Bijlage 2 - Nota van bevindingen Keuzes in taakuitvoering

Meerkosten slaan neer bij Buurts via de consolidatie (aangezien Werkdag BV een onderdeel is geworden van Buurts). Risico’s op meerkosten zijn: het langer gebruikmaken van ondersteunende diensten van Spaarne werkt, het later realiseren van besparingen op de bedrijfsvoering, kosten van transitiemanagement. Kanteling Ook dient de kanteling voor inwoners die nog specialistische aanvullende ondersteuning ontvangen te worden afgerond. Hier is in de begroting rekening mee gehouden. Loopt dit uit, dan dient langer aanvullende ondersteuning ingekocht te worden. Operationele activiteiten PGB: vertraging bij de kanteling van de PGB’s in 2023 maakt dat er voor 2024 een opgave ligt van € 624.000. Om een budgetoverschrijding in 2024 te voorkomen is een projectgroep geïnstalleerd om dit traject te versnellen” (jaarstukken Buurts 2023, p. 11). Op financieel gebied worden hier de volgende risico’s aan toegevoegd: “Taakstelling 2024 onder vanwege stijging van de cao-lonen. Deze bedraagt € 1,94 miljoen. In samenhang hiermee zijn ook de solvabiliteits- en liquiditeitspositie risico’s die geadresseerd dienen te worden. Hiertoe wordt in de eerste helft van 2024 een meerjarenbegroting opgesteld” (jaarverslag Buurts 2023, p. 27). Budgettair sluit Buurts 2023 af met een negatief saldo van € 1.110.093. “Helaas sluiten we 2023 af met een financieel tekort.

We hebben er in het eerste jaar voor gekozen tegenvallers vanwege onder meer de krapte op de arbeidsmarkt, meer inkoop van aanvullende ondersteuning en loonkostenstijging niet volledig in 2023 op te vangen. Dit om de continuïteit van de ondersteuning aan bewoners en het werk in de wijken te waarborgen” (jaarstukken Buurts 2023, p. 2). De voornaamste bron van inkomsten van Buurts is de lumpsumfinanciering vanuit de gemeente Haarlem. In 2023 had deze initieel een waarde van € 33.012.000. Dit budget wordt jaarlijks geïndexeerd voor loon- en prijsontwikkelingen. De uitgangspunten voor indexatie worden jaarlijks vastgelegd in de kadernota van de gemeente Haarlem, vastgesteld in april van het voorgaande jaar. Het budget wordt vervolgens vastgesteld door de gemeenteraad medio november (jaarstukken Buurts 2023, p. 6).

| 65 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

In het eerste verlengde boekjaar kende Buurts een aantal incidentele mee- en tegenvallers kijkend naar de kosten. Deze zijn hoofdzakelijk te herleiden naar een paar onderwerpen die apart worden besproken. ●​ Allereerst nam de kanteling meer tijd in beslag dan verwacht. Het spreken, beoordelen en overnemen van de begeleiding van inwoners van Haarlem bleek een intensieve opdracht. Door de vertraging werden meer kosten gemaakt. Doordat de dienstverlening van latende partijen langer doorliep dan verwacht waren de kosten van de eindafrekening hoger dan verwacht. De meerkosten hiervoor zijn € 464.971 geweest. Ook de kosten vanuit de PGB’s zijn hoger uitgevallen dan begroot (€ 253.000), onder meer door het ontbreken van adequate sturingsinformatie om de juiste maatregelen te treffen in 2023. De budgetoverschrijding werd daardoor pas laat in het jaar zichtbaar. ●​ Ook heeft Buurts meer kosten gemaakt om haar ICT en personeelsadministratie vorm te geven. Deze diensten zijn uitbesteed en er zijn voor € 265.354 aan onvoorziene incidentele kosten gemaakt bij het opzetten van Buurts. ●​ In 2023 heeft Buurts geïnvesteerd om haar organisatie vorm te geven. Deze kosten vallen hoger uit dan voorzien.

Zo zijn er juridische kosten gemaakt voor het starten van een coöperatie, kosten voor het overnemen van registratiesystemen en de inrichting hiervan, kosten voor het opleiden van personeel en communicatie, externe personele inzet voor de kanteling, bemiddeling voor het overzetten van personeel en advieskosten. ●​ Als laatste is er veel externe inzet nodig geweest om vacatureruimte op te vullen en op korte termijn invulling te geven aan de opdracht Gewoon in de Wijk. In totaal zijn deze incidentele meerkosten geraamd op € 1.131.831. De gemeente Haarlem heeft voor de opstart van Buurts een bedrag beschikbaar gesteld van € 700.000 om deze kosten te dekken. Desondanks blijft bij benadering € 431.831 over die Buurts aan kosten heeft moeten maken. Naast de tegenvallers waren er ook kosten die lager uitvielen. Door een onderbezetting in de formatie is er minder uitgegeven dan begroot op personeelskosten. Samengevat heeft Buurts in het verlengde boekjaar 2023 € 1.413.624 aan meerkosten gemaakt met een incidenteel karakter (jaarstukken Buurts 2023, p. 6 en 7). De gemeente heeft Buurts in een vaststellingsovereenkomst finale kwijting verleend voor de verantwoording over 2023.

Daarbij merkt de gemeente op dat de aangeleverde gegevens nog niet een volledig beeld geven van kwaliteit, resultaat en inwonerservaring in de sociale basis, maar dat de prestaties wel in voldoende mate geleverd zijn. Verder stelt de gemeente: Het eerste jaar van de stelselwijziging naar Gewoon in de Wijk heeft in het teken gestaan van het opbouwen van de eigen organisatie en het bieden van zorgcontinuïteit voor inwoners. Gedurende dit jaar had het college goed zicht op de vorderingen van Buurts. Dit op basis van aangeleverde informatie in de voortgangsrapportages en de aanvullende informatie die gedeeld is in de beleid- en contractgesprekken op strategisch, tactisch en uitvoeringsniveau over de kwaliteit, het resultaat en de inwonerservaringen. In deze gesprekken is ook de uitvoering van de opdracht en de voortgang van de transformatie besproken. Daarmee heeft Buurts laten zien dat in 2023 de prestaties voor de opdracht voldoende zijn geleverd en naar tevredenheid zijn uitgevoerd. In de vaststellingsovereenkomst is opgenomen dat Buurts over 2024 en verder conform de tussen partijen gemaakte monitorings-en verantwoordingsafspraken aan opdrachtgever op de juiste wijze en volledig zal rapporteren (jaarstukken Buurts 2023, p. 4). Deze finale kwijting berust op een collegebesluit.

Op 16 april 2024 besluit het college een vaststellingsovereenkomst aan te gaan met de coöperatie Buurts ter finale kwijting voor de besteding

| 66 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

van de opdracht Gewoon in de Wijk over 2023. Het collegevoorstel licht dit besluit als volgt toe: ​ “Om de jaarrekening 2023 te kunnen afsluiten is er een finale kwijting van de opdracht Gewoon in de wijk nodig. Met deze vaststellingsovereenkomst kan het jaar 2023 rechtmatig worden afgesloten. In het opstartjaar 2023 heeft Buurts nog niet volledig kunnen voldoen aan de gemaakte monitorings- en verantwoordingsafspraken voor de opdracht Gewoon in de Wijk. Het college is van mening dat Buurts heeft laten zien dat in 2023 de prestaties voor de opdracht voldoende zijn geleverd en naar tevredenheid zijn uitgevoerd. Daarbij heeft Buurts zich naar vermogen ingespannen om de registratie van de monitorings- en verantwoordingsgegevens op orde te krijgen, zodat deze in 2024 voldoen aan de gemaakte afspraken” (collegebesluit, 16 april 2024). De subsidiebaten waren voor de periode 22 december 2022 tot en met 31 december 2023 begroot op € 33.612.000. Uiteindelijk is € 35.952.655 aan subsidiebaten ontvangen. De primaire bron van inkomsten is afkomstig uit de lumpsumbekostiging vanuit de gemeente. Daarnaast heeft Buurts inkomsten uit aanvullende subsidies (jaarstukken Buurts 2023, p. 29). Deze inkomsten uit aanvullende subsidies bedragen € 2.532.000 in totaal (jaarstukken Buurts 2023, p. 41), zodat de subsidie van de gemeente voor deze periode uitkomt op € 33.420.655.

Het jaarverslag vermeldt in dit verband het volgende: “De voornaamste bron van inkomsten van Buurts is de lumpsumfinanciering vanuit de gemeente Haarlem. In 2023 had deze initieel een waarde van € 33.012.000, na aftrek van de meegekregen taakstelling van € 1.850.000” (jaarverslag Buurts 2023, p. 26). De vaststellingsovereenkomst maakt in dit verband melding van een oorspronkelijk bedrag van ​ € 33.100.000, maar maakt daarnaast melding van een aanvullend bedrag van € 1.319.371 (vaststellingsovereenkomst, d.d. 23 april 2024). Het totaal zou dan neerkomen op € 34.331.371.

2024 In de trendrapportage formuleert het college een aantal prioriteiten. Deze dienen opgenomen te worden in het eerstvolgende jaarplan van Buurts. Voor 2024 worden de volgende prioriteiten meegegeven: “1. Het college verwacht dat de demografische ontwikkelingen in Haarlem meegenomen worden in de wijkprogrammering. Zodat daar verder gespecificeerd kan worden wat dit betekent voor de ondersteuning en activiteiten in onze wijken. 2. De samenwerking op de grensvlakken met relevante partners (zoals het CJG, de consortia Jeugdhulp en de aanbieders van MO/BW) moet nog verder versterkt worden. Het samen optrekken met elkaar en het gezamenlijk collectiviseren van aanbod is belangrijk en vraagt van Buurts een blijvende aanjagende rol. 3. Buurts zal in 2024 veel inzet moeten blijven plegen op het verder uitvoeren van de kanteling en het op sterkte krijgen van de organisatie. Hierbij vindt het college het van groot belang dat bij deze ontwikkelingen, net als afgelopen jaar, ook in het komende jaar de transitie zorgvuldig bewaakt blijft worden. 4. Het college wil samen met Buurts vol blijven inzetten op de drie speerpunten: mentale gezondheid jongeren, dementievriendelijke stad en geldzorgen en rondkomen.

Hierbij wil de gemeente specifiek het volgende meegeven: ●​ Op het gebied van mentale gezondheid jongeren vragen jongvolwassenen extra aandacht, omdat zij relatief vaker psychische klachten ervaren. Verhoudingsgewijs hebben meisjes hier vaker mee te maken dan jongens. Het college vraagt ook extra aandacht voor suïcidepreventie bij jongeren, omdat bijna één op de drie jongvolwassenen weleens serieus aan suïcide denkt.

| 67 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

●​ ●​

Bij dementievriendelijke stad wil het college extra aandacht voor mantelzorgondersteuning en collectieve voorzieningen voor ouderen met dementie. Rond geldzorgen en rondkomen is er extra aandacht nodig voor het stijgende aandeel Haarlemmers dat aangeeft in het dagelijks leven beperkt te worden door de eigen financiële situatie. Ook hebben jongvolwassenen in Haarlem vaker financiële problemen in vergelijking met de rest van Nederland. Ten slotte wil het college extra aandacht voor de koppelmogelijkheden op het gebied van toeleiding naar (waardevol) werk rond het thema geldzorgen en rondkomen” (trendrapportage 2023, p. 4).

Bij het opstellen van de begroting 2024 werd inzichtelijk dat Buurts een taakstelling van € 1.943.000 door moest voeren om een sluitende begroting te presenteren. In de begroting 2024 zijn interne factoren zoals ziekteverzuim, voortgang met de kanteling en aanvullende subsidies verwerkt. Ook externe factoren zoals de CAO, indexatie van tarieven en krapte op de arbeidsmarkt zijn gekwantificeerd. Het voorgestelde pakket van maatregelen zorgt ervoor dat Buurts alle bekende en relevante onzekerheden in kaart heeft gebracht en maatregelen neemt om deze risico’s te mitigeren. De invulling van de taakstelling is door de ALV goedgekeurd. De inkomsten vanuit de gemeente Haarlem voor 2024 zijn toegezegd middels een opdrachtbrief. Als Buurts haar inzet voor de inwoners van Haarlem continueert dan zijn de inkomsten uit deze kasstromen zeker (jaarstukken Buurts 2023, p. 9). “De gemeente heeft inmiddels besloten hiervoor incidenteel € 431.000 ter beschikking te stellen. Tegen de zomer vindt besluitvorming plaats over mogelijk nog een bedrag van € 348.000. Voor de resterende € 1.163.000 zijn inmiddels taakstellingen geformuleerd en in gang gezet. In samenhang hiermee zijn ook de solvabiliteits- en liquiditeitspositie risico’s die geadresseerd dienen te worden.

Hiertoe wordt in de eerste helft van 2024 een meerjarenbegroting opgesteld waarin ingezet wordt op herstel van de vermogenspositie” (jaarstukken Buurts 2023, p. 11). 2025 Ook voor 2025 geeft het college een aantal prioriteiten mee die dienen te worden opgenomen in het jaarplan 2025 van Buurts: “1. Het college verwacht dat Buurts het gebiedsgericht werken verder uitrolt in de samenwerking met de gemeente en andere partners. Zodat de kansen op domeinoverstijgende samenwerking in de verschillende gebieden en gebiedsontwikkelingen worden vergroot. 2. Buurts moet blijven investeren in de samenwerking op de grensvlakken met relevante partners (onder andere rondom jeugd en jongeren, Beschermd Thuis, en Armoede en schulden). Het samen optrekken en het gezamenlijk collectiviseren van aanbod is belangrijk en vraagt van Buurts een blijvende aanjagende rol. 3. Het college wil samen met Buurts vol blijven inzetten op de drie speerpunten: mentale gezondheid jongeren, dementievriendelijke stad en geldzorgen en rondkomen. Hierbij wil de gemeente specifiek het volgende meegeven: ●​ Op het gebied van mentale gezondheid vragen meiden extra aandacht, omdat zij relatief vaker psychische klachten ervaren dan jongens. Het college vraagt ook extra aandacht voor suïcidepreventie bij jongeren, omdat bijna één op de drie jongvolwassenen weleens serieus aan suïcide denkt.

●​ Het college vraagt extra aandacht voor het verschil in groei van inwoners met dementie tussen de wijken en de bekendheid van mantelzorgondersteuning. ●​ Rond geldzorgen en rondkomen is er extra aandacht nodig voor jongvolwassenen die bovengemiddeld vaak problemen ervaren met rondkomen. Ook hoopt het college dat Buurts

| 68 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

met de opgehaalde informatie uit het 213a-onderzoek Haarlemmers gerichter kan helpen op het gebied van geldzorgen en rondkomen. 4. Het college vraagt Buurts om in de tweede helft van 2025 samen met de gemeente de evaluatie van de eerste drie jaar Gewoon in de Wijk voor te bereiden op zowel vorm, invulling en de te evalueren onderwerpen” (trendrapportage 2024, p. 4). Een deel van de aanvullende baten en besparingen heeft een incidenteel karakter. Vooruitkijkend naar 2025 ontstaat er hierdoor wederom een tekort, nu van € 589.500. Bepalend voor de werkelijke omvang van dit tekort, is de hoogte van het structurele aanvullende budget. Verwacht wordt dat hier in het eerste halfjaar van 2024 duidelijkheid over komt, waarmee dan ook de opgave voor 2025 beter op waarde kan worden geschat en tijdig genoeg het maatregelenpakket hierop aangepast kan worden. Daarnaast worden vanaf 2025 maatregelen getroffen om het gebrek aan eigen vermogen aan te vullen zodat er weerstandsvermogen aanwezig is om tegenslagen op te vangen. Vooralsnog is het niet mogelijk om hier al in 2024 invulling aan te geven (jaarstukken Buurts 2023, p. 10). Het jaarverslag 2023 van de gemeente vermeldt in dit verband het volgende: “Voor 2025 en verder is nog geen structurele dekking gevonden voor het tekort van Buurts van € 2,5 miljoen.

Mogelijk dat een deel hiervan uit de voorgenoemde maatregelen gedekt kan worden, maar Buurts wordt tegelijkertijd geconfronteerd met een verdere Cao-loonstijging vanaf 2025, die het tekort verder laat oplopen. Daarnaast is passende huisvesting een essentiële randvoorwaarde voor het bieden van activiteiten en ondersteuning volgens de visie en programmatische uitgangspunten van Gewoon in de Wijk. De huidige samengestelde portefeuille mist samenhang en voldoet niet meer. Veel locaties zijn sterk verouderd, niet aansprekend voor inwoners, niet goed bereikbaar en te klein. Ook is Buurts met de huidige vastgoedportefeuille onvoldoende voorbereid op de groei van de stad. Dit risico zal met name vanaf 2025 gaan spelen” (jaarverslag 2023, p. 402). Sturing en overleg Tussen de gemeente en Buurts worden afspraken gemaakt op het gebied van sturing en overleg. ​ Zo vindt vier keer per jaar een strategisch overleg plaats. Hier worden onder meer de jaarplannen, de jaarverslagen, de voortgangsrapportages en de trendrapportages besproken. Daarnaast worden jaarlijks vier afstemmingsoverleggen gepland. Voor deze afstemmingsoverleggen worden naast de jaarverslagen, jaarplannen, voortgangsrapportages en trendrapportages ook de gebiedsplannen geagendeerd. Ook worden bestuurlijke overlegmomenten gepland.

Zo verzorgt Buurts een themasessie bij de commissie, worden werkbezoeken van de commissie Samenleving gepland en vindt overleg plaats met de participatieraad. Tijdens deze bestuurlijke overlegmomenten wordt gesproken over het jaarplan, de stand van zaken, het jaarverslag, de trendrapportages, et cetera (afspraken P&C 2025). Over het jaar 2023 merkt Buurts in dit verband het volgende op: “Buurts en gemeente trokken in het startjaar 2023 nauw en goed met elkaar op. Buurts heeft van de gemeente vertrouwen en ruimte gekregen om de uitvoering vorm te geven. Het was nog wel zoeken met de verschillende overleggen, maar we hebben elkaar wel gevonden en het goede gesprek gevoerd. De drie speerpunten, mentale gezondheid jeugd, dementievriendelijke stad en geldzorgen en rondkomen, zijn gezamenlijk opgepakt. Doordat er zoveel in ontwikkeling was voor wat betreft de transitie naar Buurts én ook in de interne organisatie van Buurts, is de voorziene overlegstructuur onvoldoende van de grond gekomen. Eind 2023 is een voorstel gedaan om de overlegstructuur te herijken, waarbij de P&C-cycli van de gemeente en Buurts ineengevlochten zijn. In 2024 gaan we met elkaar aan de slag om op inhoud én proces het strategisch partnerschap verder in te vullen” (jaarverslag Buurts 2023, p. 16).

| 69 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Het strategisch partnerschap tussen Buurts en de gemeente Haarlem vraagt een andere manier van (samen)werken en contractmanagement. Een van de onderliggers van het partnerschap is het gezamenlijk invulling geven aan de overlegstructuur, aan het invulling geven van rijks- en gemeentelijk beleid, ieder vanuit de eigen rol en deskundigheid en het samenwerken aan de geformuleerde speerpunten. In deze reflectie wordt ingegaan op de inhoudelijke samenwerking. Het contact wordt door de gemeente als intensief en functioneel ervaren, er is een start gemaakt in het werken aan de speerpunten. Er is onderling vertrouwen, openheid en een lerende houding. Toch liggen er nog kansen op doorontwikkeling. Het is voor de gemeente soms nog zoeken naar de juiste vorm om het partnerschap invulling te geven en samen te werken vanuit de eigen rol. Aan de ene kant omdat de formatie van Buurts nog niet op sterkte is zodat de beoogde overlegstructuur consequent gevolgd kan worden (inclusief de juiste voorbereiding). Aan de andere kant omdat de nieuwe manier van werken ook een grote verandering vraagt voor de gemeentelijke organisatie. Eén integrale opdracht vereist dat er door de gemeente meer met één mond wordt gesproken en er geen ‘zijsturing’ ontstaat via de verschillende afdelingen die met de opdracht Gewoon in de Wijk gemoeid zijn.

De opdracht Gewoon in de Wijk maakt dit mogelijk, maar het is ook nodig dat de gemeentelijke collega’s nog verder bekend en vertrouwd raken met deze manier van werken en een overlegstructuur waarbij de verschillende behoeften en verplichtingen vervuld en behaald kunnen worden. Voor deze doorontwikkeling reflecteren Buurts en de gemeente samen over hoe de samenwerking verloopt en wat we hierin kunnen verbeteren. Aanvullend hierop wil de gemeente meer ervaringen opdoen bij en verder leren van andere gemeenten en organisaties (trendrapportage 2023, p. 19). Het eerste jaar Gewoon in de Wijk betekende een andere manier van samenwerken tussen de gemeente en Buurts. De gemeente heeft deze samenwerking als prettig, nauw en intensief ervaren. Toch blijven we gezamenlijk werken aan de juiste vorm om het partnerschap invulling te geven en samen te werken vanuit de eigen rol. Het blijft voor zowel Buurts als de gemeente een grote uitdaging om aansluitend op de integrale opdracht met één mond naar elkaar te spreken. Helpend hierbij was dat er tegen het einde van 2023 meer ‘vaste’ medewerkers in dienst waren bij Buurts, waardoor er echt gebouwd kan worden aan duurzame relaties. Ook is het gezamenlijk herijken van de overlegstructuur een grote stap geweest. Het partnerschap met Buurts kenmerkt zich door zowel ‘loslaten’ als ‘vasthouden’.

Loslaten vanuit de gemeente, door Buurts de ruimte en de regie te geven over het invullen van de opdracht. En ‘vasthouden’, door vanuit de eigen rol, verantwoordelijkheden en deskundigheid samen te werken aan (beleids)opgaven. Verder wordt steeds inzichtelijker dat de vraag van de gemeente om vanuit de leefwereld die Buurts vertegenwoordigt mee te denken over de ontwikkeling en invulling van rijks- en gemeentebeleid veel van Buurts vraagt. De veelheid aan afdelingen van de gemeente die met Buurts samenwerken aan maatschappelijke opgaven, naast de opgaven die Buurts zelf al heeft om de organisatie op te bouwen, invulling te geven aan het eigen contractmanagement, de samenwerking met relevante andere partners in de stad en regio vorm te geven, en het ontwikkelen van innovatiekracht om de beweging naar Gewoon in de Wijk te maken, is groot. Het is belangrijk hier gezamenlijk verder aandacht aan te besteden (trendrapportage 2024, p. 23). “Op het gebied van aansturing zijn er vaste overlegmomenten die synchroon lopen met de P&Cproducties van Buurts en de gemeente. Ook de concept P&C-producties worden doorgaans met elkaar besproken. Buiten deze momenten wordt eveneens veel overleg gevoerd. De gemeente kiest er nadrukkelijk voor om samen te sturen in plaats van dat sprake is van een eenzijdige sturingsrelatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

We hebben meer zicht dan ooit op wat Buurts doet vanwege de samenwerking in partnerschap. Daarnaast krijgt Buurts ook steeds meer zicht op de verschillende delen van de stad en wat specifiek nodig is. We zijn afhankelijk van elkaar, maar hebben er wel zicht op. Ook in de oude situatie was er sprake van een afhankelijkheidsrelatie, alleen was het zicht op wat

| 70 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

de partijen deden veel minder. De sturing is transparant en gelijkwaardig, maar je blijft als gemeente ook wel opdrachtgever en eindverantwoordelijk. Deze vorm van samenwerking vraagt wel echt iets anders van beide partijen. Het vraagt veel meer in termen van openheid, gelijkwaardigheid en het vroegtijdig delen van problemen en oplossingen”, zo stelt een respondent in dit verband (interview, ​ 15 april 2025). “Tijdens de aanbesteding was het de gemeente al bekend, dat het oorspronkelijke budget van ​ € 31.000.000 eerder als indicatie gold. Bij de start van de opdracht zijn de budgetten verder doorgerekend en is het oorspronkelijke budget opwaarts bijgesteld. Het negatieve saldo van ​ € 1.110.093 over het jaar 2023 ten opzichte van dat bijgestelde budget kwam niet als een verrassing voor de gemeente. Buurts heeft de gemeente vroegtijdig geïnformeerd en we hebben hierin vanaf het begin samen opgetrokken (wat is de situatie, wat betekent dit, welke gevolgen zou dit kunnen hebben en wat kunnen we eventueel samen doen). De opstartfase heeft namelijk zeer veel inspanning en ook kosten gevergd. De finale kwijting voor het jaar 2023 is mede ingegeven door de CAO-stijging in combinatie met de taakstelling van € 1,9 miljoen, zo wordt gesteld. In het tweede jaar (2024) is een positief resultaat gerealiseerd” (interview, 15 april 2025).

Ambtelijk wordt hier het volgende op aangevuld: “De bijstelling in het eerste jaar was vanwege de significante loonstijging in de CAO's flink boven de indexatie die Buurts krijgt op hun jaarbudget. Buurts heeft geen extra budget erbij gekregen vanwege de inspanning en kosten. Buurts heeft bij de start van de opdracht een taakstelling gekregen van € 1,9 miljoen vanwege te verwachten efficiëntievoordelen. Desalniettemin heeft de opstartfase ook veel inspanning en kosten gevergd, maar die heeft Buurts (naast de compensatie voor de CAO-stijging) binnen het budget (tot op heden) opgelost” (ambtelijke reactie, 24 april 2025). “De finale kwijting van het eerste jaar is niet om die reden gegeven. Buurts moest vanaf de start van de opdracht voldoen aan de monitoring- en sturingsafspraken (denk aan bereik, kwaliteit en effectiviteit) (zie informatienota hierover). Daarbij had Buurts de (enorme) opgave om in de nieuwe entiteit (oprichting coöperatie en overname van contractmanagement) een veelheid aan registratiesystemen tot 1 systeem om te zetten. Daarbij moesten de onderaannemers ook wennen aan het rapporteren aan Buurts i.p.v. aan de gemeente naast de contractgesprekken en afspraken die in het eerste jaar liepen.

Hier had de gemeente begrip voor en kon in de samenwerking en de voortgangsrapportages die Buurts wel kon aanleveren, voldoende zien dat er geleverd werd wat er was afgesproken” (ambtelijke reactie, 24 april 2025). De vaststellingsovereenkomst, waarin Buurts finale kwijting wordt verleend over het negatieve saldo over 2023, merkt in dit verband het volgende op: “Partijen hebben ieder kwartaal contractgesprekken gevoerd over de kwartaalrapportages. Op basis hiervan is gebleken dat de opdrachtnemer de opdracht in 2023 naar tevredenheid heeft uitgevoerd en de prestaties voldoende heeft geleverd” (vaststellingsovereenkomst, 23 april 2024). De gemeente geeft voor 2025 prioriteiten mee, die grotendeels overeenkomen met de prioriteiten die voor 2024 zijn meegegeven. Desgevraagd wordt gesteld, dat het goed oppakken van deze prioriteiten de nodige tijd vergt en dat de gemeente niet verwacht dat dergelijke prioriteiten in één jaar geheel zouden zijn uitgewerkt. Het betreft hier immers complexe vraagstukken en de gemeente heeft vooraf geen limiet gegeven in termen van tijd (interview, 15 april 2025).

| 71 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Ambtelijk wordt hier het volgende aan toegevoegd: “Hier moeten twee zaken onderscheiden worden: 1.​ Speerpunten: Bij de start van de opdracht zijn gezamenlijk (Buurts en gemeente) drie speerpunten geformuleerd: dementievriendelijke stad, mentale gezondheid jongeren en rondkomen en schulden. Aan deze speerpunten werken Buurts en de gemeente ieder vanuit de eigen rol samen om meer impact te maken op deze onderwerpen. Het duurt vaak enige tijd voor alle inzet gaat werken (dit heeft tijd nodig). En we stoppen (samen) met een speerpunt als we alle interventies hebben ingezet die op dat moment mogelijk zijn. Hier zit geen tijdslimiet aan. Dan kunnen we samen een nieuw speerpunt kiezen waar we ieder vanuit de eigen rol opnieuw extra aandacht aan kunnen besteden in partnerschapssamenwerking. 2.​ Prioriteiten: In de trendrapportage die de gemeente jaarlijks maakt staat een beschrijving van de maatschappelijke trends en ontwikkelingen op rijks- en gemeentelijk niveau, de bevolkingsontwikkelingen (bevolkings- en huishoudsamenstelling) en de ontwikkelingen op de drie speerpunten. Een beschrijving van de beleidsmatige ontwikkelingen op het niveau van Rijk en gemeente die van invloed zijn of raken aan de opdracht Gewoon in de Wijk en een reflectie op het jaarverslag van Buurts.

Op basis van deze analyses formuleert het college prioriteiten voor de volgende jaren waar Buurts invulling aan geeft in hun volgende jaarplan. Ook dit zijn vaak langlopende beleidsambities van de gemeente (niet van Buurts) waarmee we aan grote opgaven werken, denk aan IZA/GALA, een wijkaanpak (Meerwijk) of Wonen en zorg” (ambtelijke reactie, 24 april 2025). De passages die de gemeente concipieert bij de P&C-producties van Buurts, komen van de vakafdeling. Alles wat naar college en raad gaat, ziet uiteindelijk de concerncontroller. De prioriteiten die worden gesteld door Buurts zijn verschillende jaren achtereen gelijk aan elkaar. Dit wordt toegeschreven aan het lerend vermogen in de aansturing van Buurts en in het gegeven dat bestuurlijke wensen ook mee spelen. Control kijkt altijd met een zakelijke blik naar rapportages, maar dat is niet altijd de eerste insteek in het sociaal domein, gelet op de inhoudelijke betrokkenheid bij het werkveld waar het om mensen gaat (interview, 1 april 2025). De cocreatie met Buurts vereist ook een andere interne sturingsvorm binnen de gemeente. Waar vroeger met verschillende accounthouders, beleidsadviseurs en contractmanagers werd gewerkt, realiseerde de gemeente zich, dat ook intern de gemeente zich moest verhouden tot de opdracht.

Toen Buurts gestart was werd duidelijk hoeveel collega's eigenlijk lijntjes en contacten hadden met het werk in de wijk. Binnen de afdeling Maatschappelijke Ondersteuning is hiertoe gereorganiseerd en is de samenwerking met Buurts zo veel mogelijk belegd binnen één opdrachtmanager en een coördinerend beleidsadviseur. Later is dit aangevuld met een opdrachtondersteuner en een programmamanager Maatschappelijk Vastgoed Gewoon in de Wijk. Toch werken daarnaast nog zeer veel andere collega's vanuit andere afdelingen samen met Buurts en het is een redelijke opgave om te voorzien in een adequate coördinatie. Deze andere afdelingen hebben namelijk niet een vergelijkbare reorganisatie doorlopen. De gemeente werkt daartoe met een opdrachtteam om op die manier een eenduidig optreden van de gemeente richting Buurts te borgen. Vanuit verschillende afdelingen wordt geparticipeerd in het opdrachtteam en zeswekelijks vindt overleg plaats. Het opdrachtteam fungeert als linking pin tussen de diverse afdelingen en Buurts. Het team leest ook mee op de P&C-producties. Los van de afdeling Maatschappelijke Ondersteuning blijft het evenwel een uitdaging voor de afdelingen om zich goed te verhouden ten opzichte van Buurts. Het omgaan met taakgerichte opdrachten vraagt andere, competentiegerichte vaardigheden. Met name financieel en beleidsadvies

| 72 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

georiënteerde collega's moeten eraan wennen dat Buurts de nodige ruimte en vertrouwen nodig heeft om zelf het hoe te bepalen en om de uitvoering vorm te geven (interview, 15 april 2025). In de ambtelijke reactie wordt met betrekking tot de interne sturing het volgende aangevuld: “We zoeken niet naar coördinatie. Dat is niet mogelijk, geen enkele gemeente doet dat, en was ook niet aan de orde in de oude situatie. Doordat we nu samenwerken met een samenwerkingsverband is inzichtelijk geworden hoeveel de gemeente met Buurts en al hun onderaannemers samenwerkt (voorheen was dit verspreid over de 144 verschillende opdrachten). Deze samenwerkingen zijn vaak ingegeven door rijks- en gemeentelijke beleidsambities, de uitvoering van het coalitieakkoord, et cetera. Eenduidig optreden is niet het doel. Het doel is om strategisch samen te sturen op de opdracht. Daarbij is het ook belangrijk dat we op verschillende ontwikkelingen en beleidsambities die elkaar raken meer in samenhang samenwerken” (ambtelijke reactie, 24 april 2025). Op dit moment wordt gewerkt aan een handboek, waarin de geleerde lessen worden opgetekend en waarin de processen worden beschreven. De gemeente realiseert zich, dat het slagen van dit project zowel in de handen van de gemeente als in de handen van Buurts ligt. De gemeente waakt ervoor niet terug te schieten in de klassieke opdrachtgevers-/opdrachtnemersrol.

Eind 2024 is een sessie belegd over de vraag hoe verder vormgegeven kan worden aan het beoogde strategisch partnerschap. Een groot gedeelte van de samenwerking gaat zeker naar wens, maar op deelopdrachten kan de samenwerking verder worden geoptimaliseerd. Ook financieel wordt samen opgetrokken. Als externe expertise op een inhoudelijk vraagstuk nodig is, wordt dat doorgaans op 50-50-basis bekostigd (interview, 15 april 2025). Voor de toekomst mag de gemeente bescheidener zijn in de verwachtingen. Demografisch zal het aantal inwoners met een hulpvraag stijgen, terwijl de budgetten niet navenant opgehoogd worden. Dat voert de druk op Buurts en dus ook op de samenwerking, uiteraard op, zo wordt gesteld (interview, 15 april 2025). Een respondent merkt in dit verband het volgende op: "De dialooggerichte aanbestedingsprocedure is samen met de stad vormgegeven. Vanuit een gedeeld beeld is er een beweging in gang gezet met de professionals uit het veld. Mandaat over de toegang en de inzet van ondersteuning is dan nodig om een daadwerkelijke stap te kunnen zetten. Tot dusver is dit succesvol. Inwoners voelen zich heel goed geholpen door Buurts. Er wordt niet meer gesproken over opschalen en afschalen, je wordt gewoon geholpen als inwoner. Het is zo’n grote beweging, waarin zoveel wordt gevraagd, dat je niet jaarlijks je prioriteiten moet aanpassen.

Buurts krijgt er geen geld bij, maar de opgaven worden steeds groter. Rijksprogramma’s met incidentele budgetten kunnen daarnaast heel belastend zijn voor Buurts bij het uitvoeren van de opdracht" (interview, 15 april 2025). De huidige samenwerking wordt ook door andere respondenten als zeer positief ervaren. “We prijzen onszelf daar gelukkig mee”, zo wordt gesteld in dit verband. We hebben een partner gevonden, zeker in de vorm van de opdrachtmanager die als linking pin fungeert en kanaliseert. Met het bestuur van de gemeente wordt eveneens goed samengewerkt. De basis is daarbij goed: er is zonder meer veel vertrouwen in elkaar. De manier van samen sturen en verantwoorden proberen we samen op te pakken. In sommige gevallen komt zijsturing nog wel voor, hoewel dat steeds minder wordt. Extra beschikbare middelen die betrekking hebben op of raken aan de opdracht Gewoon in de Wijk, worden dan door andere gemeentelijke afdelingen uitgezet in stad, zonder dat Buurts daarvan op de hoogte is. Soms benadert bijvoorbeeld een medewerker van een andere afdeling iemand van Buurts om toezicht te houden, of worden pilots opgezet, zonder overleg vooraf. Dit is ook goed verklaarbaar. In het begin waren ambtenaren immers gewend om zelf op de uitvoering te sturen en medewerkers van Buurts waren gewend om gelijk zaken te doen met ambtenaren (interview, 14 mei 2025).

| 73 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Zeker tijdens de transitie deed de vraag zich nog wel voor of bepaalde onderdelen op het gebied van jeugd nu wel of niet in de opdracht zaten. Later wordt op dit punt het volgende verduidelijkt: “Punt dat we wilden maken is niet zozeer dat de scope bij jeugd niet helder was, maar dat het vanwege historie voor de gemeente lastig loslaten was. Dat kwam/komt weer mede doordat het lang onduidelijk was of jeugd- en jongerenwerk in de opdracht zouden zitten” (reactie Buurts, 26 mei 2025). Daarnaast kan geconstateerd worden dat Haarlem beleidsmatig enigszins op voorsprong staat: de gemeente heeft immers veel beleidsmakers, Buurts heeft er welgeteld zes (interview, 14 mei 2025). De P&C-producten worden afgestemd met de gemeente. De gemeente reageert op de jaarplannen van Buurts en op basis daarvan vinden ook wel aanpassingen plaats. Bij tussentijdse ontwikkelingen is het zaak om zo dicht mogelijk bij de uitvoering in overleg te treden met elkaar. Daarnaast zoeken we inmiddels betere afstemming met elkaar bij het maken van gebiedsplannen. De intentie is om de plancyclus voor gebiedsmanagement van Haarlem, woningcorporatie en Buurts beter af te stemmen met elkaar (interview, 14 mei 2025). De tussentijdse aanpassingen van het budget vinden plaats in de vorm van aanvullende opdrachtbrieven, die vier/vijf keer per jaar worden verstrekt.

De inhoud daarvan is veelal de uitkomst van een proces. De gemeente Haarlem initieert soms een dergelijke aanvullende opdracht. Te denken valt bijvoorbeeld aan het Regionaal actieplan dakloosheid dat in de vorm van een pilot is opgepakt. Soms signaleert Buurts een bepaalde ontwikkeling en dan wordt deze aan de gemeente voorgelegd. “Er gebeurt immers van alles gedurende het jaar”, wordt wel gesteld. Die opdrachtverstrekking wordt echter wel goed gekanaliseerd en getrechterd binnen Haarlem. Historisch is binnen Haarlem voldoende kennis aanwezig om te reflecteren op budgetaanvragen, maar het wordt voor Haarlem ingewikkelder als Buurts zelf moet inkopen of aanbesteden (interview, 14 mei 2025). Vooraf was een set van indicatoren overeengekomen die diende als basis voor verantwoording. Hier is een heel proces aan voorafgegaan, waarbij Buurts ook betrokken was. Deze set wordt op dit moment geëvalueerd. De kanteling impliceert tevens, dat waar vroeger ingezet werd op persoonlijke individuele begeleiding, nu zo veel mogelijk wordt ingezet op collectieve begeleiding en op deelname aan collectieve activiteiten. Dit wordt mede ingegeven vanuit een stijgende vraag bij gelijkblijvende budgetten (interview, 14 mei 2025). “We zijn begonnen met € 34 miljoen en daar moeten we steeds meer mensen mee helpen. We moeten het dus collectief doen.

In onze meerjarenbegroting hebben we opgeschreven wat we allemaal moeten doen om binnen het budget te blijven. De komende twee jaar gaat dat goed, daarna is de rek er wel uit. Mensen met autisme kun je bijvoorbeeld niet eenvoudig groepsgewijs begeleiden, maar toch ook hier kun je omzien naar mogelijkheden, bijvoorbeeld in de vorm van digitaal begeleiden” (interview, 14 mei 2025). Het tekort over 2023 wordt deels verklaard vanuit de start-upkosten die gemaakt moesten worden en deels vanuit de CAO-ontwikkelingen. Over 2024 wordt een positief saldo gerealiseerd. Dit hangt in belangrijke mate samen met een aantal incidentele meevallers, zoals vrijval van goodwill, meevallende subsidies, et cetera. Het positieve saldo wordt tevens verklaard doordat de gemeente in 2024 de CAO-ontwikkelingen heeft gecompenseerd, terwijl deze compensatie voorzichtigheidshalve niet volledig was ingeboekt in de begroting (interview, 14 mei 2025).

| 74 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Samen sturen impliceert niet dat op sommige punten niet zakelijk in overleg getreden wordt met elkaar. Buurts en de gemeente realiseren zich dat belangen ook soms tegenstrijdig kunnen zijn en dan wordt doorgaans zakelijk onderhandeld. Zeker als het over benodigde budgetten gaat, worden voorstellen door beide partijen goed doorgerekend en kritisch geanalyseerd (interview, 14 mei 2025). “Maar de intentie is dat we samen de stad mooier willen maken (vgl. de waarde-component van Simon). We zijn het hele jaar op zoek naar antwoord op de vraag: hoe gaan we dat doen en wat willen bereiken? Niet alle gesprekken moet je dan willen sturen en je zal soms moeten uitgaan van de goede intentie en vertrouwen. Dat begint met de notie van ‘samen maken we de stad’. De hele aanbesteding was erop gericht om dat vertrouwen op te bouwen. Als onderdeel van het werken in vertrouwen zetten we in op maximale transparantie. Iedereen mag komen en kijken, we bespreken tussendoor alles wat speelt, we delen cijfers. Dan is eigenlijk ook geen sprake van informatie-asymmetrie. Bovendien had je voorheen toen de gemeente moest schakelen met zeer veel verschillende partijen, ook wel enige vorm van informatie-asymmetrie. Natuurlijk stellen gemeentelijke controllers de vraag of het positieve saldo over 2024 goed geanalyseerd moet worden.

De gemeente heeft immers dat budget beschikbaar gesteld en dan kan een positief saldo verwondering wekken. Maar eigenlijk is dat juist de goede vraag die altijd gesteld moet kunnen worden. En wij vinden dat wij hier een goed antwoord op kunnen geven”, aldus een respondent in dit verband (interview, 14 mei 2025). Daarnaast lopen ambtenaren van de gemeente rond in het veld die ook zeer veel signaleren en vindt veel proactieve informatievoorziening plaats. Tevens zijn er relatief veel overlegmomenten: er is strategisch en financieel overleg, afstemmingsoverleg, P&C-overleg, bestuurlijk overleg, opdrachtmanageroverleg. Ook daar zie je de notie van samen sturen in terugkomen. Een relevante vraag in dit verband is de vraag hoe Buurts gebruikmaakt van de marktmacht die zij als organisatie heeft. Buurts bepaalt immers wie welke activiteit gaat uitvoeren in Haarlem en daar kunnen nu eenmaal andere belangen een rol bij spelen. Uiteraard wordt een en ander met een adequate governancestructuur geborgd, maar dan nog rijst de vraag of deze structuur in de praktijk naar voldoening werkt. Soms worden hierover impliciet raadsvragen gesteld. Men vraagt zich dan af bij wie PGB’s uitgezet mogen worden en wie daarover besluit. Als Buurts realiseren we ons dat de gemeente een moedige stap heeft genomen door dit werk op deze manier onder te brengen en dat daar risico’s aan verbonden zijn.

Dat schept verplichtingen voor Buurts. Aan de andere kant wordt zeker geconstateerd dat de zorgvuldige aanbesteding ook nu nog zijn vruchten afwerpt (interview, 14 mei 2025). Monitoring en verantwoording Buurts stelt jaarlijks een jaarplan op en verantwoordt zich over de resultaten hiervan in een jaarverslag. In het jaarplan vertelt Buurts hoe zij het aankomende jaar invulling geeft aan de opdracht Gewoon in de Wijk. In het jaarverslag legt Buurts verantwoording af over kwaliteit, bereik, resultaten en ervaren effectiviteit en geeft zij een beschrijving van de voortgang van de uitvoering van speerpunten. Deze worden beide jaarlijks ter informatie gedeeld met de commissie Samenleving. Daarnaast stelt het college jaarlijks een trendrapportage vast. In de trendrapportage wordt binnen de kaders van de Uitnodiging tot Inschrijving aan de opdrachtnemer (Buurts) meegegeven welke maatschappelijke trends en ontwikkelingen en beleidsmatige ontwikkelingen bij het Rijk en de gemeente van belang zijn voor het goed uitvoeren van de opdracht en waar wij samen invulling aan geven. De trendrapportage is onderdeel van de jaarlijkse monitorings- en verantwoordingscyclus op de opdracht Gewoon in de Wijk. Deze rapportage dient als input voor het opstellen van het jaarplan van Buurts en als reflectie van het college op de uitvoering van de opdracht (trendrapportage 2023, p. 3 e.v.).

| 75 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Bij de start van Buurts is met de gemeente een set van indicatoren afgesproken waar Buurts periodiek over rapporteert richting gemeente. Dit gaat over de geleverde prestaties en het effect en de ervaren kwaliteit ervan. Voor de geleverde prestaties – qua aantal – is vooral te zien hoeveel inwoners in Haarlem bereikt worden door Buurts. “Helaas is het over 2023 nog onvoldoende gelukt om het aandeel via onze contractpartners hierin terug te zien. Hier ligt een opgave voor 2024. Op effect en kwaliteit laten de eerste metingen een grote tevredenheid zien (gemiddeld ruim 8). Naast het meetinstrument om kwaliteit en effect te meten, is ook op beleid een veelheid van kwaliteitsonderwerpen opgepakt en uitgewerkt. In 2024 gaan we verder met het onderbrengen van deze onderwerpen in een kwaliteitssysteem. In de monitorings- en verantwoordingsafspraken Gewoon in de Wijk is opgenomen dat de gemeente inzicht wil in of de opdracht is uitgevoerd conform onze kwaliteitseisen (kwaliteit), welke inwoners bereikt zijn met de geboden ondersteuning (resultaat) en hoe de inwoners dit hebben ervaren (cliëntervaring)” (jaarstukken Buurts 2023). Buurts rapporteert vanaf de start over de uitgevoerde en uit te voeren werkzaamheden.

Daarbij wordt ook aangegeven welke werkzaamheden niet conform planning worden uitgevoerd en welke knelpunten men ondervindt: “De voorbereiding van de wijkteams is een grotere opgave dan vooraf ingeschat. Niet zozeer vanwege de kwaliteit van de teams op 1 juli 2022, veeleer vanwege de impact van de transitie op de werkprocessen, de verandering die dat van professionals vraagt en ook de onderbezetting speelden hier een rol. Daarnaast zorgde de hybride sturing op de teams voor vertraging: enerzijds going concern langs de bestaande lijnen, anderzijds de verandering vanuit Buurts” (verslag voorbereidingsfase 2022, p. 2). “Er zijn ook zaken waar we verder mee hadden willen zijn op 1 januari 2023. Het plan was om al in het najaar van 2022 te beginnen met het kantelen van de ambulante ondersteuning naar de wijkteams. Dit is slechts in een enkel geval gelukt. We hadden verder willen zijn met de online dienstverlening waarmee we nu halverwege 2023 een start maken. De wijkprogrammering als onderlegger voor de keuzes voor de inzet in 2024, komt pas nu (begin tweede kwartaal) op stoom. De expertiseschil rondom de wijkteams is nog niet ingericht. Wat we ondervangen door partners te vragen de benodigde expertise te leveren” (verslag voorbereidingsfase 2022, p. 2). “We maken onvoldoende voortgang met de kanteling.

Van de 275 tot en met de derde week van april geplande overdrachten zijn er 107 afgerond. De andere 168 zitten in de overdrachtsfase, de gesprekken over de ondersteuning worden gevoerd en/of zijn gepland” (verslag voorbereidingsfase 2022, p. 3). In de rapportages worden tevens risico’s benoemd en worden beheersmaatregelen genomen, waarbij het verslag van de voorbereidingsfase 2022 als voorbeeld kan dienen:

| 76 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

(verslag voorbereidingsfase 2022, p. 11) Het jaarverslag over 2023 presenteert indicatoren, resultaten en streefcijfers, waarbij de volgende weergave als voorbeeld dient:

| 77 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

| 78 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

(Jaarverslag Buurts 2023, p. 33)

| 79 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Op het gebied van effecten, presenteert het jaarverslag eveneens data, waarbij de volgende weergaven als voorbeeld dienen:

| 80 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

(jaarverslag Buurts 2023, p. 37)

(jaarverslag Buurts 2023, p. 40)

| 81 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

De gemeente beoordeelt de verantwoording over 2023 redelijk positief: “Bij de start van de opdracht Gewoon in de Wijk hebben Buurts en de gemeente monitorings- en verantwoordingsafspraken gemaakt. Deze bestaan onder andere uit een set van indicatoren over geleverde prestaties en de kwaliteit en het ervaren effect hiervan, waar periodiek over gerapporteerd wordt. In het eerste jaar van de opdracht heeft Buurts niet volledig kunnen voldoen aan de gemaakte afspraken. Zo was er bijvoorbeeld tijd nodig om de inrichting van de bestaande registratiesystemen van de verschillende onderaannemers aan te laten sluiten bij het nieuwe dashboard en moesten de medewerkers van Buurts wennen aan het registreren van de benodigde informatie. Op basis van de aangeleverde informatie en de aanvullende informatie die gedeeld is in de beleid- en contractgesprekken op strategisch, tactisch en uitvoeringsniveau over de kwaliteit, het resultaat en de inwonerservaringen is de gemeente van mening dat Buurts heeft laten zien dat de prestaties in 2023 voldoende zijn geleverd en naar tevredenheid en (ervaren) effectief zijn uitgevoerd. Ook heeft Buurts zich naar vermogen ingespannen om de registratie van de gegevens op orde te krijgen. Zo zijn er grote stappen gezet met het inrichten van één dashboard dat de verschillende oude systemen verenigt en is er stevig ingezet op instructies voor medewerkers.

Met deze inspanningen moet Buurts in staat zijn om over 2024 conform de gemaakte afspraken volledig te rapporteren. De gemeente heeft met de stappen die Buurts hierin zet, er vertrouwen in dat dit lukt. Zo ligt er een duidelijke nulmeting van de ervaren effectiviteit en de ervaren kwaliteit met veelbelovende resultaten. Ook laten de recente voortgangsrapportages een positieve ontwikkeling zien in de cijfers rondom bereik en resultaat. Hierbij gaan we graag nog verder met Buurts in gesprek om deze cijfers te duiden en naast de gewenste beweging en de doelen te leggen. De huidige set van indicatoren zijn voor de start van de opdracht Gewoon in de Wijk vastgesteld en lijken niet meer overal één-op-één aan te sluiten bij de uitvoeringspraktijk. Zo willen we bijvoorbeeld de ingezette beweging naar collectieve ondersteuning graag duidelijker inzichtelijk krijgen. Terwijl ook de huidige monitorings- en verantwoordingsgegevens rondom jeugd- en jongerenwerk niet meer lijken te passen bij de opgestelde gezamenlijke visie op jeugd- en jongerenwerk.

Er is ruimte om deze monitorings- en verantwoordingsafspraken in overleg aan te passen, zolang Buurts aan kan blijven tonen dat de opdracht is uitgevoerd volgens de vastgestelde kwaliteitseisen (kwaliteit), welke inwoners bereikt zijn met de geboden ondersteuning (resultaat) en hoe de inwoners dit hebben ervaren (cliëntervaring)” (trendrapportage 2024, p. 23). Het collegebesluit dat betrekking heeft op de finale kwijting over 2023 merkt in dit verband het volgende op: “Als onderdeel van de opdracht zijn vanaf de start van de opdracht samen met Buurts monitorings- en verantwoordingsafspraken gemaakt over de kwaliteit, het resultaat en de inwonerservaring en de wijze waarop hierover gerapporteerd wordt, zie Informatienota Monitoring en verantwoording Gewoon in de Wijk (2023/44694). Hierbij is het zo beperkt mogelijk houden van de administratieve lasten conform de wettelijke bepalingen leidend. Een deel van de gecontracteerde partners in, met name, de Sociale Basis had moeite om de gevraagde informatie tijdig aan te leveren. De aangeleverde voortgangsrapportage geeft hierdoor nog niet een volledig beeld van de kwaliteit, het resultaat en de inwonerservaring in de Sociale Basis. De prestaties voor de opdracht zijn wel voldoende geleverd en naar tevredenheid uitgevoerd” (collegebesluit, 16 april 2024).

Het eerste jaar van de stelselwijziging naar Gewoon in de Wijk heeft in het teken gestaan van het opbouwen van de eigen organisatie en het bieden van zorgcontinuïteit voor inwoners. Gedurende dit jaar had het college goed zicht op de vorderingen van Buurts. Dit op basis van aangeleverde informatie in de voortgangsrapportages en de aanvullende informatie die gedeeld is in de beleid- en contractgesprekken op strategisch, tactisch en uitvoeringsniveau over de kwaliteit, het resultaat en de inwonerservaringen. In deze gesprekken zijn ook de uitvoering van de opdracht en de voortgang van de transformatie besproken. Daarmee heeft Buurts laten zien dat in 2023 de prestaties voor de opdracht voldoende zijn geleverd en naar tevredenheid zijn uitgevoerd. Buurts heeft reeds in 2023

| 82 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

grote stappen gezet met het inrichten van één dashboard dat de verschillende oude systemen (7) verenigt en heeft ingezet op instructies voor medewerkers en contractuele afspraken met onderaannemers. Vanaf 1 maart 2023 heeft Buurts een informatiemanager aangesteld met als opdracht het verantwoordingsniveau en daarvoor benodigde randvoorwaarden te verbeteren. In de vaststellingsovereenkomst is opgenomen dat opdrachtnemer over 2024 en verder conform de tussen partijen gemaakte monitorings- en verantwoordingsafspraken aan opdrachtgever op de juiste wijze en volledig zal rapporteren (collegebesluit, 16 april 2024). In dit verband merkt de vaststellingsovereenkomst op dat de voortgangsrapportages en de jaarrapportage over 2023 nog niet helemaal compleet zijn, maar dat dit begrijpelijk is, gelet op de grote opgave die de stelselwijziging Gewoon in de Wijk meebrengt en de nadruk die in het eerste jaar heeft gelegen op het opbouwen van de eigen organisatie van de opdrachtnemer en het bieden van zorgcontinuïteit voor inwoners. De opdrachtgever keurt de aangeleverde voortgangsrapportages voor 2023 en daarmee de verantwoording over 2023 goed. De opdrachtnemer zal over 2024 en verder conform de tussen partijen gemaakte monitorings- en verantwoordingsafspraken aan de opdrachtgever op de juiste wijze en volledig rapporteren (vaststellingsovereenkomst, 23 april 2024).

De trendrapportages gaan tevens in op de jaarverslagen van Buurts en voorzien deze van reflectie: “Buurts geeft een helder en realistisch beeld van de transitie en de grote opgave waar ze middenin zitten. Deze eerste periode heeft in het teken gestaan van het voorbereiden van de wijkteams op de transitie en de kanteling, het afsluiten van afbouwcontracten met latende partijen als die nog een periode ondersteuning blijven bieden, het contracteren van onderaannemers in de aanvullende ondersteuning en de sociale basis, de overname van Werkdag B.V. en het neerzetten van de organisatie Buurts als geheel en verder invulling geven aan de Coöperatie Buurts. De vertraging van de kanteling en het op sterkte krijgen van de organisatie zijn, gezien de huidige ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, geen onverwachte ontwikkelingen. Ondanks dat er soms signalen, zorgen en ontwikkelpunten zijn en zullen blijven komen, is de gemeente van mening dat de mate waarin Buurts zich vasthoudt aan de beweging van ‘Het nieuwe Haarlemse model’ in combinatie met de keuzes die Buurts maakt, de juiste weg is om met elkaar verder te werken aan een duurzaam sociaal domein. Hierbij wil de gemeente benadrukken om de vier gehanteerde uitgangspunten om een zorgvuldige transitie te borgen ook te blijven bewaken: oog en hart voor betrokkenen; stapsgewijs en zorgvuldig; samen; en proactieve communicatie.

Zowel extern naar inwoners en organisaties als intern naar medewerkers” (trendrapportage 2023, p. 18). “Buurts geeft in het begin van het jaarverslag een eerlijke en treffende omschrijving van het eerste jaar Gewoon in de Wijk. Er is veel gedaan, maar ook nog veel te doen. De opdracht is groot, maar daar is ook de tijd voor gegeven. De opdracht Gewoon in de Wijk is een wijziging naar een stelsel waarin ondersteuning en hulp dichtbij, in de wijk en voor en door inwoners wordt vormgegeven. Dit gaat niet zomaar. Dit is een proces dat enkele jaren zal duren, maar er zijn in 2023 flinke stappen gezet om hier naartoe te werken. (..) Buurts heeft ervoor gekozen om de sociale basis in 2023 zoveel mogelijk beleidsarm door te zetten. Veel partijen zijn opnieuw gecontracteerd. Buurts is vrij om te kiezen met welke partijen zij de opdracht het beste kunnen uitvoeren. De gemeente kan zich voorstellen dat om de opdracht Gewoon in de Wijk goed uit te kunnen voeren een verdere beweging naar de behoefte van de wijken nodig kan zijn. Hierbij vraagt het maken van keuzes met schaarse budgetten om een stevige regievoering van Buurts” (trendrapportage 2024, p. 21).

| 83 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

In dit verband wordt het volgende aangegeven: “Vooraf heeft de gemeente in samenwerking met Buurts prestatie-indicatoren opgesteld en de gemeente realiseerde zich dat het de nodige tijd kost om dit administratief goed in te regelen. Nu worden deze indicatoren geëvalueerd. Daarbij rijst de vraag in hoeverre de huidige indicatoren wel een goed beeld geven van ‘de beweging’ die we met Gewoon in de Wijk willen maken. Zo zou samen bieden van verschillende vormen van ondersteuning (co-begeleiding) relevanter kunnen zijn dan de hoeveelheid en lengte van ondersteuningstrajecten. ​ De beoogde verschuiving naar collectieve oplossingen en co-begeleiding, waarbij het wijkteam de regie houdt, maar waarbij inwoners de ruimte krijgen om van verschillende vormen gebruik te maken en meer zelf en samen (met andere inwoners) te doen, vereist andere indicatoren. Dit geldt eveneens voor de monitoring van de door inwoners ervaren effectiviteit van ondersteuning. Voorheen werd dit door middel van vragenlijsten onder inwoners gemeten, maar nu wordt aanvullend hierop en in samenwerking met InHolland een alternatieve onderzoeksmethode ontwikkeld als invulling van het onafhankelijke cliëntervaringsonderzoek. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan focusgroepen.

In dit verband wordt opgemerkt dat men nu de theory of change-methodiek verder uitwerkt, waarbij de vraag wordt gesteld in hoeverre de activiteiten daadwerkelijk leiden tot de beoogde maatschappelijke impact” (interview, 15 april 2025). De P&C-documenten worden actief gedeeld met de commissie Samenleving. Dit geldt niet alleen voor het jaarplan en het jaarverslag, maar ook voor de trendrapportage. De trendrapportage wordt actief in commissieverband besproken en daarbij wordt de mogelijkheid geboden om punten mee te geven. Ook worden er twee keer per jaar samenvallend met de P&C-producten van Buurts (het jaarplan en het jaarverslag) bijeenkomsten georganiseerd, waarin de raadsleden meegenomen worden door Buurts en met hen in gesprek kunnen. Ook tijdens deze sessies kunnen raadsleden vragen stellen en hun aandachtspunten meegeven. Sommige raadsleden hebben daarnaast specifieke vragen en dan worden ook wel separate gesprekken tussen raadsleden, de gemeente en Buurts gevoerd. Het college heeft vanaf het begin af aan ingezet op het goed meenemen van de raad. De meeste raadsvragen hadden in het begin betrekking op de zorgcontinuïteit. Nu is een minder duidelijke rode lijn te constateren in de raadsvragen, hoewel afgelopen jaar veel vragen zijn gericht op het jeugd- en jongerenwerk. Een echte lijn zit hier echter niet in.

Vragen worden nu soms over een speeltuin, soms over een ontmoetingscentrum of over de vrijwillige inzet gesteld. Wel wordt geconstateerd dat het goed meenemen van de raad eerder leidt tot informatieve vragen in het voortraject dan tot kritische escalatievragen in een later stadium (interview, 15 april 2025).

4.4 GR Cocensus Cocensus is op 15 december 2006 opgericht met als belangrijkste taak alle uitvoerende werkzaamheden op het gebied van gemeentelijke belastingen voor de gemeenten Haarlem en Haarlemmermeer te verrichten (jaarstukken Cocensus 2022). Cocensus is een gemeenschappelijke regeling op het niveau van de gemeentelijke colleges van B&W. Cocensus is op 1 januari 2007 formeel van start gegaan en richt zich daarbij op het verzorgen van werkzaamheden in het kader van de Wet WOZ en de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en rechten, dit inclusief de afhandeling van bezwaren, beroepen en kwijtscheldingsverzoeken. Deze werkzaamheden verzorgt Cocensus in 2022 voor de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Oostzaan, Wormerland, Alkmaar, Bergen, Den Helder, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Dijk en Waard.

| 84 | Keuzes in taakuitvoering in de gemeente Haarlem

Afweging en toetreding Ten aanzien van Cocensus wordt opgemerkt dat het besluit om toe te treden al 18 jaar geleden is genomen en dat het niet bekend is hoe de afweging toen is gemaakt en of daar documenten van beschikbaar zijn. Er worden op dit moment nog wel deelafwegingen gemaakt, aldus de respons (interview, 1 april 2025). Andere respondenten vullen hierop aan: “Tijdens de toetreding van Haarlem, 18 jaar geleden, was er een grote reorganisatie en de gemeente kende op dat moment veel inhuur. Gemeentebreed was besloten dat de inhuur gereduceerd moest worden. Er werd gezocht naar mogelijkheden tot besparing. Samenwerking op het gebied van belastingen was hot in het hele land en werd gezien als mogelijkheid om grote besparingen te realiseren. Dit gold ook in Haarlem. Het kwam makkelijk door de raad. Er waren twee wethouders die dit graag wilden (één van Haarlem, één van Haarlemmermeer). Het was destijds lastig om personeel te vinden en de samenwerking bood een solide basis” (interview, 10 juni 2025). Overeenkomst en opdrachtverstrekking In de GR die vanaf 1 januari 2025 in werking treedt, wordt in artikel 4 bepaald, dat de werkzaamheden per deelnemer nader worden geduid in een dienstverleningsovereenkomst (GR 2025). Deze bepaling is eveneens in de GR 2020 opgenomen: De werkzaamheden worden per deelnemer nader geduid in een dienstverleningsovereenkomst (GR 2020, art. 4.5).

Op 23 september 2019 sluit de gemeente een dienstverleningsovereenkomst af met Cocensus. Daarin wordt bepaald dat Cocensus de volgende werkzaamheden voor de gemeente uitvoert: 1)​ De voorbereiding, het opstellen en vaststellen van uitvoeringsregels met betrekking tot de uitvoering van het belastingbeleid en -verordeningen van opdrachtgever, dit voor zover het de belastingen en rechten betreft zoals opgenomen in de bijlage behorende bij de van kracht zijnde `GR Cocensus 2020'. 2)​ De uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ), voor zover het de gemeentelijke taken betreft, inclusief de behandeling van bezwaar, beroep, hoger beroep en beroep in cassatie. 3)​ De aanslagoplegging, de invordering, de behandeling van verzoeken om kwijtschelding en de behandeling van bezwaar, beroep, hoger beroep en beroep in cassatie van de belastingen en rechten zoals opgenomen in de bijlage behorende bij de van kracht zijnde `GR Cocensus 2020'. 4)​ De aanslagoplegging, de invordering, de behandeling van verzoeken om kwijtschelding en de behandeling van bezwaar, beroep, hoger beroep en beroep in cassatie van de belastingen en rechten welke op basis van een afzonderlijk mandaatbesluit respectievelijk een aanwijzingsbesluit aan Cocensus zijn overgedragen. Daarnaast valt de behandeling van Wob-verzoeken onder de opdracht, aldus de DVO.