03. KPI-verslag Goes 2020 D21.754188

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995, periode 2020

www.goes.nl

2

Inhoudsopgave 1.Inleiding

3

2.Leeswijzer

4

3.Managementsamenvatting

5

4.Bevindingen

7

KPI 1: KPI 2: KPI 3: KPI 4: KPI 5:

7 11 13 15

KPI 6: KPI 7: KPI 8:

Lokale regelgeving Middelen en mensen Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Interne kwaliteitszorg en toezicht Ordening, authenticiteit en context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Ter beschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden

17 23 25 26

Pagina 3

1. Inleiding Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht (Wrgt) van kracht geworden. Het specifiek toezicht door de provincie werd vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de gemeentewet. Het sturende toezicht vooraf werd vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf. Dit noemt men ‘horizontale verantwoording’. Het informatiebeheer is organisatorisch ondergebracht bij de Afdeling Facilitaire Zaken. De gemeentesecretaris is volgens de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Goes 2017 (art. 1 en 3.1) verantwoordelijk voor het beheer van de niet overgebrachte archieven 1. De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden 2 van de gemeente, die opgenomen zijn in de archiefbewaarplaats. Zij is ook belast met het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden. Jaarlijks wordt er een zogenaamd KPI-verslag vastgesteld door het college van B&W en vervolgens ter kennisname aangeboden aan de raad. Deze Kritische Prestatie Indicatoren voor archief- en informatiebeheer (archief-KPI’s) zijn ontwikkeld door de VNG. Door het jaarlijks invullen van deze standaard vragenlijst krijgen we inzicht in hoeverre de gemeente voldoet aan de Archiefwet 1995 c.s. en zijn de ontwikkelingen op het gebied van informatie- en archiefbeheer te volgen.

Provincies maken gebruik van dezelfde informatie bij de uitvoering van het toezicht. De provincie dient dan ook dit verslag te ontvangen, na kennisname door de raad. Het provinciebestuur heeft deze verplichting vastgelegd in een verordening 2014 3. In deze verordening is aangegeven dat jaarlijks voor 15 juli aan Gedeputeerde Staten gegevens moeten worden verstrekt ten uitvoering van de Archiefwet 1995 en de op deze wet gebaseerde uitvoeringsbesluiten. M.J. Louisse, Gemeentearchivaris gemeente Goes. mei 2021.

1 Niet overgebrachte archieven zijn archiefbescheiden jonger dan 20 jaar.

Overgebrachte archieven zijn archiefbescheiden ouder dan 20 jaar; dit zijn archiefbescheiden die blijvend moeten worden bewaard en zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats of een e-depot. 3 Verordening systematische toezicht informatie Provincie Zeeland, inwerkingtreding 17 mei 2014 2

Pagina 4

2. Leeswijzer Kritische Prestatie-Indicatoren (KPI’s)

Om de gemeenten bij de horizontale verantwoording over de zorg en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 te ondersteunen, heeft de VNG bij de komst van de Wrgt een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) ontwikkeld 4. Uit de antwoorden op de bij de zogenaamde archiefKPI’s behorende vragen, blijkt of de gemeente aan eisen van wet- en regelgeving voldoet. De archiefKPI’s bieden een kapstok voor het jaarverslag dat het college van B&W als zorgdrager aan de gemeenteraad uitbrengt. Per hoofdstuk wordt omschreven in welke mate de zorg voor en het beheer van de archieven momenteel voldoen aan de wettelijk daaraan te stellen eisen. De door de VNG opgestelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) besteden aandacht aan de onderstaande acht thema’s: 1. Lokale regelingen; 2. Middelen en mensen; 3. Archiefruimte(n) en applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot; 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht; 5. Ordening, authenticiteit en context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden; 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie en vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden; 7. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden. In de KPI-vragenlijst die als leidraad wordt gebruikt, is elke KPI onderverdeeld in hoofd- en deelvragen.

Elk hoofdstuk van het verslag begint met een hoofdvraag. Per deelvraag wordt een korte toelichting gegeven op het betreffende onderwerp, gevolgd door een stand van zaken in het verslagjaar 2020. Bevindingen en verbeterpunten

Dit verslag begint met een managementsamenvatting. Deze managementsamenvatting is geen uitputtende samenvatting van het verslag, maar geeft inzicht in de belangrijkste prioriteiten. Wil u nog een verdere verdieping van alle informatie, dan kunt u deze informatie vinden onder hoofdstuk 4: bevindingen. Een samenvatting van alle aanbevelingen kunt u vinden in bijlage 1. Op basis van de bevindingen wordt per hoofdstuk een overzicht gepresenteerd van de geconstateerde verbeterpunten. Hierbij wordt aangegeven welke verbeteracties ondernomen moeten worden. De provincie, die deze rapportage ook ontvangt, beoordeelt of de gemeente aan de archiefwet- en regelgeving voldoet, of dat er sprake is van taakverwaarlozing. N.B. de nummers van de aanbevelingen verwijzen naar de nummers van de deelvragen.

4 Zie www.vng.nl; dit betreft de derde geactualiseerde versie (mei 2020)

Pagina 5

Afkortingen gebruikt in het verslag B&W BIO DIV DMS DUTO GRDB ICT ISO KPI’s NEN VNG P&O RUD SIO WIZ Wnra Wrgt ZGW

Burgemeester en Wethouders Baseline Informatiebeveiliging Overheid. Documentaire Informatie Voorziening Documentair Management Systeem Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking de Bevelanden Informatie- en communicatietechnologie International Organization for Standardization Kritische Prestatie Indicatoren Nederlandse Norm Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Personeel en Organisatie Regionale Uitvoerings Dienst

Strategisch Informatie Overleg Werk, Inkomen en Zorg Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren Wet Revitalisering Generiek Toezicht Zaakgericht Werken

3. Managementsamenvatting Vaststellen beleid. In 2017 is voor de gemeente Goes de visie “duurzame informatiehuishouding” vastgesteld. Voornaamste doel van deze visie was om de duurzame toegankelijkheid van informatie voor de toekomst te waarborgen. Een aantal actiepunten uit deze visie zijn uitgevoerd, zoals de invoering van het zaakgericht werken, het vaststellen van een handboek vervanging en de invoering van een kwaliteitssysteem. Een van de actiepunten in de visie is het verder uitwerken van beleid. Door het vaststellen van dit beleid kunnen doelen, middelen en tijdpad worden vastgesteld. Beleid geeft richting aan het handelen voor wat betreft het informatiebeheer voor de komende jaren. Het vaststellen van een informatiebeleidsplan en een informatiebeheerplan zou prioriteit moeten hebben. Monitoring beleid via structureel overleg. Inmiddels is bij de gemeente Goes een Strategisch Informatie Overleg (SIO) ingesteld. Afhankelijk van de agenda kunnen aanvullend inhoudelijke vakspecialisten worden uitgenodigd voor actieve deelname aan het overleg. Op deze wijze wordt door de afdeling Facilitaire Zaken – in samenwerking met de vakspecialisten – informatiebeheer binnen de gemeente Goes uitgezet. Naast het voeren van de regie, zou het SIO een cruciale rol kunnen spelen bij de uitvoering van het informatiebeleid.

Naast het waarborgen van de duurzame toegankelijkheid van informatie, zal ook de actieve openbaarmaking van overheidsinformatie de komende jaren een belangrijke rol gaan spelen. Er is een nieuwe archiefwet in de maak, waardoor documenten al na 10 jaar openbaar worden. De Wet openbaarheid bestuur (Wob) wordt vervangen door de Wet open overheid (Woo). Het grote verschil tussen de Wob en de Woo betreft de actieve openbaarmaking voor overheidsinformatie. Archiefspecialisten, informatiebeheerders, juristen en andere vakspecialisten zullen met elkaar een plan op moeten stellen hoe de verschillende wetten in samenhang kunnen bijdragen om als organisatie grip op informatie te houden. Monitoring informatiebeheer gemeente Goes Het beleid van de laatste jaren is erop gericht zoveel mogelijk digitaal te gaan werken. Een van de prioriteiten was de implementatie van het zaakgericht werken in 2019. Zaakgericht werken betekent dat alle documenten die voor een zaak relevant zijn, worden gebundeld in een “zaak” en digitaal opgeslagen, ongeacht wie aan de zaak werkt en waar hij dat doet. Door al die informatie in het

Pagina 6

zaakdossier te bundelen, is het mogelijk het zaakdossier snel en gemakkelijk toegankelijk te maken voor de betrokken partijen. De gemeente Goes heeft door de invoering van het zaakgericht werken een belangrijke stap genomen in de verdere ontwikkeling van het digitaal werken. Een kwaliteitssysteem is vastgesteld. Een kwaliteitssysteem is een hulpmiddel om het informatiebeheer te verbeteren. Een kwaliteitssysteem is het geheel aan maatregelen in een organisatie om de product- en proceskwaliteit structureel te beïnvloeden. Door middel van het kwaliteitssysteem kunnen werkzaamheden worden geanalyseerd, worden uitkomsten gemeten en verbetermogelijkheden bepaald. Bij de gemeente Goes wordt er structureel uitvoering gegeven aan kwaliteitscontroles in het zaaksysteem inclusief terugkoppeling aan de collega’s. Het kwaliteitssysteem dient echter niet alleen over het zaaksysteem te gaan maar geeft inzicht in de hele informatiehuishouding en dient als kern als het gaat om informatiebeheer. De kwaliteitsmedewerker heeft inmiddels een overzicht opgesteld van alle vakapplicaties die gebruikt worden naast het zaaksysteem. Deze applicatie-portfolio zal de komende jaren verder moeten worden uitgewerkt omdat het totaal-inzicht in de digitale archieven nog onvoldoende is. In dit overzicht zal o.a.

moeten worden meegenomen: gemeentelijke websites/databases, werkarchieven (mailapplicaties, netwerkschijven of op papier) en sociale mediakanalen. Duurzame toegankelijkheid van digitale informatie Een van de grootste uitdagingen waar de gemeente Goes nu voor staat is de zorg om de digitale archiefbescheiden duurzaam en toegankelijk te blijven houden. Het langdurig leesbaar, vindbaar en interpreteerbaar houden van deze digitale overheidsinformatie is een prioriteit. Een aandachtspunt voor de komende jaren is dat de gemeente Goes voorbereiding moet treffen om in de nabije toekomst digitale documenten en dossiers uit het centrale zaaksysteem en (vak)applicaties naar de “digitale archiefbewaarplaats” te kunnen overbrengen (=zogenaamd e-Depot). Artikel 19 van de Archiefregeling schrijft voor dat een gemeente een metadataschema moet vastleggen. Door middel van metadata wordt de authenticiteit en de context van archiefbescheiden vastgelegd en de uitwisseling met ketenpartners en op termijn opname in het e-Depot gefaciliteerd. Het wordt ten zeerste aanbevolen dat de gemeente op basis van het landelijk voorgeschreven toepassingsprofiel een metadataschema vaststelt en implementeert. Duurzaamheid is ook niet voldoende geregeld in een zogenaamde bewaarstrategie.

Hierin beschrijft men hoe digitale archiefbescheiden leesbaar en toegankelijk worden gehouden; ook beschrijft men hoe te handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale bewaring (bijvoorbeeld opslagformaat of drager) wijzigt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Deze bewaarstrategie zou kunnen worden opgenomen in het kwaliteitssysteem. Informatiebeheer ketenorganisaties en gemeenschappelijke regelingen Op de terreinen van jeugd, zorg, werk en inkomen hebben de gemeenten vanaf 1 januari 2015 meer verantwoordelijkheid gekregen. In de nieuwe situatie van het zogenaamde “Sociaal Domein” hebben de gemeenten zelf de regie over zorg en ondersteuning. Taken verschoven van centraal naar decentraal. Gemeenten zijn zelfverantwoordelijk voor de uitvoering van de WMO, de Jeugdwet en de Participatiewet. Gemeenten en andere instanties in de Oosterschelderegio werken samen in het sociaal domein. Onderzoek naar de archivering in deze ketenorganisatie moet nog plaatsvinden. Ook neemt de gemeente Goes neemt deel aan meerdere Gemeenschappelijke Regelingen. Inzicht in het informatiebeheer en de getroffen voorzieningen wat betreft het archiefbeheer van deze Gemeenschappelijke Regelingen is onvoldoende. Met betrekking tot samenwerkingsverbanden en gemeenschappelijke regelingen dient de gemeente na te gaan of voldoende afspraken zijn gemaakt rondom archiefvorming en-beheer.

Pagina 7

4. Bevindingen Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritisch Prestatie-Indicatoren (zogenaamde acht KPI’s).

KPI 1: Lokale regelgeving

Hoofdvraag: voldoet de gemeente aan de wettelijke eisen? Antwoord: gedeeltelijk.

Overheidsorganen moeten bij het ontvangen, opmaken en beheren van archiefbescheiden, voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen. De archiefvorming van overheidsorganisaties zoals de gemeente Goes, valt onder de Archiefwet 1995 c.s. De Archiefwet gaat over het geheel van informatie zoals die door de gemeente ontvangen en opgemaakt wordt, zowel in analoge als in digitale vorm. De Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer zijn de basis hoe de gemeente de Archiefwet 1995 vormgeeft. Hiermee wordt de gehele informatieketen geborgd. KPI 1.1.a. Archiefverordening *In de raadsvergadering van 22 november 2018 is de Archiefverordening gemeente Goes 2018 vastgesteld. 5 * De Archiefverordening regelt de zorg die het college van Burgemeester en Wethouders heeft voor de archieven die door de gemeentelijke organen worden gevormd en het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht (artikel 1) *De archiefverordening regelt de taken van de gemeentearchivaris (artikel 2) *De verantwoording door Burgemeester en Wethouders (artikel 3) *Opname in de archiefbewaarplaats van archieven van particulieren (artikel 4) KPI 1.1.b. Archiefverordening en GS De archiefverordening is op 4 juli 2018 verzonden naar het college van Gedeputeerde Staten.

KPI 1.2. Beheerregeling informatiebeheer. 6 De beheerregeling informatiebeheer 2017 is op 2 januari 2018 7 vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders. De regeling besteedt aandacht aan: *De taken van de beheerder (artikel 3) *Taken en bevoegdheden van het SIO en gemeentearchivaris (artikel 4) *Overdracht en ter beschikkingstelling van archiefbescheiden (artikel 5) *Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats (artikel 6) KPI 1.3. Strategisch Informatie Overleg (SIO) Met het SIO wordt een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en kwaliteit van de informatiehuishouding. Het is daarbij zaak dat alle relevante kennis en expertise in het informatiedomein bijeen worden gebracht door besluitvormers, beleidmakers, inhoudelijke deskundigen, ICT-specialisten, archivarissen en documentair informatiespecialisten. Taken voor het SIO zijn in ieder geval het vaststellen van een hotspotmonitor (zie ook KPI 6.3.d) en advisering inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg is van uitvoering van nieuwe wetgeving (zie ook KPI 6.5.c). Een hotspot is een gebeurtenis die maatschappelijke beroering veroorzaakt, zoals de coronacrisis. Vervreemding is overdracht van het eigendom van archieven aan een andere overheidsinstantie.

*Aan het SIO nemen deel: afdelingshoofd Facilitaire Zaken, teamcoördinator DIV/Gemeentearchief, gemeentearchivaris en de adviseur informatievoorziening/CISO. Afhankelijk van de agenda kunnen aanvullend inhoudelijke vakspecialisten worden uitgenodigd voor actieve deelname aan het overleg.

5 Zie Corsa nrs. 18BPR01129 en 18INT02819.

6 Na 2017 is de naam besluit informatiebeheer gewijzigd in beheerregeling informatiebeheer 7 Zie Corsa nrs18EML00429

Pagina 8

*Taken SIO gemeente Goes a. Signaleren en analyseren van maatschappelijke, organisatorische en technologische ontwikkelingen die gevolgen hebben voor de informatiehuishouding. b. Het vertalen van deze analyse naar besluitvormingsvoorstellen over de ontwikkeling en kwaliteitsverbetering van de informatiehuishouding en de archivistische opgaven die daaruit voortvloeien. c. Het voorbereiden van besluitvorming over nieuwe beleidskaders rond de informatiehuishouding. 8 Voor Goes ie een breed/lokaal SIO ingesteld; bij de gemeente Goes wordt het accent gelegd op met name de ontwikkeling van de lokale informatiehuishouding en de realisatie van de lokale informatiestrategie, met inachtneming van landelijke ontwikkelingen en kaders. Een hotspotmonitor is in het SIO niet vastgesteld; de coronacrisis is echter wel aangewezen als hotspot (=gebeurtenis die maatschappelijk veel beroering veroorzaakt). Door de coronacrisis als hotspot aan te wijzen, kan informatie over de coronacrisis voor vernietiging worden uitgesloten. KPI 1.4. Wijziging overheidstaken De vraag is of het college als archiefzorgdrager voorzieningen heeft getroffen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan en ander (tijdelijk) overheidsorgaan. Bij instelling van GR Samenwerking de Bevelanden zijn taken gemandateerd of gedelegeerd. Zie ook KPI 1.5.a. KPI 1.5.a.

Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor archiefbescheiden? Daarover het volgende: Gemeenschappelijke regelingen In 2013 was de oprichting van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking de Bevelanden een feit. De gemeente Goes heeft taken van de afdelingen ICT, Personeel & Organisatie/salarisadministratie (P&O) en Werk, Inkomen en Zorg (WIZ) overgedragen aan GRDB. Sommige taken zijn gemandateerd, sommige taken zijn gedelegeerd. Zo hebben de gemeenten zelf de verantwoording voor de archivering van een aantal P&O-taken gehouden, de cliëntendossiers van de afdeling WIZ zijn overgedragen naar de Gemeenschappelijke Regeling. Het centrale informatiebeheer van GRDB is organisatorisch ondergebracht bij de afdeling Facilitaire Zaken van de gemeente Goes. Het informatiebeheer van de Regionale Uitvoerings Dienst (RUD) is een complexe zaak. De RUD voert sinds 1 januari 2014 milieu- en veiligheidstaken uit namens de Zeeuwse gemeenten, Waterschap Scheldestromen en de Provincie Zeeland. Deelnemers blijven zorgdrager in de zin van de archiefwet. Er moet onderzocht worden of de archivering bij de gemeente Goes volledig is en hoe het informatiebeheer is ingericht.

De gemeente Goes neemt deel aan meerdere Gemeenschappelijke Regelingen. Inzicht in het informatiebeheer en de getroffen voorzieningen wat betreft het archiefbeheer van deze Gemeenschappelijke Regelingen – die 2015 zijn ingesteld - is niet voldoende. Samenwerkingsverbanden Op de terreinen van jeugd, zorg, werk en inkomen hebben de gemeenten vanaf 1 januari 2015 veel meer verantwoordelijkheid gekregen. In de nieuwe situatie van het zogenaamde “Sociaal Domein” hebben de gemeenten zelf de regie over zorg en ondersteuning. Taken verschoven van centraal naar decentraal. Gemeenten zijn zelfverantwoordelijk voor de uitvoering van de WMO, de Jeugdwet en de Participatiewet. Gemeenten en andere instanties in de Oosterschelderegio werken samen in het sociaal domein. Onderzoek naar de archivering in deze ketenorganisatie moet nog plaatsvinden.

8 Zie Corsa 17INT00070

Pagina 9

KPI 1.5.b. Landelijk GR-register De gemeente Goes houdt een eigen fysiek openbaar register bij van gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente aan deelneemt. In dit register worden de deelnemers aangegeven, de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst, de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen, het adres en de plaats van vestiging en of een openbaar lichaam of gemeenschappelijk orgaan is ingesteld. Er vindt geen deelname plaats aan een landelijk centraal register. KPI 1.6. Mandaat regeling archiefzorg De gemeente Goes beschikt niet over een aparte vastgestelde mandaatregeling archiefzorg bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen. De gemeente beschikt wel over een bevoegdhedenbesluit waarin mandatering van archiefzaken is meegenomen. Het bevoegdhedenregister is in 2020 geactualiseerd 9. De opname van archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats van particulieren, het vastleggen auteursrechten en uitlening aan derden is geregeld via dit bevoegdhedenregister. KPI 1.7. Uitbesteden archiefbeheer(staken) *Archiefbeheer/archiefbeheerstaken zoals inhuur personeel, huur archiefruimte/archiefbewaarplaats zijn niet uitbesteed. De hele documentaire informatievoorziening wordt door de gemeente Goes zelf uitgevoerd. *Het restaureren van papieren archieven wordt extern uitgevoerd door een restauratieatelier.

*Voor het archiefbeheersysteem wat het Gemeentearchief Goes gebruikt, worden digitale gegevens gehost. *Laten hosten van data: als onderdeel van het kwaliteitssysteem is een applicatie-portfolio opgesteld. Deze applicatie-portfolio zou nog kunnen worden aangevuld met de volgende gegevens: -maatregelen die zijn getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging, maatregelen die getroffen zijn in gevallen van externe dataopslag. - afsluiten van verwerkersovereenkomsten, escrow-overeenkomsten KPI 1.8. Publicatie en bekendmaking De gemeente maakt haar publicaties en bekendmakingen digitaal bekend via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties). DROP wordt beheerd door KOOP (kennis- en Exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties). De inwerkingtreding van de Wet elektronische publicaties is gepland voor 1 juli 2021; vanaf dat moment is het een verplichting regelingen en bekendmakingen van de overheid via DROP te publiceren.

KPI 1. Aanbevelingen voor 2021 Hoofdstuk/ paragraaf KPI 1.1/ 1.2

Onderwerp

Toelichting

KPI 1.3

SIO

De coronacrisis is al hotspot aangewezen, echter niet als onderdeel van een hotspotmonitor (zie ook KPI 6.3.d). Het opstellen van een hotspotmonitor heeft namelijk nogal wat impact op de organisatie; het kost veel tijd voor zowel inrichting als uitvoering.

Archiefverordening/ Beheerregeling informatiebeheer

9 Zie collegebesluit 3 maart 2020

De archiefverordening is naar aanleiding van de vaststelling van de nieuwe aanpassingswet Wnra in 2019 niet meer aangepast.

Aanbeveling voor 2021 Actualiseer de Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer na invoering van de nieuwe Archiefwet. Onderzoek of er een hotspotmonitor moet worden ingesteld.

Pagina 10

KPI 1.5.a.

Gemeenschappelijke Regelingen

De gemeente Goes neemt deel aan een aantal gemeenschappelijke regelingen.

KPI 1.5.a

SamenwerkingsVerbanden: het sociale domein

KPI 1.7

Uitbesteding archieftaken

Er is een start gemaakt met het onderzoek naar archivering m.b.v. het dienstverleningsconcept Mens Centraal. Mens Centraal is een dienstverleningsconcept voor de ondersteuning bij sociaal maatschappelijke vraagstukken van individuele burgers en groepen. Mens Centraal is ontwikkeld door de VNG, Divosa en het Ministerie van Sociale Zaken. Als onderdeel van het kwaliteitssysteem is een applicatie-portfolio opgesteld. Vul deze applicatie-portfolio aan met gegevens over het laten hosten van gegevens in de verschillende applicaties.

Onderzoek bij deelname aan een Gemeenschappelijke Regeling of er voorzieningen zijn getroffen voor de zorg van deze archiefbescheiden. Breng het archiefbeheer in de hele ketenorganisatie in beeld en bekijk of het informatiebeheer volgens de wetgeving wordt uitgevoerd.

Overleg met de afdeling ICT over het laten hosten van externe gegevens in de verschillende applicaties: kijk welke maatregelen zijn getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging, afsluiten van verwerkersovereenkomsten, escrow-overeenkomsten e.a.

Pagina 11

KPI 2: Middelen en mensen Hoofdvraag; Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau. Antwoord; ja

KPI 2.1. Middelen. Het college stelt voldoende middelen ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop. KPI 2.2.a Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer. Team DIV is voldoende toegerust met mensen en middelen om haar taak uit te voeren. De medewerkers hebben de benodigde opleidingen genoten. Een aantal medewerkers is belast met het functioneel beheer van het zaaksysteem, een aantal andere medewerkers zijn belast met het archiveren en digitaliseren van archiefbescheiden. Een medewerker is belast met de uitvoering van het kwaliteitssysteem. De archiefmedewerkers hebben allen de benodigde diploma’s. Naast de reguliere werkzaamheden, voert het team DIV werkzaamheden uit voor Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking de Bevelanden. KPI 2.2.b Structurele achterstanden niet-overgebrachte archieven Er zijn geen structurele achterstanden die binnen de dagelijks uitvoering van de beheerwerkzaamheden die met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. KPI 2.2.b Structurele achterstanden overgebrachte archieven Naast de reguliere werkzaamheden voert het team Gemeentearchief werkzaamheden uit voor de gemeente Noord-Beveland en de gemeentearchivaris voor Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking de Bevelanden.

Daarnaast heeft het gemeentearchief de beschikking over een groep vrijwilligers (15 personen in totaal), die het Gemeentearchief ondersteunen met additionele werkzaamheden. In 2015 heeft het Gemeentearchief een archiefbeheersysteem aangeschaft. Via dit archiefbeheersysteem is het mogelijk indexen op archieven/collecties digitaal via één systeem te beheren, te ontsluiten en beschikbaar te stellen. De basis voor deze digitale ontsluiting zijn de zogenaamde inventarisatiewerkzaamheden. Dit is het toegankelijk maken van de fysieke archieven door opstellen van zogenaamde inventarissen of plaatsingslijsten (=indexen op de fysieke stukken). Deze inventarisatie-werkzaamheden zijn de basis voor verdere digitalisering en in deze werkzaamheden zijn de laatste jaren achterstanden ontstaan. Dit betreft zowel inventarisatie van overheidsarchieven als particuliere archieven die in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen. Deze achterstanden zijn ontstaan door prioritering van de werkzaamheden; de doorontwikkeling van ons archiefbeheersysteem en het integraal beschikbaar stellen van de gegevens via de website(s) was onze eerste vereiste. Digitalisering was noodzakelijk om bij de maatschappelijke ontwikkelingen aan te kunnen blijven sluiten.

KPI 2.3. Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer. Afgelopen jaren zijn taken met betrekking tot de digitale ontwikkelingen en duurzame digitalisering als een ‘tsunami’ op de gemeenten en archiefdiensten afgekomen. Dit heeft grote gevolgen voor de wijze waarop digitale archieven gevormd en bewaard moeten blijven. Dit vraagt voor een deel ook om andere competenties en vaardigheden van de medewerkers. Opleiding om aan deze competenties te voldoen is altijd een optie; budget hiervoor is voldoende. KPI 2.4. Mensen, kwantitatief ten behoeve van het toezicht. Het college heeft een gemeentearchivaris aangesteld. Onder deze formatie valt het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven. Archiefinspecteurs zijn niet aangesteld.

Pagina 12

Hoofdstuk en paragraaf KPI 2.2. b.

KPI 2.2. b

Toelichting

Aanbeveling voor 2021

Structurele achterstanden

Gemeentearchief Er is een plan van aanpak voor inventarisatiewerkzaamheden aanwezig. Echter, dit overzicht is niet meer up-to-date.

Structurele achterstanden

Gemeentearchief Er is een achterstand in de inventarisatiewerkzaamheden ontstaan.

Stel een nieuw plan van aanpak op voor de inventarisatie van archieven ouder dan 20 jaar. Neem in dit plan van aanpak ook een planning mee voor de materiele zorg van de archieven. Maak inzichtelijk hoeveel manuren nog nodig zijn om deze inventarisatiewerkzaamheden te kunnen verrichten;

Pagina 13

KPI.3: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Antwoord: deels

De Archiefwet 1995 stelt regels en voorschriften aan de bouw en verbouwing van de ruimten waarin archieven blijvend worden bewaard. Voor archiefbescheiden die op termijn vernietigd worden, gelden minder strenge eisen. De bewaring van archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, moet aan hogere kwaliteitseisen voldoen. Deze bescheiden moeten ook in speciale ruimten worden bewaard. Een e-Depot is een niet-wettelijke benaming voor digitale archiefbewaarplaats; dat is een voorziening voor opslag, beheer en beschikbaarstelling van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden. Hierin kunnen ook langer te bewaren, maar op termijn vernietigbare, archiefbescheiden worden bewaard. KPI 3.1.a/b Archiefruimte(n) voor analoge archiefbescheiden De gemeente Goes beschikt over een archiefruimte. Deze archiefruimte wordt gebruikt voor de op termijn te vernietigen archiefbescheiden en te bewaren archiefbescheiden die op termijn naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht. KPI 3.1.c Applicaties niet overgebrachte archieven *De gemeente Goes werkt met een zaaksysteem waarmee de noodzakelijk informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd. Dit zaaksysteem is NEN-2082 gecertificeerd. *Er is een portfolio-applicaties opgesteld; dit portfolio is een totaaloverzicht van alle applicaties die de gemeente Goes gebruikt om de taken te kunnen uitvoeren.

In dit overzicht ontbreekt echter een concreet zicht op eventueel ontbrekende functionaliteiten van de afzonderlijke vakapplicaties (zoals vernietiging of migratie/conversie). KPI 3.1.c Applicaties overgebrachte archieven In 2015 heeft het Gemeentearchief een archiefbeheersysteem aangeschaft. Via dit archiefbeheersysteem is het mogelijk indexen op archieven/collecties digitaal via één systeem te beheren, te ontsluiten en beschikbaar te stellen. De digitale toegangen op beeldbank (foto’s, ansichtkaarten, kaarten, prenten, films), bibliotheekboeken, registers burgerlijke stand en bevolking, notariële akten, archieven en weeskamers worden beheerd via dit pakket. Via dit archiefbeheersysteem worden de collecties en archieven afzonderlijk en integraal beschikbaar gesteld aan de bezoeker via de website van het Gemeentearchief. KPI 3.2. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) Door het college als zorgdrager is een eigen gemeentelijke archiefbewaarplaats aangewezen, waarvan is vastgesteld dat deze voldoet aan alle in de Archiefbesluit- en regeling genoemde eisen. Het college gebruikt deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden. Bij de bouw is deze archiefbewaarplaats goedgekeurd op basis van artikel 33 Archiefwet. Deze archiefbewaarplaats bevindt zich in het stadskantoor van de Gemeente Goes.

KPI 3.3 E-depot (voor digitale archiefbescheiden) De gemeente heeft niet de beschikking over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de archiefregeling voldoet. In 2014 is een Zeeuws-brede werkgroep namens de Zeeuwse gemeenten begonnen om met andere overheidsorganisatie in Zeeland in kaart te brengen wat nodig is om een gezamenlijke e-Depotvoorziening te ontwikkelen 10. De gemeente Goes participeert in deze ontwikkelingen. In 2016 heeft het college van B&W besloten 11 in te stemmen om aan te sluiten bij het e-Depot van het Zeeuws Archief. In 2020 is geen verdere actie ondernomen, gezien overbrenging van te bewaren digitale archiefbescheiden -die ouder moeten zijn dan 20 jaar nog niet aan de orde is. Een e-depot wordt gedefinieerd als het geheel van mensen, middelen en processen gericht op het langdurig leesbaar, v vindbaar en interpreteerbaar van digitale informatie. Zie voor verdere informatie www. zeeuwsarchief.nl 11 Zie collegebesluit Corsa nr. 16INT02548: aansluiting bij het e-Depot van het Zeeuws Archief. 10

Pagina 14

KPI 3.4. Onderdeel gemeentelijk rampenplan De Veiligheidsregio Zeeland heeft een regionaal crisisplan 2018-2021 12 opgesteld. Dit crisisplan beschrijft hoe een crisisorganisatie bij een incident, ramp of crisis functioneert. In het regionaal risicoprofiel Zeeland 2019-2023 is cultureel erfgoed opgenomen als het zesde vitale belang (impactbeoordeling). KPI 3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming *In 2015 is door de gemeente Goes een bedrijfsnoodplan opgesteld; in 2016 heeft een update plaatsgevonden. In dit bedrijfsnoodplan is een calamiteiten en ontruimingsplan voor het gemeentearchief meegenomen. Er is geen apart veiligheidsplan voor de archiefruimten en bewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan vastgesteld. *Er wordt regelmatig geoefend. *Er zijn autorisaties op de fysieke toegang tot de archiefruimte(n), archiefbewaarplaats ingesteld. *Het LOPAI-model wordt niet gevolgd. De LOPAI is de vereniging van provinciale toezichthouders op informatie- en archiefbeheer bij gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. . *Het gemeentearchief Goes is aangesloten bij de Documentenwacht van een restauratieatelier. Deze documentenwacht levert directe ondersteuning bij calamiteiten zoals overstromingen. *Gemeente Goes werkt aan de verdere professionalisering van de informatiebeveiliging.

Er is een strategisch informatiebeveiligingsbeleid 2020-2024 vastgesteld. Onder informatiebeveiliging wordt verstaan het treffen en onderhouden van een samenhangend pakket van maatregelen om de betrouwbaarheid van de informatievoorziening aantoonbaar te waarborgen. Het informatiebeveiligingsbeleid geldt voor alle processen van de gemeente en borgt daarmee de informatievoorziening gedurende de hele levenscyclus van informatiesystemen, ongeacht de toegepaste technologie en ongeacht het karakter van de informatie.

KPI 3. Aanbevelingen voor 2021 Hoofdstuk en paragraaf KPI 3.1.c

Onderwerp

Toelichting

Aanbeveling voor 2021

Applicaties (digitaal)

Bekijk per vakapplicatie de ontbrekende functionaliteiten.

KPI 3.5.

Bedrijfsnoodplan

Als onderdeel van het kwaliteitssysteem is een applicatie-portfolio opgesteld. De laatste update van het gemeentelijke bedrijfsnoodplan Heeft plaatsgevonden in 2016.

Toets het onderdeel archiefruimten/archiefbewaarplaats/ Bekijk of dit onderdeel nog up-todate is.

12 Zie ook regionaal risicoprofiel Zeeland 2019-2023, www.veiligheidsregiozeeland.nl

Pagina 15

KPI 4: Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding. Antwoord: Gedeeltelijk

De informatiehuishouding moet voldoen aan allerlei wet- en regelgeving en kaders. Structureel werken aan verbetering leidt tot een duurzamer resultaat. Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 13 dient het college van B&W ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Het doel van een dergelijk systeem is op structurele wijze te monitoren of het beheer van de informatie voldoet en blijft voldoen aan de minimaal daaraan te stellen wettelijk eisen. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar de verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldoen en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvindt. KPI 4.1 kwaliteitssysteem archiefbeheer

* Een kwaliteitssysteem is in 2018 vastgesteld. Een kwaliteitsmedewerker is in 2019 is aangesteld om dit kwaliteitssysteem verder uit te laten voeren. *Het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) geeft handvatten voor de beleidsontwikkeling, inrichting en uitvoering van informatiebeheer(processen). Deze handreiking beschrijft wat op strategisch, tactisch en operationeel niveau geregeld moet worden om het informatiebeheer te stroomlijnen. Het kwaliteitssysteem voldoet aan gestelde kwaliteitseisen. *Er worden systematisch de volgende kwaliteitscontroles uitgevoerd: In 2020 zijn de volgende taken m.b.t. het kwaliteitssysteem uitgevoerd: -

Werkproces kwaliteitscontroles. Uitvoering geven aan kwaliteitscontroles. Dagelijks steekproefsgewijs kwaliteitscontroles in het zaaksysteem incl. terugkoppeling aan collega’s. Uitvoering geven aan kwaliteitscontroles met terugwerkende kracht. Overzicht alle informatiesystemen organisatie breed en bijbehorende werkprocessen.

Bewaarstrategie Voor de duurzaamheid van digitale archiefbescheiden is een bewaarstrategie noodzakelijk. Hierin beschrijft men hoe digitale archiefbescheiden leesbaar en toegankelijk worden gehouden; hierin beschrijft men hoe te handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale bewaring (bijvoorbeeld opslagformaat of drager) wijzigt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Een bewaarstrategie moet zijn vastgesteld en geïmplementeerd. De Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) bevat een overzicht van relevante kaders voor duurzame toegankelijkheid. 14 De gemeente Goes heeft geen bewaarstrategie vastgesteld. KPI 4.2. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark Door de gemeente is een gemeentelijke archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats. 15 Het Gemeentearchief Goes werkt niet op basis van een kwaliteitszorgsysteem of met een alternatief. Het Gemeentearchief Goes doet niet mee aan een landelijke benchmarking. KPI 4.3 Archivaris De gemeente heeft een gemeentearchivaris benoemd die in het bezit is van het diploma archivistiek. De gemeentearchivaris heeft de wettelijke taken toezicht te houden op de niet-overgebrachte archiefbescheiden (archiefbescheiden jonger dan 20 jaar) en beheert de archiefbescheiden (ouder dan 20 jaar) die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wrna) is op 1 januari 2020 in werking getreden. De Archiefwet wordt daarop aangepast 13 Actualisatie vanaf 1 januari 2014

14 Zie www.nationaalarchief.nl, d.d. 26 januari 2020 (preservering)

15 Gemeentearchief Goes archief is vanaf 1 januari 2017 onderdeel van de afdeling Facilitaire Zaken.

Pagina 16

(artikel 32). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluit. Een aanwijzingsbesluit in inmiddels vastgesteld. KPI 4.4. Verslag toezicht archiefbeheer a. De gemeentearchivaris voert een (twee)jaarlijkse archiefinspectie uit op de niet overgebrachte archieven (archiefbescheiden jonger dan 20 jaar). Dit verslag wordt jaarlijks naar college en raad verzonden. b. De gemeentearchivaris stelt jaarlijks een verslag op ten behoeve van de horizontale verantwoording (KPI’s) voor het college en de raad. Dit verslag wordt jaarlijks voor 15 juli naar Gedeputeerde Staten verzonden. KPI 4.5 Verslag beheer archiefbewaarplaats De gemeentearchivaris stelt (twee)jaarlijks een verslag op over het beheer van het overgebrachte archief (archiefbescheiden ouder dan 20 jaar). In dit verslag komen facetten aan de orde als: formatie, dienstverlening, beheer van archieven en collecties, educatie, expositie en publicaties. Dit jaarverslag wordt vastgesteld door het college van B&W en vervolgens ter kennisname aan de raad verzonden.

KPI 4. Aanbevelingen voor 2021 Hoofdstuk en paragraaf KPI 4.1.a

Onderwerp

Stand van zaken 2020

Kwaliteitssysteem

Op 22 mei 2018 is het kwaliteitssysteem archiefbeheer vastgesteld. In dit voorstel is opgenomen dat er jaarlijks een evaluatie zal plaatsvinden.

KPI 4.2.b/c

Kwaliteitszorgsysteem Gemeentearchief Goes

Deze archieforganisatie werkt niet op basis van een kwaliteitszorgsysteem. De organisatie doet niet mee aan een landelijke benchmarking

Aanbeveling voor 2021

Uit de archiefinspectie blijkt dat er geen sprake is van jaarlijkse monitoring. Zorg dat er jaarlijks wordt geëvalueerd. Onderzoek de toepassing van een kwaliteitszorgsysteem voor het Gemeentearchief Goes

Pagina 17

KPI 5: Ordening, authenticiteit en context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden Hoofdvraag: geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Antwoord; gedeeltelijk

Het College van B&W dient een overzicht te hebben van de totale informatiehuishouding. Hierbij gaat het om alle aanwezige informatiesystemen en (vak)applicaties. De gegevens hierin moeten op een logische wijze geordend en toegankelijk zijn. Bij deze KPI is het van belang dat de Gemeente Goes het gehele informatiebeheer in kaart heeft. De vraag is of de gemeente beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordening structuur. KPI 5.1. Geordend overzicht analoog en digitaal *Overzicht gehele informatiebeheer niet overgebrachte archieven Hier moet niet alleen gekeken worden naar de post- of dossierregistratie, zaak- of documentmanagementsysteem, maar ook naar andere applicaties waarin zich te bewaren informatie bevindt. Naast het post- of de dossierregistratie-, zaak en documentmanagementsysteem, dient er ook gekeken te worden naar de gemeentelijke website, digitaal te bewaren ruimtelijke plannen en andere applicaties waarin zich te bewaren archiefbescheiden vinden en deze moeten in een overzicht zijn opgenomen. *Er is een overzicht opgesteld van alle vakapplicaties organisatiebreed en de bijbehorende werkprocessen. Dit overzicht is echter niet volledig: zo ontbreken in het overzicht o.a.

de gemeentelijke websites/databases, werkarchieven (mailapplicaties, netwerkschijven of op papier). *Overzicht van sociale mediakanalen ontbreekt; beleid voor het archiveren van tekstberichten uit de sociale media wordt verder uitgezet. Geordende overzicht; zaakgericht werken Zoals alle gemeenten, is de informatiehuishouding van de gemeente Goes in hoog tempo gedigitaliseerd. De gemeente Goes heeft halverwege 2019 het zaakgericht werken geïmplementeerd. Zaakgericht werken is een procesgerichte manier van werken die in het mogelijk maakt dienstverlening, bedrijfsvoering en informatievoorziening te verbeteren. Werkprocessen kunnen volledig digitaal worden afgehandeld, vanaf de intake tot archivering. Er wordt gebruik gemaakt van een zaaktypencatalogus. *Overzicht nog te bewerken archieven. Een van de kerntaken van het Gemeentearchief Goes is het toegankelijk maken van archieven en collecties (ouder dan 20 jaar) om de openbaarheid aan de burger te kunnen garanderen. Voor de overgebrachte archieven moeten de archiefbescheiden zijn geborgd door één toegang. In 2019 is de implementatie van een archief beheersysteem (Atlantis) afgerond. Dit betreft één centrale toegang op alle archieven en collecties zoals o.a. de fotocollectie, film- en geluidsmateriaal, notariële akten, archieven, bibliotheek.

Een overzicht van nog te bewerken archieven is aanwezig, echter een update van dit plan van aanpak is noodzakelijk. *Vastgesteld beleid niet overgebrachte archieven In 2017 is voor de gemeente Goes de visie “duurzame informatiehuishouding” vastgesteld. Doel van deze visie was om beleid op korte termijn en voor langere termijn vast te leggen. Eėn van de actiepunten in deze visie, is het vaststellen van een informatiebeleidsplan of een ander plan waarin wordt beschreven staat hoe men voldoet aan de Archiefwet en aanverwante regelgeving. Dit informatiebeleidsplan (en daaruit volgend het informatiebeheersplan) is in 2020 niet vastgesteld. *Vastgesteld beleid overgebrachte archieven In 2012 is voor het Gemeentearchief van de gemeente Goes een visie “van voorbodeboek naar edepot” opgesteld.

Pagina 18

KPI 5.2. Authenticiteit en context analoog en digitaal Metadata beschrijven eigenschappen van archiefbescheiden zoals bijvoorbeeld de datum van ontvangst of de steller van een bepaalde brief en geven inzicht in de vereiste volledigheid, authenticiteit (is de informatie dat wat het beweert te zijn) en duurzaamheid. Dit draagt bij aan de standaardisatie van metadatering door overheden zodat de uitwisseling van informatie tussen (overheids)organisaties verbeterd wordt en ook noodzakelijk bij overbrenging van (digitale) archiefbescheiden naar een e-Depot. Het college moet ervoor zorgen dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van een metagegevens(schema) kan worden vastgesteld. Het in 2015 landelijk vastgestelde Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) kan worden gebruikt als basis voor een op de eigen organisatie toegesneden profiel. Men is op dit moment bezig met een herziening om alle bevindingen te verwerken. Intussen wordt er gewerkt aan de verschillende modules van het MDTO (Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie). In 2021 zal dit waarschijnlijk worden vastgesteld. Metadatavelden niet-overgebrachte archieven. *Bij de registratie in het zaaksysteem worden verschillende metadata gestructureerd vastgelegd, maar het wettelijk voorgeschreven metagegevensschema moet nog worden getoetst.

*Toetsing zal nog zowel bij het zaaksysteem moeten plaatsvinden (postregistratie, dossierregistratie) als bij de andere systemen/applicaties die gebruikt worden binnen de organisatie. Deze toetsing zal moeten worden meegenomen in het kwaliteitssysteem. * Metadata worden vastgelegd in sjablonen die voor deze digitale documenten worden gebruikt. Aan de hand van de eisen die zijn vastgelegd in het kwaliteitssysteem, wordt gekeken of de metadatavelden consequent en kwalitatief zijn ingevuld. KPI 5.3. Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Het gebruikte archiveringsysteem moet de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig waarborgen dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is. Het archiveringssysteem (c.q. zaaksysteem) moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een aantal metagegevens. *Niet overgebrachte archieven. Het zaaksysteem van de gemeente Goes is doorzoekbaar aan de hand van een aantal gestructureerde metadata, zodat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn gevonden kan worden. * De overgebrachte archieven De fysieke archieven zijn ontsloten via fysieke inventarissen/plaatsingslijsten. Deze fysieke inventarissen zijn geïmplementeerd in een archiefbeheersysteem; zij zijn omgezet naar een digitale toegang op de archieven.

Dit systeem verzorgt de portaalfunctie voor de toegang tot de collecties via de website van het gemeentearchief; beeldmateriaal van diverse collecties/archieven (beeldbank, catalogi van de bibliotheek, indexen van de burgerlijke stand/bevolking, notariële akten en inventarissen). Deze kunnen dan door de bezoeker thuis worden bekeken. 16 * Op de website van de gemeente Goes staat een register van toegankelijkheidsverklaringen van de website(s). De website van het Gemeentearchief valt onder de website van de gemeente Goes. KPI 5.4 Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Bij deze vraag moet worden aangegeven of de gemeente Goes duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden gebruikt. Printers moeten voldoen aan bepaalde eisen; papier, toners en gegevensdragers moeten voldoen aan duurzaamheidseisen om gegevens leesbaar en interpreteerbaar te houden gedurende de wettelijke bepaalde bewaartermijn.

16 De visie van de gemeente Goes op het archief is vastgelegd in het document ‘Van voorbodeboek naar e-Depot’ (2012).

Pagina 19

*Filmmateriaal/ DVD’s zijn overgezet naar ons archiefbeheersysteem zodat zij digitaal te bekijken zijn. * Papier, printers, toners voldoen aan de eisen. Een certificatenadministratie voor de kwaliteitscontrole van papier, printers, toners en gegevensdragers is niet opgesteld KPI 5.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Onder verpakkingsmaterialen verstaan we archiefmappen- en omslagen; tab-stroken, archiefdozen, etiketten. De eisen voor deze verpakkingsmaterialen zijn vastgelegd in de archiefregeling. De gemeente gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden zoals archiefmappen- en omslagen, tab-stroken, archiefdozen, etiketten. *De kwaliteitseisen van deze materialen zijn echter niet schriftelijk vastgelegd; er ontbreekt een totaaloverzicht. KPI 5.6 Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van de archiefbescheiden na tenminste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn? *Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte of archiefbewaarplaats) in principe voldoende om te zorgen dat de te bewaren archiefbescheiden bij raadpleging na 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang laten zien.

*Archiefbescheiden worden in een geconditioneerde archiefbewaarplaats bewaard. *Voor overgebrachte archieven is het regelmatige ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats. Deze werkzaamheden hebben door de coronacrisis in 2020 stilgelegen. KPI 5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer RODIN is bedoeld als een begrijpelijke samenvatting van alle relevante wet- en regelgeving, normen en standaards. Het biedt een handvat voor inrichting, gebruik en beoordeling van een (in ontwikkeling zijnde) digitale beheeromgeving, waarin digitale archieven duurzaam en toegankelijk worden beheerd. RODIN kan worden gebruikt als checklist en daarmee dienen als instrument voor good governance (adequate sturing, beheersing, verantwoording en toezicht) en kan inzicht geven in de mate waarin de organisatie op dit gebied ‘in control’ is. Het referentiekader heeft betrekking op de gehele digitale beheeromgeving. *De gemeente werkt niet op basis van RODIN of een of ander alternatief. Gebruik van RODIN is echter geen verplichting. RODIN kan geïntegreerd worden in het kwaliteitssysteem. *De gemeente werkt op basis van GIBIT. GIBIT staat voor Gemeentelijke Inkoop bij IT Toolbox. Deze uniforme inkoopvoorwaarden helpen gemeenten bij het professionaliseren van inkoop en ICT-diensten en producten.

Artikel 28 van de GIBIT betreft de archivering: in dit artikel zijn enkele randvoorwaarden opgenomen. *De gemeente werkt op basis van Gemma Softwarecatalogus. De GEMMA softwarecatalogus is het online informatiesysteem waarin het gebruikte softwareaanbod voor gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden te vinden is. Per softwareproduct staan de functies en standaarden aangegeven die het pakket ondersteunt. Doel van dit instrument is voor overheidsinstanties om kennis en informatie uit te laten wisselen en de gebruikte software te laten vergelijken met andere gemeenten. Daarnaast geeft de softwarecatalogus inzicht in het huidige en toekomstige softwareaanbod van de aangemelde ICT-leveranciers. *De gemeente maakt regelmatig backup-kopieën van informatie en deze kopieën worden getest in overeenstemming met het overeengekomen back-upbeleid (BIO). *In 2017 is voor de gemeente Goes de visie “duurzame informatiehuishouding” vastgesteld. Doel van deze visie was om beleid op korte termijn en voor langere termijn vast te leggen om zo de informatiehuishouding op orde te hebben zodat zonder problemen kan worden aangesloten bij een eDepot (=digitale archiefbewaarplaats) en zo duurzame toegankelijkheid van informatie in de te

Pagina 20

toekomst te borgen. Eén van de actiepunten in deze visie was het instellen van een informatiebeleidsplan en informatiebeheersplan. Bij een informatiebeheerplan wordt voor elke soort proces gebonden informatie -die door een organisatie wordt ontvangen, gecreëerd en verzonden wordt- metadata en beheerafspraken vastgelegd zodat er inzicht ontstaat in alle informatie dit bij het uitvoeren van de taken ontstaat. *Een informatiebeleidsplan en een informatiebeheersplan zijn niet vastgesteld. 5.8 Aanvullende metagegevens digitaal Er zijn geen gegevens bekend over aanvullende metagegevens, de technische metagegevens. Dit kunnen verwijzingen zijn naar de hard- en softwareomgeving waarop/waarin de informatie is ontstaan, opslagformaten en compressiegegevens. Voor zover technische metadata worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema. 5.9 Opslagformaten De Gemeente Goes schrijft geen bepaald opslagformaat verplicht voor. Opslagformaat zouden moeten voldoen aan een open standaard om uitwisseling met andere systemen mogelijk te maken. Dit zou moeten worden meegenomen in de bewaarstrategie. 5.10 Functionele eisen In een digitale omgeving moet daarnaast ook het gedrag worden vastgelegd.

Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor de opslag van gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie. 5.11. Voorzieningen compressie en encryptie Encryptie (=coderen) wordt gebruikt om gegevens veilig uit te kunnen wisselen. Gebruik van compressietechniek (=kleiner maken van bestanden) is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Er zijn geen voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van archiefbescheiden indien men gebruik maakt van compressie- en of encryptietechnieken. Dit onderdeel zou ook deel uit moeten maken van de bedoelde bewaarstrategie. Bewaarstrategie Voor de duurzaamheid van digitale archiefbescheiden is een bewaarstrategie noodzakelijk.

Hierin beschrijft men hoe digitale archiefbescheiden leesbaar en toegankelijk worden gehouden; hierin beschrijft men hoe te handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale bewaring (bijvoorbeeld opslagformaat of drager) wijzigt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Een bewaarstrategie moet zijn vastgesteld en geïmplementeerd. De Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) bevat een overzicht van relevante kaders voor duurzame toegankelijkheid. 17 De gemeente Goes heeft geen bewaarstrategie vastgesteld. Onderdeel van deze bewaarstrategie is een onderzoek naar het gebruik en de verplichting van open standaarden en dragers. Gezien de aansluiting bij een e-depot in de toekomst, is dit zeer noodzakelijk. Neem in deze bewaarstrategie ook de voorzieningen voor compressie, encryptie, converteren en migreren mee.

17 Zie www.nationaalarchief.nl, d.d. 26 januari 2020 (preservering)

Pagina 21

KPI 5. Aanbevelingen voor 2021 Hoofdstuk en paragraaf KPI 5.1.

Onderwerp

Stand van zaken 2020

Overzicht van vakapplicaties

Er is een overzicht opgesteld van alle vakapplicaties met de werkprocessen. In dit overzicht moeten worden meegenomen: gemeentelijke websites/databases, werkarchieven (mailapplicaties, netwerkschijven of op papier). *Overzicht van sociale mediakanalen ontbreekt; beleid voor het archiveren van tekstberichten uit de sociale media wordt verder uitgezet.

KPI 5.1.

Informatiebeleidsplan en informatiebeheerplan.

KPI 5.1.

Visie “van voorbodeboek naar e-depot”.

In 2020 is dit beleid- en beheerplan nog niet vastgesteld. Het informatiebeleidsplan moet worden opgesteld door de afdeling ICT van GRDB Deze visie is in 2012 opgesteld. Einddatum van deze visie is 2015.

KPI 5.3

Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden op Duurzame materialen en gegevensdragers analoog

Metadata zijn nog niet getoetst aan het landelijke toepassingsprofiel Toetsing van de duurzaamheidseisen heeft niet plaatsgevonden

Kwaliteitscontrole materiele zorg

Kwaliteitscontrole is niet uitgevoerd.

KPI 5.4.

KPI 5.5.

Aanbeveling voor 2021

Vul de applicatieportfolio aan met de ontbrekende gegevens.

Stel na de vaststelling van het informatiebeleidsplan een informatiebeheerplan op. Stel een nieuwe visie op voor het Gemeentearchief; geef in deze visie een duidelijke en eenduidige strategie aan. Toets de metadata aan het landelijk toepassingsprofiel. Controleer of de printers voldoen aan de wettelijke eisen en bekijk of het papier, toners en gegevensdragers voldoen aan de duurzaamheidseisen en leg dit schriftelijk vast in een totaaloverzicht. Stel een certificatenadministratie op voor kwaliteitscontrole materiele zorg. Onder verpakkingsmaterialen voor opslag verstaan we archiefmappen- en omslagen, tabsstroken,

Pagina 22

KPI 5.7.

RODIN

KPI 5.9-5.11

Bewaarstrategie

Er heeft geen onderzoek plaatsgevonden of de eisen van RODIN onderdeel kunnen uitmaken van een kwaliteitssysteem De gemeente Goes heeft geen bewaarstrategie vastgesteld.

archiefdozen en etiketten. Onderzoek of de eisen van RODIN onderdeel kunnen uitmaken van een kwaliteitssysteem Stel een bewaarstrategie op en neem hierin mee: -verplichte opslagformaten -functionele eisen -compressie/encryptie -conversie en migratie

Pagina 23

KPI 6: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: weegt de Gemeente zorgvuldig af wanneer het gebruik van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Antwoord: ja

KPI 6.1 Vervanging. Besluiten en verklaringen De Archiefwet 1995 geeft de zorgdrager de mogelijkheid om papieren archiefbescheiden te vervangen door reproducties en vervolgens de te vervangen archiefbescheiden te vernietigen. De reproducties krijgen dan de status van origineel. * Het college van B&W heeft op 6 juni 2018 het besluit tot vervanging van archiefbescheiden vastgesteld. 18 Op 1 juli 2018 is men daadwerkelijk overgegaan tot het digitaal vervangen van fysieke archiefbescheiden. In 2021 heeft er een update plaatsgevonden van het handboek vervanging: -

Alle analoge bescheiden die worden ontvangen bij de uitvoering van taken, waarvoor de gemeente Goes verantwoordelijk is, worden gescand en opgeslagen in het zaaksysteem. Alle bij uitvoering van voorgenoemde taken intern vervaardigde bescheiden die ten behoeve van het plaatsen van een natte handtekening geprint worden en daarna weer opgeslagen worden in het zaaksysteem.

*Dit handboek is gepubliceerd in het gemeenteblad van de gemeente Goes. *Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt halfjaarlijks door de medewerker een verklaring van vervanging opgesteld. Deze verklaring bevat een specificatie van de te vervangen archiefbescheiden in de betreffende periode en beschrijft op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. KPI 6.2. Converteren en migreren Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie. In 2020 heeft geen migratie plaatsgevonden van digitale archiefbescheiden. KPI 6.3. Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst. Lang niet alle archiefbescheiden komen voor blijvende bewaring in aanmerking. Het vernietigen van de daarvoor in aanmerking komende bescheiden is een wettelijke plicht, waarbij zorgvuldigheid in de afweging van de belangen van de bedrijfsvoering, de democratische controle en de cultuurhistorie zeer belangrijk is.

*Voor de vernietiging en selectie van archiefbescheiden gedateerd vanaf 1996 (tot 1 januari 2017) wordt de “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012)”gebruikt. In deze selectielijst wordt per categorie aangegeven of er informatie bewaard of vernietigd moet worden. De selectielijst is na 1 januari 2017 ingrijpend veranderd; deze selectielijst is op basis van processen ingericht. Volgens deze selectielijsten worden de wettelijke bewaartermijnen gehanteerd. *De archiefmedewerkers werken tevens met een facultatieve stukkenlijst 2008 (actualisatie 2012). De stukkenlijst is een handleiding om selectie en vernietiging op documentniveau te kunnen toepassen. *Van de archiefbescheiden wordt de bewaartermijn vastgelegd en opgenomen in het metadataschema. *Er zijn voor onderdelen van de gemeentelijke organisatie geen andere selectielijsten van kracht.