GHR Onderzoek Archivering - Gouda

Aan: de leden van de raad van de gemeente Gouda

Contactpersoon

Telefoon

Datum

Drs. J.H. van Oort

06-43586022

8 december 2025

Onderwerp Aanbieding rapport onderzoek van de Groene Hart Rekenkamer naar Archivering Geachte raadsleden, Graag biedt de Groene Hart Rekenkamer u hierbij het onderzoek naar archivering in de gemeente Gouda aan. In de Bestuurlijke Nota treft u de conclusies en aanbevelingen van de Groene Hart Rekenkamer aan. Deze heeft de Rekenkamer op 15 oktober jl. aan het College van B&W aangeboden met het verzoek om daarop te reageren. Deze reactie die u in de bijlage kunt terugvinden, ontving de Rekenkamer op 19 november jl. De Groene Hart Rekenkamer heeft onderzoek laten doen naar het archiefbeheer zoals dat door de gemeente Gouda wordt uitgevoerd. Archiefbeheer is voor velen een taai onderwerp en het onderzoek heeft geleid tot een vrij technisch opgesteld rapport met dito conclusies een aanbevelingen. Voor de leek best taaie kost, daar is de rekenkamer zich terdege van bewust. Archiefbeheer is voor de gemeenteraad een niet alledaags, maar wel relevant onderwerp. Ten eerste dient de gemeente zich aan de wet- en regelgeving omtrent archiefbeheer te houden. Die regelgeving is nu extra relevant, omdat die in het nieuwe jaar wijzigt. In de dagelijkse praktijk is terugvindbaarheid van documenten belangrijk, zowel voor de uitoefening van taken als voor het afleggen van verantwoording.

Gezien de technische aard van het rapport, de conclusies en de aanbevelingen vraagt de rekenkamer zich af of dit rapport, deze conclusies en deze aanbevelingen zich wel zo goed lenen voor politieke discussie. Wij denken eerlijk gezegd van niet. Wij adviseren de gemeenteraad van Gouda dan ook het college te verzoeken de aanbevelingen uit te voeren en u over de voortgang daarvan te informeren. Los van de vraag of u in uw raad een politieke discussie over dit onderwerp wilt voeren, zijn wij als rekenkamer vanzelfsprekend graag bereid dit rapport met de conclusies en aanbevelingen toe te lichten.

Als u nog vragen of opmerkingen heeft dan vernemen wij die uiteraard graag. Met vriendelijke groet, De Groene Hart Rekenkamer, Dhr. drs. B. Steur, voorzitter Dhr. drs. J.H. van Oort, lid Dhr. Dr. M. van Lent, lid

Bijlagen: Bestuurlijk nota ‘Archivering’ Nota van bevindingen ‘Archivering’ Bestuurlijke reactie College van B&W van de gemeente Gouda

BESTUURLIJKE NOTA ARCHIVERING GEMEENTE GOUDA

De Groene Hart Rekenkamer heeft onderzoek laten uitvoeren naar de vraag in hoeverre het archiefbeleid van de gemeente Gouda rechtmatig is. Na een aanbestedingsprocedure waarbij drie onderzoeksbureaus offerte hebben uitgebracht, is VHIC geselecteerd om het onderzoek uit te voeren. Het onderzoek is gebaseerd op een hoofdvraag en enkele daaruit voortvloeiende deelvragen. Op basis hiervan heeft het onderzoeksbureau een diepgaand onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente Gouda. Een uitgebreide verslaglegging is te vinden in de bijlage van dit rapport. Hoofdvraag en hoofdconclusie In het onderzoek stond de volgende hoofdvraag centraal: in hoeverre wordt het gemeentelijk archiefbeleid rechtmatig uitgevoerd? Rechtmatigheid houdt in dat de besluiten en handelingen zijn gebaseerd op de wettelijke kaders en dat de regels die op dat moment gelden, worden nageleefd. Op grond van het uitgevoerde onderzoek concludeert de Groene Hart Rekenkamer dat het archiefbeleid van de gemeente Gouda rechtmatig wordt uitgevoerd. Het beleidskader is actueel en sluit aan bij de wettelijke vereisten. Wel zijn aanpassingen nodig in aanloop naar de nieuwe Archiefwet, die op 1 januari 2026 van kracht wordt. Hieraan wordt momenteel al gewerkt. In de praktijk worden documenten soms opgeslagen in persoonlijke- en afdelingsmailboxen, op netwerkschijven of op sites.

Dit is niet wenselijk en belemmert een efficiënte en betrouwbare bedrijfsvoering. Sturing door het team Informatiebeheer is noodzakelijk om dit te voorkomen. De invoering van Microsoft 365 (MS365) biedt mogelijkheden om dit te reguleren, bijvoorbeeld door een gebruikerslicentie voor een medewerker afhankelijk te maken van voorafgaande instructie over informatie- en archiefbeheer. Deelvragen De Groene Hart Rekenkamer heeft bij de hoofdvraag een aantal deelvragen gesteld. Onderstaand geven wij die weer, samen met de conclusies die de Groene Hart Rekenkamer daarop aan de hand van het door VHIC uitgevoerde onderzoek trekt. 1. Waar en bij wie ligt de verantwoordelijkheid voor het archiveringsbeleid van de gemeente en is dit duidelijk voor alle betrokkenen? De formele verantwoordelijkheid voor het archiveringsbeleid ligt bij de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Binnen de organisatie van de gemeente Gouda zijn proceseigenaren en behandelaars echter nog onvoldoende bekend met de rolverdeling tussen proceseigenaren en informatiespecialisten. In de nieuwe opzet is de proceseigenaar verantwoordelijk voor het vormen en ordenen van dossiers, terwijl in meerdere gevallen er door de proceseigenaren van wordt uitgegaan dat de informatiespecialist deze taak uitvoert.

De informatiespecialist heeft echter een adviserende en ondersteunende rol, de dossiervorming hoort plaats te vinden tijdens de uitvoering van het werkproces door de procesverantwoordelijke zelf. 2. Zijn ook regels vastgelegd ten aanzien van de dossierstukken die gearchiveerd moeten worden? Wordt ook rekening gehouden met de verbonden partijen van de gemeente?

1

Er zijn nog geen duidelijke regels vastgelegd over welke stukken door de proceseigenaar en behandelaar in een dossier moeten worden opgenomen. Het team Informatiebeheer is echter ambitieus en werkt aan verbetering van deze situatie. Aangezien gemeenten vele honderden werkprocessen uitvoeren is het invoeren en handhaven van nieuwe afspraken een bijzonder intensief traject. Meer aandacht voor verbonden partijen is wenselijk, omdat zij niet alleen gemeentelijke taken uitvoeren, maar ook verantwoordelijk zijn voor de archivering van de uit deze taken voortvloeiende informatie. Hierin vervult met name het streekarchief SAMH een belangrijke rol. Waar dit nog niet gebeurt, dient deze de inspecties tot alle gemeentelijke samenwerkingsdiensten uit te breiden en de gemeenten over de archivering te rapporteren. 3. Zijn regels vastgelegd voor de wijze waarop een dossier wordt gevormd en welke stukken daartoe behoren? Wanneer geen correcte dossiers worden gevormd: wordt informatie eventueel op andere plekken bewaard dan vereist? Bij sommige afdelingen in de gemeente Gouda ontstaan dossiers in persoonlijke- of afdelingsdomeinen, buiten de controle van informatiespecialisten. Dit leidt enerzijds tot dubbele informatie en anderzijds tot risico op verlies van belangrijke stukken.

Proceseigenaren moeten worden gestimuleerd om dossiers uitsluitend op te slaan in de daarvoor bestemde systemen en om overbodige documenten tijdig te vernietigen. Het vraagt veel communicatie en overtuigingskracht van de informatiespecialisten om medewerker op dit punt zo ver te krijgen dat zij de door de gemeente voorgeschreven systemen gebruiken om hun informatie in op te slaan. 4. Hoe wordt in het beleid specifiek omgegaan met nieuwe relevante bronnen, zoals e-mail en whatsapp? E-mail en Whatsappberichten zijn steeds vaker een relevant onderdeel van besluitvorming en moeten daarom worden opgenomen in de relevante zaakdossiers. Informatiespecialisten zijn zich hiervan bewust, proceseigenaren moeten hier nog beter in worden meegenomen. Een bewaarbeleid voor e-mail is essentieel. Gouda hanteert een beleid waarbij e-mail van sleutelfunctionarissen permanent wordt bewaard en e-mail van overige medewerkers zeven jaar. Dit is volgens de landelijke wetgeving. Daarbij blijft het overigens wel zaak de proceseigenaren en behandelaars steeds erop te wijzen dat informatie die relevant is voor een zaak, in het zaakdossier hoort te worden opgeborgen. 5.

Wat zijn de richtlijnen voor de vernietiging van stukken?

De gemeente hanteert de landelijke Selectielijst voor gemeenten (2020) en de aanvulling hierop voor het veilig stellen van e-mail. Er is een achterstand in vernietiging, die dit jaar wordt ingelopen. Het SAMH ontwikkelt een Hotspotmonitor om bijzondere documenten van vernietiging uit te sluiten. 6. Hoe wordt het bovenstaande vertaald in het kader van de toenemende digitalisering/ het toewerken naar volledig digitaal werken? De gemeente Gouda werkt in principe al grotendeels digitaal. Een belangrijk aspect bij de toenemende digitalisering is recordmanagement, dit is het digitale archiefbeheer van bewijs- en verantwoordingsdocumenten. Wil de organisatie geheel digitaal gaan werken, dan stelt dit nadere eisen aan het team ICT en het team Informatiebeheer. Onder andere dient meer aandacht te worden besteed aan de archivering in de procesapplicaties. Op dit moment ligt de focus nog vooral op het zaaksysteem, maar komen steeds meer procesapplicaties onder controle. Aan de governance van M365 wordt gewerkt.

2

Aanbevelingen Samengevat doen wij de volgende aanbevelingen: 1. Actualiseer het beleidskader voor informatie- en archiefbeheer wanneer de nieuwe Archiefwet in 2026 van kracht wordt. De aanzetten hiertoe zijn al aanwezig. 2. Train alle medewerkers periodiek in dossier- en documentbeheer. Maak met proceseigenaren en teams afspraken, zorg dat de verantwoordelijkheden begrepen worden. Leg deze vast in het informatiebeheerplan. Maak jaarlijks afspraken om dit actueel te houden en te handhaven. 3. Voer een kwaliteitszorgsysteem in (verplicht ex artikel 16 van de Archiefregeling) waarin ook aandacht is voor afspraken over inhoudelijke dossiervorming en -ordening. Zorg dat duidelijke checks worden ingebouwd. 4. Werk achterstanden in vernietiging van archiefbescheiden weg. Dit staat in de planning voor 2025. Opschonen levert veel voordelen op: besparingen in zoektijden, in functioneel en technisch beheer en in risico’s van onbevoegde toegang, datalekken e.d. Stimuleer periodieke opschoning van mailboxen en persoonlijke informatiedomeinen. Beperk zo het groeiende aantal dubbelen, concepten, kladstukken. Maak met proceseigenaren afspraken over de toegankelijkheid van de dossiers en voorkom schaduwarchiefvorming. 5. Breid de informatiedienstverlening uit tot alle applicaties die de gemeente gebruikt. Bepaal samen met de teams in welke applicatie wordt gearchiveerd.

Ontwikkel per applicatie een metadataschema om de vindbaarheid en betrouwbaarheid van informatie te vergroten. 6. Maak -samen met het SAMH- afspraken met de verbonden partijen over de archivering van de aan hen opgedragen taken en leg deze vast. Vervolg Gezien de technische aard van het rapport, de conclusies en de aanbevelingen vraagt de rekenkamer zich af of dit rapport, deze conclusies en deze aanbevelingen zich wel zo goed lenen voor politieke discussie. Wij denken eerlijk gezegd van niet. Wij adviseren de gemeenteraad van Gouda dan ook het college te verzoeken de aanbevelingen uit te voeren en u over de voortgang daarvan te informeren. Los van de vraag of u in uw raad een politieke discussie over dit onderwerp wilt voeren, zijn wij als rekenkamer vanzelfsprekend graag bereid dit rapport met de conclusies en aanbevelingen toe te lichten.

3

BIJLAGE bij

Rechtmatigheidsonderzoek archivering gemeente Gouda

++++++++++++++

Inhoudsopgave 1.

Managementsamenvatting ....................................................................................................................... 2

2.

Inleiding ..................................................................................................................................................... 3 2.1 Aanleiding ........................................................................................................................................................ 3 2.2 Methodiek van aanpak ..................................................................................................................................... 3

3.

Bevindingen in het informatie- en archiefbeheer in Gouda .................................................................. 4 3.1 Het wettelijk kader ............................................................................................................................................ 4 3.2 Beheer.............................................................................................................................................................. 6 3.3 Archieftoezicht en controlemechanismen ........................................................................................................ 9

4.

Naar een nieuwe informatiehuishouding.............................................................................................. 11 4.1 De invloed van de nieuwe informatiewetgeving op de informatiehuishouding ............................................... 11 4.2 De betekenis van archiefstukken ................................................................................................................... 12 4.3 Archiefstukken ontstaan in de werkprocessen ............................................................................................... 13 4.4 Werkprocessen en de informatiehuishouding ................................................................................................ 14

Bijlagen .................................................................................................................................................................. 16 Bijlage 1: lijst van gesprekspartners..................................................................................................................... 16 Bijlage 2. Onderzochte wetten en normenkaders ................................................................................................ 17 Bijlage 3. Lijst van gehanteerde begrippen .......................................................................................................... 19 Bijlage 4. Vragenlijst als aanzet voor gesprekken................................................................................................ 21 Bijlage 5: Literatuurlijst ......................................................................................................................................... 25

Documentgeschiedenis Titel Deel 1- bevindingen

Datum 20250419

Deel 1- bevindingen, aangepast na ambtelijk wederhoor Conceptrapport inclusief conclusies en aanbevelingen Rapport

20250625 20250704 20250911

Auteur Donna Schumacher, Job Holtz en Ad van Heijst Ad van Heijst Ad van Heijst en Job Holtz Ad van Heijst

Het auteursrecht voor dit rapport berust bij VHIC, het verspreidingsrecht bij Rekenkamer het Groene Hart

1 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

1. Managementsamenvatting Naar aanleiding van de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet in 2026 en de bevinding dat de archivering van beleidsdossiers niet altijd op orde was, heeft adviesbureau VHIC in opdracht van de Groene Hart Rekenkamer onderzocht in hoeverre het archiefbeleid van de gemeente Gouda rechtmatig wordt uitgevoerd. De huidige situatie is in kaart gebracht door een literatuuronderzoek en gesprekken met sleutelfiguren. Hieruit is een aantal bevindingen naar voren gekomen. Het archiefbeleid wordt rechtmatig uitgevoerd, het beleidskader is actueel. Er zullen nog enkele aanpassingen nodig zijn bij de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet in 2026. Niet overal in de organisatie is de deskundigheid op het gebied van archivering op hetzelfde niveau. Er blijven nog documenten achter in het persoonlijk domein van medewerkers, waardoor dossiers soms incompleet zijn in het zaaksysteem. De digitale dossiers zijn hierdoor soms gefragmenteerd in de organisatie aanwezig, delen ervan zijn daardoor niet inzichtelijk voor andere belanghebbenden, wat het dossierbeheer onnodig bemoeilijkt. Een van de domeinen waar veel informatie in aanwezig is, is in de persoonlijke mailbox. De gemeente is aangesloten bij de VNG-Capstonemethodiek, maar heeft dit nog niet omgezet in beleid.

Een alternatief, eigen beleid voor e-mailbewaring is in ontwikkeling en wordt dit jaar nog ingericht in de gebruikte systemen. De gemeente is op dit moment bezig met de ontwikkeling van een InformatieBeheerPlan met behulp van VINDIM. De i-Navigator wordt het Single Point of Truth voor de processen. Op deze manier verkrijgt de gemeente inzicht in het kwaliteitsbeheer van de informatiehuishouding. Hoewel de gemeente nog niet over een kwaliteitszorgsysteem voor het informatie- en archiefbeheer beschikt (verplicht ex artikel 16 van de Archiefregeling), wordt volgens onze gesprekspartners al wel volgens de eisen van een kwaliteitssysteem gewerkt. Dossiers die uiteindelijk worden overgebracht naar het Streekarchief Midden-Holland (SAMH) worden door het team Informatiebeheer niet meer gecontroleerd op inhoud. Hierdoor bestaat het risico dat er nog stukken in de overgebrachte dossiers zijn opgenomen die daar niet in horen, of dat elementen zoals bepaalde cruciale documenten in definitieve vorm ontbreken. Vooral stukken met beperkingen op de openbaarheid vormen een risico, omdat deze de gemeente mogelijk schade kunnen toebrengen. Gouda heeft inmiddels een kwaliteitsmedewerker aangesteld om hier invulling aan te geven. Er zijn nog enkele verbeterpunten om het informatiebeheer op orde te brengen.

Wij bevelen aan om het beleidskader op orde te brengen en een kwaliteitszorgsysteem in te voeren. Dit was overigens al opgenomen in de planning van de gemeente. Daarnaast moet de informatiedienstverlening worden uitgebreid tot alle applicaties die de gemeente gebruikt. Het is bovendien noodzakelijk om alle medewerkers periodiek te trainen in dossier- en documentbeheer. Proceseigenaren zijn inhoudelijk het best op de hoogte van hun werkproces en zouden hun dossiers dan ook zelf moeten afsluiten als die compleet zijn. Het team Informatiebeheer kan hierop regie uitvoeren om te voorkomen dat archivering gefragmenteerd plaatsvindt in mailboxen, op netwerkschijven en in sites. Hiertoe dienen wel de rechten van de informatiebeheerders te worden uitgebreid. De samenwerking tussen behandelende medewerkers en informatiespecialisten moet dus worden geïntensiveerd. Ook is het belangrijk dat archiveringsafspraken met de verbonden partijen worden gemaakt en vastgelegd.

2 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

2. Inleiding 2.1 Aanleiding De Groene Hart Rekenkamer heeft op 30 augustus 2024 een aanvraag gedaan voor een onderzoek naar de rechtmatigheid van de archivering bij de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen en Gouda. Deze opdracht is na een openbare aanbesteding aan adviesbureau VHIC gegund. De Archiefwet en Wet open overheid (Woo) schrijven voor dat de overheid haar informatie op een geordende en toegankelijke manier archiveert. Dat is niet alleen belangrijk voor een efficiënte en betrouwbare bedrijfsvoering, maar ook voor de democratische verantwoording, de rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief. De aanleiding tot dit onderzoek is tweeledig. Ten eerste heeft de Rekenkamer in de afgelopen periode bij diverse onderzoeken bevonden dat de archivering van beleidsdossiers niet altijd op orde was. Ten tweede is de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet 2026 in een vergevorderd stadium. De wetswijziging heeft vermoedelijk impact op hoe en wat gearchiveerd wordt. De archiefbestanden die zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn uitgesloten van het onderzoek. Deze zijn in principe openbaar toegankelijk, tenzij hierop tijdelijke beperkende bepalingen zijn gesteld.

2.2 Methodiek van aanpak Voor het in kaart brengen van de huidige situatie binnen de gemeente Gouda heeft VHIC een literatuuronderzoek uitgevoerd. Naast de bestaande wet- en regelgeving werden gemeentelijke bronnen geraadpleegd, zoals visiedocumenten, regelgeving en rapportages van de archiefinspectie. Voor elke gemeente was een contactpersoon aangesteld. In overleg is bepaald welke functionarissen zijn geïnterviewd. Het adviesteam sprak met een aantal sleutelfiguren binnen het informatie- en archiefbeheer. Het onderzoek is in de volgende fasen uitgevoerd: 1. Startgesprek op 18 december met een vertegenwoordiging van de Rekenkamer, het onderzoeksbureau VHIC en de contactpersonen van de gemeenten. 2. Deskresearch. Om de huidige situatie in kaart te brengen heeft VHIC een vragenlijst opgesteld over de huidige toepassing van wet- en regelgeving, procedures, systemen en hulpmiddelen. Ook is onderzocht of aanpassingen nodig zijn om te voldoen aan de nieuwe Archiefwet, de Woo, de AVG en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). 3. Interviews met sleutelfiguren in de organisatie. 4. 1e conceptrapport met bevindingen. 5. 2e concept: bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Dit is tevens voor wederhoor toegezonden aan het Streekarchief Midden-Holland, het SAMH. 6. Definitief eindrapport.

Dit eindrapport is als bijlage bij het rechtmatigheidsonderzoek archivering van de Rekenkamer het Groene Hart als bijlage verzonden aan de betreffende gemeenten.

Graag danken wij alle betrokkenen bj de gemeente Gouda voor hun openheid bij het beantwoorden van de vragen en bij het leveren van aanvullende literatuur. Alhoewelhet in onderzoeken vaak lijkt alsof een organisatie niets dan fouten maakt, is het tegenovergestelde het geval. Wij willen bij deze onze waardering uitspreken voor het vele goede werk, dat dagelijks wordt verricht.

3 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

3. Bevindingen in het informatie- en archiefbeheer in Gouda Uit de documentatie die wij hebben geraadpleegd en de gesprekken met medewerkers zijn de volgende bevindingen voortgevloeid. We hebben deze ondergebracht naar drie aandachtsgebieden: in hoeverre wordt voldaan aan het wettelijk kader voor de informatiehuishouding, het doelmatig en efficiënt beheer van de informatie en het toezicht op de archiefzorg en het beheer.

3.1 Het wettelijk kader De gemeente heeft haar archiefzorg vastgelegd in verschillende regelingen en beleidsdocumenten. Dit vormt het kader waarbinnen de gemeente haar informatiebeheer en archivering organiseert. Gouda beschikt over de volgende formele regelgeving: •

Archiefcalamiteitenplan: Het ‘Calamiteitenplan Archiefruimten Gemeente Gouda’ is in februari 2017 vastgesteld door de directie. In dit plan wordt aandacht besteed aan de reikwijdte, de verantwoordelijkheidsverdeling en de ontruiming van archiefbescheiden. Ter ondersteuning van dit calamiteitenplan is een abonnement afgesloten bij calamiteitendienst Vanwaarde (Documentenwacht). Het calamiteitenplan is tot stand gekomen in samenwerking met het hoofd BHV.

•

Archiefverordening, vastgesteld door de gemeenteraad op 31 oktober 2019. Deze verordening betreft de regels over het archief: de zorgplicht van en verantwoording door burgemeester en wethouders, de taken van de gemeentearchivaris, de beschikbaarstelling van gegevens en opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren. http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR628566

•

Archiefvisie, waarin is opgenomen archivering by design, zie onder informatiebeleid.

•

Beheerregeling Informatiebeheer, vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders op 31 oktober 2019: dit bevat nadere regels over informatiebeheer, zoals de verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats, (de verantwoordelijkheid voor) het beheer van archiefbescheiden, het Strategisch Informatie Overleg en overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden. http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR628565

•

Besluit elektronisch berichtenverkeer, vastgesteld door de gemeenteraad op 25 oktober 2018. Dit besluit betreft de regels over elektronische berichten, zoals de betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid bij verzending, de ondertekening van webformulieren en de bepaling van het betrouwbaarheidsniveau van het gebruikte authenticatiemiddel bij webformulieren. http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR613530

•

Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland ( hierna: SAMH). De archiefzorg en het beheer voor wat betreft de overgebrachte archieven is gemandateerd aan het Streekarchief. Dit voert ook het toezicht op de zorg en het beheer uit van de niet-overgebrachte archieven.

•

Gouds mandatenbesluit vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders op 17 december 2024. Dit besluit betreft het verlenen van volmacht voor de uitoefening van bevoegdheden die aan functionarissen zijn toegekend. http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR634429

•

Handboek Vervanging: de eerste versie werd vastgesteld in 2018 en is gebaseerd op het documentmanagementsysteem Verseon. De laatste versie is van 17 november 2021. Het handboek 4

VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

beschrijft de werkwijze en randvoorwaarden voor het vervangen van documenten. Vanwege de aanschaf van het nieuwe zaaksysteem van xxllnc en veranderingen in scanprocedures door de ingebruikname van baliescanners bij de afdeling Dienstverlening zal een geactualiseerde versie verschijnen in 2025. •

I-visie: de I-visie maakt een link naar de organisatieontwikkelingsdoelstellingen en het bestuursakkoord. Het jaarplan van het programma Slim snel en digitaal is een uitwerking van een gedeelte van de i-visie. Dit programma loopt sinds 2018. Veel verbeteringen op het gebied van informatiebeheer zoals procesmatig en digitaal werken, invoering Wmebv en Woo worden vanuit dit programma opgepakt. Daarnaast is de Archiefvisie opgesteld en worden nieuwe initiatieven getoetst aan de ICTrandvoorwaarden, waar archivering by design onderdeel van uitmaakt. Het programma jaarplan Slim snel en digitaal van 2025 is hier de uitwerking van.

•

Selectielijst: Gouda past de laatste Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen toe, vastgesteld in 2020. Tevens is de gemeente akkoord gegaan met de aanvulling op de selectielijst inzake e-mailarchivering.

•

Strategisch Informatie Overleg (SIO): dit overleg vindt jaarlijks plaats en biedt een strategisch kader voor het informatiebeheer en de archivering. Dit is vastgelegd in de Beheerregeling, artikel 6. In het SIO van Gouda neemt geen onafhankelijk deskundige zitting. Dit is ook niet verplicht.

•

Vervangingsbesluit, vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders op 18 december 2018, ingaande 1 januari 2019. Dit besluit heeft betrekking op het raadssysteem xxllnc Zaken en andere, door Informatiebeheer aangewezen applicaties waarin archiefstukken worden beheerd, zoals het personeelssysteem en het financieel systeem. http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR619550

Wat ontbreekt of te ontwikkelen is, zijn de volgende documenten: •

Algoritmeregister: dit is nog niet wettelijk verplicht. In het kader van het van kracht worden van de Europese AI-verordening wordt het publiceren van algoritmes in 2027 een verplichting.

•

Beleid voor chatberichten: momenteel heeft de gemeente geen beleid voor chatberichten, whatsapp en andere berichtenplatforms. Dit wordt ontwikkeld bij de verdere uitrol van MS365.

•

E-mailbeleid: de gemeente is aangesloten bij de VNG-Capstonemethodiek voor de bewaring van email. Dit is zeker als e-mailbeleid aan te merken. Toch sluit de methodiek niet volledig aan bij de duurzaamheidsprincipes van de organisatie. In 2025 wordt aanvullend e-mailbeleid opgesteld en ingericht in de gebruikte systemen.

•

Hotspotmonitor: het SAMH ontwikkelt deze voor de aangesloten regiogemeenten. Tijdens het Regionaal Informatie Overleg in januari 2025 is de eerste versie gepresenteerd.

•

Kwaliteitssysteem: een kwaliteitssysteem is vereist in artikel 16 van de Archiefregeling 1995. De gemeente beschikt nog niet over een kwaliteitszorgsysteem voor het informatie- en archiefbeheer.

5 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

3.2 Beheer Wij stelden een aantal functionarissen de vraag hoe het informatie- en archiefbeheer in de gemeente wordt uitgevoerd en welke knelpunten zij daarbij ondervinden. Hieruit kwamen de volgende bevindingen. Een lijst van gesprekspartners is toegevoegd als bijlage 1. Het informatiebeheer in Gouda is als volgt vormgegeven: •

Anonimiseringssoftware: de gemeente maakt gebruik van Datamask voor het anonimiseren van gegevens, bijvoorbeeld in het kader van Woo-verzoeken.

•

Archiefbewaarplaats: voor het beheer van blijvend te bewaren archiefinformatie heeft de gemeente het SAMH als archiefdienst aangewezen.

•

Archiefruimte: de archiefruimte in het Huis van de Stad voldoet niet aan alle eisen van de Archiefwet. Omdat de risico’s laag zijn en de kosten voor aanpassingen relatief hoog, is door de afdeling Informatievoorziening en Automatisering het advies gegeven aan de directie en het college om kennis te nemen van de risico’s en deze te onderkennen. De risico’s en maatregelen zijn door de directie en de wethouder onderkend en geaccepteerd. In verband hiermee worden bijna alle te bewaren documenten nu al opgeslagen in het Gouwedepot van het SAMH. De op termijn te vernietigen papieren documenten zijn grotendeels ondergebracht bij Iron Mountain (meer dan 2/3e deel). De gemeente Gouda heeft een pre-depot van DiVault in gebruik voor de op termijn te vernietigen digitale archiefstukken. In de eerste helft van 2025 heeft in samenwerking met de coördinator informatiebeheer en toezicht van het SAMH een onderzoek plaatsgevonden naar de toekomst van het papieren archief. De uitkomsten zijn, inclusief nieuw beleid, deze zomer vastgelegd.

•

Archivering by design: dit is inmiddels een vast onderdeel van de aanbestedingseisen voor nieuwe applicaties. Gewerkt wordt aan algemeen beleid en werkinstructies voor applicaties waarin ook gearchiveerd wordt. Vaststelling van dit beleid staat gepland voor 2025.

•

Formatie: de FTE bezetting voor informatiebeheer is als volgt: 1,5 FTE adviseur informatiebeheer; 2,96 FTE specialist informatiebeheer; 0,75 FTE tijdelijke inhuur ondersteuning informatiebeheer; 0,67 FTE tijdelijke inhuur adviseur informatiebeheer.

•

Elektronische handtekeningen: voor documenten die digitaal ondertekend moeten worden gebruikt de organisatie Validsign.

•

InformatieBeheerPlan: met behulp van VIND-IM worden alle werkprocessen, de softwaresystemen en informatiebestanden in beeld gebracht. Dit is in ontwikkeling. De i-Navigator is het Single Point of Truth van processen. In de i-Navigator is voor ieder proces de proceseigenaar vastgelegd en de applicatie gekoppeld. De lokale naam van een proces is gelijk aan de naam van het zaaktype. Bij zaaktypen met een extern formulier is de naam van de productpagina op de website in de meeste gevallen gelijk aan de naam van het zaaktype.

•

Kwaliteitszorgsysteem o Binnen de organisatie is deskundigheid op het gebied van archivering niet overal op hetzelfde niveau. Dit leidt tot een wisselende kwaliteit van de dossiers. Zo zijn er medewerkers die niet primair met het zaaksysteem werken, maar wel de uitkomst van hun processen hierin moeten archiveren. Bij deze dossiers loopt men soms tegen incompleetheid aan. De informatie is ook 6

VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

o

o

o

verspreid over meerdere plaatsen opgeborgen, wat kan leiden tot extra zoektijden en vergissingen in het compleet maken van een dossier. Projecten in de buitenruimte zijn dan weer omvangrijk en leiden tot dossiers die bestaan uit veel documenten. De afdeling kent voor projectdossiers een eigen vrij strakke structuur, maar archivering heeft hierbij geen prioriteit. Binnen de organisatie bestaat voor een aantal werkprocessen nog de afspraak dat medewerkers samenwerken op een gezamenlijke netwerkschijf. Op zich is hier niets mis mee, wanneer de manier van werken wordt vastgelegd in het InformatieBeheerPlan en de uiteindelijke dossiers worden meegenomen in het beheer. Een duidelijke, eenvoudige instructie over archiveren ontbreekt, waardoor zij toch weer hun persoonlijke schijven gebruiken. Het onboardingstraject kent inmiddels instructies voor het archiveren. Dit bestaat uit een verplicht inwerktraject waarin medewerkers kennismaken met het informatiebeheer. Ook zijn er trainingen om de deskundigheid en bewustwording op het gebied van archivering in de organisatie te bevorderen. Er is een bewustwordingsprogramma ingekocht voor op intranet. De e-mailbox wordt door meerdere medewerkers als een eigen archief gebruikt. Gouda werkt volgens de eisen van een kwaliteitssysteem. Denk aan: archiefwaardige digitale opslag in processen. Met behulp van steekproeven wordt getoetst.

Op het gebied van kwaliteitszorg zijn nog verbeteringen mogelijk. Daarom is met ingang van 1 november 2024 een ervaren informatiebeheerder ingehuurd die voorstellen ter verbetering en het doorvoeren daarvan in haar opdracht heeft. Het kwaliteitssysteem wordt in 2025 geactualiseerd op het onderwerp zaakgericht werken.

•

Metagegevensschema: bij de implementatie van xxllnc Zaken is TMLO toegepast. Op dit moment wordt er getest met de SIP-export. Op de planning voor 2025 staat een proefexport naar het (eigen) predepot van Gouda (DiVault) en het e-depot van SAMH (Preservica). Voor de andere informatiesystemen is nog geen metadatamodel in gebruik genomen. In de applicaties zoals Key2Financien en YouForce wordt binnen de applicatie vernietigd. Dit is correct.

•

Overzicht van applicaties en informatiebeheer: er is een Applicatielandschap totaaloverzicht (1 januari 2025). Dit is een schematische weergave van alle softwareapplicaties die Gouda gebruikt. Een totaaloverzicht voor het archieftechnisch beheer uitgaande van de werkprocessen, de software die per werkproces wordt gebruikt en de informatiebestanden die daaruit voortkomen met hun archiefwaarde is in ontwikkeling. VIND-IM (de i-Navigator) is aangeschaft en deels in gebruik genomen. De gemeente is bezig om het aantal applicaties te verminderen.

•

Overzicht van voorkeursformaten: de gemeente streeft ernaar zoveel mogelijk te archiveren met gebruikmaking van bestandsformaten die in de archiefwereld geaccepteerd zijn voor duurzame opslag. In het zaaksysteem worden gebruikers waar mogelijk gestuurd om documenten te archiveren als Pdf/Abestanden. Microsoft heeft er de laatste jaren voor gezorgd dat documenten die gemaakt zijn met oudere Word-versies altijd nog te openen zijn.

•

Papier vs. digitaal: in de Rapportage Informatie- en Archiefbeheer 2020-2021 staat dat digitaal leidend is (p. 7). Voor de archivering van documenten in het DMS (Verseon) is dit nog niet het geval. Dit vormt echter een afnemend deel aangezien volgens de planning medio oktober 2025 alle processen in xxllnc zijn ondergebracht. Dit betekent dat alle documenten die in papieren vorm binnenkomen, wel worden gescand en verder digitaal gebruikt. Wanneer het blijvend te bewaren zaken betreft die in Verseon bijgehouden worden, worden deze nog zaaksgewijs tot papieren dossiers gevormd. De papieren documenten van zaken die voor vernietiging in aanmerking komen zijn in het verleden, en ook nu nog, 7

VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

op volgnummer van registratie opgeslagen. Dit gebeurt in blokken van vijf jaar en vergemakkelijkt het uiteindelijk vernietigen van het materiaal als de bewaartermijn is verlopen. Echter, ook de digitale dossiers die gevormd zijn (ook wel ‘gemaksdossiers’ genoemd) dienen tevens te worden vernietigd als ook de kopieën die zich bevinden op afdelingsschijven en in persoonlijke omgevingen.

1

•

De raadsdossiers over de periode 2012-2019 zijn in papieren vorm compleet gemaakt.

•

Gedurende het digitaliseren van de personeelsdossiers zijn deze samengevoegd tot één pdfgebruikskopie, wat als onhandig in het gebruik werd ervaren. De papieren dossiers blijven nog bewaard, maar worden niet aangevuld. Sinds 2016 worden de personeelsdossiers digitaal gestart of aangevuld. Hier is sprake van een hybride archief, waarbij geen vervanging plaatsvindt.

•

Uitrol van Microsoft 365 (2025/2026):1 o Binnen MS365 wordt by het ontwerp van de werkprocessen de archivering meegenomen. o Medewerkers zeggen dat dit mogelijk zorgt voor een grijs gebied tussen het zaaksysteem en werken in de samenwerkingsomgeving MS365. De processen die voornamelijk in de samenwerkingsomgeving zullen worden geregistreerd zijn de processen die nu nog in de afdelingsmappen terecht komen. Dat zijn dus de minder strak uitgelijnde processen. o De organisatie maakt al gebruik van MS Teams en er zijn reeds afspraken rondom het gebruik. Zo moet het aanmaken van nieuwe Teams-omgevingen worden goedgekeurd door leidinggevenden om wildgroei te voorkomen. Sommige leidinggevenden ervaren een strak beleid hierin als lastige taak. o Voor samenwerking wordt Microsoft Teams ingericht. In 2025 wordt afdelingsgewijs informatie opgeschoond, ofwel veiliggesteld in het pre-depot, danwel overgezet naar archiefwaardig ingerichte Microsoft Teams. Daardoor vindt meteen een opschoonronde plaats. Beleid en werkafspraken met betrekking tot informatiebeheer in Microsoft Teams en Sharepoint zijn in concept opgeleverd en worden in de loop van 2025 gerealiseerd.

•

Verantwoordelijkheden: eenduidigheid over de verantwoordelijkheid voor de dossiervorming ontbreekt, evenals eenduidigheid over voor welke werkprocessen bepaalde software wordt gebruikt. In principe is de behandelaar van een dossier verantwoordelijk voor de volledigheid ervan. Enkele collega’s beschouwen dit als algemeen bekend, tegelijkertijd blijkt dit vooral in het geval van bijvoorbeeld ingehuurde medewerkers minder vanzelfsprekend. Bij overbrenging voert het SAMH geen controle meer uit op de volledigheid van dossiers. De archiefinspectie beschouwt dit als een verantwoordelijkheid van de gemeente, en dat is het ook: overheden dienen hun archieven in geschoonde, geordende en toegankelijke staat aan te leveren voor overbrenging.

•

Visie op informatiehuishouding: sinds 2018 maakt de gemeente jaarplannen. Het laatste is het jaarplan voor 2025 Slim snel en digitaal, vastgesteld in februari 2025. Voor de periode 2023-2025 is ook de i-visie Een slimme volger ontwikkeld.

•

Zaaksysteem: de gemeente richt het zaaksysteem in met xxllnc Zaken en koppelt daarbij met andere applicaties zoals Centric eDiensten Burgerzaken, iBabs, Suite4Sociaal Domein, AVOI, SlimMelden en Stratech Perspectief. Registraties in Verseon worden procesmatig ingericht in xxllnc Zaken. Op 1

Voor het invoeren van MS365 heeft VNG-richtlijnen beschikbaar gesteld. https://vng.nl/kennisbank-grip-op-informatie/m365-

scenarios-praktische-antwoorden-en-tips

8 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

oktober 2025 worden de laatste processen digitaal gemaakt en is Verseon niet meer nodig. Deze laatste processen zijn onder andere de maatschappelijke subsidies en een aantal burgerzakenprocessen.

3.3 Archieftoezicht en controlemechanismen De coördinator informatiebeheer en toezicht van het SAMH houdt toezicht op de zorg voor de archieven in de dynamische fase, vanaf het moment dat een zaak wordt gestart tot het moment van vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats. In het laatste geval neemt het SAMH het beheer over. In 2025 is het inspectieonderzoek ook gebaseerd op de eisen uit het Woo-meerjarenplan van de VNG. De provinciearchivaris voert het toezicht uit op de archiefdiensten, waaronder het SAMH. In de dynamische fase, wanneer de zaken worden uitgevoerd en de dossiers worden opgebouwd, hebben de medewerkers van de afdeling INA een belangrijke rol in het aanbrengen van structuur bij het ordenen en nader toegankelijk maken van de informatie. Ditzelfde geldt voor het afsluiten van de dossiers en het uiteindelijk toekennen van de bewaartermijnen. De huidige praktijk is als volgt: •

Het zicht op het proces van afhandeling van dossiers is aan het groeien. De gemeente is bezig met het in kaart brengen van de werkprocessen binnen de organisatie. Dit is voor 300 werkprocessen al gedaan. Zaken die in het zaaksysteem worden aangemaakt onder deze werkprocessen verlopen dus volgens een gestandaardiseerde procedure. Of zaakbehandelaren allemaal volgens dezelfde methode werken en gebruikmaken van dezelfde systemen, moet jaarlijks gecontroleerd worden via reviews.

•

Er is onvoldoende controle op de dossiers. Onze gesprekspartners geven aan dat gewerkt wordt volgens de eisen van een kwaliteitssysteem. Zo een systeem is echter nog niet in gebruik zoals vereist in artikel 16 van de Archiefregeling 1995. Ook blijkt uit onze steekproeven dat nog onvoldoende controle wordt uitgeoefend op de afgesloten digitale dossiers. Deze bleken soms onvolledig. Zo ontbreekt in een dossier van het type ‘exploitatievergunning’ een terugkoppeling naar de aanvrager. Hoewel een publicatietekst is opgesteld, is deze niet op PIP gepubliceerd. Wij bepleiten een structurele kwaliteitscontrole. Inmiddels is een tijdelijk kwaliteitsmedewerker aangesteld om hier invulling aan te geven, waar een gebrek aan capaciteit dit voorheen belemmerde.

•

Bij overbrenging naar het SAMH dienen de dossiers in geschoonde, geordende en toegankelijke staat te zijn gebracht. Inhoudelijk worden de dossiers niet meer gecontroleerd door SAMH, wel de materiële verzorging. Niet expliciet is duidelijk dat de procesverantwoordelijke ook verantwoordelijk is voor de dossiervorming. Onduidelijkheid op dit gebied maakt dat de organisatie risico loopt wanneer dossiers met verkeerde of ontbrekende stukken overgebracht worden. Na overbrenging worden archieven openbaar, tenzij beperkende bepalingen zijn gesteld. De termijn van overbrenging zal onder de nieuwe Archiefwet worden verkort van 20 naar 10 jaar.

•

Steekproeven uit de papieren dossiers van de raadsvergaderingen zijn in orde bevonden.

•

De achterstand in de vernietiging van papieren archieven wordt momenteel ingelopen, met als doel dat deze in 2025 volledig weggewerkt is.

•

Onvoldoende controle op de archivering van verbonden partijen. Het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) is een wettelijke taak van de provincie die zijn basis vindt in de Gemeentewet en de Wet revitalisering generiek toezicht uit 2013. Het doel van het IBT is erop toe te zien dat de overheid haar taken goed uitvoert en dat inwoners en bedrijven hierop kunnen vertrouwen. De provinciearchivaris deelt desgevraagd mee dat hij geen rechtstreeks toezicht houdt op de wijze waarop archiefdiensten zich van 9

VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

hun taak kwijten. Dit is altijd afgeleid van de taakuitvoering door de gemeente. In de afgelopen 12 jaar heeft hij wel met regelmaat de gemeenten zelf erop gewezen dat zij bepaalde beheerstaken niet goed vervulden. Hierop worden de gemeenten direct aangesproken. De Provincie heeft het plan om in 2025 strikter toezicht te gaan uitoefenen op gemeenschappelijke regelingen, zoals SAMH, de Veiligheidsregio, ODMH en andere samenwerkende organisaties.

10 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

4. Naar een nieuwe informatiehuishouding 4.1 De invloed van de nieuwe informatiewetgeving op de informatiehuishouding De informatiehuishouding is de laatste decennia sterk veranderd, daartoe aangespoord door technische veranderingen en nieuwe wetgeving. Vanwege de dynamiek en snelheid van de technologische ontwikkelingen, nieuwe standaarden en nieuwe wetten zijn in het informatiebeheer aanpassing en verbetering continue processen geworden. De verschillende informatiewetten kunnen niet uitgevoerd worden als het informatiebeheer niet op orde is en wanneer niet bekend is waar en hoe de informatiebestanden worden beheerd. De Woo geeft aan dat gemeenten werk moeten maken van hun digitale informatiehuishouding, die als basis wordt gezien voor een goede informatievoorziening. Onder invloed van digitalisering wordt ook de Archiefwet 2026 vernieuwd. De informatiehuishouding is het geheel van afspraken, activiteiten, organisatorigshc maatregelen en technische voorzieningen voor het zorgvuldig beheren van de informatie door een overheidsorganisatie. Het omvat de hele informatielevenscyclus vanaf het creëren of ontvangen: het ordenen en ontsluiten, opslaan en bewaren, verstrekken en vernietigen van informatie. Een goede informatiehuishouding zorgt ervoor dat: • Informatie tijdig, volledig en correct beschikbaar is voor medewerkers.

• Organisaties voldoen aan wettelijke verplichtingen en zich kunnen verantwoorden. • Transparantie en verantwoording richting burgers en andere belanghebbenden mogelijk is. Overheidsinformatie moet duurzaam toegankelijk zijn: vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar voor wie recht op toegang heeft, vanaf het moment van ontstaan of ontvangst en voor zo lang als noodzakelijk. Duurzaam betekent dat de toegankelijkheid van de informatie bestand is tegen veranderingen van elke aard. Hiervoor dient een aantal voorwaarden te worden ingevuld. 1. Informatie dient vindbaar, beschikbaar en raadpleegbaar te zijn voor de juiste personen. 2. Informatie is opgeslagen volgens duidelijke ordeningsstructuren in daarvoor ontworpen, passende systemen. Afspraken garanderen dat iedereen die daar belang bij heeft, deze systemen loyaal gebruikt. 3. Informatie is actueel, correct en consistent. Er zijn mechanismen om fouten te detecteren en versies te beheren. 4. Gevoelige informatie wordt beschermd tegen onbevoegde toegang. 5. Systemen zijn gecertificeerd en voldoen aan wet- en regelgeving. 6. Bekend is welke informatie per werkproces wordt vastgelegd en waarom dat is. Informatie is herleidbaar en kan worden gebruikt voor audits en rapportage. 7. Informatie is getoetst op betrouwbaarheid. Aan afgesloten zaken worden bewaartermijnen toegekend.

Is die termijn verlopen, dan wordt de informatie vernietigd. Bestuursorganen moeten maatregelen treffen om informatie goed te beheren en te bewaren. De Woo wijst categorieën van informatie aan die gefaseerd actief openbaar worden. Ook persoonlijke beleidsopvattingen worden vaker openbaar dan onder de voorganger, de Wet openbaarheid van bestuur. Ieder is bevoegd om in het kader van de Woo een verzoek om informatie in te dienen, dat binnen vier weken dient te worden beantwoord, tenzij sprake is van een complexe zoekvraag. In dat geval kan deze periode met twee weken worden verlengd. Elk bestuursorgaan wijst minimaal één persoon aan die de Woo-vragen beantwoordt. Deze handelt de vragen af zoals bij de organisatie gebruikelijk is. 11 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

De invoering van de Woo is in volle gang. Inmiddels worden steeds meer informatiecategorieën actief gepubliceerd. Bij aanvragen om informatie wordt standaard contact opgenomen met de aanvrager om de vraag te preciseren. Soms kan het opstellen van een Woo-dossier een lastige opgave zijn wanneer ook berichten als emails en chats moeten worden meegenomen: er dient dan in alle mogelijke verzamelingen te worden gezocht. Ook de Archiefwet 2026 stelt dat de overheid verplicht is haar archiefstukken in goede, geordende en toegankelijke staat en op een duurzame manier te bewaren. Overgebrachte archieven zijn altijd openbaar, tenzij beperkende bepalingen zijn gesteld. Dit laatste dient dan uitvoerig te worden gemotiveerd en wordt in tijd beperkt. De derde pijler waarop de informatiehuishouding is gebaseerd is de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit is de Europese privacywet die sinds 25 mei 2018 van kracht is. De AVG regelt hoe organisaties moeten omgaan met persoonsgegevens van burgers. Organisaties moeten kunnen aantonen dat zij voldoen aan de AVG. Hiervoor wordt een verwerkingsregister bijgehouden, wordt bij risicovolle verwerkingen een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd en wordt een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.

Consequenties van de invoering van deze nieuwe wetten is dus onder andere het aanstellen van een Woofunctionaris, een archivaris en een functionaris gegevensbescherming. Daarnaast brengt de invoering van de nieuwe Archiefwet nog de volgende aandachtspunten: 1. De overbrengingstermijn van archieven wordt verkort tot 10 jaar. Deze regel geldt voor de nieuwe archieven die worden gevormd vanaf 2026 en heeft dus geen gevolgen voor al geplande overbrengingen. Wel betekent dit dat archiefstukken eerder openbaar worden en dat de selectie welke informatie wordt overgebracht, sneller moet worden uitgevoerd. Organisaties moeten dus hun informatiebeheer actiever organiseren. 2. Elk overheidsorgaan moet een gekwalificeerde archivaris aanstellen. Hierin heeft de gemeente voorzien door aansluiting bij het SAMH, waarvan de directeur als archivaris voor de gemeente is aangesteld. Wel verwachten we dat door de taakuitbreiding die ook de archiefdiensten krijgen (sneller uitlenen van meer stukken, uitvoeren van controles op de zorg en het beheer) ook de bezetting van de Archiefdienst zal moeten uitbreiden, willen de taken op kwalitatief goed niveau kunnen worden uitgevoerd. 3. De nadruk zal komen te liggen op de toegankelijkheid van de informatie.

Inmiddels zijn al hulpmiddelen beschikbaar om dossiers beter toegankelijk te maken en automatisch van metadata te voorzien, aan de hand waarvan ze snel kunnen worden teruggevonden. De invloed van kunstmatige intelligentie zal toenemen. De VNG heeft hiervoor een programma “Grip op Informatie” en ontwikkelt handreikingen.

4.2 De betekenis van archiefstukken Archiefstukken zijn zowel een bewijs van de bedrijfsactiviteiten als een communicatiemiddel. Ze worden van andere bedrijfsmiddelen onderscheiden doordat zij bewijs leveren van de bedrijfshandelingen en doordat zij afhankelijk zijn van metagegevens. Metagegevens geven de context aan waarbinnen archiefstukken zijn gebruikt, door bijvoorbeeld een samenbindend zaaknummer met een zaaknaam. Het is belangrijk om uiteindelijk één uniek dossier te hebben dat betrekking heeft op een zaak en niet dat de informatie gefragmenteerd aanwezig is in meerdere toepassingen. Dit laatste maakt het beheer onnodig complex en de kans op fouten (in de vorm van verkeerde versies, onvolledige documenten) alleen maar groter. Dit is in sommige dossiers het geval in Gouda, waar medewerkers ervoor kiezen hun dossier bij te houden in een eigen werkomgeving, of het dossier in het DMS niet af te vinken wanneer dit is afgehandeld. In dat geval blijft het in een persoonlijk domein en is het niet toegankelijk voor andere belanghebbenden.

12 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

Om die reden wordt in organisaties doorgaans recordmanagement ingevoerd. Recordmanagement gaat over het inrichten en besturen van de archivering in organisaties. De basis hiervoor ligt in een internationale kwaliteitsnorm voor informatie- en archiefbeheer, de NEN-ISO 15489. Dit betekent dat door informatiespecialisten, samen met de proceseigenaren, bepaald wordt welke documenten in een bepaalde zaak moeten worden opgenomen, wil het dossier valide zijn. Door dit vast te stellen wordt het ook mogelijk om controles op dossiers uit te voeren en zaken, nadat deze compleet zijn bevonden, af te sluiten en op alleen-lezen te zetten. De zaken worden beheerd in specifieke applicaties. Dit kan zijn een financieel systeem, een personeelsinformatiesysteem, een zaaksysteem of een documentmanagementsysteem. Samen met gebruikers wordt bepaald welk systeem het meest geschikt is om het werkproces uit te voeren. Dit systeem wordt tot SPOT benoemd: alle gebruikers conformeren zich aan dit systeem. Hiermee wordt vermeden dat buiten het systeem om documenten worden opgeslagen in eigen domeinen zoals mailboxen e.d. In welk systeem bepaalde informatie wordt vastgelegd wordt geregistreerd in het documentair structuurplan, VIND-IM. Gouda heeft dit hulpmiddel in huis, maar gebruikt het nog niet voor deze toepassing.

4.3 Archiefstukken ontstaan in de werkprocessen Archivering is het documenteren van een werkproces zoals dit in de organisatie wordt uitgevoerd. Archiveren is een zaak van vele medespelers in de organisatie. De internationale kwaliteitsnorm ISO 15489 verwoordt dit als volgt: De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de concrete uitvoering van het werkproces. Het éénmalig doorlopen van een werkproces wordt een zaak genoemd. Het vastleggen van alle handelingen in een zaak is archiveren: het documenteren van de zaak. Dit gebeurt doorgaans in een dossier of in een database: een verzameling zaken die crosswise kan worden bevraagd. De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de dossieropbouw en het beheer van het dossier. Aan de hand hiervan kan hij of zij zich verantwoorden voor de ondernomen acties. Dat dit nog niet in alle geledingen van de organisatie bekend is, is een belangrijke reden waarom dossiers niet compleet zijn. Medewerkers maken het zichzelf gemakkelijk door documenten op te slaan op plaatsen waar dit officieel niet is toegestaan: in mailboxen, in eigen domeinen of op afdelingsschijven. Dit komt in alle onderzochte organisaties voor.

2

-

De proceseigenaar werkt onder verantwoordelijkheid van een manager. Dit betekent dat de manager controleert of de proceseigenaar zijn of haar werk goed heeft verricht en of het werkproces volledig is gedocumenteerd. Deze controle maakt tot nu toe in geen enkele gemeente deel uit van het goede gesprek. Zo blijven de dossiers ongecontroleerd.2

-

Ambtenaren dienen in de nieuwe manier van digitaal werken te worden getraind. Het archiefbeheer staat of valt met hun medewerking. In Gouda doorlopen nieuwe medewerkers een basistraining in het gebruik van het DMS. Bewustwording van het belang van archivering vraagt echter meer kennis over de waarde van het archiveringsproces en de problemen die zich voordoen als informatie niet duurzaam op orde is. Het is raadzaam hiervoor een opleidingsprogramma op te zetten; inmiddels zijn al vele filmpjes en animaties ontwikkeld op Rijks- en gemeentelijk niveau die meer zeggen dan duizend woorden en de proceseigenaar snel inzicht geven in de waarde van het archiveringsproces.

-

In de organisatie zijn informatiespecialisten aangesteld. Zij ondersteunen de organisatie in het structuur geven van de informatiehuishouding (een mappenstructuur, labeling van specifieke documenten,

Juist om deze redenen heeft de Rijksoverheid een Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving opgesteld. Deze wordt

momenteel gereviewd. De gedragsregeling maakt ook deel uit van de ambtseed/-gelofte.

13 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

meervoudig bruikbare metadataschema’s) en maken dat archiveren zo automatisch mogelijk en op gecontroleerde wijze plaatsvindt. Zij bepalen ook welke documenten tot archiefstuk worden verklaard en daarmee tevens welke informatie niet in het archief wordt opgenomen. Zij schonen bestanden op en zorgen dat de organisatie de specifieke systemen gebruikt die daarvoor zijn uitgekozen. Wanneer een dossier is afgehandeld krijgt dit een bewaartermijn en als deze termijn is afgelopen, zorgen zij dat de proceseigenaar een overzicht krijgt van de dossiers die vernietigbaar zijn. Na akkoord worden de dossiers dan vernietigd. Het kan inventiviteit vragen om archivering zo geautomatiseerd mogelijk te laten plaatsvinden, maar de doelstelling is wel dat archivering geen last vormt voor de proceseigenaar. Ook verzorgt de informatiespecialist de overbrenging van archiefbestanden naar het SAMH. Inmiddels heeft de gemeente Gouda een dergelijke specialist in dienst. -

Om als informatiespecialist in de organisatie te kunnen zorgen voor de archivering, zijn meer rechten nodig om ook afdelingsschijven te doorzoeken en op orde te houden. We gaan er van uit dat de persoonlijke domeinen door medewerkers uitsluitend worden gebruikt voor persoonlijke research, studie en kladwerkzaamheden: alle informatie over een zaak hoort in het zaakdossier thuis, ook conceptversies waaraan wordt samengewerkt. Het zal nog geruime tijd duren en veel communicatie vergen om het zover te krijgen dat elke medewerker zich conformeert aan dit informatiebeleid.

4.4 Werkprocessen en de informatiehuishouding De opsomming onder 4.3 geeft al wel aan hoe belangrijk de samenwerking is tussen proceseigenaar en informatiespecialist. Zij moeten voortdurend afstemmen of de manier van archiveren nog past bij de uitvoering van het werkproces en hoe deze kan worden ingericht met zo min mogelijk administratieve handelingen. De informatiespecialist hoort bij te dragen aan een steeds toenemende efficiency in de vastlegging van het werkproces, waar iedereen die de informatie nodig heeft baat bij ondervindt. Dit betekent dat voor elk werkproces dient te worden vastgesteld: Hoe de unieke naam is van het werkproces. Hoe de unieke naam is van de zaak die binnen het werkproces wordt afgewikkeld. Hoe de unieke naam is van het document dat een rol speelt in het werkproces. Welke documenten uiteindelijk moeten dienen voor bewijsvoering en verantwoording. Wanneer een zaak wordt afgesloten. Wat gebeurt op het moment van afsluiten van de zaak: hoe wordt het dossier gecontroleerd. Hoe wordt de validatie van het dossier bekrachtigd waaruit blijkt dat alle noodzakelijke documenten. aanwezig zijn (in de vorm en samenstelling zoals dit behoort), het dossier compleet is, de juiste informatie in zich draagt, is geschoond van overtollige gegevens en voorzien van een bewaartermijn. Terugvindbaar is in het systeem waarin het is opgeslagen gedurende de bewaartermijn.

Dit alles wordt vastgelegd in VIND IM, het documentair structuurplan. Zo geeft dit een actueel beeld van de vereisten waaraan de dossiers voldoen. Ook kan hierin worden aangegeven welke documenten deel uitmaken van het dossier, zie onderstaand voorbeeld: Momenteel is bij de gemeente Gouda niet bepaald welke inhoud een dossier behoort te hebben. Dit betekent dat ook niet gecontroleerd kan worden of het dossier compleet is. Dit kan overigens per werkproces goed worden ingericht door gebruikmaking van het model-documentair structuurplan (VIND-IM) die bij de gemeente aanwezig is: hierin kan de wenselijke inhoud van een dossier worden aangegeven.

14 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

Uit het werkproces: advisering aan derden, objectnummer B0228. Met de invoering van deze maatregel wordt de compleetheid van dossiers sterk verbeterd. Dit kan worden ingericht voor de meest voorkomende werkprocessen, waarna het naar behoefte wordt uitgebreid. Jaarlijks kan met de werkproceseigenaar worden besproken of in de dossiervorming nog veranderingen zijn aangebracht.

15 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

Bijlagen Bijlage 1: lijst van gesprekspartners Functie

Datum gesprek

Programmamanager Slim, snel en digitaal en projectleider Woo en Wmebv Afdelingshoofd I&A Afdelingshoofd Ruimtelijk beleid en advies AVG-functionaris Adviseur informatiebeheer Commissiegriffier Coördinator informatiebeheer en toezicht van het SAMH Directeur-streekarchivaris van het SAMH Griffier Projectleider zaakgericht werken en informatiemanager Gemeentesecretaris

29-1-2025

29-1-2025 29-1-2025 29-1-2025 4-2-2025 4-2-2025 25-2-2025 25-2-2025 4-2-2025 4-2-2025 19-3-2025

16 VHIC-rapport Groene Hart Rekenkameronderzoek Gouda VHIC - kenmerk ah/250911

Bijlage 2. Onderzochte wetten en normenkaders Dit onderdeel geeft een kort overzicht van de verschillende wetten en normenkaders die relevant zijn voor het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Gouda. Algemene verordening gegevensbescherming (AVG): de AVG is een Europese verordening en stelt regels voor het beschermen van persoonsgegevens en de verwerking ervan. Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. De AVG onderscheidt de verwerkingsverantwoordelijke (de organisatie die persoonsgegevens verwerkt) en de betrokkene (over wie de gegevens worden vastgelegd en verwerkt). De AVG is van toepassing op archiefbescheiden voordat ze volgens de Archiefwet 1995 naar een openbare archiefbewaarplaats worden gebracht. Archiefwet 1995, met bijbehorend Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling 2000. De Archiefwet regelt de zorg, het beheer en het toezicht op de archieven. De Archiefwet legt de nadruk op de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, om het behoud, de integriteit en toegankelijkheid ervan te garanderen. Baseline Informatiehuishouding Gemeenten is in 2012 opgesteld in opdracht van de VNG en heeft als doel om een algemeen normenkader te formuleren voor informatiebeheer in lokale overheden.