SamenTwente Jaarstukken 2023

○ ● ○

Het verstevigen van de basisformatie heeft nog onvoldoende plaatsgevonden. Verschillende vacante functies zijn niet structureel ingevuld. Deze vacante functies zijn in de loop van 2023 ingevuld door middel van inhuur, maar zijn dus een langere periode niet vervuld geweest. Een enkele vacature (projectleider t.b.v. de aanbieder die financieel in de knel zit) is ook niet via inhuur ingevuld, vanwege de krappe arbeidsmarkt. Het gevolg is dat er binnen OZJT sprake is van een te smalle vaste basisformatie en een relatief grote flexibele schil. Naast dat de volledige formatie niet was ingevuld, zijn er in 2023 extra taken bij OZJT gekomen zonder dat hier extra mensen en middelen tegenover stonden. Voorbeelden van deze extra taken zijn de landelijke ingevoerde tarieven JBJR, onderzoek reële tarieven en financiële krapte bij zorgaanbieders. De combinatie van het niet (tijdig) kunnen invullen van vacante functies en het verrichten van extra werkzaamheden (zonder extra middelen) heeft geleid tot een langere doorlooptijd van trajecten, een hoge werkdruk, een hoog verloop en ziekteverzuim. Wat hebben we hiervoor gedaan? Om het meerjarenperspectief uit te voeren zijn er extra mensen aangenomen. Echter niet alle functies uit het meerjarenperspectief zijn structureel ingevuld.

We hebben samen met gemeenten bijgedragen aan een goede formulering van de overgedragen taken aan OZJT in de gewijzigde gemeenschappelijke regeling. We hebben in nauwe samenwerking met gemeenten een werkplan 2023 gemaakt. Het werkplan bevat alle basistaken en opdrachten voor OZJT en Samen14. Hiermee is inzicht gegeven in wie waaraan werkt en wat het oplevert. Om invulling te kunnen geven aan de extra taken, zonder dat hier extra mensen en middelen tegenover stonden, is er geen uitvoering gegeven aan alle kerntaken van OZJT. Een voorbeeld hiervan is een deel van het reguliere contractmanagement. Naar aanleiding van de krappe formatie en extra taken bij OZJT is in 2023 een start gemaakt met de evaluatie van het meerjarenperspectief. 2. Strategische visie op inkoop Jeugdhulp geëffectueerd in uitvoer inkoop en contractmanagement.

Status

Wat hebben we bereikt? In 2023 heeft het OZJT de reguliere werkzaamheden rondom inkoop en contractmanagement uitgevoerd. De betrokken medewerkers waren echter eveneens belast met aanbieders die financieel in de knel zaten of om andere (bijzondere) redenen extra aandacht vroegen. Deze extra werkzaamheden hebben geleid tot minder focus op de reguliere werkzaamheden. Het doorontwikkelen van het contractmanagement naar de ambities van de strategische visie zijn daarom niet volledig geëffectueerd. Daarentegen wordt de strategische visie geëffectueerd in het nieuwe inkooptraject, waarbij er aandacht is voor de flexibiliteit in de contracten om de benodigde transformatie in de jeugdzorg mogelijk te maken. Het betreft derhalve een lopend proces dat naar verwachting in 2025 is afgerond.

◄Inhoudsopgave

22

○ ● ○

Programmaverantwoording Wat hebben we hiervoor gedaan? De contractmanagers nemen de visie mee tijdens de voortgangsgesprekken met aanbieders. Desondanks is uit het contractmanagement gebleken dat de huidige contracten te nauw zijn voor het effectueren van de visie, omdat er geen flexibiliteit is om te transformeren. Hiermee wordt rekening gehouden bij de nieuwe Inkoop. 3. Afgeronde trajecten inkoop hoog specialistische jeugdzorg.

Status

Wat hebben we bereikt? De inkoop van hoog specialistische jeugdzorg wordt meegenomen in de reguliere nieuwe inkoop jeugd van 2025. De inkoopstrategieën per segment zijn opgesteld en de regionale besluitvormingstrajecten per inkoopstrategie zijn doorlopen. Hiermee is fase 2 van de inkoop ‘Uitwerking van de strategie per inkoopsegment’ afgerond en is er begonnen aan fase 3 ‘Inkoop, selectie en gunning publiceren’. Het vervolgtraject van de inkoop zal verder worden doorlopen. De inkoop betreft een lopend traject en is daarmee nog niet afgerond.

○ ● ○

Wat hebben we hiervoor gedaan? Diverse werkgroepen hebben zich ingezet om fase 2 van de inkoop af te ronden en te starten met fase 3. 4. Bestuurlijke besluitvorming en samenwerking op de OZJT thema’s; ambassadeurschap op de OZJT thema’s.

Status

Wat hebben we bereikt? In het kader van het ambassadeurschap is er met de bestuurlijke trekkers effectief samengewerkt. Er is een extra ambassadeursrol gekomen op een dossier van een zorgaanbieder. Ook is er een in-kind systematiek met afrekening ingevoerd.

● ○ ○

Wat hebben we hiervoor gedaan? In 2023 hebben er indien nodig extra overleggen plaatsgevonden op de OZJT thema’s. Dit geldt zowel ambtelijk als bestuurlijk. Dit was nodig om tijdige besluitvorming mogelijk te maken, waar de bestaande besluitvormingsroutes niet altijd passend waren. Daarnaast is het AO Jeugd geëvalueerd. Hier is een strategisch AO uit voortgekomen. De afrekening op in-kind is eind 2023 uitgevoerd. Hierbij zijn er verschillen gebleken tussen gemeenten. 5. Jeugdbeschermingstafels bij OZJT als integraal onderdeel van de zorgketen – gedwongen kader.

Status

Wat hebben we bereikt? Er wordt nog gewerkt aan de ambitie om de Jeugdbeschermingstafels (JBT) bij OZJT als integraal onderdeel van de zorgketen te laten zijn. In functionele zin zijn de JBT integraal onderdeel van de zorgketen. Formeel gezien is het echter nog onduidelijk of er vanuit regionaal perspectief juridische borging moet plaatsvinden. Landelijk gezien is de positie van JBT in het toekomstscenario ook nog niet helder. Tot slot geldt dat er binnen SamenTwente nog wordt gewerkt aan AVG-aspecten in relatie tot de JBT.

○ ● ○

Wat hebben we hiervoor gedaan? Er is in 2023 gestart met het verder opzetten en professionaliseren van de bedrijfsvoering van de JBT. Denk hierbij aan de ontwikkeling van een website en huisstijl. Hier moet in 2024 vervolg aan worden gegeven. Nr. 1.

Indicatoren Meerjarenperspectief OZJT

Begroot Duidelijkheid op opdrachtformulering, werkwijze/rol, besluitvorming en een verstevigde formatie en middelen t.b.v. uitvoer OZJT kerntaken

Inkooptrajecten

Strategisch inkoopdocument Jeugdhulp als basis voor vervolg inkooptrajecten per 2023

2.

◄Inhoudsopgave

Werkelijk Door het werkplan en door verscherping van de tekst in de gemeenschappelijke regeling SamenTwente, ontstaat meer duidelijkheid rondom opdracht, werkwijze en besluitvorming. De beoogde basisformatie is niet gerealiseerd. Het strategisch inkoopdocument is opgeleverd en fase 2 van de inkoop is afgerond. Er is in 2023 gestart met fase 3.

23

Programmaverantwoording 3.

Bestuurlijke en ambtelijke samenwerking

4.

Jeugdbeschermingstaf els

5.

Contractmanagement

6.

Data gedreven werken

Bestuurders zijn toegerust om besluiten te kunnen nemen omtrent OZJT kerntaken. Borging bestuurlijke aanspreekpunten/ ambassadeurschap op OZJT, thema's GR tekst geactualiseerd en ondersteunend aan uitvoeringspraktijk. Organisatie OZJT i.h.k.v. opdrachten en financiën helder Lean en mean proces besluitvorming Versteviging Jeugdbeschermingstafels in de ketensamenwerking vanuit een solide positie bij OZJT. Door gemeenten gevraagde doorontwikkeling/uitbreiding onderzoeken. Op basis van de regiovisie en strategische inkoop hernieuwde focus op strategische regionale aanbieders Jeugdhulp. Inrichten van contractmanagement /leveranciersmanagement op basis van nieuwe overeenkomsten. Contractbeheer en contractmanagement geborgd voor 2023 en 2024 als Samen 14 opdracht Herijkte indicatoren op basis van de strategische inkoop en inkoopafspraken. Separate trajecten t.b.v. datagedreven contractmanagement.

De GR tekst is geactualiseerd en zal in 2024 ingaan. Tot die tijd is er een herenakkoord afgesproken. Voor de diverse basistaken van OZJT zijn bestuurlijk trekkers aangewezen wat leidt tot eigenaarschap.

In 2023 zijn de Jeugdbeschermingstafels verstevigd, doordat er is gewerkt aan een solide positie bij OZJT. De door de gemeenten gevraagde doorontwikkeling/uitbreiding is in 2023 beëindigd. De reguliere taken voor contractmanagement konden niet altijd worden uitgevoerd in verband met het monitoren van diverse zorgaanbieders die in financiële problemen zaten en waarvan behoud van belang is vanwege het borgen van de zorgcontinuïteit.

De monitors van Kennispunt Twente zijn opgeleverd. Kennispunt Twente heeft de inkoopwerkgroepen ondersteund met overzichten en verdiepende analyses die helpen in het maken van keuzes voor de inkoop in 2025.

Wat heeft het gekost? Overzicht van baten en lasten OZJT Bedragen in x € 1.000 Programma excl. Overhead Overhead Subtotaal incl. Overhead Treasury Gemeentelijke bijdrag Subtotaal incl. algemene dekkingsmiddelen Mutaties reserves Totaal incl. mutaties reserves

◄Inhoudsopgave

Realisatie Baten Lasten Saldo 1.301 3.644 -2.343 0 523 -523 1.301 4.167 -2.866 0 0 0 2.582 0 2.582 3.883 4.167 -284 318 0 318 4.201 4.167 34

Begroting na wijziging Baten Lasten Saldo 1.622 4.216 -2.594 0 312 -312 1.622 4.528 -2.906 0 0 0 2.582 0 2.582 4.204 4.528 -324 324 0 324 4.528 4.528 0

Begroting voor wijziging Baten Lasten Saldo 639 2.158 -1.520 0 275 -275 639 2.433 -1.795 0 0 0 1.795 0 1.795 2.433 2.433 0 0 0 0 2.433 2.433 0

24

Programmaverantwoording 3.3 Veilig Thuis Twente Inleiding In 2023 heeft Veilig Thuis Twente (VTT) meer meldingen ontvangen dan ooit. Dit is het vierde jaar op rij dat het aantal meldingen toeneemt. Ook het aantal adviezen is toegenomen. Hiermee heeft VTT meer inwoners in een onveilige situatie kunnen helpen. Het is vooralsnog onduidelijk wat de oorzaak is van deze toename. Deels kan dit het gevolg zijn van toenemende bekendheid van VTT. Bijvoorbeeld als gevolg van activiteiten die zijn uitgevoerd in het kader van de visie op aanpak huiselijk geweld en kindermishandeling. Ook kan het zo zijn dat er daadwerkelijk meer huiselijk geweld en kindermishandeling plaatsvindt. We zien dat zowel de aard van de problematiek als de bron ervan in de afgelopen jaren nauwelijks veranderd is. Medio 2022 zijn, ondanks de aanscherping van werkprocessen en verhoging van de formatie in 2020, wachtlijsten ontstaan. In 2023 zijn deze wachtlijsten verder toegenomen. Om dit te keren heeft in 2023 tot twee keer toe een wachtlijstaanpak plaatsgevonden. De eerste keer vanaf 1 juni uit eigen reserves. De tweede keer vanaf de zomer uit een incidentele subsidie uit de DUVO-middelen door centrumgemeente Enschede. Met behulp van deze investeringen is het gelukt om de wachtlijsten sterk te laten slinken. Er is nog wel een kleine wachtlijst bij de backoffice.

In 2022 en ook in de eerste maanden van 2023 was het verzuim erg hoog. Dit zorgde samen met de toename van de meldingen voor een zeer hoge werkdruk. In 2023 is sterk gestuurd op verzuimreductie en is geïnvesteerd in stabiliteit in de afdeling. Dit heeft ertoe geleid dat het verzuim over heel 2023 is gedaald naar 7,85%, maar dit cijfer wordt nog sterk beïnvloed door het begin van het jaar. In het vierde kwartaal bedroeg het verzuim 5,15%. Er gaat de komende jaren veel veranderen in de kind- en gezinsbescherming. In 2023 is het landelijke programma ‘Toekomstscenario kind- en gezinsbescherming’ vastgesteld. VTT heeft in dec ’22 en januari ’23 geparticipeerd in een tweetal werksessies, gevolgd door een projectgroep, waarbij de contouren voor het toekomstscenario in Twente zijn geschetst. Vanaf februari 2023 zijn ook de gemeentes betrokken bij het geheel als onlosmakelijke partner in het geheel. Dit heeft geleid tot een Plan van Aanpak met drie pilots, waarbij samenhang werd gezocht met de aanpak m.b.t. gefaseerde ketensamenwerking voor veiligheid en risico gestuurde zorg. Half juni is geconstateerd dat het qua capaciteit en (wettelijke)kerntaken van de Gecertificeerde Instellingen (GI’s), Raad van de Kinderbescherming (RvdK) en VTT in samenhang met arbeidsmarktkrapte niet haalbaar is om, zoals beoogd in september, te starten met de pilots.

Winst van het traject was dat alle partijen elkaar op inhoud leken te vinden. Helaas is het daarna, mede door het vertrek van de projectleider stil blijven staan. In 2024 zal dit een vervolg krijgen. Aanvullend op de te verwachten veranderingen in de kind- en gezinsbescherming, realiseert Veilig Thuis Twente zich dat dit slechts betrekking heeft op een deel van onze (kern)taken en werkzaamheden. Veilig Thuis Twente richt zich op geweld in afhankelijkheidsrelaties, waarmee onze werkzaamheden gericht zijn op het herstellen van veiligheid in situaties van 0 tot 100 jaar. Kindermishandeling en geweld in gezinssituaties zijn slechts een deel van ons werk. Naast onze participatie en samenwerking met ketenpartners in het Toekomstscenario, zullen we ook aandacht blijven houden voor alle overige problematieken en leeftijdsgroepen en de ontwikkelingen op die vlakken. Kaderstellende beleidsnota’s

Beleidsnota “Samenwerkingsafspraken gemeenten regio Twente-Veilig Thuis Twente” 2020

◄Inhoudsopgave

Vastgesteld door AO VTT

Datum vaststelling 21-11-2019

25

Programmaverantwoording Realisatie ambities Veilig Thuis Twente voert de haar toegewezen wettelijke- en maatwerktaken uit, met als maatschappelijke opdracht: "Het stoppen van alle vormen van geweld in afhankelijkheidsrelaties en/of het verminderen van de schadelijke gevolgen hiervan en de veiligheid (duurzaam) te borgen". Hierbij stellen we ons ten doel deze maatschappelijke opdracht kwantitatief en kwalitatief goed uit te voeren. "Kwaliteit op Tijd":

Status

○ ● ○

1. Wachtlijstvrij te werken en voldoende flexibiliteit (buffer) op te bouwen die het mogelijk maakt om bij fluctuaties van het aantal meldingen en adviesvragen, of bij onverwachte uitval van medewerkers toch zonder wachtlijst te kunnen werken én de wettelijke doorlooptijden te behalen. 2. Binnen de landelijk vastgestelde doorlooptijden te werken. Dit betreft de volgende taken: 3. De wettelijke taken van Veilig Thuis 4. De (regionale) maatwerktaken zoals afgesproken met de 14 Twentse gemeenten in het document "samenwerkingsafspraken". 5. De taken die voortvloeien uit de vastgestelde Producten en Diensten Catalogus (PDC's) en de aangepaste werkprocessen, in goede samenwerking met de 14 gemeenten uitvoeren. 6. De eisen die door het Rijk en de Inspectie gesteld zijn/worden: o.a. medewerkers voldoen aan de eisen van de beroeps registraties (SKJ), NVO NIPO etc.), en 24 uurs inzet vertrouwensarts. 7. We hebben een vereiste kwaliteitscertificering, in ons geval de ISO certificering. Wat hebben we bereikt? - In 2023 is er niet wachtlijstvrij gewerkt. In de jaren 2020 t/m 2023 is de instroom van meldingen toegenomen met 31%. De formatie is hierin niet meegegroeid.

De werkwijze en hierin geborgde flexibiliteit heeft het mogelijk gemaakt nog enige tijd de hogere instroom aan te kunnen ten koste van activiteiten in de keten gericht op voorlichting, deskundigheidsbevordering en doorontwikkeling van het Expertisepunt Geweld in Afhankelijkheidsrelaties. Ondersteuningstrajecten aan andere professionals zijn minder aangeboden. De grenzen aan de groei en de interne flexibiliteit zijn overschreden. Daarnaast merken we in aanhoudende mate de vraag van extern in de keten, naar voorlichting en deskundigheidsbevordering en de wens om intensievere samenwerking om het geweld te stoppen. - De landelijk vastgestelde doorlooptijden zijn niet behaald. Doordat wachtlijsten ontstonden werden de doorlooptijden ook langer. Ter illustratie, van de binnenkomende meldingen was in 2023 51% binnen de wettelijke termijn van 7 dagen van een triagebesluit voorzien. Voor de diensten was dat respectievelijk 73% voor de dienst voorwaarden & vervolg. Voor de dienst onderzoek is 32% binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Deze beide diensten hebben een wettelijke termijn van 70 dagen. De tijd dat een casus staat te wachten op de wachtlijst om opgepakt te worden, wordt hierbij meegeteld. De wettelijke doorlooptijden vanaf het moment dat het op naam is van een collega en daarmee onder handen, zijn wel goed en wordt grotendeels wel behaald voor beide diensten.

- Het is in 2023 niet gelukt om de regionale maatwerktaken zoals afgesproken met de 14 Twentse gemeenten in het document “samenwerkingsafspraken” volledig te realiseren. Na de zomer van 2022 zijn deze afgeschaald. Dit raakt de samenwerking tussen VTT en ketenpartners, bijvoorbeeld doordat VTT niet meer in staat was om gedragswetenschappelijke ondersteuning te bieden aan gemeenten, onvoldoende aan kon sluiten bij multidisciplinaire onderzoeken en weinig voorlichting kon geven in bijvoorbeeld onderwijs en andere ketenpartners. - VTT heeft gewerkt volgens de vastgestelde werkprocessen. Hierover vindt afstemming met gemeenten plaats. - Er is voldaan aan de opleidingseisen, zoals gesteld door de inspectie. Voor de vertrouwensartsen bestaat een piket tot 22:00 uur, het is niet haalbaar een 24/7 bereikbaarheid te organiseren. Oorzaak is onder meer het landelijke tekort aan vertrouwensartsen. - VTT heeft in 2023 de vereiste kwaliteitscertificering niet behaald. Dit is het gevolg van hoge werkdruk, het ontbreken van een beleidsmedewerker en het ontbreken van een kwaliteitsadviseur. Wat hebben we hiervoor gedaan? - In 2023 is tot twee keer toe een wachtlijstaanpak ingezet, waardoor de wachtlijsten bij VTT aan het einde van het jaar geminimaliseerd waren. Dit lukte dankzij de inzet van extra capaciteit. In

◄Inhoudsopgave

26

Programmaverantwoording

-

-

juni is er een eerste wachtlijstaanpak ingezet. Hierin is er door eigen medewerkers extra gewerkt en is een gedetacheerde medewerker ingezet. Dit is gefinancierd vanuit de financiële reserves. De tweede keer, vanaf de zomer, heeft VTT een incidentele subsidie uit de DUVO-middelen vanuit centrumgemeente Enschede ontvangen. Op basis van deze subsidie zijn extra medewerkers ingezet via detachering. Zonder deze extra inzet zouden de wachtlijsten steeds verder opgelopen zijn. In de tweede helft van 2023 zijn de regionale maatwerktaken gedeeltelijk weer opgepakt, maar niet in volle omvang. De inzet GW is sinds de zomer weer opgestart, qua capaciteit ongeveer 50% van de inzet vóór het temporiseren. Voorlichtingen worden zeer beperkt uitgevoerd en aansluiten bij MDO's doet VTT op inschatting van de noodzaak in een specifieke casus. Eind 2023 is gestart met het maken van een Plan van Aanpak voor de kwaliteitscertificering in 2024. Naar verwachting worden de vacatures van beleidsmedewerker en kwaliteitsadviseur in het eerste kwartaal van 2024 vervuld.

Indicatoren 1. Wachtlijstvrij werken

Begroot VTT werkt wachtlijstvrij

2.

VTT handelt adviezen in 1 dag af en groeit door naar een percentage van 80% op alle meldingen/overige diensten de wettelijk gestelde doorlooptijden

3.

4.

Werken binnen de landelijk vastgestelde doorlooptijden op de adviezen (1 dag), op het uitvoeren van de veiligheidstaxatie op elke binnen gekomen melding en op het uitvoeren van de vervolgdiensten (binnen 10 weken) en de nieuw ingerichte dienst monitorzaken (1,5 jaar). In afstemming met een extern bureau hebben we als realistische norm vastgesteld 80% van alle meldingen en vervolgdiensten binnen de wettelijke termijnen te behalen. Doorontwikkeling van de werkprocessen en PDC's in afstemming en samenwerking met de lokale teams van de 14 gemeenten

Samenwerkingsafspraken 14 gemeenten Twente en VTT worden jaarlijks geëvalueerd en aangescherpt. Knelpunten worden op uitvoeringsniveau besproken en opgelost.

◄Inhoudsopgave

Continue proces ingericht van bijstelling op werkprocessen daar waar nodig

Evaluaties en afstemming met 14 gemeenten is geborgd evenals de contacten /evaluatie tussen de verschillende contacten vanuit de uitvoering VTT en gemeenten.

Werkelijk Wachtlijsten gedurende het gehele jaar, maar door twee keer een specifieke wachtlijstaanpak is het gelukt aan het einde van het jaar vrijwel wachtlijstvrij te zijn. Hieraan heeft de incidentele subsidie van de centrumgemeente sterk bijgedragen. Meldingen t/m triagebesluit: 51% binnen wettelijke termijn, voorwaarden & vervolg: 73% binnen de wettelijke termijn, onderzoek: 32% binnen de wettelijke termijn. Dit is een gevolg van de verhoogde instroom en de ontstane wachtlijsten.

Binnen de Backoffice en het Crisisinterventie-team is er de werkgroep Doorontwikkeling. Hierbij wordt o.a. gekeken naar de doorontwikkeling van werkprocessen en de PDC's. In deze doorontwikkeling worden de knelpunten en evaluatiepunten uit evaluaties met de 14 gemeenten meegenomen. Naast de 14 gemeenten worden hierbij echter ook punten meegenomen van andere belangrijke ketenpartners als politie, Raad voor de Kinderbescherming en GI's, GGZ, onderwijs, e.d. Evaluatie heeft nog niet in alle gemeenten en op alle niveaus plaatsgevonden. Afstemming over voortgang heeft plaatsgevonden in het ambtelijk overleg Huiselijk Geweld en Kindermishandeling, onder meer door het delen en bespreken van de Bestuursrapportages (beleidsmatig) en de kwartaalrapportages (operationeel). Deze kwartaalrapportage is in 2023 aangepast en meer toegespitst op de individuele gemeenten.

27

Programmaverantwoording 5.

6.

7.

Gestructureerde periodieke scholing en deskundigheidstrainingen faciliteren Versterken samenwerking in straf en zorg keten

Borging van jaarlijkse actualisering van het scholingsplan

Gerealiseerd.

Doorontwikkeling programma onderdelen ketenpartners strafketen

Borging kwaliteitsmanagementsysteem/ Borging certificering ISO 9001

Borging van kwaliteitsmanagementsysteem/ certificering

VTT is onderdeel van het Regionale Netwerk Zorg en Straf. Daarnaast is VTT zichtbaar in de Expertgroep Zorg Veiligheid Straf en is zij onderdeel van de Stuurgroep ZVS. Niet gerealiseerd, zie toelichting in bovenstaande tekst.

Wat heeft het gekost? Overzicht van baten en lasten Veilig Thuis Twente Bedragen in x € 1.000 Baten Programma excl. Overhead 3.093 Overhead 8 Subtotaal incl. Overhead 3.101 Treasury 0 Gemeentelijke bijdrag 3.101 Subtotaal incl. algemene dekkingsmiddelen 6.202 Mutaties reserves 0 Totaal incl. mutaties reserves 6.202

◄Inhoudsopgave

Realisatie Lasten 5.887 875 6.762 0 0 6.762 0 6.762

Saldo -2.794 -867 -3.661 0 3.101 -560 0 -560

Begroting na wijziging

Begroting voor wijziging

Baten 3.054 0 3.054 0 3.101 6.155 0 6.155

Baten 2.497 0 2.497 0 3.289 5.786 0 5.786

Lasten 5.457 698 6.155 0 0 6.155 0 6.155

Saldo -2.403 -698 -3.101 0 3.101 0 0 0

Lasten 4.990 796 5.786 0 0 5.786 0 5.786

Saldo -2.493 -796 -3.289 0 3.289 0 0 0

28

Programmaverantwoording 3.4 Bestuur en Ondersteuning Inleiding Via dit programma wordt de bedrijfsvoerings-dienstverlening (PIOFJACH) verzorgd voor de drie organisaties van SamenTwente (GGD, VTT, OZJT) voor de coalities en voor het Recreatieschap Twente. We leveren expertise op het gebied van personeel & organisatie, financiën & inkoop, bestuur & concern, communicatie, facilitair & huisvesting, juridische zaken en informatiemanagement & technologie. De medewerkers van de afdeling Bedrijfsvoering leveren een actieve bijdrage aan de organisatieonderdelen van SamenTwente, die aan de lat staat voor gezonde, veilige en vitale inwoners in Twente. Dit doen wij door nauw en op gelijkwaardig niveau samen te werken met onze opdrachtgevers, competenties en vaardigheden van medewerkers gericht te ontwikkelen en een werkcultuur te creëren en behouden waarin het gezond (samen)werken is voor iedereen. Ook in 2023 hebben er zich weer veel ontwikkelingen voor gedaan binnen de afdeling Bedrijfsvoering, binnen de vastgestelde financiële kaders. Met de uitdagingen op de arbeidsmarkt die al spelen en die zeker nog groter zullen worden, is de afdeling HR verder geprofessionaliseerd. Zo is er nu expliciete aandacht en capaciteit voor recruitment en arbeidsmarktcommunicatie. Tegelijk is de kwetsbaarheid op het gebied van Informatiebeveiliging & Privacy ook in 2023 meermaals naar voren gekomen.

Zo is de organisatie niet in staat te voldoen aan een NEN7510 certificering en de BIO, zoals geëist wordt vanuit landelijke regels en wetgeving. De aanwezige capaciteit is niet voldoende voor de going-concern, laat staan voor het op orde brengen van deze kaders. Wat de afdeling positief stemt, is dat de bestaande werkprocessen gericht zijn op het ondersteunen van de primaire processen van SamenTwente en daar ook een ondersteuning is ontstaan die doet wat minimaal mag worden verwacht. Het formaliseren en inzichtelijk maken van die uitvoering behoeft alleen aandacht, zodat daarop verder kan worden gebouwd. Zeker nu ontwikkelingen in brede zin steeds sneller gaan. De afdeling Bedrijfsvoering is ook in 2023 verder gegroeid, deels nog door corona activiteiten maar ook door de groei van de coalitions of the willing (vrijwillige samenwerkingen van de Twentse gemeenten die rechtspersoonlijkheid en bedrijfsvoeringsdiensten afnemen van SamenTwente) zoals Twentse Koers of nieuwe bijkomende taken bij de primaire processen. Ook vanuit landelijk perspectief zien wij daarin continue groei. Omdat Bedrijfsvoering een brede primaire organisatie ondersteunt, spelen er daardoor altijd vraagstukken. Tot op heden weet de afdeling de formatie daarop in te vullen. Door creatief nieuwe taken te combineren is de afdeling in staat hierop efficiency te winnen en middelen doelmatig in te zetten.

Als laatste heeft de afdeling ook in 2023 regionaal haar rol weten te pakken. Actieve deelname in regionale werkgroepen, deelname aan gezamenlijke inkooptrajecten, initiatiefnemer op onderwerpen als informatieveiligheid en de samenwerking daarin zoeken en ook het zijn van een bindende factor tussen veel ketenpartners, laten zien waar een gemeenschappelijke regeling extra toegevoegde waarde in de regio kan hebben, vanuit inhoud en vanuit Bedrijfsvoering. Kaderstellende beleidsnota’s Beleidsnota Controleverordening Financiële verordening Van weerstandsvermogen tot reserves en voorzieningen Fraude beheerssystematiek en –analyse Regio Twente Nota afschrijving en rente Treasurystatuut Notitie rechtmatigheidsverantwoording Intern controleplan Gemeenschappelijke Regeling SamenTwente Programmabegroting

◄Inhoudsopgave

Vastgesteld door Algemeen bestuur Algemeen bestuur

Datum vaststelling 13 december 2023 13 december 2023

Algemeen bestuur

7 maart 2018

Algemeen bestuur

7 maart 2018

Algemeen bestuur Algemeen bestuur Algemeen bestuur Algemeen Bestuur AB en deelnemende Colleges van B&W Twentse gemeenten met toestemming van de raden Algemeen bestuur

7 maart 2018 11 november 2015 2 maart 2022 14 december 2023 8 juli 2021 De regeling wordt op dit moment aangepast en we verwachten per 1 juli 2024 een gewijzigde regeling te hebben. Medio juli

29

Programmaverantwoording Realisatie ambities 1. Professioneel en deskundig werken

Status

Wat hebben we bereikt? Het professioneel en deskundig werken vanuit Bestuur & Ondersteuning is ook in 2023 weer verbeterd: Vaststellen en invullen van nieuwe functies gericht op veranderde dienstverlening en veranderende externe factoren zoals de arbeidsmarkt. Basis gevormd voor een strategische personeelsplanning bij delen van de organisatie om de juiste mensen op de juiste plek te krijgen. Een door het CMT vastgestelde HR-strategie gericht op de 3 pijlers Organisatie, Leiderschap en Medewerker inclusief een vertaling naar een HR-agenda. Eerste plannen voor een verbeterd werkgeversmerk SamenTwente voor een betere zichtbaarheid in de regio. Verbeterde processen rondom Informatiebeveiliging, -management en Privacy en een beschreven visie en vastgesteld beleid.

● ○ ○

Wat hebben we hiervoor gedaan? Om de hiervoor benoemde resultaten te bereiken, is daar het volgende voor gedaan: • Het aanstellen van een arbeidsmarkt marketeer en een recruiter. • In het begin van 2023 incidenteel geïnvesteerd op recruitment door middel van incidentele inhuur. • Naast het aanstellen van specifiek gewenste functies zijn er meerdere collega's vanuit de corona projectorganisatie overgestapt naar de reguliere organisatie. Daardoor heeft SamenTwente meer jonge medewerkers aan zich kunnen binden. • Structureel werven van een nieuwe strategisch HR-adviseur. • In de regionale en landelijke samenwerking is de afdeling Bedrijfsvoering nauw betrokken bij verschillende onderwerpen zoals Informatiebeveiliging, Inkoop & Aanbesteding, Strategische Bedrijfsvoering en HR & Personeelszaken. • Incidentele inzet om processen en procedures beter op orde te krijgen, waarop verder kan worden gebouwd. Status

2. In control zijn en relevante processen optimaliseren Wat hebben we bereikt? Ook in 2023 zijn processen verder geoptimaliseerd en is de organisatie in control gebleven: Een door het CMT vastgestelde I-visie en vastgesteld Informatiebeveiligings en Privacy beleid. Een door het CMT vastgesteld Plan van Aanpak ‘Uitlijnen Business & IT’. Beschikbaarheid van capaciteit zal mede de snelheid bepalen. Organisatie breed aanwijzen van een beperkte groep operationeel inkopers en contractmanagers. Naleving van het inkoopbeleid en het contractmanagement komt hierdoor meer in control. Wat hebben we hiervoor gedaan? Om dit te bereiken is in 2023 het volgende gedaan: • Prioritering van werkzaamheden om eerst de visie en het beleid vorm te geven, voordat tot concrete actie is overgegaan. • Vastgesteld welke uitdagingen en projecten voor de komende jaren op de planning staan om de digitalisering verder vorm te geven en steeds effectiever en efficiënter te kunnen werken. Organisatie breed is hier samen naar gekeken. Denk aan een moderne werkplek, vernieuwde telefonie, een digitaal platform en een meer digitale manier van samenwerking. • Nadat inkoopbeleid en het contractmanagementbeleid zijn vastgesteld, zijn concrete rollen ten behoeve van het uitvoeren van dit beleid vastgesteld.

Er zijn echter ook onderdelen die gepland waren en in 2023 niet zijn behaald: • De gewenste inhaalslag op de DPIA's voor heel SamenTwente is nog niet volbracht. Deels doordat er onvoldoende formatieruimte is, maar anderzijds ook omdat dit de primaire processen belast en daarom tijd nodig heeft. • Bewustwording op onderdelen als Informatiebeveiliging en Privacy heeft nog onvoldoende aandacht gehad. Voordat dit concreet mogelijk is, was eerst een vastgesteld beleid nodig. Daarnaast dient dit

◄Inhoudsopgave

30

○ ● ○

Programmaverantwoording

• •

tijdig te worden gepland voor de primaire processen naast de uitvoerende werkzaamheden in het primaire proces. Vertrek van specialisten op voorgaande onderdelen hebben ook geleid tot een vertraging in het behalen van de gestelde ambities. De verdere uitwerking en formalisering van de in-, door- en uitstroomprocessen dienen nog nader te worden uitgewerkt. Status

3. Impact als bedrijfsvoering zichtbaar maken Wat hebben we bereikt? In 2023 zijn op deze ambitie de volgende doelen bereikt: Implementatie en oplevering van een nieuwe BI tool met verschillende dashboards. Een herziene en door het CMT vastgestelde P&C cyclus. De samenwerking met gasten als Kennispunt Twente en Twentse Koers is verder geprofessionaliseerd door gezamenlijk herziene DVO's. Dit is ook gedaan met de GR Recreatieschap. Dit moet leiden tot een beter afgestemde dienstverlening die ook financieel beter is te verantwoorden. Wat hebben we hiervoor gedaan? Om de gestelde doelen te bereiken is het volgende gedaan: • Samen met een externe partner is na een aanbesteding de nieuwe BI tool gekozen. Daarna is de afdeling in gesprek gegaan met de operationele afdelingen om te komen tot de gewenste managementinformatie. Daarnaast zijn ook meer generieke dashboards zoals HR en financiën uitgewerkt. • Op basis van gewijzigde landelijke regelingen en gewenste aanpassingen lokaal, is naar de P&C cyclus gekeken. Daarin zijn de wensen van gemeenten, bestuur, management en uitvoering zoveel als mogelijk meegenomen. Het jaar is gestart met een ontwikkelingenbrief en vervolgens is besluitvorming hiervan vertaald in de begroting. In 2023 hebben we ook tussentijdse Bestuursrapportages opgesteld (twee in plaats van één).

• Periodieke overleggen tussen management van Bedrijfsvoering, Kennispunt Twente, Twentse Koers en de GR Recreatieschap. Tevens ingevoerd jaarlijks evaluatiemoment tussen de partijen. Logischerwijs brengt dit ook nieuwe vraagstukken rondom verantwoordelijkheid en dekking met zich mee, maar samen wordt de kwaliteit hierop verder verbeterd.

● ○ ○

Aandachtspunt is nog wel dat de organisatie nog niet in staat is geweest (en ook niet op korte termijn zal zijn) om volledig te voldoen aan richtlijnen en wetgeving als de Wet open overheid, NEN7510 en de NIS2. Dit krijgt wel aandacht en stap voor stap worden zeker kleine stappen gezet, maar voor de doorontwikkeling zal hiervoor meer capaciteit vereist zijn. 4. Innovatie in Bedrijfsvoering

Status

Wat hebben we bereikt? Op dit onderdeel ervaart de afdeling te veel hinder van de beperkte capaciteit in de formatie. De aanwezige capaciteit is volledig nodig op de primaire uitvoering en ondersteuning. Uiteraard wordt daar waar mogelijk wel geïnnoveerd en is die creativiteit ook wel vereist voor verbetering van de processen, maar het doel is wel om dit tempo te verhogen in de toekomst en specifieker te maken. De meeste energie zit nu vooral in het meer digitaal werken binnen SamenTwente en alle vervolgacties die daaruit volgen. Voortschrijdend inzicht heeft wel tot nieuwe vragen en acties geleid waardoor de overstap naar volledig digitaal werken is vertraagd. Maar deze tussenstap moet juist aanpassingen op een later moment voorkomen.

○ ● ○

Wat hebben we hiervoor gedaan? • Onderzoek gedaan naar toepassing van robotisering bij de financiële administratie. Hiervoor is samen opgetrokken met het GBT. Dit wordt samen verder onderzocht, maar is nog niet concreet geïmplementeerd. • Projectgroep geformeerd die bezig is met SamenDigitaal waar meerdere projecten onder vallen. Eind 2023 is een groot deel van de organisatie opgeleid om in 2024 volledig over te gaan naar een digitale manier van werken.

◄Inhoudsopgave

31

Programmaverantwoording •

Uitgevoerde of voorbereide aanbestedingen om de vervolgprojecten in 2024 te kunnen oppakken. Denk aan een nieuw Digitaal Platform (Intranet), Wifi en Telefonie.

Indicatoren Periodieke rapportage in de P&C 1. cyclus over Informatieveiligheid & Privacy Volledige beschrijvingen en 2. implementeren van processen Inkoop en Contractbeheer Ontwikkeling en actief gebruik van BI tool, bijdragend aan verder 3. datagericht werken in de organisatie

Begroot Periodiek agenderen in CMT

Werkelijk Onvoldoende, onderdeel van de nieuwe P&C cyclus.

Volledig beschreven en tot diep in de organisatie geïmplementeerd Organisatie breed management werkt actief met dashboards en acteert vanuit integraal management

Uitgevoerd waarop nu medewerkers worden getraind. Uitgevoerd in de basis wat nu doorontwikkeling gaat vragen.

Wat heeft het gekost? Overzicht van baten en lasten Bestuur & Ondersteuning Bedragen in x € 1.000 Programma excl. Overhead Overhead Subtotaal incl. Overhead Treasury Gemeentelijke bijdrag Subtotaal incl. algemene dekkingsmiddelen Mutaties reserves Totaal incl. mutaties reserves

◄Inhoudsopgave

Realisatie

Begroting na wijziging

Begroting voor wijziging

Baten Lasten Saldo

Baten Lasten Saldo

Baten Lasten Saldo

201 991 1.193 491 8.521 10.204 36 10.240

211 894 1.105 27 8.521 9.652 103 9.756

211 385 596 27 8.272 8.894 45 8.939

382 9.535 9.917 60 0 9.977 0 9.977

-181 -8.543 -8.724 430 8.521 227 36 263

436 9.259 9.695 60 0 9.756 0 9.756

-225 -8.365 -8.590 -34 8.521 -103 103 0

541 -331 8.337 -7.953 8.879 -8.283 60 -34 0 8.272 8.939 -45 0 45 8.939 0

32

Programmaverantwoording 3.4.1 Overzicht van de kosten van overhead Hieronder treft u een overzicht aan van alle overheadkosten in de jaarrekening. De overhead is zowel centraal opgenomen in het programma bestuur & ondersteuning (generieke overhead = PIOFJACH) als decentraal opgenomen in de verschillende programma’s (specifieke overhead = Programmaoverhead/ondersteuning). Omschrijving (bedragen x € 1.000) Totaal taakveld overhead realisatie

Baten 6.088

Lasten 19.482

Saldo -13.394

Totaal baten en lasten realisatie

75.474

75.206

267

◄Inhoudsopgave

33

Programmaverantwoording 3.5 Veranderopdracht Regio Twente In overeenstemming met afspraken met het algemeen bestuur worden alle werkzaamheden en financiële effecten van de veranderopdracht verantwoord in dit programma. In 2023 is verder uitvoering gegeven aan deze opdracht. Hieronder treft u een verantwoording aan over het jaar 2023. Wat hebben we bereikt? Doelstelling van dit programma is uitvoering geven aan de besluitvorming van de veranderopdracht Regio Twente. De transitie van Regio Twente is uiteengezet in het eindplan die in de vergadering van het algemeen bestuur van juni 2021 is vastgesteld. In 2023 is uitvoering gegeven aan de laatste grote opdracht, het positioneren van het Innovatiefonds Twente (IFT). Per december 2023 is het IFT samengevoegd met Innovatiefonds Overijssel van de provincie Overijssel. Daarnaast is in 2023 ook bereikt dat we voor de laatste medewerker waarvan de werkzaamheden door de transitie van Regio Twente vervielen, een nieuwe definitieve werkplek hebben gevonden. Ten slotte zijn we in 2023 gestart met het opstellen van het strategisch programma SamenTwente. Wat hebben we hiervoor gedaan? • Intensief (bestuurlijk) proces doorlopen om voor het IFT een best mogelijke oplossing te vinden.

Hiervoor is het Bestuurlijk Overleg Sociaaleconomische Structuurversterking (BOSS) als adviesorgaan van het dagelijks bestuur ingesteld op het dossier van het IFT. Na verkenning met het BOSS van diverse mogelijkheden voor positionering van het IFT, heeft in oktober 2023 het algemeen bestuur van SamenTwente ingestemd met het samenvoegen van het IFT met het IFO. Vervolgens zijn de benodigde juridische en fiscale stappen doorlopen en per 22 december 2023 was de samenvoeging gereed. Met de samenvoeging van het IFT met het IFO kunnen de Twentse gemeenten de doelstellingen die beoogd werden met het IFT voortzetten met het IFO. Voor SamenTwente betekent het dat wij ons nog meer kunnen focussen op een gezond, veilig en vitaal Twente. • Ook het ene aandeel wat SamenTwente had in Oost NL is in verband met de samenvoeging van IFT met IFO ingekocht door Oost NL. • In december 2023 heeft het algemeen bestuur de begrotingswijziging vastgesteld waarin de verkoop van aandelen in IFT en Oost NL boekhoudkundig zijn verwerkt. • Voor het opstellen van het strategisch programma SamenTwente is een adviesbureau ingehuurd als procesbegeleider. Er zijn ambtelijke kopgroepen ingesteld en er zijn samen met Centraal Management Team verschillende sessies georganiseerd. In deze sessies is gesproken over de grote maatschappelijke opgaven die voor ons liggen.

Daarnaast is verkend hoe SamenTwente haar rol kan pakken zowel intern, met gemeenten als met samenwerkingspartners. In verband met de besluitvorming van het algemeen bestuur van 14 februari 2024 over de kerntakendiscussie is een pas op de plaats gemaakt in het traject van het strategisch programma. • In 2022 zijn we gestart met het aanpassen van de signing in het Twentehuis, in 2023 is dit afgerond door onder meer het laten maken en plaatsen van een nieuw SamenTwente signing bord buiten het Twentehuis. • Ook in 2023 is uitvoering gegeven aan het MKB-fonds door de leningenportefeuille te beheren. In de toelichting op de balans treft u hierover meer informatie. Wat heeft het gekost? Bedragen in x € 1.000 Overzicht van baten en lasten Veranderopdracht Regio Twente

Realisatie

Begroting voor wijziging

Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo

Programma excl. Overhead 71 Overhead 35 Subtotaal incl. Overhead 106 Treasury 0 Gemeentelijke bijdrag 0 Subtotaal incl. algemene dekkingsmiddelen 106 Mutaties reserves 8.322 Totaal incl. mutaties reserves 8.428

◄Inhoudsopgave

Begroting na wijziging

151 238 388 8.040 0 8.428 0 8.428

-79 0 -203 24 -282 24 -8.040 0 0 0 -8.322 24 8.322 8.280 0 8.303

0 0 0 263 -240 579 263 -240 579 8.040 -8.040 0 0 0 -777 8.303 -8.280 -198 0 8.280 198 8.303 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 579 579 0 -777 -198 198 0

34

Status

● ○ ○

Programmaverantwoording 3.6 Coalitions of the Willing Gemeenten kunnen ervoor kiezen om onze organisatie te gebruiken om samenwerking aan op te hangen, als een gastheerschap. SamenTwente heeft ook de mogelijkheid om werkgeverschap en rechtspersoonlijkheid te bieden aan vrijwillige samenwerking (niet overgedragen aan SamenTwente) waar twee of meer gemeenten aan mee doen. Wij noemen dit ‘coalitions of the willing’ of ‘coalities’. De coalities Samen14, Kennispunt Twente en Twentse Koers hebben op dit moment onderdak bij SamenTwente. Deze samenwerkingen hebben een eigen bestuur. Het algemeen en dagelijks bestuur van SamenTwente hebben geen verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de besturing van de genoemde samenwerkingen. Zowel de beleidsbegroting als de verantwoording worden behandeld en vastgesteld in de besturen van deze coalities. Vanuit de rol van gastheerschap, dit gaat voornamelijk om het bieden van rechtspersoonlijkheid en bedrijfsvoeringsdiensten aan de coalities, treft u hieronder een gecomprimeerd overzicht aan van de begrote en gerealiseerde kosten. Overzicht van baten en lasten CoW Bedragen in x €1.000

Progra mma excl . Overhea d Overhea d Subtotaal incl. Overhead Trea s ury Gemeentel i jke bi jdra g Subtotaal incl. algemene dekkingsmiddelen Muta ti es res erves

Totaal incl. mutaties reserves

Realisatie

Begroting na wijziging

Begroting voor wijziging

Ba ten 3.273 0 3.273 0 0 3.273 116

Lasten 3.013 377 3.389 0 0 3.389 0

Saldo 261 -377 -116 0 0 -116 116

Ba ten 3.064 0 3.064 0 0 3.064 0

Lasten 2.723 341 3.064 0 0 3.064 0

Saldo 341 -341 0 0 0 0 0

Ba ten 2.214 0 2.214 0 0 2.214 0

3.389

3.389

0

3.064

3.064

0

2.214

Lasten Saldo 1.885 329 329 -329 2.214 0 0 0 0 0 2.214 0 0 0

2.214

0

3.7 Algemene dekkingsmiddelen Gemeentelijke bijdrage (bedragen x € 1.000) Baten Lasten Saldo

Treasury (bedragen x € 1.000) Baten Lasten Saldo

Realisatie begrotingsjaar 34.482 0 34.482 Realisatie begrotingsjaar 491 8.100 -7.610

Raming begrotingsjaar na wijziging 34.482 0 34.482

Raming begrotingsjaar voor wijziging 33.091 0 33.091

Raming begrotingsjaar na wijziging 27 8.100 -8.074

Raming begrotingsjaar voor wijziging 27 60 -34

Treasury De gerealiseerde baten van € 491.000 ontstaan volledig door renteopbrengsten van de rekeningcourantverhouding schatkistbankieren met het ministerie van Financiën. De rentestanden zijn relatief hoog geweest in 2023 als gevolg van de aantrekkende economie na afloop van de coronacrisis en de rente is hoog geweest vanwege de inflatie. Verkoop Innovatiefonds Twente De gerealiseerde lasten van € 8,1 miljoen hebben te maken met het verkopen van het Innovatiefonds Twente. Ten tijde van de veranderopdracht Regio Twente heeft het algemeen bestuur (op 7 april 2021) al besloten om voor het Innovatiefonds Twente een nieuwe plek te vinden. Een samenvoeging met het fonds van de provincie Overijssel is de beste optie. Op 11 oktober 2023 heeft het algemeen bestuur besloten om dit fonds te verkopen en te laten fuseren met Innovatiefonds Overijssel. Op deze wijze kan het Innovatiefonds Twente haar doelstellingen continueren en zelfs versterken, omdat het nu gebruik kan maken van het kapitaal van Innovatiefonds Overijssel. De Twentse gemeenten hebben op deze wijze efficiënte voortzetting gevonden van het Innovatiefonds en voor SamenTwente betekent het dat we nog meer kunnen focussen op een gezond, veilig en vitaal Twente. De verkoop en fusie van het Innovatiefonds Twente heeft in december 2023 juridisch plaatsgevonden.

De boekhoudkundige balanswaarde van het fonds van € 8,04 miljoen is per einde boekjaar 2023 afgeboekt. Deze last wordt volledig gedekt door het laten vrijvallen van de bestemmingsreserve waardering Innovatiefonds Twente. Met deze boekhoudkundige transactie is geen echt geld gemoeid en deze transactie heeft geen effect op de financiële positie van SamenTwente. Volgens de nota reserves en voorzieningen is het algemeen bestuur bevoegd om reserves in te stellen/op te heffen en is het muteren een bevoegdheid van het dagelijks

◄Inhoudsopgave

35

Programmaverantwoording bestuur. Het algemeen bestuur heeft op 11 december 2023 de technische begrotingswijziging die naar aanleiding van de verkoop van het Innovatiefonds Twente is opgesteld, vastgesteld. Het dagelijks bestuur heeft vervolgens de reserves gemuteerd.

◄Inhoudsopgave

36

Paragrafen

4. Paragrafen Inleiding In het hoofdstuk paragrafen komen een aantal belangrijke beheersmatige onderwerpen aan de orde die van belang zijn om inzicht te krijgen in onze financiële positie. De programma’s in de vorige hoofdstukken zijn grotendeels direct gericht op het primair proces en de Twentse burgers. De paragrafen zijn indirect daarop gericht en geven kaders voor het beheer en de uitvoering van onze programma’s. Op grond van artikel 9 van het BBV komen de volgende paragrafen aan de orde: • weerstandsvermogen en risicobeheersing; • onderhoud kapitaalgoederen; • bedrijfsvoering; • verbonden partijen; • financiering; • openbaarheidsparagraaf. Aanvullend hierop: • COVID-19 (tijdelijke paragraaf); Gezien de impact van COVID-19 op onze organisatie is ook in deze jaarstukken een extra COVID-19 paragraaf opgenomen. Hierin wordt alle relevante informatie over COVID-19 beschreven en in deze paragraaf is, in lijn met de afspraken met het Rijk, de verantwoording opgenomen van de kosten. 4.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Beleidskader risicomanagement De wetgeving en het beleid voor het weerstandsvermogen zijn vastgelegd in: • Het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV art. 9, 11 en 26); • De financiële verordening; • De “Nota van risicomanagement tot reserves en voorzieningen”.

Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen is het vermogen van de organisatie om tegenvallers op te vangen zonder dat dit leidt tot een verhoging van de gemeentelijke bijdrage dan wel tot noodzakelijke ombuigingen in het bestaand beleid. Om het weerstandsvermogen te berekenen, dient de beschikbare weerstandscapaciteit afgezet te worden tegen de benodigde weerstandscapaciteit. Hieronder treft u de uitkomst van deze excercitie aan. In de alinea’s hieronder worden zowel de beschikbare als de benodigde weerstandscapaciteit uiteengezet. Berekening weerstandsvermogen excl. resultaatbestemming Omschrijving (bedragen x € 1.000) Bedragen x € 1.000 GGD Twente OZJT Veilig Thuis Twente Bestuur & Ondersteuning (Bedrijfsvoering) Algemene reserve Modernisering Twentehuis Totaal

Beschikbare weerstandscapaciteit per eind 2023 1.360 160 255

Benodigde weerstandscapaciteit per eind 2023 1.345 330 480

398

330

1,00

131 82 2.354 (A)

338 82 2.905 (B)

0,39 1,00 0,82 (A/B)

Weerstands-ratio 1,01 0,48 0,53

Als we de beschikbare weerstandscapaciteit (reserves per einde 2023) afzetten tegen de benodigde weerstandscapaciteit (geïnventariseerde risico’s van het opvolgende jaar), komen we eind 2023 uit op een ratio van afgerond 0,82. De ratio bevindt zich hiermee binnen de door het algemeen bestuur gestelde norm van 0,8 – 1,0. Vergelijking met 2022 In relatie met de jaarrekening van 2022 is ons weerstandsvermogen eind 2023 ongewijzigd.

◄Inhoudsopgave

37

Paragrafen Ontwikkeling beschikbare weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit is als volgt opgebouwd: Omschrijving (bedragen x € 1.000) Algemene reserve Reserve Modernisering Twentehuis Totaal reserves algemeen Risicoreserve Agenda van Twente / MKB Fonds Bestemmingsreserve waardering Innovatiefonds Twente Bestemmingsreserve frictiekosten veranderopdracht Totaal reserves veranderopdracht Regio Twente Egalisatiereserve GGD Twente Reserve afwikkeling GGiD Reserve aanbesteding nieuw digitaal dossier Egalisatiereserve SOA Poli Totaal reserves GGD Twente Egalisatiereserve OZJT Bestemmingsreserve Projecten/werkbudget OZJT Totaal reserves OZJT Egalisatiereserve Veilig Thuis Twente Totaal reserve Veilig Thuis Twente Egalisatiereserve Bedrijfsvoering Reserve IT-kwetsbaarheid en weerbaarheid Totaal reserves Bestuur & Ondersteuning Reserve Kennispunt Twente Totaal reserves Coalitions of the Willing Totaal Reserves

Saldo per 31-12-2023 131 82 182 582 0 61 643 1.238 45 400 122 1.804 160 223 383 255 255 398 73 470 68 68 3.837

Maakt onderdeel uit van weerstandscapaciteit? Ja Ja Nee. Beklemd Nee. Beklemd Nee. Beklemd Ja Nee. Beklemd Nee. Beklemd Ja Ja Nee. Beklemd Ja Ja Nee. Beklemd Nee. Beklemd

Tabel 1 Samenvatting beschikbare weerstandscapaciteit

Ontwikkeling benodigde weerstandscapaciteit In overeenstemming met de “Nota van risicomanagement tot reserves en voorzieningen” wordt voor het becijferen van de benodigde weerstandscapaciteit gebruik gemaakt van de actuele vastgestelde risicoinventarisatie. Dit is de risico-inventarisatie van de begroting van 2024. In deze begroting zijn risico’s geïnventariseerd van in totaal € 2,83 miljoen. Deze risico’s worden verhoogd met € 82.000 daarmee komt het benodigde weerstandscapaciteit uit op € 2,90 miljoen. Verhoging betreft: In de Bestuursrapportage 2023 hebben wij het algemeen bestuur geïnformeerd dat er voor de huisvesting in het Twentehuis nog een risico resteert van € 82.000 in verband met het invullen van een resterende taakstelling vanuit de veranderopdracht Regio Twente. Dit heeft te maken met het vertrek van Twente Board uit het Twentehuis en daarmee is een taakstelling uit de veranderopdracht niet meer structureel ingevuld. Opgetreden risico’s Het grootste risico dat zich ook werkelijk heeft voorgedaan, is dat er extra personeelskosten moeten worden gemaakt door een forse stijging van het aantal meldingen bij Veilig Thuis Twente. Hoeveelheid werk dat uitgevoerd moet worden door Veilig Thuis Twente is grotendeels het gevolg van door ons nauwelijks op korte termijn te beïnvloeden ontwikkelingen (meer meldingen).

Veilig Thuis Twente moet acteren op deze meldingen en moet daarom weerbaar zijn om snel te kunnen handelen als dat nodig is. Voor dit risico wordt weerstandscapaciteit aangehouden. Risico contractuele afwikkeling GGiD Op het moment van schrijven wordt onderhandeld met de leverancier over contractafwikkeling van het GGiD. Het risico bestaat dat we er onderling niet uitkomen en dat er een rechtszaak volgt. Dit soort procedures kunnen veel tijd en geld kosten. Als beheersmaatregel voor dit risico wordt onderhandeld in zorgvuldige afstemming met de twee andere GGD-en. Daarnaast vindt er inzet plaats van gespecialiseerde advocaten om te zorgen dat we in een zo sterk mogelijke juridische positie zitten. Claim ICAM (Initiatieven Collectieve Acties Massaschade) In onze jaarstukken van vorig jaar hebben wij u geïnformeerd over de ICAM claim. Deze claim speelt juridisch op dit moment nog steeds, maar inmiddels is wel duidelijk dat het Rijk (ministerie van VWS) garant staat voor mogelijke financiële consequenties die hieruit voortvloeien.

◄Inhoudsopgave

38

Paragrafen 4.1.1 Financiële kengetallen Het BBV verplicht het opnemen van een uniforme set aan financiële kengetallen door gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Hieronder treft u een overzicht aan van de kengetallen die voor ons van toepassing zijn: Kengetallen Solvabiliteit Netto-schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor uitgeleend geld Structurele exploitatieruimte

Jaarrekening 2023 16% -2% -2% -0,1%

Begroting 2023 26% -4% -4% 0%

Jaarrekening 2022 50,1% -1,9% -2,3% 0,2%

Toelichting Solvabiliteit (16%) Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin SamenTwente in staat is aan de financiële verplichtingen op de langere termijn te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Met het kengetal solvabiliteit beoordeel je in hoeverre het bezit op de balans schuldenvrij is. Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe groter de weerbaarheid van de organisatie. Ultimo 2023 komt de solvabiliteit uit op afgerond 16%. De forse daling in ratio ten opzichte van de jaarrekening 2022 heeft te maken met het verkopen van het Innovatiefonds Twente en het laten vrijvallen van de waarderingsreserve die hiervoor werd aangehouden. Dit was ook begroot voor 2023. De solvabiliteit is lager dan begroot vanwege toename van het balanstotaal omdat er een fors bedrag aan kort vreemd vermogen wordt aangehouden voor de afwikkeling van de SPUK Twentse Koers (ca. € 5 miljoen) en de SPUK bestrijding coronavirus (ca. € 3,5 miljoen). Deze twee ontwikkelingen zorgen ten opzichte van de begroting voor een relatief hoog bedrag aan vreemd vermogen maar leiden niet tot even hoge toename van (financierings)risico’s en daarmee evenredige toename van het eigen vermogen. Gecorrigeerd voor deze twee ontwikkelingen komen we uit op een solvabiliteit van afgerond 24%.

Netto schuldquote (-2%) Deze ratio weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van SamenTwente ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Een laag percentage is veelal gunstig. Omdat bij leningen onzekerheid kan bestaan of ze allemaal worden terugbetaald, wordt dit kengetal zowel berekend inclusief (gecorrigeerd) als exclusief de doorgeleende gelden. Samen met de solvabiliteitsratio is de netto schuldquote het meest bepalend voor de financiële gezondheid. Onze netto schuldquote laat zien dat de druk van rentelasten en de aflossingen op de exploitatie erg laag is. Volgens de signaleringswaarden zit dit percentage logischerwijs in de minst risicovolle klasse (<90%). Onze organisatie heeft één langlopende geldlening, afgesloten door één van de rechtsvoorgangers van Regio Twente. Verder zijn er ook geen kortlopende geldleningen en wordt voor financiering zowel voor de korte termijn als de lange termijn gebruik gemaakt van interne middelen. Netto schuldquote gecorrigeerd voor uitgeleend geld (-2%) Om inzicht te verkrijgen in hoeverre sprake is van doorlenen, wordt de netto schuldquote zowel in- als exclusief doorgeleende gelden weergegeven. Op die manier wordt duidelijk in beeld gebracht wat het aandeel van de verstrekte leningen is en wat dit betekent voor de schuldenlast.

De verwachting is immers dat deze middelen op termijn terugvloeien. De wijze waarop de netto schuldquote gecorrigeerd voor de uitgeleende gelden wordt berekend, is gelijk aan de netto schuldquote, met dien verstande dat bij de financiële activa (cf. art. 36 BBV lid b, c, d, e en f) ook alle verstrekte leningen aan verbonden partijen en andere verstrekte leningen worden opgenomen. De netto schuldquote is nu gecorrigeerd voor de verstrekte geldleningen in het kader van het MKB-fonds (oude Agenda van Twente). De netto schuldquote inclusief uitgeleend geld laat zien dat de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie nog steeds erg laag is. Het verschil met de netto schuldquote (exclusief doorgeleende gelden) vertegenwoordigt het mogelijke risico dat onze organisatie loopt als alle verstrekte leningen niet terugbetaald zouden worden. Bij de jaarrekening 2023 is dit verschil verwaarloosbaar (0,3%). Structurele exploitatieruimte (-0,1%) Dit cijfer helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte wij hebben om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten en structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Bij de jaarrekening zien we dit jaar dat er geen structurele exploitatieruimte is.

◄Inhoudsopgave

39

Paragrafen Beschouwing kengetallen en financiële positie in samenhang Een afzonderlijk kengetal zegt weinig over hoe de financiële positie moet worden beoordeeld. De kengetallen zullen daarom altijd in samenhang moeten worden bezien. De solvabiliteit is lager dan de signaleringswaarde (<20%). Solvabiliteit kijkt alleen naar de verhouding eigen en vreemd vermogen. Indien we twee incidentele ontwikkelingen die hierboven onder de toelichting van de solvabiliteit worden genoemd buiten beschouwing laten, zou de solvabiliteit boven de signaleringswaarde uitkomen. Dit betekent dat de weerbaarheid van de organisatie om eigenstandig negatieve ontwikkelingen op te pakken, voldoende is. De netto schuldquote is laag en dit geeft aan, dat de organisatie goed in staat is om schulden te kunnen betalen (de schuldenlast in relatie tot de baten is erg laag). De structurele exploitatieruimte laat zien dat wij niet zelfstandig in staat zijn om structurele ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden zonder in gesprek te gaan met ons algemeen bestuur over de begroting en eventuele aanpassingen hiervan. 4.2 Onderhoud kapitaalgoederen Wij streven ernaar om de onderhoudstoestand van al onze kapitaalgoederen optimaal te houden. Hierbij gaat het vooral om onderhoud aan: • Gebouwen • Hard- en software • Medische apparatuur Het beleidskader hiervoor is opgenomen in onze nota activa.

Gebouwen Onze organisatie heeft geen gebouwen in eigendom. De hoofdvestiging in Enschede (Twentehuis) en de nevenvestigingen van de JGZ (consultatiebureaus) worden gehuurd. Met betrekking tot onderhoud zijn met de eigenaren van de panden afspraken gemaakt en dit komt voor de rekening van de verhuurders. Een aantal jaren geleden is het Twentehuis van binnen volledig vernieuwd. Daarnaast is in 2023 één verdieping die bij de vorige investering niet was vernieuwd, alsnog vernieuwd. De totale investering in het Twentehuis inclusief de kantine heeft geleid tot afschrijvingslasten van € 231.000. Deze lasten zijn ook geraamd. De inrichting van de consultatiebureaus heeft in 2023 geleid tot afschrijvingslasten van ongeveer € 76.000. Ook dit is geraamd. Hard- en software Voor het onderhoud aan hard- en software wordt geen voorziening gevormd, maar worden de kosten in de exploitatie genomen. De bedrijfsmiddelen worden regelmatig vervangen en hiervoor zijn afschrijvingskosten geraamd. In 2023 is de afschrijvingslast op de ICT-hardware € 86.000 geweest. Medische apparatuur Voor onderhoud van de medische apparatuur van de jeugdgezondheid en algemene gezondheidszorg zijn onderhoudscontracten afgesloten. Voor vervanging zijn afschrijvingskosten geraamd. De afschrijvingslasten op het röntgenapparaat, audiometers en overige apparatuur heeft geleid tot een afschrijvingslast van € 27.000.

◄Inhoudsopgave

40

Paragrafen 4.3 Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering gaat over de ondersteunende bedrijfsprocessen waarmee de beleidsdoelstellingen worden gerealiseerd en de sturing en beheersing daarvan. Bedrijfsvoering processen zorgen ervoor dat de beleidsprogramma’s efficiënt, effectief en conform de geldende wetgeving worden uitgevoerd. Voor de realisatie van onze plannen en activiteiten op het gebied van bedrijfsvoering verwijzen wij u naar de programma verantwoording van het onderdeel Bestuur en Ondersteuning hoofdstuk 3.5. Personeel en organisatie Hieronder een overzicht van het totaal aantal medewerkers per programma en de bezetting in fte per 31-12-2023. Dit betreft een overzicht van medewerkers in dienst (tijdelijk en/of vast) van SamenTwente. Programma GGD Twente OZJT Veilig Thuis Twente Bestuur & Ondersteuning Coalition of the Willing Eindtotaal

Bezetting aantal medewerkers 395 19 73 81 40 608

Bezetting in fte 291 15 65 71 34 477

Tabel 2 Overzicht aantal medewerkers en fte’s per programma

Ziekteverzuim Programma GGD Twente OZJT Veilig Thuis Twente Bestuur en Ondersteuning Totaal SamenTwente

Ziekteverzuim 2023 5,9% 4,2% 7,9% 5,8% 5,94%

Het ziekteverzuim in 2023 was voor heel SamenTwente gemiddeld 5,94%. Dit is een daling ten opzichte van 2022 toen het verzuim gemiddeld 7% bedroeg. De uitschieter was toen Veilig Thuis Twente met verzuim van 14%. In 2023 is fors geïnvesteerd om het verzuim naar beneden te krijgen. Het resultaat hiervan zien we nu terug in de cijfers. Het verzuim van Veilig Thuis Twente is bijna gehalveerd ten opzichte van vorig jaar. Arbeidsomstandigheden Arbodienst Net zoals voorgaand jaar is in 2023 structureel overleg geweest tussen de bedrijfsarts, leidinggevenden en HR-medewerkers. De ambitie is om de komende tijd deze samenwerking nog verder te versterken. Medewerkers kunnen ook zelfstandig contact opnemen met de Arbodienst. Thuiswerken Sinds het uitbreken van COVID-19 wordt er nog met regelmaat thuisgewerkt. Als werkgever faciliteren wij dit ook door onder meer budget beschikbaar te stellen om thuis een ergonomische werkplek te creëren. Als er nog maatwerk nodig is, wordt deze toegepast. In 2022 is onze thuiswerkregeling in werking getreden. Op basis van deze regeling hebben medewerkers in 2023 ongeveer € 8.000 aan kosten gedeclareerd voor het inrichten van een thuiswerkplek en zijn er € 39.000 aan thuiswerkvergoedingen gedeclareerd.

Kwaliteitsmanagementsysteem Binnen GGD Twente en Bestuur & Ondersteuning beschikken wij over een integraal kwaliteitsmanagementsysteem waarbij het HKZ-model het kader vormt. Belangrijke instrumenten daarbinnen zijn: externe en interne audits, risicomanagement, klantervaringenonderzoeken, incidentanalyses, de klachtenregeling, het leer- en ontwikkelprogramma voor medewerkers en het werken volgens diverse landelijke richtlijnen en professionele standaarden. Ook in 2023 is de GGD HKZ gecertificeerd. Hiermee is aantoonbaar dat GGD Twente kwaliteit van zorg- en dienstverlening hoog in het vaandel heeft staan. Continu werken wij aan de verdere ontwikkeling en verbetering van onze dienstverlening. Veilig Thuis Twente heeft in verband met de forse toename van het aantal meldingen en adviezen een pas op de plaats moeten maken voor het implementeren van een kwaliteitssysteem. In 2024 wordt dit opgepakt.