Document · PDF

Bijlage 1 - Rapport HEVO Programma van eisen en scenariostudie

Gemeenteraad 13 februari 2023, gemeente Gilze en RijenBij agendapunt: 7. Raadsvoorstel toekomstige huisvesting bestuurszetel Gilze en Rijen10.350 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Beknopt Programma van Eisen en Scenariostudie Bestuurszetel Gilze en Rijen

Opdrachtgever Gemeente Gilze en Rijen Datum 10 januari 2023 Referentie 1705501-0028.3.0 Auteur(s) Pim Bressers - HEVO B.V. Eline Stevens - HEVO B.V.

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Statenlaan 8

Postbus 70501

T +31 (0)73 6 409 409

www.hevo.nl

ISO 9001-gecertificeerd

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

5223 LA 's-Hertogenbosch

5201 CB 's-Hertogenbosch

info@hevo.nl

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

Huidige situatie

3. 3.1. 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.2. 3.2.1 3.2.2 3.3. 3.3.1 3.3.2 3.4. 3.5. 3.6. 3.7.

Beknopt Programma van Eisen Publieke dienstverlening Centrale ontvangst/receptie/balies Centrale ontvangst en wachtgebied Spreekkamers Trouwen Werkgebied college, secretaris en griffie College en ondersteuning college Griffie Centraal werk- en vergadergebied Werkgebied Vergadergebied Voorzieningen voor de raad Zonering Relaties tussen functies Ruimtestaat totaal

5 5 5 5 6 6 6 6 7 7 7 7 8 9 9 10

4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8.

Afwegingskader en onderliggende argumenten Ruimtelijke inpasbaarheid en functionaliteit Kwaliteit Aansluiten bij dienstverleningsvisie Bereikbaarheid en toegankelijkheid Duurzaamheid Representativiteit en herkenbaarheid Toekomstwaarde monument Financiële kaders

12 12 12 12 12 12 13 13 13

5. 5.1.

Multicriteria-analyse Scenario 1

14 14

Referentie: 1705501-0028.3.0.

5.1.1 5.2. 5.2.1 5.2.2 5.3. 5.3.1 5.3.2 5.4.

Analyse scenario 1 Scenario 2A Globale inpassing scenario 2A Analyse scenario 2A Scenario 2B Globale inpassing scenario 2B Analyse scenario 2B Totaalbeoordeling scenario’s (multicriteria-analyse)

14 15 15 16 17 17 19 20

6. 6.1. 6.1.1 6.2. 6.2.1 6.3. 6.3.1

Financiële doorrekening Toelichting op financiële doorrekeningen Uitgevoerde second opinion Investeringskosten Conclusies investeringskosten Exploitatielasten Conclusies exploitatielasten

21 21 21 21 22 22 23

7. 7.1.

Conclusies Advies en vervolgstappen

24 25

Pagina 2 van 26

1. Inleiding De gemeente Gilze en Rijen maakt deel uit van het samenwerkingsverband van de ABG-gemeenten. Hierin werken de ambtelijke organisaties van de drie gemeenten met elkaar samen (Gilze en Rijen samen met Alphen-Chaam en Baarle-Nassau). Momenteel loopt het proces tot planvorming voor een mogelijke gezamenlijke huisvesting voor de ambtenaren van de ABG-organisatie. Wanneer die huisvesting vorm krijgt, ontstaat er behoefte aan een bestuurszetel binnen de gemeentegrenzen van Gilze en Rijen. Naast deze ontwikkeling voldoet het huidige gemeentehuis van Gilze en Rijen ook met het huidige gebruik niet meer aan de kwalitatieve, functionele en duurzaamheidsambities, wensen en op termijn eisen.

Voor het afwegen van de toekomstige huisvesting zijn drie scenario’s uitgewerkt: • Scenario 1: nieuwbouw bestuurszetel op een nader te bepalen locatie. • Scenario 2: renovatie en verduurzaming huidig gemeentehuis in Rijen: Variant 2A: behouden raadzaal op huidige locatie en clustering ruimteprogramma in het ‘oude gedeelte’ van het gebouw. Variant 2B: verplaatsen raadzaal en alle voor de bestuurszetel benodigde ruimten naar het ‘gedeelte uit 1999’ van het gebouw. Bovenstaande scenario’s komen voort uit zowel de ambtelijke als politieke (met de fracties) gevoerde gesprekken. Er zijn geen ‘alternatieve’ objecten aangedragen als potentieel interessant. Om die reden is een dergelijk scenario ook niet onderzocht.

Figuur 1 geeft de samenhang tussen de huisvesting van de ABG-organisatie en de afzonderlijke bestuurszetels weer. Dit rapport beschrijft waar de bestuurszetel van Gilze en Rijen aan moet voldoen. Vervolgens is een scenariostudie uitgevoerd om van daaruit huisvestingsscenario’s objectief te kunnen vergelijken en keuzes te kunnen onderbouwen. De bestuurszetel zoals deze voorzien wordt bestaat uit de volgende elementen: • Huisvesting voor de gemeenteraad: raadzaal (tevens multifunctioneel als trouwzaal), (fractie)overlegruimten en werkruimte voor de griffie. • Huisvesting voor het college en de gemeentesecretaris. • Huisvesting voor aan het college verwante diensten: bestuurssecretariaat en een beperkt aantal ambtelijke flexplekken. • De directe publieke dienstverlening voor de gemeente Gilze en Rijen: balies, spreekkamers en een beperkt aantal backofficewerkplekken. Het voornaamste doel van dit onderzoek is het formuleren van een beknopt Programma van Eisen en een Programma van Ruimten om op basis daarvan toekomstige scenario’s te kunnen vergelijken en financieel door te kunnen rekenen. Daarnaast resulteert dit onderzoek in een gedragen afwegingskader dat gebruikt kan worden in het keuzeproces voor de toekomstige huisvesting van de bestuurszetel. Uitgangspunt is dat de bestuurszetel van de gemeente Gilze en Rijen binnen de gemeentegrenzen gerealiseerd zal worden.

Referentie: 1705501-0028.3.0.

Figuur 1: schematische weergave bestuurszetels en ABG-organisatie

Pagina 3 van 26

2. Huidige situatie De huidige gemeentelijke organisatie van de gemeente Gilze en Rijen omvat de volgende functies: • Ambtelijke organisatie. • Directe publieke dienstverlening. • Werkgebied voor bestuurders en ondersteunende functies. • Voorzieningen voor de raad.

Naast de studie naar een bestuurszetel in Gilze en Rijen kent het huidige gebouw ook op dit moment reeds een aantal gebreken/aandachtspunten. De indeling is ten dele inefficiënt en de toegankelijkheid (vanuit inclusie) van het gebouw maar ook binnen het gebouw dient te worden verbeterd. Ook de beheersing van het binnenklimaat is onvoldoende en in delen van het gebouw, waaronder de huidige raadzaal, is sprake van weinig daglichttoetreding. Wellicht het belangrijkste thema waarop verbetering plaats moet vinden is duurzaamheid; op dit moment presteert het gebouw op dit vlak onvoldoende.

Al deze functies zijn momenteel ondergebracht in het gemeentehuis van Gilze en Rijen aan het Raadhuisplein in Rijen. Dit gebouw is onder architectuur gebouwd in 1961 en later verbouwd in 1978. In 1999 is een vleugel aangebouwd. Deze latere aanbouw fungeert nu als publieksingang en naast een groot aantal ambtelijke werkplekken op de verdiepingen is hier op de begane grond ook de publieke dienstverlening gesitueerd. Het oude gedeelte van het gebouw heeft de status gemeentelijk monument.

Figuur 2: huidig gemeentehuis van Gilze en Rijen

Referentie: 1705501-0028.3.0.

Pagina 4 van 26

3. Beknopt Programma van Eisen In een aantal gesprekken is met verschillende (ambtelijke) vertegenwoordigers van de gemeente Gilze en Rijen geanalyseerd welke behoeften centraal staan voor de bestuurszetel van Gilze en Rijen. De bestuurszetel bestaat uit de volgende elementen: • De directe publieke dienstverlening voor de inwoners van de gemeente Gilze en Rijen. • De huisvesting voor het college, de griffie, de secretaris en de direct ondersteunende functies. • Voorzieningen voor de raad. In de volgende paragrafen wordt beknopt beschreven waar deze verschillende elementen aan moeten voldoen in de toekomstige bestuurszetel.

heeft een hoge prioriteit. Hiervoor kan tijdens het ontwerp aangesloten worden op de internationaal erkende ‘Integrale Toegankelijkheid Standaard’.

3.1.1 Centrale ontvangst/receptie/balies Het moet duidelijk zijn wat de hoofdentree is van het gebouw. De centrale ontvangst is duidelijk in het zicht van de hoofdentree gesitueerd. De receptie/ ontvangstbalie is tijdens kantooruren en openingstijden van de dienstverlening altijd open en bemenst; deze receptie vormt in deze nieuwe samenstelling namelijk tevens de receptie voor bezoekers van het bestuur. Deze receptie/ontvangstbalie kan daarbij tevens dienst doen als ‘snel balie’ voor het verstrekken van documenten aan inwoners. Naast de receptie/ontvangstbalie dienen er nog twee balies gerealiseerd te worden. Aan deze baliewerkplekken vinden reguliere baliewerkzaamheden plaats die niet afgehandeld kunnen worden aan de ‘snel balie’. Deze balies dienen enkel open en bemenst te zijn tijdens de openingstijden van de dienstverlening.

3.1. Publieke dienstverlening Een gemeente is er primair om dienstverlening te leveren aan haar inwoners. De publieke dienstverlening vormt dan ook een belangrijk onderdeel in de gemeentelijke huisvesting. In principe kan deze dienstverlening losgekoppeld worden van de overige functies van de bestuurszetel. Vanuit facilitair oogpunt, het leveren van voldoende dienstverlening, en vanuit veiligheidsoogpunt is er in deze situatie echter voor gekozen om de publieke dienstverlening van de gemeente Gilze en Rijen te koppelen aan de bestuurszetel. Dit bevordert de herkenbaarheid en maakt het voor inwoners duidelijker waar ze terecht kunnen. Hiermee wordt voorkomen dat er verspreid in de gemeente kleine vestigingen van de gemeente ontstaan. De publieke dienstverlening wordt in toenemende mate gedigitaliseerd. Dit maakt dat inwoners in de praktijk minder vaak gebruik maken van fysieke dienstverlening van de gemeente. Echter, ondanks een hoge mate van digitalisering, zal het altijd nodig blijven dat medewerkers van de publieke dienstverlening van de gemeente ook persoonlijk bereikbaar zijn door fysiek op een locatie aanwezig te zijn. De publieke dienstverlening dient dicht bij de inwoner en goed benaderbaar te zijn. Toegankelijkheid van de publieke dienstverlening, en de bestuurszetel als geheel,

Referentie: 1705501-0028.3.0.

De medewerkers achter deze balies zitten op ooghoogte van de klant, met de vereiste veiligheidsvoorzieningen. De centrale receptie/ontvangstbalie dient duidelijk herkenbaar te zijn. Voor het gehele centrale ontvangstgebied geldt dat dit representatief dient te zijn. De baliewerkplekken voldoen aan de algemene beveiligingseisen in het kader van de verstrekking van waardedocumenten en bevatten de volgende voorzieningen: • Ruimte voor randapparatuur. • Dagkluis voor waardedocumenten, geïntegreerd in de balie. • De apparatuur die gebruikt wordt bij de balies mag niet toegankelijk zijn buiten openingstijden. • Alarmknop.

3.1.2 Centrale ontvangst en wachtgebied Bij de publieke dienstverlening is een wachtgebied gesitueerd waar bezoekers kunnen wachten op hun afspraak. Deze ruimte dient representatief te zijn maar mag ook een informeel en ‘welkom’ karakter hebben. Toiletvoorzieningen (waaronder miva) dienen vanuit het wachtgebied bereikbaar te zijn.

Pagina 5 van 26

Naast de wachtplekken (in diverse uitvoeringen), zijn de volgende voorzieningen aanwezig in het wachtgebied: • Een speelhoekje voor kinderen. • Tafels/informele overlegplekken voor onder andere gesprekken tussen medewerker en ‘cliënten’ van de teams binnen het sociaal domein. • Koffie-/theecorner. • Ruimte voor (gemeente)folders, publicaties etc.

3.1.3 Spreekkamers Aangrenzend aan het wachtgebied met daarin de balies dienen spreekkamers gesitueerd te zijn waarin persoonlijke afspraken plaats kunnen vinden. Er worden twee spreekkamers voor 4 personen voorzien. Een van deze spreekkamers dient extra beveiligd te zijn uitgevoerd. Deze extra beveiligde uitvoering bestaat uit: een alarmknop, een opstelling waardoor de gemeentelijk medewerker ‘onbereikbaar’ is en deze ruimte dient een tweede uitgang te hebben direct in een private zone van de bestuurszetel (als mogelijke vluchtroute voor de gemeentelijk medewerker). De spreekkamers dienen verder te voldoen aan de volgende eisen: • De spreekkamers zijn ingericht met een overlegtafel, een bureaustoel en bezoekersstoelen. • Door middel van zichtlijnen, het creëren van transparantie en de opstelling van het meubilair moet de sociale veiligheid van werknemers vergroot worden. • De spreekkamers zijn geschikt voor mindervaliden; rolstoeltoegankelijk. Deuren zijn voorzien van een knop om de deur automatisch te bedienen. • De spreekkamers zijn voorzien van glas in verband met sociale veiligheid. Echter privacy moet wel geborgd blijven. • Het is van belang dat de spreekkamers niet te ‘klinisch’ zijn. Sfeer, warmte en identiteit zijn van belang in deze ruimten.

Voor de kleinere, meer administratieve, huwelijken kan daarnaast gebruik gemaakt worden van een van de (grotere) vergaderruimten die ook gerealiseerd worden in de bestuurszetel.

3.2. Werkgebied college, secretaris en griffie 3.2.1 College en ondersteuning college Het gemeentebestuur van Gilze en Rijen bestaat uit drie wethouders, de burgemeester en een gemeentesecretaris. Voor hen is een eigen werkkamer het uitgangspunt, waarbij kamers van de wethouders en de gemeentesecretaris, op afspraak bij beschikbaarheid, mede gebruikt kunnen worden door medewerkers van de ABGorganisatie. De kamer van de burgemeester dient naast een werkplek ook voorzien te zijn van een vergadertafel voor circa 6 personen. De ruimten voor het college en de gemeentesecretaris dienen representatief te zijn. Hier zullen inwoners, partners en bezoekers verwelkomd worden. In de vervolgfasen (waaronder ontwerp) dient de ‘zone’ voor het college nader uitgewerkt en gedetailleerd te worden. Ook de werkkamers van de wethouders en de gemeentesecretaris dienen, naast een werkplek, voorzien te zijn van een kleine tafel voor overleg met 4 personen. Voor grotere besprekingen kan gebruik gemaakt worden van de andere vergaderruimten in de bestuurszetel. Deze vergaderruimten zijn multifunctioneel inzetbaar; overdag maken het college, de gemeentesecretaris, de griffie en eventueel de ambtelijke organisatie er gebruik van en in de avond kunnen hier de fracties vergaderen. Deze vergaderruimten worden in paragraaf 3.3 verder beschreven.

Voor de ‘werkkamers’ van het college en de gemeentesecretaris geldt naast representativiteit dat deze uitgerust moeten zijn met moderne AV-middelen en mogelijkheden voor hybride vergaderingen. Specifieke aandachtspunten voor deze ruimten zijn veiligheid en privacy van gebruiker en informatie. Met name veiligheid (ook van buiten) dient in de ontwerpfase nader uitgewerkt te worden.

3.1.4 Trouwen Ook in de nieuwe situatie dient de mogelijkheid te bestaan om huwelijken te voltrekken in de raadzaal. Hiervoor dient een verplaatsbare trouwopstelling gerealiseerd te worden die een plaats kan krijgen in de raadzaal.

Referentie: 1705501-0028.3.0.

B&W-kamer In de directe nabijheid van de werkkamers van het college wordt een B&W-kamer gerealiseerd. Dit is een multifunctionele vergaderruimte voor 10 personen, waar het College van B&W vergadert, maar die ook voor andere vergaderingen (zoals fracties)

Pagina 6 van 26

gebruikt kan worden. Ook voor deze ruimte geldt deze uitgerust dient te zijn met moderne AV-middelen en mogelijkheden voor hybride vergaderingen. Crisisruimte Een van de andere vergaderruimten (zie paragraaf 3.3) wordt daarnaast tevens ingericht als crisisruimte. Naast een ‘standaard’ vergaderopstelling met goede AVmiddelen en hybride vergadermogelijkheden dient deze crisisruimte aangesloten te zijn op het noodnet en is de aanwezigheid van een noodtelefoon en een faxapparaat vereist. Informele ontvangst en pantry In de directe nabijheid van het werkgebied van het college wordt een informele ontvangstruimte gerealiseerd waar gasten kunnen wachten op hun afspraak. Hier dient een informeel zitje aanwezig te zijn met beperkte ruimte voor vakbladen en publicaties. Daarbij dient een pantry/koffie- en theecorner aanwezig te zijn waarmee gasten van koffie of thee voorzien kunnen worden. Bestuurssecretariaat In de nabijheid van het werkgebied van het college wordt een werkruimte gerealiseerd met 3 werkplekken specifiek voor het bestuurssecretariaat. Deze werkplekken dienen te worden uitgerust conform de werkplekken in het ABG-kantoor.

3.2.2 Griffie Binnen de groep van bestuurders en ondersteunende functies vormt de griffier samen met zijn/haar medewerker en de bode een bijzonderheid. Zij werken sterk samen met het bestuur en ook met de raad voor het verzorgen van de raadsvergaderingen en ondersteuning van de fracties. Hierdoor vormen zij de inhoudelijke verbinding tussen deze twee groepen. In de nabijheid van het werkgebied van het college wordt 1 werkkamer gerealiseerd voor de griffier met, naast een werkplek, een overlegtafel met 4-6 overlegplekken. Daarnaast wordt een ruimte gerealiseerd met 2 werkplekken voor griffiemedewerkers. Deze werkplekken dienen te worden uitgerust conform de werkplekken in het ABGkantoor.

Referentie: 1705501-0028.3.0.

3.3. Centraal werk- en vergadergebied Aanvullend op het ‘bestuurlijke werkgebied’ met ondersteunende functies dient een klein werk- en vergadergebied gerealiseerd te worden. Hierin worden een aantal vergaderruimten en aanlandplekken voor medewerkers van de ABG-organisatie voorzien. Deze vergaderruimten kunnen gebruikt worden om op afspraak inwoners te woord te staan en bijvoorbeeld producten toe te lichten. De aanland- en beperkte bureauwerkplekken die in dit gebied gerealiseerd worden zijn ingericht voor ambtenaren om rondom afspraken met inwoners of bestuurders kortdurend gebruik te kunnen maken van een werkplek. Deze zijn nadrukkelijk niet ingericht om een hele werkdag aan plaats te nemen.

3.3.1 Werkgebied Er worden 8 aanlandplekken voorzien waar medewerkers gedurende een korte periode met de eigen laptop kunnen werken. Aanlandplekken zijn bedoeld voor kortdurend werk (minder dan 2 uur). Deze aanlandplekken zijn gesitueerd in een 8-persoons vergaderruimte die gedurende de avond (voor fracties) dan ook als vergaderruimte gebruikt kan worden. Daarnaast worden er in een aparte werkkamer 3 flexibele bureauwerkplekken voorzien en worden er 4 concentratiewerkplekken gerealiseerd waar medewerkers, kortdurend, in stilte kunnen werken. Deze werkplekken zijn arbo-conform en worden uitgerust conform de werkplekken in het ABG-kantoor. De concentratiewerkplekken zijn geschikt om tussen twee gesprekken door geconcentreerd te werken en eventueel aan aansluitende digitale overleggen deel te nemen. Tevens kunnen deze werkplekken de binding tussen medewerkers van de ABG-organisatie en medewerkers van de gemeente Gilze en Rijen (in het bijzonder het college) bevorderen en versterken.

3.3.2 Vergadergebied Naast het bestuur, de griffie en een beperkt aantal ambtenaren wordt de bestuurszetel ook gebruikt door de raadsfracties. Vanzelfsprekend voor raadsvergaderingen (zie paragraaf 3.4) maar ook fractievergaderingen dienen plaats te kunnen vinden in de bestuurszetel. Het uitgangspunt daarbij is, net als in de huidige situatie, dat fracties géén eigen fractiekamer hebben. Er wordt multifunctioneel gebruik gemaakt van een

Pagina 7 van 26

aantal vergaderruimten die overdag ook gebruikt kunnen worden door het college en ambtenaren (een van deze vergaderruimten dus ook als aanlandplek). De volgende vergaderruimten worden voorzien: • 2x 8-persoonsvergaderruimte, waarvan 1 overdag in gebruik als aanlandplekken voor de ambtenaren. • 1x 12-persoonsvergaderruimte (tevens crisisruimte, zie paragraaf 3.2.1). • 1x 14-persoonsvergaderruimte (tevens ‘kleine’ trouwruimte). Middels een flexibele wand zijn de 12- en 14-persoonsvergaderruimten idealiter te koppelen tot één grote ruimte. • 1x 6-persoonsvergaderruimte. • 1x 4-persoonsvergaderruimte (overdag ‘leeskamer’ en daarmee gereserveerd voor griffie en raadsleden). De grote 12- en 14-persoonsvergaderruimten zijn middels een flexibele wand te combineren tot één grote vergaderruimte voor circa 26-30 personen. Deze is daarmee ook bruikbaar voor bijvoorbeeld grotere commissievergaderingen of een parallelle raadssessie. Voor al deze vergaderruimten geldt dat deze voorzien moeten zijn van moderne AVmiddelen en mogelijkheden voor hybride vergaderingen. In de nabijheid van de vergaderruimten dient een pantry aanwezig te zijn met een (kleine) mogelijkheid tot informele ontmoeting.

3.4. Voorzieningen voor de raad Raadzaal (tevens trouwzaal) De raadzaal is de ruimte waar primair de gemeenteraad vergadert. De raadzaal dient ruim, open, transparant en toegankelijk te zijn. Er dient voldoende ruimte te zijn voor bezoekers. Bezoekers moeten zich welkom en behaaglijk voelen en moeten goed kunnen volgen wat er gebeurt. De raadzaal moet ruimte bieden aan: 21 raadsleden, 3 wethouders, de voorzitter (burgemeester), griffier en griffiemedewerker en de gemeentesecretaris of vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie, en 30 personen publiek. Voor de akoestiek en prettige ervaring is het van belang dat de raadzaal een hoge ruimte is. Er wordt uitgegaan van een vrije hoogte van (minimaal) 4,50 meter.

Referentie: 1705501-0028.3.0.

De raadzaal dient gesitueerd te worden in de publieke zone die in principe voor iedereen toegankelijk is (tijdens openingstijden). Daarbij dient deze gesitueerd te zijn in de nabijheid van de vergaderruimten zodat fracties daar tijdens de raadsvergadering snel gebruik van kunnen maken indien noodzakelijk. Een sterke voorkeur gaat uit naar een opstelling in hoefijzervorm. Het is hierbij van belang dat alle raadsleden elkaar kunnen zien en dat er géén publiek in de rug van raadsleden geplaatst is. Het publiek is bij deze opstelling gesitueerd aan de open zijde van het hoefijzer. Door digitalisering is iedere zitplaats in de opstelling een sprekerspost. Voor insprekers is er daarnaast behoefte aan één spreekgestoelte op een goed zichtbare plek in de opstelling. De raadzaal dient te zijn voorzien van moderne AV-middelen met meerdere beeldschermen zodat digitale bijdragen vanuit alle zitplekken, en voor het publiek, goed zichtbaar zijn. Voor de positionering van de raad heeft het daarbij de voorkeur dat raadsleden niet met hun rug naar de deur zitten of dat inwoners kort achter raadsleden door moeten lopen naar bijvoorbeeld de toiletruimte. Het meubilair in de raadzaal dient representatief en comfortabel te zijn, voor zowel raadsleden als het publiek geldt dat er soms voor lange tijd gebruik van gemaakt wordt.

Er is hierbij geen sterke voorkeur voor een vaste of flexibele opstelling. Gelet op de multifunctionaliteit van de raadzaal is een flexibele opstelling een pre zodat de ruimte eventueel leeggemaakt kan worden voor recepties of andere activiteiten. Techniek, regie en berging Direct aan de raadzaal dient een ruimte gerealiseerd te worden waar de regie van de raadsvergadering plaats kan vinden. Hier is onder andere de geluidstechnische installatie gesitueerd maar worden ook de live-uitzendingen van de raad gefaciliteerd. Daarbij dient deze ruimte als opslag voor microfoons en meubilair. Het heeft de voorkeur om in de nabijheid van de raadzaal een print- en scanvoorziening te realiseren. Hiermee kan de griffie snel stukken printen en kopiëren tijdens raadsvergaderingen.

Pagina 8 van 26

Keuken en faciliteiten voor een ‘nazit’ In de nabijheid van de raadzaal bevindt zich een (kleine) keuken voor het faciliteren van koffie, thee en andere dranken.

Deze zoneringen worden in de aanleg van het sluit- en beveiligingssysteem als uitgangspunt gebruikt. Die zones zijn daarmee qua beveiliging los van elkaar te gebruiken en kunnen middels een sluitsysteem toegankelijk gemaakt worden.

Voor de dynamiek en het kunnen nabespreken van een vergadering is het van belang dat er een mogelijkheid is om na de raadsvergaderingen nog even informeel met elkaar na te kunnen praten met een drankje. Dit wordt door de raadsfracties als van grote waarde gezien. Gelet op de wens om zoveel mogelijk multifunctionaliteit te creëren in het gebouw is het niet mogelijk om hier een separate ruimte voor te realiseren. Daarbij zal er, gelet op het beperkt aantal medewerkers overdag, ook géén centrale kantine meer benodigd zijn in de bestuurszetel. De mogelijkheid tot het faciliteren van een ‘nazit’ zal dan ook in de directe omgeving van de raadzaal (als enige grote ruimte) plaats moeten vinden. Hiervoor kan de keuken in de nabijheid van de raadzaal worden vergroot zodat daar meer ruimte is voor het faciliteren van deze ‘nazit’ (ruimte voor extra koeling en beperkte keuken).

3.6. Relaties tussen functies

3.5. Zonering Voor de openstelling van het gebouw dient uitgegaan te worden van een publieke zone als openbaar gebied, een semipublieke zone en een privézone/-gebied dat niet toegankelijk is voor bezoekers. In de publieke zone bevinden zich met name de publieke dienstverlening en de raadzaal. De andere (in)formele overlegruimten zijn idealiter aanwezig in de semipublieke zone, evenals de ruimte van de griffie. Deze ruimten zijn toegankelijk voor raadsleden maar voor externen enkel onder ‘begeleiding’ van een interne medewerker. Hierdoor hoeven bezoekers niet te worden meegenomen naar de privézone in de bestuurszetel. Een aantal formele overlegruimten in het publieksgebied zijn inzetbaar als beveiligde spreekkamers.

Alle ruimten die in de paragrafen 3.2 t/m 3.4 beschreven zijn kennen een onderlinge relatie. In onderstaand relatieschema zijn deze relaties ten opzichte van elkaar weergegeven. Gelijktijdig is hierin ook de in paragraaf 3.5 beschreven zonering, schematisch, inzichtelijk (van donkergroen (publiek) naar donkeroranje (privé)).

Bestuur- en ondersteunende functies Griffie

Centraal werken vergadergebied

Voorzieningen voor de gemeenteraad

Publieke dienstverlening

De privézone is het werkgebied van het college, de gemeentesecretaris en het bestuurssecretariaat. Ook de gemeenteraad heeft toegang tot deze zone. Bezoekers worden zoveel als mogelijk ontvangen in de (semi)openbare zone en worden niet meegenomen naar de privézone, zodat hier in alle rust en met de nodige privacy gewerkt kan worden en de veiligheid beter geborgd is. Vooraf gemaakte afspraken van het college vormen hierop een uitzondering, deze kunnen vanzelfsprekend plaatsvinden in de eigen werkkamers of in de B&W-kamer.

Referentie: 1705501-0028.3.0.

Pagina 9 van 26

3.7. Ruimtestaat totaal Op basis van alle opgehaalde informatie is een ruimtestaat opgesteld. Hierin is aangegeven voor welke functies welke hoeveelheid ruimte benodigd is. Verder zijn, waar van toepassing, specifieke aandachtspunten en opmerkingen die voortkomen uit de gevoerde gesprekken benoemd bij de betreffende ruimten. Onderstaand is de ruimtestaat, opgeknipt naar ‘onderdeel’, weergegeven. Bestuurszetel - Ruimteprogramma De totale ruimtebehoefte van de bestuurszetel in Gilze en Rijen bedraagt circa 1.261 m² brutovloeroppervlakte (bvo). Hierbij is gezocht naar een hoge mate van multifunctionaliteit maar wel met behoud van alle benodigde, en voldoende, faciliteiten.

Omschrijving Ruimteprogramma

aantal werkplekken

aantal omvang aantal vergaderper ruimten plekken ruimte

m2 totaal

Opmerkingen

BESTUURSZETEL Directe publieke dienstverlening (openbaar gebied) Centrale ontvangst/ receptie/ balie

ontvangst en uitgifte paspoorten etc.

Administratie/ back-office

Werkplekken backoffice dienstverlening & communicatie

Werkplek receptie / bode

Beperkte omvang; er wordt op afspraak gewerkt

Spreekkamers voor vertrouwelijke gesprekken

Wachtruimte/ informeel overlegruimte Spreekkamer (4p)

Kluis / ruimte voor opslag waardedocumenten SUBTOTAAL

112

Huisvesting voor het college, de griffie en secretaris (privé gebied) Werkplek wethouders

1wp + 4pers. Overleg

Werkplek burgemeester

1wp + 6 pers. Overleg

Werkplek gemeentesecretaris

1wp + 4pers. Overleg

Werkplek bestuurssecretariaat

3 werkplekken

10 overlegplekken, ook te gebruiken door fracties

1wp + 6pers overleg

aparte ruimte met 2 werkplekken

B&W kamer (10p) Griffierkamer

Griffiemedewerkers

Informele overlegruimte college Ontvangstruimte

SUBTOTAAL

Referentie: 1705501-0028.3.0.

incl. pantry en informeel zitje

233

Pagina 10 van 26

Centraal werk- en vergadergebied Belcel

Vergaderruimte (8p) tevens aanlandplekken

Geen bureau opstelling, aanlanden aan lange overlegtafel; in de avond te gebruiken voor raadsfracties

3 flexplekken in een ruimte, werkplekken met 2e scherm en arboconform

Werkplek in projectlandschap (max 2 uur werken)

Concentratiewerkplekken

4 concentratie werkplekken in één ruimte, werkplekken met 2e scherm en arboconform

Vergaderruimte (6p)

ook te gebruiken door raadsfracties

Vergaderruimte (8p)

ook te gebruiken door raadsfracties

Leeskamer (4p overleg)

ook te gebruiken voor overleg raadsfracties

vergaderruimte (12p)

vergaderruimte (14p)

Tevens ook te gebruiken als kleine trouwzaal en middels flexibele wand te combineren tot commissiezaal

Koffiecorner inclusief ruimte voor informeel overleg Kolf-/ gebedsruimte / EHBO

diverse opslagruimte SUBTOTAAL

16 261

Raad 1

240

21 raadsleden, 3 wethouders, burgermeester, 2 griffie en 30 publiek, 6 personen ondersteuning. Trevens in te zetten als trouwzaal

Pantry

Tevens faciliteiten voor 'na zit' na raadsvergaderingen

Opslag raadszaal

Tevens ruimte voor techniek raadzaal

Raadszaal (tevens trouwzaal)

SUBTOTAAL

278

TOTAAL FUNCTIONEEL NUTTIG VLOEROPPERVLAK

884

OVERIGE RUIMTEN

Sanitair Mindervalidentoilet Technische ruimten + verticale verkeersruimten Trappenhuis Lift Werkkast schoonmaak Serverrruimte Patchkast Meterkast Repro Luchtbehandeling Ketel / boiler Horizontale verkeersruimte (10%) SUBTOTAAL

3 3

15 5

45 15

2 2 2 0 2 1 1

18 6 4 12 3 1 12

35 12 8 0 6 1 12 0 20 88

242

TOTAAL NETTO VLOEROPPERVLAK Tarra: constructie, wanddikte, schachten etc

TOTAAL BRUTO VLOEROPPERVLAK

Referentie: 1705501-0028.3.0.

1126 12%

135

1.261

Pagina 11 van 26

4. Afwegingskader en onderliggende argumenten Om de toekomstige huisvestingsscenario’s voor de bestuurszetel van Gilze en Rijen onderling te kunnen vergelijken is vanuit de diverse overleggen toegewerkt naar een afwegingskader. Ook de opgehaalde input vanuit de raadsfracties is hierin verwerkt. Voor dit afwegingskader zijn een aantal thema’s beschreven die van belang zijn voor de bestuurszetel van Gilze en Rijen en zijn vervolgens per thema een aantal ‘criteria’ geformuleerd waarmee het scenario kan worden getoetst aan een bepaald thema. De thema’s en vanuit de gesprekken naar voren gekomen criteria worden hier beknopt, in willekeurige volgorde, toegelicht.

4.1. Ruimtelijke inpasbaarheid en functionaliteit In hoeverre kan het scenario voldoen aan de ruimtebehoefte die voortkomt uit de opgestelde ruimtestaat? Kunnen de ruimten efficiënt/functioneel gerealiseerd worden en ontstaat hiermee een samenhangende, compacte en zoveel als mogelijk multifunctionele bestuurszetel? Het is van belang dat eventueel overblijvende ruimten dusdanig geordend zijn dat hiervoor een goede alternatieve invulling te realiseren is.

4.2. Kwaliteit In hoeverre is het binnen het scenario mogelijk om een kwalitatief goede werkomgeving te creëren die aansluit bij de huidige kwaliteitsstandaarden; zowel qua binnenklimaat als andere moderne faciliteiten? Een kwalitatief goede werkomgeving resulteert ook in goed werkgeverschap en bevordert de aantrekkelijkheid van de organisatie. Daarbij is het voor de bestuurszetel, en met name de raadzaal, als hart van de democratie van belang dat deze transparant is en er verbinding is met de omgeving. Onderdeel van dit criterium is dan ook de toets in hoeverre het scenario resulteert in een transparante bestuurszetel waarbij het democratische proces zichtbaar is voor de omgeving.

4.3. Aansluiten bij dienstverleningsvisie In hoeverre kan het scenario voldoen aan de te behalen doelen uit de dienstverleningsvisie, waarin de inwoner centraal staat met het primaire doel de informatieverstrekking en dienstverlening zo toegankelijk mogelijk te kunnen

Referentie: 1705501-0028.3.0.

aanbieden? De voorkeur gaat hierbij uit naar centrale dienstverlening van waaruit inwoners optimaal gefaciliteerd kunnen worden.

4.4. Bereikbaarheid en toegankelijkheid Een bestuurszetel, en met name de publieke dienstverlening, dient op een goed bereikbare locatie in de gemeente Gilze en Rijen gesitueerd te zijn. Goed bereikbaar in de volledige betekenis van het begrip; met de auto, fiets en OV (op loopafstand). Voor de auto is het hierbij van belang dat er voldoende parkeergelegenheid is (met oplaadfaciliteiten) en voor fietsen ook voldoende fietsenstallingen (deels overdekt en afsluitbaar). Met name de bereikbaarheid voor inwoners van Gilze en Rijen staat hierbij centraal. Idealiter is de bestuurszetel gesitueerd in (redelijke) nabijheid van de ambtelijke ABGhuisvesting. Dit om reistijden te beperken en de organisatie zo efficiënt mogelijk te laten werken. Vanuit inclusie dient er nadrukkelijk aandacht te zijn voor de laagdrempelige toegankelijkheid van de bestuurszetel voor alle inwoners van Gilze en Rijen. Dit betreft zowel de toegang tot het gebouw als de interne routing en de bereikbaarheid van bijvoorbeeld miva-toiletten etc.

4.5. Duurzaamheid De gemeente heeft een duidelijke maatschappelijke voorbeeldfunctie als het gaat om duurzaamheid. Echter, de precieze duurzaamheidsambities kunnen per huisvestingsscenario verschillend zijn. In de beoordeling van de duurzaamheid wordt onderscheid gemaakt tussen drie thema’s: energieprestatie, circulariteit en klimaatadaptatie. Deze thema’s worden hieronder beknopt verder toegelicht. Energieprestatie Bij een nieuwbouwscenario gelden hoge duurzaamheidsambities. Denk hierbij aan gasloos (wettelijk verplicht bij nieuwbouw) maar ook minimaal energieneutraliteit (of indien mogelijk energieleverend). Bij een renovatie van het huidige gemeentehuis zouden de duurzaamheidsambities dan ook zo hoog mogelijk moeten liggen tot wat redelijkerwijs haalbaar en betaalbaar is. Hoewel de energielabel C-verplichting en toekomstige verplichtingen als energieneutraliteit niet gelden voor gebouwen met een monumentale status, zou in ieder geval een energielabel C ook voor het huidige

Pagina 12 van 26

gemeentehuis het minimaal haalbare moeten zijn. Ook het aardgasloos maken van het gebouw is een gewenst minimum. Idealiter wordt energielabel A bereikt. Om de mogelijkheden tot de verduurzaming van dit gebouw mee te nemen is gebruik gemaakt van de energiescan van SGS Search ingenieursbureau uit 2018. Vanuit deze rapportage zijn de mogelijke verduurzamingsingrepen overgenomen in de voor deze scenariostudie opgestelde begrotingen. Circulariteit Ook op het gebied van circulariteit zou bij nieuwbouw de ambitie hoog moeten liggen, waarbij het gebruik van duurzame materialen (zoals hout) de voorkeur heeft. In het scenario waarbij het huidige gemeentehuis behouden blijft als bestuurszetel is het lastig om dezelfde duurzaamheidsambities als eis op te nemen. Het behouden van een gebouw is namelijk óók een vorm van duurzaamheid (circulariteit). Klimaatadaptatie De directe omgeving van de bestuurszetel dient een aantrekkelijke en groene omgeving te zijn. Daarnaast dient het gebouw bestand te zijn tegen extreme weersomstandigheden. Denk aan hittestress, wateroverlast en windoverlast. Ook in de parkeervoorzieningen zou klimaatadaptatie en het toevoegen van groen aan de omgeving een belangrijke rol moeten spelen.

4.7. Toekomstwaarde monument Het huidige gemeentehuis heeft een monumentale status, wat het behoud van dit gebouw waardevol maakt. Ook hier zou de gemeente een voorbeeldrol kunnen nemen door te laten zien dat het verduurzamen van een karakteristiek gebouw ook tot de mogelijkheden behoort. Onderdeel van toekomstwaarde is ook de potentie tot herontwikkeling. Indien het pand een waardevolle nieuwe bestemming kan krijgen, verhoogt dit de toekomstwaarde.

4.8. Financiële kaders Om de financiële kaders te kunnen duiden wordt de omvang van de totale investering van de scenario’s inzichtelijk gemaakt. Daarbij wordt ook de omrekening gemaakt naar jaarlijkse huisvestingslasten (financieringslasten samen met exploitatielasten). Dit geeft inzicht in de ‘Total Cost of Ownership’ (TCO) van de bestuurszetel. De financiële kaders zijn dan ook niet zozeer een ‘afwegingskader’, maar vormen feitelijk de financiële conclusie van ieder scenario. Op basis van deze kaders, samen met de kwalitatieve criteria, kan een kosten-batenafweging gemaakt worden.

4.6. Representativiteit en herkenbaarheid In de bestuurszetel is het hart van de democratie van de gemeente Gilze en Rijen gehuisvest. Dit maakt dat deze huisvesting kwalitatief goed moet zijn en daarbij ook een representatieve uitstraling mag hebben. Representativiteit dient zichzelf niet te vertalen in ‘gouden kroonluchters’ maar vooral in een omgeving waar Gilze en Rijen met gepaste trots inwoners, bezoekers, partners etc. kan ontvangen. Daarbij dient het gebouw duidelijk herkenbaar te zijn als bestuurszetel en centraal dienstverleningspunt. Inwoners moeten weten waar ze naartoe moeten en het gebouw waarin dit gehuisvest is moet aansluiten bij dat verwachtingspatroon. Vanuit die gedachte zou de bestuurszetel dan ook bij voorkeur centraal in een van de kernen gesitueerd zijn, op een herkenbare locatie.

Referentie: 1705501-0028.3.0.

Pagina 13 van 26

5. Multicriteria-analyse

5.1.1 Analyse scenario 1 In onderstaande afbeelding is de multicriteria-analyse ingevuld voor scenario 1.

In dit hoofdstuk worden de verschillende huisvestingsscenario’s van de bestuurszetel van Gilze en Rijen getoetst aan het in hoofdstuk 4 beschreven afwegingskader. Per scenario resulteert dit in een multicriteria-analyse waarin de kwalitatieve kenmerken van het scenario voor ieder criteria objectief getoetst worden. In paragraaf 5.4 worden deze afzonderlijke analyses samengevoegd in een totaaloverzicht. Op basis hiervan kunnen scenario’s onderling vergeleken worden. We onderscheiden de volgende scenario’s: • Scenario 1: nieuwbouw bestuurszetel op een nader te bepalen locatie. • Scenario 2: renovatie en verduurzaming huidig gemeentehuis in Rijen: Variant 2A: behouden raadzaal op huidige locatie en clustering ruimteprogramma in het ‘oude gedeelte’ van het gebouw. Variant 2B: verplaatsen raadzaal en alle voor de bestuurszetel benodigde ruimten naar het ‘gedeelte uit 1999’ van het gebouw.

5.1. Scenario 1 Scenario 1 gaat uit van nieuwbouw op een nader te bepalen locatie in de gemeente Gilze en Rijen. In dit scenario kan de bestuurszetel van Gilze en Rijen optimaal vormgegeven worden passend bij de (ruimte)behoefte, wensen en eisen van de gemeente. Hierdoor scoren de criteria inpasbaarheid en functionaliteit, kwaliteit en dienstverleningsvisie zeer goed. Voor het criterium bereikbaarheid is neutraal/n.t.b. aangehouden in dit scenario. De reden hiervoor is dat het in dit stadium onduidelijk is of er een perceel gevonden kan worden op een centrale en daarmee herkenbare plek in een van de kernen van de gemeente. Deze kanttekening heeft direct invloed op goede bereikbaarheid van de bestuurszetel. Wanneer er geen perceel gevonden kan worden op een centrale locatie in de gemeente is het de vraag in hoeverre de nieuwe bestuurszetel goed bereikbaar is, niet alleen per auto en fiets maar ook met bijvoorbeeld busverbindingen. Omdat de locatie bij dit scenario ‘nader te bepalen’ is en daarmee de beoordeling daarvan afhankelijk is, wordt dit criterium als neutraal beoordeeld. Hetzelfde geldt voor het criterium ‘toekomstwaarde monument’. Bij het scenario nieuwbouw wordt het gehele huidige gemeentehuis van de gemeente Gilze en Rijen

Referentie: 1705501-0028.3.0.

Pagina 14 van 26

achtergelaten. Of er een nieuwe invulling gevonden kan worden voor met name het monumentale gedeelte van dit gebouw is in dit stadium onzeker en dit criterium kan daarom niet van een beoordeling worden voorzien.

Het betreft hier nadrukkelijk een globale en theoretische inpassing. In een vervolgfase (ontwerp) dient dit nader uitgewerkt te worden.

Het huidige gemeentehuis van Gilze en Rijen is voor inwoners al sinds lange tijd duidelijk en herkenbaar als ‘gemeentehuis’ en heeft daarbij, ten dele, een statige en representatieve uitstraling met een monumentale status. Bij het scenario nieuwbouw is de gewenste representatieve uitstraling vanzelfsprekend ook te bereiken, maar voordat een nieuw te bouwen bestuurszetel ook de herkenbaarheid van bestuurszetel bereikt, is waarschijnlijk een langere periode vereist. Omdat dit criterium daarmee deels afhankelijk is van de locatie, wordt dit als ‘goed’ beoordeeld. Pas wanneer er een concrete locatie in beeld is kan worden geconcludeerd of dit scenario ook goed scoort op ‘herkenbaarheid’ en daarmee het totaal van dit criteria omhoog brengt naar ‘zeer goed’. Wat betreft ‘duurzaamheid’ kunnen de energieprestaties en klimaatadaptatie optimaal worden ingevuld bij een nieuwbouwscenario. Dit scenario scoort daarentegen slecht op circulariteit, aangezien een gebouw met monumentale status wordt ‘achtergelaten’. Deze mix aan beoordelingen resulteert in een ‘goed’ voor het criterium duurzaamheid.

5.2. Scenario 2A Scenario 2A gaat uit van renovatie en verduurzaming van het huidige gemeentehuis in Rijen waarbij de raadzaal behouden blijft op de huidige positie en alle andere vereiste ruimten en functionaliteiten daaromheen en op de verdieping erboven geclusterd worden. Om de mogelijkheden tot de verduurzaming van dit gebouw mee te nemen in dit scenario, is gebruik gemaakt van de energiescan van SGS Search ingenieursbureau uit 2018. Vanuit deze rapportage zijn de mogelijke verduurzamingsingrepen overgenomen in de voor deze scenariostudie opgestelde begroting, zie verder paragraaf 5.2.2. De verwachting is dat het gebouw binnen de opgenomen investeringskosten ook ‘gasloos’ te maken is. In een vervolgfase dient dit door een installatieadviseur nader getoetst te worden.

5.2.1 Globale inpassing scenario 2A Op de volgende plattegronden is de globale inpassing van scenario 2A zichtbaar.

Referentie: 1705501-0028.3.0.

Pagina 15 van 26

De benodigde ruimten kunnen in dit scenario volledig geclusterd worden in de ‘oudbouw’ van het huidige gemeentehuis rondom de raadzaal en op de 1e verdieping. Dit scenario resulteert globaal in een netto vloeroppervlakte (nvo) van circa 1.274 m², dat is circa 25 m² meer dan in een ‘optimaal’ nieuwbouwscenario. De overige delen van het gemeentehuis, het gedeelte uit 1999, de 2e verdieping en de kelder van de ‘oudbouw’ en de tot de oudbouw behorende rechthoekige ‘uitstulping’ (onder andere huidige kantine), blijven in dit scenario ongebruikt en kunnen daardoor een andere invulling krijgen. Deze overgebleven gebouwdelen lijken vrij goed geschikt te maken voor een andere invulling. Het gebouwdeel uit 1999 en de rechthoekige ‘uitstulping’ zijn relatief eenvoudig af te sluiten en ook de 2e verdieping van de ‘oudbouw’ is via de verkeersruimte van het gebouwdeel uit 1999 te ontsluiten. Hierdoor zijn gescheiden bouwdelen te realiseren. De mogelijkheden voor deze andere invulling en het herontwikkelingspotentieel liggen buiten de scope van deze scenariostudie en vereisen nader, specifiek, onderzoek.

5.2.2 Analyse scenario 2A

Bij scenario 2A is het behouden van het oude gedeelte van het huidige gemeentehuis van Gilze en Rijen een belangrijk uitgangspunt. De raadzaal blijft in dit scenario op de huidige locatie en daaromheen worden de andere functionaliteiten geclusterd op de begane grond en op de 1e verdieping van dit gebouwdeel. Hoewel de bestuurszetel hiermee gesitueerd blijft in het huidige gebouw, worden er wel aanzienlijke kwalitatieve en functionele aanpassingen voorzien middels een volledige levensduurverlengende renovatie. Hiermee kan het gebouw weer zoveel als mogelijk aansluiten bij de wensen, eisen en ambities van nu; echter ‘nieuwbouwkwaliteit’ zal hierbij niet bereikt kunnen worden. Daarbij zijn de gewenste transparantie en verbinding met de omgeving lastig te realiseren in dit scenario. De raadzaal ligt in het hart van het gebouw en het creëren van extra zichtlijnen in de buitengevel is, mede vanwege de monumentale status, naar verwachting niet mogelijk dan wel wenselijk. Hiermee blijft de raadzaal als ‘het hart van de democratie’ enigszins afgesloten van de directe omgeving. Het Programma van Ruimten is inpasbaar in het betreffende scenario. Omdat er sprake is van een inpassing in een bestaand gebouw ontstaat er een inpassingsverlies van circa 25 m² ten opzichte van een optimaal nieuwbouwscenario.

Daarmee blijft de bestuurszetel gehuisvest in het gebouw dat al lange tijd dienst doet als gemeentehuis van de gemeente Gilze en Rijen en daarmee zeer herkenbaar is voor inwoners. Daarbij heeft het gebouw reeds een zeer representatieve uitstraling. Door het vertrekken van een groot gedeelte van de ambtelijke organisatie kan naar verwachting de hoeveelheid parkeervoorziening op het voorgelegen plein omlaag gebracht worden, wat mogelijkheden biedt voor de vergroening en het verbeteren van de uitstraling van het centrale plein. Vanzelfsprekend is dit wel afhankelijk van de invulling die gevonden wordt voor de gebouwdelen die niet in gebruik zijn. Ook met betrekking tot de verduurzaming van dit gebouw worden zoveel ingrepen als mogelijk gedaan. Wanneer de ingrepen, zoals opgenomen in de rapportage van SGS Search ingenieursbureau, uitgevoerd worden dan zou, technisch, het behalen van een energielabel A haalbaar kunnen zijn. Tevens lijkt het haalbaar om het gebouw gasloos te krijgen, hiervoor is in de vervolgfase nader onderzoek nodig van een installatieadviseur. Hiermee is een aanzienlijke verbetering in de energieprestaties van het gebouw mogelijk, echter komt dit nog niet op het niveau nieuwbouw. Daarentegen kan het ‘in gebruik houden’ van een gebouw met een monumentale status ook als

Referentie: 1705501-0028.3.0.

Pagina 16 van 26

duurzaam gezien worden en scoort dit scenario positief op circulariteit. Vanuit die totale afweging scoort het gebouw ‘goed’ op het criterium duurzaamheid.

5.3. Scenario 2B Scenario 2B gaat uit van renovatie en verduurzaming van het huidige gemeentehuis in Rijen waarbij alle functionaliteiten verplaatst worden naar het ‘nieuwe’ gebouwdeel uit 1999. Om de mogelijkheden tot de verduurzaming van dit gebouw mee te nemen in dit scenario is gebruik gemaakt van de energiescan van SGS Search ingenieursbureau uit 2018.

5.3.1 Globale inpassing scenario 2B Op de volgende pagina is de globale inpassing van scenario 2B zichtbaar in de plattegrond. Het betreft hier nadrukkelijk een globale en technische inpassing. In een eventuele vervolgfase dient dit verder uitgewerkt te worden. De benodigde ruimten kunnen in dit scenario volledig geclusterd worden in het ‘nieuwbouwgedeelte’ van het huidige gemeentehuis. Dit scenario resulteert globaal in een netto vloeroppervlakte (nvo) van circa 1.152 m², dat is circa 30 m² meer dan in een ‘optimaal’ nieuwbouwscenario. Ook dit scenario is daarmee een passend inpassingsscenario. Het gehele oude gedeelte van het gemeentehuis blijft in dit scenario ongebruikt en kan een andere invulling krijgen. De mogelijkheden voor deze andere invulling en het herontwikkelingspotentieel liggen buiten de scope van deze scenariostudie en vereisen nader, specifiek, onderzoek. Maar omdat het een geheel gebouwdeel betreft zijn de verwachtingen hierover positief.

Referentie: 1705501-0028.3.0.

Pagina 17 van 26

Referentie: 1705501-0028.3.0.

Pagina 18 van 26

5.3.2 Analyse scenario 2B

specifieke gebouwdeel minder goed. De representativiteit van het huidige gemeentehuis heeft met name betrekking op de oudbouw van het gebouw. Ook de gewenste transparantie en verbinding met de omgeving is (zeer) goed te realiseren in dit scenario. De raadzaal wordt hierbij gesitueerd op de begane grond direct aan de buitengevel van het gebouwdeel. Hier kan eenvoudig een transparante en zichtbare raadzaal gecreëerd worden. Hiermee staat de raadzaal als ‘het hart van de democratie’ in directe verbinding met de omgeving.

Bij scenario 2B is het uitganspunt dat de gehele bestuurszetel wordt ingepast in het gebouwdeel uit 1999 van het huidige gemeentehuis van Gilze en Rijen. De raadzaal wordt in dit scenario verplaatst naar de begane grond van dit gebouwdeel, waar zich nu de publieke dienstverlening bevindt. Alle andere functionaliteiten worden daaromheen en op de 1e en 2e verdieping van dit gebouw gepositioneerd. Hoewel de bestuurszetel hiermee gesitueerd blijft in het huidige gebouw, worden er wel aanzienlijke kwalitatieve en functionele aanpassingen voorzien middels een volledige levensduurverlengende renovatie. Hiermee kan het gebouw weer zoveel als mogelijk aansluiten bij de wensen, eisen en ambities van nu. Het Programma van Ruimten is inpasbaar in het betreffende scenario. Er is sprake van een passende inpassing in een bestaand gebouw met een inpassingsverlies van slechts 25 m². Daarmee blijft de bestuurszetel gehuisvest in het gebouw dat al lange tijd dienst doet als gemeentehuis van de gemeente Gilze en Rijen en daarmee zeer herkenbaar is voor inwoners. Het betreffende gebouwdeel doet daarbij ook al voor langere tijd dienst als de publieksingang. Qua representatieve uitstraling scoort dit

Referentie: 1705501-0028.3.0.

Ook voor wat betreft de verduurzaming van dit gebouw worden zoveel ingrepen als mogelijk gedaan. Wanneer de ingrepen, zoals opgenomen in de rapportage van SGS Search ingenieursbureau, uitgevoerd worden dan zou, technisch, het behalen van minimaal een energielabel A haalbaar zijn. Ook zou dit gebouwdeel gasloos kunnen worden. Hiermee is een aanzienlijke verbetering in de energieprestaties van het gebouw mogelijk, echter komt dit nog niet op het niveau nieuwbouw. Verdere verduurzaming van specifiek dit gebouwdeel dient nader onderzocht te worden en is ook mede afhankelijk van de herontwikkeling van het overgebleven gebouwdeel. Daarbij kan het ‘in gebruik houden’ van een bestaand gebouw, vanuit circulariteit, ook als duurzaam gezien worden. Door het vertrekken van een groot gedeelte van de ambtelijke organisatie kan naar verwachting de hoeveelheid parkeervoorziening op het voorgelegen plein omlaag gebracht worden, wat mogelijkheden biedt voor de vergroening en het verbeteren van de uitstraling van het centrale plein. Vanzelfsprekend is dit wel afhankelijk van de invulling die gevonden wordt voor de leegkomende gebouwdelen. De mogelijkheden voor deze andere invulling en het herontwikkelingspotentieel liggen buiten de scope van deze scenariostudie en vereisen nader, specifiek, onderzoek.

De monumentale status brengt namelijk beperkingen met zich mee, waardoor aanvullend onderzoek vereist is. De beoordeling van het criterium toekomstwaarde van het monumentale gedeelte is daarom ‘neutraal/n.t.b.’.

Pagina 19 van 26

5.4. Totaalbeoordeling scenario’s (multicriteria-analyse) In onderstaande totaalbeoordeling zijn de scenariobeoordelingen uit de paragrafen 5.1 t/m 5.3 samengevoegd.

kunnen worden, daarentegen wordt er hierbij wel gebruik gemaakt van een bestaand gebouw. Scenario 2A (inpassing in ‘oude gebouwdeel’ huidig gemeentehuis) scoort daarbij ‘goed’ en ‘redelijk’ op de meer kwalitatieve aanpasbaarheid en inpassing van het gebouw. Kwalitatieve verbeteringen aan het gebouw zijn vanzelfsprekend mogelijk, maar omdat het een gebouw betreft met een monumentale status zijn de mogelijkheden ook beperkt. Met name het verbeteren van de transparantie, verbinding met de omgeving etc. is door de gebouwkarakteristieken slechts beperkt mogelijk. Scenario 2B (inpassing in gebouwdeel uit 1999) scoort ten slotte met name afwijkend op representativiteit/herkenbaarheid. Het gebouwdeel is ook in de huidige situatie de publieksingang en daarmee voldoende herkenbaar. Echter, de representativiteit van het gebouw komt met name voort uit het ‘oude gebouwdeel’, dat gebouwdeel wordt bij dit scenario verlaten. Het gebouwdeel uit 1999 is niet bijzonder ‘representatief’ en scoort daarmee ‘redelijk’.

In de totaaltabel is zichtbaar dat de verschillende scenario’s qua kwalitatieve beoordeling relatief dicht bij elkaar liggen. Scenario 1 (nieuwbouw) scoort op een aantal criteria ‘onbekend’ wat met name voortkomt uit het feit dat de locatie op dit moment nog nader te bepalen is. In hoeverre de bestuurszetel in dit scenario op een herkenbare, goed bereikbare en centrale locatie gerealiseerd kan worden is op dit moment onduidelijk. Qua duurzaamheid scoren alle drie de scenario’s ‘goed’. Hoewel bij nieuwbouw de duurzaamheidsambities optimaal gerealiseerd kunnen worden heeft dat er met name mee te maken dat bij het nieuwbouwscenario een bestaand gebouw (met monumentale status) achtergelaten wordt waarvoor een andere invulling gevonden moet worden. Bij de andere scenario’s scoort duurzaamheid ‘goed’ omdat de ambities, en op (langere) termijn eisen, in een bestaand gebouw niet volledig gerealiseerd

Referentie: 1705501-0028.3.0.

Pagina 20 van 26

6. Financiële doorrekening De financiële consequenties vormen een belangrijk onderdeel van een scenariokeuze. Om dit te kunnen beoordelen zijn er financiële doorrekeningen gemaakt van de investeringskosten en exploitatiekosten (jaar 1) voor de genoemde scenario’s. In dit hoofdstuk worden de gehanteerde methodiek en de resultaten beknopt toegelicht.

6.1. Toelichting op financiële doorrekeningen De investerings- en bouwkosten van de scenario’s zijn gebaseerd op een aantal nu bekende uitgangspunten en aannames per scenario. Alle kosten betreffen kosten inclusief btw of een mengpercentage, tenzij anders vermeld. Gerekend is met het opgegeven mengpercentage 2% van 21% (0,42%) in het geval dat de gemeente Gilze en Rijen de investering doet. De bouwkosten omvatten de kosten voor bouwkundige werken, W-installaties, E-installaties, vaste inrichting en voorzieningen, terrein en algemene uitvoeringskosten. In de vertaling van bouwkosten naar investeringskosten worden daarnaast ook de grondkosten, inrichtingskosten, bijkomende kosten en onvoorziene kosten berekend. In het berekenen van de investeringskosten wordt gewerkt met een range van -12% tot +18%, het ‘midpoint’ van deze range is daarbij steeds benoemd. Er wordt in deze vroege fase veelal gewerkt met een range bij dit type scenariostudies omdat veel van de detaillering, exacte invulling etc. nog onduidelijk is. Om aan te geven dat het exact berekende bedrag (de ‘midpoint’) niet zo exact gelezen kan worden maken we daarbij de range inzichtelijk waarbinnen de investering alleszins moet kunnen vallen. Voor de scenario’s is een jaar 1-exploitatieberekening uitgevoerd.

Deze berekening geeft een indicatie van de verwachte kapitaallasten, verbruik (energie en water) en overige exploitatiekosten per jaar van de referentie (huidige situatie). Het betreft daarbij berekeningen voor het eerste jaar nadat de scenario’s gerealiseerd zijn. De navolgende jaren zijn niet meegenomen in de berekening. In vergelijking met de scenario’s zijn ook de exploitatielasten van het huidige gemeentehuis in kaart gebracht. Deze worden als ‘referentie’ in de grafieken op pagina 23 opgegeven.

Referentie: 1705501-0028.3.0.

Bij de financiën is het van belang om nogmaals te vermelden dat het gemeentehuis van Gilze en Rijen ook zonder het creëren van een bestuurszetel aanzienlijke investeringen nodig heeft om kwalitatieve, functionele en duurzaamheidsverbeteringen uit te voeren. De investeringskosten en verhoogde jaarlijkse lasten kunnen dus niet 1-op-1 toegerekend worden aan het feit dat er een bestuurszetel wordt gecreëerd. Daarnaast is het van belang te benoemen dat bij alle scenario’s rekening gehouden moet worden met de (on)mogelijkheden van herontwikkeling van de achterblijvende gebouwdelen. Deze herontwikkeling dient in een vervolgstadium nader onderzocht te worden, wanneer er meer duidelijkheid is over de richting van het huisvestingsscenario.

6.1.1 Uitgevoerde second opinion Door het bureau ‘BREMEN Bouwadviseurs’ is medio oktober 2022 een second opinion uitgevoerd op de door HEVO gehanteerde kengetallen en van daaruit opgestelde begrotingen. Na de controlewerkzaamheden door BREMEN heeft een gesprek plaatsgevonden tussen HEVO, BREMEN en projectleider Bas Kohlmann (KWK) waarin de bevindingen vanuit de second opinion zijn besproken en toegelicht. Deze second opinion heeft geresulteerd in kleine aanpassingen in de begroting zoals opgesteld door HEVO; de aangepaste begroting en investeringskosten zijn in deze versie van de rapportage verwerkt. De aanpassingen hadden betrekking op de volgende thema’s: • Gehanteerde prijzen voor grondwerk. • Gehanteerde prijzen voor constructieve vloeren (begane grond, verdiepingen en dak). • Gehanteerde prijzen voor dakbedekking. • Winst en risico van 3% naar 4%.

6.2. Investeringskosten Voor de verschillende scenario’s zijn begrotingen gemaakt van de investerings- en bouwkosten (een en ander conform de NEN 2699). In de tabel op de volgende pagina worden de investeringskosten samengevat. In deze fase maken we daarbij gebruik van een bandbreedte rond de bouwkosten van -12% en +18%.

Pagina 21 van 26

Prijspeil 1-7-2022

Investeringskosten

Scenario 1* € 6,00 - 8,04 mln.

Scenario 2A** € 5,14 - 6,89 mln.

Scenario 2B € 3,59 - 4,82 mln.

(incl. btw)

(midpoint €6,8 -12/+18%)

(midpoint €5,8 -12/+18%)

(midpoint €4,1 -12/+18%)

* Bij scenario 1 is ‘aankoop grond’ o.b.v. kengetallen onderdeel van de doorrekening ** Bij scenario 2A bedragen puur de investeringen benodigd voor de bestuurszetel circa € 3.79 mln., echter om verbeteringen te realiseren dienen integraal ook de kelder en de 2e verdieping van dit gebouwdeel verduurzaamd/gerenoveerd te worden. Hier is aanvullend een investering van circa € 2,05 mln. voor benodigd; in totaal resulteert dit in een investering van circa € 5,84 mln.

6.2.1 Conclusies investeringskosten Op basis van bovenstaande tabel kan geconcludeerd worden dat scenario 2B met een investering van ruim € 4,1 miljoen resulteert in de laagste initiële investeringskosten, gevolgd door scenario 2A (€ 5,8 miljoen) en ten slotte scenario 1 met een initiële investering van ruim € 6,8 miljoen. Het is hierbij belangrijk om te vermelden dat bij scenario 2A ook de kosten voor het verduurzamen van de kelder én de 2e verdieping van de ‘oudbouw’ meegenomen zijn. Hoewel deze kelder en 2e verdieping niet benodigd zijn voor de ruimtelijke inpassing van de bestuurszetel, is het in de praktijk onmogelijk om enkel de begane grond en de 1e verdieping te verduurzamen, het is immers één gebouw. Om de verduurzaming van dit gebouwdeel met het oog op de toekomst goed uit te voeren, zal het gehele gebouwdeel ‘oudbouw’ integraal verduurzaamd moeten worden (kelder, begane grond, 1e en 2e verdieping). Wanneer er enkel geïnvesteerd zou worden in de begane grond en de 1e verdieping van de ‘oudbouw’ (hetgeen technisch benodigd is voor de inpassing van de bestuurszetel), dan zouden de investeringskosten voor scenario 2A ‘slechts’ circa € 3.790.000,-- bedragen. Daarmee zou scenario 2A het meest voordelige scenario zijn. Echter is dit een in de praktijk onmogelijke situatie omdat de gewenste en vereiste verduurzaming van dit gebouw daarmee niet gerealiseerd wordt.

inpassing’ vallen. Deze uitsplitsing dient dan ook met name als indicatief gezien te worden. Scenario 1 resulteert in de hoogste initiële investeringskosten. Echter is het gebouw dat daarmee gecreëerd wordt niet volledig te vergelijken met de gebouwen die resulteren uit de scenario’s 2A en 2B. Scenario 1 resulteert immers in een volledig nieuw gebouw dat energieneutraal gerealiseerd wordt naar de huidige kwaliteitsstandaarden; een niveau dat in scenario 2A en in scenario 2B nooit volledig gerealiseerd kan worden. Het aankopen van grond is hier (op basis van kengetallen; circa € 270.000,--) in meegenomen. Eventuele opbrengsten uit huur of verkoop van achterblijvende gebouw(delen) zijn voor nu géén onderdeel van deze scenariostudie.

6.3. Exploitatielasten Op basis van de investeringskosten en aanvullende huisvestingslasten zoals verbruik, onderhoud, verzekeringen, schoonmaak etc. zijn voor de verschillende scenario’s de totale exploitatiekosten in jaar 1 van het gebruik doorgerekend. Als ‘referentie’ zijn hier de huidige huisvestingslasten van het gemeentehuis van Gilze en Rijen naast gezet. Deze berekening is zowel gemaakt voor de gebouwen die per scenario ‘in gebruik’ blijven als de gebouwen/gebouwdelen die per scenario ‘buiten gebruik’ zijn. Hoewel het primair draait om de exploitatiekosten in de uiteindelijke situatie dient er, zeker in de eerste jaren, rekening gehouden te worden met mogelijke exploitatiekosten die voortkomen uit de gebouwen of gebouwdelen die ‘buiten gebruik’ zijn. Deze verschillende exploitatiekosten worden op basis van een aantal grafieken inzichtelijk gemaakt.

Van de totale investeringskosten van scenario’s 2A en 2B is, op verzoek, een globaal onderscheid gemaakt tussen de ‘investeringen ten behoeve van inpassing’ en de ‘investeringen ten behoeve van verduurzaming’. Van de totaalinvesteringen bedraagt de ‘investering ten behoeve van verduurzaming’ van scenario 2A circa € 511.000,-- en van scenario 2B circa € 386.800,--. Vanzelfsprekend is dit verschil niet zuiver te maken, verduurzaming resulteert immers ook in ‘algemene bouwkosten’ die ten dele ook onder de ‘investering ten behoeve van

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12379598/1