Definitief rapport Ecopark Gouda 12 juli 2024

Uitkomst van de behandeling in de commissie is dat het college de raad nader informeert over een drietal onderwerpen: faillissement van een leverancier, de datum van oplevering en het verzoek van de raad om aanvullende informatie. Op 6

130 Gemeente Gouda (19 september 2023). Raadsmemo uitkomsten interne ambtelijke evaluatie Ecopark. Link 131 Gemeente Gouda (1 november 2023). Raadsbesluit Ecopark (keuze scenario 2B). Link. 132 Gemeente Gouda (26 februari 2024). Notulen bouwvergadering Ecopark.

133 Gemeente Gouda (31 januari 2024). Vergadering commissie bestuur. Link.

62

februari ontvangt de raad hierover een raadsmemo van het college, waarin het college de raad over deze onderwerpen informeert: 134 /

/

/

Faillissement leverancier: De betonvloer is volgens de aannemer niet meer leverbaar vanwege het faillissement van een leverancier. De aannemer claimt een termijnverlenging en vergoeding van meerkosten. De claim hierover is door de gemeente begin 2023 formeel afgewezen. Kort daarna bleek het dispuut over de termijnverlenging achterhaald, omdat als gevolg van de problematiek met de poeren de planning is opgeschoven. 135 Oplevering: De opleveringsdatum is verschoven van aanvankelijk 31 december 2021 naar 1 mei 2022 naar 1 mei 2023. De laatste opleverdatum is vastgesteld op 12 oktober 2022 met de aannemer en is gebaseerd op het feit dat het terrein waarop het huidige afvalbrengstation is gesitueerd, is verkocht aan Gouda Refractories. Ook deze oplevering is niet gehaald. Verzoek om aanvullende informatie: Tijdens de bespreking in de commissie Bestuur van 31 januari 2024 is door alle partijen steun uitgesproken voor een suggestie om aanvullend onderzoek te laten doen door een onafhankelijke partij. Omdat het verzoek om aanvullende informatie interne, ambtelijke informatie-uitwisseling, zonder (bestuurlijke) status betreft, stelt het college voor om deze documenten ter beschikking te stellen aan de onafhankelijk onderzoekers. Zij kunnen dan, ter bevordering van de oordeelsvorming van de raad, op basis van hoor en wederhoor, conclusies verbinden aan deze informatie.

De gemeenteraad van Gouda neemt op 7 februari 2024 een motie aan om een onderzoek in te stellen naar het project Ecopark Gouda. 136

134 Gemeente Gouda (6 februari 2024). Raadsmemo Ecopark.

135 Uit de gevoerde gesprekken komt overigens naar voren dat de claim door de aannemer op het moment van schrijven niet is

ingetrokken.

136 Gemeente Gouda (7 februari 2024). Motie onderzoek project: realisatie Ecopark. Link.

63

3. Beantwoording onderzoeksvragen 3.1. Beantwoording centrale onderzoeksvraag Hoe verliep de totstandkoming van het project Ecopark Gouda vanaf het begin van de planvorming tot en met 7 februari 2024, welke acties zijn daarbij ondernomen en wie was daarbij betrokken? De realisatie van het project Ecopark Gouda kan worden opgedeeld in een drietal fasen: de voorbereiding van het project (oktober 2015 – juli 2020); de aanbesteding, opdrachtverstrekking en eerste overleggen met de aannemer (september 2020 – maart 2022) en het in beeld komen van de kostenstijgingen, de problematiek rond de poeren en de keuze van de raad voor een alternatief scenario (maart 2022 – 7 februari 2024). In de periode oktober 2015 – november 2016 worden de eerste ambtelijke en bestuurlijke gesprekken gevoerd over de realisatie van een Ecopark in Gouda. Op voorstel van het college stelt de raad op 8 november 2017 een voorbereidingskrediet van € 256.000,- beschikbaar voor een haalbaarheidsonderzoek, inclusief ontwerp en raming. Ambtelijk wordt dit uitgewerkt in een interne projectopdracht, en er wordt een ambtelijk opdrachtgever en opdrachtnemer (projectleider) benoemd. Dit kan gezien worden als de start van de ontwikkeling van Ecopark als project.

In de loop van 2018 en 2019 vinden verschillende voorbereidende werkzaamheden plaats, waaronder het opstellen van een voorlopig ontwerp en bijbehorende kostenramingen. De raad stelt op 1 juli 2020 een investeringskrediet van € 3.645.000,- beschikbaar voor de realisatie van het Ecopark. Na vaststellen van het investeringskrediet door de raad start de aanbestedingsfase. De aanbestedingsprocedure vindt plaats in de periode januari – juni 2021. Door een hogere inschrijvingsprijs dan verwacht ontstaat er een tekort van € 357.000,-. De raad stemt in met het voorstel van het college voor de dekking van dit tekort. De opdracht wordt gegund aan Wallaard Noordeloos. Tijdens de eerste bouwvergadering op 28 oktober 2021 kondigt de aannemer een claim aan in verband met kostenverhogingen. In december 2021 wordt het project Ecopark zowel ambtelijk als bestuurlijk overgedragen. In maart – mei 2022 worden de ambtelijk opdrachtgever en portefeuillehouder door de projectleider over gerezen kostenstijgingen als gevolg van onder meer de claims van de aannemer. Afgesproken wordt om de raad kort voor of kort na het zomerreces te informeren, indien dan meer duidelijk is over de vraag of de claims tot daadwerkelijke kostenstijgingen leiden.

Vanaf december 2022 wordt ambtelijk geconstateerd dat de aangegane verplichtingen voor 2022 niet volledig in de financiële administratie zijn vastgelegd, waardoor er tot dan toe geen goed financieel totaaloverzicht van het project beschikbaar was. Hierna wordt tot en met begin maart 2023 uitgezocht wat de precieze aard en omvang is van de kostenstijgingen. De raad wordt hier op 28 maart 2023 over geïnformeerd. Ook wordt gemeld dat er sprake is van verzakkingen van poeren. Op 4 juli 2023 doet het college een voorstel aan de raad voor aanvullende kredietverstrekking, waarbij vijf scenario’s worden voorgelegd. De raad besluit op 1 november 2023 te kiezen voor scenario 2B (het funderen van de hele constructie met paalfundering) a

64

€4.600.000,- bovenop het eerdere investeringsbudget. De raad neemt op 7 februari een motie aan om een onderzoek in te stellen naar het project Ecopark Gouda.

3.2. Beantwoording deelvragen 1. Welke acties zijn ondernomen in het dossier Ecopark, vanaf het begin van de planvorming Ecopark Gouda tot en met 7 februari 2024? Voor beantwoording van deze deelvraag verwijzen wij naar het conceptfeitenrelaas. 2. In hoeverre is de informatievoorziening aan de raad over het verloop van het project Ecopark juist, navolgbaar, tijdig en volledig? Op basis van het raadsinformatiesysteem en de ontvangen documenten kan gesteld worden dat de raad periodiek, maar op een niet-structurele manier is geïnformeerd over de ontwikkelingen in het project. De mate waarin de informatie volledig is, wisselt. Aanvankelijk wordt de raad in november 2016 ingelicht over de ontwikkeling van een nieuwe Ecopark en dat hierbij drie scenario's worden gehanteerd. Bij de raadsvoorstellen voor kredietverstrekking is de onderbouwing uitgebreider en voorzien van kanttekeningen, maar wordt er geen keuzemogelijkheid gepresenteerd tussen scenario’s of varianten. Met name in 2023 is de informatievoorziening aan de raad verbeterd. In het feitenrelaas valt t.a.v. de informatievoorziening één periode in het bijzonder op: in het voorjaar van 2022 wordt ambtelijk geconstateerd dat er kostenstijgingen t.w.v. circa 1 miljoen euro te verwachten zijn.

Dit wordt niet aan de raad gemeld, mede vanwege interne onduidelijkheid over de aard en omvang van de kostenstijgingen en de onduidelijkheid over de onvermijdelijkheid van kostenstijgingen (met name t.a.v. een claim van de aannemer die onderdeel is van deze mogelijke overschrijding). Uiteindelijk wordt de raad pas in maart 2023 geïnformeerd (over een overschrijding met een deels andere herkomst dan die in het voorjaar van 2022 dreigt. 3. Handelden actoren binnen het voor hen vastgestelde mandaat? De gemeente Gouda kent een mandaatregeling die ook op dit project van toepassing was. Uitgaande van de omschrijving in de ambtelijke projectopdracht uit 2018 is minder goed inzichtelijk hoe de besluitvorming, interne verantwoording en de escalatieladder er in dit project formeel uit zag. In algemene zin geldt dat er in dit onderzoek geen indicatie is dat functionarissen buiten hun mandaat hebben gehandeld. Wel is het zo dat rollen, verantwoordelijkheden en taken van bijvoorbeeld het opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap in de periode die dit onderzoek beslaat niet duidelijk waren omschreven. Deze onduidelijkheid geldt ook voor het financiële mandaat. 4. Welke risicoanalyses zijn er in de genoemde periode gemaakt? Uit gevoerde gesprekken komt naar voren dat de gemeente Gouda geen vaste methodiek voor risicomanagement hanteert, maar dat dit per afdeling verschilt.

Er is voor het project Ecopark geen algehele risicoanalyse aangetroffen die gemaakt is voorafgaand aan de uitvoeringsfase van het project. Wel zijn in diverse documenten en voortgangsoverleggen risico's beschreven en besproken. Het gaat dan met name om technische risico’s die betrekking hebben op het ontwerp. Risico’s zijn echter niet op methodische wijze en aan de hand van een overzicht van risico's en inschattingen volgens de formule 'kans x effect' in beeld gebracht. De risicobeheersing richt zich voornamelijk op de voortgang van het

65

project in enge zin. Dit blijkt onder andere uit het feit dat in een interne projectopdracht de goedkeuring van de raad voor het voorbereidingskrediet als risico wordt benoemd. Wel zijn risico’s ten aanzien van duurzaamheid en exploitatie in de planvormingsfase in beeld gebracht. Het ging bij de verdere risicobeheersing in het project vooral om de voortgang van de realisatie van het specifieke project Ecopark. 5. Hoe zijn uitkomsten van risicoanalyses opgenomen in (edities van) het projectplan? Op basis van de documentatie en oriënterende gesprekken ontstaat het beeld dat risicomanagement in dit project vooral bestond uit praktische en niet-methodische beheersing van risico’s, die betrokkenen op basis van de eigen ervaring voorzagen. Dit geldt voor zowel de planvormingsfase als de uitvoeringsfase. In de planvormingsfase zijn met name technische risico’s geïnventariseerd en is er een post onvoorzien in de kostenraming opgenomen. Gedurende de uitvoeringsfase van het project lijken risico's beheerst 'vanuit het project'. Dat wil zeggen: de praktische werkelijkheid was leidend in de aanpak van risico’s. Tegelijkertijd was deze aanpak soms succesvol: de problematiek rondom de luifel, de ondergrond en de claim van de aannemer is opgepakt en (grotendeels) afgehandeld.

Op het risico met betrekking tot mogelijke grondverzakking en problematiek rondom de poeren is geanticipeerd, maar uit grondonderzoeken kwam naar voren dat fundering op poeren mogelijk was. Pas begin 2023 ontstond er een ander beeld nadat uit monitoring bleek dat er verzakking optrad. De onverwachte kostenstijgingen van verschillende materialen zijn gedurende het traject in beeld gekomen en waren niet voorzien in de vooraf geformuleerde risico's. 6. In welke mate waren actoren op de hoogte van risicoanalyses? De betrokken ambtenaren hebben gedurende de uitvoeringsfase in overleggen over het project de ambtelijke en bestuurlijke opdrachtgever op de hoogte gehouden van de risico's, in zoverre zij deze tijdens de planvorming gewaar werden. Het beeld ontstaat dat het risicomanagement weliswaar beperkt was tot beheersing van risico's wanneer nodig, maar dat de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever op de hoogte gehouden zijn van risico’s in het project en de manier waarop daarmee is omgegaan. Bij het vaststellen van het voorbereidingskrediet zijn enkele risico's met de raad gedeeld, maar geen integrale risicoanalyse met bijbehorende beheersmaatregelen. Ditzelfde geldt voor het moment van vaststellen van het krediet voor de uitvoeringsfase.

De raad is bij de besluitvorming voor aanvullend krediet en de scenariokeuze in 2023 meegenomen in de verschillende risico’s en de afwegingen die hierbij gemaakt konden worden. 7. Wat is de rol geweest van actoren in de mitigatie van risico’s? Voor zover uit de documentatie en de gevoerde interviews valt op te maken waren de ambtelijk projectleider, ambtelijk opdrachtgever en de bestuurlijk opdrachtgever (portefeuillehouder) in meer of mindere mate op de hoogte van de risico's die in het projectplan zijn benoemd. Ook hebben er verschillende overleggen plaatsgevonden, zowel ambtelijk als met de bestuurlijk portefeuillehouder, waarin tijdens het project ontstane problemen zijn besproken en waar vervolgens op is geacteerd. Tegelijkertijd ontstaat op basis van het feitenrelaas het beeld dat er vanaf de ambtelijke overdracht in 2021 onvoldoende ambtelijke administratieve grip op het project was, waardoor het lang duurde voor er duidelijkheid kwam over de betekenis en de aard kostenstijgingen. Nadat de bestuurlijk portefeuillehouder hierom had verzocht, is er vanaf december 2022 veel ambtelijke inspanning gepleegd

66

om hier meer duidelijkheid over te krijgen. Dit duurde tot begin maart 2023, waarna de raad over de kostenstijgingen werd geïnformeerd. 8. Op welke wijze is het projectplan tot stand gekomen, welke aanpassingen hebben zich in het project voorgedaan en wie was daarbij betrokken? Voor de beantwoording van deze deelvraag wordt verwezen naar het conceptfeitenrelaas. Samengevat is de interne projectopdracht met programma van eisen in 2018 na een scenariostudie tot stand gekomen. Het document van de projectopdracht is hierna niet meer gewijzigd. Het daadwerkelijke plan is wel gewijzigd, met name toen bleek dat de constructie op poeren onvoldoende stabiel was en er nieuwe scenario's zijn uitgewerkt voor een alternatieve constructie. Vervolgens heeft de raad de keuze gemaakt om de constructie te funderen op palen. De planning van het project is door verschillende vertragingen (rondom de aanbesteding, de claim van de aannemer en de kostenstijgingen) opgeschoven van afronden in december 2020 naar afronden in 2024. In financiële zin hebben zich gedurende het project daarnaast verschillende kostenstijgingen voorgedaan. Daarmee ging echter geen wijziging van het project gepaard. Wel is de wijze van kostendekking gewijzigd. Aanvankelijk is de raad akkoord gegaan met het dekken van alle toen in beeld zijnde kosten via een verhoging van de afvalstoffenheffing.

Voor de extra kredieten in 2021 en 2023 heeft de gemeente andere middelen dan de inkomsten uit de afvalstoffenheffing aangewend.

67

Bijlage 1. Geraadpleegde bronnen Geraadpleegde schriftelijke bronnen In de voetnoten in deze rapportage is opgenomen welke schriftelijke bronnen door de onderzoekers zijn geraadpleegd.

Overzicht gevoerde gesprekken Zoals in de onderzoeksverantwoording toegelicht is in dit onderzoek onderscheid gemaakt tussen oriënterende gesprekken en verdiepende interviews. Er zijn drie oriënterende gesprekken en acht verdiepende interviews gevoerd. Voor deze gesprekken geldt dat er een gesprekssamenvatting (bij de oriënterende gesprekken) of een gespreksverslag (bij de verdiepende interviews) is opgesteld. Daarnaast is op 11 juni 2024 een aanvullend duidingsgesprek gevoerd met een afvaardiging van de gemeenteraad. Overzicht oriënterende gesprekken

Functie

Organisatie

Datum gesprek

Projectleider (voormalig)

Gemeente Gouda

24 april 2024

Ambtelijk opdrachtgever (voormalig)

Gemeente Gouda

14 mei 2024

Bestuurlijk portefeuillehouder

Gemeente Gouda

14 mei 2024

Functie

Organisatie

Datum gesprek

Leidinggevende financiën

Gemeente Gouda

4 juni 2024

Controller

Gemeente Gouda

6 juni 2024

Projectleider

Gemeente Gouda

11 juni 2024

Ambtelijk opdrachtgever (voormalig)

Gemeente Gouda

11 juni 2024

Directievoerder

Gemeente Gouda

11 juni 2024

Financieel adviseur (voormalig)

Gemeente Gouda

11 juni 2024

Bestuurlijk portefeuillehouder

Gemeente Gouda

Overzicht verdiepende interviews

(voormalig) Projectleider (voormalig) en directeur

Witteveen Bos

19 juni 2024 24 juni 2024

68

Aanvullend duidingsgesprek

Functie

Organisatie

Vier raadsleden (leden klankbordgroep, Gemeente Gouda

Datum gesprek 11 juni 2024

één raadslid als vervanger)

Bijlage 2. Verklarende woordenlijst Onderstaand is een lijst met begrippen en de bijbehorende definitie weergegeven. ABS Afvalbordes Beheerdersunit

BOR CVO Daalsnelheid Depot KGA

Geotechnisch bodemonderzoek Gestanddoeningstermijn Grondboringen Grondverbetering GWW-index Heipaal Legioblok

Afvalbrengstation Onderdeel van het afvalbrengstation waar auto's op kunnen rijden Een combinatie van een gebouw, een luifel boven de entree voor auto's Ecopark en een naast de entree gepositioneerd hokje voor medewerkers om de bezoekers te kunnen ontvangen. Het beheerdersgebouw is deels onder de luifel geplaatst en wordt gebruikt voor administratieve werkzaamheden, eetgelegenheid, toilet en douchevoorziening. Er is ook een ruimte voor het ontvangen van (kleine) groepen voor educatieve doeleinden. (bron: Programma van Eisen beheerdersgebouw). Afdeling van de gemeente Gouda met de naam Beheer Openbare Ruimte. Afdeling van de gemeente Gouda met de naam Cultuur, Vastgoed en Ontwikkeling. Snelheid waarmee een bouwwerk of fundering in de ondergrond zakt. Depot voor Klein Gevaarlijk Afval (ook wel Klein Chemisch Afval): dit is huishoudelijk afval waar chemische stoffen in zitten die schadelijk zijn voor de gezondheid en voor het milieu. Onderzoek naar de opbouw, samenstelling en draagkracht van de ondergrond teneinde het type fundering te kunnen bepalen. De termijn gedurende welke een inschrijver zijn (prijs)aanbod geldig moet laten blijven, nadat de uiterlijke termijn voor inschrijving is verstreken. Boring in ondergrond die onder andere als doel kan hebben de grondsamenstelling te bepalen. Het uitvoeren van werkzaamheden bedoeld om de draagkracht van de grond te kunnen verbeteren.

Prijsindex van de kosten voor loon, materiaal en materieel voor Grond-, Wegen Waterbouwprojecten. Heipalen zijn in de bodem gedreven palen die zijn bedoeld om het gewicht van een bouwwerk te laten rusten op een draagkrachtige laag in de ondergrond. Type betonblok dat de vorm heeft van een legoblok en daardoor eenvoudig stapelbaar is.

69

Milieukundig bodemonderzoek Modulair PFAS

Onderzoek waarmee vastgesteld of er schadelijke stoffen in de grond zitten.

Poeren

In de ondergrond geplaatste betonnen constructies met daarop geplaatste betonnen kolommen waar het bouwwerk op rust dat op het maaiveld staat. Afdeling van de gemeente Gouda met de naam Projecten Openbare ruimte. Lijst met eisen en wensen van de opdrachtgever waar het te realiseren werk aan moet voldoen. Post op de begroting van de gemeente Gouda, bedoeld voor onzekere onderdelen van de kapitaallasten. Kapitaallasten zijn afschrijvingskosten en rentelasten van kapitaalgoederen.

POR Programma van eisen Stelpost kapitaallasten

Tenderned UAV

Uitlogingsonderzoek Zettingsverschillen

Het in de bouw gebruik maken van kant en klare componenten. Per- en polyfluoroalkylstoffen. Dit is een verzamelnaam voor een groep kunstmatige chemische stoffen die van nature niet voorkomt in het milieu. Aannemers moeten zich aan specifieke regelgeving houden bij verplaatsing van PFAS-houdende grond.

Online aanbestedingenplatform dat wordt gebruikt voor alle Europese aanbestedingen van aanbestedingsplichtige organisaties. Uniforme Administratieve Voorwaarden: de voorwaarden waarin de aanneming van werk en de uitvoering door de aannemer van het door de opdrachtgever aangeleverde ontwerp wordt geregeld. Onderzoek naar de mate waarin water in de ondergrond dat in aanraking komt met bouwmaterialen hier stoffen uit opneemt. Verschillen in daling in de bodem tussen twee of meerdere onderdelen van een constructie.

70

Bijlage 3. Normenkader Onderstaande tabel geeft het voor de beantwoording van de onderzoeksvragen gehanteerde normenkader weer. Deelvraag 1 betreft het opstellen van een tijdlijn. Aangezien dit een beschrijvende deelvraag is, maakt deze geen onderdeel uit van het normenkader. Informatievoorziening 2

In hoeverre is de informatievoorziening aan de raad over het verloop van het project Ecopark juist, navolgbaar, tijdig en volledig?

Normen en indicatoren Juist: de informatievoorziening is correct. Navolgbaar: de informatievoorziening is overzichtelijk en belangrijke onderdelen worden ook als zodanig gepresenteerd. Tijdig: de informatievoorziening is proactief en stelt de raad in staat zijn kaderstellende en controlerende taak in te vullen. Volledig: alle relevante elementen van het project worden meegenomen in de informatievoorziening.

Handelen binnen mandaat 3

Handelden actoren binnen het voor hen vastgestelde mandaat?

Normen en indicatoren Juridisch mandaat: de actoren handelen binnen de kaders van wet- en regelgeving. Beleidsmatig mandaat: de actoren handelen binnen de in de specifiek voor dit project geldende mandaatregelingen of de algemene mandaatregeling van de gemeente Gouda. Contractueel mandaat: de actoren handelen binnen de afspraken die contractueel zijn vastgelegd (met externe partijen). Escalatie: de actoren hebben relevante besluiten op het juiste moment voorgelegd aan andere actoren

Risicomanagement

Normen en indicatoren

71

4

Welke risicoanalyses zijn er in de genoemde periode gemaakt?

Voor het totaalplan en voor de wijzigingen in het plan zijn door experts risicoanalyses opgesteld. Deze risico’s behelzen zowel de uitvoering van het project als de exploitatie van Ecopark. De risicoanalyses zijn opgesteld volgens een gerenommeerde risicomanagementmethodiek. De risicoanalyses worden periodiek geüpdatet naar aanleiding van de voortgang van het project. De risicoanalyses worden geüpdatet naar aanleiding van de wijzigingen van het projectplan.

5

Hoe zijn uitkomsten van risicoanalyses opgenomen in (edities van) het projectplan?

De risico’s zijn zowel kwalitatief duidelijk omschreven als duidelijk gekwantificeerd (kans * impact). Voor de risico’s is een realistische financiële buffer die herkenbaar onderdeel is van het door de gemeenteraad beschikbaar gestelde projectbudget. De risicoanalyses zijn gearchiveerd en terug te vinden. De beheersmaatregelen uit de risicoanalyses zijn waar nodig uitgevoerd. Deze uitvoering is vastgelegd.

6

In welke mate waren actoren op de hoogte van risicoanalyses, onderscheiden naar / / / /

Gemeenteraad College Ambtenaren Externe betrokkenen

De mate waarin de risicoanalyses zijn gedeeld met de raad beantwoordt aan het geldende beleid inzake risicomanagement en grote projecten en faciliteert de raad in zijn kaderstellende en controlerende rol. Het college van burgemeester en wethouders werd zowel periodiek als tijdens belangrijke wijzigingen op de hoogte gesteld van de op dat moment belangrijkste risico’s voor de voortgang van het project. Binnen de ambtelijke organisatie waren de relevante actoren op de hoogte van de risicoanalyses en was duidelijk wie verantwoordelijk was voor welke onderdelen van de beheersing van risico’s. Het is voor externe betrokkenen steeds duidelijk op welke wijze de gemeente Gouda met de risico’s om

72

wenst te gaan en de gemeente Gouda handelt daar ook naar.

7

Wat is de rol geweest van actoren in de mitigatie van risico's, onderscheiden naar / / / /

Gemeenteraad College Ambtenaren Externe betrokkenen

De gemeenteraad heeft op de juiste momenten vragen gesteld en geïntervenieerd naar aanleiding van zijn kennis van de risico’s van het project. Het college heeft naar aanleiding van de aan hem verstrekte informatie zijn rol vervuld in de risicobeheersing en het informeren van de raad over de risicobeheersingsmaatregelen en het verloop van het risicoprofiel van het project. Ambtelijke actoren respectievelijk collegeleden hebben hun rol vervuld in de risicobeheersing en het informeren van het college, respectievelijk de raad, over de risicobeheersingsmaatregelen en het verloop van het risicoprofiel van het project. Tussen gemeente en externe partijen zijn duidelijke contractuele afspraken ten aanzien van wie verantwoordelijk is voor welke risico’s. Actoren informeren elkaar wanneer zij weet hebben van technische, financiële of maatschappelijke factoren die het project (kunnen) beïnvloeden en/of besluiten nemen die het project maatschappelijk, technisch of financieel wijzigen.

Totstandkoming van het projectplan Normen en indicatoren en aanpassingen 8

Op welke wijze is het projectplan tot stand gekomen, welke aanpassingen hebben zich in het project

De besluiten om het project te wijzigen zijn steeds genomen zo snel mogelijk nadat bekend was dat het

73

8a

8b

8c

voorgedaan en wie was daarbij betrokken?

project binnen de huidige beleidsmatige en financiële kaders niet zou kunnen worden voltooid.

Wat was/waren de aanleiding(en) tot aanpassing(en)?

Er is een maatschappelijke onderbouwing bij de vaststelling voor het totaalplan voor Ecopark. Wijzigingen van het plan passen binnen die maatschappelijke onderbouwing of de maatschappelijke onderbouwing wordt – ondersteund door inhoudelijke argumenten – gewijzigd.

Wat was/waren de onderbouwing(en) bij aanpassing(en)?

Er is een door experts opgesteld technisch ontwerp voor Ecopark. Ook wijzigingen in het technisch ontwerp zijn door experts opgesteld en beargumenteerd. De technische documenten zijn gearchiveerd en terug te vinden.

Welke financiële keuzes zijn gemaakt bij aanpassing(en)?

Er is een initieel financieel plan om Ecopark te ontwikkelen, gebaseerd op een technisch ontwerp en een risicoanalyse. Wijzigingen in technisch ontwerp, risico’s en of andere factoren die van invloed zijn op de financiën van het project leiden tot op schrift gestelde aanpassingen van het financieel plan. De financiële documenten zijn gearchiveerd en terug te vinden. Bij elk van de aanpassingen is een financiële onderbouwing waarbij is geverifieerd dat de aanvullende financiële middelen afdoende zijn om het project binnen de gestelde kaders af te ronden. Het project blijft bij de aanpassingen binnen de door de raad vastgestelde financiële kaders. Waar dit niet het geval is, wordt aan de raad tijdig een verzoek om aanvullend krediet gevraagd.

8d

Welke actor(en) stelde(n) voor het plan aan te passen?

Actoren informeren elkaar wanneer zij weet hebben van technische, financiële of maatschappelijke factoren die het project (kunnen) beïnvloeden en/of nemen besluiten die het project maatschappelijk, technisch of financieel wijzigen.

74

8e

Wie nam(en) het daadwerkelijke besluit tot aanpassing?

Het besluit om het plan aan te passen is op alle momenten tijdig voorgelegd aan de beslissingsbevoegde actor.

75