065. Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029
Tekst van het document
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029
Voor grip op functionele, veilige en gezonde gebouwen en objecten!
2
ACHTERGRONDINFORMATIE
Titel:
Beheerplan Onderhoud Vastgoed Gemeente Goes 2025-2029
Versie:
Ter vaststelling door de gemeenteraad
Opdrachtgever:
Gemeente Goes
Datum:
14 oktober 2024
Auteur:
Giel Schout, taakveld Bouwkunde van de afdeling Openbare Ruimte (Oru) gemeente Goes
Toelichting:
Dit ‘Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029’ is tot stand gekomen op basis van diverse binnen de gemeente Goes beschikbare vastgoeddata en informatie. De ‘Nota gemeentelijk vastgoedbeleid 2016’ is hierbij als vertrekpunt genomen. Dit beheerplan kan dienen als input voor de nieuwe Vastgoednota zodat beide documenten op elkaar aansluiten.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
3
Inhoud 1 INLEIDING, AANLEIDING, DOEL EN STAND VAN ZAKEN ............................................................. 4 1.1
Inleiding................................................................................................................................. 4
1.2
Aanleiding ............................................................................................................................. 5
1.3
Doel ....................................................................................................................................... 5
1.4
Stand van zaken .................................................................................................................... 5
2
STRATEGISCHE EN ASSETMANAGEMENTDOELEN VASTGOED ................................................... 7 2.1
Strategische doelen Vastgoedportefeuille .......................................................................... 7
2.2
Assetmanagement doelen gebouwen en objecten ............................................................. 7
3
HUIDIGE BEHEERSITUATIE BOUWKUNDE ................................................................................. 9 3.1
Inleiding................................................................................................................................. 9
3.2
Stakeholders ....................................................................................................................... 10
3.3
Soorten onderhoud ............................................................................................................ 11
3.4
Vastgoedbeheerorganisatie Bouwkunde .......................................................................... 11
4
KADERS VOOR BELEID, BEHEER EN ONDERHOUD ................................................................... 13 4.1
Gemeentelijke strategische doelen voor het vastgoed ..................................................... 13
4.2
Jaarplan, MeerJarenOnderhoudsPlan en begroting .......................................................... 16
4.3
Integraal inzicht in de technische en functionele staat ..................................................... 17
4.4
Vastgoedinformatie ............................................................................................................ 18
4.5
Compliance en algemene Zorgplicht .................................................................................. 18
4.7
Contactmanagement en samenwerking met externe partijen ......................................... 20
4.8
Beheerafspraken ................................................................................................................. 21
5
TOEKOMSTPERSPECTIEF BOUWKUNDE .................................................................................. 23
6
STAPPENPLAN VOOR INZICHT & BORGING ............................................................................. 25
7
GRIP OP RISICO’S ................................................................................................................... 30
8
FINANCIEEL ............................................................................................................................ 32 8.1
9
Benodigde budgetten ......................................................................................................... 32
BIJLAGE.................................................................................................................................. 34 A.
Gebouwen en objectenlijst ................................................................................................. 34
B.
Sim (Subsidie instandhouding monumenten) ................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
C.
Verloop voorziening gebouwen en objecten (exclusief Omnium) ...................................... 34
D.
Benodigd budget gebouwen en objecten (exclusief Omnium) ........................................... 34
E.
Groot onderhoud gebouwen en objecten (exclusief Omnium) .......................................... 34
F.
Termen en definities ........................................................................................................... 34
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
4
1
INLEIDING, AANLEIDING, DOEL EN STAND VAN ZAKEN
1.1 Inleiding De gemeente Goes zet haar vastgoed in vanuit een waarde gerichte vastgoedstrategie waarbij het niet slechts als kostenpost wordt gezien. De gebouwen en objecten van de gemeente Goes zijn een waardevol en strategisch middel om beleids- en organisatiedoelen en maatschappelijk rendement te realiseren (Nota gemeentelijk vastgoedbeleid 2016). Om dit te bereiken worden de volgende kaders gehanteerd: • • •
Denken in exploitaties van vastgoed, niet in investeringen Integrale benadering van de vastgoedportefeuille Vastgoedbeslissingen moeten aansluiten bij de exploitatiehorizon van de beleidsactiviteiten en ontwikkelingen in de externe omgeving
Volgens een financieel verstandige vastgoedstrategie wordt het vastgoed goed en doelmatig geëxploiteerd zodat het zijn waarde behoud en waarde toevoegt voor de stakeholders waaronder specifiek de gebruikers. De onderdelen van de gemeentelijke organisaties die belast zijn met beheer en onderhoud van de openbare ruimte en de gemeentelijke vastgoedeigendommen, zien de laatste jaren forse veranderingen en ontwikkelingen waar rekening mee gehouden moet worden. Ontwikkelingen op het gebied van de samenleving/maatschappij, de markt, de (minder) financiële middelen, technologisch, ten aanzien van wet- en regelgeving (ook vanuit Europa: denk aan het klimaatakkoord) en organisatorisch. Dit heeft effect op de samenstelling en kwaliteit van de vastgoedportefeuille en de beschikbare budgetten voor exploitatie en instandhouding. Daarnaast heeft dit consequenties voor de wijze waarop het beheer vanuit de afdeling Openbare Ruimte (hierna ORu) wordt gerealiseerd voor de diverse in- en externe stakeholders. Dit bepaalt vervolgens ook de wijze waarop in de toekomst wordt samengewerkt met marktpartijen die het beheer en onderhoud realiseren voor instandhouding op korte en lange termijn. Hier maken noodzakelijke vervangingen en investeringen zoals verbeteringen, t.b.v. de energietransitie en uiteraard ook de verduurzamingsopgave deel vanuit.
In dit beheerplan wordt voor het Omnium de speciale status, met de eerder hiervoor beschikbare middelen nog 2 jaar doorgezet. Hieronder wordt een toelichting gegeven waarom dit wordt doorgezet: • •
•
Met het opstellen van het beheerplan loopt een inventarisatie naar de onderhoudsstatus, het benodigde onderhoud en investeringen voor groot onderhoud van het Omnium. Er staat in 2025/2026 een verbouwing van het complex gepland waarbij de voormalige tropische kas omgebouwd wordt voor een onderwijsgebouw van Scalda, sporthal 3 nieuw gebouwd wordt en de hoofdentree verplaatst van de westzijde naar de oostzijde van het complex. Er wordt een verduurzamingsslag gemaakt (het Omnium is één van de gebouwen uit het Uitvoeringsprogramma Verduurzaming Gemeentelijk Vastgoed).
Hierdoor is momenteel geen representatief financieel overzicht voor het beheer en onderhoud en blijft het Omnium buiten dit beheerplan. In de loop van 2026 zal aan het beheerplan worden
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
5
toegevoegd. Het onderhoud, de noodzakelijke vervangingen en keuringen worden in de tussentijd, via de sinds de overname ingerichte begrotingspost op correctieve onderhoudsbasis uitgevoerd. In dit beheerplan worden vaktechnische termen gebruikt die in bijlage E toegelicht worden. 1.2 Aanleiding Gezien de diverse ontwikkelingen en veranderingen, is bij ORu en specifiek Bouwkundig de behoefte ontstaan om vast te leggen op welke wijze met het beheer van de gebouwen objecten binnen de portefeuille van de gemeente Goes wordt omgegaan. Hierbij worden eenduidige kaders en richtlijnen voor de programmering, budgettering en uitvoering van het planmatig onderhoud vastgelegd. Een belangrijke aanleiding voor het opstellen van dit Beheerplan zijn de door de raad binnen de financiële verordening vastgestelde afspraken over de periodieke actualisatie van het beheerplan, alsook de spelregels van de financiële wetgeving van de wet BBV (voor het mogen hanteren van een onderhoudsvoorziening, dient er sprake te zijn van een recent door de raad vastgesteld beheerplan). De accountant toetst ons hier ook op. 1.3 Doel Het primaire doel van dit beheerplan kan daarom als volgt worden gesteld: “Het creëren van eenduidige kaders en richtlijnen voor de programmering, budgettering en uitvoering van het (planmatig) onderhoud.
Een duurzame, effectieve en efficiënte inzet van financiële (bedrijfs-) middelen wordt gewaarborgd, zonder dat er afbreuk wordt gedaan aan strategische doelen van de vastgoedportefeuille”. Opmerking Dit beheerplan kan verder bijdragen aan het verder opstellen en afronden van een nieuwe Vastgoednota!
Het concrete doel van het beheer en onderhoud is gebouwen en objecten veilig, schoon en heel houden volgens de met stakeholders vastgestelde eisen voor instandhouding, met als resultaat: Functionele, veilige en gezonde gebouwen en objecten die voldoen aan wet- en regelgeving en tevreden stakeholders waaronder met name de gebruikers. 1.4 Stand van zaken Verspreid over de gemeente heeft de gemeente Goes 94 gebouwen en 61 objecten waar de gemeente zorgdraagt voor de instandhouding. In hoofdstuk 2.2 wordt dit nader toegelicht en in bijlage A is een uitgebreid overzicht weergegeven van de gebouwen en objecten. Dit beheerplan is opgesteld op basis van verzamelde vastgoeddata en informatie van de gebouwen en objecten. Om tot een integraal en actueel meerjaren inzicht te komen voor het beheer en onderhoud, moeten nog wat stappen worden gezet. Zodat er een totaal inzicht ontstaat in kwaliteit/ prestaties, risico’s/ kansen (bijvoorbeeld ten aanzien van verduurzaming) en kosten voor langere termijn. Dit beheerplan geeft inzicht in de wijze waarop ORu omgaat met de instandhouding van de gebouwen en objecten (hierna vastgoed) en is een kostenraming gegeven voor het komende 5 jaar.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
6
Opmerking Op dit moment is er nog geen volledig inzicht in alle vastgoeddata en informatie die nodig is om volledig data-gedreven het beheer en onderhoud te kunnen begroten (zie hoofdstuk 8). Het doel is dat de komende tijd verder wordt gewerkt aan, vanuit integrale vastgoeddata en informatie, inzicht in kosten voor instandhouding voor korte (1-3 jaar) en lange termijn (10 tot 40 jaar) vanuit het DMJOP. Nu is een deel van de begroting gebaseerd op ervaringen uit het verleden.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
7
2
STRATEGISCHE EN ASSETMANAGEMENTDOELEN VASTGOED
2.1 Strategische doelen Vastgoedportefeuille Strategische keuzes over de samenstelling van de vastgoedportefeuille (gebouwen en objecten) worden voor de gemeenteraad (hierna Raad) voorbereid door de afdeling Omgeving en Economie (O&E). Deze vervult de rol van eigenaar, verhuurder en beheerder van het gemeentelijk vastgoed. De beleidsafdelingen van de verschillende afdelingen bepalen wat de behoefte is aan welk vastgoed en verwoorden dit in een visie en beheer- c.q. gebruiksafspraken en zorgt voor een optimale balans tussen het financieel en maatschappelijk rendement. Vastgoed dat volgens de Raad niet meer bijdraagt aan de beleidsdoelstellingen van de gemeente Goes of waarvan de kosten en baten niet meer in balans zijn worden indien gewenst afgestoten. Vastgoedstrategielabels die hierbij voor het gemeentelijk vastgoed worden gehanteerd zijn: • • •
Kernvastgoed = dienstbaar aan de beleidsdoelen en/of gemeentelijke kerntaken Strategisch/Ontwikkelvastgoed = vastgoed waarbij de exploitatie op zich niet als hoofddoel dient (grondexploitaties en stedelijke vernieuwing) Overig = niet beleid-gerelateerd vastgoed (commercieel, beeldbepalend, verhandelbaar)
Specifieke afspraken worden gemaakt over de verdere implementatie van het Vastgoed Beheer Systeem (VBS) van Metafoor. Dit systeem maakt het mogelijk om vastgoeddata en informatie te kunnen beheren en te ontsluiten. Deze vastgoeddata en informatie uit het VBS is nodig om voor de toekomst goed onderbouwde strategische keuzes te kunnen maken ten aanzien van het gemeentelijk vastgoed, zoals de status: A. Doorexploiteren (voortzetten van de exploitatie en het beheer op dezelfde wijze als voorgaande jaren) B. Herpositioneren, herontwikkeling of herhuisvesten (opwaarderen) C. Binnen 5 jaar afstoten (afwaarderen) D. Binnen 10 jaar afstoten (afwaarderen) Op basis van een integrale afweging kan het gemeentebestuur een transparante en zorgvuldig afgewogen keuze maken per gebouw of object. In welke categorie een accommodatie zich bevindt, is richtinggevend voor de verdere keuzes en de instandhouding op korte en lange termijn. In het overzicht van de gebouwen en objecten (zie bijlage A) wordt aangeven welke panden welke status hebben. Door jaarlijkse evaluatie kan de strategie voor de komende jaren onderbouwd worden bijgestuurd. 2.2 Assetmanagement doelen gebouwen en objecten Assetmanagement is het optimaal beheren van kapitaalgoederen(assets) die van waarde zijn voor een organisatie.
De invulling van ‘optimaal’ wordt ingegeven door de doelen die de organisatie nastreeft en de balans tussen kwaliteit/ prestaties, risico’s/ kansen en kosten. Binnen assetmanagement gaat het om ‘de gecoördineerde activiteiten van een organisatie om waarde te realiseren uit kapitaalgoederen’ (NEN-ISO 55000). Vanuit dit assetmanagement gedachtegoed, zijn op basis van de uitgangspunten in de concept Vastgoednota) de volgende waarde-aspecten geïdentificeerd die van belang voor het vastgoed van de gemeente Goes: •
Voldoen aan vigerende wet- en regelgeving (compliance)
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
8
• • • •
Veiligheid- en gezondheid Bruikbare en functionele voorzieningen Toegankelijk voor beoogde doelgroepen Duurzaam inclusief biodiversiteit, klimaat adaptatie en circulair
Hierbij is het uitgangspunt dat de objecten bijdragen aan het maatschappelijk rendement zoals bijvoorbeeld: • • • •
Leidt tot ontmoeting Beeldbepalend is voor het imago of presteren van de wijk/stad of inwoners/gebruikers. Een bijdrage levert aan de samenwerking tussen functies en daardoor grotere (klant)tevredenheid, betere dienstverlening of inzicht wijk/stad of inwoners/gebruikers. Verbeterde bestaande functies met meer effect
Een uitzondering kan gemaakt worden voor panden of gronden met een monumentale waarde of die geschonken zijn. ORu is diegene die voor het realiseren hiervan verantwoordelijk is in nauw overleg en afstemming met afdelingen O&E en Samenleving (SAM). Opmerking ORu dient hierbij te zorgen voor beheersbare kosten, zo weinig mogelijk fluctuaties en het realiseren van inkoopbesparingen in het uit te voeren onderhoud. Zij beheert een compleet overzicht/ archief van de relevante data en informatie voor de instandhouding op korte en lange termijn.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
9
3
HUIDIGE BEHEERSITUATIE ORu
ORu heeft bouwkundigen die inhoudelijk verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van het beheerplan en voor het beheer worden diverse taken en werkzaamheden uitbesteed aan marktpartijen. Er is geen eigen technische dienst beschikbaar voor het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden, deze worden uitbesteed aan marktpartijen. 3.1 Inleiding Gemeente Goes vervult een centrumfunctie met voorzieningen in Goes en de omliggende woonkernen Kloetinge, ’s Heer Arendskerke, ’s Heer Hendrikskinderen, Wolphaartsdijk, Kattendijke en Wilhelminadorp. Verspreid over de gemeente heeft de gemeente Goes 94 gebouwen en 61 objecten waarvoor de gemeente zorgdraagt voor de instandhouding. De gebouwen zijn in gebruik bij verenigingen, stichtingen, bedrijven, inwoners en de gemeente Goes zelf. Het bruto vloeroppervlak van de gebouwen totaal bedraagt 90.090 m². Van de gebouwen zijn er 13 een Rijksmonument en van de objecten zijn er 16 een Rijksmonument. Deze Rijksmonumenten worden periodiek door de Monumentenwacht geïnspecteerd. In onderstaande tabel 1 is de verdeling van gebouwen en objecten per categorie, voornamelijk naar functie, aangegeven. Categorie gebouwen en objecten 00 Brandweer
Aantal Aantal Aantal BVO in m² gebouwen objecten monumenten 3 0 2045 0
01 Begraafplaatsen
10
10
270
0
02 Civiele werken
0
14
0
8
03 Cultuur
3
0
5734
2
04 Dienstgebouwen
8
0
20201
1
05 Gymzalen
11
0
4338
0
06 Kerktorens
7
0
2181
7
07 Objecten geen gebouw zijnde
0
37
94
8
08 Overige gebouwen
35
0
29355
3
09 Parkeren
1
0
16134
0
10 Wijk- en dorpsaccommodaties
8
0
4911
0
11 Huisvesting vluchtelingen
4
0
4827
0
Totaal 00 t/m 11
94
61
90090
29*
12 Scholen primair onderwijs
24
0
n.n.b.
0
13 Scholen voortgezet onderwijs
7
0
n.n.b.
0
14 Accommodaties sportverenigingen
10
0
n.n.b.
0
Totaal 12 t/m 13
41
0
Tabel: Gebouwen en objecten *Aantal monumenten volgens objectcode, aantal monumenten volgens monumentenregister: 22
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
0
10
De categorieën 12, 13 en 14 zij niet in beheer bij de gemeente maar wel goed om te vermelden omdat de gemeente direct of indirect betrokken is bij deze gebouwen. Opmerking Categorie 12, 13 en 14 scholen primair -en voortgezet onderwijs en de accommodaties van de sportverenigingen zijn niet eigendom van de gemeente en is de gemeente niet verantwoordelijk voor het onderhoud, dat is het betreffende bestuur. Een uitzondering vormen de brede scholen en de IKC’s, deze zijn wel eigendom van de gemeente maar wordt het onderhoud van het schooldeel door het betreffende bestuur uitgevoerd en de verhuurde delen door de gemeente. Ingrijpende aanpassingen aan brede scholen zoals verduurzaming is een taak van de gemeente. Als de functie van primair onderwijs op een onderwijsgebouw vervalt wordt het gebouw eigendom van de gemeente en is het onderhoud voor de gemeente. Scholen voor primair onderwijs worden niet periodiek geïnspecteerd of de besturen adequaat onderhoud uitvoert. De kleedaccommodaties van de sportverenigingen worden wel één keer per jaar door ORu geïnspecteerd of de betreffende sportclub adequaat onderhoud uitvoert. De besturen van sportclubs krijgen subsidie voor onderhoud van hun kleedaccommodatie.
3.2 Stakeholders Binnen de ambtelijke structuur is ORu aangewezen om de gemeentelijke fysieke kapitaalgoederen te beheren en te onderhouden. De huisvesting van eigen medewerkers en diensten wordt verzorgd door de afdeling Facilitaire Zaken (FZ) met ondersteuning vanuit O&E voor wat betreft het opstellen van huurovereenkomsten met derden. Vanzelfsprekend is er veelvuldig contact en afstemming met de afdeling Concern over betalingen, huurinkomsten, eventuele betalingsregelingen en de facturering die voortvloeien uit lopende – en nieuw afgesloten - overeenkomsten. Naast ORu zijn ook de afdelingen Omgeving & Economie (O&E), Samenleving (SAM), Facilitaire zaken (FZ), Dienstverlening (DV) en Concern (CON) betrokken bij het gemeentelijk vastgoed en hebben deze afdelingen specifieke inhoudelijke verantwoordelijkheden. ORu onderhoudt, via het voeren van jaargesprekken, contact met de samenleving en gebruikers van en voor de: • Wijk- en dorpsaccommodaties • Cultuurhuizen (De Mythe en ’t Beest) Daarnaast worden periodiek overleg gehouden voor het Omnium met Sportfondsen en directie van Omnium en andere stakeholders binnen gemeente. De overige afdelingen onderhouden met name de contacten met uitbaters, scholen, sportverenigingen en het bestuur.
Het beleid op het vastgoed wordt bepaald door O&E en SAM en zij zijn eindverantwoordelijk voor de kwaliteit, stakeholders en specifiek gebruikerstevredenheid, verwerving/ aankoop en/ of afstoting van gemeentelijk vastgoed. Er bestaat de mogelijkheid om onderzoek te doen naar tevredenheid over het gebruik van het vastgoed bij beheerders, gebruikers en bezoekers naar de tevredenheid van het desbetreffende vastgoed. Verder is er voor de uitvoering van het onderhoud frequent contact met bijvoorbeeld: • Nutsbedrijven
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
11
• • • • • •
Veiligheidsregio RUD (Regionale Uitvoeringsdienst) Individuele huurders/ gebruikers van het gemeentelijk vastgoed Service en onderhoudspartijen Aannemers en leveranciers Adviseurs
3.3 Soorten onderhoud In dit beheerplan wordt de basis gelegd voor het toekomstig beheer en de instandhouding van het vastgoed door ORu voor het: •
•
•
Klein onderhoud; wat regulier wordt uitgevoerd door o.a. contractpartijen en ten laste komt van de exploitatie, zoals bijvoorbeeld het onderhouden van een CV-ketel en het repareren van een deur. Lasten van klein onderhoud mogen niet worden geactiveerd, maar dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Groot onderhoud; wat planmatig wordt uitgevoerd en ten laste komt van de voorziening, zoal bijvoorbeeld het vernieuwen van de dakbedekking, het aanbrengen van nieuwe wandtegels, het vervangen van een CV-ketel Groot onderhoud > € 50.000; wat valt onder zogenaamde vervanginginvesteringen Investeringen in de gebouwde omgeving zijn investeringen met een waarde > € 50.000 ten behoeve van de vervanging van een bestaand actief als gevolg van economische veroudering of slijtage. Dit betreft een vervanging op basis van einde levensduur, waarbij groot en klein onderhoud (economisch) niet meer toereikend is. Er is sprake van een nieuw actief met een nieuwe levensduur, zoals een warmtepomp met dezelfde functionaliteit maar met een nieuwe levensduur. Lasten van groot onderhoud mogen niet worden geactiveerd en kunnen op twee wijzen worden verwerkt in de begroting/ jaarrekening: 1. Lasten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen 2.
Lasten in het jaar van uitvoering ten laste van een vooraf gevormde voorziening brengen (artikel 44, lid 1c, van het BBV)
3.4 Vastgoedbeheerorganisatie ORu De bedrijfsvoering binnen ORu is gebaseerd op de missie en de visie van de gemeentelijke organisatie. Naast de eigen formatie wordt nauw samengewerkt met de ‘Financieel consulent’ van de afdeling Concern. Opmerking Binnen de andere betrokken afdelingen (CON, O&E, SAM, FZ) zijn geen bouwtechnische/ installatietechnische medewerkers werkzaam. Alle technisch inhoudelijke werkzaamheden die nodig zijn voor de instandhouding van het vastgoed zijn binnen ORu ondergebracht.
Binnen de afdeling ORu is de coördinator Bouwkunde vakinhoudelijk verantwoordelijk voor het uitvoeren van het totale beheer en verzorgt samen met de andere vakspecialisten het beheer, de planning, coördinatie, voorbereiding en het toezicht op al het onderhoud inclusief projecten voor de gebouwen en objecten.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
12
Opmerking Het taakveld kent de nodige uitdagingen op o.a. het gebied van verduurzaming, renovatie en omgevingswet, en data-gedreven werken. Hierbij zal voor specifieke dienstverlening tijdelijk extra ondersteuning nodig zijn voor diverse advies- en uitvoeringswerkzaamheden.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
13
4
KADERS VOOR BELEID, BEHEER EN ONDERHOUD
Om de taken op een effectieve en efficiënte wijze te kunnen realiseren zijn heldere afspraken en kaders nodig die aansluiten bij de doelen en uitgangspunten zoals gesteld in de Vastgoednota en/of voorkomen uit gemeentelijk en/of Europees beleid of wetgeving. Voor ORu zijn de volgende kaders meegegeven en/of van toepassing. Beleidsstukken Onderstaande gemeentelijke beleidsstukken zijn van belang en van toepassing voor het vastgoedbeheer: A. Bevoegdhedenbesluit: Hierin staat benoemd wie welke bevoegdheden heeft om opdracht te verlenen of uitvoeringsbesluiten te nemen B. Gemeentelijke begroting: De middelen voor het beheer en onderhoud van het gemeentelijk vastgoed is ondergebracht in een voorziening ‘groot onderhoud gebouwen’
Figuur: De lasten van onderhoud van kapitaalgoederen zijn samengevat (volgens bijlage 8 BBV)
4.1 Gemeentelijke strategische doelen voor het vastgoed Het beleid voor instandhouding van het vastgoed dient aan te sluiten op de strategische doelen voor de vastgoedportefeuille en specifiek per gebouw of object zoals: A. Gebruiksfase (tenzij geen sprake is van een transitiefase) = Doorexploiteren: voortzetten van de exploitatie en het beheer op dezelfde wijze als voorgaande jaren en voldoen aan wet- en regelgeving ook ten aanzien van duurzaamheid. B. Transitiefase Opwaarderen = I.r.t. herpositioneren, herontwikkeling, aanpassen, verbeteren, energietransitie of herhuisvesten: extra aandacht schenken aan het object door herbestemming (nieuwe functie door extra te investeren (bijvoorbeeld door planmatig onderhoud naar voren te halen of door renovatie, restauratie of verbouwing). Dit kan van toepassing zijn voor de gebouwen en objecten die op een hoog kwaliteit- en serviceniveau gebracht en gehouden moten worden. De instandhouding kan tijdelijk op lager Transitiefase – niveau op weg naar Transitie +. Na Transitie + kan het in gebruikt worden genomen met de strategie ‘Doorexploiteren’.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
14
C. Transitiefase Afwaarderen = I.r.t. afstoten (dispositie) of sloop: Vastgoed dat onvoldoende waarde toevoegt aan de beleidsdoelen of kerntaken, of in aanmerking komt voor herontwikkeling door sloop en vervangende nieuwbouw. Zolang het object in gebruik is zullen er specifieke afspraken worden gemaakt over het niveau van in stand houden omdat niets meer doen dan geen optie is. Opmerking Het proces bij aankoop en verkoop van gebouwen door afdeling O&E heeft hier ook invloed op als ook het feit dat er met gebouwen of objecten bij een beheerperiode van <2 jaar, <5 jaar, <10 jaar of > 10 jaar anders moet worden omgegaan.
Voor het efficiënt beheren van het Vastgoed is het van belang dat deze strategische doelen worden vertaald naar beleidsuitgangspunten voor het onderhoud. Dit doet ORu op basis van de norm NEN 2767 conditie- en risico gestuurd waarbij ook aandacht is voor verbetering en verduurzaming inclusief de energietransitie. Hierbij sluit ORu ook aan bij de norm ‘NEN 8026; Methode voor het waarde-gestuurd in stand houden van assets in de gebouwde omgeving’. Dit wordt expliciet gemaakt door vast te stellen op welke waarde thema’s in aansluiting op de strategische- en assetmanagement doelen wordt gestuurd. Hierbij acht ORu de volgende waarde-aspecten van belang: •
Technische staat Conditie NEN 2767 De NEN 2767 beschrijft op transparante, objectieve en éénduidige wijze hoe de huidige technische toestand van een bouwdeel vast te stellen. Dit gebeurt middels ‘conditiemeting’. Conditiemeting is een gestandaardiseerde methode voor het registreren, kwalificeren en kwantificeren van gebreken aan bouwdelen. Op basis van de gebreken die een bouwdeel bevat, wordt de mate van degradatie bepaald ten opzichte van nieuwbouw kwaliteit. Dit wordt uitgedrukt in een getalswaarde, de conditiescore van 1 t/m 6, zie tabel hieronder. Hierbij staat een conditiescore 1 van een bouwdeel voor nieuwbouwkwaliteit en een conditiescore 6 voor technisch rijp voor sloop. Op dit moment is het beheerniveau voor het vastgoed in gemeente Goes, volgens de Vastgoednota 2016, ingesteld op kwaliteitsniveau 3 (=Conditieniveau 3 volgens NEN 2767) en voor representatieve delen zoal de publiekshal van het Stadskantoor en de trouwzaal van het Stadhuis op kwaliteitsniveau 2.
Figuur: Conditiescore tabel volgens NEN 2767
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
15
•
•
•
•
•
•
•
•
Veiligheid en gezondheid Dit aspect richt zich op het voorkomen van gebreken die het risico op lichamelijk letsel van objectgebruikers of passanten en de omgeving kunnen inhouden en die kunnen bijdragen aan het veroorzaken van ongevallen. Wet- en regelgeving Dit aspect richt zich op het voorkomen van gebreken die op diverse vlakken een risico kunnen vormen op basis van wet- en regelgeving, zoals aansprakelijkheid, in gebreke stelling, boete, gevangenisstraf, milieuschade, bodemvervuiling en geluidsoverlast. De voor onderhoud mogelijk relevante wet- en regelgeving is opgenomen als nadere specificatie. Cultuurhistorische waarde Dit aspect betreft situaties waarbij bouwdelen met een kunsthistorische of architectonische waarde verloren dreigen te gaan indien het gebrek eraan niet op korte termijn wordt verholpen. Gebruik- en bedrijfsproces Dit aspect richt zich op het voorkomen van gebreken en tekortkomingen die het gebruik, functionaliteit en beschikbaarheid van het object, de Bouw- en installatiedelen of gebreken die het primaire bedrijfsproces negatief beïnvloeden. Technische vervolgschade Het aspect vervolgschade richt zich op de eventuele meerkosten of toename van kosten die zullen ontstaan indien een onderhoudsgebrek of tekortkoming niet wordt verholpen.
Het betreft hier een toename van de kosten aan het bouwdeel zelf of aan de onderliggende constructie, (ge)bouwdelen of installaties. Kosten aan inventaris en meubilair blijven buiten beschouwing. Buiten beschouwing blijven ook indirecte vervolgschade in relatie tot imagoschade of schade als gevolg van aansprakelijkheidsstelling (zie wet- en regelgeving) of verstoring van het primaire gebruik-/bedrijfsproces. Toename (verhoogde) klachten Dit aspect richt zich op de eventuele toename van ad-hoc reparaties op grond van klachten en/of storingsmeldingen. Het betreft de meerkosten van herstelwerkzaamheden bij uitstel van voorgestelde activiteit en de meerkosten die gemaakt worden om het specifiek onderhoudsgebrek en/of tekortkoming binnen het dagelijks onderhoud te verhelpen. Ervaring beeldkwaliteit en esthetiek Dit aspect richt zich op gebreken en tekortkomingen die samenhangen met de esthetica, het aanzien, het beleven van. Energieverbruik Dit aspect richt zich op gebreken en tekortkomingen die een negatief effect kunnen hebben op het gebied van de energieprestaties van het object als geheel of bouw- en installatiedelen in het bijzonder. Het heeft betrekking op een onnodige toename van het energieverbruik, gas of elektra. Het gebruikersgedrag blijft buiten beschouwing.
Deze waarde-aspecten vormen het basis uitgangspunt voor het instandhouden op korte en lange termijn. Deze aspecten zijn van toepassing voor de hele portefeuille in exploitatie. Afhankelijk van de meegegeven vastgoedstrategie voor specifieke gebouwen of objecten wordt daar meer of minder belang of prioritiet aan toegekend. Hierbij zal echter nooit, ook niet in geval van afwaarderen van vastgoed, concessies worden gedaan aan ‘Veiligheid en gezondheid’ en ‘Wet- en regelgeving’. Door ORu worden in relatie tot deze waarde-aspecten instandhoudingsplannen (jaarplannen en meerjarenplannen) uitgewerkt, gepland en begroot. Hierbij gaat het over diverse soorten onderhoud en ook over verbeteringen, aanpassingen, de energietransitie en uiteraard ook verduurzaming.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
16
4.2
Jaarplan, MeerJarenOnderhoudsPlan en begroting
Jaarplan In de begroting van de gemeente Goes is het onderhoud aan de kapitaalgoederen (assets) van de gemeente geborgd. Een Jaarplan is een verfijnde weergave per jaar van de uitgaven per specifiek vastgoedobject. Ieder jaar wordt een Jaarplan opgesteld met een financiële planning voor het volgende jaar en een overzicht van de gedane uitgaven. Het Jaarplan wordt jaarlijks vastgelegd in College- en Raadsbesluiten en vastgesteld met en in relatie tot het een meerjarenperspectief. MeerJarenOnderhoudsPlan (MJOP) Om de jaarlijks benodigde uitvoeringsmaatregelen en kosten te borgen wordt voor het in stand houden van het vastgoed een Jaarplan opgesteld. De input voor het Jaarplan is een MeerJarenOnderhoudsPlan (MJOP). Een MJOP is een plan waarin het onderhoud en de vervanging van de gebouwgebonden installaties en bouwkundige elementen van een gebouw voor een periode van 5 tot 10 jaar worden gepland. Alle genoemde kosten voor een MJOB komen uit een inspectie van alle gezamenlijke bouwdelen en installaties in het gebouw. De resultaten van die inspectie heeft worden vastgelegd in een MJOP. Te repareren of vervangen zaken worden tegen standaard prijzen berekend. Een uitgebreide inspectie waarbij alle onderdelen worden geïnspecteerd wordt in de regel één keer per 4 tot 5 jaar uitgevoerd. Tussentijds vinden kleinere gerichte inspecties plaats per 1 tot 2 jaar.
Het doel van een MJOP is om de technische staat van het gebouw op peil te houden, de veiligheid te waarborgen en de levensduur van de installaties te verlengen. Het MJOP bevat een gedetailleerde beschrijving van de onderhoudswerkzaamheden, de kosten en de planning. Duurzaam MeerJarenOnderhoudsPlan (DMJOP) In april 2024 is de Raad akkoord gegaan met het verduurzamen van de eerst 14 gebouwen van de gemeente (zie ook hoofdstuk 4.6). De maatregelen per gebouw worden voor een deel gedekt uit het groot onderhoud. Hiervoor wordt een DMJOP opgesteld. Dit is een MJOP waarin naast het reguliere onderhoud ook duurzaamheidsmaatregelen worden opgenomen. Het DMJOP is gericht op het verduurzamen van het gebouw en het reduceren van de CO2-uitstoot. Hierbij kan gedacht worden aan het plaatsen van zonnepanelen, het verbeteren van de isolatie of het vervangen van de verlichting door LED-verlichting. Het DMJOP houdt rekening met de duurzaamheidsdoelstellingen van de gemeente en bevat een beschrijving van de duurzaamheidsmaatregelen, de kosten en de planning.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
17
Voorbeeld Vervangen van dakbedekking van een plat dak van een gebouw staat in de MJOP in 2035. Voor het verduurzamen van het gebouw in 2026 is één van de maatregelen dat de isolatiewaarde van het plat dak verhoogd wordt en daarvoor de dakbedekking verwijderd moet worden. De dakbedekking is met nog 9 jaar te gaan nog niet afgeschreven en op 4/5 van de levensduur. Door de dakbedekking eerder te vernieuwen wordt voor 1/5 van de waarde van de dakbedekking bijgedragen in de verduurzaming. De kosten voor het verhogen van de isolatiewaarde komen niet ten laste van de voorziening onderhoud gebouwen.
MeerJarenOnderhoudsBegroting (MJOB) De accountant controleert de begroting en jaarrekening en gedurende het jaar wordt aan de hand van de planning en control cyclus de begroting bewaakt. Hierbij wordt onderscheid gemaakt naar kosten die vallen onder exploitatie en voorzieningen. In de begroting wordt gewerkt met een voorziening ‘groot onderhoud gebouwen’. Dit betekent dat een constante meerjarige dotatie wordt gedaan om uitgavenpieken op te vangen door meerjarig te nivelleren. Niet gedane uitgaven in het ene jaar worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar. Leidraad hiervoor is de ‘notitie materiële vaste activa van Commissie BBV’. Om zeker te zijn groot onderhoud te kunnen betalen, dienen alle te verwachten kosten in de tijd bekend zijn. De planning van al deze kosten worden vastgelegd in de zogenaamde MeerJarenOnderhoudsBegroting (MJOB). ORu baseert de MJOB en de reserveringen voor de uitvoering van het periodiek groot onderhoud op strategische keuzes die via CV van de afdeling O&E worden meegegeven door de Raad. Naast de voorziening is er een jaarlijks exploitatiebudget. Hieronder vallen de kosten voor cyclisch onderhoud (veelal op basis van contracten), storingen en kleine herstel.
In hoofdstuk 8 is de begroting opgenomen voor 2025 waarbij zoals u hierna kunt lezen enig voorbehoud wordt gemaakt omdat een actueel en integraal beeld in kosten voor instandhouding nog niet beschikbaar is. 4.3 Integraal inzicht in de technische en functionele staat ORu zorgt jaarlijks voor een actueel integraal inzicht in de technische en functionele staat van het vastgoed. Dit is van belang voor het realiseren van waarde met de objecten en het beheersen van de kosten voor instandhouding en de risico’s die hierbij voor kunnen komen. Om te kunnen anticiperen op diverse ontwikkelingen, (veiligheids-)risico’s te kunnen beheersen, prestatieafspraken te kunnen maken, worden diverse soorten aan vastgoeddata en informatie komende tijd geordend en geborgd in het Vastgoedbeheer Systeem (VBS). Het op orde hebben van deze vastgoedinformatie op basis van een periodiek uit te voeren inspecties en/ of (specialistische) onderzoeken en een risicobeoordeling vormt de basis voor de instandhouding en het kunnen sturen op kwaliteit/ prestaties, risico’s/ kansen en kosten.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
18
4.4 Vastgoedinformatie ORu heeft de benodigde, complete en actuele informatie over het vastgoed nodig voor het adequaat kunnen uitvoeren van het onderhoud in relatie tot de meegegeven strategische- en assetmanagementdoelen. Om te kunnen anticiperen op diverse ontwikkelingen, (veiligheids-)risico’s te kunnen beheersen, prestatieafspraken te kunnen maken is diverse soort aan vastgoeddata en informatie geborgd in een document managementsysteem cruciaal. Het is nodig om te allen tijde te kunnen aantonen dat er wordt voldaan aan wet- en regelgeving, normen en voorschriften en de algemene Zorgplicht volgens de Omgevingswet, voor veiligheid en gezondheid van gebruikers en omgeving. Het is ook nodig om te kunnen rapporteren over de technische en functionele staat, de mogelijk aanwezig risico’s en kosten voor de korte en lange termijn. Dit inzicht is essentieel om prestatieafspraken te kunnen maken bij het uitbesteden van onderhoud. Opmerking Zoals eerder is aangegeven is er op dit moment nog geen volledig actueel inzicht in alle vastgoeddata en informatie. Het doel is dat er de komende tijd verder aan wordt gewerkt door diverse stappen te zetten zoals is aangegeven in hoofdstuk 6 Stappenplan voor inzicht en borging.
Welke specifieke informatie wanneer nodig is hangt af van de levensfase (gebruiks- of transitiefase) waarin een gebouw of object zich bevindt. 4.5 Compliance en algemene Zorgplicht Een belangrijk beheeraspect is het vanuit een actueel in- en overzicht aantoonbaar kunnen vaststellen of wordt voldaan aan wet- en regelgeving, normen en voorschriften (compliance). Het wettelijk kader voor het beheer van vastgoed is het Bouwbesluit voor bestaande bouw en wettelijke eisen voor het in stand houden van bouw- en installatiedelen. Dit in combinatie het uitvoeren van keuringen en testen in het kader van wet- en regelgeving en voldoen aan diverse normen en (onderhouds-)voorschriften. Daarnaast is er de algemene Zorgplicht ten aanzien van de dagelijks zorg voor veilige en gezonde gebouwen voor gebruikers en omgeving. Een goede invulling van algemene Zorgplicht en “compliant zijn” is extra van belang voor gebouweigenaren in het (semi-)publieke domein.
Overheden, bedrijven én burgers zijn verantwoordelijk voor een veilige en gezonde leefomgeving en het ‘Algemeen verbod (artikel 1.7a Omgevingswet) geeft aan “Het is verboden om een activiteit te verrichten of na te laten als daardoor aanzienlijke nadelige gevolgen voor de fysieke leefomgeving (dreigen te ontstaan).” Het voldoen aan wet- en regelgeving is daarin de ondergrens voor de gemeente Goes met betrekking tot de zorg voor de veiligheid van gebruikers en/ of omgeving. Hiernaast dienen ook andere mogelijk voorkomende veiligheids- en gezondheidsrisico’s te worden voorkomen en beheerst. Zodat locaties veilig zijn voor gebruikers en omgeving. Door periodieke evaluaties dient ORu te kunnen aantonen dat er voortdurend wordt gezorgd voor het bewaken van die veiligheid en gezondheid vanuit publiek en privaat oogpunt ingeval van eigendom en gebruik en/ of huursituatie.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
19
Opmerking Het is voor de gemeente Goes van groot belang dat ORu voortdurend kan aantonen dat wordt voldaan aan diverse wetten, normen en richtlijnen, decentrale regelgeving en gebruiks- en onderhoudsvoorschriften. Het periodiek controleren en aantonen of wordt voldaan aan deze verplichting kan worden gedaan door: • •
• • •
Door het uitbesteden van de wettelijk- verplichte keuringen bij een servicepartij vastgelegd in contracten zoals dat al is georganiseerd Door periodieke NEN 2767 Conditiemetingen en andere inspecties en (specialistische) onderzoeken inclusief risicobeoordeling mede t.b.v. het opstellen van de (D)MJOP en de MJOB Doormiddel van een RI&E vanuit ARBO perspectief (privaat afhankelijk van gebruiksovereenkomsten en/ of beheerafspraken) Een combinatie van diverse gerichte specialistische onderzoeken als daar vanuit klachten, incidenten of meldingen aanleiding toe is Door extra steekproefsgewijze controle van de objecten en de omgeving aan de hand van een checklist veiligheids- en gebruiksrisico’s door eigen medewerkers die regelmatig op de locaties en bij de objecten komen.
De komende tijd zal hier nader invullingen aan worden gegeven. Zie stappenplan hoofdstuk 6.
4.6 Duurzaamheid en energietransitie In dit beheerplan wordt de duurzaamheidsopdracht uit het klimaatprogramma 2019- 2022 die op 2 oktober 2018 door de Raad is vastgesteld meegenomen. De doelstelling is: Meer gemeentelijk vastgoed energieneutraal. Wanneer het technisch niet haalbaar is om een gebouw energieneutraal te maken, compenseren we de benodigde energie voor dat gebouw door het opwekken van duurzame energie op een andere locatie. Daarnaast geven we dan het goede voorbeeld en besparen we op de energiekosten. Op 15 februari 2022 heeft het college van B&W de routekaart verduurzaming gemeentelijk vastgoed vastgesteld.
Figuur: Route Verduurzaming
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
20
De routekaart geeft inzicht in de grote technische, financiële en maatschappelijke opgave en hierin staat de visie om het gemeentelijk vastgoed te verduurzamen. De doelstelling voor de gemeente Goes is als volgt vastgesteld: Vijf jaar scherper dan de landelijke doelstelling: Het tussendoel conform het Klimaatakkoord is 60% CO2-reductie in 2030 en het streefeinddoel 95% CO2-reductie in 2035 ten opzichte van 1990. Dit is de leidraad geweest voor de planvorming in het verduurzaming uitvoeringsprogramma voor het gemeentelijk vastgoed. Hierbij wordt naast de technische maatregelen ook aandacht besteed aan mogelijk initiatieven voor het verbeteren van de flora en fauna op, in en rondom de gebouwen en objecten en gedragsbeïnvloeding van de gebruikers en/of de omgeving. Indien zinvol en/ of nodig worden ook voorstellen gedaan voor (energie)monitoring en het inzetten op de toepassing van nieuwe technologie. Dit alles om te komen op een jaarlijkse reductie van de CO2-uitstoot met 1.224.642 kg. Per gebouw worden voorstellen gedaan en wordt aangegeven wat het kost (rekening houdend met subsidie) en wat het oplevert. Uiteraard wordt hierbij rekening gehouden met de gemeentelijke strategische- en assetmanagement doelen en een eventuele monumentale status van de objecten.
Op 11 april 2024 heeft de Raad ingestemd met het uitvoeringsprogramma waarin 14 gebouwen zijn opgenomen die verduurzaamd worden. Opmerking Via een separate aanpak is met een extern adviesbureau het verduurzamingsuitvoeringsprogramma opgesteld voor mogelijke maatregelen aan de vastgoed objecten voor de komende vier jaar. Op moment van het schrijven van dit Uitvoeringsplan Beheer vindt een begrotingstechnische afstemming plaats met planning voor het onderhoud in verband met de mogelijke zogenaamde ‘koppelkansen’. Op basis van dit nieuw op te zetten DuurzaamMeerjarenOnderhoudsplan (DMJOP) en het nieuw vastgestelde beleid omtrent verduurzaming, is dit jaar een voorlopige MJOB inclusief de financiële onderbouwing aangeleverd voor 2025.
Uiteraard wordt hierbij rekening gehouden met de gemeentelijke strategische- en assetmanagementdoelen en een eventuele monumentale status van de objecten. 4.7 Contactmanagement en samenwerking met externe partijen Voor de installaties zijn vier marktpartijen gecontracteerd die het onderhoud aan installaties uitvoeren voor de gemeente Goes. Deze contracten hebben een doorlooptijd van maximaal vier jaar worden dan weer opnieuw aanbesteed voor een volgende periode van vier jaar. Voor het bouwkundig onderhoud wordt in de komende planperiode een raamcontract gemaakt. Diverse specialistische werkzaamheden en projectmatig groot onderhoud wordt apart ingekocht.
Opmerking 2 Om te komen tot een nieuwe aanbesteding zal in overleg met Inkoop de inkoopstrategie worden bepaald en moeten afspraken worden gemaakt voer de selectie- en gunningsprocedure en het op te stellen PvE en benodigde vastgoedinformatie.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
21
Voor specifieke advies- en ondersteuningswerkzaamheden worden komende tijd raamcontracten afgesloten m.b.t.: • • •
Specialist voor E en W installaties Specialist brandveiligheid Specialist constructies
Dit alles zal in overleg met Inkoop verder worden uitgewerkt. Dit vraagt om een extra investering (met mogelijke externe ondersteuning) waarmee rekening wordt gehouden in de begroting. Zie verder stappenplan voor inzicht en borging hoofdstuk 6. 4.8 Beheerafspraken Strategische keuzes over de samenstelling van de vastgoedportefeuille worden door O&E voorgesteld aan de Raad. O&E vervult de rol van eigenaar, verhuurder en beheerder van het gemeentelijk vastgoed. De beleidsafdelingen bepalen de beheer- c.q. gebruiksafspraken. De huisvesting van eigen medewerkers en diensten wordt verzorgd door de afdeling Facilitaire Zaken met ondersteuning vanuit O&E voor wat betreft het opstellen van huurovereenkomsten met derden. O&E heeft veelvuldig contact en afstemming met de afdeling Concern over betalingen, huurinkomsten, eventuele betalingsregelingen en de facturering die voortvloeien uit lopende – en nieuw afgesloten - overeenkomsten. Extern is frequent contact met vertegenwoordigers van nutsbedrijven, Sabewa Zeeland, woningbouwvereniging, makelaars-, advocaten- en notariskantoren. Tenslotte is er ook contact met individuele huurders/gebruikers van gemeentelijk vastgoed. ORu is hierin, voor wat betreft de technische instandhouding van de gebouwen en objecten, volgend en uitvoerend. Dit wordt gedaan door het vastleggen van afspraken/verwachtingen in (uniforme) overeenkomsten: •
•
Huurovereenkomsten Hierin zijn de afspraken (al dan niet via standaard overeenkomsten of maatwerk afspraken) met huurders opgenomen. Hierbij kunnen gedelegeerde verantwoordelijkheden en financiële verplichtingen voor het beheer en onderhoud zijn vastgelegd in de zogenaamde ‘demarcatie/ kruisjeslijsten’ Beheersovereenkomst Bij het in stand houden van vastgoed spelen ook de Beheerafspraken die worden gemaakt om afspraken tussen eigenaar en gebruiker (bijvoorbeeld in geval van de huisvesting van eigen medewerkers en diensten via de afdeling Facilitaire Zaken) waarin eventueel gedelegeerde verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in de zogenaamde ‘demarcatie/ kruisjeslijsten’ aangevuld met werkafspraken en delegeren van verantwoordelijkheden en verleggen van budgetten voor beheer en onderhoud.
Hierbij is het onder andere de standaardisering van termijnen in huurovereenkomsten van belang in verband met een uniforme indexatie, zodat uniformiteit en juridische toetsing is geborgd. Daarnaast is het van belang dat minimaal jaarlijks (of wanneer daar aanleiding tot is) eventuele wijzigingen in de strategische- en assetmanagement doelen, gebruik- of beheersituatie en geldstromen worden besproken en vastgelegd. Dit ook m.b.t. het programma verduurzaming vastgoed en doorbelasten van eventuele kosten aan de gebruik/huurder.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
22
Van belang is dat duidelijk wordt wat onder de uitvoeringsverantwoordelijkheid en financiële begroting van ORu valt. Uit de huur- en/of beheerovereenkomst voorzien van een ‘demarcatie/ kruisjeslijsten’ moet voor ORu duidelijk zijn wat voor welke objecten van toepassing is. Om te voorkomen dat ORu te veel of te weinig doet en dat deze onduidelijkheid ervoor zorgt dat de begroting niet betrouwbaar genoeg is, zullen hier de komende tijd nieuwe afspraken over worden gemaakt met O&E. Onder andere de demarcatie en kruisjeslijsten actualiseren en waar nodig huuren gebruiksovereenkomsten aanpassen.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
23
5
TOEKOMSTPERSPECTIEF TAAKVELD BOUWKUNDE
Gezien de huidige beheersituatie en de hiervoor geschetste kaders voor beleid en beheer en onderhoud en de opgave die er ligt op bouwkundig gebied, is de huidige formatie een regieorganisatie vanuit het tactische niveau. Hierbij zal intensief samengewerkt worden met externe contractpartijen en adviseurs (leveranciers). Dit aansluitend op tactische en operationeel niveau kunnen voorzien in de nodige expertise, capaciteit en middelen (denk aan ondersteunende systemen) zoals in de figuur hieronder is weergegeven.
Figuur: Taakverschuiving vastgoedbeheerorganisatie van operationeel naar regie (bron: Jellema deel 13 Asseten Onderhoudsmanagement vastgoed).
Hierbij voert het taakveld Bouwkunde de regie over de beheer processen/diensten vanuit het tactisch niveau. De coördinatie en afstemming van vraag en aanbod tussen de ‘leveranciers’ en de interne stakeholders staat hierin centraal. Op basis van prestatiegerichte (raam)contracten voor diverse (beheer)taken, uitvoerings- en (specialistische)advieswerkzaamheden. Dit alles met als doel optimale beheersing functionaliteit, kwaliteit, kosten en risico’s door prestatiegericht, planmatig en professioneel asset- en onderhoudsmanagement. De keuze om de beheer processen/ diensten al dan niet door externe leveranciers uit te voeren ligt bij het taakveld Bouwkunde vanuit de vraag: •
•
Welke taken (diensten en uitvoeringswerkzaamheden) besteden we uit, bijvoorbeeld omdat: o De markt dat beter kan (expertise) o Of omdat we de capaciteit niet hebben (formatie) o Of omdat we niet (meer) beschikken over de ondersteunende systemen Welke diensten blijven we zelf doen, bijvoorbeeld omdat deze kritisch zijn voor de stakeholders van de gemeente Goes
Dit alles heeft invloed op de formatie en de expertise en competenties die nodig zijn voor de instandhouding van het vastgoed. Waarbij excellent presteren gerealiseerd zal worden, behouden moet blijven en indien nodig kan worden opgeschaald door gebruik te maken van een flexibele schil of specifieke expertise uit de markt. Zodat efficiënt, kostenbewust en klantgericht wordt omgaan met de gemeentelijke kapitaalgoederen. Om een “ideale” situatie te bereiken, zullen diverse stappen worden gezet. Deze zijn uitgewerkt in stappenplan op hoofdlijnen in hoofdstuk 6. Hierbij dienen wettelijk restricties en de
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
24
inkoopvoorwaarden van de gemeente Goes en de Europese regelgeving in ogenschouw genomen te worden.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
25
6
STAPPENPLAN VOOR INZICHT & BORGING
Naast het beheerplan is voor intern gebruik een Werkplan Beheer Vastgoed 2025-2029 opgesteld. Dit is een dynamisch document en dient als werkplan van het vastgestelde beheerplan. Dit document wordt voortdurend aangepast aan diverse ontwikkelingen en veranderingen en aangepaste wet- en regelgeving en beleid. Later vormt het de basis voor het periodiek actualiseren van het Beheerplan. Zoals eerder aangegeven zal de komende jaren door ORu in samenwerking met betrokken afdelingen en haar stakeholders worden gewerkt aan een doorontwikkeling van de hierna aangegeven aandachtsgebieden. Deze zijn ook in het Werkplan Beheer vastgoed 2025-2029 opgenomen. 1. Formatie taakveld Bouwkunde door-ontwikkelen – 2025 De formatie van bouwkundigen is qua bezetting op sterkte maar wordt nog verder ingewerkt en opgeleid om zich de beheersituatie van de gemeente Goes eigen te maken. Daarnaast is doorontwikkeling nodig op een aantal aspecten zoals; data-gedreven werken, het assetmanagementgedachtegoed en werken volgens de uitgangspunten en afspraken in dit beheerplan. Daarnaast zal voor specifieke dienstverlening extra ondersteuning nodig zijn voor adviesen ondersteuningswerkzaamheden ten aanzien van: • • •
Specialist voor E en W installaties Specialist brandveiligheid Specialist zwembadtechniek (specifiek voor het Omnium)
Hiervoor zal een aanbesteding voor raamcontracten in gang worden gezet waarvoor mogelijk ook externe expertise en ondersteuning nodig is. 2. Beheerafspraken en overeenkomsten op orde – 2024 en 2025 Strategische keuzes over de samenstelling van de vastgoedportefeuille worden door O&E voorgesteld aan de Raad. O&E vervult de rol van eigenaar, verhuurder en beheerder van het gemeentelijk vastgoed. De beleidsafdelingen bepalen de beheer- c.q. gebruiksafspraken. ORu is hierin, voor wat betreft de technische instandhouding van de gebouwen en objecten, volgend en uitvoerend. Het is voor ORu van belang dat dit vanuit c.q. in relatie tot de Vastgoednota wordt vertaald naar het beleid voor instandhouding. Zodat duidelijk is wat wel en niet kan en/of moet worden gedaan en wanneer. Veel afspraken hierover zijn/worden ook vastgelegd beheerafspraken zoals huurovereenkomsten en beheersovereenkomsten c.q. gebruiksafspraken met derden die daarin zijn vastgelegd. Dit heeft ook impact op het geld wat nodig is voor instandhouding, zeker ook wanneer er afspraken wijzigingen. Hierbij moet duidelijk zijn wat onder de uitvoeringsverantwoordelijkheid en financiële begroting van ORu valt. Uit de huur- en/of beheerovereenkomst voorzien van een ‘demarcatie/kruisjeslijsten’ moet ook voor ORu duidelijk zijn wat voor welke objecten van toepassing is.
Komende tijd zal daarom samen met O&E worden gewerkt aan: • • •
Het actualiseren van huurovereenkomsten en beheersovereenkomsten Uniformiseren van de algemene overeenkomst voor kantoorruimten en vaststellen wanneer die in welke situatie van toepassing is Opstellen van zogenaamde eenduidige ‘demarcatie/kruisjeslijsten’
Dit zorgt ervoor dat ORu de juiste dingen doet (niet te veel maar ook niet te weinig) en dat op basis daarvan een betrouwbare MJOB kan worden opgesteld.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
26
3. Vaststellen vastgoedstrategielabels, strategische- en assetmanagementdoelen en beleid voor instandhouding - 2025 Deze uitgangspunten voor het toekennen van de vastgoedstrategielabels wordt afgestemd op de uitgangspunten van de nog op te stellen nieuwe ‘Vastgoednota’. Dit zal indien nodig worden aangepast in de gebouwen en objectenlijst van de gemeente Goes. 4. Verdere inrichting en implementatie beheersysteem met de diverse modules – 2025 en 2026 Ten behoeve van het waarde-gestuurd instandhouden van de gebouwen en objecten is het van belang dat ORu verder aan de slag gaat met: •
•
•
Vastgoedbeheer en registratie - Basis gegevens van de objecten en ook nadere demarcatie van de bouwdelen in het kader van beheerafspraken toerekening van kosten voor onderhoud. Meldingenbeheer - Voor het registeren (aanmelden/afmelden) en doorzetten naar derden van meldingen in het kader van klachten over het functioneren van bouw- en installatiedelen voor correctief onderhoud. Meerjarenonderhoud - Voor het uitvoeren van inventarisatie van bouw- en installatiedelen volgens een bepaalde indeling en meetinstructie, het uitvoeren van in inspectie NEN 2767 Conditiemeting inclusief risicobeoordeling en het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan (budgettering voor langere tijd) en jaarplan (begroting) voor komende 3 tot 5 jaar in relatie tot de strategische- en assetmanagement doelen en het instandhoudingsbeleid
Ook is het de wens om het contractbeheer te optimaliseren waarvoor ook een module beschikbaar is in het beheersysteem van ORu. Komende tijd zullen hierin keuzes worden gemaakt die samenhangen met het verkrijgen van integraal inzicht en de NEN 2767 Conditiemetingen en op te stellen MJOP’s en begroting voor de komende jaren. 5. Vastgoeddata en (beheer)informatie bijwerken – 2024, 2025 en 2026 ORu beheert een compleet overzicht/archief van de relevante informatie voor het beheer en onderhoud. Om ervoor te kunnen zorgen dat iedere stakeholder altijd kan beschikken over de benodigde, complete en actuele informatie over de gebouwen en objecten zullen er nog wel een aantal stappen moeten worden gezet. Daarnaast zal ORu ervoor zorgen dat vastgoeddata en informatie compleet en betrouwbaar is. Hierbij gaat het om gegevensverzameling, structurering en verwerking en afspraken over eigenaarschap en verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het omgaan, beheren en delen van de data en informatie. Dit is ook van belang in het ander van de algemene Zorgplicht voor veiligheid en gezondheid van gebruikers en omgeving. Hierbij is de inbreng van o.a. contractpartijen zeer van belang. 6.
Voldoen aan wet- en regelgeving (compliance) en de algemene Zorgplicht voor veiligheid & gezondheid – 2024, 2025 en 2026 Het voldoen aan wet- en regelgeving is de ondergrens voor de gemeente Goes in combinatie met de algemene Zorgplicht ten aanzien van de dagelijks zorg voor veilige en gezonde gebouwen voor gebruikers en omgeving. ORu moet zorgen voor een veilige en gezonde leefomgeving in en rondom de gebouwen en objecten en moet kunnen aantonen dat wordt voldaan aan diverse wetten, normen en richtlijnen en decentrale regelgeving.
Beheerplan Onderhoud Vastgoed 2025-2029 gemeente Goes
27
Een belangrijk beheeraspect is dat het vanuit een actueel in- en overzicht aantoonbaar kan maken dat hieraan wordt voldaan. In samenwerking met externe partijen, die hieraan een bijdrage te leveren, zal ORu ervoor zorgen dat jaarlijks een verklaring kan worden afgeven dat hieraan is voldaan. Het dient duidelijk te zijn wie welke werkzaamheden ten aanzien van wettelijke verplichte keuringen en testen uitvoert en hoe wordt omgegaan met de afhandeling van herstel en borgingsmaatregelen en waar documenten worden vastgelegd. Zodat inzicht is in huidige stand van zaken en de verplichtingen en ook duidelijk wordt welke acties nog nodig zijn om aan de verplichtingen te voldoen. Ook hierbij zullen keuzes worden gemaakt ten aanzien van het te gebruiken beheersysteem voor vastlegging van deze gegevens. Eigen medewerkers dienen daarbij op de hoogte te zijn van de verplichtingen en goed opgeleid om dit te kunnen toetsen door dossiercontrole en eventueel op locatie. 7. Integraal inzicht in de technische staat door middel van een NEN 2767 Conditiemeting en risicobeoordeling en inzicht in kosten voor groot onderhoud – 2024 en 2025 Het verkrijgen van integraal technisch en financieel inzicht per gebouw of object, gebeurt op basis van NEN 2767 Conditiemetingen aangevuld met diverse (specialistische) onderzoeken en maatwerk adviesrapportages.
Op basis van deze gegevens wordt meerjarenonderhoudsplan (budgettering voor langere tijd) en jaarplan (begroting) voor komende 3 tot 5 jaar opgesteld. De afgelopen tijd is er in combinatie met de uitkomsten van het onderzoek naar duurzaamheidsmaatregelen en maatregelen in het kader van de energietransitie gewerkt aan een pragmatische oplossing voor het opstellen van een MJOB voor onderhoud inclusief het benodigde bedrag voor investeringen in 2024. Voor de komende jaren is het van belang dat, na de 9 gebouwen die al zijn gedaan, de overige gebouwen en objecten geïnspecteerd en onderzocht gaan worden. Hierbij zal dan ook worden geïnventariseerd wat er nodig is aan (her)inrichting van het beheersysteem van ORu en wordt in overleg met de afdeling Inkoop de inkoopstrategie bepaald. Daarbij worden afspraken gemaakt over de selectie- en gunningsprocedure en het op te stellen PvE en benodigde vastgoeddata en informatie. Dit vraagt mogelijk om een extra investering (met mogelijke externe ondersteuning) waarmee rekening is gehouden in de begroting. 8.
Inzicht in kosten voor klein onderhoud en integraal inzicht in onderhoudsmaatregelen en kosten voor instandhouding voor de korte (jaarplan) en lange termijn (MJOP) inclusief duurzaamheid (DMJOP) – 2024 en 2025 Het klein onderhoud wat bestaat uit preventief onderhoud, wettelijk verplichte keuringen en testen en correctief onderhoud wordt uitgevoerd door o.a. contractpartijen. De kosten voor klein onderhoud zijn inzichtelijk vanuit de afgesloten contracten en historische informatie van uitgevoerd werk vanuit het financiële systeem van de gemeente Goes. Soms is bij de uitvoering van klein onderhoud ook sprake van cyclusmatige groot onderhoud zoals; revisie, verbetering en/of modificatie van bouwdelen of cyclusmatige (deel)vervangingen van bouwen installatiedelen (niet zijnde investeringen) wat val onder groot onderhoud. Ook deze werkzaamheden worden uitgevoerd door o.a. contractpartijen. De kosten voor dit soort groot onderhoud is ook inzichtelijk vanuit de afgesloten contracten en historische informatie van uitgevoerd werk vanuit het financiële systeem van de gemeente Goes. De kosten voor groot onderhoud wat bestaat uit Integrale vervangingen van bouw- en installatiedelen aanvullend op planmatig onderhoud wordt apart geraamd en gepland bij voorkeur integraal in de MJOP zodat ook koppelkansen met planmatig onderhoud zichtbaar worden.