GHR Onderzoek Archivering - Gouda

De baseline is een verzameling en praktische vertaling van geldende normenkaders en wet- en regelgeving op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Het DUTO-raamwerk voor duurzame toegankelijkheid is een instrument voor concrete, passende maatregelen voor het beheer van overheidsinformatie. Meestal wordt het DUTO-raamwerk toegepast by design, dus bij het ontwerpen van een informatiesysteem. Maar het kan ook toegepast worden om bestaande informatiesystemen te toetsen of aan te passen. KIDO staat voor Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden en is een toetsingskader voor het inrichten en uitvoeren van informatiebeheerprocessen. KIDO geeft aan wat er geregeld zou moeten worden rond het informatiebeheer om te kunnen voldoen aan eisen uit de archiefwetgeving en verschillende normen zoals DUTO, NEN-ISO 15489 en NEN-ISO 16175. Hiernaast beschrijft KIDO hoe een verbeteringscyclus ingericht kan worden (VNG, 2016). MDTO is een gestandaardiseerd metadatamodel dat is ontwikkeld om overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken, nu en in de toekomst. Het richt zich op het vastleggen, beheren en beschikbaar houden van metadata om informatie vindbaar, interpreteerbaar en bruikbaar te houden, ongeacht technologische of organisatorische veranderingen. Het is de opvolger van TMLO, het Toepassingsprofiel Metagegevens voor Lokale Overheden.

NEN-ISO 15489:2016 is een internationale kwaliteitsnorm voor informatie- en archiefbeheer. De norm biedt richtlijnen voor het beheren van records (documenten en gegevens) gedurende hun gehele levenscyclus. Het doel van deze norm is om systematisch, verantwoord en efficiënt beheer van informatie te garanderen, zodat deze toegankelijk, betrouwbaar en bruikbaar blijft. NEN-ISO 16175 biedt richtlijnen en functionele eisen voor digitale recordmanagementsystemen. De norm is bedoeld om organisaties te helpen bij het selecteren, ontwerpen en beheren van systemen die voldoen aan wettelijke, regelgevende en operationele vereisten voor het beheren van records. Het is een essentiële standaard voor organisaties die hun digitale informatiehuishouding willen professionaliseren.

17 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

NEN-ISO 23081 biedt een raamwerk voor het definiëren, beheren en gebruiken van metadata in het kader van records management. Deze norm ondersteunt andere standaarden, zoals ISO 15489, door te zorgen dat de metadata de authenticiteit, betrouwbaarheid, bruikbaarheid en integriteit van records waarborgt. RODIN staat voor ‘Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer’ en is een toetsingsinstrument voor lokale overheden. Met het toetsingsinstrument kunnen zij hun informatiebeheeromgeving vormgeven of beheren op basis van de gestelde wettelijke eisen. RODIN legt hierin een nadruk op betrouwbaarheid en toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie (VNG, 2017). VNG Archief KPI’s 2020, ofwel de Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren, is een handreiking voor lokale overheden om de verslaglegging van het college aan de gemeenteraad te structureren. Op basis van de KPI’s uit de handreiking kan verantwoording afgelegd worden over de staat van het informatie- en archiefbeheer (VNG, 2020). Wet open overheid (Woo): de Woo regelt de openbaarheid van overheidsinformatie. Volgens de Woo heeft de overheid een actieve openbaarheidsplicht, openbaarmakingsplicht op verzoek en een informatiehuishoudingsplicht. Overheidsinstellingen moeten op termijn 17 soorten informatie uit zichzelf openbaar maken.

18 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

Bijlage 3. Lijst van gehanteerde begrippen Algemene verordening gegevensbescherming (AVG): de AVG is een Europese verordening en stelt regels voor het beschermen van persoonsgegevens en de verwerking ervan. Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. De AVG onderscheidt de verwerkingsverantwoordelijke (de organisatie die persoonsgegevens verwerkt) en de betrokkene (over wie de gegevens worden vastgelegd en verwerkt). De AVG is van toepassing op archiefbescheiden voordat ze volgens de Archiefwet 1995 naar een openbare archiefbewaarplaats worden gebracht. Archiefbewaarplaats: een begrip uit de Archiefwet 1995. De term heeft zowel een organisatorische als technische betekenis. Organisatorisch kan een archiefbewaarplaats worden gezien als een archiveringssysteem (zie hieronder) van de overheid voor blijvend te bewaren archiefbescheiden. Technisch kan een archiefbewaarplaats worden gezien als een fysieke ruimte binnen de organisatie waar archiefbescheiden, vaak in fysieke vorm, bewaard worden. Archiefbewaarplaatsen kennen een aantal kwaliteitseisen, die in de Archiefregeling worden genoemd. Deze eisen hebben te maken met veiligheid, milieu en klimaat. In de Archiefwet 2026 wordt de term ‘archiefbewaarplaats’ vervangen door archiefdienst (organisatorische betekenis) en depot (technische betekenis).

Archiefruimte: een ruimte voor bewaring van archiefbescheiden. Deze ruimte wordt gebruikt voor archiefbescheiden niet meer dagelijks worden geraadpleegd. Juridisch gezien wordt in de Archiefwet 1995 gesproken van een ruimte die bestemd of aangewezen is voor de bewaring van archiefbescheiden vóór hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats. In de praktijk staan in de archiefruimte ook archiefbescheiden die op termijn vernietigd worden. Evenals de archiefbewaarplaats kent de archiefruimte ook wettelijke eisen met betrekking tot veiligheid, milieu en klimaat. Archiefwet: de Archiefwet 1995 en 2026 regelen de openbaarheid van archiefbescheiden die zich na overbrenging in een archiefbewaarplaats bevinden. De Archiefwet legt de nadruk op de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, om het behoud, de integriteit en toegankelijkheid ervan te garanderen. Archiveringssysteem: het geheel van documenten, metagegevens, processen, procedures, kennis, regels, middelen en mensen met als doel een duurzaam behoud van vorm, structuur en inhoud. Beheersregels: de interne regels van een organisatie voor het beheer van archiefbescheiden en de verantwoordelijkheid voor die taak. Informatiehuishouding: De digitale informatiehuishouding omvat de opslag, het beheer en de verstrekking van gegevens binnen een organisatie.

Deze gegevens kunnen variëren van bestanden, chatberichten en e-mails tot foto’s, video’s, illustraties en zelfs een gescand bierviltje met afspraken. Het is essentieel dat de informatiehuishouding van een organisatie adequaat en professioneel is ingericht. Als dit het geval is, zijn alle documenten op het juiste moment en in de juiste vorm beschikbaar. Kwaliteitssysteem: een managementsysteem dat is opgezet om te garanderen dat de producten of diensten van de organisatie voortdurend voldoen aan de vooraf bepaalde kwaliteitseisen. Er is een continu proces van verbetering: een cyclus van plannen, beheersen, verbeteren en het borgen van de kwaliteit. Overheden zijn wettelijk verplicht om een kwaliteitssysteem voor de informatiehuishouding te hebben.

19 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

Metagegevens: gestructureerde gegevens over archiefbescheiden of objecten die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. De Archiefwet beschrijft metagegevens in relatie tot archiefbescheiden, om het duurzaam beheer, de duurzame toegankelijkheid en de authenticiteit van archiefbescheiden te waarborgen. Overbrenging (van archiefbescheiden): het na twintig jaar overbrengen van archiefbescheiden die volgens de Archiefwet 1995 voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Hierdoor worden archiefbescheiden volledig openbaar, al kunnen er beperkingen worden gesteld aan de openbaarheid. Als archiefbescheiden eerder dan twintig jaar worden overgebracht naar de archiefdienst wordt gesproken van vervroegde overbrenging. Proceseigenaar: degene die uit hoofde van zijn of haar functie toeziet op een correcte uitvoering van het werk. Selectie van archiefbescheiden: overheden zijn wettelijk verplicht om archiefbescheiden te vernietigen die daarvoor in aanmerking komen. Hieraan gaat selectie vooraf. Selectie is onderdeel van een proces dat vier stappen kent: waarderen, opstellen selectielijst, selectie, overbrenging en vernietiging. Selectie houdt in dat de zorgdrager van alle archiefbescheiden vastlegt of deze volgens de selectielijst bewaard moeten worden of niet, en zo ja, hoe lang.

Selectielijst: vernietiging van archiefbescheiden is een wettelijke verplichting, maar dit mag alleen met een formeel vastgestelde selectielijst. In een selectielijst staan categorieën archiefbescheiden die blijvend bewaard of op termijn vernietigd moeten worden. Strategisch Informatie Overleg (SIO): formeel gezien is het SIO gericht op het vaststellen en onderhouden van archiefwettelijk voorgeschreven selectielijsten. In de praktijk is het overleg breder ingericht en krijgt dit het karakter van een regulier overleg tussen het SIO en de openbare archiefdiensten over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. Vernietiging: vernietiging is een verplichting die voortvloeit uit de Archiefwetgeving. Vernietiging mag alleen met behulp van een formeel vastgestelde selectielijst gebeuren. Vernietiging betekent dat gegevens niet meer kenbaar en reconstrueerbaar zijn. Van elke vernietiging moet een verklaring van vernietiging worden opgesteld. Deze verklaring wordt blijvend bewaard. Vervanging: het overzetten van gegevens van een oude op een nieuwe drager, waarna de oude gegevensdrager wordt vernietigd. Meestal gaat het om overzetting van papier naar een digitale drager, maar ook wanneer een cassettebandje wordt overgezet naar een digitale omgeving is dit vervanging.

Hierna neemt de nieuwe gegevensdrager de plaats in van de oorspronkelijke en wordt het vervangend medium een archiefstuk volgens de Archiefwet.

20 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

Bijlage 4. Vragenlijst als aanzet voor gesprekken • • • • • • • • • • • • • • •

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Is de organisatie aangesloten bij een archiefdienst, zo ja welke? Wilt u het laatste KPI-verslag bijvoegen? Wanneer is de laatste beheerregeling informatiebeheer vastgesteld? Wanneer is de laatste archiefverordening vastgesteld? Heeft de organisatie een Informatiebeheerplan? Wanneer is dit vastgesteld? Heeft de gemeente een Strategisch Informatie Overleg ingesteld? Beschikt de gemeente over een Hotspotmonitor? Beschikt de gemeente over een kwaliteitssysteem, verplicht volgens artikel 18 van het Archiefbesluit 1995? Gebruikt de gemeente een documentair structuurplan? Heeft de gemeente een archiefbewaarplaats aangewezen? Werkt de gemeente volledig digitaal? Is een generiek vervangingsbesluit met handboek vervanging vastgesteld? Zijn vervangingsbesluiten genomen voor specifieke informatiesystemen waarin archiefstukken worden aangemaakt en bewaard? Hoeveel Woo-verzoeken zijn ontvangen in 2024? Hoe zit het met de afhandelingstermijn? Waren hier nog klachten over? Welke andere informatiesystemen gebruikt de gemeente en zijn deze gecertificeerd? Wordt tijdens de aanschaf van applicaties rekening gehouden met bewaar- en vernietigingstermijnen? Bijvoorbeeld: o Vergunningensysteem o Sociaal domein o HRM/personeelszaken o … Gebruikt de organisatie een e-mailprotocol? Wanneer is dit vastgesteld? Heeft de organisatie de Gemeentelijke selectielijst (VNG) ondertekend? Is de organisatie

aangesloten bij de VNG-Capstonemethodiek voor de bewaring van e-mail? Heeft de organisatie een verordening op de bezwaarschriften? Heeft de organisatie een kwaliteitssysteem ingericht? Worden regelmatig audits uitgevoerd op de kwaliteit van archiefstukken? Gebruikt de organisatie een e-depot en is dit gecertificeerd? Maakt de organisatie gebruik van externe archiefopslag bij een commerciële partij? Gebruikt de organisatie een (of meerdere) metadatamodel(len)? Gebruikt de organisatie een elektronische handtekening? Zijn de papieren archieven van de organisatie geschoond, geordend, toegankelijk gemaakt via een inventaris en gereed om te worden overgebracht of zijn hier achterstanden? Heeft de organisatie een duurzaamheidsbeleid en is hierin archivering opgenomen? Organiseert de organisatie jaarlijkse opruimdagen (bijvoorbeeld Digital Cleanup Day) Gebruikt de organisatie de lijst van voorkeursformaten van het Nationaal Archief? Heeft de gemeente een e-depotvoorziening? Zijn de vergaderstukken van het AB en DB veiliggesteld? Wordt de website gearchiveerd? Heeft de organisatie een overzicht van de in gebruik zijnde softwarepakketten? Worden de schijven gebruikt voor archivering? Worden mailboxen gebruikt voor archivering? Worden mailboxen van sleutelfunctionarissen veiliggesteld voor eeuwige bewaring? Worden de overige mailboxen veiliggesteld tot 7 jaar na het laatste contact met

de medewerker? 21

VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

• • • •

Is de organisatie bij met het vernietigen van daarvoor in aanmerking komende digitale zaken? Worden op het moment van vernietiging van zaken uit het zaaksysteem ook de stukken over die zaken in andere applicaties vernietigd, inclusief de metadata? Gebruikt de organisatie software voor het lakken van documenten (Datamask bijvoorbeeld)? Heeft de organisatie maatregelen genomen op het gebied van archiefbeheer in het kader van de AVG? Zijn hier besluiten van openbaar gemaakt?

Beleid

-

-

-

-

Op welke wijze is binnen de te onderzoeken gemeenten de wettelijke taak voor archivering in kaders vastgelegd? Heeft de gemeente een eigentijdse Archiefverordening, een Besluit Informatiebeheer, is de Vernietigingslijst vastgesteld en zijn verder nog uitvoeringsregels vastgelegd om medewerkers te helpen bij het archiveren? Zijn regels bij de gemeenten vastgelegd ten aanzien van de dossiervorming en archivering en zo ja, welke? Wordt hierin rekening gehouden met de verbonden partijen van de gemeente? Wordt hierbij ook rekening gehouden met AVG en Woo? Hoe wordt in het beleid specifiek omgegaan met nieuwe relevante bronnen, zoals e-mail en whatsapp? Wat zijn de richtlijnen voor de blijvende bewaring en vernietiging van stukken (dit is de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020, met als onderdeel daarvan de Hotspotmonitor die de uitzonderingen op de regel bepaalt aan de hand van gebeurtenissen met een impact op de samenleving); Hebben de gemeenten ingestemd met de aanvulling op deze selectielijst voor de bewaring van e-mail, gebaseerd op de Capstonemethodiek (model VNG); Hoe wordt bovenstaande vertaald in het kader van de toenemende digitalisering/het toewerken naar volledig digitaal werken? Welke kwaliteitscriteria dienen te worden toegepast in de dossiervorming, dossierordening en het toegankelijk maken van de dossierinformatie?

Uitvoering • Hoe zijn de rollen, taken en verantwoordelijkheden geregeld op het gebied van het informatie- en archiefbeheer? • Wie is volgens u verantwoordelijk voor de volledigheid van een dossier? • Is die verantwoordelijkheid gebaseerd op een afspraak? Zo ja, welke en waar is die officieel vastgelegd? • Op welke wijze worden medewerkers geïnformeerd over de regels? • Hoe geven medewerkers in de praktijk hieraan invulling? • Wie zijn er betrokken bij het vormen van de dossiers? • Op welke wijze gebeurt dit, met welke systemen/instrumenten? • Wat is de kwaliteit ervan? • Zijn medewerkers op de hoogte van de kwaliteitscriteria? • Hoe wordt de kwaliteit gemeten? • Is een afdeling belast met de centrale coördinatie van de archivering en de selectieve vernietiging op basis van de wettelijk bepaalde bewaartermijnen? o Hoe voert deze afdeling zijn taken uit? o Hoe is de bezetting van deze afdeling? o Is de afdeling met de huidige bezetting en beschikbare instrumenten in staat haar taken naar behoren te verrichten? Met andere woorden: voldoet de gemeente aan de Archiefwet waarin onder andere wordt gesteld dat wordt voorzien in voldoende personeel met een voldoende kennisniveau om de archieftaken uit te voeren? • Welke (on)mogelijkheden veroorzaken problemen in de dossiervorming en de vernietiging van metagegevens, dossiers, databases en andere vormen van informatie? 22 VHIC-rapport

Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

• • • •

• • • • • • • • • • • • • • • • •

Hoe wordt de toegankelijkheid van dossiers gegarandeerd? Hoe vindt de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende bescheiden plaats? Worden hiervan de vereiste specificaties opgesteld? Hoe is de kwaliteit hiervan? Worden medewerkers in hun dossiervorming bijgestaan door informatiespecialisten, die vragen beantwoorden, systemen inregelen, dossiers die zijn afgehandeld signaleren en eventueel bewerken en problemen oplossen? Welke documenten moeten minimaal in het dossier aanwezig zijn om te kunnen zeggen dat het dossier volledig is en dat het bestuur, indien nodig, zich voldoende kan verantwoorden? In welke applicaties of op welke schijven bevinden zich documenten of procesinformatie anders dan in het DMS of zaaksysteem? Indien bekend, bestaat een koppeling tussen het DMS/zaaksysteem en de andere applicatie? Of is de archivering van documenten in de procesapplicaties anders geregeld? Hoe worden de dossiers compleet gemaakt? Worden e-mailberichten, chats en whatsappberichten behandeld als archiefstukken? Worden zij aan de dossiers toegevoegd, als zij relevant zijn voor kennisneming van de inhoud in het bewijzen en verantwoorden van de zaak? Wordt de Capstonemethodiek toegepast over het beleid tot bewaren/veiligstellen van e-mails? Hoe gebeurt dit? Wanneer geen correcte dossiers worden gevormd: wordt informatie op andere plekken bewaard dan vereist? Hoe wordt deze informatie

gesignaleerd? Wordt deze informatie op een bepaalde tijd toegevoegd aan de dossiers? Worden schaduwdossiers gevormd? Worden onofficiële dossiers gevormd in Teams of SharePoint? Wat gebeurt met deze dossiers nadat een zaak is afgehandeld? Is er toezicht op de persoonlijke en gezamenlijke werkomgevingen? Hoe en door wie wordt een dossier samengesteld op het moment dat een zaak is afgehandeld? Waar blijft het dossier na afhandeling? Op welk moment, voor wie en hoe is deze informatie toegankelijk?

Toezicht • Hoe is het toezicht op de uitvoering van de archiveringstaken belegd en op welke wijze wordt daar in de praktijk invulling aan gegeven? Verantwoording • Op welke wijze wordt verantwoording afgelegd aan de gemeenteraad over de wijze waarop de gemeente haar stukken archiveert? • Wat gebeurt met deze verantwoording (wordt deze bijvoorbeeld ter kennisgeving aangeboden of leidt deze tot verbeterplannen). Onderzoek vier cases bij de verschillende gemeenten • Zijn dossiers duurzaam (vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstgericht) opgeslagen? • Zijn de bewaartermijnen uit de gemeentelijke selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 correct toegepast? Worden dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken, stelselmatig vernietigd volgens de juiste procedure? • Kan aan de hand van de dossiervorming het besluitvormingsproces en de beleidsvoorbereiding worden gereconstrueerd? 23 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

• • •

Is de AVG over anonimisering/pseudonimisering van eventueel verzamelde persoonsgegevens juist toegepast? Wordt in de dossiers rekening gehouden met openbaarheidsaspecten in het kader van de Woo: is alle informatie over een zaak snel, eenvoudig en zonder veel moeite compleet te maken/terug te vinden? Kunnen genomen besluiten met behulp van het dossier worden verantwoord?

24 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

Bijlage 5: Literatuurlijst • • • • • • • • • • •

• • • • •

• • • • • • • • • • • • • • • • •

0-meting afgeronde zaken in xxllc Zaken Kwaliteitssysteem. Januari 2025. Aan de slag met AI-geletterdheid. Autoriteit Persoonsgegevens, https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/documenten/aan-de-slag-met-ai-geletterdheid (geraadpleegd op 18-03-2025). AI-verordening. Autoriteit Persoonsgegevens, https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/algoritmes-ai/ai-verordening (geraadpleegd op 1803-2025). Archieftoezicht en Wet open overheid Gemeente Gouda. SAMH, 2025. Archiefwet 1995. Ministerie van OCW, https://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/2024-06-19 (geraadpleegd op 13-2-2025). Architectuurplaat applicatielandschap Gouda. 1 januari 2025. Beleid webarchivering. Nota van 10 december 2024. BRP- en GBA-V-gegevens opvragen in of met het zaaksysteem. Memo 25 juni 2019. Collegebesluit selectielijst e-mailbewaring volgens de Capstone methodiek, 2022. Collegevoorstel aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer, 2021. De AVG in het kort. Autoriteit Persoonsgegevens. https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/basis-avg/avg-algemeen/de-avg-in-het-kort#voor-wiede-avg-geldt De informatiehuishouding van het rijk na 2030. Futurelab, https://open.overheid.nl/documenten/ronl2d51aa87-59ea-4bcb-9132-398e85763173/pdf (geraadpleegd 21-03-2025). Duurzame toegankelijkheid. Nationaal Archief, https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/duurzaam-toegankelijk.

Flyer ICT en uitgangspunten. Ongedateerd. Groundhog Day: een terugblik op de informatiehuishouding bij de overheid. ACOI, 2024. Handreiking strategisch informatieoverleg decentrale overheden. Vereniging van Nederlandse Gemeenten, https://vng.nl/kennisbank-grip-op-informatie/handreiking-strategisch-informatieoverlegdecentrale-overheden-sio (geraadpleegd op 26-3-2025). Handreiking kwaliteitssysteem informatiebeheer decentrale overheden KIDO. https://vng.nl/kennisbankgrip-op-informatie/handreiking-kwaliteitssysteem-informatiebeheer-decentrale-overheden-kido (geraadpleegd 21-03-2025). Implementatieplan Woo. Daadkracht, 25 september 2024. Infographic Zaakgericht Werken- hoe doen wij dat. Ongedateerd. Invoering elektronische handtekening. Memo aan de directie, 20 mei 2019. I-visie gemeente Gouda 2023-2025- een slimme volger. Jaarplan 2025 programma Slim, snel en digitaal. Besproken en vastgesteld tijdens de stuurgroep van 5 februari 2025. Jaarverslagen van de gemeentearchivaris, 2021 en 2023. Memo Autorisatie en Privacy. 7 november 2022. Memo Procedure doorlopende vernietiging. 12 september 2023. NEN-ISO 15489:2016. Informatie en documentatie - Informatie- en archiefmanagement - Deel 1: Concepten en uitgangspunten. NEN-ISO 16175.

Informatie en documentatie - Processen en functionele eisen voor software voor informatie- en archiefbeheer - Deel 1: Functionele eisen en bijbehorende richtlijnen voor applicaties voor het beheren van digitale archiefstukken. NEN-ISO 19011 Richtlijnen voor het auditen van managementsystemen. Programma Slim en digitaal. Faseplannen 2018, 2019-2023, 2023-2024, 2024. Rapportage informatie- en archiefbeheer Gouda, 2020-2021 Verslag Kritische Prestatie Indicatoren Informatie- en archiefbeheer. 2023. Wet open overheid op hoofdlijnen, Rijksoverheid, https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/wet-openoverheid-woo/hoofdlijnen-woo (geraadpleegd 26-3-2025). Zaaksysteem handleiding vernietigen archiefbescheiden. 24 maart 2020, laatst gewijzigd op 9 november 2021. 25

VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

Bezoekadres Huis van de Stad, Burgemeester Jamesplein 1

Aan Groene Hart Rekenkamer t.a.v. dhr. drs. J.H. van Oort

Postadres Postbus 1086, 2800 BB Gouda

afdeling

telefoon

gouda

Informatievoorziening en automatisering

14 01 82

18 november 2025

contactpersoon

uw kenmerk

ons kenmerk

W. Klein

-

1346836

onderwerp

verzonden

Bestuurlijke reactie rekenkameronderzoek archivering Geachte heer Van Oort, Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gouda heeft kennisgenomen van het rapport van de Groene Hart Rekenkamer met betrekking tot de rechtmatigheid van archivering bij de gemeente. Het college waardeert de inspanningen van de rekenkamer en de zorgvuldigheid waarmee het onderzoek is uitgevoerd. Het college onderschrijft de aanbevelingen uit het rapport, en ziet er geen bezwaar in om het rapport in deze vorm aan de raad aan te bieden. Hieronder volgt per aanbeveling een korte toelichting vanuit de gemeente Gouda m.b.t. de uitvoerbaarheid. 1. Actualiseer het beleidskader voor informatie- en archiefbeheer wanneer de nieuwe Archiefwet in 2026 van kracht wordt. De aanzetten hiertoe zijn al aanwezig. Het beleidskader wordt voortdurend herzien en nieuwe beleidsstukken worden opgesteld, los van de invoering van de nieuwe Archiefwet. Er is nog geen definitieve datum bekend waarop de nieuwe Archiefwet in werking zal treden. De wet ligt op dit moment bij de Eerste Kamer, en treedt naar verwachting eind 2026 in werking. Het is voor gemeenten dus belangrijk om voorzorgsmaatregelen voor informatiebeheer te treffen. Wanneer de wet in werking treedt, zullen de Archiefverordening en Beheerregeling informatiebeheer worden herzien.

Er is gebleken dat de nieuwe Archiefwet in praktijk beperkte gevolgen heeft. Controle op te bewaren archiefbescheiden vindt zo snel mogelijk na het sluiten het dossier plaats. Te bewaren archiefbescheiden worden waar mogelijk vroegtijdig overgebracht naar het SAMH, zowel op papier als digitaal, los van de wettelijke overbrengingstermijn. 2. Train alle medewerkers periodiek in dossier- en documentbeheer. Maak met proceseigenaren en teams afspraken, zorg dat de verantwoordelijkheden begrepen worden. Leg deze vast in het informatiebeheerplan. Maak jaarlijks afspraken om dit actueel te houden en te handhaven. Dit punt wordt herkend. Proceseigenaren worden al zo goed als mogelijk betrokken bij informatiebeheer, maar er moeten nog stappen gezet worden om ervoor te zorgen dat alle proceseigenaren en teams zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheden. Dit wordt opgenomen in het verbeterplan bij de ‘Rapportage Informatie- en Archiefbeheer 2022-2024’. 3. Voer een kwaliteitszorgsysteem in (verplicht ex artikel 16 van de Archiefregeling) waarin ook aandacht is voor afspraken over inhoudelijke dossiervorming en -ordening. Zorg dat duidelijke checks worden ingebouwd. De basis voor een kwaliteitssysteem is eind 2024 opgebouwd.

De uitvoering van structurele kwaliteitscontroles vereist goed inzicht in alle processen van de organisatie, en voldoende personele capaciteit om controles uit te kunnen voeren.

4. [a.] Werk achterstanden in vernietiging van archiefbescheiden weg. Dit staat in de planning voor 2025. Opschonen levert veel voordelen op: besparingen in zoektijden, in functioneel en technisch beheer en in risico’s van onbevoegde toegang, datalekken e.d. [b.] Stimuleer periodieke opschoning van mailboxen en persoonlijke informatiedomeinen. Beperk zo het groeiende aantal dubbelen, concepten, kladstukken. [c.] Maak met proceseigenaren afspraken over de toegankelijkheid van de dossiers en voorkom schaduwarchiefvorming. Dit punt bestaat eigenlijk uit drie aanbevelingen, die daarom gemakshalve van een letter zijn voorzien. [a.] Bij de vernietiging van het analoge en digitale archief bestaan geen achterstanden meer. Bij de vernietiging van digitaal archief speelt het probleem dat dit vaak gekoppeld is aan het uitfaseren of migreren van data uit oude applicaties. Vernietiging is daar vaak problematisch, omdat oude applicaties vaak niet volgens de huidige vereisten van archiefwaardigheid zijn ingericht. Bij aanbestedingen voor nieuwe applicaties heeft migratie en duurzame borging van oudere digitale archiefbescheiden nadrukkelijk de aandacht. [b.] Deze aanbeveling neemt Gouda ter harte. Er wordt al veel gedaan om de groeiende hoeveelheid digitale data beheersbaar te houden, en er volgt een plan om informatie in applicaties of mailboxen periodiek op te schonen.

[c.] Door de migratie van data van medewerkers vanuit netwerkschijven naar (het archiefwaardig ingerichte) Microsoft Teams kan beter dan voorheen grip worden gehouden op de toegankelijkheid van digitale data. Ook deze aanbeveling wordt overgenomen en geborgd in het verbeterplan bij de ‘Rapportage Informatie- en Archiefbeheer 2022-2024’. 5. Breid de informatiedienstverlening uit tot alle applicaties die de gemeente gebruikt. Bepaal samen met de teams in welke applicatie wordt gearchiveerd. Ontwikkel per applicatie een metadataschema om de vindbaarheid en betrouwbaarheid van informatie te vergroten. Het is belangrijk hier onderscheid te maken tussen archiefvormende applicaties en ondersteunende applicaties. Niet iedere applicatie hoeft principieel archiefwaardig te worden ingericht, wanneer het niet de uiteindelijke opslaglocatie van archiefwaardige informatie is. Het opstellen van metadataschema’s voor archiefwaardige applicaties staat op de planning, en wordt ook meegenomen in het verbeterplan bij de ‘Rapportage Informatie- en Archiefbeheer 2022-2024’. 6. Maak -samen met het SAMH- afspraken met de verbonden partijen over de archivering van de aan hen opgedragen taken en leg deze vast. Ook hier moet een belangrijk onderscheid gemaakt worden. Voor gemeenschappelijke regelingen zijn beheer en toezicht op de archiefbescheiden in de afzonderlijke regelingen beschreven.

Het SAMH ontzorgt de gemeente Gouda hierin: recent is de dienstverleningsovereenkomst voor toezicht op gemeenschappelijke regelingen goedgekeurd, en het SAMH gaat met de regelingen in gesprek om hier uitvoering aan te geven. Veel andere verbonden partijen betreffen privaatrechtelijke overeenkomsten en convenanten tussen Gouda en een andere partij. Aangezien andere gemeenten ook privaatrechtelijke overeenkomsten hebben met dezelfde partijen, wil Gouda gezamenlijk optrekken om het toezicht te kunnen verdelen. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Gouda, de secretaris,

de burgemeester,

drs. R.C. (Ruud) Bakker

mr. drs. P. (Pieter) Verhoeve

pagina 2