B04. KPI-verslag 2023

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995, verslagjaar 2023

www.goes.nl

2

Inhoudsopgave 1.Inleiding

3

2.Leeswijzer

4

3.Managementsamenvatting

6

4.Toelichtend en puntsgewijs verslag

13

KPI 1: KPI 2: KPI.3: KPI 4: KPI 5:

13 16 17 20

KPI 6: KPI 7: KPI 8:

Lokale regelgeving Middelen en mensen Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-Depot Interne kwaliteitszorg en toezicht Ordening, authenticiteit en context, toegankelijkheid en duurzaamheid Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Ter beschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden

21 23 24 25

Pagina 3

1. Inleiding De Archiefwet 1995 verplicht gemeenten en intergemeentelijke organen archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden. Over de uitvoering van de Archiefwet dient het college van B&W zich in de eerste plaats te verantwoorden aan gemeenteraad. Inter Bestuurlijk Toezicht (IBT)

De Provincie Zeeland maakt van de verantwoordingsinformatie voor de gemeenteraad gebruik bij het uitoefenen van het interbestuurlijk toezicht. Dit noemen we “horizontale verantwoording”. 1 Op 14 februari 2023 hebben de Gedeputeerde Staten het beleidskader Generiek interbestuurlijk toezicht 2023-2027 vastgesteld. Dit beleidskader beschrijft de focus en doelstelling van het toezicht, terwijl de uitvoeringsagenda IBT praktische invulling biedt. Jaarlijks stelt GS de uitvoeringsagenda IBT bij, om in te spelen op relevante ontwikkelingen. De Provincie fungeert als toezichthouder voor diverse wetten, waarbij actief toezicht plaatsvindt op domeinen zoals archief- en informatiebeheer. Het IBT heeft als doel bij te dragen aan de verbetering van de kwaliteit van de taakuitvoering door lokale overheden. Ingrijpen gebeurt alleen wanneer wettelijke medebewindstaken niet correct worden uitgevoerd of besluiten in strijd zijn met het algemeen belang of recht. 2 De archief KPI’s in het kort De VNG (=Vereniging van Nederlandse Gemeenten) heeft – om de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven te ondersteunen – een raamwerk van vragen ontwikkeld. Dit raamwerk noemen we de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Door de beantwoording van deze archief KPI’s blijkt in hoeverre de gemeenten en intergemeentelijke organen aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet.

De archief KPI’s bieden een kapstok voor de jaarlijkse verslaglegging aan het college van B&W en de gemeenteraad. In het algemeen gesproken is van belang dat het raamwerk van archief KPI's een bestuurlijk verantwoordinginstrument is en geen kwaliteitsinstrument. De archief KPI’s geven een generiek overzicht van de belangrijkste factoren van goed archief- en informatiebeheer. Ook brengen de archief KPI’s een uniformering aan in de wijze waarop dit gebeurt, waardoor prestaties van de gemeenten en intergemeentelijke organen onderling vergeleken kunnen worden. De gemeentearchivaris is ambtelijk verantwoordelijk voor het opmaken van het KPI-verslag. Het college van B&W dient daarbij de onafhankelijkheid in acht te nemen van de horizontale toezichthouder (c.q. gemeentearchivaris). De toezichthouder werkt weliswaar voor het college van B&W, maar wel vanuit een eigen zelfstandige verantwoordelijkheid. Het KPI-verslag dient dan ook ongewijzigd naar de gemeenteraad en de Provincie Zeeland te worden verzonden. Verbeterplan

In een overleg tussen de gemeentearchivaris, teamcoördinator DIV en het afdelingshoofd FZ worden de aanbevelingen uit dit verslag besproken en door team DIV met behulp van een ´verbeterplan’ uitgevoerd. M.J. Louisse, gemeentearchivaris gemeente Goes April 2024

Zie wet Revitalisering Generiek Toezicht, 1 oktober 2012. Het specifieke toezicht door de provincies werd vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke c.q intergemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet 2 Zie ook Verordening systematisch toezichtinformatie Provincie Zeeland 2024. 1

Pagina 4

2. Leeswijzer De term “verslag horizontale verantwoording via Kritische Prestatie Indicatoren” wordt afgekort tot “KPI-verslag”. Overgebrachte en niet overgebrachte archieven De termen overgebrachte en niet-overgebrachte archieven worden regelmatig gebruikt. Overgebrachte archieven zijn de archieven die we moeten bewaren en die na 20 jaar overgebracht worden naar de archiefbewaarplaats of e-Depot (=digitale archiefbewaarplaats). Niet overgebrachte archieven zijn de archieven die jonger zijn dan 20 jaar en die nog worden gebruikt in de lopende administratie. Dit betreft zowel digitale als fysieke archiefbescheiden. Zorg en beheer De gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een gemeentearchivaris. Beheer betreft de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de archieven. Beheer kunnen we definiëren als het organiseren en uitvoeren van de archiefvorming, het ontsluiten en toegankelijk maken, het selecteren en vernietigen volgens de selectielijsten en het beschikbaar stellen van archiefbescheiden. De zorgdrager (c.q. het college van B&W) heeft de verplichting te zorgen voor voorzieningen om dit te kunnen uitvoeren. Met zorg voor de archieven bedoelen we de bestuurlijke verantwoordelijkheid van een overheidsorgaan voor de uitvoering van de Archiefwet. De zorgdrager is degene die bij of krachtens de wet is belast met de zorg.

Deze verantwoordelijkheid betreft in het bijzonder het opstellen van doeltreffende interne regelingen voor het beheer en financiële, personele en materiele hulpmiddelen. Kritische Prestatie-Indicatoren

Per KPI wordt omschreven in welke mate de zorg voor en het beheer van de archieven momenteel voldoen aan de wettelijk daaraan te stellen eisen. De door de VNG opgestelde KPI’s besteden aandacht aan de onderstaande acht thema’s: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Lokale regelingen; Middelen en mensen; Archiefruimte(n) en applicaties, archiefbewaarplaats en e-Depot; Interne kwaliteitszorg en toezicht; Ordening, authenticiteit en context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden; Vervanging, conversie/migratie, selectie en vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden; Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden.

In de KPI-vragenlijst die als leidraad wordt gebruikt, is elke KPI onderverdeeld in hoofd- en deelvragen. Elk hoofdstuk van het verslag begint met een hoofdvraag. Per deelvraag wordt een korte toelichting gegeven op het betreffende onderwerp, gevolgd door een stand van zaken in het verslagjaar 2023 en aandachtspunten voor 2024. De Provincie Zeeland, die deze rapportage ook ontvangt, beoordeelt of de gemeente Goes aan de archiefwet- en regelgeving voldoet, of dat er sprake is van taakverwaarlozing.

Pagina 5

Afkortingen gebruikt in het verslag B&W DIV FZ GR GRDB HRM ICT I-visie KPI’s VNG RUD SIO WIZ ZGW

Burgemeester en Wethouders Documentaire Informatie Voorziening Facilitaire Zaken Gemeenschappelijke Regeling Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking de Bevelanden Human Resource Management Informatie- en Communicatie Technologie Visie op het gebied van de ICT, informatievoorziening en informatiebeheer Kritische Prestatie Indicatoren Vereniging van Nederlandse Gemeenten Regionale Uitvoerings Dienst Strategisch Informatie Overleg Werk Inkomen en Zorg Zaakgericht Werken

Pagina 6

3. Managementsamenvatting Ten behoeve van bestuur en management wordt “het toelichtend en puntsgewijs verslag” voorafgegaan door een samenvatting van de resultaten van de KPI’s. De samenvatting wordt grafisch ondersteund door de groene, oranje en rode icoontjes, waarmee in een oogopslag een beeld wordt verkregen van de kwaliteit van de informatiehuishouding en in welke mate de Gemeente Goes aan de wettelijke eisen voldoet. Voor een uitgebreidere toelichting per KPI wordt verwezen naar hoofdstuk 4: Toelichtend en puntsgewijs verslag, pagina 13. Mate waarin de gemeente Goes voor de betreffende KPI-categorie aan de wettelijke eisen voldoet: Voldoet, geen actie noodzakelijk Voldoet gedeeltelijk, maar er zijn aandachtspunten Voldoet niet, actie noodzakelijk KPI 1: Lokale Regelgeving Regelgeving De Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer zijn de basis aan de hand waarvan de gemeente Goes de Archiefwet 1995 vormgeeft. De lokale regelgeving voldoet aan de wettelijke eisen. De Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer zijn in 2018 vastgesteld. Deze lokale regelgeving moet pas na de vaststelling van de nieuwe Archiefwet (vermoedelijk 1 januari 2026) opnieuw worden vastgesteld. SIO-overleg Met het SIO wordt een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en kwaliteit van de informatiehuishouding.

Het is daarbij zaak dat alle relevante kennis en expertise in het informatiedomein bijeen worden gebracht door besluitvormers, beleidmakers, inhoudelijke deskundigen, ICT-specialisten, archivarissen en documentair informatiespecialisten. Dit SIO-overleg wordt 3-maandelijks ingepland. Wijziging overheidstaken Het college van B&W treft bij wijziging van overheidstaken adequate voorzieningen omtrent de zorg bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht (vervreemding) van taken aan andere overheidsorganen. In dit verband is het belangrijk om te controleren of de zorg voor en beheer van archiefbescheiden in overeenkomsten voldoende zijn geborgd. De laatste vijf jaar heeft een dergelijke situatie bij de gemeente Goes niet plaatsgevonden. Gemeenschappelijke Regelingen en andere samenwerkingsverbanden Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in Gemeenschappelijke Regelingen (GR’s). Wanneer de gemeente taken of bevoegdheden op basis van mandaat overbrengt, dan blijft het college van B&W zorgdrager en verantwoordelijk voor de eigen archivering. Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is er sprake van overdracht van taken. De GR is dan verantwoordelijk voor het informatie- en archiefbeheer. 

Het informatiebeheer van GR Samenwerking de Bevelanden is inzichtelijk gemaakt. Dit is een samenwerkingsverband tussen de vijf Bevelandse gemeenten op het gebied van ICT, WIZ en HRM.

Pagina 7

Actiepunten voor 2024: 



Opstellen van een memo waarin inzichtelijk wordt gemaakt wie verantwoordelijk is voor het informatiebeheer bij de GR’s waaraan de gemeente Goes deelneemt. De archivering van de RUD heeft al speciale aandacht. Gemeente Goes is centrumgemeente voor de RBL (Regionaal Bureau Leerplicht). RBL is als bureau een onderdeel van de afdeling Samenleving. Er wordt in 2024 archiefinspectie uitgevoerd bij de RBL.

Ketenorganisaties Ketens zijn organisaties die, naast hun eigen taken, een gezamenlijke doelstelling nastreven. Iedere keten heeft een specifieke taak. De complexiteit van ketensamenwerking en van keteninformatisering draagt bij een aantal specifieke problemen t.a.v. archivering. De ketenorganisaties bij de gemeente Goes moeten stap voor stap inzichtelijk worden gemaakt. Op de terreinen van jeugd, zorg, werk en inkomen hebben de gemeenten vanaf 1 januari 2015 veel meer verantwoordelijkheid gekregen. In de nieuwe situatie van het zogenaamde “Sociaal domein” hebben de gemeenten zelf de regie over zorg en ondersteuning. Het is de bedoeling dat het “sociaal domein” inzichtelijk wordt gemaakt. Landelijk GR-register Er vindt deelname plaats aan een landelijk register. Het GR-register is een centraal landelijk overzicht van gemeenschappelijke regelingen. Dit register wordt op overheid.nl gepubliceerd. Uitbesteden archiefbeheer(staken)  

Documentaire Informatie Voorziening wordt door de gemeente Goes zelf uitgevoerd; team DIV is hiervoor verantwoordelijk. Er vindt geen uitbesteding aan externen plaats. De gemeente Goes heeft een eigen archiefdienst voor ter beschikking stellen van het zogenaamde oud-archief (archiefbescheiden ouder dan 20 jaar). Restauratie- en digitaliseringwerkzaamheden worden door externe restauratieateliers uitgevoerd. Data opgeslagen in het archiefbeheersysteem wordt opgeslagen bij een extern bedrijf.

Mandatering van archieftaken De gemeente Goes beschikt niet over een aparte vastgestelde mandaatregeling archiefzorg bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen. De gemeente beschikt wel over een bevoegdhedenbesluit waarin mandatering van archiefzaken is meegenomen. Dit bevoegdhedenregister is in 2020 geactualiseerd. Het opnemen van archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats en het vastleggen van auteursrechten is geregeld via dit bevoegdhedenregister. De mandatering van andere bevoegdheden zijn opgenomen in de Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer. Publicatie en bekendmaking Vanaf 1 juli 2021 dienen besluiten van algemene strekking, vergunningen en andere beschikkingen, plannen en overige overheidsinformatie gepubliceerd te worden volgens de Wet elektronische publicaties (Wep) in het officieel elektronisch publicatieblad. Als dat niet plaats vindt, heeft een besluit geen rechtskracht. De gemeente maakt haar publicaties en bekendmakingen digitaal bekend via DROP.

Pagina 8

KPI 2. Middelen en mensen Mensen, kwantitatief Gemeente Goes stelt voldoende middelen beschikbaar voor de uitoefening van de zorg voor c.q. beheer van de niet-overgebrachte archieven. Zowel team DIV als team Archief zijn voldoende uitgerust met mensen en middelen om haar taak uit te voeren. Mensen, kwalitatief Omdat er niet meer op documentniveau wordt gewerkt -maar omdat men registreert in het zaakdossier - ontstaat een heel andere wijze van archivering en postverwerking. Registratie en archivering wordt niet alleen meer door team DIV van de gemeente Goes uitgevoerd, maar ook door de medewerkers van de vak-afdelingen zelf. Zaakgericht werken vereist een wezenlijk andere manier van denken en werken van de medewerkers en managers. Team DIV heeft naast een meer ondersteunende rol een meer adviserende rol gekregen. De medewerkers hebben de benodigde opleidingen genoten. Structurele achterstanden 

Voor wat betreft de niet overgebrachte archieven (jonger dan 20 jaar) zijn er geen structurele achterstanden die binnen de dagelijks uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen zijn uit te voeren.



Een plan van aanpak op voor de inventarisatie van archieven ouder dan 20 jaar wordt opgesteld. Er zal inzichtelijk worden gemaakt hoeveel manuren nog nodig zijn om alle inventarisatiewerkzaamheden te kunnen verrichten. Er zijn achterstanden in deze werkzaamheden ontstaan, doordat prioriteit is gegeven aan de implementatie van een archiefbeheersysteem.

Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht Het beheer van de oud-archieven (archieven ouder dan 20 jaar) en het toezicht op de niet overgebrachte archieven wordt uitgevoerd door de gemeentearchivaris van de Gemeente Goes. KPI 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats. Archiefruimte De gemeente Goes beschikt over een archiefruimte. Deze archiefruimte wordt gebruikt voor de op termijn te vernietigen archiefbescheiden en te bewaren archiefbescheiden die op termijn naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht. Deze ruimte voldoet aan de eisen die in de Archiefwet worden gesteld. Applicaties niet overgebrachte archieven (jonger dan 20 jaar) 



Een totaaloverzicht van alle vak-applicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken worden uitgevoerd, is opgesteld door de kwaliteitsmedewerker. Een aantal zaken zijn inzichtelijk gemaakt, echter verder doorontwikkeling is noodzakelijk. In hoeverre er maatregelen zijn getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging, maatregelen in gevallen van externe dataopslag; afsluiten van verwerkersovereenkomsten en escrow-overeenkomsten zal verder moeten worden uitgewerkt door team ICT (GRDB) en de privacy officer (gemeente Goes).

Pagina 9

Applicatie overgebrachte archieven Het Gemeentearchief werkt met een archiefbeheersysteem. Via dit archiefbeheersysteem is het mogelijk indexen op archieven/collecties digitaal via één systeem te beheren, te ontsluiten en beschikbaar te stellen. Via dit archiefbeheersysteem worden de collecties en archieven afzonderlijk en integraal beschikbaar gesteld aan de bezoeker via de website van het Gemeentearchief. Dit betreft “work in progress”. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) Door het college als zorgdrager is een eigen gemeentelijke archiefbewaarplaats aangewezen, waarvan is vastgesteld dat deze voldoet aan alle in de Archiefbesluit- en regeling genoemde eisen. Het college gebruikt deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming In 2015 is voor de gemeente Goes bedrijfsnoodplan opgesteld; in 2016 heeft een update plaatsgevonden. In dit bedrijfsnoodplan is een calamiteiten en ontruimingsplan voor de archiefbewaarplaats van Goes meegenomen. Omdat het sinds 2016 is geleden dat dit bedrijfsnoodplan en het ontruimingsplan zijn vastgesteld, er is een update noodzakelijk voor eventuele ontruiming van de archiefruimte/archiefbewaarplaats. Documentenwacht De gemeente Goes is aangesloten bij de documentenwacht.

De documentenwacht zorgt bij calamiteiten voor het totale logistieke proces: verpakking, vervoer, registratie, vakkundige verzorging en opslag. KPI 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Kwaliteitssysteem Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 3 dient het college van B&W ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Het doel van een dergelijk systeem is op structurele wijze te monitoren of het beheer van de informatie voldoet en blijft voldoen aan de minimaal daaraan te stellen wettelijk eisen. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar de verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldoen en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvindt. De gemeente Goes heeft een kwaliteitssysteem vastgesteld (laatste update 2023). Er wordt uitvoering gegeven aan kwaliteitscontroles. Er wordt jaarlijks een jaarverslag opgesteld (voor 1 januari) met terugkoppeling over de kwaliteitscontroles. Een kwaliteitsmedewerker is benoemd. Toezicht en beheer archieven De gemeente Goes heeft een gemeentearchivaris benoemd die in het bezit is van het diploma archivistiek.

Verslag toezicht archiefbeheer De gemeentearchivaris brengt:  De gemeentearchivaris stelt 2-jaarlijks een verslag op over het beheer van het overgebrachte archief (archiefbescheiden ouder dan 20 jaar).  Jaarlijks wordt het zogenaamde KPI-verslag voor 15 juli verzonden naar de Provincie. Het verslag aan het college van B&W als archiefzorgdrager van de wijze waarop zij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven (jonger dan 20 jaar) uitoefent, zal in 2024 worden aangeleverd.

3 Actualisatie vanaf 1 januari 2014

Pagina 10

KPI 5. Ordening, authenticiteit en context, toegankelijkheid en duurzaamheid Vastgesteld beleid Beleid geeft richting aan het handelen voor wat betreft het informatiebeheer voor de komende jaren. Een zogenaamde i-Visie (=informatiebeleidsplan) is in 2023 vastgesteld. Deze I-visie is vastgesteld voor alle organisaties die deelnemen aan GR Samenwerking de Bevelanden. Deze visie helpt de komende jaren bij het maken van keuzes op het gebied van ICT, informatievoorziening en informatiebeheer en zorgt voor de benodigde kaders. Onderzoek of het mogelijk is een informatiebeheerplan voor de gemeente Goes op te stellen. Een informatiebeheerplan is een instrument om een overzicht te creëren van de huidige inrichting en status van het informatiebeheer binnen werkprocessen. Het informatiebeheerplan moet uitvoering geven aan de I-visie. Geordend overzicht; zaaktypencatalogus De gemeente Goes maakt gebruik van een zaaksysteem. Zaakgericht werken betekent dat alle documenten die voor een zaak relevant zijn, worden gebundeld in een “zaak” en digitaal opgeslagen, ongeacht wie aan de zaak werkt en waar hij dat doet. Door al die informatie in het zaakdossier te bundelen, is het mogelijk het zaakdossier snel en gemakkelijk toegankelijk te maken voor de betrokken partijen. In het zaaksysteem vindt de ordening plaats door gebruikt te maken van een zogenaamde zaaktypencatalogus (ZTC).

Deze ZTC wordt door de applicatiebeheerders up-to-date gehouden. Het zaaksysteem van de gemeente Goes is doorzoekbaar aan de hand van een aantal gestructureerde metadata. Fysieke stukken kunnen via het zaaksysteem worden opgevraagd. Geordend overzicht van de totale digitale informatiehuishouding De zorgdrager (het DB) dient een overzicht te hebben van de totale informatiehuishouding. Hierbij gaat het om alle aanwezige informatiesystemen en (vak)applicaties. In dit totaaloverzicht moet ook worden meegenomen: alle archiefbescheiden die op netwerkschijven worden beheerd. Het is belangrijk om te weten in hoeverre medewerkers werkarchieven op netwerkschijven aanleggen die bij niet in de daarvoor bestemde applicatie worden opgeslagen. Er is ook geen duidelijk inzicht in archiefbescheiden die staan opgeslagen in e-mailboxen en de sociale mediakanalen van de gemeente Goes en zijn bestuurders. Beleid voor de archivering van o.a. tekstberichten ontbreekt. Er dienen duidelijke afspraken gemaakt te worden waar de officiële documentenopslag plaats hoort te vinden. Met het opstellen van een uitvoeringsplan: “informatiehuishouding in control” is in 2023 begonnen. Metadata Metadata spelen een belangrijke rol.

Metadata beschrijven eigenschappen van archiefbescheiden zoals bijvoorbeeld de datum van ontvangst of de steller van een bepaalde brief en geven inzicht in de vereiste volledigheid, authenticiteit (is de informatie dat wat het beweert te zijn) en duurzaamheid. Bij de registratie in het zaaksysteem worden verschillende metadata gestructureerd vastgelegd, maar het wettelijk voorgeschreven metagegevensschema moet nog worden getoetst bij zowel het zaaksysteem als andere vak-applicaties. In 2023 is een MDTO voor de gemeente Goes opgesteld. Uitvoering vindt plaats van 2024-2028. Systeem voor duurzaamheid analoog. De gemeente Goes gebruikt duurzame materialen bij het opmaken, beheren en opslaan van analoge archiefbescheiden. Een certificatenadministratie voor kwaliteitscontrole van de verpakkingsmaterialen en de gegevensdragers ontbreekt. Deze archiefbescheiden worden in goede materiele staat gebracht en gehouden, waarmee de duurzaamheid van analoge bescheiden is geborgd. Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte of archiefbewaarplaats) voldoende. De archiefbewaarplaats/archiefruimte voldoen aan de eisen die de Archiefregeling stelt.

Pagina 11

KPI 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding Vervanging De Archiefwet 1995 geeft de zorgdrager de mogelijkheid om papieren archiefbescheiden te vervangen door reproducties en vervolgens de te vervangen archiefbescheiden te vernietigen. De reproducties krijgen dan de status van origineel. Het vaststellen van een zogenaamd vervangingsbesluit draagt bij aan verdere digitalisering en kan een hybride werkwijze kunnen voorkomen. Bij de gemeente Goes is een dergelijk vervangingsbesluit vastgesteld. Conversie/migratie Migratie is het overgaan naar andere software, conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere. 

De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een protocol waarin beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Een protocol zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie. Dit protocol moet door de hele organisatie worden gehanteerd

Selectie en vernietiging Lang niet alle archiefbescheiden komen voor blijvende bewaring in aanmerking. Het vernietigen van de daarvoor in aanmerking komende bescheiden is een wettelijke plicht, waarbij zorgvuldigheid in de afweging van de belangen van de bedrijfsvoering, de democratische controle en de cultuurhistorie zeer belangrijk is. Voor vernietigen worden door de gemeente Goes selectielijsten gebruikt die door de VNG worden opgesteld. In een selectielijst wordt aangegeven of archiefbescheiden voor blijvende bewaring of vernietiging in aanmerking komen. Bij archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen staat na welke termijn de stukken moeten worden vernietigd. De gemeente Goes volgt hiervoor een vastgestelde procedure; er wordt jaarlijks in het zaaksysteem vernietigd. Er moet echter nog wel in beeld worden gebracht wat de stand van zaken is van selectie en vernietiging in alle andere informatiebeheersystemen. Hotspots Hotspots zijn gebeurtenissen die maatschappelijke beroering veroorzaken, van bijzondere betekenis zijn voor de inwoners en in de media veel aandacht hebben getrokken. Vanuit cultuur-historisch perspectief is het van belang om de archieven over hotspots veilig te stellen en te bewaren. De Coronacrisis en de oorlog in Oekraïne zijn aangewezen als hotspots. Deze hotspots zijn echter geen onderdeel van een zogenaamde hotspotmonitor.

Een hotspotmonitor is een aanvullend instrument op de selectielijst van de Rijksoverheid. Door de gemeente Goes is besloten dit beleidsdocument niet op te stellen omdat het nogal wat impact heeft op de organisatie; het kost veel tijd voor zowel de inrichting als de uitvoering. Vervreemding Ven vervreemding is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie. Bij vervreemding gaat het volledige eigendom over naar een andere partij. In 2022 is geen sprake geweest van vervreemding of overdragen van archiefbescheiden.

Pagina 12

KPI 7. Overbrenging van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats/e-Depot Overbrenging fysieke archiefbescheiden na 20 jaar De te bewaren fysieke archiefbescheiden van gemeente Goes ouder dan 20 jaar, moeten worden overgebracht naar de daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats. Het college van B&W maakt als zorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op. In 2023 zijn er geen archiefbescheiden -ouder dan 20 jaarovergebracht naar de archiefbewaarplaats. Overbrenging digitale archiefbescheiden na 20 jaar Digitale archiefbescheiden moeten worden overgebracht naar een e-Depot (=digitale archiefbewaarplaats). De gemeente Goes beschikt echter niet over een autonoom e-Depot. In 2016 heeft het college van B&W besloten 4 in te stemmen voor aansluiting bij het e-Depot van het Zeeuws Archief. In 2023 is er echter nog geen sprake is van digitale archiefbescheiden die na 20 jaar moeten worden overgebracht. Waarschijnlijk zal per 1 januari 2026 zal een nieuwe Archiefwet worden vastgesteld. De overbrengingstermijn wordt gewijzigd van 20 jaar naar 10 jaar. Overbrenging van zowel fysieke als digitale documenten zal versneld plaatsvinden. Bij de gemeente Goes wordt dit pas actueel in 2029. Het is echter wel van belang al te anticiperen op deze ontwikkelingen. KPI 8.

Ter beschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats/e-Depot overgebrachte archiefbescheiden Beperking openbaarheid na overbrenging Archiefbescheiden zijn openbaar op het moment van overbrenging, na uiterlijk 20 jaar. Indien bij de overbrenging van een archief een eventuele beperking van de openbaarheid is gesteld, is dit schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet. De beperkingscriteria zijn; eerbiediging persoonlijke levenssfeer, belang van staat of bondgenoten, voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel derden. Bij overbrenging wordt advies ingewonnen van de beheerder (c.q. gemeentearchivaris); zij adviseert of er een beperking van de openbaarheid moet worden gesteld. Een procedure is hiervoor opgesteld. Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar In principe zijn volgens de Archiefwet 1995 alle stukken na 20 jaar openbaar, mits de openbaarheid beperkt wordt (artikel 15 Archiefwet). Er kan een machtiging tot opschorting van openbaarheid worden aangevraagd bij Gedeputeerde Staten tot een maximum van 75 jaar. Dit heeft in 2023 niet plaatsgevonden. Afwijzing raadpleging, uitleningen of gebruik De beheerder heeft kan regels formuleren omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiele toestand of onveiligheid van de verzoeker.

In 2022 heeft het college van B&W een reglement vastgesteld voor het in bruikleen geven van objecten (c.q. archiefbescheiden) aan culturele instellingen. Dit reglement is in 2023 actueel. Regulering fysiek bezoek en gebruik Er is geen reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats. Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. Dit bezoekersreglement ontbreekt ook op de website van het gemeentearchief. Stel een bezoekersreglement op en maak gebruik van het kwaliteitshandvest van de BRAIN.

4

Zie collegebesluit Corsa nr. 16INT02548: aansluiting bij het e-Depot van het Zeeuws Archief.

Pagina 13

4. Toelichtend en puntsgewijs verslag Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritisch Prestatie Indicatoren (zogenaamde KPI’s).

KPI 1: Lokale regelgeving

Voldoet de Gemeente Goes aan de wettelijke eisen?

De informatiehuishouding van de gemeente Goes valt onder de Archiefwet 1995 c.s. Met informatiehuishouding wordt bedoeld het geheel van informatie zoals die door de Gemeente Goes ontvangen en opgemaakt wordt, zowel in papieren als in digitale vorm. De Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer zijn lokale regelingen die voortvloeien uit de Archiefwet 1995. De Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer zijn de basis aan de hand waarvan de gemeente Goes de Archiefwet 1995 vormgeeft.

Regelingen De gemeente Goes beschikt over een door de raad vastgestelde Archiefverordening (d.d. 22 november 2018) waarin de zorg 5 voor en toezicht op de niet-overgebrachte archieven is geregeld. Nadere voorschriften ten aanzien van het beheer van niet-overgebrachte archieven zijn uitgewerkt in de Beheerregeling Informatiebeheer (d.d. 2 januari 2018). Hiermee wordt de gehele informatieketen geborgd; de lokale wetgeving voldoet aan de eisen. Recente opeenvolging van relatief kleine wijzigingen in archiefwet en regelgeving maakt het feitelijk noodzakelijk om de lokale documenten aan te passen en opnieuw vast te stellen. Om te voorkomen dat een college van B&W in een korte periode met aangepaste lokale regelgeving wordt geconfronteerd, is na overleg met de afdeling juridische zaken besloten dat gewacht wordt op de landelijke vaststelling van de nieuwe Archiefwet. Deze zal op zijn vroegst worden vastgesteld in 2025. Strategisch Informatie Overleg (SIO) Met het SIO wordt een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en kwaliteit van de informatiehuishouding. Het is daarbij zaak dat alle relevante kennis en expertise in het informatiedomein bijeen worden gebracht door besluitvormers, beleidmakers, inhoudelijke deskundigen, ICT-specialisten, archivarissen en documentair informatiespecialisten.

Aan het SIO nemen deel: afdelingshoofd Facilitaire Zaken, teamcoördinator DIV/Gemeentearchief, de gemeentearchivaris en de adviseur informatievoorziening/CISO. Afhankelijk van de agenda kunnen aanvullend inhoudelijke vakspecialisten worden uitgenodigd voor actieve deelname aan het overleg. Dit SIO-overleg vindt eens in de 3 maanden plaats. Wijziging overheidstaken Het college van B&W treft bij wijziging van overheidstaken adequate voorzieningen omtrent de zorg bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht (vervreemding) van taken aan andere overheidsorganen. In dit verband is het belangrijk om te controleren of de zorg voor en beheer van archiefbescheiden in overeenkomsten voldoende zijn geborgd. Echter, de laatste vijf jaar heeft een dergelijke situatie bij de gemeente Goes niet plaatsgevonden. Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden (verbonden partijen) Een verbonden partij is een organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft. Samenwerking kan op basis van het publiek- of het privaatrecht maar in beginsel moet gekozen worden voor het publiekrecht, tenzij het belang van de samenwerking beter gediend is met een privaatrechtelijke samenwerkingsvorm. De publiekrechtelijke vorm is een gemeenschappelijke regeling (bedrijfsvoeringorganisatie, centrumgemeente of een openbaar lichaam).

In het privaatrecht gaat het om een vennootschap, coöperatie, stichting of vereniging. 6 5 Met zorg bedoelen wij de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer.

Het college van B&W draagt de zorg voor de archiefbescheiden; dat wil o.m. zeggen dat het college van B&W verantwoordelijk is voor het aanwijzen van een archiefbewaarplaats, aanstelling van een beheerder en voldoende, deskundig personeel. Het college van B&W zorgt dat er jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten 6 Zie nota verbonden partijen gemeente, werkgroep verbonden partijen, d.d. 28 april 2021

Pagina 14

Gemeenschappelijke regelingen Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Wanneer de gemeente taken of bevoegdheden op basis van mandaat overbrengt, dan blijft het college van B&W zorgdrager en verantwoordelijk voor de eigen archivering. Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is er sprake van overdracht van taken. De GR is dan verantwoordelijk voor het informatie- en archiefbeheer. In de nota verbonden partijen 2021 7 is vastgelegd bij welke Gemeenschappelijke Regelingen en privaatrechtelijke partijen de Gemeente Goes partij is. Goes neemt deel aan tien Gemeenschappelijke Regelingen. Bij Regionaal Bureau Leerplicht (RBL) is sprake van een centrumgemeente, bij andere GR’s is sprake van een Openbaar lichaam. RBL is een bureau van de afdeling Samenleving van de Gemeente Goes; het personeel is in dienst van de Gemeente Goes. Bij de andere negen gemeenschappelijke Regelingen is sprake van een openbaar lichaam. Het openbaar lichaam heeft een eigen rechtspersoonlijkheid en eigen personeel in dienst. Bij drie is dit op grond van de wet verplicht. Dit zijn de Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst (GGD), de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) en de Veiligheidsregio Zeeland (VRZ). Het informatiebeheer van de RUD is een complexe zaak.

De Regionale Uitvoeringsdienst voert sinds 1 januari 2014 milieu- en veiligheidstaken uit namens de Zeeuwse gemeenten, Waterschap Scheldestromen en de provincie Zeeland. Deelnemers blijven zorgdrager in de zin van de Archiefwet; de RUD is verantwoordelijk voor beheer en archivering van de lopende zaken. Het informatiebeheer van de RUD heeft onze aandacht. GR Samenwerking de Bevelanden is een samenwerkingsverband van alle 5 Bevelandse gemeenten. Voor de taakvelden ICT, HRM, Inkomen en Zorg (WIZ) zijn in een besluit tot overdracht een aantal taken en bevoegdheden overgedragen aan het Dagelijks Bestuur van GRDB (2015). Dit betekent dat voor het archiefbeheer de GRDB één archief heeft gevormd voor alle gedelegeerde taken/bevoegdheden + een archief voor de eigen bedrijfsvoering. Door de colleges van de Bevelandse Gemeenten is in de tekst van de GRDB een aparte paragraaf opgenomen over de uitvoering van het archief- en informatiebeheer (artikel 28). Het archief- en informatiebeheer wordt uitgevoerd via Dienst Verlening Overeenkomsten. Ketenorganisaties Ketens zijn organisaties die, naast hun eigen taken, een gezamenlijke doelstelling nastreven. Iedere keten heeft een specifieke taak.

Ketens worden ingericht om verschillende redenen, bijvoorbeeld verbetering van de dienstverlening, administratieve lastenverlichting, het terugdringen van fouten, de verhoging van efficiency en/of het bevorderen van innovatie. Ketens zijn complexe samenwerkingsverbanden. 8 De complexiteit van ketensamenwerking en van keteninformatisering draagt bij een aantal specifieke problemen t.a.v. archivering. Archivering bij ketenorganisaties zal stap voor stap inzichtelijk worden gemaakt. Er zal in 2024 een start worden gemaakt met het inzichtelijk maken van het zogenaamde “sociaal domein”. Op de terreinen van jeugd, zorg, werk en inkomen hebben de gemeenten vanaf 1 januari 2015 veel meer verantwoordelijkheid gekregen. In de nieuwe situatie van het zogenaamde “Sociaal domein” hebben de gemeenten zelf de regie over zorg en ondersteuning. Taken verschoven van centraal naar decentraal. Gemeenten zijn zelfverantwoordelijk voor de uitvoering van de WMO, de Jeugdwet en de Participatiewet. Gemeenten en andere instanties in de Oosterschelderegio werken samen in het Sociaal domein. Het archiefbeheer in deze ketenorganisatie is niet in beeld gebracht. Er is een start gemaakt met het onderzoek naar archivering m.b.t. de applicatie Mens Centraal. Mens Centraal is een dienstverleningsconcept voor de ondersteuning bij sociaal maatschappelijke 7

d.d. 2021-04-28

8 Zie inspectie overheidsinformatie en Erfgoed, ministerie van Onderwijs, Cultuur en wetenschap. Archivering en

ketensamenwerking (2021).

Pagina 15

vraagstukken van individuele burgers en groepen. Mens Centraal is ontwikkeld door de VNG, Divosa en het Ministerie van Sociale Zaken. Landelijk GR-register Er vindt deelname plaats aan een landelijk centraal register 9. Het GR-register is een centraal landelijk overzicht van gemeenschappelijke regelingen. Dit register wordt op overheid.nl gepubliceerd. Mandaatregeling De gemeente Goes beschikt niet over een aparte vastgestelde mandaatregeling archiefzorg bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen. De gemeente beschikt wel over een bevoegdhedenbesluit waarin mandatering van archiefzaken is meegenomen. Het bevoegdhedenregister is in 2020 geactualiseerd 10. Het opnemen van archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats en het vastleggen van auteursrechten is geregeld via dit bevoegdhedenregister. Uitbesteden archieftaken Niet overgebrachte archieven (jonger dan 20 jaar) Archiefbeheer/archiefbeheerstaken zoals inhuur personeel, huur archiefruimte/archiefbewaarplaats zijn niet uitbesteed. De hele cyclus van Documentaire Informatie Voorziening (DIV) wordt door de gemeente Goes zelf uitgevoerd. Overgebrachte archieven (ouder dan 20 jaar) De gemeente Goes heeft de beschikking over een eigen archiefdienst. Het restaureren van papieren archieven wordt echter extern uitgevoerd door diverse restauratieateliers. Het Gemeentearchief Goes beschikt niet over een eigen restauratieatelier.

Een aantal archieven zullen in de komende jaren worden gerestaureerd en gedigitaliseerd. Deze boeken en archieven zijn van historisch belang, uniek en onvervangbaar. Ter voorkoming van verdere beschadigingen, verval of verlies zal aan deze restauraties prioriteit worden gegeven. Het Gemeentearchief maakt gebruik van een archiefbeheersysteem. Via dit archiefbeheersysteem is het mogelijk indexen op archieven/collecties digitaal via één systeem te beheren, te ontsluiten en beschikbaar te stellen. Via dit systeem zal ook het depotbeheer verder worden uitgezet. Voor het archiefbeheersysteem wat het Gemeentearchief Goes gebruikt, worden digitale gegevens gehost bij een extern bedrijf. Het implementeren en controleren van alle data is “work in progress” Publicatie en bekendmaking Vanaf 1 juli 2021 dienen besluiten van algemene strekking, vergunningen en andere beschikkingen, plannen en overige overheidsinformatie gepubliceerd te worden volgens de Wet elektronische publicaties (Wep) in het officieel elektronisch publicatieblad. Dit met behulp van de voorziening DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) dat beheerd wordt door KOOP (Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties). Elektronische bekendmaking van besluiten van algemene strekking is noodzakelijk voor de inwerkingtreding van de genomen besluiten.

Als dat niet plaats vindt, zal het besluit geen rechtskracht verkrijgen. De gemeente maakt haar publicaties en bekendmakingen digitaal bekend via DROP.

9 Dit is verplicht sinds de invoering van de wet elektronische publicaties op 1 juli 2021, zie www.overheid.nl 10 Zie collegebesluit 3 maart 2020

Pagina 16

KPI 1: Aandachtspunten 2024 Gemeenschappelijke Regelingen 

Bij iedere GR waar de gemeente Goes aan deelneemt, moet in beeld worden gebracht welke taken zijn gemandateerd en gedelegeerd. Aan de hand van deze informatie kan de stand van zaken van het archief- en informatiebeleid in beeld worden gebracht. Vooral de archivering van de RUD heeft prioriteit. Onderzoek bij deelname aan een Gemeenschappelijke Regeling of er voorzieningen zijn getroffen voor de zorg van deze archiefbescheiden. Er zal een memo worden opgesteld, waarin inzichtelijk wordt gemaakt wie verantwoordelijk is voor het informatiebeheer bij de GR’s waaraan de gemeente Goes deelneemt.



Gemeente Goes is centrumgemeente voor de RBL (Regionaal Bureau Leerplicht). RBL is een bureau van de afdeling Samenleving. Er zal in 2024 archiefinspectie worden uitgevoerd bij de RBL.

Ketenorganisaties De complexiteit van ketensamenwerking en van keteninformatisering draagt bij aan een aantal specifieke problemen t.a.v. archivering. Archivering bij ketenorganisaties waaraan de gemeente Goes deelneemt, zal stap voor stap inzichtelijk worden gemaakt. Er zal een start worden gemaakt met het inzichtelijk maken van het informatiebeheer van het “sociaal domein”.

KPI 2: Middelen en mensen Kan de gemeente Goes beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Het college stelt voldoende middelen ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop. Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer 

Team DIV (=Documentaire Informatie Voorziening) is voldoende toegerust met mensen en middelen om haar taak uit te voeren. Een aantal medewerkers is belast met het functioneel beheer van het zaaksysteem, andere medewerkers zijn belast met het digitaliseren en archiveren van archiefbescheiden of de uitvoering van het kwaliteitssysteem. De archiefmedewerkers hebben allen de benodigde diploma’s. Naast de reguliere werkzaamheden voert het team DIV werkzaamheden uit voor Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking de Bevelanden.



Het Gemeentearchief Goes is onderdeel van de afdeling Facilitaire Zaken. Drie collega’s uit dit team zijn gediplomeerd archivist. Drie junior-archivisten zijn in opleiding. De archivisten verrichten o.m. historisch onderzoek op aanvraag, ontsluiten archieven door middel van inventarisatie/digitalisering en worden ingezet voor verdere dienstverlening. De andere archiefmedewerkers voeren o.a. de volgende werkzaamheden uit: archiefeducatie, digitalisering, beheer bibliotheek, PR/communicatie (websites/exposities) materiele zorg van archieven en openstelling studiezaal. Het team wordt gecoördineerd door de teamcoördinator DIV/gemeentearchief. Een gemeentearchivaris is benoemd.

Pagina 17

Structurele achterstanden 

Voor wat betreft de niet overgebrachte archieven (jonger dan 20 jaar) zijn er geen structurele achterstanden die binnen de dagelijks uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen zijn uit te voeren.



Hier is sprake van structurele achterstanden voor de overgebrachte archieven (ouder dan 20 jaar). Deze zijn ontstaan omdat prioriteit is gegeven aan de implementatie van het archiefbeheersysteem. Een plan van aanpak op voor de inventarisatie van archieven ouder dan 20 jaar is opgesteld, zodat duidelijk wordt wat de achterstanden zijn. Aan dit plan van aanpak moet echter nog uitvoering gegeven worden. In dit plan van aanpak wordt ook een planning meegenomen voor de materiele zorg van de archieven.

Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer Omdat er niet meer op documentniveau wordt gewerkt -maar omdat men registreert in het zaakdossier - ontstaat een heel andere wijze van archivering en postverwerking. Registratie en archivering wordt niet alleen meer door team DIV van de gemeente Goes uitgevoerd, maar ook door de medewerkers van de vak-afdelingen zelf. Zaakgericht werken vereist een wezenlijk andere manier van denken en werken van de medewerkers en managers. Team DIV heeft naast een meer ondersteunende rol een meer adviserende rol gekregen. De medewerkers hebben de benodigde opleidingen genoten. Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht Het beheer van de oud-archieven (archieven ouder dan 20 jaar) en het toezicht op de niet overgebrachte archieven wordt uitgevoerd door de gemeentearchivaris. Archiefinspecteurs zijn niet aangesteld. KPI 2: Aandachtspunten 2024 Structurele achterstanden. Er is een plan van aanpak opgesteld voor de inventarisatie van archieven ouder dan 20 jaar. Neem in dit plan van aanpak ook een planning mee voor de materiele zorg van de archieven. Maak inzichtelijk hoeveel manuren nog nodig zijn om deze inventarisatiewerkzaamheden te kunnen verrichten.

KPI.3: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-Depot Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

De Archiefregeling 1995 stelt regels en voorschriften aan de bouw en verbouwing van de ruimten waarin archieven worden bewaard. Voor archiefbescheiden die op termijn vernietigd worden, gelden minder strenge eisen. De bewaring van archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, moet aan hogere kwaliteitseisen voldoen. Deze bescheiden moeten ook in speciale ruimten worden bewaard. Een e-Depot is een niet-wettelijke benaming voor digitale archiefbewaarplaats; dat is een voorziening voor opslag, beheer en beschikbaarstelling van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden. De gemeente Goes beschikt niet over een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-Depot. Archiefruimte(n) voor analoge archiefbescheiden De gemeente Goes beschikt over een archiefruimte. Deze archiefruimte wordt gebruikt voor de op termijn te vernietigen archiefbescheiden en de te bewaren archiefbescheiden die op termijn naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht. Volgens de Archiefwet 1995 moeten de te bewaren fysieke archiefbescheiden na 20 jaar worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Pagina 18

Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) Door het college als zorgdrager is een eigen gemeentelijke archiefbewaarplaats aangewezen, waarvan is vastgesteld dat deze voldoet aan alle in de Archiefbesluit- en regeling genoemde eisen. Het college gebruikt deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden. Bij de bouw is deze archiefbewaarplaats goedgekeurd op basis van artikel 33 Archiefwet. Deze archiefbewaarplaats bevindt zich in het stadskantoor van de Gemeente Goes. E-Depot De gemeente heeft niet de beschikking over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-Depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de archiefregeling voldoet. In 2014 is een Zeeuws-brede werkgroep namens de Zeeuwse gemeenten begonnen om met andere overheidsorganisatie in Zeeland in kaart te brengen wat nodig is om een gezamenlijke e-Depotvoorziening te ontwikkelen 11. De gemeente Goes participeert in deze ontwikkelingen. In 2016 heeft het college van B&W besloten 12 in te stemmen om aan te sluiten bij het e-Depot van het Zeeuws Archief. In 2023 is men begonnen met voorbereidende werkzaamheden. Met de invoering van de nieuwe Archiefwet zal de overbrengingstermijn wijzigen van 20 jaar na 10 jaar. Hier moet op worden geanticipeerd.

Applicaties niet overgebrachte archieven Zaaksysteem De gemeente Goes werkt met een zaaksysteem waarmee de noodzakelijk informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd. Met dit zaaksysteem kunnen werkprocessen volledig digitaal worden afgehandeld, vanaf de intake tot archivering. Dit zaaksysteem is NEN-2082 gecertificeerd. 13 Zaakgericht werken betekent dat alle documenten die voor een zaak relevant zijn, worden gebundeld in een “zaak” en digitaal opgeslagen, ongeacht wie aan de zaak werkt en waar hij dat doet. Door al die informatie in het zaakdossier te bundelen, is het mogelijk het zaakdossier snel en gemakkelijk toegankelijk te maken voor de betrokken partijen. Totaaloverzicht vakapplicaties Een totaaloverzicht van alle vak-applicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken worden uitgevoerd, is opgesteld door de kwaliteitsmedewerker. Dit totaaloverzicht wordt nog verder doorontwikkeld. Er is inzichtelijk gemaakt waar en in welke applicaties (digitale) archiefbescheiden (buiten het zaaksysteem) zich bevinden. Er is inzichtelijk gemaakt wie de proceseigenaren zijn, e. a Er zal in dit overzicht moeten worden meegenomen in hoeverre er maatregelen zijn getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging, maatregelen die getroffen zijn in gevallen van externe dataopslag en escrow-overeenkomsten.

Dit zal bekeken moeten worden bij alle applicaties van de gemeente Goes, mits er natuurlijk sprake is van externe dataopslag. Een escrow-overeenkomst is een overeenkomst tussen de maker van software en zijn klanten. De overeenkomst garandeert dat de klant in bepaalde gevallen kan beschikken over de laatste broncode van het softwarepakket waarvoor de overeenkomst gesloten is. Actie in deze ligt bij het team ICT van GRDB. De privacy officer is belast met het bijhouden van het verwerkingsregisters. 1 In een verwerkersovereenkomst staat beschreven wie verantwoordelijk is bij de verwerking van persoonsgegevens als daarvoor een ander bedrijf wordt ingeschakeld.

Een e-depot wordt gedefinieerd als het geheel van mensen, middelen en processen gericht op het langdurig leesbaar, v vindbaar en interpreteerbaar van digitale informatie. Zie voor verdere informatie www. zeeuwsarchief.nl 12 Zie collegebesluit Corsa nr. 16INT02548: aansluiting bij het e-Depot van het Zeeuws Archief. 13 Deze NEN-2082 is een Nederlandse norm die algemene functionele eisen geeft voor informatie- en archiefmanagement die 11

door software ondersteund dient te worden. De verzameling eisen heeft betrekking zowel op (tekst)documenten, databases, geografische informatiesystemen (GIS), CAD-systemen of multimediadocumenten.13

Pagina 19

Applicaties overgebrachte archieven Het Gemeentearchief Goes maakt gebruik van een archiefbeheersysteem. Via dit archiefbeheersysteem is het mogelijk indexen op archieven/collecties digitaal via één systeem te beheren, te ontsluiten en beschikbaar te stellen. De digitale toegangen op beeldbank (foto’s, ansichtkaarten, kaarten, prenten, films), bibliotheekboeken, registers burgerlijke stand en bevolking, notariële akten, archieven en weeskamers worden beheerd via dit pakket. Via dit archiefbeheersysteem worden de collecties en archieven afzonderlijk en integraal beschikbaar gesteld aan de bezoeker via de website van het Gemeentearchief. Dit archiefbeheersysteem zal nog verder worden doorontwikkeld. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming In 2015 is voor de gemeente Goes bedrijfsnoodplan opgesteld; in 2016 heeft een update plaatsgevonden. In dit bedrijfsnoodplan is een calamiteiten en ontruimingsplan voor de archiefbewaarplaats van Goes meegenomen. Er is geen apart veiligheidsplan voor de archiefruimten en bewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan vastgesteld. Het is noodzakelijk een update op te stellen voor het onderdeel “calamiteiten archiefbewaarplaats”. Documentenwacht De gemeente Goes is aangesloten bij de documentenwacht.

De documentenwacht zorgt bij calamiteiten voor het totale logistieke proces: verpakking, vervoer, registratie, vakkundige verzorging en opslag. KPI 3: Aandachtspunten 2024 Applicaties niet overgebrachte archieven (jonger dan 20 jaar) 



Een totaaloverzicht van alle vak-applicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken worden uitgevoerd, is opgesteld door de kwaliteitsmedewerker. Dit systeem zal verder worden doorontwikkeld. Er zal in dit overzicht moeten worden meegenomen in hoeverre er maatregelen zijn getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging, maatregelen die getroffen zijn in gevallen van externe dataopslag, afsluiten van verwerkersovereenkomsten/ escrow-overeenkomsten. Dit zal bekeken moeten worden bij alle applicaties van de gemeente Goes. De uitvoering ligt bij de afdeling ICT en privacy officer.

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming In 2015 is voor de gemeente Goes bedrijfsnoodplan opgesteld; in 2016 heeft een update plaatsgevonden. In dit bedrijfsnoodplan is een calamiteiten en ontruimingsplan voor de archiefbewaarplaats van Goes meegenomen. Er is geen apart veiligheidsplan voor de archiefruimten en bewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan vastgesteld. Een update oor het onderdeel “calamiteiten archiefbewaarplaats’ is noodzakelijk.

Pagina 20

KPI 4: Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente Goes structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding.

De informatiehuishouding moet voldoen aan allerlei wet- en regelgeving en kaders. Structureel werken aan verbetering leidt tot een duurzamer resultaat. Kwaliteitssysteem archief- en informatiebeheer Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 14 dient het college van B&W ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Het doel van een dergelijk systeem is op structurele wijze te monitoren of het beheer van de informatie voldoet en blijft voldoen aan de minimaal daaraan te stellen wettelijk eisen. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar de verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldaan en dat er regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvindt. De gemeente Goes heeft een kwaliteitssysteem vastgesteld (update 2023). Er worden structurele kwaliteitscontroles uitgevoerd. Er wordt jaarlijks een jaarverslag aangeleverd met een overzicht van kwaliteitscontroles. De volgende actiepunten uit het kwaliteitssysteem worden uitgevoerd. Uitvoering geven aan kwaliteitscontroles. Dagelijks steekproefsgewijs kwaliteitscontroles in het zaaksysteem incl. terugkoppeling aan collega’s. Uitvoering geven aan kwaliteitscontroles met terugwerkende kracht.

-

Toezicht en beheer archieven De gemeente Goes heeft een gemeentearchivaris benoemd die in het bezit is van het diploma archivistiek. Verslag toezicht archiefbeheer -De gemeentearchivaris brengt 2-jaarlijks verslag uit aan het college van B&W als archiefzorgdrager van de wijze waarop zij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven (jonger dan 20 jaar) uitoefent. -De gemeentearchivaris stelt 2-jaarlijks een verslag op over het beheer van het overgebrachte archief (archiefbescheiden ouder dan 20 jaar). -Jaarlijks wordt het KPI-verslag naar de Provincie Zeeland verzonden t.b.v. Inter Bestuurlijk Toezicht. Toezicht en verslaglegging worden voldoende uitgevoerd KPI 4: Aandachtspunten 2024 Aanleveren door de gemeentearchivaris van de volgende verslagen:    

Verslag toezicht op de niet overgebrachte archieven (archieven jonger dan 20 jaar) Verslag over het beheer van de overgebrachte archieven (archieven ouder dan 20 jaar) Aanleveren Aanleveren KPI-verslag bij college van B&W, de gemeenteraad en de Provincie Zeeland

14 Actualisatie vanaf 1 januari 2014

Pagina 21

KPI 5: Ordening, authenticiteit en context, toegankelijkheid en duurzaamheid Hoofdvraag: geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de digitale en fysieke archiefbescheiden?

Het college van B&W dient een overzicht te hebben van de totale informatiehuishouding. Hierbij gaat het om alle aanwezige informatiesystemen en (vak)applicaties. De gegevens hierin moeten op een logische wijze geordend en toegankelijk zijn. Het is van belang dat de gemeente Goes het gehele informatiebeheer in kaart heeft. De vraag is of de gemeente Goes beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordening structuur. Het is van belang dat de gemeente Goes het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Vastgesteld beleid Beleid geeft richting aan het handelen voor wat betreft het informatiebeheer voor de komende jaren. Een zogenaamde i-Visie zal in 2023 worden opgesteld. Deze I-visie zal bindend worden voor alle organisaties die deelnemen aan GR Samenwerking de Bevelanden. Deze visie helpt de komende jaren bij het maken van keuzes op het gebied van ICT, informatievoorziening en informatiebeheer en zorgt voor de benodigde kaders. Een informatiebeheerplan is voor de gemeente Goes niet opgesteld. Een informatiebeheerplan is een instrument om een overzicht te creëren van de huidige inrichting en status van het informatiebeheer binnen werkprocessen.

Geordend overzicht; zaakgericht werken De gemeente Goes maakt gebruik van een zogenaamd zaaksysteem. In het zaaksysteem vindt de ordening plaats door gebruik te maken van een zogenaamde zaaktypencatalogus (ZTC). Een ZTC bevat de beschrijving van alle zaaktypen die binnen een organisatie worden uitgevoerd. Er staat bijvoorbeeld in beschreven hoe een zaaktype heet, welke resultaten er voor dat zaaktype zijn en wat de bewaartermijn is, wat de doorlooptijd is en de respectievelijke rollen van alle betrokken partijen. Daarmee wordt de standaardisatie van processen en de bijbehorende informatie bereikt. Het ZTC wordt door de applicatiebeheerders up-to-date gehouden. Geordend overzicht van de totale digitale informatiehuishouding De zorgdrager (het college van B&W) dient een overzicht te hebben van de totale informatiehuishouding. Hierbij gaat het om alle aanwezige informatiesystemen en (vak)applicaties. De gegevens hierin moeten op een logische wijze geordend en toegankelijk zijn. Het is van belang dat Gemeente Goes het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Hier moet niet alleen gekeken worden naar de post- of dossierregistratie en het zaaksysteem, maar ook naar gemeentelijke websites, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen, databases en andere applicaties waar zich te bewaren archiefbescheiden bevinden. Deze moeten in dit overzicht worden opgenomen.

Het is belangrijk om te weten in hoeverre medewerkers werkarchieven op netwerkschijven aanleggen die bij niet in de daarvoor bestemde applicatie moeten worden opgeslagen. Er dienen duidelijke afspraken gemaakt te worden waar de officiële documentenopslag plaats hoort te vinden. Er moet niet alleen inzichtelijk worden gemaakt welke archiefbescheiden medewerkers opslaan op de netwerkschijven, maar ook moet er gekeken worden naar de opslag in e-mailboxen en sociale mediakanalen van de gemeente en bestuurders. Een overzicht van het applicatielandschap wordt opgesteld door het team ICT van GRDB. Team DIV is bezig met het uitvoeringsplan “informatiehuishouding in control”. Authenticiteit en context analoog en digitaal Metadata spelen een belangrijke rol. Metadata beschrijven eigenschappen van archiefbescheiden van archiefbescheiden zoals bijvoorbeeld de datum van ontvangst of de steller van een bepaalde brief en geven inzicht in de vereiste volledigheid, authenticiteit (is de informatie dat wat het beweert te zijn) en duurzaamheid. Volgens artikel 19 van de archiefregeling moet de zorgdrager deze gegevens in een metagegevensschema vastleggen, 1 het zogenaamde MDTO (Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie).

Bij de registratie in het zaaksysteem worden verschillende metadata gestructureerd vastgelegd, maar het wettelijk voorgeschreven metagegevensschema moet nog worden getoetst. Hieraan zal uitvoering worden gegeven in 2024.