20230353886 2 Bijlage: Versterken Denk- en Uitvoeringskracht VTH, gemeente Haarlem

Versterken denk- en uitvoeringskracht VTH Gemeente Haarlem: Afdeling vergunningverlening, toezicht en handhaving Opdrachtgever: Gemeente Haarlem Adviseur: Rodney Blok, Erik Pees, José Soepboer en Nick Kramer Autorisatie: Jaco van Giezen Datum: 18 april 2023

Dit eindrapport beschrijft het onderzoek naar de capaciteit van de afdeling Vergunningen, Toezicht, Handhaving (VTH) van de gemeente Haarlem.

INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING ..................................................................................................................................................... 3 1.1 AANLEIDING ..................................................................................................................................................... 3 1.2 VRAAGSTELLING ................................................................................................................................................ 3 1.3 PROJECTDOELSTELLING........................................................................................................................................ 3 1.4 PROJECTSCOPE .................................................................................................................................................. 4 2. DE CAPACITEITSBEREKENING ....................................................................................................................... 5 2.1 ONDERZOEKSMETHODE ....................................................................................................................................... 5 2.2 DE RESULTATEN .................................................................................................................................................

5 2.3 CONCLUSIE CAPACITEITSBEREKENING ................................................................................................................... 15 3. DE IMPACTANALYSE ................................................................................................................................... 17 3.1 SPOOR 1: IMPACTANALYSE WKB ......................................................................................................................... 17 3.3 SPOOR 2: IMPACTANALYSE OMGEVINGSWET......................................................................................................... 32 3.4 CONCLUSIE IMPACTANALYSE............................................................................................................................... 35 4. VERSTERKEN DENK- EN UITVOERINGSKRACHT VTH .................................................................................... 37 4.1 INLEIDING ....................................................................................................................................................... 37 4.2 DENKKRACHT OP VTH INBRENG BINNEN DE GROTE THEMA’S .................................................................................... 37 4.3 ICT DENKKRACHT BINNEN VTH...........................................................................................................................

39 4.4 REGIONALE AFSTEMMING .................................................................................................................................. 40 4.5 OMGEVINGSBEWUSTZIJN .................................................................................................................................. 41 4.6 DEELNEMEN AAN SAMEN ANDERS; GEBIEDSONTWIKKELING ...................................................................................... 42 4.7 TOEVOEGEN BRANDVEILIGHEID ALS SEPARAAT SPECIALISME ...................................................................................... 42 4.8 CONCLUSIE VERSTERKEN DENK- EN UITVOERINGSKRACHT VTH ................................................................................. 43 5.

CONCLUSIE............................................................................................................................................. 45

BIJLAGEN ........................................................................................................................................................ 47 BIJLAGE 1: DEFINITIES GEVOLGKLASSEN...................................................................................................................... 47 BIJLAGE 2: BENCHMARK KENGETALLEN ...................................................................................................................... 50

2 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

1. INLEIDING 1.1 Aanleiding Gemeenten zijn de afgelopen, maar ook de komende jaren het speelveld van verschillende grote ontwikkelingen en trends die impact hebben op de (uitvoering van de) VTH-taken. Hieronder vallen in ieder geval de opgaven omtrent het moeilijk kunnen vinden en binden van gekwalificeerd personeel (ingegeven door krappe arbeidsmarkt), maar ook noodzakelijke bezuinigingen en de benodigde ontwikkelingen op het gebied van digitalisering en ICT spelen hierin een pregnante rol. Daarnaast heeft nieuwe wetgeving een continue impact op de uitvoering van de VTH-taken. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de inwerkingtreding van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) die naar verwachting 1 januari 2024 in werking treden.

1.2 Vraagstelling De gemeente Haarlem heeft aangegeven behoefte te hebben aan een beter inzicht in de benodigde capaciteit voor de verschillende werkzaamheden op het gebied van vergunningen, toezicht, handhaving (VTH) in het kader van de Wabo, APV en Bijzondere Wetten1. Momenteel houden de medewerkers niet bij hoeveel tijd ze besteden aan hun verschillende werkzaamheden en dat maakt het inzicht in de benodigde uren lastig om te verkrijgen. Zij benadrukken wel een hoge werkdruk. Dit gevoel wordt door het college van B en W, maar ook door afdelings- en teammanagers gevoelsmatig onderschreven. Deze constateringen zijn de aanleiding voor uw vraag naar een capaciteitsberekening die als 'thermometer' van de huidige en toekomstige werkdruk in de organisatie fungeert. Naast capaciteit, zijn er ook vragen rondom de kwaliteit. Het college van B en W en de afdelings- en teammanagers hebben behoefte aan inzicht in hoe zij de denk- en uitvoeringskracht van de VTH-taken kunnen versterken en hoe zij de werkwijzen dusdanig kunnen innoveren dat deze als toekomstbestendig kunnen worden bestempeld. Voor het onderzoek wordt daarom het volledige team Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) meegenomen. Om de benodigde capaciteit en kwaliteit voor deze afdeling inzichtelijk te maken, wordt het volledige onderzoek uiteengezet in drie delen: 1. Capaciteitsberekening huidige situatie; 2.

Impactanalyse c.q. capaciteitsberekening toekomstige situatie (onder de Omgevingswet en Wkb); 3. Managementadvies op basis van bevindingen en benodigde denk- en uitvoeringskracht.

1.3 Projectdoelstelling Met een capaciteitsberekening en impactanalyse heeft de gemeente Haarlem de volgende doelstellingen: 1. Een overzicht krijgen van alle werkzaamheden (incl. daadwerkelijke tijdsbesteding); 2. Inzicht krijgen in de benodigde capaciteit om alle werkzaamheden adequaat uit te kunnen voeren; 3. Inzicht krijgen in de impact van toekomstige ontwikkelingen (OW en Wkb) op de organisatie;

1

De scope voor het onderzoek is breder dan Wabo, APV en Bijzondere wetten. Op welke werkzaamheden en activiteiten het betrekking heeft, zal later in het onderzoek beschreven worden.

3 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

4. Vragen formuleren die meegenomen kunnen worden voor de koers- en visievorming van de afdeling VTH.

1.4 Projectscope De capaciteitsberekening heeft alleen betrekking op het deel van de huidige afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving dat zich bezighoudt met Omgevingsrecht. Dit met name omdat de wijziging in regelgeving (De Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen) de meeste impact heeft op die onderdelen. Het gaat daarbij wel om de uitvoerende taken die door de afdeling (al dan niet projectmatig) worden uitgevoerd. Oftewel, het verlenen van vergunningen, het toezicht tijdens de realisatiefase en de mogelijke handhaving hierop. Mogelijk (beleidsmatige) advisering van de adviserende afdelingen vallen in dit kader zowel formatief als qua werkvoorraad buiten de scope van het onderzoek. Daarnaast bestaan er projectmatige werkzaamheden uit de geprognotiseerde werkvoorraad voor 2023. Deze zijn samengesteld en ingeschat door de afdelings- en teammanagers VTH. Senze zal op basis van gegevens van diverse gemeenten benchmarken en hierop reflecteren. Tevens worden de werkzaamheden die vallen onder APV en Bijzondere wetten2 meegenomen in deze capaciteitsberekening. Deze werkzaamheden worden immers door dezelfde teams c.q. medewerkers uitgevoerd. Daarbij dient tevens te worden opgemerkt dat de parkeervergunningen en de organisatie (formatie en bezetting) binnen het proces ‘’verruimen parkeervergunninggebied’’ al zijn meegenomen.

Deze werkzaamheden zijn om deze reden buiten beschouwing van dit onderzoek gelaten. Tot slot vallen de werkzaamheden die de gemeente Haarlem van/voor de gemeente Zandvoort uitvoert ook buiten de scope van het onderzoek. Dit betekent dat de daadwerkelijke werkvoorraad en het formatietekort voor de afdeling VTH van de gemeente Haarlem groter is dan dat in onderzoeksrapport naar voren komt.

2

Scope van het onderzoek: Alle werkzaamheden uit de Risico analyse 2021-2022 (zie Uitvoeringsprogramma 2022 en Evaluatie 2021 VTH Omgevingsrecht Haarlem) zijn meegenomen in het onderzoek.

4 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

2. DE CAPACITEITSBEREKENING 2.1 Onderzoeksmethode Voor de berekeningen beroept Senze zich op de aangeleverde gegevens van de gemeente Haarlem. Dit betreft de documenten ‘’1e Concept Risico analyse 2022 versie 22’’ en ‘’Uitvoeringsprogramma 2022 en Evaluatie 2021 VTH Omgevingsrecht Haarlem’’. Daarnaast zijn er overige gegevens en aantallen aangeleverd door de team- en afdelingsmanagers. In dit onderzoek is louter gekeken naar de beschikbare formatie en de hoogte van de werkvoorraad (en dus gemiddelde tijdsbesteding per activiteit) en is geen directe koppeling gemaakt met de hoogte van de leges. De tijdsbestedingen en aantallen zijn door Senze geverifieerd en vergeleken (benchmark) met de gegevens en kengetallen waarover Senze beschikt3. Met de benchmark heeft Senze getracht een realistische en representatieve vergelijking te maken met vergelijkbare gemeenten qua omvang en qua karakteristieken van de gebouwde omgeving. Hierbij kan o.a. als illustratief voorbeeld gedacht worden aan de gemeente Leiden. In bijlage 2 worden de criteria, andere gemeenten en resultaten van de benchmark weergegeven. Om deze benchmark in perspectief te plaatsen zijn ook de kengetallen (waar mogelijk) van de Vereniging van Bouw- en Woningtoezicht Nederland meegenomen in het onderzoek.

2.2 De resultaten In de onderstaande paragrafen worden de kwantitatieve resultaten per taakveld/functiegroep uiteengezet. De resultaten worden weergegeven op basis van de huidige, beschikbare formatie. Dit is de vaste formatie, inclusief de inhuur, die de afdeling momenteel heeft om de werkzaamheden uit te voeren. Dit betekent dus dat in de tabellen de beschikbare formatie (inclusief inhuur) wordt afgezet tegenover de huidige werkvoorraad. Senze wil op basis van haar expertise en ervaring wel direct een kanttekening en nuancering toevoegen bij de onderstaande bevindingen en analyses. De geprognotiseerde tijdbestedingen zijn tot stand gekomen middels constructieve overleggen en afstemmingsmomenten met de afdelings- en teammanagers. Deze zijn gespiegeld aan de kengetallen van Senze. Deze kengetallen zijn gebaseerd op Senze haar bevindingen bij en kennis van andere gemeenten. Hierin is niet louter uitgegaan van landelijke gemiddelden, maar heeft Senze gerekend met kengetallen van gemeenten die qua karakteristieken en omvang vergelijkbaar zijn met de gemeente Haarlem. Kengetallen blijven echter ingeschatte gemiddelden en daarbij willen wij aangeven dat de onderstaande bevindingen niet als absolute waarheid geïnterpreteerd dienen te worden. Ondanks de cijfers en bevindingen tot ‘’achter de komma’’, wil Senze erop attenderen dat het hier inschattingen betreft.

Daarnaast is een kengetal afhankelijk van vele variabelen. De daadwerkelijke, gewenste en/of benodigde tijdbestedingen in de uitvoeringspraktijk kunnen (al dan niet marginaal) afwijken van de onderstaande bevindingen en conclusies.

3 Senze bedient veel gemeenten in Nederland bij het opstellen van VTH-beleidsplannen, uitvoeringsprogramma’s en jaarverslagen. Daarnaast

voert Senze ook voor diverse gemeenten vergelijkbare capaciteitsberekeningen en impactanalyses uit. O.b.v. hiervan beschikt Senze over een database met kengetallen die gebruikt worden voor de benchmark in dit onderzoek.

5 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

2.2.1 Capaciteitsberekening Team Vergunningverlening In deze paragraaf zal de huidige werkvoorraad en de daarvoor beschikbare gestelde formatie van Team Vergunningen behandeld worden. Vergunningverlening Primaire taken

Omgevingsvergunning Wabo Omgevingsvergunning niet Wabo Overig8

Thema

Vergund

Bouwen/RO

1333

APV Bouwen/RO & APV

Afgebroken/Geweigerd4

Beschikbare capaciteit5 (in uren) 17.000

Formatie (in Fte’s6)

10497

Totale tijdbesteding (in uren) 18.000

3070

40

4.200

4.000

- 0,14

n.v.t.

n.v.t.

6.200

4.850

- 0,97

28.400

25.850

- 1,83

TOTAAL

- 0,72

In de bovenstaande tabel worden het aantal vergunde, afgebroken en geweigerde vergunningen gepresenteerd. In het jaar 2022 gaat het om de 1333 verleende Wabo vergunningen en 1049 afgebroken of geweigerde aanvragen. In ‘’1e Concept Risico analyse 2022 versie 22’’ komt naar voren dat voor de uitvoering van deze taak 17.000 uur formatief beschikbaar is en 18.000 uur benodigd. Dit leidt volgens de gemeente Haarlem met de huidige manier van werken en conform eigen berekening tot een formatief tekort van 0,72 Fte. In het jaar 2022 betreft het voor de omgevingsvergunning niet Wabo 3070 verleende vergunningen en 40 afgebroken of geweigerde aanvragen. Het betreft hier niet Wabo vergunningen die onder andere worden verleend op basis van de Algemene plaatselijke verordening (APV), de Drank- en horecawet/Alcoholwet, de Wet Kinderopvang de Wegenverkeerswet, de AMvB Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen, de huisvestingsverordening, de leegstandwet, de winkeltijdenwet, de wet op de kansspelen en de marktverordening. Uit de raming in ‘’1e Concept Risico analyse 2022 versie 22’’ blijkt dat voor de uitvoering van deze taak 4.000 uur formatief beschikbaar is en 4.200 uur benodigd. Dit leidt volgens de gemeente Haarlem met de huidige manier van werken en conform eigen berekening tot een formatief tekort van 0,14 Fte.

Tot slot geeft het document ‘’1e Concept Risico analyse 2022 versie 22’’ aan dat voor de uitvoering van overige werkzaamheden 4.850 uur formatief beschikbaar is en 6.200 uur benodigd. Dit geeft volgens de gemeente Haarlem met de huidige manier van werken en conform eigen berekening een formatie tekort van 0,97 Fte. In totaal bedraagt het tekort bij het Team Vergunningverlening volgens de gemeente Haarlem conform eigen berekening 1,83 Fte. Daarbij dient tevens opgemerkt te worden dat het hier de totaal beschikbare formatie vergunningverlening van de gemeente Haarlem betreft voor de vergunningstaken van zowel de gemeente Haarlem als de gemeente Zandvoort. De APV vergunningen van Zandvoort zijn echter niet als werkvoorraad in deze berekening meegenomen. De werkvoorraad en het formatietekort is daarom op dit moment groter dan dat in deze tabel wordt gepresenteerd.

4 Voor een geweigerde of afgebroken aanvraag wordt een kengetal van 4 uur gehanteerd. 5 Indien in de tabellen wordt gesproken over beschikbare formatie, dan betreft de formatie inclusief inhuur.

6

1 Fte = 1.385 uur

7 Het betreft hier ook aanvragen die nog niet vergund zijn. Dit kan betekenen dat deze later in 2023 nog vergund kunnen worden en dat de

werkvoorraad van Team Vergunningen dus feitelijk groter is dan dat hier wordt weergegeven. 8 Aanpassen bomenverordening (meer vergunningaanvragen), Duurzaamheid, Energietransitie, Precario, Standaard uitvraag advies RO bij locaties binnen project Lelie, Huisvestingsverordening, Aanwijsbesluiten, Organisatie en werkwijze voorbereiden op de Omgevingswet

6 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

Vergunningverlening Primaire taken

Omgevingsvergunning Wabo Omgevingsvergunning niet Wabo Overig

Thema

Bouwen/RO

Kengetal per aanvraag (Haarlem) 9,61 uur

APV

1,58 uur

Kengetal per aanvraag (Senze) 19,5 - 24 uur 3,5 - 6 uur

Bouwen/RO & APV

n.v.t.

n.v.t.

TOTAAL

Kengetal per aanvraag (VBWTN)9 33,4

Formatie volgens Haarlem (in Fte’s) - 0,72

n.v.t.

- 0,14

n.v.t.

- 0,97 - 1,83

Formatie volgens Senze (in Fte’s) - 9,52/ - 13,85 - 5,01/ - 10,56 - 0,9710

Formatie volgens VBWTN (in Fte’s) - 15,17

- 15,50/ - 25,38

n.v.t.

n.v.t. n.v.t.

Uit de bovenstaande tabel blijkt vervolgens dat het Team Vergunningen volgens de gegevens van de gemeente Haarlem op dit moment 1,83 Fte tekortkomt om het werk conform de huidige werkwijzen en standaarden uit te voeren. Deze cijfers zijn gebaseerd op eigen evaluaties, prognoses en bevindingen van de gemeente Haarlem. Wanneer teruggerekend wordt naar een gemiddelde tijdbesteding aan het verlenen van een Wabo vergunning, dan leidt dit in Haarlem tot een gemiddelde tijdbesteding van 9,61 uur per aanvraag. Wanneer Senze dit kengetal benchmarkt met vergelijkbare gemeenten, dan blijkt dat de tijdsbesteding bij andere gemeenten minimaal twee tot bijna drie keer zo groot is. Dit gegeven bevestigt dan ook het ‘’onderbuikgevoel’’ dat de werkdruk hoog is en dat vergunningen sneller moeten worden behandeld dan dat wenselijk is11. Een positieve verklaring en/of nuancering kan zijn dat bij de gemeente Haarlem sprake is van zeer ervaren vergunningverleners die een vergunning op basis van expertise en ervaring sneller kunnen verlenen (en dus efficiënter behandelen), maar dit kan daarentegen geen volledige verklaring bieden voor het grote verschil tussen de gemiddelde tijdsbesteding aan een Wabo vergunning in Haarlem en het kengetal van Senze.

Ook wanneer wordt gekeken naar het kengetal van de Vereniging van Bouwen Woningtoezicht Nederland (VBWTN), dan zien wij dat de gewenste, gemiddelde tijdsbesteding aan een vergunning Wabo nog hoger ligt, namelijk 33,4 uur per aanvraag. Daarbij dient wel aangemerkt te worden dat het kengetal van VBWTN uitgaat van een ideale en volledige behandeling van de aanvraag. Oftewel, exclusief prioritering van de gemeente. Wanneer teruggerekend wordt naar een gemiddelde tijdbesteding aan het verlenen van een niet Wabo vergunning, dan leidt dit in Haarlem tot een gemiddelde tijdbesteding van 1,58 uur per aanvraag. Wanneer Senze dit kengetal benchmarkt met vergelijkbare gemeenten, dan blijkt dat de tijdsbesteding bij andere gemeenten minimaal twee tot bijna vier keer zo groot is. Ook hier kan geconstateerd worden dat de werkdruk mogelijk (te) hoog is en dat vergunningen sneller worden verleend dan dat wenselijk is. Tot slot dient opgemerkt te worden dat de werkvoorraad van/voor de gemeente Zandvoort niet is meegenomen. De werkvoorraad en het formatietekort is in realiteit dus groter dan dat uit dit overzicht/deze analyse blijkt. De hoge werkdruk en te krappe formatie worden door de afdeling herkend en erkend.

Zowel in de gespreksrondes tijdens de onderzoeksperiode komt dit naar voren, maar ook is dit tevens al 9 Kengetal VBWTN: uitgaande van de volgende gevolgklassenindeling van aanvragen: 50% van de aanvragen in gevolgklasse 0 (met een

gemiddelde tijdsbesteding van 15 uur per aanvraag), 40% van de aanvragen in gevolgklasse 1 (met een gemiddelde tijdbesteding van 46 uur per aanvraag) en 10% in gevolgklassen 2 en 3 (met een gemiddelde tijdbesteding van 76 uur per aanvraag). 10 Senze beschikt niet over geschikte benchmark kengetallen voor de overige werkzaamheden. Daarom zal Senze zich voor de formatieberekening van de overige werkzaamheden beroepen op de berekening van de gemeente Haarlem. 11 In dit onderzoek wordt onder een ‘’snellere behandeling’’ verstaan: Minder tijd om aan een activiteit te besteden en dus niet een snellere doorlooptijd.

7 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

opgenomen in de evaluatie en het jaarverslag van 2021. Om deze reden wordt op jaarlijkse basis ingehuurd en ook geprioriteerd. Interpretatie en advies Senze Het formatietekort kan volgens Senze verklaard worden vanuit de (te) grote werkvoorraad, maar een inefficiënte werkwijze speelt hier mogelijk ook een rol. Dit betekent dat in sommige gevallen een deel van de tekorten gereduceerd kunnen worden door te investeren in een andere manier van werken. Om dit te realiseren/ontwikkelen is er wel (strategische) denk- en uitvoeringskracht benodigd. Op welke wijze dit kan worden vormgegeven, zal in hoofdstuk 4 verder behandeld worden. Daarnaast zorgt ook de samenstelling van het team (vast versus inhuurkrachten en ervaren versus onervaren) voor de nodige uitdagingen. Zo zorgt tijdelijke inhuur voor vergunningverlening enerzijds voor lastenverlichting op korte termijn, maar zorgt de inhuur juist weer voor extra werkdruk op het moment dat de inhuurkrachten de organisatie verlaten. Niet alleen de tijdelijkheid van de aanstelling, maar ook de investering in deze inhuurkrachten vragen om aandacht en tijd. De inhuurkrachten vergen (logischerwijs) een intensieve begeleiding en ondersteuning van de vaste formatie.

Dit is een vaststaand feit, maar door de tijdelijkheid van de aanstelling wordt een dergelijke investering (in de vorm van begeleiding en ondersteuning) steeds opnieuw gevraagd op het moment dat de nieuwe medewerkers worden ingehuurd om het team te versterken. Dit maakt dat het steeds opnieuw inhuren van medewerkers geen duurzame oplossing voor het capaciteitsprobleem binnen het team is. Een andere constatering is dat de vergunningverleners worden gevraagd om mee te denken bij de implementatie van de stelselwijziging (Omgevingswet en Wkb) en andere organisatorische ontwikkelingen. Dit is absoluut noodzakelijk, maar de tijd om zaken goed beleidsmatig in te regelen en middels innovatieve denkkracht te realiseren is op dit moment onvoldoende beschikbaar. Tot slot zijn de kengetallen van Senze en VBWTN niet zaligmakend en deze kunnen ook niet als absolute, gewenste waarheid worden geïnterpreteerd. Senze constateert wel een groot verschil tussen de daadwerkelijke tijdbesteding bij de gemeente Haarlem en kengetallen bij vergelijkbare gemeenten. Zelfs op het moment dat de inhuur wordt meegerekend als formatie, dan nog correspondeert de totale formatie (vaste krachten en inhuur) niet met de formatiebehoefte conform de kengetallen van Senze.

Het formatieve tekort dat naar voren komt op basis van de kengetallen van Senze en VBWTN leidt tot een advies voor een directe (al dan niet ruime) uitbreiding van de formatie van Team Vergunningverlening, Het verschil in tijdbesteding tussen de gemeente Haarlem en vergelijkbare gemeenten is immers significant. Het is daarom van cruciaal belang dat de gemeente Haarlem hierin keuzes maakt. De berekeningen tonen aan dat sec voor vergunningverlening het team Fte’s tekort komt. Variërend van bijna 2 tot ruim 25 Fte. Deze constatering vraagt daarom zeker wel om een uitbreiding van het team (al dan niet door inhuur), maar ook om een andere manier van werken. Senze wil ook op basis van haar expertise en ervaring in het VTH-domein erop wijzen de huidige manier van werken, oftewel een te snelle behandeling van de omgevingsvergunning, risico’s met zich meebrengt in het kader van kwaliteit en dus ook in het kader veiligheid. De afdeling onderkent deze risico’s en heeft middels de reeds opgestelde jaarplannen ook aangegeven waar de prioriteiten gesteld zijn. In de jaarplannen en de bijbehorende risicoanalyse zijn ook de consequenties van deze werkwijze aangegeven.

8 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

Tevens wordt aangeven dat de doorlooptijden van de Wabo en niet Wabo vergunningen zullen oplopen en dit heeft tot gevolg dat er uiteindelijk meer vergunningen van rechtswege zullen worden verstrekt of dat minder prioritaire taken worden uit- of afgesteld. De afdeling geeft aan dat het inpassen van nieuwe verordeningen (recent de bomen- en hemelwaterverordening) na inwerkingtreding nog veel implementatiewerk voor de afdeling betekent. Tot het moment van implementatie moet dan iedere individuele zaak handmatig worden uitgezocht, aangepast, uitgewerkt en/of ingevoerd; hetgeen per saldo meer tijdsinzet per casus inhoudt dan na de implementatie. Hiermee komt ook de kwaliteit van de vergunningen onder druk komen te staan en ontstaat er meer kans op bezwaren en meer kans op gegronde bezwaren. Daarnaast lijdt ook de dienstverlening onder de oplopende doorlooptijden. De gemiddelde tijdsbestedingen van 9,61 uur en 1,58 uur per aanvraag zijn een symbool voor een hoge werkdruk. Senze wil daarbij ook aangeven dat dit mogelijk kan leiden tot een hoger verloop en hoger ziekteverzuim bij de medewerkers. Op dit moment is het ziekteverzuim binnen de afdeling ongeveer 7,5%. Dit ligt boven het gemeentelijk gemiddelde van 6%. Enkele jaren geleden was het ziekteverzuim op de afdeling lager dan het gemeentelijk gemiddelde, namelijk 3%.

Hierin kan dus een stijging van het ziekteverzuim worden geconstateerd. Het stijgende ziekteverzuim kan daarbij niet direct toegerekend worden aan de (te) krappe formatie en/of (te) hoge werkdruk, maar verdient wel aandacht en nader onderzoek.

9 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

2.2.2 Capaciteitsberekening Team & Handhaving In deze paragraaf zal de huidige werkvoorraad en de daarvoor beschikbare gestelde formatie van Team Toezicht & Handhaving behandeld worden. Toezicht & Handhaving Primaire taken Thema

Controle bouwbesluit constructieve / (brand)veilighei d en duurzaamheid Controle monumenten Controle brandveiligheid (VRK panden) Controle kapvergunning en (herplantplicht) Overige controles14

T&H projecten

T&H projecten overig16 TOTAAL

Aantal controles

Kengetal per aanvraag (Haarlem)

Kengetal per aanvraag (Senze)

Kengetal per aanvraag (VBWTN)12

Beschikb are capacitei t in uren

Formati e volgens Haarle m (in Fte’s) - 0,20

Formati e volgens Senze (in Fte’s) - 7,32/ - 11,81

Formati e volgens VBWTN in Fte’s)

Bouwen

1036

4,2213

14 - 20

22,1

4370

RO

150

10

10

n.v.t

1500

Bouwen

200

2,5

2-6

n.v.t

500

0

- 0,19/ - 0,77

n.v.t.

Bouwen/ RO

255

0,59

2

n.v.t.

150

Bouwen/ RO/ Kinderop vang Bouwen/ RO/Bran d Bouwen/ RO/VTH

n.v.t

n.v.t

n.v.t

n.v.t

4500

- 0,14

- 0,1415

n.v.t

n.v.t.

n.v.t

n.v.t

n.v.t

4750

- 0,47

- 0,47

n.v.t

n.v.t.

n.v.t

n.v.t

n.v.t

3400

- 0,25

- 0,25

n.v.t

19170

- 1,06

- 8,37/ - 13,44

n.v.t.

- 13,38

Uit de bovenstaande tabel blijkt vervolgens dat het Team Toezicht & Handhaving volgens de gegevens van de gemeente Haarlem op dit moment 0,34 Fte tekortkomt om het aantal controles conform de huidige werkwijzen en standaarden uit te voeren. Deze cijfers zijn gebaseerd op eigen evaluaties, prognoses en bevindingen van de gemeente Haarlem. Wanneer ook de projectmatige werkzaamheden voor team Toezicht & Handhaving hierin worden meegenomen, dan komt het totale formatieve tekort op 1,06 Fte. Op basis van het aantal controles en de beschikbare capaciteit kan de huidige gemiddelde tijdsbestedingen per aanvraag worden berekend. Dit betekent voor de controles bouwbesluit

12 Kengetal VBWTN: uitgaande van de volgende gevolgklassenindeling van aanvragen: 50% van de aanvragen in gevolgklasse 0 (met een

gemiddelde tijdsbesteding van 15 uur per aanvraag), 40% van de aanvragen in gevolgklasse 1 (met een gemiddelde tijdbesteding van 46 uur per aanvraag) en 10% in gevolgklassen 2 en 3 (met een gemiddelde tijdbesteding van 76 uur per aanvraag). 13 Uitgaande van 1036 controles per paar 14 Controles: Bouwbesluit < €50.000, toegankelijkheid, duurzaamheid, bestaande bouw, asbest, vergunningplicht brandveiligheid sec, niet n.a.v. andere controles, melding brandveiligheid sec, niet n.a.v. andere controles, benoemde speerpunten, zoals Horeca en Huisvestingsverordening (excl. Projecten), brandveiligheid, (grote) evenementen, bestemmingsplan (excl. Projecten), klachten / meldingen bouw & bestemmingsplan 15 Senze beschikt niet over geschikte benchmark kengetallen voor de overige controles en projectmatige werkzaamheden. Daarom zal Senze zich voor de formatieberekening van de overige werkzaamheden beroepen op de berekening van de gemeente Haarlem. 16 Aanloop naar Wet kwaliteitsborging voor het bouwen, Schaarste op de arbeidsmarkt voor (technisch) personeel, Organisatie en werkwijze voorbereiden op de Omgevingswet

10 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

constructieve - / (brand)veiligheid en duurzaamheid dat een gemiddelde tijdsbesteding per aanvraag 4,22 uur bedraagt. Wanneer Senze dit kengetal benchmarkt met vergelijkbare gemeenten, dan blijkt dat de tijdsbesteding bij andere gemeenten minimaal 3 tot 4 keer zo groot is. Verklaringen hiervoor vallen ook hier buiten dit onderzoek, maar dit gegeven bevestigt ook hier het ‘’onderbuikgevoel’’ dat de werkdruk hoog is en dat controles sneller moeten worden gedaan of minder vaak kunnen worden uitgevoerd dan dat wenselijk is. Daarbij wordt ook door de afdelingsmanager VTH en teammanager T&H bevestigd dat de consequentie hiervan is dat locaties niet of minder vaak bezocht kunnen worden. Voor de controle op monumenten betekent dit dat gemiddelde controle per aanvraag 10 uur bedraagt. Wanneer Senze dit kengetal benchmarkt met vergelijkbare gemeenten, dan blijkt dat de tijdsbesteding bij andere gemeenten even groot is. Deze constatering correspondeert met de bevindingen van de afdelings- en teammanagers. Zij geven aan dat de controle op monumenten in de gemeente Haarlem prioriteit heeft en dat hier daarom bewust genoeg capaciteit voor wordt ingezet c.q. gereserveerd.

Indien deze werkzaamheden, oftewel de controles bouwbesluit constructieve - / (brand)veiligheid en duurzaamheid en monumenten, worden uitgevoerd conform de kengetallen van Senze, dan zou het leiden tot een formatief tekort van 7,32 tot 11,81 Fte. Voor de controle op brandveiligheid (VRK panden) besteden de toezichthouders van de gemeente gemiddeld 2,5 uur. Wanneer Senze dit kengetal benchmarkt met vergelijkbare gemeenten, dan komt de gemiddelde tijdbesteding aan deze controle bij de gemeente Haarlem hiermee overeen. Daarbij dient wel aangemerkt te worden dat het kengetal van Senze een bandbreedte heeft van 2 tot 6 uur. De gemiddelde tijdsbesteding van 2,5 uur bij de gemeente Haarlem past hierbinnen, maar zit wel aan de ‘’onderkant’’ van de landelijke gemiddelden bij vergelijkbare gemeenten. Voor de controle op kapvergunningen (herplantplicht) besteden de toezichthouders van de gemeente gemiddeld 0,59 uur. Wanneer Senze dit kengetal benchmarkt met vergelijkbare gemeenten, dan blijkt dat de tijdsbesteding bij andere gemeenten 3 tot bijna 4 keer zo groot is. Indien deze werkzaamheden, oftewel de controle op brandveiligheid (VRK panden) en kapvergunningen (herplantplicht) worden uitgevoerd conform de kengetallen van Senze, dan zou het leiden tot een formatief tekort van 0,19 Fte tot van 0,77 Fte.

Senze beschikt niet over geschikte benchmark kengetallen voor de overige controles en projectmatige werkzaamheden. Daarom zal Senze zich in dit onderzoek voor de formatieberekening van de overige werkzaamheden beroepen op de berekening van de gemeente Haarlem. Hieruit kan worden afgeleid dat voor de uitvoering van de overige controles en de projectmatige werkzaamheden sprake is van een formatief tekort van 0,86 Fte. De afdelingsmanager VTH en teammanager Toezicht & Handhaving geven daarbij aan dat het formatief tekort hier met name consequenties heeft voor het aantal uit te voeren controles. Om deze reden zijn in het jaarplan de werkzaamheden geprioriteerd. De afdeling geeft aan dat door de hoge werkdruk de prioritering nog verder onder druk komt te staan en dat met regelmaat de afweging wordt gemaakt welke controles uit- en/of afgesteld kunnen worden. Ook in het kader van de aanloop naar de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen is het formatietekort voor de projectmatige werkzaamheden problematisch. Vanuit het Rijk (en met tussenkomst van de VNG) is aan de gemeenten opdracht gegeven om in aanloop naar deze wet alvast te experimenteren met de werkwijze zoals die gaat worden in 2024, na invoering van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen. Om deze reden is de gemeente Haarlem gestart met twee proefprojecten.

Geconstateerd wordt dat de toezichthouders minder intensief kunnen participeren bij de oefenprojecten dan dat 11 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

wenselijk is. Ook het toezicht op de bestaande bouw is een aandachtspunt. Er is op dit moment geen capaciteit beschikbaar om toe te zien op bestaande bouw. In 2022 betrof het slechts 77 die “spontaan” worden uitgevoerd na constateringen in de wijk. De hoge werkdruk en te krappe formatie worden door de afdelingsmanager VTH en teammanager Toezicht & Handhaving ook hier herkend en erkend. Om deze reden wordt op jaarlijkse basis ingehuurd. In totaal betreft het in het jaar 2022 voor Team Toezicht & Handhaving een inhuur van 1.385 uur, oftewel 1 Fte. Deze inhuur is vooral bedoeld voor het verlagen van de (te) hoge werkdruk en het uitvoeren van controles op bouwbesluit en constructie die anders niet uitgevoerd kunnen/zullen worden. Interpretatie en advies Senze Het formatietekort kan volgens Senze verklaard worden vanuit de (te) grote werkvoorraad en/of (te) krappe formatie. Hierbij dient te worden aangemerkt dat de gemeente Haarlem ervoor heeft gekozen om bij bouwwerken met een bouwsom tot 50.000 euro in principe geen toezicht meer uit te voeren. Met deze aanpassing zijn de relatief eenvoudigere controles komen te vervallen, maar ook met deze aanpassing c.q. afschaling van de werkzaamheden is het verschil tussen de formatiebehoefte en het formatietekort niet gedicht. Daarnaast ambieert het management om de controles op de bouwwerken met < €50.000 bouwkosten te herintroduceren.

De motivatie hiervoor is om het (over)zicht op de bouwwerken en bouwkwaliteit in de gemeente terug te krijgen. In de praktijk is immers gebleken dat de huidige werkwijze leidt tot circa 10 meldingen per week waarop gehandeld moet worden. Deze meldingen zijn vaak later in het (bouw)proces, waardoor er minder zicht is op wat er feitelijk wordt uitgevoerd. Daarnaast verstoren deze ‘’ad hoc’’ meldingen een efficiënte werkwijze van het bouwtoezicht. Dit betekent dat het verwerken van meldingen meer tijd en capaciteit kost dan dat indertijd bezuinigd is. Om deze reden wordt geadviseerd om de maatregel c.q. bezuiniging terug te draaien en 1 Fte bouwtoezicht (terug) toe te voegen aan de afdeling. Senze hanteert op basis van haar en kennis en ervaring in het VTH-domein de vuistregel dat een gemiddelde controle 4 uur vergt. Dit betekent dat bij een gemiddelde Wabo vergunning de toezichthouder minimaal 3 tot 4 controlemomenten heeft tijdens de bouw (uitgaande van een kengetal/gemiddelde tijdbesteding van 14 tot 20 uur per aanvraag). Bij de gemeente Haarlem betreft het op basis van de gemiddelde tijdbesteding van 4,22 uur slechts 1 controlemoment tijdens de oprichting van een bouwwerk. Het verschil in tijdbesteding per controle tussen de gemeente Haarlem en vergelijkbare gemeenten is fors en significant.

Het is om die reden van cruciaal belang dat de gemeente Haarlem ook hier keuzes maakt. De berekeningen tonen aan dat sec voor toezicht en handhaving het team Fte’s tekort komt. Variërend van bijna 1 tot ruim 14 Fte. Deze constatering vraagt daarom wel om een uitbreiding van het team (al dan niet door inhuur) en niet om een ander manier van werken. Senze constateert immers dat controles niet sneller en/of minder kunnen uitgevoerd. Senze wil er tevens op wijzen de huidige manier van werken, oftewel het reduceren van het aantal controlemomenten, risico’s met zich meebrengt in het kader van kwaliteit en dus ook in het kader veiligheid. Daarnaast wordt aangegeven dat er voor de toezichthouders op dit moment onvoldoende tijd beschikbaar is om de aanloop naar de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) te verzorgen en om te participeren bij oefenprojecten. De Wkb treedt echter (samen met de Omgevingswet) per 1 januari 2024 in werking. Deze stelselwijzigingen brengen een grote verandering teweeg in de wijze waarop gemeente werkt. Bijvoorbeeld op de organisatie, de samenwerking in de keten, de systemen 12 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

en de (werk)processen. Senze adviseert daarom ook in dit kader om de formatie uit te breiden en/of beschikbaar te maken voor de benodigde oefenprojecten en voorbereidingen op deze wet(ten).

2.2.3 Capaciteitsberekening Team Juridisch In deze paragraaf zal de huidige werkvoorraad en de daarvoor beschikbare gestelde formatie van Team Juridisch behandeld worden. Juristen Primaire taken

Ondersteuning vergunningverlening Ondersteuning toezicht & handhaving Overige primaire taken17 Projecten18 TOTAAL

Thema

Beschikbare capaciteit (in uren)

Beschikbare formatie (in Fte’s)

Benodigde capaciteit (in uren)

Formatie volgens Haarlem (in Fte’s)

Bouwen/RO/ Kinderopvang/APV Bouwen/RO/ Kinderopvang/APV

4840

3,49

5200

3200

2,31

3700

- 0,36

APV/VTH

4700

3,39

5400

- 0,51

Bouwen/RO

1810 14.550

1,31 10,51

2600 16.900

- 0,57 -1,70

- 0,26

Uit de bovenstaande tabel blijkt dat het juridisch team met de huidige manier van werken en conform eigen berekening 0,62 Fte tekortkomt om de teams Vergunningverlening en Toezicht & Handhaving op een goede en adequate wijze te ondersteunen. Wanneer ook de andere primaire taken en de projectmatige werkzaamheden van het juridisch team hierin worden meegenomen, dan komt het totale formatieve tekort op 1,70 Fte. Daarbij dient opgemerkt te worden dat Senze niet beschikt over geschikte benchmark kengetallen voor de primaire en projectmatige werkzaamheden van juristen. Deze zijn namelijk per gemeente dusdanig verschillend en afhankelijk van bijvoorbeeld het type bezwaar- en beroepszaak, het handhavingsbeleid en de mate waarop gemeenten inzetten op preventie, waardoor het onmogelijk is om hierin een kwalitatieve en representatieve vergelijking te maken. Daarnaast is het aantal bewaarzaken op jaarbasis niet direct herleidbaar voor het juridisch team. Daarom zal Senze zich in dit onderzoek voor de formatieberekening van de juridische werkzaamheden en formatie beroepen op de berekening en input van de afdeling. Het formatietekort van 0,62 Fte voor de ondersteuning van de teams Vergunningverlening en Toezicht & Handhaving zal vooral ten kosten gaan van de juridische ondersteuning, advisering en dienstverlening in het voortraject.

Senze constateert op basis van haar kennis en ervaring dat onvoldoende ondersteuning van deze teams kan leiden tot een zogenaamd ‘’boemerangeffect’’. Indien juridisch medewerkers niet kunnen meedenken, ondersteunen en adviseren in het voortraject, dan leidt dit vaak tot een hogere werkvoorraad later in het traject. ‘’Voorkomen is beter dan genezen’’ geldt hier in het kader van kwaliteit, maar daarom ook zeker in het kader van kwantiteit. Meedenken, adviseren en ondersteunen is vooral een tijdbesteding en investering in het voortraject, maar die staat niet in verhouding tot de tijdbesteding aan een gemiddelde bezwaar- en beroepszaak. Senze adviseert om de formatie uit te breiden en/of capaciteit beschikbaar te maken voor de ondersteuning van deze teams.

17 Aanwijsbesluiten, Aanpassen bomenverordening (meer vergunningaanvragen), organisatie en werkwijze voorbereiden op de

Omgevingswet, aanpassen in digitaal systeem parkeren. 18 Woonfraude, Wonen in de Waarderpolder, Detailhandel in Waarderpolder Westelijk tuinbouwgebied, Woonwagen- en woonboten locaties Air BNB, Funderingen Rozenprieel, Handhaven horecabestemming (College besluit september 2017)

13 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

Het formatietekort van 0,57 Fte voor de projectmatige werkzaamheden heeft ook consequenties. Hierbij kan met name gedacht worden aan de impact op het dienstverleningsniveau richting omwonenden en belanghebbenden. De hoge werkdruk en te krappe formatie worden door de afdeling ook hier herkend en erkend. Om deze reden wordt op jaarlijkse basis ingehuurd en is voor een beperkt aantal specifiek projecten de formatie in tijdelijkheid uitgebreid. In totaal betreft het in het jaar 2022 voor Team Juristen een inhuur van 2.313 uur, oftewel 1,67 Fte. Het gaat hier om junior juridisch medewerkers. Interpretatie en advies Senze Het formatietekort kan volgens Senze verklaard worden vanuit de (te) grote werkvoorraad en/of (te) krappe formatie. Senze constateert dat de waan van de dag vaak regeert. Dit lijkt bij de gemeente Haarlem ook het geval. Voor de gemeente Haarlem betekent ‘’het regeren van de waan van de dag”’ in dit geval dat vergunningen die bijna van rechtswege worden verleend alsnog worden behandeld en dat belangrijke ontwikkelingen ook voorrang krijgen. De prioritaire werkwijze, zoals deze in het uitvoeringsprogramma wordt gepresenteerd, wordt in de praktijk vaak niet toegepast. Ook de advisering en afstemming in het voortraject lijdt hieronder.

Het paradoxale is dat de juridische ondersteuning, advisering en dienstverlening in het voortraject afneemt door het formatietekort, maar dat het formatietekort hierdoor vaak verder groeit. Gemeenten die onvoldoende capaciteit hebben om in het voortraject te investeren, worden immers vaak geconfronteerd met meer bezwaar- en beroepszaken. Echter, door de kwaliteit, ervaring en expertise van de huidige formatie leidt dit vaak nog steeds tot een acceptabel uitvoeringsniveau en komt tot op heden de kwaliteit niet direct onder druk te staan. Daarbij dient wel opgemerkt te worden dat dat vanaf aankomende zomer tot en met de zomer van 2025 2,18 Fte de pensioengerechtigde leeftijd bereiken en daarop de organisatie zullen verlaten. Dit is ruim 25% van de ervaren medewerkers op de functie Juridisch adviseur. Deze medewerkers zijn qua kennis en ervaring de motor van het team en van cruciaal belang voor een adequate uitvoering van de werkzaamheden. Een formatie tekort bij het juridisch team kan, zoals hierboven ook wordt aangegeven, tot gevolg hebben dat de werkdruk hoger wordt en dat de werkvoorraad blijft groeien. Indien het juridisch team formatief geëquipeerd om ook in het voortraject mee te denken, dan leidt dit naar alle waarschijnlijkheid tot een lager aantal bezwaar- en beroepszaken.

Senze adviseert daarom om de juridische capaciteit, ook met het oog op de toekomst, uit te breiden. Dit is op dit moment nodig voor een adequate uitvoering van de werkzaamheden, maar ook een noodzakelijke oplossing voor de ervaren juristen die de gemeente op korte termijn zullen verlaten.

14 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

2.3 Conclusie capaciteitsberekening In de bovenstaande analyse is de formatiebehoefte van de teams Vergunningverlening, Toezicht & Handhaving en Juridisch inzichtelijk gemaakt. Daarnaast heeft Senze een benchmark uitgevoerd voor de primaire taken van het team Vergunningverlening en Toezicht & Handhaving. In de tabel hieronder nog een keer de belangrijkste bevindingen die volgen uit de benchmark. Vergunningverlening en toezicht: primaire taken (benchmark) Teams

Formatietekort volgens Haarlem (in F’e's)

Vergunningverlening Wabo Vergunningverlening niet Wabo Toezicht & Handhaving controles bouwbesluit en monumenten Toezicht & Handhaving controles brandveiligheid en kapvergunning Totaal

- 0,72 - 0,14 - 0,20 0 - 1,06

Werk wordt X sneller uitgevoerd dan bij vergelijkbare gemeenten 2,26 3,01 3,52 1,65 N.v.t.

Formatietekort volgens Senze (in Fte’s) - 11,69 - 7,79 - 9,57 - 0,48 30,09

Indien sec wordt gekeken naar de primaire taken van het team Vergunningverlening, oftewel het verlenen van vergunningen, dan heeft de gemeente Haarlem met de huidige manier van werken en conform eigen berekening een formatief tekort van 0,86 Fte. Uit de benchmark van Senze blijkt dat de vergunningen op dit moment wel meer dan 2 tot 3 keer zo snel behandeld worden ten opzichte van vergelijkbare gemeenten. Dit heeft mogelijke consequenties voor de kwaliteit van de vergunning en brengt o.a. risico’s met zich mee in het kader van de veiligheid. Wanneer de vergunningen behandeld worden conform de benchmark kengetallen van vergelijkbare gemeenten, dan zou dit voor alleen al voor de uitvoering van de primaire taken van vergunningverlening leiden tot een formatief tekort van 19,48. Daarbij dient wel opgemerkt te worden dat om deze reden op jaarlijkse basis wordt ingehuurd. Indien sec wordt gekeken naar de primaire taken van het team Toezicht & Handhaving, oftewel de belangrijkste controlemomenten die voortvloeien uit een vergunningaanvraag, dan heeft de gemeente Haarlem met de huidige manier van werken en conform eigen berekening een formatief tekort van 0,34 Fte. Uit de benchmark van Senze blijkt dat de controles op dit moment wel meer dan 1,5 tot ruim 3,5 keer zo snel uitgevoerd/minder vaak uitgevoerd kunnen worden ten opzichte van vergelijkbare gemeenten.

Dit heeft mogelijke consequenties voor de kwaliteit controlemomenten in de realisatiefase en ook dit brengt o.a. risico’s met zich mee in het kader van de veiligheid. Wanneer de controles uitgevoerd worden conform de benchmark kengetallen van vergelijkbare gemeenten, dan zou dit voor alleen al voor de belangrijkste controlemomenten van team Toezicht & handhaving leiden tot een formatief tekort van 10,05. Het Team Juridisch kampt ook met een formatietekort, namelijk 1,7 Fte, maar hiervoor zijn echter geen benchmark kengetallen beschikbaar. Senze beroept zich daarom voor team Juridisch op de input en calculatie van de afdelings- en teammanager Juridisch. Concluderend dient opgemerkt te worden dat de werkvoorraad van/voor de gemeente Zandvoort hierin niet is meegenomen en dat de overige c.q. projectmatige werkzaamheden ook buiten de benchmark zijn gelaten. Deze zijn wel reeds beschreven en geanalyseerd in de bovenstaande paragrafen. Hieruit blijkt dat de medewerkers van team Vergunningverlening en Toezicht & Handhaving worden gevraagd om mee te denken bij de implementatie van de stelselwijziging (Omgevingswet en Wkb) en andere organisatorische ontwikkelingen, maar dat de tijd en capaciteit ontbreekt om dit middels innovatieve denkkracht te realiseren en om te participeren in proefprojecten. Dit geldt tevens voor het toezicht op de bestaande bouw, waar enkele controles 15 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

‘’spontaan’’ worden uitgevoerd, maar waarvoor op dit moment geen capaciteit beschikbaar is. Hieruit kan worden opgemaakt dat de werkvoorraad feitelijk groter is, maar dat verschillende werkzaamheden op dit moment niet kunnen worden uitgevoerd en reeds zijn afgeschaald. De formatiebehoefte voor het team Vergunningverlening, Toezicht & Handhaving en Juridisch is dan ook hoger dan dat uit de tabel(len) kan worden opgemaakt.

16 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

3. De impactanalyse In 2024 treden de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) en de Omgevingswet in werking. Het is de verwachting dat deze stelselwijzigingen een grote verandering teweegbrengen op de wijze waarop gemeenten werken, bijvoorbeeld op de organisatie, de samenwerking in de keten, de systemen en de (werk)processen. Met de komst van de Wkb vallen bepaalde taken weg, waar de gemeente dan ook geen leges meer voor in rekening kan brengen. Met de Omgevingswet, worden andere termen gebruikt, wordt ‘de Knip’ geïntroduceerd en wordt de mogelijkheid geboden tot maatwerk. Het is belangrijk dat de gemeente Haarlem goed voorbereid is op de komst van zowel de Wkb als de Omgevingswet en inzichtelijk krijgt welke organisatorische effecten men kan verwachten. In dit hoofdstuk wordt een eerste indicatie gegeven van de gevolgen voor de werkvoorraad en daarvoor benodigde formatie en welke keuzes hierin gemaakt kunnen worden. Het verkregen inzicht wordt uitgewerkt door middel van een tweetal sporen, namelijk: ▪

In spoor 1 worden de hoofdlijnen van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) gepresenteerd, evenals een analyse die inzicht geeft in de benodigde capaciteit en het toekomstig werkaanbod.

▪

In spoor 2 worden de belangrijkste thema’s ten aanzien van de invoering van de Omgevingswet op een rij gezet en wordt een beeld geschetst van de mogelijke impact waarmee de gemeente rekening dient te houden.

Samengevat worden in dit hoofdstuk de belangrijkste organisatorische gevolgen van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) op het werkaanbod en tijdsbesteding van VTHtaken19 in beeld gebracht.

3.1 Spoor 1: Impactanalyse Wkb Het doel van dit deel van het rapport (spoor 1) is een helder beeld te schetsen van de gevolgen van de Wkb voor het vergunnen van en toezicht houden op omgevingsvergunningen voor de activiteit bouwen. Tevens wil de gemeente inzicht in de gevolgen van de Omgevingswet voor de afdeling VTH. Hierbij wordt ingegaan op: • • •

Het werkaanbod en de benodigde capaciteit voor de activiteit bouwen; De gemiddelde tijdsbesteding per product; Andere aandachtspunten.

De Wkb zorgt ervoor dat de aanvrager van een omgevingsvergunning primair verantwoordelijk is om aan te tonen dat een bouwwerk voldoet aan de eisen uit het Bouwbesluit 2012. Dit gaat onder de Omgevingswet op in het Besluit bouwwerken leefomgeving (hierna Bbl). Dit betekent dat gemeenten niet meer het bevoegd gezag zijn om te toetsen en toe te zien op de naleving van de bouwtechnische voorschriften in de vergunningen- en realisatiefase. Hiervoor in de plaats komt een stelsel van private kwaliteitsborging. Daarentegen blijft de gemeente bevoegd gezag in het kader van de handhaving. De Wkb heeft daarmee invloed op het werkaanbod en de benodigde capaciteit van de gemeente Haarlem. Voor deze impactanalyse is met betrekking tot de Wkb informatie over de inrichting van het nieuwe stelsel gebruikt, die op het moment van dit schrijven, beschikbaar is gesteld door de wetgever en het 19

Het betreft hier alleen het effect van Wkb op de Wabo vergunningverlening en het bouwtoezicht.

17 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

Instituut voor Bouwkwaliteit (www.stichtingibk.nl). Dit betreft de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen, het bestuursakkoord van het ministerie van BZK en de VNG, het ontwerpbesluit kwaliteitsborging voor het bouwen, de beantwoording van Kamervragen over het ontwerpbesluit en de brief van minister Ollongren aan de Eerste Kamer waarin zij nadere uitleg geeft over de invoering en uitwerking van de Wet. De volgende hoofdstukken behandelen achtereenvolgens: uitleg over de Wkb en de inwerkingtreding van de wet en de mogelijke gevolgen hiervan op de vergunningverlening en toezicht van de gemeente.

3.1.1 Hoodfdlijnen van de Wkb Deze paragraaf gaat in op de hoofdlijnen van de Wkb, te beginnen met de context en doelen van de wet. Hierna volgt uitleg over de relatie tussen de Wkb en de Omgevingswet en de verschillende type bouwwerken onder de Wkb. Dan komen de verschillende partijen in het nieuwe stelsel van private kwaliteitsborging aan bod. Tot slot gaan we in op de rol van de gemeente in het bouwproces onder de Wkb en de verdere implementatie en evaluatie van de wet. De mogelijke impact van deze stelselwijziging voor de gemeente Haarlem zal op pagina 21 in paragraaf ´´3.2.2 Impact Wkb op gemeente Haarlem´´ weergegeven worden. Context Na verschillende incidenten constateerde de wetgever in de jaren negentig dat de bouwkwaliteit is afgenomen: de kennis bij bouwers is teruggedrongen, terwijl bouwwerken tegelijkertijd complexer geworden zijn. Ook is het bouwproces steeds meer versnipperd, waardoor in de praktijk afstemmingsproblemen ontstaan. In 1997 is dan ook een traject gestart met verschillende werkgroepen en commissies om tot verbetering te komen. Na een langdurig traject is op 18 april 2016 het Wetsvoorstel ‘kwaliteitsborging voor het bouwen’ naar de Tweede Kamer gestuurd.

Naar aanleiding van dit wetsvoorstel is op 17 januari 2019 een Bestuursakkoord gesloten tussen de minister van Binnenlandse Zaken (BZK) en de VNG, waarin nadere afspraken zijn gemaakt over de wijze waarop de Wkb kan worden ingevoerd. Het wetsvoorstel is uiteindelijk op 14 mei 2019 aangenomen door de Eerste Kamer. De Wkb treedt naar verwachting 1 januari, gelijktijdig met de Omgevingswet, in werking. Doel van de wet De Wkb heeft als doel de bouwkwaliteit te verbeteren. De wetgever wil dit bereiken door de positie van de consument te verbeteren en een nieuw stelsel van private kwaliteitsborging in te voeren (zie figuur 1). Vier privaatrechtelijke wijzigingen moeten de positie van de bouwconsument verbeteren: Opdrachtgevers krijgen meer mogelijkheden om de aannemer (bouwer) aan te sporen tot herstelwerkzaamheden wanneer bij oplevering blijkt dat een bouwwerk niet conform regelgeving en contractuele afspraken is gebouwd. Voor het aangaan van de overeenkomst moet de aannemer de bouwconsument straks schriftelijk en ondubbelzinnig informeren over de wijze waarop de aannemer verzekerd is, dan wel een andere financiële zekerheid kan bieden aan de bouwconsument met betrekking tot de risico’s voor het bouwen van het bouwwerk. De bouwconsument heeft momenteel al een opschortingsrecht, maar na de wetswijziging moet de aannemer de bouwconsument hier expliciet op wijzen.

Tot slot moet de aannemer straks een opleverdossier afgeven aan de bouwconsument.

18 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

Belangrijker voor gemeentes is het tweede onderdeel van de Wkb, namelijk de invoering van het stelsel van private kwaliteitsborging. Dit houdt in dat de preventieve bouwkundige toets door de overheid wordt geschrapt. In plaats daarvan moeten initiatiefnemer zelf zorgen voor – via wettelijke eisen gereguleerde – kwaliteitsborging.

Figuur 1: Wet kwaliteitsborging voor het bouwen en het primaire doel

Verschillende activiteiten en bouwwerken Omgevingswet: ‘de knip’ in omgevingsplan- en bouwactiviteit De Wkb wordt tegelijk ingevoerd met de Omgevingswet. Onder de Omgevingswet wordt de huidige omgevingsvergunning voor het bouwen in twee activiteiten opgesplitst, de technische bouwactiviteit en de ruimtelijke omgevingsplanactiviteit: •

Bij de bouwactiviteit gaat het om beoordeling van een bouwplan aan de bouwtechnische voorschriften in het Bbl. De benodigde toestemming voor een bouwactiviteit is landelijk bepaald en kan vergunningplichtig, meldplichtig of vergunningvrij zijn.

Bij een omgevingsplanactiviteit gaat het om beoordeling aan de ruimtelijke regels van het Omgevingsplan. Het vergunningstelsel voor de omgevingsplanvergunning wordt – behoudens enkele van rijkswege vergunningsvrije activiteiten – door gemeenten bepaald. Gemeenten kunnen middels het omgevingsplan zelf bepalen wat voor type toestemming vooraf voor een bouwplan nodig is. Figuur 2 geeft ‘de knip’ in de vergunning onder de Omgevingswet schematisch weer.

19 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

Figuur 2: Schematisch overzicht van ‘de knip’ in combinatie met de nieuwe meldingsplicht

Gevolgklassen en Bouwbesluittoetsvrije bouwwerken Zoals eerder aangegeven treedt de Wkb en het stelsel van private kwaliteitsborging niet direct voor alle bouwwerken in werking. Er wordt gestart met de meer eenvoudige bouwwerken. Pas als na evaluatie blijkt dat het stelsel de bouwkwaliteit verbetert tegen aanvaardbare kosten kunnen de meer complexe bouwwerken ook onder het stelsel komen. De complexiteit van bouwwerken wordt gedefinieerd in gevolgklassen, die een vervolg zijn uit het Bouwbesluit 2012 en de Regeling Bouwbesluit. Naast het onderscheid in gevolgklassen, bestaat onder de Wkb ook een reeks bouwwerken waarvoor het technisch toetsen en toezicht helemaal komt te vervallen. Het gaat hier om veelvoorkomende eenvoudige bouwwerken. Deze zogenaamde Bouwbesluittoetsvrije bouwwerken zijn bouwwerken die op dit moment meestal al vergunningsvrij zijn, maar vanwege hun ligging een vergunningplicht hebben. Deze bouwwerken moeten net als alle vergunningsvrije bouwwerken voldoen aan de technische eisen uit het Bbl, er vindt alleen geen preventieve toetsing en toezicht meer plaats. De Wkb verandert niets aan de vergunningsverplichting voor ruimtelijke eisen aan deze bouwwerken. In de bijlage 1 worden de verschillende gevolgklassen en de Bouwbesluittoetsvrije bouwwerken gedefinieerd.

De definiëring voor Bouwbesluittoetsvrije bouwwerken en gevolgklasse 1 komt voort uit artikel 2.27, respectievelijk artikel 2.17, van het Bbl. De definiëring voor gevolgklasse 2 en 3 komen uit de memorie van toelichting van de Wet. Te lezen is dat de definiëring van gevolgklassen 2 en 3 nog behoorlijk globaal is. De wetgever zal hier in een later stadium meer duidelijkheid over geven. De Bouwbesluittoetsvrije bouwwerken en de bouwwerken vallend onder gevolgklasse 1 gaan direct onderdeel uitmaken van het stelsel van de private kwaliteitsborging. Het nieuwe stelsel van private kwaliteitsborging De Wkb legt de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van bouwen nadrukkelijk neer bij de markt. Er dient een kwaliteitsborger te worden ingehuurd die toetst en toeziet op de bouwkwaliteit van de aannemer. Daarnaast leveren instrumentaanbieders de instrumenten waarmee kwaliteitsborgers 20 Senze®

Burgemeester van Karnebeeklaan 6, 2585 BB Den Haag - E: info@senze.nl | 070 – 205 74 27 KVK: 27304708 | RABO: NL13RABO0146298519 | BTW: NL8183.91.443.B01

beoordelen of het bouwwerk voldoet aan de technische eisen van het Bbl. Een publieke toezichthouder ziet ten slotte toe op de kwaliteit van de instrumenten. Een kwaliteitsborger ziet toe op het voldoen aan de minimumeisen uit het Bbl door toepassing van een instrument voor kwaliteitsborging. Deze partij is onafhankelijk van de opdrachtgever, ontwerper en bouwer. Het instrument beschrijft de wijze van inrichting en uitvoering van de kwaliteitsborging. Het instrument moet daarnaast voldoen aan de wettelijk gestelde eisen om toegelaten te worden tot het stelsel alvorens deze mag worden toepast door een kwaliteitsborger. De toepassing van het instrument moet garanderen dat er bouwwerken ontstaan waarbij een gerechtvaardigd vertrouwen is dat deze voldoen aan de technische eisen van het Bbl. Deze instrumenten kunnen gedifferentieerd worden naar gevolgklasse, mate van complexiteit en/of type bouwwerk. Verder wordt er een publieke toezichthouder ingesteld. Deze toelatingsorganisatie zal de instrumenten beoordelen volgens de hiervoor gestelde regels voordat deze worden toegelaten tot het stelsel. De toelatingsorganisatie krijgt handhavingsbevoegdheden om op te treden wanneer een instrument voor kwaliteitsborging onvoldoende blijkt bij te dragen aan de borging van de bouwkwaliteit.