B04. KPI-verslag 2023

Pagina 22

Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Het gebruikte zaaksysteem moet de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig waarborgen dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is. Het zaaksysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een aantal metagegevens. Het zaaksysteem van de gemeente Goes is doorzoekbaar aan de hand van een aantal gestructureerde metadata. Fysieke stukken kunnen via het zaaksysteem worden opgevraagd. Systeem voor duurzaamheid analoog. De gemeente Goes gebruikt duurzame materialen bij het opmaken, beheren en opslaan van analoge archiefbescheiden. Deze archiefbescheiden worden in goede materiele staat gebracht en gehouden, waarmee de duurzaamheid van analoge bescheiden is geborgd. Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte of archiefbewaarplaats) in principe voldoende om te zorgen dat te bewaren bescheiden bij raadpleging na 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang laten zien. Dit is alleen niet schriftelijk vastgelegd. Dit zal als actiepunt voor 2024 worden aangegeven Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Rodin 2.0 (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer) is een handzaam toetsingsinstrument.

Het kan gebruikt worden voor het bepalen van, sturen op en verantwoording afleggen over de kwaliteit van de beheeromgeving waarin digitale informatie bij organisaties ontstaat of wordt ontvangen. RODIN wordt bij de gemeente Goes niet als toetsingsinstrument gebruikt. Dit is echter ook geen verplichting. Het kwaliteitssysteem wordt als referentiekader gebruikt. Opslagformaten De gemeente Goes schrijft geen bepaald opslagformaat verplicht voor. Opslagformaat zouden moeten voldoen aan een open standaard om uitwisseling met andere systemen mogelijk te maken. Deze bewaarstrategie zal worden meegenomen in het kwaliteitssysteem. KPI 5: Aandachtspunten 2024 Vastgesteld beleid Een zogenaamde i-Visie is in 2023 worden opgesteld. Deze I-visie is bindend voor alle organisaties die deelnemen aan GR Samenwerking de Bevelanden. Deze visie helpt de komende jaren bij het maken van keuzes op het gebied van ICT, informatievoorziening en informatiebeheer en zorgt voor de benodigde kaders. Stel een informatiebeheerplan op wat praktische uitvoering geeft aan de Ivisie. Geordend overzicht van de totale digitale informatiehuishouding Ook ontbreekt een totaaloverzicht van archiefbescheiden die op netwerkschijven wordt beheerd. Het is belangrijk om te weten in hoeverre medewerkers werkarchieven op netwerkschijven aanleggen die bij niet in de daarvoor bestemde applicatie worden opgeslagen.

Er is ook geen duidelijk inzicht in archiefbescheiden die staan opgeslagen in e-mailboxen en de sociale mediakanalen van de gemeente Goes en zijn bestuurders. Beleid voor de archivering van o.a. tekstberichten ontbreekt. Er dienen duidelijke afspraken gemaakt te worden waar de officiële documentenopslag plaats hoort te vinden. Werk het uitvoeringsplan “informatiehuishouding in control” verder uit. Authenticiteit en context analoog en digitaal Bij de registratie in het zaaksysteem worden verschillende metadata gestructureerd vastgelegd, maar het wettelijk voorgeschreven metagegevensschema moet nog worden getoetst. Hieraan zal uitvoering worden gegeven in 2024.

Pagina 23

Systeem voor duurzaam analoog Er zal schriftelijk worden vastgelegd welke duurzame materialen wordt gebruikt bij het opmaken, beheren en opslaan van analoge archiefbescheiden. Opslagformaten De gemeente Goes schrijft geen bepaald opslagformaat verplicht voor. Opslagformaat zouden moeten voldoen aan een open standaard om uitwisseling met andere systemen mogelijk te maken. Deze bewaarstrategie zal worden meegenomen in het kwaliteitssysteem.

KPI 6: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding Hoofdvraag: weegt de gemeente Goes zorgvuldig af wanneer het gebruik van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

Vervanging De Archiefwet 1995 geeft de zorgdrager de mogelijkheid om papieren archiefbescheiden te vervangen door reproducties en vervolgens de te vervangen archiefbescheiden te vernietigen. De reproducties krijgen dan de status van origineel. Het vaststellen van een zogenaamd vervangingsbesluit zou zo kunnen bijdragen aan verdere digitalisering en een hybride werkwijze kunnen voorkomen. Bij de gemeente Goes is een dergelijk vervangingsbesluit vastgesteld. Converteren en migreren Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit protocol conversie/migratie zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie. In 2023 is een migratieplan opgesteld voor migratie/conversie van Squit-XO naar RX-mission bij de RUD. RX-mission een applicatie waar omgevingswet-verzoeken of aanvragen vanuit bijzondere wetten in worden behandeld. Hotspotmonitor Hotspots zijn gebeurtenissen die maatschappelijke beroering veroorzaken, van bijzondere betekenis zijn voor de inwoners en in de media veel aandacht hebben getrokken.

Vanuit cultuur-historisch perspectief is het van belang om de archieven over hotspots veilig te stellen en te bewaren. De coronacrisis en de oorlog in Oekraïne zijn aangewezen als hotspots. Deze hotspots zijn echter geen onderdeel van een hotspotmonitor. Een hotspotmonitor is een aanvullend instrument op de selectielijst van de Rijksoverheid. Door de gemeente Goes is besloten dit beleidsdocument niet op te stellen omdat het nogal wat impact heeft op de organisatie; het kost veel tijd voor zowel de inrichting als de uitvoering. Archiefselectielijst, vernietiging en verklaringen Lang niet alle archiefbescheiden komen voor blijvende bewaring in aanmerking. Het vernietigen van de daarvoor in aanmerking komende bescheiden is een wettelijke plicht, waarbij zorgvuldigheid in de afweging van de belangen van de bedrijfsvoering, de democratische controle en de cultuurhistorie zeer belangrijk is. Voor vernietigen worden de selectielijsten gebruikt die door de VNG worden opgesteld. In een selectielijst wordt aangegeven of archiefbescheiden voor blijvende bewaring of vernietiging in aanmerking komen. Bij archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen staat na welke termijn de stukken moeten worden vernietigd. In het zaaksysteem wordt de bewaartermijn vastgelegd en meegenomen in het metadata-schema. Het jaar van vernietiging wordt vastgelegd.

Bij de gemeente Goes wordt jaarlijks volgens een vastgestelde procedure archiefbescheiden vernietigd. Volgens een vaststaande procedure worden jaarlijks de afdelingshoofden van de te vernietigen archiefbescheiden geraadpleegd voordat de vernietiging plaatsvindt. Er worden verklaringen van vernietiging opgesteld die ten minste een specificatie bevatten van de vernietigde archiefbescheiden. Vernietiging vindt plaats na akkoord van de gemeentearchivaris en de beheerder.

Pagina 24

Echter, we hebben alleen de selectie en vernietiging binnen het zaaksysteem in beeld. Door verdere inventarisatie van informatiebeheersystemen zullen we in beeld moeten brengen wat de stand van zaken is binnen deze systemen. Vervreemding, besluiten en verklaringen Ven vervreemding is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie. Bij vervreemding gaat het volledige eigendom over naar een andere partij. In 2023 is geen sprake geweest van vervreemding of overdragen van archiefbescheiden. KPI 6: Aandachtspunten 2024 Conversie/migratie  Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een protocol waarin beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Een protocol zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie. Dit protocol zal door de hele organisatie moeten worden gehanteerd. Selectie en vernietiging  De gemeente Goes volgt hiervoor een vastgestelde procedure; er wordt jaarlijks vernietigd. Het wordt echter niet in alle vak-applicaties jaarlijks vernietigd. Dit zal in beeld moeten worden gebracht.

KPI 7: Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Hoofdvraag: Brengt de gemeente Goes het principe van de archiefwet “te bewaren archiefbescheiden” na 20 jaar overbrengen in de praktijk?

Informatie met (cultuur)historische waarde of om een andere reden van blijvende waarde, zoals milieu-informatie of betreffende unieke gebeurtenissen, wordt blijvend bewaard. De wettelijke overbrengingstermijn is 20 jaar. Na deze 20 jaar moeten de digitale en fysieke archiefbescheiden worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats of een e-Depot. Bij overbrenging van deze archieven kan de openbaarheid worden beperkt. Overbrenging fysieke archiefbescheiden na 20 jaar De te bewaren fysieke archiefbescheiden van de gemeente Goes, ouder dan 20 jaar, moeten worden overgebracht naar de daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats. Het college van B&W maakt als zorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op. In 2022 zijn er geen archiefbescheiden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Overbrenging digitale archiefbescheiden na 20 jaar Een aandachtspunt voor de komende jaren is dat de gemeente Goes klaar moet zijn om in de nabije toekomst digitale documenten en dossiers uit het zaaksysteem en uit (vak)applicaties naar de “digitale archiefbewaarplaats” te kunnen overbrengen. In dat geval zal dit een e-Depot moeten zijn. Een e-Depot is een niet wettelijke benaming voor de digitale archiefbewaarplaats.

De gemeente Goes heeft niet de beschikking over een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-Depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de archiefregeling voldoet. Inmiddels is de gemeente Goes aangesloten bij het Zeeuws brede overleg om deel te nemen aan een regionaal e-depot.

Pagina 25

KPI 7: Aandachtspunten 2024 Overbrenging digitale archiefbescheiden na 20 jaar Een nieuwe Archiefwet worden vastgesteld. De overbrengingstermijn wordt gewijzigd van 20 jaar naar 10 jaar. Overbrenging van zowel fysieke als digitale documenten zal versneld plaatsvinden. De nieuwe Archiefwet zal op zijn vroegst op 1 januari 2025 worden vastgesteld. Een aandachtspunt voor de komende jaren is dat de gemeente Goes klaar moet zijn om in de nabije toekomst digitale documenten en dossiers uit het centrale zaaksysteem en (vak)applicaties naar de “digitale archiefbewaarplaats” te kunnen overbrengen. In dat geval zal dit een e-Depot zijn. Er moet duidelijk zijn onder welke voorwaarden aansluiting gewenst is. Tref voorbereidingen voor de overbrenging van digitale archiefbescheiden naar het Zeeuws e-Depot; bekijk aan welke voorwaarden de digitale archiefbescheiden moeten voldoen om overgebracht te kunnen worden.

KPI 8: Ter beschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente Goes in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

De archieven zijn in principe altijd openbaar. Dit vergroot de transparantie van bestuur en zorgt ervoor dat iedereen kan bijdragen aan de democratie. Wanneer organisaties hun overheidsinformatie overbrengen naar een archiefbewaarplaats, zijn ze meestal al 20 jaar oud. Daarom is het uitgangspunt van de Archiefwet dat de archieven na overbrenging openbaar zijn. Toch kan het noodzakelijk zijn ook na 20 jaar de openbaarheid te beperken. Dit kan onder bepaalde voorwaarden. De beheerder bepaald bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats of de openbaarheid wordt beperkt. Beschikbaarheid originelen en dubbelen De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor iedereen kosteloos te raadplegen op de studiezaal. Hier moet aan worden toegevoegd, dat dit wel uitsluitend de archiefbescheiden zijn die openbaar zijn. In de legesverordening 2023 van de Gemeente Goes is vastgelegd dat ieder op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van archiefbescheiden kan laten maken. Beperking openbaarheid na overbrenging Archiefbescheiden zijn openbaar op het moment van overbrenging, na uiterlijk 20 jaar. Indien een bij de overbrenging van een archief een eventuele beperking van de openbaarheid is gesteld, is dit schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet.

De beperkingscriteria zijn; eerbiediging persoonlijke levenssfeer, belang van staat of bondgenoten, voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel derden.

Bij het beperken van de openbaarheid wordt advies ingewonnen van de beheerder van de archiefplaats. Het college heeft als zorgdrager het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden opgenomen in een verklaring van overbrenging. Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar In principe zijn volgens de Archiefwet 1995 alle stukken na 20 jaar openbaar, mits de openbaarheid beperkt wordt (artikel 15 Archiefwet). Er kan een machtiging tot opschorting van openbaarheid worden aangevraagd bij Gedeputeerde Staten tot een maximum van 75 jaar. Dit heeft in 2023 niet plaatsgevonden. Afwijzing raadpleging of gebruik

Pagina 26

De beheerder heeft geen regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiele toestand of onveiligheid van de verzoeker. De beheerder heeft kan regels formuleren omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiele toestand of onveiligheid van de verzoeker. In 2022 heeft het college van B&W een reglement vastgesteld voor het in bruikleen geven van objecten (c.q. archiefbescheiden) aan culturele instellingen. Uitleningen raadpleging of gebruik Uitlening van overgebrachte archieven voor een bepaalde tijd aan een archiefvormend orgaan heeft in 2023 niet plaatsgevonden. Regulering fysiek bezoek en gebruik Er is geen reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats. Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. Dit klanten- of bezoekersreglement is niet opgesteld bij het Gemeentearchief Goes. Regulering digitaal bezoek en gebruik De archieforganisatie beschikt over een digitale frontoffice met een toegang tot de collectie (registratie). Een digitale toegang tot het bezoek- en gebruiksreglement ontbreekt echter op de website. Aangezien wij gebruik maken van een digitale frontoffice voor de bezoeker, is het noodzakelijk het klanten- of bezoekersreglement te bekijken en te vernieuwen.

Levering van informatie op grond van de Wet hergebruik heeft niet plaatsgevonden KPI 8: Aandachtspunten 2024 Regulering fysiek bezoek en gebruik Er is geen reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats. Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. Dit bezoekersreglement ontbreekt ook op de website van het gemeentearchief. Stel een bezoekersreglement op en maak gebruik van het kwaliteitshandvest van de BRAIN.

www.goes.nl