Document · PDF

Bijlage 2 - Nota van bevindingen Keuzes in taakuitvoering

commissie Bestuur 11 december 2025, gemeente HaarlemBij agendapunt: 17.15 - 18.15 uur Rk-rapport - keuzes in taakuitvoering (Rekenkamer/FR)41.744 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 3 van 5

Feitelijk worden de inkooprelaties die de gemeente voorheen had met een aantal aanbieders, geclusterd tot één aanbieder: “De dialooggerichte aanbesteding Gewoon in de Wijk leidt tot een stelselwijziging in de organisatie van de Sociale Basis, het Sociaal Wijkteam en de maatwerkvoorziening Begeleiding. Waar de gemeente eerst directe banden had met alle aanbieders van deze ondersteuning, zal er in het nieuwe stelsel sprake zijn van een integrale opdracht voor één samenwerkingsverband met een lumpsum financiering” (uitnodiging tot inschrijving, p. 10). De toekomstige samenwerkingspartner moet voorzien in een continuüm aan ondersteuning, dat verschilt in intensiteit en duur van de inzet. Het samenwerkingsverband krijgt daartoe de beschikking over een integraal budget (uitnodiging tot inschrijving, p. 13). Bij sociale basis valt te denken aan hulp bij het invullen van formulieren, opvoedondersteuning, jongerenwerk, voorlichting op scholen, speeltuinwerken, et cetera. Bij het sociaal wijkteam betreft het de organisatie van sociaal wijkteams die een laagdrempelige fysieke inloop in de leefomgeving van inwoners bieden. Deze dienen eenduidig herkenbaar en eenvoudig fysiek, telefonisch en digitaal bereikbaar te zijn.

Het sociaal wijkteam biedt voorzieningen op het gebied van informatie en advies, wegwijs maken in leefomgeving en samenleving en alle vormen van laagdrempelige en vrij toegankelijke vormen van begeleiding. Aanvullende ondersteuning is een maatwerkvoorziening en bestaat uit een meer specialistische vorm van ondersteuning. Deze vorm van ondersteuning is beschikbaar op basis van een ondersteuningsplan, opgesteld door het sociaal wijkteam. De drie basiselementen Sociale Basis, Sociaal Wijkteam en Aanvullende Ondersteuning worden uitgewerkt in de uitvoeringsafspraken. Deze afspraken worden 3 maart 2022 gepubliceerd en dienen als nadere toelichting op de uitnodiging tot inschrijving. Deze uitwerking is op sommige onderdelen vrij concreet. Zo worden bij het sociaal wijkteam onder andere de volgende randvoorwaarden geformuleerd: ● “Het samenwerkingsverband zo snel als nodig, en uiterlijk binnen vijf werkdagen na ontvangst van een eerste vraag om ondersteuning, contact met de inwoner opneemt voor een eerste afspraak. ● De ondersteuning – indien gewenst – direct start. In ieder geval is de ondersteuning altijd beschikbaar binnen een termijn van vier weken. ● Ondersteuning op initiatief van inwoners, professionele organisaties, vrijwilligersorganisaties of de gemeente kan worden georganiseerd” (uitvoeringsafspraken, p. 15).

Bij aanvullende ondersteuning worden onder andere de volgende randvoorwaarden geformuleerd: ● “Voor de inrichting van de Sociaal Wijkteams verwachten wij dat het samenwerkingsverband invulling geeft aan het volgende:

| 42 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

● ● ●

●

Het doen van objectief en onafhankelijk onderzoek naar de behoefte aan Aanvullende Ondersteuning. Indien nodig maakt u daarbij gebruik van externe deskundigheid. Het toeleiden naar ondersteuning voor alle inwoners, voor alle ondersteuningsvragen; van enkelvoudige tot meervoudige problematiek. Het onderzoek en de toeleiding gebeuren rechtmatig, waarbij de inwoner wordt geïnformeerd over zijn/haar rechten en plichten (onafhankelijke cliëntondersteuning (OCO), privacy, klachtrecht, bezwaar en beroep e.d.). Het samenwerkingsverband werkt mee aan het vroegtijdig betrekken en samenwerken met medewerkers Bezwaar en Beroep van de gemeente Haarlem” (uitvoeringsafspraken, p. 17).

Daarnaast wordt in de uitvoeringsafspraken duidelijk, hoe Gewoon in de Wijk zich verhoudt tot andere vormen van ondersteuning. Zo is de ondersteuning van inwoners met kinderen, ondersteuning van jongvolwassenen en jeugdigen en jongeren onderdeel van de opdracht. Het kan dan gaan om preventieve ondersteuning zoals kinder- en jongerenwerk, opvoedondersteuning en speeltuinwerk. Bij jeugdhulp is echter altijd sprake van een verwijzing en dit valt niet binnen de opdracht. Het signaleren van mogelijke situaties waarin sprake is van specialistische jeugdhulp en het begeleiden naar en samenwerken met het Centrum voor Jeugd en Gezin zijn wel onderdeel van de opdracht. Het verstrekken van maatwerkvoorzieningen Wmo is, behalve bij aanvullende ondersteuning, geen onderdeel van de opdracht. Het adviseren en geven van informatie over mogelijkheden en procedures is wel onderdeel van Gewoon in de Wijk. Zo is het bieden van mantelzorgondersteuning onderdeel van de opdracht, maar het bieden van kortdurend verblijf niet. Het vaststellen of een maatwerkvoorziening kortdurend verblijf noodzakelijk is, is wel weer onderdeel van Gewoon in de Wijk. Huishoudelijke ondersteuning is geen onderdeel van de opdracht. Wel wordt samenwerking met de aanbieders van huishoudelijke ondersteuning van belang geacht (uitvoeringsafspraken, p. 21).

Een respondent geeft in dit verband het volgende aan: “Er was niet één aanleiding om de verschillende opdrachten te clusteren en onder te brengen bij één consortium. Voorheen kende de gemeente met circa 144 verschillende partijen contract- en subsidierelaties, die in termen van governance werden beheerd door circa 7 accounthouders en contractmanagers. Daarnaast kende de gemeente 9 wijkteams met een status apart. Subsidies werden jaarlijks verlengd, hetgeen veel onzekerheid bij de contractpartners tot gevolg had. Er waren dus veel verschillende partners, maar weinig inzicht. Zo was niet altijd duidelijk wat de partners precies deden, was er weinig samenhang in werkzaamheden, was sprake van verschillen in aanpak, was niet duidelijk voor inwoners waar ze moesten zijn, was sprake van dubbelingen voor inwoners waarbij zij vaak meerdere keren hun verhaal moesten vertellen, et cetera. Wijkteams hadden weliswaar een pilotstatus, maar kregen steeds complexere vragen. De wijkteams waren onvoldoende in staat om zelf begeleiding te bieden en verwezen vooral veel door. Wijkteams hadden in die tijd echter onvoldoende kennis over andere partijen, vooral in de sociale basis, waardoor er vooral veel maatwerkindicaties werden ingezet.

Zeker gelet op de grote opgaven waarvoor wijkteams zich gesteld zagen en het hoge verwachtingspatroon, was relatief veel aansturing nodig op wijkteams” (interview, 15 april 2025). “Daarnaast liep Haarlem uit de pas op het aantal maatwerkindicaties: er was sprake van een stijging van het aantal indicaties voor individuele en groepsbegeleiding, maar ook in de zorgzwaarte en duur van de indicaties (langlopend). Ook was er sprake van regelmatig ongewenst lange wachttijden. Soms kon het traject van wijkteam via keukentafelgesprek naar ambulante begeleiding oplopen tot 6 maanden en bovendien bleek de werkwijze ook wel perverse prikkels tot gevolg te hebben. Inwoners wilden graag geholpen worden. Dus in het keukentafelgesprek werd de problematiek weleens zwaarder beschreven, maar na het verkrijgen van de indicatie werd er door aanbieders eigenlijk niet minder of anders ingezet als dat gedurende het traject nodig of mogelijk bleek.

| 43 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Ook hadden partijen door de aanbodgerichte manier van werken geen prikkel om dubbelingen eruit te halen met overlap in aanbod tot gevolg” (interview, 15 april 2025). “We kwamen tot het inzicht dat het komen tot herstel in essentie gaat over gedragsverandering en je redden in de eigen leefomgeving, niet over het oplossen van een medische vraag en het enkel bieden van zorg. Het versterken van de eigen kracht van inwoners en inwonersinitiatief vergt ruimte om te ondersteunen hierbij, in een vertrouwensrelatie en het overnemen van ondersteuning. We zagen een stelsel voor ons met een daadwerkelijk wijkgerichte aanpak waarbij de inwoner snel in de eigen leefomgeving geholpen kan worden en er ruimte is om herstelgericht te werken. Daarbij zou substitutie mogelijk moeten zijn tussen de voorzieningen om tegelijk gebruik van de verschillende voorzieningen en collectief aanbod mogelijk te maken (co-begeleiding noemt Buurts dit nu). En een gebiedsgerichte aanpak waardoor het aanbod wordt afgestemd op de vraag van inwoners in een wijk. Buurts kan alles tegelijk aanbieden en behoudt te allen tijde de regie, ook als andere partijen worden ingeschakeld”, zo stelt een respondent (interview, 15 april 2025). Het proces van opdrachtverstrekking De aanbesteding van Gewoon in de Wijk kent de vorm van een dialooggerichte aanbesteding. De procedure bestond uit twee dialoogfases.

Tijdens de eerste dialoogfase is samen met dertien aanbieders gesproken over de afbakening en samenhang van ondersteuningsvormen in de opdracht. Conform het uitgangspunt in het preselectiedocument is naar aanleiding van de eerste dialoogfase besloten dat – op enkele uitzonderingen na – de Sociale Basis, het Sociaal Wijkteam en Begeleiding (i.c. Aanvullende Ondersteuning) onderdeel zijn van de scope van de opdracht Gewoon in de Wijk. Op basis van deze eerste dialoogfase wordt een selectiedocument geconcipieerd. Daarin heeft de gemeente besloten het oorspronkelijke uitgangspunt van twee percelen los te laten en van Gewoon in de Wijk één integrale opdracht te maken. De reden was dat in de uitvoering moeilijk een onderscheid is te maken tussen een perceel Redzaam (‘je kunnen redden in het dagelijks leven’) en een perceel Meedoen (‘meedoen in de samenleving’), omdat deze doelen nauw verbonden zijn met elkaar. Bovendien is het vanuit het perspectief van de inwoner niet wenselijk een ‘schot’ te plaatsen tussen deze twee ondersteuningsvormen (uitnodiging tot inschrijving, p. 5). Dit selectiedocument dient als basis voor de tweede dialoogfase. Tijdens deze tweede dialoogfase zijn met twee geselecteerde samenwerkingsverbanden verdiepende gesprekken gevoerd over de inhoud van de opdracht, het budget en de randvoorwaarden voor de uitvoering van Gewoon in de Wijk.

Op basis van deze tweede dialoogfase concipieert de gemeente een uitnodiging tot inschrijving. De uitnodiging tot inschrijving is dus het resultaat van gesprekken die de gemeente met de geselecteerde aanbieders heeft gevoerd tijdens twee dialoogfases en vormt de afsluiting hiervan. Op 4 maart 2022 publiceert de gemeente een uitnodiging tot inschrijving Gewoon in de Wijk. Dit document is een verdieping op de ambities, de inhoud en omvang van Gewoon in de Wijk, zoals de gemeente deze in het preselectiedocument en het selectiedocument heeft beschreven. De uitnodiging tot inschrijving is een aanvulling op én verduidelijking van het preselectiedocument en het selectiedocument. De uitnodiging tot inschrijving ziet de gemeente als het startpunt van een strategisch partnerschap om samen te komen tot een sterke Sociale Basis, Sociaal Wijkteam en Aanvullende Ondersteuning, waarin de inwoner centraal staat (uitnodiging tot inschrijving, p. 5).

| 44 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

De planning van de aanbestedingsprocedure kan als volgt worden weergegeven:

(Uitnodiging tot Inschrijving, p. 6) Via Negometrix kunnen doorlopend vragen gesteld worden. De gemeente kan deze vragen doorlopend beantwoorden. De antwoorden worden via Negometrix geanonimiseerd beschikbaar gesteld aan de geselecteerde samenwerkingsverbanden. Tenminste tien dagen voor de uiterste datum van indienen van de inschrijvingen stelt de gemeente een nota van inlichtingen op met daarin alle gestelde vragen en gegeven antwoorden. Op basis van de aangeleverde plannen - zoals gevraagd in de gunningscriteria - komt de beoordelingscommissie op basis van de beoordelingsaspecten en beoordelingsrichtlijn tot één score per gunningscriterium. Deze score komt tot stand door middel van consensus bereikt door de beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie bestaat uit minimaal vijf en maximaal zeven gemeentelijke medewerkers (beleidsadviseurs). Indien nodig laat het beoordelingsteam zich adviseren door (interne of externe) deskundigen, afhankelijk van het onderwerp. De beoordelingscommissie verricht haar taak in overeenstemming met de gegeven opdracht en op onafhankelijke en objectieve wijze. Enige mate van subjectiviteit tijdens de beoordeling kan niet worden voorkomen, maar de gemeente zal afdoende maatregelen treffen om de kans op schending van het gelijkheidsbeginsel te minimaliseren.

Bijvoorbeeld door de begeleiding van een externe inkoopadviseur, die niet beoordeelt en die zorgdraagt voor de procesbegeleiding van de beoordeling zodat deze objectief, transparant en non-discriminatoir verloopt. De scores per criterium worden vermenigvuldigd met de wegingsfactor (elk criterium 20%) en vervolgens bij elkaar opgeteld. Op grond van alle beschikbare informatie komt de beoordelingscommissie tot een totaaloordeel en rangorde van de inschrijvingen. De beoordelingscommissie bepaalt de rangorde van de inschrijvingen op de totaalscore, waarbij geldt dat een hoger puntentotaal beter is dan een lager puntentotaal. Van inschrijvingen waarvan het puntentotaal na de beoordeling gelijk is, plaatst het beoordelingsteam de inschrijving waarvan de score op gunningscriterium 1 (Invulling geven aan de transformatie) het hoogste is, in de rangorde als hoogste. Indien vervolgens de scores op dit gunningscriterium van de inschrijvingen ook weer gelijk zijn, dan bepaalt een loting de plaatsingsvolgorde van de gelijk geëindigde inschrijvingen. De loting wordt uitgevoerd door de gemeente onder toeziend oog van de partijen. De desbetreffende inschrijvers worden verzocht om bij de loting aanwezig te zijn en worden hiervoor uitgenodigd door de gemeente. De inschrijvers die de inschrijving niet gegund krijgen, ontvangen bericht voorzien van een motivering via Negometrix.

Voor deze inschrijvers bestaat de mogelijkheid inlichtingen te vragen en in rechte op te komen tegen dit besluit door het aanhangig maken van een procedure in kort geding bij de voorzieningenrechter in Den Haag (uitnodiging tot inschrijving, p. 37). De gunningscriteria hebben betrekking op de manier waarop invulling aan de transformatie en het sociaal wijkteam wordt gegeven. Daarnaast moet duidelijk zijn hoe het werken vanuit partnerschap wordt vormgegeven. Ook moet duidelijk zijn hoe de budgetbeheersing plaatsvindt. De opdracht zal

| 45 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

immers moeten worden uitgevoerd binnen het vastgestelde budget. Tot slot moet aangegeven worden hoe de opdrachtnemer de transitie realiseert (uitnodiging tot inschrijving, gunningscriteria). Vanuit de respons wordt het proces van opdrachtformulering als volgt toegelicht: “De gemeente heeft op een goed moment besloten om de opdracht aan te besteden. Eerst was daarbij sprake van twee opdrachten, later is dit op advies van de belangstellende marktpartijen omgezet tot één opdracht. Het sleutelwoord tijdens dit proces was ‘dialoog’. Het preselectiedocument was echt van de gemeente zelf. In die fase kon een verhaal worden ingediend. Die verhalen heeft de gemeente verwerkt en naarmate we verder in het proces kwamen, zagen we elementen die we hadden ingebracht terugkomen (Simons sturingsmodel bijvoorbeeld). De gemeente heeft vermoedelijk de input van alle partijen gebruikt om de opdrachtformulering gedurende het proces steeds beter vorm te geven” (interview, 14 mei 2025). Het sturingsontwerp Om de sturing vanuit de gemeente vorm te geven, hanteert de gemeente het sturingsmodel van Simons, waarbij waarden, kaders, dialoog en informatie in balans moeten worden gebracht (uitnodiging tot inschrijving, p. 10). De gemeente werkt deze balans onder andere als volgt uit: “De door de gemeente opgelegde kaders en randvoorwaarden geven aan de partners aan wat er niet kan.

Doordat niet aan een aanbieder wordt opgelegd wat deze exact moet doen, maar in plaats daarvan kaders worden gesteld waarbinnen de aanbieder de vrijheid heeft om te kiezen, wordt creativiteit bevorderd. Dit geeft de partners de vrijheid om binnen de gestelde grenzen te innoveren. Kaders worden onder andere aangegeven in wetten en gemeentelijke regelgeving, de programmabegroting en de overeenkomst. In het huidige stelsel worden met name data en informatie verzameld en geanalyseerd over de productie (maatwerkvoorzieningen) en prestaties (sociale basis) van aanbieders en minder over de resultaten of effecten die daarmee voor inwoners worden bereikt. Het verzamelen van de data en informatie gaat bovendien gepaard met hoge administratieve lasten. Bij de toekomstige taakgerichte bekostiging zal de monitoring vooral gericht zijn op enkele kernindicatoren (outcome). Deze informatie zal zowel kwantitatief als kwalitatief zijn en dient gepaard te gaan met minder administratieve lasten dan in de huidige situatie. De gemeente en het samenwerkingsverband hebben tijdens de uitvoering van de opdracht frequent voortgangsoverleg over de uitvoering van de opdracht. Dit overleg vindt plaats op verschillende niveaus: uitvoerend, tactisch, strategisch en bestuurlijk. Ook de gemeenteraad wordt regelmatig geïnformeerd door middel van rapportages, informatiebijeenkomsten en werkbezoeken.

Tijdens de overleggen worden ontwikkelingen besproken die van invloed kunnen zijn op de uitvoering van de opdracht, waaronder de wijze van organiseren en de financiële situatie van de partijen. Eventuele knelpunten, onduidelijkheden of ontevredenheden bespreken we met elkaar en leiden tot ontwikkelafspraken en verbeterplannen” (uitnodiging tot inschrijving, p. 11). Een Informatienota stelt in dit verband het volgende: Dit sturingsmodel is gebaseerd op een strategisch partnerschap en bestaat uit vier onderdelen die onderling verbonden zijn: ● Gedeelde waarden ● Kaders en randvoorwaarden ● Data en informatie ● Interactie en dialoog

| 46 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Op deze vier onderdelen wordt met Gewoon in de Wijk de volgende beweging ingezet: WAS Veel losse opdrachten/subsidies en ‘producten’ in dagdelen/uren per inwoner (sturen op het ‘hoe’) Kaders die (soms) knellen Financiële afrekening en verantwoording op activiteiten/uren/dagdelen (‘productie’)

Nadruk op opdrachtgever/opdrachtnemer relatie

WORDT Eén integrale opdracht vanuit één visie, beleidsdoelen/opgaven (sturen op het ‘wat’) Kaders die begrenzen én ruimte geven voor innovatie Geen financiële afrekening, maar verantwoording op resultaten en effecten voor inwoners en monitoring van de realisatie van opgaven Nadruk op partnerschap op basis van dialoog en samen leren en verbeteren (gelijkwaardig, open, vertrouwen)

(Informatienota, 2023) De sturing wordt door de gemeente verder geconcretiseerd, waarbij wordt ingezet op een dialoog tussen de gemeente en het samenwerkingsverband: “Het samenwerkingsverband stelt jaarlijks een plan op waarin de prioriteiten voor het eerstvolgende jaar worden beschreven, alsmede relevante wijzigingen in de uitvoering van de opdracht. Het samenwerkingsverband bespreekt dit plan met de gemeente. Gedurende het jaar wordt de voortgang van de uitvoering besproken in reguliere overleggen. Tweemaal per jaar levert het samenwerkingsverband een voortgangsrapportage op aan de gemeente (bij de eindverantwoording en in augustus). De gemeente gebruikt deze voortgangsrapportages om de gemeenteraad jaarlijks te informeren over de voortgang van de uitvoering van de opdracht en de transformatie. Aanvullend organiseert het samenwerkingsverband informatiebijeenkomsten en werkbezoeken voor raadsleden. Na het derde jaar en na het zesde jaar vindt zowel een evaluatie plaats op het stelsel (o.a. integrale opdracht, strategisch partnerschap en taakgerichte bekostiging) als op de prestaties van het samenwerkingsverband. Eventuele knelpunten, onduidelijkheden of ontevredenheden bespreken gemeente en samenwerkingsverband met elkaar en leiden tot ontwikkelafspraken of een verbeterplan.

Ook bij onvoorziene omstandigheden gaan gemeente en samenwerkingsverband eerst met elkaar in overleg om te bekijken of binnen de opdracht (en binnen het budget) tot een oplossing kan worden gekomen. De gemeente kan wijzigingen in de overeenkomst aanbrengen wanneer (bijvoorbeeld) gewijzigde wet- of regelgeving of beleid dat vereisen, mits het geen wezenlijke wijzigingen betreft (zie conceptovereenkomst)” (uitnodiging tot inschrijving, p. 17). Met betrekking tot het risicomanagement formuleert de gemeente de volgende insteek: “De gemeente en het samenwerkingsverband hanteren een vorm van dynamisch risicomanagement. Dat staat in het teken van anticiperen, verminderen en wegnemen van risico’s. Periodiek inventariseren we de risico’s en actualiseren de mogelijke effecten daarvan. We maken afspraken over de mogelijke inzet van maatregelen. Daarbij is het uitgangspunt dat de verantwoordelijkheid voor de effecten van de risico’s of de inzet van de maatregelen wordt neergelegd bij de partij die deze het beste kan beheersen. Wij zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het tijdig nemen van passende beheersmaatregelen om risico’s te voorkomen, te verminderen of weg te nemen. De systematiek van het werken met een risicodossier wordt uitgewerkt in de uitvoeringsafspraken” (uitnodiging tot inschrijving, p. 18).

| 47 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Het beoogde risicomanagement wordt nader uitgewerkt in de uitvoeringsafspraken. Daarbij worden risico’s gecategoriseerd naar voorspelbaarheid en beïnvloedbaarheid. Zo ontstaan vier categorieën risico’s: 1. Risico’s met een hoge beïnvloedbaarheid en een hoge mate van voorspelbaarheid. Dit zijn risico’s die goed voorspelbaar zijn en die binnen de invloedsfeer van het samenwerkingsverband of de gemeente liggen. 2. Risico’s met een lage beïnvloedbaarheid en hoge voorspelbaarheid. Gemeente en samenwerkingsverband hebben gezamenlijk de risico’s in beeld, maar mogelijkheden om de risico’s te beïnvloeden en beheersen zijn beperkter. 3. Risico’s met een hoge beïnvloedbaarheid en een lage voorspelbaarheid. 4. Risico’s met een lage beïnvloedbaarheid en een lage voorspelbaarheid. Na gunning stellen het samenwerkingsverband en de gemeente gezamenlijk het risicodossier op. Het risicodossier is onderdeel van de overeenkomst en gespreks- en verantwoordingscyclus (uitvoeringsafspraken, p. 31). De monitoring en verantwoording worden als volgt vormgegeven: “De gemeente monitort de maatschappelijke effecten van haar beleid door middel van de indicatoren die zijn gekoppeld aan de gemeentelijke beleidsdoelen. De beoogde resultaten van de opdracht van Gewoon in de Wijk dragen bij aan deze beleidsdoelen.

Sommige activiteiten of ondersteuningsvormen dragen direct bij aan een of meer beleidsdoelen; bij andere doelen is dit meer indirect door bijvoorbeeld preventief te werken, te signaleren en toe te leiden. De gemeente wil als opdrachtgever van het samenwerkingsverband weten of de opdracht is uitgevoerd conform onze kwaliteitseisen (kwaliteit), welke inwoners bereikt zijn met de geboden ondersteuning (resultaat) en hoe de inwoners dit hebben ervaren (cliëntervaring). Hiervoor zijn afspraken over informatie-uitwisseling nodig, waarbij de administratieve lasten zo beperkt mogelijk blijven en rekening gehouden wordt met wettelijke bepalingen. De genoemde onderdelen worden uitgewerkt in de uitvoeringsafspraken” (uitnodiging tot inschrijving, p. 18). Deze uitgangspunten worden in de uitvoeringsafspraken nader geconcretiseerd, waarbij wordt ingegaan op de specifieke informatie die opgeleverd dient te worden: De opdracht is ingericht volgens een taakgericht bekostigingsmodel. Daarom verwacht de gemeente inzicht te krijgen in de uitvoering van de opdracht door aan te tonen hoeveel inwoners gebruikmaken van het aanbod van passende ondersteuning. Detaillering van kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren wordt samen met het samenwerkingsverband opgesteld na gunning. Na het opstellen van de indicatoren worden de benodigde registraties vastgesteld.

De gemeente denkt hierbij onder andere aan: ● Bereik: het aantal unieke inwoners dat gebruikmaakt van activiteiten en ondersteuning. ● Instroom: het aantal unieke inwoners waarvoor ondersteuning en activiteiten zijn gestart. ● Begindatum instroom: eerste moment betrokkenheid van het samenwerkingsverband. ● Reden instroom: aard van de inwonersvraag geregistreerd op basis van een gestandaardiseerde keuzelijst in de applicatie. ● Leefgebied instroom: type problemen/klachten van inwoner waar ondersteuningstraject betrekking op heeft, geregistreerd op basis van een gestandaardiseerde keuzelijst in de applicatie. ● Uitstroom: het aantal unieke inwoners waarvoor ondersteuning en activiteiten zijn beëindigd. ● Einddatum uitstroom: stopmoment betrokkenheid van het samenwerkingsverband. ● Reden uitstroom: resultaat uitstroom geregistreerd op basis van een gestandaardiseerde keuzelijst in de applicatie.

| 48 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Om administratieve lasten beperkt te houden dient een onderscheid gemaakt te worden tussen korte ondersteuning (informatie en advies) en langer durende ondersteuning (trajecten). In het eerste geval is geen registratie van unieke inwoners nodig, maar slechts van het aantal contacten (uitvoeringsafspraken, p. 31). Oorspronkelijke budgettering Een belangrijke component van de opdrachtverstrekking betreft de budgettering. Hiervoor hanteert de gemeente het volgende uitgangspunt: “Voor de uitvoering van Gewoon in de Wijk krijgt het samenwerkingsverband de beschikking over een lumpsumbudget (via een taakgerichte bekostiging). Het budget wordt door de gemeente jaarlijks vastgesteld bij het vaststellen van de kadernota voor het daaropvolgende jaar (medio juni). Op basis van de realisatie over 2021 en een update van de analyse van de kadernota 2022 is een raming gemaakt van de kosten voor ondersteuning in 2022 en 2023 (exclusief indexatie van 2022 naar 2023)” (uitnodiging tot inschrijving, p. 19). De uitnodiging tot inschrijving komt vervolgens tot de volgende budgettering:

(uitnodiging tot inschrijving, p. 20) Het budget zoals opgenomen in de overeenkomst is de basis voor de uitvoering van de opdracht en wordt jaarlijks in overleg tussen de gemeente en het samenwerkingsverband aangepast (uitvoeringsafspraken, p. 33). Dit budget wordt in de aanloop naar de kadernota bijgesteld op basis van indexatie en volumegroei: “Jaarlijks wordt het budget geïndexeerd voor loon- en prijsontwikkeling. De uitgangspunten voor deze indexatie worden jaarlijks in april vastgelegd in de kadernota van de gemeente Haarlem. Uitgangspunt is het budget te indexeren aan de hand van de indexatie van de gemeentebegroting (tenzij deze minder dan 0% is). Indien deze stijging sterk afwijkt van de kostenontwikkeling binnen de zorg- en welzijnssector (bijvoorbeeld als gevolg van een sterke stijging van de CAO Sociaal Werk) wordt dit meegenomen in de besprekingen tussen de gemeente en het samenwerkingsverband bij de voorbereiding van de kadernota. De gemeente en het samenwerkingsverband gaan in het kader van de begrotingscyclus van de gemeente Haarlem aan het

| 49 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

einde van het jaar in gesprek over de budgetten die opgenomen moeten worden in de kadernota voor het daaropvolgende jaar (voorbeeld: de gemeente en het samenwerkingsverband gaan eind 2023 in gesprek het budget voor 2025)” (uitnodiging tot inschrijving, p. 20). “De gemeente en het samenwerkingsverband brengen gezamenlijk op basis van bekende data in beeld welke mogelijke volumegroei zich voordoet. Uitgangspunt daarbij is dat de volumegroei bepaald wordt aan de hand van de demografische ontwikkelingen en deze groei wordt getoetst aan de beschikbare data van het samenwerkingsverband. De daadwerkelijke financiële consequenties worden meegenomen in de kadernota en zijn afhankelijk van de politieke situatie en besluitvorming” (uitnodiging tot inschrijving, p. 20). “Bij de berekening van het budget voor Gewoon in de Wijk wordt rekening gehouden met de ontwikkeling van de populatie van de gemeente Haarlem en de mogelijke gevolgen van deze groei voor het beroep op ondersteuning. Het samenwerkingsverband levert in aanloop (uiterlijk februari) naar het opstellen van de kadernota (periode januari-maart) informatie aan over (in ieder geval) de verwachte volumegroei voor het komende jaar (t+1), prijseffecten en overige autonome ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het beschikbare budget.

De verwachte groei wordt vergeleken met de groei zoals deze volgt uit de demografische ontwikkeling” (uitvoeringsafspraken, p. 33). De daadwerkelijke toewijzing van het budget vindt plaats middels een opdrachtbrief: “Het samenwerkingsverband dient jaarlijks vóór 1 oktober een plan van aanpak in, waarin zij aangeeft hoe u het gestelde jaarbudget in gaat zetten aan de hand van een inhoudelijke toelichting met een begroting inclusief kostenonderbouwing die aansluit bij de opbouw van de kostensoorten uit uw jaarrekening. De gemeente gaat akkoord met uw plan van aanpak middels een opdrachtbrief” (uitvoeringsafspraken, p. 33). Voor de start- en implementatiefase (vanaf 1 juli 2022) wordt een bedrag beschikbaar gesteld ter compensatie van de kosten die voortkomen uit de inrichting van Gewoon in de Wijk. Het budget kan niet ingezet worden voor structurele kosten. Het start- en implementatiebudget bedraagt maximaal € 280.000,- en is alleen in te zetten in 2022.

Het start- en implementatiebudget is inzetbaar voor de volgende onderdelen: ● noodzakelijke met de opdracht verband houdende investeringen in de interne bedrijfsvoering (ICT, organisatie, financieel systeem et cetera); ● activiteiten gericht op het opbouwen van relaties/netwerken met relevante partners; ● activiteiten die verband houden met de overdracht van cliënten of activiteiten en cliëntinformatie van bestaande opdrachtnemer(s) naar het samenwerkingsverband; ● eenmalige projectkosten: bijvoorbeeld communicatie en inhuur van extra personeel. Na inschrijving onderbouwt het samenwerkingsverband waar de start- en implementatiekosten uit bestaan met het indienen van een kostenraming. Het samenwerkingsverband en de gemeente bespreken deze kostenraming tijdens de implementatiefase. Aan de hand daarvan wordt het definitieve start- en implementatiebudget vastgesteld (uitvoeringsafspraken, p. 34). Voor een groot deel van de activiteiten is huisvesting nodig. De gemeente ziet passende en betaalbare huisvesting als een gezamenlijke ontwikkelopgave voor het samenwerkingsverband en de gemeente. Deze opgave wordt nader omschreven in de uitvoeringsafspraken. “De gemeente wil de komende jaren samen met het samenwerkingsverband komen tot een strategisch huisvestingsplan.

In dit plan staan de interventies beschreven die nodig zijn om de huisvesting aan te laten sluiten bij de doelen van Gewoon in de Wijk en de rol die de gemeente als vastgoedeigenaar daarbij kan en wil spelen. De exploitatie is op te delen in de vastgoedexploitatie (de exploitatie van de eigenaar van het vastgoed) en de gebruikersexploitatie (de exploitatie van degene die het pand bestiert). Binnen

| 50 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Gewoon in de Wijk gaat het over de exploitatie vanuit het oogpunt van de gebruiker en worden vier verschillende onderdelen onderscheiden: ● Programma: de geldstromen die ontstaan uit het aanbieden van het primair programma, met name de kosten voor aanbod van activiteiten/ondersteuning. ● Facilitair beheer: de kosten die een gebruiker heeft voor het comfortabel, schoon, heel en veilig houden van ruimte, met name schoonmaak, energie en de openstelling van het pand. ● Dienstverlening: de inkomsten die ontstaan uit activiteiten die niet direct onder het onderdeel programma vallen, met name het onderverhuren van ruimten aan derden en het aanbieden van horeca. ● Vastgoed: de kosten die te maken hebben met het kunnen beschikken over ruimte, met name de huur die de gebruiker aan de eigenaar moet betalen. De onderdelen ‘programma’, ‘facilitair beheer’ en ‘vastgoed’ maken onderdeel uit van de opdracht. Het is aan het samenwerkingsverband om te bepalen in welke mate zij inkomsten kan en wil genereren uit het onderdeel ‘dienstverlening’. Met andere woorden: de gemeente gaat ervan uit dat de opdracht uitgevoerd kan worden zonder deze inkomsten” (uitvoeringsafspraken, p. 36). Om de continuïteit van de bestaande dienstverlening te garanderen, maar ook om rechten van inwoners en personeel te borgen, worden aanvullende uitgangspunten geformuleerd door de gemeente.

Zo stellen het samenwerkingsverband en de gemeente na gunnen samen vast op welke wijze de samenwerking met partners wordt vormgegeven die voorheen al in diverse samenwerkingsverbanden, convenanten en andere structuren samenwerken met de gemeente in het sociaal domein. De aanbieders van ambulante begeleiding en dagopvang, evenals enkele subsidierelaties worden verlengd tot en met 31 december 2022. Daarnaast wordt binnen de gemeente een continuïteitsbudget vrijgemaakt voor activiteiten waarvan niet op voorhand duidelijk is of deze wel of niet gecontinueerd moeten worden na 2022. De gemeentelijke medewerkers die nu werkzaam zijn in wijkteams worden voor twee jaar ingezet in het sociaal wijkteam van het samenwerkingsverband. Ook is het samenwerkingsverband verplicht om binnen vier weken na de datum van gunning de dan bekende betrokken medewerkers van Werkdag BV en Buurtbedrijf Haarlem die direct of indirect verbonden zijn aan de activiteiten die voor de gemeente Haarlem worden uitgevoerd, een schriftelijke arbeidsovereenkomst aan te bieden tegen tenminste dezelfde arbeidsvoorwaarden (uitnodiging tot inschrijving, p. 22 e.v.). Begin 2024 start een evaluatieonderzoek waarmee wordt bepaald hoe samenwerking en ‘korte lijnen’ voor de resterende contractperiode geborgd worden. Hierdoor is er voldoende tijd om een eventuele alternatieve werkwijze per 1 januari 2025 te implementeren.

De evaluatie wordt door een externe partij uitgevoerd in opdracht van de gemeente en het samenwerkingsverband (uitnodiging tot inschrijving, p. 24). De overeenkomst Op 17 juni 2022 ondertekent de gemeente de overeenkomst met DOCK Haarlem, handelend namens de coöperatie in oprichting VanHier. VanHier is de voorloper van Buurts en is een coöperatie met als leden Haarlem Effect, DOCK, Leger des Heils, Stichting Ontmoeting, perMens en Zorgbalans (verslag voorbereidingsfase 2022, OVK juni 2022). De overeenkomst betreft een langdurig partnerschap op basis van de volgende overwegingen: ● “De opdrachtnemer zich heeft aangemeld voor de dialooggerichte aanbestedingsprocedure voorGewoon in de Wijk (kenmerk: 180835) die de opdrachtgever in het voorjaar van 2021 is gestart;

| 51 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

● ●

●

De opdrachtnemer de voorzieningen Gewoon in de Wijk integraal, op maat en vanuit de leefwereld van de inwoners van de opdrachtgever wil organiseren ("de Opdracht"); De opdrachtgever vertrouwen heeft in de visie, het leiderschap en de plannen van de opdrachtnemer, zoals die door de opdrachtnemer in het kader van de aanbestedingsprocedure zijn getoond. De opdrachtgever heeft daarom de Opdracht aan de opdrachtnemer gegund op 25 mei 2022; De partijen gezamenlijk de Opdracht toekomstbestendig willen organiseren, waarin de partijen samenwerken vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid en wederzijds vertrouwen; en De partijen zich ervan bewust zijn dat een toekomstbestendige gedeelde verantwoordelijkheid vraagt om een transformatie in het gedrag van professionals, werkwijzen en de manier van met elkaar om te gaan; en De partijen elkaar op de hoogte houden en waar mogelijk samenwerken met lokale uitvoerders met betrekking tot nieuw beleid vanuit de landelijke overheid. De opdrachtnemer deze Opdracht heeft aanvaard en zich in voldoende mate op de hoogte heeft gesteld van alle voor de te verrichten werkzaamheden van belang zijnde gegevens en omstandigheden. De partijen de voorwaarden en afspraken met betrekking tot de Opdracht nader wensen vast te leggen in deze overeenkomst (OVK juni 2022, p. 2).

De duur van de overeenkomst is 8,5 jaar, ingaande op 1 juli 2022. In de overeenkomst Gewoon in de Wijk is afgesproken dat er in het derde en het zesde jaar een evaluatie plaatsvindt op het stelsel en de behaalde resultaten (OVK juni 2022, p. 3). Daarnaast is een escalatiemodel afgesproken voor het geval zich tussentijds knelpunten of onvrede voordoen (OVK juni 2022, p. 3). De sturingsfilosofie wordt in de overeenkomst als volgt verwoord: “De partijen zijn betrouwbare partners tijdens de uitvoering van de Opdracht. De partijen werken samen vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid en vanuit het besef dat ze elkaar nodig hebben voor het realiseren van de doelstellingen van de Overeenkomst. De samenwerking tussen de partijen wordt gevormd door gezamenlijke waarden en wederzijds vertrouwen. Opdrachtgever en opdrachtnemer werken integraal samen. Opdrachtgever vult het opdrachtgeverschap integraal in en niet vanuit de verschillende gemeentelijke afdelingen (MO, Jeugd, W&I, SmSr)” (OVK juni 2022, p, 4). De sturingsfilosofie wordt in de overeenkomst verder uitgewerkt: “De partijen werken samen in gezamenlijke verantwoordelijkheid met vertrouwen aan het realiseren van de transformatiedoelen. Dat doen de partijen door naar elkaar open en transparant te zijn en zaken zo eenvoudig mogelijk te houden.

De partijen zorgen voor een contractmanager en een vervangend contractmanager die gezamenlijk overleggen over de uitvoering van de Overeenkomst. De samenwerking die nodig is vraagt om duurzaamheid. Dat houdt in dat contractmanagers zich committeren aan de Opdracht en de partijen zich inspannen om hun contractmanagers meerjarig te verbinden. Indien de partijen dit wensen, dan kunnen er verschillende contactpersonen zijn voor ontwikkelopgaven en vraagstukken. De overleggen tussen de contractmanagers vinden frequent plaats. De frequentie is afgestemd op het niveau waarop het gesprek plaatsvindt (operationeel, tactisch, strategisch en/of bestuurlijk) en de situatie die zich voordoet. Partijen zorgen ervoor dat (extra) overleg tussen contractmanagers en contactpersonen altijd mogelijk is indien gewenst” (OVK juni 2022, p. 6). In de overeenkomst wordt voor 2023 uitgegaan van een budget van € 31.000.000. Voor de implementatie wordt door de gemeente per 1 juli 2022 een implementatiebudget van € 280.000 beschikbaar gesteld (OVK juni 2022, p, 7). Jaarlijks (vanaf einde tweede jaar) gaan opdrachtgever en

| 52 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

opdrachtnemer in gesprek over de hoogte van het budget. Opdrachtnemer brengt op basis van bekende data in beeld welke mogelijke volumegroei, prijseffecten en overige autonome ontwikkelingen zich voordoen. Het budget wordt jaarlijks geïndexeerd voor loon- en prijsontwikkeling. De uitgangspunten voor deze indexatie worden jaarlijks in april vastgelegd in de Kadernota van de gemeente Haarlem. Uitgangspunt is om het budget voor de Opdracht te indexeren aan de hand van de indexatie van de gemeentebegroting (tenzij deze minder dan 0% is). De daadwerkelijke financiële consequenties worden meegenomen in de Kadernota en zijn afhankelijk van de politieke situatie en besluitvorming. Het budget voor het eerstvolgende jaar wordt definitief vastgesteld door de gemeenteraad bij behandeling van de programmabegroting (medio november). Het budget wordt geacht alle kosten te dekken die aan de kant van de opdrachtnemer nodig zijn voor het uitvoeren van de Opdracht (OVK juni 2022, p. 7). Vanuit het partnerschap monitoren de partijen actief de uitvoering van de Opdracht binnen het beschikbaar gestelde budget en bewaken overschrijding van dit budget. De partijen bespreken in een gezamenlijk te bepalen frequentie de prognose die de opdrachtnemer maakt en eventuele veranderingen in de ondersteuningsaanvraag.

Tijdens de overleggen signaleert de opdrachtnemer zo tijdig mogelijk frictie tussen het beschikbare budget en de uitvoering van de Opdracht. Onder frictie wordt mede verstaan dat de benodigde ondersteuning voor nieuwe inwoners niet geleverd kan worden vanwege te weinig beschikbaar budget, te weinig beschikbaar personeel of wanneer onderbesteding van het budget lijkt te ontstaan. In het geval van frictie maken de partijen een analyse van de oorzaken en mogelijke oplossingen om (zoveel als mogelijk) binnen het beschikbare budget te blijven. Een mogelijke oplossing zou kunnen zijn dat de opdrachtgever besluit het budget aan te passen binnen de daarvoor beschikbare budgettaire kaders. Een oplossing kan ook zijn dat de opdrachtnemer de wijze waarop ondersteuning wordt verleend aanpast. Bijvoorbeeld door optimalisatie (OVK juni 2022, p. 7). De vastgestelde budgettering De overeenkomst wordt op 26 januari 2023 vertaald naar een opdrachtbrief, waarin het budget voor 2023 wordt vastgesteld (opdrachtbrief 2023). Het budget voor 2023 ziet er als volgt uit:

(opdrachtbrief 2023, p.1)

| 53 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

De basis voor de bepaling van dit budget is de raming van de verschillende elementen bij het opstellen van de programmabegroting 2023. De opdrachtbrief laat tevens de bijstelling zien van de oorspronkelijke uitnodiging tot inschrijving naar de raming uit de programmabegroting:

(opdrachtbrief 2023, p. 2) Voor de Sociale Wijkteams en Sociale Basis is aangesloten bij het indexatiepercentage van de gemeentebegroting van circa 3,5%. Voor indexatie van de budgetten voor Ambulante Begeleiding, Gezinsbegeleiding en begeleiding Jongvolwassenen, Dagopvang en de Persoonsgebonden budgetten is gebruikgemaakt van de prognose voor de volumegroei in 2023 (peildatum augustus 2022), ook als dit een negatieve prognose is. Daarnaast is rekening gehouden met een prijseffect (opdrachtbrief 2023). Enkele budgetten worden structureel aangepast ten opzichte van de raming uit de programmabegroting: “Onderdeel van de opdracht Gewoon in de Wijk is het bieden van dagbesteding (waardevol werk) voor inwoners die gebruik maken van de Maatschappelijke Opvang. Een budget van € 100.000 hiervoor was opgenomen in de Uitnodiging tot Inschrijving (in tabel hierboven is dit bedrag opgeteld bij de Sociale Basis). Deze € 100.000 was echter per abuis niet meegenomen in de raming voor de programmabegroting van € 33,1 miljoen. In het definitieve budget 2023 is het nu weer toegevoegd aan het bedrag voor de Sociale Basis. Het gaat hier om middelen die vanuit de centrumgemeentefunctie van de gemeente Haarlem worden besteed. De komende jaren zal de Maatschappelijke Opvang, net als het Beschermd Wonen, (waarschijnlijk) ‘doorgedecentraliseerd’ worden.

Dat heeft mogelijk een negatief effect op de hoogte van dit budget” (opdrachtbrief 2023, p. 2). “Na gunning bleek onder het product ‘ambulante begeleiding licht’ feitelijk aan enkele cliënten huishoudelijke ondersteuning geboden te worden. Het bieden van huishoudelijke ondersteuning is geen onderdeel van de opdracht Gewoon in de Wijk. Hiervoor is structureel een bedrag van € 150.000,- aan het budget onttrokken. De Sociale Verzekeringsbank is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het Trekkingsrecht PGB. Bij de Programmabegroting maakt de gemeente Haarlem gebruik van een ‘verdeelsleutel’ om de budgetten per voorziening te ramen. Omdat de persoonsgebonden budgetten voor Ambulante Begeleiding en Dagopvang onderdeel zijn van de opdracht Gewoon in de Wijk en de persoonsgebonden budgetten voor het Beschermd Wonen geen onderdeel zijn van de opdracht Gewoon in de Wijk is een analyse uitgevoerd. Daarbij is gekeken naar

| 54 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

de daadwerkelijke realisatie per product. Dit heeft geleid tot een mutatie van € - 300.000,- voor het element persoonsgebonden budgetten” (opdrachtbrief 2023, p. 3). Ook incidenteel worden enkele budgetten aangepast: “De gemeente Haarlem maakt gebruik van een digitale Sociale Kaart (haarlem.socialekaartnederland.nl). Om de digitale Sociale Kaart in 2023 te continueren is eenmalig een bedrag van € 15.000,- uit het budget voor de Sociale Wijkteams gehaald. In 2023 zal in overleg bepaald worden of en hoe de digitale Sociale Kaart voortgezet wordt. Er is in 2023 voor gekozen om facturatie via de gemeente Haarlem af te handelen, omdat het om een gezamenlijke overeenkomst gaat voor de gemeenten Haarlem en Zandvoort” (opdrachtbrief 2023, p. 3). Daarnaast vinden tevens enkele overige mutaties plaats: “In de Uitnodiging tot Inschrijving (paragraaf 7.1.6.) is opgenomen dat er in binnen het budget 2023 een bedrag van € 200.000,- geoormerkt is voor ‘activiteiten en initiatieven van kleine of middelgrote organisaties in de huidige Sociale Basis’. Voor de besteding van dit geoormerkte bedrag is goedkeuring van de gemeente nodig. Gezien uw contractering van onderaannemers voor 2023 verleen ik u hierbij deze goedkeuring” (opdrachtbrief 2023, p. 4).

Ook voor 2024 en 2025 worden opdrachtbrieven verstrekt, waarin de budgetten voor deze jaren worden vastgesteld (opdrachtbrief 2024; Opdrachtbrief 2025). Het budget voor 2024 wordt als volgt vastgesteld:

| 55 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

(opdrachtbrief 2024, p. 1 en 2) Voor 2025 komt het budget er als volgt uit te zien:

| 56 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

(opdrachtbrief 2025, p. 1 en 2) Monitoring en verantwoording in opzet De gemeente en Buurts hebben afgesproken bij het verzamelen van data en informatie en de interactie en dialoog hierover onderscheid te maken tussen monitoring en verantwoording (Informatienota, 2023). Verantwoordingsinformatie heeft betrekking op de kwaliteit van de ondersteuning, het bereik van en de resultaten voor inwoners, en de ervaren effectiviteit door inwoners. Bij (individuele) ondersteuning van het Sociaal Wijkteam en Aanvullende Ondersteuning wordt ook informatie over instroom en uitstroom geregistreerd; bij de Sociale Basis zou dit ten koste gaan van de laagdrempeligheid. Streefcijfers voor deze kengetallen worden door Buurts opgenomen in een jaarplan. Gemeente en Buurts bespreken de voortgang in een regulier contractoverleg op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Na afloop van ieder jaar legt Buurts verantwoording af over kwaliteit, bereik, resultaten en ervaren effectiviteit in een jaarverslag. De informatie over 2023 kan tevens beschouwd worden als nulmeting. De commissie Samenleving ontvangt de jaarplannen en jaarverslagen ter informatie (Informatienota, 2023). Monitoringsinformatie heeft betrekking op maatschappelijke effecten, trends en ontwikkelingen op stedelijk niveau en opgaven op het niveau van een wijk.

Het betreft veelal effecten en opgaven waarbij Buurts een (belangrijke) rol speelt, maar die niet direct causaal zijn te koppelen aan de inzet van Buurts. Effecten en opgaven worden gerealiseerd door samenwerking tussen inwoners, (keten)partners, Buurts en de gemeente. De gemeente formuleert op stedelijk niveau beleidsdoelen met bijbehorende indicatoren en streefcijfers en monitort deze. De voortgang bespreken gemeente en

| 57 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Buurts op strategisch/bestuurlijk en tactisch niveau. Opgaven op wijkniveau worden door inwoners, organisaties en gemeente samen geformuleerd (Informatienota, 2023). De volgende informatie zal moeten worden opgeleverd: Blok Sociale Basis Welzijn

Wat Bereik (aantal unieke deelnemers per maand, voortzetting huidige tellingen, mits dit geen belemmering vormt voor toegankelijkheid) Ervaren effect

Ervaren kwaliteit

Sociale Basis Jeugd

Bereik (aantal unieke deelnemers per maand) Ervaren effect

Ervaren kwaliteit

Sociale Basis Waardevol Werk

Bereik (aantal unieke deelnemers per maand) Instroom (aantal unieke deelnemers per maand dat voor het eerst gebruik maakt van de voorziening) Uitstroom (aantal unieke deelnemers per maand waarvoor de voorziening wordt beëindigd) Uitstroomkenmerk (reden uitstroom deelnemers:

Hoe Tellen door aanbieders, rapportage aan VanHier Haarlem.

Frequentie Kwartaal

Cliëntervaringsmeting door aanbieders. Vragen over verbetering situatie Haarlemmer. Cliëntervaringsmeting door aanbieders. Vragen over vindbaarheid, toegankelijkheid, bejegening. Aantal klachten2. Tellen door aanbieders, rapportage aan VanHier Haarlem. Cliëntervaringsmeting door aanbieders. Vragen over verbetering situatie Haarlemmer. Cliëntervaringsmeting door aanbieders, bestaand of nieuw. Vragen over vindbaarheid, toegankelijkheid, bejegening. Aantal klachten. Tellen door aanbieders, rapportage aan VanHier Haarlem. Tellen door aanbieders, rapportage aan VanHier Haarlem.

Kwartaal

Tellen door aanbieders, rapportage aan VanHier Haarlem.

Kwartaal

Registratie door aanbieders, rapportage aan VanHier Haarlem.

Kwartaal

Het aantal klachten van inwoners, de aard van deze klachten, de opvolging die hieraan is gegeven en welke conclusies en lessen hieruit getrokken worden. 2

| 58 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

naar werk; andere vormen van participatie, overlijden, verhuizen, zonder resultaat) Ervaren effect

Ervaren kwaliteit

Sociale Basis Community building

Bereik (aantal unieke deelnemers per maand) Aantal matches vrijwilligers en initiatieven (hoeveel vrijwilligers zijn gematcht aan een ondersteuningsvraag; hoeveel nieuwe initiatieven zijn gestart met facilitering VanHier) Ervaren effect

Ervaren kwaliteit

Wijkteams

Wachttijden (aantal dagen tussen melding bij wijkteam en eerste afspraak) Aantal I&A (aantal I&Aactiviteiten)

Instroom (aantal unieke Haarlemmers per maand dat voor het eerst gebruikmaakt van de wijkteams) Uitstroom (aantal unieke Haarlemmers per maand waarvoor de ondersteuning door de wijkteams wordt beëindigd)

| 59 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Kwartaal

Registratie door VanHier Haarlem. Inclusief leefgebied en leeftijd (op termijn). Registratie door VanHier Haarlem. Inclusief leefgebied en leeftijd (op termijn).

Maand

Registratie door VanHier Haarlem. Inclusief leefgebied en leeftijd (op termijn).

Maand

Kwartaal

Maand

Aantal unieke Haarlemmers met actieve ondersteuning per einde van de maand Uitstroomkenmerk (reden uitstroom deelnemers: doelen ondersteuningsplan bereikt, voortijdig op verzoek Haarlemmer, overlijden, verhuizen, anders nl.) Gemiddelde zorgduur (gemiddelde tijd tussen instroom en uitstroom, zowel voor uitgestroomde Haarlemmers als voor Haarlemmers in ondersteuning, met spreiding) Aantal verwijzingen naar maatwerkvoorziening Aanvullende Ondersteuning. Ervaren effect

Ervaren kwaliteit

Aanvullende Ondersteuning (BA en DO)

Wachttijden (aantal dagen tussen toewijzing voorziening en start ondersteuning door aanbieder) Instroom (aantal unieke deelnemers per maand dat voor het eerst gebruik maakt van de voorziening) Uitstroom (aantal unieke deelnemers per maand waarvoor de voorziening wordt beëindigd) Uitstroomkenmerk (reden uitstroom deelnemers: doelen ondersteuningsplan bereikt, voortijdig op verzoek Haarlemmer, overlijden, verhuizen, anders nl.) Gemiddelde zorgduur (gemiddelde tijd tussen instroom en uitstroom,

| 60 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Registratie door VanHier Haarlem. Inclusief leefgebied. Registratie door VanHier Haarlem. Inclusief leefgebied.

Maand

Registratie door VanHier Haarlem. Inclusief leefgebied.

Maand