20220214 In de ban van de Ringweg - Rapport - Informatievoorziening Aanpak Ring Zuid.pdf

Uiteindelijk kreeg de indiener een dag voor de door de provincie zelf aangegeven deadline alle documenten behalve enkele financiële stukken met in achtneming van artikel 10 en 11 van de Wob. Het hele proces nam meer dan drie maanden in beslag. Voor de meeste van de onderzochte Wob-verzoeken over Aanpak Ring Zuid die door de provincie Groningen zijn afgehandeld, gold dat de beslissingstermijn is verdaagd en dat het besluit vaak langer op zich liet wachten dan de wettelijke termijn. Dit gold soms ook als er geen inhoudelijke afweging hoefde te worden gemaakt, bijvoorbeeld wanneer al eerder een vergelijkbaar verzoek was gedaan en de omstandigheden ongewijzigd waren.

6.3.3 Wob-verzoeken bij de gemeente in het project ARZ Uit bij de gemeente Groningen en de projectorganisatie ARZ opgevraagde informatie komt tot op heden geen eenduidig beeld naar voren omtrent bij de gemeente Groningen ingediende Wobverzoeken over Aanpak Ring Zuid. Het is op basis van de verstrekte stukken en toelichting onduidelijk hoe in de praktijk het Wob-proces verloopt, en waar en op welke wijze Wob-verzoeken worden vastgelegd.189 De Wob-coördinator en de gemeentelijk projectmanager ARZ gaven aanvankelijk aan dat, voor zover bij hen bekend, er bij de gemeente Groningen (juridische zaken en de afdeling Ruimtelijke Ordening en Uitvoering) geen Wob-verzoeken over ARZ zijn binnengekomen. De portefeuille houdende wethouder en diens bestuursadviseur deden hierover navraag en gaven vervolgens aan dat Wob-verzoeken over ARZ die bij de gemeente binnenkomen rechtstreeks voor afhandeling naar de projectorganisatie ARZ worden doorgezet. Gezien de nauwe samenwerking van de gemeente met de projectorganisatie ARZ, waarin ook de gemeente vertegenwoordigd is, en als

189 Gebaseerd op navraag bij de Wob-coördinator gemeente Groningen, de afdeling Documentair Informatiebeheer gemeente

Groningen, de gemeentelijk projectmanager ARZ, de portefeuille houdende wethouder en diens bestuursadviseur, en projectorganisatie ARZ.

66

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

opdrachtgevers onderling is dit volgens hen niet bijzonder. De projectorganisatie ARZ gaf echter aan dat de samenwerkende bestuursorganen (waaronder de gemeente Groningen) zelf verantwoordelijk zijn voor de afhandeling van bij hen binnenkomende of voor hun bestemde Wob-verzoeken. Ook werd verwezen naar het eerder besproken werkproces dat de projectorganisatie ARZ hanteert voor binnenkomende Wob-verzoeken. Vanuit de afdeling Documentair Informatiebeheer van de gemeente Groningen werd aangegeven dat Wobverzoeken over ARZ, voor zover bij hen bekend, grotendeels bij de desbetreffende afdelingen binnen de gemeente liggen en in veel gevallen niet ter archivering worden aangeboden. Binnenkomende Wob-verzoeken worden vanuit het KCC van de gemeente Groningen wel geregistreerd, maar de verdere afhandeling is slechts beperkt in de systemen van de afdeling Documentair Informatiebeheer terug te vinden.190 Ondanks het meerdere malen opvragen van informatie bij verschillende afdelingen van de gemeente, en bij de projectorganisatie ARZ, blijft het onduidelijk hoeveel Wob-verzoeken van september 2014 tot op heden daadwerkelijk bij de gemeente Groningen zijn ingediend.191 Omdat daarnaast niet alle documenten van alle Wob-verzoeken over ARZ ter beschikking zijn gesteld, blijft het deels onduidelijk hoe deze zijn afgehandeld en/of welke termijn daarbij werd gehanteerd.

In sommige Wob-dossiers ontbreekt het Wob-besluit, waardoor voor die verzoeken onduidelijk is of deze gehonoreerd dan wel afgewezen zijn, en op welke grond het Wob-verzoek eventueel werd afgewezen. Doordat in meerdere gevallen de daadwerkelijk openbaar gemaakte stukken ontbreken, blijft voor verschillende gehonoreerde Wob-verzoeken onduidelijk welke informatie daadwerkelijk werd verstrekt. Op basis van door de projectorganisatie ARZ en de afdeling Documentair Informatiebeheer gemeente Groningen beschikbaar gestelde overzichten met Wob-verzoeken lijkt het aannemelijk dat er in ieder geval 20 Wob-verzoeken over ARZ bij de gemeente zijn ingediend.192 De gemeente Groningen heeft (gedeeltelijke) informatie over 19 van deze Wob-verzoeken beschikbaar gesteld. Van slechts acht van deze Wob-verzoeken zijn zowel het ingediende verzoek als het besluit beschikbaar. Bij 12 Wob-verzoeken ontbreekt het ingediende verzoek (8x) en/of het genomen besluit (5x). In tabel 10 staan de bij de gemeente Groningen ingediende Wob-verzoeken over ARZ, waarbij de 19 (deels) aangeleverde Wob-verzoeken zijn onderstreept. Indien bekend is dat het verzoek is

190 Zie noot 188. 191

In de ambtelijke reactie werd aanvullende informatie geleverd t.a.v. in de Nota van bevindingen genoemde Wob-verzoeken over ARZ waarvan het aannemelijk is dat deze bij de gemeente zijn ingediend. In de ambtelijke reactie werd aangegeven dat in een aantal gevallen de Wob-verzoeken uit dat overzicht niet bij de gemeente bekend zijn, en dat de gemeente zich ook afvraagt of dit daadwerkelijk Wob-verzoeken zijn geweest. Ook werd aangegeven dat een aantal Wob-verzoeken door andere bestuursorganen zijn afgehandeld. Er is niet met zekerheid aangegeven dat dit alle Wob-verzoeken over ARZ zijn die bij de gemeente Groningen zijn ingediend. Gemeente Groningen, ambtelijke reactie (24 november 2021). 192 In het overzicht van de projectorganisatie ARZ worden van september 2014 tot en met december 2018 in totaal 11 bij de gemeente Groningen ingediende Wob-verzoeken genoemd, evenals een Wob-verzoek waaraan de gemeente Groningen een bijdrage leverde. Projectorganisatie ARZ, Overzicht afgedane Wob-verzoeken per 4 december 2018, ‘RWS-#4086131-v1Overzicht_Afgedane_Wob-verzoeken_per_4_december_2018_’; In het overzicht van de afdeling Documentair Informatiebeheer staan in ieder geval 9 Wob-verzoeken genoemd. Documentair informatiebeheer, e-mail met overzicht van documenten in Edocs (19 oktober 2021).

67

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

verdaagd, dan is dat tevens aangegeven. Een onderstreepte datum in het overzicht geeft aan dat dat specifieke Wob-verzoek dan wel -besluit is verstrekt. Indien de datum van het besluit bekend is of in een van de overzichten voorkomt, zijn zowel deze datum als de doorlooptijd in de tabel opgenomen. De verstrekte informatie bevat op diverse plekken hiaten: er ontbreekt informatie of de samenhang is niet duidelijk. Voorbeelden hiervan zijn ongedateerde stukken (verzoek 4 en 5), incorrect gedateerde stukken (de verdaging en het besluit van verzoek 8 hebben dezelfde verzenddatum), verschillende losstaande Wob-verzoeken die als één Wob-verzoek zijn aangemerkt (verzoek 11, 12 en 13), en een niet ontvangen Wob-verzoek dat volgens het overzicht van de afdeling Documentair Informatiebeheer wel werd ontvangen en ingeboekt in het Edocssysteem (verzoek 11). Tabel 10: Wob-verzoeken bij de gemeente Groningen over ARZ

Gevraagde stukken

Datum indienen Wob-verzoek

Datum besluit

Doorlooptijd (dagen)

Verzoek 1

Inventaris bodem- en wateronderzoeken t.b.v. omgevingsvergunning Helperzoomtunnel

22-10-2014

20-11-2014

29

Verzoek 2

Informatie over verkeersgegevens OWN

9-12-2014

6-1-2015

28

Verzoek 3 (verdaagd)

Documenten inhuur personeel en consultants t.b.v. projectorganisatie ARZ

25-2-2015

5-6-2015

100

Verzoek 4 (verdaagd)

Ontwerptekeningen, financieringsgegevens, capaciteitsberekeningen verkeer OWN

25-8-2015

30-10-2015? (ongedateerd)

66

Verzoek 5

Collegebesluit BEA Helperzoomtunnel d.d. 16-12-2015 en de onderliggende adviezen, onderzoeksopdracht en aantekeningen

17-12-2015

15-2-2016? (ongedateerd)

60

Verzoek 6

BEA m.b.t. riolering Vrijheidsplein en Julianaplein

11-2-2016

8-3-2016

26

Verzoek 7

Verkeersmaatregelenplan Helpman

26-2-2016

15-3-2016

18

Verzoek 8 (verdaagd)

Informatie over risicoverdeling

15-8-2016

? (ongedateerd)

?

Verzoek 9

Informatie zuid tangent/ inzake risico overschrijdingen aanleg Zuidelijke Ringweg

16-8-2016

?

?

Verzoek 10 Sloop- en woningontrekkingsvergunningen (verdaagd) H.L. Wicherstraat

22-10-2016

25-1-2017

95

Verzoek 11 Documenten en planologische besluiten ARZ

27-10-2016

19-12-2016

53

Verzoek 12 Informatie omtrent compensatie van te kappen bomen

14-11-2016

?

?

Verzoek 13 Informatie over aan te vragen en aangevraagde vergunningen ARZ

14-11-2016

?

?

Verzoek 14 Verkeersgegevens Van Ketwich Verschuurlaan

19-3-2017

10-4-2017

22

Verzoek 15 Rapporten die ten grondslag liggen aan beleidslijn ontwikkeling Kempkensberg en Engelse Kamp

12-6-2017

6-7-2017

24

Verzoek 16 Redden 112 bomen/gevolgen van de aanpak (verdaagd) van de Zuidelijke Ringweg voor de bomen

28-11-2017

22-1-2018

55

68

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

Verzoek 17 Informatie ontheffingsaanvraag Natuurwet, Boswet betr. gebieden en gerelateerd aan tracé Ringweg Zuid en verzoek aan te geven op welke manier het openbaar groen, houtopstanden, bomen […] gecompenseerd wordt.

15-1-2018

?

?

Verzoek 18 Contract OG-ON, Correspondentie aansprakelijkheid en afspraken risicoverdeling en financiële verantwoordelijkheid

29-6-2018

27-7-2018

28

Verzoek 19 Alle bescheiden, onderliggende stukken, (verdaagd) notulen van vergaderingen en besluiten inzake de aanbesteding en uiteindelijke toewijzing van de werkzaamheden aan de ZRG vanaf 2010

16-8-2018

1-10-2018

46

Verzoek 20 Rapport van de Commissie-Hertogh; (verdaagd) correspondentie met aannemer Herepoort (Ringweg en Helperzoomtunnel)

31-1-2019

28-3-2019

56

Van alle Wob-verzoeken uit tabel 10 is de indieningsdatum bekend; van 15 Wob-verzoeken is tevens de besluitdatum bekend. Deze 15 Wob-besluiten hadden gemiddeld een doorlooptijd van 47 dagen. Bij zes Wob-verzoeken nam de gemeente binnen vier weken een besluit (gemiddelde doorlooptijd 24 dagen). Bij drie Wob-verzoeken, die voor zover bekend niet werden verdaagd en/of opgeschort,193 was de besluittermijn met een doorlooptijd van gemiddeld 47 dagen langer dan vier weken. Van zeven Wob-verzoeken werd de besluittermijn verdaagd, waarbij van zes Wob-besluiten de doorlooptijd bekend is (gemiddeld 70 dagen). Drie van deze zes Wob-besluiten werden binnen acht weken genomen (gemiddelde doorlooptijd 52 dagen). De andere drie verdaagde Wobbesluiten vielen daar met een gemiddelde doorlooptijd van 87 dagen buiten. Bij het verdagen van de besluittermijn gaf de gemeente in alle gevallen aan meer tijd voor beantwoording nodig te hebben, in twee gevallen aangevuld met de vraag om een nadere specificatie van het verzoek. Onduidelijk is of Wob-verzoeken werden opgeschort om bijvoorbeeld belanghebbende derden om een zienswijze te vragen. Desondanks was de besluittermijn soms langer dan vier respectievelijk acht weken, ook wanneer het verzoek uiteindelijk volgens de gemeente betrekking had op reeds openbare documenten.

Van de 15 Wob-verzoeken waarvan een besluit is verstrekt, werd één verzoek niet gehonoreerd. In het bijbehorende besluit werd voorgesteld het verzoek om proceseconomische redenen te laten vervallen, omdat het verzoek ook bij Rijkswaterstaat was ingediend en de gemeente zeer weinig informatie ten behoeve van het verzoek zou hebben (verzoek 18). Bij drie Wob-verzoeken (verzoek 3, 5 en 8) werd besloten tot openbaarmaking van documenten, maar voor verzoek 8 is onduidelijk welke stukken het betreft. In twee gevallen werd de indiener verzocht het Wob-

193

Wob-verzoeken kunnen naast verdaagd op grond van artikel 6 lid 3 van de Wob ook opgeschort worden, bijvoorbeeld om belanghebbenden om een zienswijze te vragen.

69

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

verzoek te specificeren (verzoek 4 en 19), maar onduidelijk is of de indiener van verzoek 4 dat heeft gedaan. De indiener van verzoek 19 gaf volgens de gemeente aan dat het verzoek uiteindelijk niet langer actueel was.194 In de overige besluiten, waaronder de verdaagde verzoeken 16 en 20, werd aangegeven dat het verzoek openbare documenten betrof. Het niet openbare rapport van de Commissie-Hertogh waar in verzoek 20 om werd gevraagd, was aan het eind van de verdagingstermijn inmiddels wel openbaar. Volgens het overzicht van de projectorganisatie ARZ was de gemeente Groningen betrokken bestuursorgaan bij in ieder geval één Wob-verzoek (verzoek 2, ingediend bij Rijkswaterstaat). Hierbij vond afstemming met de gemeente plaats. Daarnaast werd in de ambtelijke reactie aangegeven dat verzoek 1 uit onderstaande tabel mede namens de gemeente Groningen door de provincie Groningen werd behandeld.195 Tabel 11: Wob-verzoeken over ARZ waaraan de gemeente Groningen als betrokken bestuursorgaan een bijdrage leverde

Gevraagde stukken

Datum indienen Wob-verzoek

Datum besluit

Doorlooptijd (dagen)

Verzoek 1

Brief vanuit de Stuurgroep aan de NAM en het daarop ontvangen antwoord van de NAM van december 2014

3-3-2015

?

?

Verzoek 2

Documenten oude Winschoterdiep

31-3-2016

?

?

In de ambtelijke reactie zijn voor verzoek 1 geen stukken verstrekt. Daarnaast is in de ambtelijke reactie aangegeven dat de gemeente Groningen t.a.v. verzoek 2 uit tabel 2 geen stukken heeft kunnen vinden.196 Onduidelijk is of de 20 Wob-verzoeken in tabel 10 daadwerkelijk alle Wob-verzoeken over ARZ zijn die van september 2014 tot op heden bij de gemeente Groningen zijn ingediend. Over 19 Wob-verzoeken heeft de gemeente (gedeeltelijk) gegevens aangeleverd. Desondanks blijft onduidelijkheid bestaan over hoe de gemeente Wob-verzoeken over ARZ heeft afgehandeld, welke termijn daarbij is gehanteerd, welke informatie daadwerkelijk openbaar is gemaakt en, indien van toepassing, op welke gronden Wob-verzoeken werden afgewezen. Het is daarnaast onduidelijk hoe in de praktijk het Wob-proces verloopt, en waar en op welke wijze Wob-verzoeken worden vastgelegd. Uit de verstrekte gegevens blijkt dat bij de gemeente Groningen in ieder geval 20 Wob-verzoeken met betrekking tot Aanpak Ring Zuid zijn ingediend. Van 15 Wob-verzoeken is een doorlooptijd bekend. In 60% van deze 15 Wob-verzoeken werd het besluit binnen vier respectievelijk acht weken genomen (zes Wobverzoeken met een gemiddelde doorlooptijd van 24 dagen en drie verdaagde Wob-verzoeken met een gemiddelde doorlooptijd van 52 dagen).

In 40% van deze 15 Wob-verzoeken was de doorlooptijd langer dan vier respectievelijk acht weken (drie Wob-verzoeken met een gemiddelde doorlooptijd van 47 dagen en drie verdaagde Wob-verzoeken met een gemiddelde doorlooptijd van 87 dagen) terwijl uit de gegevens niet blijkt dat de termijn werd opgeschort. De gemeente Groningen heeft geen aanvullende stukken aangeleverd over de rol die de gemeente heeft gehad als betrokken bestuursorgaan bij Wob-verzoeken over ARZ die zijn ingediend bij andere bestuursorganen.

194 De door de gemeente Groningen genoemde e-mail van de indiener is niet aan de Rekenkamer Groningen verstrekt. 195 In de ambtelijke reactie is aangegeven dat verzoek 1 mede namens de gemeente Groningen vide provincie is afgehandeld.

Hierover heeft de gemeente geen stukken verstrekt. Daarnaast is in de ambtelijke reactie aangegeven dat de gemeente Groningen t.a.v. verzoek 2 uit tabel 2 geen stukken heeft kunnen vinden. Gemeente Groningen, ambtelijke reactie (24 november 2021). 196 Gemeente Groningen, ambtelijke reactie (24 november 2021).

70

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

Bestuurlijke Reactie Gedeputeerde Staten van Groningen Wij hebben uw eindrapport over uw onderzoek naar de informatievoorziening over de Aanpak Ring Zuid in goede orde ontvangen. Wij hebben kennis genomen van de conclusies en aanbevelingen en geven u met deze brief onze reflectie op uw onderzoek. Om te beginnen stelt u in uw rapport dat de Staten niet altijd adequaat of tijdig zijn geïnformeerd. Deze conclusie delen wij niet, zoals wij ook in het bestuurlijk gesprek van 20 januari hebben aangegeven. Voordat wij verder ingaan op uw conclusies en aanbevelingen vinden wij het van belang om te schetsen vanuit welke kaders ons college handelt en communiceert. De projectorganisatie informeert de stuurgroep over de voortgang van dit complexe en ingrijpende project. Indien en zodra uit de stuurgroep zaken naar voren komen die horen bij onze informatieplicht jegens de Staten informeren wij de Staten in alle gevallen. Deze praktijk sluit aan bij hetgeen u zelf -terecht- in uw onderzoek als ijkpunt formuleert, namelijk dat het moment van het informeren van de stuurgroep ook het moment is waarop de actieve informatieplicht naar de Staten van toepassing is. Afhankelijk van de urgentie wordt deze informatie in voorkomende gevallen ook via een mededeling in een commissie- of Statenvergadering gedaan. Soms wordt deze informatie in vertrouwen medegedeeld.

Uw onderzoek heeft betrekking op de uitvoeringsfase van het project Aanpak Ring Zuid. In deze fase zijn zowel de opdrachtgevende partijen als de aannemer gebonden aan het contract waarin is vastgelegd welke werkzaamheden, onder welke voorwaarden, op welke termijn en tegen welke vergoeding moeten worden uitgevoerd. In de Realisatieovereenkomst (ROK) is vastgelegd welke beslissingen op welk niveau genomen mogen/moeten worden om het project goed uit te kunnen voeren. Voor de uitvoering van het project hebben de gezamenlijke opdrachtgevers het projectbureau Aanpak Ring Zuid opgericht. Daarin is de taak neergelegd om te zorgen dat de aannemer het project volgens het contract uitvoert. Pas als afwijkingen gevolgen hebben voor de kaders (ruimtelijk, planning, financieel) ligt er een informatieplicht richting Provinciale Staten. De Staten hebben in deze uitvoeringsfase geen sturende rol meer, maar een controlerende rol en hebben alleen een beslissingsbevoegdheid indien aanpassing van de kaders gevraagd wordt. De binding aan het contract werkt twee kanten op, het contract bindt zowel de aannemer als de opdrachtgever. Wij hebben van de Staten ook de opdracht gekregen om het project zo goed mogelijk uit te voeren. Die opdracht staat soms op gespannen voet met de wens om in de

71

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

openbaarheid maximale informatie te geven over de loop van het project, een (eventuele) eigen verantwoordelijkheid bij ontstane problemen, of het concrete financiële belang van het voorkomen van bepaalde risico's. Zoals wij in de Staten hebben uitgelegd kan dergelijke informatie de aannemer in de kaart spelen, wat grote financiële gevolgen kan hebben. Ook hebben wij uitgelegd dat financiële informatie bedrijfsgevoelig kan zijn en de positie van de aannemer kan schaden. Professor Solke Munneke heeft in zijn advies aan Provinciale Staten bevestigd dat dit terechte gronden zijn om vertrouwelijk met dergelijke informatie om te gaan. Iets wat in uw onderzoek ook wordt bevestigd. Bij dergelijke complexe projecten is het niet ongebruikelijk dat een aannemer regelmatig ‘signalen’ af geeft over bepaalde zaken waar hij tegenaan loopt. Aannemers doen dit ook om opdrachtgevers niet te verrassen met onvoorziene omstandigheden en om vooruitlopend op mogelijke juridische trajecten al een positie in te nemen. Ook bij het project Aanpak Ring Zuid geeft de aannemer signalen af. In veel gevallen is een signaal nog geen werkelijkheid en wordt het ook geen werkelijkheid. We zien in de praktijk vaak dat er met passende beheersmaatregelen adequate oplossingen te bedenken zijn waardoor er geen of beperkte gevolgen zijn.

Om deze reden vinden we het van groot belang om eerst goed onderzoek uit te laten voeren zodat we ons er van kunnen vergewissen of het risico zich ook verwezenlijkt. Dat is ook het moment om de Staten te informeren en niet eerder. De aard van de verstoring of vertraging bepaalt vaak ook de wijze van het informeren van de Staten. Bij ernstige verstoringen/vertragingen gebeurt dit veelal schriftelijk, bij minder ernstige zaken of juist acute zaken kan dit ook als mededeling in een commissie- of Statenvergadering worden gedaan. Kortom, op het moment dat er voldoende zekerheid is over een kwestie vindt communicatie plaats. Ons college is van mening dat daar de juridische positie van de projectorganisatie, en dus de provincie, het meest bij gebaat is. Het doet ook recht aan de behoefte van Provinciale Staten aan het ontvangen van zinvolle informatie. Met de voorstellen die de Staten zelf hebben gedaan (kenmerk 2021-010561) zijn in het laatste jaar stappen gezet om de Staten passender bij deze fase van het project te informeren. Wij missen in uw analyse wat onze Staten zelf gedaan hebben respectievelijk hadden kunnen doen om zich beter te (laten) informeren over de voortgang van het project. We zien in uw onderzoek dat u zich vooral gebaseerd heeft op de stukken die de Staten voor commissie- of Statenvergaderingen hebben ontvangen of besproken.

Ook op andere wijzen hebben statenleden informatie gekregen of kunnen krijgen die ze nodig hadden om hun controlerende functie adequaat te kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld via technische vragen aan het ambtelijk apparaat en het projectbureau Aanpak Ring Zuid. Provinciale Staten zijn meermaals uitgenodigd om zich via werkbezoeken en presentaties door het projectbureau Aanpak Ring Zuid te laten bijpraten. Van die mogelijkheid is door leden van Provinciale Staten ook gebruik gemaakt.

72

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

Conclusies onderzoekscommissie actieve informatievoorziening Staten Informatie over de herijking was niet adequaat Zoals u aangeeft was de herijking onder meer bedoeld voor de opdrachtgever om te bezien of de opdracht binnen het gestelde budget kon worden uitgevoerd. Hoewel het ontwerpproces niet voltooid was, had de stuurgroep op dat moment voldoende vertrouwen in het verdere verloop van het ontwerpproces en was er geen enkele aanleiding om te veronderstellen dat het project niet binnen het gestelde budget kon worden gerealiseerd. Sterker nog, de stuurgroep zag zelfs mogelijkheden om de drie gewenste optimalisaties, binnen het budget, in het project te kunnen opnemen. Helaas bleek in november 2017 dat dit getoonde vertrouwen niet in een geaccordeerd ontwerp tot uitwerking was gekomen, zoals wij in onze brief van 8 november 2017 aan de Staten hebben gemeld. In onze brief aan de Staten van 8 november 2017 (2017-096.876) is expliciet aangegeven welke besluiten van het herijkingsbesluit wel en welke niet zijn genomen. Omdat het definitief ontwerp van de aannemer van onvoldoende kwaliteit was kon het definitief ontwerp niet worden goedgekeurd. Het niet instemmen met een onderdeel van het herijkingsdossier betekent vanzelfsprekend dat het contractuele herijkingsbesluit niet genomen kon worden. Dat stond met zoveel woorden in de brief die B&W stuurden aan de gemeenteraad.

Zo'n zin had onze brief aan Provinciale Staten helderder gemaakt, maar nu de zin ontbrak betekent dit zeker niet dat de Staten niet adequaat zijn geïnformeerd. Standpunt aannemer over het afkeuren van het definitieve ontwerp is niet gedeeld met de Staten. Voor de uitvoering van het project ARZ hebben de gezamenlijke partijen een projectbureau opgericht. Eén van de taken van dit projectbureau is het toetsen van ontwerpen op contracteisen. Het gaat hierbij om allerlei contracteisen, van technische eisen, veiligheidseisen tot ruimtelijke eisen. Het afgekeurde definitieve ontwerp voldeed niet aan een belangrijk deel van deze gestelde contracteisen. Het is vanuit contractueel oogpunt voorstelbaar dat de aannemer daar anders over dacht. Wij vinden verschil van inzicht over het voldoen aan contracteisen van een definitief ontwerp een zaak tussen het projectbureau en de aannemer. Pas op het moment dat het niet voldoen aan de gestelde contracteisen effecten heeft op vastgestelde kaders (bijvoorbeeld ruimtelijk, planning of financieel) dan ligt er een concrete informatieplicht, waaraan we ook hebben voldaan. De Staten zijn laat geïnformeerd over het opschuiven van de opleverdatum Wij delen deze conclusie niet. In onze brief van 8 november 2017 aan onze Staten hebben wij het signaal afgegeven dat het ontbreken van een definitief ontwerp gevolgen voor de planning kon hebben.

Zodra er een stabiel en door de aannemer formeel ingediend beeld was van de planning hebben wij dit gedeeld met de Staten. De geaccordeerde projectplanning kwam op 4 juni 2018 in de stuurgroep en is op 21 juni gedeeld met de Staten. In de tussentijd waren er wel informeel planningen gedeeld, maar deze wisselden steeds en kregen van de zijde van de aannemer nooit een formele status. Daarom vonden wij dit onvoldoende basis voor een eenduidige boodschap richting onze Staten.

73

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

Wij erkennen wel dat de slotzin in onze brief van 8 november 2017, dat wij oplevering nog steeds in 2021 voorzien, wellicht te stellig is geformuleerd gelet op het signaal dat eerder in de brief werd afgegeven. Informatie over de eigen rol van de projectorganisatie in de opgelopen vertraging is in de informatie aan de Staten buiten beschouwing gelaten en hiermee is ook het risico dat de kosten voor de provincie zouden oplopen lang buiten beeld gebleven. De eigen rol van de projectorganisatie is nadrukkelijk aan de orde geweest in het onderzoek dat de commissie Hertogh heeft uitgevoerd. De Staten hebben dit onderzoeksrapport ‘waar een wil is, komt een weg’ op 28 maart 2019 ontvangen. Wij zijn terughoudend geweest met het in de openbaarheid delen van informatie over risico's, verantwoordelijkheden en inschattingen van mogelijke kostenoverschrijdingen. De argumenten daarvoor hebben wij aan het begin van deze brief gegeven, hebben wij in de Staten gedeeld en blijven wat ons betreft valide: bepaalde informatie, bijvoorbeeld over onze inschatting van de risico's, kan onze gemeenschappelijke positie schaden, wat grote financiële gevolgen kan hebben. Ook kan financiële informatie bedrijfsgevoelig zijn en de positie van de aannemer schaden.

Daarbij hebben wij in het hele proces van de commissie Hertogh herhaaldelijk in de mondelinge toelichtingen in de Staten aangegeven dat de situatie niet zwart/wit is, dat er vele belangen een rol spelen. Wij hebben met de keuze voor een mediation traject van de commissie Hertogh verantwoordelijkheid genomen om het project uitgevoerd te krijgen. En daarmee ook een eigen verantwoordelijkheid voor de ontstane situatie op ons genomen. Deze keuze houdt op geen enkele wijze een schuldbekentenis in, in de juridische zin, voor de ontstane situatie, maar is ingegeven door de inschatting dat dit de snelste en minst schadelijke weg zou zijn om een stabiele basis voor het verdere verloop van het project te leggen. In de periode voorafgaande aan de totstandkoming van de vaststellingsovereenkomst, zou een dergelijk publieke uitspraak grote gevolgen voor onze juridische positie gehad kunnen hebben en in het verlengde daarvan ook voor onze financiële positie. Dat zou de belangen van de provincie ernstig hebben kunnen schaden. Het rapport van de Taskforce Financiën is gedeeld zodra dat beschikbaar was. Aan de inhoud daarvan is in de Staten uitvoerig aandacht besteed. De commissie Remkes doet onderzoek naar het ontstaan van de kostenoverschrijdingen in het project.

Conclusies onderzoekscommissie passieve informatievoorziening Staten Wij hebben de statenvragen altijd naar eer en geweten beantwoord. Naar onze mening hebben we op het merendeel van de vragen een adequaat antwoord gegeven. Zoals u ook concludeert zijn sommige vragen ook voor meerdere uitleg vatbaar. Wij zullen scherp blijven op de kwaliteit van de beantwoording van vragen. Overigens is ons geen geval bekend dat de Staten ontevreden waren over de beantwoording van de vragen. Conclusies onderzoekscommissie informatievoorziening burgers Wij delen niet de kritiek op de Wob-afhandeling. In de organisatie is een Wob-coördinator aangewezen. Het halen van de wettelijke termijnen is voor ons uitgangspunt. Bij projecten met meerdere samenwerkingspartners vergt de beantwoording van Wob-verzoeken echter vaak

74

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

afstemming en het vragen van zienswijzen over voorgenomen Wob-besluiten. Wij kunnen daarom niet uitsluiten dat wij in voorkomende gevallen gebruik moeten blijven maken van de wettelijke mogelijkheid om de beslissingstermijn te verdagen. Aanbevelingen Aanbeveling 1: Provinciale Staten en gemeenteraad, leg afspraken vast, bij voorkeur in een beleidskader Grote Projecten, over de informatievoorziening van grote projecten. Deze aanbeveling nemen wij over. Met de Lange Termijnvoorstellen voor grote projecten van 29 januari 2021 van een werkgroep van statenleden (kernmerk 2021-010561), in vervolg op het Procesvoorstel Aanpak Ring Zuid, en onze reactie daarop van 19 februari 2021 (kenmerk 2021015357) zijn hierin eerste stappen gezet. Echter, er kunnen zoals eerder geschetst omstandigheden zijn waardoor vroegtijdige openbare behandeling van informatie de belangen van de provincie en andere bij een project betrokken stakeholders kunnen schaden. Dan kan dergelijke informatie alleen in een vertrouwelijke setting gedeeld worden. Wij onderzoeken graag met onze Staten of en op welke wijze een vertrouwelijke setting gecreëerd kan worden, zodat ook in dergelijke uitzonderingsgevallen de Staten maximaal geïnformeerd kunnen worden.

Inmiddels worden de staten regelmatig bijgepraat over de stand van zaken van de praktische uitvoering, door de direct betrokken medewerkers van projectbureau ARZ en CHP. Wij richten in iBabs een dossier in. Overigens bieden wij ook al vanaf het begin van het project op de website van de Aanpak Ring Zuid een bibliotheek met alle relevante documenten. In de trimesterrapportage wordt hier ook naar verwezen. Voor grotere infrastructurele projecten wordt voor rijksinfrastructuur de tracéwetprocedure gevolgd, en voor provinciale infrastructuur de vergelijkbare provinciale MIT-procedure. Onder de nieuwe Omgevingswet wordt dat de procedure Projectbesluit. Die procedures voorzien in een zorgvuldige probleemanalyse, alternatieven-ontwikkeling en effectanalyses. Via formele en informele participatie hebben belanghebbenden alle gelegenheid alternatieven en relevante inzichten, zienswijzen en bezwaren aan te dragen. De procedure voorziet in besluitvormingsmomenten van de Staten bij de start van al de onderscheiden fasen: verkenning, planuitwerking en realisatie. Daarbij worden de Staten voorzien van alle relevante informatie. Aanbeveling 2: Gedeputeerde Staten en B&W, optimaliseer de besluitvorming over Wob-verzoeken (en verzoeken op basis van de aanstaande Woo) zodanig dat ten minste de wettelijke termijn in alle gevallen wordt gehaald.

In het verlengde van onze reactie op uw conclusie, zien wij geen aangrijpingspunt voor verdere optimalisatie van het Wob-proces. Het door u aanbevolen proces is reeds praktijk bij de provincie.

75

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

Tot slot Hoewel we niet alle conclusies delen en aanbevelingen overnemen geeft uw onderzoek wel aanleiding om alert te zijn en te blijven op ons handelen bij de informatievoorziening naar zowel de Staten als naar burgers. Bij een dergelijk ingrijpend project met grote impact op de omgeving is adequate informatievoorziening immers van groot belang.

76

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

Nawoord van de Noordelijke Rekenkamer De Noordelijke Rekenkamer heeft begrip voor de continue afweging die Gedeputeerde Staten moeten maken tussen het optimaal en openbaar informeren van Provinciale Staten enerzijds en anderzijds de grote juridische en financiële gevolgen die openbaarheid van bepaalde informatie kan hebben. Het is juist daarom dat de rekenkamer aanbeveelt vooraf en meer in het algemeen afspraken te maken met de Staten wanneer welke informatie wordt verstrekt en op grond van welke overwegingen de informatievoorziening vertrouwelijk mag zijn en de informatie vooralsnog geheim blijft. De Noordelijke Rekenkamer is dan ook verheugd dat Gedeputeerde Staten de eerste aanbeveling overnemen. Hieronder volgt een reflectie van de Noordelijke Rekenkamer197 op enkele inhoudelijke punten die Gedeputeerde Staten in hun bestuurlijke reactie naar voren hebben gebracht. Informatie over de herijking was niet adequaat Gedeputeerde Staten zijn – anders dan de Noordelijke Rekenkamer – van mening dat de informatie over de herijking adequaat was. Zoals terecht opgemerkt, is in de brief van 8 november 2017 duidelijk gemaakt dat niet was ingestemd met het definitief ontwerp en dat er mogelijkheden werden gezien om de drie optimalisaties binnen het budget te realiseren.

In die brief van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten is door het ontbreken van een cruciale zin deze boodschap niet bij Provinciale Staten terecht gekomen (in die zin werd geëxpliciteerd dat het herijkingsbesluit niet kon worden genomen). Die zin stond wel in de brief aan de gemeenteraad. De consequenties van het niet nemen van het herijkingsbesluit (bijvoorbeeld dat de aannemer zonder zo’n formeel besluit geen onomkeerbare werkzaamheden mocht starten) zijn in geen van beide brieven geëxpliciteerd. Door dit niet te benadrukken en door in de brief steeds te spreken over ‘de herijking’, kan de indruk ontstaan, dat er wel een herijkingsbesluit was genomen.198 Provinciale Staten zijn laat geïnformeerd over het opschuiven van de opleverdatum In de reactie staat dat Gedeputeerde Staten niet de conclusie delen dat Provinciale Staten laat zijn geïnformeerd over het opschuiven van de opleverdatum: in de brief van 8 november 2017 zou

197 Voor de goede orde wijzen wij erop, dat de rekenkamer geen “onderzoekscommissie” is, zoals veelvuldig in de bestuurlijke reactie

gesteld. 198 Dat er onduidelijkheid over het al dan niet nemen van het herijkingsbesluit bestond, was overigens een breder probleem. Uit een brief van CHP aan de opdrachtgever is gebleken dat het ook voor CHP onduidelijk was of er formeel een herijkingsbesluit was genomen.

77

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

het signaal aan Provinciale Staten afgegeven zijn dat het ontbreken van een definitief ontwerp gevolgen voor de planning zou kunnen hebben. De Noordelijke Rekenkamer constateert dat in deze brief is gemeld dat de Combinatie Herepoort meer tijd nodig heeft om het definitieve ontwerp goed af te ronden. Ook wordt gesteld dat Gedeputeerde Staten zich inzetten om in dit proces samen met Combinatie Herepoort op te trekken en de gevolgen voor de planning te beperken. In deze formuleringen wordt naar het oordeel van de Noordelijke Rekenkamer niet expliciet gemeld dat het project naar verwachting vertraging zou oplopen. Door te stellen dat de oplevering van het project nog steeds voorzien is in 2021 – deze datum valt strikt genomen nog binnen de contractuele vereisten – wekt de brief juist de suggestie dat een eventuele vertraging (grotendeels) kan worden opgevangen. Gedeputeerde Staten stellen verder, dat veel planningen informeel waren gedeeld, steeds wisselden en van de aannemer nooit een formele status kregen. Sommige van deze planningen zijn inderdaad niet goedgekeurd door ARZ. De Noordelijke Rekenkamer merkt op dat Combinatie Herepoort op 25 december 2017 een planning heeft ingediend waarin zij duidelijk aangeeft een vertraging van ongeveer een half jaar te voorzien. Gedeputeerde Staten hadden op basis van deze informatie Provinciale Staten kunnen informeren.

Zij hadden daarbij kunnen aangeven welke beheersmaatregelen openstonden en het voorbehoud kunnen maken dat de planning nog niet definitief was. Informatie over de eigen rol van de projectorganisatie Dat de eigen rol van de projectorganisatie nadrukkelijk aan de orde is geweest in het rapport van de commissie Hertogh is correct. De Noordelijke Rekenkamer richt zich echter op de informatievoorziening van Gedeputeerde Staten zelf, zowel voor als na het rapport van de commissie Hertogh. Daarnaast is het rapport van de commissie Hertogh pas in maart 2019 openbaar geworden. Dat is zo’n anderhalf jaar na het ontstaan van het meningsverschil met Combinatie Herepoort. Passieve informatievoorziening De Noordelijke Rekenkamer bestrijdt niet dat Statenvragen altijd “naar eer en geweten” worden beantwoord. Anders dan Gedeputeerde Staten signaleren wij in gesprekken met Provinciale Statenleden ontevredenheid over de beantwoording van de vragen. Informatievoorziening aan burgers: Wob-verzoeken Het College van Gedeputeerd Staten deelt onze conclusies over de afhandeling van de Wobverzoeken niet. Dat afstemming van voorgenomen Wob-besluiten en het vragen van zienswijzen de afhandeling van verzoeken compliceert, begrijpen wij.

Maar dat kan niet verklaren waarom Wob-verzoeken vrijwel standaard worden verdaagd, zelfs als eerder hetzelfde document is opgevraagd en de verdere omstandigheden ongewijzigd zijn. Hoewel het halen van termijnen ongetwijfeld uitgangspunt is, moet de Noordelijke Rekenkamer helaas constateren dat termijnen regelmatig worden overschreden. Het bevreemdt de Noordelijke Rekenkamer daarom dat Gedeputeerde Staten geen aangrijpingspunten zien voor verdere optimalisatie van het Wobproces.

78

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

Bestuurlijke reactie van B&W van Groningen Met belangstelling hebben wij uw onderzoek naar de informatievoorziening over Aanpak Ring Zuid tot ons genomen. Wij danken u voor het onderzoek en hebben kennis genomen van uw conclusies en aanbevelingen. U heeft ons gevraagd om een reflectie op uw onderzoek. Middels deze brief geven wij hieraan invulling. Om te beginnen stelt u in uw rapport dat de raad niet adequaat zou zijn geïnformeerd. Deze conclusie delen wij niet, zoals wij ook in het bestuurlijke gesprek van 20 januari hebben aangegeven. Voordat wij verder ingaan op uw bevindingen, conclusies en aanbevelingen vinden wij het van belang om te schetsen vanuit welke kaders ons college handelt en communiceert. De projectorganisatie informeert de stuurgroep over de voortgang van dit complexe en ingrijpende project. Indien uit de stuurgroep zaken naar voren komen die horen bij onze informatieplicht jegens de gemeenteraad informeren wij de gemeenteraad in alle gevallen. Dat komt overeen met hetgeen u zelf als opvatting in het onderzoek naar voren brengt. Afhankelijk van de urgentie wordt deze informatie in voorkomende gevallen ook via een mededeling in een raadsvergadering gedaan. Soms wordt deze informatie in vertrouwen medegedeeld. Bij dergelijke complexe projecten is het niet ongebruikelijk dat een aannemer regelmatig signalen af geeft over bepaalde zaken waar hij tegenaan loopt.

Aannemers doen dit ook om opdrachtgevers niet te verrassen met onvoorziene omstandigheden en om vooruitlopend op mogelijke juridische trajecten al een positie in te nemen. Ook bij het project Aanpak Ring Zuid geeft de aannemer signalen af aan de projectorganisatie. In veel gevallen is dit nog geen werkelijkheid en wordt het ook geen werkelijkheid. We zien in de praktijk vaak dat er met passende beheersmaatregelen adequate oplossingen te bedenken zijn waardoor er geen of beperkte gevolgen zijn. Om deze reden vinden we het van groot belang om eerst goed onderzoek uit te laten voeren zodat we ook kunnen staven dat het signaal werkelijk is of kan worden. Dat is ook het moment om de gemeenteraad te informeren en niet eerder. De aard van de verstoring of vertraging bepaalt vaak ook de wijze van het informeren van de gemeenteraad. Bij ernstige verstoringen/vertragingen gebeurt dit veelal schriftelijk, bij minder ernstige zaken of juist acute zaken kan dit ook als mededeling in een raadsvergadering worden gedaan of via een schriftelijke mededeling. Kortom, op het moment dat er voldoende zekerheid is over een kwestie vindt communicatie richting de raad plaats. Ons college is van mening dat daar de juridische positie van de

79

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

projectorganisatie, en dus de gemeente, het meest bij gebaat is. Hiermee wordt voldaan aan de informatieplicht die wij als college hebben richting de gemeenteraad. Uw onderzoek heeft betrekking op de uitvoeringsfase van het project Aanpak Ring Zuid. In deze fase zijn zowel de opdrachtgevende partijen als de aannemer gebonden aan het contract waarin is vastgelegd welke werkzaamheden, onder welke voorwaarden, op welke termijn en tegen welke vergoeding moeten worden uitgevoerd. In de Realisatieovereenkomst (ROK) is vastgelegd welke beslissingen op welke niveau genomen mogen/moeten worden om het project goed uit te kunnen voeren. Voor de uitvoering van het project hebben de gezamenlijke opdrachtgevers het projectbureau Aanpak Ring Zuid opgericht. Daarin is de taak neergelegd om te zorgen dat de aannemer het project volgens het contract uitvoert. We zien in uw onderzoek dat u zich vooral gebaseerd heeft op de stukken die de gemeenteraad voor raadsvergaderingen heeft ontvangen of heeft besproken. Er zijn echter ook meerdere beeldvormende sessies geweest. In voorkomende gevallen ook op de projectlocatie. In dergelijke gevallen is de gemeenteraad geïnformeerd over de lopende zaken. Daarnaast is de gemeenteraad ook in vertrouwelijke bijeenkomsten geïnformeerd.

Bovendien hebben raadsleden ook veel technische vragen gesteld aan het ambtelijk apparaat waardoor zij ook de benodigde informatie krijgen die ze nodig hebben om hun functie adequaat te kunnen uitvoeren. Het is daarom goed om op te merken dat deze vormen van informatievoorziening geen onderdeel zijn geweest van uw onderzoek, maar wel degelijk horen bij de wijze waarop de gemeenteraad zich laat informeren door het college. Verder merken we daarbij wel op dat de informatieverstrekking bij beeldvormende sessies nooit informatie verstrekt is die van invloed is op de formele rol van de raad. Conclusies onderzoekscommissie actieve informatievoorziening gemeenteraad De raad is niet tijdig geïnformeerd. Deze conclusie van u delen wij in het geheel niet. Wij hebben de gemeenteraad altijd tijdig geïnformeerd over actuele zaken, rekening houdend met de complexiteit van de opdracht. Wij lichten dit onderstaand toe. Herijking Zoals u aangeeft was de herijking onder meer bedoeld voor de opdrachtgever om te bezien of de opdracht binnen het gestelde budget kon worden uitgevoerd. Hoewel het ontwerpproces niet voltooid was, had de stuurgroep op dat moment voldoende vertrouwen in het verdere verloop van het ontwerpproces en was er geen enkele aanleiding om te veronderstellen dat het project niet binnen het gestelde budget kon worden gerealiseerd.

Sterker nog, de stuurgroep zag zelfs mogelijkheden om de drie gewenste optimalisaties, binnen het budget, in het project te kunnen opnemen. Helaas bleek in november 2017 dat er geen geaccordeerd ontwerp tot uitwerking was gekomen, zoals wij in onze brief van 8 november 2017 aan de raad hebben gemeld.

80

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

Standpunt aannemer over het afkeuren van het definitieve ontwerp is niet gedeeld met de gemeenteraad. Voor de uitvoering van het project ARZ hebben de gezamenlijke partijen een projectbureau opgericht. Eén van de taken van dit projectbureau is het toetsen van ontwerpen op contracteisen. Het gaat hierbij om allerlei contracteisen, van technische eisen, veiligheidseisen tot ruimtelijke eisen. Het afgekeurde definitieve ontwerp voldeed niet aan een belangrijk deel van deze gestelde contracteisen. Wij vinden verschil van inzicht aan het voldoen aan contracteisen van een definitief ontwerp een zaak tussen het projectbureau en de aannemer. Pas op het moment dat het niet voldoen aan de gestelde contracteisen effecten heeft op vastgestelde kaders (bijvoorbeeld ruimtelijk, planning of financieel) dan ligt er een concrete informatieplicht, waaraan we ook hebben voldaan. De gemeenteraad is laat geïnformeerd over het opschuiven van de opleverdatum Wij hebben de gemeenteraad op verschillende momenten geïnformeerd over de mogelijke verschuiving van de opleverdatum. Doordat er langere tijd geen geaccordeerde projectplanning beschikbaar was, kon er geen exacte duidelijkheid worden gegeven over een nieuwe opleverdatum. De geaccordeerde projectplanning liet een vertraging zien en kwam op 4 juni 2018 in de stuurgroep en is op 21 juni gedeeld met de raad.

Op pagina 8 stelt u bovendien dat de gemeenteraad tot op heden niet formeel kennis heeft genomen van de vertraging en kostenverhoging. De gemeenteraad is echter, net als de staten, op 19 januari 2021 geïnformeerd over de nieuwe vaststellingsovereenkomst en de gevolgen hiervan. De gemeenteraad heeft de vaststellingsovereenkomst op 3 februari 2021 besproken. Informatie over de eigen rol van de projectorganisatie in de opgelopen vertraging is in de informatie aan de gemeenteraad buiten beschouwing gelaten en hiermee ook de financiële risico’s De eigen rol van de projectorganisatie is nadrukkelijk aan de orde geweest in het onderzoek dat de commissie Hertogh heeft uitgevoerd. De gemeenteraad heeft dit onderzoeksrapport ‘waar een wil is, komt een weg’ op 28 maart 2019 ontvangen. Daarnaast hebben wij de gemeenteraad regelmatig bijgepraat over de financiële situatie van het project. De provincie is financier en risicohouder van het project en in die hoedanigheid heeft gedeputeerde Gräper, als voorzitter van de stuurgroep, meermalen aangegeven dat de situatie niet zwart/wit is. Hiermee doelde ze met name op de financiële situatie van het project. De binding aan het contract werkt twee kanten op, bindt ook de opdrachtgever.

Dit houdt wel in dat het gesloten contract soms op gespannen voet staat met de wens om in de openbaarheid maximale informatie te geven over de loop van het project, een (eventuele) eigen verantwoordelijkheid bij ontstane problemen, of het concrete financiële belang van het voorkomen van bepaalde risico's.

81

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

Met de keuze voor een mediation traject (commissie Hertogh) is verantwoordelijkheid genomen om het project uitgevoerd te krijgen. Deze keuze houdt op geen enkele wijze een schuldbekentenis in voor de ontstane situatie, maar is ingegeven door de inschatting dat dit de snelste en minst schadelijke weg zou zijn om een stabiele basis voor het verdere verloop van het project te leggen. Conclusies onderzoekscommissie passieve informatievoorziening gemeenteraad We verschillen op een aantal punten van mening met u over de beantwoording van de raadsvragen. We hebben de raadsvragen altijd naar eer en geweten beantwoord. Naar onze mening hebben we op het merendeel van de vragen een adequaat antwoord gegeven. Het voorbeeld dat u geeft over de niet beantwoorde vraag is daarbij het meest treffend. We vinden dat we wel degelijk een antwoord op de gestelde vraag hebben gegeven. Zoals u ook concludeert zijn sommige vragen ook voor meerdere uitleg vatbaar. Wij zullen scherp blijven op de kwaliteit van de beantwoording van vragen. Overigens is ons geen geval bekend dat de gemeenteraad ontevreden was over de beantwoording van de vragen. Hier hebben wij namelijk geen signalen van ontvangen Conclusies onderzoekscommissie informatievoorziening burgers We herkennen ons in uw conclusie dat er geen eenduidig beeld is over de ingediende Wobverzoeken.

Van niet alle Wob-verzoeken is duidelijk of en wanneer er een besluit is genomen. In sommige gevallen is tijdens een gesprek door de Wob-verzoeker nader geduid welke informatiebehoefte er is, waarbij er dan ook er sprake was van stukken die al openbaar waren en daardoor feitelijk niet onder Wob vallen. Ook is het voor gekomen dat een verzoeker het Wobverzoek heeft ingetrokken omdat deze achterhaald was in de ogen van de Wob-verzoeker. In dergelijke gevallen is er geen besluit genomen. Alleen hebben we deze intrekking niet goed gearchiveerd. Dat geldt ook voor Wob-verzoeken waarvan de afhandeling niet door ons is gebeurd maar door RWS of de provincie. We delen uw mening dat Wob-verzoeken in principe binnen de wettelijke termijn moet worden afgehandeld. Het verdagen van de wettelijke termijn zou alleen moeten worden gebruikt in complexe of veel omvattende Wob-verzoeken. Niettemin kunnen er omstandigheden zijn waardoor er langere termijnen nodig zijn. Bijvoorbeeld bij intensieve afstemming met andere partijen of als een andere partij een zienswijze kan geven op het Wob-verzoek. Aanbevelingen Aanbeveling 1: Provinciale Staten en gemeenteraad, leg afspraken vast, bij voorkeur in een beleidskader Grote Projecten, over de informatievoorziening van grote projecten. Met de wettelijke informatieplicht is er feitelijk al voorzien in afspraken over het informeren van de gemeenteraad.

Naast deze wettelijke informatieplicht worden er ook beeldvormende sessies georganiseerd, soms op verzoek van de gemeenteraad bijvoorbeeld door aangenomen moties,

82

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

maar vaak ook op initiatief van het college zelf. We hebben van de gemeenteraad geen signaal ontvangen dat zij graag meer informatie zouden willen ontvangen. Sterker nog, bij de raadsvergadering in december 2021 kwam zelfs naar voren of het niet een ‘tandje’ minder kon. Mocht niettemin de gemeenteraad zelf aangeven dat zij behoefte hebben aan meer of andersoortige informatie, dan gaan wij hier uiteraard in voorzien. Dit is bijvoorbeeld gebeurd met de motie ‘Vinger aan de pols’ waarbij wij op verzoek van de raad uitgebreid gerapporteerd hebben aan de raad hoe wij invulling hebben gegeven aan diverse gesprekken en afspraken met groepen inwoners van onze gemeente. Aanbeveling 2: Gedeputeerde Staten en B&W, optimaliseer de besluitvorming over Wob-verzoeken (en verzoeken op basis van de aanstaande Woo) zodanig dat ten minste de wettelijke termijn in alle gevallen wordt gehaald. Wij nemen uw suggestie over. Hoewel we inmiddels een duidelijk Wob-protocol hebben gaan we meer aandacht besteden aan het stroomlijnen van Wob-gerelateerde processen en het beter archiveren van Wob-verzoeken. Tot slot Hoewel we niet alle conclusies delen en aanbevelingen overnemen geeft u onderzoek wel aanleiding om alert te zijn en te blijven op ons handelen bij de informatievoorziening naar zowel de raad als naar inwoners.

Bij een dergelijk ingrijpend project met grote impact op de omgeving is adequate informatievoorziening van groot belang.

83

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

Verslag bestuurlijk wederhoor Rekenkamer Groningen en wethouder 26 januari 2022 Aanwezig: Philip Broeksma (wethouder gemeente Groningen), Richard Lombaerts (directeur RO&U gemeente Groningen), Simone Steenbeek (secretaris/onderzoeker Rekenkamer Groningen), Han Warmelink (voorzitter Rekenkamer Groningen). Dhr. Warmelink licht kort het onderzoek naar de informatievoorziening rondom Aanpak Ring Zuid toe, waarin de Rekenkamer Groningen naar het aandeel van de gemeente keek, en vraagt hoe de wethouder tegen het rapport aankijkt. Dhr. Broeksma geeft aan het absoluut oneens te zijn met de conclusie dat het college van B&W de gemeenteraad niet adequaat heeft geïnformeerd. Het college is van mening dat de raad wél adequaat over ARZ is geïnformeerd, in alle gevallen. De kwalificatie ‘niet adequaat’ deelt het college niet vanuit de context waaruit het college opereert en de complexiteit van het project Aanpak Ring Zuid. Broeksma benadrukt dat de raad geïnformeerd is op alle momenten dat het college zelf informatie met zekerheid kende en dat het college informatie die gedeeld moest worden altijd met de raad heeft gedeeld. Broeksma merkt op dat in het Rekenkamerrapport de actieve informatievoorziening van de gemeente en van de provincie door elkaar heen lopen en dat dat meer gescheiden had kunnen worden. Ook omdat de Staten op verschillende momenten een andere rol hebben dan de raad.

Warmelink geeft aan dat de informatievoorziening is getoetst aan de nadere afspraken tussen de opdrachtgevers onderling (de RACI-tabel). De weergave in het rapport hangt samen met de door de gemeente en de provincie zelf gemaakte keuze om in de actieve informatievoorziening richting de raad en Staten grotendeels dezelfde informatie te verstrekken. Warmelink vraagt waarom die keuze dan, ondanks het door de wethouder benoemde rolverschil, is gemaakt. Dit is volgens Lombaerts onderwerp van gesprek geweest; ga je specifieker informeren richting raad en Staten omdat ze over verschillende dingen gaan? Maar dat voelt en werkt niet goed. Daarom is vanaf het begin bewust voor gezamenlijk informeren gekozen, wat ook praktisch is. Volgens Broeksma is het tevens een transparante werkwijze, zodat raadsleden informatie die in de Staten wordt gedeeld niet via Statenfracties of uit de krant vernemen.

84

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

Warmelink benoemt de informatie rondom de herijking. In het Rekenkamerrapport wordt geconcludeerd dat vanaf eind 2017 tot de zomer van 2018 geen informatie over de planning en kosten van het project met de raad is gedeeld. Uit de schriftelijke reactie blijkt dat het college daar anders tegenaan kijkt. In de communicatie hierover trokken de colleges van GS en B&W samen en gelijktijdig op. Volgens Broeksma is er, zodra dat in de Stuurgroep aan de orde kwam, een gezamenlijke brief aan de raad en Staten gestuurd. Mevr. Steenbeek merkt op dat meerdere raadsleden aangeven overrompeld te zijn geweest toen zij na de positieve brief van eind 2017 in de zomer van 2018 over de vertraging van het project werden geïnformeerd. Broeksma geeft aan dat het de vraag is wanneer je informatie kúnt delen en wanneer je informatie móet delen. Doorlopend zijn er ontwikkelingen waarover je de raad kunt informeren. Dit is ook onderdeel van de relatie tussen opdrachtgever en aannemer en de invulling van het contract. Zo wijzigen er in de planningen veelvuldig onderdelen of er ontbreekt soms informatie, waardoor het feitelijk geen planning is. Op het moment dat er een daadwerkelijke verandering in de planning was (er daadwerkelijk een feit opgetreden was met impact op de kosten of het tijdsverloop), is dat door het college gedeeld, aldus de wethouder.

Lombaerts vult aan dat veel zaken bijgestuurd kunnen worden en dat er bij een complex project als ARZ vaak voorvallen zijn die potentieel een effect op de planning kunnen hebben. Daar is de projectorganisatie ARZ ook voor ingericht. Wanneer er echt vertraging optreedt, wordt de raad geïnformeerd. Warmelink vraagt hoe het kan dat raadsleden zich dan toch overrompeld voelden. Lombaerts geeft aan dat eind 2017, ondanks het niet vaststellen van een definitief ontwerp, verwacht werd dat de keuze voor een Gefaseerd Geaccepteerd Definitief Ontwerp (GGDO) gecombineerd met procesbeheersing de voortgang van het proces gewaarborgd bleef. Tot het mislukken van het inschuiven van de Helperzoomtunnel in het voorjaar van 2018 bleef de overtuiging dat er nog bijgesteld kon worden. Met de kennis van toen was dat optimisme volgens Lombaerts ook gerechtvaardigd. Broeksma geeft aan dat in dat halfjaar meerdere officieuze planningen zijn besproken en dat alleen de planning van juni 2018 officieel is vastgesteld en kort daarop met de raad is gecommuniceerd. Wellicht dat de overrompeling bij de raadsleden komt door de omvang van de vertraging en het verschil van 4-7 maanden naar 3 jaar vertraging. Broeksma stelt dat de Stuurgroep destijds net zo overrompeld was door de planning en dat daarna de raad is geïnformeerd.

Warmelink noemt de passage in de schriftelijke reactie over het niet meenemen van de technische vragen door de Rekenkamer, wat het college van B&W als een omissie lijkt te zien. Warmelink licht toe dat de technische vragen over ARZ in het onderzoek niet konden worden meegenomen omdat deze niet geregistreerd worden en dat dit ook in het rapport is benoemd. Steenbeek refereert aan de tekst in de schriftelijke reactie over het eindrapport van de Taskforce Financiën en licht toe dat in het Rekenkamerrapport feitelijk wordt geconstateerd dat dit rapport niet formeel aan de raad ter beschikking is gesteld. Broeksma geeft aan dat dit ook niet tot de formele taak van het college van B&W behoort, maar de formulering nu wel ten onrechte suggereert dat het college dat had moeten doen. Broeksma neemt die zin zwaar op en had graag een andere formulering gezien.

85

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

Warmelink wijst erop dat de reactie van het college over de passieve informatievoorziening stevig is, terwijl de gemeente het op dat vlak relatief goed heeft gedaan. Broeksma geeft aan dat dit te maken heeft met de in zijn ogen onterechte algemene conclusie dat het college de raad niet adequaat heeft geïnformeerd. Broeksma vindt dat de actieve informatievoorziening in alle gevallen goed ging, en zegt dat dat ook het streven is voor de passieve informatievoorziening. Broeksma wil schriftelijke vragen goed beantwoorden om de raad optimaal in staat te stellen zijn taken uit te kunnen voeren. Over de Wob-verzoeken geeft Broeksma aan dat het proces verbetering verdient. De aanbevelingen over de Wob worden dan ook opgepakt. Warmelink vat samen dat het duidelijk is dat het college en de Rekenkamer het over de feiten in het rapport eens zijn, maar niet over de duiding van die feiten. Warmelink rondt af en bedankt de aanwezigen voor het gesprek. Er wordt een verslag van gemaakt dat na goedkeuring aan het definitieve rapport wordt toegevoegd.

86

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

Bijlage 1: Checklist informatievoorziening grote projecten199 Cruciale informatie voor gemeenteraad/Provinciale Staten om kaders te kunnen stellen en te kunnen controleren. 1. Bij de start van het project (verkennende fase) ▪ Er is een heldere probleemanalyse. ▪ Er worden meerdere alternatieve oplossingsrichtingen aangegeven. ▪ De aannames die zijn gemaakt in de oplossingsrichtingen zijn expliciet gemaakt en onderbouwd. ▪ Er is een maatschappelijke kosten-batenanalyse uitgevoerd. ▪ Er is zo nodig een ‘second opinion’ uitgevoerd. Bovengenoemde stappen leiden tot een plandocument, dat wordt vastgesteld door de raad/Provinciale Staten. Bij een groot, langlopend project is het aan te raden ook bij belangrijke deelplannen deze stappen te doorlopen. 2. Komen tot heldere afspraken tussen raad en college / Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten (besluitvormende fase) ▪ Doelstellingen zijn helder en meetbaar geformuleerd: wat wil de provincie/gemeente bereiken? Geconcretiseerd met behulp van indicatoren en normen (met streefwaarden). Bij ruimtelijke projecten is een plankaart van ‘hoe het gaat worden’ (beoogd eindbeeld) onmisbaar. Bij nieuwe besluitvorming moeten Gedeputeerde Staten / B&W altijd: ▪ De besluitvormingshistorie toelichten. ▪ Beslispunten expliciet formuleren (géén hele documenten vaststellen, maar alleen de afwijkingen van het eerder vastgestelde kader).

▪ Duidelijkheid scheppen over de verdere inbreng van Provinciale Staten/de raad (de volgende stappen in de besluitvorming).

199 Rekenkamer Utrecht, Checklist informatievoorziening Grote Projecten, 18 juni 2009, benaderd via:

https://www.utrecht.nl/fileadmin/uploads/documenten/7.extern/Rekenkamer/Project_stationsgebied__Checklist_informatievoorziening_grote_projecten_11juni09.pdf.

87

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

3. Informatievoorziening gedurende de looptijd van het project (uitvoering) Jaarlijkse verantwoordingsrapportage over het totale project: ▪ De inhoudelijke ontwikkeling van het project (wat willen we bereiken en wat wordt er bereikt?). ▪ De planning (aanvankelijk en actueel). ▪ De financiën (kosten en opbrengsten). ▪ De risico’s voor de realisatie op de inhoudelijke doelen, de planning en de opbrengsten. Belangrijke afwijkingen van het plandocument dienen expliciet te worden toegelicht: ▪ Inhoudelijke veranderingen. ▪ Veranderingen in de planning. ▪ Veranderingen in de kosten/opbrengsten. ▪ Veranderingen in het risicoprofiel. Alle informatie dient juist en tijdig verstrekt te zijn.

88

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

Bijlage 2: Beschrijving projectopzet ARZ Stuurgroep ARZ, Directeurenoverleg en projectbureau

Figuur 9: schematische weergave van de projectopzet van de ARZ door de commissie-Hertogh

Stuurgroep ARZ De Stuurgroep Aanpak Ring Zuid (kortweg: Stuurgroep ARZ) bestaat uit een afvaardiging op bestuurlijk niveau vanuit Rijkswaterstaat, de provincie Groningen en de gemeente Groningen. Namens Rijkswaterstaat Noord-Nederland neemt de hoofdingenieur-directeur deel aan de Stuurgroep ARZ, namens de provincie Groningen de gedeputeerde met als portefeuille Verkeer en Vervoer en namens de gemeente Groningen de wethouder met dezelfde portefeuille. Het bevoegd gezag namens het Rijk is de minister van Infrastructuur en Milieu. De

89

Eindrapport – In de ban van de Ringweg

beslissingsbevoegdheid ligt bij de Minister. Rijkswaterstaat voert het project voor de minister uit.200 De Stuurgroep ARZ is verantwoordelijk voor de realisatie van het project, met name het bewaken van de voortgang, het risicoprofiel en de politiek-bestuurlijke gevoelige zaken. Zij zorgt voor besluitvorming op bestuurlijk niveau over voorgaande punten.201 De leden van de Stuurgroep ARZ zijn verantwoordelijk voor het informeren van de moederorganisaties (zie figuur 9).