2. Bijlage 1: Gedaan en geleed: Afronding programma nieuwe democratie doorstart versterken lokale democratie

Financiering Ook op het vlak van financiering is ervaring nodig. Initiatiefnemers moeten een begroting opstellen, aantonen waar ze het geld voor nodig hebben en financiering rond krijgen met de gemeente. Door bovengenoemde zaken kan het uitdaagrecht worden bestempeld als de Champions League van de bewonersinitiatieven.

Eigenaarschap Een van de initiatiefnemers van het Posthuis gaf aan dat je als initiatiefnemer het eigenaarschap zelf moet pakken, maar dat er ook vanuit de gemeente bepaalde voorwaardes moeten worden geschapen om dit mogelijk te maken.

Uitdaging: Herbouw van het Posthuis Om eigenaarschap over de herbouw van het pand te krijgen, was het voor de initiatiefnemers essentieel om het pand zelf in beheer te hebben. De rede hiervoor was dat zolang het pand in eigendom en beheer bleef van de gemeente, de initiatiefnemers ook vastzaten aan gemeentelijke regelgeving. Hierdoor zouden ze niet of moeilijker in staat zijn om eigen lokale partijen uit de wijk bij de herbouw te betrekken. Daarnaast zou dit erg tijdsintensief zijn, waardoor de uitkeertermijn van het verzekeringsgeld in gevaar zou komen. Dit was een eis van de verzekering die inhield dat er binnen drie jaar na aanvraag van het geld, de eerste bouwwerkzaamheden zichtbaar zouden moeten zijn.

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd Bijlage 2: Evaluatie uitdaagrecht

29

Door rollen en taken tussen initiatiefnemer en gemeente af te spreken wordt duidelijk wie wat gaat doen en wie waarvoor verantwoordelijk is. Met het nemen van verantwoordelijkheid voor het initiatief ontstaat er eigenaarschap bij de initiatiefnemers. Bij het vastleggen van deze afspraken is het ook belangrijk om de ontbrekende randvoorwaarden die van invloed zijn op het eigenaarschap te bespreken.

Samenwerking tussen initiatiefnemer, gemeente en bestuur Wanneer een uitdaging wordt ingebracht komt deze binnen via het online loket van initatief@haarlem.nl. Hierop volgend wordt een gesprek opgezet met vak­ inhoudelijke ambtenaren en de initiatiefnemers. In de vorige paragraaf bespraken we al een aantal voorwaarden die belangrijk zijn voor de initiatiefnemer als het plan wordt ingediend bij de gemeente. Samengevoegd met de voorwaarden die in het Actieplan Nieuwe Democratie stonden komen we tot de volgende voorwaarden: • De uitdaging betreft een huidige lokale voorziening of gemeentelijke taak binnen de beleidsterreinen duurzaamheid, leefbaarheid en ontmoeten. • De initiatiefnemers zijn minimaal twee jaar verbonden aan (of: geworteld in) het gebied. • Het initiatief heeft een maatschappelijke meerwaarde. • De betrokken initiatiefnemers maken aannemelijk dat zij de prestatie kunnen leveren. • De initiatiefnemers tonen aan dat er draagvlak is voor hun idee bij de betrokken bewoners. • Niemand wordt door het initiatief geschaad en het initiatief is inclusief en toegankelijk. • De initiatiefnemers zijn juridisch georganiseerd zodra er financiële transacties boven de 3000 euro plaatsvinden (bijv. in een stichting of vereniging). • De initiatiefnemers kunnen bewoners zijn of sociaal ondernemers. • De kosten voor de uitvoering zijn niet hoger dan de huidige kosten.

• De indieners zijn er aan gehouden het initiatief gedurende een afgesproken periode uit te voeren. • Regulier marktinitiatief valt niet onder het uitdaagrecht (deze marktpartijen doen al mee aan huidige aanbesteding- en inkooptrajecten).

• De gemeente heeft de plicht en wens van behoorlijk bestuur naar haar huidige contractpartners. Dit kan betekenen dat sommige challenges te groot zijn om binnen lopende contractperiodes aan te gaan. Hieronder beschrijven we welke voorwaarden er binnen de gemeentelijke organisatie nodig zijn om een intiatief te realiseren.

Hoe gaat de ondersteuning van de gemeente? Niet op alle beleidsterreinen is evenveel ervaring met participatie en samenwerken met initiatiefnemers. Bijvoorbeeld bij de afdeling vastgoed was het werken met bewonersinitiatieven nieuw, terwijl de afdeling groenbeheer al vaker met bewonersinitiatieven te maken heeft gehad. Het werken met initiatiefnemers van het uitdaagrecht vraagt om een andere manier van werken dan de gemeente gewend is. Dit werk is pionieren en vraagt om maatwerk. Door te experimenteren met het uitdaagrecht kunnen we er samen met initiatiefnemers achter komen wat werkt en wat niet en daardoor in de toekomst steeds beter de knelpunten beslechten. Uitdaagrecht vraagt een andere manier van samenwerken met de gemeente. Hieronder staat beschreven op welke knelpunten oplossingen nodig zijn.

Ruimte zoeken in bestaande beleidskaders Een belemmerende factor waar bewonersinitiatieven vaak tegenaan lopen is het geldende beleidskader. Gemeentelijke partners die het beleid uitvoeren, hebben hun aanpak ontwikkeld aan de hand van deze gemeentelijke vooraf gestelde kaders. Bewonersinitiatieven hebben dit vaak niet. Initiatiefnemers nemen de taken vaak niet exact over, maar hebben een specifieke aanpak die beter past bij de situatie. Deze is vaak integraal ingestoken en raakt meerdere beleidskaders. Het werken met maatschappelijke initiatieven is daarmee anders dan met vaste gemeentelijke partners. Hoe dan als gemeente om te gaan met bewoners­ initiatieven? Omdat hier nog geen vastgestelde werkwijze voor is, is dit voor veel ambtenaren die ermee te maken krijgen laveren. Het is niet mogelijk en ook niet wenselijk om af te wijken van wettelijke regelgeving. Ook afwijken van beleidskaders is niet vanzelfsprekend. Beleidskaders zijn opgesteld met een bepaalde aanpak die over het algemeen goed werkt en waaraan de ambtelijke organisatie graag vasthoudt. Aan de andere kant wil de gemeente wel ideeën en wensen van bewoners mogelijk maken die niet helemaal binnen de beleidskaders passen. In deze gevallen wordt dus maatwerk gevraagd van de ambtelijke organisatie, waarbij ruimte moet worden gezocht in de kaders.

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd Bijlage 2: Evaluatie uitdaagrecht

30

Wat wordt er bedoeld met ruimte zoeken in de kaders? Het is belangrijk dat er draagvlak is voor het initiatief, dat het een verbetering oplevert voor de leefomgeving en dat er een netwerk van actieve initiatiefnemers is die gecommitteerd zijn. Bij het uitdaagrecht is ook een voorwaarde dat het binnen het besteedbare budget blijft. Als deze voorwaarden gewaarborgd zijn is het mogelijk te kijken hoe er gemotiveerd kan worden afgeweken van bepaalde beleidsregels om zo de doelstelling van het initiatief te kunnen realiseren. En de maatschappelijke meerwaarde tot haar recht te laten komen. Het college of de raad neemt dan een besluit om gemotiveerd af te wijken van het reguliere kader.

Uitdaging: De Supmission Initiatiefnemers waren vaak op het water te vinden en stoorde zich aan rondzwervend afval in de grachten. Ze daagden de gemeente uit om op een duurzame manier, via hun supboard het afval uit het water te halen. De organisatie was al een paar jaar actief en had ook al ervaring opgebouwd in het werkveld. Echter bleek het lastig om het budget in kaart te brengen omdat de plannen niet geheel in de gemeentelijke kaders paste. Volgens de gemeentelijke eisen deed Spaarnelanden namelijk goed zijn werk en werd aan de beeldkwaliteit voldaan. Hiermee zou de taak niet overgenomen worden door de initiatiefnemers maar aanvullend zijn op het werk van Spaarnelanden, wat consequenties heeft voor het budget. Ook bleek het voor Supmission niet mogelijk om genoeg commitment te krijgen binnen hun organisatie om het gehele jaar door de grachten schoon te houden, ook in de winterperiode.

Inzicht in budgetten Het blijkt lastig te zijn om inzicht te geven in budgetten. Contracten met externe partners zijn vaak erg groot en complex en budget voor een specifieke taak is hier moeilijk uit te herleiden. Dit was het geval bij Supmission en het DDO-contract bij Spaarnelanden. Taken kunnen daarnaast ook over verschillende budgetten verdeeld zijn. Niet alleen Haarlem maar ook andere steden kampen met dit probleem. Oplossing voor dit knelpunt zitten in het reserveren van geld wat beschikbaar kan worden gemaakt voor uitdagingen binnen contracten met partners. Deze reservering kan in de vorm van een bepaald percentage worden opgenomen in het contract met de partner. Daarnaast wordt er door een aantal grote gemeentes in kaart gebracht op welke initiatieven het meest wordt uitgedaagd. Op basis hiervan worden richtlijnen opgesteld die gemeente helpen om tarieven en budgetten te bepalen. Dit wordt gedaan door de gemeente Amsterdam, Rotterdam, Utrecht, Tilburg en Groningen in de vorm van een benchmark.

Risico’s en beheersing Over het dagelijkse werk legt de gemeente verantwoording af richting zowel het bestuur als de samenleving. Uitdagingen worden zwaar onder de loep genomen en streng beoordeeld op mogelijke risico’s, soms nog strenger dan de reguliere partners van de gemeente. Niet alle risico’s zijn te voorspellen. Wel kunnen er maatregelen worden getroffen om risico’s te minimaliseren door het maken en vastleggen van gemeenschappelijke afspraken en deze vervolgens ook te monitoren. Bij het Posthuis is een samenwerkingsovereenkomst opgesteld. Hierin werden duidelijke afspraken opgesteld over taken en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen. Er zijn Go/ no-Go momenten ingebouwd op sleutelmomenten in het proces en wanneer zaken anders lopen dan verwacht is in de overeenkomst opgenomen wat dit tot consequentie heeft. Zowel voor de gemeente als voor de initiatiefnemers is dit als prettig ervaren.

Voorwaarden voor de gemeente Ambtelijk In eerste plaats is het belangrijk dat vakinhoudelijke adviseurs die bij een initiatief betrokken worden hun inhoudelijke expertise geven en een beoordeling maken van wat er nodig is om het plan praktisch vorm te geven. Dit is altijd maatwerk. Het samenwerken vraagt ook een bepaalde houding van ambtenaren. Zoals een open en transparante houding en de mogelijkheid om zich flexibel op te stellen richting het initiatief. Waarbij het uitgangspunt is om te kijken naar wat er wel kan, mits wordt voldaan aan bepaalde voorwaarden. Daarnaast helpt het als een ambtenaar een attitude heeft die stimulerend, inspirerend en creatief is tegenover het werken met initiatiefnemers. Zo ontstaat er meer ruimte voor het realiseren van initiatieven.

Uitdaging: Herbouw van het Posthuis Bij het Posthuis bleek vertrouwen in de stichting en vice versa in de gemeente een belangrijk aspect voor de voortgang van het initiatief. Dit vertrouwen was er niet gelijk bij aanvang en moest eerst groeien. Dit gebeurde door het organiseren van sessies waarin zowel de ambtenaren als stichting bij elkaar kwamen. Hierbij hielp het dat ambtenaren open waren over waar zij tegenaan liepen op het vlak van wettelijke- en beleidskaders. Daarnaast hielp het ook dat de stichting aangaf op welke vlakken ze expertise misten in hun eigen bestuur(leden) en hoe dit zou worden opgelost.

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd Bijlage 2: Evaluatie uitdaagrecht

31

Management De rol van het management is om de ambtenaren die met een initiatief bezig zijn te ondersteunen. Wanneer een uitdaging is aangenomen, moet er capaciteit en expertise vanuit hun afdeling vrij worden gemaakt. Bij complexere initiatieven kan het ook voorkomen dat er op strategisch niveau moet worden meegedacht door het management. De ambtenaren moeten voelen dat ze vrij zijn om mee te denken met het initiatief en hierin maatwerk te bieden. Er wordt nog niet heel veel gebruik gemaakt van het uitdaagrecht en de verwachting is dat dit de komende tijd niet zal veranderen. De afgelopen twee jaar zijn er slechts drie uitdagingen binnen gekomen. In andere woorden de vraag om meer capaciteit en expertise voor het uitdaagrecht is niet frequent.

Rol bestuur Wat is de rol van een bestuurder in het uitdaagrecht? Voor de ambtenaren die werkte aan de uitdagingen was bij aanvang van de uitdaging niet duidelijk welke rol het bestuur of portefeuillehouder had. Dit maakte het voor hen lastig om hun handelingsruimte te bepalen. De expertise van verschillende ambtenaren is nodig om gezamenlijk te bekijken of het initiatief past binnen de gemeentelijke kaders en regels. Uiteraard is het niet wenselijk om af te wijken van wettelijke kaders en regelgeving, maar wel kan van ambtenaren worden gevraagd dat ze ruimte zoeken in de beleidskaders, zoals ook is beschreven in paragraaf 5.1 ‘ruimte zoeken in beleidskaders’. Dit kan nodig zijn wanneer regels voor een bepaald doel worden opgesteld, maar dat dezelfde regels ook het doelen tegenwerken die de gemeente toch graag wil bereiken of wanneer regels tegenstrijdig zijn aan elkaar. In dat geval kan er gemotiveerd naar creatieve oplossingen binnen de kaders of indien nodig, daarbuiten moeten worden gezocht. De inhoudelijke portefeuillehouder en gebiedswethouder spelen een belangrijke rol in het aangeven welke ruimte ambtenaren en initiatiefnemers hierin kunnen nemen. Mocht het initiatief echt om een afwijking van vastgestelde kaders vragen dan is vervolgens besluitvorming nodig van college en raad. Bij het Posthuis wilde de Stichting graag het pand in eigendom overnemen van de gemeente.

Wettelijke regelgeving over verkoop zat de overname in de weg. Doordat de bestuurder de maatschappelijke meerwaarde van het initiatief niet wilde laten wegvloeien heeft hij gestuurd op het mogelijk maken van de overname. Na onderzoek door juridische zaken en vastgoed is het uiteindelijk toch gelukt om het eigendom onder bepaalde voorwaarden over te hevelen naar de initiatiefnemers. Dit besluit is uiteindelijk goedgekeurd door het college en de gemeenteraad en daarna van kracht gegaan. Dit besluit was cruciaal voor het succes van het initiatief.

Conclusie Wat kan er worden geconcludeerd over het resultaat van twee jaar uitdaagrecht. Draagt het uitdaagrecht zoals verwacht bij aan het krijgen van meer zeggenschap en eigenaarschap en is het een inclusief proces?

Zeggenschap Heeft het uitdaagrecht geleid tot meer zeggenschap van initiatiefnemers in hun leefomgeving? Om hier antwoord op te kunnen geven is gekeken hoe de initiatiefnemers hun invloed hebben kunnen laten gelden en zo konden meebeslissen in het proces. Alleen de casus van het Posthuis is hierin meegenomen omdat de andere initiatieven te vroeg zijn gestopt om het zeggenschap goed te kunnen beoordelen. De invloed van de initiatiefnemers bestond uit het volgende: Ten eerste zijn er overleggen geweest waar initiatiefnemers hun stem konden laten horen. Op verzoek van de initiatiefnemers zijn er gesprekken geweest met de bestuurder. Ten tweede werd de agenda in samenspraak met de bewoners opgesteld zodat iedereen punten kon aandragen ter bespreking. Tenslotte zijn de aangedragen punten van de initiatiefnemers besproken en zijn hieruit voortkomende afspraken vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst. Uiteindelijk heeft dit ertoe geleid dat de initiatiefnemers mee besliste over de koop van het pand en hier ook bestuurlijk groen licht voor hebben weten te krijgen. De initiatiefnemers gaven aan dat het uitdaagrecht niet perfect is. De voorkeur ging uit naar een werkwijze met meer ambtelijke begeleiding en budget. Desondanks werd het uitdaagrecht gezien als een bruikbaar middel om initiatieven die niet via de reguliere werkwijze haalbaar zijn toch via het uitdaagrecht op te pakken.

Hierin werd aangegeven dat dit bijdroeg aan meer zeggenschap.

Eigenaarschap Het eigenaarschap is de mate waarin initiatiefnemers verantwoordelijkheid nemen. Het verkrijgen van het eigenaarschap over het initiatief is een belangrijke stap voor de initiatiefnemer om te komen tot meer zeggenschap. Echter is niet vanzelfsprekend om het eigenaarschap te verkrijgen ook al beschikt de initiatiefnemer over de juist expertise en ervaring. Zelfs bij volwassen initiatieven kan het nodig zijn dat bepaalde voorwaardes moeten worden geschapen door de gemeente om eigenaarschap mogelijk te maken. Kortom er moet hierin ruimte worden geschapen in het beleid, anders blijven belemmerende factoren in de weg staan.

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd Bijlage 2: Evaluatie uitdaagrecht

32

Inclusief

Toekomst

Het uitdaagrecht is een democratisch instrument en daarom is het ook belangrijk dat het op een inclusieve manier gebruikt wordt. In de casus van het Posthuis is het inclusieve karakter al af te lezen in de slogan van de stichting: ‘voor de buurt, door de buurt’. Deze visie wordt ook ondersteund door de praktijk. Met evenementen in het Zaanenpark, die in coronatijd zijn georganiseerd is het de initiatiefnemers goed gelukt om mensen uit de buurt te bereiken. In de fase bij de herbouw worden buurtbewoners betrokken om te helpen en te kijken naar uitvoerders die woonachtig zijn in de buurt. Ook wordt er in de exploitatieplannen, de fase na de herbouw, nagedacht over inclusieve programmering. Waarbij men nadenkt over mogelijke allianties met maatschappelijke organisaties en sociale ondernemers uit de wijk. Hierbij tonen ze een open en transparante houding naar andere mensen uit de buurt.

Ambtelijk instrument Het uitdaagrecht betekent de hoogste mate van participatie gezien de participatieladder. Wat suggereert dat de initiatiefnemers de verantwoordelijkheden overnemen van de taak die ze overnemen. In de praktijk blijkt echter dat ambtelijke ondersteuning noodzakelijk is. Dit komt mede doordat veel zaken ambtelijk ingewikkeld geregeld zijn, waardoor een initaitiefnemer te maken krijgt met gemeentelijke bureacratie en regelgeving die het succes in de weg staan. Dit betekend dat de gemeente ondanks de hoge mate van particpatie niet haar handen los kan trekken en bepaalde mate van ambtelijke inzet onmisbaar is. Voor het uitdaagrecht werd geïntroduceerd bij de gemeente waren er ook gelijksoortige initiatieven bestempeld zouden kunnen worden als uitdagingen, zoals SpaarGas en Triple Treat. Deze initiatieven diende zich vooralsnog aan bij de gemeente, met of zonder het instrument van het uitdaagrecht. In dat opzicht is het voornaamste belang van initiatiefnemers om aan tafel te zitten met de gemeente en hechten ze minder waarde aan welk type instrument er wordt gebruikt voor hun initiatief. Daarmee is het instrument vooral een ambtelijk instrument. Echter door het uitdaagrecht als recht vast te leggen voor bewoners is de mogelijkheid iets vanzelfsprekender om aan tafel te komen bij de gemeente.

Ook geeft het gemeenteambtenaren de ruimte om te kijken hoe initiatieven wel mogelijk te maken zijn. Mits deze een meerwaarde voor de leefomgeving van bewoners biedt. Een tweede voordeel van het instrument is dat we beter in staat zijn om de initiatieven naast elkaar te leggen. Door te kijken vanuit de lens van het uitdaagrecht wordt inzichtelijk wat we kunnen leren en verbeteren.

De voornaamste conclusie is dat uit de eerste ervaringen met het uitdaagrecht kan worden gezegd dat het bijdraagt aan meer zeggenschap, eigenaarschap en in het geval van het posthuis ook een inclusief instrument is. Het uitdaagrecht draagt bij aan de cultuuromslag van buiten naar binnen werken. Dit gaat hand in hand met de andere vormen van bewonersinitiatieven binnen het programma Nieuwe Democratie, maar ook de Omgevingswet en het Gebiedsgericht werken en kan daarin een extra manier zijn voor de ambtelijke organisatie in het oefenen met van buiten naar binnen werken. Daarmee is het een waardevol instrument om te blijven gebruiken, al is het in aangepaste vorm. De geadviseerde aanpassingen zijn te lezen in de aanbevelingen.

Aanbevelingen Welke aanbevelingen komen uit de praktijk naar voren? Er zijn een aantal algemene leerpunten en er is een deel procesoptimalisatie.

De algemene leerpunten Verwachtingsmanagement Wordt een initiatief kansrijk gevonden voor uitdaagrecht dan moet er goed verwachtingsmanagement plaatsvinden naar de initiatiefnemers en ambtelijke organisatie toe. Dit betekent vanuit het aanspreekpunt vanuit de ambtelijke organisatie dat zij helder, open en transparant zijn over het proces. Waarbij het voor initiatiefnemers helder moet zijn dat de werkwijze van het uitdaagrecht maatwerk is. Dat de handelingswijze van het uitdaagrecht niet vastligt, maar juist een zoektocht is. Dit om frustratie en onbegrip vanuit de initiatiefnemers tegen te gaan.

Vaste prijs voor taken afspreken Qua financiering is het aan te raden om toe te werken naar een vaste prijs voor taken die vaak worden gebruikt voor bewonersinitiatieven zoals groenbeheer. Het benchmark onderzoek over op welke taken het meest wordt uitgedaagd (paragraaf 5.1 inzicht in budgetten) kan hierbij als leidraad worden gebruikt om deze prijs te bepalen. Hierover kan contact worden gehouden met gemeente Amsterdam, een van de initiatiefnemers van het benchmark onderzoek, zodat in de toekomst makkelijker in te schatten is welk budget hangt aan een bepaalde publieke taak.

Aanspreekpunt Gedurende het hele proces is er één aanspreekpunt beschikbaar voor het initiatief zowel vanuit binnen als buiten de organisatie. Dit is een vakinhoudelijk ambtenaar. Deze persoon zorgt dat andere vakinhoudelijk collega’s indien nodig worden betrokken en agendeert bestuurlijk. Hierbij is het belangrijk dat deze persoon

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd Bijlage 2: Evaluatie uitdaagrecht

33

wel ondersteund wordt door een collega uit de werkplaats lokale democratie. Met de rede dat medewerkers in de werkplaats beschikt over kennis en ervaring met participatie die nuttig kan zijn in het faciliteren van het proces. Zowel ambtenaren als initiatiefnemers gaven aan baat te hebben bij een dergelijke aanspreekpunt en facilitering.

Ondersteuning ambtenaren Er is ondersteuning nodig voor ambtenaren die werken met uitdaagrecht vanuit het management. Ambtenaren moeten het gevoel krijgen dat zij ruimte hebben om te experimenteren. Daarbij hoort ook fouten mogen maken. Daarnaast moet er ook capaciteit en expertise beschikbaar worden gemaakt om te werken aan het initiatief.

Transparant in de buurt Het is belangrijk dat gemeentelijke partners en bewoners weten van het initiatief en hierop feedback kunnen geven. Deze feedback draagt bij aan het optimaliseren van het plan en maakt het resultaat robuuster omdat eventuele knelpunten zo eerder aan het licht komen, kunnen worden aangepakt of zelfs kunnen worden voorkomen. Daarnaast is ook een zekere mate van draagvlak nodig om de uitdaging tot uitvoering te brengen. Doordat de buurt weet heeft van het initiatief, kan dit ook leiden tot meer draagvlak voor het plan. Een zekere mate van draagvlak is ook nodig om het plan tot uitvoering te brengen.

Vastleggen afspraken Het is belangrijk om taken, afspraken en verantwoordelijkheden vast te leggen en wat er gebeurt als zaken anders lopen dan verwacht. Daarvoor kan een samenwerkingsovereenkomst worden opgesteld, wat beiden partijen ondertekenen. Op cruciale momenten, de zogenaamde Go/ No-Go momenten, zijn momenten waarop de voortgang van het initiatief wordt bekeken en de haalbaarheid wordt bepaald. Dit kan bestuurlijk, waarbij de wethouder deze verantwoordelijkheid neemt. Hoe de Go/ No - Go momenten worden bepaald is afhankelijk van het soort bewonersinitiatief. Ter illustratie; bij het Posthuis waren deze Go/No-Go momenten gekoppeld aan stappen uit het Haarlems Ruimtelijk planproces, omdat in dit geval het om een ruimtelijk initiatief ging.

Bestuurlijk commitment Bestuurlijk commitment is cruciaal. De wethouder heeft invloed als het aankomt op het uitdaagrecht. Het kan zijn dat er meerdere wethouders zijn betrokken, omdat het initiatief meerder beleidsvelden raakt en valt in portefeuilles van verschillende wethouders. Afstemming tussen de betrokken wethouders is dan nodig om eenduidigheid te krijgen over de richting van het initiatief. Ze kunnen op de sleutelmomenten of Go/ No-go momenten knopen door hakken wanneer maatwerk nodig is in verruiming van de beleidskaders.

Procesoptimalisatie In 2020 is er een proces ontworpen voor het uitdaagrecht. Hierin staat hoe het uitdaagrecht in de organisatie wordt opgepakt en welke stappen er volgen. Een visuele weergaven van dit proces is opgenomen als bijlage. Inmiddels zijn we twee jaar verder en hebben we voortschrijdend inzicht in het proces. De volgende aanbevelingen gaan in op de procesoptimalisatie.

Aan de poort selectie. Goed bekijken wat past bij de initiatiefnemers? Kunnen ze een uitdaagrecht aan of past een andere vorm zoals bijvoorbeeld co-creatie beter bij het initiatief? Hierbij kan als uitgangspunt worden genomen dat het initiatief een aantal jaar bestaansrecht heeft opgebouwd en bezit over een stabiele organisatie. Hiermee kunnen de initiatiefnemers aantonen dat ze kennis en ervaring hebben om het initiatief te realiseren. En draagvlak hebben in de wijk.

Vooraf ambtelijke inzet regelen Het uitdaagrecht vraagt om ambtelijke inzet. Hoewel uitdagingen niet veel voorkomen in de organisatie is de tijdsbesteding niet gering wanneer er wel een binnenkomt. Daarom is het advies om gelijk aan het begin van het proces, dus na het verkennend gesprek, de ambtelijke inzet af te kaarten bij het management. Wat inhoud dat de vakinhoudelijke ambtenaren die betrokken gaan worden bij de challenge met hun leidinggevende bespreken hoeveel tijd het proces gaat kosten en dat ze toestemming hebben om deze tijd eraan te spenderen. Zonder garantie dat de uitdaging ook daadwerkelijk een succes wordt. Na het verkennend gesprek doet zowel de initiatiefnemer als gemeente haar huiswerk. Vóór het haalbaarheidsgesprek moeten volgende zaken geregeld zijn: • Initiatiefnemer stelt een maatschappelijke business case op met daarin een begroting, waarin de verwachte kosten voor het initiatief zichtbaar zijn. • Daarnaast moet worden aangegeven op welke opgaves het plan inspeelt, welke stedelijke of gebiedsopgave door het initiatief bereikt worden en wanneer dit niet het geval is welk ander maatschappelijk doel wordt nagestreefd. • De initiatiefnemers maken een overzicht, eventueel met hulp van de vakinhoudelijke ambtenaren, van met welke partijen wordt samengewerkt en wie betrokken is of dat gaat zijn.

• Het initiatief geeft aan welke kennis en capaciteit ze in huis hebben om het initiatief te realiseren. Welke expertise mist nog of hoe moet in kaart worden gebracht wat er ontbreekt.

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd Bijlage 2: Evaluatie uitdaagrecht

34

Bijlage Hieronder staat de procesbeschrijving zoals deze was vormgegeven bij de start van het Uitdaagrecht.

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd Bijlage 2: Evaluatie uitdaagrecht

35

Bijlage 3: Evaluatie Wijkforum Zijlweg-West Leerpunten en ervaringen uit de eerste twee jaar van het gelote Wijkforum

Wijkforum Zijlweg West

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd Bijlage 3: Evaluatie Wijkforum Zijlweg-West

36

Het Wijkforum Zijlweg-West is een van de experimenten van het Programma Nieuwe Democratie waarin wordt geprobeerd zeggenschap over te dragen naar een representatieve en democratisch gelegitimeerde wijkraad. Er is gestreefd door middel van loting een groep bewoners te selecteren die op basis van gelijkenis de wijk representeren. Dit houdt in dat de gelote groep als het ware een kleine afspiegeling vormt van de wijk in zijn totaliteit. We gaan ervan uit dat wanneer het forum een bestemming voor het budget kiest, dit de mening is van de wijk. De gelote raad zal fungeren als dagelijks bestuur, waarbij zij via een platform de kennis en meningen van het panel zal inschakelen om tot besluitvorming over besteding van het wijkbudget te komen’ (Faber & Teeuwissen, 2020)’. Er is gezien deze democratische legitimatie gekozen om een realisatiebudget van 2 x €30.000 toe te kennen aan het wijkforum.

Wat was het idee en wat waren de kaders? Voor het wijkforum Zijlweg-West is via een representatieve steekproef een aantal bewoners geselecteerd om deel te nemen in een nieuwe wijkraad. Daarnaast is via een steekproef een (digitaal)panel samengesteld van een representatieve groep bewoners. Dit panel wordt

bevraagd over de belangrijkste issues in de buurt op het gebied van; sociaal contact in de wijk (sport, spelen, ontmoeten), leefbaarheid (straatbeeld en groen) en duurzaamheid/energietransitie. In fysieke bijeenkomsten en aan de hand van de uitkomsten van het panel gaat de gelote wijkraad aan de slag met de thema’s en wordt jaarlijks een wijkagenda met begroting opgesteld en uitgevoerd. De gelote wijkraad en het gelote wijkpanel vormen samen het wijkforum.

Mandaat van de gelote wijkraad De wijkraad stelt samen met het bewonerspanel en/of door middel van een buurtbijeenkomst een jaarlijkse wijkagenda op mét begroting. De wijkraad heeft zelf zeggenschap over de wijkagenda (binnen de kaders die de gemeente vooraf meegeeft) en voert deze zelf ook uit binnen het jaar. De wijkraad kan bij het uitvragen, opstellen en uitvoeren ondersteuning van de gemeente inschakelen.

Kaders • Deelname aan de wijkraad is uitsluitend op basis van loting • Deelname aan de wijkraad is voor een periode van maximaal 2 jaar

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd Bijlage 3: Evaluatie Wijkforum Zijlweg-West

37

• Deelname aan het panel is voor een periode van maximaal 2 jaar • De wijkraad gaat niet over taken die exclusief zijn voorbehouden aan de overheid (denk aan wettelijke taken zoals de uitgifte van paspoorten, bevolkingsregistratie, handhaving en toezicht, verstrekken van vergunningen en taken op het gebied van veiligheid en bestemmingsplannen) • De wijkagenda gaat over wijk specifieke opgaven • De verordening op de wijkraden is niet van toepassing op deze gelote wijkraden “Het was een leuk, opvallend uitnodigingspakket (taartbon, cheque) en het voelde speciaal om ingeloot te zijn, waardoor ik mij echt persoonlijk aangesproken voelde en ook al snel overwoog om mij aan te melden. Ik woonde nog niet heel lang in Haarlem en zag het als een kans om meer mensen te leren kennen. Ook vond ik het een mooi idee om met het geld echt iets voor de buurt te doen. Met jonge kinderen ben je meer op je buurt aangewezen en zie je ook vaker zaken waarvan je denkt dat daar wel iets aan gedaan mag worden. En bijzonder om dan in de positie te komen om dit mogelijk te maken.”

acties een extra overleg op korte termijn vereiste. Professionele begeleiding was een noodzakelijke voorwaarde om richting te geven aan de beginnende groep. Dit aspect is meegenomen uit leerervaringen in andere gemeenten. Bijna elke maand was een bijeenkomst van het wijkforum. Daarnaast zijn de volgende activiteiten ondernomen voor de vorming van het groeps­proces en om meer bekendheid met de wijk te krijgen: • Kennismakingsformulier van wijkforumleden • Workshop ‘hoe werkt de gemeente’ • Workshop ‘samen beslissen, welke modellen zijn er’ • Wandeling langs ieders favoriete of zorg punt in de wijk • Kennismaking met kerk van Nazarer en programma, InHolland, actieve bewoners van groen en verkeer, Ontwikkelzone Zijlweg • Aantal forumleden nemen deel aan de app-groep stadmakers en groen/klimaat. • Wandeling door de wijk met de wethouder • Tussentijdse enquête forumleden (hoe sta je er nu in, wat kan beter, wat gaat goed) • Voorstel om stadmakers en lokale personen te laten pitchen, Schalkwijk aan zet enz.

Wat is de stand van zaken van dit moment? Het wijkforum is tot stand gekomen in de lockdown van januari - september 2021. Het wijkforum bestaat uit: • De wijkraad • Het wijkpanel

De wijkraad De wijkraad is geloot in januari 2021. Zeven inwoners gaven aan zich in te willen zetten voor hun wijk. Iets concreets en laagdrempeligs voor de wijk te realiseren waren drijfveren om in te gaan op de uitnodiging. In de loop van het traject zijn er twee deelnemers gestopt. De eerste bijeenkomsten met de wijkraad vonden online plaats in verband met lockdown restricties. Hierdoor duurde de opstartfase langer dan aanvankelijk gedacht. Vooraf waren geen strikte kaders meegeven over de structuur die de gelote wijkraad moest aannemen. In die zin was de organisatie los. De wijkraad koos ervoor om in mini-werkgroepjes te werken zonder vaste vergaderstructuur. Daarnaast was er geen vaste voorzitter. Er werd per vergadering gekeken of bepaalde

Daarnaast was er met regelmaat contact tussen de begeleider en de projectleider vanuit het programma Nieuwe Democratie om de voortgang te bespreken.

Het Panel Het wijkpanel is geloot in het najaar van 2021. Er zijn uitnodigingen gestuurd naar 323 bewoners van de wijk met een gemiddelde leeftijd van 43 jaar. Hieruit hebben zich uiteindelijk 59 personen aangemeld waarvan de gemiddelde leeftijd lag op 54 jaar. Het wijkpanel bestaat uit 30 vrouwen en 29 mannen. De respons op de vragenlijst die het wijkforum heeft voorgelegd aan het wijkpanel had een respons van 100%. Het wijkforum was dus feitelijk in het najaar van 2021 compleet en functionerend. Er is een wijkagenda samengesteld door eerst een enquête uit te zetten in de wijk. Alle inwoners van de wijk hebben een uitnodiging gekregen om een enquête in te vullen over thema’s die spelen in de wijk. Het doel van deze enquête was om alvast een aantal onderwerpen mee te krijgen waar het wijkforum mee aan de slag kon gaan. Uiteindelijk hebben 157 inwoners van de wijk de enquête ingevuld. Met de enquête in de wijk en de uitvraag bij het wijkpanel is een wijkagenda opgesteld. Momenteel wordt gewerkt aan de uitvoering van deze wijkagenda (vanaf maart 2022).

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd Bijlage 3: Evaluatie Wijkforum Zijlweg-West

38

Stand van zaken uitvoeringsagenda: • Verkeersveiligheid: Er wordt overleg gevoerd over welke tijdelijke ingrepen de verkeersveiligheid op korte termijn kunnen verbeteren op de Zijlweg. • Informatieavond: Binnenkort zal er een informatieavond plaatsvinden over de gebiedsontwikkelingen in de wijk en de verkeersveiligheid • Groenonderhoud en veiligheid Veltzichtlaan: Er is een burendag georganiseerd in samenwerking met Inholland bij de Schoonzigtlaan om mensen te enthousiasmeren en informeren over de buurtagenda.

Gelote wijkraadsleden Succespunten: • De grootste motivatie voor de gelote wijkraadsleden om mee te doen is de wens iets te willen bijdragen aan de wijk. Ook is aangegeven dat het als bijzonder werd ervaren om op deze manier geselecteerd te worden. Ten tweede was de beschikbaarheid van budget een belangrijke drijfveer om mee te doen. Hiermee genoemde drijfveer was de beschikbaarheid van budget waarmee ook echt iets gerealiseerd kan worden. • Door het lotingsproces zijn mensen betrokken die anders niet waren aangehaakt. Zo zegt één wijkraadslid: ‘Met jonge kinderen ben je meer op je buurt aangewezen en zie je ook vaker zaken waarvan je denkt dat daar wel iets aan gedaan mag worden. En bijzonder om dan in de positie te komen om dit mogelijk te maken’.

• Zwerfafval: Er is overleg met de gemeente over welke afvalbakken vervangen worden.

• Er was nog niks georganiseerd in de Zijlweg-West. Door de tijd en energie van alle partijen is er nu een gemêleerde groep bewoners actief geworden.

• De plannen voor het vergroenen van het Narcisplantsoen liggen voor bij Spaarnelanden een finale check voordat het in de uitvoering kan. • De huidige wijkforum raadsleden zijn nu bijna twee jaar actief (januari 2023). Idee is gefaseerd nieuwe raadsleden te loten, zodat het wijkforum nog twee jaar verder in functie kan blijven.

Wat leerden we onderweg? Tijdens het hele proces is er veel geleerd. Door de wijkraadsleden, ambtenaren en andere betrokkenen. Voor deze evaluatie is een enquête uitgezet onder de wijkraadsleden, heeft de begeleider van het wijkforum een evaluatie gegeven en hebben de betrokken ambtenaren input gegeven. Hieronder vindt u de resultaten van deze uitvraag. De positieve bevindingen en leerpunten. “Voordat ik met het wijkforum begon was de gemeente een ver van mijn bed show. Ik vond het interessant om te leren hoe de gemeente georganiseerd is, wat er allemaal speelt en hoe het gebiedsgericht werken werkt. Aangezien veel zaken die uit de wijk als belangrijk naar voren kwamen een gemeente aangelegenheid zijn (verkeersveiligheid, groen, speelgelegenheid), is het een belangrijke partner om zaken uitgevoerd te krijgen. Voor de gemeente zijn de punten die het wijkforum aandraagt een van de vele issues die spelen en opgepakt moeten worden.”

Aandachtspunten: • Het ene type mens wil dingen doen, de ander wil beschouwen of bespreken. Je weet vooraf niet of je een denk-team of een doe-team krijgt. Niet iedereen zag zichzelf als een netwerker. Van belang is dat de verwachtingen hierover in het begin duidelijk zijn bij alle partijen. Daarnaast kan eventueel bij de loting hierop worden geselecteerd door genodigden een kleine vragenlijst te laten invullen. Een tweede, gewogen loting kan zorgen voor een goede balans in de groep. • De wijk is gefragmenteerd door fysieke barrières, zoals de Zijlweg en de Randweg. Hierdoor is van een sterk saamhorigheidsgevoel op wijkniveau minder sprake, terwijl dit op buurt niveau wel aanwezig is.

Leerpunten: • Houd rekening met afwijzingen. Uiteindelijk was de respons ongeveer 1/10. Neem dit gegeven mee bij het realiseren van je streefaantal deelnemers. • Loot direct een nieuwe deelnemer zodra iemand afvalt. Op die manier blijft de energie er in. • De potentie van het gelote wijkpanel zou breder gezien kunnen worden dan enkel feedback geven op plannen. Het is nu meer ingezet ter verantwoording voor de plannen en niet als potentieel netwerk om ook de realisatie mee op te pakken. Maar dit vraagt ook een investering van de gelote wijkraad om nog meer tijd in het wijkforum te steken dan nu al het geval was.

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd Bijlage 3: Evaluatie Wijkforum Zijlweg-West

39

Aandachtspunten

Communicatie Er is onderscheid tussen twee afzenders: • De gemeente Haarlem • Het wijkforum

De gemeente De gemeente heeft bij de lancering veel tijd en energie gestoken in het op de kaart zetten van het experiment. Zij kon echter niet zo fysiek aanwezig zijn als in eerste instantie het plan was. In verband met de corona pandemie en de zware lockdown van dat moment kon enkel via post aan huis geworven worden. Nadat de wijkraad was geformeerd is een enquête gehouden onder de inwoners van de wijk. Er kwamen achteraf signalen dat sommige inwoners nooit een brief hebben gekregen. Daarna is een door de wijkraad opgestelde brief verstuurd door de gemeente met de oproep deel te nemen aan het panel. Vervolgens zijn enkel de relevante gegevens (email-adres en naam) van de respondenten doorgestuurd naar het wijkforum dat contact heeft gelegd met het panel. Tijdens het proces ontstond af en toe verwarring over de communicatie naar de wijk toe. Vanuit de gemeente werd dit verwacht van de wijkraad, maar dit stond niet in de aanvankelijke uitnodiging tot deelname aan het forum. In het vervolg moeten hier betere afspraken over worden gemaakt. Met name over de vorm en de frequentie is het belangrijk heldere verwachtingen te scheppen waar beide partijen zich in kunnen vinden. Ter illustratie: op het gebied van informatie delen liepen de verwachtingen niet synchroon.

Vanuit de gemeente werd verwacht dat de bevindingen van de wijkbrede enquête werden gedeeld met de inwoners, terwijl dit uiteindelijk alleen met het wijkpanel is gedeeld. Uiteindelijk is het ook geplaatst op de website van het wijkforum en de gemeente Haarlem.

Het wijkforum De gelote wijkraad heeft eenmaal naar aanleiding van de bevindingen van de wijkbrede enquête een vragenlijst verstuurd naar het wijkpanel. Hierin werd het panel gevraagd welke thema’s, die naar voren kwamen uit de enquête, prioriteit hebben. Verder zijn er contactmomenten geweest met twee betrokken buurtbewoners over de verkeersveiligheid van de Zijlweg en is een interview geweest met het Haarlems Weekblad. De eerste gelote wijkraad heeft daarnaast ook de basis gelegd voor een website, een logo, een mailbox en een manier om de communicatie richting de wijk vorm te geven.

• De rol van communicatie in het proces is erg belangrijk. Er is een netwerk nodig in de wijk om bekendheid te creëren voor ideeën en om initiatieven te ondersteunen. Tegelijkertijd vroegen de bijeenkomsten meer tijd dan vooraf is voorzien, waardoor er weinig animo was om de communicatie nog op te pakken. Zo gaf een wijkforum lid te kennen: ‘Onze bekendheid is niet zo heel goed. Voor mij persoonlijk is dat ook niet mijn sterkste kant. Ik blijf liever wat op de achtergrond.’ • Op cruciale moment kan de gemeente een grote rol spelen in de communicatie. Bijvoorbeeld bij de vaststelling van de wijkagenda.

Leerpunten: • Duidelijke afspraken maken over de communicatie naar buurtbewoners toe en op welke momenten en in welke vorm dit plaatsvindt. Hierbij zou een ‘communicatie pakket’ een oplossing kunnen zijn waarbij een nieuwe groep sneller vooruit kan gaan. • Er zit een spanningsveld tussen enerzijds de regie uit handen geven als gemeente en anderzijds toch sturing willen aanbrengen. Met name als het gaat om communicatie. • De binding is meer met de buurt en daar liggen de contacten. ‘Er vindt nog weinig communicatie plaats. Tevens is de wijk vrij groot en gesegmenteerd. Lastig om een gemene deler te vinden (op de Zijlweg na).’

Anders werken Met het experiment wijkforum wil Gemeente Haarlem meer zeggenschap en eigenaarschap op wijkniveau voor bewoners creëren, op thema’s die op buurtniveau spelen en op een zo democratisch, transparant en inclusief mogelijke manier. In het geval van de wijk Zijlweg-West was er geen vorm van vertegenwoordiging aanwezig. Daarom is er gekozen om als gemeente de selectie op zich te nemen. Tegelijk is er nadrukkelijk voor gekozen geen strikte kaders mee te geven voor de organisatie van de wijkraad zelf.

Ambtelijke continuïteit Niet alleen vraagt dit betrokkenheid uit de wijk, maar ook uit de organisatie. Wat hierin niet meehielp was de ambtelijke continuïteit. Ten eerste ging de projectleider ging met verlof, kwam terug en ging toen definitief weg. Ten tweede kreeg de gebiedsverbinder, schakel tussen bewoners en de gemeente, een andere functie. Eén wijkforum lid nam deze functie tijdelijk waar totdat er sinds het voorjaar 2022 een nieuwe gebiedsverbinder is aangesteld. Hierdoor is de realisatie van de wijkagenda vertraagd. Als gevolg zakte de energie ook

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd Bijlage 3: Evaluatie Wijkforum Zijlweg-West

40

wat uit de groep. De rol van gebiedsverbinder is cruciaal om tot concrete realisatie te komen van de plannen samen met de projectleider van het Wijkforum. Daarnaast is de rol van gebiedsverbinder ook belangrijk als aanspreekpunt naar ambtenaren toe om de voortgang te monitoren en eventueel versnelling te bewerkstelligen. Tot slot was er inhoudelijk ook een wisseling van de gebiedsverkeersdeskundige.

Haalbaarheid van de plannen De terreinen waar het wijkforum plannen op kon indienen waren; 1) elkaar ontmoeten; 2) op straat en groen en 3) duurzaamheid. Tijdens de wijkbrede enquête kwam naar voren dat verkeersveiligheid van de Zijlweg een gemeenschappelijke zorg is voor de hele wijk. Alhoewel het wijkforum geen zeggenschap heeft over infrastructurele ingrepen gaf het panel ook hoge prioriteit aan verkeersveiligheid. Zodoende zijn wijkraadsleden op zoek gegaan naar een tussenoplossing. Ze zijn in gesprek gegaan met de gemeente over ingrepen die veiligheid op korte termijn moeten vergroten. De realisatie van deze plannen is echter complexer dan vooraf voorzien was. Geconcludeerd kan worden dat de verkeersveiligheid in de wijk een belangrijk thema is voor de wijkbewoners, maar dat de complexiteit van het thema ervoor zorgt dat dit geen onderwerp is voor het buurtbudget. Het uitvragen van thema’s in een enquête schept verwachtingen. Daarom blijft het wijkforum in contact met de gemeente rond vorderingen op dit thema. Het wijkforum blijft in contact met de gemeente over de vorderingen rond dit thema.

Leerpunten: • Vooraf is afgesproken om als gemeente zijnde geen actieve rol te pakken in de realisatie van de plannen en de uitwerking vorm te laten geven door het wijkforum. Dit was, zeker gezien de thema’s die speelden in de wijk, niet realistisch om te vragen van een groep bewoners die hiermee geen ervaring hebben. Bij realisatie is het in het vervolg raadzaam ambtenaren van de relevante beleidsafdelingen in een vroeg stadium te laten aanhaken om vertraging en teleurstelling te voorkomen. In het vervolg moeten hier goede procesafspraken over worden opgesteld over tijd, haalbaarheid en uitvoeringsmogelijkheden voordat een nieuwe groep wordt geloot. • Daarnaast kan een Schalkwijk aan Zet platform helpen om meer initiatief uit de wijk te halen, zodat de realisatiekracht voor het wijkforum ook groter wordt en het wijkforum er minder alleen voor staat. • De gebiedsverbinder en projectleider spelen een belangrijke rol als aanspreekpunt voor het wijkforum en de realisatie van de plannen. Personele wisselingen vertraagde de realisatie van de plannen. • De projectleider en gebiedsverbinder hebben een taak om collega ambtenaren in een vroeg stadium

te laten aanhaken bij thema’s die het wijkforum ophaalt. Hier kunnen zij samen een snelle haalbaarheidscheck op doen, zodat de energie in de groep blijft. Naar voorbeeld van het project Schalkwijk aan Zet, met een duidelijke planning. Op die manier nemen zij meer een ambassadeurs rol van wijkforum op zich. • De opgehaalde projecten hebben een stevige relatie met gemeente. Het interne proces is nog niet ingericht op snel schakelen met bewonersgroepen/ wijkraad. Terwijl er dan al wel draagvlak is.

Professionele begeleiding van het Forum Pluspunten • Begeleiding zorgt ervoor dat deelnemers sneller kennis nemen van de gemeentelijke werkwijze en helpt prioriteren en focus leggen op afspraken en processen onderling. ‘De begeleiding is heel goed. Zonder zouden wij het wijkforum nooit hebben kunnen vormgeven.’

Aandachtspunten • Er zijn kosten gemoeid met begeleiding. Het is te vroeg om te concluderen dat dit voor elke nieuwe groep nodig is. Een warme overdracht zou ook de continuïteit kunnen waarborgen. • De rol van begeleider is soms wat ambivalent. Aan de ene kant faciliteert het enkel de bijeenkomst van het wijkforum, aan de andere kant is soms ook extra inzet vereist om tot actie te komen. Een actieve rol nemen zonder het proces over te nemen is in de praktijk lastig.

Conclusie en aanbevelingen Gezien de stroeve opstart tijdens de Covid-19 pandemie en de ambtelijke wisselingen is het moeilijk een eenduidige conclusie te trekken of het experiment is geslaagd of niet. Daarnaast zijn we juist verschillende experimenten gestart om te leren wat werkt, wat nodig is en wat dat van bewoners en ons als organisatie vraagt. “Het was helemaal nieuw, met alle voors en tegens van dien. We hebben relatief veel tijd besteed aan de vraag wat wij willen met het forum. Dit was duidelijk onderdeel van het experiment. Een vervolgtraject zal daar goed op voort kunnen bouwen. Het gebrek aan tijd zit ons hier in de weg. Ieder beetje voortgang zou je willen communiceren, maar dan maken we geen voortgang meer. Een lid die dat leuk vindt en zich hier mee bezig houdt zou wel een goed idee zijn. De realisatie van plannen zou in meer constructieve samenwerking met de gemeente kunnen plaatsvinden.”

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd Bijlage 3: Evaluatie Wijkforum Zijlweg-West

41

Er zijn meerdere leerpunten aan te wijzen waar verbetering zeker mogelijk is: • Bij het opstarten van een gelote wijkraad is het goed om langer stil te staan bij het opzetten van de basis. Waar ben je wel van, waar ben je niet van en om de basiszaken, zoals communicatie (mail, website, facebookpagina e.d.) op orde te brengen. Dan kan je van daaruit weer verder kijken en dan weet de wijk ook waar ze terecht kunnen voor vragen, suggesties en opmerkingen. • Een haalbaarheidscheck en procesplanning op de ingediende plannen voordat de definitieve agenda wordt opgemaakt. Snelheid in het proces van realisatie van de agenda is onontbeerlijk om de energie in de groep te houden. • De aanzet tot participeren is top-down in gang gezet. Alhoewel hiermee inwoners zijn bereikt die anders niet zo snel de stap tot actieve participatie zouden zetten, plaatst dit wel een limiet op wat je kan verwachten. Er was motivatie om snel iets concreets te betekenen voor de wijk. Communicatie, zichtbaarheid, samenwerking met de ambtelijke organisatie en het oppakken van activiteiten zijn nog niet zomaar geregeld. Nu was er gekozen om zo min mogelijk sturing aan te brengen vanuit de gemeente, maar in een vervolg zijn duidelijke afspraken over communicatie en verwachtingen over en weer belangrijk.

Hoe verder In verband met de afronding van het programma Nieuwe Democratie is het experiment met het gelote wijkforum wat ons betreft tussentijds geëvalueerd. De bevindingen zijn tot stand gekomen naar aanleiding van gesprekken met betrokkenen collega’s, een uitgebreide vragenlijst onder de leden van de wijkraad en de observaties van de procesbegeleider. Hieruit zijn een aantal thema’s aan het licht gekomen waar leerpunten uit te formuleren zijn om tussentijds verbetering door te voeren. We denken dat het nog te kort dag is om al een afrondende evaluatie te doen. Doordat het wijkforum is gestart tijdens de Covid-19 pandemie en doordat het uitvinden van een werkwijze met elkaar tijd kost, is het niet realistisch nu al een eindconclusie te kunnen maken over het al dan niet succesvol functioneren van het Wijkforum. Wel staat de gelote wijkraad van de nu nog 5 leden op het punt om vervangen te worden. Een deel van de groep heeft aangegeven dat zij aan willen blijven voor een goede overdracht. Zo kunnen zij samen met de nieuwe raad en de begeleiding bovenstaande leerpunten meenemen in het werkplan voor de komende twee jaar. Aan het einde van die periode kan dan opnieuw gekeken worden naar de stand van zaken van dat moment. Om op basis van die conclusies deze vorm van het overdragen van zeggenschap te bestendigen en door te groeien naar een wijkplatform of niet.

• Tot slot gaven de deelnemers aan het idee van een wijkforum aan te raden. Een deelnemer verwoordde het als volgt: ‘Dit is zeker een goed concept om breder uit te rollen. Het leidt echt tot een gemêleerde groep. Soms zijn we meer aan het vergaderen dan dat er concrete acties worden uitgevoerd. Hier kan met iets meer kader en ondersteuning voor worden gegeven.’ Loting heeft een positief effect op het enthousiasmeren en bereiken van wijkbewoners. Het selectiemiddel vraagt alleen wel om een goede afbakening en begeleiding voor de gelote groep.

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd Bijlage 3: Evaluatie Wijkforum Zijlweg-West

42

Bijlage 4: Evaluatie Wijkcontract(en) Leerpunten uit de afronding van het eerste wijkcontract in Bosch&Vaart

Foto’s: Chris Hoefsmit

Wijkcontract

Duurzaam Doen in Bosch & Vaart

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd Bijlage 4: Evaluatie Wijkcontract(en)

43

Met het vaststellen van het actieprogramma Nieuwe Democratie was er ruimte voor 6 wijkcontracten in de periode 2019-2022. In ieder geval door het uitbreken van de Corona pandemie werd het lastig om een wijkcontract op te zetten voor wijkraden. Toch zijn er inmiddels twee opgezet, en is er 1 in wording. Het wijkcontract van Bosch en Vaart is voor de zomervakantie ten einde gekomen. Het wijkcontract Burgwal is in uitvoering. En het wijkcontract Welgelegen in wording. Voor deze evaluatie kijken we voor nu alleen naar het afgeronde wijkcontract en de lessen die daar uit zijn te leren.

Wat was het idee en de kaders? In het wijkcontract werken bewoners, wijkraad, gemeente en partners van de gemeente samen om ideeën uit de wijk te verwezenlijken. De wijk weet zelf wat er nodig is om de buurt te verbeteren en in gesprek met de gemeente en de partners wordt gekeken wat er mogelijk is. Het is een positieve impuls in de wijk die mensen verbindt. Wijkcontracten kunnen zowel op sociaal als fysiek terrein worden gemaakt. De bedoeling is dat het wijkcontract na vaststelling in 1 jaar is uitgevoerd. Hierbij faciliteert de gemeente de wijkraad om te komen tot een wijkcontract. En committeert de gemeente zich aan de afspraken die in het contract worden gemaakt om samen met de wijk de uitvoering te realiseren.

Hoe zag het wijkcontract er inhoudelijk uit? Er is door de wijkraad Bosch & Vaart gekozen, mede door de pandemie, om voor het wijkcontract gebruik te maken van de energie die er al was in de wijk. Deze bestond op twee onderdelen: • Initiatieven op het gebied van duurzaam maken van de eigen woning in de Bosch & Vaart. Onder aansturing van vereniging de Groene Kroon worden initiatieven op het gebied van duurzaamheid gestimuleerd. Externe experts en bewoners delen kennis rondom actuele duurzaamheidsthema’s. Energiecoaches uit de wijk worden opgeleid, delen kennis en ervaring met leden van de vereniging zodat ze van elkaar leren. Zo verduurzaamt de wijk sneller en goedkoper, het beschermd stadsgezicht blijft behouden, het wooncomfort stijgt en het extreem hoge gasverbruik daalt.

• Grondwaterproblematiek Bosch & Vaart. Er is een werkgroep opgericht die het door de gemeente gestarte vervolgonderzoek naar de grondwaterproblematiek in de wijk begeleidt. De werkgroep informeert de bewoners hierover en werkt de afspraken tussen bewoners en gemeente uit. Wanneer er een keuze gemaakt moet worden uit de diverse oplossingsrichtingen, wordt een enquête onder de buurtbewoners georganiseerd.

Wat leerden we onderweg? Het wijkcontract werd opgezet en uitgevoerd in de periode van 1 april 2021 tot ongeveer 1 april 2022.

Grotere betrokkenheid in de buurt Er zijn meer/andere mensen betrokken geraak in de Bosch en Vaart door het wijkcontract. In het project Groene Kroon zijn veel meer mensen betrokken geraakt en er is veel kennis opgebouwd en gedeeld. De vereniging heeft nu zo'n 130 leden, de bijeenkomsten van de Groene Kroon worden goed bezocht. Voor het project grondwater is dit niet het geval. Naast de gevormde werkgroep en bewoners die overlast grondwater gemeld hebben, zijn er (nog) niet meer bewoners uit de wijk betrokken geraakt.

Keuze thema’s De vooraf gekozen thema’s waarbinnen het wijk­ contract tot stand kon komen waren voldoende. • Sociaal contact in de wijk (sport, spelen, ontmoeten): er is niet voor dit thema gekozen, omdat de wijkraad daar zelf al heel actief op is, maar het had wel kunnen helpen om meer bewoners bij het wijkcontract te betrekken. • Leefbaarheid (straatbeeld en groen): het grond­ waterproject heeft direct met dit thema te maken en is erop gericht om de leefbaarheid in de buurt ook op de lange termijn te behouden en te verbeteren. • Duurzaamheid/energietransitie: De Groene Kroon heeft direct met dit thema te maken en het wijk­ contract heeft eraan bijgedragen dat de initiatieven van de Groene Kroon goed van de grond konden komen.

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd Bijlage 4: Evaluatie Wijkcontract(en)

44

De wijkraad gaf aan dat voor een toekomstig contract of andere vorm van onderlinge samenwerking, verkeers­veiligheid zeker een thema zijn dat aandacht en urgentie heeft in de buurt.

Vorm wijkcontract Vanuit de actieve groep bewoners kwam naar voren dat de vorm van een wijkcontract met afspraken die gaan over 1 jaar goed werkt om realistische doelen te behalen. Hiermee zou het structureel zijn, bestendigd beleid. Het is goed instrument om elkaar scherp te houden en iets aan te jagen. Maar de wijkraad en werkgroep leden zouden veel liever hebben dat het een jaarlijks terugkerende mogelijkheid is. Tips voor vervolg vanuit de bewoners zijn: • Maak er een vijfjaar contract van • Biedt voor die hele periode middelen en commitment • Stuur op praktisch resultaat en verwachtings­management • Gebruik dit om doelstellingen uit het coalitieakkoord te behalen

Leerpunten uit de verschillende werkgroepen Werkgroep Grondwater De plannen rondom het aanpakken van de Grondwaterproblematiek zijn maar voor een deel uitgevoerd. Bijvoorbeeld het uitwerken van scenario’s is niet uitgevoerd. Dit kwam omdat de wens vanuit de werkgroep was om een projectcoördinator aan te stellen. Hier ging de gemeente niet in mee, vanwege de intensiteit die dit vraagt bij de gemeente. De verwachtingen zijn hier scheef gelopen. Opbrengst is een technische analyse van de situatie. Daarna hield het op. Het gesprek kwam vast te zitten op de Juridische verantwoordelijkheid. Voor de gemeente houdt de juridische grens op bij het particulier eigendom. Daardoor blijft het hangen. Bewoners gaven aan dat je van te voren

als partners goed moet uitwerken hoever je wilt gaan. Zoek naar wat wel mogelijk is. Wat kan je nog verkennen? Grondwater is het toekomstig hot topic (eigenlijk nu al). Dit was de kans om je als gemeente te laten zien en met een belangrijk probleem aan de gang te gaan. Bestuurswisselingen zijn ook funest geweest. Hierdoor kon de werkgroep grondwater het slecht agenderen. Een duidelijk advies dus aan de gemeente: maak dit thema een vervolg als pilot met wat wel mogelijk is. Je wilt een praktisch resultaat.

Groene Kroon Voor de groene kroon heeft het juist heel erg geholpen om het geheel handen en voeten te geven. En het contract is volledig uitgevoerd op dit punt. Zij willen dit graag delen met andere wijken, om te beginnen met Welgelegen en Zuiderhout. Er moet wel budget beschikbaar blijven voor het opleiden van energiecoaches. Dit wordt geprobeerd door aan te sluiten bij de generieke mogelijkheden die team duurzaamheid hiervoor heeft. Wat duidelijk werd is dat het thema energie transitie al ingebed in de gemeentelijke organisatie en grondwater nog veel minder. Dus dit is een aandachtspunt bij onderwerpen voor een wijkcontract.

Rol van de wijkraad Wijkraad kan alleen maar platform zijn, om initiatief­ nemers gebruik te laten maken van de faciliteiten en mogelijkheden en belangenbehartiging van de wijkraad. Tip ook voor de andere wijkraden. Ga vooral niet zelf aan de slag. Zou ook zonder wijkraden moeten kunnen. Je stimuleert om andere bewoners actief te laten zijn. Ook voor de continuïteit belangrijk.

Hoe nu verder? Vooralsnog is afgesproken twee suboverleggen te organiseren om op inhoud met beleidsmedewerkers het vervolg te bespreken. Van daaruit wordt verder gekeken welke vorm van samenwerking met de gemeente mogelijk is.

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd Bijlage 4: Evaluatie Wijkcontract(en)

45

Foto’s: Jurriaan Hoefsmit (7, 36) Michel van Bergen (omslag) Teksten: Mieke Bergkamp, Angelina Scalzo, Lotte Teeuwissen (Nieuwe Democratie: Gedaan en Geleerd) Mieke Bergkamp (Evaluatie Schalkwijk aan Zet) Marleen Kennis (Evaluatie uitdraagrecht) Joep Ursem (Evaluatie Wijkforum Zijlweg-West) Mirjam Boxhoorn (Evaluatie Wijkcontract(en)

Nieuwe democratie: Gedaan en Geleerd

46