3. Voorlopig-jaarverslag Noord-Hollands Archief 2025
Tekst van het document
Jaarverslag 2025 Noord-Hollands Archief
Haarlem, 8 april 2026
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
|1
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
1. Inleiding 1.1
Algemeen
Jaarlijks legt het dagelijks bestuur van het Noord-Hollands Archief (hierna te noemen NHA) aan het algemeen bestuur verantwoording af over het gevoerde beleid in de jaarstukken van het betreffende jaar. Dit betreft zowel de doelstellingen, die het NHA zichzelf voor deze beleidsperiode heeft gesteld, als de daarmee gepaard gaande financiële resultaten. Vanaf 2023 is aan de verantwoording tevens de rechtmatigheid toegevoegd. Daarbij legt het dagelijks bestuur verantwoording af over drie van de negen rechtmatigheidscriteria, namelijk begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)-criterium. Vóór 2023 werd deze verantwoording door de accountant opgesteld. Beleidsplan 2025 – 2028 Het jaar 2025 was het eerste jaar van het vastgestelde meerjarenbeleidsplan 2025-2028. Dit plan, dat naar analogie van een metrolijnstelstel de leidraad vormt voor de route die het NHA aflegt om het einddoel te halen, loopt via tussenstations. Het beleidsplan is volgens het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in de herziene begroting 2025 vertaald met behulp van de bekende 3 W-vragen: Wat willen we bereiken? Wat gaan we ervoor doen? en Wat mag het kosten? Deze structuur is terug te vinden in dit verantwoordingsdocument. Korte terugblik 2025 Het jaar 2025 was voor het NHA een uitdagend jaar.
Naast de ambities uit het vastgestelde beleidsplan 2025-2028 is veel aandacht van de organisatie gevraagd om in samenwerking met het Rijk te komen tot het opstellen van de uittreeddocumenten voor de gemeenschappelijke regeling. Om te anticiperen op de lijn van een duurzaam toekomstbestendig collectiegebouw is aan het einde van het jaar een voorlopige koopovereenkomst voor het gebouw aan de Kleine Houtweg 18 getekend tussen het Rijksvastgoedbedrijf en het NHA, met de intentie van doorverkoop aan de gemeente Haarlem. Het bestuur van het NHA heeft ingestemd met deze voorlopige koopovereenkomst onder voorbehoud van financiering en instemming van de raad van de gemeente Haarlem. Scenario’s voor renovatie van de Kleine Houtweg zijn opgesteld en gepresenteerd in het algemeen bestuur. Het NHA is verheugd dat de gemeente Haarlemmermeer als partner is toegetreden tot de gemeenschappelijke regeling. Dit is geformaliseerd is in een wijzigingsregeling gemeenschappelijke regeling, die per 1 januari 2026 in werking is getreden. Er is hard gewerkt met elkaar om een stevig fundament te leggen van IT bij het NHA. Er is veel werk verzet om een zorgvuldig aanbestedingsproces voor het collectiebeheersysteem (CBS) te doorlopen, met als resultaat de gunning net voor het einde van het jaar.
Het nieuwe CBS is voor ons de motor van beheer en hergebruik van data en is de basis voor innovatie in de toekomst. Het fundament is verder versterkt door in het laatste kwartaal met behulp van externe expertise een versnelling te maken in het ontwerp van BIO2 compliance. Wij zijn trots op de lancering van ons Woo-portaal. Hierin is een eerste stap gezet in de aanleg van een digitale spoorlijn die centraal staat in het meerjarenbeleidsplan. Met één pilot klant hebben we de website ‘NHA Open’ gelanceerd en vanaf nu zijn we in staat om informatie uit het verleden, maar ook actuele overheidsinformatie, te ontsluiten voor onze overheidspartners. De beleidsmatige resultaten die in 2025 zijn bereikt worden verder uitgediept in hoofdstuk 2 Programmaverantwoording en in de paragraaf Bedrijfsvoering nader toegelicht. Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
|2
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
1.2
Financiën
In 2025 is er een resultaat gerealiseerd van € 585 voordelig, versus een begroot resultaat van nihil. Dit (break even) resultaat geeft een vertekend beeld, omdat zowel de operationele baten als lasten hoger uitvallen. Per saldo een nadeel van circa € 193.000. Om dit tekort te dekken is de storting van € 200.000 in de bestemmingsreserve groot onderhoud in 2025 achterwege gebleven. Dit is mogelijk omdat het gebouw aan de Kleine Houtweg in Haarlem, waarvoor de reserve is gevormd, naar verwachting begin 2026 wordt overgedragen aan de gemeente Haarlem, waarna het wordt gerenoveerd en verduurzaamd. Tegenover het operationeel resultaat staat een incidentele baat van afgerond € 242.000. Dit betreft de uitkering van het onverdeelde resultaat over 2024 dat naar rato van de deelnemers is teruggestort. Het Rijk i.c. het ministerie van OCW heeft aangegeven afstand te willen doen van deze terugbetaling en het geld te willen storten in een speciaal hiervoor in te stellen bestemmingsreserve ‘digitalisering Rijksarchief’. Deze ontwikkeling is op 10 december jongstleden aan het algemeen bestuur voorgelegd en deze heeft ingestemd met het instellen van de bestemmingsreserve met het aangegeven doel. Per saldo heeft deze transactie geen invloed op het eindresultaat, maar wel op onderliggende tussentellingen.
Om deze reden is de post zichtbaar en daardoor herkenbaar opgenomen in de presentatie van de jaarstukken 2025. Figuur 1. Schematisch overzicht van de belangrijkste afwijkingen zijn: (afgerond op € 500,--) Omschrijving Baten Bijdrage overheidsorganisaties Overige baten Lasten Personeelskosten Formatief personeel Uitzendkrachten, tijdelijk personeel Overige personeelskosten Materiële kosten Archieven & collecties KCO/ Woo-dienstverlening Kosten automatisering, incl. onderhoud Kosten digitalisering Kosten digitaal zichtbaar maken Publieksactiviteiten PR & Communicatie Materieel indirecte kosten Materieel indirecte kosten Saldo baten en lasten Bijzondere baten en lasten Resultaat voor reservemutaties Mutaties reserves Resultaat na reservemutaties
Herziene begroting 2025
Herziene begroting na wijziging 2025
Realisatie
Verschil herz. begr. na wijz./ realisatie
9.109.000 356.500
9.164.500 356.500
9.232.000 364.000
67.500 7.500
v v
4.517.000 368.000 285.500
4.277.000 386.000 285.500
4.360.000 444.500 241.500
-83.000 -58.500 44.000
n n v
197.000 75.000 261.000 759.000 284.000 245.000 80.000
197.000 230.500 310.000 432.000 284.000 245.000 80.000
271.000 235.000 310.500 377.500 278.000 253.500 76.500
-74.000 -4.500 -500 54.500 6.000 -8.500 3.500
n n n v v n v
2.578.000
2.556.000
2.703.000
n n v
185.500
-235.500
281.500
-147.000 193.000 242.000 49.000 -48.500 500
n v
Legenda: v = voordeel, n = nadeel
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
|3
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Financiële afwijkingen De financiële afwijkingen worden in hoofdstuk 6. Toelichting overzicht van baten en lasten nader gespecificeerd. In 2025 zijn twee tussentijdse rapportages uitgebracht. Over de eerste 4 maanden was het resultaat € 157.500 voordelig. Na 8 maanden was het jaar opgelopen naar € 345.500 voordelig. Op basis van deze informatie is bijgestuurd en zijn de werkzaamheden geïntensiveerd. Daardoor zijn de uitgaven toegenomen. Het resultaat over 2025 is dat we de voorgenomen ambitieuze doelen grotendeels hebben gehaald. Wij zijn onder meer blij dat we al eerste stappen hebben gezet voor de verhuizing van de gedigitaliseerde rijksarchieven naar het Rijkshulpdepot in Emmen. Voor u veel leesplezier toegewenst en graag tot ziens in één van onze vestigingen aan de Jansstraat of de Kleine Houtweg in Haarlem. Willeke de Groot, directeur
Haarlem, 8 april 2026
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
|4
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Inhoudsopgave 1.
Inleiding
2
1.1
Algemeen
2
1.2
Financiën
3
Inhoudsopgave
5
2.
7
Programmaverantwoording 2.1
Verantwoording realisatie programma’s
7
2.2
Gerealiseerde baten en lasten
12
3.
De paragrafen
13
3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
13
3.2
Onderhoud kapitaalgoederen
17
3.3
Financiering
18
3.4
Bedrijfsvoering
19
3.5
Verbonden partijen
25
3.6
Openbaarheid
26
4.
Algemene grondslagen
28
5.
Overzicht van baten en lasten
30
6.
Toelichting op het overzicht van baten en lasten
31
6.1
Toelichting baten
31
6.2
Toelichting lasten
34
6.3
Mutaties reserves
38
6.4
Gerealiseerd resultaat 2025 en voorstel resultaatsbestemming
39
6.5
Overzicht van Incidentele baten en lasten
39
7.
Balans
40
8.
Toelichting op de Balans
41
9
8.1
Vaste activa
41
8.2
Vlottende activa
43
8.3
Vaste passiva
44
8.4
Vlottende passiva
47
8.5
Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen
48
8.6
Gebeurtenissen na balansdatum
48
Overig
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
49 |5
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
9.1
Overzicht gerealiseerde baten en lasten per taakveld
49
9.2
Kasstroomoverzicht (Staat van herkomst en besteding) 2025
50
9.3
EMU-saldo
51
9.4
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) 52
9.5
Rechtmatigheidsverantwoording
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
54
|6
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Met de overbrenging van oude websites via WARC van Haarlemmermeer naar het e-depot is de verdere toename en uitbreiding van digital born overbrengingen gerealiseerd. Voor ondersteuning in de voorbewerking van de vele digitale overbrengingen is behoefte aan een digitaal platform waarmee we overheidsinformatie meer geautomatiseerd kunnen laten overbrengen. Om ervaring op te doen met automatische herkenning van metadata zijn we de PaaS-pilot gestart. De Monitors Digitale Informatie en Papieren Informatie hebben een beeld gegeven van de hoeveelheden archieven bij de overheden, in welke systemen de informatie is opgeslagen en wat komende jaren wordt overgebracht en nog vernietigd moet worden. Wat hebben we ervoor gedaan? Om de uitrol van Archiving by Design te ondersteunen is in samenwerking met een externe partij een serious game ontwikkeld, waarvan de eerste testsessies zijn gehouden. Begin 2026 zal de game worden opgeleverd. Er is een plan van aanpak opgesteld voor het uitbreiden van de Woo-dienstverlening, dat geresulteerd heeft in de oplevering van ‘NHA Open’ begin december 2025. Om het project voorspoedig te laten verlopen zijn er extra middelen ingezet om een externe projectleider in te huren.
We hebben 3 DPIA’s (Data Privacy Impact Assessment) uitgevoerd ter ondersteuning van ons doel om openbare en overgebrachte digitale archieven zoveel mogelijk én met in achtneming van AVG te kunnen publiceren. Op basis van deze DPIA’s is een rapport met bevindingen en voorstel aan het MT opgeleverd. Wij hebben de Monitors Digitale Informatie en Papieren Informatie onder begeleiding van een extern bedrijf uitgevoerd met een groot deel van onze partners. Publiek Wat hebben we bereikt? In het kader van de dienstverlening aan onze gebruikers zien wij dat het publiekscentrum en de website nog steeds belangrijk en relevant zijn voor bezoekers en gebruikers van het NHA. In de studiezaal aan de Jansstraat hebben wij 1.430 bezoekers ontvangen, 8.042 aanvragen voor onder meer de studiezaal behandeld en via de mail 3.973 vragen beantwoord. Van de scannen-op verzoek-service is 4.140 keer gebruik gemaakt. Er was ook veel belangstelling voor onze locatie, de Janskerk, en onze tentoonstellingen. Wij mochten 16.419 bezoekers verwelkomen. Op het educatieve programma kwamen 45 groepen af met in totaal 999 leerlingen. Ook in het digitaliseren van onze collectie hebben wij een grote stap gezet. Dit jaar is het Kadaster registers Hyp.4 (staand geborgen) van de steden Alkmaar en Haarlem uit de periode 1838-1950 gedigitaliseerd.
Dit zijn veel gevraagde archieven die straks ontsloten zijn en voor iedereen online toegankelijk zijn. Hier ging het in totaal om 200 meter. Bovendien is 7,3 meter Oud Notarieel Archief uit de 16e en 17e eeuw gedigitaliseerd en toegankelijk gemaakt via de website. Verder is de digitalisering van de Huwelijksaktes 1943-1950 (ca. 35 meter) gefinaliseerd. Om onze collectie nog meer onder de aandacht van het publiek te brengen maken wij tentoonstellingen waarin wij heden en verleden met elkaar verbinden. De tentoonstelling ‘Bevrijd! En nu?’ over het eerste jaar na de Tweede Wereldoorlog (van 22 april t/m 31 oktober 2025) is door 7.351 bezoekers bezocht. Hierbij hoorden bovendien vier satelliettentoonstellingen, waarvan één op het stationsplein in Haarlem en 11 lezingen en workshops die in totaal rond 400 bezoekers trokken.
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
|8
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
De interactieve tentoonstelling ‘De Leeuw en het Pistachenootje’ waarin kinderen met een migratieachtergrond in ons archief onderzoek deden naar hun familiegeschiedenis werd door 2.800 bezoekers bezocht. Sinds 23 november (tot 27 maart 2026) is de tentoonstelling ‘Op reis door NoordHolland, tentoongesteld’ te zien. Het hele jaar door vonden er bijeenkomsten plaats, meer dan 5.000 bezoekers kwamen hierop af. Uitzonderlijk goed bezocht werden de Museumnacht Kids (1.074) en het Middeleeuws Midzomerfestival (1.000) dat wij organiseerden om te vieren dat ons oudste archief van de Abdij van Egmond integraal is gedigitaliseerd. Wat hebben we ervoor gedaan? Met een enthousiast dienstverleningsteam worden de verzoeken van onze gebruikers via mail, chat, scan en studiezaal op zo kort mogelijke termijn afgehandeld. Op de scanstraat worden wij ondersteund door scanners van SpaarneWerkt om met name voor onze overheidspartners verzoeken binnen 1-2 dagen af te kunnen handelen. Voor verdere stappen in de digitalisering hebben wij het waardemodel voor onze digitaliseringskeuzes verder ontwikkeld en de eerste opzet helpt nu al om meer weloverwogen besluiten te nemen in het digitaliseringsoverleg. In dit overleg beoordelen wij welke archieven wij laten digitaliseren en of dit intern of extern gaat gebeuren.
Dit afwegingskader is gebruikt voor de digitaliseringsprojecten, die wij samen met externe digitaliseringspartijen hebben gerealiseerd. We zijn in de lijn van het meerjarenbeleidsplan 2025-2028 gestart met een aantal projecten, zoals de nieuwe presentatievormen om onze collectie aan het publiek te tonen. Hiervoor zijn de doelstellingen bepaald en is het team de diepte ingegaan door het thema ‘Impact’ in de presentatie van het NHA nader te onderzoeken. Om een goed idee te krijgen van de behoeften voor een nieuwe website in 2027 hebben we een klantreis met onze gebruikers ‘nu en in de toekomst’ gestart. Hiervoor is een projectgroep ingesteld, die hiermee in 2026 samen met een extern bedrijf aan de slag gaat. De tentoonstellingen en de randprogrammering die in 2025 te zien waren zijn binnen budget en deels met externe subsidies tot stand gekomen en met grote inzet vanuit het team. Archieven en collecties Wat hebben we bereikt? Het beheren van archieven en bibliotheek- en beeldcollecties, met een omvang van zo’n 58 strekkende kilometer, is de kerntaak van de afdeling Archieven en Collecties.
In 2025 hebben wij majeure stappen gezet op het gebied van: standplaatsregistratie en de inventarisatie op de beschikbaar archieven, inzicht verkrijgen in de te verwachten mutaties van analoog archief voor de komende jaren en de verhuizing van een deel van de rijksarchieven naar het Rijkshulpdepot in Emmen. Eén van de kernprocessen van het archiefbeheer is het toegankelijk maken van archieven en collecties. De archieftoegangen zijn te raadplegen via de website van het NHA en via www.archieven.nl. In 2025 zijn 57 inventarissen of plaatsingslijsten verschenen. In totaal is 178,60 meter archieven toegankelijk gemaakt. Aan de bibliotheekcollectie zijn nummers van 148 tijdschrifttitels toegevoegd via abonnementen en lidmaatschappen. In 2025 zijn 114 boeken aangekocht en 120 titels geschonken. De collectie van de Provinciale Atlas Noord-Holland is verrijkt met 34 foto's uit de jaarlijkse provinciale documentaire fotoopdracht en bovendien 24 aangekochte foto's en 2 geschonken fotoalbums. Aan de collectie van het NHA Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
|9
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
werden door aankoop en schenking 29 prenten en tekeningen toegevoegd, en daarnaast meerdere losse foto's, dia's en audiovisueel materiaal. Wat hebben we ervoor gedaan? De standplaatsregistratie in de depots hebben we verder ter hand genomen en nadert de voltooiing. Daardoor ontstaat een beter inzicht in de omvang van de verschillende archieven en collecties, vooruitlopend op het migreren van de data in het collectiebeheersysteem. Dit is een noodzakelijke voorwaarde voor de geplande grootschalige - tijdelijke - verhuizing vanwege de depotrenovatie op de locatie Kleine Houtweg. In het afgelopen jaar zijn we gestart om bij de beeldcollecties de collectiebeschrijvingen in te voeren, waarvan nu 50% is gerealiseerd. Alle kranten en periodieken die het NHA beheert hebben wij geïnventariseerd. We hebben de verhuizing van de 1e tranche gedigitaliseerde rijksarchieven naar het Rijkshulpdepot in Emmen in 2025 voorbereid en uitgevoerd, ook met behulp van externen om een snelle doorloop te garanderen. Er is nu 1 km archief overgebracht van de voorgenomen 4 km in totaal, omdat het ompakken en digitaliseren meer tijd vraagt dan verwacht. De tranches 2 en 3 (in totaal 2 km gedigitaliseerde rijksarchieven) worden in 2026 verhuisd. Het acquisitiebeleid van het NHA hebben we herzien voor de beleidsperiode 2025-2028.
Het NHA is terughoudend met het aannemen van nieuwe particuliere archieven, ook om de achterstanden in het toegankelijk maken stelselmatig te kunnen wegwerken. IT en Innovatie (I&I) Wat hebben we bereikt? In 2025 is een belangrijke stap gezet in het voornemen om aan het eind van de beleidsperiode 2025-2028 over een stevig datafundament te beschikken door een verdubbeling van de capaciteit van het datafundament op een veilige on-premise locatie. Hiermee is de verouderde opslag vervangen door een schaalbare oplossing. De infrastructuur is zowel technisch als met functionele componenten aangepast om de Woodienstverlening te faciliteren naar een schaalbaar proces met geautomatiseerde controles en in lijn met een standaard overbrengings (‘ingest’) proces. Overheidsinformatie is verder openbaar gemaakt door (met behulp van HTR technologie) ruim 50% van de strafvonnissen van Noord-Holland 1811-1925 doorzoekbaar te maken. De Blauwdruk voor een integraal datamodel over de verschillende domeinen is succesvol tot stand gebracht en in het NDE netwerk gedeeld. Hiervoor werd inmiddels internationaal interesse getoond. Hiermee hebben wij een sterke basis voor de meerjarendoelstelling van het archief als netwerk gelegd.
In voorbereiding op de BIO2 (NIS2) en cyberwetgeving zijn we een strategische samenwerking aangegaan met kennispartners op het gebied van risico management en cyberbedreigingen. Hiermee waarborgen we een grotere digitale weerbaarheid. Wat hebben we ervoor gedaan? In 2025 hebben we de integrale doelarchitectuur vanuit de DERA referentie architectuur, de NDE principes en de NHA ambities voor regie en samenwerking in de archiefketen vastgesteld. Dit betreft
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 10
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
zowel de functionele als de (data)infrastructurele architectuur. Hiermee is de basis gelegd voor een NHAbrede architectuur die aansluit op (overheid)domeinarchitecturen zoals DUTO. We hebben het collectiebeheersysteem in 2025 aanbesteed, hetgeen tot vier inschrijvende aanbieders heeft geleid. Hieruit is een voorlopige gunning voortgekomen. De definitieve gunning van de opdracht aan De REE past volledig in de strategie van het NHA voor doorontwikkeling van het datafundament naar een SAAS-oplossing. Het was een Europese aanbesteding die heel bepalend is voor de ontwikkeling van onze organisatie naar data gedreven werken (regie op eigen data) en hergebruik van onze data. Vanwege de aard van het project hebben we sterk geleund op de expertise van externe inhuur wat ook heeft geleid tot hogere kosten dan aanvankelijk begroot. In 2025 hebben we op basis van de nieuwe NIS2-eisen een organisatie-brede BIO2 analyse uitgevoerd. Daarnaast zijn nieuwe maatregelen geïmplementeerd om de weerbaarheid te vergroten op het gebied van cyber-bedreigingen. Het datafundament moet informatieveiligheid en daarmee de weerbaarheid van het NHA ondersteunen. Om data gedreven werken te ondersteunen hebben we de informatievoorziening vanuit primaire processen verbeterd.
Dit heeft geresulteerd in het inrichten van een data-lake; het definiëren van kengetallen en KPI’s; het opzetten van standaard rapportage per relevante afdeling en proces; het aanbieden van power BI dashboards aan afdelingen. Voor kritieke systemen en leveranciers hebben we aanbestedingstrajecten opgestart. Hiervoor is externe expertise op het gebied van (juridische)inkoop, quality assurance en techniek aangetrokken, welke van grote toegevoegde waarde blijkt. We hebben maatregelen genomen om de digitale weerbaarheid van het NHA verder te vergroten. Hiervoor is de samenwerking aangegaan met LupaSafe en InCyber, om zowel expertise als technologie voor het NHA in te zetten. In 2025 zijn al een deel van de kosten gemaakt om het cyber risico-bewustzijn te vergroten, door middel van een training waar alle medewerkers aan deelnamen. We zien dat de technische complexiteit en benodigde capaciteit van Informatiebeheer en beveiliging door nieuwe regelgeving wordt vergroot. Daarom hebben we een analyse gedaan om de impact van de nieuwe regelgeving (BIO2) te kunnen vaststellen en het Informatiebeheer en de Informatiebeveiliging daarop aan te passen. Wij hebben in 2025 veel aandacht besteed aan het op orde brengen van de basis van werkplekautomatisering, kwaliteitsverbetering en functioneel beheer van ondersteunende applicaties.
Leidend hierbij is het gebruik van de TEAMS/ Sharepoint omgeving die kansen biedt voor professionalisering, kwaliteitsverbetering en samenwerking. De interne samenwerking in de organisatie op het gebied en het delen van technische/ functionele kennis hebben wij vanuit de Blauwdruk gedachte en de Datastrategie verder versterkt. Dit uit zich in kennis en inzicht voor de toepassing van standaarden (zoals MDTO) in onze systemen en processen.
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 11
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Figuur 3. Risico-inventarisatie jaarrekening 2025
x € 1,-
1.
Thema Calamiteit
Gebeurtenis Brand depots
Gevolg/ actie of maatregelen Beschadigde archieven, waardoor alternatieve opslag plus conservatie en restauratie nodig is. Maatregelen zijn verzekeren, brandmeldinstallaties en preventie.
Kans 4%
Bedrag 500.000
Risico 20.000
2.
Calamiteit
Waterschade
Beschadigde archieven waardoor alternatieve opslag plus conservatie en restauratie nodig is. Maatregelen zijn verzekeren, bouwkundige aanpassingen en preventie.
4%
500.000
20.000
3.
Calamiteit
Internationale ontwikkelingen
Schade, om dit te voorkomen stellen wij op korte termijn een weerbaarheidsplan en implementatieplan op en houden dit actueel.
20%
100.000
20.000
4.
Calamiteit
Diefstal
Verlies van archiefbescheiden, maatregelen hiertegen zijn: wat gestolen is weer in het bezit te krijgen en diefstalpreventie door het beschermen van de collectie.
10%
100.000
10.000
5.
Partners
Veranderende visie Niet sluitende begroting. De zorg voor en de huidige OCW en NA op financiering van analoge Rijkscollectie is blijvend samenwerking toegezegd. Echter de toekomstige SPUK-uitkering staat slechts voor een periode van 4 jaar vast.
4%
2.900.000
116.000
6.
Partners
Lagere bijdragen deelnemers en/of DVO-partners
Niet sluitende begroting. De bijdragen van onze deelnemers en DVO-partners kunnen afnemen, als gevolg van: bezuinigingen, ontevredenheid van de partners over de dienstverlening, of de relevantie van het archief. Maatregelen zijn evaluatie en over de dienstverlening en de deelnemers het gesprek voeren.
4%
2.000.000
80.000
7.
Partners
Renovatie en verduurzaming KHW
De kosten van de renovatie en verduurzaming KHW zijn hoger dan verwacht hetgeen tot een toekomstige hogere huursom gaat leiden. Maatregelen zijn het bewaken van de kredieten en tussentijds bijsturen.
25%
100.000
25.000
8.
Partners
Vertraging renovatie en verduurzaming KHW
Vertraging of annulering van het plan voor de realisatie van een nieuw depot, waardoor ruimtegebrek ontstaat uit de huidige locaties en er archief extern moet worden ondergebracht (huur). Maatregelen zijn termijnbewaking en tussentijds bijsturen.
25%
100.000
25.000
9.
Buitenwereld Datalek/ cybercriminaliteit
Impact op onze data en/of systemen, zoals een datlek en/of geen toegang tot het digitaal archief en/of losgeld. Om dit te voorkomen zorgen we voor toereikende informatiebeveiliging en voldoen aan wettelijke voorschriften BIO2 en NIS2-certificering.
25%
100.000
25.000
10
Buitenwereld Schending auteursrechten
Schadevergoeding als gevolg van onvolledige registratie auteursrechten archiefbank. Maatregelen zijn het treffen van een schikking en registratie archiefbank verbeteren.
10%
35.000
3.500
11
Intern
Transitievergoeding Toename van transitievergoedingen, door onder andere organisatieverandering met nieuwe functies en actiever sturen op performance. Maatregelen zijn onder andere adequaat personeelsbeleid en managementtrainingen. Totaal
25%
150.000
37.500
382.000
Figuur 4. Kans klassen Klasse 6 5 4 3 2 1
Kwalitatief bijna zeker Groot waarschijnlijk Mogelijk Weinig Zelden
of periodiciteit zoals een open einde regeling 2 jaar 3 à 4 jaar 5 jaar 10 jaar 25 jaar
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
Percentage 75% 50% 25% 20% 10% 4% | 14
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Ratio weerstandsvermogen De verhouding tussen de financieel gekwantificeerde risico’s en de daarbij horende beschikbare weerstandscapaciteit wordt weergegeven door de ratio weerstandsvermogen. De hoogte van de bestemmingsreserve weerstandsvermogen bedraagt ultimo 2025 € 382.000. De ratio weerstandsvermogen bedraagt: Ratio weerstandsvermogen =
Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit
=
€ 382.000 € 382.000
1,0
Uit de berekende ratio van 1 blijkt dat de bestemmingsreserve weerstandsvermogen door de kleine aanvulling in 2025 toereikend is. Deze ratio valt in categorie C, dat staat voor voldoende. Hierbij wordt de normeringssystematiek voor weerstandsvermogen gehanteerd, die ontwikkeld is door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (Naris) in samenwerking met de Universiteit Twente. Hieruit is de volgende waarderingstabel ratio weerstandsvermogen opgesteld. Figuur 5. Tabel Kwalificatie ratio weerstandsvermogen Waardering A B C D E F
Ratio > 2,0 1,4 – 2,0 1,0 – 1,4 0,8 – 1,0 0,6 – 0,8 < 0,6
Betekenis Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende
Kengetallen Deze paragraaf geeft inzicht in de beoordeling van de voor het NHA relevante, in de BBV voorgeschreven kengetallen (liquiditeitsratio, solvabiliteitsratio, netto schuldquote en structurele exploitatieruimte). De kengetallen ‘belastingcapaciteit’ en ‘grondexploitatie’ zijn niet van toepassing voor het NHA. Figuur 6. Tabel Ratio’s Ratio’s
2025
2024
2023
2022
2021
2020
Liquiditeitsratio
2,7
3,0
2,1
2,4
2,4
2,1
Solvabiliteitsratio
72,9%
72,3%
54,5%
55,0%
53,0%
46,4%
Netto schuldquote
-12,6%
-16,4%
-12,5%
-7,8%
-3,4%
1,4%
Structurele exploitatieruimte
-0,2%
2,8%
3,3%
-1,5%
2,6%
-4,1%
Liquiditeitsratio Betekenis
De liquiditeitsratio geeft de mate aan waarin het NHA op korte termijn kan voldoen aan zijn korte termijnverplichtingen zonder nieuwe financieringsbronnen te hoeven aanboren.
Hoe berekend
De liquiditeitsratio wordt als volgt berekend: de verhouding van de vlottende activa ten opzichte van de vlottende passiva.
Effect
Hoe hoger de ratio, hoe beter het NHA in staat is om aan de korte termijn verplichtingen te voldoen.
2025
De verhouding vlottende activa versus vlottende passiva is iets afgenomen. De vlottende activa zijn met € 427.388 afgenomen en de vlottende met € 59.388. De ratio is nog steeds relatief hoog.
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 15
202
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Solvabiliteitsratio Betekenis
Deze solvabiliteitsratio geeft de mate weer waarin het NHA, in geval van opheffing, zijn verplichtingen ten aanzien van verschaffers van vreemd vermogen kan nakomen. Hoe hoger de ratio, hoe meer van het totaal vermogen met eigen vermogen wordt gefinancierd.
Hoe berekend
De solvabiliteitsratio wordt als volgt berekend: de verhouding van het eigen vermogen ten opzichte van het totale vermogen x 100%.
Effect
Hoe hoger de ratio, hoe meer van het totaal vermogen met eigen vermogen wordt gefinancierd.
2025
Het eigen vermogen ten opzichte van het totale vermogen is in 2025 verder toegenomen, ondanks dat de storting van € 200.000 in de bestemmingsreserve groot onderhoud niet heeft plaatsgevonden. De ratio ligt op een relatief hoog niveau.
Netto schuldquote Betekenis
De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van het NHA ten opzichte van de eigen middelen.
Hoe berekend
(vaste schulden + netto vlottende schulden + overlopende passiva -/- langlopende uitzettingen (exclusief verstrekte leningen) -/- kortlopende uitzettingen -/- liquide middelen -/- overlopende activa totale baten exclusief de mutaties reserves
Effect
Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote.
2025
Omdat de posten aan de activazijde hoger zijn dan aan de passiva zijde waarop ze in mindering worden gebracht wordt het percentage negatief. In 2025 zijn de posten aan de activazijde meer (met € 427.388) afgenomen en dan die aan de passivazijde (met € 114.383). Daardoor is het percentage iets naar beneden gegaan, maar nog steeds op een relatief hoog niveau.
Structurele exploitatieruimte Betekenis
Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is.
Hoe berekend
Structurele baten -/- structurele lasten + structurele onttrekkingen aan de reserves -/- structurele toevoegingen aan de reserves totale baten exclusief de mutaties reserves
Effect
Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder de rente en aflossing van een lening) te dekken.
2025
Het gerealiseerd resultaat 2025 is lager dan de twee jaren ervoor toen er sprake was van (aanmerkelijke) exploitatie overschotten. Het percentage voor 2025 is, met het resultaat van € 585 onder aftrek van de reserve mutaties, licht negatief.
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 16
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Personeel en organisatie Een belangrijke doelstelling voor 2025 was de verdere doorontwikkeling naar een lerende organisatie, waarin samenwerking, kennisdeling en innovatie centraal staan. Kenmerkend voor deze werkwijze is dat doorlopende evaluatie en een doelmatige inzet van middelen bijdragen aan het duurzaam realiseren van de organisatiedoelstellingen. In dit kader is gewerkt aan het tussenstation ‘leiderschap dat leren versterkt’. Het managementteam heeft elk kwartaal tijdens strategiesessies gereflecteerd op behaalde resultaten en op de wijze van (samen)werken. Deze structurele reflectie heeft bijgedragen aan het versterken van het lerend vermogen en het verder verankeren hiervan in de organisatiecultuur. Daarnaast is een leiderschapsontwikkeltraject uitgevoerd waarin leidinggevenden hebben gereflecteerd op hun eigen leiderschapsstijl, competenties en ontwikkelpunten. Dit traject heeft inzicht geboden in wat nodig is om als leidinggevende een veilige en stimulerende leeromgeving te creëren, waarin ruimte is voor reflectie, het nemen van weloverwogen risico’s en het leren van fouten. Parallel hieraan zijn stappen gezet richting het tussenstation ‘implementeren van leerprocessen en -praktijken’. In 2025 is de nieuwe digitale gesprekscyclus vastgesteld, die begin 2026 wordt ingevoerd.
Deze cyclus ondersteunt de lerende organisatie door medewerkers en leidinggevenden viermaal per jaar met elkaar in gesprek te laten gaan over voortgang, gedrag, ontwikkeling en ervaren belemmeringen. De gesprekscyclus stimuleert eigenaarschap, continue feedback en gezamenlijke verantwoordelijkheid voor professionele groei en prestaties. Vanuit P&O is in 2025 nadrukkelijk ingezet op het versterken van een toekomstbestendige personeelsbasis, met aandacht voor instroom, ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. Met de implementatie van een nieuw applicant tracking system (ATS) is het wervings- en selectieproces verder geprofessionaliseerd en efficiënter ingericht. Dit heeft geleid tot een grotere zichtbaarheid en aantrekkingskracht van het NHA op de arbeidsmarkt. De nieuwe carrièrewebsite is in 2025 23.631 keer bezocht, er zijn 212 sollicitaties ontvangen en 232 geïnteresseerden zijn de organisatie gaan volgen als potentiële toekomstige werkgever. In totaal zijn 17 vacatures succesvol ingevuld. Daarnaast is bewust ruimte gecreëerd voor jong talent binnen de sector door het aanbieden van zes stageplaatsen, waarmee wordt bijgedragen aan kennisontwikkeling en het borgen van toekomstige instroom. Ook is geïnvesteerd in de ontwikkeling en vitaliteit van medewerkers.
Medewerkers hebben actief gebruikgemaakt van het opleidingsbudget om vakinhoudelijke expertise te verdiepen en nieuwe vaardigheden te ontwikkelen die aansluiten bij zowel de huidige als toekomstige opgaven van de organisatie. Daarnaast is het vitaliteitsbudget ingezet ter bevordering van duurzame inzetbaarheid. Deze gerichte inzet heeft bijgedragen aan een daling van het verzuim in 2025 en aan het behoud van gemotiveerde en veerkrachtige medewerkers. Ten slotte is in 2025, in samenwerking met Leeuwendaal, onderzoek gedaan naar de verdere doorontwikkeling van het functiehuis. Op basis van de uitkomsten is besloten het huidige generieke functiehuis vooralsnog te handhaven. Het traject heeft waardevolle inzichten opgeleverd in de behoefte aan verdere rolduidelijkheid, ontwikkelmogelijkheden en flexibiliteit binnen de organisatie. In de komende periode zal worden verkend op welke wijze deze rolduidelijkheid en ontwikkelpaden verder kunnen worden versterkt, in samenhang met de ontwikkeling naar een lerende organisatie en de bredere strategische personeels- en organisatieontwikkeling.
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 20
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Formatie en loonsom Het jaar 2025 stond in het teken om de formatie verder op orde te krijgen en aandacht voor contracten van ZZP’ers in verband de Wet DBA en de handhaving door de Belastingdienst. In 2025 startte de organisatie met een bezetting van 48,29 formatieplaatsen (fte) bij een formatie van 53,23 fte. Op 4 juli heeft het dagelijks bestuur besloten tot uitbreiding van de formatie met 2,32 fte tot 55,65 fte. Ondanks dat het werven en selecteren van nieuwe medewerkers de nadrukkelijke de aandacht van de organisatie heeft gekregen, blijkt het in de krappe arbeidsmarkt lastig om gekwalificeerd personeel te vinden. Daardoor bleven vacatures vaak langer open dan verwacht. In de tweede bestuursrapportage heeft dit geleid tot bijstellen van de verwachte loonsom op basis van de ontwikkeling van de bezetting in 2025. De ontwikkeling van de formatie, bezetting en loonsom over 2025 is in onderstaand overzicht weergegeven. Figuur 9. Ontwikkeling van de formatie, bezetting en loonsom over 2025 x € 1,-Omschrijving afdeling
Formatie Herziene begroting 2025
Begrote loonsom
Bezetting gewijzigde Herziene begroting 2025
Directie en staf
2,72
323.819
2,61
323.819
2,61
325.359
Bedrijfsvoering Archieven & collecties
6,00 14,56
346.728 1.177.636
5,22 14,15
331.880 1.112.859
2,89 14,26
311.079 1.060.403
Publiek Kenniscentrum Overheid
16,03 7,78
1.265.941 677.946
15,87 7,51
1.265.941 595.214
18,20 7,51
1.430.675 617.661
IT & Innovatie Administratieve correcties
8,56
776.675
7,89
688.213
8,56
657.110 -42.109
Totaal Begroting correcties
55,65
4.568.745
53,25
4.317.926
54,03
4.360.178
- generatiepact - onderuitputting
37.364 -88.964
- eenmalige bijdrage UWV Salarislasten 2026
Loonsom Bezetting gewijzigde 31 december Herziene 2025 begroting 2025
Werkelijke loonsom
37.364 -88.964 10.542
4.517.144
4.276.867
4.360.178
Om continuïteit in het werk te waarborgen, zijn gedurende het jaar externe krachten ingezet voor kortere of langere periodes. Zij ondersteunden bij werkzaamheden die door openstaande vacatures, ziekte of niet houdbare werkdruk niet intern konden worden uitgevoerd. Informatievoorziening Voor de verantwoording van de gerealiseerde doelen, zie de afdeling IT & Innovatie. Communicatie Communicatie maakt onderdeel uit van de afdeling Publiek en zet zich in om het NHA zowel intern als extern op de kaart te zetten, onder meer door het beheren van de website en het promoten van de tentoonstellingen van het NHA. Daarnaast ontwikkelt en bewaakt deze afdeling de huisstijl van het NHA. Voor de verantwoording van de gerealiseerde doelen zie de afdeling Publiek.
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 21
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Huisvesting Het NHA verwacht nog een aanwas van analoge archieven van ongeveer 14 strekkende kilometer. Door de verwachte toename ontstaat er bij het NHA een tekort van de depotcapaciteit waarvoor meerdere scenario's zijn onderzocht met als doel dat het NHA kan blijven voldoen aan de wettelijke vereisten als archiefbewaarplaats. Door het gesprek aan te gaan met het Rijk, is het mogelijk geworden om meer archief te gaan plaatsen (in totaal 15 strekkende kilometer) in het Rijkshulpdepot te Emmen. Hierdoor is de oorspronkelijke beoogde capaciteitsuitbreiding van het huidige depotgebouw aan de Kleine Houtweg teruggebracht met als gevolg een lagere investeringsbehoefte voor de verbouw/ renovatie. Kleine Houtweg Het huidige depotgebouw dateert uit 1982 en is toe aan renovatie op bouwkundig en installatietechnisch niveau. Dat is de conclusie van het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en het BOEI-inspectierapport 2025. Ook uit de controle van Omgevingsdienst IJmond in juli van dit jaar bleek dat uitstel van renovatie niet langer verantwoord lijkt. Genoemde onderzoeken lagen aan de basis van het Programma van Eisen dat in september 2025 door ToornendPartners is opgeleverd.
Het doel van de daarin aanbevolen renovatie, verduurzaming en optimalisatie is een energieneutraal werkgebouw met tevens Arbo-verantwoorde ruimtes voor restauratie, conservering, scanning, fotografie, verpakking en het toegankelijker maken van archieven. Het depotcapaciteitsvraagstuk, de renovatie en optimalisatie van de locatie op de Kleine Houtweg, staan in direct verband met de relatie die het NHA heeft als huurder en beheerder van de locatie. Bepalend daarin zijn niet alleen de onderhouds- en exploitatielasten die een bepaald scenario met zich meebrengen, maar ook de organisatie en risico's rond het beheer en het onderhoud van vastgoed, die niet tot de directe kerntaken van het NHA als archief behoren. Daarom zijn er eveneens scenario’s uitgewerkt voor de eigendom en verhuursituatie van het pand. Met het Rijk is het afgelopen half jaar een verkenning gedaan naar de mogelijkheid van koop van het pand door het Rijksvastgoedbedrijf aan de NHA, met aansluitend doorverkoop aan de gemeente Haarlem waarna gemeente Haarlem het pand verhuurt aan de NHA. Met het Rijksvastgoedbedrijf is eind 2025, na de mededingingsprocedure, een voorlopige koopovereenkomst getekend. Dit betreft een koop onder voorwaarde van financiering en instemming door de raad van de gemeente Haarlem.
Financiën en administratieve organisatie De ontwikkelingen op financieel gebied worden vorm gegeven in de P&C cyclus van het NHA. Belangrijke ontwikkelingen zijn: - het Rijk (i.c. het ministerie van OCW) heeft een voorgenomen besluit genomen om per 1 januari 2027 uit te treden. De bijdrage van het Rijk aan de gemeenschappelijke regeling zal vanaf die datum worden vervangen door een Specifieke Uitkering (SPUK). - De gemeenteraad van de gemeente Haarlemmermeer treedt per 1 januari 2026 toe tot de gemeenschappelijke regeling NHA. Kostenmodel In 2023 is in het kader van de financiering van de gemeenschappelijke regeling een kostenmodel ontwikkeld en gevalideerd door de accountant. Dit model vormt vanaf 2026 niet alleen de basis voor de verdeling van de kosten tussen de partners van de gemeenschappelijke regeling, maar ook voor de partners met een dienstverleningsovereenkomst (DVO). De meeste DVO-partners zijn over het gewijzigde
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 22
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
kostenmodel schriftelijk geïnformeerd waarna de accounthouder gesprekken heeft gevoerd om eventuele vragen te beantwoorden. Omdat een verandering in het kostenmodel ook invloed heeft op de DVO is er hiervoor een addendum toegevoegd. Tarieventabel Met de invoering van het kostenmodel is eind 2025 de eerste tarieventabel van het NHA opgesteld. Deze tarieventabel is op 10 december 2025 vastgesteld door het algemeen bestuur. Tot op heden werden de tarieven over het algemeen jaarlijks autonoom bijgesteld met een inflatiepercentage. Door de werking van de tarieven, naar zowel de deelnemers als de DVO-partners was het wenselijk om deze tabel door het hoogste orgaan van het NHA te laten vaststellen. De gemeenschappelijke regeling biedt deze mogelijkheid op grond van artikel 16 eerste en derde lid, voor de deelnemende gemeenten. De tarieven, zoals in de tarieventabel 2026 zijn vastgesteld, zijn in lijn met de geraamde opbrengsten in de begroting 2026. Rechtmatigheid Rechtmatigheidsverantwoording Het jaar 2025 is het derde jaar waarover het dagelijks bestuur verantwoording aflegt aan het algemeen bestuur over drie van de negen rechtmatigheidscriteria, namelijk begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)-criterium. Zoals vastgelegd in de vigerende financiële verordening wordt in deze paragraaf gerapporteerd over de belangrijke bevindingen.
Aan het eind van dit jaarverslag is de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur opgenomen. Zoals weergegeven in de rechtmatigheidsverantwoording is het dagelijks bestuur van mening dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de vastgestelde materialiteitsgrens van 2% van de lasten, exclusief mutaties reserves (voor 2025 een bedrag van € 191.064). Begrotingscriterium Beoordeling van over-of onderschrijdingen van de begroting op programmaniveau is volgens de BBV onderdeel van de rechtmatigheidstoets. Van een begrotingsonrechtmatigheid is sprake als het dagelijks bestuur bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten: 1. de door het algemeen bestuur vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten op de programma’s of investeringsbudgetten overschrijdt of 2. toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves doet, die niet door het algemeen bestuur zijn vastgesteld. Figuur 10. Overzicht rechtmatigheidsafwijkingen begrotingscriterium
x € 1,--
Begrotingscriterium 1A. Overschrijding lasten op het programma (programmaniveau). 1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten). 2. Ongeautoriseerde reservemutaties. 3. Overschrijding van baten en/of lasten op het programma onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan het algemeen bestuur zijn gemeld (hangt af van de intern vastgelegde spelregels in bijvoorbeeld de financiële verordening art. 212 Gemeentewet over de planning & controlcyclus, budgetafwijkingen, budgetoverheveling etc.). Totaal begrotingsonrechtmatigheden 4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als “acceptabel” is geduid. 5. Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering).
Bedrag 268.031 12.277 0 75.100
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
355.408 0 355.408
| 23
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Voorwaardencriterium Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering)) M&O criterium Geen bevindingen Totaal van onrechtmatigheden
0
0 355.408
De baten zijn € 75.100 hoger, aan lasten is € 268.031 meer uitgegeven. In het laatste deel van 2025 zijn op een aantal posten kostenoverschrijdingen geweest ten opzichte van de begroting, welke niet in de tweede bestuursrapportage zijn voorzien. Dit hangt onder andere samen met enkele incidentele ontwikkelingen bij NHA die ook externe expertise vereisten, zoals de koop, verkoop en huur van het pand aan de Kleine Houtweg, het uitwerken van de renovatieplannen van dit pand (onder meer het opstellen van schetsen, projectplan, programma van eisen en kostenbegrotingen), de uitbreiding van depotcapaciteit bij de Rijksdepots in Emmen (onder meer het transport en digitaliseren van de Rijksarchieven) en de uittreding van het Rijk. Omdat deze dossiers ook veel aandacht vroegen van de interne organisatie en de functie van hoofd Bedrijfsvoering niet goed te combineren bleek met de functie hoofd IT en Innovatie, is in het laatste kwartaal van 2025 een hoofd Bedrijfsvoering op interim basis ingehuurd. Voorwaardencriterium Het NHA heeft in 2025 de hoogrisico onderdelen van de verbijzonderde interne controle (VIC) uitgevoerd. Dit betreft het proces van de factuurverwerking en verplichtingenadministratie en het proces van rechtmatige inkoop.
Tweemaal per jaar wordt door een extern bureau een spendanalyse van het inkoopproces uitgevoerd, waarna NHA de aanbevelingen, onder meer ten aanzien van rechtmatige inkoop, opvolgt. De aanbestedingen in 2025 zijn eveneens met behulp van externe bureaus uitgevoerd, zodat deze processen volgens de geldende richtlijnen en het inkoopbeleid worden doorlopen. Ook de controle op de facturen en verplichtingenadministratie, een steekproef van 60 inkoopfacturen per jaar, is met behulp van een externe expert uitgevoerd. De aanbevelingen hieruit worden benut om het proces verder te professionaliseren. Voor het overige heeft NHA de interne processen rondom onder andere personeel en krediet- en budgetbeheer verder aangescherpt. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Vast onderdeel van de gehele interne controle op zowel de processen als balansposten is het onderkennen van misbruik en oneigenlijk gebruik van (financiële) middelen (fraude). Er is uit de controle voor het verslagjaar 2025 niet gebleken dat er misbruik of oneigenlijk gebruik heeft plaatsgevonden. In een overzicht kan één en ander als volgt worden samengevat: Figuur 11. Overzicht rechtmatigheid Omschrijving Saldo van lasten
Bedrag
x € 1,--
Onrechtmatig 2%
Onzekerheid 2%
€ 191.064
€ 197.493
€ 355.408 € 355.408
n.v.t. -
€ 9.553.224
Mutaties reserves Totale lasten - Begrotingscriterium - Voorwaardencriterium - Misbruik & Oneigenlijk gebruik Totaal
€ 9.553.224
Uit het overzicht blijkt dat de verantwoorde baten en lasten de vastgestelde materialiteitsgrens van 2% van de lasten (exclusief mutaties reserves) met € 164.344 overschrijdt. Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 24
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
JAARREKENING 2025
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 27
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
• • •
maximaal 5 jaar: zware transportmiddelen; aanhangwagens; personenauto’s; lichte motorvoertuigen maximaal 5 jaar: automatiseringsapparatuur; readers en printers niet: gronden en terreinen
Financiële vaste activa De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) verminderd met de jaarlijkse aflossingen, afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Zo nodig is een voorziening voor verwachte oninbaarheid op de boekwaarde in mindering gebracht. Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar worden gewaardeerd tegen nominale waarde. In geval van verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald. Liquide middelen De liquide middelen zijn opgenomen tegen nominale waarde. Overlopende activa De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. In geval van verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald. Passivazijde van de balans Eigen vermogen In het BBV worden reserves omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vanuit bedrijfseconomisch standpunt vrij te besteden zijn. De vaststelling van de noodzakelijke omvang van de reserves is een zaak van het bestuur.
Zodra het bestuur aan een reserve een bepaalde bestemming heeft gegeven, is er sprake van een bestemmingsreserve. Om die reden kunnen bestemmingsreserves naar de situatie per ultimo verslagjaar geen negatieve stand kennen. Mutaties in reserves, waaronder de egalisatiereserve en bestemmingsreserves, zijn enkel mogelijk op basis van een bestuursbesluit. De reserves worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Vaste schulden, met een rentetypische looptijd langer dan één jaar De vaste schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde (hoofdsom), verminderd met het totaal van de gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 29
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
het kostenmodel met ingang van het begrotingsjaar 2026 en het jaarlijks vaststellen van een tarieventabel moeten naheffingen in de toekomst zoveel als mogelijk worden voorkomen. Bijdrage gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer De bijdrage van de gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer valt € 2.310 hoger uit dan begroot, omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantal, dat op het moment van facturatie (iets) hoger was dan het aantal waarmee in de herziene begroting 2025 rekening is gehouden. Bijdrage beheer/ medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties De bijdrage van de gemeente Haarlem voor het beheer van collecties afkomstig uit de Bibliotheek ZuidKennemerland en voor de loonkosten van de conservator van deze collecties is conform de herziene begroting 2025 gefactureerd. Bijdrage gemeente Velsen voor exploitatie De bijdrage van de gemeente Velsen voor exploitatie is conform de herziene begroting 2025 gefactureerd. Bijdrage gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer De bijdrage van de gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer valt € 1.609 hoger dan begroot, omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantal, dat op het moment van facturatie hoger was dan waarmee in de herziene begroting 2025 rekening is gehouden. Bijdragen overige overheidsinstanties
Omschrijving
x € 1,--
Jaarrekening
Herziene
Herziene
Realisatie
Verschil
2024
begroting
begroting
2025
herz. begr. na
2025
na wijziging
wijz./
2025
realisatie
Bijdragen overige overheidsorganisaties - Provincie Noord-Holland analoog archief
725.499
747.801
747.801
748.015
214
- Provincie N-H digitaal informatiebeheer
227.942
235.435
235.435
238.583
3.148
29.497
23.722
20.562
-3.160
1.208.735
1.248.466
1.248.466
1.253.443
4.977
594.792
617.770
617.770
617.004
-767
55.987
55.987
55.866
-121
2.934.956
2.929.181
2.933.472
4.291
- Provincie Noord-Holland risico-opslag - Overige DVO-partners analoog archief - Overige DVO-partners digitaal informatiebeh. - Overige DVO-partners risico-opslag Totaal bijdragen overige overheidsorg.
2.756.969
Bijdrage provincie Noord-Holland voor analoog archief De bijdrage van de provincie Noord-Holland is nagenoeg conform de herziene begroting 2025. Bijdrage provincie Noord-Holland voor digitaal informatiebeheer De bijdrage van de provincie Noord-Holland voor digitaal informatiebeheer valt € 3.148 hoger uit dan begroot, omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantal, dat op het moment van facturatie hoger was dan waarmee in de herziene begroting 2025 rekening mee is gehouden. Bijdrage provincie Noord-Holland voor risico-opslag In het jaar 2025 is op grond van een bestuursbesluit een risico-opslag ingevoerd voor niet deelnemende overheidsorganisaties, zijnde de DVO-partners. De risico-opslag is voor de herziene begroting 2025 berekend over alle bijdragen van de provincie. Bij de facturatie is (conform de bedoeling) de risico-opslag berekend over de bijdrage voor exploitatie en digitaal informatiebeheer en niet over de van de provincie toegekende subsidies. Dit leidt tot een verschil van € 3.160 nadelig. Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 32
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Bijdrage DVO-partners voor analoog archief De bijdragen van de DVO-partners vallen € 4.977 hoger uit dan begroot, omdat de bijdrage berekend wordt op basis van het aantal inwoners dat op het moment van facturatie hoger was dan waarmee in de herziene begroting 2025 rekening is gehouden. Bijdrage DVO-partners voor digitaal informatiebeheer De gefactureerde bijdragen aan de DVO-partners voor digitaal informatiebeheer zijn nagenoeg conform de gewijzigde herziene begroting 2025. Bijdrage DVO-partners voor risico-opslag In het jaar 2025 is op grond van een bestuursbesluit een risico-opslag ingevoerd voor niet deelnemende overheidsorganisaties, zijnde de DVO-partners. De gefactureerde risico-opslagen zijn nagenoeg conform de gewijzigde herziene begroting 2025. Overige opbrengsten
Omschrijving
x € 1,-Jaarrekening
Herziene
Herziene
Realisatie
Verschil
2024
begroting
begroting
2025
herz. begr. na
2025
na wijziging
wijz. /
2025
realisatie
Overige baten - Depotverhuur
52.699
52.699
52.699
52.690
-9
- Overige opbrengsten
31.778
28.000
39.000
41.583
2.583
- Opbrengsten dienstverlening
62.941
17.000
-4.000
-18.223
-14.223
- Onderverhuur voorgebouw KHW*)
234.882
243.998
243.998
251.558
7.560
- Projectopbrengsten/ giften
55.529
15.000
25.000
36.529
11.529
Totaal overige baten
437.830
356.697
356.697
364.137
7.441
*) = Kleine Houtweg
Depotverhuur De gefactureerde opbrengsten uit depotverhuur zijn nagenoeg conform de gewijzigde herziene begroting 2025. Overige opbrengsten De overige opbrengsten zijn voor wat betreft het onderdeel Archiefcafé € 2.721 hoger dan geraamd, welk bedrag nagenoeg geheel het verschil op deze post verklaard. Opbrengsten dienstverlening De opbrengsten uit dienstverlening zijn € 14.223 lager dan begroot. Dit wordt nagenoeg geheel veroorzaakt door een niet begrootte incidentele afrekening met het Rijk uit 2023 ten bedrage van € 14.128, welke in 2024 is gedeclareerd en achteraf niet juist bleek te zijn. Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg De opbrengsten uit onderverhuur van het voorgebouw aan de Kleine Houtweg aan Stichting Hart zijn nagenoeg conform de gewijzigde herziene begroting 2025. Echter de doorbelaste servicekosten zijn € 6.810 hoger, vanwege actualisatie van een aantal posten. Projectopbrengsten/ giften De projectopbrengsten/ giften vallen € 11.529 hoger uit dan begroot, onder andere door een incidentele subsidie voor het collectieboek ‘Op reis door Noord-Holland’. Hiertegenover staan ook hogere uitgaven, zie de post Publieksactiviteiten/ educatie. Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 33
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Materieel directe kosten
Omschrijving
x € 1,-Jaarrekening
Herziene
Herziene
Realisatie
Verschil
2024
begroting
begroting
2025
herz. begr. na
2025
na wijziging
wijz. /
2025
realisatie
Lasten Materiële directe kosten Afdeling Archieven & collecties - Projectgelden restauratie/conservering
190.418
150.000
150.000
225.425
-75.425
- Acquisitie
24.778
47.000
47.000
45.688
1.312
123.887
75.000
75.000
54.935
20.065
155.700
180.043
-24.343
Kenniscentrum Overheid - Collectiebeheer - Woo-dienstverlening Afdeling IT & Innovatie - Kosten automatisering
256.641
261.000
310.000
310.608
-608
- Kosten digitalisering
437.530
759.052
432.000
377.280
54.720
221.261
284.000
284.000
277.919
6.081
1.985
2.000
2.000
2.286
-286
- Publieksactiviteiten/ educatie
309.244
245.000
245.000
253.685
-8.685
- PR & communicatie
70.494
80.000
80.000
76.407
3.593
1.636.237
1.903.052
1.780.700
1.804.277
-23.577
Afdeling Publiek - Digitaal zichtbaar maken - Dienstverlening
Totaal materiële directe kosten
Afdeling Archieven & collecties Projectgelden restauratie/conservering De besteding op dit onderdeel zijn in 2025 in hoge mate beïnvloed door de kosten van de verhuizing van de 1e tranche rijksarchieven naar het Rijkshulpdepot in Emmen. De kosten bedragen (exclusief btw) circa € 81.000. Deze kosten bestaan uit verhuiskosten € 26.400, inhuur tijdelijk personeel € 34.650 en materiaalkosten € 20.000. De overige kosten die samenhangen met de verhuizing zoals digitaliseren € 124.500 en deelname pilot NA scannen op verzoek ruim € 6.000 zijn verantwoord onder Digitaal zichtbaar maken. Acquisitie De bestedingen op deze post wijken nagenoeg niet af van het geraamd budget in de herziene begroting 2025. In 2025 is een bijzonder bloemenboek ‘Icones Plantarum Rariorum’ uit 1793 aangeschaft. Dit botanische werk geeft ons een blik op de geschiedenis van een Haarlemse bloemkwekerij in de 18e eeuw. Kenniscentrum Overheid Collectiebeheer In 2025 is op deze post € 20.065 minder uitgegeven dan begroot, omdat verwacht werd dat van dit budget € 30.000 zou worden besteed aan Woo-dienstverlening. Na de aanbesteding aan een extern adviesbureau begin 2025 bleek dat dit bedrag niet toereikend was. Daarom is met een begrotingswijziging bij de tweede bestuursrapportage 2025 een afzonderlijk budget ingesteld, zie volgende onderdeel.
Woo-dienstverlening In de herziene begroting 2025 is een budget aangevraagd en toegekend voor het ontwikkelen van een Woo-platform. De gemaakte kosten zijn hoger uitgevallen dan voorzien, omdat bij het instellen van het budget is verzuimd om de btw kosten van 10,5%, ten bedrag van € 16.350 mee te begroten. Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 35
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Afdeling IT & Innovatie Kosten automatisering De kosten van automatisering zijn nagenoeg conform de gewijzigde herziene begroting 2025. Kosten digitalisering De kosten van digitalisering blijven € 54.720 achter op de gewijzigde herziene begroting 2025. Dit hangt samen met de vertraging bij de aanbesteding van het collectiebeheerssysteem. Hierdoor blijven de ontwikkelkosten en de kosten van leveranciers en licenties achter op de begroting. Het algemeen bestuur heeft op 10 december besloten om de onttrekking aan de bestemmingsreserve nieuw collectiebeheersysteem niet in 2025 te doen maar door te schuiven naar 2026. Afdeling Publiek Digitaal zichtbaar maken De kosten van digitaal zichtbaar maken blijven over heel 2025 € 6.081 achter op de herziene begroting. Voor 2025 stond het via DTR (Digitale Taken Rijksarchieven) digitaliseren van de strafvonnissen 19e en begin 20e eeuw op de planning. Omdat deze archieven sporen van Arsenicum bevatten zijn deze afgewezen. Daarom is het besluit genomen om deze archieven uit eigen middelen bij een gespecialiseerd bedrijf te laten digitaliseren. Hiervoor is echter materiele voorbereiding nodig die in 2025 niet meer gerealiseerd kon worden. Dienstverlening De kosten van dit onderdeel zijn nagenoeg conform de herziene begroting 2025.
Publieksactiviteiten en educatie De kosten van dit onderdeel zijn mede door de vele activiteiten in 2025 met € 8.685 overschreden. Hiertegenover staan de hogere baten onder de post projectopbrengsten/ giften. Een voorbeeld hiervan zijn de kosten van het collectieboek ‘Op reis door Noord-Holland’ en de tentoonstelling ‘Bevrijd! En nu? waarvoor een subsidie is ontvangen. Deze wijze van verantwoorden is conform de voorschriften, waarin de bruto methode is voorgeschreven. PR & Communicatie De kosten van dit onderdeel blijven met € 3.593 licht achter op de herziene begroting 2025. Materieel indirecte kosten
Omschrijving
x € 1,-Jaarrekening
Herziene
Herziene
Realisatie
Verschil
2024
begroting
begroting
2025
herz. begr. na
2025
na wijziging
wijz. /
2025
realisatie
Lasten Materieel indirecte kosten - Huisvestingskosten
1.888.260
2.032.140
1.917.628
1.986.628
-69.000
- Organisatiekosten
495.861
319.044
379.669
436.291
-56.623
- Afschrijvingskosten
231.364
211.939
211.939
238.218
-26.279
- Rentekosten
-38.823
-50.000
-18.000
-18.166
166
- Facilitaire kosten
60.772
65.000
65.000
60.011
4.989
2.637.434
2.578.123
2.556.236
2.702.982
-146.746
Totaal materieel indirecte kosten
Jaarstukken 2025 Noord-Hollands Archief
| 36
HET NOORD HOLL ANDS ARCHIEF
Huisvestingskosten De huisvestingskosten zijn € 45.512 lager dan de herziene begroting en € 69.000 hoger dan de gewijzigde herziene begroting. Op 10 december jongstleden heeft het algemeen bestuur besloten om de voorziening groot onderhoud om te zetten in een bestemmingsreserve. Dat betekent dat de begrote mutatie in de voorziening groot onderhoud van € 184.512, welke onder huisvestingskosten was opgenomen, moest worden verplaatst naar de reservemutaties. Daarnaast zijn de werkelijke uitgaven voor onderhoud aan de gebouwen van zowel de Jansstraat als de Kleine Houtweg hoger dan het bij de tweede bestuursrapportage was voorzien. In 2025 zijn met de gemeente Haarlem gesprekken gestart over de (actualisatie) van de demarcatie van het onderhoud, waarna er duidelijkere afspraken gemaakt kunnen worden over verantwoordelijkheden rondom onderhoud. Organisatiekosten De organisatiekosten zijn € 56.623 hoger dan geraamd. De meest in het oog springende overschrijdingen zijn de reis- en verblijfkosten € 20.859, de kosten voor de projectleider voor de aanbesteding voor het collectiebeheersysteem en de kosten van externe bureaus € 35.098. Voor de laatste categorie kosten zijn de advieskosten inzake de uittreding van het Rijk en de huur of koop van het gebouw aan de Kleine Houtweg van het vastgoedbedrijf de grootste veroorzakers van de overschrijding.