5. Bijlage 4 Jaarrekening NHA 2022

8,7% 2,4%

721.411 179.495

8,5% 2,1%

Totaal bijdragen overige overheidsorganisaties

2.348.737

30,1%

2.505.917

30,3%

2.449.630

29,0%

Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten De bijdragen van de overige gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten valt € 8.725 hoger uit dan begroot omdat de bijdrage berekend wordt op basis van het aantal inwoners.

28

Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten – digitaal informatiebeheer De lagere bijdrage van € 48.699 dan begroot voor digitaal informatiebeheer van de overige overheidsinstanties betreft wordt voornamelijk verklaard door de teruggave van de transitiegelden. Dat is betreft een totaalbedrag van € 52.877, deels gecompenseerd door een hogere bijdrage omdat de totale bijdrage wordt berekend op basis van het aantal inwoners, en het daadwerkelijke aantal inwoners in 2022 hoger was dan begroot.

Bijdrage provincie Noord-Holland De bijdrage van de provincie Noord-Holland is conform begroting.

Bijdrage provincie Noord-Holland – digitaal informatiebeheer De bijdrage van de provincie Noord-Holland voor digitaal informatiebeheer valt € 16.313 lager uit dan begroot, voornamelijk door de teruggave van de transitiegelden van € 17.209. Dit wordt deels gecompenseerd door een hogere bijdrage van € 897 omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantallen, die op het moment van facturatie hoger waren dan op het moment van begroting.

9.3

Overige opbrengsten

Overige opbrengsten

Begroting 2022 € %

Herz. begroting 2022 € %

Realisatie 2022 € %

Depotverhuur Overige opbrengsten Dienstverlening Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Projectopbrengsten / -bijdragen

30.000 25.000 10.000 212.600 -

0,4% 0,3% 0,1% 2,7% 0,0%

55.000 25.000 10.000 212.000 45.000

0,7% 0,3% 0,1% 2,6% 0,5%

69.224 21.886 9.450 219.307 170.251

0,8% 0,3% 0,1% 2,6% 2,0%

Totaal overige opbrengsten

277.600

3,6%

347.000

4,2%

490.118

5,8%

Depotverhuur De opbrengsten uit depotverhuur zijn € 14.224 hoger dan begroot omdat een opzegging die begroot was, is uitgesteld.

Overige opbrengsten In de begroting was rekening gehouden met lagere opbrengsten in verband met het effect van COVID19 in de eerste maanden. Desondanks vallen de opbrengsten toch € 3.114 later uit, met name door minder verhuur van de Commandeurszaal en doorberekening van interne huisvesting aan partners.

29

Dienstverlening De opbrengst uit dienstverlening is met een afwijking van € 550 iets lager dan begroot, omdat het aantal bezoekers is achtergebleven door de maatregelen rondom Covid-19.

Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg De onderverhuur van het voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg is € 7.307 hoger dan begroot, voornamelijk door de relatief hoge indexatie van de huur per 1 november die niet was begroot, en een hogere doorbelasting van de servicekosten.

Projectopbrengsten / -bijdragen De projectopbrengsten en -bijdragen vallen € 125.251 hoger uit dan begroot door een aantal bijdragen waar in de begroting geen rekening mee is gehouden, maar waar ook additionele kosten voor zijn gemaakt.

9.4

Personeelskosten

Begroting 2022 € %

Personeelskosten

Herz. begroting 2022 € %

Realisatie 2022 € %

Kosten formatie (incl. overhead) Externe inhuur (excl. digitaal informatiebeheer) Externe inhuur digitaal informatiebeheer Niet-formatieve medewerkers Bijkomende personeelskosten

-3.884.905 -410.955 -12.500 -192.875

50,4% 0,0% 5,3% 0,2% 2,5%

-3.981.303 -359.626 -12.500 -329.543

48,2% 0,0% 4,3% 0,2% 4,0%

-3.525.025 -214.171 -416.471 -4.247 -279.955

43,3% 2,6% 5,1% 0,1% 3,4%

Totaal personeelskosten

-4.501.235

58,4%

-4.682.973

56,6%

-4.439.869

54,6%

Kosten formatie De uitgaven voor formatieve medewerkers zijn € 456.278 lager dan begroot. De oorzaak van dat verschil kan als volgt worden toegelicht:  

De begroting gaat uit van een volledige bezetting, maar in de praktijk blijkt dat deze niet tijdig en/of volledig kon worden ingevuld. Hierdoor wordt € 266.759 van het verschil verklaard Een bedrag van € 189.519 komt door het feit dat er begroot wordt op basis van de maximale loonschaal, terwijl de daadwerkelijke inschaling lager ligt of niet volledig wordt uitgekeerd door bijvoorbeeld een generatiepact.

30

Externe inhuur (excl. digitaal informatiebeheer) De lagere kosten voor loonkosten van de medewerkers worden deels gecompenseerd omdat er naast de formatieve bezetting extern personeel wordt ingehuurd, onder andere om vacatures tijdelijk in te vullen. Deze kosten worden gefinancierd uit de lagere kosten van de formatie en bedragen in 2022 € 214.171

Personele inzet digitaal informatiebeheer De uitgaven voor extra personele inzet digitaal informatiebeheer vielen € 56.845 hoger uit dan begroot. Dit tekort is ontstaan omdat er voor de inhoudelijke ondersteuning van het programma in de loop van het jaar externen zijn ingehuurd die niet (geheel) waren opgenomen in de begroting.

Niet-formatieve medewerkers De kosten voor niet-formatieve medewerkers betreffen de kosten voor medewerkers van Paswerk. Deze vallen € 8.253 lager uit dan begroot, omdat de medewerkers in 2022 minder hebben gewerkt dan verwacht.

Bijkomende personeelskosten De bijkomende personeelskosten zijn € 49.588 lager dan begroot. Met name de kosten voor werving zijn lager dan begroot, omdat vacatures niet of niet via een extern bureau zijn ingevuld. Ook arbokosten en het begrote vitaliteitsbudget werd niet volledig besteed.

9.5

Materieel directe kosten

Materieel directe kosten

Begroting 2022 € %

Herz. begroting 2022 € %

Realisatie 2022 € %

Beheer analoge en digitale collecties Digitaal zichtbaar maken Acquisitie Dienstverlening Publieksactiviteiten / educatie PR & Communicatie

-150.000 -450.000 -47.000 -5.000 -175.000 -70.000

1,9% 5,8% 0,6% 0,1% 2,3% 0,9%

-183.375 -490.321 -47.000 -5.000 -210.000 -105.000

2,2% 5,9% 0,6% 0,1% 2,5% 1,3%

-182.616 -545.197 -43.133 -1.840 -259.512 -42.977

2,2% 6,7% 0,5% 0,0% 3,2% 0,5%

Totaal materieel directe kosten

-897.000

11,6%

-1.040.696

12,6%

-1.075.276

13,2%

Beheer analoge en digitale collecties Voor het beheer van analoge en digitale collecties is er in 2022 € 33.375 met een verschil van € 759 ongeveer evenveel uitgegeven als begroot.

31

Digitaal zichtbaar maken Voor digitaal zichtbaar maken is € 54.876 meer uitgegeven dan begroot, voornamelijk door kosten voor een project over Joods Vastgoed die niet waren begroot, waar ook additionele projectopbrengsten tegenover staan.

Acquisitie De uitgaven voor de aanschaf van boeken en beeldmateriaal zijn € 3.867 onder begroting, omdat er zich geen geschikte potentiele aanwinsten meer voordeden.

Dienstverlening De kosten met betrekking tot de studiezaal zijn € 3.160 onder begroting, in verband met het lagere aantal bezoekers.

Publieksactiviteiten en educatie De werkelijke kosten voor de post educatie en publieksactiviteiten zijn € 49.512 hoger dan begroot. Dat wordt met name veroorzaakt door additionele kosten voor publiekactiviteiten, waarvoor ook additionele projectopbrengsten en subsidies voor zijn ontvangen. Deze worden verantwoord onder de overige opbrengsten.

PR & Communicatie De uitgaven voor PR & Communicatie zijn € 62.023 lager dan begroot. Dit betreft voornamelijk het marketingbudget voor het programma, waarvoor uiteindelijk het grootste deel van de kosten in 2023 zal vallen.

9.6

Materieel indirecte kosten

Begroting 2022 € %

Materieel indirecte kosten (bedrijfsvoering)

Herz. begroting 2022 € %

Realisatie 2022 € %

Huisvestingskosten Organisatiekosten (overhead) Afschrijvingskosten (overhead) Rentekosten (overhead) Facilitaire kosten (overhead)

-1.618.136 -410.000 -216.200 -32.000 -30.000

21,0% 5,3% 2,8% 0,4% 0,4%

-1.662.318 -569.000 -238.585 -32.000 -30.000

20,1% 6,9% 2,9% 0,4% 0,4%

-1.676.203 -635.059 -236.116 -25.301 -44.992

20,6% 7,8% 2,9% 0,3% 0,6%

Totaal materieel indirecte kosten

-2.306.336

29,9%

-2.531.903

30,6%

-2.617.670

32,2%

32

Huisvestingskosten De overschrijding ten opzichte van de begroting op huisvestingskosten van € 13.885 betreft voornamelijk hogere kosten voor elektra op de Jansstraat. Daar heeft een verrekening plaatsgevonden over eerdere jaren, die voor een lager bedrag was voorzien dan de daadwerkelijke kosten. Ook de schoonmaakkosten vielen hoger uit dan begroot.

Organisatiekosten De organisatiekosten zijn € 66.059 hoger dan begroot, deels door de additionele kosten voor IT. We zijn overgegaan naar een nieuwe leverancier, waardoor er tijdelijk dubbele lasten waren. Verder waren er additionele kosten voor de inhuur van expertise van externe bureaus waarvan een aantal in opdracht van het bestuur. Zo zijn er kosten gemaakt voor EY inzake advies over het BTW-vraagstuk en is er een haalbaarheidsonderzoek geweest voor een nieuwe locatie.

Afschrijvingskosten De afschrijvingen zijn €2.470 lager dan begroting omdat er in 2022 minder is geïnvesteerd dan vooraf geprognosticeerd.

Rentekosten De rentekosten zijn € 6.699 lager dan begroot, omdat het betaalde rentebedrag is gedaald door de aflossing die gedaan is op de verschillende leningen.

Facilitaire kosten De facilitaire kosten zijn € 14.992 hoger dan begroot, door hogere (inkoop)kosten voor het archiefcafé.

9.7

Vennootschapsbelasting

Vennootschapsbelasting

Begroting 2022 € %

Herz. begroting 2022 € %

Realisatie 2022 € %

Vennootschapsbelasting

-

-

-

Het Noord-Hollands Archief heeft bij de Belastingdienst een verzoek ingediend tot ontheffing van de plicht tot betaling van vennootschapsbelasting. Er is sinds 2020 een uitspraak van de Belastingdienst dat het Noord-Hollands Archief vrijgesteld is van het betalen van vennootschapsbelasting, waardoor de lasten in het resultaat van 2021 nihil zijn.

33

De Belastingdienst heeft aangeven dat de vrijstelling geldt voor de situatie van 2020. Mocht de situatie veranderen, dan is het NHA verplicht dit bij de Belastingdienst te melden en kan het zijn dat in de toekomst deze vrijstelling (deels) wordt ingetrokken.

9.8

Toevoegingen/onttrekkingen aan reserves

Mutatie reserves

Begroting 2022 € %

Herz. begroting 2022 € %

Realisatie 2022 € %

Egalisatiereserve Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - digitaal zichtbaar maken Bestemmingsreserve - filmexperience digitalisering Bestemmingsreserve - collectiebeheer

58.885 -200.000 40.000 -

71.385 -200.000 24.713 28.621 15.000 33.375

71.385 -200.000 5.731 28.621 33.375

Totaal mutatie reserves

-101.115

-26.906

-60.888

Egalisatiereserve Vanuit het resultaat van 2021 is geen additionele dotatie aan de egalisatiereserve gedaan, waardoor de vrijval van de egalisatiereserve conform begroting is.

Bestemmingsreserve groot onderhoud Kleine Houtweg Conform begroting is een bestemmingsreserve groot onderhoud opgenomen, waaraan een dotatie van € 200.000 is gedaan ten laste van het resultaat van 2022. Deze dotatie is gebaseerd op de herziene versie van het meerjaren onderhoudsplan dat in november 2020 is ontvangen. Daaruit blijkt dat de gemiddelde kosten voor groot onderhoud zo’n € 200.00 per jaar zijn. De afschrijvingen op de kosten van dit groot onderhoud zijn in de begroting opgenomen als onttrekking aan de bestemmingsreserve. Gedurende 2021 en 2022 waren de daadwerkelijke investeringen aan onderhoud voor de locatie aan de Kleine Houtweg lager. In plaats van de begrote afschrijvingen van € 20.000 op deze investeringen, is er daarom slechts voor € 5.731 afgeschreven waardoor de onttrekking aan de bestemmingsreserve voor de afschrijving op groot onderhoud lager uitvalt.

Bestemmingsreserve digitaal zichtbaar maken. Vanuit de resultaatsbestemming van 2019 is er € 100.000 bestemd voor additionele projecten binnen “digitaal zichtbaar maken”, waarvan in 2020 en 2021 € 71.379 is besteed en onttrokken uit de bestemmingsreserve. Het restant ad € 28.621 is in 2022 besteed, en dus heeft ook de onttrekking van het laatste deel van deze bestemmingsreserve in 2022 plaatsgevonden.

34

Bestemmingsreserve filmexperience digitalisering Vanuit de resultaatsbestemming van 2021 is er € 15.000 gedoteerd aan een nieuwe bestemmingsreserve, bedoeld voor een film over digitalisering binnen het NHA, als onderdeel van een tentoonstelling. Deze film is echter in 2022 nog niet gerealiseerd. De verwachting is dat dat in 2023 zal gebeuren.

Bestemmingsreserves collectiebeheer In 2021 zijn een aantal projecten van de afdeling collectiebeheer vertraagd, terwijl de kosten wel begroot worden. Omdat de projecten in 2022 zouden doorlopen, is besloten om het resterende budget ad € 33.375 te bestemming voor de afronding van deze projecten in 2022. De realisatie heeft inderdaad plaatsgevonden, waardoor het bedrag dat in 2022 is gedateerd vanuit de resultaatsbestemming, in hetzelfde jaar ook weer is onttrokken aan de reserve.

9.9

Gerealiseerd resultaat 2022 en voorstel resultaatsbestemming

In 2022 is er een positief resultaat gerealiseerd van € 255.949. Het voorstel is om dit resultaat als volgt te bestemmen:   

Een bedrag van € 115.000 toe te voegen aan de weerstandsreserve Een bedrag van € 40.000 dat was begroot voor kosten voor de voorbereiding van de zomertentoonstelling 2023 over digitalisering, die in 2022 nog niet was besteed maar wel nodig voor de plannen die er liggen voor de uitvoering van de zomertentoonstelling Het restant van € 100.949 toe te voegen aan de egalisatiereserve

In het overzicht hieronder is de afloop van de egalisatiereserve in de komende jaren opgenomen, indien het bestuur akkoord gaat met bovenstaand voorstel: Resultaat

2023

2024

2025

2026

Egalisatiereserve Stand per 1 januari

190.011

99.912

50.475

25.237

-40.662 -24.200 -25.237 -90.099

-24.200 -25.237 -49.437

-25.237 -25.237

-25.237 -25.237

99.912

50.475

25.237

0

Boeking resultaat 2021: Resultaat 2018 Resultaat 2019 Resultaat 2020 Resultaat 2021 Resultaat 2022 Boeking jaarlaag: Stand per 31 december

26.092 162.648 96.800 100.949

35

9.10 Overzicht van de aanwending van het bedrag voor onvoorzien

Er is in 2022 geen bedrag begroot voor onvoorziene uitgaven.

9.11 Overzicht van incidentele baten en lasten per programma

Er zijn in 2022 geen incidentele baten en lasten geweest.

36

9.12 Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semi-publieke sector

Op 1 januari 2013 is de Wet normering topinkomens (WNT) in werking getreden. De WNT is van toepassing op het Noord-Hollands Archief. Het voor het NHA toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2022 € 216.000 (algemeen bezoldigingsmaximum).

9.12.1 Leidinggevende topfunctionarissen In onderstaande tabel is de bezoldiging over 2022 van de directeuren van het NHA opgenomen. Tot en met 7 juli 2022 was de heer L. Zoodsma actief als directeur, waarna hij de pensioengerechtigde leeftijd heeft bereikt. Hij is opgevolgd door de nieuwe directeur, mevrouw W. de Groot, die per 1 juni 2023 bij het NHA in dienst is gekomen.

37

Gegevens 2022 bedragen x € 1 Functiegegevens 5 Aanvang6 en einde functievervulling in 2022 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

L. Zoodsma

W. de Groot

Directeur

Directeur

01/01 t/m 07/07

01/06 t/m 31/12

1

1

Ja

Ja

7

Dienstbetrekking?8 Bezoldiging 9 Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

€

65.177,79

€

66.481,88

Beloningen betaalbaar op termijn

€

10.455,57

€

12.346,04

Subtotaal

€

75.633,36

€

78.827,92

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum 10

€

111.254,79

€

126.641,10

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag11

n.v.t.

Bezoldiging

€

Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan 12 Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling13

n.v.t.

75.633,36

n.v.t.

€

n.v.t.

78.827,92

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

[NAAM 1]

[NAAM…]

Gegevens 2021 14 bedragen x € 1 Functiegegevens

5

Aanvang en einde functievervulling in 2021 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging

7

8

Directeur

n.v.t.

01/01 t/m 31/12

n.v.t.

1

n.v.t.

Ja

Nee

9

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

€

108.135,74

n.v.t.

Beloningen betaalbaar op termijn

€

21.067,56

n.v.t.

Subtotaal

€

129.203,30

n.v.t.

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum 10

€

209.000,00

Bezoldiging

€

129.203,30

38

€

209.000,00

n.v.t.

9.12.2 Toezichthoudende topfunctionarissen met een bezoldiging hoger dan € 1.800 Naast de directeur, wordt ook het bestuur als topfunctionaris aangemerkt. In 2020 is door het bestuur besloten dat de bestuursleden aanspraak kunnen maken op een vergoeding van € 150,00 per vergadering. Daarnaast kunnen reiskosten worden gedeclareerd. Er wordt in principe 3 keer per jaar vergaderd met het bestuur van het Noord-Hollands archief en 3 keer per jaar met de Rijksbestuurders. In 2022 bestond het bestuur uit 6 leden, waarvan alleen mevrouw B. Glashouwer een bezoldiging hoger dan € 1.800 heeft ontvangen. Gegevens 2022 bedragen x € 1

B. Glashouwer Bestuurslid

Functiegegevens 2 Aanvang en einde functievervulling in 2022

01/01 t/m 31/12

Bezoldiging Bezoldiging3

€

2.680,72

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum 4

€

21.600,00

n.v.t.

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag 5 Bezoldiging

€

Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan6

2.680,72

n.v.t.

n.v.t. n.v.t.

Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling 7 Gegevens 2021 8

B. Glashouwer

bedragen x € 1

Bestuurslid

Functiegegevens 2 Aanvang en einde functievervulling in 2021

01/01 t/m 31/12

Bezoldiging Bezoldiging3 Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

4

39

€

1.220,02

€

20.900,00

9.12.3 Topfunctionarissen met een bezoldiging minder dan € 1.800

De overige bestuursleden hebben geen bezoldiging, of een bezoldiging lager dan € 1.800 ontvangen en zijn derhalve opgenomen in onderstaande tabel.

NAAM TOPFUNCTIONARIS

AFGEVAARDIGDE NAMENS FUNCTIE

Dhr. J. Wienen

-

Voorzitter AB

Mw. M.J.C. Heeremans

het Rijk

Lid AB

Dhr. C. Mooij

het Rijk

Lid AB

Mw. M.-Th. Meijs

Gemeente Haarlem

Lid AB t/m juni 2022

Mw. D. van Loenen

Gemeente Haarlem

Lid AB m.i.v. juli 2022

Dhr. J. Verwoort

Gemeente Velsen

Lid AB

9.12.4 Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2022 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen. De binnen onze organisatie geïdentificeerde leidinggevende topfunctionarissen met een dienstbetrekking hebben geen dienstbetrekking bij meerdere WNT-plichtige instelling(en) als leidinggevende topfunctionaris (die zijn aangegaan met ingang van 1 januari 2022).

40

10 Balans Noord-Hollands Archief

Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut

Balans 31-12-2022 € €

Balans 31-12-2021 € €

1.498.725

1.576.348 1.498.725

Financiële vaste activa Overige verbonden partijen

5.000

Totaal vaste activa Vorderingen en overlopende activa Vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Overige vorderingen

1.576.348 5.000

5.000

5.000

1.503.725

1.581.348

106.808

155.522

118.007

36.807

2.441

2.173 227.256

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan een jaar

383.874 1.284.961

194.501 268.537 1.409.761

1.668.834 Liquide middelen Bank Kas

535.718 1.241

1.678.298 31.612 248

536.960

31.860

Totaal vlottende activa

2.433.050

1.904.658

TOTAAL ACTIVA

3.936.775

3.486.007

Eigen vermogen Egalisatiereserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat

89.062 1.820.468 255.949

160.447 1.376.050 312.145 2.165.478

Vaste schulden Onderhandse leningen van binnenlandse banken Onderhandse leningen van openbare lichamen

757.535 -

Totaal vaste passiva

Netto-vlottende schulden met een rentypische looptijd korter dan een jaar Schulden aan openbare lichamen Overige schulden

1.848.642

859.535 757.535

859.535

2.923.013

2.708.177

486.488 453.132

308.504 327.491 939.619

Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en in een volgend boekjaar tot betaling komen Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van het volgende begrotingsjaar komen

635.995

71.053

128.181

3.090

13.654 74.142

141.835

Totaal vlottende passiva

1.013.762

777.830

TOTAAL PASSIVA

3.936.775

3.486.007

41

11 Toelichting op de balans 11.1 Vaste activa

11.1.1 Materiële vaste activa De materiele vaste activa op de balans betreffen enkel investeringen met een economisch nut.

Vaste activa Stand per 1 januari: Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen Boekwaarde 01-01-2022 Mutaties door aanschaffingen/afstotingen: Investeringen Bijdragen derden Desinvesteringen

Mutaties door afschrijvingen: Afschrijvingen op investeringen Afschrijvingen op desinvesteringen

Stand per 31 december: Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen Boekwaarde 31-12-2022 Activa in aanbouw Boekwaarde 31-12-2022

Bedrijfsgebouwen

Machines, apparaten en installaties

Overige materiële vaste activa

Totaal

2.828.502 1.463.6461.364.856

484.180 275.015209.165

3.099 2.0721.028

3.315.782 1.740.7331.575.048

77.450

43.801

1.028-

77.450

43.801

1.028-

120.223 120.223

152.443152.443-

83.67183.671-

-

236.115236.115-

2.905.952 1.616.0901.289.863

527.981 358.686169.294

2.072 2.072-

3.436.004 1.976.8481.459.157 39.569 1.498.725

De afschrijvingen van de materiële vaste activa geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar en worden lineair afgeschreven in: a) maximaal 40 jaar: bedrijfsgebouwen; depot inrichting (vaste en verrijdbare stellingen nagelvast) b) maximaal 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen; depot inrichting (vaste en verrijdbare stellingen niet nagelvast) c) maximaal 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen d) maximaal 10 jaar: productiemachines en/of apparatuur, veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen; groot onderhoud bedrijfsgebouwen e) maximaal 5 jaar: zware transportmiddelen; aanhangwagens; personenauto’s; lichte motorvoertuigen f) maximaal 5 jaar: automatiseringsapparatuur; readers en printers g) niet: gronden en terreinen

42

De investeringen in 2022 betreffen de volgende: Bedrijfsgebouwen: Verbouwing Jansstraat: Onderhoud Kleine Houtweg: Inrichting studiezaal: Meuilair Jansstraat: Totaal:

€ 12.199 € 35.574 € 2.597 € 28.080 € 77.450

Machines, apparaten en installaties: Hardware: € 28.949 Software: € 13.284 Totaal: € 42.773 Totaal investeringen:

€ 120.223

11.1.2 Financiële vaste activa Stand per 31-12-2022: Stand per 31-12-2021:

€ €

5.000 5.000

In 2020 heeft het Noord-Hollands Archief zich aangesloten bij de organisatie READ-COOP, die zich richt op de toegang tot archiefdocumenten met de ondersteuning van de allernieuwste technologie. Door het kopen van aandelen ter waarde van € 5.000 krijgt het NHA toegang tot het platform, netwerk en de technologie.

11.2 Vlottende activa

11.2.1 Vorderingen en overlopende activa

Vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Stand per 31-12-2022: Stand per 31-12-2021:

€ 106.808 € 155.522

Van dit saldo heeft een bedrag van € 106.318 betrekking op 2023. Het andere deel van € 490 heeft betrekking op 2024.

Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Stand per 31-12-2022: Stand per 31-12-2021:

€ €

118.007 36.807

Onder deze post zijn de nog te ontvangen subsidies opgenomen en de nog te ontvangen rente van de rekening schatkistbankieren over het vierde kwartaal 2022.

43

Overige vorderingen Stand per 31-12-2022: Stand per 31-12-2021:

€ €

2.441 2.173

De post debiteuren bevat een factuur aan het Dolhuys voor de bewaring van archieven en een factuur aan Erfgoed Delft voor een educatief project.

11.2.2 Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar Vorderingen op openbare lichamen Stand per 31-12-2022: Stand per 31-12-2021:

€ €

383.874 268.537

De vorderingen op openbare lichamen bestaan uit nog te ontvangen bijdragen of subsidies van de provincie Noord-Holland, verschillende gemeenten en drie archieven. Verder betreft dit de te vorderen btw via het compensatiefonds van de gemeenten Haarlem en Velsen.

Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan een jaar Stand per 31-12-2022: Stand per 31-12-2021:

€ 1.284.961 € 1.409.761

Conform overheidsbeleid draagt het Noord-Hollands Archief zijn overtollige middelen af aan het ministerie van Financiën. Hierbij wordt voor gemeenten, provincies, waterschappen en hun gemeenschappelijke regelingen met een begrotingstotaal tot € 500 miljoen een drempel voor het verplicht schatkistbankieren gehanteerd van 2% van het begrotingstotaal met een minimum van € 1 miljoen. Het bedrag op de rekening Schatkistbankieren is lager dan eind 2021 vanwege een hoger saldo op de lopende rekening. In de tabel hieronder is per kwartaal het bedrag aan middelen opgenomen dat gemiddeld op dagbasis buiten ’s Rijks schatkist is aangehouden (€ x 1.000).

kwartaal ruimte onder drempelbedrag ruimte boven drempelbedrag

I 828 -

44

II 797 -

III 483 -

IV 538 -

11.2.3 Liquide middelen

Liquide middelen Kas Bank: Proactive Bank: Rabobank Totaal

31-12-2022 17 1.224 535.718 536.960

31-12-2021 248 2.472 29.140 31.860

De liquide middelen staan vrij ter beschikking. De stijging van de bankstand bij de Rabobank kan deels worden verklaard omdat er per ultimo 2022 relatief minder geld is afgeroomd naar de rekening van schatkistbankieren. Dit saldo daalt van € 1.409.761 naar € 1.284.961. Een ander deelt wordt verklaard door een hoger bedrag aan nog te betalen facturen in vergelijking met vorig jaar. In 2022 is Proactive in gebruik genomen. Hiermee krijgen medewerkers een bankpas waarmee zij een gelimiteerd bedrag kunnen afrekenen, om te voorkomen dat zij het privé moeten voorschieten en achteraf declareren. 11.3 Eigen vermogen

Het eigen vermogen op de balans is als volgt opgebouwd, en wordt hieronder verder toegelicht.

Eigen vermogen Stand per 1 januari 2022 Mutaties: - dotatie - onttrekking - afroming op egalisatiereserve - resultaat 2022 Stand per 31 december 2022

Egalisatie reserve

Bestemmings reserve

Resultaat boekjaar

160.447

1.376.050

312.145

-

512.145 67.727-

312.145-

1.820.468

45

1.848.641

255.949

512.145 379.87271.385255.949

255.949

2.165.478

71.38589.062

Totaal 2022

11.3.1 Egalisatiereserve

De mutatie in de egalisatiereserve is weergegeven in onderstaande tabel: Egalisatiereserve

Resultaat

Stand per 1 januari

2022 160.447

2024

2025

89.062

24.200

-6.523 -40.662 -24.200 -71.385

-40.662 -24.200 -64.862

-24.200 -24.200

89.062

24.200

0

Boeking resultaat vorig jaar:

Resultaat 2017 Resultaat 2018 Resultaat 2019 Resultaat 2020 Resultaat 2021 Boeking jaarlaag:

2023

0

-

-53.855 26.092 162.648 96.800 -

Stand per 31 december

0

De egalisatiereserve is gevormd 2008, na akkoord van de belastingdienst. Bij de overgang naar de gemeenschappelijke regeling ontstond de behoefte om de gerealiseerde resultaten op te kunnen nemen in een reserve op de balans, om te voorkomen dat het gerealiseerde resultaat na afloop van ieder boekjaar verrekend zou moeten worden tussen de verschillende partners van de gemeenschappelijke regeling. Omdat het NHA gebruik maakt van de koepelvrijstelling, staat de Belastingdienst het echter niet toe om een algemene reserve op te bouwen. Het opbouwen van een egalisatiereserve is echter wel toegestaan. Daarbij kan (een deel van) het gerealiseerde resultaat worden toegevoegd aan de egalisatiereserve. Het resultaat wordt vervolgens in gelijke delen toegerekend aan de vier jaren erna, waardoor het resultaat toch ten goede (of ten laste) komt van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling.

11.3.2 Bestemmingsreserves

De mutatie in de bestemminsreserve is weergegeven in onderstaande tabel: Bestemmingsreserve 2019: Groot onderhoud KHW 2019: Achterstallig onderhoud KHW 2019: Digitaal zichtbaar maken 2021: Film experience digitalisering 2021: Projecten collectiebeheer 2021: Weerstandsreserve Totaal

Stand 01-01-2022

Dotatie uit resultaat 2021

699.179 648.250 28.621 -

15.000 33.375 263.770

1.376.050

312.145

Dotatie uit resultaat 2022

Onttrekking

200.000

-5.731 -28.621

46

-33.375 200.000

-67.727

Stand 31-12-2022 893.448 648.250 15.000 263.770 1.820.468

Bestemmingsreserve 2019: groot onderhoud Kleine Houtweg Met ingang van 1 januari 2019 is het NHA zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van het pand op de Kleine Houtweg. Voor de kosten van dit onderhoud wordt er daarom vanaf 2019 jaarlijks een bedrag van € 200.000 aan deze bestemmingsreserve gedoteerd en daarnaast vanuit de resultaatsbestemming van 2019 in 2020 ook nog eenmalig een additioneel bedrag van € 100.000. De jaarlijkse dotatie is gebaseerd op het meerjaren onderhoudsplan dat voor de Kleine Houtweg in 2016 is opgesteld en het geactualiseerde meerjaren onderhoudsplan (meerjarig onderhouds- en investeringsplan, MOIP) van november 2020. Hierin wordt bevestigd dat de gemiddelde kostenraming voor groot onderhoud gemiddeld € 200.000 per jaar is. In 2021 heeft er voor € 34.574 aan groot onderhoud plaatsgevonden. De afschrijvingen die plaatsvinden op het groot onderhoud worden onttrokken aan deze reserve. In 2022 is er voor € 5.731 afgeschreven op deze investeringen in onderhoud en dus onttrokken aan de bestemmingsreserve. Op basis van het geactualiseerde meerjaren onderhoudsplan is de verwachting dat het bedrag van de bestemmingsreserve in de komende jaren nodig zal zijn.

Bestemmingsreserve 2019: achterstallig onderhoud Kleine Houtweg In 2019 heeft het Noord-Hollands Archief eenmalig een bedrag van € 762.000 ontvangen voor achterstallig onderhoud t/m 2018. Het saldo van de ontvangen gelden, verminderd met de uitgevoerde schilderwerken in 2019, is in 2019 in het resultaat verantwoord onder bijdragen van het rijk. In 2020 is er conform besluit van het bestuur vanuit de resultaatsbestemming 2019 een bestemmingsreserve opgenomen van € 648.250 voor achterstallig onderhoud van het pand aan de Kleine Houtweg. Mocht in de komende jaren blijken dat het ontvangen geld in positieve of negatieve zin afwijkt van de kosten voor het geplande onderhoud, dan wordt dit resultaat verrekend met de egalisatiereserve.

Bestemmingreserve 2019: digitaal zichtbaar maken In 2020 is er conform besluit van het bestuur vanuit de resultaatsbestemming 2019 een bestemmingsreserve opgenomen van € 100.000 voor extra projecten binnen het digitaal zichtbaar maken van collecties. Daarvan is in 2020 en 2021 € 71.380 besteed en onttrokken aan de bestemmingsreserve. Het restant zou in 2021 worden benut, maar omdat er wat vertraging is opgelopen in projecten is dat niet geheel gelukt. Het restant ad € 28.621 is in 2022 benut.

Bestemmingreserve 2021: filmexperience digitalisering In 2022 is er conform besluit van het bestuur vanuit de resultaatsbestemming 2021 een bestemmingsreserve opgenomen van € 15.000 voor een additionele bijdrage aan de zomertentoonstelling over digitalisering in de vorm van een filmproductie. Deze tentoonstelling zal in 2023 plaatsvinden, en dan zal ook het bedrag uit de bestemmingsreserve worden onttrokken.

47

Bestemmingsreserve 2021: projecten collectiebeheer In 2021 bleken een aantal projecten binnen collectiebeheer niet geheel te kunnen worden afgerond, waardoor het budget daarvoor niet geheel was benut terwijl de kosten in het jaar erna nog wel werden verwacht. Daarom is er volgens bestuursbesluit vanuit de resultaatsbestemming 2021 een bestemmingsreserve opgenomen van € 33.375 voor de afronding van deze projecten. Dit bedrag is in 2022 geheel besteed en daarom weer onttrokken aan de bestemmingsreserve.

Bestemmingsreserve 2021: weerstandreserve In 2022 zijn we conform bestuursbesluit begonnen met het opbouwen van een weerstandsreserve, naar aanleiding van de inschatting van het risico op een verlies van inkomsten wanneer het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling stapt. Deze weerstandsreserve zal jaarlijks worden herzien, naar aanleiding van een sessie met de MT leden waarin mogelijke risico’s voor het NHA worden benoemd, en de waarschijnlijkheid en de impact daarvan worden ingeschat.

11.4 Vaste schulden

Het NHA is een drietal leningen aangegaan, die allemaal bij de Rabobank lopen en waarop jaarlijks wordt afgelost.

Lening Rabobank 2006

Lening Rabobank 2007

Lening Rabobank 2019

Totaal 2022

Stand 1 januari 2022

327.000

115.442

417.093

859.535

kortlopend deel - afgelost langlopend deel

36.000 291.000

11.004 104.438

54.996 362.097

102.000 757.535

Stand 31 december 2022

291.000

104.438

362.097

757.535

Langlopende leningen

De lening uit 2006 heeft een hoofdsom van € 900.000. Er wordt in 25 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 4,0%. De lening uit 2007 heeft een hoofdsom van € 275.000. Er wordt in 25 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 5,1%. De lening uit 2019 heeft een hoofdsom van € 550.000. Er wordt in 10 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 2,6%. Aan rentelasten is voor deze leningen in 2022 een bedrag van € 28.736 betaald.

48

11.5 Vlottende passiva

11.5.1 Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan een jaar

Schulden aan openbare lichamen Stand per 31-12-2022: Stand per 31-12-2021:

€ €

458.862 308.504

Op 31 december 2022 stonden er twee vorderingen van de Belastingdienst open voor de af te dragen loonheffing van december en voor af te dragen BTW. De gemeente Haarlem heeft in december 2022 een factuur voor de huur van januari 2022 gestuurd. Deze factuur is in januari 2022 voldaan. Verder is in deze post een kleine factuur opgenomen van het Zeeuws Archief en een nog te ontvangen subsidie van de Gemeente Haarlem.

Overige schulden Stand per 31-12-2022: Stand per 31-12-2021:

€ €

453.132 327.491

De crediteuren hebben een looptijd korter dan een jaar. Per 9 februari staat van dit saldo nog een negatief bedrag open van € 12.973,48, in verband met een creditfactuur.

11.5.2 Overlopende passiva

Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en in een volgend boekjaar tot betaling komen Stand per 31-12-2022: Stand per 31-12-2021:

€ €

98.678 121.181

€ € € € €

20.000 30.331 9.300 6.047 33.000

Deze post bestaat uit:     

Egalisatie verbouwing Stichting Hart Reservering accountantskosten Overige nog te ontvangen facturen Verrekening WW- en ziektekostenpremies Nog te ontvangen subsidie Mondriaan Fonds

De egalisatie verbouwing van Stichting Hart betreft de aflossing van de lening die NHA bij de Gemeente Haarlem had afgesloten t.b.v. de verbouwing van het voorgebouw van de Kleine Houtweg ten behoeve van Stichting Hart. Deze is in 2020 volledig afgelost door de Stichting Hart, waarvan jaarlijks € 20.000 in het resultaat wordt geboekt.

49

Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van het volgende begrotingsjaar komen Stand per 31-12-2022: Stand per 31-12-2021:

€ €

3.090 13.654

Dit betreffen facturen die in 2022 zijn gestuurd maar betrekking hebben op 2023.

11.6 Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen

Het Noord-Hollands Archief heeft per 23 april 2018 voor één auto een leasecontract met Spaarnelanden afgesloten ter waarde van € 33.540. De looptijd bedraagt vijf jaar. De resterende contractwaarde per 1 januari 2022 bedraagt € 2.096. De intentie is om het contract met Spaarnelanden te verlengen. Op 24 november 2014 heeft het Noord-Hollands Archief een huurovereenkomst met de gemeente Haarlem getekend voor de locatie Jansstraat. Deze overeenkomst loopt tot en met 31 juli 2028. De huurprijs voor 2022 bedroeg € 883.217 en wordt jaarlijks per 1 januari met 2,5% verhoogd. De resterende contractwaarde per 1 januari 2022 bedraagt € 5.356.027. Het Noord-Hollands Archief heeft per 1 januari 2019 een huurovereenkomst met het Rijksvastgoedbedrijf voor de locatie Kleine Houtweg. Deze overeenkomst loopt tot en met 31 december 2021, maar wordt steeds met een jaar verlengd. De huurprijs bedroeg in 2022 € 304.296 en wordt jaarlijks met het consumentenprijsindexcijfer geïndexeerd. De resterende contractwaarde per 1 januari 2022 bedraagt € 334.726. Het Noord-Hollands Archief heeft per 1 april 2021 een driejarige overeenkomst afgesloten met de firma Ricoh voor de huur van kopieermachines ter waarde van € 21.688. De resterende contractwaarde per 1 januari 2022 bedraagt € 8.925. Het Noord-Hollands Archief heeft een koffieautomaat gehuurd van Douwe Egberts Professional.

Het contract loopt vanaf november 2019 en heeft een totale contractwaarde van € 18.407. De looptijd bedraagt vijf jaar. De resterende contractwaarde per 1 januari 2022 bedraagt € 6.799. Naar aanleiding van de Europese aanbesteding is er een contract afgesloten met een nieuwe ICT dienstverlener, namelijk Axians. Het contract is ingegaan op 25 mei 2022 en heeft een looptijd van drie jaar. De totale contractwaarde betreft € 373.524. Voor telefonie heeft het Noord-Hollands Archief op 21 december 2022 een contract afgesloten met Score Utica. Het contract heeft een looptijd van 2 jaar en een totale contractwaarde van € 38.657,55 In december 2019 heeft het Noord-Hollands Archief een contract afgesloten met schoonmaakbedrijf de Spiegel voor een totaal bedrag van € 179.856. Het contract is ingegaan op 1 januari 2020 en heeft een looptijd van drie jaar tot en met 31 december 2022. De meervoudig onderhandse aanbesteding loopt op dit moment. Naar verwachting gaat het nieuwe contract per 1 april of 1 mei 2023 in. Tot dan toe hanteren we het huidige contract met De Spiegel.

50

Met de firma Repromat is met ingang van 10 september 2020 een contract afgesloten voor de huur van een A2-scanner met een totale waarde van € 44.280 voor de gehele looptijd van 6 jaar. Daarnaast is met dezelfde firma met ingang van 25 april 2019 een contract afgesloten voor de huur van een A1scanner met een totale waarde van € 83.394 voor de gehele looptijd van 5 jaar. De resterende contractwaarde per 1 januari 2022 voor de A2-scanner bedraagt € 27.265, en voor de A1 scanner bedraagt de resterende contractwaarde per 1 januari 2022 € 22.007. Met Veolia is een onderhoudscontract voor de technische installaties op de Kleine Houtweg afgesloten. Het vorige contract is afgesloten per 1 januari 2019, heeft een looptijd van één jaar en is telkens verlengd met één jaar. De resterende contractwaarde per 1 januari 2022 bedroeg € 47.886. Daarnaast is er met Veolia een onderhoudscontract afgesloten voor technische installaties op de Jansstraat. Het contract is afgesloten per 1 januari 2021, heeft een looptijd van één jaar en is telkens verlengd met één jaar. De grootte van het contract bedraagt € 9.326,35. De resterende contractwaarde per 1 januari 2022 bedroeg € 9.326,35. Per 1 januari 2023 is er op basis van een aanbestedingstraject een nieuwe contract afgesloten met Veolia voor het onderhoud van technische installaties op beide locaties.

Het nieuwe contract gaat in per 1 januari 2023, heeft een looptijd van 3 jaar met de mogelijkheid om het contract met nog eens 2 jaar te verlengen. De totale contractwaarde per 1 januari 2023 bedraagt € 457.845. Met Cosource is een contract voor één jaar afgesloten. Dit contract ging in per 1 januari 2019 en is ieder jaar stilzwijgend met een jaar verlengd. De grootte van het contract bedraagt € 46.124. Cosource ondersteunt het NHA bij de technische exploitatie van haar gebouw gebonden installaties en begeleidt en (waar nodig) controleert het werk van de installateurs. De resterende contractwaarde per 1 januari 2022 bedraagt € 46.124. Er worden door het Noord-Hollands Archief een aantal medewerkers ingehuurd op ZZP basis. Het contract met C. van Liempt loopt tot en met 15 november 2023 en heeft een resterende contractwaarde van € 26.144. Het contract met B. Slenders loopt tot en met 31 maart 2023 en heeft een resterende contractwaarde van € 13.946. Het contract met R. Alabate loopt tot en met 30 juni 2023 en heeft een resterende contractwaarde van € 75.847. Het contract met W.Y. Wong loopt tot en met 30 april 2023 en heeft een resterende contractwaarde van € 17.238. Het contract met F. Lekkerkerker loopt tot 31 mei 2023 en heeft een resterende contractwaarde van € 31.124. Verder wordt er een medewerker ingehuurd via Unique.

Dat contract loopt tot 31 juli 2023 en heeft een resterende contractwaarde van € 37.541. Ten slotte wordt er een medewerker ingehuurd via YPublic. Dat contract loopt tot en met 31 december 2023 en heeft in 2023 een contractwaarde van € 140.145.

51

11.7 Gebeurtenissen na balansdatum

Er hebben zich na balansdatum geen gebeurtenissen voorgedaan die mogelijk nog invloed hebben op het resultaat van 2022.

52

12 Overzicht gerealiseerde baten en lasten per taakveld Het BBV schrijft voor dat de baten en lasten per programma worden onderverdeeld in taakvelden. De baten en lasten kunnen conform de gemeentelijke indeling, geheel worden ondergebracht onder het taakveld “musea” (5.4) binnen de categorie “Sport cultuur en recreatie”. De mutaties in de reserves vallen onder het taakveld “mutaties reserves” (0.10). binnen de categorie “bestuur en ondersteuning”.

Omschrijving taakveld 0 Bestuur en ondersteuning 0.9 Vennootschapsbelasting 0.10 Mutaties reserves

Baten begroting

Lasten begroting

Baten gerealiseerd

-

Lasten gerealiseerd

Verschil baten

-

-26.906

-60.888

Verschil lasten

Verschil saldo

-

-33.982

-33.982

5 Sport, cultuur en recreatie 5.4 Musea

8.282.477

8.255.571

8.449.652

8.132.815

167.175

-122.756

289.930

Totaal

8.255.571

8.255.571

8.388.763

8.132.815

133.193

-122.756

255.949

53