6 HR21 Algemene Leeswijzer januari 2023

Let op: bij beide voorbeelden moet je voor de indeling kijken naar alle verschillen tussen de normfuncties die genoemd worden en ook naar de indeling van de overige teamleiders. In dit voorbeeld wordt geïllustreerd dat begrippen per organisatie een verschillende invullingen kunnen krijgen.

HR21 | Algemene leeswijzer

25 29

Hulpmiddel bij bepalen lokale context Het is dus belangrijk om binnen de eigen organisatie te bepalen hoe er naar werkvelden/vakgebieden/teams wordt gekeken. Een handig hulpmiddel hierbij is om te kijken wat voor soort functies er binnen een team voorkomen. Komen er overwegend uitvoerende functies voor dan kun je stellen dat het geen ontwikkelend team is. Ook in deze discussie helpt het om de functies weer ten opzichte van elkaar te bekijken en genoemde begrippen uit te leggen binnen de lokale context. Het is een keuze van de organisatie om te kijken of je de lokale invulling van de begrippen verder uitwerkt en vastlegt. Op zich is dit vanuit HR21 niet noodzakelijk als de indelingen in de normfuncties goed uitlegbaar zijn.

HR21 | Algemene leeswijzer

26 29

5 Indelen van functies Indelen van de een functie in HR21 De keuze voor de best passende normfunctie noemen we de ‘indeling’ in de normfunctie. Deze indeling houdt in dat er, op basis van inhoudelijke overwegingen, een normfunctie uit HR21 geselecteerd wordt en van toepassing wordt verklaard op de betreffende functie (en uiteindelijk medewerker) binnen het betreffende organisatieonderdeel. Om een juiste analyse te maken welke normfunctie van HR21 van toepassing is moeten altijd twee stappen doorlopen worden: Stap 1: Analyse van de functie-inhoud Om de functie te kunnen indelen is het belangrijk om een helder en goed functiebeeld te hebben. Onderstaande hulpvragen kunnen daarbij gebruikt worden: • Wat zijn de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden van de functie? • Wat is de context van de functie: om welk vakgebied gaat het en wat is de positie van de functie binnen de organisatie? Stap 2: Keuze van de juiste normfunctie Om deze vraag te kunnen beantwoorden volgt een analyseproces waarbij er een vergelijking wordt gemaakt tussen de organieke functie en de normfunctie(s) van HR21. In de analyse moet er zowel gekeken worden naar de inhoud van de in te delen functie en hoe de functie zich verhoudt tot andere functies. We maken hierbij dus onderscheid in twee sub stappen: de inhoud (A) en de verhouding tussen functies (B). a.

De inhoud: Om te bepalen welke normfunctie van HR21 van toepassing is voor de betreffende organieke functie, wordt gekeken naar: • Keuze functiereeks: het antwoord op de vraag aan welk organisatieproces de functie overwegend een bijdrage levert. Hiermee wordt de functiereeks geselecteerd (bijv. Beleid of Dienstverlening). • Keuze functiegroep: het antwoord op de vraag welke overwegende taken binnen dat organisatieproces worden uitgevoerd. Hier gaat het om de bijdrage die de functie binnen het proces levert. Aan de hand van deze vraag wordt de functiegroep geselecteerd (bijv. functiereeks Beleid, functiegroep Advies, Ontwikkeling, Beleidsuitvoering of Handhaving). • Keuze functieniveau: de beoordeling van de relatieve zwaarte van de functie. Hierbij wordt gekeken naar de overwegende functiekenmerken en de niveaubepalende resultaatgebieden.

De keuze voor de functiereeks en functiegroep worden gemaakt aan de hand van de definitie van respectievelijk de functiereeks en de functiegroep, al dan niet in vergelijking tot de definities van andere functiereeksen en – groepen. Deze zijn terug te vinden in hoofdstuk 2 van deze leeswijzer of in de normfuncties van HR21. Om de keuze voor de best passende normfunctie binnen een bepaalde functiegroep te maken, biedt HR21 de volgende handvatten in het kiezen van een normfunctie: •

Overwegende functiekenmerken van de normfunctie: De (set van) overwegende kenmerken die in samenhang het meest van toepassing is (die “overwegend” van toepassing is) op de (organieke) functie, wordt beschouwd als best passend. Hieruit volgt de best passende normfunctie. Ter illustratie hieronder het onderscheidend vermogen van de normfuncties medewerker administratief & secretarieel II en III:

HR21 | Algemene leeswijzer

27 29

Functie

Functiekenmerken

Medewerker administratief & secretarieel II

•

voert complexe inhoudelijke, secretariële, administratieve en/of organisatorische taken uit op een afgebakend werkterrein

Medewerker administratief & secretarieel III

•

voert secretariële, administratieve en/of organisatorische taken uit op een afgebakend werkterrein

•

De resultaatgebieden van de normfunctie: ook de resultaatgebieden zijn behulpzaam bij het kiezen van de best passende normfunctie. Vaak zien we hierin iets van de overwegende kenmerken terug. Ook kunnen er per normfunctie verschillende resultaatgebieden zijn opgenomen waaruit het verschil tussen de functies blijkt. Hieronder is ook de uitwerking van de resultaatgebieden van de normfuncties medewerker administratief & secretarieel II en III opgenomen. In kleur is aangegeven wat de verschillen zijn. De resultaatgebieden moeten gelezen worden vanuit de kenmerken. Daar waar taken in de resultaatgebieden hetzelfde zijn geformuleerd moeten de lezer zich realiseren dat het bij de medewerker administratief & secretarieel II gaat om complexe werkzaamheden t.o.v. de medewerker administratief & secretarieel III.

Generieke taken medewerker administratief & secretarieel II Resultaatgebied 1: Inhoudelijke ondersteuning • biedt inhoudelijke ondersteuning op een afgebakend werkterrein • stelt (management)rapportages en overzichten op • signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen Resultaatgebied 2: Secretariaat • draagt zorg voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten • verricht representatieve taken • organiseert bijeenkomsten en activiteiten • organiseert de logistieke planning en het beheer van afspraken en agenda´s • verricht correspondentie- en tekstverwerkingswerkzaamheden Resultaatgebied 3: Procesbewaking • bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van besluiten • verricht voortgangscontroles en bewaakt planningen en afspraken Resultaatgebied 4: Administratie • draagt zorg voor het beheer en bewerkingen van (digitale) bestanden en systemen • draagt zorg voor de kwaliteit, toegankelijkheid en aansluiting van informatiestromen en administraties

HR21 | Algemene leeswijzer

28 29

Generieke taken medewerker administratief & secretarieel III Resultaatgebied 1: Secretariaat • verzorgt de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten • verricht representatieve taken • organiseert bijeenkomsten en activiteiten • organiseert de logistieke planning en het beheer van afspraken en agenda´s • verricht correspondentie- en tekstverwerkingswerkzaamheden Resultaatgebied 2: Procesbewaking • bewaakt en verzorgt de voortgang van meldingen, klachten en afspraken Resultaatgebied 3: Administratie • draagt zorg voor het beheer en bewerkingen van (digitale) bestanden en systemen • verzamelt en verstrekt gegevens en overzichten uit administratieve systemen

b. Verhoudingen tussen functies Bij het indelen van functies is het belangrijk dat er niet alleen naar de inhoud van de functie wordt gekeken maar ook hoe functies zich tot elkaar verhouden binnen de organisatie. Als functies worden ingedeeld in dezelfde normfuncties dat hebben ze in algemene zin (generiek) dezelfde taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Ook de complexiteit en de aard van de functies in eenzelfde normfunctie zijn generiek gezien hetzelfde. Na het indelen van de functies moet er per normfuncties gekeken worden of dit in overwegende mate voor de ingedeelde functies klopt. Dit noemen we ook wel de ‘organisatie brede check’ omdat we alle functies binnen de organisatie op deze manier met elkaar vergelijken.

HR21 | Algemene leeswijzer

29 29