Nota van Inlichtingen
Tekst van het document
Ref. Nr. Onderwerp Kolom1 Kolom4 1 Ontbrekende bepaling
Onderneming Kolom5 BDO Audit & Assurance B.V.
2
Artikel 24 Algemene Inkoopvoorwaarden BDO Audit & Assurance B.V.
3
Artikel 23.6 Algemene Inkoopvoorwaarden BDO Audit & Assurance B.V.
4
Artikel 23.2 Algemene Inkoopvoorwaarden BDO Audit & Assurance B.V.
5
Artikel 14.1 Algemene Inkoopvoorwaarden BDO Audit & Assurance B.V.
6
Artikel 7.4 Algemene Inkoopvoorwaarden BDO Auditen& artikel Assurance 11.2 B.V. Concept Overeenkomst
7
Artikelen 6.2, 22.3 en 22.4 Algemene BDO Audit Inkoopvoorwaarden & Assurance B.V.
8
Artikel 5 Algemene Inkoopvoorwaarden BDO Audit & Assurance B.V.
9
Artikel 13.4 Concept Overeenkomst, BDO Audit Verwerkersovereenkomst & Assurance B.V. en paragraaf 6.10 Aanbestedingsleidraad
10
Artikel 13.3 Concept Overeenkomst BDO Audit & Assurance B.V.
11
Artikel 12.4 Concept Overeenkomst BDO Audit & Assurance B.V.
12
Artikel 10 Concept OvereenkomstBDO en Audit artikel & Assurance 8 AlgemeneB.V. Inkoopvoorwaarden
13
Artikel 9.1 (escalatieladder) Concept BDO Audit Overeenkomst, & Assurance artikel B.V. 11.1 en 22.1 AIV en Eis 5 en 7 Programma van Eisen
14
Artikel 9.3 Concept Overeenkomst BDO Audit & Assurance B.V.
15
Artikel 9.1 en 9.2 Concept Overeenkomst BDO Audit en & Assurance 14.5 en 14.6 B.V.Algemene Inkoopvoorwaarden
16
Artikel 3.7 en 13.2 Concept Overeenkomst BDO Audit & Assurance B.V.
17
Artikel 3.3 Concept Overeenkomst BDOenAudit paragraaf & Assurance 2.5 Aanbestedingsleidraad B.V.
18
Eis 15 Programma van Eisen
BDO Audit & Assurance B.V.
19
Eis 11 Programma van Eisen
BDO Audit & Assurance B.V.
20
Eis 1 programma van eisen:
BDO Audit & Assurance B.V.
21
Paragraaf 6.9 Aanbestedingsleidraad BDO Audit & Assurance B.V.
22
Paragraaf 3.1 Aanbestedingsleidraad BDO Audit & Assurance B.V.
23
processen
BDO Audit & Assurance B.V.
24
systeemlandschap
BDO Audit & Assurance B.V.
25
Meerwerk
BDO Audit & Assurance B.V.
26
Aanbestedingsleidraad 6.10
Flynth Audit B.V.
27
Aanbestedingsleidraad 5.2.5
Flynth Audit B.V.
28
Aanbestedingsleidraad 2.5
Flynth Audit B.V.
29
Algemene inkoopvoorwaarden art.Flynth 24 Audit B.V.
30
Algemene inkoopvoorwaarden art.Flynth 23.6 Audit B.V.
31
Algemene inkoopvoorwaarden art.Flynth 23.2 en Audit 23.3B.V.
32
Algemene inkoopvoorwaarden art.Flynth 23.1 Audit B.V.
33
Algemene inkoopvoorwaarden art.Flynth 22.3 en Audit 22.4B.V.
34
Algemene inkoopvoorwaarden art.Flynth 17.2 Audit B.V.
35
Algemene inkoopvoorwaarden art.Flynth 11 Audit B.V.
36
Algemene inkoopvoorwaarden art.Flynth 8.8 Audit B.V.
37
Algemene inkoopvoorwaarden art.Flynth 7.4 Audit B.V.
38
Algemene inkoopvoorwaarden art.Flynth 6.2 Audit B.V.
39
Algemene inkoopvoorwaarden art.Flynth 5.1 Audit B.V.
40
Conceptovereenkomst art. 13.3 Flynth Audit B.V.
41
Conceptovereenkomst art. 10.3-10.7 Flynth Audit B.V.
42
Conceptovereenkomst art. 8.3e Flynth Audit B.V.
43
Conceptovereenkomst art. 3.5
Flynth Audit B.V.
44
Conceptovereenkomst art. 3.3
Flynth Audit B.V.
45
Conceptovereenkomst art 3.1 en Flynth 3.2 Audit B.V.
46
Conceptovereenkomst art. 2.2
Flynth Audit B.V.
47
Conceptovereenkomst art. 1
Flynth Audit B.V.
48
Webportal aanlevering controleinformatie Flynth Audit B.V.
49
Beoordelingsteam
Flynth Audit B.V.
50
Audits IC en VIC
Flynth Audit B.V.
51
Managementletter
Flynth Audit B.V.
52
Algemene Inkoopvoorwaarden artikel Publieke 4.5 Sector Accountants B.V.
53
Algemene Inkoopvoorwaarden artikel Publieke 4.8 Sector Accountants B.V.
54
Algemene Inkoopvoorwaarden artikel Publieke 6 Sector Accountants B.V.
55
Algemene Inkoopvoorwaarden artikel Publieke 8 Sector Accountants B.V.
56
Algemene Inkoopvoorwaarden artikel Publieke 11.1 Sector Accountants B.V.
57
Algemene Inkoopvoorwaarden artikel Publieke 12.3 Sector Accountants B.V.
58
Algemene Inkoopvoorwaarden artikel Publieke 14.1 Sector Accountants B.V.
59
Algemene Inkoopvoorwaarden artikel Publieke 14.2 Sector Accountants B.V.
60
Algemene Inkoopvoorwaarden artikel Publieke 22.2 Sector Accountants B.V.
61
Algemene Inkoopvoorwaarden artikel Publieke 22.3 Sector en 22.4Accountants B.V.
62
Algemene Inkoopvoorwaarden artikel Publieke 23.2 Sector Accountants B.V.
63
Algemene Inkoopvoorwaarden artikel Publieke 24 Sector Accountants B.V.
64
Bijlage 1, nummer 5
Publieke Sector Accountants B.V.
65
Bijlage 1, nummer 11
Publieke Sector Accountants B.V.
66
Bijlage 3 Prijzenblad
Publieke Sector Accountants B.V.
67
Bijlage 3 Prijzenblad
Publieke Sector Accountants B.V.
68
Bijlage 5 Intern auditplan 2024Publieke Sector Accountants B.V.
Vraag Kolom6 De opdracht zal door de betrokken beroepsbeoefenaren worden uitgevoerd met inachtneming van de voor hen geldende gedrags- en beroepsregels. Hiermee wordt in de voorwaarden en/of (concept) overeenkomst geen rekening gehouden. Ter bevestiging dat voornoemde regels gerespecteerd worden, stellen wij voor onderstaande bepaling op te nemen: “X.X De Opdracht zal door Opdrachtnemer worden uitgevoerd met inachtneming van de voor de bij de uitvoering van de Opdracht betrokken beroepsbeoefenaren geldende gedrags- en beroepsregels. Opdrachtnemer is nimmer gehouden tot enig handelen of nalaten dat met de hiervoor bedoelde regels strijdig of onverenigbaar is.” Er is geen (tussentijdse) opzeggingsmogelijkheid opgenomen voor Contractant. Er zijn omstandigheden denkbaar waaronder van geen der partijen kan worden gevergd dat de overeenkomst nog langer wordt voortgezet .Indien zich een dergelijke situatie voordoet, dienen (beide) partijen de bevoegdheid te hebben de overeenkomst op te zeggen. Bent u bereid artikel 24 wederkerig te maken?
Dit artikel bepaalt dat wij, indien wettelijk vereist dan wel door u gewenst, met een g-rekening dienen te werken. Wij voldoen echter als organisatie niet aan de voorwaarden waaronder de Belastingdienst toestemming verleent voor het openen van een g-rekening. Het is voor ons daardoor niet mogelijk te voldoen aan dit vereiste. Gelet op het voorgaande stellen wij voor deze bepaling te schrappen. Kunt u bevestigen dat wij niet verplicht kunnen worden leden van het controleteam te vervangen, indien deze vervanging naar onze mening in strijd is met de geldende onafhankelijkheidsregels?
Indien een derde schade lijdt welke voortvloeit uit de werkzaamheden die wij voor u uitvoeren, dan dienen wij u op grond van artikel 14.1 voor die schade te vrijwaren. Met een onbeperkte vrijwaringsplicht kunnen wij niet instemmen. Wij verrichten de werkzaamheden immers voor u en niet voor derden. Indien u onze werkzaamheden gebruikt dan wel openbaart richting een derde, dient u het risico op schade bij deze derde in te schatten en eventueel uw eigen aansprakelijkheid richting deze derde te beperken. Wij zijn bereid u te vrijwaren, maar slechts voor het gedeelte van de schade waarvoor wij aansprakelijk zijn conform de onderlinge afspraken tussen ons. Bent u gelet op het voorgaande bereid artikel 14.1 als volgt aan te vullen (aanvulling onderstreept): “14.1 […] of Diensten van de Contractant, voor zover de schade is toe te rekenen aan Contractant. De vrijwaringsplicht wordt beperkt tot de tussen partijen Onze werknemersaansprakelijkheidsbeperking.” dienen op persoonlijke titel een geheimhoudingsverklaring te overeengekomen tekenen. Zodra zij een dergelijke verklaring tekenen, kunnen zij – wanneer zij de verplichtingen uit die verklaring niet nakomen – persoonlijk door u aansprakelijk worden gesteld.
Ter bescherming van onze werknemers tegen claims, is het niet aanvaardbaar – mede vanuit het oogpunt van goed werkgeverschap – dat zij op persoonlijke titel dergelijke verklaringen tekenen. Daarnaast is het op persoonlijke titel tekenen van een dergelijke verklaring niet nodig, aangezien onze werknemers reeds via de arbeidsovereenkomst en de op hen van toepassing zijnde gedrags- en beroepsregels aan een vergaande geheimhoudingsverplichting gebonden zijn. Als werkgever zullen wij in alle gevallen verantwoordelijk zijn en blijven voor het naleven van de geheimhoudingsbepalingen door onze werknemers. Bent u gelet op het voorgaande bereid artikel 7.4 buiten toepassing te verklaren? Kunt u bevestigen dat deze artikelen niet zien op een inhoudelijke beoordeling van de door ons verrichte werkzaamheden?
In dit artikel ontbreekt een bepaling over de juistheid van informatie die u aan ons verstrekt in het kader van de uitoefening van deze opdracht. Voor ons is belangrijk dat wij ervan uit mogen gaan dat de informatie die we ontvangen hebben, juist is. Voor het correct kunnen uitvoeren van onze werkzaamheden is namelijk van belang dat de juiste, volledige en betrouwbare informatie is aangeleverd en wij daarvan uit mogen gaan. Dit neemt niet weg dat wij onze verantwoordelijkheid nemen om niet uit te gaan van informatie die klaarblijkelijk onjuist is. Wij verzoeken u het volgende artikel op te nemen in de overeenkomst: “X.X Opdrachtnemer mag uitgaan van de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan haar verstrekte informatie, ook indien deze van derden afkomstig is, tenzij en voor zover Opdrachtnemer weet of redelijkerwijs behoort te weten dat de informatie onjuist, onvolledig of onbetrouwbaar is.” Door de aard van de opdracht kwalificeren wij, net als u, als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke bij de werkzaamheden die wij voor u verrichten. De opdracht is immers niet primair gericht op het verwerken van persoonsgegevens, wordt onafhankelijk uitgevoerd en wij worden ingeschakeld in verband met onze professionele deskundigheid.
Wij bepalen welke gegevens nodig zijn om onze werkzaamheden te verrichten en welke instrumenten (zoals software) daarbij worden gebruikt (doel en middelen), een en ander in het kader van de overeenkomst en conform de AVG. Daarmee kwalificeren wij als verwerkingsverantwoordelijke en kan er geen verwerkersovereenkomst gesloten worden. Dit standpunt wordt bevestigd in de - met de Autoriteit Persoonsgegevens afgestemde - Richtsnoeren van de beroepsorganisatie (2019186-richtsnoerengegegevensverantwoordelijke-of-verwerker-versie-1-oktober-2019.pdf (nba.nl)). Kunt artikel 13.4 en deopgenomen verwerkersovereenkomst buitende toepassing In ditu derhalve artikel heeft u een boete indien Opdrachtnemer verplichting verklaren? tot teruggave of vernietiging van gegevens niet nakomt. Echter zijn wij op basis van wet-en regelgeving verplicht om een werkdossier aan te houden. Wij kunnen daarom niet instemmen met deze boetebepaling en vragen u daarom artikel 13.3 Concept Overeenkomst te schrappen. Kunt u hiermee instemmen?
In dit artikel geeft u aan dat de Opdrachtgever de mogelijkheid heeft om de overeenkomst direct en zonder rechterlijke tussenkomst kan ontbinden indien de zeggenschap over of binnen de onderneming van opdrachtnemer wijzigt. Wijziging van bestuursleden of aandeelhouders betreft interne en bedrijfsgevoelige informatie en deze kunnen wij daarom niet terstond met u delen. Wij vragen u daarom 12.4 sub B van de Concept Overeenkomst buiten toepassing te verklaren. Dit artikel bepaalt dat de IE-rechten op enig resultaat voortvloeiend uit de overeenkomst op u overgaan. Wij kunnen echter niet instemmen met overdracht van de IE-rechten aan u, aangezien de op te leveren producten de controleverklaring en daarbij behorende rapportages betreffen. Wanneer u de IE-rechten over de controleverklaring en de rapportages verkrijgt, zou u deze inhoudelijke kunnen en mogen aanpassen. Dat is echter in strijd met de onafhankelijkheidsregels. Wij kunnen daarom niet akkoord gaan met artikel 10 Concept overeenkomst en artikel 8 Algemene Inkoopvoorwaarden en verzoeken u deze te vervangen door het volgende artikel: “10.X Het uitvoeren van de opdracht door Contractant houdt niet tevens in de overdracht van intellectuele eigendomsrechten die bij Contractant rusten.
Alle intellectuele eigendomsrechten die ontstaan tijdens, of voortvloeien uit, de uitvoering van de opdracht behoren toe aan Contractant, voor zover die rechten niet (tevens) aan derden toekomen. Alle intellectuele eigendomsrechten die reeds voor de opdracht aan de Gemeente toebehoorden, blijven toebehoren aan de Gemeente. 10.X Contractant verleent, met het oog op de auteursrechten, databankrechten en/of andere intellectuele eigendomsrechten die kunnen worden uitgeoefend – waar en wanneer dan ook – ten aanzien van de resultaten van de verrichte werkzaamheden, aan de Gemeente een gebruiksrecht. Dit gebruiksrecht omvat al het gebruik van de resultaten van de dienstverlening binnen het doel waarvoor en de personen voor wie deze resultaten zijn opgesteld. Gebruik van de resultaten buiten het doel van de overeenkomst en het verstrekken aan andere personen voor wie deze resultaten volgens de overeenkomst zijn opgesteld, kan alleen plaatsvinden na schriftelijke toestemming van Contractant. Het gebruiksrecht wordt op grond van de Overeenkomst door Contractant op het moment van het ontstaan daarvan aan de Gemeente om niet verleend, welke verlening door Contractant reeds nu voor alsdan wordt aanvaard.”
Een accountant dient onafhankelijk tot een oordeel te kunnen komen. Indien de accountant meent dat een onafhankelijk oordeel niet gegeven kan worden binnen de gegeven termijn, dan dient deze termijn verlengd te worden. Wij begrijpen dat het voor u belangrijk is om te kunnen voldoen aan de op u rustende (wettelijke) termijnen, echter het stellen van fatale termijnen met het daaraan koppelen van een consequentie (aansprakelijkheid) is onverenigbaar met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO). Er wordt met een dreigende aansprakelijkheid druk uitgeoefend op de accountant om de werkzaamheden binnen de termijn af te ronden, waardoor het risico bestaat dat de accountant niet meer objectief (ofwel niet meer onafhankelijk) acteert en de audit afrondt omwille van het voorkomen van aansprakelijkheid. Uiteraard zullen wij ons uiterste best doen om te voldoen aan overeengekomen termijnen, maar overeengekomen termijnen dienen altijd gekwalificeerd te worden als streeftermijnen. Op basis van het voorgaande stellen wij voor om alle bepalingen als volgt aan te passen: “De termijnen voor de uitvoering van (onderdelen van) de prestatie gelden als streeftermijnen.” In artikel 9.3 heeft u gevallen opgenomen waar de aansprakelijkheidsbeperking voor komt te vervallen.
U heeft een soortgelijke bepaling ook opgenomen in artikel 2.2 van de Conceptovereenkomst. De toevoeging in artikel 2.2 is uitgebreider dan de uitzonderingen in artikel 9.3. Wij vragen u daarom artikel 9.3 sub c als volgt aan te passen: “Ingeval van aanspraken van derden op schadevergoeding ten gevolge van dood en letsel.”
In artikel 9.2 heeft u de aansprakelijkheidsbeperking opgenomen voor Opdrachtnemer. Deze wordt door u beperkt tot een bedrag van €1.250.000,- per gebeurtenis en €2.500.000,- per jaar. De toepassing van de door u voorgestelde aansprakelijkheidsbeperking leidt er echter toe dat wij een aansprakelijkheidsrisico dienen te accepteren dat vele malen hoger is dan drie keer het jaarhonorarium. Het is gebruikelijk dat de aansprakelijkheid wordt beperkt aan de hand van een veelvoud van het jaarhonorarium. Dit volgt ook uit artikel 11 van de NBA Algemene Voorwaarden 2017, variant 2 (6-model-av-variant-2 -nl.doc). Onzes inziens dient een redelijke verhouding te bestaan tussen het honorarium dat wij op basis van de overeenkomst van u verkrijgen en de risico’s die wij daarvoor wensen te accepteren. Wij zijn van mening dat de door ons hierna voorgestelde aansprakelijkheidsbeperking tot een redelijke risicoverdeling leidt. Bent u gelet op het voorgaande bereid artikel 9.1 en 9.2 van de Concept Overeenkomst alsmede artikel 14.5 en 14.6 van de AIV als volgt aan te passen: “9.X Opdrachtnemer is uitsluitend aansprakelijk voor schade van Opdrachtgever, welke het rechtstreekse gevolg is van een aan Opdrachtnemer toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de Overeenkomst, dan wel onrechtmatige daad of anderszins op grond van de wet.
De voornoemde aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is beperkt tot een maximum van drie (3) maal het bedrag van het honorarium, dat door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever in Wij zijn is op gebracht grond vanvoor wet-het en verrichten (beroeps)regelgeving (o.a. art. waarin 2:10 BW)dealsmede rekening van de Werkzaamheden oorzaak interne bewaarrichtlijnen voor kwaliteitssystemen verplicht in het kader van de van de schade is gelegen, waarbij alleen het honorarium in aanmerking wordt opdrachtdat eenbetrekking dossier aan te houden met daarin kopieën relevante genomen heeft op de laatste twaalf (12)van maanden waarindocumenten, die Werkzaamheden verricht.” welk dossier –zijn op grond van diezelfde regelgeving - ons eigendom dient te zijn. Wij nemen daarbij de minimale wettelijke termijnen in acht. Wij verzoeken u artikel 3.7 en 13.2 als volgt aan te vullen: “Het voorgaande laat onverlet dat Opdrachtnemer ter zake van de opdracht een dossier aanhoudt en blijft houden met daarin kopieën van relevante stukken. Opdrachtnemer zal zijn dossier bewaren gedurende een periode die voor een goede beroepsuitoefening aanvaardbaar is en die in overeenstemming is met de wettelijke bepalingen en beroepsregels inzake bewaartermijnen.”
De overeenkomst kan eenzijdig door u worden verlengd. Wij wensen de mogelijkheid te hebben een verlenging te weigeren. Onder omstandigheden kan in redelijkheid niet van ons verwacht worden in te stemmen met een verlenging. Wij stellen voor aan artikel 3.3 concept overeenkomst de volgende zin toe te voegen: “Het staat Opdrachtnemer vrij deze verlenging te weigeren.”
In deze eis stelt u dat aanlevering van de stukken geschiedt middels de goudse webportal. Wij kunnen hier niet mee instemmen aangezien Opdrachtnemer altijd via haar eigen portal de documenten verstuurd. Wij vragen u daarom ermee in te stemmen dat het toegestaan is dat Opdrachtnemer via haar eigen portal de stukken kan aanleveren. Kunt u dit bevestigen?
U geeft aan dat Opdrachtnemer verantwoordelijk is voor het laten voldoen van zijn product en de output van het product aan de actuele eisen, gesteld op het gebied van digitale toegankelijkheid en u verwijst daarbij naar EN 301 549 versie 3.2.1. Echter ziet deze norm op software, hardware en een combinatie daarvan. Daar is echter geen sprake van bij de door u uitgevraagde dienstverlening. Wij achten daarom eis 11 niet passend en vragen u deze te schrappen. u hiermee instemmen? Naar welke Kunt drie organisaties verwijst u in deze eis?
In deze paragraaf heeft u enkele bepalingen opgenomen inzake intellectuele eigendomsrechten. Kunt u aangeven wat u verstaat onder de resultaten en producten van de aanbestedingsprocedure? U geeft aan dat op deze aanbesteding de ARW van toepassing is. Echter is de ARW gefocust op Werken en vraagt u bij deze aanbesteding juist zakelijke dienstverlening uit. Wij achten de ARW dan ook niet passend bij de door u uitgevraagde dienstverlening en stellen voor de gebruikelijke Aanbestedingswet van toepassing te verklaren. Kunt u hiermee instemmen?
Kunt u ons inzicht geven in welke processen binnen gemeente Gouda zijn uitbesteed aan externe partijen en welke externe partijen dit zijn?
Kunt u ons inzicht geven in het systeemlandschap van gemeente Gouda? Of in ieder geval inzicht in de belangrijke financiële applicaties?
In de aanbestedingsleidraad staat dat meerwerk niet is toegestaan: “Meerwerk is niet toegestaan. Facturen met betrekking tot geleverd meerwerk worden niet betaald. Uitzondering is wanneer Opdrachtnemer voorafgaand aan de uitvoering van meerwerk gemotiveerd aangeeft waarom meerwerk nodig is, wat de reden is voor het ontstane meerwerk, welke functie(s) dit meerwerk zullen gaan uitvoeren en hier een reële prijsofferte voor geeft gebaseerd op de inschrijfprijs. Daarnaast moet de auditcommissie van Opdrachtgever expliciet schriftelijk opdracht geven voor de uitvoering van het meerwerk voordat hiermee gestart mag worden.” In de praktijk kan dit voor de opdrachtgever tot onwenselijke situaties leiden, bijvoorbeeld het niet halen van rapportagedeadlines. In de praktijk kan meer werk ontstaan door ontwikkelingen en of veranderingen binnen of rondom de gemeente of als de ambtelijke organisatie afspraken niet nakomt (bijvoorbeeld door ziekte bij sleutelpersoneel) of tegenvallende oplevering. In dergelijke gevallen is de opdrachtgever er niet aan gebaat als de opdrachtnemer zijn werk neerlegt totdat vanuit de auditcommissie goedkeuring is gegeven. Kostbare tijd verstrijkt en tegen de tijd dat goedkeuring is verkregen, kan het zijn dat er geen capaciteit beschikbaar meer is.
Zouden jullie deze passage zo aan kunnen passen dat bij het signaal van meerwerk binnen een reëel tijdpad afstemming plaats vindt met de concerncontroller (of iemand anders vanuit de ambtelijke organisatie) waaruit blijkt waarom meerwerk nodig is in combinatie met een verwachte bandbreedte van dat meerwerk?
6.10 Verwerkersovereenkomst Waarop is gebaseerd dat in het kader van deze aanbesteding Opdrachtnemer persoonsgegevens namens de Gemeente zal verwerken en dat daarom een verwerkersovereenkomst dient te worden gesloten? Maakt het opgenomen gesprek (audio) ook deel uit van de opdrachtovereenkomst en zo ja hoe verhoudt dit zich tot het bepaalde in artikel 16.1 van de concept Overeenkomst dat luidt: “16.1 Door ondertekening van deze Overeenkomst vervallen alle eventueel eerder door Partijen gemaakte mondelinge, dan wel schriftelijke afspraken omtrent de hierbij overeengekomen dienstverlening.”? 2.5 Soort overeenkomst en duur van de overeenkomst: Wij dienen periodiek te kunnen beoordelen of de accountantsdienstverlening (ongewijzigd) kan worden voortgezet. Wij vragen daarom te bepalen dat de overeenkomst na afloop van de periode van vier jaar met wederzijds goedvinden met maximaal 2 x 2 jaar kan worden verlengd. Daarna wordt deze van rechtswege beëindigd. Ook wij dienen de overeenkomst (tussentijds) te kunnen opzeggen indien de accountantsregelgeving ons daartoe noopt. Wij vragen daarom aan artikel 24 toe te voegen: Contractant kan de overeenkomst opzeggen indien en zodra de accountantsregelgeving hem daartoe noopt. Onze organisatie kan geen G-rekening aanvragen. Wij vragen daarom de op één na laatste zin van artikel 23.6 buiten toepassing te verklaren.
Als de opdrachtgever invloed kan uitoefenen op de samenstelling van het controleteam dan kan dat de onafhankelijkheid van de accountant bedreigen. Wij vragen daarom het bepaalde in dit artikelleden 23.2 en 23.3 niet van toepassing te verklaren.
Wij ontvangen graag een exemplaar van de hier genoemde huisregels.
Het recht van de gemeente om de verrichte diensten te testen en/of te keuren heeft tot gevolg dat de opdrachtgever invloed kan uitoefenen op de diensten van opdrachtnemer en daarmee ook op de inhoud van de door opdrachtnemer af te geven accountantsrapporten en verklaringen. Een controleverklaring is uit de aard van de zaak niet vatbaar voor keuring/dit is in strijd met de aard van de opdracht (onafhankelijke audit). Wij vragen daarom het bepaalde in dit artikelleden 22.3 en 22.4 niet van toepassing te verklaren.
Indien sprake is van extra tijd en inspanningen die opdrachtnemer aan de opdracht dient te besteden vanwege oorzaken die behoren tot het domein van opdrachtgever, is redelijk dat deze extra tijd en inspanningen bij wijze van nacalculatie kunnen worden doorbelast. Wij vragen daarom aan artikel 17.2 toe te voegen: Contractant is gerechtigd om zijn gemaakte extra kosten en extra uren, vanwege het niet, niet tijdig of niet behoorlijk verschaffen door de Gemeente van voor de uitvoering van de Overeenkomst noodzakelijke documentatie en/of informatie aan de Gemeente door te belasten bij wijze van nacalculatie.
Wij gaan er van uit dat beide partijen zich zullen inspannen om elk hun verplichtingen op tijd na te komen. Dit betekent ook dat beide partijen de mogelijkheid moeten hebben om de andere partij aan te spreken en om zich zo nodig te kunnen beroepen op verzuim van de andere partij. In verband met het bovenstaande vragen wij om artikel 11 te herformuleren als volgt: 11.1 Een partij is van rechtswege in verzuim nadat de fatale termijn(en) of termijnen voor de uitvoering van de desbetreffende Prestaties, zoals vermeld in de Overeenkomst, zijn verstreken en de desbetreffende Prestaties niet of niet volledig zijn uitgevoerd. 11.2 Een partij stelt de andere partij schriftelijk tijdig en met opgaaf van redenen in kennis van een eventuele vertraging en de maatregelen die de partij die de kennisgeving doet zal treffen om de vertraging zoveel mogelijk te beperken.
Vrijwaringen zijn bijzonder bezwaarlijk. De kans dat een dergelijke situatie zich voordoet is vaak nauwelijks in te schatten en vaak valt de situatie niet te beheersen of te beïnvloeden. Er is ook een aanzienlijke kans dat een vrijwaring niet de dekking onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering valt. Een onbeperkte vrijwaring is onaanvaardbaar want naar zijn aard niet verzekerbaar. Wij vragen daarom om artikel 8.8 niet van toepassing te verklaren. Voor het geval wordt vastgehouden deze vrijwaringsbepaling, dan vragen wij om op te nemen dat het bepaalde in (het conform de overeenkomst aangepaste/aangevulde) artikel 14 ook van toepassing is op artikel 8.8. Onze medewerkers tekenen bij indiensttreding een geheimhoudingsverklaring. Hierin wordt ook de geheimhoudingsplicht ten aanzien van cliëntgegevens gewaarborgd. Wij vinden dat hiermee de geheimhoudingsplicht in het kader van het voorgaande, alsook het bepaalde in artikel 7.2, al afdoende is gewaarborgd. Als een werknemer de geheimhoudingsplicht schendt dan dient de gemeente ons (en niet ook de werknemer persoonlijk) daarvoor aan te spreken. Wij vragen gelet op het voorgaande akkoord gaan met het buiten toepassing verklaren van artikel 7.4.
Het recht van de gemeente om de verrichte diensten te testen en/of te keuren heeft tot gevolg dat de gemeente invloed kan uitoefenen op de diensten van opdrachtnemer en daarmee ook op de inhoud van de door opdrachtnemer af te geven accountantsrapporten en verklaringen. Een controleverklaring is uit de aard van de zaak niet vatbaar voor keuring/dit is in strijd met de aard van de opdracht (onafhankelijke audit). Wij vragen daarom het bepaalde in dit artikellid niet van toepassing te verklaren.
Wij vragen om de NBA-voorwaarden variant 2 (https://www.nba.nl/siteassets/tools -en-ondersteuning/tools-en-modellen/model-algemene-voorwaarden/6-model-avvariant-2-nl.doc) van toepassing te verklaren. Dit zijn voor accountantsdienstverlening de meest passende voorwaarden, waarin ook rekening is gehouden met de voor de accountant geldende beroepsregel- en -wetgeving. Dit is in de AIV van de gemeente Gouda niet het geval. Als wordt vastgehouden aan de AIV van de gemeente Gouda, dan stellen wij hierover de navolgende vragen: Artikel 5.1 Om de opdracht binnen de af te spreken termijnen te kunnen afronden is het belangrijk voor ons om tijdig te kunnen beschikken over alle informatie en/of documentatie die wij daarvoor nodig hebben op de wijze die nodig is om effectief en efficiënt de werkzaamheden te kunnen verrichten. Daarom vragen wij om artikel 5.1 te herformuleren als volgt: De Gemeente zal alle informatie en/of documentatie die de Contractant naar zijn oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de Overeenkomst in de gewenste vorm, op de gewenste wijze en tijdig ter beschikking van de Contractant stellen. Contractant bepaalt wat moet worden verstaan onder tijdig, de gewenste vorm en de gewenste wijze.
De Gemeente staat in voor de juistheid, de volledigheid en de betrouwbaarheid van de door de Gemeente verstrekte informatie en/of documentatie, ook als deze van derden afkomstig is, voor zover uit de aard van de Overeenkomst niet anders voortvloeit. Boetes zijn bezwaarlijk want deze vallen niet onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering en kunnen een bedreiging van de onafhankelijkheid van de accountant tot gevolg hebben. Wij vragen daarom om artikel 13.3 te schrappen.
De intellectuele eigendomsrechten op (accountantscontrole)verklaringen en rapporten moeten toekomen aan de accountant. Als dit anders zou zijn, zou dit met zich brengen dat een opdrachtgever gerechtigd zou zijn om de verklaring of het rapport aan te passen. Vanuit de discipline van de accountant draagt deze de vaktechnische verantwoordelijkheid voor verklaringen en rapportages. Die verantwoordelijkheid kan enkel worden gedragen indien de intellectuele eigendomsrechten bij ons blijven rusten. Wij vragen daarom om aan artikel 10.3 te herformuleren als volgt: “Alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten (IE-rechten) met betrekking tot enig resultaat voortvloeiende uit de Overeenkomst, berusten bij de Contractant, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.” Verder vragen wij om artikelen 10.4 tot en met 10.7 te schrappen.
Vraag om op te nemen dat ingeval sprake is van vertraging bij en/of ongeschiktheid van door of vanwege de Opdrachtgever aan te leveren zaken, het Opdrachtnemer wel vrijstaat om zich te beroepen op overmacht.
In geval van hernummering als gevolg van de twee voorgaande vragen: “…artikel 3.3…” vervangen door “… artikel 3.2…”
Wij dienen periodiek te kunnen beoordelen of de accountantsdienstverlening (ongewijzigd) kan worden voortgezet. Wij vragen daarom het volgende te bepalen: “3.2 Deze overeenkomst kan na afloop van de overeengekomen duur van vier jaar met wederzijds goedvinden met maximaal 2 x 2 jaar worden verlengd.” Vraag om deze bepalingen samen te voegen in de navolgende bepaling: “3.1 Deze overeenkomst vangt aan op 1 januari 2026 en duurt tot en met 31 december 2029.” Artikel 14 lid 1 Vraag om de woorden “…de Adviseur…” te vervangen door “… de Contractant…” Artikel 14.6 Vraag om deze bepaling te formuleren als volgt: Tenzij anders overeengekomen, is de in het eerste en/of het vijfde lid bedoelde (vrijwarings-)aansprakelijkheid voor schade, beperkt tot een bedrag van € 1.250.000,- per gebeurtenis en € 2.500.000,- per contractjaar. Samenhangende gebeurtenissen worden daarbij aangemerkt als één gebeurtenis. Indien de looptijd van de overeenkomst minder dan een contractjaar is geldt deze zelfde (hoogte van de) limitering voor het gedeelte van een jaar dat de overeenkomst van kracht is.
Artikel 16.3 De voorzieningenrechter is alleen bevoegd om kennis te nemen van zaken waarin een (voorlopige) “voorziening” wordt gevraagd. Vraag daarom deze bepaling te formuleren als volgt: “Als er een geschil ontstaat met betrekking tot de Offerteaanvraag, de procedure zoals beschreven in de Offerteaanvraag, de totstandkoming van de Overeenkomst of de uitvoering van de Overeenkomst, dan is elk der Partijen gerechtigd om het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter van de rechtbank te ‘s Gravenhage.”
Ontbrekende bepaling: De accountant dient altijd zijn werkzaamheden uit te kunnen voeren met inachtneming van de voor hem als accountant geldende beroepsregel en -wetgeving, ook als deze strijdig is met bepalingen in de opdrachtovereenkomst. Wij vragen daarom om aan de conceptovereenkomst, artikel 1 de navolgende bepaling toe te voegen: “1.4 De opdracht zal worden uitgevoerd met inachtneming van de voor opdrachtnemer als accountantsorganisatie en de voor externe accountants als zodanig geldende wet- en (beroeps)regelgeving. Als en voor zover bepalingen in de overeenkomst en/of de daarbij behorende bijlagen daarmee strijdig of onverenigbaar zijn, prevaleert de geldende wet- en (beroeps)regelgeving". In het programma van eisen bij punt 15 geeft u aan dat de aanlevering van controle informatie geschiedt middels de Goudse webportal. Wij hanteren een speciaal voor accountantscontroles op de markt bestaande applicatie / webportal (Youprovide) waarmee we de opgeleverde informatie op verschillende kenmerken kunnen analyseren. In die applicatie zijn ook onze verschillende LOTS lijsten gedefinieerd. Is het mogelijk om onze applicatie te gebruiken voor de aanlevering? Kunt u de samenstelling van het beoordelingsteam nader aangeven? Bestaat dit team - naast de inkoopadviseur - uit raadsleden, collegeleden, concerncontroller, hoofd financiën, anderen uit de ambtelijke organisatie?
In uw Auditplan 2024 is aangegeven dat diverse processen - naast Gegevensgericht - ook Systeemgericht gecontroleerd worden (derhalve een mix van gegevens- en systeemgericht). In dat kader hebben wij de volgende vragen. (1) Wij zijn benieuwd naar welke systeemgerichte controles u uitvoert. (2) Om een proces systeemgericht te controleren gaan wij ervan uit dat in het primaire proces door de betrokkken medewerkers uit de 1e lijn de door hen uitgevoerde beheersingsmaatregelen / interne controles (waarop u gaat steunen) continue zichtbaar worden vastgelegd met voldoende functiescheiding. Is dat het geval? (3) Daarnaast vereist een systeemgerichte controle dat ook het betrokken IT systeem hiervoor voldoende is ingericht / cq voldoende waarborgen biedt. Is dat het geval voor deze processen? (4) Voor welke processen streeft u ernaar om ze in de toekomst- volledig systeemgericht te gaan controleren?
Graag ontvangen wij de laatste managementletter (2024)
Artikel 4 Algemene verplichtingen Contractant 4.5. De Contractant vrijwaart de Gemeente voor strafrechtelijke boetes en bestuurlijke sancties (als bedoeld in artikel 5:2, eerste lid aanhef en onder a van de Algemene wet bestuursrecht, het eventuele kostenverhaal daaronder begrepen) die verband houden met de Overeenkomst en die de Contractant of de Gemeente krijgt opgelegd. Het vrijwaren door Contractant past niet bij de onafhankelijke rol die een accountant op basis van wet- en regelgeving moet hebben. Wij verzoeken u dit artikel voor deze offerte en overeenkomst buiten werking te stellen. Artikel 4 Algemene verplichtingen Contractant 4.8. Slechts voor zover de Contractant expliciet en schriftelijk is gemachtigd door de Gemeente zal de Contractant optreden als gemachtigde van de Gemeente. Eventuele gevolgen die door het in strijd handelen met het bepaalde in de voorgaande zin zijn ontstaan, komen voor rekening en risico van de Contractant. In verband met onafhankelijkheidsvoorschriften achten wij het niet toegestaan om als gemachtigde namens de opdrachtgever op te treden. Kunt u ermee instemmen dat dit artikel niet van toepassing is?
Artikel 6 Kwaliteit, keuring en garantie 6.1. De Contractant garandeert dat de geleverde Prestaties voldoen aan de Overeenkomst, aan de algemeen geldende normen en aan de voorschriften die bij of krachtens wet of verdrag gelden met betrekking tot, doch niet uitsluitend, veiligheid, gezondheid en milieu. 6.2. De Gemeente is gerechtigd om de Prestaties te keuren en de Contractant verleent waar nodig zijn medewerking. Indien de Gemeente bepaalde Prestaties schriftelijk heeft goedgekeurd, vervalt het recht zoals genoemd in de voorgaande zin ten aanzien van die Prestaties. Dit artikel gaat over kwaliteit, keuring en garantie. Dit past niet bij de onafhankelijke rol die een accountant op basis van wet- en regelgeving moet hebben. Wij verzoeken u dit artikel voor deze offerte en overeenkomst buiten werking te stellen.
Artikel 8 Intellectueel eigendom 8.1. Alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten (IE-rechten) met betrekking tot enig resultaat voortvloeiende uit de Overeenkomst, berusten bij de Gemeente, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De Contractant draagt deze (aanspraken op) IE-rechten – voor zover nodig – om niet over aan de Gemeente. De Contractant zal op eerste verzoek kosteloos meewerken aan het bewerkstelligen van de overdracht. 8.2. Onder resultaat als bedoeld in lid 1 van dit artikel, wordt verstaan al hetgeen in het kader van de Overeenkomst tot stand wordt gebracht ongeacht of de Contractant daarbij gebruikmaakt van enige bijdrage van de Gemeente en/of derden. In artikel 8 wordt over gesproken over een volledige overdracht van het intellectueel eigendomsrecht als rustend op de resultaten voortvloeiend uit de tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever te sluiten overeenkomst. Deze artikelen zijn vanwege de specifieke aard van de accountantscontrole en de beroepsregels voor accountants niet uitvoerbaar. Deze artikelen brengen mee dat de opdrachtgever het (intellectuele) eigendomsrecht verkrijgt op de resultaten van de opdracht en dat de opdrachtnemer terzake afstand doet van zijn persoonlijkheidsrechten (daaronder valt het recht om op te treden tegen eventuele bewerking/aanpassing van het product).
Wij kunnen het intellectuele eigendomsrecht niet overdragen. Indien het intellectuele eigendomsrecht van de door de accountant ontwikkelde producten aan de opdrachtgever overgedragen zou worden, brengt dat mee dat de opdrachtgever bijvoorbeeld het recht heeft de controleverklaring van de Opdrachtnemer te bewerken/aan te passen en te exploiteren. Een controleverklaring is daarmee niets waard omdat deze dan zou kunnen worden veranderd. Nota bene; wij dragen vanuit onze discipline de vaktechnische verantwoordelijkheid voor onze verklaringen en overige rapportages. Wij kunnen deze verantwoordelijkheid uiteraard niet dragen als wij de rechten op onze verklaringen overdragen. Kunt u gelet op het voorgaande, dit artikel te herzien of buitenwerking verklaren?
Artikel 11 Tijdstip van nakoming 11.1. De Contractant is van rechtswege in verzuim nadat de fatale termijn(en) of termijnen voor de uitvoering van de desbetreffende Prestaties, zoals vermeld in de Overeenkomst, zijn verstreken en de desbetreffende Prestaties niet of niet volledig zijn uitgevoerd. 11.2. De Contractant stelt de Gemeente schriftelijk tijdig en met opgaaf van redenen in kennis van een eventuele vertraging en de maatregelen die de Contractant zal treffen om de vertraging zoveel mogelijk te beperken. Artikel 11.1 van de Algemene Inkoopvoorwaarden bepaalt dat de opdrachtnemer automatisch van rechtswege in verzuim is indien een (fatale) termijn wordt overschreden. Direct verzuim brengt met zich mee dat de opdrachtgever het recht heeft om de overeenkomst direct te ontbinden. Gelet op het feit dat een termijnoverschrijding zou kunnen ontstaan door omstandigheden welke niet aan de opdrachtnemer te wijten zijn (bijvoorbeeld het niet tijdig of onvolledig aanleveren door de opdrachtgever van de benodigde input) menen wij dat bij een termijnoverschrijding een redelijke termijn moet worden geboden waarbinnen de opdrachtnemer in de gelegenheid wordt gesteld om alsnog na te komen Artikel 12 Toerekenbare tekortkoming (ingebrekestelling). Bent gelet toerekenbare op het voorgaande bereid om de tekst van 12.3.
Er is geen sprake vanu enige tekortkoming zijdens de Gemeente artikel latendevervallen? indien en11.1 voortezover publiekrechtelijke verantwoordelijkheid noopt tot het niet verstrekken van inlichtingen en gegevens Vereniging van Nederlandse Gemeenten 13 respectievelijk tot het niet verlenen van de publiekrechtelijke medewerking die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst Toerekenbare tekortkoming In art 12.3 staat ‘Er is in ieder geval geen sprake van enige toerekenbare tekortkoming zijdens de opdrachtgever indien en voor zover de publiekrechtelijke verantwoordelijkheid noopt tot het niet verstrekken van inlichtingen en gegevens respectievelijk tot het niet verlenen van de publiekrechtelijke medewerking die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de opdracht c.q. overeenkomst.’ Onze beroepsregels schrijven voor dat toegang tot alle relevante informatie noodzakelijk is voor de uitoefening van onze taak. Is het mogelijk art. 12.3 te laten vervallen?
Artikel 14 Aansprakelijkheid en verzekering 14.1. De Contractant vrijwaart de Gemeente tegen eventuele aanspraken van derden ter zake van schade door deze derden geleden ten gevolge van de uitvoering door de Contractant van de Overeenkomst en het gebruik of toepassing van de geleverde Goederen of Diensten van de Contractant. Artikel 14.1 gaat over het vrijwaren van de opdrachtnemer jegens opdrachtgever. Dit past niet bij de onafhankelijke rol die een accountant op basis van wet- en regelgeving moet hebben. Wij verzoeken u dit artikel voor deze offerte en overeenkomst buiten werking te stellen. Indien u niet instemt met het buiten toepassing verklaren van art. 14.1, kunt u dan bevestigen dat de vrijwaring uitsluitend toeziet op aansprakelijkheid van opdrachtnemer die zij ook zou hebben zonder de vrijwaring wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van haar verplichtingen?
Artikel 14 Aansprakelijkheid en verzekering 14.2. De Contractant zal vanaf het aangaan van de Overeenkomst adequaat verzekerd zijn voor het uitvoeren van de Overeenkomst en zal zich adequaat verzekerd houden gedurende de uitvoering van de Overeenkomst. In artikel 14.2 gaat over het verzekerd bedrag. In onze branche is het gebruikelijk en noodzakelijk de aansprakelijkheid te beperken, waarbij de maximum aansprakelijkheid in redelijke verhouding staat tot het met de opdracht gemoeide honorarium. Wij wijzen in dit kader op het Model Algemene Voorwaarden van de NBA, welk Model voorziet in de gebruikelijke aansprakelijkheidsbeperking van 3 maal het jaarhonorarium bij controle opdrachten (zie: https://www.nba.nl/globalassets/tools-en-voorbeelden/modelalgemene-voorwaarden/6-model-av-variant-2-nl.doc). Wij wensen onze aansprakelijkheid te beperken tot maximaal 3 maal de overeengekomen auditfee op jaarbasis. Bent u bereid dit aan te passen? Bijvoorbeeld als volgt: “De totale aansprakelijkheid van Contractant jegens u voor eventuele fouten die bij zorgvuldig handelen door Contractant zouden zijn vermeden, is beperkt tot maximaal driemaal het bedrag van het honorarium dat u heeft betaald en/of nog verschuldigd is voor de onder de opdracht verrichte specifieke werkzaamheden waaruit de fouten voortvloeien.
Indien de opdracht een langere doorlooptijd heeft dan twaalf maanden, dan is de totale aansprakelijkheid in het kader van de opdracht beperkt tot maximaal driemaal het bedrag van het honorarium dat u aan Contractant heeft betaald en/of nog verschuldigd is over de laatste twaalf maanden voor de onder de opdracht verrichte specifieke werkzaamheden waaruit de fouten voortvloeien. Samenhangende fouten worden daarbij aangemerkt als één fout. De beperking van aansprakelijkheid geldt niet indien er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van Contractant en/of indien dwingende (inter)nationale wet- of (beroeps) regelgeving een dergelijke beperking niet toestaat. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor gevolg-, indirecte, bedrijfsof strafschade en/of winstderving.”
Artikel 22 Diensten 22.1. De Contractant zal de Diensten uitvoeren binnen de termijn en op de plaats zoals deze zijn opgenomen in de Overeenkomst. Artikel 22.1 bepaalt dat de Contractant de Diensten binnen de termijn zoals opgenomen in de overeenkomst dient uit te voeren. Contractant is voor een tijdige en juiste uitvoering van de opdracht afhankelijk van de medewerking van de organisatie. Bent u bereid dit aan te passen? Bijvoorbeeld als volgt: ”Waarbij geldt dat de organisatie alle gegevens en bescheiden, die de contractant nodig heeft voor het correct en tijdig uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig en in de door de Contractant gewenste vorm en wijze aan de Contractant ter beschikking zal stellen. De organisatie staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan de contractant ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze via of van derden afkomstig Artikel 22zijn.” Diensten 22.3. Feitelijke uitvoering van de Diensten door de Contractant of daarmee gepaard gaande handelingen houdt niet in dat de Gemeente de Diensten zonder meer goedkeurt. De Gemeente behoudt zich het recht voor om eventuele verrichte Diensten te keuren, controleren of niet goed te keuren 22.4. De goedkeuring van de Diensten zal geschieden door middel van een schriftelijke verklaring van de Gemeente.
Indien de Gemeente de Diensten niet goedkeurt, geeft zij gemotiveerd aan waarom de goedkeuring onthouden wordt. In artikel 22 lid 2 en 3 is aangegeven dat de opdrachtgever de mogelijkheid heeft om door de opdrachtnemer verrichte prestaties (goed) te keuren. Dit kan (indirect) impliceren dat de opdrachtgever een mogelijkheid heeft om invloed op de (te verrichten) diensten door de opdrachtnemer uit te oefenen. Gelet op de onafhankelijke positie van een accountant is dat een ongewenste situatie. Graag zouden wij zien dat artikel 22 lid 2 en 3 buiten werking wordt verklaard. Kunt u hiermee instemmen?
Artikel 23 Personeel van Contractant 23.2. Indien gedurende de uitvoering van de Overeenkomst blijkt dat Personeel van Contractant niet functioneert in het belang van de goede uitvoering van de Overeenkomst en/of wegens omstandigheden zijn werkzaamheden niet kan voortzetten, dan heeft de Gemeente het recht de desbetreffende persoon door de Contractant te laten vervangen Artikel 23.2: Indien gedurende de uitvoering van de opdracht c.q. de overeenkomst blijkt dat personeel van opdrachtnemer niet functioneert in het belang van de goede uitvoering van de opdracht c.q. de overeenkomst en/of wegens omstandigheden zijn werkzaamheden niet kan voortzetten, dan heeft de opdrachtgever het recht de desbetreffende persoon door opdrachtnemer te laten vervangen. Het past niet bij de onafhankelijke rol van de accountant dat de accountant wordt gedwongen personen in het auditteam te vervangen. Wij verzoeken u dit artikel als volgt aan te passen: Indien opdrachtgever vervanging verlangt van personen die zijn belast met de uitvoering van de opdracht c.q. de overeenkomst, omdat hij meent dat dit in het belang van een goede uitvoering van de opdracht c.q. de overeenkomst Artikel 24 Opzegging wenselijk is, neemt de opdrachtnemer dit in overweging en stemt besluitisafgerechtigd met bijvoorbeeld de voorzitter de gemeenteraad of de 24.1.
zijn De Gemeente de Overeenkomst op tevan zeggen met inachtneming voorzitter van de auditcommissie. van een opzegtermijn zoals bepaald in de Overeenkomst. Indien geen opzegtermijn in de Overeenkomst is opgenomen, kan de Gemeente de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, mede gelet op de duur van de Overeenkomst. In artikel 24 zijn bepalingen opgenomen over de beëindiging van de overeenkomst. Deze bepaling is eenzijdig vanuit de opdrachtgever geformuleerd. Wij verzoeken u deze bepaling wederkerig te maken, dus ook voor en namens de opdrachtnemer.
In het PvE staat: De door de Opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden, inclusief de daaropvolgende verslaglegging, moeten de planning en control-cyclus van de Opdrachtgever volgen, dit alles binnen de in overleg vastgestelde (tijds)planning. Dat betekent dat de in ieder geval dat na 20 mei de controle zover is afgerond dat er geen mutaties meer in de cijfers hoeven te worden doorgevoerd. Kunnen wij deze eis zien als een inspanningsverplichting. Immers, als de Aanbestedende dienst niet conform de (werk)afspraken de stukken aanlevert ten behoeve vanstaat: de accountantscontrole de jaarrekening,voor kunnen deze termijn In het PvE De Opdrachtnemer van is verantwoordelijk hetwij laten voldoen ook niet garanderen. van zijn product en de output van het product aan de actuele eisen, gesteld op het gebied van digitale toegankelijkheid: Europese Norm (EN) 301 549: versie 3.2.1. Wat bedoelen jullie hiermee? Geldt dit wel voor de opdracht tot het controleren van de jaarrekening? Waarom telt de prijs 2029 twee keer mee? In de formule lijkt de prijs 2029 overigens maar één keer mee te tellen.
Klopt dit nu? Moet er voor de toekomstige jaren rekening worden gehouden met een indexatie in het prijzenblad of kunnen de prijzen worden geïndexeerd die in het prijzenblad worden opgenomen? Wat houdt systeeemgericht in? Is dat opzet en bestaan of opzet, bestaan en werking? Hoe ligt dit vast qua werkzaamheden?
Antwoord Kolom7 Het spreekt voor zich dat Opdrachtnemer zich houdt aan de gedrags- en beroepsregels die voor hem gelden. Opdrachtgever zal Opdrachtnemer niet vragen om in strijd met deze regels te werken.
Ontvangen op Beantwoord op Kolom8 Kolom9 8-8-2025
Artikel 1 wordt als volgt aangevuld: “1.4 De opdracht zal worden uitgevoerd met inachtneming van de voor opdrachtnemer als accountantsorganisatie en de voor externe accountants als zodanig geldende wet- en (beroeps)regelgeving. Als en voor zover bepalingen in de overeenkomst en/of de daarbij behorende bijlagen daarmee strijdig of onverenigbaar zijn, prevaleert de geldende wet- en (beroeps)regelgeving".
Artikel 24 van de Algemene inkoopvoorwaarden wordt niet wederkerig gemaakt. 8-8-2025 De concept-overeenkomst, bijlage 6, geeft in artikel 12 mogelijkheden tot ontbinding van de overeenkomst. Mochten er zich onverhoopt omstandigheden voordoen waardoor niet kan worden gevergd dat de overeenkomst wordt voortgezet, dan treden partijen met elkaar in overleg en zal besproken worden wat de beste oplossing is. De aanbestedende dienst gaat er van uit dat dit een hypothetische situatie is. Mocht een situatie zoals hier bedoeld wordt zich voordoen dan bieden zowel de Algemene inkoopvoorwaarden als de concept-overeenkomst diverse mogelijkheden mbt het ontbinden van de overeenkomst. Aanbestedende dienst vereist niet dat u met een g-rekening werkt. De concept-overeenkomst zegt hier 8-8-2025 niets over. Ook is het werken met een g-rekening voor uw branche, voor zover wij weten, niet wettelijk vereist. Met andere woorden, de laatste zin van dit artikel uit de Algemene inkoopvoorwaarden, is hier niet van toepassing. Uiteraard zullen wij u niet vragen om in strijd met de onafhankelijkheidsregels te werken. Echter, 8-8-2025 wanneer Opdrachtgever van mening is dat een medewerker van Opdrachtnemer vervangen moet worden omdat deze onvoldoende functioneert, dan zal Opdrachtnemer deze medewerker wel moeten vervangen, door iemand met dezelfde/gelijkwaardige functie of hoger.
Zoals in artikel 2.2 van de concept-overeenkomst is gesteld, is artikel 14 van de Algemene Inkoopvoorwaarden aangepast en uitgebreid. De eventuele schade zoals beschreven in art. 14.1 geldt alleen als de schade het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Opdrachtnemer.
8-8-2025
8-8-2025 In art. 7.4 van de Algemene Inkoopvoorwaarden staat dat Opdrachtnemer op het eerste verzoek van de gemeente Personeel van Opdrachtnemer een geheimhoudingsverklaring moet laten ondertekenen. Dit is een mogelijkheid dit de Aanbestedende dienst toepast bij de uitvoering van opdrachten waarbij zeer gevoelige informatie zoals bijvoorbeeld persoonsgegevens van inwoners, verstrekt wordt. Voor deze opdracht is niet ge-eist dat deze geheimhoudingsverklaring ondertekend moet worden. Zoals artikel 11.2 van de Concept-Overeenkomst stelt, is Opdrachtnemer zelf verantwoordelijk voor de geheimhoudingsverplichting van zijn personeel. Artikel 7.4 van de Algemene inkoopvoorwaarden wordt niet buiten toepassing verklaard.
8-8-2025 mbt art 6.2: wanneer Opdrachtgever zijn twijfels heeft over de geleverde prestatie (of deze voldoet aan art 6.1 en overige eisen van de Opdracht), dan is hij gerechtigd de betreffende prestatie te laten keuren. Dit kan ook gaan om de wijze waarop de inhoudelijke beoordeling door Opdrachtnemer tot stand is gekomen. Artikel 22.2 en 22.4 gaan over de diensten die u levert conform de Overeenkomst en de bijbehorende bijlagen. Wanneer Opdrachtgever goede redenen heeft te twijfelen aan de kwaliteit van de geleverde diensten (de wijze waarop de diensten zijn geleverd/ tot stand zijn gekomen, niet het oordeel zelf), dan mag hij deze laten keuren. Daarbij moet ook gezegd worden dat een keuring niet zal plaatsvinden enkel en alleen omdat het inhoudelijk oordeel van Opdrachtnemer niet wenselijk is.
8-8-2025 U verwijst naar de Algemene inkoopvoorwaarden. Deze zijn algemeen opgesteld en gelden voor diverse opdrachten. Uw opmerking/vraag is te specifiek voor dit artikel. Aanbestedende dienst kan u volgen in uw verzoek en zal art 5 van de Algemene inkoopvoorwaarden aanvullen met art 5.3: Opdrachtnemer mag uitgaan van de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan haar verstrekte informatie, ook indien deze van derden afkomstig is, tenzij en voor zover Opdrachtnemer weet of redelijkerwijs behoort te weten dat de informatie onjuist, onvolledig of onbetrouwbaar is.”
De regel is dat de verwerkingsverantwoordelijke het doel en de middelen voor de verwerking vaststelt. 8-8-2025 In het geval van een accountscontrole bepaalt de accountant het doel en de middelen en daarmee wordt zij automatisch verwerkingsverantwoordelijke. Een verwerkersovereenkomst is in dit geval inderdaad niet nodig. Wel wordt aanbevolen om op een andere wijze afspraken te maken over de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
Hier kunnen wij mee instemmen.
8-8-2025
Dit artikel wordt niet buiten toepassing verklaard. Dit artikel geldt wanneer de 8-8-2025 zeggenschapsverhouding over opdrachtnemer wijzigt. Dat is bijvoorbeeld wanneer Opdrachtnemer onderdeel wordt van een groter concern. In dat geval is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst te ontbinden. Het gaat dus niet over wijziging van bestuursleden of aandeelhouders.
Artikel 10 wordt in zijn geheel als volgt aangepast: 8-8-2025 art 10.1 Het uitvoeren van de opdracht door Opdrachtnemer houdt niet tevens in de overdracht van intellectuele eigendomsrechten die bij Opdrachtnemer rusten. Alle intellectuele eigendomsrechten die ontstaan tijdens, of voortvloeien uit, de uitvoering van de Opdracht behoren toe aan Opdrachtnemer, voor zover die rechten niet (tevens) aan derden toekomen. Alle intellectuele eigendomsrechten die reeds voor de Opdracht aan de Gemeente toebehoorden, blijven toebehoren aan de Gemeente. art 10.2 Opdrachtnemer verleent, met het oog op de auteursrechten, databankrechten en/of andere intellectuele eigendomsrechten die kunnen worden uitgeoefend – waar en wanneer dan ook – ten aanzien van de resultaten van de verrichte werkzaamheden, aan de Gemeente een eeuwigdurend niet-intrekbaar gebruiksrecht. Het gebruiksrecht omvat: - al het gebruik van de resultaten van de dienstverlening; én - het (kunnen) verstrekken van de resultaten van de dienstverlening aan personen, (gemeentelijke) organen en instanties. Voorwaarde aan voornoemd gebruik en verstrekken is dat het dient te vallen binnen het doel waarvoor deze resultaten zijn opgesteld.
art 10.3 Gebruik van de resultaten buiten het doel van de overeenkomst en het verstrekken aan andere personen, organen en instanties voor wie deze resultaten volgens de Overeenkomst zijn opgesteld, kan alleen plaatsvinden na schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer. art 12.4 Het gebruiksrecht wordt op grond van de Overeenkomst door Opdrachtnemer op het moment van het ontstaan daarvan aan de Gemeente om niet verleend, welke verlening door Contractant reeds nu voor alsdan wordt aanvaard.
Niet akkoord. Van de Opdrachtgever mag worden verwacht zodanig mee te werken dat de accountants hun 8-8-2025 werk kunnen doen. (waar nodig kan worden teruggevallen op art 6:2 lid 1 BW en 6:248 lid 2 BW) Hierbij geldt dat in overleg tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer zal worden bepaald wat nodig is om de Opdracht goed uit te kunnen voeren en wanneer en hoe wat kan worden aangeleverd, zodat bepaalde deadline wel gehaald worden.
De Overeenkomst zal conform dit voorstel worden aangepast. (een aangepast concept-overeenkomst wordt niet bijgevoegd bij deze NVI)
8-8-2025
8-8-2025 Artikel 9.2 van de concept-overeenkomst en art. 14.6 van de Algemene inkoopvoorwaarden worden als volgt aangepast: "Tenzij anders overeengekomen, is de in het vijfde lid bedoelde aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor schade, beperkt tot een bedrag van 4 maal het bedrag van het jaarlijkse honorarium. Samenhangende gebeurtenissen worden als één gebeurtenis beschouwd."
Hier gaan wij mee akkoord.
8-8-2025
Niet akkoord. Indien er omstandigheden zijn waarbij de Opdrachtnemer in redelijkheid niet verwacht kan 8-8-2025 worden in te stemmen met een verlenging kan Opdrachtnemer een beroep doen op artikel 6:248 lid 2 BW.
8-8-2025 Deze eis heeft betrekking op de aanlevering van stukken vanuit de opdrachtgever. Deze worden aangeleverd middels de goudse webportal en de opdrachtnemer moet deze vanuit deze portal bekijken / goedkeuren. Eventuele vragen kunnen hier ook gesteld worden in deze portal. Middels rechten kunnen zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer de voortgang van het proces bekijken en ook zien welke vragen er (bij eventuele) eerdere jaren gesteld zijn bij de diverse onderwerpen. De aanlevering vanuit stukken vanuit de opdrachtnemer zoals een lijst met op te leveren stukken, formats die gebruikt worden e.d. mogen eventueel vanuit de eigen portal verzonden worden. Hier kunnen wij mee instemmen.
8-8-2025
Eis 1 wordt als volgt aangepast: "Alle te leveren producten en diensten dienen te voldoen aan alle in 8-8-2025 Nederland geldende wet- en regelgeving, normen en richtlijnen en aan de bij Opdrachtgever geldende centrale kaders en richtlijnen." Hieronder verstaan wij alle door Opdrachtnemer op te leveren documenten in het kader van de uitvoering 8-8-2025 van de Opdracht.
Nee, daar stemmen wij niet mee in. Het ARW 2016 mag vrijwillig gebruikt worden bij opdrachten voor leveringen, diensten en Europese aanbestedingen boven de drempelbedragen.
8-8-2025
In dit verband zijn de voornaamste: -Belastinginning: BSGR -Omgevingsvergunningen: ODMH -Parkeeropbrengsten: Parkeerservice -Inkoop en contractmanagement JW en WMO: GRJW
8-8-2025
-Zie verder de jaarstukken van 2024 (online beschikbaar).
Financiele administratie: Key2Financien HR-administratie: VISMA/RAET Sociaal Domein: Suite4SD Subsidies: Key2Subsidies
8-8-2025
Aanbestedende dienst gaat er van uit dat een professioneel en deskundig accountantskantoor goed kan inschatten hoeveel werk er bij deze opdracht komt kijken en wat er nodig is om bijvoorbeeld de benodigde documenten tijdig te kunnen verkrijgen, ook in geval bij ziekte bij opdrachtgever of tegenvallende oplevering. Ook Opdrachtgever zal zich professioneel opstellen. Mocht er in hoge uitzondering en onverwacht toch noodzaak blijken voor meerwerk, dan zal dit altijd via de auditcommissie verlopen. In een hoge uitzondering als deze zal de auditcommissie ook snel tot een oordeel over het bedoelde meerwerk kunnen komen.
8-8-2025
De regel is dat de verwerkingsverantwoordelijke het doel en de middelen voor de verwerking vaststelt. 14-8-2025 In het geval van een accountscontrole bepaalt de accountant het doel en de middelen en daarmee wordt zij automatisch verwerkingsverantwoordelijke. Een verwerkersovereenkomst is in dit geval inderdaad niet nodig. Wel wordt aanbevolen om op een andere wijze afspraken te maken over de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Met artikel 16.1 bedoelde eerdere afspraken worden eventuele afspraken bedoeld die voorafgaand aan de 14-8-2025 aanbesteding met partijen gemaakt zijn. Het gesprek gaat over de uitvoering van de opdracht en maakt onderdeel uit van de inschrijving en van de overeenkomst.
Niet akkoord. Indien er omstandigheden zijn waarbij de Opdrachtnemer in redelijkheid niet verwacht kan 14-8-2025 worden in te stemmen met een verlenging kan Opdrachtnemer een beroep doen op artikel 6:248 lid 2 BW.
Niet akkoord. Aanbestedende dienst ziet een verschil tussen de overeenkomst met het accountantskantoor 14-8-2025 voor de uitvoering van de overeengekomen dienstverlening en de op de accountant zelf rustende verplichtingen. Het accountantskantoor verplicht zich tot de dienstverlening.
Aanbestedende dienst vereist niet dat u met een g-rekening werkt. De concept-overeenkomst zegt hier 14-8-2025 niets over. Ook is het werken met een g-rekening voor uw branche, voor zover wij weten, niet wettelijk vereist. Met andere woorden, de laatste zin van dit artikel uit de Algemene inkoopvoorwaarden, is hier niet van toepassing. Uiteraard zullen wij u niet vragen om in strijd met de onafhankelijkheidsregels te werken. Echter, 14-8-2025 wanneer Opdrachtgever van mening is dat een medewerker van Opdrachtnemer vervangen moet worden omdat deze onvoldoende functioneert, dan zal Opdrachtnemer deze medewerker wel moeten vervangen, door iemand met dezelfde/gelijkwaardige functie of hoger. Het artikel wordt niet aangepast. De huisregels zijn als bijlage bijgevoegd.
14-8-2025
mbt art 6.2: wanneer Opdrachtgever zijn twijfels heeft over de geleverde prestatie (of deze voldoet 14-8-2025 aan art 6.1 en overige eisen van de Opdracht), dan is hij gerechtigd de betreffende prestatie te laten keuren. Dit kan ook gaan om de wijze waarop de inhoudelijke beoordeling door Opdrachtnemer tot stand is gekomen. Artikel 22.2 en 22.4 gaan over de diensten die u levert conform de Overeenkomst en de bijbehorende bijlagen. Wanneer Opdrachtgever goede redenen heeft te twijfelen aan de kwaliteit van de geleverde diensten (de wijze waarop de diensten zijn geleverd/ tot stand zijn gekomen, niet het oordeel zelf), dan mag hij deze laten keuren. Daarbij moet ook gezegd worden dat een keuring niet zal plaatsvinden enkel en alleen omdat het inhoudelijk oordeel van Opdrachtnemer niet wenselijk is. Het artikel wordt niet aangepast. Aanbestedende dienst gaat er van uit dat een professioneel en deskundig accountantskantoor goed kan 14-8-2025 inschatten hoeveel werk er bij deze opdracht komt kijken en wat er nodig is om bijvoorbeeld de benodigde documenten tijdig te kunnen verkrijgen, ook in geval bij ziekte bij opdrachtgever of het niet tijdig of behoorlijk verschaffen van documenten door de Gemeente. Van extra gemaakte kosten of uren is dan ook geen sprake, dit maakt onderdeel uit van de uitvoering van de opdracht.