rapport subsidieverwerving def april 2021.pdf

Uit de gesprekken blijkt dat het van belang is om zicht te hebben op de kansen en te weten, al dan niet door hierover van tevoren getipt te zijn, wanneer er een call aankomt. Naast deze tijdige en proactieve insteek is het ook belangrijk de reactieve kant op orde te hebben om succesvol te kunnen reageren op binnenkomende, nog niet bekende, subsidiemogelijkheden. Een mooi voorbeeld van anticiperen op toekomstige Europese of nationale opgaven is de uitwerking van de Green Deal van Eurocommissaris Frans Timmermans die drie miljard bomen wil planten in Europa.9 Een stad of regio met een groene opgave doet er verstandig aan om die call goed in de gaten te houden. Dit betekent dat de gemeente weet hoe deze Europese ambitie wordt vertaald in nationale wetgeving en hier alvast een plan op maakt.

https://ec.europa.eu/info/strategy/priorities-2019-2024/european-green-deal/actionsbeing-taken-eu/eu-biodiversity-strategy-2030_nl

9

48

5.4 Gemeenten hebben geen totaaloverzicht over verworven subsidies De benchmarkgemeenten hebben, net als de gemeente Groningen, geen totaaloverzicht van de jaarlijks verworven subsidies. Van de Europese subsidies is er nog wel enigszins een beeld, maar dat geldt niet voor nationale of provinciale subsidies. Deze versnippering komt vooral doordat de subsidieverwerving belegd is en de kennis zit bij de (inhoudelijke) beleidsmedewerkers. Zij houden hun eigen kennis en informatie op peil via nieuwsbrieven en databases en ze staan in contact met hun (inhoudelijke) vakgenoten. Net als bij de gemeente Groningen worden medewerkers geattendeerd op Europese, nationale of provinciale subsidieregelingen. Eén van de benchmarkgemeenten geeft aan gelabeld ‘aanjaaggeld’ te hebben voor het verwerven van Europese subsidies. Europese subsidies vergen een voorinvestering om bijvoorbeeld een subsidieadviesbureau in te schakelen of de ambtelijke uren te dekken. Veel beleidsafdelingen hebben onvoldoende middelen om dit (voor) te financieren. Vanuit het subsidieteam of public-affairsteam wordt dan vijftig procent (voor)gefinancierd, de betrokken beleidsafdeling neemt de andere helft voor zijn rekening. Op deze manier neemt de interne ondersteuning mogelijke drempels weg.

5.5 Conclusie De onderzochte en gesproken benchmarkgemeenten vertonen op het terrein van subsidieverwerving veel overeenkomsten met de gemeente Groningen. Het kwantificeren van de opbrengst blijft lastig, net als het genereren van een totaaloverzicht van de verworven subsidies. Verder blijkt de communicatie, zowel in de ambtelijke organisatie als met de gemeenteraad, lastig. Wat de drie gemeenten, net als Groningen, goed tussen de oren hebben en in de praktijk uitvoeren, is het opbouwen van het juiste netwerk en het regionaal optrekken in de verwerving van Europese subsidies. De drie benchmarkgemeenten geven ook aan dat ze klein begonnen zijn en dit langzaam maar zeker verder hebben uitgebouwd. En hier zit ook het verschil met de gemeente Groningen, namelijk dat de gesproken gemeenten toegewerkt hebben naar het meer centraal organiseren van de subsidieverwerving. De gemeenten hebben inmiddels eigen subsidieadviseurs in dienst die de aanvragen schrijven met input van de inhoudelijke medewerkers. Door deze centralisatieen professionaliseringsslag hebben de benchmarkgemeenten de indruk dat hun subsidieverwervingsproces sneller en efficiënter gaat dan voorheen.

49

Verslag van gesprek in kader van bestuurlijk wederhoor nav onderzoek subsidieverwerving Deelnemers via teams: Paul de Rook (wethouder), Floor de Jong (gemeentelijk economisch adviseur), Han Warmelink (voorzitter Rekenkamer), Hans Kastermans (lid Rekenkamer), Peter Kommerij (secretaris Rekenkamer). Han Warmelink schetst de aanleiding van het onderzoek, namelijk (in het kort) voor de raad in kaart brengen hoe de gemeente de subsidieverwerving heeft georganiseerd. Hij vraagt hoe de wethouder tegen het rapport aankijkt. Paul de Rook geeft aan dat het beeld dat de Rekenkamer schetst heel herkenbaar is. Ook is hij blij dat uit het rapport blijkt dat de gemeente substantiële resultaten weet te boeken. Maar als het tot de conclusies en aanbevelingen komt, wijkt het beeld iets af. Je zou uit het rapport kunnen lezen dat de gemeente eigenlijk geen strategie heeft, hij denkt dat dat anders zit. Het college heeft bewust gekozen voor een strategie die door inhoud gedreven is. Een aantal aanbevelingen ziet hij daarom anders. En dat kan, dat je op basis van hetzelfde beeld tot andere keuzes komt. B&W heeft gekozen voor een klein team dat zich op speerpunten richt, en ook gekozen om zoveel mogelijk in de lijn te verankeren. Verder is zijn ervaring dat subsidieverwerving erg pluriform is, zo divers dat het niet logisch is om dat centraal te organiseren.

Wat betreft de aanbevelingen tav extra overleg is zijn gevoel dat er juist te vaak overleg is. Je moet dit doen op punten waar het telt. Overleg met lobbyisten vindt zeker plaats, maar dan op thematiek en situationeel. Dat past bij de keuze voor dit model. Kortom een aantal kanttekeningen, maar wel vanuit een herkenbaar beeld.

Han Warmelink: goed te constateren dat er geen onenigheid is over het in het rapport geschetste beeld. We hebben met ons rapport niet willen sturen welke kant het op moet en ook met de aanbevelingen niet. Het gaat de Rekenkamer er om de verschillende elementen van subsidieverwerving nu eens goed bij de kop te pakken en in samenhang in beeld te brengen bij de raad. Dit biedt de raad een goede basis het thema te bespreken. Maar dat wil niet zeggen dat het op één bepaalde manier moet. Het gaat om het bespreken van de in het rapport geconstateerde kruispunten, de raad meenemen in de keuzes en daarbij ook de negatieve gevolgen van die keuzes benoemen. Paul de Rook: goed om dat te horen, daar kunnen we prima mee uit de voeten. Zelf zou ik nog een eigen aanbeveling op basis van het rapport willen toevoegen (en daar gaan we ook mee aan de slag): bij grote projecten willen we de raad al aan de voorkant meenemen in de te volgen subsidieaanpak. Dan gaat het om echt grote projecten zoals het nieuwe muziekcentrum en op niet al te lange termijn de aanpak van Martiniplaza. Verder willen we voortaan meer informatie over de verworven subsidies in de gemeenterekening opnemen. Han Warmelink: we hebben jammer genoeg geen vinger kunnen leggen op de verschillen tussen de organisatie-onderdelen van de gemeente, dan doel ik met name op het sociaal domein.

Hebben jullie daar misschien een verklaring voor?

50

Paul de Rook: waar we met de subsidieverwerving echt succesvol zijn, is op het gebied van ruimtelijke investeringen, zoals het Forum en ontwikkelingen bij het station. En ook op het gebied van experimenten: proeftuin aardgasvrij, democratische vernieuwing. In het sociaal domein zijn er bepaalde experimenten zoals de verlengde schooldag die echt nieuw zijn. Maar in de reguliere middelen is dat veel minder. Gezien de aard van de regelingen leidt dat ertoe, denk ik, dat we bij ruimtelijk en experimenten succesvoller zijn met het binnenhalen van subsidies dan binnen het sociaal domein.

Paul de Rook: kondigt een brief aan van het college aan de raad nav dit onderzoek, waarin de tijdens dit gesprek genoemde zaken zullen worden opgenomen. Han Warmelink: rondt af en bedankt voor het constructieve gesprek. Er wordt een verslag van gemaakt dat na goedkeuring aan het definitieve rapport wordt toegevoegd.

Hans Kastermans: wellicht dat in de aanbevelingen wat veel nadruk is gelegd op het hebben van een subsidieloket, maar een wat meer centrale borging van kennis is wel belangrijk. Hoe is dat bijvoorbeeld geregeld bij het vertrek van bepaalde mensen? Paul de Rook: dat is een terecht aandachtspunt. De kennis zit inderdaad bij de mensen die er nu zijn. Floor de Jong: ik herken me ook goed in het beeld dat het rapport schetst. Nav de vraag over het sociaal domein en de verschillen met andere sectoren: er worden in het rapport relevante voorbeelden genoemd die groei in het sociaal domein laten zien. Naar de wijze van weergave in de rekening van de (meest relevante) verworven subsidies zal goed worden gekeken.

51

Bijlage 1 Normenkader Onderzoeksvraag

Norm

Strategie 1. Heeft de gemeente beleid of een strategie geformuleerd voor het verwerven van subsidies? Zo ja, onder welke benaming? En wat zijn de doelen?

• De gemeente heeft ambitie, beleid en/of een strategie geformuleerd ten aanzien van het verwerven van subsidies. • De gemeente heeft in deze ambitie, dit beleid en/of deze strategie opgenomen voor welke beleidsdoelen subsidies worden verworven. • De gemeente is in staat om een project- of beleidsidee te vertalen naar een subsidieaanvraag.

2. Met welke andere overheden (gemeenten, provincie(s) en/of Rijk) en organisaties (NOM, RUG, bedrijven en/of NGO’s) wordt samengewerkt om subsidies te verwerven en hoe wordt aan deze samenwerking (bijvoorbeeld gezamenlijke lobby) vorm en inhoud gegeven?

• De gemeente heeft een goed beeld van de samenwerking met andere organisaties op subsidiegebied en kansen worden optimaal benut.

Organisatie en uitvoering 3. Wordt er vanuit de inhoudelijke beleidsterreinen van de gemeente expliciet melding gemaakt van subsidies als middel om gemeentelijke beleidsdoelen te bereiken, en zo ja, hoe wordt dat geformuleerd?

• De gemeente verwerft alleen subsidies die een bijdrage leveren aan het realiseren van gemeentelijke doelstellingen. • De gemeente benoemt in de verschillende (beleids)programma’s en -projecten expliciet subsidies als middel om doelen te realiseren.

4. Welke afspraken zijn er omtrent de verantwoordelijkheden en uit te voeren activiteiten voor het verwerven en beheren van subsidies?

• Doelgroepen zijn herkenbaar benoemd in het beleid. • Genoemde partijen zijn vooraf betrokken bij het formuleren van het beleid. • De verantwoordelijkheid voor het verwerven van subsidies is bestuurlijk belegd.

5a. In hoeverre is er breed inzicht in subsidiemogelijkheden en wat zich op dat gebied beweegt? Daarbij aandacht te besteden aan verschillen tussen de te onderscheiden gemeentelijke beleidsdomeinen. 5b. Hoe wordt de aanwezige kennis binnen de gemeentelijke organisatie gedeeld en benut?

• De gemeente heeft inzichtelijk welke subsidiemogelijkheden er op de diverse bestuurlijke niveaus beschikbaar zijn. • Er is op een (centrale) plaats in de organisatie sprake van inzicht in alle subsidiemogelijkheden. • Er is een klimaat waarin afdelingen en medewerkers worden gestimuleerd zich extern te oriënteren op relevante subsidiemogelijkheden.

6. Hoe wordt de gemeenteraad betrokken en/of geïnformeerd bij het subsidiebeleid en wordt dit als apart onderdeel in de gemeentelijke begroting opgenomen?

Dit is een feitelijke vraag en hiervoor bestaat in beginsel geen norm; dit moet uit het onderzoek voortvloeien.

Verantwoording 7. Welke afspraken zijn er om bij verworven subsidies het nakomen van subsidievoorwaarden te borgen? a. Worden de kosten van het verwerven van subsidies met de aanvragers of andere partijen gedeeld en worden er expliciete afspraken gemaakt over wie de uitvoering en verantwoording op zich neemt en waar de risico’s worden belegd? b. Hoe wordt omgegaan met de toetsing op staatssteun aspecten? c. Hoe wordt omgegaan met financiële of juridische risico’s bij het achteraf niet voldoen aan de verantwoordingseisen?

• Er zijn duidelijke afspraken gemaakt met samenwerkingspartners in het beleid. • Partijen spelen een rol in de uitvoering van het beleid en treffen elkaar periodiek. • Er is inzicht in de kosten die de gemeente maakt of moet maken bij het verwerven van subsidies. • De gemeente richt een duidelijk proces (AO/IC) in om de voortgang te bewaken. • De gemeente heeft een duidelijk proces ingericht waarin de toetsing van staatssteun aspecten en hoe om te gaan met financiële en/of juridische risico’s zijn geborgd.

8. Welke inspanningen moeten worden gepleegd voor en welke kosten zijn gemoeid met (administratie voor) verantwoording aan subsidieverstrekkers?

• De baten van subsidies wegen op tegen de kosten die de gemeente moet maken om subsidies binnen te halen en de gemeente heeft inzicht in deze kosten. • De gemeente heeft inzichtelijk wat een subsidieaanvraag aan (administratieve) lasten met zich meebrengt. • De gemeente heeft inzichtelijk op welke manier moet worden verantwoord per subsidie.

9. Hoe wordt de gemeenteraad betrokken en/of geïnformeerd bij het subsidiebeleid en wordt dit als apart onderdeel in de gemeentelijke begroting opgenomen?

• Er vindt evaluatie plaats van bestaand beleid en bestaande werkprocessen. • De gemeenteraad wordt tijdig en adequaat geïnformeerd zodat kaderstelling en controle worden gefaciliteerd.

Kwalitatieve benchmark 10. Valt er voor wat betreft het organiseren van, inspanningen voor en resultaten van subsidieverwerving een vergelijking te maken met (een) soortgelijke gemeente(n)?

Dit is een feitelijke vraag en hiervoor bestaat in beginsel geen norm; dit moet uit het benchmarkonderzoek voortvloeien.

52

Bijlage 2 Documentenlijst

• Subsidieoverzicht ruimtelijk-economisch domein • Rapport ‘Organisatorische inbedding van Europese projectontwikkeling in de gemeentelijke organisatie’ (ERAC, oktober 2020) • Europastrategie ‘Groningen in Europa’ (november 2019) • Project Overview ‘Groningen and Europe’ • EU Agenda NG4 EU Office Brussel 2020-2024 • Europa in de praktijk (praktijkboek): EU-projecten in de gemeente Groningen (september 2020)

53

Bijlage 3 Lijst met geïnterviewde personen Datum

Functie

Organisatie

30 september 2020

Paul de Rook, wethouder

gemeente Groningen

30 september 2020

Roeland van der Schaaf, wethouder

gemeente Groningen

30 september 2020

Philip Broeksma, wethouder

gemeente Groningen

1 oktober 2020

Petra Hof, beleidsadviseur

gemeente Groningen

1 oktober 2020

Ronald Klaassen, beleidsadviseur

gemeente Groningen

1 oktober 2020

Thom Duijvene de Wit, beleidsadviseur

gemeente Groningen

1 oktober 2020

Alfred Hamstra, projectleider

gemeente Groningen

1 oktober 2020

Jasper Tonen, projectleider

gemeente Groningen

1 oktober 2020

Floor de Jong, coördinator

gemeente Groningen

1 oktober 2020

Tim Altenburg, coördinator

gemeente Groningen

7 oktober 2020

Carine Bloemhoff, wethouder

gemeente Groningen

7 oktober 2020

Isabelle Diks, wethouder

gemeente Groningen

7 oktober 2020

Klaas van der Wal, directeur

gemeente Groningen

7 oktober 2020

Pieter Nammensma, programmamanager

gemeente Groningen

7 oktober 2020

Jan Breider, projectleider

gemeente Groningen

7 oktober 2020

Matthijs Drenth, adviseur P&C

gemeente Groningen

21 oktober 2020

Hans Popken, teamleider

provincie Groningen

21 oktober 2020

Rik Hoppenbrouwers, projectmanager

provincie Groningen

22 oktober 2020

Alfred Kazemier, directeur

gemeente Groningen

22 oktober 2020

Abukar Said, beleidsadviseur

gemeente Groningen

23 oktober 2020

Dita Kor, financieel adviseur

gemeente Groningen

23 oktober 2020

Jantinus Aalders, financieel adviseur

gemeente Groningen

26 oktober 2020

Luc Hulsman, programmabeheerder

SNN

26 oktober 2020

Joep Hoveling, projectmanager EFRO

SNN

26 oktober 2020

Pieter Faber, lobbyist

gemeente Groningen

26 oktober 2020

Ietje Jacobs, raadslid

gemeente Groningen

26 oktober 2020

Berndt Benjamins, raadslid

gemeente Groningen

26 oktober 2020

Jasper Been, raadslid

gemeente Groningen

26 oktober 2020

René Bolle, raadslid

gemeente Groningen

26 oktober 2020

strategisch adviseur

gemeente Apeldoorn

26 oktober 2020

manager

gemeente Apeldoorn

30 oktober 2020

adviseur

gemeente Breda

30 oktober 2020

concernadviseur

gemeente Breda

5 november 2020

Wouter van Bolhuis, programmamanager

gemeente Groningen

20 november 2020

Odette Buitendam, adviseur

gemeente Groningen

20 november 2020

Annet Hoekstra, programmaleider

gemeente Groningen

20 november 2020

Heidi Bolt, programmamanager

gemeente Groningen

2 december 2020

adviseur

gemeente Almere

2 december 2020

adviseur

gemeente Almere

54