5. Bijlage 4 Jaarrekening NHA 2022
Tekst van het document
23 MAART 2023
Inhoudsopgave
JAARVERSLAG 1
INLEIDING ................................................................................................................................................ 5 1.1 1.2
2
ALGEMEEN ................................................................................................................................................ 5 RESULTAATONTWIKKELING ........................................................................................................................... 5
PROGRAMMAVERANTWOORDING .......................................................................................................... 7 2.1 VERANTWOORDING REALISATIE PROGRAMMA’S ................................................................................................ 7 2.1.1 Realisatie doelstellingen .................................................................................................................... 7 2.1.2 Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................................. 9 2.1.3 Gerealiseerde baten en lasten ........................................................................................................... 9 2.2 VENNOOTSCHAPSBELASTING ....................................................................................................................... 10 HET NHA IS DOOR DE BELASTINGDIENST VRIJGESTELD VAN HET BETALEN VAN VENNOOTSCHAPSBELASTING. ............................ 10 2.3 GEBRUIK VAN HET GERAAMDE BEDRAG VOOR ONVOORZIEN .............................................................................. 10 IN DE (HERZIENE) BEGROTING IS ER GEEN BEDRAG BEGROOT VOOR ONVOORZIENE KOSTEN ................................................... 10
3
DE PARAGRAFEN .................................................................................................................................... 11 3.1 WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING ............................................................................................. 11 3.1.1 Inventarisatie weerstandscapaciteit ............................................................................................... 12 3.1.2 Inventarisatie risico’s ....................................................................................................................... 12 3.1.3 Beleid omtrent risico’s en weerstandscapaciteit ............................................................................. 13 3.1.4 Kengetallen en beoordeling daarvan .............................................................................................. 13 3.2 ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN ............................................................................................................... 15 3.2.1 Beleidskader .................................................................................................................................... 15 3.2.2 Uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties .......................................................
15 3.2.3 Vertaling van de financiële consequenties in de begroting ............................................................. 16 3.3 FINANCIERING .......................................................................................................................................... 16 3.3.1 Beleidsvoornemens ten aanzien van risicobeheer financieringsportefeuille ................................... 16 3.3.2 Rentelasten, renteresultaat, toerekening aan investeringen en taakvelden .................................. 16 3.3.3 Financieringsbehoefte ..................................................................................................................... 17 3.4 BEDRIJFSVOERING ..................................................................................................................................... 17 3.4.1 Inzicht in stand van zaken en beleidsvoornemens ........................................................................... 17 3.5 VERBONDEN PARTIJEN ............................................................................................................................... 17 3.5.1 Visie en beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen ............................................................... 17
4
BELASTINGEN ......................................................................................................................................... 18 4.1 4.2
5
MEERJARENBEGROTING 2023 – 2026..................................................................................................... 19 5.1 5.2 5.3
6
VENNOOTSCHAPSBELASTING ....................................................................................................................... 18 BELASTING OVER DE TOEGEVOEGDE WAARDE (BTW) ........................................................................................ 18
BATEN .................................................................................................................................................... 19 LASTEN ................................................................................................................................................... 19 MUTATIE RESERVES ................................................................................................................................... 19
UITBRAAK COVID-19-VIRUS ................................................................................................................... 20
2
JAARREKENING 7 ALGEMENE GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING, RESULTAATBEPALING EN HET OPSTELLEN VAN DE JAARREKENING .............................................................................................................................................. 22 8
OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN ....................................................................................................... 25
9
TOELICHTING OP HET OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN ..................................................................... 26 9.1 BIJDRAGEN DEELNEMERS AAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING ..................................................................... 27 9.2 BIJDRAGEN OVERIGE OVERHEIDSINSTANTIES ................................................................................................... 28 9.3 OVERIGE OPBRENGSTEN ............................................................................................................................. 29 9.4 PERSONEELSKOSTEN .................................................................................................................................. 30 9.5 MATERIEEL DIRECTE KOSTEN ....................................................................................................................... 31 9.6 MATERIEEL INDIRECTE KOSTEN .................................................................................................................... 32 9.7 VENNOOTSCHAPSBELASTING ....................................................................................................................... 33 9.8 TOEVOEGINGEN/ONTTREKKINGEN AAN RESERVES............................................................................................
34 9.9 GEREALISEERD RESULTAAT 2022 EN VOORSTEL RESULTAATSBESTEMMING ........................................................... 35 9.10 OVERZICHT VAN DE AANWENDING VAN HET BEDRAG VOOR ONVOORZIEN ............................................................. 36 9.11 OVERZICHT VAN INCIDENTELE BATEN EN LASTEN PER PROGRAMMA ..................................................................... 36 9.12 WET NORMERING BEZOLDIGING TOPFUNCTIONARISSEN PUBLIEKE EN SEMI-PUBLIEKE SECTOR .................................. 37 9.12.1 Leidinggevende topfunctionarissen ............................................................................................ 37 9.12.2 Toezichthoudende topfunctionarissen met een bezoldiging hoger dan € 1.800......................... 39 9.12.3 Topfunctionarissen met een bezoldiging minder dan € 1.800 .................................................... 40 9.12.4 Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT .......................................................... 40
10
BALANS .................................................................................................................................................. 41
11
TOELICHTING OP DE BALANS ................................................................................................................. 42 11.1 VASTE ACTIVA .......................................................................................................................................... 42 11.1.1 Materiële vaste activa ................................................................................................................ 42 11.1.2 Financiële vaste activa ................................................................................................................ 43 11.2 VLOTTENDE ACTIVA ................................................................................................................................... 43 11.2.1 Vorderingen en overlopende activa ............................................................................................ 43 11.2.2 Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar ............................................... 44 11.2.3 Liquide middelen ......................................................................................................................... 45 11.3 EIGEN VERMOGEN ....................................................................................................................................
45 11.3.1 Egalisatiereserve ......................................................................................................................... 46 11.3.2 Bestemmingsreserves ................................................................................................................. 46 11.4 VASTE SCHULDEN...................................................................................................................................... 48 11.5 VLOTTENDE PASSIVA.................................................................................................................................. 49 11.5.1 Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan een jaar .......................... 49 11.5.2 Overlopende passiva ................................................................................................................... 49 11.6 NIET IN DE BALANS OPGENOMEN RECHTEN EN VERPLICHTINGEN ......................................................................... 50 11.7 GEBEURTENISSEN NA BALANSDATUM ............................................................................................................ 52
12
OVERZICHT GEREALISEERDE BATEN EN LASTEN PER TAAKVELD ............................................................. 53
3
JAARVERSLAG
4
1
Inleiding
1.1
Algemeen
In 2022 bezochten 10.102 mensen de Janskerk (het publiekscentrum van het NHA) voor tentoonstellingen, evenementen, rondleidingen, educatieve activiteiten of voor het gebouw zelf. Het aantal bezoeken aan de studiezalen kwam uit op 2.806. In totaal komt daarmee het aantal bezoeken aan het NHA in 2022 op 12.908. Er werden 558.282 bezoeken gebracht aan de website van het NHA. Daarnaast neemt het NHA deel aan veel geraadpleegde landelijke platforms, zoals WieWasWie en Oorlogsbronnen. In 2022 heeft het NHA een slag gemaakt in het aansluiten van partners op het e-depot. Zo heeft de Provincie Noord-Holland voor de tweede maal formeel digitaal archief overgebracht en met 90% van onze partners lopen projecten om digitaal archief over te brengen. Het NHA is hiermee ook een betrouwbare partner voor opslag van digitaal archief en innoveert om altijd een veilige omgeving te bieden die past bij de eisen en wensen van de partners. Zo worden de ontwikkelingen op wet- en regelgeving en ontwikkelingen in de markt continu verkend. In 2022 is ook een professionalisering doorgevoerd in het informatiemanagement van het NHA zelf. Zo is het applicatielandschap efficiënter ingezet, zijn processen en procedures nader beschreven en rollen opnieuw belegd. Een van de kernprocessen van het archiefbeheer is het toegankelijk maken van archieven en collecties.
De archieftoegangen zijn te raadplegen via de website van het NHA (www.noord-hollandsarchief.nl) en via www.archieven.nl. In 2022 zijn 74 inventarissen of plaatsingslijsten verschenen. Deze zijn gemaakt door medewerkers van het NHA, door derden en door vrijwilligers onder begeleiding van het NHA. In totaal is 685 meter archieven toegankelijk gemaakt. Het NHA heeft in 2022 in totaal 179 objecten en 5 grote particuliere collecties verworven voor de beeldcollecties door schenking, overbrenging of aankoop. Daarnaast is de collectie van de Stichting Provinciale Atlas Noord-Holland, die beheerd wordt door het NHA, uitgebreid met 36 objecten. In 2022 werd de bibliotheek van het NHA uitgebreid met 448 aanwinsten in totaal, onderverdeeld in 204 door schenking en 244 door aankoop. Er is net als voorgaande jaren sterk ingezet op het digitaliseren van archieven en beeldcollecties zodat veelgevraagd en kwetsbaar materiaal voor een breed publiek beschikbaar komt. Het publiek maakt ook veel gebruik van de mogelijkheid om via Scannen op Verzoek archiefstukken te laten digitaliseren.
1.2
Resultaatontwikkeling
Het gerealiseerd resultaat wordt gedefinieerd als het gerealiseerde saldo van baten en lasten inclusief het resultaat op algemene dekkingsmiddelen, vennootschapsbelasting en toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves. In 2022 is er een positief resultaat gerealiseerd van € 255.949, versus een begroot resultaat van nihil.
5
De baten vielen € 167.175 hoger uit dan begroot. De grootste verschillen ten opzichte van de begroting betreffen een niet begrote indexatie van de bijdrage van het rijk ad € 109.121 die ontvangen is in december 2022. Daar tegenover staat een teruggave van € 100.000 aan de verschillende partners betreffende transitiegelden voor het e-Depot, die niet was begroot. Verder vielen de overige opbrengsten € 143.118 hoger uit, met name door de ontvangst van meer projectopbrengsten – bijdragen dan op het moment van begroting bekend was. De lasten vielen in totaal € 122.756 lager uit dan begroot. Dit wordt met name veroorzaakt door lagere loonkosten dan begroot, in verband met vacatures en ruimte tussen de werkelijke en maximale (begrote) salarisschalen. Dit overschot is deels gebruikt voor inhuur van externen. De kosten voor digitalisering en publieksactiviteiten/educatie vielen hoger uit door kosten voor projecten die gefinancierd werden vanuit de additionele projectopbrengsten. Huisvestingskosten vielen hoger uit door een eenmalige afrekening met de Gemeente Haarlem voor hogere kosten voor gas en elektra op de Jansstraat, en de organisatiekosten waren hoger, voornamelijk door de overstap naar een nieuwe IT service partij (een periode van dubbele lasten) en additionele inhuur van expertise van externe bureaus.
Het saldo van baten en lasten exclusief algemene dekkingsmiddelen en dotaties en onttrekkingen aan reserves is daardoor € 316.837 positief, terwijl een kleiner positief bedrag van € 26.906 was begroot. Het verschil tussen de gerealiseerde en begrote dotaties aan en onttrekkingen van bestemmingsreserves zorgt voor een negatief resultaat van € 60.888, terwijl in de herziene begroting uitgegaan was van een negatief resultaat van € 26.906. Dit komt met name door een lagere onttrekking uit de bestemmingsreserve van groot onderhoud op de Kleine Houtweg, omdat investeringen later worden gedaan dan voorzien.
Willeke de Groot, directeur Haarlem, 23 maart 2023
6
2
Programmaverantwoording
De richtlijnen van het BBV schrijven voor dat gewerkt wordt met programma’s, die gedefinieerd worden als een samenhangend geheel van activiteiten. Het Noord-Hollands Archief heeft één programma gedefinieerd: het beheren en beschikbaar stellen van archieven. Alle activiteiten van het Noord-Hollands Archief vallen onder dit programma.
2.1
Verantwoording realisatie programma’s
In het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 van het Noord-Hollands Archief zijn aan de hand van vier pijlers beschreven welke doelstellingen het Noord-Hollands Archief zichzelf voor deze periode heeft gesteld. Hieronder wordt toegelicht in hoeverre de doelstellingen binnen het programma die het NHA zichzelf voor 2022 had gesteld, zijn gerealiseerd.
2.1.1
Realisatie doelstellingen
Bronnen veiligstellen Het NHA had zich tot doel gesteld om bij alle archiefvormers een jaarlijkse inspectie uit te voeren. In 2022 zijn de inspecties door het NHA inderdaad voor alle archiefvormers uitgevoerd, met uitzondering van de Omgevingsdienst IJmond omdat de dienstverleningsovereenkomst nog niet was afgesloten. Inmiddels staat ook die inspectie gepland. Daarnaast was een van de doelstellingen om met alle aangesloten overheidsorganisaties in 2022 werkplannen af te stemmen, ter voorbereiding op archiefoverdrachten. Dat is in 2022 geheel gerealiseerd. Verder zouden in 2022 delen van archieven van de de gemeenten Haarlemmermeer, Beverwijk, Haarlem en Zandvoort toegankelijk worden gemaakt, evenals een aantal particuliere archieven. Hieraan is in 2022 doorlopend gewerkt, waarbij een extra inspanning is geleverd op het beschrijven van de beeldcollecties van Haarlemmermeer. De particuliere archieven die toegankelijk zouden worden gemaakt zijn alle in 2022 voorzien van een inventaris, waarna de materiële verzorging zal worden aangepakt. Ten slotte zouden er in 2022 een aantal dossiers gereed gemaakt worden voor digitalisering, namelijk de bouwdossiers van de gemeente Haarlem, voormalige gemeente Schoten en voormalige gemeente Haarlemmerliede/ Spaarnwoude en het archief van de abdij van Egmond en het Provinciaal Bestuur Noord-Holland.
De voorbereiding van genoemde bouwdossiers is in 2022 inderdaad gerealiseerd. Voor het digitaliseren van het archief van de abdij van Egmond is een pilot uitgevoerd. Het archief van het Provinciaal Bestuur Noord-Holland is voor een deel materieel verzorgd.
7
Meer mogelijk maken met data Binnen de pijler “meer mogelijk maken met data” was een van de doelstellingen het digitaliseren en online beschikbaar maken van een deel van de archieven van de Burgerlijke Stand (de overlijdens 19611970) door middel van het project “Vele Handen”, waarbij samengewerkt wordt met online vrijwilligers. In 2022 is inderdaad een deel van de archieven van de Burgelijke Stand gedigitaliseerd, namelijk de overlijdens tussen 1961-1970. Deze zijn voor 95% dubbel ingevoerd door online vrijwilligers. In 2023 wordt de afronding verwacht, waarna het online beschikbaar komt. Het digitaliseren van de geboorten tussen 1913-1922 volgens de Burgerlijke Stand is doorgeschoven naar 2023. De digitalisering van de oudste bouwdossiers van de Gemeente Haarlem is inmiddels voor 70% gereed. De periode 1888-1908 is in 2022 gedigitaliseerd en online, de periode 1909-1916 gedigitaliseerd. De verwachting is dat dit in 2023 online beschikbaar kan worden gesteld. De doelstelling om in 2022 de collectie Fotopersbureau De Boer online beschikbaar en doorzoekbaar te maken met beeldherkenning, is geheel gerealiseerd.
Publiek faciliteren en enthousiasmeren De doelstelling om in 2022 minimaal twee tentoonstellingen in de Janskerk te realiseren, is gelukt. Ook hebben, conform de doelstellingen voor 2022, minimaal 45 groepen leerlingen het Noord-Hollands Archief bezocht voor een educatief programma. Verder zou in 2022 de educatieve website geschiedenislokaal023.nl worden verrijkt met bronnen over Velsen en Haarlemmermeer. Dat is voor Velsen inderdaad gebeurd, en voor Haarlemmermeer zal dat in 2023 gefinaliseerd worden. De landelijke enquête die in 2022 uitgevoerd zou worden om inzicht te verkrijgen in de wensen en behoeften van de actieve gebruikers van de collectie en de (potentiële) bezoekers van de tentoonstellingen en activiteiten, is doorgeschoven naar 2023, en datzelfde geldt voor het beschikbaar stellen van additionele scanapparatuur om de service op het gebied van digitaliseren verder uit te breiden. De plannen daarvoor zijn in 2022 wel verder uitgewerkt en ligt nu klaar om te worden uitgerold. Ten slotte is er in 2022 ook gewerkt aan de voorbereiding van een tentoonstelling over digitaal archiefbeheer. Deze is gepland voor Oktober 2023 in de Janskerk.
Organisatie blijven ontwikkelen Een van de doelstelling voor 2022 was om de organisatiegids te integreren in Motion, door middel van een uitbreiding van het e-hrm systeem. Het NHA realiseert hiermee dat alle communicatie naar de medewerker in dienst via het digitale personeelsdossier vanuit de bron personeelsinformatiesysteem wordt gemaakt, ondertekend, verzonden en gearchiveerd. Dit programma is inmiddels actief, en de communicatie via het systeem met de medewerkers wordt met doorloop in Q1 2023 gerealiseerd. De inhoud van de organisatiegids moet nog worden gevuld in samenwerking met communicatie in afwachting van een aantal verwachte organisatieveranderingen. Voor het programma digitale informatiebeheer is er in 2022 geen verdere formatie uitbreiding meer nodig. Er wordt naast de huidige formatie gewerkt met flexibele inzet die is gerealiseerd met lopende
8
contracten en inmiddels is zelfs het voorstel om een formatieplaats in te zetten in het team Communicatie. We hebben in 2022 ingezet op kennis en vaardigheid van onze medewerkers, van training on the job tot opleiding. In 2022 is een strategisch opleidingsplan gerealiseerd. Verder heeft het NHA volgens de doelstelling inderdaad invulling gegeven aan goede arbeidsomstandigheden en vitaliteitsbeleid door een vitaliteitsbudget in te zetten. Daarnaast is conform doelstelling het generatiepact een vastgestelde regeling voor onbepaalde tijd geworden.
2.1.2
Beoogde maatschappelijke effecten
Het Noord-Hollands Archief helpt organisaties om hun informatie toegankelijk en betrouwbaar te houden en helpt mensen om meer te weten te komen over hun eigen geschiedenis en die van de provincie Noord-Holland en de regio’s Kennemerland en Amstel- en Meerlanden. Het NHA is een toekomstbestendige culturele en democratische basisvoorziening in Haarlem. Als publiekscentrum zijn we een culturele hotspot waar geschiedenis leeft en beleefd kan worden en waar alle inwoners van de provincie een stukje van hun eigen geschiedenis kunnen terugvinden. Als collectiecentrum zorgen we dat onze collectie houdbaar, bruikbaar en zichtbaar is. Dankzij de goede kwaliteit en de laagdrempelige online beschikbaarheid van grote hoeveelheden collectiedata is de collectie optimaal te benutten voor allerhande soorten onderzoek. De innovatieve datatoepassingen die we helpen ontwikkelen, leveren verrassende geschiedverhalen en nieuwe inzichten op. Als expertisecentrum staan we de aangesloten overheidsorganisaties terzijde bij het verantwoord inrichten van hun informatiebeheer ten behoeve van de democratische verantwoording en de bedrijfsvoering. We werken, zo mogelijk met andere archief- en erfgoedinstellingen in de provincie, aan innovaties waar onze overheidspartners en ons publiek baat bij hebben.
2.1.3
Gerealiseerde baten en lasten
Omdat het NHA slechts één programma heeft gedefinieerd, zijn de baten en lasten van het programma “beheren en beschikbaar stellen van archieven” gelijk aan de totale baten en lasten voor het NHA, die in onderstaande tabel is weergegeven. Daarin wordt ook inzicht gegeven in de kosten voor de overhead en de algemene dekkingsmiddelen. De laatste zijn voor het NHA in 2022 niet van toepassing. Raming van baten en lasten Lasten
Begroting 2022 Baten
Programma's Het beheren en beschikbaar stellen van archieven
5.748.616
Bestuur en ondersteuning Overhead Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting
1.955.955 -
Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten
7.704.571
7.805.686
-
Saldo
Herziene begroting 2022 Lasten Baten Saldo
Lasten
2.057.070
6.031.422
2.251.055
5.787.767
-1.955.955 -
2.224.149 -
-2.224.149 -
2.345.048
101.115
8.255.571
26.906
8.132.815
7.805.686
9
8.282.477
8.282.477
Realisatie 2022 Baten
8.449.652
Saldo
2.661.885
-2.345.048 8.449.652
316.837
2.2
Vennootschapsbelasting
Het NHA is door de Belastingdienst vrijgesteld van het betalen van vennootschapsbelasting.
2.3
Gebruik van het geraamde bedrag voor onvoorzien
In de (herziene) begroting is er geen bedrag begroot voor onvoorziene kosten
10
3
De paragrafen
Het jaarverslag dient volgens artikel 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) te bestaan uit een aantal paragrafen waarin de verantwoording is vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Het betreft de paragrafen:
Lokale heffingen Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering Verbonden partijen Grondbeleid
Voor het Noord-Hollands Archief zijn de paragrafen Lokale Heffingen en Grondbeleid niet van toepassing. Onderstaand komen de resterende paragrafen aan bod.
3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Het doel van de paragraaf weerstandsvermogen is inzicht te geven in de ontwikkelingen die van invloed zijn op de financiële positie van het NHA. Het weerstandsvermogen is een indicator voor de financiële gezondheid en is te definiëren als de mate waarin het NHA in staat is onverwachte tegenvallers c.q. risico’s op te vangen teneinde zijn taken voort te kunnen blijven zetten. Het weerstandsvermogen staat in artikel 11 van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en gemeenten (BBV) als volgt gedefinieerd: Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. de weerstandscapaciteit, zijnde middelen en mogelijkheden waarover de provincie onderscheidenlijk gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het weerstandsvermogen wordt ook wel weergegeven als de verhouding tussen de benodigde weerstandscapaciteit (risicobedrag) en de beschikbare weerstandscapaciteit. In het vervolg van deze paragraaf worden de weerstandscapaciteit en de risico’s binnen het NHA nader uitgewerkt en toegelicht.
11
3.1.1
Inventarisatie weerstandscapaciteit
De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en de mogelijkheden die het NHA heeft om onverwachte kosten (risico’s) op te kunnen vangen. Omdat het in lijn met de afspraken met de Belastingdienst voor het NHA niet is toegestaan om een algemene reserve aan te houden, heeft het NHA tot 2022 alleen bestemmingsreserves die geoormerkt zijn voor een bepaald doel. In 2022 is besloten om een deel van het gerealiseerd resultaat in 2021 aan te wenden als weerstandsreserve, dat kan dienen als weerstandscapaciteit op het moment dat dat nodig is. De hoogte van de bestemmingsreserve ten behoeve van dit doel bedraagt ultimo 2022 € 267.330.
3.1.2
Inventarisatie risico’s
Een risico is een onzekere ongewenste gebeurtenis waardoor het realiseren van de organisatiedoelstellingen en -strategie in gevaar komt. In de paragraaf over risicobeheersing en weerstandsvermogen van de herziene begroting 2022 is het belangrijkste risico voor het NHA geïnventariseerd en gepresenteerd in een risicoprofiel, waarbij een inschatting is gemaakt van de kans dat het risico zich voordoet en de mogelijke financiële gevolgen daarvan. Het risicoprofiel wordt jaarlijks herzien, waar nodig aangevuld en gepresenteerd in de (herziene) begroting. In deze paragraaf wordt een terugblik gegeven op het risico dat is benoemd in de herziene begroting van 2022.
De risico’s van onverwacht hoge uitgaven werden tot 2022 bij het Noord-Hollands Archief als beperkt aangemerkt. De organisatie heeft vooral te maken met reguliere kosten die vooraf te ramen zijn, zoals personeelskosten, huisvestingskosten en kosten voor ICT. In 2024 treedt echter het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling. Hoewel de geluiden divers zijn ten aanzien van continuering van de rijksbijdrage, voorzag het Noord-Hollands Archief hier ten tijde van het maken van de herziene begroting een risico van verminderde toelage. Het is nog steeds niet duidelijk hoe de bijdrage van het Rijk precies vorm zal krijgen, maar inmiddels is duidelijk dat de bijdragen niet abrupt stopt en waarschijnlijk zelfs geheel door zal lopen, waardoor de kans dat dit risico zich voordoet wel kleiner wordt. Desalniettemin zijn we van mening dat we dit risico nog steeds moeten voorzien. Daarom is deze opnieuw opgenomen in het risicoprofiel in de herziene begroting voor 2023.
12
3.1.3
Beleid omtrent risico’s en weerstandscapaciteit
Het NHA heeft als doelstelling om voldoende weerstandscapaciteit op te bouwen, zodat er een buffer aanwezig is om de financiële tegenvallers op te vangen zodra risico’s werkelijkheid worden. Om te bepalen of het weerstandsvermogen toereikend is, moet de relatie te worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico's en de daarbij horende benodigde weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De relatie tussen beide componenten wordt hieronder weergegeven: Ratio weerstandsvermogen =
Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit
Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen, moet worden vastgesteld welke ratio het NHA nastreeft. De ratio wordt beoordeeld door gebruik te maken van onderstaande waarderingstabel. Deze waardering is tot stand gekomen in samenwerking tussen het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (NAR) en de Universiteit Twente.
Waardering A B C D E F
Ratio > 2,0 1,4 – 2,0 1,0 – 1,4 0,8 – 1,0 0,6 – 0,8 < 0,6
Betekenis Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende
Het Noord Hollands Archief streeft op de korte termijn een weerstandsvermogen na dat tenminste voldoende is. Dit vereist een ratio weerstandsvermogen dat tussen de 1,0 en 1,4 ligt. Daarnaast heeft het NHA de doelstelling om binnen 3 jaar een weerstandsvermogen op te bouwen dat minimaal kwantificeert als ruim voldoende; een ratio tussen de 1,4 en 2,0. Op basis van de huidige risico analyse is het weerstandsvermogen nog onvoldoende. Daarom is het voorstel om het gerealiseerde resultaat deels te bestemmen voor het verhogen van de weerstandscapaciteit.
3.1.4
Kengetallen en beoordeling daarvan
Deze paragraaf geeft inzicht in de beoordeling van de voor het NHA relevante, in de BBV voorgeschreven kengetallen (liquiditeitsratio, solvabiliteits-ratio, netto schuldquote en structurele exploitatieruimte). Omdat het Noord-Hollands Archief geen grond in bezit heeft, is het kengetal ‘grondexploitatie’ niet van toepassing. Ook het kengetal ‘belastingcapaciteit’ is niet van toepassing voor het Noord-Hollands Archief, omdat het Noord-Hollands Archief geen belastingen heft.
13
Ratio's Liquiditeitsratio Solvabiliteitsratio Netto schuldquote Structurele exploitatieruimte
2022 2,4 55,0% -7,8% -1,8%
2021 2,4 53,0% -3,4% 2,6%
2020 2,1 46,4% 1,4% -4,1%
2019 2,3 40,9% -0,2% 8,3%
2018 0,9 2,8% 15,7% 33,5%
Liquiditeitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief op korte termijn kan voldoen aan zijn korte termijnverplichtingen zonder nieuwe financieringsbronnen te hoeven aanboren. De liquiditeitsratio is berekend als de verhouding tussen de vlottende activa en de vlottende schulden. Hoe hoger de ratio, hoe beter het Noord-Hollands Archief in staat is om aan de korte termijnverplichtingen te voldoen. Ten opzichte van 2021 zijn in 2022 zijn de vlottende activa en met name de liquide middelen toegenomen, maar datzelfde geldt voor de vlottende schulden. Daarom blijft de liquiditeitsratio in 2022 ongeveer gelijk ten opzichte van het jaar ervoor. Het risico dat het Noord-Hollands Archief de financiële verplichtingen op korte termijn niet na kan komen is daarom ongeveer even groot als in 2021.
Solvabiliteitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief in geval van opheffing zijn verplichtingen ten aanzien van vreemdvermogenverschaffers kan nakomen. De solvabiliteitsratio wordt berekend als de verhouding tussen het eigen vermogen en het totale vermogen x 100%. Hoe hoger de ratio, hoe meer van het totaal vermogen met eigen vermogen wordt gefinancierd. De stijging van de solvabiliteitsratio in 2022 wordt veroorzaakt door het positieve resultaat in 2022 en de toename van de bestemmingsreserves, waardoor het eigen vermogen in verhouding tot het totaal vermogen stijgt. Daardoor daalt het risico dat het Noord-Hollands Archief op de lange termijn niet aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen. In het verleden heeft de belastingdienst bepaald dat het Noord-Hollands Archief geen algemene reserves mag aanhouden. Hierdoor is het voor het Noord-Hollands Archief niet mogelijk om een robuust eigen vermogen op te bouwen. Daar staat tegenover dat het Noord-Hollands Archief een deel van de btw op inkoopfacturen mag terugvorderen.
Netto schuldquote De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van het NHA ten opzichte van de eigen middelen. Hierbij geldt: hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. Het geeft hiermee een indicatie in welke mate de rentelasten en aflossingen op de exploitatie drukken. De netto schuldquote is verder gedaald omdat de openstaande vaste en vlottende schulden hoger zijn ten opzichte van 2021, maar de vlottende activa (en dan met name de liquide middelen) harder zijn gestegen. Dat effect is zichtbaar, ondanks de stijging in de totale baten versus 2021.
14
Structurele exploitatieruimte Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. De structurele exploitatieruimte is in 2022 gedaald ten opzichte van 2021 omdat de structurele lasten zoals gedefinieerd in de structurele exploitatieruimte sterker zijn gestegen dan de structurele baten. Daarnaast was de dotatie aan de bestemmingsreserve hoger dan de onttrekkingen.
3.2
Onderhoud kapitaalgoederen
3.2.1
Beleidskader
Het Noord-Hollands Archief heeft twee kapitaalgoederen in gebruik: een pand aan de Jansstraat en een pand aan de Kleine Houtweg, beide in Haarlem. Het pand in de Jansstraat wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en het pand aan de Kleine Houtweg wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Voor de lange termijn wordt de haalbaarheid onderzocht van een nieuwe locatie, die in de plaats zou kunnen komen van de Kleine Houtweg. Deze nieuwe locatie zal dan ook via een huurconstructie in gebruik worden genomen.
3.2.2
Uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties
Jansstraat 40 De Jansstraat 40 wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en de gemeente is verantwoordelijk voor het onderhoud van dit pand. Het beleid ten aanzien van onderhoud is volledig in handen van de gemeente. De Janskerk is een rijksmonument. In 2022 is er voor € 12.198 aan investeringen gedaan in onderhoud, en voor € 30.678 aan inrichting.
Kleine Houtweg 18 Per 1 januari 2019 wordt het groot onderhoud aan het pand Kleine Houtweg door de huurder zelf, het Noord-Hollands Archief, gedaan. In 2022 is er een bedrag van € 34.574 geïnvesteerd in onderhoud aan het pand aan de Kleine Houtweg. In november 2020 is het geactualiseerde meerjarig onderhouds- en investeringsplan (MOIP) ontvangen, waarin wordt bevestigd dat een kostenraming van gemiddeld € 200.000 per jaar reëel is.
15
3.2.3
Vertaling van de financiële consequenties in de begroting
Er wordt sinds 2019 een bestemmingsreserve opgebouwd van € 200.000 per jaar voor groot onderhoud aan de Kleine Houtweg. Daarnaast is er in april 2020 door het bestuur besloten om vanuit de resultaatsbestemming van 2019 voorzichtigheidshalve eenmalig additioneel € 100.000 te doteren aan deze bestemmingsreserve, omdat er op dat moment nog geen meerjaren onderhoudsplan was voor 2020 tot en met 2029. Verder heeft het Noord-Hollands archief in 2019 eenmalig een bedrag van € 762.000 ontvangen voor achterstallig onderhoud t/m 2018. Dat bedrag, verminderd met de in 2019 uitgevoerde schilderwerken, is conform bestuursbesluit in 2020 opgenomen in een bestemmingsreserve voor achterstallig onderhoud. De jaarlijkse afschrijving op investeringen in groot onderhoud wordt in de begroting opgenomen als onttrekking aan de betreffende bestemmingsreserve. Mocht in de komende jaren blijken dat het ontvangen geld in positieve of negatieve zin afwijkt van de kosten voor het geplande onderhoud, dan wordt dit resultaat verrekend met de egalisatiereserve
3.3
Financiering
3.3.1
Beleidsvoornemens ten aanzien van risicobeheer financieringsportefeuille
Het Noord-Hollands Archief wordt structureel gefinancierd door de partners: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen. In 2025 zal het Rijk uittreden uit de gemeenschappelijke regeling, waarin deze financiering is overeengekomen. Daarom worden nu de voorbereidingen getroffen voor een nieuwe gemeenschappelijke regeling met een (aantal) nieuwe partner(s).
3.3.2
Rentelasten, renteresultaat, toerekening aan investeringen en taakvelden
Het Noord-Hollands Archief heeft drie langlopende leningen lopen bij de Rabobank. Op deze leningen wordt ieder jaar afgelost en wordt rente betaald. In 2022 waren de rentelasten op deze leningen € 28.736. In de begroting en liquiditeitsplanning wordt hiermee rekening gehouden. Wet Schatkistbankieren De Regeling schatkistbankieren decentrale overheden verplicht het Noord-Hollands Archief eventuele overschotten in liquide middelen, die uitkomen boven een drempelbedrag, te storten op een speciale rekening van het Ministerie van Financiën. Dit gebeurt via het afromen van het saldo van de betaalrekening. Hier wordt rente over ontvangen. In 2022 is met betrekking tot rente een positief saldo van € 3.435 gerealiseerd. Deze rentelasten en renteresultaten worden toegerekend aan het programma “beheren en beschikbaar stellen van archieven”, dat is opgenomen onder het taakveld “5.4 Musea”.
16
3.3.3
Financieringsbehoefte
Naast de huidige langlopende leningen is er op dit moment geen additionele financieringsbehoefte bij het Noord-Hollands Archief.
3.4
Bedrijfsvoering
3.4.1
Inzicht in stand van zaken en beleidsvoornemens
Met ingang van 2022 is de structurele bijdrage aan het Noord-Hollands Archief voor de verdere ontwikkeling van het e-Depot voor de rijkscollecties komen te vervallen. Er is echter een transitieperiode van 5 jaar, waarbij het NHA in 2022 nog eenmalig € 100.000 ontvangt voor aanloopkosten e-depot, en een vaste overbruggingstoelage van € 50.000 gedurende 5 jaar. Door het bestuur is in 2022 besloten dat deze bijdrage van € 100.000 naar rato terug wordt gegeven aan onze partners, aangezien de meeste kosten voor de realisatie voor het e-depot inmiddels zijn gemaakt en door hen zijn gefinancierd. Verder ontvangen de RHC’s gezamenlijk in 2022 een bedrag van € 100.000 voor de gezamenlijke ontwikkeling van producten en diensten. Daarvan is € 9.091 toegevoegd aan de begroting van het NHA en in 2022 ook door ons ontvangen. Daarnaast hebben de Regionale Historische Centra gezamenlijk een kostenmodel vastgesteld voor de aansluiting op het e-Depot. Dit kostenmodel wordt met ingang van 2019 toegepast. In 2019 is als gevolg hiervan met alle gemeenten waarvoor het Noord-Hollands Archief het archief- en informatiebeheer uitvoert een nieuwe dienstverleningsovereenkomst afgesloten, waarbij het aantal inwoners het uitgangspunt is bij de berekening van de kosten.
Ook met de provincie Noord-Holland en een aantal overige overheidsorganisaties is een aanvullende dienstverleningsovereenkomst afgesloten voor het digitaal informatiebeheer op basis van het aantal inwoners. Deze nieuwe inkomstenstroom is nodig voor extra personele inzet voor de ontwikkeling en uitvoering van digitaal informatiebeheer.
3.5
Verbonden partijen
3.5.1
Visie en beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen
In 2020 heeft het Noord-Hollands Archief zich aangesloten bij de organisatie READ-COOP, gevestigd te Innsbruck in Oostenrijk, die zich richt op de toegang tot archiefdocumenten met de ondersteuning van de allernieuwste technologie. Door het kopen van aandelen ter waarde van € 5.000 krijgt het NHA toegang tot het platform, netwerk en de technologie. Verder heeft het Noord-Hollands Archief niet de intentie om enige vorm van verbintenis aan te gaan met een andere partij.
17
4
Belastingen
4.1
Vennootschapsbelasting
Het Noord-Hollands Archief heeft in 2020 bij de Belastingdienst een verzoek ingediend tot ontheffing van de plicht tot betaling van vennootschapsbelasting. Daarop is gedurende 2020 een uitspraak van de Belastingdienst ontvangen dat het Noord-Hollands Archief vrijgesteld is van het betalen van vennootschapsbelasting met terugwerkende kracht per 2016, de datum waarop Wet Modernisering VPB plicht overheidsinstellingen is ingegaan. De Belastingdienst heeft aangeven dat de vrijstelling geldt voor de situatie van dat moment. Als er iets verandert in de (commerciële) activiteiten van het Noord-Hollands Archief, dan is het NHA verplicht dit bij de Belastingdienst te melden en kan het zijn dat in de toekomst deze vrijstelling (deels) wordt ingetrokken.
4.2
Belasting over de toegevoegde waarde (btw)
Het Noord-Hollands Archief heeft in 2006 (bij de fusie tussen het Rijksarchief in Noord-Holland en de Archiefdienst voor Kennemerland) een regeling getroffen met de belastinginspecteur in Amsterdam: een groot deel van de omzetbelasting (btw) die het NHA in rekening brengt (bijvoorbeeld bij depotverhuur en de dienstverleningsovereenkomsten met aangesloten gemeenten en de provincie Noord-Holland), hoeft niet te worden afgedragen aan de Belastingdienst. De regeling is als volgt:
De betaalde btw op investeringen (aanschaffingen) is voor de helft te verrekenen met de btwafdracht aan de Belastingdienst; De betaalde btw op uitgaven ten behoeve van de studiezaal (inclusief digitalisering) is volledig te verrekenen met de btw-afdracht aan de Belastingdienst; De betaalde btw op overige uitgaven is voor de helft te verrekenen: voor een deel (18%) met de btw-afdracht aan de Belastingdienst en voor een deel (82%) via de btw-compensatiefondsen (BCF) van de gemeenten Haarlem en Velsen (deze 82% en 18% tellen samen op tot 100% van de te verrekenen 50%)
De keerzijde van de regeling met de belastinginspecteur is dat het NHA geen algemene reserve mag vormen. De eventuele ‘winst’ die wordt gemaakt, moet via een egalisatiereserve in vier jaar worden afgebouwd. ABAB Accountants en Consultants heeft ons in 2021 geadviseerd over de gehanteerde BTW-regeling en communicatie daarover met de Belastingdienst, die op advies van het bestuur bij EY ter beoordeling is neergelegd. EY heeft namens het NHA contact gezocht met de Belastingdienst met het verzoek de bovenstaande regeling te continueren. In juli 2022 heeft het NHA de bevestiging gekregen dat de huidige regeling mag worden voortgezet voor de huidige gemeenschappelijke regeling.
18
5
Meerjarenbegroting 2023 – 2026
Voor de jaren 2023 – 2026 is een meerjarenbegroting opgesteld die het bestuur in zijn vergadering van oktober 2022 heeft goedgekeurd. Een herziene meerjarenbegroting wordt aan het bestuur in de vergadering van april 2023 voorgelegd. De resultaten van deze jaren zijn als volgt begroot:
Raming van baten en lasten Lasten
Begroting 2023 Baten Saldo
Programma's Het beheren en beschikbaar stellen van archieven
5.882.254
Bestuur en ondersteuning Overhead Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting
2.142.787 -
Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten
8.025.041
Mutaties reserves
8.115.466
-
Begroting 2024 Baten Saldo
2.233.212
5.825.679
-2.142.787 -
2.181.332 -
90.425
8.007.011
8.115.466
Begroting 2023 Toevoeging Onttrekking Saldo
Mutaties reserves Egalisatiereserve Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg
200.000
64.862 44.713
Totaal mutaties reserves
200.000
109.575
64.862 -155.287 -90.425
Gerealiseerd resultaat
8.225.041
8.225.041
-
5.1
Lasten
8.118.098
8.118.098
Lasten
Begroting 2025 Baten Saldo
2.292.419
5.896.758
-2.181.332 -
2.129.257 -
111.087
8.026.015
Begroting 2024 Toevoeging Onttrekking Saldo
200.000
24.200 64.713
200.000
88.913
24.200 -135.287 -111.087
8.207.011
8.207.011
-
8.141.302
-
2.244.544
-2.129.257 -
8.141.302
115.287
Begroting 2025 Toevoeging Onttrekking Saldo
200.000
84.713
-115.287
200.000
84.713
-115.287
8.226.015
8.226.015
-
Baten
De enige stijging in opbrengsten die wordt begroot is de bijdrage van de Gemeente Haarlem, waarin een tegemoetkoming voor de jaarlijkse huurverhoging van het pand aan de Jansstraat is meegenomen. 5.2
Lasten
De totale lasten blijven ongeveer gelijk, waarbij mutaties worden veroorzaakt door indexering van de huisvestingskosten en de kosten die zijn begroot voor loonkosten van de formatie licht fluctueert. 5.3
Mutatie reserves
In de jaren 2023-2024 wordt de jaarlaag van de huidige egalisatiereserve onttrokken. Daarnaast wordt er ook in de komende jaren jaarlijks een dotatie gedaan aan de bestemmingsreserve voor groot onderhoud van het pand aan de Kleine Houtweg. Vervolgens worden de toenemende afschrijvingskosten voor het onderhoud onttrokken aan deze bestemmingsreserve.
19
6
Uitbraak Covid-19-virus
De uitbraak van het Covid-19-virus heeft in 2022 nog maar beperkt gevolgen gehad voor de werkprocessen, de openstelling van het archief en de financiën van het NHA. Begin 2022 is de situatie rondom de uitbraak van het Covid-19-virus weer genormaliseerd. Tot het eind van de laatste lockdown op 26 januari 2022 werkten medewerkers nog zoveel mogelijk thuis, en kon ons publiek weer enige tijd alleen nog op basis van reservering bij ons terecht en werd er bij de receptie om een QR code gevraagd. Bezoek en medewerkers hielden 1,5 meter afstand, en het dragen van een mondkapje bij het rondlopen was verplicht. Na de einde van de laatste lockdown in januari 2022 zijn beide locaties en het archiefcafé weer volledig open gegaan open voor publiek en kwamen ook de medewerkers weer regelmatiger naar kantoor. De bezoekcijfers aan de studiezaal hebben zich nog niet hersteld tot het niveau van voor corona. De online bezoekcijfers zijn verder gestegen, ongetwijfeld mede door digitalisering en het digitale aanbod van archieven en collecties. Financieel is het risico beperkt gebleken. De baten van het NHA zijn voor het grootste deel afkomstig van het rijk, de gemeenten Haarlem en Velsen, de provincie Noord-Holland en overige gemeenten en overheidsorganisaties van overheidsinstellingen, die hun verplichtingen steeds na zijn gekomen.
Wel zijn de opbrengsten vanuit het archiefcafé en de verhuur van de Commandeurszaal achtergebleven ten opzichte van de verwachting. Zo zorgde het archiefcafé voor de Corona maatregelen voor een omzet van zo’n € 2.000 per maand, en was de omzet met name in het eerste half jaar € 1.00 tot € 1.500 per maand. De omzet normaliseerde zich weer in het tweede half jaar tot hoogte van de periode voor de maatregelen. De inkomsten uit de verhuur van de Commandeurszaal waren minder dan € 10.000 op jaarbasis, en waren in 2022 slechts € 1.000. Deze opbrengsten zijn voor het NHA echter relatief klein, waardoor het geen risico oplevert voor de continuïteit van de primaire activiteiten.
20
JAARREKENING
21
7
Algemene grondslagen voor waardering, resultaatbepaling en het opstellen van de jaarrekening
De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).
Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld.
Resultaatbepaling Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de bijdragen van de deelnemers, de overige opbrengsten en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen lasten. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidsgerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten verantwoord in het jaar dat uitbetaling plaatsvindt. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt dan ook geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Daarbij moet worden gedacht aan overlopende vakantiegeld en -verlofafspraken.
De waarderingsgrondslagen per balansonderdeel worden hieronder verder toegelicht.
Materiële vaste activa Alle materiele vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige directe kosten), verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardevermindering. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Indien een vast actief buiten gebruik is gesteld, heeft op het moment van buitengebruikstelling een afwaardering van de boekwaarde plaatsgevonden naar de lagere restwaarde.
22
Voor het activeren van materiële vaste activa wordt een ondergrens gehanteerd van € 1.000. De materiele vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:
maximaal 40 jaar: bedrijfsgebouwen; depot inrichting (vaste en verrijdbare stellingen nagelvast) maximaal 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen; depot inrichting (vaste en verrijdbare stellingen niet nagelvast) maximaal 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen maximaal 10 jaar: productiemachines en/of apparatuur, veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen; groot onderhoud bedrijfsgebouwen maximaal 5 jaar: zware transportmiddelen; aanhangwagens; personenauto’s; lichte motorvoertuigen maximaal 5 jaar: automatiseringsapparatuur; readers en printers niet: gronden en terreinen
Financiële vaste activa De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) verminderd met de jaarlijkse aflossingen, afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerkingen genomen. Zo nodig is een voorziening voor verwachte oninbaarheid op de boekwaarde in mindering gebracht.
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar worden gewaardeerd tegen nominale waarde. In geval van verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald.
Liquide middelen De liquide middelen zijn opgenomen tegen nominale waarde
Overlopende activa De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. In geval van verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald.
23
Eigen vermogen In het BBV worden reserves omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vanuit bedrijfseconomisch standpunt vrij te besteden zijn. De vaststelling van de noodzakelijke omvang van de reserves is een zaak van het bestuur. Zodra het bestuur aan een reserve een bepaalde bestemming heeft gegeven, is er sprake van een bestemmingsreserve. Om die reden kunnen bestemmingsreserves naar de situatie per ultimo verslagjaar geen negatieve stand kennen. Mutaties in reserves, waaronder de egalisatiereserve en bestemmingsreserves, zijn enkel mogelijk op basis van een bestuursbesluit. De reserves worden gewaardeerd tegen nominale waarde.
Vaste schulden, met een rentetypische looptijd langer dan één jaar De vaste schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde (hoofdsom), verminderd met het totaal van de gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer.
Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
24
8
Overzicht van baten en lasten
Raming van baten en lasten Lasten
Begroting 2022 Baten
Programma's Het beheren en beschikbaar stellen van archieven
5.748.616
Bestuur en ondersteuning Overhead Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting
1.955.955 -
Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten
7.704.571
Mutaties reserves
Begroting 2022 Toevoeging Onttrekking
Mutaties reserves Egalisatiereserve Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - extra inzet personeel digitaal informatiebeheer Bestemmingsreserve - digitaal zichtbaar maken Bestemmingsreserve - tentoonstelling vrouwen in verzet Bestemmingsreserve - filmexperience digitalisering Bestemmingsreserve - collectiebeheer
200.000
7.805.686
-
Saldo
Herziene begroting 2022 Lasten Baten Saldo
Lasten
2.057.070
6.031.422
2.251.055
5.787.767
-1.955.955 -
2.224.149 -
-2.224.149 -
2.345.048
101.115
8.255.571
26.906
8.132.815
Saldo
Herziene begroting 2022 Toevoeging Onttrekking Saldo
7.805.686
58.885 40.000
58.885 -160.000
200.000
-
8.282.477
8.282.477
71.385 24.713
71.385 -175.287
15.000 33.375
28.621 15.000 33.375
28.621
Realisatie 2022 Baten
8.449.652
2.661.885
-2.345.048 8.449.652
Realisatie 2022 Toevoeging Onttrekking
200.000
Saldo
316.837
Saldo
71.385 5.731
71.385 -194.269
28.621 33.375
28.621 33.375
Totaal mutaties reserves
200.000
98.885
-101.115
200.000
173.094
-26.906
200.000
139.112
-60.888
Gerealiseerd resultaat
7.904.571
7.904.571
-
8.455.571
8.455.571
-
8.332.815
8.588.763
255.949
25
9
Toelichting op het overzicht van baten en lasten
In onderstaand overzicht zijn de baten en lasten verder gespecificeerd. Vervolgens volgt in de paragrafen een verdere analyse van de afwijkingen tussen de begroting na wijziging en het resultaat dat in 2022 is gerealiseerd.
Noord-Hollands Archief
Begroting 2022 € %
Herz. begroting 2022 € %
Realisatie 2022 € %
GEREALISEERDE BATEN Bijdrage deelnemers in de gemeenschappelijke regeling Bijdragen overige overheidsorganisaties
(9.1) (9.2)
Totaal bijdragen overheid Overige opbrengsten
(9.3)
TOTAAL GEREALISEERDE BATEN
5.179.349 2.348.737
66,4% 30,1%
5.429.560 2.505.917
65,6% 30,3%
5.509.903 2.449.630
65,2% 29,0%
7.528.086
96,4%
7.935.477
95,8%
7.959.533
94,2%
277.600
3,6%
347.000
4,2%
490.118
5,8%
7.805.686 100,0%
8.282.477 100,0%
8.449.652 100,0%
-4.501.235 -897.000 -2.306.336
-4.682.973 -1.040.696 -2.531.902
-4.439.869 -1.075.276 -2.617.670
GEREALISEERDE LASTEN Personeelskosten Materieel directe kosten Materieel indirecte kosten
(9.4) (9.5) (9.6)
TOTAAL GEREALISEERDE LASTEN
58,4% 11,6% 29,9%
-7.704.571 100,0%
Algemene dekkingsmiddelen
56,7% 12,6% 30,7%
-8.255.571 100,0%
-8.132.815 100,0%
-
-
-
-
-
-
Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten
101.115
26.906
316.837
Egalisatiereserve Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - extra inzet personeel digitaal Bestemmingsreserve - digitaal zichtbaar maken Bestemmingsreserve - tentoonstelling vrouwen in verzet Bestemmingsreserve - filmexperience digitalisering Bestemmingsreserve - collectiebeheer
58.885 -200.000 40.000
71.385 -200.000 24.713
71.385 -200.000 5.731
-
28.621 15.000 33.375
28.621 33.375
Vennootschapsbelasting
(9.7)
Totaal mutaties aan reserves
(9.8)
-101.115
-26.906
-60.888
GEREALISEERD RESULTAAT
(9.9)
0
0
255.949
26
54,6% 13,2% 32,2%
9.1
Bijdragen deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling
Bijdrage deelnemers in de gemeenschappelijke regeling
Begroting 2022 € %
Herz. begroting 2022 € %
Realisatie 2022 € %
Bijdrage Rijk - huisvesting en exploitatie Bijdrage Rijk - Digitale Taken Rijkscollecties Bijdrage gemeente Haarlem - huisvesting en exploitatie Bijdrage gemeente Haarlem - digitaal informatiebeheer Bijdrage gemeente Velsen - exploitatie Bijdrage gemeente Velsen - digitaal informatiebeheer Bijdrage beheer Oude Boekerij en Bijzondere Collecties Bijdrage medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties
2.313.127 2.126.103 232.000 296.448 98.103 20.000 93.568
29,6% 0,0% 27,2% 3,0% 3,8% 1,3% 0,3% 1,2%
2.363.825 159.091 2.151.950 238.022 302.613 100.491 20.000 93.568
28,5% 1,9% 26,0% 2,9% 3,7% 1,2% 0,2% 1,1%
2.472.946 159.090 2.151.950 218.069 302.613 91.668 20.000 93.568
29,3% 1,9% 25,5% 2,6% 3,6% 1,1% 0,2% 1,1%
Totaal deelnemers in de gemeenschappelijke regeling
5.179.349
66,4%
5.429.560
65,6%
5.509.903
65,2%
Bijdrage Rijk – huisvesting en exploitatie De bijdrage van het Rijk voor huisvesting en exploitatie voor 2022 valt € 109.121 hoger uit dan begroot vanwege de niet-begrote indexatie 2022.
Bijdrage Rijk – digitale taken rijkscollecties De bijdrage van het Rijk voor digitale taken rijkscollecties is conform de herziene begroting.
Bijdrage gemeente Haarlem – huisvesting en exploitatie Het dagelijks bestuur van het Noord-Hollands Archief heeft besloten om de door het Rijk bepaalde indexatie niet langer in rekening te brengen bij de overige partners (de gemeente Haarlem en de gemeente Velsen) voor het desbetreffende jaar, maar uitsluitend door te berekenen in de structurele bekostiging voor de daaropvolgende jaren. De bijdrage van de gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie is, op een klein afrondingsverschil na, conform de begroting.
Bijdrage gemeente Haarlem – digitaal informatiebeheer De bijdrage van de gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer valt € 1.082 hoger uit dan begroot omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantallen, die op het moment van facturatie lager waren dan op het moment van begroting. In het bestuur is echter besloten om de € 100.000 die het NHA van het Rijk heeft ontvangen als een bijdrage voor de transitie naar het e-depot naar rato terug te geven aan de verschillende partners. In het geval van de Gemeente Haarlem leidt dit in 2022 tot een teruggave van € 21.035, waardoor de bijdrage voor digitaal informatiebeheer € 19.953 lager uitvalt dan de herziene begroting.
27
Bijdrage gemeente Velsen – exploitatie Het dagelijks bestuur van het Noord-Hollands Archief heeft besloten om de door het Rijk bepaalde indexatie niet langer in rekening te brengen bij de overige partners (de gemeente Haarlem en de gemeente Velsen) voor het desbetreffende jaar, maar uitsluitend door te berekenen in de structurele bekostiging voor de daaropvolgende jaren. De bijdrage van de gemeente Velsen voor exploitatie is conform de begroting.
Bijdrage gemeente Velsen – digitaal informatiebeheer De bijdrage van de gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer valt € 55 hoger uit dan begroot omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantallen, die op het moment van facturatie lager waren dan op het moment van begroting. De teruggave van de transitiegelden voor het e-depot betreft echter € 8.878, waardoor de totale bijdrage € 8.824 lager uitvalt dan begroot.
Bijdrage beheer/medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties De bijdrage van de gemeente Haarlem voor het beheer van collecties afkomstig uit de Bibliotheek ZuidKennemerland en voor de loonkosten van de conservator van deze collecties zijn conform de begroting.
9.2
Bijdragen overige overheidsinstanties
Begroting 2022 € %
Bijdragen overige overheidsorganisaties
Herz. begroting 2022 € %
Realisatie 2022 € %
Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten - digitaal informatiebeheer Bijdrage provincie Noord-Holland Bijdrage provincie Noord-Holland - digitaal informatiebeheer
948.690
12,2%
1.024.725
12,4%
1.033.450
12,2%
489.798
6,3%
563.973
6,8%
515.274
6,1%
720.653 189.596
9,2% 2,4%
721.411 195.808