3. Voorlopig-jaarverslag Noord-Hollands Archief 2025

Afschrijvingskosten Doordat in 2025 is geïnvesteerd zijn de afschrijvingskosten toegenomen. In de begroting is daar niet in voldoende mate rekening mee gehouden, waardoor de reguliere afschrijving € 16.272 hoger is dan geraamd. Daarnaast zijn begin 2025 een aantal bedrijfsmiddelen buiten gebruik gesteld, hetgeen tot vervroegde afschrijvingen ten bedrage van € 10.006 heeft geleid. In zowel de eerste als de tweede bestuursrapportage is de lijst van vervroegde afgeschreven activa opgenomen. Rentekosten/ -baten Zowel de rentekosten als de -baten zijn conform de gewijzigde herziene begroting. De herziene begroting 2025 is gewijzigd, omdat door een substantieel lager banksaldo in 2025 de rentebaten lager zijn. Dit is tijdig voorzien en aangepast. In de begroting 2026 zijn de rentebaten al neerwaarts bijgesteld. Omdat het NHA investeert in haar toekomst is de verwachting dat dit effect structureel is. Facilitaire kosten De inkoopkosten voor het Archiefcafé zijn € 4.989 lager dan begroot. De opbrengsten van het Archiefcafé staan onder overige opbrengsten. Deze zijn juist € 2.721 hoger dan begroot. Het saldo inkopen versus verkopen van het Archiefcafé is € 6.957 voordeling. Echter als alle kosten, zoals bediening, aandeel huisvesting, verwarming, et cetera zouden worden meegenomen in de calculatie, dan is het Archiefcafé verlieslatend.

Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief

| 37

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Zoals in de eerste bestuursrapportage 2025 is aangegeven is de activa-administratie doorgelopen op activa die buitengebruik is gesteld of niet meer aanwezig was. De lijst van afgeschreven en niet meer aanwezige activa is ook in de eerste bestuursrapportage opgenomen. De investeringen in materiële vaste activa 2025 betreft het volgende: Omschrijving

geraamd bedrag investering

werkelijk bedrag investering

Stand van zaken

Gebouw/ installaties Jansstraat vervanging verlichting depot door ledverlichting vervanging noodverlichting depot vervanging bedieningspaneel verlichting Janskerk

20.000 10.000 15.000

17.175 17.131

gerealiseerd niet gerealiseerd gerealiseerd

Inrichting Jansstraat 10 zit/ stabureaus Jansstraat studiezaal/ kantoormeubilair

10.000 42.000

12.710 54.997

gerealiseerd gerealiseerd

Inrichting Kleine Houtweg twee vergadercabines KHW

40.000

39.316

gerealiseerd

28.000 85.000 26.000 5.000

27.349 19.055 83.015 26.554 4.511

gerealiseerd gerealiseerd gerealiseerd gerealiseerd gerealiseerd

Educatie aanschaf 'educar'

14.000

12.608

gerealiseerd

Subtotaal 2025

295.000

314.421

Kantoorautomatisering, hardware en software Presentatieschermen + randapparatuur Jacot groot projectiescherm

20.000

21.569 8.509

Subtotaal 2026

20.000

30.078

Totaal

315.000

327.277

2025

Kantoorautomatisering, hardware en software 30 laptops telefoons storage Silent Bricks aanvullende storage Silent Bricks macbook pro + beeldscherm voor fotograaf

Naar voren gehaalde investering 2026 2026 geraamd in 2026, gerealiseerd in 2025 gerealiseerd

Financiële vaste activa Stand per 31-12-2025 Stand per 31-12-2024

€ 14.225 € 5.000

Overige verbonden partijen In 2020 heeft het NHA zich aangesloten bij de organisatie READ-COOP, welke organisatie zich richt op de toegang tot archiefdocumenten met de ondersteuning van de allernieuwste technologie. Door de aankoop van aandelen ter waarde van € 5.000 heeft het NHA toegang tot het platform, het netwerk en de technologie.

Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief

| 42

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Egalisatie reserve De egalisatiereserve is gevormd in 2008, na afspraken met de Belastingdienst. Bij de overgang naar de gemeenschappelijke regeling ontstond de behoefte om de gerealiseerde resultaten op te kunnen nemen in een reserve op de balans, om te voorkomen dat het gerealiseerde resultaat na afloop van ieder boekjaar verrekend zou moeten worden tussen de verschillende partners van de gemeenschappelijke regeling. Omdat het NHA gebruik maakt van de koepelvrijstelling, staat de Belastingdienst het echter niet toe om een algemene reserve op te bouwen. Het opbouwen van een egalisatiereserve is echter wel toegestaan. Daarbij kan (een deel van) het gerealiseerde resultaat worden toegevoegd aan de egalisatiereserve. Het resultaat wordt vervolgens in gelijke delen toegerekend aan de vier jaren erna, waardoor het resultaat toch ten goede (of ten laste) komt aan de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling. Overzicht verloop Egalisatiereserve over de jaren 2020 t/m 2027. Omschrijving

Rekeningresultaat

Naar egalisatie reserve

2024

2025

2026

2027

Egalisatiereserve Stand per 1 januari

99.912

50.475

25.237

-

Resultaat 2020

€ 146.800

96.800

-24.200

-

-

-

Resultaat 2021

€ 312.145

-

-

-

-

-

Resultaat 2022

€ 255.949

100.949

-25.237

-25.237

-25.237

-

Resultaat 2023

€ 441.052

-

-

-

-

-

Resultaat 2024

507.971

-

Resultaat 2025

585

-

mutaties

-49.437

-25.237

-25.237

Stand per 31 december

50.475

25.237

-

-

In het overzicht is het rekeningresultaat en het verloop van de egalisatiereserve over de loop der jaren weergegeven. In 2026 valt de laatste tranche van de egalisatiereserve vrij. Vanaf 2027 zal naar verwachting een ander btw regiem gelden en wordt aan het algemeen bestuur voorgesteld om een algemene reserve in te stellen. De jaarlijkse resultaten worden dan door middel van teruggave aan de deelnemers en/of een storting of onttrekking aan de algemene reserve afgewikkeld. De egalisatiereserve houdt naar verwachting dan op te bestaan. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve groot onderhoud Kleine Houtweg Met ingang van 1 januari 2019 werd het NHA zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van het pand op de Kleine Houtweg. Voor de kosten van dit onderhoud is vanaf 2019 jaarlijks een bedrag van € 200.000 aan deze bestemmingsreserve gedoteerd. Daarnaast is vanuit de resultaatsbestemming van 2019 in 2020 eenmalig additioneel een bedrag van € 100.000 toegevoegd. De jaarlijkse storting is gebaseerd op het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) van november 2020. Aan de reserve worden de afschrijvingslasten van het geactiveerde groot onderhoud van het gebouw aan de Kleine Houtweg in mindering gebracht. Omdat het gebouw naar verwachting begin 2026 wordt overgedragen aan de gemeente Haarlem, waarna het wordt gerenoveerd en verduurzaamd zal worden is de storting in 2025 achterwege gebleven.

Bestemmingsreserve achterstallig onderhoud Kleine Houtweg In 2019 heeft het NHA eenmalig een bedrag van € 762.000 van het Rijk ontvangen voor achterstallig onderhoud t/m 2018. Het saldo van de ontvangen gelden, verminderd met de uitgevoerde schilderwerken in 2019, is in 2019 in het resultaat verantwoord onder bijdragen van het Rijk. In 2020 is er conform besluit

Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief

| 45

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

van het bestuur vanuit de resultaatsbestemming 2019 een bestemmingsreserve opgenomen van € 648.250 voor achterstallig onderhoud van het pand aan de Kleine Houtweg. Bestemmingsreserve nieuw collectiebeheersysteem Deze reserve is ingesteld met het besluit van het algemeen bestuur van het NHA voortvloeiend uit de winstbestemming over het boekjaar 2023. In 2025 zou de reserve worden aangewend conform de bestemming. Door vertraging bij de aanbesteding proces is door het algemeen bestuur op 10 december jongstleden besloten om de onttrekking door te schuiven naar 2026. Bestemmingsreserve weerstandsvermogen In 2022 is het NHA conform bestuursbesluit begonnen met het opbouwen van een weerstandsvermogen, vanwege de inschatting van het risico op een verlies van inkomsten wanneer het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling stapt. Deze bestemmingsreserve wordt jaarlijks herzien, naar aanleiding van een bijeenkomst met het management, waarin mogelijke risico’s voor het NHA worden gedetecteerd, en de waarschijnlijkheid en de impact daarvan worden ingeschat. Op grond van deze actualisatie is een geringe bijstorting van de reserve weerstandsvermogen nodig om op een ratio van tenminste 1,0 uit te komen. Voor een nadere toelichting zie de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Bestemmingsreserve ontsluiten Rijksarchief Dit reserve is gevormd ten laste van het onverdeelde resultaat 2024. Het betreft de resultaatuitkering aan het Rijk (ministerie OCW) groot € 241.769. Het ministerie heeft aangegeven afstand te willen doen van deze terugbetaling en het geld te willen storten in een speciaal hiervoor in te stellen bestemmingsreserve ‘digitalisering Rijksarchief’. Het algemeen bestuur heeft op 10 december jongstleden met deze storting ingestemd. Bestemmingsreserve risico-opslag DVO-partners De reserve is gevormd van de in 2025 ontvangen uit de risico-opslag die de DVO-partners in rekening is gebracht over de dienstverlening voor analoog archief en digitaal informatiebeheer. Zij dragen 3% over hun jaarlijkse bijdrage af. Het jaar 2025 was het eerste jaar dat deze opslag aan de DVO-partners in rekening is gebracht. De achterliggende reden is om het risico van uittreden te kunnen afdekken. De eerst komende jaren zal de reserve worden aangesproken om de invoering van het kostenmodel mogelijk te maken. Door de invoering van het kostenmodel zullen enkele met name middelgrote gemeente een hogere bijdrage gaan betalen. Om de gemeente heraan te laten wennen is voor een ingroeipad van vier jaar gekozen. Om dit ingroeipad mogelijk te maken wordt voor deze gemeenten jaarlijks een bedrag aan deze reserve onttrokken.

Vaste schulden Stand per 31-12-2025 Stand per 31-12-2024

€ 197.109 € 252.105

Het verloop van de vaste schulden is als volgt: Omschrijving Lening Rabobank 2019 Totaal

Stand per 1 jan. 2025 252.105 252.105

x € 1,-Aflossing 2025 54.996 54.996

Stand per 31 dec 2025 197.109 197.109

Betaalde rente 2025 5.978 5.978

Toelichting overzicht De lening uit 2019 heeft een hoofdsom van € 550.000 wordt in 10 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 2,6%. Aan rentelasten is voor deze leningen in 2025 een bedrag van € 5.978 betaald.

Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief

| 46

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

9.4.2 Topfunctionarissen zonder vergoeding of met een vrijwilligersvergoeding minder dan € 2.100 De leden van het dagelijks bestuur die geen vergoeding of een vrijwilligersvergoeding hebben lager dan € 2.100 zijn opgenomen in onderstaande tabel. Naam topfunctionaris

Afgevaardigde namens

Functie

Dhr. drs. J. Wienen

n.v.t.

Voorzitter AB

Mw. drs. M.J.C. Heeremans

het Rijk

Lid AB

Dhr. drs. C. Mooij

het Rijk

Lid AB

Mw. B.J. Glashouwer RE RI CISA

het Rijk

Lid AB

Mw. drs. D. van Loenen

gemeente Haarlem

Lid AB

Dhr. R.J. Verwoort

gemeente Velsen

Lid AB

9.4.3 Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de directeur en de leden van het dagelijks bestuur zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2025 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen. De binnen onze organisatie geïdentificeerde leidinggevende topfunctionarissen met een dienstbetrekking hebben geen dienstbetrekking bij meerdere WNT-plichtige instelling(en) als leidinggevende topfunctionaris (die zijn aangegaan met ingang van 1 januari 2025).

Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief

| 53

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief

| 55

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief

| 56

HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF

Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief

| 57