Bijlage 2 - Nota van bevindingen Keuzes in taakuitvoering

Het takenpakket kan gedurende de looptijd van deze overeenkomst wijzigen. Met betrekking tot het beleid bepaalt de DVO het volgende: 3.1. Opdrachtgever stelt het beleid en de verordeningen ten aanzien van de lokale belastingen vast. Opdrachtnemer wordt tijdens de ambtelijke voorbereiding in de gelegenheid gesteld een reactie te geven op de voorgenomen wijzigingen of vernieuwingen in het beleid of de verordeningen. Opdrachtnemer zal in zijn reactie inzicht verschaffen in de consequenties die de voorgenomen wijzigingen of vernieuwingen hebben voor de uitvoering van de werkzaamheden.

| 85 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

3.2. Opdrachtgever geeft opdrachtnemer de bevoegdheid uitvoeringsregels ten aanzien van de uitvoering van de werkzaamheden vast te stellen. Opdrachtgever wordt tijdens de voorbereiding in de gelegenheid gesteld een reactie te geven op de voorgenomen wijzigingen of vernieuwingen in deze uitvoeringsregels. Opdrachtnemer zal hierbij inzicht verschaffen in de consequenties die de voorgenomen wijzigingen of vernieuwingen hebben voor de uitvoering van de werkzaamheden. 3.3. Opdrachtgever zal opdrachtnemer binnen twee weken na (politieke) besluitvorming ten aanzien van het lokale belastingbeleid en -verordeningen informeren, waarbij opdrachtgever inzicht verschaft in aangebrachte wijzigingen en aangenomen moties en amendementen. Opdrachtnemer zal in zijn reactie inzicht verschaffen in de consequenties die de wijzigingen of vernieuwingen hebben voor de uitvoering van de werkzaamheden. 3.4. Partijen verwerken de relevante wijzigingen of vernieuwingen in de Dienstverleningsovereenkomst. Opdrachtnemer neemt hiertoe het initiatief (DVO 2019). De gemeente heeft het recht om de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem bij de opdrachtnemer te auditen (DVO 2019, art. 5.2). De overeenkomst wordt met ingang van 1 januari 2020 aangegaan voor de duur van de van kracht zijnde 'GR Cocensus 2020'.

Een actueel overzicht van het takenpakket is af te leiden uit de bijlage behorende bij de van kracht zijnde 'GR Cocensus 2020', zo stelt de overeenkomst (DVO 2019, art. 1.3). Overgedragen aan Cocensus

Inclusief kwijtschelding

Onroerendezaakbelastingen

ja

n.v.t.

Roerende woon- en bedrijfsruimtenbelasting

ja

n.v.t.

Toeristenbelasting

ja

n.v.t.

Hondenbelasting

ja

ja

Parkeerbelasting incl. parkeervergunningen

ja

n.v.t.

ja

n.v.t.

Precariobelasting kabels en leidingen

ja

n.v.t.

Reclamebelasting Generaal Cronjéstraat/Julianapark

ja

n.v.t.

Afvalstoffenheffing

ja

ja

Rioolheffing

ja

n.v.t.

Leges, voor zover dit betrekking heeft op titel 1, hoofdstuk 19 (verkeer en vervoer)

ja

ja

Gemeente Haarlem Heffingssoort

Precariobelasting, dit met uitzondering van de navolgende onderdelen van de bij de verordening precariobelasting behorende tarieventabel: 1. Onderdeel A 2. Onderdeel E, voor zover dit betreft de tariefonderdelen E 7.8 tot en met ​ E 9.1; 3. Onderdeel G 4. Onderdeel H

| 86 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

BIZ-heffing Waarderpolder

ja

n.v.t.

BIZ-heffing Generaal Cronjéstraat/Julianapark

ja

n.v.t.

BIZ-heffing Binnenstad

ja

n.v.t.

BIZ-heffing Amsterdamstraat

ja

n.v.t.

(GR Cocensus 2020, bijlage) Daarnaast worden de overgedragen taken nader uitgewerkt in een bijlage behorende bij de dienstverleningsovereenkomst (DVO 2019, art. 1.2). Deze uitwerking heeft mede tot doel te komen tot een afgerond product dat door de gemeente en de belastingplichtige/-schuldige als een kwalitatief goed product wordt ervaren. Een klanttevredenheidsonderzoek zou een licht kunnen werpen of deze doelstelling in voldoende mate wordt behaald. Een dergelijk onderzoek wordt tweejaarlijks door Cocensus gehouden onder de deelnemende gemeenten, niet richting belastingplichtige/ -belastingschuldige (kan door de gemeente geïnitieerd worden door dit bijvoorbeeld op te nemen binnen een Omni-onderzoek c.q. digipanel). Teneinde de hiervoor genoemde doelstelling te kunnen realiseren is het noodzakelijk dat Cocensus de hiervoor benodigde gegevens die bij de gemeente beschikbaar zijn, tijdig en volledig ontvangt. Jaarlijks zal een evaluatie plaatsvinden van realisatie van deze doelstellingen. Indien gewenst kunnen de resultaten met de gemeente worden besproken. De uitwerking van de overgedragen taken, zoals opgenomen in de bijlage van de dienstverleningsovereenkomst, gaan in op het publiekscontact, de WOZ, de heffing, de invordering en de rechtsbescherming. Zo wordt bij het publiekscontact een onderscheid gemaakt tussen algemene voorlichting en specifieke voorlichting.

Algemene voorlichting wordt door de gemeente verstrekt. Onder specifieke voorlichting wordt verstaan de voorlichting over de specifieke belastingaanslag. In eerste lijn zal de gemeente telefonisch/mondeling uitleg geven over de betreffende belastingsoort(en) en daarmee over de opgelegde aanslag(en). In tweede lijn kan de informatieverstrekking door Cocensus worden overgenomen. Hiertoe wordt door de gemeente door middel van het baliescherm een zogenaamde terugbelafspraak gemaakt. Cocensus gaat vervolgens binnen 48 uur tot behandeling c.q. het terugbellen over en zal voor verdere afdoening zorg dragen. Ingeval Cocensus geen contact krijgt met de vraagsteller, dit na minimaal twee pogingen op verschillende tijdstippen en waar mogelijk de voicemail is ingesproken of e-mailcontact is gezocht, is daarmee de terugbelafspraak afgedaan. Dit wordt in het baliescherm geregistreerd (DVO 2019, bijlage, p. 10). Jaarlijks dient aan eigenaren en gebruikers van onroerende zaken binnen de wettelijke termijn een WOZ-beschikking te worden verzonden waarop is vermeld wat de vastgestelde WOZ-waarde voor die onroerende zaak voor dat jaar is. Voor 1 maart dient 95% van de aanslagen te zijn opgelegd en voor 1 juli dient 99% van het belastingjaar+1 te zijn afgerond (DVO 2019, bijlage, p. 12).

Jaarlijks wordt de gemeente, indien gewenst, geïnformeerd over het aantal te honoreren bezwaarschriften door middel van een overzicht waarin nadere informatie is opgenomen, bijvoorbeeld de verdeling van de afgedane bezwaarschriften naar handhavers en verminderingen (in aantallen en %) en vervolgens de vermindering weer uitsplitsen naar effecten grondslag c.q. aanslagbedrag. Opgemerkt wordt dat bij verminderingen er niet altijd sprake is van een foutieve aanslag, dit kan bijvoorbeeld ook veroorzaakt worden door middel van een vermindering als gevolg van een verhuizing bij een heffing naar tijdsgelang. Voor een aantal heffingen waarbij Cocensus de heffingsgegevens vanuit de gemeente ontvangt zoals bijvoorbeeld de bouwleges, geldt dat door Cocensus aanslagen worden verzonden. De te honoreren bezwaarschriften voor deze heffingssoort is daarmee niet aan Cocensus toe te rekenen (DVO 2019, bijlage, p. 13).

| 87 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Invordering vindt plaats middels drie processen: inning, dwanginvordering en kwijtschelding. Met betrekking tot de inning zal Cocensus binnen 5 werkdagen na de valutadatum de betaalde belastingschulden verwerken in de debiteurenadministratie en zal Cocensus maandelijks het overzicht verzorgen ten behoeve van de doorboeking naar de daarvoor opgegeven grootboekrekeningen. De gemeente wenst maandelijks aansluiting tussen de gemeentelijke administratie en die van Cocensus. Binnen de periodieke voortgangsrapportages zal met betrekking tot dwanginvordering een nadere verklaring opgenomen worden van het nog openstaande saldo (bijvoorbeeld nog openstaande incassotermijnen of nadere invorderingsactie zoals aanmaning of dwangbevel). Een maand na de vervaldatum dienen aanmaningen te worden verzonden, terwijl een maand na de dagtekening van die aanmaningen dwangbevelen uitgevaardigd moeten worden. Dit zal uiteraard nog niet gaan plaatsvinden in die gevallen waar (nog) sprake is van o.a. af te handelen kwijtscheldingsverzoeken, lopende uitstel- en betalingsregelingen, behandeling van bezwaarschriften tegen de in rekening gebrachte kosten en/of rente en lopende buitenlandse incassoregelingen (DVO 2019, bijlage, p. 15). Bij het beoordelen van kwijtscheldingsverzoeken wordt een kwijtscheldingsnorm gehanteerd voor de kosten van 100% op het toepasselijke sociale minimum (bijstandsnorm).

Voor mensen die in het voorgaande belastingjaar in aanmerking zijn gekomen voor gehele kwijtschelding is het veelal niet meer nodig om de gehele kwijtscheldingsprocedure te doorlopen. Ingaande 2016 is het tevens mogelijk om maandelijks nieuw ingekomen verzoeken ook ter toetsing aan het Inlichtingenbureau aan te bieden. Van deze mogelijkheid maakt Cocensus gebruik. Van de feitelijk ontvangen verzoeken voor welke na de toets vanuit het Inlichtingenbureau een negatief advies is uitgebracht, zal na opvraag van aanvullende informatie zowel een vermogenstoets als een inkomenstoets nogmaals gedaan moeten worden (DVO 2019, bijlage, p. 16). WOZ-bezwaarschriften die niet in de laatste 6 weken van een kalenderjaar zijn ingediend moeten met toepassing van artikel 30, negende lid, van de Wet WOZ worden afgedaan binnen het kalenderjaar. WOZ-bezwaren die wel in de laatste 6 weken van een kalenderjaar zijn ingediend, moeten binnen 6 weken worden afgedaan. Heffingsbezwaarschriften die niet in de laatste 6 weken van een kalenderjaar zijn ingediend, moeten met toepassing van artikel 236, tweede lid, van de Gemeentewet worden afgedaan binnen het kalenderjaar. Heffingsbezwaren die wel in de laatste 6 weken van een kalenderjaar zijn ingediend, moeten binnen 6 weken worden afgedaan. Heffingsbezwaarschriften: ●​ 50% wordt afgehandeld binnen drie maanden na binnenkomst.

●​ 75% wordt afgehandeld binnen zes maanden na binnenkomst. ●​ 100% wordt afgehandeld per 31 december van datzelfde belastingjaar. Dit met uitzondering van de bezwaarschriften die in de laatste 6 weken van het kalenderjaar zijn ingediend. Een dergelijk bezwaarbeleid is tevens een teken van klantgericht werken. De eenvoudige bezwaren kunnen dan binnen een zeer korte termijn worden afgedaan. Het is voor de belastingplichtige en belastingschuldige van groot belang dat deze op zo kort mogelijke termijn weet waar deze aan toe is. De belanghebbende heeft er dus baat bij dat zijn bezwaar op zo kort mogelijke termijn wordt afgehandeld. Heffingsbezwaren waarvoor een advies van de gemeente nodig is, kunnen binnen 3 maanden worden afgedaan in geval de gemeente binnen de daarvoor conform de Awb geldende adviestermijn van 6 weken aan Cocensus het gevraagde advies verstrekt (DVO 2019, bijlage, p. 17).

| 88 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Met betrekking tot de informatievoorziening richting de gemeente, wordt in de bijlage behorende bij de dienstverleningsovereenkomst het volgende bepaald. Naast de verzoeken vanuit de deelnemende gemeenten, levert Cocensus standaard de navolgende specifieke producten. ●​ Informatie ten behoeve van de KCC's: Aan de hand van de door de gemeente vastgestelde belastingverordeningen levert Cocensus in februari een bijgewerkt script met vragen en antwoorden ten behoeve van de beantwoording door de medewerkers van het gemeentelijke KCC van (telefonisch) gestelde belastingvragen. ●​ Belastingwebsite: Cocensus zorgt voor een actuele belastingwebsite waarop de gemeentelijke belastinginformatie van het huidige belastingjaar is te raadplegen en diverse digitale diensten worden aangeboden. ●​ Jaarstukken: Voor 1 april levert Cocensus het verslag van bevindingen van de accountant gericht op de controle op de belastingverantwoording huidig jaar -1. Daarnaast levert Cocensus gelijktijdig de jaarrekening en het daarop gerichte accountantsverslag gericht op de controle van de jaarrekening huidig jaar -1. ●​ Kadernota en begroting: Voor 1 januari levert Cocensus het concept van de kadernota waarin de financiële en beleidsmatige uitgangspunten, gericht op de begroting huidig jaar +1. De gemeenteraad kan voor 1 maart haar zienswijze op de kadernota geven.

Voor 1 april stelt het Algemeen Bestuur van Cocensus de kadernota vast en levert Cocensus de begroting huidig jaar +1 en het meerjarenperspectief van de daaropvolgende vier jaren. Na vaststelling door het Dagelijks Bestuur wordt dit concept aan de colleges van B&W aangeboden met het verzoek deze aan de gemeenteraad voor te leggen en daarmee de mogelijkheid te bieden hun zienswijze af te geven. De begroting huidig jaar +1 wordt vervolgens voor 1 juli door het Algemeen Bestuur van Cocensus vastgesteld. ●​ Kostentoerekening: In verband met de voor een aantal heffingssoorten vereiste jaarlijkse kostentoerekening, levert Cocensus bij de conceptbegroting een berekening aan van de vanuit Cocensus mee te rekenen (perceptie)kosten. Bij deze berekening worden de vanuit Cocensus door te belasten kosten toebedeeld aan de door de gemeente gevoerde heffingssoorten; dit in verhouding met de voor deze heffingssoorten begrote opbrengsten. ●​ Journalisering: Maandelijks worden de resultaten van de financiële maandafsluiting door middel van journaaloverzichten aan de gemeente verstrekt. ●​ Voortgangsrapportages en kengetallen: Ten behoeve van de opdrachtgevers levert Cocensus een standaard voortgangsrapportage, dit naar de stand van 1 april, 1 juli en 31 december.

In deze rapportage, te leveren binnen een maand na de peildatum, is informatie opgenomen gericht op de voortgang van de primaire processen. Gelijktijdig worden de geactualiseerde kengetallen geleverd. ●​ Bestuursrapportages: Ten behoeve van de bestuurders levert Cocensus binnen een maand na afloop van de maanden mei en juli een bestuursrapportage met samengevoegde informatie gericht op de opbrengstrealisatie, bezwaar en beroep, kwijtschelding, invordering, communicatie, personeelszaken en financiën. De derde bestuursrapportage maakt onderdeel uit van het jaarverslag. ●​ Concept belastingverordeningen: Voor 1 september levert Cocensus de concept verordeningen huidig jaar +1 voor de heffingssoorten die door Cocensus verzorgd worden. ●​ Ontwikkeling WOZ-waarde: Voor 15 oktober levert Cocensus de prognose van de waardeontwikkeling WOZ, gesplitst naar woningen en niet-woningen. Bij deze prognose wordt het waardeverschil mede uitgedrukt in een vergelijkingspercentage ten opzichte van het voorgaande jaar. Teneinde deze vergelijking te kunnen

| 89 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

maken, wordt het effect van areaaluitbreiding nieuw jaar buiten beschouwing gelaten. Op basis van deze waardeontwikkeling en de door de gemeente verstrekte begrotingscijfers voor de OZB, levert Cocensus een berekening voor de nieuw vast te stellen OZB-tarieven. ●​ Gegevens voor de gemeentelijke accountant: Cocensus levert op verzoek van de gemeente binnen twee weken na aanvraag, gegevens in het kader van de gemeentelijke accountantscontrole, voor zover het gegevens betreft die niet al door de accountant van Cocensus zijn opgevraagd en gecontroleerd, respectievelijk het gegevens betreft die door Cocensus geleverd mogen worden. De gemeentelijke accountant kan, indien gewenst, deze gegevens opvragen bij de accountant van Cocensus (DVO 2019, bijlage, p. 20 en 21). Uitvoering inhoudelijk en financieel 2021 In de kadernota 2021 worden voor de gemeente de volgende taken opgevoerd:

(kadernota 2021, p. 6)

| 90 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

De twee belangrijkste risico’s die in de risicoparagraaf van de begroting 2021 gemeld worden betreffen de herhuisvesting van Cocensus en de kwetsbaarheid van de organisatie op het gebied van technisch beheer van ICT (raadsstuk ontwerpbegroting 2021 Cocensus). In 2019 zijn via een Europese aanbesteding de technische infrastructuur en het technisch beheer uitbesteed en worden de diensten afgenomen As a Service. Dit vermindert de kwetsbaarheid en zal in de toekomst leiden tot een besparing omdat nieuwe investeringen in ICT, als het gaat om servers en netwerken, niet meer aan de orde zullen zijn, er ook geen structureel beroep zal worden gedaan op externe inhuur. In het eerste kwartaal van 2021 zou Cocensus naar verwachting de nieuwe huisvesting betrekken. Vanuit het Dagelijks Bestuur is als uitgangspunt meegegeven dat het pand in optimale zin moet voldoen aan criteria met betrekking tot duurzaamheid. Dit uitgangspunt is meegegeven aan architect en hoofdaannemer (raadsstuk ontwerpbegroting 2021 Cocensus). In 2021 is Cocensus in het nieuwe pand getrokken in Heemskerk. De formatie van Cocensus is voor 2021 vastgesteld op 126,39 fte, de daadwerkelijke bezetting is in 2021 121,57 fte. Het ziekteverzuim is ook in 2021 verder gedaald. In 2020 bedroeg het percentage nog 5,2. 2021 is afgesloten met een gemiddeld percentage van 4,5.

De daling komt waarschijnlijk doordat medewerkers in 2021 vrijwel het hele jaar thuis hebben gewerkt (jaarstukken 2021, p. 24). Een start is gemaakt om het proces van waarderen van woningen te verbeteren. Cocensus heeft in 2020 in verband met de coronacrisis het initiatief genomen richting de opdrachtgevers om een eenduidige werkwijze voor te stellen, waarbij onderscheid is gemaakt tussen natuurlijke en niet natuurlijke personen (ondernemers). In eerste instantie is de invordering van gemeentelijke belastingen tijdelijk stopgezet, maar in de tweede helft van het jaar 2020 is dit proces weer gefaseerd opgestart. In deze periode zijn de ondernemers benaderd om met Cocensus contact op te nemen indien er betalingsproblematiek aan de orde was. Deze werkwijze is zeer op prijs gesteld en in voorkomende gevallen zijn er individuele afspraken gemaakt (betalingsregelingen op maat). Deze werkwijze is in 2021 gecontinueerd. Uiteindelijk is het reguliere invorderingsproces weer van kracht geworden, waarbij een oproep is gedaan aan de cliënten om zich te melden als er betalingsproblematiek van toepassing is. Ook is er in overleg met een aantal opdrachtgevers afgesproken om ook in 2021 bepaalde heffingen voorlopig of helemaal niet op te leggen, denk hierbij aan o.a. precariorechten en toeristenbelasting (jaarstukken 2021, p. 6).

In 2020 is het proces van de kwijtschelding verder geoptimaliseerd, waarbij ieder verzoek om kwijtschelding ter toetsing aan het Inlichtingenbureau wordt aangeboden. In 2021 is gebruikgemaakt van de mogelijkheid om iedere 14 dagen een bestand ter toetsing aan te bieden en wordt onderzocht of de frequentie verder verhoogd kan worden, waarbij zelfs gedacht wordt aan “realtime” toetsing. In januari 2021 heeft de Stichting Accessibility de toegankelijkheid van de Cocensus-website en de belastingwebsites van de gemeenten getoetst. Hieruit is gebleken dat deze websites nog niet volledig aan de toegankelijkheidseisen voldoen. Cocensus heeft de controleresultaten ontvangen en heeft de meeste geconstateerde tekortkomingen opgelost. Het merendeel van de tekortkomingen hebben betrekking op de opgenomen Pdf-bestanden. Deze zijn voor mensen met een visuele beperking die gebruikmaken van voorleessoftware, niet goed leesbaar (jaarstukken 2021, p. 7). Naast het verkrijgen van informatie via de website is het mogelijk om via het KCC van de gemeente of via het KCC Cocensus (voor Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo) nog individueel informatie te krijgen. Mocht de vraag voor het KCC te specifiek zijn, dan wordt de vraag naar de betreffende afdeling binnen Cocensus doorgezet. Dit vindt digitaal plaats door middel van het gebruik van het zogenaamde 'baliescherm'.

Cocensus verzorgt de verdere afhandeling van deze vraagpunten. In de

| 91 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

periode januari-december 2021 zijn in totaal 10.939 vragen via het baliescherm bij Cocensus ingekomen, 1.292 voor de afdeling Gegevensbeheer, 3.140 voor de afdeling Heffing & Bezwaar, 2.681 voor de afdeling Invordering en 3.826 voor de afdeling WOZ. Het aantal bij de afdeling Heffingen en Bezwaar, Invordering en KCC inkomende gesprekken bedroeg respectievelijk 8.478, 32.336 en 6.580. Het aantal uitgaande gesprekken, voornamelijk terugbelafspraken, bedroeg respectievelijk 7.671 en 6.923. Het KCC voert geen uitgaande gesprekken. In totaal werden 61.988 gesprekken gevoerd. (jaarstukken 2021, p. 16 en 17). De te realiseren belastingopbrengst stijgt in 2021 met 5,7% t.o.v. van 2020 naar netto ruim € 461 miljoen (jaarstukken 2021, p. 8). De netto-realisatie blijft hier op achter. Onder netto-realisatie wordt verstaan het resultaat van aanslagoplegging minus verleende verminderingen. Per 31 december beloopt de netto-realisatie voor het belastingjaar 2021 94,9% van de voor dat belastingjaar begrote opbrengst. Hierbij wordt opgemerkt dat een aantal heffingssoorten nog niet op aanslag gebracht zijn (bijvoorbeeld precariobelasting kabels en leidingen, forensenbelasting en de toeristenbelasting) omdat de heffingsgrondslagen van deze heffingssoorten pas in de loop van het belastingjaar beschikbaar komen of zelfs pas na het verloop van het belastingjaar.

Ook zijn er heffingen waarbij de opbrengstrealisatie op basis van maandelijkse (gemeentelijke) input gerealiseerd kan worden, zoals bijvoorbeeld de naheffingsaanslagen parkeerbelasting en leges. Derhalve is het verklaarbaar dat per 31 december de opbrengstrealisatie nog niet 100% is (jaarstukken 2021, p. 8). In de tweede bestuursrapportage (peildatum 1 juli) wordt de totale belastingopbrengst geraamd op € 466 miljoen. Per 1 juli is de netto-realisatie daarvan € 383 miljoen (82% van de begrote opbrengst) ​ (2e bestuursrapportage 2021, p. 4). In totaal worden 18.834 bezwaarschriften ontvangen. Op 3,9% van de aanslagbiljetten volgt een bezwaarschrift. Daarbij valt op dat in het belastingjaar 2021 het aantal ontvangen WOZ-bezwaren ten opzichte van belastingjaar 2020 is afgenomen met 1.397 bezwaarschriften, een daling van ruim 11%. Tegelijkertijd is de trend dat steeds meer bezwaren worden ingediend door zogenaamde No Cure No Pay-bureaus. Deze bezwaren zijn juist vanwege het verdienmodel vele malen intensiever wat betreft de behandeling, waardoor de hoeveelheid werk toch is toegenomen. Van de 11.037 ingekomen WOZ-bezwaren zijn er ultimo 2021 8.858 afgedaan (80%) (jaarstukken 2021, p. 9 en 10). Per 1 juli bedraagt dit percentage 11% (2e Bestuursrapportage 2021, p. 5). Per 31 december is 88% van de heffingsbezwaren (inclusief parkeerbelastingbezwaren) afgedaan.

Voor de jaren 2019 en 2020 is van de WOZ-bezwaren per 31 december 2021 99,9% respectievelijk 99,3% afgedaan. Met betrekking tot de afgedane bezwaarschriften over het belastingjaar 2021 is in 54% van de uitspraken besloten tot handhaving van de aanslag. Daarmee is in 46% van de uitspraken besloten tot het verlenen van (gedeeltelijke) vermindering. Bij 0,8% van de bezwaarschriften volgt een beroepsprocedure. In 74% van de beroepsprocedures gaat het om een beroep op uitspraak bezwaarschrift WOZ (jaarstukken 2021, p. 11). Op een totaal van 481.863 aanslagbiljetten zijn voor het jaar 2021 23.005 kwijtscheldingsverzoeken binnengekomen (4,8%). De verzoeken om kwijtschelding voor het belastingjaar 2021 zijn 31 december 2021 97,2% afgedaan. De geautomatiseerde verleende kwijtschelding is uiteraard volledig afgedaan. Samen komt dit uit op 98,4%. Voor de belastingjaren 2019 en 2020 is 97,3% respectievelijk 97,5% van het totaal aan verzoeken afgedaan. Van de afgehandelde kwijtschelding voor het belastingjaar 2021 is 68,8% toegekend. Wanneer rekening gehouden wordt met het feit dat de geautomatiseerde kwijtschelding voor 100% wordt toegekend, betekent dit dat 42% van de verzoeken wordt toegekend (jaarstukken 2021, p. 14).

| 92 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

In de periode januari-december 2021 zijn in totaal 2.226.209 ontvangsten verwerkt waarvan 1.938.112 automatische incasso-opdrachten. Blijft (volledige) betaling uit, dan volgt na het verstrijken van de betaaltermijn een aanmaning. Gedurende het kalenderjaar 2021 zijn er ter invordering van belastingjaar 2021 43.898 aanmaningen verzonden. Voor de aanmaning geldt een betaaltermijn van 14 dagen. Het merendeel van de aanmaningen is in mei verzonden. Blijft na de aanmaningsfase de (volledige) betaling uit, dan volgt een dwangbevel. Gedurende het kalenderjaar 2021 zijn ter invordering van belastingjaar 2021 16.341 dwangbevelen verzonden. Bij zowel het verzorgen van de aanmaning als van het dwangbevel worden kosten in rekening gebracht. Voor de belastingjaren 2019 tot en met 2021 is van de netto in te vorderen bedragen per 31 december 2021 respectievelijk 99,2%, 98,4% en 92,1% ingevorderd (jaarstukken 2021, p. 15). De eerste voortgangsrapportage voor Haarlem laat zien, dat in totaal € 98.251.000 aan belastingopbrengsten gerealiseerd gaat worden (begroot € 98.100.000). Per belastingsoort kunnen echter wel over- of onderschrijdingen aan de orde zijn. Zo blijven de opbrengsten uit afvalstoffenheffing wat achter: “De toename van de begrote opbrengst in 2021 wordt niet volledig gedekt door de hogere tarieven die voor 2021 zijn vastgesteld. Op dit moment is € 26.105.000 gerealiseerd.

De verwachting is dat daar nog € 120.000 bij komt. Dat resulteert in een onderschrijding van de begroting met € 99.000” (1e Voortgangsrapportage 2021, p. 3). In de 2e voortgangsrapportage zijn de begrote belastingopbrengsten bijgesteld naar € 97.627.000 en men verwacht nu een realisatie van € 97.993.000 (2e Voorgangsrapportage 2021, p. 2). De prognose van de realisatie wordt bijgesteld als gevolg van een actualisatie van verminderingen uit bezwaar en leegstand. De derde voortgangsrapportage gaat uit van een begrote belastingopbrengst van in totaal € 97.632.000. Naar verwachting wordt € 98.239.000 aan belastingopbrengsten gerealiseerd (3e Voortgangsrapportage 2021, p. 2). Nu vallen de opbrengsten voor de afvalstoffenheffing mee: “Voor de afvalstoffenheffing zijn er naar aanleiding van leegstandscontroles nieuwe belastingplichtigen opgevoerd. De prognose wordt ten opzichte van de vorige rapportage naar boven bijgesteld met € 118.000, wat resulteert in een overschrijding van de begroting met € 19.000” (3e Voortgangsrapportage 2021, p. 3). Voor Haarlem worden de heffingsbezwaren (exclusief parkeerbelasting) als eerste afgehandeld, conform de afspraken in de DVO. Op peildatum 1 april is 69% van de heffingsbezwaren afgehandeld. Daartegenover staat dat van de 1.689 WOZ-bezwaren, er 22 zijn afgedaan (1%) (1e Voortgangsrapportage 2021, p. 5).

Per peildatum 1 juli is 14% van de WOZ-bezwaren afgedaan (2e Voortgangsrapportage 2021, p. 5). Op peildatum 31 december is 86% van de WOZ-bezwaarschriften afgedaan. De heffingsbezwaren (exclusief parkeerbelasting) zijn voor 95% afgedaan (3e Voortgangsrapportage 2021, p. 7). Ingaande oktober 2021 heeft de gemeente Haarlem een nieuwe scanoplossing ingezet voor de handhaving van het betaald parkeren op straat. Dit heeft tot gevolg dat het aantal naheffingsaanslagen en bezwaarschriften sterk zal toenemen. Deze uitbreiding van werkzaamheden zorgt voor een verhoging van de overige baten voor Cocensus met € 295.000 (begroting 2024, p. 5). Op peildatum 1 april zijn voor Haarlem 21% van de kwijtscheldingsverzoeken afgedaan (geautomatiseerd 100%). Per 1 juli is dit percentage gestegen naar 66%. Per peildatum 31 december is 97% afgedaan (1e, 2e en 3e Voortgangsrapportage 2021). Op peildatum 1 juli is voor Haarlem van het netto in te vorderen bedrag 72,2% ontvangen. Voor de aanslagen 2021 zonder automatische incasso die eind februari zijn opgelegd is de vervaldatum (30 april) gepasseerd. Begin juni zijn de aanmaningen verzonden, dit betreft voor de gemeente Haarlem een openstaand saldo van € 4.275.417. In het geval dat na de aanmaning niet tot (volledige) betaling is overgegaan, zijn aansluitend begin juli de dwangbevelen verzonden, dit voor een openstaand saldo

| 93 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

van € 1.251.878 (2e Voortgangsrapportage 2021, p. 7). Per peildatum 31 december is 97,5% van het netto in te vorderen bedrag ontvangen (3e Voortgangsrapportage 2021, p. 9). Voor het begrotingsjaar 2021 is voor de bijdragen aan de gemeenschappelijke regeling een gewogen percentage vastgesteld van 2,1%. Dit percentage is opgebouwd uit een verwachte loonkostenstijging van 2,4% en een materiële kostenstijging van 1,5% (kadernota 2021, p. 11). Het bestuur heeft vastgesteld dat in feite de deelnemende gemeenten garant staan en derhalve een achtervangfunctie hebben indien de GR geconfronteerd wordt met onverwachte, niet te beïnvloeden kostenposten. Dat betekent dat de GR niet op voorhand hoeft te worden voorzien van een weerstandsvermogen. De GR kent een strak begrotingsregime, inclusief efficiencytaakstellingen. Dat betekent dat het realiseren van de begroting op zich al een succes is en er geen ruimte is voor het vooraf ramen van dotaties aan de reserve. Mochten er overschotten ontstaan in de jaarrekening, dan is afgesproken dat de GR deze overschotten mag toevoegen aan de reserve tot een gemaximeerd bedrag van € 250.000. Ultimo 2018 bedroeg de Algemene Reserve van Cocensus € 205.491. De totale gemeentelijke bijdrage voor 2021 wordt in de kadernota berekend op € 14.760.200 (kadernota 2021, p. 11).

Cocensus biedt voor 2021 een sluitende begroting aan die gebaseerd is op de eerder vastgestelde kadernota 2021. Voor de jaren na 2021 wordt zelfs een bescheiden batig saldo voorzien (raadsstuk ontwerpbegroting 2021 Cocensus). De gemeentelijke baten worden in de primaire begroting geraamd op € 14.752.800 (jaarstukken 2021, p. 35). De exploitatie van Cocensus over 2021 sluit af met een overschot van € 553.928. Dit overschot wordt enerzijds veroorzaakt door lager uitvallende personeelslasten vanwege niet vervulde vacatureruimte Anderzijds hebben covidmaatregelen en lockdowns hier ook een belangrijk aandeel in gehad. Daarnaast zijn er hogere opbrengsten geweest vanwege extra werkzaamheden die verricht zijn zoals bijvoorbeeld de implementatie van de Diftar voor de gemeenten Heiloo, Uitgeest, Castricum en Wormerland (jaarstukken 2021, p. 3). De totale lasten bedragen in 2021 € 14.861.400 (primaire begroting bedraagt € 15.137.800). De baten bedragen in 2021 € 15.415.329 (primaire begroting bedraagt € 15.137.800) (jaarstukken 2021, p. 35). De stand van het weerstandsvermogen (Algemene Reserve) bedraagt ultimo 2021 € 250.000, hetgeen tevens het maximum is (jaarstukken 2021, p. 31). Dit saldo staat overigens los van het rekeningresultaat (jaarstukken 2021, p. 40).

De gemeentelijke bijdrage van Haarlem voor 2021 is in de ontwerpbegroting begroot op afgerond ​ € 3.051.000 (€ 2.988.000 in 2020) (raadsstuk ontwerpbegroting 2021 Cocensus). Haarlem levert in 2021 een bijdrage van € 3.050.800, hetgeen overeenkomt met de primaire begroting en de daaropvolgende begrotingswijzigingen (jaarstukken 2021, p. 35). Om de bijdragen van de deelnemers te kunnen toerekenen aan de verschillende heffingen is de volgende methodiek gehanteerd. De totale WOZ-kosten, die aanwijsbaar aan de OZB zijn toe te rekenen, zijn verdeeld naar de opbrengst van de OZB in de totale opbrengsten van de OZB. De overige resterende kosten (van de bijdrage) zijn vervolgens ook verdeeld naar de relatieve opbrengsten van de verschillende heffingen. Deze toegepaste berekeningswijze is ter toetsing voorgelegd aan specialisten van X en is als een geaccepteerde rekenmethode onderschreven (jaarstukken 2021, p. 55). Voor Haarlem werkt deze systematiek als volgt uit:

| 94 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

(jaarstukken 2021, p. 55) Deze grondslag voor de toerekening van de perceptiekosten wordt nadien niet meer gewijzigd (ambtelijke reactie, 9 april 2025). 2022 Het takenpakket dat door Cocensus wordt uitgevoerd voor de gemeente blijft voor 2022 ongewijzigd ten opzichte van 2021 (kadernota 2022, p. 5). In de kadernota 2022 worden besparingen op huisvesting, maar ook op andere onderdelen van de bedrijfsvoering aangekondigd, zoals op het gebied van gegevensbeheer, klantencontact en handhaving (kadernota 2022, p. 6). De kadernota beschrijft tevens enkele risico’s, bijvoorbeeld op het gebied van bezwaar en beroep: “We zien forse een toename van het aantal bezwaren dat is ingediend door de zogenaamde No Cure No Pay-bureaus. Van de 2,5% ingediende bezwaren is meer dan de helft afkomstig van deze bureaus. Deze bureaus springen in op de wet WOZ, die zodanig is ingericht dat een taxatiewaarde wordt gezien als een exacte waarde. De rechterlijke macht kan hier in meegaan in beroepsprocedures. Kort samengevat: met een verkregen doorlopende machtiging maken de bureaus bezwaar en gaan vervolgens in beroep” (kadernota 2022, p. 8). De vastgestelde formatie is voor het jaar 2022 132,59 fte. Voor het jaar 2022 valt op dat het aantal ontvangen WOZ-bezwaren ten opzichte van belastingjaar 2021 is afgenomen met 1.390 bezwaarschriften, een daling van ruim 12,6%.

Tegelijkertijd is de trend dat steeds meer bezwaren worden ingediend door zogenaamde No Cure No Pay-bureaus. In totaal werden 4.869 WOZ-bezwaren ingediend door deze No Cure No Pay-bureaus. Dit aantal staat gelijk aan 51,8% van het totaal aantal WOZ-bezwaren. Deze bezwaren zijn juist vanwege het verdienmodel vele malen intensiever wat betreft de behandeling, waardoor de hoeveelheid werk toch is toegenomen (jaarstukken 2022, p. 8). De jaarstukken 2022 presenteren een risicoanalyse, waarbij de geïnventariseerde risico’s worden voorzien van een inschatting van de kans en de impact. Deze analyse wordt vervolgens afgezet tegen het beschikbare weerstandsvermogen van € 250.000.

| 95 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

De weerstandsratio komt daarmee op 0,5 (uitgaande van een weerstandscapaciteit van € 250.000), hetgeen kan worden gekwalificeerd als ruim onvoldoende (jaarstukken 2022, p. 31). Voor Haarlem kunnen de volgende gegevens worden gepresenteerd: Van de begrote belastingopbrengsten van € 94.262.000 is per peildatum 1 april € 89.157.000 opgelegd (1e Voortgangsrapportage 2022, p. 2). Per 1 juli is € 90.600.000 opgelegd ​ (2e Voortgangsrapportage 2022, p. 2). Per 31 december is € 93.658.000 opgelegd ​ (3e Voortgangsrapportage 2022, p. 2). Het aantal WOZ- bezwaren is per 1 april ten opzichte van vorig jaar met 30,5 % gestegen. ​ Per 31 december is het aantal WOZ- bezwaren toegenomen met 8,6% ten opzichte van het jaar 2021 (1e en 3e Voortgangsrapportage 2022). “Conform de afspraken in de DVO worden de heffingsbezwaren als eerste afgehandeld en moet 50% van de bezwaren binnen drie maanden zijn afgedaan. Inmiddels is per 1 april 71% van de heffingsbezwaren afgehandeld en wordt deze afspraak dus ruimschoots behaald. Alle bezwaarschriften zullen worden afgehandeld binnen de wettelijk gestelde termijn” (1e Voortgangsrapportage 2022, p. 6). Per 1 juli is 86% van de heffingsbezwaren afgehandeld en 35% van de WOZ- bezwaren (2e Voortgangsrapportage 2022, p. 4). Per 31 december is 97% van de heffingsbezwaren afgedaan en is 90% van de WOZ-bezwaren afgedaan (3e Voortgangsrapportage 2022, p. 5).

Van de verzoeken tot kwijtschelding is per 1 april 13% afgedaan (1e Voortgangsrapportage 2022, p. 7). Per 1 juli is 57% afgedaan (2e Voortgangsrapportage 2022, p. 5). Per 31 december is 96% van de verzoeken afgedaan (3e Voortgangsrapportage 2022, p. 6). Begin juni zijn aanmaningen verzonden voor een openstaand saldo van € 6.665.852. Aansluitend zijn begin juli dwangbevelen verzonden voor een openstaand saldo van € 1.810.606. 74% van het netto in te vorderen bedrag is per 1 juli ingevorderd (2e Voortgangsrapportage 2022, p. 5). Per 31 december is 97% van het netto in te vorderen bedrag gerealiseerd (3e Voortgangsrapportage 2022, p. 6). Voor het begrotingsjaar 2022 is in de kadernota voor de bijdragen aan de gemeenschappelijke regeling een gewogen percentage vastgesteld van 1,5%. Dit percentage is opgebouwd uit een verwachte loonkostenstijging 1,5% en een materiële kostenstijging van 1,5% (kadernota 2022, ​ p. 12). De gemeentelijke bijdrage wordt vastgesteld op € 14.974.100 (kadernota 2022, p. 12). De besparingen die in de kadernota worden aangekondigd, worden financieel vertaald naar de begroting 2022. In de begroting 2022 alsmede in de meerjarenbegroting is een structurele verlaging van de gemeentelijke bijdragen verwerkt van nagenoeg 3%.

Daarvan is 2% toe te schrijven als besparing op de huisvestingslasten en 1% aan de afronding van het project omzetting naar vierkante meters (begroting 2022, p. 3). In de begroting 2022 wordt uitgegaan van een indexering van 1,334%. De totale gemeente bijdragen worden begroot op € 14.519.000 en de totale baten op € 14.910.000.

| 96 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

De totale lasten worden op hetzelfde bedrag begroot, zodat een sluitende begroting wordt gepresenteerd. De jaarstukken 2022 presenteren een totale bijdrage van de gemeenten van € 14.728.800. De totale lasten bedragen € 15.174.692. Het jaar sluit af met een positief resultaat van € 489.745 (jaarstukken 2022, p. 38). De bijdrage van de gemeente Haarlem wordt voor 2022 begroot op € 3.002.500 (begroting 2022, ​ p. 3). Dit bedrag is gebaseerd op een percentage van de perceptiekosten van 2,14% (begroting 2022, p. 22). De uiteindelijke bijdrage van de gemeente komt voor 2022 uit op € 3.038.200 (jaarstukken 2022, p. 39). 2023 Ook voor 2023 wijzigt het takenpakket dat Cocensus voor de gemeente uitvoert, niet (kadernota 2023, p. 5). Naar aanleiding van de goede ervaringen met het verzorgen van KCC-activiteiten voor Bergen NH, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Hillegom heeft het Dagelijks Bestuur van Cocensus ingestemd om voor alle deelnemende gemeenten de front-office en dus het KCC belastingen uit te laten voeren met ingang van 1 januari 2023. Het belangrijkste argument voor onderbrengen van de KCC-activiteiten bij Cocensus is een snellere en directere dienstverlening aan de burgers (jaarstukken 2022, p. 5).

Het raadsstuk behorende bij de kadernota 2023 merkt in dit verband het volgende op: “De dienstverlening aan de burgers en bedrijven is echter nog zodanig ingericht dat de gemeente (het Klant Contact Centrum (KCC)) het eerste aanspreekpunt is. Als deze belastingvragen niet kunnen beantwoorden (wat ten tijde van het versturen van de aanslagen veel voorkomt) wordt er een terugbelverzoek doorgezet naar Cocensus. Dit wordt steeds minder als klantgericht ervaren. Inmiddels hebben al 5 gemeenten besloten hun KCC-activiteiten voor wat betreft belastingen bij Cocensus over te brengen. Burgers en bedrijven kunnen dan met hun vragen direct bij Cocensus terecht. Telefoontjes naar de bron, met een mogelijk interne doorschakeling naar een deskundige, waarbij de burger of het bedrijf direct antwoord krijgt, is meer klantgericht en efficiënt. Daarom heeft het Dagelijks Bestuur van Cocensus besloten een voorstel voor te bereiden dit voor alle deelnemende gemeenten mogelijk te maken. Met de financiële aspecten is hiermee vanaf 2023 rekening gehouden” (raadsstuk kadernota 2023). Ook op andere terreinen worden voor het jaar 2023 ambities geformuleerd: Naast de gerealiseerde besparingen op het gebied van huisvestingslasten wordt onderzocht of voor de komende jaren meerdere besparingen mogelijk zijn op de bedrijfsvoering.

Daarbij wordt met name gekeken naar thuiswerken, gegevensbeheer en handhaving. “Mede door de gedwongen lock-down is het beeld over het thuiswerken in positieve zin aan het veranderen. Naast het feit dat medewerkers eraan gewend raken en er de voordelen van inzien, wordt er ook steeds meer beleid ontwikkeld om het thuiswerken te faciliteren. (..) Een deel van met name de objectgegevens wordt ook door gemeenten zelf verzameld. Daarbij is op onderdelen sprake van dubbel werk of investeringen in soortgelijke applicaties. Vanuit de doelstelling: enkelvoudig muteren voor meervoudig gebruik is het de moeite waard om de mogelijkheid van efficiencybesparingen niet alleen vanwege het dubbele werk, maar ook vanuit het oogpunt van schaalvoordelen te onderzoeken. (..) Het is daarnaast een reële gedachte dat extra aandacht voor handhaving zich terugverdiend via extra belastingopbrengsten. Met daarnaast ook het aspect van rechtvaardigheid en rechtmatigheid” (raadsstuk kadernota 2023, p. 3).

| 97 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Het eerder gesignaleerde risico op het gebied van WOZ-bezwaren doet zich in 2023 daadwerkelijk voor: “Daarnaast worden steeds meer bezwaren ingediend door No Cure No Pay-bureaus, onder andere doordat hiervoor steeds meer reclame wordt gemaakt op radio en televisie. De door dergelijke bureaus ingediende bezwaren kosten veel meer tijd om af te handelen dan door burgers zelf ingediende bezwaren. Dit komt doordat zij zo veel mogelijk procedurele stappen willen doorlopen om op die manier bij een toegekend bezwaar zo veel mogelijk proceskostenvergoeding te kunnen incasseren. Staatssecretaris Marnix van Rij heeft inmiddels maatregelen aangekondigd om de uitwassen van No Cure No Pay-bureaus bij het indienen van bezwaren tegen de WOZ-waarde aan te pakken” (1e Voortgangsrapportage 2023, p. 5). De vastgestelde formatie is voor het jaar 2023 137,73 fte (jaarstukken 2023, p. 48). De jaarstukken 2023 laten een geactualiseerde risicoanalyse zien:

(jaarstukken 2023, p. 33) Het lagere risicobedrag voor het No Cure No Pay-risico wordt als volgt toegelicht: “Met de invoering van de nieuwe wet op 1 januari 2024, wordt er geanticipeerd op een afname van het aantal bezwaren. Hierdoor is het kwantitatieve risico ten opzichte van het voorgaande jaar gedaald van 70% naar 30%. De geschatte kosten voor het afhandelen van bezwaren die onder het 'No Cure No Pay'-principe vallen, bedragen € 200.000” (jaarstukken 2023, p. 33). Op 22 februari 2023 is een principeakkoord gesloten voor een nieuwe gemeente-CAO. Het gevolg van het CAO-akkoord is een stijging van 7,08% van de totale loonsom van Cocensus. Vanuit verschillende opdrachtgevers is het verzoek gekomen om te zoeken naar mogelijke besparingen. Gelet op het positieve jaarrekeningresultaat zou het kunnen dat in de exploitatie 2023 van Cocensus de hogere loonkosten opgevangen kunnen worden. Er is voor gekozen om het CAO-akkoord vooralsnog niet door te belasten naar de opdrachtgevers. Bij de slotwijziging 2023 zal beoordeeld worden of en in hoeverre het CAO-akkoord doorbelast en verwerkt dient te worden in de begroting 2024 (begroting 2024, p. 3). Voor Haarlem kunnen de volgende gegevens worden gepresenteerd: Per 1 april is van de begrote belastingopbrengst van € 98.423.000 inmiddels € 95.352.000 opgelegd (1e Voortgangsrapportage 2023, p. 2).

Per 31 december wordt de belastingopbrengst begroot op ​ € 98.890.000. Hiervan is € 99.247.000 gerealiseerd (3e Voortgangsrapportage 2023, p. 2). Ten opzichte van de 2e rapportage heeft de gemeente de begroting voor de OZB gewijzigd. Per 1 april is 69% van de heffingsbezwaren afgedaan en 4% van de WOZ-bezwaren (1e Voortgangsrapportage 2023, p. 5). Per 31 december is 96% van de heffingsbezwaren afgedaan en 83% van de WOZ bezwaren (3e Voortgangsrapportage 2023, p. 5). “Het aantal WOZ-bezwaren is ten opzichte van de eindrapportage over het belastingjaar 2022 toegenomen met 157,2%. Dit is een landelijk fenomeen, onder meer veroorzaakt door de opmars van commerciële adviesbureaus die op

| 98 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem