Aanbestedingsleidraad

Subgunningscriterium 3: MVOI Aanbestedende dienst vindt het belangrijk dat de uitvoering van de Opdracht ook in lijn is met Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen. Samen met opdrachtnemers willen we keuzes maken die een positieve invloed hebben op de samenleving en het milieu. Keuzes die ertoe leiden dat Gouda in 2040 CO2-neutraal is. Keuzes die handen en voeten geven aan Social Return en keuzes waarmee diversiteit en inclusie in de organisatie wordt bevorderd. Inschrijver wordt gevraagd aan te geven hoe hij concreet bijdraagt aan deze doelstelling. Niet alleen bij de uitvoering van deze opdracht maar ook binnen zijn eigen bedrijfsvoering. De score van Inschrijver hangt af van: - De mate waarin inschrijver een realistisch beeld geeft van zijn bijdrage aan de MVOI-doelstellingen - Hoe hij onderbouwt dat zijn bijdrage ook daadwerkelijk resultaten geeft en welke resultaten dit zijn Subgunningscriterium 4: Casus en presentatie Aanbestedende dienst heeft twee casussen opgesteld (zie bijlage 10) van fictieve situaties. Pagina 21 van 29

Het doel is om een oordeel te kunnen vormen over drie zaken: de natuurlijke adviesfunctie, politiekbestuurlijke sensitiviteit en communicatie. Schriftelijk deel: Inschrijver wordt gevraagd schriftelijk aan te geven wat en hoe hij Aanbestedende dienst in deze twee situaties, zoals beschreven in de twee casussen, adviseert. Inschrijver dient daarbij antwoord te geven op de in de bijlage bij de casussen gestelde vragen. Presentatie deel: Inschrijver wordt daarnaast uitgenodigd om de schriftelijke antwoorden nader kort en bondig toe te lichten tijdens een presentatie. In de presentatie laat inschrijver het volgende zien: hoe is inschrijver tot dit schriftelijke antwoord gekomen? Wat wil hij bereiken met dit antwoord? Welke boodschap wil hij benadrukken en waarom? Deze inhoudelijke presentatie mag ongeveer 15 minuten duren. Aansluitend is er voor de beoordelingscommissie ruimte om vragen te stellen over de schriftelijke uitwerking van de casus en de presentatie. Het geheel zal ongeveer 30 tot maximaal 45 minuten duren. Voor de presentatie zijn drie personen welkom, waarvan: • Partner • De controleleider / contactpersoon voor de Aanbesteden dienst • Een uitvoerend medewerker Het gehele gesprek wordt op audio opgenomen en maakt integraal onderdeel uit van de Inschrijving.

Belangrijk aandachtspunt Aanbestedende dienst wijst er nadrukkelijk op dat tijdens de presentatie alleen inhoudelijk wordt ingegaan op het onderwerp van de casus. Het is niet de bedoeling dat Inschrijver een presentatie gaat geven over andere onderdelen van de aanbesteding.

Beoordeling subgunningscriterium 4: Casus en presentatie De schriftelijke uitwerking van de casus en de gegeven presentatie worden integraal en samenhangend beoordeeld. Dat wil zeggen dat er 1 score wordt gegeven voor het totaal van dit subgunningscriterium. Ter beoordeling van de presentatie en de uitwerking van de casus, wil de Aanbestedende dienst in ieder geval de bovenstaande onderwerpen terugzien. De score van Inschrijver hangt af van: - Natuurlijke adviesfunctie: in hoeverre toont de Inschrijver aan proactief en onafhankelijk advies te geven dat praktisch toepasbaar is, passend binnen de context van de casus; - Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: De wijze waarop en de mate waarin de Inschrijver laat zien bestuurlijke en politieke verhoudingen goed te kunnen doorgronden en toon, timing en inhoud van communicatie en optreden daarop zorgvuldig afstemt; - Communicatie: De mate waarin de inschrijver helder, gestructureerd en doelgericht met alle relevante stakeholders communiceert en vorm en inhoud op het niveau en de rol van de gesprekspartner aanpast.

5.3.

Gunningscriterium Prijs

De Inschrijving geschiedt op basis van een vast bedrag (exclusief BTW). Het offertebedrag dient “all-in” te zijn, dus inclusief alle kosten, bijvoorbeeld “overleg, reis- en verblijfkosten, repro- en CAD-kosten, verslaglegging, overhead voor secretariaat en administratie”, die noodzakelijk zijn om de Opdracht naar behoren uit te voeren, maar exclusief btw. Voor de Inschrijving dient gebruik te worden gemaakt van het Prijzenblad conform Bijlage 3 dat rechtsgeldig dient te zijn ondertekend. Pagina 22 van 29

In het Prijzenblad is in de map “toelichting” toegelicht hoe het prijzenblad moet worden ingevuld. Het Excel is voorzien van berekeningsformules waardoor inschrijver niet zelf de totale inschrijfsom hoeft te berekenen. Door het invullen van de prijzen worden de kosten per onderdeel automatisch berekend. Let wel: inschrijver mag deze formules niet wijzigen/aanpassen. Doet hij dit wel, dan is dat reden om de inschrijving terzijde te leggen. Mocht inschrijver vragen hebben over het prijzenblad, dan kan hij deze stellen via de Nota van Inlichtingen, zie paragraaf 3.3 van deze aanbestedingsleidraad. De Inschrijver dient realistische prijzen op te nemen. Indien de Inschrijver geen realistische prijzen heeft opgenomen, waardoor er sprake kan zijn van een manipulatieve Inschrijving, zal de Inschrijver om een toelichting worden gevraagd. Wanneer de toelichting de Aanbestedende dienst niet overtuigt, zal de Aanbestedende dienst de Inschrijving ter zijde te leggen.

5.4.

Conclusie

Op basis van de beste Prijs-Kwaliteitsverhouding beslist de Aanbestedende dienst aan welke Inschrijver de Opdracht wordt gegund. De Inschrijver met de laagste evaluatieprijs heeft de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding geboden en komt voor gunning van de Opdracht in aanmerking. De evaluatieprijs wordt bepaald door op de inschrijfsom de totaal gescoorde fictieve korting in mindering te brengen, dus: Inschrijfsom – totaal gescoorde fictieve korting = evaluatieprijs Uw inschrijfsom op het Prijzenblad (zie Bijlage3) zal als basis dienen voor het vaststellen van de evaluatieprijs.

Pagina 23 van 29

6. 6.1.

Voorwaarden Algemeen

Deze Aanbestedingsleidraad en de andere informatie die door de gemeente Gouda in het kader van deze aanbesteding worden verstrekt, worden slechts verstrekt onder de in dit document genoemde voorwaarden. Voor uitvoering van de Opdracht zullen uitsluitend de voorwaarden gelden zoals zijn opgenomen in Bijlage 1 (Programma van eisen) of enig ander document bijhorende bij de aanbestedingsstukken. Voor zover daarvan in bedoelde documenten niet van wordt afgeweken zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden (Bijlage 8) op de Opdracht van toepassing. Eigen (algemene) voorwaarden van de Inschrijver worden hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen. Met het indienen van de Inschrijving verklaart de Inschrijver zich akkoord met de inhoud van de Aanbestedingsleidraad. Indien aan een Inschrijving voorwaarden zijn verbonden, wordt de Inschrijving als ongeldig beschouwd en komt deze niet voor gunning in aanmerking.

6.2.

Nederlandse taal

De voertaal tijdens deze aanbestedingsprocedure is Nederlands. De Inschrijving dient in de Nederlandse taal te zijn opgesteld. Eventuele Bijlagen, zoals technische of standaard documentatie, die in een andere taal gesteld zijn, dienen voorzien te zijn van een Nederlandse vertaling. Alle medewerkers die gedurende de uitvoering van de Opdracht in contact staan met Aanbestedende dienst dienen Nederlands te spreken en te begrijpen.

6.3.

Correspondentie

U dient m.b.t. deze aanbesteding vanaf de datum van publicatie van de Aanbestedingsleidraad tot de datum van het gunnen van de Opdracht, op geen andere dan de hier bovengenoemde wijze, contact op te nemen dan wel te onderhouden met Aanbestedende dienst. De correspondentie over deze aanbesteding vindt uitsluitend via TenderNed plaats en alleen volgens de beschreven procedures. Mededelingen, toezeggingen of afspraken, zowel mondeling als schriftelijk, die niet in een Nota van inlichtingen zijn vastgelegd en via TenderNed zijn gecommuniceerd, zijn niet bindend voor Aanbestedende dienst. Het stellen van vragen, als onderdeel van de Nota van inlichtingen, kan uitsluitend via TenderNed via de vragenfunctie. Voor vragen omtrent het gebruik van TenderNed verwijs ik u naar www.tenderned.nl of naar de helpdesk van TenderNed: 0800-8363376.

6.4.

Voorbehoud

Opdrachtgever behoudt zich te allen tijde het recht voor om, om haar moverende redenen, niet tot gunning van de Opdracht over te gaan en de aanbestedingsprocedure (tussentijds) eenzijdig te beëindigen. De op dat moment nog in de aanbestedingsprocedures betrokken Inschrijvers zullen via TenderNed bericht ontvangen over het niet doorgaan van de aanbestedingsprocedure of het niet gunnen.

Pagina 24 van 29

De Inschrijver aan wie de Opdracht voorlopig is gegund kan daaraan, gezien de mogelijkheid van beroep van afgewezen Inschrijvers tegen de voorlopige gunningsbeslissing, geen rechten ontlenen aangaande het daadwerkelijk verstrekken van de Opdracht. Aanbestedende dienst heeft in voorkomend geval het recht om een voorlopige gunningsbeslissing in te trekken, een herbeoordeling uit te voeren en desgewenst een nieuwe gunningsbeslissing te nemen.

6.5.

Omissies en/of onjuistheden

De Aanbestedingsleidraad is met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Indien deze naar uw mening desondanks omissies, onduidelijkheden, tegenstrijdigheden of onjuistheden bevat, verwacht de aanbestedende dienst een pro-actieve houding van Inschrijver hetgeen onder meer betekent dat u dit zo spoedig mogelijk schriftelijk aan Aanbesteden dienst kenbaar maakt, uiterlijk voor het verstrijken van de op TenderNed genoemde termijn voor het indienen van vragen.

6.6.

Varianten

Het is de Inschrijvers niet toegestaan om in te schrijven met varianten.

6.7.

Gestanddoening

In tegenstelling tot het gestelde in artikel 2.30.1 ARW 2016 dient de Inschrijver zijn Inschrijving gestand te doen voor een periode van 3 maanden gerekend vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving. In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningsbeslissing een kort geding kan worden aangespannen, dient Inschrijver zijn Inschrijving in ieder geval gestand te doen tot 8 kalenderdagen na de uitspraak van de burgerlijke rechter in een kort geding. Zie ook hoofdstuk 3.3 en 4.21. Het verlengen van de gestanddoeningstermijn als gevolg van een kort geding geeft de Inschrijver geen aanspraak op wijziging van zijn Inschrijving dan wel schadevergoeding of anderszins compensatie, hoe ook genaamd of onder welkte titel dan ook. Een eventueel hoger beroep en/of cassatieberoep tegen een vonnis leidt niet automatisch tot een verlenging van de gestanddoeningstermijn, maar laat onverlet het recht van aanbestedende dienst om de Inschrijvers hierom te vragen.

6.8.

Geheimhouding

De Inschrijver verklaart door zijn Inschrijving vertrouwelijk om te gaan met alle informatie die hem in het kader van deze aanbestedingsprocedure en/of de Opdracht wordt verstrekt, of door hem wordt verkregen, en geen informatie aan derden beschikbaar te stellen. Het staat Inschrijver vrij om de hiervoor genoemde informatie te delen met de door haar in te schakelen partners, onderaannemers en hulppersonen. In een dergelijk geval blijft Inschrijver verantwoordelijk voor het nakomen van de geheimhoudingsplicht door genoemde derden.

6.9.

Intellectueel eigendom Pagina 25 van 29

Behoudens uitzonderingen door de Auteurswet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming vooraf van de Aanbestedende dienst niets uit de Aanbestedingsstukken worden verveelvoudigd (anders dan voor het doel van deze aanbesteding) door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins. Inschrijver verklaart zich hiermee akkoord door indienen van zijn Inschrijving. Ontvangen Inschrijving, ingediende documenten en/of correspondentie zullen na afloop van de aanbestedingsprocedure niet aan Inschrijver worden geretourneerd. De Inschrijvers verlenen op voorhand een gebruiksrecht aan de Aanbestedende dienst om de resultaten en producten van de aanbestedingsprocedure te mogen gebruiken, onder andere ten behoeve van publicaties en overige communicatiedoeleinden.

6.10.

Verwerkersovereenkomst

Opdrachtnemer zal in de uitvoering van deze Opdracht beschikking krijgen over persoonsgegevens en deze namens Aanbestedende dienst verwerken. Hiertoe dient u een verwerkersovereenkomst conform het meest actuele VNG-model (zie Bijlage 7) in te vullen, te ondertekenen en bij te voegen aan uw Inschrijving.

6.11.

Algemene gegevens Inschrijver

Aanbestedende dienst onderhoudt contact met een door de Inschrijver aangewezen contactpersoon en diens plaatsvervanger. Voor het invullen van uw algemene gegevens verwijzen wij u naar de UEA, Bijlage 2.

6.12.

Vergoeding

Aanbestedende dienst vergoedt geen kosten van de Inschrijvers in verband met de deelname aan de onderhavige aanbestedingsprocedure.

6.13.

Social Return

Aanbestedende dienst vindt het belangrijk dat iedereen een kans krijgt om mee te doen in de samenleving. Maatschappelijk Verantwoord ondernemen biedt werkzoekenden met een uitkering, die vaak een afstand hebben tot de arbeidsmarkt, deze kans. Voor deze aanbesteding geldt dat de Opdrachtnemer Social Return dient toe te passen ter hoogte van 2% van de Opdrachtsom. In Bijlage 4 is nadere informatie opgenomen o.a. met betrekking tot: de doelgroep, (administratieve) verplichtingen van de Opdrachtnemer en eventuele sancties als Opdrachtnemer zijn verplichtingen niet nakomt.

Pagina 26 van 29

7.

Begrippenlijst

In deze Aanbestedingsleidraad worden de onderstaande begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Gedefinieerde begrippen kunnen zowel in enkelvoud als meervoud gebruikt worden. De begripsbepalingen gelden voor het gehele aanbestedingsdocument. Aanbestedende dienst De Gemeente Gouda zetelend Burgemeester Jamesplein 1 te Gouda. Dit betreft de gemeente in al haar facetten. Hieronder dient te worden verstaan de: gemeenteraad, auditcommissie, griffier, burgemeester en wethouders, directie en de (uitvoerende) diensten. Aanbestedingsdocumenten Alle documenten in de aanbestedingsprocedure die door of namens de Opdrachtgever zijn opgesteld ten behoeve van onderhavige Europese Openbare aanbestedingsprocedure. Aanbestedingsleidraad Het document met daarbij horende bijlagen dat alle, door de aanbestedende dienst verstrekte, informatie bevat aangaande onderhavige aanbesteding. Algemene Voorwaarden De Algemene Voorwaarden zoals beschreven in het “Algemene inkoopvoorwaarden VNG voor Leveringen en Diensten t.b.v. de Gemeente Gouda 2013 (versie 15-10-2013)”, zoals gepubliceerd op de website van de Aanbestedende dienst: https://www.gouda.nl/direct-regelen/bouwen-en-ondernemen/ondernemen/degemeente-als-klant, vormen een integraal onderdeel van de af te sluiten overeenkomst. Genoemde Algemene Voorwaarden kunnen door de Inschrijver van genoemde website worden gedownload.

ARW 2016 Aanbestedingsreglement Werken 2016, Staatscourant 2016 nr. 32830 van 30 juni 2016. AW Wet van 22 juni 2016 tot wijziging van de Aanbestedingswet 2012 in verband met de implementatie van aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU. Bijlage Een Bijlage bij één van de Aanbestedingsdocumenten die er onderdeel van uitmaakt. Concern Een Concern is een groep van ondernemingen die samen een economische eenheid vormen en onder een gezamenlijke leiding opereren. Derden Een natuurlijk persoon of rechtspersoon waarop een Inschrijver zich beroept om te kunnen voldoen aan: (1) de financiële en/of economische draagkracht, (2) de technische bekwaamheid of (3) beroepsbekwaamheid. Gedragsverklaring aanbesteden De verklaring als bedoeld in 4.1 AW. Geschiktheidseisen Geschiktheidseisen zien toe op de competenties die concreet nodig zijn om de betreffende Opdracht goed te kunnen uitvoeren. Geschiktheidseisen betreffen minimumeisen op basis waarvan de geschiktheid van de Inschrijver wordt getoetst. Geschiktheidseisen kunnen betrekking hebben op de financiële en economische draagkracht, de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid en beroepsbevoegdheid. De eisen waaraan een Inschrijver minimaal dient te voldoen om voor gunning in aanmerking te komen. Pagina 27 van 29

Gunningscriteria Criteria op basis waarvan de Opdracht zal worden gegund. Er is één hoofdcriterium namelijk de ‘economisch meest voordelige Inschrijving’ Daarbinnen onderscheidt de wetgever de volgende drie afzonderlijke Gunningscriteria: (a) de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding, (b) laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit en (c) de laagste prijs (art. 2.114 AW) Inschrijver Een ondernemer die een Inschrijving heeft ingediend. Inschrijving Een door de Inschrijver ingediende aanbieding om de Opdracht uit te voeren. Nota van inlichtingen Een of meer nota’s die van verstrekte inlichtingen zijn opgemaakt. De Nota(‘s) van inlichtingen maakt/maken integraal en bindend onderdeel uit van de Aanbestedingsdocumenten. Opdracht Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer ondernemers en de Aanbestedende dienst en die betrekking heeft op de accountantsdiensten zoals beschreven in deze Aanbestedingsleidraad. Opdrachtgever De gemeenteraad van Gouda Opdrachtnemer Degene aan wie Opdrachtgever de Opdracht heeft gegund. Programma van eisen Een beschrijving van de Opdracht, met daarin opgenomen eisen en (rand-) voorwaarden ten aanzien van de te verrichten diensten c.q. te leveren producten in het kader van de omschreven Opdracht.

Raamovereenkomst Een schriftelijke overeenkomst tussen de Aanbestedende dienst en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen Opdrachten vast te leggen. Social Return Social Return houdt in dat een percentage van de ingediende Inschrijvingssom of een voorgeschreven vast bedrag door de Opdrachtnemer wordt geïnvesteerd in werkgelegenheid voor stagiairs en werkzoekenden met een afstand tot de arbeidsmarkt. In de ARW 2016 wordt regelmatig gesproken over de aannemer en onderaannemer. Voor aannemer kan gelezen worden de Inschrijver of Opdrachtnemer. Een onderaannemer is een bedrijf dat in Opdracht van de Opdrachtnemer onderdelen van de Opdracht voor zijn rekening neemt. Subgunningscriterium Onderverdeling van de Gunningscriteria op basis waarvan de Opdracht zal worden gegund. Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Art. 2.84, lid 1, AW, een verklaring van een ondernemer waarin deze aangeeft of: a) uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn; b) hij voldoet aan de in de aankondiging of in de aanbestedingsstukken gestelde Geschikheidseisen; c) hij voldoet of zal voldoen aan de technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden die milieu en dierenwelzijn betreffen of die gebaseerd zijn op sociale overwegingen; Pagina 28 van 29

d) op welke wijze hij voldoet aan de selectiecriteria. Hiervoor wordt het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 2) gebruikt.

Pagina 29 van 29