B2. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording verslagjaar 2021

Pagina 21

KPI 5. Aanbevelingen voor 2022 Hoofdstuk en paragraaf KPI 5.1.

Onderwerp

Toelichting

Overzicht van vakapplicaties

Er is een overzicht opgesteld van alle vakapplicaties met de werkprocessen. In dit overzicht moeten worden meegenomen: gemeentelijke websites/databases, werkarchieven (mailapplicaties, netwerkschijven of op papier). *Overzicht van sociale mediakanalen ontbreekt; beleid voor het archiveren van tekstberichten uit de sociale media wordt verder uitgezet.

KPI 5.3

Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO) Duurzame materialen en gegevensdragers analoog

Metadata zijn nog niet getoetst aan deze standaard opgesteld door het Nationaal Archief Toetsing van de duurzaamheidseisen heeft niet plaatsgevonden

Kwaliteitscontrole materiele zorg

Kwaliteitscontrole is niet uitgevoerd.

KPI 5.4.

KPI 5.5.

Aanbeveling voor 2022

Vul de applicatieportfolio aan met de ontbrekende gegevens. Deze lijst is deels opgeleverd, echter niet up-to-date. Planning staat voor eerste kwartaal 2022.

Toets de metadata aan het landelijk toepassingsprofiel. Controleer of de printers voldoen aan de wettelijke eisen en bekijk of het papier, toners en gegevensdragers voldoen aan de duurzaamheidseisen en leg dit schriftelijk vast in een totaaloverzicht. Stel een certificatenadministratie op voor kwaliteitscontrole materiele zorg. Onder verpakkingsmaterialen voor opslag verstaan we archiefmappen- en omslagen, tabsstroken, archiefdozen en etiketten.

Pagina 22

KPI 5.7.

RODIN

KPI 5.7

Informatiebeleidsplan en informatiebeheerplan.

KPI 5.9-5.11

Bewaarstrategie

Er heeft geen onderzoek plaatsgevonden of de eisen van RODIN onderdeel kunnen uitmaken van een kwaliteitssysteem In 2021 is dit informatiebeleidsplan/ Informatiebeheerplan niet vastgesteld

De gemeente Goes heeft geen bewaarstrategie vastgesteld. Deze kan worden meegenomen in het kwaliteitssysteem

Onderzoek of de eisen van RODIN onderdeel kunnen uitmaken van een kwaliteitssysteem Het “informatiebeleidsplan” zal samen met de andere Bevelandse gemeenten worden opgepakt. Er zal een lange termijnvisie op de ontwikkeling van de informatievoorzieningen van de (Bevelandse) gemeenten. Dit wordt een zogenaamde iVisie. Stel een bewaarstrategie op en neem hierin mee: -verplichte opslagformaten -functionele eisen -compressie/encryptie -conversie en migratie

Pagina 23

KPI 6: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: weegt de Gemeente zorgvuldig af wanneer het gebruik van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Antwoord: ja

KPI 6.1 Vervanging. Besluiten en verklaringen De Archiefwet 1995 geeft de zorgdrager de mogelijkheid om papieren archiefbescheiden te vervangen door reproducties en vervolgens de te vervangen archiefbescheiden te vernietigen. De reproducties krijgen dan de status van origineel. * Het college van B&W heeft op 6 juni 2018 het besluit tot vervanging van archiefbescheiden vastgesteld. 30 Op 1 juli 2018 is men daadwerkelijk overgegaan tot het digitaal vervangen van fysieke archiefbescheiden. In 2021 heeft er een update plaatsgevonden van het handboek vervanging: -

Alle analoge bescheiden die worden ontvangen bij de uitvoering van taken, waarvoor de gemeente Goes verantwoordelijk is, worden gescand en opgeslagen in het zaaksysteem. Alle bij uitvoering van voorgenoemde taken intern vervaardigde bescheiden die ten behoeve van het plaatsen van een natte handtekening geprint worden en daarna weer opgeslagen worden in het zaaksysteem.

*Dit handboek is gepubliceerd in het gemeenteblad van de gemeente Goes. *Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt halfjaarlijks door de medewerker een verklaring van vervanging opgesteld. Deze verklaring bevat een specificatie van de te vervangen archiefbescheiden in de betreffende periode en beschrijft op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Dit is een doorlopende machtiging tot vernietiging. KPI 6.2. Converteren en migreren Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie. In 2021 heeft geen migratie plaatsgevonden van digitale archiefbescheiden. De verklaring moet een specificatie bevatten van digitale archiefbescheiden die zijn gemigreerd en er moet worden aangegeven op welke wijze en welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van gemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem. KPI 6.3.

Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst. Lang niet alle archiefbescheiden komen voor blijvende bewaring in aanmerking. Het vernietigen van de daarvoor in aanmerking komende bescheiden is een wettelijke plicht, waarbij zorgvuldigheid in de afweging van de belangen van de bedrijfsvoering, de democratische controle en de cultuurhistorie zeer belangrijk is. *Voor de vernietiging en selectie van archiefbescheiden gedateerd vanaf 1996 (tot 1 januari 2017) wordt de “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012)”gebruikt. In deze selectielijst wordt per categorie aangegeven of er informatie bewaard of vernietigd moet worden. De selectielijst is na 1 januari 2017 ingrijpend veranderd; deze selectielijst is op basis van processen ingericht. Volgens deze selectielijsten worden de wettelijke bewaartermijnen gehanteerd. Vanaf 1 januari 2020 is een update van deze lijst beschikbaar.

30

Zie corsa nr.18INT01645 Besluit tot vervanging van archiefbescheiden

Pagina 24

*De archiefmedewerkers werken tevens met een facultatieve stukkenlijst 2008 (actualisatie 2012) voor vernietiging en selectie van archiefbescheiden tot 2017. De stukkenlijst is een handleiding om selectie en vernietiging op documentniveau te kunnen toepassen. *Van de archiefbescheiden wordt de bewaartermijn vastgelegd en opgenomen in het metadataschema. *Er zijn voor onderdelen van de gemeentelijke organisatie geen andere selectielijsten van kracht. * Het jaar 2020 wordt gedomineerd door de coronacrisis. De coronacrisis is als hotspot aangewezen, echter niet als onderdeel van een hotspotmonitor. Het opstellen van een hotspotmonitor heeft namelijk nogal wat impact op de organisatie; het kost veel tijd voor zowel inrichting als uitvoering. Door de coronacrisis als hotspot aan te wijzen, kan informatie over de coronacrisis voor vernietiging worden uitgesloten. KPI 6.4 Vernietiging en verklaringen *Volgens een vaststaande procedure worden jaarlijks de afdelingshoofden verzocht de vernietigingslijsten te bekijken voordat de daadwerkelijke vernietiging plaatsvindt. *Er worden verklaringen van vernietiging opgesteld die ten minste een specificatie bevatten van de vernietigde archiefbescheiden. Vernietiging vindt plaats na akkoord van de gemeentearchivaris.

KPI 6.5 Vervreemding, besluiten en verklaringen Ven vervreemding is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie. Bij vervreemding gaat het volledige eigendom over naar een andere partij. In 2021 is geen sprake geweest van vervreemding of overdragen van archiefbescheiden. In de laatste 5 jaar is er geen sprake is geweest van vervreemding van archiefbescheiden.

KPI 6. Aanbevelingen voor 2022 Hoofdstuk en paragraaf KPI 6.4.

Onderwerp

Toelichting

Vernietiging en verklaringen

Selectie en vernietiging vindt in 2021 ook plaats in het zaaksysteem

Aanbeveling voor 2022

-Stel een nieuwe procedure op voor selectie en vernietiging in het zaaksysteem -bekijk de selectie en vernietiging in alle applicaties van de organisatie

Pagina 25

KPI 7: Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de archiefwet “te bewaren archiefbescheiden” na 20 jaar overbrengen in de praktijk? Antwoord: deels

Informatie met (cultuur)historische waarde of om een andere reden van blijvende waarde, zoals milieu-informatie of betreffende unieke gebeurtenissen, wordt blijvend bewaard. De wettelijke overbrengingstermijn is twintig jaar. Na deze 20 jaar moeten de digitale en fysieke archiefbescheiden worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats of een e-depot. Bij overbrenging van deze archieven kan de openbaarheid worden beperkt. KPI 7.1. Overbrenging fysieke archiefbescheiden na 20 jaar *De te bewaren fysieke archiefbescheiden van de gemeente, ouder dan 20 jaar, zijn overgebracht naar de daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats. Het college maakt als zorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op. In 2021 is het 10jarenblok 1990-1999 overgebracht naar de archiefbewaarplaats. *Er is een digitale toegang op dit 10-jarenblok KPI 7.1 Overbrenging digitale archiefbescheiden na 20 jaar. Een aandachtspunt voor de komende jaren is dat de Gemeente Goes klaar moet zijn om in de nabije toekomst digitale documenten en dossiers uit het zaaksysteem en uit (vak)applicaties naar de “digitale archiefbewaarplaats” te kunnen overbrengen. In dat geval zal dit een e-Depot moeten zijn. Een e-Depot is een niet wettelijke benaming voor de digitale archiefbewaarplaats.

De gemeente heeft niet de beschikking over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-Depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de archiefregeling voldoet. Inmiddels is de gemeente Goes aangesloten bij het Zeeuws brede overleg om deel te nemen aan een regionaal e-Depot. 31 In 2021 is geen verdere actie ondernomen, gezien overbrenging van te bewaren digitale archiefbescheiden -die ouder dan 20 jaar zijn- nog niet aan de orde is. Als de nieuwe archiefwet wordt vastgesteld wijzigt de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar.

KPI 7. Aanbevelingen voor 2022 Hoofdstuk en paragraaf KPI 7.1

Onderwerp

Toelichting

E-depot

-Startgesprek met het Zeeuws Archief heeft nog niet plaatsgevonden omdat er nog geen digitale archiefbescheiden gevormd zijn die ouder zijn dan 20 jaar.

Aanbeveling voor 2022

-Bekijk de “aansluitkit” van het Zeeuws archief en onderzoek of er al intern actie ondernomen moet worden.

31 Inmiddels is Zeeuws-breed de realisatie van een e-depot opgepakt. Op 24 februari 2014 heeft de eerste bijeenkomst

plaatsgevonden voor medewerkers die zich strategisch en tactisch bezighouden met de informatiehuishouding. Op 24 februari is er eveneens een ambtelijke werkgroep opgericht met daarin vertegenwoordigers van alle Zeeuwse overheden (VZG, Provincie Zeeland, Waterschap Zeeuwse Scheldestromen en de Zeeuwse gemeenten). In 2015 is het advies van de ambtelijke werkgroep is opgesteld in het rapport; “toekomstbestendig informatiebeheer Zeeuwse overheden”. Opdracht was het opstellen van een advies waarin duidelijk wordt gemaakt aan welke randvoorwaarden moet worden voldaan om het informatiebeheer toekomstbestendig te regelen en welke keuzes daaruit volgen. De gemeente Goes is akkoord gegaan met de aanbevelingen gedaan door de stuurgroep en de ambtelijke werkgroep.

Pagina 26

KPI 8: Ter beschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Antwoord; Ja

De archieven zijn in principe altijd openbaar. Dit vergroot de transparantie van bestuur en zorgt ervoor dat iedereen kan bijdragen aan de democratie. Wanneer organisaties hun overheidsinformatie overbrengen naar een archiefbewaarplaats, zijn ze meestal tenminste 20 jaar oud. Daarom is het uitgangspunt van de Archiefwet dat de archieven na overbrenging openbaar zijn. Toch kan het noodzakelijk zijn ook na 20 jaar de openbaarheid te beperken. Dit kan onder bepaalde voorwaarden. De beheerder bepaald bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats of de openbaarheid wordt beperkt. KPI 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen *De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor iedereen kosteloos te raadplegen op de studiezaal. Hier moet aan worden toegevoegd, dat dit wel uitsluitend de archiefbescheiden zijn die openbaar zijn. *In de legesverordening 2021 van de Gemeente Goes is vastgelegd dat ieder op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van archiefbescheiden kan laten maken. KPI 8.2 Beperking openbaarheid na overbrenging Archiefbescheiden zijn openbaar op het moment van overbrenging, na uiterlijk 20 jaar. Indien een bij de overbrenging van een archief een eventuele beperking van de openbaarheid is gesteld, is dit schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet.

De beperkingscriteria zijn; eerbiediging persoonlijke levenssfeer, belang van staat of bondgenoten, voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel derden. *Bij het beperken van de openbaarheid wordt advies ingewonnen van de beheerder van de archiefplaats. Het college heeft als zorgdrager het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden opgenomen in een verklaring van overbrenging. *Bij de overbrenging van het 10-jarenblok in 2021 is rekening gehouden met de bepalingen in de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). *Het college heeft als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt *Het college heeft als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging. KPI 8.3 Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar In principe zijn volgens de Archiefwet 1995 alle stukken na 20 jaar openbaar, mits de openbaarheid beperkt wordt (artikel 15 Archiefwet). Er kan een machtiging tot opschorting van openbaarheid worden aangevraagd bij Gedeputeerde Staten tot een maximum van 75 jaar. Dit heeft in 2021 niet plaatsgevonden.

KPI 8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik *De beheerder heeft geen regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiele toestand of onveiligheid van de verzoeker. Aangezien wij gebruik maken van een digitale frontoffice voor de bezoeker, is het noodzakelijk het klanten- of bezoekersreglement te bekijken en te vernieuwen. *Levering van informatie op grond van de Wet hergebruik is niet voorgevallen. KPI 8.5. Uitleningen raadpleging of gebruik *Uitlening van overgebrachte archieven voor een bepaalde tijd aan een archiefvormend orgaan heeft in 2020 niet plaatsgevonden.

Pagina 27

*De beheerder van de archiefbewaarplaats heeft geen inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden. Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. KPI 8.6. Regulering fysiek bezoek en gebruik *Er is geen reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats. Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. De archieforganisatie maakt geen gebruik van het kwaliteitshandvest. KPI 8.7. Regulering digitaal bezoek en gebruik *De archieforganisatie beschikt over een digitale frontoffice met een toegang tot de collectie (registratie). Een digitale toegang tot het bezoek- en gebruiksreglement ontbreekt op de website.

KPI 8. Aanbevelingen voor 2022 Hoofdstuk en paragraaf KPI 8.5

Onderwerp

Toelichting

Voorwaarden voor uitlening van archiefbescheiden

Deze voorwaarden zijn in 2021 niet geformuleerd

KPI 8.6

Klanten- of bezoekersreglement

Uitlening van archiefbescheiden, een reglement voor fysiek bezoek van de publieksruimte, afwijzing van raadpleging en zijn niet opgenomen in een klantenof bezoekersreglement.

Aanbeveling voor 2022 In 2022 zal een reglement voor bruikleen worden opgesteld.

Stel een klanten- of bezoekersreglement op. Zorg dat dit digitaal beschikbaar is via het archiefbeheersysteem. Maak hiervoor gebruik van het kwaliteitshandvest van de BRAIN.

www.goes.nl