ODTwente Jaarstukken OD Twente 2020
Tekst van het document
Jaarstukken Omgevingsdienst Twente 2020
Ter informatie Raden & Staten 14 april 2021
OD Twente Haven Zuidzijde 30 7607 EW Almelo Postbus 499 7600 AL Almelo KVK 71101241 BTW NL858579509B01 IBAN NL48 BNGH 028 5175 416 BIC BNGHNL2G
Inhoud
2
3
1.1
Jaarstukken inclusief jaarrekening .................................................................................... 6
1.2
Leeswijzer Jaarstukken OD Twente 2020 ......................................................................... 6
1.2.1
Hoofdstuk 2: Over de OD Twente en haar ontwikkeling ............................................. 6
1.2.2
Hoofdstuk 3: Over de programma’s ........................................................................... 6
1.2.3
Hoofdstuk 4: Geplande en gerealiseerde uren ........................................................... 6
1.2.4
Hoofdstuk 5: Paragrafen Besluit Begroting & Verantwoording (BBV) ......................... 7
1.2.5
Hoofdstuk 6: Sociaal Jaarverslag OD Twente 2020 ................................................... 7
1.2.6
Hoofdstuk 7: Jaarrekening OD Twente 2020 ............................................................. 7
1.2.7
Hoofdstuk 8: Overige gegevens ................................................................................. 7
1.2.8
Hoofdstuk 9: Vaststelling / Besluitvorming ................................................................. 7
1.2.9
Hoofdstuk 10: Bijlagen ............................................................................................... 7
Over de OD Twente en haar ontwikkeling ................................................................................ 9 2.1
Inleiding ............................................................................................................................ 9
2.2
Actuele (organisatie) ontwikkelingen OD Twente in 2020 ................................................. 9
2.2.1
COVID-19 .................................................................................................................. 9
2.2.2
VTH-beleid / Beleidsontwikkelingen / Beleidsdoelen ................................................ 10
2.2.3
Kwaliteitszorg .......................................................................................................... 11
2.2.4
Kwaliteitscriteria en inzetbaarheidsmonitor .............................................................. 11
2.2.5
Werkprocessen en werkinstructies........................................................................... 11
2.2.6
Landelijke collegiale toets / samenwerking andere OD’s.......................................... 11
2.2.7
Datakwaliteit / actueel inrichtingenbestand / actueel vergunningenbestand ............. 11
2.2.8
Dienstverlening ........................................................................................................ 12
2.2.9
Energie & Duurzaamheid ......................................................................................... 13
2.2.10
Outputfinanciering.................................................................................................... 13
2.2.11
Ontwikkeling programma’s & takenpakket ............................................................... 14
2.2.12
Omgevingswet ......................................................................................................... 14
2.2.13
Samenwerking met (keten)partners ......................................................................... 14
2.2.14
Arbeidsmarkt & Flexibiliteit ....................................................................................... 15
2.2.15
Ontwikkeling bedrijfsvoerings- en informatiesystemen ............................................. 15
2.2.16
Overlegstructuur / accountmanagement .................................................................. 16
De programma’s Vergunningen, Toezicht & Handhaving, Advies en Projecten & Programma’s. 17 3.1
Inleiding .......................................................................................................................... 17
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 2 van 63
3.2
3.2.1
Inleiding programma Vergunningen ......................................................................... 18
3.2.2
Ontwikkelingen programma Vergunningen .............................................................. 18
3.2.3
Producten & aantallen programma Vergunningen.................................................... 18
3.2.4
Kosten programma Vergunningen ........................................................................... 19
3.3
Inleiding programma Toezicht & Handhaving........................................................... 20
3.3.2
Ontwikkelingen programma Toezicht & Handhaving ................................................ 20
3.3.3
Producten & Aantallen programma Toezicht & Handhaving ..................................... 21
3.3.4
Kosten programma Toezicht & Handhaving ............................................................. 22 Inleiding programma Advies..................................................................................... 23
3.4.2
Ontwikkelingen programma Advies .......................................................................... 23
3.4.3
Producten & Aantallen programma Advies............................................................... 23
3.4.4
Kosten programma Advies ....................................................................................... 24
Het programma Projecten en Programma’s .................................................................... 25
3.5.1
Inleiding programma Projecten en Programma’s ..................................................... 25
3.5.2
Projecten ................................................................................................................. 25
3.5.3
Projectmatig werken ................................................................................................ 26
Geplande en gerealiseerde urenbesteding 2020.................................................................... 27 4.1
Urenbesteding 2020 ....................................................................................................... 27
Paragrafen ............................................................................................................................. 28 5.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing ..................................................................... 28
5.2
Financiering .................................................................................................................... 31
5.2.1
Kasgeldfaciliteit ........................................................................................................ 31
5.2.2
Schatkistbankieren .................................................................................................. 31
5.3 6
Het programma Advies ................................................................................................... 23
3.4.1
3.5
5
Het programma Toezicht & Handhaving ......................................................................... 20
3.3.1
3.4
4
Het programma Vergunningen ........................................................................................ 18
Bedrijfsvoering ................................................................................................................ 31
Sociaal Jaarverslag OD Twente 2020 .................................................................................... 33 6.1
Inleiding .......................................................................................................................... 33
6.2
Cijfers & Grafieken .......................................................................................................... 33
6.3
Onderwerpen .................................................................................................................. 34
6.3.1
Opleidingen ............................................................................................................. 34
6.3.2
Verlof & Verzuim ...................................................................................................... 35
6.3.3
Arbeidsomstandigheden .......................................................................................... 35
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 3 van 63
6.3.4
Duurzame inzetbaarheid .......................................................................................... 35
6.3.5
Medezeggenschap .................................................................................................. 36
6.3.6
Trainee programma ................................................................................................. 36
6.4 7
Ontwikkelingen ............................................................................................................... 36
Jaarrekening .......................................................................................................................... 39 7.1
Balans per 31 december 2020 ........................................................................................ 39
7.2
Grondslagen van waardering en resultaatbepaling ......................................................... 42
7.2.1
Wet- en regelgeving ................................................................................................. 42
7.2.2
Algemene waarderingsgrondslagen ......................................................................... 42
7.2.3
Personeelslasten ..................................................................................................... 42
7.2.4
Activa....................................................................................................................... 42
7.2.5
Passiva .................................................................................................................... 43
7.3
Toelichting op de balans per 31 december 2020............................................................. 44
7.4
Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2020 .................................................... 51
8
Overige gegevens .................................................................................................................. 57 8.1
9
Uitvoeringsregeling WNT ................................................................................................ 57
Vaststelling / Besluitvorming .................................................................................................. 60 9.1
Vaststelling en goedkeuring jaarstukken ......................................................................... 60
9.2
Resultaatbestemming conform Gemeenschappelijke Regeling OD Twente .................... 60
9.3
Resultaatbestemming ..................................................................................................... 60
9.4
Concept besluit t.b.v. Algemeen Bestuur OD Twente...................................................... 62
10
Bijlagen .............................................................................................................................. 63
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 4 van 63
Voorwoord Geachte lezer, Voor u liggen de jaarstukken van de Omgevingsdienst Twente (OD Twente) over het kalenderjaar 2020. De Jaarstukken OD Twente 2020 bestaan uit het Jaarverslag OD Twente 2020, het Sociaal Jaarverslag OD Twente 2020 en de Jaarrekening OD Twente 2020. Net als voor heel Nederland is 2020 voor de OD Twente een zeer bijzonder en bewogen jaar geworden. Met de komst van het COVID-19 virus en de daarop volgende landelijke beperkingen vanaf maart 2020 heeft ook de OD Twente haar verwachtingen en werkzaamheden over 2020 stevig aan moeten passen. We zijn trots dat we er ondanks deze aanpassingen in geslaagd zijn een groot gedeelte van onze opgave voor onze deelnemers te realiseren. Voor alle programma’s van de OD Twente geldt dat we ondanks de invloed van COVID-19 in hoge mate hebben kunnen voldoen aan de vraag naar producten, ontwikkelingen en innovatie. Hiernaast zijn we er ook in geslaagd een nog liggende opgave voor het programma Toezicht & Handhaving uit het opstartjaar 2019 alsnog uit te voeren. We zijn er ook in geslaagd invulling te geven aan extra vragen en opdrachten vanuit onze deelnemers. We hebben ook voldoende aandacht kunnen besteden aan de vormgeving van de organisatie OD Twente.
We zijn erin geslaagd een aantrekkelijke werkgever te worden waardoor de tevredenheid onder medewerkers hoog blijft en we ook goede kandidaten hebben gevonden om de nog aanwezige vacatureruimte in te vullen. We doen dit deels op basis van een succesvol traineeprogramma. We hebben gewerkt aan onze algemene bedrijfsvoering en kwaliteit door een beter periodiek inzicht te geven aan onze deelnemers en ons bestuur in de voortgang van de productie en de benodigde middelen hiervoor, door een groot gedeelte van onze processen en werkafspraken vast te leggen in ons kwaliteitshandboek en door te werken aan de verdere verbetering van ons inrichtingenbestand. Het jaar 2020 heeft ook in het teken gestaan van voorbereidingen op de toekomst. Samen met onze deelnemers en andere ketenpartners is er veel aandacht geweest voor de invoering van de Omgevingswet per 1 januari 2022. De voorbereidingen voor implementatie van de Omgevingswet liggen hiermee goed op schema. Adviesbureau Twynstra Gudde heeft in 2020 onderzoek gedaan naar de verwachtingen bij deelnemers rondom de invoering van outputfinanciering en de mate waarin de OD Twente “de basis op orde” heeft om hier verdere invulling aan te geven. Uit dit onderzoek is gebleken dat de OD Twente al belangrijke stappen gezet heeft maar de komende jaren gebaat is bij een gefaseerde invoering van deze nieuwe financieringssystematiek.
Naast dit alles zijn we ook binnen de ons gegeven financiële kaders gebleven. 2020 Is daarmee een jaar geworden waarin de OD Twente grote stappen heeft gezet op weg naar volwassenheid. Dit wil niet zeggen dat we er al zijn. De komende jaren blijven we verbeteren en ontwikkelen. Dat proces zien we echter met vertrouwen tegemoet. Het fundament is nu gelegd en staat waterpas op goede (oale) grond. Grond waarop doorgebouwd kan worden. Met vriendelijke groet,
Jan Willem Strebus Directeur Omgevingsdienst Twente
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 5 van 63
Inleiding
1.1 Jaarstukken inclusief jaarrekening Voor u liggen de Jaarstukken 2020 van de Omgevingsdienst Twente (OD Twente). De jaarstukken bevatten naast het Jaarverslag OD Twente 2020 tevens de Jaarrekening OD Twente 2020. Hieraan is tevens de controleverklaring van onze accountant toegevoegd. De accountant heeft vastgesteld dat de jaarrekening een getrouw beeld vertoont van de financiële stand van zaken van de OD Twente. Ook het Sociaal Jaarverslag OD Twente 2020 maakt onderdeel uit van de jaarstukken OD Twente 2020. De OD Twente is een Gemeenschappelijke Regeling tussen de gemeenten Almelo, Borne, Dinkelland, Enschede, Haaksbergen, Hellendoorn, Hengelo, Hof van Twente, Losser, Oldenzaal, Rijssen – Holten, Tubbergen, Twenterand, Wierden en de provincie Overijssel voor de uitvoering van milieutaken. De OD Twente behandelt voor haar deelnemers de aanvragen voor vergunningen in het kader van het omgevingsrecht (milieudeel en voor de Provincie Overijssel ook het bouwdeel), toetst meldingen, houdt toezicht op en handhaaft de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht. Daarnaast adviseert de OD Twente haar deelnemers bij de opstelling van beleid en bij specifieke ontwikkel- of uitvoeringsprojecten. De OD Twente werkt binnen de door de deelnemers aangegeven beleidskaders en opdrachten zoals die in de individuele Dienst-Verlenings-Overeenkomsten (DVO’s) zijn vastgelegd.
Met de jaarstukken OD Twente 2020 legt het dagelijks bestuur in financiële en beleidsmatige zin verantwoording af aan het algemeen bestuur over het in 2020 gevoerde beleid.
1.2 Leeswijzer Jaarstukken OD Twente 2020 De Jaarstukken OD Twente bestaan uit 2 delen: Deel A: Het Jaarverslag OD Twente 2020 (hoofdstukken 3 tot en met 6) Deel B: De Jaarrekening OD Twente 2020 (hoofdstukken 7 tot en met 10)
1.2.1
Hoofdstuk 2: Over de OD Twente en haar ontwikkeling
In hoofdstuk 2 van de jaarstukken wordt een algemene beschrijving gegeven van de OD Twente. Historische, recente en toekomstige ontwikkelingen komen aan bod. Deze opsomming is niet uitputtend, kennis over de voorgeschiedenis van de OD Twente wordt bij de lezer bekend verondersteld.
1.2.2
Hoofdstuk 3: Over de programma’s
In hoofdstuk 3 van de jaarstukken worden de programma’s toegelicht. In 2020 is verder gewerkt aan de ontwikkeling van de programma’s Vergunningen, Toezicht & Handhaving, Advies en Projecten. Op basis van de VTHuitvoeringsprogramma’s 2020 van de individuele deelnemers is voor 2020 een totaal-jaaropdracht VTH samengesteld aan de hand van de producten uit de Product-Diensten-Catalogus OD Twente. Over de uitvoering van de totaaljaaropdracht VTH wordt aan de hand van de vier programma’s verantwoording afgelegd.
1.2.3
Hoofdstuk 4: Geplande en gerealiseerde uren
In hoofdstuk 4 van de jaarstukken wordt een korte toelichting gegeven op de verwachte en gerealiseerde urenbesteding van de OD Twente. Deze toelichting is voor 2020 nog in beperkt detailniveau.
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 6 van 63
1.2.4
Hoofdstuk 5: Paragrafen Besluit Begroting & Verantwoording (BBV)
Hoofdstuk 5 bevat de door het BBV verplichte paragrafen. Hier wordt onder andere stilgestaan bij de risicobeheersing, het weerstandsvermogen, financiering, liquiditeiten en de bedrijfsvoering.
1.2.5
Hoofdstuk 6: Sociaal Jaarverslag OD Twente 2020
In hoofdstuk 6 is het Sociaal Jaarverslag OD Twente 2020 opgenomen. Hierin wordt stilgestaan bij het in 2020 gevoerde personeelsbeleid en de ontwikkelingen op dit gebied in combinatie met een vooruitblik naar 2021. Middels een aantal grafieken wordt inzicht gegeven in de opbouw van het personeelsbestand van de OD Twente.
1.2.6
Hoofdstuk 7: Jaarrekening OD Twente 2020
De Jaarrekening OD Twente 2020 is opgenomen in hoofdstuk 7. In de Jaarrekening OD Twente 2020 wordt de financiële verantwoording afgelegd. De balans per 31-12-2020 en de resultatenrekening over 2020 vormen in combinatie met een toelichting de basis voor deze financiële verantwoording. Conform geldende voorschriften en afspraken is voor de Jaarrekening OD Twente 2020 door een onafhankelijke accountant, Brouwers Accountants uit Zwolle, een goedkeurende verklaring afgegeven. Als bijlage bij de Jaarrekening OD Twente 2020 is de staat van investeringen opgenomen.
1.2.7
Hoofdstuk 8: Overige gegevens
Onder overige gegevens is informatie over de Wet Normering Topinkomens opgenomen.
1.2.8
Hoofdstuk 9: Vaststelling / Besluitvorming
De Jaarstukken OD Twente 2020 dienen vastgesteld te worden door het algemeen bestuur van de OD Twente. In hoofdstuk 9 wordt het traject van voorbereiding tot vaststelling van de Jaarstukken OD Twente 2020 geschetst. Het dagelijks bestuur van de OD Twente heeft een voorstel voor bestemming van het positieve resultaat over 2020 voorbereid. Dit voorstel wordt in hoofdstuk 9 toegelicht. Het bijbehorende voorstel voor vaststelling door het algemeen bestuur in juli 2021 is eveneens opgenomen in hoofdstuk 9.
1.2.9
Hoofdstuk 10: Bijlagen
Als bijlage is opgenomen: Goedkeurende verklaring (Brouwers Accountants)
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 7 van 63
Deel A: Jaarverslag OD Twente 2020
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 8 van 63
2 Over de OD Twente en haar ontwikkeling 2.1 Inleiding De OD Twente is een samenwerking tussen de 14 Twentse gemeenten en de provincie Overijssel in de vorm van een Gemeenschappelijke Regeling. Vanuit één aanspreekpunt biedt de OD Twente, gemeenten, inwoners en bedrijven specialistisch advies over de wettelijke milieutaken, zoals vergunningen, toezicht en handhaving (VTH-taken). Hiernaast is de OD Twente gespecialiseerd in toezicht en handhaving op het gebied van veiligheid, lucht, geluid, energie, afval en bodem als ook de advisering hierover. De OD Twente werkt hierin samen met veiligheidsdiensten, waterschappen, politie, justitie en landelijke kennisinstituten. De OD Twente is op 1 januari 2019 operationeel van start gegaan. Het startjaar 2019 heeft voornamelijk in het teken gestaan van het vormgeven en op capaciteit brengen van een professionele en klantgerichte uitvoeringsorganisatie. In 2020 heeft de OD Twente zich verder ontwikkeld en is de focus steeds meer komen liggen op de daadwerkelijke uitvoering, monitoring en rapportering hiervan. Dit heeft in de beginfase van 2020 geleid tot een sterke toename in productie ten opzichte van het opstartjaar. Onze contactgegevens zijn: Omgevingsdienst Twente Haven Zuidzijde 30 7607 EW ALMELO Postbus 499 7600 AL ALMELO T: 0546-749500 (algemeen) E: info@odtwente.nl KVK 71101241
2.2 Actuele (organisatie) ontwikkelingen OD Twente in 2020 Net als voor heel Nederland is 2020 voor de OD Twente een zeer bijzonder en bewogen jaar geworden. Met de komst van het COVID-19 virus en de daaropvolgende landelijke beperkingen vanaf maart 2020 heeft ook de OD Twente haar verwachtingen en werkzaamheden over 2020 stevig aan moeten passen. Om deze reden zullen wij in paragraaf 1.2.1 eerst stilstaan bij de effecten van COVID-19. In de vervolgparagrafen zullen wij de belangrijkste niet COVID-19 gerelateerde ontwikkelingen in 2020 toelichten.
2.2.1
COVID-19
Als gevolg van COVID-19 leven we sinds maart 2020 in de anderhalve meter samenleving waarin thuiswerken de norm is en interpersoonlijke contacten tot het minimum beperkt worden. COVID-19 heeft zodoende invloed gehad op de primaire en secundaire processen binnen de OD Twente op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau en in het contact met burgers en bedrijfsleven. Onderstaand vermelden wij puntsgewijs de belangrijkste aandachtspunten: De OD Twente kende begin 2020 een productieve start De Rijksoverheid heeft op 12 maart 2020 opgeroepen tot thuiswerken De Rijksoverheid heeft op 23 maart 2020 een landelijke lockdown ingesteld In overleg met de deelnemers en het Dagelijks Bestuur is eind maart besloten de fysieke controles stil te leggen. De periode hierna is gebruikt om onze werkzaamheden op een alternatieve manier in te richten door de overgang naar controles op afstand en een betere ondersteuning van digitale applicaties. Werknemers zijn ingezet op alternatieve werkzaamheden en waar mogelijk zijn inhuurkrachten in uren afgeschaald.
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 9 van 63
-
-
-
-
-
Zorgverplichtingen (kinderen/ouders) hebben geleid tot een beperkte hoeveelheid improductieve uren bij werknemers. Op initiatief van de Ondernemingsraad OD Twente hebben andere werknemers hiervoor vrijwillig vakantiedagen ter beschikking gesteld. Vanaf eind juni / begin juli hebben de deelnemers en het Dagelijks Bestuur besloten geleidelijk weer over te gaan tot fysieke controles binnen de door de overheid gestelde voorwaarden. De OD Twente heeft hiervoor een werkwijze afgestemd met de deelnemers. Deze werkwijze biedt ook bij aangescherpte landelijke maatregelen goede handvatten voor de uitvoering van toezicht werkzaamheden. Specifiek voor het programma Toezicht & Handhaving was de inschatting dat COVID-19 zou leiden tot een verminderde uitvoeringscapaciteit van 1/3 deel van de jaarcapaciteit. Aan de deelnemers is medio 2020 gevraagd dit middels een aangepast jaarprogramma te communiceren binnen de eigen organisatie. Uit het vervolg van het Jaarverslag OD Twente 2020 zal blijken dat de OD Twente goed in staat is geweest haar productie op niveau te houden. De Rijksoverheid heeft op 15 december 2020 een nieuwe landelijke lockdown ingesteld. Door de eerdere opgedane ervaringen zal deze maatregel naar verwachting geen korte termijn gevolgen hebben voor de OD Twente.
De gevolgen van COVID-19 zijn tussentijds uitvoerig beschreven in de tussentijdse rapportages richting deelnemers en bestuur.
COVID-19 heeft kort samengevat veel invloed gehad op de wijze waarop medewerkers hun werk kunnen uitvoeren maar heeft uiteindelijk niet geleid tot grote problemen in de bedrijfsvoering van de OD Twente.
2.2.2
VTH-beleid / Beleidsontwikkelingen / Beleidsdoelen
In 2020 is verder gewerkt aan het realiseren en vormgeven van een professionele en klantgerichte uitvoeringsorganisatie. Aansluitend op de doelen van de Omgevingswet draagt de OD Twente bij aan een optimale bescherming en duurzame benutting van de fysieke leefomgeving middels een kwalitatieve uitvoering van VTH-taken voor de Twentse gemeenten en de provincie Overijssel. De beleidsdoelen uit het VTH-beleid Twente en de Nadere uitwerking vormen de basis voor de uitvoering van deze VTH-taken. Per beleidsdoel zijn indicatoren en eventuele streefwaarden opgenomen waarmee kan worden bepaald of aan de doelen wordt voldaan. In 2020 is gewerkt aan een verdere koppeling tussen de uitvoeringsprogramma’s VTH 2020 (UP’s) en de jaarverslagen 2020 VTH van de deelnemers zodat op deze beleidsdoelen gerapporteerd kan worden. Alhoewel de OD Twente oorspronkelijk is opgezet als een relatief beleidsarme uitvoeringsorganisatie blijkt in de praktijk dat veel deelnemers de OD Twente in meer beleidsmatige taken willen betrekken. Dit is een logische stap aangezien hiermee de verbinding tussen beleid- en uitvoering sneller beoordeeld kan worden. De OD Twente is in 2020 actief betrokken bij de doorontwikkeling van het regionale uniforme VTH-beleid, de voorbereiding en opstelling van uniforme uitvoeringsprogramma’s VTH en de voorbereiding en opstelling van uniforme VTH-jaarverslagen.
Zowel landelijk, regionaal als lokaal niveau is er veel aandacht geweest voor de doorontwikkeling van het VTH-beleid en de VTH-uitvoering. In opdracht van het Portefeuillehouder Overleg VTH wordt regionaal het uniforme Twentse VTHbeleid geactualiseerd zodat nieuwe onderwerpen en ontwikkelingen hierin opgenomen kunnen worden. Als onderdeel hiervan wordt gewerkt aan een regionale Omgevingsanalyse en een regionale Risicoanalyse. Knelpunt lag in 2020 nog in de hiervoor beschikbaar gestelde capaciteit. Deze is binnen het primaire proces recent aangevuld door het aantrekken van een strategisch beleidsadviseur VTH. Lokaal vinden momenteel ontwikkelingen plaats waarbij de OD Twente in een steeds eerder stadium gevraagd wordt advies te geven op lokale besluitvorming.
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 10 van 63
2.2.3
Kwaliteitszorg
In het VTH-beleid Twente wordt vermeld dat kwaliteit binnen een periode van drie jaar in het DNA van de OD Twente wordt opgenomen. In 2019 en 2020 zijn stappen gezet in het vormgeven van systematische kwaliteitszorg en het borgen van kwaliteit door te werken op basis van de Kwaliteitscriteria 2.2. en een inzetbaarheidsmonitor, het inrichten van een digitaal kwaliteitshandboek door middel van het vastleggen van werkprocessen en werkinstructies, het deelnemen aan een landelijke collegiale toets, het verhogen van de kwaliteit en actualiteit van het inrichtingen- en vergunningenbestand en het periodiek meten van klanttevredenheid. Deze ontwikkelingen worden in paragraaf 2.2.4 tot en met 2.2.8 separaat beschreven.
2.2.4
Kwaliteitscriteria en inzetbaarheidsmonitor
Kwaliteitscriteria (KC) maken voor burgers, bedrijven en de overheid inzichtelijk welke kwaliteit verwacht mag worden bij de uitvoering van VTH-taken. Op 1 juli 2019 is door VNG en IPO een nieuwe set Kwaliteitscriteria 2.2 gepubliceerd. De Kwaliteitscriteria 2.2 vormen de nieuwe basis voor de verordening kwaliteit VTH-omgevingsrecht. Afhankelijk van de keuzes die door onze deelnemers lokaal zijn gemaakt, worden de Kwaliteitscriteria 2.2 al dan niet automatisch de nieuwe standaard bij het uitvoeren van VTH-taken. Het VTH-beleid Twente wordt hierop in 2021 aangepast. De OD Twente heeft in 2020 verder gewerkt aan het opstellen van een inzetbaarheidsmonitor. De inzetbaarheidsmonitor maakt inzichtelijk of de OD Twente voldoet aan de Kwaliteitscriteria 2.2, medewerkers worden ingezet op passende taken en wordt gewerkt conform vastgestelde werkprocessen en werkprocedures. De inzetbaarheidsmonitor is inmiddels operationeel en voor 90% bijgewerkt. In december 2020 is contact gezocht met het Inter Bestuurlijk Toezicht (IBT) om de registratie te bespreken en eventuele verbeteringen en vervolgstappen af te stemmen. De voorlopige analyse toont aan dat de OD Twente voldoende robuust is om haar taken te kunnen uitvoeren.
2.2.5
Werkprocessen en werkinstructies
Naast het toepassen van de Kwaliteitscriteria 2.2 wordt uitvoeringskwaliteit ook geborgd middels een duidelijke beschrijving van werkprocessen en werkinstructies voor de verschillende producten en diensten. De OD Twente maakt gebruik van het kwaliteitssysteem WIKI360 (https://twente.omgevingsdienst.wiki) bestaande uit onder meer een ProductDiensten-Catalogus (PDC) en een Zaak-Type-Catalogus (ZTC). In 2020 zijn binnen de ZTC de werkprocessen voor alle producten beschreven en is gestart met het opstellen van de bijbehorende werkinstructies.
2.2.6
Landelijke collegiale toets / samenwerking andere OD’s
De OD Twente neemt elk jaar deel aan de door OD NL georganiseerde landelijke collegiale toets. Het doel van deze toets is gezamenlijk op een positieve en stimulerende wijze een impuls te geven de uitvoeringkwaliteit van de 29 aangesloten omgevingsdiensten. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen een reguliere- en verdiepende toets met openbare verantwoording. Vanwege COVID-19 heeft de verdiepende toets tussen de OD Twente, OD Midden- en WestBrabant en OD Midden-Holland nog geen doorgang kunnen vinden in 2020. De OD Twente heeft een intensieve samenwerking met de OD IJsselland en de 7 Gelderse Omgevingsdiensten (het Gelders Stelsel).
2.2.7
Datakwaliteit / actueel inrichtingenbestand / actueel vergunningenbestand
Voor een kwalitatieve en efficiënte uitvoering van VTH-taken is het van belang dat de datakwaliteit op orde is. Zowel in 2019 als 2020 heeft de OD Twente veel aandacht besteedt aan de verhoging hiervan. Door de introductie van de nieuwe VTH-applicatie PowerBrowser kon in 2019 gestart worden met de verbetering van het onderliggende inrichtingenbestand. Op basis van het Bedrijfsplan OD Twente 2018 vallen ongeveer 18.500 inrichtingen onder het werkgebied van de OD Twente. De gegevenskwaliteit van het inrichtingenbestand speelt een belangrijke rol bij de totstandkoming van de jaarlijkse uitvoeringsprogramma’s VTH en de hieruit volgende planning van toezicht en handhaving op basis van risico’s en branches. Het inrichtingenbestand vormt hiernaast de basis voor het zogenaamde locatiedossier waarin alle werkzaamheden met betrekking tot de betreffende inrichting bij elkaar komen. Specifiek voor
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 11 van 63
de verbetering van het inrichtingenbestand maakt de OD Twente gebruik van de applicatie I-GO. De applicatie I-GO is een gezamenlijke ontwikkeling van de 7 Gelderse omgevingsdiensten (Gelders Stelsel) waarvan zowel de OD Twente als de OD IJsselland sinds 1 januari 2018 gebruik kunnen maken. De applicatie I-GO vergelijkt het inrichtingenbestand van de OD Twente met een groot aantal landelijke basisregistraties als Kamer van Koophandel, BAG, IPPC, RRGS en RVO en genereert een automatisch overzicht van de geconstateerde afwijkingen. In combinatie met de verkregen zaakinformatie uit de programma’s Vergunningen, Toezicht & Handhaving en Advies wordt zo een optimalisatie van de gegevenskwaliteit van het inrichtingenbestand bewerkstelligd. In 2020 is vooral ingezet op het koppelen van ‘authentieke’ gegevens binnen het inrichtingenbestand. Zo zijn zowel locaties (100%) als zaken (98%) gekoppeld aan BAG-adressen. Daarnaast zijn bedrijven en organisaties grotendeels in locaties gekoppeld aan KVK-gegevens (84%). Winst valt nog te behalen in de koppeling van bedrijven in zaken en koppelingen tussen zaken en locaties (54%).
Om te voldoen aan de vijfjaarlijkse actualisatie van het vergunning plichtige inrichtingenbestand wordt bij de beoordeling van vergunningen rekening gehouden met actualisatie op het gebied van het Landelijk Afvalbeheerplan (LAP3), de Zeer Zorgwekkende Stoffen (ZZS) en de BREF-afvalverwerking.
2.2.8
Dienstverlening
In 2020 heeft de OD Twente voorgesorteerd op de komst van de Omgevingswet door haar dienstverlening verder door te ontwikkelen. Zo is gewerkt aan het creëren van een “level playing field” in Twente volgens de dienstverleningsprincipes van de Omgevingswet. Deze principes vormen de richtlijnen van gewenste klantbeleving en dragen bij aan het borgen van kwaliteit:
Centraal in de dienstverlening onder de Omgevingswet staat de omslag van systeemdenken naar klantgericht denken. Oftewel, stel de behoefte van de klant centraal en richt de dienstverlening hierop in. Klanttevredenheid is een belangrijke indicator voor het meten van de kwaliteit van dienstverlening. Om in te spelen op bovenstaande ontwikkelingen heeft de OD Twente in 2020 een eerste indicatief klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd bij burgers en bedrijven. Dit onderzoek was specifiek gericht op het product ‘Melding Activiteitenbesluit’. Het merendeel van de klanten was tevreden over de dienstverlening (62%), terwijl het aantal ontevreden klanten in overeenstemming was met de landelijke benchmark (12%). Het meten van klanttevredenheid zal in de toekomst een belangrijke graadmeter voor de dienstverlening van de OD Twente blijven en worden verbreed naar andere producten.
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 12 van 63
2.2.9
Energie & Duurzaamheid
De laatste jaren zijn Energie en Duurzaamheid een steeds belangrijker speerpunt op politieke agenda’s geworden. Deze ambitie is landelijk onder andere tot uitdrukking gekomen in de Meerjarenafspraken Energie-Efficiëntie (MJA3/MEE) waarbij circa 1.000 grote en/of energie-intensieve bedrijven uit 40 sectoren werken aan energiebesparing en CO2-reductie door het treffen van energiebesparende maatregelen. Bedrijven die binnen het werkgebied van de OD Twente deelnemen aan MJA3/MEE hebben verplichtingen. De OD Twente controleert daarop. In aanvulling op MJA3/MEE wordt gewerkt aan de ‘versterkte uitvoering energiebesparings- en informatieplicht’ (VUE). Op basis hiervan is de OD Twente in 2019 begonnen met het houden van fysiek toezicht op de energiebesparingsplicht en administratief toezicht op de informatieplicht energiebesparing. Deze werkzaamheden hebben in 2020 doorgang gevonden waarbij vanuit de VUE 1.087 taken zijn uitgevoerd waarvan 54 door externe leveranciers (zie onderstaande tabel). Het project VUE krijgt in 2021 wederom een vervolg.
Code A1 B1 C1 G1 H1
Type taak VUE Administratief onderzoek Administratief toezicht Administratief toezicht op locatie Toezicht eenvoudig Toezicht complex
X1a
Bestaande externe capaciteit inzetbaar maken eenvoudig Bestaande externe capaciteit inzetbaar maken complex Totaal
X1b
Aantal gepland 229 556 174 40 37
Aantal gerealiseerd 229 556 174 39 35
60
37
36
17
1.132
1.087
Provinciaal loopt ‘het projectplan Energie’ waarbij via subsidies wordt voorzien in extra inzet op energietaken zoals het opdoen van kennis, het uitvoeren van extra controles en het actualiseren van vergunningen op gemeentelijk niveau. Voor het projectplan zijn 119 controles op energievoorschriften uitgevoerd. Door de COVID-19 situatie zijn nog niet alle geplande fysieke controles uitgevoerd. Het nog beschikbare budget voor controles is door de Provincie Overijssel daarom overgeheveld naar 2021 waardoor het restant van de beoogde energiecontroles alsnog wordt uitgevoerd. 2.2.10 Outputfinanciering In de voorbereiding op de OD Twente hebben de deelnemers de introductie van outputfinanciering opgenomen in het bedrijfsplan. De OD Twente dient conform dit bedrijfsplan in een periode van drie jaar over te gaan van input- naar outputfinanciering. De geplande startdatum van outputfinanciering is daarmee 1 januari 2022. Paragraaf 7.7 van het bedrijfsplan OD Twente 2018 geeft een aantal uitgangspunten en doelen mee voor de voorbereiding van outputfinanciering en geeft aan dat de OD Twente zich actief dient in te zetten om ervaringscijfers op te bouwen zodat de omslag van input- naar outputfinanciering gemaakt kan worden.
Ter voorbereiding hierop is in 2020 na samenspraak met de deelnemers van de OD Twente een opdracht verstrekt aan adviesbureau Twynstra Gudde met als doel te komen tot een bestuurlijk en ambtelijk gedragen eenduidige definitie en betekenisgeving van de term outputfinanciering voordat overgegaan wordt tot de daadwerkelijke implementatie van een model voor outputfinanciering. Het advies van Twynstra Gudde behelst een gefaseerde overgang naar outputfinanciering op basis van een standaardpakket en een pluspakket waarbij de Programmabegroting OD Twente 2023 volledig op dit model gebaseerd dient te zijn. In maart 2021 heeft het Algemeen Bestuur ingestemd met het advies van Twynstra Gudde en besloten over te gaan tot de gefaseerde invoering van outputfinanciering per 1 januari 2022 voor fase 1 en 1 januari 2023 voor fase 2.
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 13 van 63
2.2.11 Ontwikkeling programma’s & takenpakket De OD Twente is vanaf de opstart ingericht op basis van het zogenaamde standaardpakket “Variant 4”. Dit takenpakket wordt uitgevoerd voor alle deelnemers. De OD Twente is op 1 januari 2019 van start gegaan met de 3 programma’s Vergunningen, Toezicht & Handhaving en Advies. In de loop van 2019 is ook een eerste start gemaakt met de inrichting van het programma Projecten & Programma’s. In 2020 heeft een verdere ontwikkeling van de programma’s plaatsgevonden waarbij met name de registratie van het programma Projecten & Programma’s sterk is verbeterd. In 2020 zijn de programma’s Vergunningen en Advies gezamenlijk aangestuurd door één teammanager, het programma Toezicht & Handhaving door één teammanager en het programma Bedrijfsvoering & Control door één teammanager. De directeur en de drie teammanagers (MT OD Twente) zijn gezamenlijk verantwoordelijk geweest voor het programma Projecten & Programma’s. De gemeenten Dinkelland en Tubbergen hebben in 2020 via de GR Noaberkracht aanvullende capaciteit ingebracht voor het standaardtakenpakket. Deze capaciteit heeft een omvang van 5.110 uur. De inbreng van capaciteit voor het pluspakket is in 2020 niet gewijzigd. In 2019 hebben de volgende deelnemers en derden aanvullende (plus)taken ingebracht bij de OD Twente:
Deelnemer / Derde Hof van Twente Provincie Overijssel Almelo Projectbureau Asbest
Startdatum 01-01-2019 01-06-2019 15-12-2019 01-01-2019
FTE’s 1.90 2.00 4.51 2.67
Omschrijving Structureel pluspakket o.b.v. FTE’s Tijdelijk pluspakket o.b.v. FTE’s Structureel pluspakket o.b.v. FTE’s Projectopdracht looptijd PBAS
2.2.12 Omgevingswet De invoering van de Omgevingswet is in 2020 uitgesteld van 1 januari 2021 naar 1 januari 2022. Ondanks dit uitstel zijn de werkzaamheden rondom implementatie van de Omgevingswet binnen de OD Twente in 2020 volop doorgegaan en liggen we goed op schema. De OD Twente heeft één van haar vaste medewerkers aangesteld als projectleider Omgevingswet. Deze medewerker faciliteert op basis van het projectplan Omgevingswet en in samenwerking met een interne projectgroep de in- en externe voorbereidingen voor implementatie van de Omgevingswet. In het tweede kwartaal van 2020 is een aanvang gemaakt met het opzetten van een impactanalyse van onze kerninstrumenten en werkprocessen waarbij uitgezocht wordt welke impact de nieuwe wet- en regelgeving heeft op de Twentse situatie en hoe de OD Twente op deze veranderingen kan anticiperen. De in 2019 in gebruik genomen VTH-applicatie PowerBrowser is reeds ingericht op basis van de nieuwe zaaktypecatalogus voor de Omgevingswet en is in 2020 technisch reeds gekoppeld aan het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO). De eerste algemene opleidingen voor de Omgevingswet zijn inmiddels door alle medewerkers gevolgd. Voor het verder opleiden van medewerkers voor de Omgevingswet wordt gebruik gemaakt van het principe “Train de trainer” waarbij vakspecialisten worden opgeleid tot trainer, om zo anderen te trainen op hun vakgebied.
De vakinhoudelijk deskundige leert de didactiek om zijn kennis en vaardigheden professioneel over te dragen. De OD Twente beschikt inmiddels over 6 gediplomeerde trainers. Er is in 2020 een intensieve samenwerking opgezet met VNG, IPO en de regionale ketenpartners om de nieuwe samenwerkingsfunctionaliteit te verkennen. Voor de daadwerkelijke implementatie van wetgeving en het maken van regionale samenwerkingsafspraken ligt het zwaartepunt in 2021.
2.2.13 Samenwerking met (keten)partners Vanaf de start van de OD Twente is algemene samenwerking opgezocht met (keten)partners. Naast de deelnemers in de OD Twente zijn dit de waterschappen, veiligheidsregio’s en andere OD’s. Met de introductie van de Omgevingswet
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 14 van 63
zullen deze samenwerkingen nog belangrijker worden. De OD Twente werkt voor een aantal VTH-taken samen met meerdere Waterschappen en heeft ook nauw contact met andere omgevingsdiensten. Deze samenwerking is in 2020 uitgewerkt middels een intentieovereenkomst met diverse waterschappen en omgevingsdiensten. Op initiatief van de OD Twente en het Waterschap Vechtstromen zijn de verantwoordelijke personen voor VTH-taken binnen de omgevingsdiensten en waterschappen in Noordoost- Nederland bij elkaar gebracht. Het gaat hierbij om Waterschap Rijn en IJssel, de OD IJsselland, Waterschap Drents Overijsselse Delta, de OD Groningen, Waterschap Noorderzijlvest, de RUD Drenthe en Waterschap Hunze & Aa’s. De samenwerking is gericht op het bundelen en delen van kennis en menskracht op twee à drie jaarlijks te bepalen onderwerpen. Dit moet leiden tot het versterken van de integrale kwaliteit en continuïteit van VTH-taken.
2.2.14 Arbeidsmarkt & Flexibiliteit De OD Twente heeft vanaf de start in 2019 te maken met een krappe arbeidsmarkt. Voor het aantrekken van de juiste medewerkers is het noodzakelijk geweest goed na te denken over de juiste positionering als aantrekkelijke en vernieuwende werkgever. Hiervoor is in eerste instantie gebruik gemaakt van de meer traditionele wervingskanalen als online personeelsadvertenties en LinkedIn. In 2019 en 2020 hebben een aantal inhuurmedewerkers de overstap gemaakt van een inhuurconstructie naar een vast dienstverband bij de OD Twente. De OD Twente is hierdoor in staat gebleken een aanzienlijk aantal nieuwe medewerkers aan zich te binden maar heeft nog steeds substantieel gebruik gemaakt van inhuurkrachten. Het gebruik van een groter aantal inhuurkrachten kent voor- en nadelen. Enerzijds kunnen inhuurmedewerkers efficiënter worden ingezet doordat zij minder betrokken hoeven te worden bij opleidings- en complexere overlegstructuren. Anderzijds liggen mede door de krapte op de arbeidsmarkt de inhuurtarieven en daarmee de kosten van inhuurmedewerkers hoger dan de kosten voor een vaste medewerker. Naast de beschreven krapte zal de OD Twente over enkele jaren ook te maken krijgen met de uitstroom van een aantal medewerkers in verband met het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd.
Om bovengenoemde redenen is in 2019 gestart met een traineeprogramma waarbij vier medewerkers via een extern bureau gedurende twee jaar rouleren langs de programma’s van de OD Twente. Begin 2021 zijn drie van deze medewerkers in vaste dienst gekomen bij de OD Twente.
2.2.15 Ontwikkeling bedrijfsvoerings- en informatiesystemen De bedrijfsvoerings- en informatiesystemen van de OD Twente zijn vanaf de start per 1 januari 2019 volop in ontwikkeling. In deze paragraaf beschrijven wij een aantal ontwikkelingen die in 2020 hebben plaatsgevonden. Voor de werkstroomsturing is in september 2019 de VTH-applicatie PowerBrowser (ODie) geïmplementeerd. Deze applicatie is op basis van een Europese aanbesteding aangeschaft als lange termijn VTH-oplossing voor de OD Twente en vier deelnemende partijen (Almelo / Hof van Twente / Noaberkracht / Twenterand). Het beheer van deze applicatie is in gezamenlijkheid opgepakt door de vijf deelnemende partijen. Hierbij wordt voor grote updates en wijzigingen releasematig gewerkt. Middels deze releases wordt de VTH-applicatie steeds verder ontwikkeld en verbeterd. In 2020 hebben een aantal releases plaatsgevonden. Tijdens deze releases is ook de applicatie Xential gekoppeld aan de VTH-applicatie PowerBrowser. Xential draagt zorg voor uniformiteit in sjablonen en briefteksten en maakt het beheer hierover aanmerkelijk eenvoudiger. In 2020 is de rapportagetool Power BI ingericht voor gebruik door het management. Middels deze rapportagetool is het inmiddels mogelijk actuele informatie uit de VTH-applicatie PowerBrowser en de tijdschrijfapplicatie TimeTell te combineren.
Hiermee kan gestuurd worden op diverse dwarsdoorsneden van de productie. Aantallen product, per periode, per deelnemer en uren per product zijn hiermee vrijwel realtime inzichtelijk. In 2021 zal een verdere ontwikkeling plaatsvinden om de nauwkeurigheid verder te verbeteren. De sturing op output die hiermee mogelijk wordt is noodzakelijk voor de overgang van inputfinanciering naar outputfinanciering.
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 15 van 63
De OD Twente maakt momenteel gebruik van een aantal administratieve systemen en bijbehorende administratieve verwerking van de Gemeente Almelo op het gebied van financiële, personeels- en salarisadministratie. In goed overleg met de gemeente Almelo is in 2020 vastgesteld dat de hiermee gegenereerde informatie onvoldoende aansluit bij een adequate en efficiënte sturing door de OD Twente. Het voornemen is vanaf 1 januari 2022 deze werkzaamheden in eigen beheer uit te gaan voeren. In 2020 zijn na toestemming van het Dagelijks Bestuur de 1e voorbereidingen getroffen voor deze ontwikkeling en zijn voorbereidingen getroffen voor een aanbesteding.
2.2.16 Overlegstructuur / accountmanagement Eind 2018 / begin 2019 is in samenwerking met de deelnemers een overlegstructuur tot stand gekomen om de ontwikkeling van de OD Twente en de overeengekomen opdrachtuitvoering en dienstverlening richting deelnemers te bewaken. De overlegstructuur bestaat uit: - Maandelijkse accountgesprekken met de individuele deelnemers - 6-Wekelijks (8x per jaar) centraal accounthoudersoverleg - Eerste aanspreekpunten per deelnemer t.b.v. lopende dossiers / snelle informatie-uitwisseling Ontwikkeling functie accountmanager OD Twente In 2019 en 2020 hebben de teammanagers nog een groot gedeelte van het accountmanagement op zich genomen. Deze rol is langzamerhand verplaatst naar de accountmanager(s) van de OD Twente waarbij de teammanager op iets meer afstand ondersteunt. De rol van de eerste aanspreekpunten is in 2020 kleiner geworden. De contacten tussen medewerkers bij de OD Twente en medewerkers bij de deelnemers hebben deze rol op natuurlijke wijze overgenomen. De accounthoudersoverleggen worden gebruikt om onderwerpen te behandelen die voor alle deelnemers van belang kunnen zijn. Aan het accounthouderoverleg nemen alle accounthouders van deelnemers, alle teammanagers van de OD Twente, de accountmanager van de OD Twente en de directiesecretaris van de OD Twente deel.
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 16 van 63
3 De programma’s Vergunningen, Toezicht & Handhaving, Advies en Projecten & Programma’s. 3.1 Inleiding De OD Twente heeft in 2020 gewerkt basis van 5 programma’s. Dit betreft: Het programma Vergunningen Het programma Toezicht & Handhaving Het programma Advies Het programma Projecten & Programma’s Het programma Overhead / Bedrijfsvoering & Control In de jaarlijkse programmabegroting wordt per programma beschreven: Wat houdt het programma in? Wat willen we met het programma bereiken? Wat zijn mogelijke ontwikkelingen in relatie tot het programma? Wat gaan we voor het programma doen? Wat gaat het programma kosten? Voor 2020 is een evaluatie aan de hand van deze vragen nog niet volledig mogelijk doordat in 2020 volop gewerkt werd aan de inrichting van de bedrijfsvoering. Over 2020 is met name geregistreerd op aantallen product per programma en deelnemer en uren per programma en deelnemer. Voor de programma’s Vergunningen, Toezicht & Handhaving en Advies geldt dat de activiteiten uitsluitend geleverd worden op basis van producten uit de Product-Diensten-Catalogus OD Twente. Binnen het programma Projecten wordt invulling gegeven aan: Het projectmatige deel van product overstijgende onderwerpen binnen de drie programma’s Vergunningen, Toezicht & Handhaving en Advies. De primaire uitvoering vindt plaats o.b.v. producten uit de Product-DienstenCatalogus OD Twente.
Onderwerpen waarvoor geen producten zijn opgenomen in de Product-Diensten-Catalogus. In 2018 hebben alle deelnemers in voorbereiding op de start van de OD Twente het VTH-beleid Twente en de Nadere uitwerking VTH-beleid Twente vastgesteld. Hiermee is de basis gelegd voor de programma’s Vergunningen, Toezicht & Handhaving, Advies en Projecten binnen de OD Twente. Het VTH-beleid Twente wordt uniform toegepast binnen de OD Twente en legt het minimaal uit te voeren niveau vast. Iedere deelnemer kan aanvullend hierop zijn of haar bestuurlijke prioriteiten door de OD Twente laten uitvoeren. De resultaten van de bestuurlijke prioriteiten worden door de deelnemer opgenomen in het jaarlijkse uitvoeringsprogramma en de daaruit voortkomende jaaropdracht aan de OD Twente.
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 17 van 63
3.2 Het programma Vergunningen 3.2.1
Inleiding programma Vergunningen
Wat houdt dit programma in en wat willen we met dit programma bereiken? Het programma Vergunningen levert omgevingsvergunningen en maatwerkvoorschriften en behandelt meldingen op grond van het Activiteitenbesluit. Het programma Vergunningen levert hiermee een bijdrage aan het reguleren van de milieudruk en het verbeteren en handhaven van de kwaliteit van de fysieke leefomgeving. Voor het bepalen van de acceptabele milieukwaliteit worden de verschillende belangen tussen de voorgenomen activiteiten en de gevolgen voor de fysieke leefomgeving zorgvuldig afgewogen. Het programma Vergunningen wordt mede bepaald door wetgeving zoals de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht, het Activiteitenbesluit en het Besluit Lozen Buiten Inrichtingen. Bij het nemen van milieubesluiten en de behandeling van milieumeldingen wordt de hierop van toepassing zijnde wet- en regelgeving betrokken. Daarnaast wordt verbinding gezocht met aanpalende wetgeving zoals de Wet Natuurbescherming. Voor het programma Vergunningen wordt gebruik gemaakt van de vergunningenstrategie zoals opgenomen in de Nadere uitwerking VTH-beleid Twente d.d. 13 juli 2018.
3.2.2
Ontwikkelingen programma Vergunningen
Wat zijn mogelijke ontwikkelingen (geweest) in relatie tot dit programma? COVID 19 Ondanks de maatregelen rondom COVID-19 is de toestroom van meldingen en vergunningen onverminderd hoog gebleven. De werkzaamheden die nodig zijn voor de uitvoering van dit programma kunnen uitstekend op afstand en grotendeels digitaal uitgevoerd worden. COVID-19 lijkt daarmee voor 2020 geen invloed te hebben gehad op het programma Vergunningen. PAS / stikstof-problematiek De afgelopen jaren zijn er verschillende gerechtelijke uitspraken geweest die leiden tot onzekerheden bij vergunningverlening bij (met name) agrarische bedrijven. De verwachting is dat deze onzekerheden ook in 2021 en 2022 nog niet opgelost zijn. Dit kan van invloed zijn op de doorlooptijden van procedures, met name van de grotere initiatieven waarbij er samenloop is met een procedure waarvoor de provincie het bevoegd gezag is in het kader van de Natuurbeschermingswet. Deze problematiek heeft hierdoor in 2020 geleid tot het oplopen van de werkvoorraad bij omgevingsvergunningen. Aan de werkvoorraad zijn wel voorbereidingsuren besteed maar de producten kunnen niet afgerond worden. Bouwtaken t.b.v. Provincie Overijssel en overige deelnemers. Vanaf 1 januari 2019 is de OD Twente verantwoordelijk voor het uitvoeren van alle Wabo taken voor de provinciale inrichtingen.
Hieronder vallen ook de zogenaamde BRIKS (Bouw, Reclame, Inrit, Kap, Sloop) taken. Om voor dit onderwerp te voldoen aan de kwaliteitscriteria is in 2019 een eerste samenwerking gezocht met de Gemeente Almelo. De OD Twente blijft in 2020 ook de mogelijkheden voor een verdere strategische samenwerking op dit onderwerp met de overige deelnemers onderzoeken. Dit biedt tevens mogelijkheden en kansen m.b.t. de Wet Kwaliteitsborging Bouw (WKB) die naar verwachting op 1 januari 2022 in werking treedt. Deze ontwikkeling heeft geen financiële gevolgen voor de andere deelnemers in de OD Twente.
3.2.3
Producten & aantallen programma Vergunningen
Wat gaan we voor dit programma doen? De activiteiten voor het programma Vergunningen zijn opgenomen in de Product-Diensten-Catalogus van de OD Twente. Het aantal activiteiten binnen het programma Vergunningverlening wordt in overleg met de deelnemers vastgesteld op basis van de Uitvoeringsprogramma’s VTH (UP’s) van de 15 deelnemers. Deze inschatting wordt in het jaarprogramma van de OD Twente opgenomen. De exacte output is vooraf niet eenduidig vast te stellen. Het maken van vergunningsproducten is vraag gestuurd en voor een groot deel afhankelijk van het investeringsklimaat bij het bedrijfsleven en de effecten van de economische situatie in Nederland. Ook kunnen door controles vanuit het programma Toezicht & Handhaving extra meldingen ontstaan.
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 18 van 63
De Product-Diensten-Catalogus van de OD Twente kent voor het programma Vergunningen 12 producten en 31 productvarianten. Onderstaande tabel geeft voor het programma Vergunningen aan hoeveel producten in 2020 uitgevraagd zijn (UP), hoeveel geleverd zijn (REA) en wat de werkvoorraad (WV) is per ultimo 2020. PDC A1.01 A1.02 A1.03 A1.04 A1.05 A1.06 A1.07 A1.08 A1.09 A1.10 A1.11 A1.12
Vergunningen Vooroverleg Melding activiteitenbesluit Omgevingsvergunning regulier Omgevingsvergunning uitgebreid Toets actualisatie vergunningen (Gedeeltelijk) intrekken omgevingsvergunning MER procedure (Vormvrije) MER beoordeling Maatwerkvoorschriften Bodem melding Bodembeschikking Melding sloop / asbest Totaal
UP 2020 125 752 137 82 41 88 4 81 49 767 101 1.760 3.987
REA 12-2020 57 862 91 60 19 3 107 30 1.050 89 1.783 4.151
% 46% 115% 66% 73% 0% 22% 75% 132% 61% 137% 88% 101% 104%
WV 42 355 53 98 13 55 29 44 34 13 736
De toestroom van meldingen en vergunningen is in 2020 onverminderd hoog gebleven. Bij een aantal producten overstijgt de uiteindelijke vraag het vooraf verwachte aantal. Bij een aantal producten zijn ook de invloeden zichtbaar van de hierboven beschreven PAS-problematiek. Dit vertaalt zich bij deze producten ook terug in de werkvoorraad per 31-122020. Om te voldoen aan de 5-jaarlijkse actualisatie van het vergunning plichtige inrichtingenbestand wordt bij de beoordeling van vergunningen rekening gehouden met actualisatie op het gebied van het Landelijk Afvalbeheerplan (LAP3), de Zeer Zorgwekkende Stoffen (ZZS) en de BREF-afvalverwerking. Wat betreft het product A1.05 Toets Actualisatie Vergunningen geldt dat deze werkzaamheden veelal zijn uitgevoerd onder de paraplu van andere vergunning producten als gevolg van bevindingen binnen het programma Toezicht. Begin 2021 wordt een werkwijze opgesteld om lopende vergunningen op gestructureerde wijze te actualiseren. Binnen het programma vergunningverlening is extra capaciteit ingezet op het wegwerken van nog aanwezige werkvoorraden uit 2019 en de hoge toestroom van meldingen in 2020. Desondanks blijft de werkvoorraad binnen het programma Vergunningen hoog. De OD Twente streeft voor het programma Vergunningen naar een meer evenwichtige verdeling tussen deelnemers o.b.v. beschikbaar gestelde capaciteit en geleverde productie.
De rapportage op aantallen product alleen kent een aantal beperkingen doordat producten onderling sterk verschillen. In de komende jaren zal ook de realisatie in uren op totaal- en productniveau ontwikkeld en toegevoegd worden.
3.2.4
Kosten programma Vergunningen
Wat gaat dit programma kosten? In de loop van 2020 zijn de registratiemogelijkheden per programma en per product aanmerkelijk verbeterd door de introductie van Power BI (zie paragraaf 2.2.15). Op dit moment is het echter nog te vroeg een kostprijs per programma vast te stellen.
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 19 van 63
3.3 Het programma Toezicht & Handhaving 3.3.1
Inleiding programma Toezicht & Handhaving
Wat houdt dit programma in en wat willen we met dit programma bereiken? Het programma Toezicht & Handhaving betreft het houden van toezicht en handhaven van de milieuregelgeving. Voor het programma Toezicht & Handhaving wordt gebruik gemaakt van de toezichtstrategie, de handhavingstrategie en de gedoogstrategie zoals opgenomen in de Nadere uitwerking VTH-beleid Twente d.d. 13 juli 2018. Door toezicht te houden controleren we of vergunningvoorschriften en regels worden nageleefd. Voor de toezichthouders die de controle uitvoeren maakt de toezichtstrategie duidelijk hoe zij hun werk moeten doen. Om vervolgens te kunnen handhaven is het noodzakelijk afspraken te maken over de manier waarop we vormgeven aan handhaving. Voor het geven van een goede uitvoering aan handhaving wordt aangesloten bij de Landelijke handhaving strategie (LHS). De OD Twente controleert namens de aangesloten gemeenten en de provincie Overijssel of bedrijven binnen de regio zich houden aan de (milieu)-wet- en regelgeving. Op basis van het aantal inrichtingen, de risicoanalyse en de Productenen Dienstencatalogus wordt per deelnemer een uitvoeringsprogramma toezicht en handhaving gemaakt. Met betrekking tot de wijze van optreden volgen de OD Twente en haar opdrachtgevers de landelijke handhavingsstrategie (LHS).
3.3.2
Ontwikkelingen programma Toezicht & Handhaving
Wat zijn mogelijke ontwikkelingen (geweest) in relatie tot dit programma? COVID 19 De maatregelen rondom COVID-19 hebben met name invloed gehad op de werkwijze binnen het programma Toezicht & Handhaving. Waar mogelijk is gekozen voor digitaal toezicht op afstand, waar nodig is gekozen voor fysiek toezicht onder de juiste veiligheidsvoorwaarden. In de loop van 2020 heeft regelmatige afstemming met de deelnemers en het Dagelijks Bestuur plaatsgevonden over de gekozen werkwijze. Ten behoeve van deze werkwijze is ook geïnvesteerd in de applicatie StreetSmart. Hiermee kan op basis van luchtfotobeeld de actuele situatie bij inrichtingen en locaties opgevraagd worden. COVID-19 heeft invloed gehad op de verdeling van producten binnen het programma Toezicht & Handhaving. Periodieke controles zijn hierbij deels vervangen door aspect- en administratieve controles. Aanschaf Drone De OD Twente heeft in 2020 een drone aangeschaft om toezicht te houden vanuit de lucht. De drone is uitgerust met een normale en warmtebeeldcamera en kan ook ingezet worden voor metingen. Een drone meet sneller, beter en preciezer. De drone is in staat luchtmonsters te nemen op locaties waar dat normaalgesproken fysiek lastig(er) is. De inzet van drones is in Nederlands aan strikte privacy voorschriften en veiligheidsregels gebonden. De OD Twente voldoet aan deze voorschriften.
Een aantal medewerkers is opgeleid voor het bedienen van de drone. Werkwijze sloop/asbest richting risicogericht toezicht De werkwijze toezicht bij sloop/asbest is meer risicogericht gemaakt zodat bedrijven met een minder goed naleefgedrag vaker gecontroleerd worden tijdens (asbest)saneringen. Dit heeft een positief effect op het naleefgedrag voor de gehele regio. Als gevolg hiervan kunnen verschuivingen plaatsvinden in het aantal uitgevoerde toezichtzaken over verschillende jaren en tussen bevoegde gezagen. In overleg met de accounthouders kan bij het opstellen van toekomstige UP’s rekening gehouden worden met het risicogericht toezicht en de mogelijke toezichtpercentages t.o.v. binnengekomen meldingen. Wachtdienst Op basis van wet- en regelgeving (Besluit omgevingsrecht) en de nadere uitwerking van het VTH Beleid Twente dient de OD Twente te beschikken over een wachtdienst. Deze wachtdienst is direct bij de start van de OD Twente op 1 januari 2019 operationeel geworden en is 24 uur per dag bereikbaar. De wachtdienst beoordeelt
Jaarstukken 2020
Omgevingsdienst Twente
Pagina 20 van 63
-
-
3.3.3
en beslist over de afhandeling van onder andere overlast-meldingen en milieu-incidenten. Hiermee wordt verder gevaar, schade en hinder voor inwoners en het milieu voorkomen. De wachtdienst wordt buiten kantoortijd bemand door toezichthouders van de OD Twente. De dienstdoende toezichthouder beschikt 24 uur per dag over een ingerichte dienstauto (Skoda Octavia Combi). De wachtdienst wordt tijdens kantoortijden ingevuld door het bedrijfsbureau van de OD Twente die in direct contact staat met de dienstdoende toezichthouder. Zie https://odtwente.nl/overlast/default.aspx Meldpunt Overijssel Op initiatief van de provincie Overijssel is het Meldpunt Overijssel tot stand gekomen. Het Meldpunt Overijssel ondersteunt indien nodig bij het buiten kantoortijden aannemen van overlast-meldingen en milieu-incidenten. Het Meldpunt Overijssel staat in direct contact met de dienstdoende toezichthouder van de OD Twente. Ketentoezicht Voor de uitvoering van een deel van het Ketentoezicht is een DVO afgesloten met de OD Regio Arnhem. Ketentoezicht richt zich op overtredingen en overtreders in de zogenaamde (afval)keten. Ketentoezicht doet onderzoek naar risico’s, risico-bedrijven en overtredingen.