezamenlijk naar delen van de plannen te kijken en elkaars (soms tegenstrijdige) adviezen te bespreken. In deze paragraaf staan de lessen wat er op het gebied van integraliteit in de voorbereiding en operatie nog kan verbeteren. Nadere optimalisatie van de integrale aanpak: › Bij de voorbereidingen voor de volgende editie onderzoeken op welke wijze er zonder in te boeten op de uitgangspunten voor veiligheid en mobiliteit een betere doorstroom richting side events, de boulevard en het dorp gevonden kan worden; › DGP en Zandvoort Beyond verzoeken in de planvorming meer aandacht te besteden aan detailuitwerkingen zoals het hekkenplan,

mobiliteitsmaatregelen en fietsparkeerlocaties in relatie tot ondernemers en plannen van de side events (voorbeeld bereikbaarheid side event NH Hotel en parkeren Boulevard Barnaart). In 2021 is de focus op de hoofdlijnen en samenhang geweest, waardoor er in een aantal gevallen minder aandacht is geweest voor locatie-specifieke aandachtspunten en afstemming daarover; › Gezamenlijk met Zandvoort Beyond en Zandvoort Marketing en een vertegenwoordiging van ondernemers verkennen of het mogelijk is om bepaalde gebieden aantrekkelijker te maken voor de F1-bezoeker. De mobiliteit en crowdcontrol maatregelen zijn in grote mate van invloed op dit succes; › Onderzoeken of er een betere inrichting mogelijk is om bezoekers van het circuit vanaf de hoofdingang en andere ingangen richting side events, strand en dorp te krijgen;

Evaluatie Formule 1 2021 | Lessen en aanbevelingen

› Onderzoeken in hoeverre het mogelijk is om bezoekers ook richting de zuid boulevard te geleiden zodat de paviljoens op het zuidstrand meer kunnen profiteren van het evenement. De programmering van side events in deze omgeving kan aantrekkelijker worden gemaakt, met bijvoorbeeld bediening van deze locaties met een (pendel)bus; › Binnen de gemeente Zandvoort structurele integrale afstemming organiseren tussen mobiliteit, veiligheid en vergunningverlening (bijvoorbeeld een periodiek overkoepelend regieoverleg met collega’s van de verschillende werkgroepen en het organiseren van een afstemmingsoverleg tussen de regisseur openbare ruimte en projectleider mobiliteit om door te spreken wat in de plannen is opgenomen en welke consequenties en risico’s dat voor de openbare ruimte heeft); › De verbinding tussen de verschillende groepen Toezicht & Handhaving (openbare orde en veiligheid, vergunningen, ODIJ, parkeerhandhaving

en slepen en handhaver openbare ruimte) versterken. Evenals de samenwerking tussen handhaving en politie in de voorbereiding (rollen en verwachtingen) en uitvoering (waaronder communicatie); › Nadere afstemming organiseren met de reguliere evenementencommissie. In het geval van een normale zomerperiode (geen coronamaatregelen) is de evenementenkalender in Zandvoort gevuld. Deze evenementen, die deels zullen overlappen met het side events programma van Zandvoort Beyond, moeten goed op elkaar afgestemd worden (o.a. dubbele activiteiten op dezelfde locaties plannen voorkomen), ook biedt dit kansen voor het verbreden van het side events programma met bestaande evenementen; › Afweging maken of de gehele vergunningperiode van Zandvoort Beyond behandeld moet worden binnen het F1 team of de periode voorafgaand aan de F1 door de reguliere evenementencommissie (t.b.v. inhoudelijke afstemming);

› Opnieuw integraal kijken naar de aangewezen demonstratielocaties. De benoemde locaties van de 1e editie zijn in het scenario van een volledig side events programma vergeven aan Zandvoort Beyond, zo ook opgenomen in de concessieovereenkomst. Op Station Zandvoort komt een aantal zaken bij elkaar. Deze locatie vraagt om specifieke nadere afstemming en afspraken: › Duidelijkheid krijgen over wat de afspraken zijn over de inrichting en handhaving van het Stationsplein, onder andere de (tijdelijke) fietsrekken en indien nodig het tijdelijk stallen van fietsen op een andere plek; › Betere en tijdige afstemming organiseren tussen betrokken partijen (DGP, Zandvoort Beyond, de gemeente Zandvoort, diensten en NS stations/NS vastgoed) over te maken afspraken en vergunningverlening wat betreft inrichting Stationsplein; › Vroegtijdige duidelijkheid krijgen over de planvorming en afstemming tussen DGP,

Zandvoort Beyond en toetsende partijen, specifiek Koper Passarel doorgang wel of niet openen, aanwezigheid reguliere terras/ horeca, wel/niet aanwezigheid van merchandise stands, toegangspoorten e.d.; › Nader uitwerken van de verbinding tussen Zandvoort Noord en het dorp (centrum) voor zowel fietsers als voetgangers tijdens de in- en uitstroomtijden van de F1-bezoekers. Op thema’s en onderdelen zullen partijen elkaar nog beter moeten weten te vinden. Concrete voorbeelden uit de evaluaties zijn: › Het maken van één overzicht met alle contactpersonen en aanspreekpunten van alle werkterreinen per organisatie; › Vooraf helder formuleren wat op welke overlegtafel besproken wordt ter voorkoming van het bespreken van een item op meerdere overlegtafels. › Kritisch blijven kijken wie wanneer aan tafel zit zodat de juiste partijen in de werkgroepen

deelnemen (NS en ProRail waren bijvoorbeeld niet de hele voorbereidingsperiode in alle werkgroepen vertegenwoordigd); › Het laten deelnemen van de projectleider mobiliteit F1 in de werkgroep Vergunningen & Veiligheid en/of bilaterale thema meetings organiseren.

2.5 | Citymarketing De afgelopen editie heeft de gemeente Zandvoort de kracht van citydressing gezien. Dit draagt enorm bij aan de beleving van de bezoeker en de totale F1-sfeer in Zandvoort. Door middel van vlaggen, banieren, raambestickering, versiering boven straten, posters, bandenstapels, hinkelbaan, selfiespots en raceobjecten in het centrum is Zandvoort volledig in F1-sfeer gebracht. Citydressing zorgt niet alleen voor beleving, maar kan ook bijdragen aan het vinden van de weg voor de bezoeker. Ondanks de coronabeperkingen en aangepast side events programma blijkt uit de impactstudie dat de sfeer in Zandvoort hoog beoordeeld wordt. Hieraan heeft citydressing een belangrijke bijdrage gehad. Aanbevelingen voor de volgende editie: › Betere aansluiting en combinatie met citydressing DGP en Zandvoort Beyond realiseren door Zandvoort Marketing en DGP. Heel Zandvoort in F1-sfeer, voor de bezoeker ontstaat het beeld van één festivalterrein; › Betere routing, bewegwijzering en citydressing op cruciale punten zoals looprichting vanaf circuit naar boulevard/centrum; › Meer Zandvoort F1 promotie items, ook bijvoorbeeld in het perscentrum (persmap).

Evaluatie Formule 1 2021 | Lessen en aanbevelingen

2.6 | Planning en draaiboek In de evaluaties zijn aanbevelingen benoemd over het draaiboek en de planning van de voorbereidingen. Voor toekomstige edities (ná 2022, waarvan de datum nog niet bekend is) hebben de meeste partijen in het algemeen voorkeur voor het F1-evenement na de zomervakantie in plaats van het voorjaar. Zij raden de gemeente aan om - voor zover mogelijk - het evenement in het voorjaar te mijden om twee belangrijke redenen. Enerzijds zijn er dan veel andere activiteiten en evenementen in de regio zoals Koningsdag, 4 en 5 mei (dodenherdenking en bevrijdingspop), Keukenhof en Bloemencorso en meerdere feestdagen/weekenden en de meivakantie. Anderzijds vanwege het broed seizoen in de omringende natuurgebieden en de onmogelijkheden die dat met zich meebrengt. Hieronder een aantal belangrijke aandachtspunten voor de volgende editie: › DGP en Zandvoort Beyond verzoeken hun vergunningen integraal, compleet en tijdig aan te vragen. In 2021 is een aantal zaken nog gefaseerd aangeboden. Gemeente en Omgevingsdienst IJmond (ODIJ) maken met de organisatoren nadere afspraken over de (gelijk)tijdigheid van de aanvragen (bijvoorbeeld van de tijdelijke gebruiksmelding, overnachtingen golfterrein en heliplaatsen).

Het vergunningenproces wordt vervroegd om tijdsdruk te voorkomen; › De mijlpalen en planningen van DGP en Zandvoort Beyond in de planvorming goed, aansluitend en versterkend op elkaar afstemmen; › Verzoeken aan Zandvoort Beyond om eerder te starten met de inrichting van het side events

programma en hierover nader af te stemmen met de gemeente Zandvoort en de partners in de Werkgroep Vergunningen & Veiligheid. Dit leidt tot heldere kaders aan het begin van het vergunningen- en voorbereidingstraject (eerste kwartaal 2022); › Eerder aanleveren van een aantal zaken door de organisatoren. Bijvoorbeeld de plattegronden van het evenemententerrein (ZB) en de planning en de impact van de op- en afbouw van grote tenten die langer bleven staan (DGP) (In 2021 waren deze bij de concept-vergunningen aanvraag nog niet beschikbaar);

› Zandvoort Marketing en Zandvoort Beyond verzoeken om de aanpak en het uitvoeringsplan voor de citydressing eerder aan te leveren. De gemeente ziet graag dat Zandvoort een maand van tevoren aangekleed wordt met citydressing om het dorp alvast in F1-sfeer te krijgen; › Het finetunen van het proces van de totstandkoming van het mobiliteitsplan en de verkeersbesluiten met DGP en Zandvoort Beyond. Er kunnen bijvoorbeeld minder tekening reviews zijn;

Evaluatie Formule 1 2021 | Lessen en aanbevelingen

› Meer voorbereidingstijd opnemen in de planning voor de uitgifte van doorlaatbewijzen. In 2021 startte het Team Doorlaatbewijzen pas 9 weken voor aanvang van het evenement. Aandachtspunten zijn het systeem van doorlaatbewijzen bepalen (type, gebieden), aanstellen coördinator doorlaatbewijzen, aanpak uitgifte afstemmen en vaststellen, databestanden (inclusief toegang gebruiksrechten organiseren en databestanden op orde brengen), bouw website met aanvraagformulieren en omgevingscommunicatie op orde brengen;

› Het organiseren van de aanvraag en uitgifte van doorlaatbewijzen in de regio voor de zomervakantie (ten minste 2 maanden van tevoren) en waar mogelijk het afhandelen van de bezwaren van de uitgifte doorlaatbewijzen vóór het evenement; › Bespreken of het mogelijk is dat de hoorcommissie voor de binnengekomen bezwaren plaatsvindt voorafgaand aan het evenement; › Eerder starten met de voorbereidingen voor de openbare ruimte van Zandvoort: afstemming tussen organisatoren, gemeente en Spaarnelanden. Organisatoren verzoeken eerder duidelijkheid te geven over het gebruik van de openbare ruimte van Zandvoort; › Opnieuw vroeg starten met de afstemming met de driehoek Zandvoort en de driehoek Kennemerkust en deze structureel plannen;

› Het regelmatig tijdens het proces terug blikken op het proces en vooruitkijken naar de komende mijlpalen › Vroegtijdig in werkplanningen rekening houden met voorbereidingen tijdens de vakantieperiode, ook beschikbaarheid en achtervang collega’s vroeg regelen.

2.7 | Openbaarheid van documenten Er zijn tijdens de voorbereidingen meerdere keren vragen gesteld over de beschikbaarheid van documenten, specifiek het mobiliteitsplan. Dit plan was - samen met andere stukken bij de vergunningsaanvraag - enkele weken fysiek ter inzage beschikbaar in juni 2021, maar niet online via de website beschikbaar.

De belangrijkste redenen hiervoor waren de veiligheid en de openbaarheid van bedrijfsgevoelige informatie. De samenvatting van het mobiliteitsplan was wel langere tijd beschikbaar bij de publicatie van de verkeersbesluiten. De interactieve website die was ontwikkeld om de maatregelen uit de genomen regionale verkeersbesluiten te tonen, is bijna 90.000 keer bekeken. Het mobiliteitsplan is uiteindelijk ook opgevraagd via de WOB en beschikbaar gesteld (deels afgelakt). Een WOB-verzoek levert helaas altijd veel werk op. Afgelopen jaar zijn er 5 WOB-verzoeken afgehandeld, waarvan één indiener in bezwaar is gegaan tegen het genomen besluit. De onderwerpen waarover de indieners informatie hebben opgevraagd, zijn het mobiliteitsplan van DGP, contact met ministeries over de doorgang van de Formule 1 en besluitvorming over het aantal toegestane bezoekers op het circuit.

Aanbeveling voor de volgende editie: › Duidelijkere kaders en afspraken maken over de digitale beschikbaarheid van documenten van de vergunningsaanvraag en -verlening. De organisatoren vooraf melden dat de stukken beschikbaar komen om in een later stadium WOB-verzoeken te voorkomen.; › Het extern toegankelijk maken van het mobiliteitsplan en de vergunningsaanvragen. Dit voorkomt vragen en WOB-verzoeken.

› Eerder starten met de inhoudelijke afstemming en het communicatietraject rondom de ‘economische, maatschappelijke en sociale uitgangspunten en kaders’ (flyers, sampling, alcoholverkoop, sluitingstijden etc.). In 2021 is dit na 1 juni opgepakt; › De overlegmomenten van de diverse werkgroepen en het regionaal Bestuurlijk Overleg F1 aan het begin van de voorbereidingen op elkaar afstemmen); › Het terugbrengen van de frequentie van het regionaal Bestuurlijk Overleg F1. In plaats van elke maand een overleg organiseren wordt dit teruggebracht naar elk kwartaal; › Vroegtijdig in werkagenda’s en planningen rekening houden met de belangrijke mijlpalen en schouwen;

Evaluatie Formule 1 2021 | Lessen en aanbevelingen

3. Doel 1: Faciliteren van een veilig en bereikbaar evenement 3.1 | Veiligheid 3.1.1 | Veiligheid algemeen Het evenement is in 2021 veilig verlopen. Er hebben zich geen grootschalige incidenten voorgedaan. De eventdag op donderdag (waaronder de bewonersdag) werd gezien als een belangrijke try-out voor de organisaties en de betrokken diensten en partners. De vervroegde sluitingstijd van de horeca (o.a. door corona) is de politie goed bevallen. Voor de gemeente blijft dit een bespreekpunt.

de gehele operatie nauwlettend in de gaten gehouden door onder andere camerabeelden. De indeling van dit OCC kan geoptimaliseerd worden. Ook beschikten verschillende partners niet over goede data of beelden van buiten. Een aantal aanbevelingen voor de volgende editie: › Vroeg afspraken maken met de lokale horeca over de (on)mogelijkheden en de diverse vergunnings- en ontheffingsvoorwaarden zowel in het dorp als op het strand, inclusief bewust zijn van verkoop bewoners (vrijmarkt).

Overweeg handhaving van de vervroegde sluitingstijd van de horeca in Zandvoort en ga daarover in gesprek. Dat geldt ook voor afspraken over terrassen, muziek en geluid;

met mooie citydressing van het evenement) en het afsluiten van het duingebied met deze hekken beter voorbereiden en begeleiden, onder toezicht van PWN;

› Het hekkenplan met alle partners plenair afstemmen en beoordelen (situatie bij het NH hotel in 2022 voorkomen, in 2021 was het side event bij het NH hotel door de plaatsing van hekken en situering van loopstromen niet goed toegankelijk);

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12489471/2