03. KPI-verslag Goes 2020 D21.754188

18

Zie corsa nr.18INT01645 Besluit tot vervanging van archiefbescheiden

Pagina 24

*Er is binnen de organisatie gemeente Goes geen Hotspotmonitor vastgesteld. Er is echter wel een memo opgesteld voor de hotspot “coronacrisis”. KPI 6.4 Vernietiging en verklaringen *Volgens een vaststaande procedure worden jaarlijks de afdelingshoofden verzocht de vernietigingslijsten te bekijken voordat de daadwerkelijke vernietiging plaatsvindt. *Er worden verklaringen van vernietiging opgesteld die ten minste een specificatie bevatten van de vernietigde archiefbescheiden. Vernietiging vindt plaats na akkoord van de gemeentearchivaris. KPI 6.5 Vervreemding, besluiten en verklaringen Ven vervreemding is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie. Bij vervreemding gaat het volledige eigendom over naar een andere partij. In 2020 is geen sprake geweest van vervreemding of overdragen van archiefbescheiden.

KPI 6. Aanbevelingen voor 2021 Hoofdstuk en paragraaf KPI 6.3 Zie ook 1.3

Onderwerp

Stand van zaken 2020

Hotspotmonitor

Het jaar 2020 wordt gedomineerd door de coronacrisis. De coronacrisis is al hotspot aangewezen, echter niet als onderdeel van een hotspotmonitor. Het opstellen van een hotspotmonitor heeft namelijk nogal wat impact op de organisatie; het kost veel tijd voor zowel inrichting als uitvoering.

Aanbeveling voor 2021

Bekijk of er een hotspotmonitor moet worden vastgesteld en bespreek dit in het SIO.

Pagina 25

KPI 7: Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de archiefwet “te bewaren archiefbescheiden” na 20 jaar overbrengen in de praktijk? Antwoord: gedeeltelijk

Informatie met (cultuur)historische waarde of om een andere reden van blijvende waarde, zoals milieu-informatie of betreffende unieke gebeurtenissen, wordt blijvend bewaard. De wettelijke overbrengingstermijn is twintig jaar. Na deze 20 jaar moeten de digitale en fysieke archiefbescheiden worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats of een e-Depot. Bij overbrenging van deze archieven kan de openbaarheid worden beperkt. KPI 7.1. Overbrenging fysieke archiefbescheiden na 20 jaar De te bewaren fysieke archiefbescheiden van de gemeente, ouder dan 20 jaar, zijn overgebracht naar de daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats. Het college maakt als zorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op. In 2020 zijn geen te bewaren archiefbescheiden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. KPI 7.1 Overbrenging digitale archiefbescheiden na 20 jaar. Een aandachtspunt voor de komende jaren is dat de Gemeente Goes klaar moet zijn om in de nabije toekomst digitale documenten en dossiers uit het zaaksysteem en uit (vak)applicaties naar de “digitale archiefbewaarplaats” te kunnen overbrengen. In dat geval zal dit een e-Depot moeten zijn. Een e-Depot is een niet wettelijke benaming voor de digitale archiefbewaarplaats.

De gemeente heeft niet de beschikking over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de archiefregeling voldoet. Inmiddels is de gemeente Goes aangesloten bij het Zeeuws brede overleg om deel te nemen aan een regionaal e-Depot. 19 In 2020 is geen verdere actie ondernomen, gezien overbrenging van te bewaren digitale archiefbescheiden -die ouder dan 20 jaar zijn- nog niet aan de orde is.

KPI 7. Aanbevelingen voor 2021 Hoofdstuk en paragraaf KPI 7.1

Onderwerp

Stand van zaken 2020

e-Depot

Startgesprek met het Zeeuws Archief heeft nog niet plaatsgevonden omdat er nog geen digitale archiefbescheiden gevormd zijn die ouder zijn dan 20 jaar.

Aanbeveling voor 2021

Bekijk de “aansluitkit” van het Zeeuws archief en onderzoek of er al intern actie ondernomen moet worden.

19 Inmiddels is Zeeuws-breed de realisatie van een e-depot opgepakt. Op 24 februari 2014 heeft de eerste bijeenkomst

plaatsgevonden voor medewerkers die zich strategisch en tactisch bezighouden met de informatiehuishouding. Op 24 februari is er eveneens een ambtelijke werkgroep opgericht met daarin vertegenwoordigers van alle Zeeuwse overheden (VZG, Provincie Zeeland, Waterschap Zeeuwse Scheldestromen en de Zeeuwse gemeenten). In 2015 is het advies van de ambtelijke werkgroep is opgesteld in het rapport; “toekomstbestendig informatiebeheer Zeeuwse overheden”. Opdracht was het opstellen van een advies waarin duidelijk wordt gemaakt aan welke randvoorwaarden moet worden voldaan om het informatiebeheer toekomstbestendig te regelen en welke keuzes daaruit volgen. De gemeente Goes is akkoord gegaan met de aanbevelingen gedaan door de stuurgroep en de ambtelijke werkgroep. In de komende jaren zullen er startgesprekken worden gehouden met de gemeenten, de RUD, Veiligheidsregio Zeeland, Zeelandseaports en de Provincie Zeeland.

Pagina 26

KPI 8: Ter beschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Antwoord; Ja

De archieven zijn in principe altijd openbaar. Dit vergroot de transparantie van bestuur en zorgt ervoor dat iedereen kan bijdragen aan de democratie. Wanneer organisaties hun overheidsinformatie overbrengen naar een archiefbewaarplaats, zijn ze meestal al 20 jaar oud. Daarom is het uitgangspunt van de Archiefwet dat de archieven na overbrenging openbaar zijn. Toch kan het noodzakelijk zijn ook na 20 jaar de openbaarheid te beperken. Dit kan onder bepaalde voorwaarden. De beheerder bepaald bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats of de openbaarheid wordt beperkt. KPI 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen *De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor iedereen kosteloos te raadplegen op de studiezaal. Hier moet aan worden toegevoegd, dat dit wel uitsluitend de archiefbescheiden zijn die openbaar zijn. *In de legesverordening 2019 van de Gemeente Goes is vastgelegd dat ieder op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van archiefbescheiden kan laten maken. *In de regels over de kosten is rekening gehouden met de bepalingen daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who). In beginsel mogen voor levering van alle digitaal aanwezige, niet beperkt openbare, informatie ten hoogste de marginale kosten van vermenigvuldiging, verstrekking en verspreiding in rekening worden gebracht.

KPI 8.2 Beperking openbaarheid na overbrenging Archiefbescheiden zijn openbaar op het moment van overbrenging, na uiterlijk 20 jaar. Indien een bij de overbrenging van een archief een eventuele beperking van de openbaarheid is gesteld, is dit schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet. De beperkingscriteria zijn; eerbiediging persoonlijke levenssfeer, belang van staat of bondgenoten, voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel derden. *Bij het beperken van de openbaarheid wordt advies ingewonnen van de beheerder van de archiefplaats. Het college heeft als zorgdrager het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden opgenomen in een verklaring van overbrenging. *Bij de overbrenging van het 10-jarenblok in 2021 zal rekening worden gehouden met de bepalingen in de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). KPI 8.3 Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar In principe zijn volgens de Archiefwet 1995 alle stukken na 20 jaar openbaar, mits de openbaarheid beperkt wordt (artikel 15 Archiefwet). Er kan een machtiging tot opschorting van openbaarheid worden aangevraagd bij Gedeputeerde Staten tot een maximum van 75 jaar. Dit heeft in 2020 niet plaatsgevonden.

KPI 8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik *De beheerder heeft geen regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiele toestand of onveiligheid van de verzoeker. Aangezien wij gebruik maken van een digitale frontoffice voor de bezoeker, is het noodzakelijk het klanten- of bezoekersreglement te bekijken en te vernieuwen. *Levering van informatie op grond van de Wet hergebruik overheidsinformatie is niet voorgevallen KPI 8.5. Uitleningen raadpleging of gebruik *Uitlening van overgebrachte archieven voor een bepaalde tijd aan een archiefvormend orgaan heeft in 2020 niet plaatsgevonden.

Pagina 27

*De beheerder van de archiefbewaarplaats heeft geen inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden. Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. KPI 8.6. Reguliering fysiek bezoek en gebruik *Er is geen reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats. Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. De archieforganisatie maakt geen gebruik van het kwaliteitshandvest. KPI 8.7. Regulering digitaal bezoek en gebruik *De archieforganisatie beschikt over een digitale frontoffice met een toegang tot de collectie (registratie). Een digitale toegang tot het bezoek- en gebruiksreglement ontbreekt op de website.

KPI 8. Aanbevelingen voor 2021 Hoofdstuk en paragraaf KPI 8

Onderwerp

Stand van zaken 2020

Klanten- of bezoekersreglement

Uitlening van archiefbescheiden, een reglement voor fysiek bezoek van de publieksruimte, afwijziging van raadpleging en zijn niet opgenomen in een klanten- of bezoekersreglement.

Aanbeveling voor 2021

Stel een klanten- of bezoekersreglement op. Zorg dat dit digitaal beschikbaar is via het archiefbeheersysteem. Maak hiervoor gebruik van het kwaliteitshandvest van de BRAIN.

www.goes.nl