018 Bijlage - Opdracht controle 2022 uit 20220920 2205411 gemeente Goirle.pdf

20 september 2022

OPDRACHTBEVESTIGING VOOR GEMEENTE GOIRLE

Audit & Assurance

Inhoudsopgave

Opdracht Verantwoordelijkheid van de accountant voor de controle van de jaarrekening Diverse controleverklaringen Onafhankelijkheid Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme Nadere voorschriften NOCLAR Verantwoordelijkheid van het college en de gemeenteraad Publicatie van persberichten Fraude Naleving specifieke wet- en regelgeving Single information Single audit Rapportage Optreden accountant in openbare vergaderingen Inzage in onze dossiers door toezichthouders en andere instanties Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Honorarium Corona (COVID-19) Mijn BDO Algemene Voorwaarden Beschikbaarheid internetverbinding Arbeidsomstandigheden Feedback over onze dienstverlening Ten slotte

Bijlagen A B C

2

Specificatie specifieke subsidieverantwoordingen Onze gezamenlijke veronderstellingen en uitgangspunten Algemene Voorwaarden Geautomatiseerde Dienstverlening BDO

3 3 4 4 5 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 10 10 10 11 11 11

T: +31 (0)40 269 82 22 E: info@bdo.nl www.bdo.nl

BDO Audit & Assurance B.V. Postbus 229, 5600 AE Eindhoven Philitelaan 73, 5617 AM Eindhoven Nederland

Aan de gemeenteraad van de gemeente Goirle T.a.v. de heer F. Harteveld, raadsgriffier Postbus 17 5050 AA GOIRLE

Eindhoven, 20 september 2022 Kenmerk: DMe/NBo/SAi/StH/CWi/1036018/2205411 Behandeld door: drs. D.O. Meeuwissen RA Betreft: opdrachtbevestiging controleopdracht

Geachte leden van de gemeenteraad, In overeenstemming met het besluit dat door de gemeenteraad is genomen, heeft u ons verzocht de jaarrekening te controleren van gemeente Goirle ("de gemeente") over het boekjaar eindigend op 31 december 2022. Het doet ons genoegen met deze brief de aanvaarding van deze opdracht te bevestigen. Opdracht Jaarrekening Als accountant van de gemeente onderzoeken wij of de jaarrekening het door de wet vereiste inzicht geeft. De uitslag van ons onderzoek geven wij weer in een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de totstandkoming van de in de jaarrekening opgenomen baten, lasten en balansmutaties. De controle op de rechtmatigheid door de accountant richt zich alleen op de financiële beheershandelingen als gevolg van de wet- en regelgeving zoals opgenomen in het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader. Andere informatie Wij rapporteren in de controleverklaring ook over de andere informatie, waaronder het jaarverslag, de overige gegevens en eventueel aanvullende informatie.

Daartoe lezen wij de andere informatie en overwegen daarbij, op basis van onze kennis en ons begrip, te verkrijgen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, of de andere informatie:  met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat;  alle informatie bevat die op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (het BBV) is vereist. Hiermee voldoen wij aan de vereisten in het BBV en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Verantwoordelijkheid van de accountant voor de controle van de jaarrekening Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het door uw gemeenteraad nog vast te stellen protocol accountantscontrole 2022 en het Controleprotocol WNT 2022. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Indien u prijs stelt op een exemplaar van de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) kunnen wij u die toesturen. Wijzigingen in wet- en regelgeving kunnen van invloed zijn op onze werkzaamheden.

3

Statutair gevestigd te Eindhoven en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 17171186. BDO Audit & Assurance B.V. is lid van BDO International Ltd, een rechtspersoon naar Engels recht met beperkte aansprakelijkheid, en maakt deel uit van het wereldwijde netwerk van juridisch zelfstandige organisaties die onder de naam “BDO” optreden. BDO is de merknaam die wordt gebruikt ter aanduiding van het BDO netwerk en van elk van de BDO Member Firms.

Wij zijn gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van onze oordeelsvorming, inclusief de inschatting van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij deze risico-inschattingen betrekken wij ook de interne beheersing die relevant is voor het door de gemeente opmaken van de jaarrekening en het getrouwe beeld daarvan. Deze risico-inschattingen zijn gericht op het opzetten van passende controlewerkzaamheden, niet op een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeente. Een controle omvat daarnaast het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van de schattingen van het college van burgemeester en wethouders (verder: het college), en ook een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

Wij wijzen u erop dat als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere inherente beperkingen van een controle, plus de inherente beperkingen van elk systeem van interne beheersing, er een onvermijdbaar risico bestaat dat er zelfs indien een controle naar behoren is gepland en uitgevoerd in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden een afwijking van materieel belang onontdekt blijft. Diverse controleverklaringen Deze opdrachtbevestiging heeft naast de controle van de jaarrekening ook betrekking op de controle van afzonderlijke specifieke subsidieverantwoordingen. Deze opdrachtbevestiging is daarop van toepassing, tenzij een regeling een hoog risicoprofiel of specifieke regelgeving kent. Wanneer deze uitzondering aan de orde is, communiceren wij hierover met het college en u, door middel van een door uw college te ondertekenen opdrachtbevestiging. De subsidieverantwoordingen worden opgesteld onder de verantwoordelijkheid van het college. Wij wijzen u erop dat op basis van de specifieke regelingen onze controlewerkzaamheden doorgaans met een grotere diepgang moeten worden uitgevoerd dan voor een reguliere jaarrekeningcontrole. Wij zullen het college verzoeken om mededelingen die zijn gedaan in het kader van onze controle van de specifieke subsidieverantwoordingen schriftelijk te bevestigen.

Onafhankelijkheid Op grond van Nederlands wet- en regelgeving, waaronder de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), zijn wij vereist onafhankelijk te zijn ten opzichte van onze 'assurance-cliënten'. Deze wet- en regelgeving bevat onder meer beperkingen ten aanzien van de (aanvullende) diensten die wij aan controlecliënten kunnen verlenen. Als uitgangspunt geldt verder dat wij in het kader van onze dienstverlening niet zullen participeren in besluitvormingsprocessen binnen uw organisatie en ook geen besluiten namens u zullen nemen. Voorts gelden aanvullende voorwaarden of beperkingen als wij of andere onderdelen van ons netwerk ook bepaalde non-assurance-diensten zouden gaan verrichten. Wij zullen in voorkomende gevallen deze voorwaarden en/of eventuele beperkingen met u bespreken.

4

Indien wij gestart zijn met de uitvoering van de controleopdracht en daarna omstandigheden identificeren die de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht in gevaar zouden kunnen brengen, moeten wij onze werkzaamheden ter uitvoering van de controleopdracht mogelijk met onmiddellijke ingang opschorten. In dat geval zullen wij trachten zo snel mogelijk een oplossing te vinden die ons in staat stelt de controleopdracht voort te zetten. Indien wij van mening zijn dat de situatie niet kan worden opgelost, zullen wij mogelijk genoodzaakt zijn de controleopdracht tussentijds te beëindigen. Als de bedreiging voortvloeit uit een samenloop van de controleopdracht met een andere opdracht aan ons of aan een onderdeel van ons netwerk en een oplossing ons inziens niet mogelijk is, dan kan het noodzakelijk zijn dat een van de opdrachten tussentijds wordt beëindigd. Wij zullen u op de hoogte stellen voordat wij een dergelijk besluit nemen. Voor schade die voortvloeit uit een dergelijke beëindiging zijn wij niet aansprakelijk. Het voorgaande blijft buiten toepassing indien sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van onze zijde.

Om onze onafhankelijkheid op efficiënte wijze blijvend te kunnen waarborgen, verzoeken wij u ons op voorhand te informeren over de juridische structuur van uw gemeente en de namen van alle gelieerde organisaties waarmee uw gemeente direct of indirect is verbonden. (Voorgenomen) wijzigingen in de juridische structuur van de gemeente of in de relatie met gelieerde organisaties kunnen ertoe leiden dat wij genoodzaakt zijn de verlening van bepaalde diensten aan uw gemeente (tussentijds) te beëindigen. Wij bespreken in voorkomende gevallen potentiële bedreigingen van onze onafhankelijkheid met u. Het kan in dat verband bijvoorbeeld gaan om de volgende onderwerpen:  Langdurige betrokkenheid;  Geschenken en gastvrijheid;  Zakelijke relaties;  Werkrelaties (in dienst treden bij controlecliënt). Wij verzoeken u om het onderwerp ‘onafhankelijkheid van de externe accountant’ op de agenda te plaatsen van onze jaarlijkse bespreking met het auditcomité. Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme Volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dienen wij cliëntonderzoek te verrichten. Verder zijn wij op grond van de Wwft verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie van of ten behoeve van een cliënt te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland te Zoetermeer.

Nadere voorschriften NOCLAR Voor ons gelden de Nadere voorschriften NOCLAR (non-compliance with laws and regulations), hierna NV NOCLAR. Hierin staat hoe wij moeten handelen ingeval van niet-naleving van wet- en regelgeving door de gemeente. In voorkomend geval moeten wij mogelijk een relevante niet-naleving onmiddellijk melden aan een bevoegde instantie. Meldplicht op grond van artikel 26 Wta Indien sprake is van een redelijk vermoeden van fraude van materieel belang handelen wij in overeenstemming met artikel 26 lid 2 Wta. Verantwoordelijkheid van het college en de gemeenteraad Door deze opdrachtbevestiging te ondertekenen erkent en begrijpt u dat het college verantwoordelijk is voor en de gemeenteraad verantwoordelijkheid draagt voor het toezicht op:  het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven in overeenstemming met het BBV;  het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

5

een zodanige interne beheersing als u noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten; en voor  het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag en de overige gegevens in overeenstemming met het BBV; en verder voor het aan ons:  toegang verschaffen tot alle informatie die naar onze mening relevant is voor het opmaken van de jaarrekening, zoals de vastleggingen, documentatie en andere aangelegenheden;  verstrekken van aanvullende informatie die wij vragen voor het doel van de controle;  onbeperkt toegang verlenen tot personen binnen de organisatie van de gemeente noodzakelijk voor het verkrijgen van controle-informatie. 

U moet erop toezien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht. Dit is met inbegrip van die rechten en verplichtingen die reeds bestaan maar niet via de normale administratieve procedures zijn vastgelegd. In sommige gevallen kunnen deze rechten en verplichtingen niet door accountantscontrole worden ontdekt. Al bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden moeten ook op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht. In verband hiermee zullen wij u verzoeken om mededelingen die in dat kader aan ons zijn gedaan schriftelijk te bevestigen. Verder zullen wij het college vragen schriftelijk te bevestigen dat het van oordeel is dat het effect van eventuele ongecorrigeerde afwijkingen in de jaarrekening, afzonderlijk en in totaal, niet van materieel belang is voor de jaarrekening als geheel. Een overzicht van deze posten wordt in de schriftelijke mededeling opgenomen of eraan gehecht. Wij rekenen op volledige medewerking van uw medewerkers en vertrouwen erop dat zij alle voor de controle benodigde vastleggingen, documentatie en andere informatie beschikbaar stellen. Bijlage B geeft een beschrijving van omstandigheden die het honorarium en de nagestreefde data van completering significant zouden kunnen beïnvloeden.

Publicatie van persberichten Indien het college van de gemeente bij het openbaar maken van persberichten met jaarcijfers vermeldt hoe de strekking luidt van de bij de jaarrekening afgegeven controleverklaring, dan wel informatie wenst te geven over het nog niet beschikbaar zijn van de controleverklaring, dient u voorafgaand aan de openbaarmaking van persberichten over de jaarcijfers ons de gelegenheid te geven hiervan kennis te nemen en waar nodig te voorzien van op- en/of aanmerkingen. Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij zowel directie/ management, het college als de gemeenteraad. Als accountant zijn wij niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. Door de kenmerken van fraude is het mogelijk dat een controle, ook al is die opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden, een fraude van materieel belang niet ontdekt. Vooral wanneer gebruik wordt gemaakt van verhulling door samenspanning en vervalste documentatie. Omdat onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, richt deze zich niet specifiek op het ontdekken van fraude.

Indien tijdens de controle aanwijzingen voor fraude blijken, verrichten wij ongeacht de mogelijke omvang en de aard van de vermoedelijke fraude aanvullend onderzoek. Indien wij een aanwijzing voor of een redelijk vermoeden van fraude verkrijgen, communiceren wij hierover met het college en/of de gemeenteraad (via het auditcomité).

6

In het kader van de Nederlandse Standaard 240, "De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten" vragen wij het college de volgende punten schriftelijk te bevestigen: 1. Het college erkent zijn verantwoordelijkheid voor het opzetten, implementeren en onderhouden van de interne beheersing gericht op het voorkomen en ontdekken van gevallen van fraude. 2. Het college heeft ons de resultaten gemeld van de inschatting door het college van het risico dat de financiële overzichten afwijkingen van materieel belang zouden kunnen bevatten die het gevolg zijn van fraude. 3. Het college heeft aan ons zijn kennis verstrekt met betrekking tot fraude en vermoede fraude die op de gemeente van invloed zijn en waarbij betrokken zijn:  het college;  werknemers die een belangrijke rol spelen bij de werking van de interne beheersing; of  anderen in het geval dat de fraude een materieel effect zou kunnen hebben op de financiële overzichten. 4. Het college heeft ons op de hoogte gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude die op de financiële overzichten van de gemeente van invloed zijn en waarvan het kennis heeft verkregen via werknemers, voormalige werknemers, analisten, regelgevers of toezichthouders of via anderen.

Naleving specifieke wet- en regelgeving Het college, onder het toezicht van de gemeenteraad, is verantwoordelijk voor de naleving van wettelijke en andere voorschriften. Ons onderzoek richt zich mede op de rechtmatigheid van de totstandkoming van in de jaarrekening verwerkte baten, lasten en balansmutaties. Het interne beheersingsinstrumentarium ter borging van de juiste naleving van wet- en regelgeving betrekken wij in ons onderzoek. Daarbij hanteren wij de uitgangspunten en aanwijzingen die zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Controleprotocol WNT, en ook de uitgangspunten en standpunten van de commissie BBV en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). De wet- en regelgeving die als norm geldt voor de rechtmatigheidscontrole is door u vastgelegd in het normenkader met het bijbehorende toetsingskader. Ook kan het toetsingskader worden geoperationaliseerd door het direct inrichten en vertalen van de van toepassing zijnde bepalingen vanuit het normenkader in de beheersorganisatie van uw gemeente middels processen, procedures, richtlijnen of checklists waaruit expliciet duidelijk is en wordt gemaakt aan welke bepalingen financiële rechtmatigheidsconsequenties worden verbonden. Een controle leidt in het algemeen niet tot ontdekking van overtredingen van alle wet- en regelgeving.

Bij ontdekking van overtredingen, ongeacht de materialiteit, overwegen wij de implicaties ervan voor de integriteit van het college of de werknemers en het mogelijke effect hiervan op onze controle. Wij zullen het college verzoeken schriftelijk te bevestigen dat het alle inlichtingen heeft verstrekt omtrent alle hem bekende werkelijke of mogelijke overtredingen van wet- en regelgeving, waarmee bij ons onderzoek van de jaarrekening rekening moet worden gehouden. Single information Single audit Voor een aantal benoemde rijksbijdrageregelingen en provinciale bijdrageregelingen legt u op basis van Single information Single audit (SiSa) verantwoording af via een specifieke afzonderlijke bijlage in de jaarstukken. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) heeft in een aantal notities, waaronder de Invulwijzer SiSa-bijlage, aangegeven welke voorwaarden hierop van toepassing zijn. Belangrijke informatie met betrekking tot de achtergronden van SiSa is te raadplegen op de website van het Ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK): https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/financien-gemeenten-en-provincies/uitwisseling-financielegegevens-met-sisa-en-iv3/single-information-single-audit-sisa

7

Rapportage Over de uitkomsten van onze werkzaamheden rapporteren wij in de vorm van een controleverklaring bij de jaarrekening. Er kunnen omstandigheden zijn waarin het noodzakelijk kan zijn de vorm en inhoud van onze rapportage aan te passen. Vanaf dit controlejaar zijn wij op grond van onze beroepsregels verplicht in onze controleverklaring een aparte sectie ‘controleaanpak continuïteit’ op te nemen, waarin we aangeven op welke wijze we hebben ingespeeld op de door het college gehanteerde continuïteitsveronderstelling bij het opstellen en presenteren van de jaarrekening. Ook zal een aparte sectie ‘controleaanpak frauderisico’s’ in de controleverklaring worden opgenomen waarin we aangeven op welke wijze we hebben ingespeeld op frauderisico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. Daarnaast is het mogelijk dat ook belangrijke waarnemingen en de uitkomsten van de werkzaamheden zullen worden gerapporteerd. Deze aangelegenheden worden behandeld in de context van de controle van de financiële overzichten als geheel en bij het vormen van een oordeel hierover. Wij zullen de belangrijkste continuïteits- en frauderisico’s en de teksten in de (concept) controleverklaring vooraf met u bespreken.

Onze controleverklaring bij de opgemaakte jaarrekening is bestemd voor de gemeenteraad en moet worden opgenomen in de openbaar te maken stukken, bestaande uit: de jaarrekening, het jaarverslag en de overige gegevens en eventuele andere informatie. U verstrekt ons daartoe de concepten van de openbaar te maken stukken. Onze controleverklaring mag pas openbaar worden gemaakt na onze schriftelijke toestemming. Onze voorafgaande schriftelijke toestemming is vereist voor elke nieuwe openbaarmaking van onze controleverklaring in een ander stuk. Dit geldt ook voor publicatie op internet, het openbaar maken of verzenden aan derden van een ander financieel verslag, deel van de jaarrekening of verkorte jaarrekening waarin een referentie naar onze verklaring of onze naam wordt genoemd. Ook geldt dit voor het gebruik van onze naam in elk ander document dat openbaar wordt gemaakt of ter beschikking wordt gesteld aan derden. In al deze gevallen moet u ons tijdig een concept verstrekken voordat dit wordt verspreid. Het verslag aan de gemeenteraad en het college, heeft betrekking op de hoofdlijnen van de bevindingen uit ons onderzoek die wij voor hen noodzakelijk achten. Tussentijds brengen wij de gemeenteraad en het college mondeling op de hoogte van belangrijke zaken die om onmiddellijke aandacht vragen.

Indien van toepassing sturen wij u een brief (management letter) met bevindingen en aanbevelingen. Hierin geven wij de eventueel geconstateerde tekortkomingen en mogelijke verbeteringen in de administratieve organisatie van uw gemeente aan. Dit geldt vooral voor de daarin besloten interne beheersingsmaatregelen. Optreden accountant in openbare vergaderingen Wij kunnen worden verzocht aanwezig te zijn in openbare vergaderingen en daarin het woord te voeren over onze controlewerkzaamheden en onze controleverklaring bij de jaarrekening. In dat geval bespreken wij graag voorafgaand aan de openbare vergadering met de voorzitter van deze vergadering en met de voorzitter van het auditcomité en de portefeuillehouder financiën een aantal zaken met als doel inzicht te krijgen in:  de wijze waarop de vergadering wordt voorbereid;  de mogelijke inhoud van te verwachten vragen;  de procedure die de voorzitter van de vergadering hanteert omtrent de wijze waarop vragen aan de accountant ter behandeling aan ons worden doorverwezen. Wij benadrukken dat wij alleen vragen met betrekking tot de controle en de controleverklaring kunnen beantwoorden.

Deze kunnen betrekking hebben op de doelstelling en reikwijdte van de controle, de controleaanpak, het toetsen van het stelsel van interne beheersingsmaatregelen, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening, de uitvoering van de controlewerkzaamheden en de inhoud van de controleverklaring.

8

Alle overige vragen met betrekking tot het jaarverslag, waaronder de jaarrekening en het jaarverslag of met betrekking tot de relatie tussen de gemeente en de accountant moeten in beginsel door de voorzitter van de vergadering worden beantwoord, dan wel worden doorverwezen naar een lid van het college of de voorzitter van het auditcomité. Voor ons optreden in de openbare vergadering ontslaat u ons voor de duur van deze vergadering van onze geheimhoudingsplicht. Wij verzoeken u ons de conceptnotulen van de vergadering, voor zover wij daarin geciteerd worden, tijdig te doen toekomen. Dit om voldoende gelegenheid te hebben om de juiste weergave van onze antwoorden op de gestelde vragen te kunnen nagaan. Inzage in onze dossiers door toezichthouders en andere instanties Alle werkpapieren en dossiers, andere materialen, rapporten en zaken die als onderdeel van ons onderzoek zijn gecreëerd, ontwikkeld of uitgevoerd, zijn ons eigendom. Wij kunnen op grond van wettelijke bepalingen of andere voorschriften verplicht worden om aan derden, bijvoorbeeld toezichthouders en FIOD, informatie of toegang tot onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Daarnaast kunnen derden ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage te geven in onze werkpapieren en dossiers. Op grond van afspraken omtrent geheimhouding moeten wij in sommige gevallen hiervoor uw schriftelijke toestemming verkrijgen.

Indien een dergelijk verzoek ons bereikt, nemen wij hierover, indien het ons is toegestaan, zo spoedig mogelijk contact met u op over de voorwaarden waaronder aan dit verzoek kan worden voldaan. Ook de Belastingdienst kan voor een reguliere belastingcontrole aan ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage te verlenen in onze werkpapieren en dossiers. Een dergelijk verzoek wordt altijd in eerste instantie aan u en/of uw juridisch of fiscaal adviseur kenbaar gemaakt door de controlemedewerker van de Belastingdienst. De kosten van eventuele reviews zijn afhankelijk van de afspraken volgens de raamovereenkomst. Het komt voor dat subsidiërende instanties reviews uitvoeren op een te verstrekken of verstrekte subsidiebijdrage. Een review wordt bijvoorbeeld uitgevoerd om vanuit de subsidieverstrekker aanvullend de rechtmatigheid van de bestedingen vast te stellen of de uitvoering van de regeling nader te controleren. Een dergelijke review kan onder meer inhouden dat de betreffende subsidieverstrekker vragen heeft aan ons of inzage wenst in het betreffende controledossier. Aangezien op voorhand de kosten en de frequentie van reviews niet zijn in te schatten, stellen wij u hiervan in kennis en doen wij een kostenopgave wanneer dit aan de orde is. De kosten van eventuele reviews zijn daarom niet opgenomen in de huidige kostenopgave.

Dit is afhankelijk van de afspraken volgens de raamovereenkomst. Mocht u in een concrete situatie uw instemming onthouden, dan gaan wij op grond van onze gedrags- en beroepsregels de redenen na waarom u uw instemming niet geeft. Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) De AVG verplicht de verwerkingsverantwoordelijke om via een verwerkersovereenkomst schriftelijk afspraken te maken met zijn verwerker(s) over het verwerken van persoonsgegevens. Door de aard van de opdracht in deze opdrachtbevestiging kwalificeren wij - naar ons oordeel en het oordeel van onze beroepsorganisatie (Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) - als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en niet als verwerker. Daarom hoeven wij voor deze opdracht geen separate afspraken te maken, zodat het betreffende onderdeel van de hierna te noemen algemene voorwaarden daarop ook niet van toepassing is.

9

Honorarium Voor het boekjaar 2022 kwamen wij met u een controlebudget overeen van totaal € 65.000, exclusief 21% btw en inclusief reis- en kantoorkosten. Ons honorarium is gebaseerd op de tijdbesteding van ons controleteam, inclusief te maken kosten. De individuele uurtarieven zijn in overeenstemming met de mate van verantwoordelijkheid en de vereiste ervaring en bekwaamheid van elk der teamleden. Indien tijdens de controle bevindingen worden gedaan die nader onderzoek vergen, zullen de kosten hiervan separaat in rekening worden gebracht. Voor Corona (COVID-19) gerelateerde werkzaamheden verwijzen wij naar onderstaande paragraaf. De uitbreiding van de SiSa-regelingen zullen we op basis van nacalculatie afrekenen conform de volgende staffel, € 750 per SiSa-regeling kleiner dan € 125.000 en € 1.000 per regeling die groter is dan € 125.000 maar lager is dan de materialiteit voor de jaarrekeningcontrole. Voor de SiSa-regelingen die materieel zijn voor de jaarrekeningcontrole zullen we de werkelijk bestede uren factureren. Omdat de diepgang en omvang van de werkzaamheden per SiSa-regeling kan verschillen vanwege de omvang en complexiteit van de betreffende regelingen, kunnen wij hier op dit moment nog geen prijsinschatting van maken.

Met ingang van boekjaar 2022 zijn wij op grond van richtlijnen van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) verplicht in de controleverklaring te rapporteren over fraude en continuïteit. Voor deze nieuwe vereisten brengen we aanvullend € 3.000 in rekening. Voor overige uitbreiding van de scope van de opdracht ten opzichte van de scope in het aanbestedingstraject treden partijen in overleg. Bijlage B geeft verder een beschrijving van omstandigheden die het honorarium en de nagestreefde data van completering significant zouden kunnen beïnvloeden. Separaat verlangde controleverklaringen worden afgerekend op basis van werkelijke tijdbesteding en afzonderlijk te maken afspraken. Corona (COVID-19) Ook in 2022 kan sprake zijn van financiële en operationele impact van COVID-19 op uw organisatie. Wij kunnen op dit moment nog niet inschatten wat de impact is op onze werkzaamheden ten behoeve van de controle van uw jaarrekening. Indien extra werkzaamheden nodig zijn uit hoofde van wet- en (beroeps)regelgeving of aanvullende rapportages worden gevraagd, bijvoorbeeld uit hoofde van steunmaatregelen zoals de Tozo-regeling, kan dit leiden tot aanvullend in rekening te brengen uren of separaat overeen te komen opdrachten voor aanvullende rapportages of verklaringen. Indien dit van toepassing is, zullen wij hierover met u overleggen.

Deze aanvullende werkzaamheden, rapportages of verklaringen zijn niet opgenomen in het hierboven weergegeven honorarium. Mijn BDO In verband met deze opdracht zult u gebruikmaken van Mijn BDO. Op het gebruik van Mijn BDO zijn de Algemene Voorwaarden Geautomatiseerde Dienstverlening BDO van toepassing. Algemene Voorwaarden Tijdens het aanbestedingstraject is duidelijk geworden hoe wordt omgegaan met de algemene voorwaarden van zowel de gemeente Goirle als BDO Audit & Assurance B.V. Wij verwijzen daarom naar het aanbestedingstraject. Beschikbaarheid internetverbinding Door ondertekening van deze opdrachtbevestiging staat u in voor de beschikbaarheid van een (niet-)draadloze breedbandinternetverbinding die gangbare VPN-technologie ondersteunt en niet blokkeert op uw locatie waar wij de in deze opdrachtbevestiging bedoelde werkzaamheden uitvoeren die ons in staat stelt om die werkzaamheden op onze eigen apparatuur met de daarop geïnstalleerde softwareprogramma’s binnen de daarvoor redelijkerwijs benodigde tijd te kunnen verrichten.

10

Indien de uitvoering van de in deze opdracht bedoelde werkzaamheden wordt vertraagd doordat de internetverbinding en/of ondersteuning van VPN-technologie niet voldoet aan het hiervoor beschrevene, zijn de daaruit voortvloeiende (extra) kosten voor uw rekening en zijn wij bevoegd (extra) honorarium voor de daardoor noodzakelijk geworden (extra) tijd en/of werkzaamheden in rekening te brengen. Arbeidsomstandigheden Als werkgever besteden wij veel aandacht aan goede arbeidsomstandigheden van onze medewerkers. De kwaliteit van een werkplek heeft immers een directe relatie met de gezondheid van medewerkers. Indien onze medewerkers hun werkzaamheden (gedeeltelijk) zullen uitvoeren op uw locatie, zult u onze medewerkers voorzien van een adequate werkruimte en andere in redelijkheid benodigde faciliteiten die ten minste gelijkwaardig zijn aan hetgeen u aan uw eigen medewerkers ter beschikking stelt. De werkruimte en faciliteiten die u ter beschikking stelt, zullen daarbij te allen tijde voldoen aan de geldende wet- en regelgeving daaromtrent. Feedback over onze dienstverlening BDO stelt feedback over haar dienstverlening zeer op prijs. Wij staan natuurlijk ook open voor uw feedback op momenten dat wij er niet expliciet om vragen. Heeft u een vraag of wilt u iets kwijt over deze opdracht, neem dan contact op met de heer Dennis Meeuwissen via +31 (0)6 52615067.

Ten slotte Met groot genoegen aanvaarden wij de opdracht. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet contact met ons op te nemen. Wij verzoeken u deze brief te ondertekenen namens de gemeenteraad en aan ons te retourneren. Dit ter bevestiging dat deze brief een correcte weergave is van wat wij overeenkwamen.

Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,

drs. D.O. Meeuwissen RA

Voor akkoord getekend namens gemeente Goirle,

Naam, functie:……………………………………………………………………… Plaats, datum:………………………………………………………………………

11

Bijlage A. Specificatie specifieke subsidieverantwoordingen Subsidieverantwoordingen die vallen onder de algemene subsidieverordening van de provincie Noord-Brabant.

12

Bijlage B. Onze gezamenlijke veronderstellingen en uitgangspunten Ons honorarium is gebaseerd op de huidige bij ons bekende informatie over uw organisatie, de aanname dat de opgevraagde controledocumentatie toereikend en betrouwbaar zal zijn en onze contactpersonen in voldoende mate beschikbaar zijn tijdens onze controle. Uitgaand van uw verzoek zijn wij uitgegaan van een volledig efficiënte controle bij de bepaling van ons honorarium, dit veronderstelt onder meer:  Effectieve opzet, bestaan en werking van de interne beheersomgeving (inclusief de interne controleafdeling).  Effectieve opzet, bestaan en werking van uw IT-omgeving (“IT general controls”).  Geen significante wijzigingen in processen, procedures of verslaggevingsstandaarden.  Afwezigheid van significante controleverschillen als gevolg van onze controle. Indien er sprake is van omstandigheden die buiten onze invloedsfeer liggen waarbij de geschatte tijd besteed aan de opdracht wordt overschreden en/of de opdracht wordt vertraagd, behouden wij ons het recht voor om de gemaakte kosten voor extra bestede tijd of het reserveren van capaciteit te factureren. Indien een dergelijke gebeurtenis zich voordoet zullen wij zo spoedig mogelijk als het proces dit toelaat contact met u opnemen.

Om transparantie te creëren in onze afspraken hebben wij onderstaand de belangrijkste veronderstellingen hierover en de gevolgen van eventueel extra werk hieronder samengevat. B.1 Beschikbaarheid van hoogwaardige controle-informatie De aanlevering van hoogwaardige controle-informatie bij aanvang van onze controle is cruciaal voor audit efficiency en onze mogelijkheden om aan de huidige kostenraming te kunnen voldoen. Indien de informatie die wij opnemen in de met u overeengekomen PBC-lijst niet beschikbaar is bij aanvang van onze controle en/of de kwaliteit van de aangeleverde controle-informatie onder verwachting is, resulteert dit in extra werk en dientengevolge additioneel in rekening te brengen honoraria op basis van de werkelijke tijdsbesteding van het controleteam en de individuele uurtarieven. Wij zullen daarom tijdig de PBC lijst verstrekken en beschikbaar zijn voor vragen en toelichting op onze verzoeken. Ter voorkoming van de bovengenoemde wijzen wij erop dat de volgende items cruciaal zijn voor onze controle:  Conceptjaarrekening, inclusief ondersteunende documentatie.  Concept Programmaverantwoording.  Conceptjaarverslag inclusief de paragrafen.  Volledig balansdossier met onderbouwende documentatie voor de gehele jaarrekening inclusief SiSa en WNT in overeenstemming met onze PBC-lijst.

 Uitkomsten en conclusie van de verbijzonderde interne controle over het gehele boekjaar inclusief achterliggende documentatie. Afhankelijk van de specifieke feiten en omstandigheden worden de extra kosten met u besproken op het moment dat deze zich voordoen, of achteraf als het proces daarom vraagt.

13

B.2 Deugdelijke administratie, financiële organisatie en interne controle Uitgaand van uw verzoek zijn wij uitgegaan van een volledig efficiënte controle bij de bepaling van ons honorarium, dit veronderstelt onder meer een effectieve opzet, bestaan en werking van de interne beheersing en IT-beheeromgeving. Dit omvat tenminste: Deugdelijke Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:     





het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen; het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten; het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid; het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante weten regelgeving; de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en het daaraan kunnen ontlenen van betrouwbare financiële informatie. Dit houdt in dat de wijziging in de vaste gegevens, alsmede de mutatieverwerking met betrekking tot dit systeem zodanig is gestructureerd dat een juiste, volledige en tijdige verwerking is gewaarborgd.

Financiële organisatie Het college draagt zorgt voor:     

   





14

een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen; een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden; de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden; het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten; het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

voldoende administratief-organisatorische maatregelen om te kunnen waarborgen dat de aan de procesuitvoering ontleende (financiële) informatie qua opzet betrouwbaar is en dat bij deze procesuitvoering de relevante wet- en regelgeving wordt nageleefd. een toereikende planning & control cyclus, waarbij de met de raad overeengekomen producten op betrouwbare wijze tot stand komen en waarbij de verslaggevingsvoorschriften voor begroting en rekening in acht worden genomen.

 

de uitvoering van de begroting binnen de door de raad gestelde financiële kaders zoals voorgelegd in de financiële verordening. de geautomatiseerde gegevensverwerking en de wijzigingen daarin voldoen aan de daaraan te stellen eisen en blijft tenminste op het huidige niveau.

Interne controle 



Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Ingeval door ons tijdens de controle wordt vastgesteld dat het intern beheersingssysteem op onderdelen niet aan de daaraan te stellen eisen voldoet, zullen wij met onze contactpersoon bij uw gemeente overleggen en daarbij aangeven welke aanvullende interne controlewerkzaamheden moeten worden uitgevoerd en met welke diepgang. Voor zover wij belast worden met de uitvoering van deze interne controlemaatregelen zullen wij vooraf een aanvullende prijsopgave doen. B.3 Wet- en regelgeving De veranderende wijzigingen in de wet- en regelgeving zijn niet meegenomen in ons honorarium. Ingeval zich een wijziging voordoet, zullen wij in overleg met u het effect op onze werkzaamheden en ons honorarium bespreken. B.4 Uitstel controleverklaring Ingeval op uw verzoek uitstel van afgifte van de controleverklaring aan de orde is, kan dit leiden tot noodzakelijke aanvullende werkzaamheden rondom gebeurtenissen na balansdatum. In dergelijke geval zullen wij dit met u bespreken en de omvang van werkzaamheden en kosten ter zake met u afstemmen. B.5 Aanpassingen in de jaarrekening na de afgifte van de controleverklaring Indien er wijzigingen worden aangebracht in de jaarrekening nadat wij onze rapportage hebben uitgegeven, zullen wij voorafgaand aanvullende afspraken met u maken over een redelijke vergoeding voor het uitvoeren van extra werkzaamheden.

15

Algemene Voorwaarden Geautomatiseerde Dienstverlening BDO I.

(n) Gebruiksvergoeding: de periodiek door Klant aan BDO verschuldigde vergoeding voor het gebruik van een Online Dienst; (o) Klant: degene - natuurlijke of rechtspersoon dan wel vennootschap - die toegang heeft tot het Klantportaal en daartoe geregistreerd is bij BDO en die aan BDO opdracht heeft gegeven tot verlenen van (een) Administratieve, Analytische of Online Dienst(en); (p) Klantbeheerder: een Klantgebruiker die het recht heeft aan andere natuurlijke personen de bevoegdheid tot beheer van Klantgegevens en/of de bevoegdheid tot gebruik van het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) toe te kennen; (q) Klantgebruiker: een door Klant als zodanig aangewezen natuurlijke persoon die toegang heeft tot het Klantportaal en die de bevoegdheid heeft tot gebruik van het Klantportaal; (r) Klantgegevens: alle gegevens betreffende een Klant, met inbegrip van Klantbeheerder(s) en Klantgebruikers, aan de hand waarvan Authenticatie plaatsvindt alsmede alle gegevens betreffende een Klant, met inbegrip van diens bedrijf en diens medewerkers, die in het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) zijn of (zullen) worden vastgelegd of die met behulp van het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) zijn of (zullen) worden verwerkt of opgeleverd; (s) Klantportaal: een voor elke Klant afzonderlijk aangemaakte internetsite van BDO, bereikbaar via het internetadres https://mijn.bdo.nl/ of

https://mijnv2.bdo.nl/ dan wel het internetadres, zoals dat op enig moment zal luiden; (t) Klantregistratie: de logisch geordende verzameling van alle gegevens betreffende een Klant, met inbegrip van Klantbeheerder(s) en Klantgebruikers, aan de hand waarvan Authenticatie plaatsvindt; (u) Online Dienst: het via internet ter beschikking (doen) stellen van een Applicatie – met inbegrip van de daarbij behorende gegevensbestanden – voor gebruik daarvan door Klant; (v) Output: wijze van communicatie waarbij BDO gegevensbestanden via het Klantportaal aan Klant aanbiedt, die Klant en BDO kunnen opvragen en opslaan; (w) Overeenkomst: de overeenkomst tussen BDO en Klant, op grond waarvan toegang tot het Klantportaal en Administratieve, Analytische of Online Diensten worden verleend; (x) Transactie: een financieel feit, zoals, maar niet beperkt tot, in- en verkoopfactuur, bank- en kasmutatie, aanmaning, memoriaal boeking, transactie ter opening van een rekening, transactie in loonjournaal, openingsbalans, grootboek, debiteuren- en crediteurenrekeningen; (y) Uitvragende Partij: een bestuursorgaan of overheidsinstelling - daaronder begrepen de Belastingdienst, het Centraal Bureau voor de Statistiek en de Kamers van Koophandel -, waaraan of waarbij krachtens de wet bepaalde gegevens dienen te worden verstrekt of gedeponeerd.

ALGEMENE BEPALINGEN

De in deze sectie opgenomen bepalingen gelden zowel voor het gebruik van het klantportaal 'Mijn BDO' als voor de verlening van door BDO aangeboden administratieve, analytische en online diensten. Daarnaast gelden voor het gebruik van het klantportaal 'Mijn BDO' de in sectie II opgenomen bepalingen, voor de verlening van door BDO aangeboden administratieve diensten de in sectie III opgenomen bepalingen, voor de verlening van door BDO aangeboden analytische diensten de in sectie IV opgenomen bepalingen en voor de verlening van door BDO aangeboden online diensten de in sectie V opgenomen bepalingen. Voor de verlening van bepaalde door BDO aangeboden online diensten gelden bovendien de in secties VII en VIII opgenomen bijzondere bepalingen. Voor het geval in het kader van de hiervoor bedoelde diensten persoonsgegevens worden verwerkt, gelden daarvoor de in sectie VI opgenomen bepalingen. Artikel 1 1.1

Definities

In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder: (a) Aanvrager: de natuurlijke persoon die door het invullen en versturen van het daartoe bestemde elektronische formulier toegang tot het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) verzoekt; (b) Account: omgeving binnen de Applicatie waartoe alleen Klant met de juiste (combinatie van) Authenticatie- en andere middelen toegang heeft; (c) Administratie: verzameling van Transacties in BDO Online Boekhouden die betrekking hebben op de financiële administratie van één natuurlijke of rechtspersoon, vennootschap of gemeenschap, geordend in één rekeningschema; (d) Administratieve Dienst: het (doen) verwerken van Transacties in een Applicatie; (e) Analytische Dienst: het (doen) analyseren van (verbanden tussen) gegevens afkomstig uit een of meer bronnen, meer in het bijzonder met het oog op prestatievergelijking of patroonherkenning; (f) Applicatie: een geautomatiseerd systeem voor de be- of verwerking en/of oplevering van (bepaalde) gegevens; (g) Authenticatie: het vaststellen of door een (rechts)persoon verstrekte gegevens en/of gebezigde hulpmiddelen om toegang te krijgen tot het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) overeenstemmen met de daartoe in de Klantregistratie opgenomen gegevens van een bepaalde Klant en/of met de daartoe aan een bepaalde Klant ter beschikking gestelde hulpmiddelen, waarvan de geldigheidsduur (nog) niet is

verstreken of waarvan de geldigheid (nog) niet is beëindigd, en – indien zulks het geval is – het verlenen van toegang tot het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s); (h) Authenticatiemiddel: ieder middel - daaronder begrepen gebruikersnamen, inlogcodes, PIN-codes, wachtwoorden, smartcards, mobiele telefoons, tokens, etc. - dat al dan niet in combinatie met andere middelen dient ter Authenticatie; (i) Authenticatieniveau: een voor toegang tot het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) vereiste combinatie van bepaalde Authenticatiemiddelen; (j) BDO: de rechtspersoon die onder de merknaam 'BDO' toegang tot het Klantportaal alsmede Administratieve, Analytische of Online Diensten verleent; (k) Bestandsuitwisseling: wijze van communicatie waarbij BDO en Klant over en weer gegevensbestanden via het Klantportaal aan elkaar aanbieden, die BDO en Klant kunnen opvragen en opslaan; (l) Chat: het voeren van een gesprek tussen Klant en (een medewerker van) BDO door het over en weer typen van tekst via het Klantportaal; (m) Elektronische Post: een geautomatiseerd systeem met behulp waarvan berichten via internet kunnen worden verstuurd (e-mail);

Algemene Voorwaarden Geautomatiseerde Dienstverlening BDO_2018

1.2

Voor de toepassing van deze Algemene Voorwaarden maakt het geen verschil of de hiervoor gedefinieerde begrippen in het enkelvoud of in het meervoud zijn gesteld dan wel in een bepaalde samenstelling worden gebruikt.

Artikel 2

Toepasselijkheid

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op de rechtsverhouding tussen BDO en Klant betreffende het verlenen van toegang tot het Klantportaal en het verlenen van Administratieve, Analytische of Online Diensten. Artikel 3 3.1

Totstandkoming en archivering Overeenkomst

De Overeenkomst komt tot stand zodra de door Aanvrager en BDO ondertekende overeenkomst via het Klantportaal

Pagina 1 van 11

voor Aanvrager toegankelijk is of, indien dat eerder is, zodra Aanvrager via Elektronische Post een bericht ontvangt waarin BDO te kennen geeft dat met ingang van een bepaald tijdstip toegang tot het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) is of wordt verleend. 3.2

3.3

Nadat de Overeenkomst tot stand is gekomen, wordt deze door BDO gearchiveerd. De Overeenkomst kan worden ingezien via het Klantportaal of worden opgevraagd bij de Mijn BDO helpdesk (mijnbdo@bdo.nl).

Authenticatie en Authenticatiemiddelen

4.1

BDO is bij uitsluiting bevoegd het Authenticatieniveau vast te stellen. BDO zal zonodig aan Klant de Authenticatiemiddelen verstrekken die nodig zijn voor Authenticatie en daarmee voor het verkrijgen van toegang tot het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s).

4.2

Klant zal alle Authenticatiemiddelen onder zijn uitsluitende controle houden.

4.3

Het is Klant niet toegestaan Authenticatiemiddelen op welke wijze dan ook vast te leggen, te reproduceren of te verveelvoudigen, behalve indien en voorzover dit noodzakelijk is in verband met het verkrijgen van toegang tot en het gebruik van het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s).

4.4

Klant is gehouden de nodige maatregelen te nemen om te bewerkstelligen dat hij de Authenticatiemiddelen onder zijn uitsluitende controle kan houden en dat de Authenticatiemiddelen onder zijn uitsluitende controle blijven. Tot deze maatregelen behoren onder meer beveiliging en/of bewaking van geschriften en/of gegevensdragers waarin of waarop Authenticatiemiddelen zijn vastgelegd, alsmede, voorzover Klant vrijheid heeft bij het samenstellen van een Authenticatiemiddel, zoals het kiezen van een wachtwoord, het Authenticatiemiddel zodanig samen te stellen dat het niet eenvoudig te kennen is door derden.

4.6

Klant is gehouden de door BDO verstrekte Authenticatiemiddelen - voor zover het daarbij gaat om zaken ('hardware') - onverwijld aan BDO te retourneren zodra de Overeenkomst is geëindigd, de bevoegdheid tot gebruik van het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) is ingetrokken, of de door BDO verstrekte Authenticatiemiddelen niet langer (kunnen) dienen ter Authenticatie. BDO is bevoegd het Authenticatieniveau, het Authenticatiemiddel en/of de procedure van Authenticatie te (doen) wijzigen, indien en voorzover zulks noodzakelijk is met het oog op de beveiliging van het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s). BDO zal Klant zo spoedig mogelijk schriftelijk van een dergelijke wijziging in kennis stellen.

Artikel 5

Beheer en registratie

5.1

BDO voert de Klantregistratie en zal in eerste instantie Aanvrager dan wel degene die daartoe door Aanvrager is opgegeven als Klantbeheerder in de Klantregistratie opnemen.

5.2

Klantbeheerder is bij uitsluiting bevoegd tot het (doen) toekennen of (doen) intrekken van de bevoegdheid tot gebruik van het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) en daarmee samenhangend tot het (doen) registreren van personen als Klantbeheerder of Klantgebruiker of het (doen) doorhalen van personen als Klantbeheerder of Klantgebruiker. De hiervoor bedoelde registratie of doorhaling dient te geschieden door het invullen en versturen van het daartoe bestemde elektronische formulier.

Algemene Voorwaarden Geautomatiseerde Dienstverlening BDO_2018

De Klantgegevens zijn slechts toegankelijk voor BDO en Klantbeheerder en zullen niet aan derden worden verstrekt, tenzij BDO daartoe krachtens de wet of een rechterlijke uitspraak verplicht is of wordt.

Artikel 6 Beschikbaarstelling en beschikbaarheid Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) 6.1

BDO zal het Klantportaal en, voorzover de Overeenkomst tevens betrekking heeft op de verlening van één of meerdere Online Diensten, de desbetreffende Applicatie(s) – met inbegrip van de daarbij behorende documentatie en gegevensbestanden – via internet beschikbaar (doen) stellen aan Klant.

6.2

BDO zal zich inspannen om te bereiken dat het Klantportaal en/of de Applicatie(s) voortdurend voor gebruik daarvan door Klant beschikbaar zijn, behoudens het hierna in artikel 6.3 bepaalde. BDO kan er evenwel niet voor instaan dat het Klantportaal en/of de Applicatie(s) onder alle omstandigheden en op alle tijdstippen beschikbaar zijn, zodat BDO geen aansprakelijkheid aanvaardt voor de gevolgen van eventuele (tijdelijke) onbeschikbaarheid van het Klantportaal en/of de Applicatie(s).

6.3

BDO is bevoegd de beschikbaarheid van het Klantportaal en/of de Applicatie(s) (tijdelijk) te onderbreken, indien en voorzover dit noodzakelijk is voor het (doen) plegen van onderhoud, zonder dat hierdoor een recht op schadevergoeding van Klant jegens BDO ontstaat.

De Overeenkomst kan alleen in de Nederlandse taal worden gesloten.

Artikel 4

4.5

5.3

Artikel 7

Gebruik Klantportaal en/of Applicatie(s)

7.1

Klant dient zich bij het gebruik van het Klantportaal en/of de Applicatie(s) te houden aan de (technische) aanwijzingen en beschrijvingen die door of namens BDO worden verstrekt.

7.2

Het is Klant niet toegestaan het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) - met inbegrip van de daarbij behorende documentatie en gegevensbestanden - anders dan ten behoeve van zichzelf te gebruiken.

7.3

Het is Klant niet toegestaan derden, niet zijnde Klantbeheerder of Klantgebruiker, op welke wijze dan ook toegang te (doen) verlenen tot of gebruik te laten maken van het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) - met inbegrip van de daarbij behorende documentatie en gegevensbestanden.

Artikel 8

Beveiliging

8.1

BDO zal redelijkerwijs van haar te verlangen maatregelen nemen om te voorkomen dat derden kennis kunnen nemen van via het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) verstuurde gegevens, maar kan er niet voor instaan dat derden daarvan geen kennis kunnen nemen, zodat BDO geen aansprakelijkheid aanvaardt voor schade als gevolg van kennisneming van die gegevens door derden.

8.2

BDO zal redelijkerwijs van haar te verlangen maatregelen nemen om het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) zoveel als redelijkerwijs mogelijk vrij te houden van voor de werking van computerapparatuur en/of programmatuur schadelijke elementen ('virussen'), maar kan er niet voor instaan dat het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) geheel vrij zijn van dergelijke elementen, zodat BDO geen aansprakelijkheid aanvaardt voor de gevolgen die de uitwisseling van gegevens met het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) voor de werking van computerapparatuur of -programmatuur heeft.

8.3

Klant is gehouden zelf voor afdoende beveiliging van de in het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) ingevoerde en in te voeren gegevens zorg te dragen, onder andere door regelmatig reservekopieën te maken en buiten het

Pagina 2 van 11

Klantportaal en de Applicaties te bewaren. Indien het Klantportaal of de Applicatie aan Klant geen mogelijkheid biedt reservekopieën te maken, zal BDO, voorzover dit redelijkerwijs van haar verlangd kan worden, (i) op verzoek van Klant een reservekopie aan Klant ter beschikking stellen en (ii) op verzoek van Klant een reservekopie (doen) terugplaatsen in de Applicatie. Artikel 9 9.1

10.5

Artikel 11 Klantbeheerders en Klantgebruikers Klant is gehouden de voor hem uit de Overeenkomst en uit deze Algemene Voorwaarden voortvloeiende verplichtingen eveneens op te leggen aan Klantbeheerders en Klantgebruikers en staat ervoor in dat zij die verplichtingen zullen nakomen.

Intellectuele Eigendom

De rechten met betrekking tot (alle onderdelen van) het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) - waaronder begrepen opmaak, beeldelementen, tekst e.d. - berusten uitsluitend bij BDO, voor zover die rechten niet (tevens) aan derden toekomen. Het is Klant niet toegestaan (onderdelen van) het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) op welke wijze, in welke vorm en voor welk doel dan ook te (doen) vermenigvuldigen of te bewerken anders dan voorzover dit noodzakelijk is voor het gebruik van het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) en voor back-up doeleinden in verband met het gebruik van het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s).

BDO heeft geen invloed op de datacommunicatiemiddelen en/of computersystemen met behulp waarvan een bericht of bestand wordt verzonden, zodat BDO geen aansprakelijkheid aanvaardt voor schade als gevolg van het gebruik van die middelen of systemen.

Artikel 12 Aansprakelijkheid 12.1

BDO is nimmer aansprakelijk voor schade welke is ontstaan door gebruik van het Klantportaal en/of (een) Applicatie(s) op een wijze die in strijd is met wet- of andere regelgeving, de Overeenkomst of deze Algemene Voorwaarden.

12.2

BDO is nimmer aansprakelijk voor schade als gevolg van een bezoek aan een internetsite waarnaar op of via het Klantportaal of een Applicatie verwezen wordt. Een dergelijke internetsite is niet door BDO ingericht en wordt ook niet door BDO onderhouden, zodat BDO niet aansprakelijk gehouden kan worden voor de inhoud en werking van een dergelijke internetsite.

12.3

BDO is nimmer gehouden tot herstel van verloren gegane gegevens of vergoeding van schade veroorzaakt door het verloren gaan van gegevens.

12.4

BDO is steeds bevoegd de schade van Klant zoveel mogelijk te beperken of ongedaan te maken, waartoe Klant alle medewerking zal verlenen.

Communicatie (verzenden en ontvangen van berichten en/of bestanden) tussen Klant en BDO kan plaatsvinden door middel van Bestandsuitwisseling, Chat, Elektronische Post en Output. Die communicatie geschiedt onder de navolgende voorwaarden en bepalingen: (a) het verzenden en ontvangen van berichten of bestanden is uitsluitend bedoeld voor het uitwisselen van informatie en niet voor het uitwisselen van tot de andere partij gerichte wilsverklaringen, tenzij partijen uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen; (b) een verzonden bericht of bestand wordt geacht te zijn ontvangen door de geadresseerde, indien de afzender een bevestiging van ontvangst van het bericht of het bestand door de geadresseerde heeft ontvangen of hem anderszins van ontvangst van het bericht en/of het bestand door de geadresseerde blijkt; (c) ingeval van twijfel omtrent de juistheid of volledigheid van een ontvangen bericht of bestand, is de inhoud van het door de afzender verzonden bericht of bestand bepalend.

12.5

De in deze Algemene Voorwaarden neergelegde aansprakelijkheidsbeperkingen worden mede bedongen ten behoeve van de door BDO bij de uitvoering van de Overeenkomst ingeschakelde derden, die hierdoor een rechtstreeks beroep op de aansprakelijkheidsbeperkingen kunnen doen.

13.1

Ingeval van overmacht, waaronder iedere buiten de macht van BDO gelegen omstandigheid is te verstaan daaronder begrepen storing in datacommunicatiemiddelen en/of computersystemen, onbevoegd gebruik van of binnentreden in systemen voor gegevensverwerking, aantasting van gegevensbestanden door schadelijke elementen ('virussen', 'wormen', etc.), en de omstandigheid dat een leverancier van BDO is opgehouden aan haar verplichtingen te voldoen - waardoor BDO wordt gehinderd in de nakoming van voor haar uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen, geldt dat de nakoming van de verplichting daartoe zal zijn opgeschort voor een periode die gelijk is aan de duur van de hiervoor bedoelde omstandigheid.

10.2

Bestanden die door middel van Bestandsuitwisseling worden aangeboden, worden zes (6) weken nadat zij het Klantportaal hebben bereikt, automatisch verwijderd.

13.2

10.3

Chat is met name bedoeld voor het verstrekken van toelichting op via het Klantportaal verstrekte informatie en documenten. De communicatie via Chat wordt vastgelegd.

10.4

BDO staat niet in voor de juiste, volledige en/of tijdige overbrenging van een door middel van Bestandsuitwisseling, Chat, Elektronische Post of Output verzonden bericht of bestand.

Indien de nakoming van de voor BDO uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen als gevolg van overmacht in de zin van artikel 13.1 gedurende een onafgebroken periode van meer dan één (1) maand verhinderd is en redelijkerwijs niet voorzienbaar is dat bedoelde overmacht binnen een daaropvolgende periode van één (1) maand opgeheven zal zijn, is ieder van partijen bevoegd de Overeenkomst door opzegging daarvan met onmiddellijke ingang te beëindigen. Opzegging geschiedt op de wijze als bepaald in artikel 14.6.