Bijlage 1 Evaluatie rekenkamer Groningen - eindrapport - routekaart-samengevoegd.pdf

PRESIDIUM GEMEENTERAAD GRONINGEN

Rapport

Evaluatie Rekenkamer Groningen

Onderzoeksteam Lauryan Bakker Tim Kunis Versie Eindrapport – excl. routekaart 10-10-2025

1.

Colofon Datum: 10-10-2025 Opdrachtgever: Presidium gemeenteraad Groningen Onderzoekers: Lauryan Bakker lauryan@necker.nl Tim Kunis tim@necker.nl

2.

Inhoudsopgave Colofon

2

Inhoudsopgave

3

Bestuurlijke nota

5

Inleiding

6

Waarom deze evaluatie? Doelstelling en vraagstelling Analysekader Leeswijzer

6 6 7 7

Kernbevindingen

9

Analyse, conclusies en aanbevelingen

12

Nota van bevindingen

22

1. Inrichting van de Rekenkamer Groningen

23

1.1 Achtergrond rekenkamer Groningen 1.1.1 Van rekenkamercommissie naar rekenkamer 1.1.2 Inrichting en samenstelling rekenkamer Groningen 1.1.3 Taakverdeling en ondersteuning rekenkamer 1.1.4 Klankbordgroep 1.2 Kaders voor de rekenkamer 1.2.1 Gemeentewet 1.2.2 Verordening 1.2.3 Reglement van orde en onderzoeksprotocol 1.2.4 Budget

23 23 24 24 25 26 26 26 26 27

2. Werkwijze en rolinvulling

29

2.1 Werkwijze van de rekenkamer Groningen 2.1.1 Jaarcyclus en vergaderingen 2.1.2 Totstandkoming onderzoeksprogramma 2.1.3 Onderzoeksproces 2.2 Rolinvulling 2.2.1 Rolinvulling rekenkamer en intern samenspel 2.2.2 Rolinvulling klankbordgroep 2.2.3 Rolinvulling raad

29 29 30 30 32 32 35 35

3. Samenspel en samenwerking

37

3.1 Contact en relatie rekenkamer met raad en klankbordgroep

37

3.

3.1.1 Afspraken over communicatie en contactmomenten 3.1.2 Ervaringen met het contact tussen rekenkamer, klankbordgroep en raad 3.2 Contact en relatie rekenkamer met college en ambtelijke organisatie 3.2.1 Afspraken over communicatie en contactmomenten 3.2.2 Ervaringen met contact en relatie tussen rekenkamer, college en ambtelijke organisatie 3.3 Samenwerking met andere rekenkamers

37 37 38 38 39 40

4. Onderzoek en producten van de rekenkamer

41

4.1 Onderzoeksrealisatie en omgang met rekenkameraanbevelingen 4.1.1 Opgeleverde producten van de rekenkamer 4.1.2 Overnemen van aanbevelingen door gemeenteraad 4.1.3 Monitoring van voortgang van aanbevelingen 4.2 Verdieping op vier rekenkamerrapporten 4.2.1 Onderzoek gemeentelijke vennootschappen (2024) 4.2.2 Onderzoek Meldpunt Overlast en Zorg (2023) 4.2.3 Onderzoek resultaat fusie SSMG/KCG en rol Vrijdag (2022) 4.2.4 Onderzoek informatievoorziening Aanpak Ring Zuid (2022)

41 41 43 43 44 44 46 47 48

Bijlage 1. Onderzoeksverantwoording

50

Bijlage 2. Analysekader

52

4.

Bestuurlijke nota

5.

Inleiding Waarom deze evaluatie? De gemeenteraad van Groningen heeft sinds 2020 een zelfstandige rekenkamer. De gemeenteraad nam daarmee de vlucht naar voren om te voldoen aan de Wet versterking decentrale rekenkamers van 2023. Deze wetswijziging hield onder meer in dat rekenkamercommissies waar ook raadsleden aan deelnamen– zoals eerder ook in Groningen het geval was - niet meer mogelijk waren. De rekenkamer Groningen bestaat in de huidige vorm nu ruim vijf jaar. Dat is een passend moment om te evalueren. De rekenkamer is een belangrijk instrument van de gemeenteraad. Met een actueel beeld en oordeel van het functioneren van de rekenkamer kan de rekenkamer nog meer van meerwaarde zijn voor de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. Het presidium van de gemeenteraad heeft de opdracht voor deze evaluatie gegeven, waarmee invulling wordt gegeven aan een breed gedeelde wens om de rekenkamer te evalueren.

Doelstelling en vraagstelling Periodieke reflectie is gezond. Het stelt de rekenkamer zelf, maar ook de gremia daaromheen, in staat om stil te staan bij de vraag of het functioneren naar wens en verwachting is. Daarbij is niet alleen de kwaliteit van het onderzoek van belang, maar ook de doorwerking van de door de raad overgenomen aanbevelingen, de organisatie van het rekenkamerproces en de samenwerking met de verschillende gremia die bij het werk van de rekenkamer betrokken zijn. De doelstelling van deze evaluatie is dan ook om in brede zin vast te stellen hoe de rekenkamer Groningen functioneert, welke lessen er zijn om dat functioneren te verbeteren en op welke wijze deze lessen door de rekenkamer, de klankbordgroep en de gemeenteraad kunnen worden opgepakt. Een bijkomend resultaat van de evaluatie is het rapport zelf. Zowel de rekenkamer, als de klankbordgroep en de gemeenteraad krijgen in 2026 nieuwe leden. Het rapport kan worden benut als een overdrachtsdocument dat de nieuwe leden binnen de verschillende gremia een volledig overzicht biedt van de context en het functioneren van de rekenkamer Groningen.

In de evaluatie staat de volgende vraag centraal: Hoe functioneert de rekenkamer Groningen en welke lessen zijn op grond van deze evaluatie te trekken om het toekomstig functioneren waar mogelijk (verder) te versterken? Om de hoofdvraag te beantwoorden zijn er deelvragen geformuleerd. De deelvragen zijn: Inrichting rekenkamer Groningen 1. In hoeverre is de rekenkamer ingericht zoals beoogd? 2. Voldoet de rekenkamer aan de wetgeving die sinds 2023 van kracht is? 3. Zijn de leden voldoende complementair aan elkaar en op welke vlakken wordt er kennis of ervaring gemist? 4. Op welke wijze wordt de ondersteuning van de rekenkamer ingevuld? 5. Wat is de verhouding tussen de (onderzoeks)ambitie van de rekenkamer en de raad en het beschikbare budget? Werkwijze en rolinvulling

6.

6. Wat is de rolopvatting van de rekenkamer en hoe verhoudt deze zich tot de wensen en behoeften van de raad voor dit onderzoeksinstrument? 7. Hoe zijn de rollen en verantwoordelijkheden verdeeld binnen de rekenkamer en wat is hier de ervaring mee? 8. Hoe zijn de jaarcyclus en het onderzoeksproces ingericht en in hoeverre zijn beide adequaat (efficiënt en effectief)? 9. Op welke wijze vult de rekenkamer het opdrachtgeverschap richting onderzoeksbureaus in en heeft zij daarmee voldoende regie op het onderzoek en eindproduct? 10. Welke signalen zijn er uit de wederhoorreacties (ambtelijk en bestuurlijk) te halen over de werkwijze en rolinvulling van de rekenkamer? Onderzoek en producten 11. Is de rekenkamer voldoende relevant in haar onderwerpkeuze? 12. Is de kwaliteit van het onderzoek voldoende in de ogen van de rekenkamer, klankbordgroep en gemeenteraad? Wat zijn de redenen voor een positieve dan wel negatieve waardering? 13. In hoeverre heeft de rekenkamer oog voor de vorm van haar producten en in welke mate ondersteunt dit de inhoud? 14. Welke randvoorwaarden voor doorwerking hanteren rekenkamer, gemeenteraad, maar ook het college? Samenspel en samenwerking 15. Wat is de rol en verantwoordelijkheid van de klankbordgroep en hoe functioneert zij? 16. Hoe verloopt de samenwerking tussen rekenkamer en klankbordgroep? 17.

Hoe verloopt de samenwerking tussen rekenkamer en gemeenteraad? a. Welke contactmomenten zijn er en leidt dit tot voldoende zichtbaarheid en benutting van de rekenkamer? b. Hoe is de interactie bij de presentatie van rekenkameronderzoek? c. Hoe gebruikt de gemeenteraad het rekenkameronderzoek? 18. Hoe verloopt de samenwerking tussen rekenkamer, college en ambtelijke organisatie? Toekomst 19. Welke aanbevelingen zijn er te doen om het functioneren van de rekenkamer verder te versterken? 20. Wat is de route om tot deze verbeteringen te komen?

Analysekader Deze evaluatie is gestructureerd aan de hand van een analysekader dat bestaat uit vier onderzoeksaspecten: 1. De inrichting van de rekenkamer 2. De werkwijzen die de rekenkamer hanteert 3. De onderzoeken die zij uitvoert en de producten die dat oplevert 4. Het samenspel en de samenwerking met anderen Per onderzoeksaspect is een aantal analysepunten en een toetsingskader geformuleerd. Het volledige analysekader is opgenomen in bijlage 2.

Leeswijzer Deze rapportage bestaat uit een bestuurlijke nota en een nota van bevindingen. De bestuurlijke nota bestaat uit de inleiding, de kernbevindingen van de evaluatie, conclusies en aanbevelingen, de

7.

routekaart en de reactie van de rekenkamer. De nota van bevindingen bestaat uit vier hoofdstukken. Hoofdstuk 1 gaat in op de inrichting van de rekenkamer. In hoofdstuk 2 staat de werkwijze en de rolinvulling van de rekenkamer en gerelateerde gremia centraal. Hoofdstuk 3 gaat in op de samenwerking en het samenspel tussen de rekenkamer en andere betrokken gremia. Tot slot gaat hoofdstuk 4 in op de opgeleverde onderzoeken van de rekenkamer. De onderzoeksverantwoording is opgenomen in bijlage 1. Bijlage 2 bevat het analysekader.

8.

Kernbevindingen 1. In hoeverre is de rekenkamer ingericht zoals beoogd? 2. Voldoet de rekenkamer aan de wetgeving die sinds 2023 van kracht is? 3. Zijn de leden voldoende complementair aan elkaar en op welke vlakken wordt er kennis of ervaring gemist? 4. Op welke wijze wordt de ondersteuning van de rekenkamer ingevuld? Kernbevinding: De rekenkamer is sinds 2020 in de huidige vorm ingesteld en bestaat uit drie externe leden die worden ondersteund door een secretaris-onderzoeker. Het contact met de raad is primair vormgegeven via een klankbordgroep van vier raadsleden (waarvan één positie op dit moment vacant). De leden van de rekenkamer vullen elkaar aan in kennis en competenties. Hiermee is de rekenkamer ingericht zoals door de raad beoogd. Met het oog op twee aflopende benoemingstermijnen bestaat wel de wens om specifiek de kennis van het politiek-bestuurlijk samenspel te borgen met nieuwe leden en breder te bepalen welke kennis en competenties nodig zijn in relatie tot de ambitie van de rekenkamer. De positionering en invulling van de ondersteuning is onderdeel van deze heroverweging. Kernbevinding: De rekenkamer Groningen voldoet aan de wettelijke eisen vanuit de Gemeentewet en de Wet versterking decentrale rekenkamers. Met de actualisatie van het reglement van orde en het onderzoeksprotocol zijn de rollen van de leden en de te volgen onderzoekstappen verhelderd.

Het budget van de rekenkamer wordt jaarlijks door de raad vastgesteld. De afgelopen jaren is er sprake van onderuitputting van het aan de rekenkamer toegekende budget. De inzet van de secretaris-onderzoeker voor onderzoekswerkzaamheden is niet zichtbaar in de financiële verantwoording van de rekenkamer, wat dit beeld enigszins vertekent.

5. Wat is de verhouding tussen de (onderzoeks)ambitie van de rekenkamer en de raad en het beschikbare budget? 6. Wat is de rolopvatting van de rekenkamer en hoe verhoudt deze zich tot de wensen en behoeften van de raad voor dit onderzoeksinstrument? 7. Hoe zijn de rollen en verantwoordelijkheden verdeeld binnen de rekenkamer en wat is hier de ervaring mee? 8. Hoe zijn de jaarcyclus en het onderzoeksproces ingericht en in hoeverre zijn beide adequaat (efficiënt en effectief)? 9. Op welke wijze vult de rekenkamer het opdrachtgeverschap richting onderzoeksbureaus in en heeft zij daarmee voldoende regie op het onderzoek en eindproduct? 11. Wat is de rol en verantwoordelijkheid van de klankbordgroep en hoe functioneert zij? 15. Is de rekenkamer voldoende relevant in haar onderwerpkeuze?

Kernbevinding: De rekenkamer hanteert een vaste werkwijze met een aantal onderzoekstappen. Deze werkwijze wordt over het algemeen gewaardeerd en is onlangs tot tevredenheid van betrokkenen op een aantal punten aangescherpt; bijvoorbeeld in het vooronderzoek en de manier waarop de gemeenteraad de rapporten van de rekenkamer behandelt. Betrokkenen zien ook mogelijkheden tot verdere verbetering. Het onderzoeksproces kent een extra stap met een gesprek met de portefeuillehouder voorafgaand aan de schriftelijke bestuurlijke reactie van het college. De waarde hiervan wordt verschillend beoordeeld.

9.

Kernbevinding: Met de ervaring van de afgelopen jaren en de ontwikkeling naar een stevig onafhankelijke en professionele rekenkamer, ziet de rekenkamer zich voor een aantal vragen en uitdagingen voor de nabije toekomst gesteld. De rekenkamer stelt zich hierin actief op. De vragen en uitdagingen gaan onder andere over omvang en inhoud van de eigen samenstelling, onderzoeksambitie in relatie tot budget en capaciteit en vorm van ondersteuning. Ook de rol en verantwoordelijkheid van de klankbordgroep is nog onvoldoende gedefinieerd, waardoor deze samenwerking nog niet volledig tot wasdom is gekomen. In de bredere relatie tussen raad en rekenkamer is de rekenkamer een gewaardeerd instrument, maar dat weerklinkt niet altijd in de rolinvulling van de raad zelf richting de rekenkamer; het onderzoek beklijft om een aantal redenen nog onvoldoende bij de raad.

12. Hoe verloopt de samenwerking tussen rekenkamer en klankbordgroep? 13. Hoe verloopt de samenwerking tussen rekenkamer en gemeenteraad? a. Welke contactmomenten zijn er en leidt dit tot voldoende zichtbaarheid en benutting van de rekenkamer? b. Hoe is de interactie bij de presentatie van rekenkameronderzoek? c. Hoe gebruikt de gemeenteraad het rekenkameronderzoek? 14. Hoe verloopt de samenwerking tussen rekenkamer, college en ambtelijke organisatie? 16. Is de kwaliteit van het onderzoek voldoende in de ogen van de rekenkamer, klankbordgroep en gemeenteraad? Wat zijn de redenen voor een positieve dan wel negatieve waardering?

Kernbevinding: leden van de rekenkamer en de klankbordgroep waarderen het onderling contact. De klankbordgroep is een sparringpartner voor de rekenkamer als het gaat om de samenstelling en inrichting van het onderzoeksprogramma. De brugfunctie van de klankbordgroep tussen raad en rekenkamer krijgt echter nauwelijks invulling. De rekenkamer is voor de raad onvoldoende zichtbaar en veel raadsleden weten niet hoe en waarvoor ze de rekenkamer kunnen inzetten. Kansen om het contact en daarmee de positie van de rekenkamer te versterken zien betrokkenen in de frequentie en inhoud van het contact tussen rekenkamer enerzijds en griffie, klankbordgroep en raad anderzijds. Kernbevinding: Het contact tussen rekenkamer, ambtelijke organisatie en college is de afgelopen periode verbeterd door een aantal aanpassingen in de werkwijze. Deze aanpassingen worden door betrokkenen als positief ervaren. Ook zien alle betrokkenen mogelijkheden om het contact verder te formaliseren of verbeteren om uiteindelijk de onderlinge relatie effectiever te laten zijn. Bijvoorbeeld ten aanzien van de inrichting en afronding van het onderzoek.

10. Welke signalen zijn er uit de wederhoorreacties (ambtelijk en bestuurlijk) te halen over de werkwijze en rolinvulling van de rekenkamer? 17. In hoeverre heeft de rekenkamer oog voor de vorm van haar producten en in welke mate ondersteunt dit de inhoud? 18. Welke randvoorwaarden voor doorwerking hanteren rekenkamer, gemeenteraad, maar ook het college? Kernbevinding: in de afgelopen vijf jaar heeft de rekenkamer binnen het beschikbare budget twaalf onderzoeken en vooronderzoeken uitgevoerd opgeleverd in de vorm van een rapport of rekenkamerbrief. Hoewel de rekenkamer geen geformaliseerde ambitie op het aantal onderzoeken heeft en de raad zijn wens hierover ook niet uitspreekt, zou de rekenkamer graag meer onderzoek doen. De raad neemt de aanbevelingen tot nu toe altijd allemaal over. Een aanpassing in de werkwijze rondom de behandeling van rekenkamerrapporten moet tot meer eigenaarschap bij de raad over de raadsvoorstellen en -besluiten

10.

leiden. Het college communiceert geregeld over de opvolging van aanbevelingen door middel van raadsbrieven en voortgangsrapportages. De mate van opvolging en de communicatie hierover verschilt per onderzoek. Kernbevinding: De rekenkamer maakt onderbouwde keuzes voor veelal relevante onderzoeksonderwerpen. De gekozen onderzoeksmethoden sluiten goed aan op de onderzoeksvragen. De kwaliteit van de rapportages varieert: sterke punten zijn de structuur en volledigheid, verbeterpunten liggen in de omvang en navolgbaarheid (bronvermelding, onderlinge samenhang, toelichting/onderbouwing). De recente aanpassingen in de werkwijze moeten de door de ambtelijke organisatie ervaren knelpunten grotendeels wegnemen. Onderzoeksresultaten worden over het algemeen positief ontvangen door raad en bestuur.

11.

Analyse, conclusies en aanbevelingen Conclusie inrichting van de rekenkamer: model en samenstelling van de rekenkamer voldoen in de basis goed en dienen nu verder versterkt en ontwikkeld te worden. Analyse In 2020 is de keuze gemaakt om over te stappen van rekenkamercommissie naar rekenkamer en daarmee de onafhankelijkheid van het instrument te onderstrepen. Met deze modelwijziging, de verordening, de actualisatie van het reglement van orde en het onderzoeksprotocol, voldoet de gemeente Groningen aan de eisen die worden gesteld in de Wet versterking decentrale rekenkamers en de Gemeentewet. Het model met een externe voorzitter en leden (conform de wetswijziging) bevalt goed bij betrokkenen (rekenkamer zelf, raad, griffie en college). Ook over de samenstelling van de leden is tevredenheid; binnen de rekenkamer wordt verschillende relevante kennis en ervaring gecombineerd. De interne taakverdeling is helder en op dit moment wordt er door de rekenkamer zelf veel onderzoek uitgevoerd. De samenstelling met een voorzitter en twee leden kent op dit moment twee vraagstukken: het aflopen van de termijn van de twee leden én de behoefte van de rekenkamer om het team aan te vullen met een derde lid. Daarnaast is de vraag hoe de ondersteuning het best vorm kan krijgen. Aflopen termijnen: in februari 2026 lopen de termijnen van de twee leden af.

Eén van de leden heeft aangegeven dat hij, indien nodig, bereid is de termijn iets te verlengen gedurende de werving en selectie en wellicht het inwerken van nieuwe leden om zo de continuïteit in de rekenkamer te borgen. Een werving en selectietraject duurt ongeveer 3 maanden (exclusief benoemingsproces). Twee of drie leden in aanvulling op de voorzitter: de vraag of er twee of drie leden nodig zijn naast de voorzitter, hangt van een aantal keuzes af, die onderling ook weer samenhang hebben. Eén daarvan is de keuze voor de inrichting van de ondersteuning met de functie secretaris i.c.m. onderzoeker. Wanneer onderzoekscapaciteit weer een vast onderdeel wordt van de ondersteuning, is een derde lid naast de voorzitter wellicht niet nodig. Als de rekenkamer veel onderzoek in eigen beheer wil uitvoeren, dan is het wel noodzakelijk dat de twee nieuwe leden tijd hebben om onderzoek te doen en daar de vaardigheden voor en ervaring in hebben. Als ervoor wordt gekozen om de ondersteuning vooral secretarieel in te richten, is een derde lid te overwegen. De rekenkamer heeft een onderzoeksbudget van €80.000 en wil graag meer onderzoek produceren dan ze nu doet. In de huidige omvang, onder de huidige omstandigheden en met de huidige samenstelling lukt dat niet.

Aanbeveling 1 – pleeg inzet op verdere ontwikkeling en versterking rekenkamer: Het huidige model werkt goed, maar behoeft versterking. Hiervoor dient eerst een keuze gemaakt te worden over de inrichting van de ondersteuning, het aantal leden, de gewenste ervaring en beschikbaarheid en de ambities van de rekenkamer. Er kan dus inzet worden gepleegd op de verdere ontwikkeling van de rekenkamer in haar positionering, samenstelling en ondersteuning. Deze zaken komen onder andere analysepunten en aanbevelingen verder aan bod. Aanbeveling 2 – start werving en selectietraject op, met rol voor klankbordgroep en voorzitter rekenkamer: Parallel aan de afronding van deze evaluatie kan het werving en selectietraject worden gestart. Dat begint met het voeren van het gesprek over de ambities en ontwikkelingen van de rekenkamer, gevolgd door het opstellen van profielen die daarbij passen. De klankbordgroep heeft op basis van de verordening een taak in het werven van rekenkamerleden (“aanbevelen aan de raad van kandidaten”) en is daarmee een onderdeel van de selectiecommissie. De klankbordgroep staat dichtbij de rekenkamer en heeft op deze manier ook de kans om zich gelijk te introduceren en te positioneren. Het verdient daarnaast de aanbeveling om in dit traject nauw samen te werken met de voorzitter van

12.

de rekenkamer; zij weet immers het best hoe de rekenkamer werkt en wat er nodig is. Het is daarnaast passend om haar een stem te geven in het samenstellen van haar eigen team. Aanbeveling 3 – maak op termijn een keuze over een vierde lid: de keuze om de rekenkamer met een vierde lid uit te breiden, is aan de raad en de rekenkamer. Een aantal overwegingen zijn in de analyse hierboven al meegegeven. Op basis van de huidige situatie van de rekenkamer, bevelen wij aan om allereerst twee nieuwe leden te werven, ter vervanging van de huidige, vertrekkende twee leden. Met de twee vertrekkende leden, vertrekt er ook onderzoekservaring en ervaring op een aantal specifieke onderwerpen (openbaar bestuur, bestuurlijk samenspel, onderwijs). In het profiel voor de nieuwe leden dient de gewenste specialistische ervaring expliciet gevraagd te worden. We bevelen aan om kennis van openbaar bestuur en politiek-bestuurlijk samenspel randvoorwaardelijk te maken. Andere aandachtsgebieden dienen ter aanvulling te zijn op de ervaring van de voorzitter (sociaal domein), zoals regionale samenwerking, financiën, ruimtelijke ordening, participatie, onderwijs, juridische zaken of economische zaken.

Daarnaast bevelen we aan om samen met de klankbordgroep een periode te bepalen waarin wordt gemonitord en geëvalueerd of deze omvang en de samenstelling van expertisegebieden van de rekenkamer passend is bij de ambities van de rekenkamer en de wensen van de raad. Daarbij dienen vooraf afspraken te worden gemaakt over de formatieve gevolgen van een dergelijke evaluatie. Met andere woorden; wanneer de evaluatie daartoe aanleiding geeft, moet het ook mogelijk zijn om de rekenkamer uit te breiden met een vierde lid. Aanbeveling 4 – bepaal hoe het rekenkameronderzoek wordt uitgevoerd: De interne taakverdeling is helder en op dit moment wordt er door de rekenkamer zelf veel onderzoek uitgevoerd. Een keuze of dat in de toekomst, met een nieuwe samenstelling, ook zo gaat zijn, moet nog gemaakt worden. Scenario’s daarin zijn dat de rekenkamer vaste externe onderzoekers aan zich bindt, dat er opnieuw invulling wordt gegeven aan de functie secretaris-onderzoeker, dat de leden veel onderzoek uitvoeren of dat het onderzoek door externe bureaus wordt uitgevoerd. Een combinatie van deze scenario’s is ook denkbaar. Het helpt om hier een keuze in te maken, voorafgaand aan de werving en selectie van nieuwe leden. We bevelen aan om in het wervingsprofiel ervaring met opdrachtgeverschap te vragen.

De rekenkamer zal nooit in alle gevallen de vereiste expertise hebben om een onderzoek uit te voeren en zal dan een bureau of onderzoeker moeten inhuren. Goed opdrachtgeverschap is dan belangrijk. Bij de keuze om vooral met externe onderzoekers of bureaus te werken, kan er in de werving extra veel aandacht zijn voor opdrachtgeverschap. Bij de keuze voor onderzoek in eigen beheer, zal er naast de ervaring van de voorzitter, geworven moeten worden op onderzoekservaring en beschikbaarheid. Aanbeveling 5 – Laat je als rekenkamer in ieder geval secretarieel ondersteunen en weeg de vooren nadelen van onderzoeksondersteuning: In de afweging voor de inrichting van de ondersteuning van de rekenkamer, is er voor beide typen (secretaris of secretaris-onderzoeker) een aantal voor- en nadelen te noemen. Een voordeel van een gecombineerde functie is dat er een vaste onderzoeker voor de rekenkamer is, die de gemeente en de werkwijze en stijl van de rekenkamer goed kent en tegelijkertijd de contacten in de organisatie heeft en onderhoudt, regie op de planning heeft en een korte lijn heeft met de leden van de rekenkamer. Een nadeel, dat ook onderkend wordt door betrokkenen in en bij de rekenkamer, is dat het een uitdaging is om één persoon voor deze functie te vinden waarin alle relevante vaardigheden worden verenigd.

Daarnaast is een nadeel dat er voor de rekenkamer een grote afhankelijkheid bestaat van de secretaris-onderzoeker en er daarmee een kwetsbaarheid bestaat voor de voortgang van onderzoek, de kwaliteit van onderzoek en de relatie met de bij het onderzoek betrokken partijen. Een voordeel van alleen een secretaris is dat de werving hiervan makkelijker is, omdat je op één in plaats van twee profielen werft. De keuze voor enkel een secretaris biedt daarnaast meer mogelijkheid om deze functie beter te positioneren; bijvoorbeeld met een vaste werkplek in het gemeentehuis als het om een deeltijdfunctie gaat. Ook kan het voor de organisatie en het bestuur makkelijker zijn als proces (secretaris) en inhoud (onderzoek) van elkaar gescheiden zijn. Gezien de rekenkamer op dit moment een aantal fundamentele keuzes moet maken, die ook van invloed zijn op de gewenste ondersteuning, en de genoemde kwetsbaarheden bij de gecombineerde

13.

functie van secretaris-onderzoeker, bevelen wij aan om deze functies te scheiden. Als de rekenkamer belang hecht aan onderzoekers die de gemeente Groningen goed kennen, kan er gewerkt worden met een vaste poule van onderzoekers en bureaus. Belangrijk is dat de rekenkamer goed secretarieel ondersteund wordt en blijft. Conclusie inrichting van de rekenkamer: de ambities, de productiviteit en het budget van de rekenkamer zijn op dit moment niet in balans met elkaar. Analyse Het huidige budget van de rekenkamer bedraagt 80.000 euro, omgerekend ongeveer 0,33 cent per inwoner van de gemeente. In relatie tot de huidige landelijke richtlijn van 1,30 euro per inwoner, is het budget daarmee (zeer) laag te noemen. Echter, de rekenkamer heeft de afgelopen jaren het budget niet volledig benut. Daarnaast heeft de secretaris-onderzoeker onderzoeksuren gemaakt, die niet zijn meegerekend in de besteding van het rekenkamerbudget, maar worden betaald door middel van het salaris vanuit het raadsbudget. Deze uren zijn ook niet gespecificeerd naar secretaris- en onderzoeksuren. Dat maakt het gesprek en een keuze over wat een passend budget is, moeilijk te onderbouwen vanuit de ervaring in de praktijk. De rekenkamer heeft wel de wens om meer onderzoek te produceren dan waartoe zij tot nu toe in staat is geweest.

Wat een passend budget is, hangt af van onder meer de inrichting van de rekenkamer, de vorm en mate van ondersteuning, de onderzoeksambitie en de manier waarop het onderzoek wordt uitgevoerd. Deze evaluatie bevat dan ook geen advies over een specifiek budget voor de rekenkamer. Het kan nuttig zijn om het beschikbare budget en de vergoedingen te vergelijken met andere rekenkamers. In de onderstaande tabel zijn enkele voorbeelden opgenomen van rekenkamers die in grote lijnen een vergelijkbare werkwijze hebben: drie leden, mogelijkheid om onderzoek in eigen beheer te doen of uit te besteden, ondersteuning door secretaris-onderzoeker.1

1 Een aantal andere rekenkamers van grotere gemeenten lenen zich minder goed voor een vergelijking. De rekenkamers van

Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht en Almere zijn ingericht volgens het directeursmodel. De begroting van de rekenkamer van Eindhoven is beperkt (publiek) inzichtelijk.

14.

Rekenkamer Vergoeding voorzitter

Vergoeding leden

Onderzoeksbudget (incl. vergoedingen leden, overheadkosten, kosten uitvoering, excl. salarislasten)

Productiviteit

Type ondersteuning

Breda (3 leden)

€ 15.000 per jaar (€1250 per maand)

€ 7.500 per jaar (€625 per maand)

±€113.000 ±€0.60 per inwoner

±2 onderzoeken per jaar.

Secretarisonderzoeker

Nijmegen (3 leden)

80% van de vergoeding voor raadsleden, ±€2000 per maand

40% van de vergoeding voor raadsleden, ±€1000 per maand

±€143.000 ±€0.76 per inwoner

±2 onderzoeken per jaar.

Secretarisonderzoeker

Arnhem (3 leden)

65% van de vergoeding voor raadsleden, ±€1600 per maand

55% van de vergoeding voor raadsleden, ±€1400 per maand

±€110.000 ±€0.64 per inwoner

±3-4 onderzoeken per jaar.

Onderzoekersecretaris

Aanbeveling 6 – Maak de financiële verantwoording verder inzichtelijk: Om beter zicht te krijgen op de onderzoeksuren die de rekenkamer nodig heeft voor het onderzoek dat zij doet, is het belangrijk dat al deze tijd inzichtelijk wordt gemaakt. Ook de uren die door de secretaris-onderzoeker in de praktijk worden besteed aan onderzoekswerk. Daarnaast zijn er formele afspraken nodig over de verdeling van de uren voor secretariswerk en voor onderzoekswerk (op basis waarvan gepland, begroot en gestuurd kan worden) en over de wijze waarop omgegaan wordt met onderzoeksuren die buiten het onderzoeksbudget van de rekenkamer worden gemaakt (en onder het raadsbudget vallen). Op die manier wordt inzichtelijk hoe het onderzoekswerk en het beschikbare budget zich tot elkaar verhouden. Aanbeveling 7 – Breng eerst de onderzoeksambitie in kaart en in de praktijk: De rekenkamer wil graag meer onderzoek doen, dan zij tot nu toe heeft kunnen doen binnen de omstandigheden van de afgelopen jaren. Stap één is dan het in de praktijk brengen van deze onderzoeksambitie. Er kan een termijn met de klankbordgroep en de raad worden afgesproken waarna het budget in relatie tot het rekenkamerwerk wordt geëvalueerd en het budget mogelijk wordt herzien. Die termijn dient in ieder geval één volledige onderzoekscyclus te betreffen.

Naast de relatie met het op te leveren onderzoek, is het meer in lijn brengen van het budget met de landelijke richtlijn ook een afweging. Conclusie over de werkwijze en rolinvulling: De rekenkamer investeert op dit moment veel tijd in haar verdere professionalisering en ontwikkeling Analyse De rekenkamer heeft zich in de afgelopen jaren, met een extra impuls na het aantreden van de nieuwe voorzitter, sterk ingezet voor haar verdere professionalisering en ontwikkeling. Dat heeft er onder andere in geresulteerd dat er een geactualiseerd onderzoeksprotocol en reglement van orde is. Hierin is het rekenkamerproces op onderdelen verhelderd en aangescherpt, tot tevredenheid van betrokkenen (rekenkamer, raad, college, organisatie). Het onderzoeksproces is daarmee beter gaan verlopen, het

15.

contact tussen de rekenkamer en de ambtelijke organisatie bij de start van een onderzoek is daar een goed voorbeeld van. De keerzijde van een periode waarin hard wordt gewerkt aan de eigen ontwikkeling (in combinatie met de afwezigheid van onderzoeksondersteuning), is dat het veel tijd vraagt. Deze tijd gaat van de onderzoekstijd af en vraagt veel van de rekenkamerleden. Zij hebben zich dan ook extra ingezet, zonder dat daar in alle gevallen vergoeding tegenover stond. Tegelijkertijd is deze tijd nodig om een aantal keuzes te maken die de rekenkamer zullen versterken en zal het zelfs extra tijd vragen naar aanleiding van deze evaluatie en het op te starten werving- en selectietraject. Aanbeveling 8 - Maak de professionaliseringsslag af en werk aan een mission statement: om een kader te scheppen voor de ambities van de rekenkamer en om deze concreet te maken, is het aan te raden om een mission statement op te stellen. Een dergelijk document dwingt de rekenkamer om haar gewenste profiel scherp te formuleren. Het is een mooi vertrekpunt om een heleboel van de te maken keuzes uit voort te laten vloeien en om te gebruiken bij de werving van nieuwe leden. De klankbordgroep kan bij het opstellen van dit document worden betrokken, om ook het perspectief van de gemeenteraad voldoende te borgen.

We raden daarbij aan om het mission statement nog niet volledig vast te leggen en om met de nieuwe leden en (op onderdelen) de klankbordgroep een werksessie te organiseren om hier verder invulling aan te geven. Dat zorgt ervoor dat het document ook wordt doorleeft door de nieuwe leden. Er zijn verschillende rekenkamers die werken met een missiedocument. Hieronder zijn links opgenomen naar voorbeelden, waar de Rekenkamer Groningen gebruik van kan maken. Onderwerpen die in een dergelijk document terugkomen zijn bijvoorbeeld: type rekenkamer/rolopvatting, belangrijkste doelen, kwaliteit, kernwaarden en uitgangspunten in de werkwijze.

De Algemene Rekenkamer – voorbeeld missie & strategie Rekenkamer Amsterdam-Zaanstad – voorbeeld positionering en profilering Rekenkamer Nijmegen – voorbeeld missie, werkwijze en gedragscode Randstedelijke Rekenkamer – voorbeeld missie, beleidsvisie en kwaliteitshandvest Rekenkamer Zwolle – voorbeeld missie en leidende principes Ook de Vereniging voor Rekenkamers (VvR) biedt aandachtspunten voor een missiedocument.

Het afmaken van de professionaliseringsslag kost tijd die ten koste gaat van de tijd voor onderzoek. Daarnaast worden in 2026 gemeenteraadsverkiezingen gehouden en zal er na 18 maart een nieuwe raad worden geïnstalleerd. Het is aan te bevelen om hier in het onderzoeksprogramma 2026 rekening mee te houden door geen grote onderzoeksambitie te formuleren. Conclusie over de werkwijze en rolinvulling & rol en samenspel: de rol en taak van de klankbordgroep is aangescherpt, maar moet nog tot wasdom komen Analyse De klankbordgroep heeft op dit moment drie leden en één vacature. Haar rol en taak concentreert zich vooral richting de rekenkamer en op twee momenten: bij het totstandkomen van de het onderzoeksprogramma en bij de invulling van de onderzoeksopzetten. Richting de raad heeft de klankbordgroep in de praktijk nagenoeg geen functie. Dat komt enerzijds doordat hier geen afspraken over zijn gemaakt en de klankbordgroep niet het initiatief neemt om actief te communiceren over de rekenkamer. Anderzijds is het imago van de klankbordgroep niet sterk; het wordt onterecht omschreven als corvée en het is een vrij onbekend gremium bij de raadsleden. Net als dat de

16.

rekenkamer in ontwikkeling is, geldt dat ook voor de klankbordgroep. Op basis van de ervaring in de samenwerking, hebben rekenkamer en klankbordgroep recent aanpassingen gemaakt in de samenwerking die leiden tot meer efficiëntie, rolzuiverheid en taakgerichtheid. De klankbordgroep zou in de toekomst meer waarde kunnen hebben in het vergroten van de zichtbaarheid en betrokkenheid tussen raad en rekenkamer. De verordening biedt daartoe ruimte. De komende tijd zal haar rol groter worden door de werving en selectie die op de planning staat. Aanbeveling 9 - Vergroot de positie van de klankbordgroep tussen raad en rekenkamer: de gemeenteraadsverkiezingen (en de vorming van een deels nieuwe klankbordgroep) en de werving van nieuwe rekenkamerleden bieden de kans om de klankbordgroep opnieuw te positioneren. Daartoe kan de klankbordgroep in afstemming met de rekenkamer concreter invulling geven aan de taakomschrijving in de verordening. Ook kunnen er taken worden toegevoegd die de rol richting de raad vormgeven en die ervoor zorgen dat de wensen en behoeften van de raad beter opgehaald en vertaald worden naar de rekenkamer. Verder valt te denken aan een rol/taak in tussentijdse evaluaties van de rekenkamer en gezamenlijke communicatie via een nieuwsbrief aan de raad (zoals de Audit Committee doet).

Gezien de tijdsinvestering die met een grotere rol voor de klankbordgroep gepaard gaat, is het onze aanbeveling om ondersteuning voor de klankbordgroep in te richten. Ondersteuning kan vanuit de griffie worden georganiseerd. Er is geen aanpassing van de verordening nodig, maar het is wel aan te bevelen om een schriftelijke uitwerking van de rol en positie van de klankbordgroep op te stellen. Deze kan onder andere worden benut in het werven van een nieuw lid of leden voor de klankbordgroep en van nieuwe leden voor de rekenkamer. In de uitwerking kunnen de volgende ingrediënten worden opgenomen:

Introductie •

Doel en taak op basis van de verordening

•

Rolopvatting klankbordgroep

•

Omvang en samenstelling

Rol klankbordgroep in het perspectief van de raad •

Definiëren directe betrokkenheid van de raad bij de rekenkamer

•

Definiëren betrokkenheid van de raad via de klankbordgroep (‘mandatering’ en vertegenwoordiging)

•

Afspraken gevraagd en ongevraagd informeren door de klankbordgroep over de rekenkamer

•

Afstemming met de Audit Committee over verschillende onderzoeksprogramma’s

•

Mate van toetsing op kwaliteit rekenkamer(onderzoek)

•

Mate van toetsing op naleving art. 185a Gemeentewet door het college

•

Communicatie tussen klankbordgroep en griffie, ondersteuning door griffie

Rol klankbordgroep in het perspectief van de rekenkamer •

Afspraken over (gezamenlijke) communicatie richting raad en Audit Committee

•

Afspraken over (gezamenlijke) communicatie richting college, organisatie en derden

•

Vorm, inhoud en mate van inbreng van de klankbordgroep op het onderzoeksprogramma, onderzoeksopzetten, conclusies & aanbevelingen

•

Definiëren betrokkenheid klankbordgroep bij kwaliteitsborging

•

Afspraken over inhoud, vorm en frequentie van evaluatiemomenten

•

Rolverdeling bij werving en selectie rekenkamerleden en ondersteuning

•

Mate van toetsing op naleving art. 185a Gemeentewet door het college

17.

Conclusie over de werkwijze en rolinvulling & rol en samenspel: de totstandkoming van het onderzoeksprogramma kan met een grotere betrokkenheid vanuit de raad Analyse Op dit moment komt de rekenkamer twee keer per raadsperiode langs bij de fracties om mogelijke onderwerpen voor het onderzoeksprogramma op te halen. Deze momenten worden door de fracties gewaardeerd, omdat de rekenkamer op deze manier voor hen zichtbaar wordt en ze in de gelegenheid worden gesteld om suggesties mee te geven of terug te blikken op eerder onderzoek. Omdat het twee keer per raadsperiode is, is deze zichtbaarheid echter beperkt en dat wordt ook zo ervaren door de fracties. Omdat daarnaast niet alle raadsleden bij de momenten zijn waarop de rekenkamer haar onderzoek presenteert, en de rekenkamer tussentijds weinig communiceert met de raad, wordt de zichtbaarheid nog verder beperkt. De suggesties die de fracties meegeven, worden door de rekenkamer gewogen en al dan niet opgenomen in het onderzoeksprogramma. Over de keuze voor het onderzoeksprogramma na consultatie van de fracties, wordt niet teruggekoppeld door de rekenkamer aan de raad. Wel wordt de onderwerpskeuze gedeeld met de klankbordgroep en worden de onderzoeksopzetten met de klankbordgroep afgestemd.

Aanbeveling 10 – Verhoog de frequentie van het consulteren van raadsfracties: om de zichtbaarheid van de rekenkamer en de betrokkenheid vanuit de raad te vergroten, bevelen we aan om de frequentie van het consulteren te verhogen naar één keer per jaar. Dit zou ook meer in lijn zijn met de wens van de rekenkamer om meer onderzoek te doen. Dit vraagt wat van rekenkamer (inzet) en raad (voorbereiding en beschikbaarheid). Deze momenten kunnen worden benut om onderwerpsuggesties op te halen, terug te blikken (zoals nu ook gebeurt door sommige fracties) en uitleg te geven over het rekenkamerwerk. Het is een makkelijke manier om de rekenkamer jaarlijks weer even op de kaart te zetten en een relatie op te bouwen met alle fracties. Daarnaast helpt het om een zekere snelheid en punctualiteit te hebben in het doorlopen van het onderzoeksprogramma. Er wordt immers meer in een jaarcyclus gewerkt. De rekenkamer kan na de consultatie een schriftelijke terugkoppeling aan de raad verzorgen, waarin het zij haar onderzoeksprogramma aankondigt, maar ook haar afweging bij de suggesties van de raad toelicht. Een dergelijke toelichting doet niets af aan de onafhankelijke positie van de rekenkamer, maar neemt de raad juist mee in haar werkwijze. Dat leidt bij de raad tot meer begrip van het instrument en betrokkenheid bij het onderzoeksprogramma.

Een alternatieve vorm van het organiseren van raadsbetrokkenheid bij het onderzoeksprogramma is een consultatieworkshop. De rekenkamer haalt eerst schriftelijk suggesties op bij de fracties en stelt samen met haar eigen onderzoekswensen een shortlist op. Deze shortlist wordt vervolgens in een consultatieworkshop besproken met (een vertegenwoordiging van) alle fracties, waarbij zij een prioritering aan kunnen brengen. Het levert de rekenkamer de kans op om meer achtergrond uit te vragen bij de onderwerpen en meer herkenning en draagvlak voor de uiteindelijke keuze. De raad kan op deze manier zijn onderzoeksbehoefte goed toelichten, de rekenkamer bevragen op mogelijkheden voor onderzoek en het onderzoeksprogramma zal voor de raad navolgbaar zijn.

18.

Conclusie over de werkwijze en rolinvulling & rol en samenspel: het onderzoeksprotocol zorgt voor een helder onderzoeksproces dat in 2025 verder is verbeterd. Inrichting van het bestuurlijk wederhoorproces verdient aandacht. Analyse De rekenkamer hanteert een heldere en vaste werkwijze in haar onderzoek. Dat leidt ertoe dat betrokkenen in dit proces weten waar ze aan toe zijn en het proces herkenbaar is. De aanscherpingen die recent zijn gemaakt aan de voorkant van een onderzoeksproces en voor de presentatie en behandeling van de onderzoeksresultaten dragen verder bij aan een sterke en gewaardeerde werkwijze. In het onderzoek is de werkwijze rondom het bestuurlijk wederhoor door betrokkenen aangemerkt als verwarrend. De rekenkamer kiest ervoor om, voorafgaand aan een schriftelijke reactie van het college van B&W, in gesprek te gaan met de verantwoordelijk wethouder. Dit gesprek wordt door collegeleden gewaardeerd, omdat het de gelegenheid biedt om de rekenkamer om toelichting te vragen op de conclusies en aanbevelingen. Daarnaast betekent dit contactmoment dat de rekenkamer ook voor het college zichtbaarder wordt. De timing en status van het gesprek roepen echter vragen op. De bestuurlijke reactie komt immers van het college als geheel en niet van één wethouder.

Een gesprek voorafgaand aan deze reactie wordt daarom soms als prematuur ervaren, zeker als er nog geen afstemming in het college heeft kunnen plaatsvinden. Een aanscherping waar veel tevredenheid over is in de ambtelijke organisatie, is dat de contactpersoon centraal wordt aangewezen in plaats van dat de rekenkamer zelf naar een contactpersoon op zoek gaat. Dit gebeurt op dit moment door de gemeentesecretaris. In de gesprekken met de organisatie is verder de wens uitgesproken dat het vooronderzoek van de rekenkamer beter benut kan worden door de organisatie om input te vragen over de stand van zaken op het beleidsonderwerp en in de uitvoering. Aanbeveling 11 – Voer het gesprek tussen college en rekenkamer over bestuurlijk wederhoor: tussen rekenkamer en college kan worden besproken wat de meest logische en wenselijke route is voor het bestuurlijk wederhoor. Als een gesprek wenselijk is en voorafgaat aan de schriftelijke reactie, dan zou het zuiver zijn om als rekenkamer enkel een toelichting te geven op de conclusies en aanbevelingen en geen reactie van de wethouder te vragen. Deze heeft namelijk geen status, als dat nog niet in het college is vastgesteld. Een alternatief is dat de schriftelijke bestuurlijke reactie altijd al is vastgesteld, voordat het gesprek plaatsvindt.

Op basis van deze evaluatie bevelen we in ieder geval aan om het gespreksverslag geen onderdeel te laten uitmaken van de rapportage. Het gespreksverslag heeft geen status en door het niet in de rapportage op te nemen, voorkom je verwarring over de verhouding tussen hetgeen in het verslag staat en hetgeen in de schriftelijke bestuurlijke reactie van het college staat.

19.

Aanbeveling 12 – Voer periodiek een gesprek met de organisatie over het onderzoeksproces: de rekenkamer heeft de organisatie nodig om informatie aan te leveren in de vorm van documentatie en interviews. Een goede werkrelatie is belangrijk, ook voor het draagvlak van de onderzoeksresultaten. De rekenkamer heeft hier recent goede stappen in gezet. Om oog te blijven houden voor wat wel en niet werkt in het onderzoeksproces en om optimaal gebruik te maken van de aanwezige kennis in de organisatie, kan de rekenkamer periodiek een gesprek voeren met de organisatie over het onderzoeksproces. Dat kan in een driehoeksgesprek met burgemeester, griffier en gemeentesecretaris, maar dat kan ook alleen met de gemeentesecretaris of een vast contactpersoon voor de rekenkamer vanuit de organisatie (bijvoorbeeld vanuit het directieteam). Tenslotte is de aanbeveling om betrokken ambtenaren aan het einde van een onderzoek te vragen naar hun ervaring met het onderzoeksproces, de rekenkamer en eventueel betrokken externe onderzoekers. Op die manier sluit de rekenkamer het proces zorgvuldig af en kunnen eventuele klachten of verbeterpunten direct opgepakt worden.

Conclusie over samenspel en samenwerking: Rekenkamer staat als onderzoeksinstrument onvoldoende op het vizier van de raad Analyse Hoewel de raad in 2020 een bewuste keuze heeft gemaakt om een rekenkamer in te richten en ook een klankbordgroep heeft ingesteld, is de houding van de raad richting de rekenkamer passief te noemen. De rekenkamer is een onderzoeksinstrument van de raad. Hoewel de rekenkamer onafhankelijk is, moeten de onderzoeksresultaten uiteindelijk relevant en bruikbaar zijn voor de raad. Onder paragraaf 2.2.3 van de nota van bevindingen wordt beschreven dat de raad een kleine rol neemt in het doen van onderwerpsuggesties, de opvolging van aanbevelingen en het controleren van het effect van deze opvolging. In de conclusies hierboven wordt ook beschreven waarom de betrokkenheid vanuit de raad klein is. Dit leidt ertoe dat de raad het onderzoeksinstrument rekenkamer niet ten volle benut. Aanbeveling 13 – Benut de mogelijkheden die er zijn om de betrokkenheid tussen raad en rekenkamer te vergroten: betrek daarbij de aanbevelingen die hierboven al zijn gedaan. Daarnaast kan het helpen om jaarlijks een gesprek tussen de rekenkamer en de bestuurlijke driehoek te organiseren om op informele wijze over het rekenkamerwerk en de positie van de rekenkamer te spreken.

Van daaruit kunnen kleine aanpassingen in de werkwijze of het onderlinge contact worden gemaakt, die direct effect sorteren. Ook de samenwerking tussen griffie en rekenkamer kan bijdragen aan meer raadsbetrokkenheid. Bijvoorbeeld door een werkwijze af te spreken over het monitoren van de opvolging van aanbevelingen (ook van die aan de raad gericht zijn) en de timing en doorlooptijd van de onderzoeken in relatie tot de raadsagenda. Deze afspraken kunnen worden gemaakt op basis van het missiedocument van de rekenkamer en de schriftelijke uitwerking van de rol en positie van de klankbordgroep. Conclusie over onderzoek en producten: rekenkamer levert minder onderzoek op dan zelf gewenst, maar het onderzoek is van sterke kwaliteit Analyse De afgelopen vijf jaar leverde de rekenkamer twaalf onderzoeken en vooronderzoeken op. Graag had zij meer onderzoek aan de raad aangeboden, maar door omstandigheden is dat niet gelukt. De onderzoeksinrichting en -rapporten zijn in deze evaluatie allemaal bekeken, met een verdieping op vier van de onderzoeken. Hieruit maken de onderzoekers op dat de rekenkamer kwalitatief sterke onderzoeken oplevert aan de raad. Onder paragraaf 4.2 wordt omschreven dat de sterke punten in het onderzoek de structuur en volledigheid zijn. De rekenkamer kiest relevante onderwerpen en weet deze te vertalen naar de juiste onderzoeksvragen en -methoden.

Verbeterpunten liggen in de omvang van de rapporten en de wijze van bronvermelding, samenhang tussen bevindingen en conclusies en de toelichting van conclusies. Daarnaast is een deel van het onderzoek uitgevoerd door één onderzoeker

20.

(vaak de secretaris-onderzoeker). Dit maakt het onderzoek kwetsbaar op een aantal punten. Het onderzoek is in de basis afhankelijk van de werkwijze, kennis en vaardigheden van één persoon. Zelfs als de (andere) rekenkamerleden in een later stadium meelezen, zijn er al afslagen genomen die niet meer te volgen of terug te draaien zijn. Ook als zich knelpunten voordoen in het onderzoek, of in het contact met de organisatie, is het prettiger als er meerdere leden van de rekenkamer betrokken zijn. Aanbeveling 14 – Organiseer een eigen ‘schouw’: de rekenkamer kan straks – in een nieuwe samenstelling – een eigen scan maken van de onderzoeken die zij heeft gedaan, om een aantal sterke punten te verankeren met elkaar en om tegelijk een aantal gewenste aanpassingen te maken. Daarbij kan zij ook kijken naar hoe andere rekenkamer te werk gaan (bibliotheek van de VvR) of naar ander beleidsonderzoek. Op die manier hebben de voorzitter en de leden ook de kans om hun ervaring in te brengen en na te denken over hoe zij de gewenste kwaliteit vertalen naar onderzoeksopdrachten (in de vorm van een onderzoeksopzet of een opdracht aan een externe onderzoeker of bureau) en werkwijze. We bevelen aan om in de schouw, maar ook in de gesprekken met de klankbordgroep en de raad, aandacht te besteden aan de informatiebehoefte van de raad en de manier waarop het rekenkameronderzoek daarop aansluit.

Vormen van onderzoek zijn ex post, ex durante en ex ante onderzoek. Ex durante onderzoek ondersteunt de raad bij het tussentijds monitoren en bijsturen van beleid. Het onderzoek naar het NPLV waar de rekenkamer Groningen in participeert is hier een voorbeeld van. Ex ante onderzoek ondersteunt de raad op een directe en tijdige manier bij zijn kaderstellende rol. Dit is vaak onderzoek dat zich leent voor korte doorlooptijden en bondige rapportage/rekenkamerbrieven.

21.

Nota van bevindingen

22.

1. Inrichting van de Rekenkamer Groningen Dit hoofdstuk gaat over hoe de rekenkamer van Groningen is ingericht. Eerst wordt de achtergrond van de transitie van rekenkamercommissie naar rekenkamer geschetst. Daarna volgt een beschrijving van de huidige samenstelling van de rekenkamer, de ondersteuning van de rekenkamer en de inrichting van de klankbordgroep. Het tweede deel van het hoofdstuk gaat in op de wettelijke, interne en budgettaire kaders voor de rekenkamer. In dit hoofdstuk worden onderstaande deelvragen beantwoord: 5. In hoeverre is de rekenkamer ingericht zoals beoogd? 6. Voldoet de rekenkamer aan de wetgeving die sinds 2023 van kracht is? 7. Zijn de leden voldoende complementair aan elkaar en op welke vlakken wordt er kennis of ervaring gemist? 8. Op welke wijze wordt de ondersteuning van de rekenkamer ingevuld?

1.1 Achtergrond rekenkamer Groningen Kernbevinding: De rekenkamer is sinds 2020 in de huidige vorm ingesteld en bestaat uit drie externe leden die worden ondersteund door een secretaris-onderzoeker. Het contact met de raad is primair vormgegeven via een klankbordgroep van vier raadsleden (waarvan één positie op dit moment vacant). De leden van de rekenkamer vullen elkaar aan in kennis en competenties. Hiermee is de rekenkamer ingericht zoals door de raad beoogd. Met het oog op twee aflopende benoemingstermijnen bestaat wel de wens om specifiek de kennis van het politiek-bestuurlijk samenspel te borgen met nieuwe leden en breder te bepalen welke kennis en competenties nodig zijn in relatie tot de ambitie van de rekenkamer. De positionering en invulling van de ondersteuning is onderdeel van deze heroverweging.

1.1.1 Van rekenkamercommissie naar rekenkamer De totstandkoming van de huidige rekenkamer Groningen hangt samen met de herindeling van de gemeenten Groningen, Haren en Ten Boer tot de nieuwe gemeente Groningen op 1 januari 2019. De voormalige gemeente Haren kende een rekenkamer met externe leden, terwijl de voormalige gemeente Groningen een rekenkamercommissie met zowel externe leden als raadsleden kende. Volgens gesprekspartners had de gemeente Ten Boer op dat moment geen functionerende rekenkamercommissie. Na de herindeling besloot de gemeenteraad van de heringedeelde gemeente Groningen om tijdelijk een rekenkamercommissie in te stellen volgens het model dat destijds in Groningen gebruikelijk was: een rekenkamercommissie van zeven leden, waarvan minimaal twee externe leden en een externe voorzitter.2 De leden van de voormalige rekenkamer Haren werden daarin benoemd als externe leden. Een van de voormalige externe leden van de rekenkamercommissie van Groningen werd benoemd als voorzitter.3 De nieuwe gemeenteraad nam een jaar de tijd om de keuze te maken voor een rekenkamermodel. De raad koos vervolgens voor een volledig externe rekenkamer, waarin de externe leden van de tijdelijke rekenkamercommissie opnieuw werden benoemd.

2 Gemeenteraad Groningen. (2019, 2 januari). Raadsbesluit ‘Instelling en vaststelling verordening op de rekenkamercommissie

2019’. Registratienummer 61794-2018 3 Gemeenteraad Groningen. (2019, 29 januari). Raadsbesluit ‘Diverse benoemingen nieuwe raad’. Registratienummer 12262-

2019.

23.

1.1.2 Inrichting en samenstelling rekenkamer Groningen De gemeenteraad van Groningen heeft per 1 februari 2020 de rekenkamer in de huidige vorm ingesteld.4 De rekenkamer bestaat sindsdien uit drie externe leden, waaronder de voorzitter. Door alleen externe leden en geen raadsleden te benoemen, heeft de gemeenteraad destijds voorgesorteerd op de Wet versterking decentrale rekenkamers die sinds 2023 in werking is. Daarin is onder meer bepaald dat raadsleden niet langer zitting mogen hebben in de rekenkamer. De raad had een expliciete wens om op deze wetswijziging te anticiperen en stond ook inhoudelijk achter de daaraan gekoppelde ontwikkeling om de rekenkamer te verzelfstandigen en op meer afstand van de raad te plaatsen. Ook stelde de raad het doel om de rekenkamer meer te professionaliseren. Met het gekozen model streefde de gemeenteraad naar ‘een kleine slagvaardige rekenkamer gericht op kwalitatief goed onderzoek, die een stevige bijdrage kan leveren aan de taken van de raad, passend bij en recht doend aan een gemeente met de omvang en betekenis van de nieuwe gemeente Groningen’.5 De rekenkamer kreeg ook de mogelijkheid om zelf onderzoek uit te voeren. De gemeenteraad heeft bij de keuze voor het nieuwe rekenkamermodel geen aanvullende inhoudelijke wensen of verwachtingen uitgesproken.

De huidige voorzitter van de rekenkamer is per 29 november 2023 benoemd voor een periode van zes jaar. De klankbordgroep vanuit de gemeenteraad was betrokken bij de werving van de nieuwe voorzitter. Op deze manier heeft de gemeenteraad inhoudelijk richting gegeven aan de invulling van deze functie. De raad streefde daarbij met name naar een frisse blik in de rekenkamer. De voorzitter is werkzaam als socioloog aan de juridische faculteit van de Rijksuniversiteit Groningen, is lid van een andere rekenkamer en brengt onder meer kennis van het sociaal domein mee. De twee overige leden van de rekenkamer werden per 1 februari 2020 benoemd en naderen daarmee het einde van hun eerste termijn. Deze twee leden zijn met name benoemd op basis van hun ervaring en betrokkenheid bij de rekenkamer Haren. De gemeenteraad van Groningen heeft voor de invulling van deze posities geen verdere inhoudelijke richting gegeven, in de vorm van bijvoorbeeld een profieltekst. Een van de leden heeft verschillende managementfuncties bij diverse gemeenten vervuld (met name op het gebied van het sociaal domein en ruimtelijke ordening) en was werkzaam bij verscheidene onderwijsinstellingen en culturele instellingen. Daarvoor was hij onderzoeker/consultant..

Het overige lid brengt met name kennis van het politiek-bestuurlijk samenspel en onderzoekservaring mee en is werkzaam geweest als onder meer (plv.) griffier en raadsadviseur. De leden van de rekenkamer ervaren voldoende en complementaire kennis in de rekenkamer. Wel is er de wens om kennis van het politiek-bestuurlijke samenspel te borgen in de rekenkamer, met het oog op het aflopen van de termijnen van de twee leden. De leden van de rekenkamer geven aan dat deze kennis ook bij de secretaris-onderzoeker geborgd kan worden. Daarnaast is aanvullende kennis van gemeentefinanciën en juridische zaken wat hen betreft welkom. Andere betrokkenen rondom de rekenkamer zijn positief over de kennis en competenties die in de rekenkamer aanwezig zijn.

1.1.3 Taakverdeling en ondersteuning rekenkamer De voornaamste taak van de rekenkamer Groningen is, zoals verwoord in de verordening en in overeenstemming met de Gemeentewet, ‘het uitvoeren van onderzoek naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid en beheer’6. De rekenkamer heeft vanuit

4 Gemeenteraad Groningen. (2020, 29 januari). Raadsbesluit ‘Toekomst rekenkamerfunctie’. Registratienummer 61794-2018. 5 Gemeenteraad Groningen. (2020, 29 januari). Raadsvoorstel ‘Toekomst rekenkamerfunctie’. Registratienummer 61794-2018. 6 Gemeente Groningen. (2020, 1 februari). Verordening op de Rekenkamer 2020, artikel 9, lid 1

24.

de verordening twee mogelijkheden om onderzoek uit te voeren: de leden van de rekenkamer kunnen zelf onderzoek uitvoeren of hiervoor een extern bureau inschakelen.7 De drie leden van de rekenkamer zijn allen verantwoordelijk voor een aantal taken die logischerwijs bij de functie horen, zoals het op de hoogte blijven van de ontwikkelingen in het lokaal bestuur, het bijwonen van de vergaderingen, het bijdragen aan het opstellen van een onderzoeksplan en het optreden als portefeuillehouder voor een onderzoek (zie ook paragraaf 2.1.3). De voorzitter is in aanvulling daarop verantwoordelijk voor onder meer het in samenspraak met de secretaris organiseren van de vergadering, het extern vertegenwoordigen van de rekenkamer en het sluiten van overeenkomsten met onderzoeksbureaus. Bovendien is de voorzitter verantwoordelijk voor het budget. 8 De rekenkamer wordt ondersteund door een secretaris-onderzoeker. Het salaris van de secretarisonderzoeker valt onder het raadsbudget en de griffier is gemandateerd opdrachtgever. In de praktijk wordt de secretaris-onderzoeker aangestuurd door de voorzitter van de rekenkamer.9 Enerzijds voert de secretaris-onderzoeker het secretariaat van de rekenkamer.

Hieronder vallen taken als het voorbereiden van de vergadering, verslaglegging van vergaderingen, het ondersteunen bij aanbestedingen van onderzoeksbureaus en het voorbereiden van jaarverslagen en onderzoeksprogramma’s. De secretaris is ook het eerste contactpersoon van de rekenkamer voor de ambtelijke organisatie. Anderzijds heeft de secretaris-onderzoeker een inhoudelijke rol, door te ondersteunen bij vooronderzoek en ook door zelf onderzoek uit te voeren. Daarmee heeft de rekenkamer een derde mogelijkheid om onderzoek uit te voeren, naast onderzoek door externen of leden van de rekenkamer. De secretaris-onderzoeker is ook betrokken bij het gesprek voor bestuurlijk wederhoor en kan een rol hebben bij het presenteren van onderzoeksresultaten aan de gemeenteraad. De huidige secretaris-onderzoeker is momenteel arbeidsongeschikt. Op het moment van onderzoek wordt alleen de secretarisfunctie op interimbasis ingevuld en wordt de waarde en positie van de wijze van ondersteuning van de rekenkamer in algemene zin heroverwogen in het licht van de ambities en wensen van de rekenkamer. Dit gaat om het verstevigen van de positie van de secretaristaken in de gemeentelijke organisatie en het verder specificeren van de invulling van de onderzoekstaken.

1.1.4 Klankbordgroep Omdat raadsleden geen onderdeel meer (mogen) zijn van de rekenkamer, borgt de gemeenteraad van Groningen de verbinding met de rekenkamer door middel van een klankbordgroep. De klankbordgroep bestaat uit vier raadsleden. Op het moment van schrijven is één positie vacant. De rol van de klankbordgroep is om namens de raad het contact met de rekenkamer te onderhouden.10 De klankbordgroep heeft vanuit de verordening vier specifieke taken: - de raad adviseren over kandidaten voor de rekenkamer wanneer er vacatures zijn; - de rekenkamer namens de raad suggesties doen voor het onderzoeksprogramma; - als klankbord voor de rekenkamer dienen bij het opstellen van onderzoeksopzetten; - overleg voeren met de rekenkamer, op eigen verzoek of op verzoek van de raad of de rekenkamer.

7 Gemeente Groningen. (2020, 1 februari). Verordening op de Rekenkamer 2020, artikel 9, lid 2 8 Rekenkamer Groningen. (z.d.). Taken leden, voorzitter, secretaris en (intern) onderzoeker Rekenkamer Groningen [intern

document] 9 Gemeenteraad Groningen (2021, 28 april). Raadsbesluit ‘Ondersteuning Rekenkamer Groningen en raad’ (inrichting griffie) 10 Gemeente Groningen. (2020, 1 februari). Verordening op de Rekenkamer 2020, artikel 3, lid 1

25.

De rekenkamer heeft in haar reglement van orde aanvullende uitgangspunten opgenomen voor overleg met de klankbordgroep.11 In de afspraken wordt de onafhankelijkheid van de rekenkamer benadrukt; zo heeft de klankbordgroep een adviserende rol, maar is zij niet betrokken bij besluitvorming, de uitvoering van onderzoek en het formuleren van conclusies en aanbevelingen. De klankbordgroep wordt voor een gedeelte van de vergaderingen van de rekenkamer uitgenodigd en alleen als er relevante punten te bespreken zijn. Deze structuur geldt sinds het laatste kwartaal van 2024: voorheen was de klankbordgroep bij de gehele vergadering van de rekenkamer aanwezig. De huidige werkwijze, waarbij de klankbordgroep een actievere en meer afgebakende rol heeft in de vergadering, wordt als positief ervaren.