Document · PDF

20220741308 2. Bijlage 1 Jaarstukken cocensus 2021

commissie Bestuur 16 juni 2022, gemeente HaarlemBij agendapunt: Jaarstukken 2021 gemeenschappelijke regeling Cocensus27.536 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 3

Na onderzoek werd in deze zaken het dossier opnieuw in behandeling genomen. Deze klachtendossiers zijn als gegrond of deels gegrond geregistreerd. In de gevallen van bejegening werd per brief of persoonlijk contact opgenomen. Deze klachten waren deels gegrond omdat er geen letterlijke reconstructie van de gesprekken gemaakt kon worden.

Externe Klachtenbehandeling Wanneer burgers niet tevreden zijn over de wijze waarop hun klacht is afgehandeld, kan op grond van de Awb, een klacht bij een externe instantie worden ingediend. Cocensus is voor de externe klachtenbehandeling aangesloten bij de Nationale Ombudsman. In 2021 zijn zeven klachten van Cocensus ingediend bij de Nationale Ombudsman.

Jaarstukken Cocensus 2021

Behorend t bij cnM

veridnrmg d.d. ~T~ rn m <_____<a S

» CM CD CM

11-03-2021

Pagina 28

Overzicht van aantallen behandelde zaken door/bij Nationale Ombudsman:

In behandeling per 1 januari 2021________________ Ontvangen in de periode 1 januari tot en met 31 december 2021 Totaal te behandelen 2021

Behandeld 2021 Zonder onderzoek1__ met rapport met rapportbrief2 tussentijds beëindigd (interventie)3 bemiddeling of goed gesprek

4 7 11

Nog in behandeling op 31 december 2021

Schriftelijke klachtbehandeling, gericht op het geven van een oordeel, is voor de Nationale Ombudsman een uitzondering geworden. Burgers nemen vooral telefonisch contact op. Niet alleen met klachten, maar ook met vragen of verzoeken om informatie. Veel daarvan wordt direct telefonisch afgehandeld. Bijvoorbeeld door (juridische) informatie en uitleg te geven ofte verwijzen naarde juiste procedures. Veel zaken die bij de Nationale Ombudsman worden voorgelegd, zijn bij Cocensus dan ook (nog) niet bekend. Daarnaast wordt door de Nationale Ombudsman ook regelmatig contact met Cocensus opgenomen, zonder daarbij gebruikte maken van de formele onderzoeksbevoegdheid.

Toelichting hoe onder andere een klacht, vraag of verzoek is afgehandeld.

1 afgehandelde dossiers zonder onderzoek: in deze zaken is door de Nationale Ombudsman geen contact met Cocensus opgenomen of informatie verstrekt. Inhoud van de klachten is niet bekend. Dit zijn onder andere dossiers waarbij de klager is verwezen of geïnformeerd naar de juiste procedure of er is sprake van een lopende procedure bij rechter, rechterlijke uitspraak of de klacht is kennelijk ongegrond (klacht over gemeente Heerhugowaard m.b.t. verhoging OZB en afwijzen kwijtschelding gemeentelijke belastingen 2019 door gemeenschappelijke regeling Cocensus namens gemeente Haarlemmermeer). 2 met brief na onderzoek: deze zaken zijn ongegrond verklaard door de Nationale Ombudsman om reden van: a. bezit motorframe wat gezien wordt als 2e voertuig; b. terechte weigering acceptatie bewijs door HHNK en Cocensus en/of inschakeling arts

Cocensus had in beide gevallen het kwijtscheldingsverzoek afgewezen. Deze besluiten blijven gehandhaafd.

3 Dossier tussentijds beëindigd (interventie): na contact met de Nationale Ombudsman is uit onderzoek naar voren gekomen dat een en ander al vele jaren speelde, daarom werd alsnog ambtshalve vermindering voor oude belastingjaren verleend.

Jaarstukken Cocensus 2021

Behorende bq oue

verhlarmg d.d. ii-oj-mi:

Pagina 29

1.6

Privacy en gegevensbescherming

Beveiligingsincidenten In 2021 zijn er 58 beveiligingsincidenten geregistreerd. Daarvan bestaan 49 gevallen uit geopende retourpost. Vier incidenten zijn veroorzaakt door medewerkers en vijf incidenten door externe partijen. Van de incidenten die door medewerkers zijn veroorzaakt betrof in het in drie gevallen een e-mail met persoonsgegevens naar een verkeerd e-mailadres. In één geval heeft een medewerker stukken met persoonsgegevens laten liggen bij de rechtbank.

Meldingen aan AP en betrokkenen Er wordt melding gedaan aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen, indien de gevolgen van het beveiligingsincident voor de privacy van de betrokkene aanzienlijk of groot kunnen zijn. Ook de aard en omvang van het incident, alsmede de gevoeligheid van de persoonsgegevens die bij het incident betrokken zijn, spelen een rol bij de beoordeling van de vraag of er een melding gedaan moet worden. In 2021 is er slechts in 1 geval melding gedaan aan de toezichthouder en de betrokkene. Hier ging het om een verkeerd verzonden e-mail met bijlagen, waarin gevoelige persoonsgegevens stonden over de financiële situatie van de betrokkene. Rechten en verzoeken van betrokkenen In 2021 zijn er vijf verzoeken ontvangen in verband met de uitoefening van de rechten op grond van de AVG. Twee daarvan bevatten, naast het verzoek om informatie, ook een verzoek om een kopie van alle persoonsgegevens die van de betrokkenen worden verwerkt.

Verzoeken om gegevenslevering Wij registreren de verzoeken om gegevenslevering van opdrachtgevers en de informatieverzoeken van de Belastingdienst in Heerlen op grond van artt. 47 en 48 Awr. In 2021 hebben we 90 keer een verzoek om gegevenslevering ontvangen. Daarvan waren 48 verzoeken afkomstig van de opdrachtgevers, waarvan 6 verzoeken na de beoordeling zijn afgewezen. 42 verzoeken zijn gedaan door de Belastingdienst. In 2021 zijn er 2 verzoeken om gegevenslevering ontvangen, die na de beoordeling in aanmerking zijn gekomen voor ontheffing van de geheimhoudingsplicht. Deze twee nieuwe ontheffingen worden in het eerste kwartaal van 2022 aan de ontheffingsregeling toegevoegd.

Beveiligingsincidenten Meldingen aan AP en betrokkenen Rechten en verzoeken van betrokkenen Verzoeken om gegevenslevering

2018

2019

2020

2021

fabel 2018/2019/1020/2021

Jaarstukken Cocensus 2021

reritlzring <Ld. JZ C! >73 £-------- r.1 5=

Pagina 30

Behorende bij onze

114)3-2022

astrii

Financiële verantwoording

2.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Naast de gepresenteerde jaarrekeningcijfers is het van belang om enerzijds inzicht te verschaffen in de mee- en tegenvallers die zich kunnen voordoen (de risico's) en anderzijds de mogelijkheden om tegenvallers op te kunnen vangen (weerstandscapaciteit). Dit geeft een beeld over de financiële positie van Cocensus en in hoeverre we in staat zijn om tegenvallers op te vangen zonder dat dit ons tot bezuinigingen dwingt. Wat betreft het weerstandsvermogen kan geconstateerd worden dat Cocensus in 2007 van start is gegaan zonder een reservepositie van waaruit tegenvallers kunnen worden opgevangen. Feitelijk bestaat het weerstandvermogen uit niets anders dan de in de begroting opgenomen post voor onvoorziene uitgaven. Wel zijn er afspraken gemaakt met de opdrachtgevers over het opbouwen van weerstandsvermogen. Deze kan worden gevoed tot een maximum van € 250.000 middels positieve rekening-resultaten. Stand ultimo 2021 € 250.000. Over 2021 is een positief resultaat geboekt van € 553.928. In de vergadering van het AB Cocensus 11 maart 2022 zal worden vastgesteld hoe dit overschot wordt verwerkt.

Risico's leder half jaar worden de risico's en de bijbehorende beheersmaatregelen geactualiseerd en vastgesteld door het MT van Cocensus. Met de outsourcing van de ICT (technische infrastructuur en technisch beheer) is een belangrijke kwetsbaarheid binnen de organisatie weggenomen. Ook de aankoop van een nieuw kantoorpand heeft het risico met betrekking tot de huisvesting van Cocensus weggenomen. Omdat Cocensus een uitvoeringsorganisatie is via strakke processen Is er in die zin sprake van weinig risico's anders dan de beheersing van de primaire processen.

Kengetallen financiële positie In de BBV wordt voorgeschreven om kengetallen op te nemen om de financiële positie voor raadsleden inzichtelijker te maken. Voor de gemeenschappelijke regeling Cocensus zijn de volgende kengetallen van toepassing:

De netto schuldquote De netto schuldquote is gelijk aan het totaal van de vaste schulden, de vlottende schulden en de overlopende passiva minus het totaal van de uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar, de liquide middelen en overlopende activa ten opzichte van hettotaalsaldo aan baten: Ultimo 2021 bedraagt de netto schuldquote: 15.895.419 - 2.278.428 x 100% = 84,97% 15.415.329 Netto schuldquote is minder dan 100%, hierdoor wordt de netto schuldquote beschouwd als goed.

Jaarstukken Cocensus 2021

Behorende bij onze

verishriag d.d

11-03-1022

astrifc^

Pagina 31

Solvabiliteitsratio Het solvabiliteitsratio is een kengetal dat de verhouding weergeeft tussen het eigen vermogen en het totaal van alle passiva op de balans.

803.928 x 100% = 4,81% 16.699.347

Ultimo 2021 bedraagt het solvabiliteitsratio:

De solvabiliteitsratio bij Cocensus is erg laag. Het is een bewuste keuze van het Bestuur van Cocensus om bij de verbonden partij geen grote algemene reserve te laten ontstaan. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte is het verhoudingscijfers tussen het saldo van de structurele lasten en baten (gecorrigeerd voor incidentele lasten en baten en voor de structurele mutaties op de reserve) ten opzichte van het totaal aan baten. Het saldo van de jaarrekening 2021 van Cocensus bestaat voor een bedrag van € 201.529 uit incidentele (niet geraamde) baten.

Ultimo 2021 bedraagt de structurele exploitatieruimte:

553.928 - 201.529 x 100% = 2,29% 15.4153.329

Een structurele exploitatieruimte boven 0,6% wordt beschouwd als voldoende. De financiële kengetallen met betrekking tot grondexploitatie en gemeentelijke belastingcapaciteit zijn niet van toepassing voor de gemeenschappelijke regeling Cocensus.

2.2

Fina ncieri ngs pa rag ra af

Deze paragraaf geeft u inzicht in de sturing, beheersing en controle van de treasuryfunctie van Cocensus.

De kasgeldlimiet beperkt het risico van stijgende rentelasten voor de kortlopende financiering. De vlottende middelen en de vlottende schulden worden toegespitst op uitstaande gelden met een rente typische looptijd korter dan een jaar. Er is geen sprake van een vlottende schuld, de vlottende activa betreft de liquide middelen inclusief de uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rente typische looptijd korter dan één jaar van € 1.218.635. Het absolute risico van de kortlopende financiering voor Cocensus is niet groot omdat meer dan 95% van de financiële transacties gerelateerd is aan de opdrachtgevende deelnemers van de gemeenschappelijke regeling. Cocensus beschikt over een door het bestuur vastgestelde notitie treasurybeleid, die is opgesteld en geactualiseerd met advisering van de BNG (Bank Nederlandse Gemeenten).

Totaal vlottende middelen Totaal vlottende schuld Toegestane kasgeldlimiet

Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

-1.409.787

-4.348.757

-4.028.335

-1.813.422

1.241.300

1.24*1.300

1.241.300

Ruimte onder de kasgeldlimiet

-2.651.087

-5.590.057

-5.269.635

-3.054.722

Begrotingstotaal 2021

15.137.800

Percentageregeling

Kasgeldlimiet

Jaarstukken Cocensus 2021

8,20%

1.241.300

1.241300

1.241.300

Pagina 32

Behoreade bij onxe

VKidarmg d.d. ZC rr? '7J i_____E

11-03-2022

wrh»*j

wrti

De rente-risiconorm beperkt het renterisico op de langlopende financiering. De norm bevordert de spreiding van de looptijden van de kapitaalmarktleningen (langer dan 1 jaar) door de omvang te beperken van de leningen waarvoor de rente in een bepaald jaar moet worden aangepast (renteherziening). Voor Cocensus speelt dit niet. Het saldo van langlopende schulden bedraagt per 31 december 2021 € 13.490.000. Dit is opgebouwd uit 6 bestaande leningen: uit 2013 (looptijd 10 jaar), uit 2016 (looptijd 10 jaar), uit 2019 (looptijd 25 jaar), uit 2020 (looptijd 25 jaar) en 2 uit 2021 (looptijd 40 jaar en 10 jaar). De looptijden van de leningen zijn in overeenstemming met de afschrijvingstermijnen van de daaruit gefinancierde investeringen.

De boekwaarde van de vaste activa bedraagt per 31 december 2021 € 13.920.920. Renteriskonorm 1. Renteherziening

2021

2022

2023

2024

2. Aflossingen

885.000

635000

3. Renterisico

885.000

635.000

4. Renterisiconorm

3.027.560

2.986.760

2.978.880

2.941.860

5. Ruimte onder

2.142.560

2.101.760

2.093.880

2.306.860

20%

' 4b. Begrotingstotaal

15.137.800

14.933.800

14.894.400

14.709.300

4. Renterisiconorm

3.027.560

2.986.760

2.978.880

2.941.860

• renterisiconorm

4a. Ministeriële regeling

vastgestelde percentage

Voor het uitoefenen van de treasuryfunctie is inzicht nodig in de kasstromen, zowel de huidige als de toekomstige. Deze kasstromen bestaan uit operationele activiteiten (de exploitatie), investeringen en activiteiten in het kader van financiering (aflossingen, stortingen etc.). Het inzicht wordt verkregen via een actuele liquiditeitsplanning. Cocensus beschikt over een verplichtingenadministratie ten behoeve van de liquiditeitsplanning. Cocensus heeft hier als voordeel, dat alle belastinginkomsten bij de opdrachtgevende gemeenten terecht komen. De liquiditeitsplanning heeft derhalve betrekking op de relatieve kleine en beheersbare bedrijfsvoering van Cocensus.

Wat betreft de financieringswijze heeft Cocensus er voor gekozen om aan te sluiten bij de BNG. Enerzijds omdat Cocensus eenvoudig te klein is om zelfstandig de markt te benaderen en anderzijds omdat financiering via de BNG ook aan de opdrachtgevende gemeenten maximale zekerheid biedt. Het financieringsresultaat bestaat uit het verschil tussen het totaal van de werkelijk betaalde rente over de financieringsmiddelen en het totaal van de renteontvangsten (inclusief doorberekende rente). Over 2021 is in totaal een bedrag betaald aan rente van € 61.855. De ontvangen rente is na de introductie van het Schatkistbankieren zeer beperkt van omvang. Over 2021 is er geen rente ontvangen. Per saldo komt het financieringsresultaat uit op € 61.855.

Jaarstukken Cocensus 2021

Bdunvad* bq on» vtitiariag d.d.

11-03-2022

Pagina 33

2.3

Verbonden partijen

De gemeenschappelijke regeling Cocensus is per 31 december 2021 primair verbonden aan de aan de GR deelnemende gemeenten: Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Wormerland, Oostzaan, Alkmaar, Heerhugowaard, Bergen, Langedijk, Den Helder, Castricum, Uitgeest en Heiloo. 2.4

Rechtmatigheid

Het beginsel van rechtmatigheid binnen zowel de primaire als secundaire processen van Cocensus maakt integraal onderdeel uit van de accountantscontrole. Daarnaast zijn er binnen de organisatie een aantal maatregelen genomen om tussentijds ten behoeve van de eigen organisatie en ten behoeve van de genoemde accountantscontrole de rechtmatigheid te beoordelen. Een van de belangrijkste instrumenten daarbij is de interne controle, waarbij de onafhankelijke kwaliteitsfunctionaris op basis van steekproeven periodiek (maandelijks of driemaandelijks) de rechtmatigheid controleert. Dit geschiedt bijvoorbeeld voor de volledige crediteurenadministratie en voor de salarisadministratie, maar ook voor een aantal primaire processen zoals de verleende kwijtschelding en de bezwaarafhandeling. In het kader van het M&O beleid (misbruik- en onrechtmatig gebruik) zijn er zaken geregeld via het personeelsbeleid (zoals bijvoorbeeld de integriteitsverklaring, de inventarisatie en de al of niet verleende toestemming van nevenwerkzaamheden e.d.). Daarnaast worden ook de belastingaan slagen, inclusief de eventuele bezwaarafhandelingen onderzocht van de eigen medewerkers die wonen binnen het beheersgebied van Cocensus.

Jaarstukken Cocensus 2021

Pagina 34 Bdwraade bij «om verkUring d.d.

rx: tü tr* £____ o.'

,r—

E f

114)3-2022

astrii

Jaarrekening

3. 1.1

Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar Primaire Begroting 2021

1«

2«.

begrotings wijziging 2021

Rekening 2021

Rekening 2020

Afwijking 2<le begrotingswijz. to.v. rekening 2021

Totaal Baten

15.137.800

15.143.800

15.213.800

15.415.329

14.979.919

201.529

Totaal Lasten

15.137.800

15.143.800

15.013.800

14.861.400

14.752.868

152.400

-200.000

553.928

227.051

353.928

-200.000

553.928

227.051

353.928

begrotings wijziging 2021

2n‘ begrotings wijziging 2021

Rekening 2021

Rekening 2020

Afwijking 2“ begrotingswijz. t.o.v. rekening 2021

9.152.400

9.106.700

9.275.000

9.155.416

8.835.615

119.584

456.300

350.000

270.000

381.921

412.014

-111.921

6.654

34.519

1.346

Gerealiseerd totaal saldo

baten en lasten Onttrekking aan reserves

Gerealiseerde resultaat

LASTEN

Primaire Begroting 2021

^1. Personeel

-Salarissen -Flexibele formatie

-Woon-/werkverkeer

198.000

98.000

8.000

-Opleidingen

183.000

185.000

130.000

122.258

93.427

,i. 7-742

-Overig

138.200

194.900

87.530

99.295

107.370

10.127.900

9.877.900

9.753.777

9.474.870

124423

-Kantoor

135.000

445.600

462.000

461.345

513.028

655

-Energie en water

100.000

51.400

20.367

136.400

31.033

-Kapitaallasten

569.600

532.100

357.400

357.433

115.276

-33

28.600

35.576

190.300

170.000

251.540

104.359

-81.540

994.900

1.268.000

1.069.400

1.126.261

869.063

-56.861

-Servers

255.000

248.100

271.800

300.604

283.070

-28.804

-Netwerk/infrastructuur

394.600

388.300

162.400

157.291

279.637

5.109

-Pc's en randapparatuur

41.100

43.400

43.899

50.400

-499

-Belastingapplicaties

1.175.000

1.176.600

1.134.500

1.105.664

1.105.088

28.836

-Kantoorapplicaties

312.200

289.100

520.100

506.366

381.595

13.734

69.800

80.800

78.110

86.918

2.690

2.247.700

2.213.000

2.191.935

2.186.708

21.065

1.479.600

1.488.200

1.438.200

1.358.789

1.852.786

79.411

38.400

56.000

61.855

35.769

-5.855

Totaal Personeel 2. Huisvesting

-Onderhoud pand -Diensten Totaal Huisvesting

-6.976

3. Automatisering

-Telefonie

Totaal Automatisering

4. Overige uitgaven -Diverse posten -Werkelijke rente BNG

-21.813

-Gecalculeerde rente

-110.000

-118.600

Totaal Overige uitgaven

1.408.000

1.425.600

1.494.200

1.420.644

1.866.742

73.556

5. Projecten

-Project WOZ m3 - m2

Totaal Projecten Totaal lasten

Jaarstukken Cocensus 2021

359.300

368.784

355.486

-9.484

359.300

368.784

355.486

-9.484

15.137.800

15.143.800

15.013.800

14.861.400

14.752.868

152.400

Behorende bjj mat

veridaringd.d. 11-0 3-2W2

n* intlb.v

Pagina 35

Primaire Begroting 2021

BATEN

1«.

begrotings wijziging 2021

2«* begrotings wijziging 2021

Rekening 2021

Rekening 2020

Afwijking 20® begrotingswijz. t.o.v. rekening 2021

1. Bijdragen deelnemers GR

-Haarlemmermeer

3 932.500

3.932.500

3.851.800

-Haarlem

3.050.800

2.988 200

-Beverwijk

808.100

791.500

-Hillegom

359.400

352.000

-Oostzaan

218.400

213.900

-Wormeriand

-Alkmaar

352.000

344.800

1.756.800

1.720.700 876.300

-Heerhugowaard

894.700

-Bergen

797.400

781.000

-Langedijk

480.100

470.200

-Den Helder

939.500

920.200

-Uitgeest

245.900

240.900

-Castricum

572.600

560.800

-Heiloo Totaal bijdragen deelnemers GR

344.600

337.500

14.752.800

14.449.800

10.000

80.000

245.129

204.191

165.129

75OOO.

81.000

117.399

6.758

36.399

300.000

296.400

385.000

391.000

461.000

662.529

530.119

201.529

15.137.800

15.143.800

15.213.800

15.415.329

14.979.919

201.529

200.000

553.928

227.051

353.928

200.000

553.928

227.051

353.928

2. Overige baten -Uitbreiding dienst verlening opdrachtgevers -Uitbreiding dienst verlening derden -Meeropbrengst Dwanginvordering

22.770

-Overige inkomsten

Totaal overige baten Totaal baten Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten

Onttrekking aan reserves

Gerealiseerde resultaat

3.2

Begrotingsrechtmatigheid

Naar aanleiding van de Bestuursrapportages heeft het bestuur in 2021 twee wijzigingen van de begroting vastgesteld. Het verschil tussen realisatie en laatste wijziging van de begroting is nog best aanzienlijk. Dit kom met name door lagere personeelslasten van een tweetal vacatures die niet konden worden ingevuld en door hogere opbrengsten door extra opdrachten van enkele gemeenten. Omdat het een positief resultaat betreft, wordt wel voldaan aan het criterium van rechtmatigheid van de begroting

Jaarstukken Cocensus 2021

Pagina 36

Behorende bij onze verHaring d.d.

rrs £_ __

o.»

114)3-1021

3.3

Overzicht algemene dekkingsmiddelen

14.752.800

Z’*’ begrotingswijziging 2021 14.752.800

61.855

56.000

Rekening 2021 De bijdrage van de deelnemende gemeenten

Saldo van de financieringsfunctie

• •

De bijdrage van de deelnemende gemeenten is per gemeente gespecificeerd; Saldo van de financieringsfunctie: het saldo van de rentelasten en rentebaten is een last van € 61.855.

Jaarstukken Cocensus 2021

Behonmd* bij onzt verklaring <Ld.

11-03-2022

Pagina 37

Wet normering topinkomens

3.4

De WNT is van toepassing op Cocensus. Het voor Cocensus toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2021 € 209.000. 1.

Bezoldiging topfunctionarissen

la. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling Gegevens 2021

G.GJ. Schipper

bedragen x € 1

| Functiegegevens

Directeur

■ Aanvang en einde functievervulling in 2021

01/01-31/12

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor In fte)

1,0

Dienstbetrekking?

j Bezoldiging______________________________ Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

124.443

Beloningen betaalbaar op termijn

21.675 146.118

! Subtotaal

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

209.000

' -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen

bedrag i Bezoldiging

N.v.t.

146.118

Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom | de overschrijding al dan niet is toegestaan__________

Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde

N.v.t. N.v.t.

betaling Gegevens 2020

G.GJ. Schipper

bedragen x € 1

Directeur

| Functiegeg evens_________________________

I Aanvangen einde functievervulling in 2020

01/01-31/12

TÖ

I Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) | Dienstbetrekking?

Bezoldiging 123.268

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

I Beloningen betaalbaar op termijn

20.382

Subtotaal

143.650

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

201.000

i Bezoldiging

143.650

In het kader van de Wet Normering topinkomens (WNT) is bovenstaand format vastgesteld, teneinde te voldoen aan de publicatieplicht met betrekking tot de bezoldiging van topfunctionarissen.

Jaarstukken Cocensus 2021

Pagina 38 Behorende bij onze

ZC ‘77 ‘35 £-------- E*

CO !

reridering d.d. 114)3-2022

In bovenstaand overzicht wordt in de kolom beloning het brutoloon van de directeur van Cocensus vermeld, inclusief het werkgeversaandeel met betrekking tot de pensioenopbouw. De maximale bezoldigingsnorm 2021 is gebaseerd op het ministersalaris 2021 (€ 209.000), waarbij bij de bezoldiging ook rekening gehouden dient te worden met eventuele belaste onkostenvergoedingen en de pensioenbijdrage van de werkgever.

lb. Leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking in de periode kalendermaand 1 t/m 12. Is niet van toepassing bij Cocensus. 1c. Toezichthoudende topfunctionarissen.

Is niet van toepassing bij Cocensus.

ld. Topfunctionarissen met een totale bezoldiging van € 1.700 of minder. uegevens 2021 NAAM TOPFUNCTIONARIS

FUNCTIE

De heer M.R.J. Rog

Lid DB en AB Lid DB en AB

De heer E. de Raadt De heer J. Nobel De heer A. de Jong

Plv. voorzitter Db en AB Lid AB

De heer H. Erol Mevrouw N. Özütok

Lid DB enAB Lid Db en AB

De heer R. Monen

LidAB

De heer J. Schalkwijk De heer P. Dijkman

Lid AB Voorzitter AB en DB Lid AB

; De heer B. Flntelman De heer AJ. van den Beid

LidAB

'De heer J. Nieuwenhuizen

Lid AB en DB

De heer K. Visser

Lid AB

De heer A. Mans

Lid AB

De heer A.N. Dellemijn

Lid AB

De heer P. van Diepen

Lid AB

De heer C. Beentjes

Lid AB

Het algemeen en dagelijks bestuur bestaan uit de verantwoordelijke wethouders van de deelnemende gemeenten. Zij voeren toezichthoudende werkzaamheden uit op basis van hun functie bij de gemeenten. De bestuurders ontvangen geen bezoldiging of onkostenvergoeding voor de werkzaamheden ten behoeve van de GR Cocensus. Ie Topfunctionaris met een totale bezoldiging van meer dan € 1.700

Is niet van toepassing bij Cocensus.

Jaarstukken Cocensus 2021

Behorende bij onxc

verklaring d.d. 114)3-2021

astrii

lb«.

Pagina 39

If. Topfunctionaris met een totale bezoldiging van meer dan € 1.700 waarop de anticumulatie bepaling van toepassing is.

Is niet van toepassing bij Cocensus.

Ig. Topfunctionaris met een totale anticumulatiebepaling van toepassing is.

bezoldiging

van

€

1.700

minder

waarop

Is niet van toepassing bij Cocensus. 2. Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen.

Is niet van toepassing bij Cocensus.

3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT. Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2021 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen.

Is niet van toepassing bij Cocensus.

Jaarstukken Cocensus 2021

Pagina 40

Behorende bq onze verklnrtng d.d.

ZE '77 >T! I____ tt* E

■7^! CC* ’ CO !

11-03-202:

inti L v

3.5

Balans

Activa

pi P2

Vaste activa Materiële vaste activa - Investeringen met economisch nut Totaal vaste activa

balans per 1.1.2021

balans per 31.12.2021

11.863.215 11.863.215

13.920.920 j 13.920.920

525.541 1.353 831

'787.869 j 1 605 672 j

22 247.175

22 207.729 j

151 296

177.136 !

Vlottende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar - Vorderingen op openbare lichamen; - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rente typische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen - Kassaldi - Banksaldi Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal vlottende activa

2.277.865

2.778.428

Totaal-generaal

14.141.079

16.699.347 I

Passiva

balans per 1.1.2021

balans per 31.12.2021

250.000 227.051

250.000 553.920

Vaste schulden met een rente typische looptijd van één jaar of langer Onderhandse leningen van binnenlandse banken en overige financiële instellingen

8 150.000

13.490.000

Totaal vaste passiva

8.627.051

14.923.928

1.459.614 2.000 000

715.944

1.317.304

1.211.831

Vaste passiva Eigen vermogen -Algemene reserve -Gerealiseerd resultaat

Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één Jaar , - Overige schulden - Kasgeldleningen aangegaan bij openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden 4 Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betalingen komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaarvolume - Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen Totaal vlottende passiva

737.110

477.644

5.514.028

2.405.419

Totaal-generaal

14.141.079

16.699.347

Jaarstukken Cocensus 2021

Pagina 41

Belurreade bij onxe raddariag d.d.

11-63-2922

astr

3.6

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

3.6.1.

Inleiding

De jaarrekening 2021 is opgemaakt met (zover van toepassing op een gemeenschappelijke regeling) inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording (BBV) provincies en gemeenten.

3.6.2

Financiële positie

Op grond van de wet op de gemeenschappelijke regeling en de gemeenschappelijke regeling dragen de deelnemende gemeenten bij in eventuele tekorten/verliezen. 3.6.3

Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening

De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop deze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden sommige personele lasten toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt als gevolg van de nu geldende BBV geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van het bedrijfsplan te weten vier jaar.

Er is een afwijking op de regel mogelijk: indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (reorganisaties) dient wel een verplichting gevormd te worden.

3.6.4

Materiële vaste activa

De materiële vaste activa betreffen investeringen met een economisch nut. Deze zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. In dit boekjaar heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden. Opgenomen waarderingen en afschrijvingen op materiële vaste activa vinden plaats op basis van de vastgestelde Financiële Verordening Cocensus artikel 8 Waardering & afschrijving vaste activa. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn:

Gebouw Renovatie, restauratie en aankoop pand Technische installatie Veiligheidsvoorzieningen Kantoormeubilair Automatiseringsapparatuur PC-apparatuur Randapparatuur (PC-)software

40 jaar maxSOjaar max 25 jaar max 15 jaar max 10 jaar max 7 jaar max 5 jaar max 5 jaar max 5 jaar

Jaarstukken Cocensus 2021

Pagina 42 Behorend» bij onze

verkhuing d.d. 11-03-2022

astrii

intslk w

3.6.5

Langlopende schulden

Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rente typische looptijd van één jaar of langer. 3.6.6

Financiële instrumenten

Onder financiële instrumenten worden zowel primaire financiële instrumenten, zoals vorderingen en schulden, als financiële derivaten verstaan. Cocensus handelt niet in financiële derivaten en heeft procedures en gedragslijnen om de omvang van het kredietrisico te beperken.

Jaarstukken Cocensus 2021

Pagina 43

Behorende bij onze itridzrmg d.d. 114)3-2021

astrii

3.7

Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het

begrotingsjaar

152.400

Lasten

Personeel Salarissen Flexibele formatie Woon-/werkverkeer Opleidingen

Óverig Totaal Personeel

Voordeel

Rekening 2021

2* Begrotingswijaiging 2021

Rekening 2020

9.155.416

9.275.000

8.835.615

381.921

270.000

412.014

6.654

8.000

34.519

122 258

130.000

93.427

87.530

194.900'

99.295

9.753.777

9.877.900

9.474.870

Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van 2020

124.123

Voordeel

278.907

Nadeel

Toelichting:

Omdat thuiswerken het grootste gedeelte van 2021 de norm is geweest vallen de overige personeelskosten lager uit dat begroot. Hieronder vallen onder andere koffie, schoonmaak, personeelsbijeenkomsten etc. Verder is het vanwege de krapte op de arbeidsmarkt niet gelukt alle uitstaande vacatures op te vullen dit levert totaal een voordeel op van € 124.123. Het nadeel ten opzichte van 2020 komt door het CAO akkoord met daarin de verhoging per 1 december 2021 en de eenmalige uitkering. Huisvesting Kantoor

Rekening 2021

2‘ Begrotingswijziging 2021

Rekening 2020

461.345

462.000

513.028

Energie en water

20.367

51.400

136.400

Kapitaallasten

357.433

357.400

115.276

Onderhoud pand

35.576

28.600

Diensten

Totaal Huisvesting Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van 2020

251.540

170.000

104.359

1.126.261

1.069.400

869.063

56.861

Nadeel

257.198

Nadeel

Toelichting:

De uitgaven op het onderdeel Huisvesting komen € 56.861 hoger uit dan de begroting 2021 na laatste wijziging. Op het onderdeel diensten zijn enkele onvoorziene aanpassingen en verbeteringen gedaan ten behoeve van het nieuwe pand.

Ten opzichte van de jaarrekening 2020 zijn de kapitaallasten gestegen met € 242.157. Dit betreffen investeringen in het nieuwe pand. Bij de primaire begroting was er uitgegaan van een gunstigere afwikkeling van de huidige huurcontracten. Hierdoor is de begroting verhoogd met € 74.500.

Jaarstukken Cocensus 2021

verfchiug d.d.

Zn 'T? rry _____d' H

Pagina 44

Behorcndt bq ome 1143-201:

astrijjijmui »

o.'etrt.

ICT Servers Netwerk/infrastructuur Pc's en randapparatuur

Rekening 2021

2’ Begrotingswijziging 2021

300.604

271.800

283.070

157.291

162.400

279.637

Rekening 2020

43.899

43,400

50400

Belastingapplicaties

1.105.664

1.134.500

1.105.088

Kantoorapplicaties

506.366

520.100

381.595

Telefonie

78.110

80.800

86.918

Totaal ICT

2.191.935

2.213.000

2.186.708

Verschil ten opzichte van begroot Verschil ten opzichte van 2020

21.065

Voordeel

5.227

Nadeel

Toelichting:

De uitgaven op het onderdeel ICT komen nagenoeg overeen met de begroting 2021 na laatste wijziging. Ten opzichte van de primitieve begroting is het budget voor automatisering per saldo met € 34.700 verlaagd. Dit wordt mei name veroorzaak door het afschaffen van de kapitaalrente.

De ICT-lasten per onderdeel waren voor 2021 als volgt geraamd: Omschrijving Servers

Kapitaallasten 11.800

Overige kosten 260.000

Totaal 271.800

162.400

Netwerk/infrastructuur

33 000

129.400

Pc's en randapparatuur

40.400

3 000

43.400

Belastingapplicaties

221.100

913.400

1.134.500

Kantoorapplicaties

145.900

374.200

520,100

Telefonie

5.800

75.000

80.800

Totaal

458.000

1.775.000

2.213.000

De realisatie van de ICT-lasten in 2021 is als volgt : Kapitaallasten

Overige kosten

Totaal

Servers

11.760

288.844

300.604

Netwerk/infrastructuur

33.002

124.290

157.291

Omschrijving

Pc's en randapparatuur

40.356

3.543

43.899

Bclastingapplicaties

221.059

884.604

1.105.664

Kantoorapplicaties

145,899

.360,467,

506.366

Telefonie

5.800

72 310

78.110

Totaal

457.876

1.734.058

2.191.935

Jaarstukken Cocensus 2021 Behorende by onze rerkkriag d-d.

11-03-2M:

Pagina 45

Overige uitgaven Diverse posten

Werkelijke betaalde rente BNG

Rekening 2021

2* Begrotingswijziging 2021

Rekening 2020

1.358.789

1.438.200

1.852.786

61.855

56.000

35.769

-21.813

Gecalculeerde rente

Totaal Overige uitgaven

Verschil ten opzichte van 1 begroot Verschil ten opzichte van 2020

1.420.644

1.866.742

1.494.200

73.556

Voordeel

446.098

Voordeel

Toelichting:

Het voordeel van € 73.556 in de overige uitgaven wordt veroorzaakt doordat er in 2021 voornamelijk is thuisgewerkt. Uitgaande brieven zijn hierdoor via het printservice bureau verstuurd wat een voordeel oplevert op de portokosten. Verder is minder gebruik gemaakt van de dienstauto's.

Ten opzichte van de primitieve begroting is het budget met € 86.000 verhoogd vanwege het afschaffen van de kapitaalrente. Er wordt vanwege de lage rente geen rekening meer gehouden met rente op de kapitaallasten. Omdat de rente op kapitaallasten in mindering werd gebracht op de exploitatie levert dit een nadeel op overige inkomsten op. Per saldo is dit echter nihil omdat de kapitaallasten lager uitpakken. In 2020 zijn er veel kosten gemaakt voor de herhuisvesting, dit betreffen onder andere advieskosten en leges voor de bouwvergunning. Ten opzichte van de jaarrekening 2020 is er dan ook een voordeel van €446.098. Specificatie overige posten: Rekening 2021

2' Begrotingswijziging 2021

Saldo

1.259

2.100

841

Drukwerk/kopieer

531.052

535.000

3.948

Kantoormat.

31378

25.000

-6.378

Abonnementen

105.152

152.200

47.048

Advieskosten

76.180

101.900

25.720

Representatie

Advertentie-en reclamekosten

-250

250

Verzekeringen

25.223

31.000

5.777

Autokosten

100.006

107.200

7.194

Reis en verblijfkosten

51.978_

37.000.

-14.978

Arbo

32.700

25.000

-7.700

13.883

15.000

1.117

Uitbestede werkzaamheden

18.363

27.800

9.437

Doorbelastingen

132.553

104.700

-27.853

BHV

4.201

5.000

799

Accountant

80.961

85.600

4.639

Salarisadministratie

37.905

40.100

2.195

Portokosten

13.524

20.000

6.476

102.220

123.600

21.380

1.358.789

1.438.200

79.412

Overige uitgaven Totaal

Jaarstukken Cocensus 2021

rerldaiing d.d.

ze: t»y «3 t___ o.' s

Pagina 46

Behorend* bq «ut

11-O3-2022

astrii 4ntitv

Baten

201.529

Voordeel

Toelichting:

De baten betreffen de inkomsten uit de reguliere gemeentelijke bijdragen en inkomsten uit opdrachten of meerwerk voor de deelnemende gemeenten. Laatstgenoemde posten vormen min of meer het sluitstuk van de begroting van Cocensus. In meerjarenperspectief worden deze inkomsten geleidelijk afgebouwd, immers hoe langer de periode dat Cocensus haar diensten verleend aan een deelnemende gemeente, hoe meerde uitvoerende belastingwerkzaamheden worden verdisconteerd in de reguliere bijdragen. In 2021 is op dit onderdeel wel een relatief groot voordeel geboekt voor extra werkzaamheden die zijn verricht voor een aantal gemeenten. Dit voordeel wordt grotendeels veroorzaakt door de implementatie van de Diftar voor de gemeentes Wormerland, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Daarnaast zijn door een gewijzigde systematiek de opbrengst voor dienstverlening parkeren Haarlem hoger uitgevallen. Op verzoek van de gemeente worden de kohieren parkeren in plaats van maandelijks vanaf november 2021 driemaal per week gedraaid. Bij de 2Uc wijziging van de begroting 2021 is hier onvoldoende rekening mee gehouden.

Jaarstukken Cocensus 2021

Pagina 47 Behorende bq oue

vertd»ringd.d. 114)3-1021

3.8

Toelichting op de balans

3.8.1

Materiële vaste activa Activa

Boekwaarde 1.1.2021

Afschrijving 2021

Investering 2021

Desinvestering 2021

Boekwaarde 31.12.2021

Investeringen met een economisch nut - Gronden en terreinen - Gebouwen

9.280.096

1.507.568

357.433

1.000.000 10.430.231

- Machines, apparaten en installaties

1.583.204

1.365.360

457.875

2.490.689

Totaal MVA

11.863.300

2.872.929

815.308

13.920.920

1.000.000

Toelichting:

De grootste investering in 2021 betreft de verbouwing en het inrichten van een het kantoorpand te Heemskerk. De overige investeringen in 2021 hebben betrekking op ICT-activiteiten, met name gericht op beveiliging en op wijziging van de technische infrastructuur. 3.8.2 Vlottende activa Vlottende activa betreffen uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar

Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

stand per 1.1.2021 525.541

stand per 31.12.2021 787.869

1.353.831

1.605.672

1.879.372

2.393.541

De vorderingen op openbare lichamen betreffen met name de vorderingen op de deelnemende gemeenten die betrekking hebben op de overige baten. De verhoging ten opzichte van 2020 heeft vooral betrekking op de werkzaamheden voor de gemeenten Uitgeest, Castricum, Heiloo en Wormerland voor de implementatie van Diftar. Met betrekking tot de uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar bedraagt het drempelbedrag voor middelen die buiten 's Rijks schatkist worden gehouden voor het eerste half jaar 2021 € 250.000 en voor het tweede half jaar € 1.000.000. Het verloop en de specificatie per kwartaal in 2021 luidt als volgt: Kwartaal 1 146.000

Kwartaal 2 202.000

Kwartaal 3 120.000

Kwartaal 4 107.000

Drempelbedrag

250.000

1.000.000

Ruimte onder drempelbedrag

104.000

48.000

880.000

893.000

Op dagbasis buiten ’s Rijks schatkist gehouden middelen

Overschrijding van het drempelbedrag

Liquide middelen stand per Ll.2021 22 _________ 247,175 247.197

Kassaldi Banksaldi_______ Liquide middelen

Jaarstukken Cocensus 2021

'------ o* H

11-03-1022

___________ 207.729 207.751

Pagina 48

Behorend* bq onze vtrkLiriag d.d.

Stand per 31.12.2021

____________'

astrii

&, c

De post banksaldi wordt als volgt onderverdeeld:

Rekening-courant BNG Rekening-courant Rabobank Uquide middelen

stand per 1.1.2021 246 889 286 247.175

stand per 31.12.2021 207.231 ______________ 498 207.729

stand per 1.1.2021 151.296

stand per 31.12.2021^ 177.136'

151.296

177.136

Overlopende activa

Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Overlopende activa

De overlopende activa bestaat uit posten als vooruitbetaalde kosten ICT licenties en abonnementen.

Jaarstukken Cocensus 2021

Pagina 49

Behorende bq onze

verfdering d.d. 1M3-MK2

inutiv

Passiva

3.8.3

Eigen Vermogen stand per 31.12.2021 250.000 553.928 803.928

stand per 1.1.2021 250.000 227.051 477.051

Algemene reserve Gerealiseerde resultaat Éigen vermogen

Boekwaarde 1.1.2021

Algemene reserve

Toevoeging

Terugbetafing deeln. gemeenten -227.051

477.051

Resultaat 2021

Boekwaarde 31.12.2021

553.928

803.928

Bij de vaststelling van de jaarrekening 2020 d.d. 12 maart 2021 is door het AB van Cocensus besloten dat er vanaf € 250.000 een afroming plaats zal vinden met betrekking tot het resultaat van de jaarrekening 2020 ad € 227.051 en het opgebouwde weerstandsvermogen ad € 477.051. Dit heeft geresulteerd in een terugbetaling naar rato aan de deelnemende gemeenten van € 227.051.

Vooralsnog is het gerealiseerde positieve jaarrekeningresultaat administratief verwerkt onder het Eigen Vermogen. In de vergadering van het Algemeen Bestuur op 11 maart 2022 wordt bepaald wat er met het behaalde resultaat wordt gedaan, waarbij opgemerkt dient te worden de vastgestelde maximale omvang van het weerstandsvermogen wordt overschreden.

3.8.4

Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar

- Onderhandse leningen van binnenlandse banken en overige financiële instellingen

Saldo 1.1.2021

Vermeerderingen

Aflossingen

Saldo 31.12.2021

8.150.000

6.000.000

660.000

13.490.000

Ten behoeve van de investeringen in het pand op gebied van duurzaamheid en techniek en voor de aanschaf van de meubilair, facilitair, ICT-voorzieningen pand De Trompet 2700 te Heemskerk, heeft Cocensus twee overeenkomsten van lening gesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten ten bedrage van €5.000.000 meteen looptijd van 40 jaar en € 1.000.000 met en looptijd van 10 jaar.

Jaarstukken Cocensus 2021

verklaring «Ld. (T? '75 '____ OJ H

Pagina 50

Bksherendt btf onze

* cc* ■

11-03-1022

astrii Itstv

Vlottende passiva

3.8.5

Netto vlottende schulden en overlopende passiva

Deze post kan als volgt worden gespecificeerd: Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar_____________ - Overige schulden

stand per 1.1.2021

stand per 31.12.2021

1.459.614

715.944

1.459.614

715.944

Totaal vlottende passiva

De Overige schulden betreffen de crediteurenpositie per 31 december 2021. Het betreft facturen die in december zijn ontvangen, maar waarvan de betalingstermijn nog niet is verlopen. Bijvoorbeeld de eindafrekening van de huisvestingsbijdragen, kosten automatisering, printservicekosten etc. De post nog te betalen betreft o.a. de loonverhoging per 1 dec 2021 en de eenmalige uitkering conform CAO akkoord 2021-2022. De verschillen op het onderdeel overige schulden kunnen als volgt worden gespecificeerd: 202! 330.944 324.990 10 715.944

2020 1.393.57Ó 66.034

Crediteuren Nog te betalen Borg pasjes

10 1.459.614

stand per 1.1.2021

stand per 31.12.2U21

- Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betalingen komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

737.110

477.644

- Kasgeldleningen aangegaan bij openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden

2.000.000

- Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen

1.317.304

1.211.831

Totaal overlopende passiva

4.054.414

1.689.475

Overlopende passiva

Bij de verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen betreffen de verplichtingen met name de afdracht loonbelasting en BTW. De overige vooruit ontvangen bedragen betreffen vooruitbetaalde bijdragen van enkele deelnemende geirieenleii voor het jaar 2021. In december 2020 is besloten om een kortgeldlening aan te trekken bij de BNG voor 6 weken van 2.000.000 euro, ter overbrugging van de eerdere overeengekomen geldlening die in januari 2021 gestort is. In het jaar 2021 is deze kortgeldlening volledig afgelost.

Jaarstukken Cocensus 2021

Pagina 51 Behorend* bij onze

verklaring <Ld. H-03-M22

astrii

3.8.6

Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen

Voor de bedrijfsvoering heeft Cocensus een aantal contracten afgesloten waarvan de contractuele looptijd en derhalve de verplichting nog een aantal jaren op de exploitatie drukt: 15 Lease bedrijfsauto's (KIA) o Zes auto's einde contract 31-10-2022 o Een auto einde contract 12-10-2022 o Een auto einde contract 18-11-2022 o Zeven auto's einde contract 28-10-2022 Huur bedrijfspand Alkmaar einde contract 31-12-2023 Lease koffieautomaten einde contract 01-04-2026 Foodies Selecta einde contract 01-04-2026 Lease printers einde contract 01-04-2026 Printservice (raming o.b.v aanbod) einde contract 31-12-2022 In onderstaande tabel worden de financiële gevolgen gepresenteerd: Verplichting per 31-12-2021 " 65.600 !

Jaarlast 65.605 154.662 12.162 29.129 4.860 571.800

Bedrijfsauto's . Bedrijfspand Alkmaar Koffieautomaten Foodies Selecta Printers Printservice (raming)

312.400 : 53.800 128.800 21.50Ö 571.800

Totaal

1.153.900

Aanbesteding 2022

Aanbesteding Lease auto: Voor de 18 bedrijfsauto's van Cocensus zijn in de loop van de jaren op verschillende data contracten afgesloten. De eerste contracten liepen af op 31 oktober 2021 en de laatste op 28 oktober 2022. Er is voor gekozen om van een drietal auto's het contract per 31 oktober 2021 af te laten lopen. De overige aflopende contracten zijn opengebroken en verlengd tot 28 oktober 2022 zodat de einddatum van alle contracten gelijk is. Met de voorbereidingen voor de aanbesteding voor de overgebleven 15 bedrijfsauto's is reeds een start gemaakt. Voor 2022 worden er niet meer aanbestedingen verwacht.

Jaarstukken Cocensus 2021

Pagina 52

Behorende bij onze

:<S

veridsriag d.d. ~T~ nj n? r_____ cl» JEE

Z-MrT'e

ƒ■¥■>

11-03-2022

’tfc 31X1

mt* L v

Controleverklaring

Pagina 53

Jaarstukken Cocensus 2021 Bekorend» bij ctiïjs

vertiaring d.d. 11-03-2021

anti t v.

astrium CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT

Aan: Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus A. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2021

Ons oordeel Wij hebben de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2021 van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus te Heemskerk gecontroleerd.

Naar ons oordeel: •

•

Geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus per 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, opgenomen bepalingen zoals opgenomen in het normenkader 2021 dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 25 november 2020.

De jaarrekening bestaat uit

1. 2. 3.

de balans per 31 december 2021; het overzicht van baten en lasten over 2021; de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen; de bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 25 november 2020 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2021 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’. Wij zijn onafhankelijk van de Gemeenschappelijke regeling Cocensus zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende geschikt is als basis voor ons oordeel.

Astrium Overheidsaccountants B.V. Edelgasstraat 57, 2718 SX Zoetermeer wwwastrium.nl ®

Tel: (079) 36 23 613 Fax: (079) 361 57 77 info@astrium.nl

IBAN NLI0RABO0322622360 BTW nr. NL810591625B01 KVK: 34168056

astriuriW Naleving anticumulatiebepaüng WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2021 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.

Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 148.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado.

Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2021. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado.

Wij zijn met het algemeen bestuur overeengekomen dat wij aan het bestuur tijdens onze controle geconstateerde fouten groter of gelijk aan € 148.000 en onzekerheden groter of gelijk aan € 444.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwantitatieve of WNT-redencn relevant zijn.

B. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie Naast de jaanekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit:

• het jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.

C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur voor de jaarrekening Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV.

astrium

w;v.

Het dagelijks bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, opgenomen bepalingen zoals opgenomen in het normenkader 2021 dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 25 november 2020. In dit kader is het dagelijks bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.

Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeenschappelijke regeling in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling.

Onze verantwoordelijkheid voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 25 november 2020 en het Controleprotocol WNT 2021, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: •

het identificeren en inschatten van de risico’s o dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, o dat baten en lasten alsmede de balansmutaties als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

,!l

astrium» ♦ ♦ •

•

Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling; het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het dagelijks bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; het vaststellen dat de door het dagelijks bestuur gehanteerde afweging dat de gemeenschappelijke regeling in staat is de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controleinformatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de gemeenschappelijke regeling haar financiële risico’s kan opvangen.

Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat de gemeenschappelijke regeling de financiële risico’s niet kan opvangen; het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; Het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Wij communiceren met het algemeen bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.

Zoetermeer, 11 maart 2022 Astrium Overheidsaccpuntants B.V.

Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden:

—0*2. Drs. N.E. Lansberg

IA EMITA RE

H 3 3 r I 12 lil

9 3

Q) OJ 2

2021

Staat van Activa

C TT n> D n s Q 2

S NJ O

Omschrijving

Lopende

waarde

Activa 01-01-2021 i

01-01-2021

Vermeer- Aanschafdering waarde ' 2021 31-12-2021

Afschr.

Afschrljv.

Boekwaarde

Afschr.

Boekwaarde

Kapitaal

Kapitaal-

Econ. ot

Mnd.

Urn 2020

31-12-2020

2021

31-12-2021

rente

lasten 2021

maatschapp. nut

(op basis

ahe investeringen

Kantoorpand________

8 729108

Grond

1 000.000

8.729.108 1.000.000

_______ 0

9.861.967 1.000 000

Technische installaties Kantoormeubiair

_________q 1.971.235

________ q 1.162.713

1.157.456 374709

1.157,456 2 345 944^

300

Totaal

11.700.343

10 891.821

2.665.025

14.365.367

_ 600.138 555807

350.748

______ 0

600 138 555.807

Softw are licenties___________

231.792

______ q

Kantoorautomatisering servers

655 462 2.043.199

58.800

2 2 2

409.548

Netwerk_______________ Beveiligd platform_______

291.702,

233.385

Netw erkapparatuur

Totaal

195.801 487.503

PC's en Randapparatuur PC apparatuur____________

546 836

Randapparatuur__________

156.712

Totaal

703.549

Gouw betastingen Haarlem_______ Belastingapplicatie Haarfmeer

SofIw are centrale servers

Totaal

vrijval) 480'

Servers___________________ Centrale computerruimte

9 0 2

Aanschaf-

1.132.859

_______ 0 _______ q

8.729.108 1.000 000

_______ q

________ 0

218.228

___________ 0

2021

218.228

9643.739 1 000 000

______ 0

1 157.456

______ 0

139.202 357.430

1.420.248

550.988

___________ 0 139.202

1.420.248

10.280.096

357.430

12.587.691

120

600 138

_____ 0

___ 0

555.807

231.792

_____ q _____ q

_____ 0 _____ q

_____ q

231.792

_____ q _____ q

655.462 2043.199

631.942 2.019.679

23520

11.760

23.520

11.760

291 702

120

218.187

73 515

23 338

50.177

48.316

176.475 394.661

19 326

195.801 487.503

281.700

92.842

9.663 33.002

9.663 59.840

69.820

207.904

754.740

524.255

22.581

13.964

216.521

13.964

131.958

______ 0

156712

103.929

52783

26.392

26 392

201.778

207.904

911.453

628.184

75.364

40.356

242.913

880.376

________0

120

880.375

______ 1

______ q

______ 1

______ q

________ q 2.210.595

2 2 2 2 o

880.376

920.153

120

920.153

______ q

______ 0

3046.993 409.244

120 60

2.063.798 409.247

______ 0 983.111

221 060

762.051

______ o 221.06^

Bi EN

_____ 2 983.108

______ q

_____ £ 762.049

120

786.495

_____ q 11 760

11.760

Netwerk/infrastructuur

23.338

9.663 33.002

.ÊL

40.366

Belastingappiicaties__________

Belastingapplicatie geconverteerd Wharderingsappllcatie__________

3.046.993 409 244

Totaal

5.256.766

________ 0 2.210.595

5.256.766

4.273.573

221.060

Ka ntoorapplic aties_______

Softw are overige applicaties

200.081

31.632

PC softw are______________

203.819

______ 0

PMS

o o

2 2

200 081

189.234

10.847

6.326

203.819 ' 437 464

60 60

203.819 437 464

______ 0

______ 0 ______ q

1.336.698

962.473

139.573

234.653

1.792.990

374.225 385.073

145.899

239.174

6.326

4.521 Z__q

______ q

______ q 139.573

437.464

______ 0

1 336.698 2.178.063

697.863

729.496

2.178.063

Telefooncentrale

421.133

29.000

397.922

23.211

5.800

17 411

421.133

29.000

0 0

421.133

Totaal

421.133

397.922

23.211

5.800

17,411

5.800

22.790.555

14.753.938

2.872.929

25.663.483

10.927.258

11.863.214

815.305

13.920.837

815.305

Rojecturen_______________

Totaal

_________

______ q

145.899

Telefonie

3 o; cn

5800

Totale activa

EN of MN

BJ BJ EN

i a 5 8

Bijlage 2: Geldleningen Indien Cocensus voor haar financiële huishouding geld aantrekt voor langere tijd wordt dit via een separaat voorstel voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur van Cocensus. Na toestemming van het Dagelijks Bestuur wordt conform het treasurystatuut de Bank Nederlandsche Gemeenten (BNG) benaderd om een offerte uit te brengen. Voor de BNG is voor wat betreft de garantstelling voor de geldlening de Gemeenschappelijke Regeling van Cocensus uitgangspunt: Artikel 18a Bijdragen van gemeenten 2. De deelnemende gemeenten dragen er zorg voor dat het samenwerkingsverband te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan zijn verplichtingen te kunnen voldoen.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12270270/1