20210147873 6. Bijlage 5 Rapport Inspectie collectiebeheer FHM 2020, Helicon Conservation Support
Tekst van het document
Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum
Versie 01 18-09-2020
Helicon Conservation Support Industrieweg 13 2382 NR Zoeterwoude The Netherlands +31 (0)71 3030 940 info@helicon-cs.com www.helicon-cs.com
KvK Haaglanden 56188218 BTW NL852011763B01 NL44 RABO 0134 4817 12
Gemeente Haarlem Ged. Oude Gracht 2 2011 GR Haarlem Dhr. E. van der Spek Tel. +31 (0)23 511 534 52 evanderspek@haarlem.nl
drs. de heer L. van Dam drs. de heer H. Raap Tel. +31 (0)6 301 002 80 l.vandam@helicon-cs.com
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
Inhoudsopgave Samenvatting........................................................................................................................................................... 4 Inleiding ........................................................................................................................................................ 5 Opdracht ...................................................................................................................................................... 6 2.1
Context .............................................................................................................................................. 6
2.2
Werkwijze .......................................................................................................................................... 6
2.3
Te leveren product ............................................................................................................................ 6
2.4
Collectie ............................................................................................................................................. 7
Werkwijze..................................................................................................................................................... 8 3.1
Inleiding werkwijze ............................................................................................................................ 8
3.2
Uitgangspunten risico-inventarisatie................................................................................................. 9
3.3
Ruimte Risico-Inventarisatie & Organisatie Risico-Inventarisatie ..................................................... 9
3.4
Methodiek voor controle staat collectie ......................................................................................... 11
3.5
Gebruikte criteria............................................................................................................................. 12
Conditie ......................................................................................................................................... 13 Bevindingen................................................................................................................................................ 14 4.1
Algemeen ......................................................................................................................................... 14
Wat stelt de beheerder ................................................................................................................. 14 Wat constateren wij ...................................................................................................................... 14 4.2
Resultaat organisatie risico-inventarisatie beheerder..................................................................... 15
Afwezigheid gegevens van externe depotlocaties ........................................................................ 25 4.3
Resultaat risico-inventarisatie per collectielocatie .......................................................................... 26
Frans Hals Hal Expositieruimten ................................................................................................... 27 Frans Hals Hof Expositieruimten ................................................................................................... 27 Frans Hals Depot ........................................................................................................................... 28 Baars .............................................................................................................................................. 28 Kortmann....................................................................................................................................... 29 Hizkia van Kralingen ...................................................................................................................... 30 Collectiebeheer ............................................................................................................................. 30 4.4
Resultaat steekproef........................................................................................................................ 31
Resultaten steekproef over de totale collectie ............................................................................. 32 Resultaten steekproef over de collectie gevestigd in Hof en Hal ................................................. 33 Resultaten steekproef over de collectie gevestigd in alle externe depotlocaties ........................ 34
Helicon Conservation Support BV
Pagina 2 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
Conclusie en voorstellen ............................................................................................................................ 35 5.1
Algemeen ......................................................................................................................................... 35
Veiligheid ....................................................................................................................................... 35 Vindbaarheid ................................................................................................................................. 36 Conditie ......................................................................................................................................... 36 5.2
Beheersovereenkomst ..................................................................................................................... 37
5.3
Voorstel verbetering ........................................................................................................................ 37
Helicon Conservation Support BV
Pagina 3 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
Samenvatting De collectie van het Frans Hals Museum te Haarlem is één museum gevestigd op twee tentoonstellingslocaties in het centrum van Haarlem en drie externe depotlocaties. Het museum stelt voornamelijk het stedelijk kunstbezit ten toon. Dit houdt in dat de collectie grotendeels in het bezit van de gemeente Haarlem is. In de beheersovereenkomst van het museum met de gemeente is overeengekomen dat het museum periodiek verantwoording aan de gemeente moet afleggen over het gevoerde beheer over de collectie. In de inspectie is aandacht voor het veilig en onder de juiste bewaaromstandigheden ontsluiten van de collectie. Hiervoor maken we een risico-inventarisatie (bestaande uit de ruimte risico-inventarisatie en organisatie risico-inventarisatie) en een steekproef (op vindbaarheid, registratie en conditie). De vraag is of de collectie van het Frans Hals Museum op alle locaties, intern (Hof en Hal) en extern (Baars, Kortmann en Hizkia van Kralingen) goed beheerd kan worden zoals overeengekomen in de beheersovereenkomst uit 2008. We komen o.a. tot de volgende globale conclusies: •
De collectie heeft nog steeds een grote registratie- en conditieachterstand zoals opgemerkt in de beheersovereenkomst uit 2008. Hierdoor is collectie met name op de externe locaties niet goed geregistreerd en is er geen compleet beeld van de staat van de collectie.
•
De collectiebeheerder heeft onvoldoende zicht op de bewaaromstandigheden op de externe opslaglocaties waardoor onduidelijk is welk risico de collectie daar loopt.
•
De klimatologische omstandigheden zijn op alle locaties niet conform de eigen gestelde eis en de klimaatinstallaties in Hof en Hal zijn verouderd en hebben een potentieel brandrisico.
•
De collectiehulpverlening is niet actueel op locaties Hof en Hal en ontbreekt geheel op locaties Baars en Hizkia van Kralingen.
•
Het pestmanagement is op geen van de locaties integraal ingeregeld.
•
De externe opslaglocatie Baars vormt een hoog risico voor het behoud van de collectie gezien de afwezigheid van veel voorwaarden waar collectiebeheer aan zou moeten voldoen.
•
De depotvoorzieningen van Hof staan erg vol waardoor in combinatie met de bouwkundige constructie ervan en de logistiek door het museumgebouw er weinig veilige / optimale manoeuvreerruimte aanwezig is.
•
Het tentoonstellingsgebouw Hal staat in constante verbinding met de buitenlucht en heeft mede daardoor slechte klimaatcondities om bepaalde collectiestukken tentoon te stellen.
•
Er is geen quarantainevoorziening en protocol aanwezig waardoor besmetting een verhoogd risico vormt.
Als globale aanbeveling zouden we willen stellen dat er een weging gemaakt moet worden welke mate van collectiebeheer voor de collectie gewenst is. Voor behoud van de collectie staat voorop dat organisatorisch gezien betere afspraken tussen eigenaar (Gemeente Haarlem) en collectiebeheerder (Frans Hals Museum) en tussen laatstgenoemde en de externe opslaglocaties gemaakt moeten worden. De huidige staat van registratie, conditie van collectie en depotvoorzieningen vragen hier om. Het volgen van de lijst met aanbevelingen zou hierin een stap kunnen zijn.
Helicon Conservation Support BV
Pagina 4 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
Inleiding Deze inspectie is bedoeld om een beeld te verkrijgen van de huidige staat van beheer van de collectie van het Frans Hals Museum. De rapportage bevat constateringen in de mate van aangetroffen risico’s ten aanzien van het collectiebeheer en aanbevelingen om de geconstateerde risico’s te verminderen. Hierbij heeft Helicon Conservation Support BV de aanbevelingen geformuleerd met als doel te komen tot een veilige en duurzame vorm van collectiebeheer. In de inspectie en de methodiek die wij gebruiken beantwoorden we de vraag of een collectie onder de juiste bewaaromstandigheden is veiliggesteld en ontsloten. Welke keuzes men maakt of heeft gemaakt om risico’s te verminderen is afhankelijk van de afweging die men bereid is te maken in de mate van het accepteren van de risico. De inspectie heeft als basis genomen de uitgangspunten die in de beheersovereenkomst tussen de gemeente Haarlem en het Frans Hals Museum gesloten in 2008 zijn geformuleerd. Zo wordt in deze overeenkomst gesproken over de Gedragslijn van Museale Beroepsethiek als uitgangspunt voor het te voeren museaal beheer over de collectie. Ten aanzien van het beheer van de collectie werd in de beheersovereenkomst uitgegaan van de toestand van registratie en conservering van de voorwerpen op het moment van overdracht.
In 2008 was beide partijen bekend dat een deel van de collectie te maken had met een achterstand in registratie en conservering waarbij de omvang aan de hand van een nulmeting zou worden geduid. Vervolgens zou de achterstand in zowel registratie als conservering over een periode van tussen de 10 en 15 jaar worden weggewerkt. Dit betekent dat de collectie in 2018 volledig geregistreerd zou moeten zijn en in 2023 in een goede conditie zijn geconserveerd. De basis waarop de inspectie wordt uitgevoerd is methodologisch per onderdeel in het rapport uitgelegd om hierin steeds transparant te kunnen zijn. Met dezelfde transparantie zijn de aanbevelingen te herleiden naar de constateringen die per inspectiemethode zijn gemaakt. Ook is het belangrijk om de rapportage naar aanleiding van deze inspectie goed te kunnen plaatsen. In deze rapportage veroordelen wij niet de gemaakte keuzes in het collectiebeheer, noch de keuzes voor het al dan niet realiseren van de gemaakte afspraken in de beheersovereenkomst. We geven als inspecteurs wel oordelen in die zin dat wij risico’s constateren die de staat van de te beheren collectie heeft aangetast of mogelijk kan aantasten. Het is vervolgens aan betrokkenen om te beslissen of de risico’s acceptabel zijn of niet en of de huidige staat van het collectiebeheer acceptabel is of niet.
Helicon Conservation Support BV
Pagina 5 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
Opdracht 2.1
Context
Helicon Conservation Support BV is gevraagd een aanbieding te doen voor het uitvoeren van een inspectie op de staat van het beheer van de collectie onder het beheer van het Frans Hals Museum: Een zogenoemde inspectie naar de huidige staat van beheer. De inspectie omvat een risicoinventarisatie, een steekproef en aanbevelingen voor mogelijke verbeterpunten. Helicon heeft in 20 jaar tijd veel kennis en expertise opgedaan in het voeren van collectiebeheer in alle mogelijke omstandigheden. Zo is Helicon een beredderaar van erfgoedobjecten die zijn blootgesteld aan extreme omgevingscondities zoals brandschade, waterschade, stofschade en biologische aantasting. De vele projecten die Helicon heeft mogen uitvoeren hebben steeds geleid tot nieuwe inzichten in risicomanagement en risicoanalyse. Deze inzichten deelt Helicon door middel van het uitvoeren van risico-inventarisaties, maken van CHV-plannen, geven van trainingen en in al onze andere opdrachten die we voor onze klanten mogen uitvoeren.
2.2
Werkwijze
De inspectie zal plaatsvinden door middel van twee tot vier bezoeken, steekproeven en gesprekken met medewerkers. Tijdens deze bezoeken zal gekeken worden naar de risico’s van de bewaarruimten, de conditie van de collectie, alsmede naar de bestaande procedures voor collectiebeheer en de wijze waarop daar invulling aan wordt gegeven. Hiervoor is inzage in de procedures, protocollen, beleidsplannen en registraties van de organisatie noodzakelijk. Door middel van interviews wordt het mogelijk om vragen te stellen en een toelichting te krijgen op de werkwijze. Hierin komen onderwerpen als de actuele stand van registratie, conservering en risicobeheer ter sprake. Daarna worden alle museale ruimtes, inclusief (externe) depots, waarin zich de museale voorwerpen bevinden die in de beheersovereenkomst door de gemeente aan het museum in beheer zijn overgedragen, onderzocht. De collectie en collectieregistratie worden met behulp van visuele inspecties en op basis van de vastgestelde steekproefmethodiek gecontroleerd. De bevindingen staan vastgelegd in dit inspectierapport. In het rapport staat een algemene indruk van de huidige staat van museale collectie. Per locatie is er gekeken naar de wenselijkheid, conditionele staat van de objecten en achterstand in beheerstaken.
Het rapport is afgesloten met een globale inschatting van kosten die mogelijk nodig zijn om de staat van beheer van de collectie op het door de eigenaar gewenste peil te brengen.
2.3
Te leveren product
De inspectie zal de huidige stand van zaken op het gebied van collectiebeheer van de collectie beherende instelling vastleggen. Aan de hand van bestaande rapportages, bestaande correspondentie en de beheersovereenkomst zal in overleg met de opdrachtgever worden vastgesteld wat de gewenste
Helicon Conservation Support BV
Pagina 6 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
situatie is, waarvoor voorstellen zijn gedaan. Samen met de uit te voeren inspectie wordt zo inzichtelijk gemaakt wat de omvang is van aanvullende incidentele en structurele beheersactiviteiten om de collectie optimaal te beheren.
2.4
Collectie
De collectie van het Frans Hals Museum laat met zijn grote collectie 16e- en 17e-eeuwse schilderkunst, en zijn verzameling moderne en hedendaagse kunst de ongekende bloei van de schilderkunst in de Gouden Eeuw én internationale ontwikkelingen in de hedendaagse kunst zien. Traditie en verleden worden continu actueel gemaakt, waardoor het erfgoed van het verleden en de toekomst samen worden gebracht. 1 Het museum telt circa 20.000 objecten (ten tijde van het interview noemde men het aantal van 19.889 objecten die in TMS geregistreerd staan). 2
https://www.franshalsmuseum.nl/wpcontent/uploads/2018/03/20161001__Focusdocument_FHM_DHH_2017-2020_DEF.pdf 2 TMS: staat voor The Museum System en is een collectiemanagementsysteem waarin alle registraties en collectiebewegingen (zoals standplaatsregistratie) worden bijgehouden. 1
Helicon Conservation Support BV
Pagina 7 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
Werkwijze 3.1
Inleiding werkwijze
Voor zowel de gehele collectie als voor een selectie van de deelcollecties, wordt een vaste kwaliteitsnorm en een vaste afkeurgrens gehanteerd. In het document De Inspectie van Rijkscollecties in de Praktijk is opgenomen dat 80% van de (deel)collecties dient te voldoen aan de kwaliteitsnorm voor vindbaarheid en registratie. De afkeurgrens ligt bij 80% of minder. Deze norm is overgenomen voor alle toetsingspunten in een steekproef. Voor een steekproefonderzoek van de totale collectie worden in totaal 86 objecten geïnspecteerd. Hiervan worden 43 objecten uit het registratiesysteem, in dit geval TMS, getrokken en vervolgens op standplaats opgezocht. De andere helft van de steekproef wordt omgekeerd getrokken; 43 objecten worden willekeurig in een ruimte gekozen waarin zij zich fysiek bevinden en via TMS getraceerd. De objecten worden getoetst op de eisen van de basisregistratie; aanwezigheid inventarisnummer, correcte standplaatsregistratie en vastlegging conditionele status van het object. Dit gebeurd op basis van het model zoals is ontwikkeld door de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (voorheen Erfgoedinspectie). 3 Bij steekproefsgewijs onderzoek van twee deelcollecties worden totaal maximaal 86 objecten uitsluitend volgens toeval uit de administratie getrokken. Het aantal hangt mede af van de gevolgde methode.
De inspecteur bepaalt in overleg met het museum de keuze voor de te onderzoeken deelcollecties. Van een deelcollectie worden tot op heden de volgende aspecten onderzocht: aanwezigheid van titel/omschrijving in de registratie; vermelding in de registratie van het materiaal waaruit het object bestaat; de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid direct bij het object en zijn bescherming tegen stof en schade. 4 Naast de steekproef wordt een risico-inventarisatie uitgevoerd. Deze bestaat uit 2 hoofdcomponenten: organisatierisico-inventarisatie en ruimte risico-inventarisatie. Beiden zijn lijsten met vragen en scenario’s welke gebaseerd zijn op: •
de Museumnorm 2020 zoals vastgesteld door de Nederlandse Museumvereniging; 5
•
Ethische Code voor Musea zoals vastgesteld door de ICOM in 2004; 6
•
de Nederlandse Erfgoedwet; 7
•
Regeling beheer rijkscollectie en subsidiëring museale instellingen; 8
van Rappard-Boon, C., J. van Bolhuis en J. Leistra, De Inspecties van Rijkscollecties in de Praktijk, 2004. Ibidem. 5 Museumnorm 2020 is het kwaliteitskader voor geregistreerde musea in Nederland en is geschreven door de Museumvereniging in samenwerking met stichting LCM, hij is te downloaden op: https://www.museumregisternederland.nl/Museumnorm 6 Vertaald door de Nederlandse Museumvereniging en te downloaden op: https://www.museumvereniging.nl/ethische-code-voor-musea 7 https://wetten.overheid.nl/BWBR0037521/2020-04-01#SlotformulierEnOndertekening (2015) 8 https://wetten.overheid.nl/BWBR0037533/2019-11-12 (2016) 3 4
Helicon Conservation Support BV
Pagina 8 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
•
de ‘10 Agents of Deterioration’ of 10 Schadefactoren; 9
•
Empirische en gedocumenteerde inzichten van Helicon Conservation Support BV.
De risico-inventarisatie beslaat de collectie(s) die zijn tentoongesteld en opgeslagen op de twee museumlocaties in Haarlem en drie externe opslaglocaties. Van de risico-inventarisatie wordt een verslag gemaakt welke integraal wordt opgenomen in het inspectierapport.
3.2
Uitgangspunten risico-inventarisatie
De twee tentoonstellingslocaties en de drie externe depotlocaties van het Frans Hals Museum te Haarlem zijn diverse keren bezocht. Daarbij hebben er meerdere gesprekken tussen de medewerkers en inspectie plaatsgevonden, zijn de ruimtes en collectie onderworpen aan een visuele inspectie en is de basisregistratie onderzocht. Met de resultaten van deze gegevens is het inspectierapport geschreven. De aandachtspunten zijn daarbij afgezet tegen de eisen zoals die staan vermeld in de beheersovereenkomst tussen eigenaar (Gemeente Haarlem) en beheerder (Frans Hals Museum). Hierin wordt verwezen naar de Ethische Code voor Musea of: ‘Gedragslijn voor museale beroepsethiek’. Door dit in het bredere verband van de ‘Museumnorm 2020’ van de Museumvereniging te plaatsen wordt een nog betere duiding gegeven aan het begrip ‘bewaren’ zoals staat gedefinieerd in de beheersovereenkomst. De Museumnorm is een overzicht van kwaliteitscriteria waaraan geregistreerde musea, volgens Museumregister Nederland, aan moeten voldoen. 10 Samen met alle voorwaarden zoals die zijn geformuleerd in de risico-inventarisatie en onze kennis kunnen we vanuit het begrip ‘preventieve conservering’ nagaan of de huidige staat van het beheer voldoende is ten einde de collectie in de meest optimale staat te kunnen (blijven) beheren.
3.3
Ruimte Risico-Inventarisatie & Organisatie Risico-Inventarisatie
Het uitvoeren van de ruimte risico-inventarisatie gebeurt door middel van een visuele inspectie in alle ruimtes waar collectie aanwezig is of aanwezig kan zijn. Daarnaast worden de aanliggende ruimtes waar nodig en mogelijk onderzocht. Voor de risicobepaling is het essentieel om te weten of de ruimte: •
publiek of gesloten is → is de ruimte opengesteld aan derden (niet behorend tot de organisatie) zoals bezoekers of is de ruimte gedeeld met andere organisaties?
•
beveiligd is → wie heeft toegang of kan toegang verkrijgen en wat is het aantal beveiligingsschillen?
•
onderdeel uitmaakt van de buitenmuur → welke mate van isolatie is er met de omgeving?
Michalski, S., A systematic approach to preservation: description and integration with other museum activities. In A. Roy & P. Smith (Eds.), in: Preventive Conservation: practice, theory and research: 8-11. London: International Institute for Conservation, 1994
9
10
De Stichting Museumregister Nederland verricht de registratie van musea in Nederland. Het doel van de museumregistratie is de kwaliteit van de Nederlandse musea te verzekeren door haar te toetsen en zichtbaar te maken, alsook maatstaven te bieden voor eventuele verbetering.
Helicon Conservation Support BV
Pagina 9 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
•
onder het maaiveld ligt of onder het dak → kan grondwater of hemelwater de ruimte bereiken?
•
voorzien is van preventieve hulpmiddelen / maatregelen in geval van een calamiteit met collectie → zoals een CHV-kit?
•
A-collectie bevat of kan bevatten → welke type materiaalsoorten zijn aanwezig in de ruimte?
Voornoemde elementen schetsen een algemeen beeld van het gebruik van de ruimte en de voorzieningen die in de ruimte aanwezig zijn. Daarna wordt dieper ingegaan op de risico’s per schadefactor (als onderdeel van de 10 Schadefactoren) door de kans en impact per scenario te definiëren. Per scenario kunnen de volgende inschattingen worden gemaakt: Cijfer 0 1 2 3 4 5
Kans Geen 1x per 100 jaar 1x per 10 jaar 1x per jaar 1x per maand altijd
Impact op collectie Geen minimale schade matig over een deel collectie ernstig over de deel collectie ernstig over de gehele collectie total loss
Uiteindelijk resulteren de inschattingen op kans en impact in de volgende berekening: kans x impact = risico We gaan bij de inschattingen altijd uit van een negatief scenario en wanneer de scenario realiteit is (wanneer in de visuele inspectie wordt aangetroffen) of zeer recentelijk is geweest gaan we uit van het hoogste cijfer. De visuele inspectie wordt uitgevoerd door 2 personen. Beiden maken een onafhankelijk oordeel en bij afwijkingen zal het meest negatieve oordeel de doorslag geven. Door uit te gaan van de meest negatieve uitkomst wordt het risico vroegtijdig herkend en kunnen preventieve maatregelen worden getroffen. In een dashboard wordt overzichtelijk gemaakt in welke ruimte en op welke schadefactor de grootste risico’s zijn geconstateerd. De onderzochte instelling kan dan (eventueel in overleg met derden zoals eigenaren van collectie) bepalen welke schadefactor of ruimte prioriteit heeft bij het nemen van preventieve maatregelen zodat geconstateerde risico’s worden verlaagd tot een acceptabel niveau. De ruimte risico-inventarisatie zal bij deze inspectie als volgt worden gedefinieerd: 2 tentoonstellingsgebieden (Hof en Hal), depot Frans Hals Museum, depot Baars, depot Kortmann en depot Hizkia van Kralingen. Ander onderdeel van de risico-inventarisatie is een organisatie risico-inventarisatie.
De instelling die in de risico-inventarisatie wordt onderzocht geeft in een gesprek aan hoe en in welke mate zij de volgende onderdelen procesmatig in haar organisatie heeft geïmplementeerd: •
Organisatiewijze
Helicon Conservation Support BV
Pagina 10 van 40
Project: Document:
•
•
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
→ Beleid Algemeen → Beleid CHV → Compliance Preventieve maatregelen → Hulpmiddelen → Klimaatmonitoring → Braak & Brand → Straling & Chemische verontreiniging → Pestmanagement & Schimmels → Water → Registraties Kwaliteit → Kwaliteitsbewaking → Scholing
Door documentatie te overhandigen en/of het proces toe te lichten toont de instelling aan de onderdelen ook daadwerkelijk geeffectueerd te hebben. In deze inspectie worden ook externe depotlocaties van de instelling onderzocht. Hierdoor is het noodzakelijk om op deze organisaties een verkorte organisaties risico-inventarisatie toe te passen. De organisaties: Hizkia van Kralingen, Kortmann en Baars worden gevraagd om de vragenlijst naar waarheid in te vullen en als bewijslast bijbehorende documentatie mee te zenden.
3.4
Methodiek voor controle staat collectie
De gebruikte methodiek is gebaseerd op de methodiek van de voormalig Inspectie Cultuurbezit 11, ‘De inspectie van rijkscollecties in de praktijk’. Op basis van eigen ervaringen heeft Helicon deze methodiek aan- en ingevuld. Deze methodiek is ontwikkeld in het kader van de verzelfstandiging van de Rijksmusea en werkt op basis van steekproeven. De te onderzoeken collectie wordt onderworpen aan een toevalssteekproef van een vaste omvang getrokken uit de objecten in de collectie. Hierbij voeren wij drie steekproefonderzoeken uit: 1 keer de totale collectie en 2 keer deelcollecties. Daarbij worden maximaal 258 objecten getoetst. 50% van de te onderzoeken objecten wordt getoetst vanuit de registratie (is het object aanwezig en klopt deze conform de beschrijving) en 50% van de objecten wordt aselect gekozen, waarbij de objecten vervolgens weer in de registratie moeten voorkomen onder de juiste omschrijving. Door het aantal van 258 objecten wordt een nauwkeurigheid van ten minste 90% behaald. Indien het aantal correct aangetroffen objecten ten minste 68 per steekproef van 86 objecten is de conclusie ‘voldoet aan de kwaliteitsnorm’. De totale collectie van het Frans Hals Museum bestaat uit 19.889 objecten. De te controleren objecten zijn willekeurig bepaald door het registratiesysteem TMS. Het systeem krijgt opdracht een
Helicon Conservation Support BV
Pagina 11 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
willekeurige lijst te genereren van objecten die gevonden en bekeken moeten worden. De steekproef werkt door de aselecte steekproef ook andersom; er worden willekeurig objecten uit de fysieke ruimte gekozen en via TMS getraceerd. Tijdens de steekproeven worden behalve op een juiste registrering in TMS ook de objecten gecontroleerd op hun fysieke staat. Hierbij worden vragen gesteld zoals: is een object stabiel of instabiel of schoon en tentoonstellingswaardig of niet schoon met een mogelijke risico tot verdere degradatie of vervuiling van de omgeving. Naar aanleiding van eerdere berichtgeving en mogelijke zorgen over de staat van het beheer van objecten die in de externe depots zijn geplaatst is besloten een van de drie steekproeven volledig te richten op de externe depotlocaties. Om dit in een juiste verhouding te zien tot de staat van beheer van de collectie in het museum zelf is één van de drie steekproeven volledig op het beheer in het museum zelf gericht. Tot slot is de laatste steekproef gericht op de gehele collectie. Hierdoor verwachten wij een algemeen beeld van de staat van de collectie en een beeld van het collectiebeheer op de diverse bewaarlocaties te kunnen verkrijgen.
3.5
Gebruikte criteria
In de steekproef hanteren we de volgende criteria met betrekking tot registratie: Basisregistratie Aanwezigheid inventarisnummer zowel fysiek bij object als in TMS. Standplaats Correcte standplaatsregistratie met duidelijke codering. Het object dient op de vermelde plek te worden aangetroffen en moet binnen 10 minuten traceerbaar zijn. Tijdens de steekproef worden de volgende stappen ondernomen; Stap 1: het object wordt op de standplaats gezocht. Stap 2: het object wordt gecontroleerd op inventarisnummer. Stap 3: het object wordt gecontroleerd op conditionele staat. Omgekeerd worden willekeurig objecten uitgezocht die vervolgens in TMS worden opgezocht. Uit deze gegevens kan een inschatting worden gemaakt van de hoeveelheid tijd die nodig is om de basisregistratie en identificatie op orde te brengen. Conditionele status •
Exposabel:
object is in goede staat en exposabel.
•
Stabiel met conserveringshandeling:
object is stabiel maar er dient een lichte
Helicon Conservation Support BV
Pagina 12 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
conserverende handeling plaats te vinden om verdere degradatie te voorkomen. •
Instabiel met conserveringshandeling:
object wordt bewaard in een instabiele situatie, door zwaardere conserveringshandeling kan het object stabiel worden bewaard en wordt degradatie voorkomen.
•
Stabiel met restauratiehandeling:
door oude schade/ of gedane degradatie is het object niet meer exposabel en om dit exposabel te krijgen is een lichte restauratiehandeling nodig.
•
Instabiel met restauratiehandeling:
object is instabiel, verdere degradatie dreigt en door een zwaardere restauratiehandeling is kan het object stabiel worden bewaard.
Conditie Het bepalen van de conditie van een object en de waarschijnlijke ingrepen die nodig zijn om het object in een tentoonstellingswaardige staat te brengen (exposabel) en het object in goede conditie stabiel te behouden is gebaseerd op ervaringsgegevens. Daarbij inspecteren wij het object visueel (met het blote oog) en zullen op basis daarvan concluderen of een object een conserveringshandeling dan wel restauratiehandeling nodig zal hebben. Belangrijk hierbij om op te merken is dat dit een beoordeling is die ter plaatse wordt gedaan en niet noodzakelijkerwijs door een restaurator is uitgevoerd. Voor een eventuele volledige beoordeling van de conditie van een object (op microniveau) is het aan te bevelen het object een verdiepende beoordeling te geven door een restaurator in een restauratieatelier (dit valt buiten de scope van de inspectie). Op verzoek is het mogelijk om op basis van de conditionele beoordeling een inschatting te maken van de te verwachten kosten voor een conserveringsbehandeling.
Helicon Conservation Support BV
Pagina 13 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
Bevindingen 4.1
Algemeen
Tijdens de visuele inspecties zijn veel zaken geconstateerd, zo waren de depotruimten in het Frans Hals Museum bijzonder schoon en was de collectie zoveel mogelijk overzichtelijk en veilig geplaatst. In de inspectie zoomen we verder in op risico’s zoals we die voor het collectiebehoud inschatten. Wat stelt de beheerder Op het gebied van organisatie is door het Frans Hals Museum opgemerkt dat er een grote achterstand is in de registratie van de collectie in het TMS registratiesysteem. Ook de conditie van de collectie behoeft grote aandacht, aldus het museum. Tevens waren zij niet zeker dat alle externe bewaarlocaties van het museum voldoen aan het hebben van een stabiele en veilige bewaaromgeving voor de collectie. In de beheersovereenkomst van tussen de eigenaar van de collectie: Gemeente Haarlem en de beheerder: het Frans Hals Museum uit 2008 staat vermeld dat de achterstanden (met een financiering vanuit de eigenaar) in een tijdsbestek van 10-15 jaar zou zijn weggewerkt. Dit is volgens het museum nog niet in gang gezet. Wat constateren wij In de organisatie risico-inventarisatie en de steekproef komt vooral naar voren dat de instelling een registratieachterstand heeft en een plan van aanpak is nog niet voorhanden (behalve hetgeen is gecommuniceerd in de beheersovereenkomst).
Uit de gesprekken en in de documentatie komt naar voren dat het CHV-plan en organisatie een update verdient, zo zijn er recentelijk geen oefeningen geweest (wel heeft zich een calamiteit voorgedaan) en er geen scholingsagenda is opgesteld. In de protocollen missen we het quarantaineprotocol en in de ruimte risico-inventarisatie een quarantaine ruimte (op alle collectielocaties zowel in- als extern). In de monitoring op biologische schadefactoren constateerden we bij de visuele inspectie dat verschillende vallen met verschillende periodes waren geplaatst. Dit leidt tot onzekerheid in de effectiviteit van het pestmanagementplan. Zonder de benodigde informatie van de externe depotlocaties moeten we constateren dat er behalve bij Kortmann op de externe depotlocaties geen voldoende werkend CHV-plan / team is. Op alle externe locaties geen klimaatmonitoring plaatsvindt, geen pestmanagement en dat de brandveiligheid niet gegarandeerd kan worden. De collectie op locaties: Hal van het Frans Hals Museum, Baars en het depot van het Frans Hals Museum heeft wanneer alle resultaten per locatie bij elkaar opgeteld worden de grootste ingeschatte risico op schades. De steekproef laat voorts zien dat de conditie van de bekeken objecten niet altijd is bijgewerkt / bekend is in het TMS registratiesysteem van het museum.
Helicon Conservation Support BV
Pagina 14 van 40
Project: Document:
4.2
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
Resultaat organisatie risico-inventarisatie beheerder
Het Frans Hals Museum heeft aangetoond dat de volgende onderdelen aanwezig zijn en zijn geïmplementeerd:
No.
1 1.1
Titel vereisten
Wijze van aantonen
Non Conformiteit referentie
Voorgestelde aanpassing
Informatie uit de titel geeft eis weer en verwijst naar referentie in de Risicostandaard Helicon
Documentatie en/ of toelichting op werkwijze
Voldoet?
Specifiek, meetbaar en realistisch beschreven aanpassing, door organisatie (aan)gedragen
Organisatie beschikt over een actueel meerjarig beleidsplan inclusief begroting
Documentatie: beleidsplan
JA, Focus document 2017 en 2020, collectiebeheer, jaarlijkse begroting
Organisatie maakt een jaarrekening met akkoordverklaring
Documentatie: vastgestelde jaarrekening
JA
Organisatiewijze Beleid Algemeen
Organisatie past Governance Code Cultuur toe.
Helicon Conservation Support BV
Documentatie: beleidsverklaring en / of onderdeel jaarverslag
JA, onderdeel van het jaarverslag, jaarlijks met MT doornemen
Pagina 15 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Organisatie heeft een actueel Collectieplan
Organisatie heeft een registratie en informatieplan
Organisatie heeft protocollen over de wijze van het hanteren van de collectie.
Organisatie heeft vermissingen in de registratie vastgelegd.
Helicon Conservation Support BV
Datum: 18-09-2020
Documentatie: Collectieplan
JA, onderdeel van het Focusdocument, geen losstaand collectieplan
Documentatie: Informatieplan en toelichting op werkwijze: hoe vindt de collectieregistratieplaats?
NEE, er wordt in het focusdocument 2017-2020 gesproken over de realisatie van een collectieregistratieplan, er is wel een procedure registratie en documentatie
Documentatie: protocollen en toelichting op de werkwijze: wordt dit daadwerkelijk toegepast?
JA, wordt opgestuurd. Actualisatie moet nog jaarlijks plaatsvinden. Naleving/ implementatie is niet optimaal vanwege capaciteit (wel geïmplementeerd, maar zakt weg)
Toelichting op werkwijze: aantonen van historische vermissingen.
JA, vastgelegd in de TMS, grote registratieachterstand dus mogelijke vindbaarheid is niet correct. 13% van de collectie is niet vindbaar (standplaats is niet correct geregistreerd): 2596 stuks
Pagina 16 van 40
Onderdeel van het wegwerken registratieachterstand zoals vermeld in focusdocument en beheersovereenkomst, wordt in nieuw focusdocument meegenomen.
Project: Document:
No.
1.2
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
Titel vereisten
Wijze van aantonen
Non Conformiteit referentie
Voorgestelde aanpassing
Informatie uit de titel geeft eis weer en verwijst naar referentie in de Risicostandaard Helicon
Documentatie en/ of toelichting op werkwijze
Voldoet?
Specifiek, meetbaar en realistisch beschreven aanpassing, door organisatie (aan)gedragen
Organisatie heeft een CHVplan.
Documentatie: CHV-Plan
JA, echter: laatste update 2016
Wel wordt aanbevolen het CHV-plan te updaten in 2021 (om de vijf jaar een grondige herziening).
Organisatie heeft een telefoonlijst met, noodnummers en nummers van betrokken (in-en externe) medewerkers.
Documentatie: onderdeel van het CHV-Plan
JA
Organisatie heeft een overzicht met gebouwinformatie en plattegronden.
Documentatie: onderdeel van het CHV-Plan
JA
Organisatie heeft beschreven hoe het CHVplan is geïmplementeerd in de organisatie en in het bijzonder de CHVorganisatie.
JA, er staat in vermeld dat de Documentatie en toelichting CHV-organisatie ten minste 2 op werkwijze: onderdeel van maal per jaar wordt besproken het CHV-Plan en wijze van tijdens werkoverleg (geen implementatie documentatie van gezien).
Beleid CHV
Helicon Conservation Support BV
Pagina 17 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
Organisatie beschikt over een CHV-team dat 24/7 bereikbaar en beschikbaar is.
Toelichting op werkwijze: wie zijn wanneer beschikbaar, is er voldoende dekking?
JA, er staat een responstijd vermeld en er zijn voldoende medewerkers aangewezen
Organisatie heeft beschreven welke competenties nodig zijn om deel te nemen aan het CHVteam en hoe deze kunnen worden verworven/ aangetoond.
Documentatie: onderdeel van het CHV-Plan
JA
Organisatie heeft aangetoond ten minste jaarlijks met organisatie calamiteitsituaties te oefenen en daarna te evalueren.
Documentatie: Evaluatieformulieren
NEE, geen oefeningen gehad in de afgelopen periode en geen evaluatieformulieren
Organisatie heeft beschreven hoe het Crisisteam is georganiseerd en functioneert in calamiteiten.
Documentatie: onderdeel van het CHV-Plan
JA
Organisatie heeft aangetoond vanuit directie commitment te leveren aan het CHV-plan en kwaliteit van uitvoering.
Documentatie: directieverklaring en toelichting op werkwijze: gesprek met beleidsverantwoordelijke
JA, directie heeft budget toegekend
Helicon Conservation Support BV
Pagina 18 van 40
In 2021 bij de herziening van CHV-plan wordt een oefenschema gepland.
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Organisatie heeft in een Stakeholdersanalyse beschreven wie of welke organisatie betrokken is bij het collectiebeheer (eigenaar, gebruiker en beheerder)
Organisatie heeft beschreven hoe, en wanneer communicatie met eigenaren van collectie plaatsvindt.
Helicon Conservation Support BV
Documentatie: stakeholderanalyse
Documentatie: stakeholderanalyse
Datum: 18-09-2020
JA, er is een lijst met stakeholders maar er is niet aangetoond met documentatie wel zou duidelijk zijn wat de bevoegdheden binnen 24 uur opvolgend het eerste uur na calamiteit zou zijn NEE, er is geen stakeholdersanalyse overhandigd, wel worden in bruikleenovereenkomsten afspraken vastgelegd. De Gemeente Haarlem wordt niet altijd geïnformeerd bij stukken met een waarde vanaf 5 mln. Euro zoals in de beheersovereenkomst vastgelegd. Ook wordt de gemeente niet altijd meteen geïnformeerd over een verlies of schade van een object uit de gemeentelijke collectie. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de beheersovereenkomst alleen spreekt over “aanzienlijke schade” het is onduidelijk wat dit precies is.
Pagina 19 van 40
Aanbevolen wordt om in de update van het CHV-plan de bevoegdheden te omschrijven, daarnaast zou een stakeholderanalyse moeten worden gemaakt in geval van schade aan collectie.
Aanbevolen wordt om in de update van het CHV-plan de bevoegdheden te omschrijven, daarnaast zou een stakeholderanalyse moeten worden gemaakt in geval van schade aan collectie.
Project: Document:
No.
1.3
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
Titel vereisten
Wijze van aantonen
Non Conformiteit referentie
Voorgestelde aanpassing
Informatie uit de titel geeft eis weer en verwijst naar referentie in de Risicostandaard Helicon
Documentatie en/ of toelichting op werkwijze
Voldoet?
Specifiek, meetbaar en realistisch beschreven aanpassing, door organisatie (aan)gedragen
Documentatie: collectieplan en / of compliance analyse
JA, beschreven dat ze moeten voldoen aan de Erfgoedwet
Compliance Organisatie heeft beschreven aan welke wettelijke eisen zij in het collectiebeheer moet voldoen. Organisatie onderschrijft de Ethische Code voor Musea en kan dit aantonen door middel van een beleidsverklaring.
Documentatie: beleidsverklaring
Organisatie onderschrijft de Leidraad Afstoting Museale Objecten (LAMO) in het collectieplan.
Documentatie: collectieplan
JA
Organisatie heeft de directe omgeving en daarin voorkomende activiteiten van de bewaarplaatsen in kaart gebracht.
Documentatie: CHV-Plan
JA
Helicon Conservation Support BV
JA, onderdeel van het focusdocument
Pagina 20 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Organisatie heeft in kaart gebracht of de bewaarlocaties in een gebied staan met een verhoogde kans op (natuur)rampen zoals aardschokken, natuurbranden, overstromingen en oorlogsgeweld en heeft beheersmaatregelen geformuleerd.
Documentatie: CHV-Plan
Datum: 18-09-2020
JA, betrokken bij het CHV-plan
Hierna komt een opsomming van de preventieve maatregelen die de instelling zou moeten treffen ten einde de risico’s voor de collectie te minimaliseren. De opsomming is gebaseerd op de 10 Schadefactoren en is gericht op de organisatorische maatregelen, de andere aspecten die verband houden met de wijze waarop de ruimtes worden beheerd komen terug in de ruimte risico-inventarisatie. Om de leesbaarheid van dit inspectierapport te bevorderen is ervoor gekozen om alleen de afwijkingen in het rapport op te nemen:
Helicon Conservation Support BV
Pagina 21 van 40
Project: Document:
No.
2. 2.3
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Titel vereisten
Wijze van aantonen
Non Conformiteit referentie
Voorgestelde aanpassing
Informatie uit de titel geeft eis weer en verwijst naar referentie in de Risicostandaard Helicon
Documentatie en/ of toelichting op werkwijze
Voldoet?
Specifiek, meetbaar en realistisch beschreven aanpassing, door organisatie (aan)gedragen
Preventieve maatregelen Braak & Brand
Bewaarlocaties voldoen aan het Bouwbesluit.
2.4
Datum: 18-09-2020
NEE, organisatie was niet bekend met of de locatie voldoet aan het Bouwbesluit, verwijst daarvoor naar gemeente (depotlocaties en route ernaartoe kennen nauwe doorgangen / trappen)
Advies is om locaties door expert inzake Bouwbesluit en brandveiligheid te laten onderzoeken.
NEE, het is niet bekend of de collectie toxische stukken bevatten
Advies is om bij het inhalen van de collectieregistratie ook de toxiciteit van objecten in te schatten (bij objecten met een verdachte materiaalsamenstelling)
Straling & chemische verontreiniging Organisatie heeft collectie waar mogelijk radioactieve delen in verwerkt zijn of door toxische behandelingen giftige dampen kan uitstoten in een verzekerde en beperkt toegankelijke en damp en of stralingsdichte bewaarplaats ondergebracht.
Helicon Conservation Support BV
Pagina 22 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Organisatie heeft in een protocol beschreven hoe, met welke competenties en door wie toxische en of radioactieve collectie gehanteerd mag worden. 2.5
Datum: 18-09-2020
NEE, wordt meegenomen met update CHV-plan
Update CHV-plan 2021
Organisatie monitort in de bewaarlocaties op eventuele aanwezigheid van biologische schadefactoren.
NEE, er vindt wel monitoring plaats maar bij visuele inspectie is geconstateerd dat er verschillende plakvallen zijn (met verschillende data), wel zijn er rapportages waarbij ingezoomd wordt op knaagdiermonitoring
Advies is om 1 integrale pestmonitoring uit te voeren waarbij oude vallen worden verwijderd
Bewaarlocaties en aangrenzende ruimten zijn schoon en vrij van voedselbronnen voor dieren.
NEE, aangrenzende ruimtes bevatten voedselbronnen voor dieren (kelders en aanbouw)
Advies is om de aangrenzende ruimtes schoon te maken en te voorkomen dat voedselbronnen zoals plantaardige materialen (bladeren) en stof terugkeert.
Organisatie heeft een quarantaineruimte en protocol.
NEE, er is geen quarantaineruimte gedefinieerd noch is er een quarantaineprotocol
Advies is om een ruimte in te richten voor het ontvangen van collectie waarin de inspectie kan worden uitgevoerd en of verdachte objecten kunnen worden bewaard. Daarbij wordt tevens geadviseerd een quarantaineprotocol op te stellen.
Pestmanagement & schimmels
Helicon Conservation Support BV
Pagina 23 van 40
Project: Document:
No.
3.2
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
Titel vereisten
Wijze van aantonen
Non Conformiteit referentie
Voorgestelde aanpassing
Informatie uit de titel geeft eis weer en verwijst naar referentie in de Risicostandaard Helicon
Documentatie en/ of toelichting op werkwijze
Voldoet?
Specifiek, meetbaar en realistisch beschreven aanpassing, door organisatie (aan)gedragen
Organisatie toont aan dat collectiebeheerders / medewerkers in voldoende mate gekwalificeerd zijn voor het uitvoeren van hun taken en biedt hen jaarlijkse scholing aan om het kwaliteitsniveau te handhaven.
Documentatie: beleidsplan en toelichting op werkwijze
JA, het wordt aan de medewerkers aangeboden maar is in de realiteit beperkt uitvoerbaar vanwege beperkte budgettaire mogelijkheden
Organisatie toont aan dat de leden van het CHV-team gekwalificeerd zijn voor het uitvoeren van hun taken.
Documentatie: certificaten van opgeleide medewerkers
JA, alle leden zijn gecertificeerd getraind door een externe partij
Organisatie heeft een scholingsagenda en budget per lid van het CHV-team.
Documentatie: CHV-plan
NEE, er is geen scholingsagenda en budget per lid opgesteld
Scholing
Helicon Conservation Support BV
Pagina 24 van 40
Advies: neem dit mee in het CHV-plan 2021
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
Afwezigheid gegevens van externe depotlocaties De externe depotlocaties hebben ruim 1 week de tijd gekregen om ons te voorzien van de informatie zoals gedefinieerd in de verkorte versie van de organisatie risico-inventarisatie. Echter, wij hebben de door ons verzochte gegevens van de externe depotlocaties niet of incompleet ter inzage gekregen waardoor wij niet kunnen vaststellen of de collectieveiligheid op deze locaties geborgd is. Wat weten we wel: Baars heeft het ingekorte document ‘Organisatie Risico-Inventarisatie’ ingevuld en aangegeven geen CHV-plan, pestmanagementplan, protocollen over hantering objecten, brandmeldcentrale en klimaatbeheerssysteem te hebben. De visuele inspectie heeft aangetoond dat op in de loods waar de opslagboxen staan geen rookmelders aanwezig zijn en de klimatologische omstandigheden door een glazen dak zeer slecht zijn voor het bewaren van elk type collectie. Ook heeft tijdens de visuele inspectie de roldeur steeds opengestaan en zijn gaten aangetroffen in de buitenschil van de loods wat duidt op een afwezigheid van een geïmplementeerde pestmanagement. Kortmann heeft het ingekorte document ‘Organisatie Risico-Inventarisatie’ niet ingevuld maar ons wel voorzien van een Facility Report 2020 en een Calamiteitenplan (versie april 2020).
Hieruit komt naar voren dat het streven is om in het gehele gebouw een RV tussen 50-55% te behalen en een temperatuur tussen 18-20 graden Celsius. Er is brand- en braakbeveiliging aanwezig en zij hebben (eenmalig) een audit laten uitvoeren door een externe partij (onduidelijk is wat de resultaten zijn en hoe het onderzoek is uitgevoerd). Hizkia van Kralingen heeft het ingekorte document ‘Organisatie Risico-Inventarisatie’ ingevuld en aangegeven dat zij een CHV-plan hebben maar hebben die niet willen overhandigen of ter inzage gegeven. Ook hebben zij aangegeven de beschikking te hebben over een brand- en braakbeveiliging, het klimaat te monitoren en een pestmanagement- en quarantaineprotocol op te hebben gesteld. Hier hebben we echter ook geen inzage in gehad. Navraag leert dat op geen van de locaties klimaatmonitoring plaatsvindt van de specifieke bewaarplaatsen van het Frans Hals Museum. Door de afwezigheid van informatie vanuit de zijde van Hizkia van Kralingen en beperkte informatie van Kortmann kunnen we niet vaststellen dat er afdoende werkende klimaat- pestmanagement- en quarantaineprotocollen en protocollen voor het hanteren van objecten aanwezig zijn. Daarnaast heeft Hizkia van Kralingen geweigerd inzage te geven in haar CHV-organisatie.
Hierdoor kunnen we alleen een beeld vormen van de collectieveiligheid door af te gaan op de eigen waarnemingen tijdens de visuele inspecties. Daarbij is onze conclusie (o.a. bij gebrek aan informatie) dat behalve Kortmann geen van de externe depotlocaties de beschikking heeft over een geïmplementeerd en actueel CHV-plan. Met name de afwezigheid van het hebben van een CHV-organisatie leidt tot de advisering om zo spoedig mogelijk alsnog een CHV-plan en implementatie daarvan te realiseren op de locaties en vervolgens te controleren op een effectieve werking daarvan door een externe partij.
Helicon Conservation Support BV
Pagina 25 van 40
Project: Document:
4.3
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
Resultaat risico-inventarisatie per collectielocatie
De volgende ruimtes zijn gedefinieerd: 2 tentoonstellingsgebieden (Hof en Hal), depot Frans Hals Museum, depot Baars, depot Kortmann en depot Hizkia van Kralingen. In alle ruimtes zijn visuele inspecties uitgevoerd waarbij de scenario’s per schadefactor zijn nagelopen. Wanneer alle risicoberekeningen bij elkaar worden opgeteld verkrijgt men inzicht per schadefactor en per ruimte hoe groot de risico’s zijn. Deze optelsommen zijn hieronder in een dashboard weergegeven: Ruimte Risico Inventarisatie
Fysische krachten
Diefstal & Vandalisme
Biologische aantasting
Brand
Water
Straling
Verontreiniging
Dissociatie
Verkeerde temperatuur
Verkeerde relatieve vochtigheid
TOTAAL RUIMTE
29
33
40
39
45
12
16
4
36
27
281
19
15
54
41
51
0
12
12
18
15
237
84
15
47
52
57
0
34
16
20
31
356
Baars
128
30
64
64
28
8
24
32
55
43
476
Kortmann
33
21
41
36
38
0
36
15
6
11
237
57
18
37
42
25
0
39
0
16
20
254
350
132
283
274
244
20
161
79
151
147
Frans Hals Hal EX Frans Hals Hof EX Frans Hals Depot
Hizkia van Kralingen TOTAAL SCHADEFACTOR
Helicon Conservation Support BV
Pagina 26 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
Voor de interpretatie van de geconstateerde risico’s is het goed om de volgende punten in ogenschouw te nemen: •
Van alle schadefactoren zijn fysische krachten (objecten die schade kunnen ondervinden door bijvoorbeeld stoten, wrijving, zwaartekracht etc.) statistisch gezien de grootste schadefactor, hier zijn ook de meeste scenario’s opgemaakt.
•
Bij de impactbenadering is nu alleen gekozen om de impact van de materiaalschade aan het object mee te nemen, er kan ook gekozen worden om de impact vanuit juridische schade, financiële schade, imagoschade en bedrijfsrisico mee te nemen.
•
De kleuren in het dashboard dienen als hulpmiddel om direct waar te nemen waar verhoudingsgewijs het grootste risico aanwezig is. Over het geheel kunnen wij op basis van ervaringsgegevens stellen dat behoudens straling de collectiebewaarplaatsen op alle gebieden aandacht behoeven.
Uit de visuele inspectie en de metingen op het gebied van licht, temperatuur en relatieve luchtvochtigheid tijdens de visuele inspecties kunnen per locatie de volgende deelconclusies getrokken worden: Frans Hals Hal Expositieruimten → Er zijn relatief weinig medewerkers aanwezig om het toezicht op de collectie en het gedrag van bezoekers uit te oefenen, waardoor vandalisme mogelijk is. → De glazen toegangsdeur (die niet door bezoekers gebruikt wordt) is de enige afscheiding tussen een grote tentoonstellingszaal en de buitenlucht, daarbij zijn er grote kieren waarneembaar zodat de ruimte in een constante verbinding met de buitenlucht staat en ongedierte toegang krijgt tot het gebouw en daarmee collectieruimte. → Het is een slecht geïsoleerd gebouwencomplex waardoor er geen klimatologisch stabiele bewaaromgeving kan worden gecreëerd (veel objecten kunnen erg slecht tegen grote klimatologische schommelingen of schokken waarbij een verkeerde temperatuur en/of relatieve luchtvochtigheid o.a. kan zorgen voor een vervorming van het object). In het najaar is er een hoge RV waarneembaar (uit de gegevens van het Frans Hals Museum zelf), in de zomer een te hoge temperatuur en in de winter een te lage RV. → Een van de daken van het gebouwencomplex betreft een plat dak, daar stond tijdens de visuele inspectie water op (met als risico lekkage door hemelwater).
→ De ruimte achter de achterwand was erg rommelig en bevatte een watervoerende leiding met kraan (risico: lekkage). Frans Hals Hof Expositieruimten → In de kelders van het gebouw was veel rommel aangetroffen samen met biologische factoren zoals slakken en spinnen. → In de aanbouw (voormalige toiletruimte) was plantaardig afval gevonden wat kan dienen als voedingsbodem voor dieren. Daarnaast zorgt de aanbouw ervoor dat het gebouw slechter is geïsoleerd (er hingen flappen voor maar er ontbrak 1 flap).
Helicon Conservation Support BV
Pagina 27 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
→ In een hal waar ook ontvangsten worden gehouden staan kaarsen (welke in het verleden waren aangestoken, wat leidt tot een brandrisico). Er is tevens geen sprake van een sluitende brandcompartimentering in het gebouw. → Het zilverwerk in de eerste ruimte van het tentoonstellingsgebied staat in een vitrine waar een constante luchtstroom plaatsvindt (door de kieren), dit leidt ertoe dat het zilver zwart zal uitslaan. → Er heeft een lekkage plaatsgevonden als gevolg van een niet functionerende hemelwaterafvoer. → De klimaatapparatuur die in de ruimten staat opgesteld is zeer oud, functioneerde niet altijd en vormt een brandrisico. → Klimatologisch gezien wordt het doel om tussen 19 en 20 graden Celsius te blijven gedurende het jaar vaak niet gehaald. Frans Hals Depot → Toegang tot depot is moeilijk te bereiken: via een smalle trap of via een takel worden objecten omhoog geheven. Hierdoor is veel minder controle over bewegingen dan wenselijk. → Het depot heeft meerdere trappen wat de kans op fysische schade doet vergroten. → Het depot is zeer vol waardoor stellingen te krap zijn ingericht (er ontstaat soms wrijving tussen objecten) en de schilderijenrekken staan te dicht op elkaar voor de werken die nu aan beide zijden worden bevestigd (millimeters afstand tussen lijsten).
→ Er is geen quarantaineruimte ingericht waardoor objecten meteen tussen andere collectiestukken worden geplaatst. → Er is geen compartimentering ingericht waardoor besmetting, vervuiling en brand zich snel kan verspreiden over het depot. → Er is elektra aanwezig en de servers van de instelling staan in een ruimte in het depot. Dit zorgt voor een brandrisico en is een bron van warmte. → Er zijn geen verklikkers aanwezig die water kunnen detecteren (er zijn wel watervoerende leidingen en het depot is ingericht onder het dak van het museum). → Klimatologisch gezien wordt het doel om tussen 19 en 20 graden Celsius te blijven niet gehaald ook de RV met als streefwaarde tussen 45% en 57% wordt gedurende het najaar niet gehaald. Baars → De toegang tot de collectie is door de gekozen opslagmethode bemoeilijkt: de collectie is geplaatst in opslagboxen die zijn gestapeld en met een heftruck worden verplaatst. → De wijze waarop collectie in de opslagboxen is geplaatst is chaotisch waardoor het moeilijk is om een object te vinden, daarnaast staan de objecten vaak niet gezekerd in de opslagboxen waardoor bij verplaatsing van de opslagboxen fysische schade kan ontstaan.
→ De opslagboxen zijn niet luchtdicht maar staan in een verbinding met de loods waarin ze zijn geplaatst tussen boxen van andere (niet museale-collecties) partijen, waardoor dieren toegang kunnen hebben tot de units en of besmetting plaats kan vinden.
Helicon Conservation Support BV
Pagina 28 van 40
Project: Document:
Frans Hals Museum Inspectie staat van beheer Museale Collectie Frans Hals Museum 2020
Datum: 18-09-2020
→ De opslagboxen zijn zelf veelal van hout wat een brandrisico met zich meebrengt en ook het hout is gevoelig aan inert verval met als gevolg vervuiling op de objecten. → Er is weinig toezicht op de situatie in de opslagboxen, er wordt niet gemonitord op mogelijke biologische schadefactoren en klimaatfactoren. → De ruimte (loods) staat in een constante verbinding met de buitenlucht door een vaak opengehouden roldeur en aangetroffen gaten in de buitenschil van het gebouw. → Er is geen brandcompartimentering aanwezig. → Er zijn in de loods geen rookmelders aanwezig. → De vloer van zowel de loods als de individuele opslagboxen was er stoffig. → Enkele verpakkingen waren oververpakt (met veel plakband) waardoor het openen van de verpakking leidde tot risico’s van fysische schade aan het object. → Er is geen UV-werende folie op het glazen dak van de loods aanwezig, bij het openen van de opslagboxen worden werken blootgesteld aan direct zonlicht. → Enkele objecten waren verkleefd met hun verpakking (het beschilderd oppervlakte van enkele doeken waren ernstig verkleefd met de kartonnen verpakking) als gevolg van een klimatologisch instabiele bewaaromgeving. → De loods wordt door het glazen dak opgewarmd (broeikaseffect) en er is behoudens gasgestookte warmeluchtblazers geen klimaatbeheerssysteem.
→ Objecten staan lang niet altijd op de correcte standplaats (zie de steekproef voor meer informatie). Kortmann → De stellingen in het depot bij Kortmann staan erg vol waardoor het lastig is de objecten te hanteren, de papieren objecten in de ladekasten zijn niet beschermd tegen het verplaatsen als gevolg van het open- en dichtrekken van lades, verder zijn de lades soms te vol (waardoor objecten kunnen klemmen). → De afspraken met de eigenaar van de werken van Verweij (de stichting) zijn zo gemaakt dat zij zelfstandig toegang hebben en werken uit het depot mogen halen of in het depot verplaatsen. Hierdoor is het risico op dissociatie (verlies van context) of vermissing erg groot. → Het depot is door middel van een hekwerk (dat niet over de gehele hoogte van de ruimte is aangebracht) afgesloten van andere depots in de ruimte. Er is geen afdoende compartimentering ingericht waardoor besmetting, vervuiling en brand zich snel kan verspreiden over de gehele ruimte. → De ruimte wordt niet afzonderlijk gemonitord op klimaat en biologische schadefactoren, daarnaast was de gemeten relatieve luchtvochtigheid aan de hoge kant (rond 60%), dit is ook hoger dan wat Kortmann zelf als maximaal toegestane RV waarde heeft bepaald. → De gemeten hoeveelheid licht (bij het aanlaten van de lampen) waren de lux-waarden te hoog (boven 230).