3 Bijlage 2a het Haarlems Civiel Planproces

FINANCIËN

Er wordt nog steeds vanuit het voorbereidingskrediet gewerkt. Wel worden bij VO en DO nieuwe specifiekere ramingen gemaakt waarmee gekeken wordt of binnen het budget wordt gebleven, de scope moet worden aangepast of het budget moet worden verruimd.

44

BESLUITVORMING

Het vrijgeven van het VO voor inspraak is een collegebevoegdheid. Wel wordt het VO ter kennisname naar de commissie gestuurd. Het vaststellen van het DO is een collegebevoegdheid. Het vrijgeven en of het ophogen van het uitvoeringskrediet (meestal in samenhang met DO) is een raadsbevoegdheid. De opdrachtgever beslist over het fasedocument en er vindt afstemming plaats over de in te zetten capaciteit voor de volgende fase.

TOELICHTING OP DE PROCESSTAPPEN FASE START-UP

De procesmanager organiseert een fase start-up met het projectteam waarin afdelingen vertegenwoordigd zijn die relevant zijn in deze fase inclusief externe partners. In de start-up wordt besproken wat de aanpassingen zijn n.a.v. bespreking van het fasedocument uit de vorige fase en wat voor deze fase de taken, rollen en verantwoordelijkheden zijn van eenieder. Er worden nieuwe afspraken gemaakt over inzet, planning, proces en inhoud. De procesmanager legt deze vast.

PROJECTPAGINA ONLINE

De project-pagina wordt online gezet door de communicatieadviseur.

PARTICIPATIE(BIJEENKOMSTEN)

Uitvoering van het communcatieplan. In elke fase wordt bekeken of het communicatieplan moet worden bijgesteld. Bij herinrichtingsprojecten die veel impact hebben op de omgeving is participatie met de omgeving noodzakelijk. Daarnaast is een inspraakprocedure nodig indien bestaande openbare ruimte heringericht dient te worden. Het ingenieursbureau regelt de participatiebijeenkomst(en) in overleg met de gemeente. De procesmanager is namens de gemeente aanwezig

AMBTELIJKE

Al naar gelang de complexiteit van de kaders voor het project zijn de betreffende afdelingen over de

45

VERTEGENWOORDIGING

verschillende onderwerpen ook bij deze participatie-avonden aanwezig.

SCOPE EN BUDGETAIRE

Indien er uit de participatie zodanige wensen of kansen komen die leiden tot een scopewijziging of

DILEMMA’S UIT PARTICIPATIE

een budgettair dilemma, wordt dit geagendeerd voor de staf van de bestuurlijk opdrachtgever. De bestuurlijk opdrachtgever kan besluiten (zeker bij budgettaire gevolgen) deze dilemma’s naar het College van B&W of de raad te sturen ter besluitvorming.

ANNOTATIE (BEST.TRAJECT)

Voor hierboven genoemde traject wordt een annotatie gemaakt voor de staf en indien er budgettaire keuzes zijn kan ook direct een raadsvoorstel worden gemaakt. De opdrachtgever wordt bij het opstellen betrokken en geeft akkoord voordat de annotatie het bestuurlijk traject in gaat.

INPUT ANNOTATIE

Indien nodig leveren de (vak)afdelingen input op de annotatie en de daarin opgenomen dilemma’s.

OPTIONEEL INZET AANNEMER

Vanwege het vroeg betrekken van de markt is het mogelijk (zelfs aan te raden) om de aannemer al in dit stadium in te schakelen i.p.v. pas in fase 5. De aannemer kan het ingenieursbureau de tekeningen laten uitwerken, maar de kennis van de aannemer is belangrijk om zo vroeg mogelijk te integreren in het ontwerp om zo duurzaamheidsdoelstelling, innovatie en efficiëntie beter te bewerkstelligen. De opdracht aan de aannemer wordt vastgelegd in een Opdracht (Nadere Overeenkomst) (zie faseproducten).

VOORLOPIG ONTWERP

Het ingenieursbureau stelt op basis van de producten van de vorige fase, de uitgevoerde onderzoeken en de participatie het VO op (zie faseproducten). Afhankelijk van de overeenkomst met de aannemer kan het VO ook door de aannemer worden opgesteld.

TOETS VO

Het procesteam toetst het VO en de andere producten van het ingenieursbureau en laat deze zo nodig aanpassen. Het procesteam laat ook de andere betrokken afdelingen de stukken toetsen. Eventueel wordt ook de ARK gevraagd te toetsen. De beheerder betrekt indien nodig de dagelijks beheer partners bij deze toetsing.

ANNOTATIE (STUKKEN COLLEGE)

Indien het voorlopig ontwerp getoetst en aangepast is, wordt het via de staf van de bestuurlijk opdrachtgever aan het College voorgelegd om vrij te geven voor inspraak en ter kennisname naar de commissie gestuurd. De

46

annotatie wordt opgesteld door de procesmanager in samenspraak met het procesteam en de ambtelijk opdrachtgever. De ambtelijk opdrachtgever geeft akkoord voordat de annotatie het bestuurlijk traject in gaat. PUBLICATIE VO

Het vrijgeven voor inspraak gebeurt door publicatie op de projectenpagina van de gemeente en eventueel via het huis aan huis blad of door middel van brief in de omgeving van het plan.

INFORMATIEAVOND

Tijdens de periode van inspraak wordt een informatieavond gehouden om het plan toe te lichten en eventuele vragen te beantwoorden.. De procesmanager is altijd aanwezig en introduceert hier ook het ingenieursbureau, zodat het voor de burger duidelijk is dat avond door de gemeente is georganiseerd. Het ingenieursbureau beantwoordt vragen over de inhoud en de procesmanager over het bestuurlijke proces. BBOR en OMB zijn indien nodig aanwezig voor inhoudelijke toelichting en discussies.

INSPRAAKREACTIES

De inspraakreacties worden verzameld door het ingenieursbureau en gebundeld naar onderwerp.

VERWERKEN INSPRAAKREACTIES Het ingenieursbureau doet een voorstel voor het beantwoorden van de inspraakreacties. Het procesteam IN NOTA EN CONCEPT DO

zorgt dat de antwoorden in lijn zijn met het geldende beleid, door ook andere afdelingen te betrekken bij de beantwoording. Indien de inspraakreacties en eventuele nadere onderzoeken leiden tot wijzigingen wordt dit verwerkt (er wordt bijgehouden welke wijzigingen dat zijn en waarom dat gebeurt). Bij wijzigingen aan het VO door de inspraak zijn er twee opties om de omgeving hierin mee te nemen: 1. Het VO gaat nogmaals een ronde in van inspraak of 2. Na verwerking in het concept DO wordt een informatieavond gehouden over de wijzigingen in het concept DO t.o.v. het VO. Bij ingrijpende wijzigingen moet deze keuze worden voorgelegd aan de bestuurlijk opdrachtgever.

CONCEPT DO

Het ingenieursbureau vervaardigt het concept DO waarin alle wijzigingen t.o.v. het VO zijn verwerkt n.a.v. de inspraakreacties en de nadere onderzoeken. Afhankelijk van de overeenkomst met de aannemer kan dit ook door de aannemer worden uitgevoerd.

47

TOETS DO

Ambtelijk worden de nota op basis van de inspraakreacties en het concept DO getoetst door het procesteam en de benodigde vakafdelingen. Eventueel wordt de ARK meegenomen in het traject. Tevens kan de bereikbaarheidscoördinator worden betrokken om eventuele planning en omleidingsroutes te checken (indien al bekend). De beheerder betrekt de dagelijks beheer partners bij deze toetsing.

VERWERKEN SCOPE EN

DIA verwerkt de definitieve scope. Tevens levert DIA de gewenste data aan het procesteam. Het

AANLEVEREN GEGEVENS

procesteam zet dit door naar het ingenieursbureau en/of de aannemer.

VASTSTELLEN DO

Het aangepaste VO wordt een DO en wordt vastgesteld door het college en ter kennisname naar de commissie gestuurd. Dit wordt vergezeld van een annotatie, de zienswijzenota, een duidelijke beschrijving van de wijzigingen van het VO naar het DO en het waarom van deze wijzigingen. Tevens zit hierbij de beheerlastenraming. Indien nodig wordt hierbij gevoegd het vrijgeven van het uitvoeringskrediet. Dit moet ter advisering naar de Raad.

PUBLICATIE DO

Het DO wordt door het procesteam online gepubliceerd.

FASE WRAP-UP

De procesmanager organiseert een Fase Wrap-up met het procesteam en benodigde afdelingen. Aan de hand van deze bijeenkomst stelt de procesmanager een fasedocument op met daarin de resultaten en een evaluatie van de ontwerpfase en een uitwerking voor de voorbereidingsfase en de realisatiefase op basis van de beheersmaatregelen GROTICK. Dit fasedocument wordt nadrukkelijk besproken tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer en geaccordeerd door de opdrachtgever. Het fase-document dient als een nieuwe/aangepaste procesopdracht.

CAPACITEITENAFSTEMMING

De opdrachtgever stemt de capaciteit voor het vervolg af met de betreffende afdelingen.

UPDATEN MJGP

Indien nodig wordt door de opdrachtgever het MJGP bijgesteld op basis van de definitieve scope.

48

FASEPRODUCTEN VOORLOPIG ONTWERP (VO) DEFINITIE

Het Voorlopig Ontwerp is een ontwerp op grond van de randvoorwaarden en uitgangspunten die in de vorige fase zijn vastgesteld. Het biedt inzicht in de globale indeling van de openbare ruimte. Het is in beginsel een tekening van het maaiveld van een gedeelte van de openbare ruimte, waarvan de gemeente voornemens is dit her in te richten. Deze tekening is een uitvloeisel van vigerend beleid, waarbij is geparticipeerd met de omgeving. Bij grote en complexe projecten kan een Voorlopig Ontwerp ook een inrichtingsboek bevatten van het project. Het VO wordt door de procesmanager, in samenspraak met de opdrachtgever, geagendeerd bij het college van B&W en vervolgens door hen vastgesteld en daarmee vrijgegeven voor inspraak. Het wordt daarnaast ter kennisname aan de raadscommissie verzonden.

INHOUD

Een VO bevat tenminste: ·

Een ingekleurde situatietekening van het maaiveld die voor iedere burger en belanghebbende eenvoudig en begrijpelijk is. Op de tekening is tenminste het volgende weergegeven: o

Projectgrenzen

o

Bestaande bebouwing

o

Bestaande ondergrond

o

Bestaande te behouden objecten (bomen, verlichting, groen, etc.)

o

Alle type verhardingen, incl. verband (met verschillende kleuren weergeven)

o

Drempels

o

Inritten

o

Locaties te kappen, te verplanten en nieuwe bomen. Nieuwe bomen incl. soort

o

Groen (gras, heesters, etc. incl. soort)

49

·

o

Nieuwe locaties lichtmasten (stippenplan)

o

Locaties nieuwe afvalcontainers

o

Nieuwe bushaltes, incl. abri’s

o

Nieuwe bebording bij gewijzigde verkeerssituatie

o

Fietsenklemmen/rekken

o

Overige beeldbepalende en voor omgeving gevoelige objecten/straatmeubilair

o

Legenda alle type verhardingen en objecten

o

Dwarsprofielen, eenvoudig weergegeven met breedtemaatvoering

o

Details van beeldbepalende elementen (bestratingsverband, drempel, parkeervakken, etc.)

o

Bij grote en complexe projecten: inrichtingsboek met omschrijving van het ontwerp

Een toets van de haalbaarheid van het Ontwerp op ten minste de volgende punten: o

Toets aan het bestemmingsplan, past het ontwerp in het bestemmingsplan of is een wijziging noodzakelijk

o

Toets K&L nutsbedrijven, zijn er grote transportleidingen en transporttracés aanwezig die beperkingen met zich meebrengen voor de inrichting en zijn er K&L tracés aanwezig die conflicteren met het ontwerp (bv. bomen op tracés, waterpartij die K&L doorkruist, K&L tracés onder gesloten verharding, etc.)

o

Raming op basis van kentallen, met onderbouwing dat het budget toereikend is

o

Raming van de impact op beheerlasten

o

Toets van de impact van het ontwerp op aanwezige riolering, drainage en duikers

·

Een historisch milieukundig bodemonderzoek, inclusief de gevolgen daarvan voor het project

·

Onderbouwing van rechtmatigheid van de inzet van onderhoudsgeld

·

Een overzicht van de consequenties van de nieuwe profielen en afwatering

50

·

Quick scan explosieven

·

Quick scan archeologie

·

Verkeerskundige toets, inclusief akkoord van de verkeerspolitie

OPDRACHTGEVER

Procesteam

OPDRACHTNEMER

Ingenieursbureau

PUBLICATIE VO DEFINITIE

De publicatie van het VO wordt geregeld door het procesteam. Publicatie kan op de projectenpagina van de gemeente en eventueel via het huis aan huis blad of door middel van brief in de omgeving van het plan. Tevens worden de bewoners uit de betreffende buurt op de hoogte gebracht middels een brief (in combinatie met aankondiging informatieavond).

TREKKER

Procesteam

(CONCEPT) DO DEFINITIE

Nadat het Voorlopig Ontwerp is vrijgegeven voor inspraak door het College volgt de inspraakprocedure voor burgers en belanghebbenden. De inspraakreacties worden verwerkt op het Voorlopig Ontwerp tot een concept Definitief Ontwerp. Eventueel worden ook nog aanpassingen vanuit de staf / het college verwerkt. Het concept DO biedt inzicht in de gedetailleerde indeling van de openbare ruimte. Het concept DO wordt door de procesmanager, in samenspraak met de opdrachtgever, ingediend bij het college en vervolgens door hen vastgesteld. Daarmee wordt het een Definitief Ontwerp (dus geen concept meer). Het concept DO biedt inzicht in de gedetailleerde indeling van de openbare ruimte. Vervolgens wordt het DO ter kennisname naar de raad gestuurd. De raad geeft het uitvoeringskrediet vrij

INHOUD

Gelijk aan het VO, maar dan definitief.

51

OPDRACHTGEVER

Procesteam

OPDRACHTNEMER

Ingenieursbureau

FASE-DOCUMENT (FORMAT) DEFINITIE

Een fasedocument waarin teruggekeken wordt naar de laatste uitgevoerde fase (is de procesopdracht gerealiseerd, zijn de resultaten behaald, hoe ging de samenwerking met de projectgroep, is binnen de gestelde kaders gebleven). Daarnaast bevat het een gedetailleerd plan van aanpak geschreven voor de volgende fase en een doorkijk naar de overige fases.

OPDRACHTGEVER

Opdrachtgever Bespreekt het fasedocument met de procesmanager, stemt in met de vervolgaanpak en stemt het fasedocument af met de benodigde afdelingen voor borging van de benodigde capaciteit.

OPDRACHTNEMER

Procesteam Stelt het fasedocument op, betrekt waar nodig (vak)afdelingen en adviseert de opdrachtgever voor het vervolg.

VAKAFDELINGEN

Omgevingsbeleid (Landschap, Stedenbouw, Planoloog, Erfgoed), Beheer en Beleid Openbare Ruimte (Verkeer, Groen, Spelen, Water, Ecologie), Economie, Cultuur, Duurzaamheid en Wonen, leveren input voor het fasedocument. Dat doen zij tijdig en compleet.

NADERE OVEREENKOMST MET AANNEMER DEFINITIE

Vanuit het raamcontract met de aannemers wordt een nadere overeenkomst gesloten op basis van het uitvoeringsontwerp en, indien de aanbesteding binnen het raamcontract valt, de afspraken binnen het raamcontract. In de NOK is vastgelegd wat er door de aannemer uitgevoerd moet worden.

OPDRACHTGEVER

Procesteam PCM

OPDRACHTNEMER

Aannemer

52

TAKEN ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

53

2.1.5

Voorbereidingsfase

VOORBEREIDINGSFASE IN DE VOORBEREIDINGSFASE WORDEN VOORBEREIDINGEN GETROFFEN OM HET DEFINITIEVE ONTWERP TE REALISEREN. HET PROJECT WORDT AANBESTEED, DE CONTRACTEN WORDEN GEREGELD EN DE UITVOERING WORDT VOORBEREID DOOR DE OPDRACHTNEMER.

54

IN

Categorie I: Veel impact

Voorbereidingsfase

55

SAMENVATTING VAN DE FASE In de voorbereidingsfase worden de voorbereidingen getroffen om het definitieve ontwerp uit te voeren. Het project wordt aanbesteed/gegund aan een (van de vaste) aannemer(s) middels een aanbesteding, minicompetitie of 1-op-1, afhankelijk van de geraamde uitvoeringskosten en de inkoopstrategie. Indien al eerder een aannemer is geselecteerd volgt een aanbieding en opdrachtbrief. Daarna bereidt de aannemer de werkzaamheden voor inclusief de benodigde vergunningen. PRODUCTEN

Technisch uitvoeringsontwerp (UO), aanbestedingsdocumenten (DO, bestek / werkomschrijving / PvE, NOK uitvoeringscontract, gunningsbesluit) en diverse uitvoeringsdocumenten van de aannemer (bereikbaarheid-, leefbaarheid-, veiligheid- en communicatieplan (BLVC), projectmanagementplan, uitvoeringsplan).

COMMUNICATIE

Uitvoering van de participatiestrategie. In elke fase wordt bekeken of deze moet worden bijgesteld. Communicatie blijft ook in deze fase een aandachtspunt, zo moet er tijdig gecommuniceerd worden wie de aannemer is, wanneer de werkzaamheden starten en wat de gevolgen voor de omwonenden zijn.

DOORLOOPTIJD

De doorlooptijd van deze fase is ca 4-18 maanden (18 in geval van uitgebreide omgevingsvergunning).

ORGANISATIE

Er wordt een procesteam samengesteld, uit verschillende afdelingen, zodat het project integraal benaderd wordt. De grootste hoeveelheid werk in deze fase ligt bij het ingenieursbureau en/of bij de aannemer.

FINANCIËN

Deze fase wordt betaald uit het uitvoeringskrediet. Dat moet in de vorige fase zijn vrijgegeven.

BESLUITVORMING:

De aanbesteding gaat volgens de wettelijke regels via het ambtelijk apparaat, de (ambtelijk) opdrachtgever wordt geïnformeerd op regelmatige basis. Indien een omgevingsvergunning nodig is, zou het kunnen dat B&W een besluit dient te nemen op deze vergunning. Indien de inschrijving van de aannemer het uitvoeringsbudget overschrijdt, wordt het benodigde budget gevraagd aan de raad. Door vroegtijdig betrekken van de aannemer in het proces wordt de DO raming nauwkeuriger en wordt geprobeerd dit te voorkomen.

56

TOELICHTING OP DE PROCESSTAPPEN FASE START-UP

De procesmanager organiseert een fase start-up met het projectteam waarin afdelingen en externe partners vertegenwoordigd zijn die relevant zijn in deze fase. In de start-up wordt besproken wat de eventuele aanpassingen zijn en wat voor deze fase de taken, rollen en verantwoordelijkheden zijn van eenieder. Er worden nieuwe afspraken gemaakt over inzet, planning, proces en inhoud. De procesmanager legt deze vast.

UO, ONDERZOEKEN EN

Er wordt een uitvoeringsontwerp gemaakt, al naar gelang de afspraken, door de aannemer of het

VERGUNNINGEN

ingenieursbureau. De nog niet gedane onderzoeken worden uitgezet en de vergunningen worden aangevraagd. Tevens kan de bereikbaarheidscoördinator worden betrokken om eventuele planning en omleidingsroutes te checken (indien al bekend).

MODEL UITVOERINGSCONTRACT

Op basis van het DO wordt door het ingenieursbureau een model uitvoeringscontract uitgewerkt. De manier waarop dit gebeurt (bestek, werkomschrijving, o.i.d.) is afhankelijk van de keuze van het procesteam.

TOETS UO EN CONTRACT

De relevante afdelingen toetsen het UO en het model uitvoeringscontract. De procesmanager coördineert dit. Het ingenieursbureau verwerkt eventuele wijzigingen, waarna het model uitvoeringscontract het uitvoeringscontract wordt.

AANBESTEDING

Met behulp van het uitvoeringscontract en op basis van de inkoopstrategie wordt een aanbesteding gehouden of wordt 1-op-1 gegund. Afhankelijk van de omvang en van de specialisatie zal het een aanbesteding zijn onder de raamovereenkomst (1-op-1 of minicompetitie) of buiten de raamovereenkomst (conform inkoopbeleid en aanbestedingswet). Bij een bouwteam zal in principe de aannemer van het bouwteam de opdracht 1-op-1 gegund krijgen. Wanneer er binnen het raamcontract een aannemer wordt geselecteerd, dan wordt deze geselecteerd in overleg met de raamcontractmanager.

INSCHRIJVING

De aannemer(s) schrijft/schrijven in voor het werk.

TOETS INSCHRIJVING EN SELECTIE Conform de voorschriften wordt/worden de inschrijving/inschrijvingen van de aannemer(s) getoetst. Indien de inschrijving leidt tot een budgetoverschrijding, dan stelt de procesmanager, in afstemming met de

57

opdrachtgever en het procesteam, een annotatie met bijbehorende documenten op voor staf/college/raad, waarin een voorstel wordt gedaan om budget en project weer in lijn te krijgen. Naar aanleiding hiervan wordt vervolgens het ontwerp of de uitvraag aan de aannemer aangepast, of worden delen van het proces opnieuw doorlopen. NOK AANNEMER/ GUNNINGS-

Na de aanbesteding, inschrijving en toetsing wordt er binnen de raamovereenkomst een nadere

BESLUIT EN OPDRACHTBRIEF

overeenkomst (NOK) gesloten of buiten de raamovereenkomst, conform voorschriften, gegund (zie faseproducten).

UITVOERINGSPLAN, ETC.

De aannemer stelt de nodige producten op voor de uitvoering van het werk. Hieronder valt in ieder geval het BLVC plan, welke de aannemer afstemt met de bereikbaarheidscoördinator. Ook zal de aannemer zelf de benodigde vergunning aanvragen.

INFORMEREN BEWONERS

De aannemer informeert de bewoners over de werkzaamheden in afstemming met het procesteam (procesmanager en communicatieadviseur).

INFORMEREN STAF

De staf wordt geïnformeerd over de start van het werk.

FASE DOCUMENT EN WRAP-UP

De procesmanager organiseert een Fase wrap-up met het procesteam. Aan de hand van deze bijeenkomst stelt de procesmanager een fasedocument op met daarin een evaluatie van de voorbereidingsfase. Dit fasedocument wordt nadrukkelijk besproken tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer en geaccordeerd door de opdrachtgever.

FASEPRODUCTEN

UITVOERINGSONTWERP (UO) DEFINITIE

Het UO is een uitwerking van het DO, zodanig dat de aannemer een goede aanbieding kan doen. Er zijn geen inhoudelijke wijzigingen tussen het DO en UO mogelijk zonder afstemming met ambtelijk en bestuurlijk

58

opdrachtgever, gemeenteraad en eventueel stakeholders! Het is een gedetailleerde en complete uitwerking van het ontwerp van de openbare ruimte. OPDRACHTGEVER

Procesteam

OPDRACHTNEMER

Ingenieursbureau / aannemer. Beide partijen zijn in staat een DO tot een UO uit te werken. Het procesteam bepaalt welke aanpak het meest passend is.

(Model) UITVOERINGSCONTRACT DEFINITIE

Het uitvoeringscontract betreft een uitvraag aan de aannemer. Deze is opgesteld conform de gekozen inkoopstrategie, waarin de keuze gemaakt is op welke wijze de uitvraag gedaan wordt. In het (model) uitvoeringscontract is het gewenste eindproduct beschreven met behulp van het uitvoeringsontwerp, onderzoeken, bestek/werkomschrijving, etc. Een en ander afhankelijk van welke wijze van aanbesteden is gekozen.

OPDRACHTGEVER

Procesteam

OPDRACHTNEMER

Ingenieursbureau / aannemer

NADERE OVEREENKOMST AANNEMER (NOK) DEFINITIE

Vanuit het raamcontract met de aannemers wordt een nadere overeenkomst gesloten op basis van het uitvoeringsontwerp en de afspraken binnen het raamcontract. Als de opdracht buiten de raamovereenkomst valt wordt een aannemingsovereenkomst afgesloten. In de NOK/overeenkomst is vastgelegd wat er door de aannemer uitgevoerd moet worden.

OPDRACHTGEVER

Procesteam PCM, binnen de budgetbevoegdheid van de procesmanager is deze tekenbevoegd. Boven dat bedrag wordt de tekenbevoegdheid overgedaan naar de eerst volgende genoemde in de mandaatregeling.

OPDRACHTNEMER

Aannemer

59

GUNNINGSBESLUIT EN OPDRACHTBRIEF (FORMAT) DEFINITIE

Op basis van de inschrijving en de beoordeling van de inschrijving wordt de opdracht gegund middels een gunningsbesluit en opdrachtbrief. Op basis van Minicompetitie wordt ditzelfde gedaan, maar worden eerst de afwijzingen verstuurd en 2 weken later de gunningsbrief (conform het verdrag van Malta).

TREKKER

Procesteam met PM en TA in de lead.

FASE-DOCUMENT (FORMAT) DEFINITIE

Een document waarin teruggekeken wordt naar de laatste uitgevoerde fase (is de procesopdracht gerealiseerd, zijn de resultaten behaald, hoe ging de samenwerking met de projectgroep, is binnen de gestelde kaders gebleven). Daarnaast bevat het een gedetailleerd plan van aanpak geschreven voor de volgende fase en een doorkijk naar de overige fases.

OPDRACHTGEVER

Opdrachtgever Bespreekt het fasedocument met de procesmanager, stemt in met de vervolgaanpak en brengt het fasedocument in het capaciteitenoverleg voor borging van de benodigde capaciteit

OPDRACHTNEMER

Procesteam Stelt het fasedocument op, betrekt waar nodig vakafdelingen en adviseert de opdrachtgever voor het vervolg.

VAKAFDELINGEN

Omgevingsbeleid (Landschap, Stedenbouw, Planoloog, Erfgoed), Beheer en Beleid Openbare Ruimte (Verkeer, Groen, Spelen, Water, Ecologie), Economie, Cultuur, Duurzaamheid en Wonen, leveren input voor het fase-document. Dat doen zij tijdig en compleet.

60

TAKEN ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

61

2.1.6

Realisatiefase

REALISATIEFASE IN DE REALISATIEFASE WORDT HET PROJECT GEREALISEERD (INCLUSIEF NAZORG), GEËVALUEERD EN AFGESLOTEN.

62

Categorie I: Veel impact

Realisatiefase

63

SAMENVATTING VAN DE FASE In de realisatiefase wordt het project gerealiseerd (inclusief nazorg), geëvalueerd en afgesloten. PRODUCTEN

Realisatie volgens uitvoeringsplan aannemer inclusief nazorg. Er vindt een overdracht naar de beheerorganisatie plaats middels opleverdossier en revisietekeningen. Tot slot wordt er een evaluatie opgesteld.

COMMUNICATIE

Conform het Bereikbaarheid-, Leefbaarheid-, Veiligheid- en Communicatieplan (BLVC-plan), uitgevoerd door de aannemer.

DOORLOOPTIJD

De doorlooptijd van deze fase is gemiddeld ca 6 maanden - 2 jaar.

ORGANISATIE

Er wordt een procesteam samengesteld, uit verschillende afdelingen, zodat het project integraal benaderd wordt. De grootste hoeveelheid werk in deze fase ligt bij de aannemer. Het ingenieursbureau is verantwoordelijk voor contractmanagement/ toezicht en directievoering (afhankelijk van contract). De procesmanager blijft voor de gemeente in de lead.

FINANCIËN

De werkzaamheden worden gefinancierd uit het uitvoeringskrediet.

BESLUITVORMING

De bestuurlijk opdrachtgever wordt meegenomen bij de oplevering en krijgt rapportage na afloop van project.

TOELICHTING OP DE PROCESSTAPPEN FASE START-UP

De procesmanager organiseert een fase start-up met het projectteam waarin afdelingen vertegenwoordigd zijn die relevant zijn in deze fase aangevuld met externen. In de start-up wordt besproken wat de aanpassingen zijn en wat voor deze fase de taken, rollen en verantwoordelijkheden zijn van eenieder. Er worden afspraken gemaakt over inzet, planning, proces en inhoud. De procesmanager legt deze vast. De TA2 doet melding “start werk” naar de dagelijks beheer partners.

64

UITVOERING WERK

De aannemer voert het project uit conform de overeenkomst NOK/aannemingsovereenkomst. Het ingenieursbureau functioneert als directievoerder en toezichthouder, tevens stuurt zij de aannemer aan. De procesmanager bewaakt samen met het procesteam op GROTICK en treedt op bij afwijkingen. Het werk wordt uitgevoerd conform de afspraken.

DIRECTIEVOERING EN TOEZICHT

Afhankelijk van de contractvorm (UAV-gc/UAV) wordt door het ingenieursbureau/ de gemeente tijdens de uitvoering getoetst aan het contract (contractmanagement) of wordt er directievoering en toezicht gehouden.

MELDEN AFWIJKINGEN

Indien zich een afwijking voordoet wordt het procesteam hiervan op de hoogte gesteld door directievoerder/contractmanager. Hierop wordt gekeken of deze afwijking binnen de opdracht nog kan of dat met de opdrachtgever moet worden overlegd omdat het buiten de scope van de opdracht komt.

BGT INMETING

De afdeling DIA wordt tijdig ingeschakeld om, voordat de weg in gebruik wordt gegeven en nadat weg klaar is, inmetingen te doen om de BGT bij te werken.

BEPALEN AANPAK OPLEVERING

Voor de oplevering van de openbare ruimte maakt het procesteam afspraken met de aannemer over het tijdig en juist aanleveren van revisie/aanleggegevens (incl. controle metingen riolering) en het borgen ervan bij de beheerder (gebied) en de domeinmanagers. Tevens moet bepaald worden, in overleg met de bestuurlijk opdrachtgever, of er een openingshandeling gewenst is.

OPLEVERING

Bij de oplevering wordt het project geschouwd conform de eisen die zijn meegegeven. Hierin heeft de beheerder gebied een grote rol. Deze kan de dagelijks beheer partners betrekken om advies. Tevens worden door de aannemer de opleverdocumenten geleverd, conform het PvE. Voordat de weg wordt opengesteld wordt er afhankelijk van de wens van de bestuurlijk opdrachtgever een openingshandeling gehouden. Daags na de opening moet de openstelling worden geregistreerd bij financiën zodat de afschrijving een jaar later kan ingaan.

CONTROLE OPLEVERDOCUMENTEN VERWERKEN REVISIE

Het ingenieursbureau controleert alle opleverdocumenten in samenspraak met het procesteam.

Afdeling DIA verwerkt de opleverdocumenten in overleg met het procesteam en het ingenieursbureau. Het procesteam zorgt dat de documenten op de juiste manier in Verseon staan.

65

GOEDKEURING WERK EN

Nadat alle stukken zijn gecontroleerd wordt het werk en de bijbehorende onderzoeken en inspecties

ONDERZOEKEN EN INSPECTIES

goedgekeurd. Dit gebeurt door de beheerders en de technisch adviseurs, indien nodig ook met de technisch adviseurs 3. Domeinmanagers en dagelijks beheer partners worden meegenomen door de beheerder. De opdrachtgever en de staf worden hiervan in kennis gesteld.

OVERDRAGEN AREAAL

De openbare ruimte wordt door de gemeente overgenomen van de aannemer en in beheer genomen. De beheerder coördineert dit. De technisch adviseur doet de melding “werk gereed” naar de dagelijks beheer partners.

BEHEER EN NAZORG

De beheerder is verantwoordelijk voor de afhandeling van de restpunten in het werk en de nazorg gedurende de afgesproken periode. De garantietermijn wordt door BBOR in de gaten gehouden.

EVALUATIE

De procesmanager organiseert een evaluatie met de betrokken vakafdelingen, externe partners en de opdrachtgever. De resultaten hiervan worden gedeeld binnen de afdeling en, indien van toepassing, bij andere afdelingen en / of externe partners. Deze evaluatie wordt bij herinrichtingsprojecten ook gedeeld met de bestuurlijk opdrachtgever door dit te agenderen in de staf.

FASEDOCUMENT

Aan de hand van de evaluatie stelt de procesmanager een fasedocument op. Dit fasedocument wordt nadrukkelijk besproken tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer en geaccordeerd door de opdrachtgever. Het gesprek over het fasedocument is het eindgesprek, waarna de opdrachtgever akkoord is dat het project afgerond is.

AFWIKKELING PROJECT

Na het eindgesprek met de opdrachtgever kan het project formeel financieel worden afgesloten (let op nazorg/ restpunten en archeologiebudget!).

FASEPRODUCTEN PROJECTEVALUATIE (FORMAT) DEFINITIE

Een document waarin in zijn geheel teruggekeken wordt naar het project: welke keuzes zijn gemaakt, wat viel op, hoe ging de samenwerking intern en extern, wat ging heel goed, wat kunnen we leren? De basis van de

66

evaluatie is een groepsgesprek. Hierbij zijn in ieder geval het procesteam, de opdrachtgever en de belangrijkste andere afdelingen aanwezig. Desgewenst kunnen ook externe partners worden betrokken. TREKKER

Procesmanager Stelt het verslag van de eindevaluatie op, stemt deze af met de projectgroep, en rapporteert aan de opdrachtgever en bespreekt de eindevaluatie in de PCM werkoverleggen. Tevens zorgt de PM’er voor agendering in de staf.

VAKAFDELINGEN

Omgevingsbeleid (Landschap, Stedenbouw, Planoloog, Erfgoed), Beheer en Beleid Openbare Ruimte (Verkeer, Groen, Spelen, Water, Ecologie), Economie, Cultuur, Duurzaamheid en Wonen, Vastgoed, leveren input voor het fase-document. Dat doen zij tijdig en compleet.

FASEDOCUMENT DEFINITIE

Het fasedocument is een eindrapportage van alle GROTICK-elementen. De procesmanager verantwoordt hiermee de inzet van middelen en het bereikte resultaat.

TREKKER

Procesmanager Adviseert en stelt het fasedocument op. Initieert hiertoe overleggen met procesteam en de relevante (vak)afdelingen, verwerkt diens input en bewaakt de planning

67

TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

68

2.2 Categorie II: Middel grote impact 2.2.1

Pre-initiatieffase

Categorie II: Middel grote impact

Pre-initiatieffase

69

SAMENVATTING VAN DE FASE In de pre-initiatieffase wordt een procesopdracht gemaakt op basis van vastgesteld MJGP/SOR of onderhoudsbehoefte. Het project wordt beschreven in een concept opdracht waarin het de scope, het resultaat, de planning en het budget wordt beschreven. De concept opdracht wordt gecheckt bij verschillende afdelingen op beleidsuitgangspunten, op gebiedswensen, op communicatie, op financieel vlak en op technisch vlak. Daarnaast wordt gecheckt op beschikbare capaciteit. PRODUCTEN

Concept en definitieve Procesopdracht (PO).

COMMUNICATIE

In deze fase is doorgaans nog geen communicatie met de omgeving.

DOORLOOPTIJD

De doorlooptijd van deze fase is 1 tot 3 maanden.

ORGANISATIE

De wethouder is bestuurlijk opdrachtgever. De ambtelijk opdrachtgever is verantwoordelijk voor dit proces en stemt af met alle daartoe benodigde (vak)afdelingen.

FINANCIËN

Dekking van de projecten wordt gepland binnen het exploitatiebudget.

BESLUITVORMING

In het capaciteitsoverleg wordt besloten of de capaciteit beschikbaar is voor deze opdracht en of het proces daadwerkelijk gaat lopen. De ambtelijk opdrachtgever wordt optioneel over de procesopdracht ingelicht.

TOELICHTING OP DE VERSCHILLEN ·

Informeren van de staf over de start van een projectopdracht is bij deze categorie optioneel. Een en ander te bepalen in afstemming tussen procesmanager en opdrachtgever.

70

2.2.2

Initiatieffase

Categorie II: Middel grote impact

Initiatieffase

71

SAMENVATTING VAN DE FASE In de initiatieffase wordt de strategie voor het maken van het project bedacht en vastgelegd in het plan van aanpak. Daarnaast vindt een integrale verkenning plaats van het project waarbij gekeken wordt welke partners nodig zijn in dit project en in hoeverre het project wordt uitgewerkt. PRODUCTEN

In deze fase worden de volgende producten gemaakt; Plan van Aanpak (PvA), participatiestrategie, risicoanalyse, inkoopstrategie. De fase wordt afgesloten met een fasedocument, dat is een korte evaluatie van deze fase en een vooruitblik op de volgende fase.

COMMUNICATIE

In de initiatieffase worden een participatiestrategie en stakeholdersanalyse opgesteld.

DOORLOOPTIJD

De doorlooptijd van deze fase is ca 2-6 maanden.

ORGANISATIE

De wethouder is bestuurlijk opdrachtgever. De opdrachtgevers van BBOR zijn de ambtelijk opdrachtgever. De procesmanager de ambtelijk opdrachtnemer. De driehoek bestuurlijk opdrachtgever/ ambtelijk opdrachtgever/ opdrachtnemer blijft hetzelfde gedurende alle fases na de pré-initiatieffase. Er wordt een procesteam samengesteld uit procesmanager, technisch adviseur, beheerder gebied en communicatieadviseur.

FINANCIËN

Een dergelijk project wordt over het algemeen geheel uit exploitatiegelden betaald.

BESLUITVORMING

De ambtelijk opdrachtgever beslist over het plan van aanpak en fasedocument. De opdrachtgever zorgt tevens voor afstemming over de in te zetten capaciteit voor de volgende fase (die in het fasedocument staat).

TOELICHTING OP DE VERSCHILLEN ·

Er hoeft geen ruimtelijke verkenning plaats te vinden aangezien het groot onderhoud betreft en dus de straat ‘eruit en erin’ gaat en het bestaande profiel niet gewijzigd wordt.

·

Er vindt geen andere participatie dan informeren plaats omdat het over het bestaande profiel gaat. Daardoor gaat er geen participatiestrategie naar de staf.

72

·

In het team zit dan ook geen afvaardiging van OMB, aangezien er geen profielwijzigingen plaatsvinden.

·

Er komt geen startnotitie naar de staf/raad aangezien het gewoon basis groot onderhoud betreft.

·

Er wordt geen startnotitie gemaakt, deze hoeft dus ook niet te worden afgestemd met de stakeholders.

73

2.2.3

Definitiefase

Categorie II: Middel grote impact

Definitiefase

74

SAMENVATTING VAN DE FASE In de definitiefase worden de uitgangspunten en randvoorwaarden nader verkend en vertaald naar een eisenverzameling (klanteisen en programma van eisen). Mogelijk dilemma’s die hierbij naar voren komen worden vertaald in varianten en daartussen wordt gekozen. PRODUCTEN

Opdracht aan het ingenieursbureau, de vereiste onderzoeken worden gedaan, klanteisenspecificatie, en een programma van eisen wordt gemaakt. De fase wordt afgesloten met een fasedocument.

COMMUNICATIE

Uitvoering van de participatiestrategie. In deze fase wordt een communicatieplan gemaakt. In deze fase worden de stakeholders geïnformeerd over het lopen van dit proces nadat het programma van eisen bekend is.

DOORLOOPTIJD

De doorlooptijd van deze fase is ca 3-6 maanden.

ORGANISATIE

Er wordt met hetzelfde procesteam gewerkt. Wel wordt het programma van eisen (PVE) getoetst bij verschillende afdelingen, zodat het project integraal benaderd wordt. Het ingenieursbureau krijgt de opdracht voor dit project in deze fase en inventariseert alle eisen die voor het project gelden.

FINANCIËN

Geen bijzonderheden.

BESLUITVORMING

Indien bij het maken van het PVE dilemma’s naar voren komen is het verstandig de bestuurlijk opdrachtgever hierin mee te nemen. De opdrachtgever beslist over het fasedocument en er vindt afstemming plaats over de in te zetten capaciteit voor de volgende fase (die in het fasedocument staat).

TOELICHTING OP DE VERSCHILLEN ·

In dit proces vindt geen participatie plaats. Daardoor is geen check en input van CA nodig, wordt er geen communicatieplan en -kalender opgesteld en geen KES-gesprekken gevoerd.

·

Een categorie II project kent geen profielwijziging dus worden er geen toetsen door de ARK uitgevoerd.

·

Dilemma’s worden in het procesteam met de opdrachtgever bepaald, optioneel wordt staf geïnformeerd.

·

De stakeholders hoeven niet te worden geïnformeerd over definitieve KES en PVE.

·

Definitieve KES en PVE gaan niet naar de staf ter afstemming (niet naar commissie en raad).

75

2.2.4

Ontwerpfase

Categorie II: Middel grote impact

Ontwerpfase

76

SAMENVATTING VAN DE FASE In de ontwerpfase worden de plannen uitgewerkt binnen de in de vorige fase vastgestelde randvoorwaarden tot een voorlopig ontwerp (VO) en na het informeren van de omgeving tot een definitief ontwerp (DO). PRODUCTEN

Voorlopig ontwerp en definitief ontwerp en een fasedocument. In veel gevallen zal in deze fase ook opdracht verstrekt worden aan de aannemer.

COMMUNICATIE

Uitvoering van de participatiestrategie. Er worden meerdere communicatiemiddelen en momenten gebruikt, zoals de projectenpagina. Op basis van het VO vindt participatie met de betreffende straat of wijk plaats, op de trede informeren.

DOORLOOPTIJD

De doorlooptijd van deze fase is ca 3-6 maanden.

ORGANISATIE

Er wordt met hetzelfde procesteam gewerkt. Het ingenieursbureau maakt de ontwerpen welke via het ambtelijke procesteam worden getoetst bij enkele (vak)afdelingen en de dagelijks beheer partners. Vanuit het raamcontract is het de bedoeling de vaste aannemers vroeg in het proces te betrekken om de kennis van de markt binnen te halen. In deze fase kan de aannemer al middels bijv. een bouwteamovereenkomst ingeschakeld worden.

FINANCIËN

Er wordt nog steeds in principe vanuit het exploitatiebudget gewerkt. Wel worden bij VO en DO nieuwe specifiekere ramingen gemaakt waarmee gekeken wordt of binnen het budget wordt gebleven, de scope moet worden aangepast of het budget moet worden verruimd.

BESLUITVORMING

De opdrachtgever geeft akkoord op het DO. De opdrachtgever beslist over het fasedocument en er vindt afstemming plaats over de in te zetten capaciteit voor de volgende fase (die in het fasedocument staat).

77

TOELICHTING OP DE VERSCHILLEN ·

Omdat het profiel niet wijzigt vindt er geen participatie plaats.

·

Er zijn dus geen participatiebijeenkomsten.

·

Er hoeft geen advies aan de ARK te worden gevraagd omdat het over bestaande inrichting gaat.

·

Er vindt ook geen inspraak plaats over VO, immers het gaat over het vernieuwen van bestaande inrichting.

·

Besluitvorming over het VO en DO zijn niet nodig.

·

Er gaan geen stukken naar de staf, hooguit ter informatie (maar dit is optioneel).

78

2.2.5

Voorbereidingsfase

Categorie II: Middel grote impact

Voorbereidingsfase

79

SAMENVATTING VAN DE FASE In de voorbereidingsfase worden voorbereidingen getroffen om het definitieve ontwerp te realiseren. Het project wordt aanbesteed/gegund aan een (van de vaste) aannemer(s) middels een aanbesteding, minicompetitie of 1-op-1, afhankelijk van de geraamde uitvoeringskosten. Indien al eerder een aannemer is geselecteerd volgt een aanbieding en opdrachtbrief. Daarna bereidt de aannemer de werkzaamheden voor inclusief de benodigde vergunningen. PRODUCTEN

Technisch uitvoeringsontwerp (UO), uitvoeringscontract, gunningsbesluit, diverse uitvoeringsdocumenten van de aannemer (uitvoeringsplan, BLVC, projectmanagementplan).

COMMUNICATIE

Uitvoering van de participatiestrategie. Waarbij in elke fase wordt bekeken of deze moet worden bijgesteld. De bewoners worden geïnformeerd aan het einde van deze fase dat het werk gaat beginnen.

DOORLOOPTIJD

De doorlooptijd van deze fase is ca 2-6 maanden.

ORGANISATIE

Er wordt met hetzelfde procesteam gewerkt. De grootste hoeveelheid werk in deze fase ligt bij het ingenieursbureau en/of bij de aannemer.

FINANCIËN

De werkzaamheden worden in principe gefinancierd uit het exploitatiebudget. Bij overschrijding van het budget bij inschrijving, wordt akkoord gevraagd aan de opdrachtgever, in afstemming met de bestuurlijk opdrachtgever.

BESLUITVORMING

De aanbesteding gaat volgens de wettelijke regels via het ambtelijk apparaat, de ambtelijk opdrachtgever wordt geïnformeerd op regelmatige basis.

TOELICHTING OP DE VERSCHILLEN ·

Voor categorie II projecten is geen omgevingsvergunning nodig.

·

Overschrijdingen worden binnen exploitatiebudget opgelost en dus afgestemd met opdrachtgever en bestuurlijk opdrachtgever. Alleen als toch binnen krediet wordt gewerkt, moet de raad worden betrokken bij overschrijdingen.

80

2.2.6

Realisatiefase

Categorie II: Middel grote impact

Realisatiefase

81

SAMENVATTING VAN DE FASE In de realisatiefase wordt het project gerealiseerd (inclusief nazorg), geëvalueerd en afgesloten. PRODUCTEN

Realisatie volgens uitvoeringsplan aannemer inclusief nazorg. Er vindt een overdracht naar de beheerorganisatie plaats middels opleverdossier en revisietekeningen.

COMMUNICATIE

Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en Communicatieplan (BLVC plan) uitgevoerd door de aannemer.

DOORLOOPTIJD

De doorlooptijd van deze fase is ca 3 maanden -1,5 jaar.

ORGANISATIE

Er wordt met hetzelfde procesteam gewerkt. De grootste hoeveelheid werk in deze fase ligt bij de aannemer. Het ingenieursbureau is verantwoordelijk voor contractmanagement/ toezicht en directievoering (afhankelijk van contract).

FINANCIËN

In principe uit het exploitatiebudget

BESLUITVORMING

De bestuurlijk opdrachtgever wordt meegenomen bij de oplevering en krijgt de rapportage na afloop van project.

TOELICHTING OP DE VERSCHILLEN Er zijn geen verschillen, in deze fase moet altijd alles gebeuren.

82

2.3 Categorie III: Minimale impact 2.3.1

Pre-initiatieffase

Categorie III: Minimale impact

Pre-initiatieffase

83

SAMENVATTING VAN DE FASE In de pre-initiatieffase wordt een procesopdracht gemaakt op basis van vastgesteld MJGP/SOR of grootonderhoudsbehoefte. Het project wordt beschreven in een concept opdracht waarin de scope, het resultaat, de planning en het budget worden beschreven. De concept opdracht wordt gecheckt bij verschillende afdelingen op beleidsuitgangspunten, op gebiedswensen, op communicatie, op financieel vlak en op technisch vlak. Daarnaast wordt gecheckt op beschikbare capaciteit. PRODUCTEN

Concept en definitieve Procesopdracht (PO).

COMMUNICATIE

In deze fase is er doorgaans nog geen communicatie met de omgeving.

DOORLOOPTIJD

De doorlooptijd van deze fase is 1 tot 3 maanden.

ORGANISATIE

De wethouder is bestuurlijk opdrachtgever. De ambtelijk opdrachtgever is verantwoordelijk voor dit proces en stemt af met alle daartoe benodigde (vak)afdelingen.

FINANCIËN

Dekking van de projecten wordt gepland binnen het exploitatiebudget.

BESLUITVORMING

bij de afstemming over capaciteit wordt besloten of alle capaciteit beschikbaar is voor deze opdracht en of het proces daadwerkelijk gaat lopen. De bestuurlijk opdrachtgever wordt optioneel over de procesopdracht ingelicht.

TOELICHTING OP DE VERSCHILLEN ·

Er wordt niet altijd terugkoppeling gegeven over kleine werken die gaan starten.

84

2.3.2

Initiatieffase

Categorie III: Minimale impact

Initiatieffase

85

SAMENVATTING VAN DE FASE In de initiatieffase wordt de strategie voor het maken van het project bedacht en vastgelegd in het plan van aanpak. Daarnaast vindt een integrale verkenning plaats van het project waarbij gekeken wordt welke partners nodig zijn in dit project en in hoeverre het project wordt uitgewerkt. PRODUCTEN

In deze fase worden de volgende producten gemaakt: Plan van Aanpak (PvA), risicoanalyse, inkoopstrategie en participatiestrategie. De fase wordt afgesloten met een fasedocument, dat is een korte evaluatie van deze fase en een vooruitblik op de volgende fase.

COMMUNICATIE

In de initiatieffase worden optioneel een participatiestrategie en stakeholdersanalyse opgesteld. In de meeste gevallen wordt alleen gecommuniceerd over de uitvoering van het werk.

DOORLOOPTIJD

De doorlooptijd van deze fase is ca 1-4 maanden.

ORGANISATIE

De wethouder is bestuurlijk opdrachtgever. De opdrachtevers van BBOR zijn de ambtelijk opdrachtgever. De procesmanager de ambtelijk opdrachtnemer. De driehoek bestuurlijk opdrachtgever/ ambtelijk opdrachtgever/ opdrachtnemer blijft hetzelfde gedurende alle fases na de pré-initiatieffase. Er wordt een procesteam samengesteld wat bestaat uit procesmanager, technisch adviseur, beheerder gebied en communicatieadviseur.

FINANCIËN

Een dergelijk project wordt geheel uit exploitatiegelden betaald.

BESLUITVORMING

De ambtelijk opdrachtgever gaat akkoord met het PvA en het fasedocument. Er vindt afstemming plaats over de in te zetten capaciteit.

TOELICHTING OP DE VERSCHILLEN ·

Er wordt gewerkt binnen het exploitatiebudget, er is dus geen vrijgave van voorbereidingskrediet.

·

Er wordt een plan van aanpak gemaakt, maar er hoeft geen uitgebreide stakeholdersanalyse plaats te vinden en geen brede risicosessie. Dit zijn per definitie kleine werken.

·

Aangezien het vervangingsonderhoud betreft (de straat ‘eruit en erin’) en het bestaande profiel niet gewijzigd wordt, hoeft geen ruimtelijke verkenning plaats te vinden.

86

·

Er vindt geen andere participatie dan informeren plaats omdat het over het bestaande profiel gaat. Daardoor gaat er geen participatiestrategie naar de staf.

·

In het team zit geen afvaardiging van OMB, aangezien er geen profielwijzigingen plaatsvinden.

·

Er komt geen startnotitie naar de staf/raad aangezien het basis vervanging/groot onderhoud betreft.

·

Er komt geen startnotitie, hierover hoeft niet te worden afgestemd met de stakeholders.

87

2.3.3

Definitiefase

Categorie III: Minimale impact

Definitiefase

88

SAMENVATTING VAN DE FASE In de definitiefase worden de uitgangspunten en randvoorwaarden meegegeven aan het ingenieursbureau of de aannemer. PRODUCTEN

Opdracht aan het ingenieursbureau, de vereiste onderzoeken worden gedaan, er wordt een plan van aanpak gemaakt. De fase wordt afgesloten met een fasedocument.

COMMUNICATIE

In deze fase wordt een communicatieplan gemaakt binnen het plan van aanpak van de partner.

DOORLOOPTIJD

De doorlooptijd van deze fase is ca 1-5 maanden.

ORGANISATIE

Er wordt met hetzelfde procesteam gewerkt. Het plan van aanpak (PvA) wordt getoetst. Het ingenieursbureau of de aannemer krijgt de opdracht voor dit project in deze fase en maakt aan de hand van de wensen van de gemeente een plan van aanpak, inclusief communicatieplan.

FINANCIËN

Geen bijzonderheden.

BESLUITVORMING

De opdrachtgever gaat akkoord met het fasedocument en er vindt afstemming plaats over de in te zetten capaciteit voor de volgende fase.

TOELICHTING OP DE VERSCHILLEN ·

Er wordt in deze situatie doorgaans niet gewerkt met een PVE, maar vaak meteen een plan van aanpak opgesteld voor de uitvoering.

·

Dit wordt getoetst door het procesteam en daarna definitief gemaakt.

·

Omdat er geen participatie plaatsvindt hoeft er geen check door de communicatieadviseur gedaan te worden.

·

Het ingenieursbureau stelt geen communicatieplan en -kalender op.

·

Er worden geen klanteisen opgehaald bij de stakeholders.

·

Een categorie III project bevat geen profielwijzigingen, een toets van de ARK wordt daarom niet gedaan.

·

Dilemma’s worden in procesteam met opdrachtgever bepaald, optioneel wordt staf geïnformeerd.

·

De stakeholders worden niet geïnformeerd over definitieve KES en PVE.

·

Definitieve KES en PVE gaan niet naar de staf ter afstemming (niet naar commissie en raad).

89

2.3.4

Ontwerpfase

Categorie III: Minimale impact

Ontwerpfase

90

TOELICHTING OP DE VERSCHILLEN ·

Vanwege de lage complexiteit van een dergelijk project is er geen ontwerpfase.

91

2.3.5

Voorbereidingsfase

Categorie III: Minimale impact

Voorbereidingsfase

92

SAMENVATTING VAN DE FASE In de voorbereidingsfase worden voorbereidingen getroffen om het werk te realiseren. Het project wordt aanbesteed/gegund aan een (van de vaste) aannemer(s) middels een aanbesteding 1-op-1 of aan het mkb indien de uitvoeringsraming onder de ton zit. Indien al eerder een aannemer is geselecteerd volgt een aanbieding en opdrachtbrief. Daarna bereidt de aannemer de werkzaamheden voor inclusief de benodigde vergunningen. PRODUCTEN

Technisch uitvoeringsontwerp (UO), uitvoeringscontract, gunningsbesluit, diverse uitvoeringsdocumenten van de aannemer (uitvoeringsplan, BLVC, projectmanagementplan).

COMMUNICATIE

De bewoners worden geïnformeerd aan het einde van deze fase dat het werk gaat beginnen.

DOORLOOPTIJD

De doorlooptijd van deze fase is ca 2-6 maanden

ORGANISATIE

Er wordt met hetzelfde procesteam gewerkt. De grootste hoeveelheid werk in deze fase ligt bij het ingenieursbureau en/of bij de aannemer.

FINANCIËN

De werkzaamheden worden gefinancierd uit het exploitatiebudget. Bij overschrijding van het budget bij inschrijving, wordt akkoord gevraagd aan de opdrachtgever, in afstemming met de bestuurlijk opdrachtgever.

BESLUITVORMING

De aanbesteding gaat volgens de wettelijke regels via het ambtelijk apparaat, de ambtelijk opdrachtgever wordt geïnformeerd op regelmatige basis.

TOELICHTING OP DE VERSCHILLEN ·

Er is geen omgevingsvergunning nodig, er wordt immers alleen het bestaande vervangen.

·

Overschrijdingen worden binnen exploitatiebudget opgelost en dus afgestemd met opdrachtgever en bestuurlijk opdrachtgever. Alleen als toch binnen krediet wordt gewerkt, moet de raad worden betrokken bij overschrijdingen.

·

De staf wordt mondeling geïnformeerd indien nodig.

93

2.3.6

Realisatiefase

Categorie III: Minimale impact

Realisatiefase

94

SAMENVATTING VAN DE FASE In de realisatiefase wordt het project gerealiseerd (inclusief nazorg), geëvalueerd en afgesloten. PRODUCTEN

Realisatie volgens uitvoeringsplan aannemer inclusief nazorg. Er vindt een overdracht naar de beheerorganisatie plaats middels opleverdossier en revisietekeningen.

COMMUNICATIE

Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en Communicatieplan (BLVC plan) uitgevoerd door de aannemer.

DOORLOOPTIJD

De doorlooptijd van deze fase is ca 2 - 6 maanden.

ORGANISATIE

Er wordt met hetzelfde procesteam gewerkt. De grootste hoeveelheid werk in deze fase ligt bij de aannemer. Het ingenieursbureau is verantwoordelijk voor contractmanagement/ toezicht en directievoering (afhankelijk van contract).

FINANCIËN

Uit het exploitatiebudget

BESLUITVORMING

De bestuurlijk opdrachtgever wordt meegenomen bij de oplevering en krijgt de rapportage na afloop van het project.

TOELICHTING OP DE VERSCHILLEN ·

Er vindt geen overleg plaats over de oplevering, goedkeuring en afwikkeling van project, tenzij er grote afwijkingen zijn.

95

3.

Nawoord Het Haarlems Civiel Planproces is een levend document, het proces kan aangevuld of verbeterd worden. De afdeling Project- en Contractmanagement is verantwoordelijk voor het bijhouden van wijzigingen.

96