B2. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording verslagjaar 2021

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995, verslagjaar 2021

www.goes.nl

2

Inhoudsopgave 1.Inleiding

3

2.Leeswijzer

4

3.Managementsamenvatting

5

4.Bevindingen

7

KPI 1: KPI 2: KPI.3: KPI 4: KPI 5:

7 11 13 15

KPI 6: KPI 7: KPI 8:

Lokale regelgeving Middelen en mensen Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Interne kwaliteitszorg en toezicht Ordening, authenticiteit en context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Ter beschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden

17 23 25 26

Pagina 3

1. Inleiding Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht (Wrgt) van kracht geworden. Het specifiek toezicht door de provincie werd vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de gemeentewet. Het sturende toezicht vooraf werd vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf. Dit noemt men ‘horizontale verantwoording’. Het archief- en informatiebeheer is organisatorisch ondergebracht bij de Afdeling Facilitaire Zaken. De gemeentesecretaris is volgens de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Goes 2017 (art. 1 en 3.1) verantwoordelijk voor het beheer van de niet overgebrachte archieven 1. De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden 2 van de gemeente, die opgenomen zijn in de archiefbewaarplaats. Zij is ook belast met het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden. Jaarlijks wordt er een zogenaamd KPI-verslag vastgesteld door het college van B&W en vervolgens ter kennisname aangeboden aan de raad. Deze Kritische Prestatie Indicatoren voor archief- en informatiebeheer (archief-KPI’s) zijn ontwikkeld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Door het jaarlijks invullen van deze standaard vragenlijst krijgen we inzicht in hoeverre de gemeente voldoet aan de Archiefwet 1995 c.s.

en zijn de ontwikkelingen op het gebied van informatieen archiefbeheer te volgen. Provincies maken gebruik van dezelfde informatie bij de uitvoering van het toezicht. De provincie dient dan ook dit verslag te ontvangen, na kennisname door de raad. Het provinciebestuur heeft deze verplichting vastgelegd in een verordening 2014 3. In deze verordening is aangegeven dat jaarlijks voor 15 juli aan Gedeputeerde Staten gegevens moeten worden verstrekt ten uitvoering van de Archiefwet 1995 en de op deze wet gebaseerde uitvoeringsbesluiten. M.J. Louisse, gemeentearchivaris gemeente Goes. Goes, 24 februari 2022

1 Niet overgebrachte archieven zijn archiefbescheiden jonger dan 20 jaar en worden nog regelmatig gebruikt in kader van

bedrijfsvoering Overgebrachte archieven zijn archiefbescheiden ouder dan 20 jaar; dit zijn archiefbescheiden die blijvend moeten worden bewaard en zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats of e-depot. 3 Verordening systematische toezicht informatie Provincie Zeeland, inwerkingtreding 17 mei 2014 2

Pagina 4

2. Leeswijzer Kritische Prestatie-Indicatoren (KPI’s)

Om de gemeenten bij de horizontale verantwoording over de zorg en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 te ondersteunen, heeft de VNG bij de komst van de Wrgt een raamwerk van Kritische Prestatie-Indicatoren (KPI’s) ontwikkeld 4. Uit de antwoorden op de bij de zogenaamde archiefKPI’s behorende vragen blijkt of de gemeente aan eisen van wet- en regelgeving voldoet. De archiefKPI’s bieden een kapstok voor het (jaar)verslag dat het college van B&W als zorgdrager aan de gemeenteraad uitbrengt. Per hoofdstuk wordt omschreven in welke mate de zorg voor en het beheer van de archieven momenteel voldoen aan de wettelijk daaraan te stellen eisen. De door de VNG opgestelde Kritische Prestatie-Indicatoren (KPI’s) besteden aandacht aan de onderstaande acht thema’s: 1. Lokale regelingen; 2. Middelen en mensen; 3. Archiefruimte(n) en applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot; 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht; 5. Ordening, authenticiteit en context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden; 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie en vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden; 7. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden. In de KPI-vragenlijst die als leidraad wordt gebruikt, is elke KPI onderverdeeld in hoofd- en deelvragen.

Elk hoofdstuk van het verslag begint met een hoofdvraag. Per deelvraag wordt een korte toelichting gegeven op het betreffende onderwerp, gevolgd door een stand van zaken in het verslagjaar 2021. Bevindingen en verbeterpunten

Op basis van de bevindingen wordt per hoofdstuk een overzicht gepresenteerd van de geconstateerde verbeterpunten. Hierbij wordt aangegeven welke verbeteracties ondernomen moeten worden. De provincie, die deze rapportage ook ontvangt, beoordeelt of de gemeente aan de archiefwet- en regelgeving voldoet, of dat er sprake is van taakverwaarlozing. N.B. de nummers van de aanbevelingen verwijzen naar de nummers van de deelvragen.

4 Zie www.vng.nl; dit betreft de derde geactualiseerde versie (mei 2020)

Pagina 5

Afkortingen gebruikt in het verslag B&W BIO DIV DMS DUTO GRDB ICT ISO

KPI’s NEN VNG P&O RUD SIO WIZ Wnra Wrgt ZGW

Burgemeester en Wethouders Baseline Informatiebeveiliging Overheid. Documentaire Informatie Voorziening Documentair Management Systeem Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking de Bevelanden Informatie- en communicatietechnologie International Organization for Standardization; Of in het Nederlands: Internationale Organisatie voor Standaardisatie Kritische Prestatie Indicatoren Nederlandse Norm Vereniging van Nederlandse Gemeenten Personeel en Organisatie Regionale Uitvoerings Dienst Strategisch Informatie Overleg Werk, Inkomen en Zorg Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren Wet Revitalisering Generiek Toezicht Zaakgericht Werken

3. Managementsamenvatting Dit verslag begint met een managementsamenvatting. Deze managementsamenvatting is geen uitputtende samenvatting van het verslag, maar geeft inzicht in de belangrijkste prioriteiten. Wil u nog een verdere verdieping van alle informatie, dan kunt u deze informatie vinden onder hoofdstuk 4: bevindingen. Een samenvatting van alle aanbevelingen kunt u vinden in bijlage 1. Samenvatting

Archiefbescheiden jonger dan 20 jaar 5

Zoals alle gemeenten, is de informatiehuishouding van de gemeente Goes in hoog tempo gedigitaliseerd. Voornaamste doel in de afgelopen jaren was om de duurzame toegankelijkheid van informatie voor de toekomst te waarborgen. Een aantal actiepunten zijn de afgelopen jaren uitgevoerd, zoals de invoering van het zaakgericht werken, het vaststellen van een handboek vervanging en de invoering van een kwaliteitssysteem. Met de implementatie van het zaakgericht werken is een goede basis neergezet voor goed archief- en informatiebeheer. Zaakgericht werken betekent dat alle documenten die voor een zaak relevant zijn, worden gebundeld in een “zaak” en digitaal opgeslagen, ongeacht wie aan de zaak werkt en waar hij dat doet. Werkprocessen kunnen volledig digitaal worden afgehandeld, vanaf de intake tot de archivering. Deze digitale ontwikkelingen hebben grote gevolgen gehad voor de wijze waarop digitale archieven gevormd en bewaard moeten blijven. Dit vraagt voor een deel ook om andere competenties en vaardigheden van de medewerkers. Naast de uitvoerende rol van het team DIV, zal er in de toekomst meer aandacht moeten zijn voor de adviserende rol die de archiefmedewerkers van team DIV zullen uitvoeren binnen de organisatie.

5 De Archiefwet 1995 maakt onderscheid in archiefbescheiden jonger dan 20 jaar en ouder dan 20 jaar. Archiefbescheiden -

jonger dan 20 jaar- zijn de archiefbescheiden die nog in de organisatie worden gebruikt. Fysieke en digitale archiefbescheiden ouder dan 20 jaar en die bewaard moeten blijven, worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats of e-depot (het zogenaamde oud-archief).

Pagina 6

De grootste uitdaging voor de komende jaren zal zijn het toegankelijk houden en het duurzaam bewaren van onze archiefbescheiden: Al bij het ontstaan van digitale documenten moet men zorgdragen voor registratie van documenten met metadata die voldoen aan de wettelijke eisen. 6 Overheidsorganisaties dienen daarbij een metagegevensschema vast te leggen. Dit draagt bij aan de standaardisatie van metadatering door overheden zodat de uitwisseling van informatie tussen (overheids)organisaties verbeterd wordt. Dit is ook noodzakelijk bij overbrenging van (digitale) archiefbescheiden naar een e-Depot. De metadata in het zaaksysteem en andere applicaties van de gemeente Goes zijn nog niet getoetst aan de landelijke standaard opgesteld door het Nationaal Archief. Omdat er in 2021 nog geen sprake is van overbrenging van digitale archiefbescheiden (na 20 jaar) naar het e-Depot (=digitale archiefbewaarplaats), heeft dit traject geen verdere ontwikkeling doorgemaakt. Naar alle waarschijnlijkheid wordt in 2023 een nieuwe Archiefwet vastgesteld. Dit betekent dat de overbrengingstermijn gewijzigd wordt van 20 naar 10 jaar. Een aandachtspunt voor de komende jaren is dan ook dat de gemeente Goes voorbereidingen moet treffen om in de nabije toekomst digitale documenten en dossiers uit het centrale zaaksysteem en (vak)applicaties naar dit zogenaamde e-Depot te kunnen overbrengen.

Een kwaliteitssysteem is vastgesteld. Een kwaliteitssysteem is een hulpmiddel om het informatiebeheer te verbeteren. Door middel van het kwaliteitssysteem kunnen werkzaamheden worden geanalyseerd, worden uitkomsten gemeten en verbetermogelijkheden bepaald. Bij de gemeente Goes wordt dan ook structureel uitvoering gegeven aan kwaliteitscontroles in het zaaksysteem. Onderdeel van dit kwaliteitssysteem is het opstellen van een totaaloverzicht van alle applicaties die de gemeente Goes gebruikt om haar taken uit te voeren. Dit totaaloverzicht is noodzakelijk om goed archief- en informatiebeheer te kunnen uitvoeren in de hele organisatie. Dit totaaloverzicht ontbreekt op dit moment. Het opstellen van een dergelijk overzicht heeft mijns inziens grote prioriteit om ons archief- en informatiebeheer goed uit te voeren. In 2021 is een begin gemaakt met het opstellen van een portfolio-applicaties. Volgens de planning zal dit overzicht in het eerste kwartaal van 2022 worden afgerond. Goes neemt deel aan tien Gemeenschappelijke Regelingen (GR’s). Ook neemt de gemeente deel aan een aantal vennootschappen/coöperaties en verenigingen. 7 Informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden is een complexe zaak. Er zal bij iedere GR en andere samenwerkingsverbanden in beeld moeten worden gebracht welke taken zijn gemandateerd en gedelegeerd.

Aan de hand van deze informatie kan de stand van zaken van het archief- en informatiebeleid in beeld worden gebracht en waar de verantwoordelijkheid ligt voor de Gemeente Goes wat betreft archivering. Op de terreinen van jeugd, zorg, werk en inkomen hebben de gemeenten vanaf 1 januari 2015 veel meer verantwoordelijkheid gekregen. In de nieuwe situatie van het zogenaamde “Sociaal Domein” hebben de gemeenten zelf de regie over zorg en ondersteuning. Taken verschoven van centraal naar decentraal. Gemeenten zijn zelfverantwoordelijk voor de uitvoering van de WMO, de Jeugdwet en de Participatiewet. Gemeenten en andere instanties in de Oosterschelderegio werken samen in het sociaal domein. Onderzoek naar de archivering in deze ketenorganisatie moet nog plaatsvinden. Archiefbescheiden ouder dan 20 jaar De verdere doorontwikkeling van een zogenaamd archiefbeheersysteem heeft in 2021 prioriteit gehad. Via dit archiefbeheersysteem is het mogelijk indexen op archieven/collecties digitaal via één systeem te beheren, te ontsluiten en beschikbaar te stellen. De basis voor deze digitale ontsluiting zijn de zogenaamde inventarisatiewerkzaamheden. Dit is het toegankelijk maken van de fysieke archieven door opstellen van zogenaamde inventarissen of plaatsingslijsten (=indexen op de fysieke stukken).

Deze inventarisatie-werkzaamheden zijn de basis voor verdere digitalisering en in deze 6 Metadata zijn de gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Metadata bij een bepaald document

kunnen zijn; de auteur, de datum van het schrijven, adresgegevens e.a.

7 Zie nota verbonden partijen gemeente Goes, d.d. 28 april 2021

Pagina 7

werkzaamheden zijn de laatste jaren achterstanden ontstaan. Om te blijven voldoen aan onze taken als oud-archief is een junior-archivaris aangesteld. Een collectieplan wordt in 2022 vastgesteld om verdere uitvoering te kunnen geven aan een restauratie- en digitaliseringsplan.

4. Bevindingen Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritisch Prestatie-Indicatoren (zogenaamde acht KPI’s).

KPI 1: Lokale regelgeving

Hoofdvraag: voldoet de gemeente aan de wettelijke eisen? Antwoord: deels

Overheidsorganen moeten bij het ontvangen, opmaken en beheren van archiefbescheiden, voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen. De archiefvorming van overheidsorganisaties zoals de gemeente Goes, valt onder de Archiefwet 1995 c.s. De Archiefwet gaat over het geheel van informatie zoals die door de gemeente ontvangen en opgemaakt wordt, zowel in analoge als in digitale vorm. De Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer zijn de basis aan de hand waarvan de gemeente de Archiefwet 1995 vormgeeft. Hiermee wordt de gehele informatieketen geborgd. Recente opeenvolging van relatief kleine wijzigingen in archiefwet- en regelgeving maakt het soms noodzakelijk om de lokale documenten aan te passen en opnieuw vast te stellen. KPI 1.1.a. Archiefverordening *In de raadsvergadering van 22 november 2018 is de Archiefverordening gemeente Goes 2018 vastgesteld. 8 De Archiefverordening regelt: * de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven die door de gemeentelijke organen worden gevormd en het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (artikel 1) *de taken van de gemeentearchivaris (artikel 2) *de verantwoording door burgemeester en wethouders (artikel 3) *opname in de archiefbewaarplaats van archieven van particulieren (artikel 4) KPI 1.1.b.

Archiefverordening en GS De archiefverordening is op 4 juli 2018 verzonden naar het college van Gedeputeerde Staten. KPI 1.2. Beheerregeling informatiebeheer. 9 De beheerregeling informatiebeheer 2017 is op 2 januari 2018 10 vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders. De regeling besteedt aandacht aan: *De taken van de beheerder (artikel 3) *Taken en bevoegdheden van het SIO en gemeentearchivaris (artikel 4) *Overdracht en ter beschikkingstelling van archiefbescheiden (artikel 5) *Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats (artikel 6) KPI 1.3. Strategisch Informatie Overleg (SIO) Met het SIO wordt een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en kwaliteit van de informatiehuishouding. Het is daarbij zaak dat alle relevante kennis en expertise in het informatiedomein bijeen worden gebracht door besluitvormers, beleidmakers, inhoudelijke deskundigen, ICT-specialisten, archivarissen en documentair informatiespecialisten.

8 Zie Corsa nrs. 18BPR01129 en 18INT02819.

9 Na 2017 is de naam besluit informatiebeheer gewijzigd in beheerregeling informatiebeheer 10 Zie Corsa nrs18EML00429

Pagina 8

*Aan het SIO nemen deel: afdelingshoofd Facilitaire Zaken, teamcoördinator DIV/Gemeentearchief, gemeentearchivaris en de adviseur informatievoorziening/CISO. Afhankelijk van de agenda kunnen aanvullend inhoudelijke vakspecialisten worden uitgenodigd voor actieve deelname aan het overleg. In 2021 zijn in kader van de inwerkingtreding van de Omgevingswet en de Wet Open Overheid in 2022 een stedenbouwkundige van de afdeling Omgeving en Economie en de functionaris Gegevensbescherming betrokken bij dit overleg. *Taken SIO gemeente Goes (zie artikel 4 Beheerregeling informatiebeheer) a. Signaleren en analyseren van maatschappelijke, organisatorische en technologische ontwikkelingen die gevolgen hebben voor de informatiehuishouding. b. Het vertalen van deze analyse naar besluitvormingsvoorstellen over de ontwikkeling en kwaliteitsverbetering van de informatiehuishouding en de archivistische opgaven die daaruit voortvloeien. c. Het voorbereiden van besluitvorming over nieuwe beleidskaders rond de informatiehuishouding. 11 KPI 1.4. Wijziging overheidstaken De vraag is of het college als archiefzorgdrager voorzieningen heeft getroffen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan en ander (tijdelijk) overheidsorgaan. Echter, de laatste vijf jaar heeft een dergelijke situatie bij de gemeente Goes niet plaatsgevonden. KPI 1.5.a.

Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden (verbonden partijen) Een verbonden partij is een organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft. Samenwerking kan op basis van het publiek- of het privaatrecht, maar in beginsel moet gekozen worden voor het publiekrecht tenzij het belang van de samenwerking beter gediend is met een privaatrechtelijke samenwerkingsvorm. De publiekrechtelijke vorm is een gemeenschappelijke regeling (bedrijfsvoeringorganisatie, centrumgemeente of een openbaar lichaam). In het privaat recht gaat het om een vennootschap, coöperatie, stichting of vereniging. 12 De vraag is of het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen treft omtrent de zorg voor archiefbescheiden? Gemeenschappelijke regelingen Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Wanneer de gemeente taken of bevoegdheden op basis van mandaat overbrengt, dan blijft het college zorgdrager en verantwoordelijk voor de eigen archivering. Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is er sprake van overdracht van taken. De GR is dan verantwoordelijk voor het informatie- en archiefbeheer.

Een voorbeeld daarvan is GR samenwerking de Bevelanden (GRDB). In 2013 was de oprichting van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking de Bevelanden een feit. De gemeente Goes heeft taken van de afdelingen ICT, Personeel & Organisatie/salarisadministratie (P&O) en Werk, Inkomen en Zorg (WIZ) overgedragen aan GRDB. Sommige taken zijn gemandateerd, sommige taken zijn gedelegeerd. Zo hebben de gemeenten zelf de verantwoording voor de archivering van een aantal P&O-taken gehouden, de cliëntendossiers van de afdeling WIZ zijn overgedragen naar de Gemeenschappelijke Regeling. Het centrale informatiebeheer en de archivaris-taken van GRDB zijn organisatorisch ondergebracht bij de afdeling Facilitaire Zaken van de gemeente Goes door middel van een Dienstverleningsovereenkomst. Goes neemt deel aan tien Gemeenschappelijke Regelingen. Bij Regionaal Bureau Leerplicht (RBL) is sprake van een centrumgemeente. RBL is een bureau van de afdeling Samenleving van de Gemeente Goes; het personeel is in dienst van de Gemeente Goes. Bij de andere negen gemeenschappelijke Regelingen is sprake van een openbaar lichaam. Het openbaar lichaam heeft een eigen rechtspersoonlijkheid en eigen personeel in dienst. Bij drie is dit op grond van de wet 11 Zie Corsa 17INT00070 12

Zie nota verbonden partijen gemeente, werkgroep verbonden partijen, d.d. 28 april 2021

Pagina 9

verplicht. Dit is de Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst (GGD), de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) en de Veiligheidsregio Zeeland (VRZ). Bij iedere GR moet in beeld worden gebracht welke taken zijn gemandateerd en gedelegeerd. Aan de hand van deze informatie kan de stand van zaken van het archief- en informatiebeleid in beeld worden gebracht. In een notitie wordt ook het archief- en informatiebeleid van Regionaal Bureau Leerplicht in beeld gebracht. 13 Het informatiebeheer van de RUD is een complexe zaak. De Regionale Uitvoerings Dienst voert sinds 1 januari 2014 milieu- en veiligheidstaken uit namens de Zeeuwse gemeenten, Waterschap Scheldestromen en de Provincie Zeeland. Deelnemers blijven zorgdrager in de zin van de archiefwet, de RUD is verantwoordelijk voor beheer en archivering van de lopende zaken. Het heeft prioriteit de archivering van deze archiefbescheiden bij de gemeente Goes te bekijken. Ketenorganisaties Op de terreinen van jeugd, zorg, werk en inkomen hebben de gemeenten vanaf 1 januari 2015 veel meer verantwoordelijkheid gekregen. In de nieuwe situatie van het zogenaamde “Sociaal Domein” hebben de gemeenten zelf de regie over zorg en ondersteuning. Taken verschoven van centraal naar decentraal. Gemeenten zijn zelfverantwoordelijk voor de uitvoering van de WMO, de Jeugdwet en de Participatiewet.

Gemeenten en andere instanties in de Oosterschelderegio werken samen in het sociaal domein. Onderzoek naar de archivering in deze ketenorganisatie moet nog plaatsvinden. KPI 1.5.b. Landelijk GR-register *De gemeente Goes houdt een eigen fysiek openbaar register bij van gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente aan deelneemt. In dit register worden de deelnemers aangegeven, de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst, de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen, het adres en de plaats van vestiging en of een openbaar lichaam of gemeenschappelijk orgaan is ingesteld. 14 *Er vindt deelname plaats aan een landelijk centraal register 15. *In de nota verbonden partijen 2021 16 is vastgelegd bij welke Gemeenschappelijke Regelingen en privaatrechtelijke partijen de Gemeente Goes partij is. KPI 1.6. Mandaat regeling archiefzorg De gemeente Goes beschikt niet over een aparte vastgestelde mandaatregeling archiefzorg bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen. De gemeente beschikt wel over een bevoegdhedenbesluit waarin mandatering van archiefzaken is meegenomen. Het bevoegdhedenregister is in 2020 geactualiseerd 17. Het opnemen van archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats en het vastleggen van auteursrechten is geregeld via dit bevoegdhedenregister. KPI 1.7.

Uitbesteden archiefbeheer(staken) *Archiefbeheer/archiefbeheerstaken zoals inhuur personeel, huur archiefruimte/archiefbewaarplaats zijn niet uitbesteed. De hele cyclus van documentaire informatievoorziening wordt door de gemeente Goes zelf uitgevoerd. De gemeente Goes beschikt echter niet over een autonoom e-depot. In 2016 heeft het college van B&W besloten 18 in te stemmen voor aansluiting bij het e-Depot van het Zeeuws Archief. *Het restaureren van papieren archieven wordt extern uitgevoerd door een restauratieatelier. *Voor het archiefbeheersysteem wat het Gemeentearchief Goes gebruikt, worden digitale gegevens gehost. KPI 1.8. Publicatie en bekendmaking Vanaf 1 juli 2021 dienen besluiten van algemene strekking, vergunningen en andere beschikkingen, plannen en overige overheidsinformatie gepubliceerd te worden volgens de Wet elektronische 13 Zie handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden Partijen), werkgroep

LOPAI/sectie archieftoezicht BRAIN januari 2017

14 Zie ook zaaksysteem Z21.076491; elektronisch register gemeenschappelijke regelingen, brief ministerie van BZ 15 Dit is verplicht sinds de invoering van de wet elektronische publicaties op 1 juli 2021, zie www.overheid.nl 16

d.d. 2021-04-28

17 Zie collegebesluit 3 maart 2020 18

Zie collegebesluit Corsa nr. 16INT02548: aansluiting bij het e-Depot van het Zeeuws Archief.

Pagina 10

publicaties (Wep) in het officieel elektronisch publicatieblad. Dit met behulp van de voorziening DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) dat beheerd wordt door KOOP (Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties)/. Elektronische bekendmaking van besluiten van algemene strekking is noodzakelijk voor de inwerkingtreding van de genomen besluiten. Als dat niet plaats vindt, zal het besluit geen rechtskracht verkrijgen. De gemeente maakt haar publicaties en bekendmakingen digitaal bekend via DROP.

KPI 1. Aanbevelingen voor 2022 Hoofdstuk/ paragraaf KPI 1.1/ 1.2

Onderwerp

Toelichting

KPI 1.3

SIO

KPI 1.5.a.

Gemeenschappelijke Regelingen

De coronacrisis is als hotspot aangewezen, echter niet als onderdeel van een hotspotmonitor (zie ook KPI 6.3.d). Het opstellen van een hotspotmonitor heeft namelijk nogal wat impact op de organisatie; het kost veel tijd voor zowel inrichting als uitvoering. De gemeente Goes neemt deel aan een aantal gemeenschappelijke regelingen/privaatrechtelijke partijen.

KPI 1.5.a

SamenwerkingsVerbanden: het sociale domein

Archiefverordening/ Beheerregeling informatiebeheer

De archiefverordening is naar aanleiding van de vaststelling van de nieuwe aanpassingswet Wnra in 2019 niet meer aangepast.

Er is een start gemaakt met het onderzoek naar archivering m.b.v. het dienstverleningsconcept Mens Centraal. 19

Aanbeveling voor 2022

Actualiseer de Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer na invoering van de nieuwe Archiefwet (vermoedelijk in 2023) Breng de stand van zaken van de archivering van de archiefbescheiden ‘hotspot corona’ in beeld

1.Onderzoek bij deelname aan een Gemeenschappelijke Regeling of er voorzieningen zijn getroffen voor de zorg van deze archiefbescheiden. 2. Neem in een plan van aanpak structureel de monitoring van de archivering bij verbonden partijen op. 3. Neem de archivering van de RUD op als prioriteit. Breng het archiefbeheer in deze ketenorganisatie in beeld en bekijk of het informatiebeheer volgens de wetgeving wordt uitgevoerd.

19 Mens Centraal is een dienstverleningsconcept voor de ondersteuning bij sociaal maatschappelijke vraagstukken van individuele burgers en groepen. Mens Centraal is ontwikkeld door de VNG, Divosa en het Ministerie van Sociale Zaken.

Pagina 11

KPI 1.7

Uitbesteding archieftaken

Als onderdeel van het kwaliteitssysteem wordt een applicatie-portfolio opgesteld. Vul deze applicatie-portfolio aan met gegevens over het laten hosten van gegevens in de verschillende applicaties.

Overleg met de afdeling ICT over het laten hosten van externe gegevens in de verschillende applicaties: kijk welke maatregelen zijn getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging, afsluiten van verwerkersovereenkomsten, escrow-overeenkomsten e.a.

KPI 2: Middelen en mensen Hoofdvraag; Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijk taken voor archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau. Antwoord; ja

KPI 2.1. Middelen. Het college stelt voldoende middelen ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop. KPI 2.2.a Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer. Team DIV (=Documentaire Informatie Voorziening) is voldoende toegerust met mensen en middelen om haar taak uit te voeren. De medewerkers hebben de benodigde opleidingen genoten. Een aantal medewerkers is belast met het functioneel beheer van het zaaksysteem, andere medewerkers zijn belast met het digitaliseren en archiveren van archiefbescheiden of de uitvoering van het kwaliteitssysteem. De archiefmedewerkers hebben allen de benodigde diploma’s. Naast de reguliere werkzaamheden, voert het team DIV werkzaamheden uit voor Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking de Bevelanden.

KPI 2.2.b Structurele achterstanden niet-overgebrachte archieven Er zijn geen structurele achterstanden die binnen de dagelijks uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. KPI 2.2.b Structurele achterstanden overgebrachte archieven In 2015 heeft het Gemeentearchief een archiefbeheersysteem aangeschaft. Via dit archiefbeheersysteem is het mogelijk indexen op archieven/collecties digitaal via één systeem te beheren, te ontsluiten en beschikbaar te stellen. Via dit systeem zal ook het depotbeheer verder worden uitgezet. De basis voor deze digitale ontsluiting zijn de zogenaamde inventarisatiewerkzaamheden. Dit is het toegankelijk maken van de fysieke archieven door opstellen van zogenaamde inventarissen of plaatsingslijsten (=indexen op de fysieke stukken). Deze inventarisatie-werkzaamheden zijn de basis voor verdere digitalisering en in deze werkzaamheden zijn de laatste jaren achterstanden ontstaan. Dit betreft zowel inventarisatie van overheidsarchieven als particuliere archieven die in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen. Deze achterstanden zijn ontstaan door prioritering van de werkzaamheden; de doorontwikkeling van ons archiefbeheersysteem en het integraal beschikbaar stellen van de gegevens via de website(s) was onze eerste vereiste.

Digitalisering is noodzakelijk om bij de maatschappelijke ontwikkelingen aan te kunnen blijven sluiten.

Pagina 12

KPI 2.3. Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer. Afgelopen jaren zijn taken met betrekking tot de digitale ontwikkelingen en duurzame digitalisering als een ‘tsunami’ op de gemeenten en archiefdiensten afgekomen. Dit heeft grote gevolgen voor de wijze waarop digitale archieven gevormd en bewaard moeten blijven. Dit vraagt voor een deel ook om andere competenties en vaardigheden van de medewerkers. Opleiding om aan deze competenties te voldoen is altijd een optie; budget hiervoor is voldoende. Het opleidingsniveau binnen team DIV is divers (MBO/HBO). Echter, in de toekomst zal er meer aandacht moeten zijn voor de adviserende rol van team DIV. Hierdoor sluit DIV beter aan bij de behoefte van de organisatie en wordt DIV in een betere positie gebracht. KPI 2.4. Mensen, kwantitatief ten behoeve van het toezicht. Het college heeft als zorgdrager heeft een gemeentearchivaris aangesteld. Onder deze formatie valt het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven. Archiefinspecteurs zijn niet aangesteld.

KPI 2. Aanbevelingen voor 2022 Hoofdstuk en paragraaf KPI 2.2. b.

KPI 2.3

Toelichting

Aanbeveling voor 2022

Structurele achterstanden Overgebrachte archieven

Gemeentearchief Er is een plan van aanpak voor inventarisatiewerkzaamheden aanwezig. Echter, dit overzicht is niet meer up-to-date.

Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer

De wijze waarop (digitale) archieven worden gevormd, hebben een enorme ontwikkeling doorgemaakt.

Stel een nieuw plan van aanpak op voor de inventarisatie van archieven ouder dan 20 jaar. Neem in dit plan van aanpak ook een planning mee voor de materiele zorg van de archieven. Dit plan zal eind 2022 worden afgerond. Maak inzichtelijk hoeveel manuren nog nodig zijn om deze inventarisatiewerkzaamheden te kunnen verrichten Bekijk de adviserende rol van team DIV

Pagina 13

KPI.3: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Antwoord: deels

De Archiefwet 1995 stelt regels en voorschriften aan de bouw en verbouwing van de ruimten waarin archieven blijvend worden bewaard. Voor archiefbescheiden die op termijn vernietigd worden, gelden minder strenge eisen. De bewaring van archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, moet aan hogere kwaliteitseisen voldoen. Deze bescheiden moeten ook in speciale ruimten worden bewaard. Een E-depot is een niet-wettelijke benaming voor digitale archiefbewaarplaats; dat is een voorziening voor opslag, beheer en beschikbaarstelling van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden. Hierin kunnen ook langer te bewaren, maar op termijn vernietigbare, archiefbescheiden worden bewaard. KPI 3.1.a/b Archiefruimte(n) voor analoge archiefbescheiden De gemeente Goes beschikt over een archiefruimte. Deze archiefruimte wordt gebruikt voor de op termijn te vernietigen archiefbescheiden en te bewaren archiefbescheiden die op termijn naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht. KPI 3.1.c Applicaties niet overgebrachte archieven *De gemeente Goes werkt met een zaaksysteem waarmee de noodzakelijk informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd. Dit zaaksysteem is NEN-2082 gecertificeerd. Deze NEN-2082 is een Nederlandse norm die algemene functionele eisen geeft voor informatie- en archiefmanagement die door software ondersteund dient te worden.

De verzameling eisen heeft betrekking zowel op (tekst)documenten, databases, geografische informatiesystemen (GIS), CAD-systemen of multimediadocumenten. 20 *Er is een begin gemaakt met het opstellen van een portfolio-applicaties opgesteld; dit portfolio is een totaaloverzicht van alle applicaties die de gemeente Goes gebruikt om de taken te kunnen uitvoeren. In dit overzicht ontbreekt echter een concreet zicht op eventueel ontbrekende functionaliteiten van de afzonderlijke vakapplicaties. Hiermee worden de functionaliteiten bedoeld die betrekking hebben op het archief- en informatiebeheer zoals het toepassen van bijvoorbeeld vernietigingstermijnen. Volgens de planning zal dit overzicht in het eerste kwartaal van 2022 worden afgerond. KPI 3.1.c Applicaties overgebrachte archieven In 2015 heeft het Gemeentearchief een archiefbeheersysteem aangeschaft. Via dit archiefbeheersysteem is het mogelijk indexen op archieven/collecties digitaal via één systeem te beheren, te ontsluiten en beschikbaar te stellen. De digitale toegangen op beeldbank (foto’s, ansichtkaarten, kaarten, prenten, films), bibliotheekboeken, registers burgerlijke stand en bevolking, notariële akten, archieven en weeskamers worden beheerd via dit pakket.

Via dit archiefbeheersysteem worden de collecties en archieven afzonderlijk en integraal beschikbaar gesteld aan de bezoeker via de website van het Gemeentearchief. Ook wordt er gebruik gemaakt van de Kadaster Archiefviewer; enkele jaren geleden heeft de Dienst Kadaster zijn kadastrale leggers en kaartbezit gedigitaliseerd, o.a. de kadastrale plans en hulpkaarten. Deze archiefbescheiden zijn een rijke bron voor onderzoek en met de Kadaster Archiefviewer is online onderzoek mogelijk. KPI 3.2. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) Door het college als zorgdrager is een eigen gemeentelijke archiefbewaarplaats aangewezen, waarvan is vastgesteld dat deze voldoet aan alle in de Archiefbesluit- en regeling genoemde eisen. Het college gebruikt deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden. Bij de bouw is deze archiefbewaarplaats goedgekeurd op basis van artikel 33 Archiefwet. Deze archiefbewaarplaats bevindt zich in het stadskantoor van de Gemeente Goes.

20

Zie www.noraonline.nl

Pagina 14

KPI 3.3 E-depot (voor digitale archiefbescheiden) De gemeente heeft niet de beschikking over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de archiefregeling voldoet. In 2014 is een Zeeuws-brede werkgroep namens de Zeeuwse gemeenten begonnen om met andere overheidsorganisatie in Zeeland in kaart te brengen wat nodig is om een gezamenlijke e-Depotvoorziening te ontwikkelen 21. De gemeente Goes participeert in deze ontwikkelingen. In 2016 heeft het college van B&W besloten 22 in te stemmen om aan te sluiten bij het e-Depot van het Zeeuws Archief. In 2021 is geen verdere actie ondernomen, gezien overbrenging van te bewaren digitale archiefbescheiden -die ouder moeten zijn dan 20 jaar nog niet aan de orde is. KPI 3.4. Onderdeel gemeentelijk rampenplan De Veiligheidsregio Zeeland heeft een regionaal crisisplan 2022-2025 23 opgesteld. Dit crisisplan beschrijft hoe een crisisorganisatie bij een incident, ramp of crisis functioneert. In het regionaal risicoprofiel Zeeland 2019-2023 is veiligheid cultureel erfgoed opgenomen als het zesde vitale belang. KPI 3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming *In 2015 is door de gemeente Goes een bedrijfsnoodplan opgesteld; in 2016 heeft een update plaatsgevonden.

In dit bedrijfsnoodplan is een calamiteiten en ontruimingsplan voor het gemeentearchief meegenomen. Er is geen apart veiligheidsplan voor de archiefruimten en bewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan vastgesteld. *Er wordt regelmatig geoefend. *Er zijn autorisaties op de fysieke toegang tot de archiefruimte(n), archiefbewaarplaats ingesteld. *Het LOPAI-model wordt niet gevolgd. De LOPAI is de vereniging van provinciale toezichthouders op informatie- en archiefbeheer bij gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. LOPAI heeft een leidraad opgesteld voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven. . *Het gemeentearchief Goes is aangesloten bij de Documentenwacht van een restauratieatelier. Deze documentenwacht levert directe ondersteuning bij calamiteiten zoals overstromingen. *Gemeente Goes werkt aan de verdere professionalisering van de informatiebeveiliging. Dit doen we aan de hand van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). Er is een strategisch informatiebeveiligingsbeleid 2020-2024 vastgesteld. Onder informatiebeveiliging wordt verstaan het treffen en onderhouden van een samenhangend pakket van maatregelen om de betrouwbaarheid van de informatievoorziening aantoonbaar te waarborgen.

Het informatiebeveiligingsbeleid geldt voor alle processen van de gemeente en borgt daarmee de informatievoorziening gedurende de hele levenscyclus van informatiesystemen, ongeacht de toegepaste technologie en ongeacht het karakter van de informatie.

KPI 3. Aanbevelingen voor 2022 Hoofdstuk en paragraaf KPI 3.1.c

Onderwerp

Toelichting

Aanbeveling voor 2022

Applicaties (digitaal)

KPI 3.5.

Bedrijfsnoodplan

Als onderdeel van het kwaliteitssysteem is begonnen met het opstellen van een applicatie-portfolio. De laatste update van het gemeentelijke bedrijfsnoodplan Heeft plaatsgevonden in 2016.

Bekijk per vak-applicatie de ontbrekende archieffunctionaliteiten. (Planning; afronding eerste kwartaal 2022) Toets het onderdeel archiefruimten/archiefbewaarplaats/ Bekijk of dit onderdeel nog up-todate is.

Een e-depot wordt gedefinieerd als het geheel van mensen, middelen en processen gericht op het langdurig leesbaar, v vindbaar en interpreteerbaar van digitale informatie. Zie voor verdere informatie www. zeeuwsarchief.nl 22 Zie collegebesluit Corsa nr. 16INT02548: aansluiting bij het e-Depot van het Zeeuws Archief. 23 Zie ook regionaal risicoprofiel Zeeland 2019-2023, www.veiligheidsregiozeeland.nl 21

Pagina 15

KPI 4: Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding. Antwoord: deels

De informatiehuishouding moet voldoen aan allerlei wet- en regelgeving en kaders. Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 24 dient het college van B&W ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken”. Het doel van een dergelijk systeem is op structurele wijze te monitoren of het beheer van de informatie voldoet en blijft voldoen aan de minimaal daaraan te stellen wettelijk eisen. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar de verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldoen en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvindt. KPI 4.1 kwaliteitssysteem archiefbeheer * Een kwaliteitssysteem is in 2018 vastgesteld. In 2021 is dit kwaliteitssysteem verder uitgewerkt.

*Het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) geeft handvatten voor de

beleidsontwikkeling, inrichting en uitvoering van informatiebeheer(processen). Deze handreiking beschrijft wat op strategisch, tactisch en operationeel niveau geregeld moet worden om het informatiebeheer te stroomlijnen. Het kwaliteitssysteem van Goes kent drie niveaus: a. strategisch- beleid en planvorming (KIDO hoofdstuk 3) b. tactisch- organisatie en operationele inrichting (KIDO hoofdstuk 5) c. operationeel- verrichten processen, procedures en activiteiten. (KIDO hoofdstuk 6-9) *Er worden systematisch de volgende kwaliteitscontroles uitgevoerd: In 2021 zijn de volgende taken m.b.t. het kwaliteitssysteem uitgevoerd: -

Werkproces kwaliteitscontroles. Uitvoering geven aan kwaliteitscontroles. Dagelijks steekproefsgewijs kwaliteitscontroles in het zaaksysteem incl. terugkoppeling aan collega’s. Uitvoering geven aan kwaliteitscontroles met terugwerkende kracht. Overzicht alle informatiesystemen organisatie breed en bijbehorende werkprocessen.

Bewaarstrategie Voor de duurzaamheid van digitale archiefbescheiden is een bewaarstrategie noodzakelijk. Hierin beschrijft men hoe digitale archiefbescheiden leesbaar en toegankelijk worden gehouden; hierin beschrijft men hoe te handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale bewaring (bijvoorbeeld opslagformaat of drager) wijzigt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Een bewaarstrategie moet zijn vastgesteld en geïmplementeerd. De Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) bevat een overzicht van relevante kaders voor duurzame toegankelijkheid. 25 De gemeente Goes heeft geen bewaarstrategie vastgesteld. PI 4.2. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark *Door de gemeente is een gemeentelijke archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats. 26 Het gemeentearchief Goes geeft inzage in archieven van de gemeente Goes (inclusief de stad Goes vanaf de vijftiende eeuw),

24 Actualisatie vanaf 1 januari 2014

25 Zie www.nationaalarchief.nl, d.d. 26 januari 2020 (preservering)

26 Gemeentearchief Goes archief is vanaf 1 januari 2017 onderdeel van de afdeling Facilitaire Zaken.

Pagina 16

maar ook in de archieven van de dorpen Kloetinge, Wilhelminadorp, Kattendijke, Wolphaartsdijk, OudSabbinge, ’s-Heer Arendskerke en ’s-Heer Hendrikskinderen. *Het Gemeentearchief Goes werkt niet op basis van een kwaliteitszorgsysteem of een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden. *Het Gemeentearchief Goes doet niet mee aan een landelijke benchmarking. KPI 4.3 Archivaris *De gemeente heeft een gemeentearchivaris benoemd die in het bezit is van het diploma archivistiek. *De gemeentearchivaris heeft de wettelijke taken toezicht te houden op de niet-overgebrachte archiefbescheiden (archiefbescheiden jonger dan 20 jaar) en beheert de archiefbescheiden (ouder dan 20 jaar) die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. *De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wrna) is op 1 januari 2020 in werking getreden. De Archiefwet wordt daarop aangepast (artikel 32). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluit. Een aanwijzingsbesluit in inmiddels vastgesteld. KPI 4.4. Verslag toezicht archiefbeheer a. In de archiefverordening (artikel 2) is aangegeven dat de gemeentearchivaris voert een jaarlijkse archiefinspectie uit op de niet overgebrachte archieven (archiefbescheiden jonger dan 20 jaar). Dit verslag wordt vervolgens naar college en raad verzonden.

De jaarlijkse archiefinspectie over 2021 is niet uitgevoerd. Het jaar 2021 is door de Coronacrisis een opmerkelijk jaar geweest en bleek archiefinspectie onmogelijk. Er is dan ook besloten een tweejaarlijkse rapportage aan te leveren (2020-2021). Over het jaar 2022 zal weer een jaarlijks verslag worden aangeleverd. b. De gemeentearchivaris stelt jaarlijks een verslag op ten behoeve van de horizontale verantwoording (KPI’s) voor het college en de raad. Dit verslag wordt jaarlijks voor 15 juli naar Gedeputeerde Staten verzonden (Wet Generiek toezicht 2012). Naast de reguliere werkzaamheden voert de gemeentearchivaris toezicht uit voor Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking de Bevelanden. De samenwerking met de gemeente Noord-Beveland voor wat betreft de uitvoering van de archieftaken is op 21 juli 2021 beëindigd. KPI 4.5 Verslag beheer archiefbewaarplaats De gemeentearchivaris stelt (twee)jaarlijks een verslag op over het beheer van het overgebrachte archief (archiefbescheiden ouder dan 20 jaar). In dit verslag komen facetten aan de orde als: formatie, dienstverlening, beheer van archieven en collecties, educatie, expositie en publicaties. Dit jaarverslag wordt vastgesteld door het college van B&W en vervolgens ter kennisname aan de raad verzonden.

KPI 4. Aanbevelingen voor 2022 Hoofdstuk en paragraaf KPI 4.1

Onderwerp

Toelichting

Kwaliteitssysteem informatiebeheer

Op 22 mei 2018 is het kwaliteitssysteem informatiebeheer vastgesteld. In dit voorstel is opgenomen dat er jaarlijks een evaluatie zal plaatsvinden.

Aanbeveling voor 2022

-Uit de archiefinspectie blijkt dat er geen sprake is van jaarlijkse monitoring. Zorg dat er jaarlijks wordt geëvalueerd. -maak een uitsplitsing per doelstelling van het kwaliteitssysteem in een verbeterplan, waarin wordt aangegeven de stand van zaken sinds de 0meting

Pagina 17

KPI 4.2

Kwaliteitszorgsysteem Gemeentearchief Goes

KPI 4.4.

Verslag toezicht archiefbeheer

Deze archieforganisatie werkt niet op basis van een kwaliteitszorgsysteem. De organisatie doet niet mee aan een landelijke benchmarking Door de coronacrisis is er geen archiefinspectie uitgevoerd in 2021.

Onderzoek de toepassing van een kwaliteitszorgsysteem voor het Gemeentearchief Goes Stel een 2-jaarlijks rapport op over de niet overgebrachte archieven (2020-2021).

KPI 5: Ordening, authenticiteit en context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden Hoofdvraag: geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Antwoord; deels

Het College van B&W dient een overzicht te hebben van archief- en informatiebeheer op organisatie breed niveau. Hierbij gaat het om alle aanwezige informatiesystemen en (vak)applicaties. De gegevens hierin moeten op een logische wijze geordend en toegankelijk zijn. Bij deze KPI is het van belang dat de Gemeente Goes het gehele informatiebeheer in kaart heeft. De vraag is of de gemeente beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordening structuur. In dit overzicht moet o.a. ook worden opgenomen: a. Post- of dossierregistratie, zaak- of documentmanagementsysteem b. Andere applicaties waarin zich te bewaren informatie bevindt. c. De gemeentelijke websites d. Digitaal te bewaren ruimtelijke plannen. e. Databases f. Werkarchieven (mailapplicaties, netwerkschijven of op papier). g. Sociale mediakanalen KPI 5.1. Geordend overzicht analoog en digitaal *Overzicht gehele informatiebeheer niet overgebrachte archieven Deze lijst is deels opgemaakt; de volledige lijst zal het eerste kwartaal van 2022 worden aangeleverd. Geordende overzicht; zaakgericht werken Zoals alle gemeenten, is de informatiehuishouding van de gemeente Goes in hoog tempo gedigitaliseerd. De gemeente Goes heeft halverwege 2019 het zaakgericht werken geïmplementeerd.

Zaakgericht werken is een procesgerichte manier van werken die in het mogelijk maakt dienstverlening, bedrijfsvoering en informatievoorziening te verbeteren. Werkprocessen kunnen volledig digitaal worden afgehandeld, vanaf de intake tot archivering. Er wordt gebruik gemaakt van een zaaktypencatalogus. *Overzicht nog te bewerken archieven. Een van de kerntaken van het Gemeentearchief Goes is het toegankelijk maken van archieven en collecties (ouder dan 20 jaar) om de openbaarheid aan de burger te kunnen garanderen. Voor de overgebrachte archieven moeten de archiefbescheiden zijn geborgd door één toegang. In 2019 is de implementatie van een archief beheersysteem (Atlantis) afgerond. Dit betreft één centrale toegang op alle archieven en collecties zoals o.a. de fotocollectie, film- en geluidsmateriaal, notariële akten, archieven, bibliotheek. In 2022 zal een plan van aanpak worden opgesteld voor verdere inventarisatie van de te bewaren archieven.

Pagina 18

KPI 5.2. Authenticiteit en context analoog en digitaal Metadata zijn onlosmakelijk verbonden met informatieobjecten. Zij zijn essentieel voor het behoud van authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van informatieobjecten. Met behulp van metadata kunnen informatieobjecten duurzaam toegankelijk gemaakt en gehouden worden. 27 Het vastleggen van metadata door overheidsorganisaties is verankerd in archiefwet- en regelgeving. Met name de archiefregeling stelt eisen omtrent het vastleggen van metadata. Overheidsorganisaties dienen daarbij een metagegevensschema vast te leggen. Dit draagt bij aan de standaardisatie van metadatering door overheden zodat de uitwisseling van informatie tussen (overheids)organisaties verbeterd wordt en is ook noodzakelijk bij overbrenging van (digitale) archiefbescheiden naar een eDepot. Een metagegevensschema legt de structuur vast waarin metagegevens worden vastgelegd. De definitieve versie van de standaard Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO) is in 2021 opgeleverd. Dit is de opvolger van het Toepassingsprofiel metagegevens Lokale Overheden (TMLO). Belangrijke verbeteringen zijn dat er meer mogelijkheden zijn om gegevens vast te leggen en toevoegen van heldere richtlijnen die het uitwisselen van gegevens vergemakkelijken. Metadatavelden niet-overgebrachte archieven.

*Bij de registratie in het zaaksysteem worden verschillende metadata gestructureerd vastgelegd, maar het wettelijk voorgeschreven metagegevensschema moet nog worden getoetst. *Toetsing zal nog zowel bij het zaaksysteem moeten plaatsvinden (postregistratie, dossierregistratie) als bij de andere systemen/applicaties die gebruikt worden binnen de organisatie. Deze toetsing zal moeten worden meegenomen in het kwaliteitssysteem. * Metadata worden vastgelegd in sjablonen die voor deze digitale documenten worden gebruikt. Aan de hand van de eisen die zijn vastgelegd in het kwaliteitssysteem, wordt gekeken of de metadatavelden consequent en kwalitatief zijn ingevuld. KPI 5.3. Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Het gebruikte archiveringsysteem moet de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig waarborgen dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is. Het archiveringssysteem (c.q. zaaksysteem) moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een aantal metagegevens. Niet overgebrachte archieven. Het zaaksysteem van de gemeente Goes is doorzoekbaar aan de hand van een aantal gestructureerde metadata, zodat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn gevonden kan worden.

* De overgebrachte archieven De fysieke archieven zijn ontsloten via fysieke inventarissen/plaatsingslijsten. Deze fysieke inventarissen zijn geïmplementeerd in een archiefbeheersysteem; zij zijn omgezet naar een digitale toegang op de archieven. Dit systeem verzorgt de portaalfunctie voor de toegang tot de collecties via de website van het gemeentearchief; beeldmateriaal van diverse collecties/archieven (beeldbank, catalogi van de bibliotheek, indexen van de burgerlijke stand/bevolking, notariële akten en inventarissen). Deze kunnen dan door de bezoeker thuis worden bekeken. 28 * Op de website van de gemeente Goes staat een register van toegankelijkheidsverklaringen van de website(s). De website van het Gemeentearchief valt onder de website van de gemeente Goes. Het content van deze websites is vrijgesteld van toegankelijkheid.

Metadata zijn de gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Metadata bij een bepaald document kunnen zijn; de auteur, de datum van het schrijven, adresgegevens e.a. 28 De visie van de gemeente Goes op het archief is vastgelegd in het document ‘Van voorbodeboek naar e-Depot’ (2012). 27

Pagina 19

KPI 5.4 Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Bij deze vraag moet worden aangegeven of de gemeente Goes duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden gebruikt. *Filmmateriaal/ DVD’s zijn overgezet naar ons archiefbeheersysteem zodat zij digitaal te bekijken zijn. KPI 5.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Onder verpakkingsmaterialen verstaan we archiefmappen- en omslagen; tab-stroken, archiefdozen, etiketten. De eisen voor deze verpakkingsmaterialen zijn vastgelegd in de archiefregeling. De gemeente gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden zoals archiefmappen- en omslagen, tab-stroken, archiefdozen, etiketten. *De kwaliteitseisen van deze materialen zijn echter niet schriftelijk vastgelegd; er ontbreekt een totaaloverzicht.

KPI 5.6 Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van de archiefbescheiden na tenminste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn? *Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte of archiefbewaarplaats) in principe voldoende om te zorgen dat de te bewaren archiefbescheiden bij raadpleging na 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang laten zien. *Archiefbescheiden worden in een geconditioneerde archiefbewaarplaats bewaard. *Voor overgebrachte archieven is het regelmatige ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats. Verpakkingswerkzaamheden zijn door de coronacrisis in 2021 niet uitgevoerd. KPI 5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer RODIN is bedoeld als een begrijpelijke samenvatting van alle relevante wet- en regelgeving, normen en standaards. Het biedt een handvat voor inrichting, gebruik en beoordeling van een (in ontwikkeling zijnde) digitale beheeromgeving, waarin digitale archieven duurzaam en toegankelijk worden beheerd.

RODIN kan worden gebruikt als checklist en daarmee dienen als instrument voor good governance (adequate sturing, beheersing, verantwoording en toezicht) en kan inzicht geven in de mate waarin de organisatie op dit gebied ‘in control’ is. Het referentiekader heeft betrekking op de gehele digitale beheeromgeving. *De gemeente werkt niet op basis van RODIN of een of ander alternatief. Gebruik van RODIN is echter geen verplichting. RODIN kan geïntegreerd worden in het kwaliteitssysteem. *De gemeente werkt op basis van GIBIT. GIBIT staat voor Gemeentelijke Inkoop bij IT Toolbox. Deze uniforme inkoopvoorwaarden helpen gemeenten bij het professionaliseren van inkoop en ICT-diensten en producten. Artikel 28 van de GIBIT betreft de archivering: in dit artikel zijn enkele randvoorwaarden opgenomen. *de gemeente werkt op basis van Gemma Softwarecatalogus. De GEMMA softwarecatalogus is het online informatiesysteem waarin het gebruikte softwareaanbod voor gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden te vinden is. Per softwareproduct staan de functies en standaarden aangegeven die het pakket ondersteunt. Doel van dit instrument is voor overheidsinstanties om kennis en informatie uit te laten wisselen en de gebruikte software te laten vergelijken met andere gemeenten.

Daarnaast geeft de softwarecatalogus inzicht in het huidige en toekomstige softwareaanbod van de aangemelde ICT-leveranciers. *de gemeente maakt regelmatig back-up kopieën van informatie en deze kopieën worden getest in overeenstemming met het overeengekomen back-upbeleid (BIO). *In 2017 is voor de gemeente Goes de visie “duurzame informatiehuishouding” vastgesteld. Doel van deze visie was om beleid op korte termijn en voor langere termijn vast te leggen om zo de

Pagina 20

informatiehuishouding op orde te hebben zodat zonder problemen kan worden aangesloten bij een eDepot (=digitale archiefbewaarplaats) en zo duurzame toegankelijkheid van informatie in de te toekomst te borgen. Eén van de actiepunten in deze visie was het instellen van een informatiebeleidsplan en informatiebeheersplan. Bij een informatiebeheerplan wordt voor elke soort proces gebonden informatie -die door een organisatie wordt ontvangen, gecreëerd en verzonden wordt- metadata en beheerafspraken vastgelegd zodat er inzicht ontstaat in alle informatie dit bij het uitvoeren van de taken ontstaat. *vastgesteld beleid ten aanzien van duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden In 2017 is voor de gemeente Goes de visie “duurzame informatiehuishouding” vastgesteld. Doel van deze visie was om beleid op korte termijn en voor langere termijn vast te leggen. Eėn van de actiepunten in deze visie, is het vaststellen van een informatiebeleidsplan of een ander plan waarin wordt beschreven staat hoe men voldoet aan de Archiefwet en aanverwante regelgeving. Dit informatiebeleidsplan (en daaruit volgend het informatiebeheersplan) is in 2021 niet vastgesteld. 5.8 Aanvullende metagegevens digitaal Er zijn geen gegevens bekend over aanvullende metagegevens, de technische metagegevens.

Dit kunnen verwijzingen zijn naar de hard- en softwareomgeving waarop/waarin de informatie is ontstaan, opslagformaten en compressiegegevens. Voor zover technische metadata worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema. Echter er is gestart met de toepassing van het zogenaamde MDTO, echter dit heeft vertraging opgelopen door allerlei omstandigheden zoals de Coronacrisis. 5.9 Opslagformaten De Gemeente Goes schrijft geen bepaald opslagformaat verplicht voor. Opslagformaat zouden moeten voldoen aan een open standaard om uitwisseling met andere systemen mogelijk te maken. Dit zou moeten worden meegenomen in de bewaarstrategie. 5.10 Functionele eisen In een digitale omgeving moet daarnaast ook het gedrag worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor de opslag van gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie.

Er zou in samenspraak met de applicatiebeheerder en functioneel beheerder een overzicht gemaakt moeten worden van de bestandsformaten die als geschikt zijn beoordeeld voor duurzame vastlegging van informatie. 5.11. Voorzieningen compressie en encryptie Encryptie (=coderen) wordt gebruikt om gegevens veilig uit te kunnen wisselen. Gebruik van compressietechniek (=kleiner maken van bestanden) is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Er zijn geen voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van archiefbescheiden indien men gebruik maakt van compressie- en of encryptietechnieken. Dit onderdeel zou ook deel uit moeten maken van de bedoelde bewaarstrategie. Bewaarstrategie Voor de duurzaamheid van digitale archiefbescheiden is een bewaarstrategie noodzakelijk. Hierin beschrijft men hoe digitale archiefbescheiden leesbaar en toegankelijk worden gehouden; hierin beschrijft men hoe te handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale bewaring (bijvoorbeeld opslagformaat of drager) wijzigt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Een bewaarstrategie moet zijn vastgesteld en geïmplementeerd. De Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) bevat een overzicht van relevante kaders voor duurzame toegankelijkheid.

29 De gemeente Goes heeft geen bewaarstrategie vastgesteld. Onderdeel van deze bewaarstrategie is een onderzoek naar het gebruik en de verplichting van open standaarden en dragers. Gezien de aansluiting bij een e-depot in de toekomst, is dit zeer noodzakelijk. Neem in deze bewaarstrategie ook de voorzieningen voor compressie, encryptie, converteren en migreren mee. 29 Zie www.nationaalarchief.nl, d.d. 26 januari 2020 (preservering)